UŢIVATELSKÝ MANUÁL ELISA

ELISA - Uţivatelský manuál

UŢIVATELSKÝ MANUÁL ELISA Od verze aplikace 1.10.0 Verze manuálu 1

Telefon: +420 315 626513 Fax: +420 315 626522

IČO: 26 12 95 58 DIČ: CZ 26 12 95 58

Email: [email protected] http://www.cns.cz


1. OBSAH 1. OBSAH ....................................................................................................................................................................2 2. REŽIMY SPUŠTĚNÍ APLIKACE ...........................................................................................................................................4 2.1. Přes webový prohlížeč ................................................................................................................................4 2.2. Režim out-of-browser .................................................................................................................................4 3. PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE ..............................................................................................................................................5 4. ODBLOKOVÁNÍ ÚČTU....................................................................................................................................................7 5. ODHLÁŠENÍ Z APLIKACE ...............................................................................................................................................10 6. NÁPOVĚDA ..............................................................................................................................................................11 7. TISK ........................................................................................................................................................................12 8. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ APLIKACE ......................................................................................................................................15 8.1. Ovládací prvky a formuláře ......................................................................................................................15 8.1.1. 8.1.2. 8.1.3. 8.1.4.

Zobrazení přehledů........................................................................................................................................... 16 Zobrazení seznamů ........................................................................................................................................... 19 Zobrazení a editace záznamu - modální okno .................................................................................................. 21 Outlook menu ................................................................................................................................................... 22

9. SPISOVÁ SLUŽBA – MENU APLIKACE ..........................................................................................................................25 9.1. Kancelář....................................................................................................................................................25 9.1.1. Přehled ............................................................................................................................................................. 25 9.1.1.1 Přehled ...................................................................................................................................................... 25 9.1.1.2 Příjem emailů............................................................................................................................................. 26 9.1.1.3 Hledání ...................................................................................................................................................... 28 9.1.2. Dokumenty ....................................................................................................................................................... 32 9.1.2.1 Dokumenty nevyřízené .............................................................................................................................. 34 9.1.2.2 Dokumenty vyřízené .................................................................................................................................. 44 9.1.2.3 Dokumenty stornované ............................................................................................................................. 44 9.1.2.4 Dokumenty předávané .............................................................................................................................. 45 9.1.2.5 Dokumenty k převzetí ............................................................................................................................... 46 9.1.2.6 Dokumenty dle pořadače .......................................................................................................................... 47 9.1.2.7 Pořadače .................................................................................................................................................... 52 9.1.2.8 Detail dokumentu ...................................................................................................................................... 53 9.1.3. Spisy a sběrné archy ......................................................................................................................................... 77 9.1.3.1 Nevyřízené spisy ........................................................................................................................................ 79 9.1.3.2 Vyřízené spisy ............................................................................................................................................ 83 9.1.3.3 Stornované spisy ....................................................................................................................................... 84 9.1.3.4 Předané spisy............................................................................................................................................. 84 9.1.3.5 Spisy k převzetí .......................................................................................................................................... 86 9.1.3.6 Sběrné archy .............................................................................................................................................. 88 9.1.3.7 Detail spisu ................................................................................................................................................ 89 9.1.3.8 Detail sběrného archu ............................................................................................................................. 106 9.1.4. Zásilky ............................................................................................................................................................. 107 9.1.4.1 Zásilky vytvořené ..................................................................................................................................... 109 9.1.4.2 Zásilky k odeslání ..................................................................................................................................... 110 9.1.4.3 Zásilky odeslané ....................................................................................................................................... 112 9.1.4.4 Zásilky stornované ................................................................................................................................... 112 9.1.4.5 Návrat doručenek .................................................................................................................................... 112 9.1.4.6 Detail zásilky ............................................................................................................................................ 113 9.1.5. Externí subjekty .............................................................................................................................................. 116

9.2.

Podatelna ...............................................................................................................................................118

9.2.1. Přehled ........................................................................................................................................................... 118 9.2.1.1 Přehled .................................................................................................................................................... 118 9.2.1.2 Podací deník ............................................................................................................................................ 119 9.2.1.3 Nepřidělené dokumenty .......................................................................................................................... 120 9.2.1.4 Nepřidělené spisy .................................................................................................................................... 120 9.2.2. Příjem ............................................................................................................................................................. 122 9.2.2.1 Datová schránka ...................................................................................................................................... 123 9.2.2.2 Obecná zásilka ......................................................................................................................................... 130 9.2.2.3 Návrat doručenek .................................................................................................................................... 135 9.2.3. Redistribuce .................................................................................................................................................... 138 9.2.3.1 Dokumenty k převzetí ............................................................................................................................. 140 9.2.3.2 Spisy k převzetí ........................................................................................................................................ 140 9.2.3.3 Dokumenty k předání .............................................................................................................................. 141 Verze dokumentu: 1.01

Strana 2 (celkem 237)


9.2.3.4 Spisy k předání ......................................................................................................................................... 141 9.2.4. Externí subjekty .............................................................................................................................................. 141

9.3.

Výpravna ................................................................................................................................................143

9.3.1. Přehled ........................................................................................................................................................... 143 9.3.1.1 Přehled .................................................................................................................................................... 143 9.3.1.2 Podací archy ............................................................................................................................................ 144 9.3.2. Příjem ............................................................................................................................................................. 146 9.3.2.1 Zásilky k vypravení ................................................................................................................................... 147 9.3.3. Vypravení ........................................................................................................................................................ 148 9.3.3.1 Datová schránka ...................................................................................................................................... 148 9.3.3.2 Poštovní zásilky........................................................................................................................................ 151 9.3.4. Vypravené....................................................................................................................................................... 153 9.3.4.1 Datové zprávy .......................................................................................................................................... 153 9.3.4.2 Poštovní zásilky........................................................................................................................................ 159

9.4.

Administrace ..........................................................................................................................................161

9.4.1. Aplikace .......................................................................................................................................................... 161 9.4.1.1 Přehled .................................................................................................................................................... 162 9.4.1.2 Parametry aplikace .................................................................................................................................. 163 9.4.1.3 Generování čárových kódů ...................................................................................................................... 168 9.4.1.4 Tiskové sestavy ........................................................................................................................................ 169 9.4.1.5 Šablony .................................................................................................................................................... 172 9.4.2. Číselníky .......................................................................................................................................................... 174 9.4.2.1 Datové schránky ...................................................................................................................................... 176 9.4.2.2 Typy dokumentu ...................................................................................................................................... 178 9.4.2.3 Způsoby vyřízení dokumentu .................................................................................................................. 181 9.4.2.4 Podací deníky........................................................................................................................................... 182 9.4.2.5 Podatelny a výpravny .............................................................................................................................. 185 9.4.2.6 Poštovní směrovací čísla .......................................................................................................................... 187 9.4.2.7 Spisové plány ........................................................................................................................................... 190 9.4.2.8 Spisové znaky........................................................................................................................................... 191 9.4.2.9 Spisovny ................................................................................................................................................... 194 9.4.2.10 Způsoby vyřízení spisu ........................................................................................................................... 196 9.4.2.11 Úrovně přístupu..................................................................................................................................... 197 9.4.2.12 Formy zásilky ......................................................................................................................................... 199 9.4.2.13 Typy zásilky ............................................................................................................................................ 201 9.4.2.14 Způsoby odeslání ................................................................................................................................... 203 9.4.2.15 Lokální stanice ....................................................................................................................................... 205 9.4.3. Uživatelé ......................................................................................................................................................... 208 9.4.3.1 Uživatelé .................................................................................................................................................. 208 9.4.3.2 Funkční místa ........................................................................................................................................... 211 9.4.3.3 Konfigurační skupiny ............................................................................................................................... 215 9.4.3.4 Spisové uzly ............................................................................................................................................. 217 9.4.3.5 Zástupy .................................................................................................................................................... 220 9.4.3.6 Rozšíření práv zobrazení .......................................................................................................................... 222 9.4.4. Externí subjekty .............................................................................................................................................. 223 9.4.4.1 Externí subjekty ....................................................................................................................................... 223 9.4.4.2 Skupiny externích subjektů...................................................................................................................... 233 9.4.4.3 Sloučení externích subjektů ..................................................................................................................... 234

Verze dokumentu: 1.01



2. REŢIMY SPUŠTĚNÍ APLIKACE 2.1. Přes webový prohlíţeč Aplikace ELISA se spouští jako odkaz ve webovém prohlíţeči, pak běţí jako aplikace přímo v něm. Při jejím prvním spuštění (příp. s kaţdou novou verzí) si automaticky sama detekuje, zda-li je na počítači instalován Silverlight poţadované verze. Pokud ne, pak spustí jeho instalaci (stačí odklikáním Next..Next…(Další… Další…), podmínkou je dostupné internetové připojení na daném PC.

2.2. Reţim out-of-browser Aplikaci ELISA je také moţné spustit v reţimu tzv. out-of-browser, jako instalovanou aplikaci –pak se tváří jako „tlustá“ aplikace mimo okno webového prohlíţeče. Aplikaci je nutné na počítač nainstalovat (instalace můţe vyţadovat administrátorská práva pro zápis do registrů). V tomto reţimu lze oproti webovému prohlíţeči pouţívat i funkce, které ve webovém prohlíţeči nejsou – jedná se o celou skupinu funkcí pracujících s nastavením konkrétního stroje, na kterém běţí: přímé skenování dokumentů do aplikace; pouţívání šablon; editace souborů přímo v odpovídajících aplikacích; podepisování dokumentů. Přihlášení do aplikace




3. PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE Pro přihlášení do aplikace je potřeba ověření uţivatele. Uţivatel se do aplikace přihlásí pomocí přiděleného uţivatelského jména a hesla.

Uţivatelské jméno – je přiděleno automaticky a zasláno na email uţivatele nebo správce. Heslo – prvotně přiděleno aplikací. Heslo si uţivatel můţe změnit. Přihlásit – přihlášení do aplikace. Zaslat nové heslo – aplikace vygeneruje a zašle nové heslo uţivateli emailem na adresu uloţenou v profilu uţivatele. Informace o prostředí - zobrazuje informace o uţivatelově počítači, pouţívaném operačním systému, prohlíţeči internetový stránek apod. Tyto informace mohou být uţitečné při komunikaci s technickou podporou aplikace. Pokud uţivatel nevyplní všechna povinná pole, je na tuto skutečnost upozorněn chybovou hláškou: Chybějící uţivatelské jméno - "Uţivatelské jméno musí být zadáno!". Chybějící heslo - "Heslo musí být zadáno!". Chybějící kód - "Kód musí být zadán!". Pokud uţivatel vyplní chybně jméno či heslo je na tuto skutečnost upozorněn chybovou hláškou: "Bylo zadáno chybné přihlašovací jméno či heslo". Pokud je účet uţivatele zablokován, objeví se chybová hláška: "Váš účet je zablokován. Na Váš email byla zaslána zpráva pro odblokování účtu.". Pokud počet neplatných přihlášení je roven nebo překročil maximální počet povolených pokusů, objeví se chybová hláška: "Byl překročen maximální počet povolených neúspěšných pokusů o přihlášení - Váš účet byl zablokován. Na Váš email byla zaslána zpráva pro odblokování účtu.". Pokud je heslo k aktuálnímu datu starší neţ maximálně povolené, objeví se příznak vynucení změny hesla. Volba funkčního místa Uţivatel s více funkčními místy si po přihlášení vybere dané funkční místo. Bez zvolení konkrétního funkčního místa nelze přistoupit do aplikace. Vybrané funkční místo uţivatel potvrdí volbou „Zvolit funkční místo“.







4. ODBLOKOVÁNÍ ÚČTU Pokud je při přihlášení do aplikace pětkrát zadáno chybně heslo, dojde z bezpečnostních důvodů k "zablokování účtu". To se projeví nemoţností dalšího přihlášení do aplikace. V takovém případě je třeba provést odblokování účtu. Při zablokování účtu, je automaticky zaslán uţivateli email s informacemi o postupu při odblokování účtu.

Email obsahuje odkaz, na který je třeba kliknout (či adresu zkopírovat do prohlíţeče internetových stránek a stránku zobrazit). Tím dojde k zobrazení stránky. Pokud byl účet uţivatele zablokován, aplikace zjišťuje, zda byl předán odblokovací hash jako parametr v URL adrese. Z profilu uţivatele je odstraněn odblokovací hash a dojde ke změně hesla. Je vygenerováno nové heslo a změna hesla je zaslána emailem na adresu uloţenou v profilu uţivatele.

Zaslání nového hesla uţivateli Provádí vygenerování a zaslání nového hesla. V případě, kdy je zapomenuto heslo pro přístup do aplikace, je moţno nechat aplikaci vygenerovat nové heslo a to zaslat na emailovou adresu uţivatele. Zaslání nového hesla se skládá ze čtyř kroků: 1. Poţadavek na změnu hesla (vygenerování ţádosti) 2. Email s odkazem na provedení změny hesla 3. Vlastní změna hesla 4. Email s nový heslem 1. Poţadavek na změnu hesla




Pole formuláře: Uţivatelské jméno Kód

Jméno uváděné při přihlášení do aplikace. Např. knovak Kód uvedený na obrázku napravo. Např. 37PLP Tlačítko provede vygenerování ţádosti o nové heslo.

Vyplněním formuláře a potvrzením kliknutím na tlačítko "Zaslat heslo", se vygeneruje ţádost o změnu hesla. 2. Email s odkazem na změnu hesla Na základě předchozího kroku je doručen email s údaji pro provedení změny hesla. Email obsahuje odkaz, na který je třeba kliknout (či adresu zkopírovat do prohlíţeče internetových stránek) a stránku zobrazit.

3. Vlastní změna hesla Po kliknutí na odkaz z emailu, je zobrazena stránka s informací o uskutečněné změně hesla. 4. Email s novým heslem Na základě předchozího kroku, je doručen email obsahující nové heslo.




Tím je změna hesla dokončena a toto heslo lze běţným způsobem pouţít pro přihlášení do aplikace. Aplikace můţe po prvním přihlášení vyţadovat změnu hesla.




5. ODHLÁŠENÍ Z APLIKACE Při ukončení práce s aplikací je vhodné provést odhlášení.

Odhlášení se provádí kliknutím na tlačítko

na hlavní stránce aplikace.

Tím je zobrazen potvrzující dialog, ve kterém je nutno potvrdit odhlášení kliknutím na tlačítko "Ano" (ochrana proti nechtěnému ukončení aplikace).

Po kliknutí na tlačítko "Ano" je aplikace korektně a bezpečně ukončena. Automatické odhlášení Aplikace obsahuje bezpečnostní funkci, zajišťující automatické odhlášení uţivatele po delší době nečinnosti (tato doba se můţe různit v závislosti na nastavení aplikace, jako výchozí bývá nastavena doba 30 minut). V takovém případě, se při pokusu o načtení, či uloţení dat, zobrazí dialog:

Po kliknutí na tlačítko "OK", je zobrazena stránka odhlášení.




6. NÁPOVĚDA Při práci v aplikaci je moţné si zobrazit nápovědu. Nápověda se zobrazuje k aktuálně zobrazenému formuláři.

V nápovědě lze listovat i pomocí odkazů na jednotlivé téma z obsahu nebo pomocí funkce „Hledat“.




7. TISK Aplikace vyuţívá pro tisk interní generátor tiskových sestav technologie Silverlight 4. Generování tiskové sestavy probíhá vţdy v lokálním počítači uţivatele (rychlost vytvoření tiskové sestavy tedy závisí na výkonnosti uţivatelova počítače). 1. Vyvolání tisku Vyvolání tisku se obvykle provádí kliknutím na ikonku

v panelu nástrojů zobrazeného formuláře.

2. Volba tiskové sestavy Pokud je aktuálně dostupná pouze jediná tisková sestava, je tato automaticky zvolena, a tento krok je vynechán. V případě, kdy je dostupných více tiskových sestav pro aktuální zobrazení, je zobrazen formulář s nabídkou volby tiskové sestavy:

Ve formuláři jsou vypsány všechny tiskové sestavy pro aktuální formulář. Některé ze sestav mohou být nedostupné, například z důvodu neexistence dat potřebných pro vytvoření sestavy. Označením (výběrem) tiskové sestavy je zobrazen podrobný popis tiskové sestavy (v poli pod seznamem sestav). Pole formuláře: Tiskové sestavy – seznam všech tiskových sestav aktuálního formuláře. Popis tiskové sestavy - detailní informace o aktuálně označené tiskové sestavě v seznamu sestav. Provádí zvolení označené tiskové sestavy. Stornuje tisk a uzavírá formulář.

3. Volba rozsahu tisku u seznamů Pokud není tisknut seznam, není volba rozsahu tisku zobrazena. Pokud je tisknut seznam (například dokumenty), je po volbě zobrazen dialog pro volbu rozsahu tisknutých dat:




Dialog umoţňuje výběr dat (záznamů seznamu), které mají být vytisknuty. Umoţňuje zvolit vytištění pouze aktuálně zobrazených dat (aktuální stránky), či vytištění všech záznamů (všech stránek).

Pole formuláře: Tiskne pouze aktuálně zobrazená data (záznamy), tedy pouze řádky aktuálně zobrazené ve formuláři. Tiskne všechny (i nezobrazené) záznamy. Zruší tisk a uzavře formulář. Pokud byla zvolena volba "Všechny", dojde k načtení všech dat formuláře, coţ je signalizováno standardním dialogem průběhu načítání. Po načtení všech dat je zobrazen dialog dotazu:

Kliknutím na tlačítko "Ano" je pokračováno v přípravě tiskové sestavy, kliknutím na tlačítko "Ne" je moţno generování sestavy stornovat. Dialog s dotazem a upozorněním na časovou náročnost tisku má své opodstatnění. V případě tisku mnohastránkových tiskových sestav můţe docházet k několikaminutovému generování tiskové sestavy, při němţ je aplikace zcela blokována generátorem a není moţné s ní po dobu vytváření sestavy manipulovat. 4. Informace před tiskem U některých sestav mohou být uvedeny i informace o doporučeních pro tisk (např. doporučení formátu a orientace papíru při tisku apod.). 5. Nastavení parametrů tisku V aplikaci je zobrazen dialog s informací o probíhajícím tisku:




Současně je zobrazen standardní dialog operačního systému - nastavení tisku. Níţe zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlíţeči internetových stránek pouţitým u uţivatele.

V dialogu je třeba zvolit tiskárnu, na níţ bude proveden tisk a následně zahájit vlastní tisk kliknutím na tlačítko "Tisk".




8. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ APLIKACE 8.1. Ovládací prvky a formuláře Přehled ovládacích prvků pouţitých v aplikaci s popisem způsobu jejich ovládání: Editační textové pole – umoţňuje přímo vepsat text. Pokud má pole ţlutou barvu, je povinné jej vyplnit, bílé pole je nepovinné a šedivé pole je uzamknuto a není moţné do něj psát. Rozbalovací nabídka (pole) – výběr jedné z přednastavených hodnot – kliknutím na šipku se tyto hodnoty zobrazí. Výběr hodnoty s číselníku (seznamu) – kliknutím na tlačítko se otevře seznam pro výběr hodnoty. Kliknutím na tlačítko pole vyprázdní (odebere se zvolená hodnota).

se

Stránkování – při výběrech z číselníků, ve kterých je velké mnoţství hodnot zobrazí po kliknutí na jednotlivé číslo další list seznamu hodnot.

Nekonečný ukazatel průběhu - signalizuje probíhající operaci. Neodráţí skutečný stav průběhu operace. Pouţívá se u operací, u nichţ nelze přesně zjistit časovou náročnost.

Ukazatel průběhu - Ukazuje reálný stav aktuálně probíhající operace. Celková doba je délka ukazatele, výplň označuje jiţ uplynulou dobu a nevyplněná část ukazatele znázorňuje zbývající dobu do dokončení operace Tlačítka: - vloţí do pole vybranou hodnotu. - přeruší prováděnou akci. - uloţí poţadovanou operaci. - v případě, ţe nebyla provedena ţádná změna, okno uzavře. Pokud jakákoliv změna provedena byla, systém se zeptá, zda chceme poţadovanou akci uloţit. - provede výběr zvolených hodnot dle zadaných kritérií výběru. - provede načtení pro výběr např. nové el. přílohy. Verze dokumentu: 1.01



- provede výběr zvolené hodnoty do pole. - otevře okno pro moţnost změn. - zobrazí detail zvolené hodnoty. - provede odstranění vybrané hodnoty (např. přílohy). - provede zobrazení el. přílohy. - přeruší (ukončí) jiţ probíhající operaci.

8.1.1.

Zobrazení přehledů

Po přihlášení do aplikace je vidět přehled jednotlivých submodulů, kterými jsou: Kancelář Podatelna Výpravna Administrace Po zvolení jednotlivého submodulu se vţdy zobrazí podrobný přehled tohoto zvoleného submodulu. Jednotlivé přehledy jsou vţdy popsány v jednotlivých kapitolách: Přehled Kancelář Přehled Podatelna Přehled Výpravna Přehled Administrace V celé aplikaci je vţdy k dispozici info panel:




Info panel je moţné dvojitými šipkami sbalit či rozbalit dle přání uţivatele. Je zde okno pro moţnost zadávání lokální stanice. Je zde okno pro moţnost vyhledávání dle čárových kódů. Na info panelu je zobrazen vţdy aktuální čas. Ve spodní části info panelu se pak nachází moţnost uţivatelského nastavení, změnit heslo, nápověda a manuál. Uţivatelské nastavení: Parametry individuálního nastavení seznamů dokumentů pro jednotlivé funkční místo.




Zasílat e-mailem - popsáno na obrázku. Výchozí hodnoty filtrů zobrazení - nastavení a uloţení kritérií, dle kterých se budou otevírat seznamy dokumentů či spisů v jednotlivých submodulech: Seznam dokumentů- filtr „dokumenty celého uzlu“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se vţdy seznam všech dokumentů celého spisového uzlu, tedy jak těch, které má uţivatel v drţení, tak těch, které vlastní ostatní uţivatelé spadající pod tento uzel. Pokud není zaškrtnuto, vidí uţivatel seznam pouze svých dokumentů, které má v drţení. Seznam dokumentů - filtr „i dokumenty ve spisech“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se jak seznam dokumentů, které nejsou zařazeny ve spisu, tak těch, které ve spisu zařazené jsou. Pokud zaškrtnuto není, zobrazují se vţdy jen dokumenty nezařazené do spisu. Seznam dokumentů k převzetí - filtr „i dokumenty předávané uzlu“. Seznam spisů - filtr „spisy celého uzlu“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se vţdy seznam všech spisů celého spisového uzlu, tedy jak těch, které má uţivatel v drţení, tak těch, které vlastní ostatní uţivatelé spadající pod tento uzel. Pokud není zaškrtnuto, vidí uţivatel seznam pouze svých spisů, které má v drţení. Seznam spisů k převzetí - filtr „i spisy předávané uzlu“. Upozorňovat - nastavení počtu dnů před nabytím lhůty k vyřízení dokumentu, kde se na seznamu dokumentu zamění zelená ikonka za oranţovou. Verze dokumentu: 1.01



Menu „Automaticky vybírat první poloţku v menu“ - pokud je parametr nastaven, je při zvolení skupiny v menu automaticky zvolena i první poloţka ve skupině. Nastavení tohoto počítače: Zobrazovat info panel - Nastavuje se zde vzhled info panelu po otevření aplikace. Výběr ze tří moţností v rolovací nabídce: Automaticky zvolit (dle šířky okna), Maximalizovaný, Minimalizovaný. Změnit heslo:

Pro změnu hesla je nutné zapsat heslo původní a poté vepsat heslo nové. Ukazatel pod kolonkou „nové heslo“ dává vědět, kdy je heslo vhodné pro pouţití. Pomocí tlačítka „Změnit heslo“ se nové heslo uloţí. Tlačítko „storno“ pak změnu neprovede a akci ukončí. Nápověda: Při práci v aplikaci je moţné si zobrazit nápovědu. Nápověda se zobrazuje k aktuálně zobrazenému formuláři. V nápovědě lze listovat i pomocí odkazů na jednotlivé téma z obsahu nebo pomocí funkce „Hledat“. Manuál: Aplikace obsahuje také uţivatelský manuál, který se zobrazuje ve formátu PDF. V manuálu lze taktéţ listovat i pomocí odkazů na jednotlivé téma z obsahu nebo pomocí funkce „Hledat“.

8.1.2.

Zobrazení seznamů

Ovládání všech formulářů se seznamy je jednotné, nicméně jednotlivé poloţky lišty nástrojů (toolbar), filtrů a mříţky (seznamu - datagridu) se v konkrétních případech liší.




Kliknutím levého tlačítka myši na název jednotlivého sloupce dojde k seřazení řádků vzestupně či sestupně. Popis jednotlivých součástí formuláře: Záhlaví formuláře - titulek okna. Popis o jaký seznam se jedná. Lišta nástrojů (ikonek) - zobrazuje ikonky, jeţ zastupují jednotlivé operace, které je moţno provádět s načtenými poloţkami seznamu. Stav jednotlivých ikonek (jejich povolení/zakázání) závisí na aktuálně označeném záznamu v seznamu. Popis standardních ikonek lišty nástrojů je popsán níţe. Filtry zobrazení - nastavují (omezují) seznam. Jen poloţky, které vyhovují nastaveným podmínkám filtru, jsou zobrazeny. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout na tlačítko "Načíst", aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Verze dokumentu: 1.01



Tlačítko "Načíst" - po kliknutí je provedeno načtení seznamu. Seznam, data formuláře. Data (seznam) je zobrazen jako tabulka.

Pokud řádek obsahuje ikonky, je moţno najetím kurzorem myši na ikonku zobrazit její význam. Označený řádek seznamu. Označení řádku se provádí jedním kliknutím levým tlačítkem myši na poţadovaný řádek seznamu. K označenému řádku seznamu se pak zpravidla váţí ikonky lišty nástrojů. Stránkování seznamu. Je zobrazeno jen v případě, kdy je seznam rozdělen na více stránek. Jednotlivé odkazy stránkování: Předchozí - přechod na předcházející stránku, <číslo> - přechod na konkrétní stránku Následující - přechod na další stránku. Popis jednotlivých (základních) ikonek: Nový – zaloţení nového záznamu Detail – zobrazení detailu záznamu bez moţnosti provádět změnu údajů Editace – editace (úprava)existujícího záznamu Storno – odstranění (zneaktivnění) existujícího záznamu Nápověda – Zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři Tisk – zobrazuje tiskovou sestavu Další pouţité ikony jsou popsány vţdy v jednotlivých kapitolách.

8.1.3.

Zobrazení a editace záznamu - modální okno

K zobrazení a editaci záznamu slouţí tyto ikony: Detail - zobrazení detailu záznamu bez moţnosti provádět změnu údajů Editace – úprava existujícího záznamu

Detail záznamu lze vyvolat kliknutím na ikonu detailu řádek. Editaci záznamu lze taktéţ vyvolat kliknutím na ikonu záznamu. Pokud jsou ikony

,

v panelu nástrojů nebo dvojklikem na označený v panelu nástrojů nebo přímo v detailu

šedivé, pak není zobrazení či editace moţné.

Po zvolení jedné z moţností se zobrazí konkrétní záznam (otevře se modální okno).




Modální okno:

Modální okna jsou popsány vţdy v jednotlivých kapitolách nápovědy vztahujících se ke konkrétním submodulům a záznamům.

8.1.4.

Outlook menu

V kaţdém ze submodulů je zobrazeno tzv. Outlook menu: Názvy jednotlivých kategorií či sekcí se mohou měnit v závislosti na zvoleném submodulu.




Outlook menu je rozděleno do tří částí: Zobrazení názvu jednotlivé sekce.




Zobrazení jednotlivých kategorií. Opět se mohou měnit v závislosti na zvolené sekci. Jednotlivé kategorie jsou podrobně popsány vţdy v kapitolách jednotlivých submodulů.

Zobrazení jednotlivých sekcí. Po výběru jednotlivé sekce je třeba zvolit ještě konkrétní kategorii, dle moţností v této sekci.




9. SPISOVÁ SLUŢBA – MENU APLIKACE 9.1. Kancelář 9.1.1.

Přehled

Formulář je rozdělen do tří částí: 1. Přehled 2. Kancelář – zobrazuje vybraná data 3. Info panel

9.1.1.1

Přehled

Přehled - Formulář zobrazuje stručný přehled o vlastněných dokumentech a spisech funkčního místa. Formulář s titulem „Kancelář“ obsahuje: 1. Koláčový graf dokumentů vlastněných funkčním místem - hodnoty grafu jsou počty dokumentů dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, stornované, předávané, k převzetí) - v legendě grafu jsou uvedeny hodnoty (počty dokumentů) - poloţky legendy jsou odkazy (po kliknutí je zobrazen formulář seznamu dokumentů) 2. Koláčový graf vlastněných spisů - hodnoty grafu jsou počty spisů dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, uzavřené, stornované, předávané, k převzetí) - v legendě grafu jsou uvedeny hodnoty (počty spisů) - poloţky legendy jsou odkazy (po kliknutí je zobrazen formulář seznamu spisů) Tlačítko „Aktualizovat“ – provádí aktualizaci dat. Jakmile jsou data načtena, jsou údaje přehledu aktualizována.




9.1.1.2

Příjem emailů

Formulář zobrazuje obsah emailové schránky (doručenou poštu). Nastavení parametrů vybírané schránky se provádí v administraci – v profilu konkrétního funkčního místa (viz Administrace – uţivatelé – funkční místa). Pokud funkční místo v profilu nemá údaje o emailové schránce Je zobrazen informační dialog s textem „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě: Chybí přihlašovací údaje k emailové schránce.“ a je přerušeno zpracování.

Z profilu přihlášeného funkčního místa jsou převzaty údaje k emailové schránce. Pokud v profilu uţivatele chybí, nebo je neplatné heslo k emailové schránce, je vyzván k zadání hesla.




Heslo – heslo k vaší emailové schránce. Heslo lze zadat jednorázově, či s bezpečným uloţením do profilu přihlášeného funkčního místa. Uloţit heslo – při dalších přihlášeních bude heslo automaticky pouţito OK – provede převzetí hesla Storno – provede uzavření formuláře Pokud se pokus o přihlášení nezdaří, je zobrazen informační dialog s textem „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě:“ a detailem chyby. Zpracování je přerušeno. Pokud se pokus o přihlášení zdařil, je heslo v bezpečné podobě uloţeno do profilu (databáze) funkčního místa. Z emailové schránky je načten seznam doručených emailů a vloţen do seznamu (tabulky). Je zobrazen formulář s titulkem „Obsah emailové schránky“, obsahující:

Ikonky panelu nástrojů: Detail – zobrazuje detail emailové zprávy. Ikonka je povolena, pokud je označen řádek seznamu. Zaloţit dokument z emailu – zakládá dokument z označeného emailu. Ikonka je povolena, pokud je označen řádek seznamu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.

Sloupce seznamu: Ikonka – pokud je pole prázdné, z emailu nebyl dosud zaloţen dokument. Pokud je vykreslena ikonka (papír) , z emailu jiţ byl zaloţen dokument. Odesílatel – popis odesílatele a jeho emailová adresa ! – důleţitost emailu (označení od odesílatele). Červená šipka – vysoká důleţitost Zelená šipka – nízká důleţitost Pokud není ţádná ikonka – jedná se o normální důleţitost Předmět – předmět email Odesláno – datum a čas odeslání emailu (přebíráno z emailu a nemusí odpovídat skutečnosti). Zaloţení dokumentu z emailu Do formuláře „Nový dokument“ jsou zapsány automaticky tyto údaje: Věc – předmět emailu Podrobný popis – tělo (text) emailu Způsob odeslání – způsob nastavený v parametrech zákazníka (výchozí způsoby odeslání – pro příjem emailů) Typ zásilky – způsob nastavený v parametrech zákazníka (výchozí typy zásilek – výchozí typ) Přílohy dokumentu – všechny přílohy (soubory) emailu. Verze dokumentu: 1.01



9.1.1.3

Hledání

Tento formulář umoţňuje vyhledávání dokumentu ve všech fázích rozpracovanosti. Umoţňuje provádět i sloţitější vyhledávání, a to jak v dokumentech, spisech, tak i v dokumentech a spisech současně. Pomocí této funkce lze například zjistit kompletní komunikaci s určeným subjektem (tedy jaké dokumenty a spisy byly od něj přijaty a jaké mu byly odeslány). Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - zobrazuje detail dokumentu/spisu. Je povoleno, pokud funkční místo uţivatele má k dokumentu/spisu práva (je vlastníkem dokumentu/spisu, nebo má dokument/spis úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu/spisu. Změna údajů záznamu - provádí změnu existujícího dokumentu/spisu. Je povoleno, pokud funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu/spisu a dokument/spis je ve stavu „Nevyřízeno“. Nápověda - zobrazení nápovědy. Zobrazí tiskovou sestavu - tisk aktuálně vyhledaných záznamů. Podmínky hledání:

Záhlaví (první řádek tabulky) se sloupci nadepsanými - A / nebo - podmínka spojení řádků. - Pole - pole, jehoţ hodnota bude porovnávána. - Operátor - operátor řádku podmínky. - Hodnota - hodnota, s níţ je pole porovnáváno. První řádek podmínky: Touto podmínkou se nastavuje rozsah hledání (tj. zda má být hledáno v dokumentech, spisech, či dokumentech i spisech současně). Pole má nastaveno napevno hodnotu „Hledat v“. Operátor je napevno nastaven na hodnotu „= (rovná se)“. Hodnotu lze zvolit z hodnot: Dokumenty - bude hledáno pouze v dokumentech. Spisy - bude hledáno pouze ve spisech. Dokumenty a spisy - bude hledáno v dokumentech i spisech současně. Další řádek (řádky) podmínek - jako výchozí je jeden řádek podmínky. Řádky lze přidávat pomocí tlačítka „Přidat řádek“. Kaţdý řádek obsahuje: Rozbalovací nabídku „A / nebo“: o A - musí být splněna podmínka aktuálního řádku a současně i podmínka předchozího řádku. o Nebo - alespoň jedna z podmínek (aktuálního řádku, či řádku předcházejícího) musí být splněna. Rozbalovací nabídku „Pole“. Rozbalovací nabídku „Operátor“. Rozbalovací nabídku „Hodnota“. Tlačítko „odstranit“


- provede odstranění řádku.



Dostupná pole vyhledávání a jejich význam: Pole

Význam

Moţné operátory

Pole hodnoty

Stručný popis

Stručný popis dokumentu či spisu

Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se Nerovná se Větší neţ Větší nebo rovno Menší neţ Menší nebo rovno Rovná se Nerovná se Větší neţ Větší nebo rovno Menší neţ Menší nebo rovno Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se

Text

Datum doručení zaloţení

či

Datum doručení či evidování u dokumentu, datum zaloţení u spisu

Datum vyřízení

Datum vyřízení dokumentu či spisu.

Přijato od (název či příjmení)

Název organizace či příjmení osoby, která odeslala dokument.

Přijato subjekt)

(ext.

Externí subjekt (volba z číselníku), který odeslal dokument.

Odesláno komu (název či příjmení)

Název organizace, či příjmení osoby, které byl dokument či spis odeslán.

Odesláno komu (ext. subjekt)

Externí subjekt (volba z číselníku), kterému byl dokument či spis odeslán.

Datum odeslání

Datum odeslání dokumentu, či spisu (datum odeslání se vztahuje pouze k dokumentům / spisům odeslaným z organizace, tedy NE přijatým).

Poznámka

Poznámka u dokumentu / spisu (prohledává se běţná „veřejná“ poznámka, uţivatelská poznámka se neprohledává). Evidenční číslo dokumentu / spisu.

od

Evidenční číslo

Číslo dokumentu

jednací

Přijato - id datové zprávy Přijato od (id datové schránky odesilatele) Odesláno - id datové zprávy Verze dokumentu: 1.01

Číslo jednací dokumentu.

Identifikátor datové zprávy, z níţ byl zaloţen dokument. Identifikátor datové schránky, z níţ byla odeslána datová zpráva, z níţ byl zaloţen dokument Identifikátor datové zprávy, jíţ byl odeslán dokument / spis.

Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se Rovná se Nerovná se Větší neţ Větší nebo rovno Menší neţ Menší nebo rovno Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se Nerovná se Větší neţ Větší nebo rovno Menší neţ Menší nebo rovno Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se

Datum

Datum

Text

Číselník externích subjektů. Text

Číselník externích subjektů. Datum

Text

Text

Celé číslo

Text

Rovná se

Text

Rovná se

Text



Odesláno komu (id datové schránky) Číslo jednací jiného softwaru

Identifikátor datové schránky, do níţ byl odeslán dokument / spis. Číslo jednací jiného softwaru u dokumentu

Rovná se

Text Text

Funkční místo vlastníka dokumentu či spisu

Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se Nerovná se

Vlastník místo

–

funkční

Vlastník uzel

–

spisový

Spisový uzel vlastníka dokumentu či spisu

Rovná se Nerovná se

Číselník spisových uzlů

Typ dokumentu

Typ dokumentu


Číselník typů dokumentu

Způsob dokumentu

Způsob vyřízení dokumentu


Spisový znak dokumentu či spisu


Číselník způsobů vyřízení dokumentu Číselník spisových znaků

Číslo jednací odesilatele dokumentu.

Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se Nerovná se

Text

vyřízení

Spisový znak

Číslo odesilatele

jednací

Číselník funkčních míst

Přijato - podací číslo

Podací číslo cizího dokumentu.

Přijato - forma zásilky

Forma zásilky cizího dokumentu.

Přijato - typ zásilky

Typ zásilky cizího dokumentu.


Číselník zásilek

Přijato odeslání

způsob

Způsob odeslání cizího dokumentu.


Číselník způsobů odeslání

Podací číslo zásilky, jíţ byl odeslán dokument / spis.

Začíná na Rovná se Končí na Obsahuje Rovná se Nerovná se

Text

Typ zásilky, jíţ byl odeslán dokument / spis.


Číselník zásilek

Způsob odeslání zásilky, odeslán dokument / spis.


Číselník způsobů odeslání

Odesláno číslo

-

podací

Odesláno zásilky

-

forma

Odesláno zásilky

–

typ

Odesláno - způsob odeslání


Forma zásilky, dokument / spis.

jíţ

byl

odeslán

jíţ

byl

Text

Číselník forem zásilek typů

Číselník forem zásilek typů



Moţné operátory a jejich význam: Operátor

Význam

Rovná se Nerovná se Začíná na Končí na Obsahuje

Hledaný text / hodnota se musí přesně shodovat s filtrem. Hledaný text / hodnota se nesmí shodovat s filtrem. Hledaný text musí začínat na hodnotu filtru. Hledaný text musí končit na hodnotu filtru. Hledaný text musí kdekoli (na začátku, na konci, či kdekoli jinde) obsahovat hodnotu filtru. Hledaná hodnota musí být větší, neţ hodnota filtru. Hledaná hodnota musí být větší, nebo stejná jako hodnota filtru. Hledaná hodnota musí být menší, neţ hodnota filtru. Hledaná hodnota musí být menší nebo stejná, jako hodnota filtru.

Větší neţ Větší nebo rovno Menší neţ Menší nebo rovno

Pouţít podmínku - výběr (pouţití) uloţené podmínky. Výběrem uloţené podmínky se tato podmínka vloţí do filtrů hledání. Detail výběru podmínky hledání

Zobrazení detailu záznamu. Změna údajů záznamu - editace podmínky hledání. Zrušení (zneaktivnění) záznamu. Nápověda - zobrazení nápovědy. Zobrazí tiskovou sestavu - tisk podmínek hledání. Zobrazit pouze soukromé - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze soukromé podmínky hledání. Uloţit podmínku - uloţení aktuální podmínky hledání. Při uloţení uţivatel zapíše popis podmínky hledání a nastaví, zda půjde o podmínku hledání společnou pro všechny uţivatele (veřejná), či půjde o podmínku hledání dostupnou jen uţivateli, který ji zadal (soukromá).




Přidat řádek - vkládá další prázdný řádek do filtrů hledání. Načíst - načtení seznamu dle filtru hledání. Sloupce seznamu: Dokument - objekt je dokument. Spis - objekt je spis. Zámek - barevná ikonka (funkční místo má dostatečná práva pro zobrazení detailu dokumentu/spisu), šedá ikonka (funkční místo nemá dostatečná práva pro zobrazení detailu dokumentu/spisu). Evidenční číslo či čárový kód - v závislosti na nastavení aplikace, se zde zobrazuje buď evidenční číslo, či čárový kód dokumentu/spisu. Popis - stručný popis. ČJ / SpZn - číslo jednací u dokumentu, spisová značka u spisu. Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího dokument/spis. Stav - aktuální stav dokumentu/spisu.

9.1.2.

Dokumenty

Kancelář – dokumenty – zobrazení seznamu dokumentů. Dokumenty jsou rozčleněny do kategorií dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, stornované, předávané, k převzetí) či označení (zařazení do pořadačů – dle pořadače). Kliknutím na poţadované dokumenty se v prostřední tabulce zobrazí seznam dokumentů. Na základě zvolené kategorie jsou zobrazeny dokumenty: Nevyřízené

Všechny nevyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níţe) je moţno zobrazit i nevyřízené dokumenty ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Vyřízené

Všechny vyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níţe) je moţno zobrazit i vyřízené dokumenty ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Stornované

Všechny stornované (smazané) dokumenty, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níţe) je moţno zobrazit i stornované dokumenty ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Předávané

Všechny dokumenty, které uţivatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

K převzetí

Všechny dokumenty, které jiná osoba aktuálně předává uţivateli (tj. dokumenty, které má uţivatel převzít).




Filtry seznamu Ve formuláři se nacházejí následující ovládací prvky: Volba data (vztahuje se k polím „od“ a „do“). Moţné hodnoty: Vytvoření/doručení Evidování Vyřízení - není dostupné u stavu „nevyřízené“ Nabytí právní moci - není dostupné u stavu „nevyřízené“ Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty vytvořené/doručené/evidované (viz. pole datum) nejdříve v uvedené datum. Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty vytvořené/doručené/evidované (viz pole datum) nejpozději v uvedené datum. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty, jejichţ stručný popis (či podrobný popis u dokumentů, u nichţ má uţivatel právo alespoň zobrazit detail) začíná na uvedené znaky. Pokud není zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze dokumenty, které Verze dokumentu: 1.01



uţivatel aktuálně vlastní. Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny i dokumenty jiných uţivatelů (kteří patří do stejného spisového uzlu). Provede načtení dat podle předcházející volby (dokumenty celého uzlu). Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny i dokumenty, jeţ jsou součástí spisů či sběrných archů. Pokud není zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze samostatné dokumenty. Sloupce seznamu:

Evidenční číslo - v závislosti na nastavení aplikace, zobrazuje buď evidenční číslo dokumentu, či čárový kód dokumentu. Ikonky - ikonky vyjadřující aktuální stav dokumentu. Pokud je ikonka barevná, stav platí, pokud je ikonka šedá a poloprůhledná, stav neplatí. Obálka - dokument cizí (barevná) či vlastní (šedá) List papíru - elektronická podoba (barevná) či papírová (šedá) Zámek - nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Desky (barevná) - je ve sběrném archu Šanon (barevná) - je ve spise Dokumenty Nevyřízené, Přebírané a Předávané - ikonka informující o lhůtě k vyřízení Šedá - dokument nemá nastavenu lhůtu k vyřízení. Zelená - dostatečná lhůta k vyřízení dokumentu. Oranţová - blíţící se termín lhůty k vyřízení dokumentu (počet dnů před vyřízením, kdy se zelená ikonka zamění za oranţovou lze nastavit v parametrech funkčního místa (uţivatelské nastavení), výchozí hodnota jsou 3 dny). Červená - termín vyřízení dokumentu jiţ vypršel.

Popis - stručný popis dokumentu. Číslo jednací - číslo jednací dokumentu. Vytvořeno - datum vytvoření (doručení) dokumentu. Viditelné pouze v kategorii jiné neţ „dle pořadače“. Stav - aktuální stav dokumentu. Viditelné pouze v kategorii „dle pořadače“. Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího dokument.

9.1.2.1

Dokumenty nevyřízené

Jedná se o všechny nevyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uţivatel. Dokumenty nevyřízené představují seznam dokumentů, jeţ nebyly dosud vyřízeny. Patří sem také zaloţení (vytvoření) nového dokumentu. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" je moţno zobrazit i nevyřízené dokumenty ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).




Zaloţení nového dokumentu Po zaloţení nového dokumentu je zobrazen dialog s informací o úspěšném zaloţení nového dokumentu a jeho identifikaci (čárový kód / evidenční číslo a číslo jednací). Jedná se jak o příjem v Podatelně, tak i zaloţení nového dokumentu v Kanceláři.

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového dokumentu - provádí zaloţení nového dokumentu (viz Detail dokumentu). Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není moţné provádět změny údajů. Změna údajů dokumentu - editace dokumentu (viz Detail dokumentu). Provádí změnu existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Změny je nutné uloţit pomocí tlačítka „Uloţit“. Stornování dokumentu - stornování (odstranění) existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu. Dokument je stornován a v podacím deníku se objeví přeškrtnutý řádek, jelikoţ dokument nelze úplně smazat, pouze označit jako smazaný. Pokud je dokument stornován, je automaticky přesunut do kategorie Stornované dokumenty (není tedy jiţ zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení Verze dokumentu: 1.01



čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace dokumenty nastavena povinnost uvádět důvod při stornování dokumentu, uţivatel při stornování musí uvést důvod. Provede storno dokumentu (tj. změna stavu dokumentu na „Stornováno“). Provede uzavření formuláře bez provedení storno.

Vytvořit odpověď na dokument – vytváří odpověď na existující dokument. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených cizích dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu a mají vygenerované číslo jednací. Vytváří nový dokument se stejným číslem jednacím, s pouţitím údajů původního dokumentu a ukládá vazbu mezi dokumenty (vyřizující - vyřizovaný dokument). Odpověď lze vytvořit u dokumentu pouze jednu.

Zobrazen je standardní formulář (viz Detail dokumentu) s tím, ţe: v záhlaví formuláře je zobrazen text " - Odpověď na dokument" a číslo jednací původního dokumentu; je automaticky doplněno Číslo jednací hodnotou z původního dokumentu; je automaticky doplněna Věc (popis) hodnotou z původního dokumentu (a doplněna textem “Odpověď"); původ je automaticky nastaven na Dokument VLASTNÍ (bez moţnosti změny). Formulář se vyplňuje běţným způsobem (viz Detail dokumentu). Při výběru adresáta (po zvolení volby „Nové“) se objeví dialog, který umoţňuje jednoduchým způsobem převzít údaje o doručení z původního dokumentu (způsob odeslání, typ zásilky, adresa) a pouţít je pro zaloţení nového odeslání (zásilky). Verze dokumentu: 1.01



Provede vloţení odesílatele z původního dokumentu do kolonky adresář na odpovědi. Je zobrazen formulář nového odeslání (zásilky) s doplněnými údaji z původního dokumentu (způsob odeslání, typ zásilky, adresa). Umoţní výběr adresáta z adresáře. Je zobrazen prázdný formulář nového odeslání (zásilky).

Vyřízení dokumentu - provádí vyřízení dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu. Dokument nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Při vyřízení dokumentu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je dokument vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené dokumenty (není tedy jiţ zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu.

Volba jakým způsobem je dokument vyřízen (viz Administrace – číselníky – způsob vyřízení). Do rozbalovací nabídky „Způsob vyřízení“ je načten obsah číselníku Způsobů vyřízení dokumentu (viz Administrace – číselníky – Způsoby vyřízení dokumentu). - U samostatných dokumentů – pouze způsoby vyřízení bez příznaku „vyřizující dokument“, - U propárovaných dokumentů – všechny způsoby vyřízení. Provede vyřízení dokumentu. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je vyřízen současně i druhý dokument v páru.




Zavře formulář vyřízení dokumentu – vyřízení dokumentu se neprovede. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je zobrazen informační dialog s textem „Dokument je propárován s jiným dokumentem (vazba iniciační dokument – odpověď). Pokud provedete vyřízení tohoto dokumentu, provede se současně i vyřízení napojeného dokumentu.“ Nastavení data nabytí právní moci - provádí nastavení či změnu data nabytí právní moci dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Právní moc dokumentu lze uloţit, či měnit kdykoli, dokud je dokument ve stavu Nevyřízeno. Po uloţení data nabytí právní moci, je datum vloţen do pole „Právní mocí“. Formulář umoţňuje uloţení či změnu data nabytí právní moci dokumentu. Právní moc dokumentu lze uloţit, či měnit kdykoli, dokud je dokument ve stavu Nevyřízeno. Právní moc nemá z hlediska aplikace ţádnou další návaznost (její změnou nedochází k modifikaci jiných dat či změnám stavu objektů). Datum (hodnotu) právní moci lze nastavit libovolnou (např. nastavit i datum v minulosti). Při kaţdém nastavení (či změně) právní moci je do historie dokumentu uloţen záznam s popisem operace „Nastavení/změna datumu nabytí právní moci“.

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Datum nabytí právní moci. Při zápisu právní moci je do historie dokumentu uloţen záznam. Datum lze vybrat z kalendáře.

Provede uloţení právní moci dokumentu a datum je vloţen do pole „Právní mocí“ na detailu záznamu. Provede uzavření formuláře bez provedení uloţení/změny právní moci.

Předání dokumentu - provádí předání dokumentu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu. Dokument nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Předaný dokument nemění vlastníka ihned, stává se Verze dokumentu: 1.01



tak aţ po potvrzení (převzetí dokumentu) přebírajícím uţivatelem.

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Dokument lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náleţející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí dokumentu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějţ náleţí předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat dokument svému spisovému uzlu?“. Pokud uţivatel klikne na tlačítko "ANO", zpracování pokračuje. V opačném případě je předávání ukončeno. Předávat lze přímo (dokument si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (dokument bude předán podatelně, která ho následně předá přebírajícímu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu zvolenému spisovému znaku. Pokud je zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je Verze dokumentu: 1.01



zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uloţeno cílové funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uloţen cílový spisový uzel. Provede předání dokumentu. Provede uzavření formuláře bez předání dokumentu.

Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu Po kliknutí na ikonu Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu je následně zobrazen formulář. Pomocí tohoto formuláře lze vytvářet stejnopisy či kopie dokumentu. Stejnopis či kopie dokumentu je posléze předávána konkrétnímu spisovému uzlu, popřípadě funkčnímu místu.

Stejnopis je samostatný dokument vytvořený z jiného dokumentu. Z originálního dokumentu přebírá své evidenční údaje (mimo datumu evidence, to je určeno datumem vytvoření stejnopisu), elektronický obraz a všechny přílohy. K originálnímu dokumentu i stejnopisu je uloţena informace o vazbě mezi originálem a stejnopisem. Samotná kopie dokumentu je v řádkovém zobrazení opatřena ikonou znázorňující kopii dokumentu. Na detailu dokumentu je vykreslen formulář s titulkem „Dokument“ obsahující totoţnou ikonu Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu. Kopie je dokument vytvořený z originálu a závislý na originálu (původním dokumentu). Je to dokument, jehoţ údaje (aţ na výjimky) nejsou editovatelné a jsou automaticky aktualizované při změně originálu. Kopie má vţdy elektronický obraz originálu a všechny přílohy a odeslání originálu. Lze k ní vkládat vlastní přílohy. K originálnímu dokumentu i kopii je uloţena informace o vazbě mezi originálem a kopií. Vloţení dokumentu do spisu - provádí vloţení dokumentu do jiţ existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu.




Výběr spisu z jiţ zaloţených spisů (viz Spisy a sběrné archy). Daný spis se označí a potvrdí tlačítkem „Vyber“.

Pokud je v nastavení zákazníka nastaveno označování spisů čárovými kódy, lze poté spis vybrat podle čárového kódu. Pokud spis nebyl nalezen, je vypsán informační dialog s textem „Spis nebyl nalezen – zadaný čárový kód neexistuje!“. Pokud byl spis nalezen, je identifikátor (čárový kód) vloţen do pole „Spis“. Provede vloţení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez vloţení dokumentu do spisu.

Zaloţit spis z dokumentu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu) a následné vloţení dokumentu do takto zaloţeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu.




Spis lze editovat (změnit název spisu či spisový znak). Provede zaloţení spisu a následné vloţení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez zaloţení nového spisu a vloţení dokumentu do spisu.

Vloţení dokumentu do sběrného archu - provádí vloţení dokumentu do jiţ existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu.




Výběr sběrného archu z jiţ zaloţených sběrných archů (viz Sběrné archy). Daný sběrný arch se označí a potvrdí tlačítkem „Vyber“. Provede vloţení dokumentu do sběrného archu a změnu čísla jednacího dokumentu na číslo jednací sběrného archu doplněné o znak „/“ (lomeno) a pořadové číslo dokumentu ve sběrném archu (číslováno spojitou řadou od 1). Provede uzavření formuláře bez vloţení dokumentu do sběrného archu.

Zaloţit sběrný arch z dokumentu - provádí zaloţení nového sběrného archu viz Detail sběrného archu a následné vloţení dokumentu do takto zaloţeného sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu. Dokument musí mít vygenerované číslo jednací. Pokud číslo jednací nemá, lze mu ho vygenerovat při zakládání nového sběrného archu.

Je nutné vyplnit spis, do kterého bude sběrný arch náleţet. Nebo je moţné přímo zaloţit nový spis. Ostatní funkce jsou popsány v sekci viz Detail sběrného archu. Provede zaloţení sběrného archu a následné vloţení dokumentu do sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez zaloţení nového sběrného archu a vloţení dokumentu do sběrného archu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.




9.1.2.2

Dokumenty vyřízené

Všechny vyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níţe) je moţno zobrazit i vyřízené dokumenty ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není moţné provádět změny údajů. Zrušení vyřízení dokumentu - kliknutím na tlačítko „Zrušit vyřízení“ je provedeno zrušení vyřízení dokumentu (tj. změna stavu dokumentu z „vyřízeno“ na „evidováno“). Je povoleno, pokud je dokument ve stavu „vyřízeno“ a funkční místo má přiřazenu konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení dokumentu“. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.

9.1.2.3

Dokumenty stornované

Všechny stornované (smazané) dokumenty, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níţe) je moţno zobrazit i stornované dokumenty ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není moţné provádět změny údajů. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.




9.1.2.4

Dokumenty předávané

Všechny dokumenty, které uţivatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není moţné provádět změny údajů. Storno předání dokumentu - provádí zrušení (storno) předání dokumentu. Předávající můţe, aţ do převzetí dokumentu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u seznamu předávaných dokumentů a u dokumentu, který nebyl převzat druhým uţivatelem.

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání dokumentu. Dokument je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené dokumenty. Provede uzavření formuláře bez storna předání dokumentu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.




9.1.2.5

Dokumenty k převzetí

Všechny dokumenty, které jiná osoba aktuálně předává uţivateli (tj. dokumenty, které má uţivatel převzít).

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není moţné provádět změny údajů. Převzetí dokumentu - provádí převzetí dokumentu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Dokument je předáván funkčnímu místu uţivatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí dokumentu. Dojde ke změně vlastníka dokumentu. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí dokumentu.

Odmítnutí převzetí dokumentu - provádí odmítnutí převzetí dokumentu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Odmítnutý dokument se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).




Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace dokumenty nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí dokumentu, uţivatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí dokumentu. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí dokumentu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.2.6

Dokumenty dle pořadače

Formulář „dle pořadače“ - zobrazuje zaloţené pořadače a jejich dokumenty. Zobrazení je závislé na nastavení „soukromý pořadač“. Pokud je pořadač zaloţen jako soukromý, není zobrazován ostatním funkčním místům. Lze si zobrazit i dokumenty v pořadači celého uzlu.

Výběr pořadače Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není moţné provádět změny údajů. Změna údajů dokumentu - editace dokumentu (viz Detail dokumentu). Provádí změnu existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele Verze dokumentu: 1.01



je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Změny je nutné uloţit pomocí tlačítka „Uloţit“. Stornování dokumentu - stornování (odstranění) existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu. Dokument je stornován a v podacím deníku se objeví přeškrtnutý řádek, jelikoţ dokument nelze úplně smazat, pouze označit jako smazaný. Pokud je dokument stornován, je automaticky přesunut do kategorie Stornované dokumenty (není tedy jiţ zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace dokumenty nastavena povinnost uvádět důvod při stornování dokumentu, uţivatel při stornování musí uvést důvod. Provede storno dokumentu (tj. změna stavu dokumentu na „Stornováno“). Provede uzavření formuláře bez provedení storno.

Vloţení dokumentu do spisu - provádí vloţení dokumentu do jiţ existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu.





Pokud je v nastavení zákazníka nastaveno označování spisů čárovými kódy, lze poté spis vybrat podle čárového kódu. Pokud spis nebyl nalezen, je vypsán informační dialog s textem „Spis nebyl nalezen – zadaný čárový kód neexistuje!“. Pokud byl spis nalezen, je identifikátor (čárový kód) vloţen do pole „Spis“. Provede vloţení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez vloţení dokumentu do spisu.

Zaloţit spis z dokumentu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu) a následné vloţení dokumentu do takto zaloţeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu.











Je nutné vyplnit spis, do kterého bude sběrný arch náleţet. Nebo je moţné přímo zaloţit nový spis. Ostatní funkce jsou popsány v sekci viz Detail sběrného archu. Provede zaloţení sběrného archu a následné vloţení dokumentu do sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez zaloţení nového sběrného archu a vloţení dokumentu do sběrného archu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.




9.1.2.7

Pořadače

Zaloţení nového záznamu – provede zaloţení nového pořadače.

Změna údajů záznamu – editace (změna) záznamu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Název – název pořadače

Nastavení zobrazení pořadače. Pokud je zaškrtnuto, můţe pořadač pouţívat pouze funkční místo, které jej vytvořilo. Ostatním funkčním místům není pořadač zobrazován. Pokud není zaškrtnuto, je pořadač zobrazován všem funkčním místům, které jsou ve stejném spisovém uzlu jako funkční místo, jeţ pořadač zaloţilo. Provede zaloţení a uloţení nového pořadače. Uzavře formulář bez zaloţení nového pořadače. Zobrazení detailu záznamu. Nelze záznam editovat. Změna údajů záznamu – editace (změna) záznamu. Zrušení (zneaktivnění) záznamu - stornování (odstranění) existujícího záznamu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny pořadače celého uzlu. Pokud není zaškrtnuto, zobrazují se pouze pořadače zaloţené uţivatelem.




Sloupce seznamu: Ikona - pokud je barevná, jde o cizí pořadač a editace je zakázána. Pokud je ikonka šedivá, jde o vlastní pořadač a lze pořadač editovat. Popis – popis pořadače. Soukromý – pokud je zaškrtnuto, můţe pořadač pouţívat pouze funkční místo, které jej vytvořilo. Pokud není zaškrtnuto, je pořadač zobrazován všem funkčním místům, které jsou ve stejném spisovém uzlu jako funkční místo, jeţ pořadač zaloţilo.

9.1.2.8

Detail dokumentu

Formulář můţe být zobrazen v následujících stavech: Nový záznam - je zakládán nový dokument (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře). Jedná se o dokument zaloţený uţivatelem nikoliv dokument (došlá pošta), který zakládá podatelna. Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není moţné provádět změny údajů, Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je moţné provádět změny údajů.

Pokud je nastaveno v profilu zákazníka označování dokumentů čárovým kódem, je zde grafická prezentace čárového kódu dokumentu (v reţimu detailu a editace). V reţimu nový záznam se objevuje textové pole „čárový kód“.

Text „Dokument“ doplněný v případě označování dokumentů čárovým kódem textem „Čárový kód“ a hodnotou čárového kódu. V případě označování dokumentů evidenčním číslem, je zde text „Evidenční číslo“ a hodnota evidenčního čísla. Textové vyjádření stavu dokumentu. Moţné hodnoty: Doručeno Evidováno Stornováno Vyřízeno Předáváno

Pokud je dokument aktuálně předáván: 1. Přímo funkčnímu místu – je vypsán text „Dokument je předáván uživateli XX“, kde za XX je doplněno jméno, příjmení, titul před jménem, titul za jménem a název funkčního místa přebírajícího. Verze dokumentu: 1.01



2. Spisovému uzlu – je vypsán text „Dokument je předáván spisovému uzlu XX“, kde za XX je doplněn název přebírajícího spisového uzlu. 3. Podatelně (předání přes podatelnu) – je vypsán text „Dokument je předáván podatelně XX“, kde za XX je doplněn název přebírající podatelny. Pokud je dokument součástí spisu, je vypsán text „Dokument je součástí spisu XX“, kde XX je spisová značka spisu, do nějţ dokument náleţí. Pokud je dokument součástí sběrného archu, je vypsán text „Dokument je součástí sběrného archu XX“, kde XX je číslo jednací sběrného archu, do nějţ dokument náleţí. Formulář je rozdělen do 9 záloţek: 1. Profil 2. Doručení 3. Elektronický obraz, přílohy 4. Odesláno 5. Pořadače 6. Historie 7. Práva 8. Související 9. Poznámky Ve všech formulářích jsou tyto ovládací prvky: Provede uloţení buď nového spisu, nebo provedených změn. Provede uzavření formuláře. V případě, ţe nebyla provedena ţádná změna, okno se uzavře. Pokud jakákoliv změna provedena byla, systém se zeptá, zda chceme poţadovanou akci uloţit.

Ikony panelu nástrojů:

Změna údajů dokumentu – editace dokumentu. Provádí změnu existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Změny je nutné uloţit pomocí tlačítka „Uloţit“. Pokud je formulář zobrazen v reţimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního reţimu. Načtení původních údajů - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Přidat novou přílohu – ukládá novou přílohu dokumentu (viz Záloţka - Elektronický obraz, přílohy). Povoleno pouze v editačním reţimu. Přidat nové odeslání (zásilku) – zakládá novou zásilku (odeslání dokumentu), (viz Záloţka – Odesláno). Vytvořit odpověď na dokument – vytváří odpověď na existující dokument. Je povoleno, pokud funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených cizích dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu. Vytváří nový dokument se stejným číslem jednacím, s pouţitím údajů původního dokumentu a ukládá vazbu Verze dokumentu: 1.01



mezi dokumenty (vyřizující - vyřizovaný dokument). Odpověď lze vytvořit u dokumentu pouze jednu. Vyřízení dokumentu – provádí vyřízení dokumentu. Je povoleno, pokud funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu. Dokument nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Při vyřízení dokumentu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je dokument vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené dokumenty (není tedy jiţ zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu.

Volba jakým způsobem má být dokument vyřízen (viz Administrace – číselníky – způsob vyřízení). Do rozbalovací nabídky „Způsob vyřízení“ je načten obsah číselníku Způsobů vyřízení dokumentu (viz Administrace – číselníky – Způsoby vyřízení dokumentu). - U samostatných dokumentů – pouze způsoby vyřízení bez příznaku „vyřizující dokument“, - U propárovaných dokumentů – všechny způsoby vyřízení. Provede vyřízení dokumentu. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je vyřízen současně i druhý dokument v páru. Zavře formulář vyřízení dokumentu – vyřízení dokumentu se neprovede. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je zobrazen informační dialog s textem „Dokument je propárován s jiným dokumentem (vazba iniciační dokument – odpověď). Pokud provedete vyřízení tohoto dokumentu, provede se současně i vyřízení napojeného dokumentu.“ Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zrušení vyřízení dokumentu - kliknutím na tlačítko „Zrušit vyřízení“ je provedeno zrušení vyřízení dokumentu (tj. změna stavu dokumentu z „vyřízeno“ na „evidováno“). Je povoleno, pokud je dokument ve stavu „vyřízeno“ a funkční místo má přiřazenu konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení dokumentu“. Nastavení datumu nabytí právní moci – provádí nastavení či změnu datumu nabytí právní moci dokumentu. Je povoleno, pokud funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Právní moc dokumentu lze uloţit, či měnit kdykoli, dokud je dokument ve stavu Nevyřízeno. Po uloţení datumu Verze dokumentu: 1.01



nabytí právní moci, je datum vloţen do pole „Právní mocí“. Formulář umoţňuje uloţení či změnu datumu nabytí právní moci dokumentu. Právní moc dokumentu lze uloţit, či měnit kdykoli, dokud je dokument ve stavu Nevyřízeno. Právní moc nemá z hlediska aplikace ţádnou další návaznost (její změnou nedochází k modifikaci jiných dat či změnám stavu objektů). Datum (hodnotu) právní moci lze nastavit libovolnou (např. nastavit i datum v minulosti). Při kaţdém nastavení (či změně) právní moci je do historie dokumentu uloţen záznam s popisem operace „Nastavení / změna datumu nabytí právní moci“.

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Datum nabytí právní moci. Při zápisu právní moci je do historie dokumentu uloţen záznam. Datum lze vybrat z kalendáře.

Provede uloţení právní moci dokumentu a datum je vloţen do pole „Právní mocí“ na detailu záznamu. Provede uzavření formuláře bez provedení uloţení/změny právní moci. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Předání dokumentu - provádí předání dokumentu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v ţádném spise ani ve sběrném archu. Dokument nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Předaný dokument nemění vlastníka ihned, stává se tak aţ po potvrzení (převzetí dokumentu) přebírajícím uţivatelem.




Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Dokument lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náleţející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí dokumentu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějţ náleţí předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat dokument svému spisovému uzlu?“. Pokud uţivatel klikne na tlačítko "ANO", zpracování pokračuje. V opačném případě je předávání ukončeno. Předávat lze přímo (dokument si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (dokument bude předán podatelně, která ho následně předá přebírajícímu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu zvolenému spisovému znaku. Pokud je zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uloţeno cílové Verze dokumentu: 1.01



funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uloţen cílový spisový uzel. Provede předání dokumentu. Provede uzavření formuláře bez předání dokumentu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Storno předání dokumentu - provádí zrušení (storno) předání dokumentu. Předávající můţe, aţ do převzetí dokumentu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u seznamu předávaných dokumentů a u dokumentu, který nebyl převzat druhým uţivatelem.

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání dokumentu. Dokument je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené dokumenty. Provede uzavření formuláře bez storna předání dokumentu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Převzetí dokumentu - provádí převzetí dokumentu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Dokument je předáván funkčnímu místu uţivatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).




Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí dokumentu. Dojde ke změně vlastníka dokumentu. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí dokumentu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Odmítnutí převzetí dokumentu - provádí odmítnutí převzetí dokumentu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Odmítnutý dokument se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).

Evidenční číslo dokumentu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace dokumenty nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí dokumentu, uţivatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí dokumentu. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí dokumentu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu - stejnopis je samostatný dokument vytvořený z jiného dokumentu. Z originálního dokumentu přebírá své evidenční údaje (mimo datumu evidence, to je určeno datumem vytvoření stejnopisu), elektronický obraz a všechny přílohy. K originálnímu dokumentu i stejnopisu je uloţena informace o vazbě mezi originálem a stejnopisem.

Vloţení dokumentu do spisu - provádí vloţení dokumentu do jiţ existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu.





Pokud je v nastavení zákazníka nastaveno označování spisů čárovými kódy, lze poté spis vybrat podle čárového kódu. Pokud spis nebyl nalezen, je vypsán informační dialog s textem „Spis nebyl nalezen – zadaný čárový kód neexistuje!“. Pokud byl spis nalezen, je identifikátor (čárový kód) vloţen do pole „Spis“. Provede vloţení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez vloţení dokumentu do spisu. Zaloţit spis z dokumentu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu) a následné vloţení dokumentu do takto zaloţeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v ţádném spisu ani ve sběrném archu.











Je nutné vyplnit spis, do kterého bude sběrný arch náleţet. Nebo je moţné přímo zaloţit nový spis. Ostatní funkce jsou popsány v sekci viz Detail sběrného archu. Provede zaloţení sběrného archu a následné vloţení dokumentu do sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez zaloţení nového sběrného archu a vloţení dokumentu do sběrného archu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk. Nastavení datumu, do něhoţ nesmí být dokument skartován - ikonka je zobrazena pouze u vyřízených dokumentů. Funkce je povolena, pokud funkční místo uţivatele je vlastníkem dokumentu.




1. Záloţka - Profil

Záloţka profil, obsahuje základní údaje o dokumentu. Číslo jednací - zobrazuje číslo jednací přidělené dokumentu. Čísla jednací jsou přidělována automaticky. Pokud dokument nemá číslo jednací a není nastaven v profilu zákazníka parametr automatického přidělování čísla jednacího, je zobrazen odkaz „Přidělit (dokument zatím nemá číslo jednací)“. Jinak je zobrazeno textové pole čísla jednacího. Volitelná část čísla jednacího - do tohoto pole je moţno zadat libovolný text (maximálně 20 znaků). Forma - nabídka obsahuje poloţky: analogová (papírová) - originál dokumentu je v papírové podobě (např. dopis). digitální (elektronická) - originál dokumentu je v elektronické podobě (např. rozhodnutí ve formátu PDF doručené datovou zprávou). zdigitalizovaná (převedena do elektronické podoby). Původ – nabídka obsahuje poloţky: Dokument VLASTNÍ - dokument byl vytvořen v rámci organizaci Dokument CIZÍ - dokument byl vytvořen mimo organizaci (někým jiným) a do organizace doručen např. poštou. Věc - stručný popis dokumentu. Uvádí se zde stručně věc dokumentu (čeho se dokument týká). Tento text je následně zobrazován v seznamu dokumentů všem uţivatelům - do tohoto pole nesmí být uváděny citlivé (tajné) informace či osobní údaje. Podrobný popis – podrobný popis dokumentu. Je moţno sem podrobně rozvést věc dokumentu. Také je moţno sem uvádět citlivé údaje - toto pole se zobrazuje pouze na detailu dokumentu (pokud je tedy u dokumentu nastaven přístup na Neveřejný dokument, můţe toto pole vidět pouze vlastník dokumentu). Typ dokumentu – výběr typu dokumentu z číselníku (viz Administrace – číselníky – Typy dokumentu). Spisový znak – toto pole je zobrazeno jen v případě nastaveného parametru „Pouţívat spisové a skartační znaky a skartační lhůty“(viz Administrace – aplikace – Parametry aplikace). Výběr je prováděn z číselníku (viz Administrace – číselníky – spisové znaky). Skartační znak - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Pouţívat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Pouţívat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Pouţívat pouze Verze dokumentu: 1.01



skartační znaky a lhůty“. A - archivovat V - provést výběr S - skartovat Skartační lhůta - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Pouţívat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Pouţívat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Pouţívat pouze skartační znaky a lhůty“ (viz Administrace – aplikace – Parametry aplikace). Neskartovat do - formulář umoţňuje uloţení či změnu datumu, do něhoţ nesmí být dokument skartován (např. z důvodu platnosti smlouvy…) u jiţ vyřízeného dokumentu. Při kaţdém nastavení (či změně) hodnoty je do historie dokumentu uloţen záznam s popisem operace „Změna datumu neskartovat do po vyřízení dokumentu“. Textové pole „Číslo jednací jiného SW“ (maximálně 50 znaků) - moţnost zadání čísla jednacího pouţívaného jinou aplikací. Přístup - Umoţňuje nastavit práva pro zobrazení detailu dokumentu. „Ke zveřejnění” - právo zobrazení detailu dokumentu komukoliv (nezávisle na spisovém uzlu). Běţný dokument - detail dokumentu si můţe zobrazit kdokoli z uţivatelů (v rámci spisového uzlu) Neveřejný dokument - detail dokumentu je přístupný pouze aktuálnímu vlastníkovi dokumentu (ostatním se detail nezobrazí) Počet listů/příloh - pole jsou povolena jen v případě papírové formy dokumentu. Doručeno - datum a čas doručení dokumentu. Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Evidováno - datum a čas evidování dokumentu. Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Vyřídit do - moţno manuálně nastavovat či měnit datum. Právní moc - datum a čas kdy nabyla právní moc dokumentu. Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Způsob vyřízení - způsob jakým byl dokument vyřízen (viz Administrace – číselníky – způsoby vyřízení dokumentu). Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace.

Vyřizující dokument – je zde uveden dokument, který tento dokument vyřizuje, nebo je tímto dokumentem vyřizován (viz Odpověď). Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Po vloţení vyřizujícího dokumentu se kolonka z „vyřizujícího dokumentu“ přejmenuje na „vyřizuje dokument“. Pokud není pole prázdné, je povoleno tlačítko dokumentu.

, které provádí zobrazení detailu uvedeného

Spis – zobrazení spisu, ve kterém je dokument uloţen. Pole je vţdy zakázáno. Vlastník - aktuálníí vlastník dokumentu. Automaticky je nastaven aktuálně přihlášený uţivatel. V případě zakládání nového dokumentu při příjmu (např. datové zprávy), je umoţněno zvolit jiného vlastníka, v ostatních případech je pole zakázáno. Spisový uzel – spisový uzel aktuálního vlastníka dokumentu. Automaticky je nastaven spisový uzel aktuálně přihlášeného uţivatele.




2. Záloţka – Doručení

Záloţka obsahuje údaje o doručení dokumentu organizaci. Je povolena jen v případě původu dokumentu Dokument CIZÍ. Odesílatel - odesílatel dokumentu (z jaké adresy byl doručen dokument). Odesílatel se volí z adresáře (viz Administrace- Externí subjekty). ČJ odesílatele - číslo jednací dokumentu pouţívané odesílatelem. Pole je povoleno pouze u původu Dokument CIZÍ. Podací číslo – podací číslo zásilky (v níţ byl dokument). Téţ můţe být uveden identifikátor datové zprávy, kterou byl dokument doručen. Způsob odeslání – způsob jakým byla zásilka obsahující dokument odeslána. Např. Datová schránka Typ zásilky – typ zásilky obsahující dokument. Např. Dodejka. Forma zásilky - forma zásilky obsahující dokument, např. Balík

Pokud byl dokument zaloţen z datové zprávy, je do nového pole "Originál zásilky" vloţen název ZFO souboru. Je aktivní tlačítko "Zobrazit", jímţ je moţné stáhnout/zobrazit ZFO soubor, z nějţ byl dokument zaloţen. 3. Záloţka – Elektronický obraz, přílohy

Záloţka obsahuje údaje o elektronickém obrazu dokumentu a přílohách dokumentu. Elektronický obraz dokumentu je předloha dokumentu. Např. Do datové schránky byla doručena datová zpráva obsahující fakturu v PDF souboru. Při zaloţení dokumentu tedy bude PDF soubor faktury přiloţen Verze dokumentu: 1.01



jako elektronický obraz dokumentu.

Provede vloţení nového souboru elektronického obrazu. Tlačítko je povoleno jen v případě, kdy není u dokumentu ţádný elektronický obraz. Prvním krokem při uloţení souboru je výběr ukládaného souboru. Je zobrazen standardní dialog pro výběr souboru. Po úspěšném výběru souboru, je zobrazen dialog průběhu přenosu souboru na server a průběh ukládání. Poté je ukládání dokončeno.

Provede odstranění označené přílohy dokumentu. Zobrazí uloţený elektronický obraz. Staţení souboru provádí zaslání souboru ze serveru (úloţiště dat) na lokální počítač. Soubor tak můţe být otevřen (zobrazen jeho obsah) v příslušném programu, či uloţen na disk lokálního uţivatelova počítače. V okamţiku, kdy je připraveno staţení souboru je zobrazen dialog uloţení/staţení souboru. Níže zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlížeči internetových stránek použitým u uživatele.

Po vyvolání funkce staţení (zobrazení) souboru je zobrazen dialog, informující o probíhající přípravě zaslání souboru. Verze dokumentu: 1.01



Příloha dokumentu je libovolný soubor (ukládá se k dokumentu), nebo textový odkaz na přílohu (např. katastrální papírová mapa, 1ks). Sloupce seznamu: Název souboru - skutečný název souboru (příloha v el. podobě). Forma – forma přílohy (informace/ elektronická). Druh – název přílohy. Počet – počet příloh. U přílohy v elektronické podobě vţdy „1“. Pokud jde pouze o odkaz na přílohu, lze zapsat libovolný počet příloh. Provede vloţení nové přílohy dokumentu.

Ikonky panelu nástrojů: Editace - pokud je formulář zobrazen v reţimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního reţimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Elektronický obraz - ikonky: „Zvolit soubor z tohoto počítače“ - otevření souboru z lokálního počítače. „Skenovat předlohu“ - vytvoření nového obrazu skenováním dokumentu. „Pouţít vzor“ - vytvoření nového obrazu jako dokumentu office (Wordu) ze šablony dokumentu viz Administrace - Šablony dokumentů. „Podepsat elektronickým podpisem“ - viz níţe „Podepsat PDF soubor“. Verze dokumentu: 1.01



“Konvertovat do PDF“ - viz níţe „Konverze do PDF“. „Zkontrolovat platnost elektronického podpisu“ - viz níţe „Validace podpisů PDF souborů“. “Odstranit“ - odstranění přílohy. „Zobrazit“ - viz níţe „Zobrazení elektronických obrazů a příloh“. Přílohy - ikonky: „Zvolit soubor z tohoto počítače“ - otevření souboru z lokálního počítače. „Skenovat předlohu“ - vytvoření nového obrazu skenováním dokumentu. „Pouţít vzor“ - vytvoření nového obrazu jako dokumentu office (Wordu) ze šablony dokumentu viz Administrace - Šablony dokumentů. Pole formuláře: Typ přílohy - Jaká je podoba zakládané přílohy: Příloha (pouze odkaz na přílohu) - nebude ukládán soubor s přílohou, pouze budou ukládány informace (popis) přílohy Příloha v elektronické podobě - bude ukládán soubor s přílohou Druh – stručný popis přílohy. Počet – počet příloh. Toto pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha (pouze odkaz na přílohu), v opačném případě je automaticky zadána hodnota 1. Soubor přílohy - Zvolený soubor přílohy. Pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha v elektronické podobě.Přímo do pole není moţno zadávat údaje. Výběr souboru se provádí kliknutím na tlačítko (otevírá dialog pro výběr souboru). Text „Maximální povolená velikost souboru je XX“, kde za XX je doplněna maximální velikost souboru přílohy dokumentu nastavená v profilu zákazníka. Provede odstranění označené přílohy dokumentu. Zobrazí uloţenou přílohu v elektronické podobě Scanovat předlohu V programu lze vyuţít funkci skenování do aplikace. Vlastní skenování není prováděno aplikací, jedná se o funkce operačního systému. Tato funkcionalita je dostupná pouze u instalované aplikace (out-ofbrowser). Scanner je volán pomocí WIA ovladačů, tzn., ţe jsou podporovány pouze scannery s tímto ovladačem. Základní tok událostí: 1. Je vyvolán standardní skenovací dialog operačního systému. 2. Uţivatel zvolí parametry skenování. 3. Kliknutím na tlačítko „Scanovat předlohu“ je provedeno skenování. 4. Naskenovaný obraz je přiloţen na detail dokumentu Pokud není dostupný ţádný scanner (není zapnut), je zobrazen informační dialog s textem „Není dostupný ţádný scanner. Ověřte, zda je scanner správně připojen k USB portu počítače, a zda je scanner zapnut. Skenování je povoleno v následujících sekcí: Kancelář - Dokumenty - Nevyřízené - detail dokumentu - záloţka Elektronický obraz, přílohy Elektronický obraz - ikona „Scanovat předlohu“ . Kancelář - Dokumenty - Nevyřízené - detail dokumentu - záloţka Elektronický obraz, přílohy Přílohy - nová - ikona „Scanovat předlohu“ . Kancelář - Spisy a sběrné archy - Nevyřízené - detail spisu - záloţka Přílohy - nová - ikona „Scanovat předlohu“ Verze dokumentu: 1.01

. Strana 68 (celkem 237)


Zobrazení elektronických obrazů a příloh Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci v reţimu pouze pro čtení. Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci s moţností uloţení změn. Uloţení souboru do lokálního počítače - soubor bude uloţen na zvolené místo a pod zvoleným názvem. Podepsat PDF soubor Podepsání PDF souboru elektronickým podpisem. Při podpisu PDF je zobrazen dialog s textem „Chcete původní (nepodepsaný) soubor uložit do příloh?“. Pokud uţivatel klikne na tlačítko Storno, je zavřen dialog a ukončeno zpracování. Pokud uţivatel klikne na tlačítko Ano, je po dokončení podpisu původní soubor z elektronického obrazu uloţen do příloh dokumentu. Pokud uţivatel klikne na tlačítko NE, není původní verze souboru elektronického obrazu zachována. Je zjištěno, zda je v lokálním počítači nainstalována knihovna Elisa.Interop. Pokud není nainstalována, či není poţadované verze, je nabídnuta instalace Elisa.Interop: 1. Je zobrazen dialog průběhu staţení souboru. 2. Po dokončení stahování souboru je spuštěn instalátor. 3. Instalátor má nastaveny výchozí parametry tak, ţe není třeba provádět jejich změnu. Stačí tedy projít instalátorem (v některý operačních systémech můţe vyţadovat potvrzení spuštění v roli administrátora). 4. Po úspěšném dokončení instalátoru by měly být funkce knihovny Elisa.Interop ihned dostupné. Pokud má funkční místo práva pro připojení časového razítka k elektronickým podpisům (parametr „Povoleno používání časových razítek při elektronickém podep.“ v konfigurační skupině), je zobrazen dialog s textem „Má být k podpisu připojeno také časové razítko?“ Pokud uţivatel klikl na tlačítko Ano, je k podpisu připojeno časové razítko. Pokud při této volbě nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci - parametry aplikace, je zobrazen dialog s textem „Funkcionalitu časových razítek není možno používat - nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci aplikace. Kontaktujte svého administrátora.“ a zpracování ukončeno. Pokud uţivatel klikl na tlačítko Ne, časové razítko se nepouţije. Je vyvolán standardní dialog operačního systému pro výběr elektronického podpisu. Po výběru elektronického podpisu je provedeno podepsání souboru a jeho uloţení do elektronického obrazu. Konverze do PDF Převod souborů formátů doc, doc., xls, xlsx, ods, jpg, bmp, gif, tiff (tif) a png do PDF souboru přímo v aplikaci (serveru) bez jakékoliv další aplikace. Při konverzi je zobrazen dialog s textem „Zvolte, jakým způsobem má být uložen zkonvertovaný soubor:“ „Původní soubor přesunout do příloh a zkonvertovaný umístit jako obraz“. „Původní soubor ponechat jako obraz a zkonvertovaný uloţit do příloh“. „Původní soubor nahradit zkonvertovaným“. Pokud uţivatel klikl na tlačítko Ok, je provedena konverze souboru a provedena operace na základě volby výše. Pokud uţivatel klikl na tlačítko Storno, je zpracování ukončeno. Validace podpisů PDF souborů Provádí validaci podpisu uloţeného souboru elektronického obrazu ve formátu PDF. Při validaci je zobrazen dialog průběhu validace podpisu. Po dokončení validace je: Zobrazen dialog s textem „Validace podpisů PDF souboru byla dokončena. Výsledek validace XX. Protokol byl uloţen do souboru přílohy s názvem YY“, kde za XX je doplněn výsledek validace („Ověřeno“, „Neověřeno“ a „Není podepsáno“) a za YY název souboru protokolu validace. Protokol o validaci podpisu je uloţen do příloh dokumentu pod názvem „XX (protokol z YY).pdf“ (kde za XX je doplněn původní název souboru bez přípony a za YY aktuální datum a čas bez sekund) ve formátu PDF. 4. Záloţka – Odesláno




Záloţka se seznamem odeslání dokumentu (odeslaných zásilek v nichţ byl obsaţen dokument). Záloţka umoţňuje: Zobrazit seznam všech odeslání dokumentu a sledovat aktuální stav zásilek (zda byly jiţ odeslány, případně kdy byly doručeny). Zobrazuje se zde:stav, vypraveno, adresát, způsob a typ. Vytvořit a připravit odeslání nové zásilky s dokumentem, Změnit parametry jiţ zaloţené zásilky (aţ do jejího předání), Stornovat připravenou zásilku Vytváří nové odeslání (novou zásilku) obsahující dokument. Změna údajů existující zásilky. Změnu údajů je moţno provádět pouze u zásilek, které nebyly dosud odeslány či předány k odeslání. Zobrazení detailu existující zásilky. Provede stornování (zrušení) vytvořené zásilky. Storno zásilky je moţno provádět pouze u zásilek, které nebyly dosud odeslány či předány k odeslání (pokud je třeba zásilku stornovat později - po jejím předání k odeslání - lze tak provést v menu Odeslání v konkrétním seznamu zásilek. Formulář detailu odeslání dokumentu (zásilky).







Formulář můţe být zobrazen v následujících stavech: Nový záznam - je zakládáno nové odeslání (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře), Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není moţné provádět změny údajů, Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je moţné provádět změny údajů. Editace - pokud je formulář zobrazen v reţimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního reţimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pole formuláře: Aktuální stav - Stav v jakém se aktuálně zásilka nachází. Pole je vţdy zakázáno. Moţné hodnoty: Vytvořeno – zásilka byla vytvořena a zatím nebyla předána výpravně Stornováno – zásilka byla stornována uţivatelem Předáno výpravně – zásilka byla předána výpravně, výpravna ji zatím nepřevzala Připraveno k vypravení – zásilka je na výpravně Stornováno výpravnou Odesláno – zásilka byla odeslána (vypravena) Vráceno nedoručené Doručeno Způsob odeslání – způsob jakým má být zásilka odeslána (např. Pošta, Datová schránka...) Typ zásilky – typ zásilky (např. Obyčejná, Dodejka) Forma zásilky – forma zásilky (např. balík, dopis) Adresát – adresa, na kterou má být zásilka odeslána. Zadání adresy se provádí výběrem z číselníku (adresáře) (viz Administrace - Externí subjekty). V reţimu záznamu je moţno zakládat hromadně zásilky - namísto klasické volby jednoho externího subjektu je moţno zvolit skupinu externích subjektů. Volba „Odeslat“: „Jednomu adresátu“ - bude vytvořena jedna zásilka (odeslání) pro jednoho adresáta. „Skupině adresátů“ - namísto klasického výběru externího subjektu z číselníku se volí z číselníku skupin externích subjektů. Pokud je zvolena volba „Skupině adresátů“, je provedeno pro kaţdý externí subjekt ve skupině zaloţení jedné zásilky. Případná následná editace či prohlíţení zásilky jiţ probíhá pouze v klasickém reţimu jedné zásilky. Tento reţim neumoţňuje výběr zástupné osoby, zobrazení státu v adrese či záměnu řádků v adrese. Jsou tedy zakázána a vyprázdněna pole: o „Upřesnění příjemce“. o Tlačítko „Nový“. o Korespondenční adresa. o Zaškrtávací pole „Stát“. Záloţka „Běţná zásilka“, obsahuje: Rozbalovací nabídku „Upřesnění příjemce“ - obsahuje seznam zástupných osob aktuálně zvoleného adresáta. - Tlačítko „Nové“ – zakládá novou zástupnou osobu aktuálně zvoleného adresáta (viz Administrace - Externí subjekty – zástupné osoby). Skupinu „Korespondenční adresa“ - zobrazuje náhled adresy tak, jak bude pouţita na zásilce (tisknuta). Obsahuje řádky 1, 2, 3, 4, 5, kde je pole vţdy zakázáno editovat. Zaškrtávací pole „Zaměnit první a druhý řádek adresy (upřesnění příjemce na prvním řádku)“. Verze dokumentu: 1.01



Pole je povoleno jen v případě, kdy je zvoleno upřesnění příjemce. Pokud je zaškrtnuto, je upřesnění příjemce vloţeno do prvního řádku a zbytek adresy je posunut o jeden řádek níţe. Zaškrtávací pole „Pouţít v adrese Stát“ – pokud je zaškrtnuto a adresa má uveden Stát, je do adresy (na poslední řádek) vloţen stát. Tato funkce umoţňuje „odfiltrovat“ z adresy stát, který ve většině případů bude ČR, a tak není vhodné jej v adrese uvádět (a případně tisknou na obálku). Skupinu „Předání zásilky výpravně provede“ - umoţňuje zvolit spisový uzel a funkční místo, které za uţivatele zakládajícího zásilku provede předání výpravně. Funkční místo, jeţ provádí předání výpravně, má zobrazeny nepředané své i cizí zásilky v sekci „Zásilky“ přehledu (seznamu) „Vytvořené“; Skupina je zobrazena, jen pokud není nastaven parametr zákazníka (Administrace -> Parametry aplikace) „Zásilky po vytvoření ihned předávat výpravně“; Skupina (její poloţky) je povolena jen u zásilky se stavem „Vytvořeno“. Provede uloţení zadaných dat. Provede uzavření formuláře bez uloţení dat.

Záloţka „Datová zpráva“

Záloţka „Datová zpráva“ obsahuje: zaškrtávací pole „Do vlastních rukou“; zaškrtávací pole „Povoleno doručení fikcí“. Povoleno pouze u funkčních míst s datovou schránkou typu OVM; textové pole „K rukám“ (maximálně 255 znaků); pole seznamu souborů - zde lze zaškrtnout, jak elektronický obraz dokumentu, tak i přílohu v elektronické podobě; ukazatel průběhu - znázorňuje vyuţití kapacity (velikosti dat) datové zprávy. Text Využito XX z maximální velikosti 10 MB“, kde za XX je doplněn součet velikostí zvolených souborů.


Nová – ukládá novou přílohu zásilky (datové zprávy). Tato příloha je následně uloţena také do příloh dokumentu, který je odesílán (viz Elektronický obraz, přílohy). Nově zaloţená příloha je vloţena do seznamu příloh zásilky a je označena textem „Nová” za názvem přílohy. Odstranit – odstraňuje nově zaloţenou přílohu zásilky (datové zprávy). Lze pouţít pouze u příloh zaloţených tlačítkem „Nová“ a pouze do uloţení zásilky. Provede uloţení zadaných dat. Pokud má zvolený způsob odeslání příznak „Odeslání do datové schránky“, jsou provedeny následující kontroly: Je provedena kontrola, zda má zvolená adresa (externí subjekt) přiřazenu Strana 73 (celkem 237)


-

-

-

-

datovou schránku. Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Dokument nelze odeslat zvolenému adresátovi do datové schránky – adresa nemá přiřazenu datovou schránku!“ a ukládání přerušeno. Je provedena kontrola, zda má přihlášené funkční místo (resp. jeho spisový uzel) přiřazenu datovou schránku. Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Nelze provést odeslání datovou schránkou – není nastavena žádná datová schránka!“ a ukládání přerušeno. Je zjištěno, zda můţe uţivatel (jeho datová schránka) odeslat zprávu do schránky adresáta (zda to informační systém datových schránek umoţňuje). Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Informační systém datových schránek nepovoluje odeslání dokumentu do typu schránky, jež má adresát!“ a ukládání přerušeno. Je proveden součet velikostí všech souborů označených k odeslání. Pokud jejich velikost překračuje 10 MB (maximální velikost povolenou informačním systémem datových schránek), je zobrazen informační dialog s textem „Překročena maximální povolená velikost příloh datové zprávy! Celková velikost všech příloh může být maximálně 10 MB (velikost vybraných příloh je XX)“, kde za XX je doplněna skutečná velikost zvolených souborů a ukládání přerušeno. Pokud není zvolen alespoň jeden soubor pro odeslání, je zobrazen informační dialog s textem „Pro odeslání do datové schránky je vyžadováno přiložení alespoň jedné přílohy či elektronického obrazu. (Informační systém datových schránek neumožňuje odeslání zpráv bez příloh).“ a ukládání přerušeno. Provede uzavření formuláře bez uloţení dat.

Záloţka „Údaje o odeslání/doručení" Záloţka je povolena aţ po odeslání dokumentu. Obsahuje informace o jeho odeslání a doručení. Pokud bylo odeslání provedeno datovou schránkou, a byl jiţ staţen ZFO soubor datové zprávy, případně dodejky/doručenky, je moţno je zobrazit.

Záloţka „Údaje o odeslání / doručení“ obsahuje: „Převzato výpravnou“ - datum a čas, kdy byla zásilka převzata výpravnou. „Výpravna“ - výpravna, přes niţ bylo provedeno vypravení. „Doručeno“ - datum a čas doručení zásilky. „Způsobem“ - způsob doručení / nedoručení zásilky. „Originál zásilky“ - pokud byla zásilka odeslána datovou schránkou a byla jiţ staţena odeslaná zpráva, je do pole doplněn název odeslané datové zprávy. Tlačítko „Zobrazit“ - tlačítko je povoleno pouze, pokud pole „Originál zásilky“ není prázdné. Provádí zobrazení detailu odeslané datové zprávy. „Dodejka / doručenka“ - pokud byla zásilka odeslána datovou schránkou a byla jiţ staţena dodejka či doručenka, je do pole doplněn název dodejky / doručenky odeslané datové zprávy. Tlačítko „Zobrazit“ - tlačítko je povoleno pouze, pokud pole „Dodejka / doručenka“ není prázdné. Provádí zobrazení detailu dodejky / doručenky odeslané datové zprávy. 5. Záloţka – Pořadače




Je zobrazena jen v případě nastavení parametru „zobrazovat a umoţnit pouţití pořadačů“ v profilu zákazníka. Zobrazuje se seznam pořadačů, ve kterých je dokument uloţen. Provede výběr pořadače (viz Pořadače). Provede odebrání dokumentu z označeného pořadače. Tlačítko je povolené, jen pokud je označen řádek seznamu pořadačů.

6. Záloţka – Historie

Záloţka obsahuje seznam všech operací provedených s dokumentem, včetně datumu provedení a uţivatele, který operaci provedl. Historie se zapisuje automaticky a není moţné ji ovlivnit (znemoţnit zapsání údajů o provedení operace, odstranění záznamu operace...). Vyřízení dokumentu V případě, kdy nebyl zadán termín vyřízení dokumentu - „Vyřízení dokumentu“ V případě, kdy byl dokument vyřízen v termínu - „Vyřízení dokumentu (vyřízeno v určené lhůtě d M - yyyy)“, kde za d-M-yyyy je doplněno datum do kdy měl být dokument vyřízen. V případě, kdy byl dokument vyřízen po termínu - „Vyřízení dokumentu (vyřízeno po určené lhůtě d - M - yyyy)“, kde za d-M-yyyy je doplněno datum do kdy měl být dokument vyřízen. Pokud byl při konkrétní operaci zadán důvod, je zobrazen u konkrétního řádku historie.

7. Záloţka Práva Povolení přístupu k dokumentu nad rámec jejich běţných práv zvoleným funkčním místům či spisovým uzlům. Uţivatel můţe přímo u konkrétního dokumentu povolit přístup pro konkrétní funkční místa či spisové uzly, které budou mít právo vţdy (pokud bude přístup k dokumentu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“) zobrazit detail dokumentu bez ohledu na jeho aktuálního vlastníka.




Přidání funkčního místa. Přidání spisového uzlu. Odebrání ze seznamu práv označeného řádku (funkční místo, spisová uzel).

8. Záloţka Související Zobrazuje veškeré související dokumenty (originál dokumentu a všechny vytvořené stejnopisy) - vazba, čárový kód, číslo jednací a vlastník.

9. Záloţka – Poznámky

Tato záloţka zobrazuje všechny poznámky, které uţivatelé k dokumentu vytvořili. Zobrazení poznámky je závislé na typu poznámky. Poznámka – tato poznámka se zobrazí všem uţivatelům, kteří mají právo zobrazení detailu dokumentu. Uţivatelská poznámka – tato poznámka se zobrazí pouze uţivateli, který jí zadal. Verze dokumentu: 1.01



9.1.3.

Spisy a sběrné archy

Formulář zobrazuje seznam spisů. Spisy jsou rozčleněny do kategorií dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, stornované, předávané, k převzetí). Kliknutím na poţadované spisy se v prostřední tabulce zobrazí seznam spisů. Na základě zvolené kategorie jsou zobrazeny spisy: Nevyřízené

Všechny nevyřízené spisy, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je moţno zobrazit i nevyřízené spisy ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Vyřízené

Všechny vyřízené spisy, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je moţno zobrazit i vyřízené spisy ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Stornované

Všechny stornované (smazané) spisy, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu" je moţno zobrazit i stornované spisy ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Předávané

Všechny spisy, které uţivatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

K převzetí

Všechny spisy, které jiná osoba aktuálně předává uţivateli (tj. spisy, které má uţivatel převzít).




Filtry seznamu: Ve formuláři se nacházejí následující ovládací prvky: Moţné hodnoty filtru výběru: Zaloţení Vyřízení – není dostupné u stavu „nevyřízené“ Uzavření – není dostupné u stavu „nevyřízené“ Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy vytvořené/doručené/evidované (viz. pole datum) nejdříve v uvedené datum. Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy vytvořené/doručené/evidované (viz. pole datum) nejpozději v uvedené datum. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy jejichţ stručný popis (či podrobný popis u dokumentů u nichţ má uţivatel právo alespoň zobrazit detail) začíná na uvedené znaky. Verze dokumentu: 1.01



Pokud není zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze spisy, které uţivatel aktuálně vlastní. Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny i spisy jiných uţivatelů (kteří patří do stejného spisového uzlu). Provede načtení dat podle předcházející volby (spisy celého uzlu). Sloupce seznamu:

Evidenční číslo - v závislosti na nastavení aplikace zobrazuje buď evidenční číslo spisu, či čárový kód spisu. Ikony: Desky otevřené – otevřený (/neuzavřený) spis Desky uzavřené – uzavřený spis Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu spisu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Popis – stručný popis spisu. Spisová značka – spisová značka spisu Vytvořeno – datum vytvoření spisu Vlastník – název funkčního místa aktuálně vlastnícího spis

9.1.3.1

Nevyřízené spisy

Všechny nevyřízené spisy, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je moţno zobrazit i nevyřízené spisy ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového spisu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu). Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běţný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není moţné provádět změny údajů. Změna údajů spisu – editace spisu (viz Detail spisu). Provádí změnu existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Změny je nutné uloţit pomocí tlačítka „Uloţit“. Stornování spisu - stornování (odstranění) existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nelze úplně smazat, pouze označit jako smazaný. Pokud je spis stornován, je automaticky přesunut do kategorie Stornované spisy (není tedy jiţ zobrazován v seznamu nevyřízených spisů).




Pokud je v Administraci – Parametry aplikace – spisy nastavena povinnost uvádět důvod při stornování spisu, uţivatel při stornování musí uvést důvod. Evidenční číslo spisu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno spisu (tj. změna stavu spisu na „stornováno“). Provede uzavření formuláře bez provedení storno. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Vyřízení spisu – provádí vyřízení spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Při vyřízení spisu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je spis vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené spisy (není tedy jiţ zobrazován v seznamu nevyřízených spisů).

Evidenční číslo spisu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu.




Volba jakým způsobem je spis vyřízen (viz Administrace – číselníky – způsob vyřízení spisu).

Do rozbalovací nabídky jsou načteny spisy obsaţené ve spisu.

Uţivatel zvolí způsob vyřízení spisu a vyřizující dokument spisu. Pokud chce provést s vyřízením spisu i jeho uzavření, zaškrtne pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ a klikne na tlačítko „Vyřídit“. Provede vyřízení spisu (změněn stav na „vyřízeno“). Pokud je zaškrtnuto pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ je provedeno i uzavření spisu (změněn stav na „uzavřeno“). Všechny dokumenty nacházející se ve spisu jsou vyřízeny (změněn jejich stav na „vyřízeno“). Pokud spis neobsahuje ţádné dokumenty, je zobrazen informační dialog „Spis nelze vyřídit – neobsahuje žádné dokumenty!“ a formulář je uzavřen. Před faktickým vyřízením dokumentů ve spisu (popř. sběrných arších spisu) je provedena kontrola, zda jsou u všech dokumentů zadány povinné spisové a skartační znaky (pokud je povinnost znaků nastavena v parametrech zákazníka). Pokud nejsou: je vyřízení spisu přerušeno; je zobrazen dialog s textem „Spis se nepodařilo vyřídit! Spis nelze vyřídit – dokument XXX umístěný ve spisu nemá vyplněny povinné spisové a skartační znaky.“ Za XXX je doplněno evidenční číslo či čárový kód dokumentu (v závislosti na nastavení označování dokumentů).

Zavře formulář vyřízení spisu – vyřízení spisu se neprovede. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Předání spisu - provádí předání spisu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Předaný spis nemění vlastníka ihned, stává se tak aţ po potvrzení (převzetí spisu) přebírajícím uţivatelem.





Spis lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náleţející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí spisu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějţ náleţí předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat spis svému spisovému uzlu?“. Pokud uţivatel klikne na tlačítko "ANO", zpracování pokračuje. V opačném případě je předávání ukončeno.

Předávat lze přímo (spisy si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (spis bude předán podatelně a ta ho následně předá určenému funkčnímu místu nebo spisovému uzlu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu zvolenému spisovému uzlu. Pokud je zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uloţeno cílové funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uloţen cílový spisový uzel. Provede předání spisu. Provede uzavření formuláře bez předání spisu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk




9.1.3.2

Vyřízené spisy

Všechny vyřízené spisy, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je moţno zobrazit i vyřízené spisy ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového spisu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu). Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běţný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není moţné provádět změny údajů. Zrušení vyřízení spisu - mění vyřízení spisu na stav „editoveného". Aby uţivatel mohl provést Zrušení vyřízení spisu, spis musí být ve stavu „vyřízeno" a funkční místo musí mít přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení spisu". Uzavření spisu – provede uzavření vyřízeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u vyřízených spisů.

Čárový kód (identifikátor) spisu. V případě nastavení evidenčních čísel, se zde zobrazuje identifikátor evidenčního čísla. Provede uzavření spisu (změněn stav spisu na „uzavřeno“). Zavře formulář uzavření spisu – uzavření spisu se neprovede.

Zrušení uzavření spisu - funkce mění uzavřený spis na stav „vyřízeno“. Funkce je povolena, pokud má funkční místo přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit uzavření spisu". Spis musí být ve stavu „uzavřeno“. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk




9.1.3.3

Stornované spisy

Všechny stornované (smazané) spisy, které aktuálně vlastní uţivatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu" je moţno zobrazit i stornované spisy ostatních uţivatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového spisu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu). Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běţný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není moţné provádět změny údajů. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.3.4

Předané spisy

Všechny spisy, které uţivatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového spisu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu). Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běţný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není moţné provádět změny údajů. Převzetí spisu - provádí převzetí spisu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Spis je předáván funkčnímu místu uţivatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).




Evidenční číslo spisu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí spisu. Dojde ke změně vlastníka spisu. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Odmítnutí převzetí spisu - provádí odmítnutí převzetí spisu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Odmítnutý spis se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).


Pokud je v Administraci – Parametry aplikace - spisy nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí spisu, uţivatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí spisu. Spis zůstává předávajícímu a je u něj odstraněn příznak předávání. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Verze dokumentu: 1.01



Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.3.5

Spisy k převzetí

Všechny spisy, které jiná osoba aktuálně předává uţivateli (tj. spisy, které má uţivatel převzít).

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového spisu – provádí zaloţení nového spisu (viz Detail spisu). Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běţný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není moţné provádět změny údajů.

Převzetí spisu - provádí převzetí spisu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Spis je předáván funkčnímu místu uţivatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).

Evidenční číslo spisu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí spisu. Dojde ke změně vlastníka spisu. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Odmítnutí převzetí spisu - provádí odmítnutí převzetí spisu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Odmítnutý spis se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).





Pokud je v Administraci – Parametry aplikace - spisy nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí spisu, uţivatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí spisu. Spis zůstává předávajícímu a je u něj odstraněn příznak předávání. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Storno předání spisu – provádí zrušení (storno) předání spisu. Předávající můţe, aţ do převzetí spisu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u seznamu předávaných spisů a u spisu, které nebyl převzat druhým uţivatelem.

Evidenční číslo spisu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání spisu. Spis je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené spisy. Provede uzavření formuláře bez storna předání spisu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Verze dokumentu: 1.01



Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.3.6

Sběrné archy

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má ke sběrnému archu práva (je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu), nebo má iniciační dokument sběrného archu úroveň přístupu „běţný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník iniciačního dokumentu sběrného archu. Změna údajů záznamu – editace sběrného archu (viz Detail sběrného archu). Provádí změnu existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu. Změny je nutné uloţit pomocí tlačítka „Uloţit“. Odstranění sběrného archu - stornování (odstranění) existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu.

Provede vyjmutí všech dokumentů ze sběrného archu a všem vyjmutým dokumentům jsou vrácena jejich původní čísla jednací. Sběrný arch je odstraněn. Provede uzavření formuláře bez odstranění sběrného archu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk Filtry seznamu Ve formuláři se nacházejí následující ovládací prvky: Rozdělení sběrných archů dle jejich aktuálního stavu. Moţné hodnoty: Platný záznam – pouţívané sběrné archy Pozastavena platnost – pozastavené sběrné archy Zrušeno – zneaktivněné sběrné archy (odstraněné) Pokud je zaškrtnuto, zobrazují se všechny sběrné archy vlastněné spisovým uzlem, do nějţ náleţí funkční místo. Provede načtení dat podle předcházející volby (sběrné archy celého uzlu). Verze dokumentu: 1.01



Sloupce seznamu: Číslo jednací – číslo jednací sběrného archu Ikony – vyjadřují aktuální stav sběrného archu

Zámek (barevná ikonka) - uţivatel má práva k zobrazení detailu sběrného archu. Zámek (šedá poloprůhledná ikonka) - uţivatel nemá práva k zobrazení detailu sběrného archu. Popis - stručný popis sběrného archu (iniciačního dokumentu sběrného archu). Spis – značka - spisová značka spisu, do nějţ sběrný arch náleţí. Spis – popis - stručný popis spisu, do nějţ sběrný arch náleţí. Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího sběrný arch (iniciační dokument sběrného archu).

9.1.3.7

Detail spisu

Formulář můţe být zobrazen v následujících stavech: Nový záznam - je zakládán nový spis (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře). Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není moţné provádět změny údajů, Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je moţné provádět změny údajů.

Pokud je nastaveno v profilu zákazníka označování spisů čárovým kódem, je zde grafická prezentace čárového kódu spisu (v reţimu detailu a editace). V reţimu nový záznam se objevuje textové pole „Spis nový“.

Text „Spis“ doplněný v případě označování spisů čárovým kódem textem „Čárový kód“ a hodnotou čárového kódu. V případě označování spisů evidenčním číslem, je zde text „Evidenční číslo“ a hodnota evidenčního čísla. Textové vyjádření stavu spisu. Moţné hodnoty: Evidováno Stornováno Vyřízeno Uzavřeno Předáváno Pokud je spis aktuálně předáván: 1. Přímo funkčnímu místu – je vypsán text „Spis je předáván uživateli XX“, kde za XX je doplněno jméno, příjmení, titul před jménem, titul za jménem a název funkčního místa přebírajícího. 2. Spisovému uzlu – je vypsán text „Spis je předáván spisovému uzlu XX“, kde za XX je doplněn název přebírajícího spisového uzlu. 3. Podatelně (předání přes podatelnu) – je vypsán text „Spis je předáván podatelně XX“, kde za XX je doplněn název přebírající podatelny. Verze dokumentu: 1.01



Formulář je rozdělen do pěti záloţek: 1. Profil 2. Obsah spisu 3. Přílohy 4. Odesláno 5. Historie Ve všech formulářích jsou tyto ovládací prvky: Provede uloţení buď nového spisu, nebo provedených změn. Provede uzavření formuláře. V případě, ţe nebyla provedena ţádná změna, okno se uzavře. Pokud jakákoliv změna provedena byla, systém se zeptá, zda chceme poţadovanou akci uloţit.


Změna údajů spisu – editace spisu. Provádí změnu existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Změny je nutné uloţit pomocí tlačítka „Uloţit“. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Přidat novou přílohu – ukládá novou přílohu spisu (viz 3. Záloţka – Přílohy). Povoleno pouze v editačním reţimu. Přidat nové odeslání (zásilku) – zakládá novou zásilku (odeslání spisu), (viz 4. Záloţka – Odesláno - nové) Vyřízení spisu – provádí vyřízení spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Při vyřízení spisu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je spis vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené spisy (není tedy jiţ zobrazován v seznamu nevyřízených spisů).





Volba jakým způsobem je spis vyřízen (viz Administrace – číselníky – způsob vyřízení spisu).

Do rozbalovací nabídky jsou načteny spisy obsaţené ve spisu.

Uţivatel zvolí způsob vyřízení spisu a vyřizující dokument spisu. Pokud chce provést s vyřízením spisu i jeho uzavření, zaškrtne pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ a klikne na tlačítko „Vyřídit“. Provede vyřízení spisu (změněn stav na „vyřízeno“). Pokud je zaškrtnuto pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ je provedeno i uzavření spisu (změněn stav na „uzavřeno“). Všechny dokumenty nacházející se ve spisu jsou vyřízeny (změněn jejich stav na „vyřízeno“). Pokud spis neobsahuje ţádné dokumenty, je zobrazen informační dialog „Spis nelze vyřídit – neobsahuje žádné dokumenty!“ a formulář je uzavřen. Zavře formulář vyřízení spisu – vyřízení spisu se neprovede. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zrušení vyřízení spisu - mění vyřízení spisu na stav „editoveného". Aby uţivatel mohl provést Zrušení vyřízení spisu, spis musí být ve stavu „vyřízeno" a funkční místo musí mít přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení spisu". Uzavření spisu – provede uzavření vyřízeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u vyřízených spisů.




Čárový kód (identifikátor) spisu. V případě nastavení evidenčních čísel, se zde zobrazuje identifikátor evidenčního čísla. Provede uzavření spisu (změněn stav spisu na „uzavřeno“). Zavře formulář uzavření spisu – uzavření spisu se neprovede. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

Zrušení uzavření spisu - funkce mění uzavřený spis na stav „vyřízeno“. Funkce je povolena, pokud má funkční místo přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit uzavření spisu". Spis musí být ve stavu „uzavřeno“. Předání spisu - provádí předání spisu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a jiţ vyřízen. Předaný spis nemění vlastníka ihned, stává se tak aţ po potvrzení (převzetí spisu) přebírajícím uţivatelem.





Spis lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náleţející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí spisu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějţ náleţí předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat spis svému spisovému uzlu?“. Pokud uţivatel klikne na tlačítko "ANO", zpracování pokračuje. V opačném případě je předávání ukončeno.

Předávat lze přímo (spisy si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (spis bude předán podatelně a ta ho následně předá určenému funkčnímu místu nebo spisovému uzlu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu zvolenému spisovému uzlu. Pokud je zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uloţeno cílové funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uloţen cílový spisový uzel. Provede předání spisu. Provede uzavření formuláře bez předání spisu.

Storno předání spisu – provádí zrušení (storno) předání spisu. Předávající můţe, aţ do převzetí spisu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u seznamu předávaných spisů a u spisu, které nebyl převzat druhým uţivatelem.

Evidenční číslo spisu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání spisu. Spis je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené spisy. Provede uzavření formuláře bez storna předání spisu.

Převzetí spisu - provádí převzetí spisu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Spis je předáván funkčnímu místu uţivatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí). Verze dokumentu: 1.01



Evidenční číslo spisu. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí spisu. Dojde ke změně vlastníka spisu. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Odmítnutí převzetí spisu - provádí odmítnutí převzetí spisu, který je uţivateli předáván jiným uţivatelem. Odmítnutý spis se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).


Pokud je v Administraci – Parametry aplikace - spisy nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí spisu, uţivatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí spisu. Spis zůstává předávajícímu a je u něj odstraněn příznak předávání. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí spisu.




1. Záloţka – profil

Záloţka profil, obsahuje základní údaje o spisu. Spisová značka – spisová značka spis, kterou vkládá automaticky aplikace (needitovatelné pole). Věc (popis) – stručný popis spisu. Uvádí se zde stručně věc spisu (čeho se spis týká). Tento text je následně zobrazován v seznamu spisů všem uţivatelům - do tohoto pole nesmí být uváděny citlivé (tajné) informace či osobní údaje. Podrobný popis – podrobný popis spisu. Je moţno sem podrobně rozvést věc spisu. Také je moţno sem uvádět citlivé údaje - toto pole se zobrazuje pouze na detailu spisu (pokud je tedy u spisu nastaven přístup na Neveřejný spis, můţe toto pole vidět pouze vlastník spisu). Spisový znak – toto pole je zobrazeno jen v případě nastaveného parametru „Pouţívat spisové a skartační znaky a skartační lhůty“(viz Administrace – aplikace – Parametry aplikace). Výběr je prováděn z číselníku (viz Administrace – číselníky – spisové znaky). Skartační znak - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Pouţívat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Pouţívat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Pouţívat pouze skartační znaky a lhůty“. A - archivovat V - provést výběr S - skartovat Skartační lhůta - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Pouţívat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Pouţívat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Pouţívat pouze skartační znaky a lhůty“ (viz Administrace – aplikace – Parametry aplikace). Přístup - Umoţňuje nastavit práva pro zobrazení detailu spisu. Běţný spis - detail spisu si můţe zobrazit kdokoli z uţivatelů (v rámci spisového uzlu) Neveřejný spis - detail spisu je přístupný pouze aktuálnímu vlastníkovi spisu (ostatním se detail nezobrazí) Evidováno - datum a čas evidování spisu. Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Verze dokumentu: 1.01



Vyřízeno – datum a čas vyřízení spisu. Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Uzavřeno – datum a čas uzavření spisu. Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Způsob vyřízení - způsob jakým byl spis vyřízen (viz Administrace – číselníky - Způsob vyřízení spisu). Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace.

Vyřizující dokument – je zde uveden dokument, který tento spis vyřizuje. Pole je vţdy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Po vloţení vyřizujícího dokumentu se kolonka z „vyřizujícího dokumentu“ přejmenuje na „vyřizuje dokument“. Pokud není pole prázdné, je povoleno tlačítko dokumentu.

, které provádí zobrazení detailu uvedeného

Vlastník - aktuálníí vlastník spisu. Automaticky je nastaven aktuálně přihlášený uţivatel. Spisový uzel – spisový uzel aktuálního vlastníka spisu. Automaticky je nastaven spisový uzel aktuálně přihlášeného uţivatele. 2. Záloţka – obsah spisu Formulář obsahuje seznam dokumentů a sběrných archů obsaţených ve spisu ve formě stromové struktury.

Sběrné archy mají uvedeno: Text „Sběrný arch“ Číslo jednací sběrného archu Ikonka Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Popis (stručný) sběrného archu Dokumenty mají uvedeno: Číslo jednací dokumentu Ikonky Obálka – dokument cizí (barevná) či vlastní (šedá) Verze dokumentu: 1.01



List papíru – elektronická podoba (barevná) či papírová (šedá) Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Popis (stručný) dokumentu Čárový kód (nebo evidenční číslo) dokumentu Provede zobrazení dokumentu či sběrného archu. Tlačítko je povoleno, jen pokud je označen řádek seznamu obsahu spisu a funkční místo má práva zobrazení označeného dokumentu či sběrného archu. Provede vyjmutí dokumentu ze spisu, a pokud jde o sběrný arch, provede vyjmutí dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch ze spisu vyjímat nelze (sběrný arch musí být vţdy součástí některého ze spisů). Tlačítko je povoleno, pokud je formulář v editačním reţimu, pokud je označen řádek seznamu obsahu spisu a pokud je označen dokument.

Provede vyjmutí dokumentu ze spisu. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze spisu. Pokud vyjímaný dokument není iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem

Provede vyjmutí dokumentu ze sběrného archu a dokumentu vráceno jeho původní číslo jednací. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu. Pokud je vyjímaný dokument iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem

Provede vyjmutí všech dokumentů ze sběrného archu, všem dokumentům jsou vrácena jejich původní čísla jednací a dojde ke zrušení sběrného archu. Verze dokumentu: 1.01



Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu.

3. Záloţka – přílohy Formulář obsahuje seznam příloh spisu.

Sloupce seznamu: Forma – forma přílohy (informace/ elektronická). Druh – název přílohy. Název souboru - název přiloţeného souboru. Počet – počet příloh. U přílohy v elektronické podobě vţdy „1“. Pokud jde pouze o odkaz na přílohu, lze zapsat libovolný počet příloh. Provede vloţení nové přílohy dokumentu.

Ikonky panelu nástrojů: Editace - pokud je formulář zobrazen v reţimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního reţimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pole formuláře: Typ přílohy - Jaká je podoba zakládané přílohy: Příloha (pouze odkaz na přílohu) - nebude ukládán soubor s přílohou, pouze budou ukládány Verze dokumentu: 1.01



informace (popis) přílohy Příloha v elektronické podobě - bude ukládán soubor s přílohou Druh – stručný popis přílohy. Počet – počet příloh. Toto pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha (pouze odkaz na přílohu), v opačném případě je automaticky zadána hodnota 1. Scanovat předlohu V programu lze vyuţít funkci skenování do aplikace. Vlastní skenování není prováděno aplikací, jedná se o funkce operačního systému. Tato funkcionalita je dostupná pouze u instalované aplikace (out-ofbrowser). Scanner je volán pomocí WIA ovladačů, tzn., ţe jsou podporovány pouze scannery s tímto ovladačem. Základní tok událostí: 1. Je vyvolán standardní skenovací dialog operačního systému. 2. Uţivatel zvolí parametry skenování. 3. Kliknutím na tlačítko „Scanovat předlohu“ je provedeno skenování. 4. Naskenovaný obraz je přiloţen na detail dokumentu. Pokud není dostupný ţádný scanner (není zapnut), je zobrazen informační dialog s textem „Není dostupný ţádný scanner. Ověřte, zda je scanner správně připojen k USB portu počítače, a zda je scanner zapnut. Zobrazení elektronických obrazů a příloh Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci v reţimu pouze pro čtení. Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci s moţností uloţení změn. Uloţení souboru do lokálního počítače - soubor bude uloţen na zvolené místo a pod zvoleným názvem. Podepsat PDF soubor Podepsání PDF souboru elektronickým podpisem. Při podpisu PDF je zobrazen dialog s textem „Chcete původní (nepodepsaný) soubor uložit do příloh?“. Pokud uţivatel klikne na tlačítko Storno, je zavřen dialog a ukončeno zpracování. Pokud uţivatel klikne na tlačítko Ano, je po dokončení podpisu původní soubor z elektronického obrazu uloţen do příloh dokumentu. Pokud uţivatel klikne na tlačítko NE, není původní verze souboru elektronického obrazu zachována. Je zjištěno, zda je v lokálním počítači nainstalována knihovna Elisa.Interop. Pokud není nainstalována, či není poţadované verze, je nabídnuta instalace Elisa.Interop: 1. Je zobrazen dialog průběhu staţení souboru. 2. Po dokončení stahování souboru je spuštěn instalátor. 3. Instalátor má nastaveny výchozí parametry tak, ţe není třeba provádět jejich změnu. Stačí tedy projít instalátorem (v některých operačních systémech můţe vyţadovat potvrzení spuštění v roli administrátora). 4. Po úspěšném dokončení instalátoru by měly být funkce knihovny Elisa.Interop ihned dostupné. Pokud má funkční místo práva pro připojení časového razítka k elektronickým podpisům (parametr „Povoleno používání časových razítek při elektronickém podep.“ v konfigurační skupině), je zobrazen dialog s textem „Má být k podpisu připojeno také časové razítko?“ Pokud uţivatel klikl na tlačítko Ano, je k podpisu připojeno časové razítko. Pokud při této volbě nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci - parametry aplikace, je zobrazen dialog s textem „Funkcionalitu časových razítek není možno používat nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci aplikace. Kontaktujte svého administrátora.“ a zpracování ukončeno. Pokud uţivatel klikl na tlačítko Ne, časové razítko se nepouţije. Je vyvolán standardní dialog operačního systému pro výběr elektronického podpisu. Po výběru elektronického podpisu je provedeno podepsání souboru a jeho uloţení do elektronického obrazu. Konverze do PDF Převod souborů formátů doc, doc., xls, xlsx, ods, jpg, bmp, gif, tiff (tif) a png do PDF souboru přímo v aplikaci (serveru) bez jakékoliv další aplikace. Při konverzi je zobrazen dialog s textem „Zvolte, jakým způsobem má být uložen zkonvertovaný soubor:“ Verze dokumentu: 1.01



„Původní soubor přesunout do příloh a zkonvertovaný umístit jako obraz“. „Původní soubor ponechat jako obraz a zkonvertovaný uloţit do příloh“. „Původní soubor nahradit zkonvertovaným“. Pokud uţivatel klikl na tlačítko Ok, je provedena konverze souboru a provedena operace na základě volby výše. Pokud uţivatel klikl na tlačítko Storno, je zpracování ukončeno. Validace podpisů PDF souborů Provádí validaci podpisu uloţeného souboru elektronického obrazu ve formátu PDF. Při validaci je zobrazen dialog průběhu validace podpisu. Po dokončení validace je: Zobrazen dialog s textem „Validace podpisů PDF souboru byla dokončena. Výsledek validace XX. Protokol byl uloţen do souboru přílohy s názvem YY“, kde za XX je doplněn výsledek validace („Ověřeno“, „Neověřeno“ a „Není podepsáno“) a za YY název souboru protokolu validace. Protokol o validaci podpisu je uloţen do příloh dokumentu pod názvem „XX (protokol z YY).pdf“ (kde za XX je doplněn původní název souboru bez přípony a za YY aktuální datum a čas bez sekund) ve formátu PDF. Pokud je u dokumentu nastaven úroveň přístupu „Ke zveřejnění“, má právo zobrazení detailu dokumentu kdokoli (nezávisle na spisovém uzlu). Storno spisu - pokud spis není prázdný (neobsahuje dokumenty či sběrné archy), je zobrazen dialog s informací o tom, ţe spis není prázdný a dotazem, zda pokračovat ve stornování, či ne.

Ikonky panelu nástrojů: Editace - pokud je formulář zobrazen v reţimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního reţimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Přílohy - Nová - ikony: „Zvolit soubor z tohoto počítače“ - otevření souboru z lokálního počítače. „Scanovat předlohu“ – vytvoření nového obrazu skenováním dokumentu. „Pouţít vzor“ – vytvoření nového obrazu jako dokumentu office (Wordu) ze šablony dokumentu viz Administrace - Šablony dokumentů. Pole formuláře: Typ přílohy - Jaká je podoba zakládané přílohy: Příloha (pouze odkaz na přílohu) - nebude ukládán soubor s přílohou, pouze budou ukládány Verze dokumentu: 1.01



informace (popis) přílohy Příloha v elektronické podobě - bude ukládán soubor s přílohou Druh – stručný popis přílohy. Počet – počet příloh. Toto pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha (pouze odkaz na přílohu), v opačném případě je automaticky zadána hodnota 1. Soubor přílohy - Zvolený soubor přílohy. Pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha v elektronické podobě.Přímo do pole není moţno zadávat údaje. Výběr souboru se provádí kliknutím na tlačítko (otevírá dialog pro výběr souboru). Prvním krokem při uloţení souboru je výběr ukládaného souboru. Je zobrazen standardní dialog pro výběr souboru. Po úspěšném výběru souboru, je zobrazen dialog průběhu přenosu souboru na server a průběh ukládání. Poté je ukládání dokončeno.

Text „Maximální povolená velikost souboru je XX“, kde za XX je doplněna maximální velikost souboru přílohy dokumentu nastavená v profilu zákazníka. Provede odstranění označené přílohy dokumentu. Zobrazí uloţenou přílohu v elektronické podobě. Staţení souboru provádí zaslání souboru ze serveru (úloţiště dat) na lokální počítač. Soubor tak můţe být otevřen (zobrazen jeho obsah) v příslušném programu, či uloţen na disk lokálního uţivatelova počítače. V okamţiku, kdy je připraveno staţení souboru je zobrazen dialog uloţení/staţení souboru. Níže zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlížeči internetových stránek použitým u uživatele.




Po vyvolání funkce staţení (zobrazení) souboru je zobrazen dialog, informující o probíhající přípravě zaslání souboru.

4. Záloţka – odesláno

Záloţka se seznamem odeslání spisu (odeslaných zásilek v nichţ byl obsaţen spis). Záloţka umoţňuje: Zobrazit seznam všech odeslání spisu a sledovat aktuální stav zásilek (zda byly jiţ odeslány, případně kdy byly doručeny). Zobrazuje se zde:stav, datum, adresát, způsob a typ. Vytvořit a připravit odeslání nové zásilky. Změnit parametry jiţ zaloţené zásilky (aţ do jejího předání), Stornovat připravenou zásilku Vytváří nové odeslání (novou zásilku) obsahující spis. Změna údajů existující zásilky. Změnu údajů je moţno provádět pouze u zásilek, které nebyly dosud odeslány či předány k odeslání. Zobrazení detailu existující zásilky. Verze dokumentu: 1.01



Provede stornování (zrušení) vytvořené zásilky. Storno zásilky je moţno provádět pouze u zásilek, které nebyly dosud odeslány či předány k odeslání (pokud je třeba zásilku stornovat později - po jejím předání k odeslání - lze tak provést v menu Odeslání v konkrétním seznamu zásilek. Formulář detailu odeslání spisu (zásilky):

Formulář můţe být zobrazen v následujících stavech: Nový záznam - je zakládáno nové odeslání (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře), Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není moţné provádět změny údajů, Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je moţné provádět změny údajů. Editace - pokud je formulář zobrazen v reţimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního reţimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pole formuláře: Aktuální stav - Stav v jakém se aktuálně zásilka nachází. Pole je vţdy zakázáno. Moţné hodnoty: Vytvořeno – zásilka byla vytvořena a zatím nebyla předána výpravně Stornováno – zásilka byla stornována uţivatelem Předáno výpravně – zásilka byla předána výpravně, výpravna ji zatím nepřevzala Připraveno k vypravení – zásilka je na výpravně Stornováno výpravnou Odesláno – zásilka byla odeslána (vypravena) Vráceno nedoručené Verze dokumentu: 1.01



Doručeno Způsob odeslání – způsob jakým má být zásilka odeslána (např. Pošta, Datová schránka...) Typ zásilky – typ zásilky (např. Obyčejná, Dodejka) Adresát – adresa, na kterou má být zásilka odeslána. Zadání adresy se provádí výběrem z číselníku (adresáře) (viz Administrace - Externí subjekty). Záloţka „Běţná zásilka“, obsahuje: Rozbalovací nabídku „Upřesnění příjemce“ - obsahuje seznam zástupných osob aktuálně zvoleného adresáta. - Tlačítko „Nové“ – zakládá novou zástupnou osobu aktuálně zvoleného adresáta (viz Administrace - Externí subjekty – zástupné osoby). Skupinu „Korespondenční adresa“ - zobrazuje náhled adresy tak, jak bude pouţita na zásilce (tisknuta). Obsahuje řádky 1,2,3,4,5, kde je pole vţdy zakázáno editovat. -

Zaškrtávací pole „Zaměnit první a druhý řádek adresy (upřesnění příjemce na prvním řádku)“. Pole je povoleno jen v případě, kdy je zvoleno upřesnění příjemce. Pokud je zaškrtnuto, je upřesnění příjemce vloţeno do prvního řádku a zbytek adresy je posunut o jeden řádek níţe.

-

Zaškrtávací pole „Pouţít v adrese Stát“ – pokud je zaškrtnuto a adresa má uveden Stát, je do adresy (na poslední řádek) vloţen stát. Tato funkce umoţňuje „odfiltrovat“ z adresy stát, který ve většině případů bude ČR a tak není vhodné jej v adrese uvádět (a případně tisknou na obálku). Provede uloţení zadaných dat. Provede uzavření formuláře bez uloţení dat.

Záloţka „Datová zpráva“

Záloţka „Datová zpráva“ obsahuje: zaškrtávací pole „Do vlastních rukou“; zaškrtávací pole „Povoleno doručení fikcí“. Povoleno pouze u funkčních míst s datovou schránkou typu OVM; textové pole „K rukám“ (maximálně 255 znaků); pole seznamu souborů - zde lze zaškrtnout, jak elektronický obraz dokumentu, tak i přílohu Verze dokumentu: 1.01



v elektronické podobě; ukazatel průběhu - znázorňuje vyuţití kapacity (velikosti dat) datové zprávy. Text Využito XX z maximální velikosti 10 MB“, kde za XX je doplněn součet velikostí zvolených souborů. Nová – ukládá novou přílohu zásilky (datové zprávy). Tato příloha je následně uloţena také do příloh spisu, který je odesílán (viz Elektronický obraz, přílohy). Nově zaloţená příloha je vloţena do seznamu příloh zásilky a je označena textem „Nová” za názvem přílohy. Odstranit – odstraňuje nově zaloţenou přílohu zásilky (datové zprávy). Lze pouţít pouze u příloh zaloţených tlačítkem „Nová“ a pouze do uloţení zásilky. Provede uloţení zadaných dat. Pokud má zvolený způsob odeslání příznak „Odeslání do datové schránky“, jsou provedeny následující kontroly: - Je provedena kontrola, zda má zvolená adresa (externí subjekt) přiřazenu datovou schránku. Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Dokument nelze odeslat zvolenému adresátovi do datové schránky – adresa nemá přiřazenu datovou schránku!“ a ukládání přerušeno. - Je provedena kontrola, zda má přihlášené funkční místo (resp. jeho spisový uzel) přiřazenu datovou schránku. Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Nelze provést odeslání datovou schránkou – není nastavena žádná datová schránka!“ a ukládání přerušeno. - Je zjištěno, zda můţe uţivatel (jeho datová schránka) odeslat zprávu do schránky adresáta (zda to informační systém datových schránek umoţňuje). Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Informační systém datových schránek nepovoluje odeslání dokumentu do typu schránky, jež má adresát!“ a ukládání přerušeno. - Je proveden součet velikostí všech souborů označených k odeslání. Pokud jejich velikost překračuje 10 MB (maximální velikost povolenou informačním systémem datových schránek), je zobrazen informační dialog s textem „Překročena maximální povolená velikost příloh datové zprávy! Celková velikost všech příloh může být maximálně 10 MB (velikost vybraných příloh je XX)“, kde za XX je doplněna skutečná velikost zvolených souborů a ukládání přerušeno. - Pokud není zvolen alespoň jeden soubor pro odeslání, je zobrazen informační dialog s textem „Pro odeslání do datové schránky je vyžadováno přiložení alespoň jedné přílohy či elektronického obrazu. (Informační systém datových schránek neumožňuje odeslání zpráv bez příloh).“ a ukládání přerušeno. Provede uzavření formuláře bez uloţení dat.

5. Záloţka – historie

Záloţka obsahuje seznam všech operací provedených se spisem, včetně datumu provedení a uţivatele, který operaci provedl. Historie se zapisuje automaticky a není moţné ji ovlivnit (znemoţnit zapsání údajů o provedení operace, odstranění záznamu operace...).




9.1.3.8

Detail sběrného archu

Číslo jednací – číslo jednací sběrného archu, které je přiděleno při zakládání sběrného archu z dokumentu. Needitovatelné pole. Popis - stručný popis sběrného archu. Needitovatelné pole. Náleţí do spisu – výběr spisu, do kterého sběrný arch náleţí. Jde o povinné pole. Sběrný arch musí být součásti spisu. Zaloţit nový spis - pole je povoleno pouze u nového záznamu. Pokud je zaškrtnuto, je při zaloţení sběrného archu zaloţen nový spis s údaji převzatými z iniciačního dokumentu sběrného archu. Stav záznamu – aktuální stav sběrného archu (platný záznam/ pozastavena platnost/ zrušeno). Dokumenty ve sběrném archu – seznam dokumentů ve sběrném archu. Sloupce seznamu: Pořadí – pořadí dokumentu ve sběrném archu Čárový kód – pokud je nastaveno označování čárovým kódem Evidenční číslo – pokud je nastaveno označování evidenčním číslem Stav (Ikonky) - ikonky vyjadřující aktuální stav dokumentu. Pokud je ikonka barevná, stav platí, pokud je ikonka šedá a poloprůhledná, stav neplatí: Obálka – dokument cizí (barevná) či vlastní (šedá) List papíru – elektronická podoba (barevná) či papírová (šedá) Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Popis - stručný popis dokumentu. Vytvořeno - datum vytvoření (doručení) dokumentu. Verze dokumentu: 1.01



Provede zobrazení detailu dokumentu. Provede odebrání dokumentu ze sběrného archu. Pokud vyjímaný dokument není iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem.

Provede vyjmutí dokumentu ze sběrného archu a dokumentu vráceno jeho původní číslo jednací. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu. Pokud je vyjímaný dokument iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem.

Provede vyjmutí všech dokumentů ze sběrného archu, všem dokumentům jsou vrácena jejich původní čísla jednací a dojde ke zrušení sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu. Změna údajů záznamu – editace sběrného archu. Provádí změnu existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud funkční místo uţivatele je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu. Změny je nutné uloţit pomocí tlačítka „Uloţit“. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda

9.1.4.

Zásilky

Formulář zobrazuje seznam zásilek. Zásilky jsou rozčleněny dle jejich aktuálního stavu do kategorií (vytvořené, k odeslání, odeslané, stornované, návrat doručenek).




Vytvořené

Všechny zásilky k odeslání, dosud nepředané výpravně.

K odeslání

Všechny zásilky k odeslání, předané výpravně (a ta zásilky ještě nepřevzala a neodeslala).

Odeslané

Všechny zásilky daného uţivatele, které byly výpravnou jiţ odeslány.

Stornované Všechny zásilky daného uţivatele, které byly stornované (smazané). Návrat doručenek

Všechny zásilky, u kterých ještě nebyla zapsána doručenka (datum převzetí).

Sloupce seznamu: Ikonka: Ikonka jedné obálky – jedná se o samostatnou zásilku. Ikonka více obálek – jedná se o zásilku, do níţ byly sloučeny Verze dokumentu: 1.01



další zásilky. Kód - čárový kód zásilky Adresát - adresát zásilky ve formátu název organizace, titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, ulice, číslo, obec. Evč. dok. evidenční číslo dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů evidenčními čísly. Kód dok. - čárový kód dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů čárovými kódy. Způsob odeslání Typ zásilky Forma Datumové pole, závislé na zvolené kategorii:  „k odeslání“ – Vytvořeno (datum vytvoření zásilky)  „odeslané“ a „návrat doručenek“ – Odesláno (datum vypravení zásilky)  „stornované“ – Stornováno (datum stornování zásilky).

9.1.4.1

Zásilky vytvořené

Všechny zásilky k odeslání, dosud nepředané výpravně.

Ikony panelů nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (viz Detail zásilky). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Stornovat zásilku – stornuje (odmaţe) zásilku. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a jde o zásilky „K odeslání“.

Provede zneaktivnění zásilky a přesune zásilku do sekce Stornované. Na detailu dokumentu je poté na záloţce Odesláno zobrazen stav Stornováno. Uzavře formulář bez provedení zneaktivnění zásilky.

Předat výpravně - provádí předání zásilky výpravně. Je povoleno, pokud je zaškrtnuto pole výběr. Verze dokumentu: 1.01



Sloučit zásilky – provádí sloučení zásilek (vloţení zásilky do jiné – jiţ existující – zásilky). Pokud je na jednu adresu stejným způsobem zasíláno více zásilek, je moţné je sloučit do jedné, a uspořit tak prostředky za poštovné. Slučované zásilky musí být shodné v: Adresátovi Způsobu odeslání Typu zásilky Formě zásilky

Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Sloučit do zásilky – výběr zásilky, pod kterou se má daná zásilky vloţit (sloučit). Provede sloučení zásilek (vloţení aktuální zásilky do zásilky zvolené v rozbalovací nabídce „Sloučit do zásilky“). Provede uzavření formuláře bez sloučení zásilky. V řádkovém zobrazení je poté vidět ikonka Sloučená zásilka (je sloţena z více zásilek) a lze si tuto zásilku rozkliknout a zobrazit si detail či vyjmout zásilku ze sloučené zásilky.

Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.4.2

Zásilky k odeslání

Všechny zásilky k odeslání, předané výpravně (a ta zásilky ještě nepřevzala a neodeslala).

Ikony panelů nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (viz Detail zásilky). Je povoleno, pokud je Verze dokumentu: 1.01



označen řádek seznamu. Stornovat zásilku – stornuje (odmaţe) zásilku. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a jde o zásilky „K odeslání“.

Provede zneaktivnění zásilky a přesune zásilku do sekce Stornované. Na detailu dokumentu je poté na záloţce Odesláno zobrazen stav Stornováno. Uzavře formulář bez provedení zneaktivnění zásilky.

Sloučit zásilky – provádí sloučení zásilek (vloţení zásilky do jiné – jiţ existující – zásilky). Pokud je na jednu adresu stejným způsobem zasíláno více zásilek, je moţné je sloučit do jedné, a uspořit tak prostředky za poštovné. Slučované zásilky musí být shodné v: Adresátovi Způsobu odeslání Typu zásilky Formě zásilky

Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Sloučit do zásilky – výběr zásilky, pod kterou se má daná zásilky vloţit (sloučit). Provede sloučení zásilek (vloţení aktuální zásilky do zásilky zvolené v rozbalovací nabídce „Sloučit do zásilky“). Provede uzavření formuláře bez sloučení zásilky. V řádkovém zobrazení je poté vidět ikonka Sloučená zásilka (je sloţena z více zásilek) a lze si tuto zásilku rozkliknout a zobrazit si detail či vyjmout zásilku ze sloučené zásilky.




Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.4.3

Zásilky odeslané

Všechny zásilky daného uţivatele, které byly výpravnou jiţ odeslány.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (viz Detail zásilky). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.4.4

Zásilky stornované

Všechny zásilky daného uţivatele, které byly stornované (smazané).

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (viz Detail zásilky). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.4.5

Návrat doručenek

Všechny zásilky, u kterých ještě nebyla zapsána doručenka (datum převzetí).




Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (viz Detail zásilky). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Uloţit doručenku k zásilce – umoţňuje zadání doručenky k zásilce. Současně provádí změnu stavu zásilky na „doručeno“. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a jde o zásilky v sekci „Návrat doručenek“. Výběr zásilky lze provádět podle čísla jednacího dokumentu.

Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Adresát – adresát zásilky. Needitovatelné pole. Datum doručení - uvádí se skutečné datum doručení uvedené na dodejce/doručence. Datum lze vybrat z kalendáře. Způsob doručení – výběr z číselníku způsobů doručení. Provede uloţení změn na formuláři a dojde ke změně stavu zásilky na základě údajů vedených ve formuláři. Provede uzavření formuláře bez uloţení doručenky k zásilce. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk

9.1.4.6

Detail zásilky

Formulář zobrazuje detail zásilky. Formulář je vţdy zobrazen v reţimu detailu záznamu (není pouţíván v reţimu editace či nového záznamu).




Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Adresát – adresát zásilky. Způsob odeslání – způsob jakým je zásilka odeslána (např. Pošta, Datová schránka...). Typ zásilky – typ zásilky (např. Obyčejná, Dodejka). Forma zásilky – forma zásilky (např. balík, dopis). Odeslal – uţivatel, který zaloţil zásilku (titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, název funkčního místa). Převzato výpravnou – datum a čas převzetí zásilky výpravnou (pokud jiţ bylo provedeno). Vypraveno – datum a čas vypravení (pokud jiţ bylo provedeno). Doručeno – datum a čas zapsání doručenky. Výpravna - podatelna, přes niţ bude provedeno vypravení. Způsobem – způsob doručení (doručeno/ vráceno). Detailní údaje běţné zásilky - skupina je zobrazena u zásilek, které nejsou datovou zprávou. Podací číslo – podací číslo zásilky. Podací arch - číslo podacího archu. Hmotnost – hmotnost zásilky. Verze dokumentu: 1.01



Výplatné – výplatné (poštovné) zásilky. Náhled adresy – detailní náhled adresy. Detailní údaje datové zprávy - Skupina je zobrazena u zásilek, které jsou datovou zprávou.

Věc - předmět datové zprávy K rukám – určení zásilky do vlastních rukou Povoleno doručení fikcí Přílohy - seznam příloh datové zprávy se sloupci: Ikonka „zámek“ ve dvou moţných stavech - barevná (k zobrazení přílohy nemá přihlášené funkční místo práva) a šedá poloprůhledná (k zobrazení přílohy má přihlášené funkční místo práva). Název - název souboru přílohy Velikost - velikost souboru přílohy

Zobrazí zvolenou přílohu. Tlačítko je povoleno, pokud je v zásilce dokument, jehoţ aktuálním vlastníkem je přihlášené funkční místo nebo je v zásilce dokument, který vlastní spisový uzel, do něhoţ funkční místo náleţí, a dokument má úroveň přístupu „ke zveřejnění“ nebo „běţný dokument“. Ikony panelu nástrojů: Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Uloţit doručenku k zásilce – umoţňuje zadání doručenky k zásilce. Současně provádí změnu stavu zásilky na „doručeno“.




Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Adresát – adresát zásilky. Needitovatelné pole. Datum doručení - uvádí se skutečné datum doručení uvedené na dodejce/doručence. Datum lze vybrat z kalendáře. Způsob doručení – výběr z číselníku způsobů doručení. Provede uloţení změn na formuláři a dojde ke změně stavu zásilky na základě údajů vedených ve formuláři. Provede uzavření formuláře bez uloţení doručenky k zásilce.

9.1.5.

Externí subjekty

Formulář zobrazuje číselník externích subjektů (adresář). Je zde moţné vyhledávat a vybírat z nabídky jiţ vloţených externích subjektů nebo zadat novou adresu.




Externí subjekty jsou podrobně popsány viz. Administrace – Externí subjekty.




9.2. Podatelna 9.2.1.

Přehled

Formulář je rozdělen do tří částí: 1. Přehled – viz. Přehled – název a kategorie se mění v závislosti na zvolené sekci. Obsahuje kategorie Podací deník, Nepřidělené dokumenty a Nepřidělené spisy. 2. Podatelna – zobrazuje vybraná data – tato část (její název a vzhled) se následně mění dle zvolených sekcí (Příjem, Redistribuce, Externí subjekty) a zvolených kategorií v těchto sekcích. 3. Info panel – viz. info panel (zobrazení přehledů).

9.2.1.1

Přehled

Formulář zobrazuje stručný přehled o stavu podatelny. Umoţňuje také přepínání mezi podatelnami dostupnými funkčnímu místu (pokud má dostupných více podatelen zároveň). Formulář s titulem „Podatelna“ obsahuje: Nadpis – název aktuální podatelny. Pokud je dostupných více podatelen, je zde pod názvem aktuální podatelny zobrazen text „Přepnout na podatelnu“ u něhoţ je odkaz na další podatelnu/ny. Minimalizovatelný panel „Datové schránky“ – obsahující sloupce: Vlastník – název (identifikátor) Datové schránky. Poslední načtení - datum posledního načtení seznamu doručených datových zpráv do datové schránky. Odkaz „Načíst“ – provede načtení obsahu Datové schránky viz. Podatelna – příjem – Datová schránka. Minimalizovatelný panel „Redistribuce“ - obsahující přehled: „Dokumentů k převzetí“ s aktuálním počtem dokumentů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam dokumentů k převzetí (redistribuci) viz. Podatelna – Redistribuce. „Spisů k převzetí“ s aktuálním počtem spisů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam spisů k převzetí (redistribuci) viz. Podatelna – Redistribuce. „Dokumentů k předání“ s aktuálním počtem dokumentů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam Verze dokumentu: 1.01



dokumentů k předání (redistribuci) viz. Podatelna – Redistribuce. „Spisů k předání“ s aktuálním počtem spisů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam spisů k předání (redistribuci) viz. Podatelna – Redistribuce. Tlačítko „Aktualizovat“ – provádí aktualizaci dat. Jakmile jsou data načtena, jsou údaje přehledu aktualizována.

9.2.1.2

Podací deník

Tato funkce provádí zobrazení dokumentů resp. doručených a odeslaných zásilek formou podacího deníku.

Ve formuláři jsou následující ovládací prvky: Volba podacího deníku, jehoţ záznamy mají být zobrazeny. Do rozbalovací nabídky jsou načteny všechny podací deníky se stavem „Platný záznam“. Ročník podacího deníku – dokumenty jsou automaticky zařazovány do odpovídajícího ročníku podacího deníku, na základě roku jejich vzniku.

Moţnost omezení zobrazení záznamů datem jejich vzniku (zobrazeny jsou dokumenty vzniklé po a před uvedeným datem). Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout na tlačítko se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Verze dokumentu: 1.01

, aby Strana 119 (celkem 237)


Stránkování – Aktuální vybraná stránky je černá či podtrţená. Ikonky zobrazené v panelu nástrojů: Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – Zobrazí tiskovou sestavu. Popis jednotlivých sloupců v podacím deníku: Sloupce seznamu Pořadové číslo Dne Zaslal (kdo, číslo jednací cizí, počet listů / počet listů příloh) Věc Přiděleno komu / kdy Vyřízeno – odesláno (dne, komu / jak, počet listů / počet listů příloh) Uloţeno (značka spisu, počet listů) Spisový znak (skartační znak, skartační lhůta) Poznámka Záznam o vyřazení

9.2.1.3

Nepřidělené dokumenty

Odmítnuté dokumenty předávané přes podatelnu spadají do seznamu: „Dokumenty nepřidělené“ - zobrazuje seznam všech dokumentů, jeţ jsou aktuálně na podatelně, a nejsou nikomu předávány. Umoţňuje také jejich hromadné předání.


Zobrazení detailu záznamu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není moţné provádět změny údajů. Předání označených dokumentů - provádí opětovné předání dokumentu jinému funkčnímu místu. Je povoleno při zaškrtnutí pole „Výběr". Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.

9.2.1.4

Nepřidělené spisy

Odmítnuté spisy předávané přes podatelnu spadají do seznamu: „Spisy nepřidělené“ - zobrazuje seznam všech spisů, jeţ jsou aktuálně na podatelně, a nejsou nikomu předávány. Umoţňuje také jejich hromadné předání.





Zobrazení detailu záznamu - zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uţivatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běţný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není moţné provádět změny údajů. Předání označených spisů - provádí opětovné předání spisu jinému funkčnímu místu. Je povoleno při zaškrtnutí pole „Výběr". Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.




9.2.2.

Příjem

Příjem je rozdělen do tří kategorií:

1. Datová schránka 2. Obecná zásilka 3. Návrat doručenek Příjem slouţí pro zakládání zásilek a dokumentů z doručených písemností, balíků či doručených datových zpráv. Kaţdou zaloţenou zásilku či dokument je nutné předat spisovému uzlu či konkrétnímu funkčnímu místu. Povinná a nepovinná pole ve formulářích či postup pro předání jsou popsány níţe v jednotlivých kapitolách. V případě, ţe kdekoliv ve formuláři nedojde k vyplnění povinných polí před uloţením, aplikace na toto upozorní:




9.2.2.1

Datová schránka

Po označení kategorie Datová schránka se rozbalí seznam všech nastavených DS v aplikaci.

Označením konkrétní Datové schránky se načte formulář s dotazem, zda provést načtení obsahu DS. Načtení seznamu se neprovádí ihned automaticky z důvodu moţných právních důsledků - načtením seznamu dochází u všech datových zpráv v datové schránce automaticky ke změně jejich stavu na stav doručeno:

Kliknutím na tlačítko „Ne“ se poţadovaná operace ukončí (neprovede se načtení DS). Kliknutím na tlačítko „Ano“ dochází k načtení seznamu datových zpráv (a také k aktualizaci stavů odeslaných zpráv, či případnému staţení doručenek odeslaných zpráv viz. kapitola výpravna – vypravení DZ). Průběh načítání je signalizován následujícím dialogem.

Doba trvání načítání můţe být v různých případech značně odlišná (od několika sekund aţ po minuty). Vţdy záleţí na počtu zpráv doručených do datové schránky, na tom, zda neprobíhá téţ stahování doručenek odeslaných datových zpráv a na momentálním vytíţení informačního systému datových schránek s kterým aplikace komunikuje. I pokud náhodou trvá komunikace déle, není třeba se znepokojovat (pokud by došlo k chybě, byl by průběh automaticky přerušen a chyba zobrazena). Následně se zobrazí informace o nových doručených DZ a o doručení odeslaných DZ viz. Výpravna – Vypravené DZ.




Po kliknutí na tlačítko „OK“ se načte formulář zobrazující obsah DS: V seznamu (formuláři) jsou zobrazeny všechny datové zprávy, jeţ byly doručeny do zvolené datové schránky, a nebyly z nich dosud zaloţeny dokumenty. Pokud jiţ ze zprávy byl dokument zaloţen, v seznamu jiţ není zobrazována. Seznam můţe obsahovat i systémové datové zprávy. Protoţe ze systémových datových zpráv nelze zaloţit dokument, hromadily by se v seznamu, a seznam by tak mohl být nepřehledný, je moţno systémové datové zprávy skrývat. Formulář obsahuje:

V panelu nástrojů jsou pouţity následující ikony: Zaloţení dokumentu z DZ – Provede zaloţení dokumentu z označené Datové zprávy. Skrýt datovou zprávu - ikonka je aktivní jen v případě, kdy je označen řádek neskryté datové zprávy. Označuje zprávu jako skrytou. Zrušit skrytí datové zprávy - ikonka je aktivní jen v případě, kdy je označen řádek skryté datové zprávy. Ruší označení zprávy jako skryté. Verze dokumentu: 1.01



Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – Zobrazí tiskovou sestavu. Detail datové zprávy: Ikonka toolbaru „Zobrazit detail datové zprávy“ - umoţňuje zobrazení ZFO souboru, z něhoţ je zakládán dokument (přijímána zásilka). Rozbalovací nabídka (filtr):

Umoţňuje zobrazit pouze vybrané datové zprávy dle hodnoty: Nezobrazovat skryté. Zobrazovat pouze skryté. Zobrazovat všechny. Formulář umoţňuje: Příjem veřejných (běţných) datových zpráv a zaloţení dokumentu z jejich údajů. Příjem komerčních (poštovních) datových zpráv a zaloţení dokumentu z jejich údajů. Příjem systémových datových zpráv – pouze k zobrazení (bez zaloţení dokumentu). Zaloţení dokumentu z doručené datové zprávy: Kliknutím na ikonu se zobrazí dialog průběhu staţení detailu datové zprávy a všech jejích příloh. Stahování můţe trvat i několik minut, v závislosti na počtu a velikosti příloh datové zprávy a na momentálním vytíţení informačního systému datových schránek.

Kliknutím na tlačítko „Přerušit“ se poţadovaná operace ukončí. V rámci tohoto úkonu můţe dojít k odhlášení z celé aplikace. Po staţení detailu a příloh datové zprávy je zjištěno, zda jiţ existuje v adresáři adresa odesilatele zprávy (tj. adresa s datovou schránkou, z níţ byla datová zpráva odeslána): 1. Pokud je nalezena jedna adresa - je zvolena a je zobrazen formulář zaloţení nového dokumentu s doplněnými údaji z datové zprávy. 2. Pokud není nalezena ţádná adresa a je nastaven parametr aplikace Automaticky zakládat nové adresy u přijímaných datových zpráv - je automaticky zaloţena nová adresa z údajů datové schránky a je zobrazen formulář zaloţení nového dokumentu s doplněnými údaji z datové zprávy. 3. Pokud není nalezena ţádná adresa a není nastaven parametr aplikace Automaticky zakládat nové adresy u přijímaných datových zpráv - je zobrazen dialog s informací o nenalezení ţádné odpovídající adresy v adresáři.




Kliknutím na tlačítko „OK“ je zobrazen formulář výběru či zaloţení adresy. 4. Pokud je nalezeno více adres s datovou schránkou odesilatele Je zobrazen dialog s informací o nalezení více odpovídajících adres a nutnosti volby jedné z nich.

Kliknutím na tlačítko „OK“ je zobrazen formulář výběru či zaloţení adresy.

Formulář umoţňuje porovnání adresy datové schránky s adresami uloţenými v adresáři, výběr jedné z adres adresáře, či zaloţení nové adresy do adresáře. Formulář můţe být zobrazen v případech, kdy: Je nalezeno více adres adresáře se stejnou datovou schránkou, Nebyla nalezena ţádná adresa s odpovídající datovou schránkou (v adresáři). Verze dokumentu: 1.01



Princip formuláře je vybrání existující, či zaloţení nové adresy do adresáře tak, aby odpovídala adrese z datové schránky. V seznamu lze procházet odpovídající adresy adresáře (pokud nějaké jsou), detaily těchto adres jsou zobrazovány níţe v sekci Zvolená adresa adresáře. Zvolenou adresu lze porovnat s adresou uvedenou v datové zprávě - detail adresy z datové zprávy je v sekci Adresa z datové schránky. Pokud některá z adres seznamu odpovídá adrese z datové schránky, lze ji zvolit kliknutím na tlačítko „Zvolit adresu“. Pokud ţádná z adres neodpovídá, je moţno zaloţit novou adresu kliknutím na tlačítko „Zaloţit novou adresu“. Ikonky panelu nástrojů: Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pole formuláře: Seznam adres – zobrazuje seznam všech adres adresáře, které mají odpovídající datovou schránku (např. v případě, kdy byla firma zadána do adresáře dvakrát…). Kliknutím na příslušný řádek v seznamu, se v dolní části formuláře v sekci zvolená adresa z adresáře, zobrazí detailní údaje adresy. Zvolená adresa z adresáře - Zobrazuje detailní údaje aktuálně zvolené adresy z Adresáře (ze seznamu výše). Adresa z datové schránky – Zobrazuje detailní údaje adresy uvedené u datové zprávy. Provede výběr zvolené adresy a následně zobrazí formulář pro zaloţení dokumentu z DZ. Provede zaloţení nové adresy do adresáře a následně zobrazí formulář pro zaloţení dokumentu z DZ. Uzavře formulář bez výběru adresy. Pokud je zakládána zásilka (dokument) z datové schránky a anotace (název) datové zprávy je delší neţ 100 znaků: Je zobrazen informační dialog s textem „Jako Věc (popis stručný) bude pouţito prvních 100 znaků anotace. Celá anotace bude uloţena do podrobného popisu zakládaného dokumentu.“ Do pole „Věc (popis)" je vloţeno prvních 100 znaků anotace Celá anotace je při uloţení zásilky (dokumentu) uloţena do pole „Popis podrobný“.

Pokud je vybrána adresa odesilatelovy datové schránky (i automaticky), je zobrazen formulář detailu dokumentu:




Formulář je rozdělen do dvou záloţek: 1. Profil Do formuláře jsou doplněny údaje z datové zprávy: Věc (popis), Odesílatel, Způsob odeslání, Doručeno (datum doručení do datové schránky), Podací číslo, Číslo jednací odesílatele (pokud jej datová zpráva obsahuje), Forma nastavena automaticky na Elektronická (zobrazuje se aţ u konečného uţivatele viz. Detail dokumentu - profil), Původ nastaven automaticky na Dokument CIZÍ (zobrazuje se opět aţ u konečného uţivatele viz. Detail dokumentu - profil). K dokumentu jsou také přiloţeny všechny přílohy datové zprávy, které je moţné si před předáním zobrazit pro lepší identifikaci konečného příjemce. V případě úspěšného zaloţení zásilky (dokumentu), je provedeno odeslání potvrzení o přečtení dokumentu do informačního systému datových schránek a datová zpráva je vyjmuta ze seznamu doručených datových zpráv. Tímto je datová zpráva staţena a bezpečně uloţena v podobě dokumentu u uţivatele, kterému byla podatelnou předána viz. Podatelna – Obecná zásilka - předat. Údaje ve formuláři lze samozřejmě libovolně upravit či doplnit. Podrobné informace o významu jednotlivých polí formuláře viz. Obecná zásilka. 2. Stejnopisy Stejnopis je samostatný dokument vytvořený z jiného dokumentu. Z originálního dokumentu přebírá své evidenční údaje (mimo datumu evidence, to je určeno datumem vytvoření stejnopisu), elektronický obraz a všechny přílohy. K originálnímu dokumentu i stejnopisu je uloţena informace o vazbě mezi originálem a stejnopisem. Vybírá se spisový uzel a funkční místo.




Ikonka panelu nástrojů: Zobrazit detail datové zprávy Po kliknutí na ikonu se zobrazí následující tabulka s moţností pouze čtení souboru či uloţení souboru do lokálního počítače. Poté je moţné si zobrazit datovou zprávu v souboru ZFO.

Pokud se jedná o systémovou datovou zprávu, nelze z ní zaloţit dokument. Lze pouze zobrazit detail této zprávy. V případě zaškrtnutí „Tuto zprávu jiţ v seznamu doručených zpráv nezobrazovat“ bude tato zpráva ze seznamu odstraněna.




Vţdy s přihlášením do Datové schránky je aplikací kontrolována platnost hesla. V případě, kdy heslo k datové schránce vyprší během nejbliţších 30 dnů, je zobrazen dialog s textem „Platnost hesla k Vaší datové schránce vyprší za XX dnů (konkrétně YY). kde za XX je doplněn počet dnů za které dojde k expiraci hesla a za YY datum a čas expirace. V případě, ţe platnost hesla jiţ vypršela, zobrazí se chybové hlášení upozorňující na neplatnost hesla.

V tomto případě je třeba kontaktovat administrátora a nastavit do aplikace nové (platné) heslo pro přihlášení do datové schránky.

9.2.2.2

Obecná zásilka

Po označení kategorie Obecná zásilka se zobrazí formulář „Příjem zásilky – nový“.




Formulář je rozdělen do dvou záloţek: 1. Profil Povinná pole ve formuláři, bez jejichţ vyplnění nelze zásilku zaloţit jsou označena ţlutými barvami. Sytě ţlutá pole jsou určena pro přímý zápis, světle ţlutá pole jsou určena pro výběr s předem definovaných seznamů pomocí ikony pole opět vyprázdníme.

. Ikonou

Formulář je rozdělen do čtyř částí: I.

Zásilka – obsahující políčka: o

Věc (Popis) – povinné pole pro zápis základní informace o doručeném dokumentu. Po předání zásilky uţivateli má kaţdý moţnost si k dokumentu dopsat podrobný popis viz. detail dokumentu – profil. V případě, ţe se jedná o DZ, je pole věc vyplněno automaticky.

o

Typ dokumentu – do tohoto pole není moţné zapisovat. Typ dokumentu si vybereme kliknutím na ikonu a výběrem typu dokumentu z předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uţivatelů viz. Administrace – číselníky – typy dokumentů. Tento úkon můţe provádět pouze administrátor.

o

ČJ odesílatele – pole je určeno pro přímý zápis ČJ odesílatele.

o

Odesílatel – povinné pole určeno k výběru z číselníku externích subjektů. Po kliknutí na ikonu je zobrazen formulář s externími subjekty více k Externím subjektům viz. Externí subjekty. Označením konkrétního externího subjektu a kliknutím na tlačítko „Vybrat“ je vybraná hodnota vloţena do tohoto pole. Kliknutím na tlačítko „Zavřít“ je formulář s externími subjekty uzavřen a pole zůstane prázdné.

o

Čárový kód – pole je určeno buď pro přímý zápis čárového kódu, nebo se vyplní automaticky




po načtení kódu čtečkou.

II.

o

Počet listů / Příloh – Pole je určeno pro zápis číselné hodnoty počtu příloh a listů.

o

Doručeno – povinné pole. Je vyplňováno automaticky se zaloţením nové zásilky či dokumentu z datové zprávy. Při zakládání zásilky je toto pole moţné editovat. Po uloţení jiţ tento údaj nelze změnit. U datové zprávy toto pole nelze editovat nikdy.

o

Podací číslo – pole je určeno pro přímý zápis podacího čísla zásilky. U datové zprávy je toto pole vyplněno automaticky systémem.

o

Způsob odeslání – pole určeno pro vloţení hodnoty vybrané z rozbalovací nabídky s předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uţivatelů viz. Administrace – číselníky – Způsoby odeslání. Tento úkon můţe provádět pouze administrátor.

o

Typ zásilky - pole určeno pro vloţení hodnoty vybrané z rozbalovací nabídky s předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uţivatelů viz. Administrace – číselníky – Typy zásilky. Tento úkon můţe provádět pouze administrátor. Při zaloţení dokumentu z doručené datové zprávy toto pole není.

o

Forma zásilky - pole určeno pro vloţení hodnoty vybrané z rozbalovací nabídky s předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uţivatelů viz. Administrace – číselníky – Formy zásilky. Tento úkon můţe provádět pouze administrátor. Při zaloţení dokumentu z doručené datové zprávy toto pole není.

Elektronický obraz:

Elektronickým obrazem je myšlen např. Zápis z jednání, naskenovaný dokument či soubor ZFO z datové schránky. Jsou zde zobrazeny tlačítka: Provede vloţení vybraného el. dokumentu z lokálního počítače nebo scaneru k zásilce. Pokud není dostupný ţádný scaner, objeví se následné upozornění:

Provede odstranění jiţ přiloţeného el. dokumentu. Provede zobrazení přiloţeného el. dokumentu. Kliknutím na tlačítko „Nový“ je zobrazeno dialogové okno pro výběr souboru z disku. Po označení zvoleného dokumentu a kliknutí na tlačítko „Otevřít“ je zobrazena informace o průběhu přenosu souboru a tento je poté připojen k zásilce.




Název souboru je zobrazen v tomto poli:

III.

Přílohy:

Přílohou jsou myšleny např. tabulky Excel doplňující Zápisy z jednání, přílohy vloţené v souboru ZFO datové zprávy či přílohy smluv atd. Příloh můţeme k zásilce připojit několik. Přílohou je také myšlen pouze odkaz na přílohu. Jsou zde zobrazeny tlačítka: Provede vloţení vybraných přílohy k zásilce. Pokud se jedná o datovou zprávu, je zde vloţena přílohy automaticky. Provede odstranění přílohy (v případě, ţe je příloh více, musí být označena ta, kterou chceme odstranit). Provede zobrazení přílohy (v případě, ţe je příloh více, musí být označena ta, kterou chceme odstranit). Kliknutím na tlačítko „Nová“ se zobrazí formulář pro vloţení či zápis přílohy.

Ikonky panelu nástrojů: Načtení původních údajů – v případě, ţe do pole „Druh“ je zapsán text a není ještě uloţen, se po kliknutí na tuto ikonu formulář vrátí do původního stavu (tedy zůstane prázdný). Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Po otevření formuláře je nutné si zvolit, zda se jedná o přílohu v el. podobě či pouze o odkaz na přílohu. V případě odkazu označíme políčko „Příloha (pouze odkaz na přílohu)“ a do pole „Druh“ zapíšeme text Verze dokumentu: 1.01



(např. kde se příloha nachází či o co se jedná). Pole „Druh“ je povinné. Do pole „Počet“ (nepovinné pole) je moţné zapsat počet kusů (listů) příloh. V případě, ţe se jedná o přílohu v el. podobě označíme políčko „Příloha v elektronické podobě“. Pole „Druh“ je opět povinné. Do pole „Počet“ (nepovinné pole) je moţné zapsat počet kusů (listů) příloh. Kliknutím na tlačítko je zobrazeno dialogové okno pro výběr souboru z disku. Po označení zvoleného dokumentu a kliknutí na tlačítko „Otevřít“ je zobrazena informace o průběhu přenosu souboru a tento je poté připojen k zásilce. Soubor nesmí přesáhnout 10 MB při připojení. K celé zásilce lze ale připojit několik takovýchto souborů. Přílohu poté uloţíme kliknutím na tlačítko „Uloţit“. Pokud klikneme na tlačítko „Zavřít“ zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chceme provedené změny uloţit.

Kliknutím na tlačítko "Ano" se provedené změny uloţí (příloha se připojí). Kliknutím na tlačítko "Ne" se formulář pro připojení přílohy uzavře a příloha se nepřipojí. Kliknutím na tlačítko "Storno" se pouze uzavře okno s dotazem, zda formulář uloţit. Samotný formulář s vybranou přílohou zůstane dále otevřen bez provedení změn a je moţné např. vybrat jinou přílohu. IV.

Předat

Předání spisovému uzlu je povinné. V případě, ţe známe i konečného příjemce zásilky, můţeme předat konkrétnímu funkčnímu místu. Předání je stejné jak pro obecnou zásilku, tak pro zaloţený dokumentu z doručené datové zprávy. Spisový uzel vybereme pomocí ikony opět vyprázdníme.

a výběrem z předem definovaného seznamu. Ikonou

pole

V případě, ţe známe konkrétní funkční místo, kterému zásilka náleţí, toto vybereme kliknutím na šipku a výběrem z rozbalovací nabídky. V seznamu se nám pak objeví nabídku funkčních míst poze pro vybraný spisový uzel. Ve spodní části formuláře se pak nachází zaškrtávací tlačítko:

V případě jeho zaškrtnutí, se po zaloţení zásilky objeví podatelně nový formulář pro zápis zásilky další. V případě nezaškrtnutí, se po zaloţení zásilky nový formulář neobjeví a je třeba jej vyvolat opět kliknutím na kategorii „Obecná zásilka“. Tlačítko pak provede uloţení zásilky a předání spisovému uzlu či konkrétnímu funkčnímu místu. Ti budou mít zásilku ve sloţce „K převzetí“ viz. kapitola kancelář – dokumenty K převzetí. Tlačítko Verze dokumentu: 1.01

zobrazí dialogové okno s dotazem, zda chceme provedené změny uloţit. Strana 134 (celkem 237)


Kliknutím na tlačítko "Ano" se provedené změny uloţí (zásilka se zaloţí a předá zvolenému spisovému uzlu či uţivateli). Kliknutím na tlačítko "Ne" se formulář uzavře a zásilka se nezaloţí. Kliknutím na tlačítko "Storno" se pouze uzavře okno s dotazem, zda formulář uloţit. Samotný formulář zůstane dále otevřen a je moţné v něm ještě provádět změny.

9.2.2.3

Návrat doručenek

Formulář umoţňuje zadání doručenky k zásilce. Současně provádí změnu stavu zásilky na „doručeno“.

Formulář obsahuje:

Nadpis formuláře.

Panel nástrojů. Tlačítko „Načíst“ – provede načtení nových zásilek čekajících na odepsání doručenek bez nutnosti opustit formulář.

Seznam zásilek čekajících na zápis doručenek. Stránkování.




Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – po kliknutí zobrazí formulář „Zásilka – detail“. Detail slouţí pouze pro prohlíţení a pro zápis doručenky. Nelze v něm editovat. Odstranit – ikona je zde vţdy nepřístupná. Uloţit doručenku k zásilce – zobrazí formulář „Návrat doručenky – editace“. Nápověda – ikona je nepřístupná. Ikona je přístupná na detailu zásilky. Tisk - Zobrazí tiskovou sestavu. Detail zásilky obsahuje:

Doručenku lze zapsat kliknutím na ikonu v detailu zásilky (zobrazí se kliknutím na ikonu Po kliknutí na ikonu


jak v seznamu po označení příslušného řádku, tak přímo ).

se zobrazí formulář pro zápis doručenky:



Formulář obsahuje pouze jednu aktivní ikonku: Načtení původních údajů – v případě, ţe do pole „Druh“ je zapsán text a není ještě uloţen, se po kliknutí na tuto ikonu formulář vrátí do původního stavu (tedy zůstane prázdný). Datum doručení lze zapsat do pole „Datum doručení“ (toto pole je povinné) přímo vepsáním data či výběrem z kalendáře kliknutím na ikonu

a označením příslušného dne v měsíci.

Způsob doručení je moţno vybrat z rozbalovací nabídky z předem definovaných způsobů:

Kliknutím na tlačítko „Uloţit“, se doručenka zapíše a uloţí k zásilce. Kliknutím na tlačítko „Zavřít“, se zobrazí dialogové okno s dotazem, zda chceme provedené změny uloţit. Pokud je jiţ doručenka zapsána, aplikace na to upozorní:

Po zapsání doručenek a přeskočení do jiné kategorie (např. Obecná zásilka) zapsané doručenky ze seznamu zmizí a po opětovném načtení jsou zde zobrazeny pouze aktuální zásilky pro zápis doručenek. Verze dokumentu: 1.01



9.2.3.

Redistribuce

Formulář slouţí pro redistribuci (tj. převzetí a následné předání) dokumentů a spisů. Slouţí pouze pro oběh dokumentů uvnitř organizace. Dělí se do čtyř reţimů: Dokumenty k převzetí - Převzetí dokumentů podatelnou Spisy k převzetí - Převzetí spisů podatelnou Dokumenty k předání - Předání dokumentů z podatelny Spisy k předání - Předání spisů z podatelny

Seznam dokumentů k redistribuci lze zobrazit buď výběrem jednotlivé kategorie nebo také z celkového přehledu viz. Podatelna – Přehled – Redistribuce. Sloupce seznamu u dokumentů: Výběr (zaškrtávací pole) Čárový kód (či evidenční číslo) - v závislosti na nastavení aplikace zobrazuje buď evidenční číslo dokumentu, či čárový kód dokumentu. Popis - stručný popis dokumentu. Číslo jednací - číslo jednací dokumentu. Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího dokument. Sloupce seznamu u spisů: Výběr (zaškrtávací pole) Čárový kód (či evidenční číslo) - v závislosti na nastavení aplikace zobrazuje buď evidenční číslo spisu, či čárový kód spisu. Verze dokumentu: 1.01



Popis - stručný popis spisu. Spisová značka Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího spis. Formulář dále obsahuje:

Pokud je v Parametrech aplikace u dokumentů či spisů nastaveno jejich označování čárovým kódem namísto ev. číslem, pak je do tohoto pole moţné zapsat čárový kód, či jej čtečkou přímo načíst a dokument bude automaticky označen (zaškrtnut) pro převzetí, či pouze vyhledání.

Seznam dokumentů či spisů k převzetí nebo předání. Seznam dokumentů a spisů k předání a převzetí je zobrazen ve všech reţimech stejně. Rozdíl je pouze v seznamu s řádky seskupenými do skupin:

U převzetí – seznam dle předávajícího spisového uzlu (resp. spisového uzlu, do nějţ náleţí funkční místo, jeţ provedlo předání). U předání – seznam dle přebírajícího spisového uzlu (resp. spisového uzlu, do nějţ náleţí funkční místo, jeţ má převzít dokument). Tlačítka

znamenají označení nebo zrušení označení všech řádků ve skupině.

Ve všech reţimech je moţné zobrazit si pouze detail dokumentu kliknutím na ikonu . Dokumenty zde není moţné jakkoliv editovat. Detail dokumentu je podrobně popsán viz. Kancelář – nový dokument. V případě, ţe chybí dostatečná práva na zobrazení dokumentu, aplikace na toto upozorní.




V reţimech „Dokumenty k převzetí“ a „Spisy k převzetí“ se po označení dokumentů klikne na ikonu Poté dokumenty zmizí a jsou převedeny do reţimů „Dokumenty k předání“ a „Spisy k předání“.

.

V reţimech „Dokumenty k předání“ a „Spisy k předání“ jsou tyto dokumenty v seznamu do doby, neţ si je konkrétní uţivatelé či spisové uzly převezmou (uvidí je v poli K převzetí u spisů či dokumentů viz. Kancelář – dokumenty - k převzetí nebo Kancelář – spisy – k převzetí). Reţimy „Dokumenty k předání“ a „Spisy k předání“ zde tudíţ slouţí pouze jako informativní (např. pro kontrolu pokud spisovým uzlům či funkčním místům předává dokumenty v papírové podobě podatelna). Tlačítko zde slouţí k načtení nových dokumentů nebo spisů k převzetí či předání, bez nutnosti opustit formulář.

9.2.3.1

Dokumenty k převzetí

Dokumenty k převzetí - Převzetí dokumentů podatelnou

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Převzetí – provede převzetí označeného dokumentu popř. všech dokumentů. Je přístupná pouze v reţimech „Dokumenty k převzetí“ a „Spisy k převzetí“. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

9.2.3.2

Spisy k převzetí

Spisy k převzetí - Převzetí spisů podatelnou

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Převzetí – provede převzetí označeného dokumentu popř. všech dokumentů. Je přístupná pouze v reţimech „Dokumenty k převzetí“ a „Spisy k převzetí“. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.




9.2.3.3

Dokumenty k předání

Dokumenty k předání - Předání dokumentů z podatelny

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

9.2.3.4

Spisy k předání

Spisy k předání - Předání spisů podatelny.

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

9.2.4.

Externí subjekty

Formulář zobrazuje číselník externích subjektů (adresář). Je zde moţné vyhledávat a vybírat z nabídky jiţ vloţených externích subjektů nebo zadat novou adresu.




Externí subjekty jsou podrobně popsány viz. Administrace – Externí subjekty.




9.3. Výpravna 9.3.1.

Přehled

Formulář je rozdělen do tří částí: 1. Přehled – viz. Přehled – název a kategorie se mění v závislosti na zvolené sekci. Obsahuje kategorii „Podací archy“. 2. Výpravna – zobrazuje vybraná data – tato část (její název a vzhled) se následně mění dle zvolených sekcí (Příjem, Vypravení, Vypravené) a zvolených kategorií v těchto sekcích. 3. Info panel – viz. info panel (zobrazení přehledů).

9.3.1.1

Přehled

Formulář zobrazuje stručný přehled o stavu výpravny. Umoţňuje také přepínání mezi podatelnami dostupnými funkčnímu místu (pokud má dostupných více výpraven zároveň). Formulář s titulem „Výpravna“ obsahuje: Nadpis – název aktuální výpravny. Pokud je dostupných více výpraven, je zde pod názvem aktuální podatelny zobrazen text „Přepnout na výpravnu“ u něhoţ je odkaz na další výpravnu/ny. Minimalizovatelný panel „Zásilky k převzetí“ – obsahující sloupce: Zásilky k převzetí. Počet zásilek – aktuální počet zásilek k převzetí výpravnou. Odkaz „Zobrazit“ – provede rychlý přechod na převzetí zásilek k vypravní viz. výpravna - příjem. Minimalizovatelný panel „Zásilky k vypravení“ – obsahující Skupinu „Datové zprávy k vypravení“ (se sumarizací počtu všech zpráv k vypravení do datových schránek). Ta obsahuje tabulku datových schránek dostupných výpravně se sloupci:  Vlastník - název datové schránky (identifikátor schránky)  Poslední načtení - počet zásilek připravených k vypravení do schránky.  Odkaz „Zobrazit“ - rychlý přechod na vypravení zpráv do datové schránky. Verze dokumentu: 1.01



Text „Poštovní zásilky k vypravení“ Počet zásilek – aktuální počet zásilek připravených k vypravení poštou. Odkaz „Zobrazit“ – provede rychlý přechod na vypravení zásilek poštou. Tlačítko „Aktualizovat“ – provádí aktualizaci dat. Jakmile jsou data načtena, jsou údaje přehledu aktualizována.

9.3.1.2

Podací archy

Formulář zobrazuje seznam podacích archů.

Ve formuláři jsou následující ovládací prvky: Filtruje podací arch dle jejich stavu: Všechny - zobrazí všechny podací archy Nevypravené - zobrazí jen dosud nevypravené podací archy Vypravené - zobrazí jen vypravené podací archy Filtruje podací archy dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam - pouţívané podací archy Pozastavena platnost - pozastavené podací archy Zrušeno - zneaktivněné (odstraněné) podací archy Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout na tlačítko provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.


, aby se



Seznam podacích archů dle čísla a s daty jejich vytvoření a vypravení. Stránkování – Aktuální vybraná stránky je černá či podtrţená. Ikonky zobrazené v panelu nástrojů: Zaloţení nového záznamu – provádí zaloţení nového podacího archu. Nový podací arch se zobrazí jako další řádek seznamu. Číselná řada je vzestupná postupně po celý rok od č. 1 od zaloţení prvního archu. Zobrazení detailu záznamu – zobrazuje detail podacího archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. V detailu záznamu lze moţno editovat, pokud jiţ nebyl podací arch vypraven. Změna údajů záznamu – provádí změnu existujícího podacího archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a pokud označený podací arch jiţ nebyl vypraven. Editovat u podacích archů je moţno pouze stav záznamu tzn. zrušit podací arch, pozastavit platnost či záznam znovu aktivovat. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provádí zneaktivnění podacího archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, označený podací arch jiţ není zneaktivněn a pokud jiţ nebyl vypraven. Zrušení je moţné také na detailu podacího archu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Tisk – Zobrazí tiskovou sestavu. Detail či editace záznamu se zobrazí dvojklikem na řádek seznamu či kliknutím na ikonu

nebo

.

Detail podacího archu obsahuje seznam zásilek umístěných v podacím archu; umoţňuje editaci čárového kódu pošty (aţ do vypravení podacího archu); umoţňuje editaci podacího čísla (kdykoliv i po vypravení podacího archu). obsahuje sloupec dokument, který zobrazuje evidenční číslo či čárový kód odesílaného dokumentu (v závislosti na nastavení označování dokumentů čárovými kódy). Pro zjednodušení byl na seznam zásilek k vypravení na skupiny podacích archů umístěn odkaz „Detail podacího archu“ zobrazující detail podacího archu.




9.3.2.

Příjem

Příjem zásilek k vypravení Formulář zobrazuje seznam zásilek, které jsou připravené k převzetí výpravnou.

Do formuláře se lze dostat kliknutím na tlačítko „Zobrazit“ viz. Podatelna přehled nebo zvolením sekce „Příjem“ a kategorie „Zásilky k vypravení“ (na obrázku). Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - po kliknutí zobrazí formulář „Zásilka – detail“. Detail slouţí pouze pro prohlíţení. Nelze v něm editovat. Podrobný popis detailu zásilky viz. Podatelna – příjem – Detail zásilky. Převzetí označených zásilek – provede převzetí označených zásilek a jejich přesun do sekce „Vypravení“ – Poštovní zásilky. Ikona je aktivní pokud je označen (zaškrtnut) alespoň jeden řádek seznamu. Při převzetí poštovních zásilek je prováděna kontrola, zda jsou zásilky ve stavu umoţňujícím převzetí (např. zda je mezitím, od načtení seznamu zásilek, nepřevzal jiný uţivatel). Přebírány jsou pouze zásilky v odpovídajícím stavu. Ostatní, jiţ převzaté zásilky, nejsou znovu přebírány a uţivatel je o nepřevzetí informován dialogem se seznamem nepřevzatých zásilek.

Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.




Tlačítko „Načíst“ – provede načtení nových zásilek k převzetí, bez nutnosti opustit formulář.

Pokud je v parametrech aplikace nastaveno označování dokumentů čárovým kódem, je zde pole pro moţnost vyhledání a označení zásilky dle čárového kódu. V momentě, kdy je do pole zadán čárový kód, je proveden pokus o dohledání čárového kódu v seznamu zásilek. Pokud byla zásilka nalezena, je označena (zaškrtnuto zaškrtávací pole).Pokud nebyla zásilka nalezena, je zobrazen informační dialog s textem „Zásilka XX nebyla nalezena!“, kde za XX je doplněn hledaný čárový kód. Seznam s řádky je seskupen do skupin dle spisového uzlu, do něhoţ náleţí funkční místo odesílající zásilku. Seskupení obsahuje: Název spisového uzlu. Text „poloţek XX“, kde za XX je doplněn počet zásilek náleţejících do skupiny. Sloupce seznamu: Výběr (zaškrtávací pole). Ikonka: o Ikonka jedné obálky – jedná se o samostatnou zásilku. o Ikonka více obálek – jedná se o zásilku, do níţ byly sloučeny další zásilky. Čárový kód zásilky Adresát zásilky ve formátu název organizace, titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, ulice, číslo, obec. Evč. dok. - evidenční číslo dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů evidenčními čísly. Kód dok - čárový kód dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů čárovými kódy. Způsob odeslání Typ zásilky Forma Pokud je označen řádek se sloučenou zásilkou (ikona více obálek), je zobrazen detail řádku a v něm jsou vypsány všechny zásilky sloučené do této jedné. Řádek obsahuje evidenční číslo nebo kód odesílaného dokumentu, a také odkaz „Detail“ u kaţdé obálky, kliknutím na něj je moţno si zobrazit detail kaţdé zásilky samostatně.

9.3.2.1

Zásilky k vypravení

Příjem zásilek k vypravení Po označení zásilky a kliknutím na ikonu


je vykreslen formulář „Příjem zásilek k vypravení“.



Formulář provádí převzetí zásilek k vypravení. Umoţňuje: Převzít zásilky bez vloţení do podacího archu. Převzít zásilky a vloţit je do existujícího (nevypraveného) podacího archu. Převzít zásilky, vytvořit nový podací arch a vloţit do něj převzaté zásilky. Ve formuláři jsou zobrazena pole pro výběr jedné z variant: „Pouze převzít zásilky (nevkládat je do podacího archu)“ – provede převzetí zásilek. „Převzít zásilky a vloţit je do podacího archu“ – provede vloţení zásilek do podacího archu zvoleného v rozbalovacím menu podacích archů. (Do rozbalovací nabídky podacích archů jsou načteny všechny nevypravené podací archy). „Převzít zásilky a vloţit je do nového podacího archu“ – je zaloţen nový podací arch, do kterého jsou zásilky vloţeny. Tlačítko „OK“ – provede převzetí zásilek a jejich přesun do sekce „Vypravení“. Tlačítko „Storno“ – Provede uzavření formuláře bez uloţení změn. Ikonka panelu nástrojů: Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Pokud je v parametrech aplikace nastavena „Zjednodušená výprava zásilek“ (viz. Administrace – parametry aplikace – zásilky), pak se zásilky neobjeví k převzetí, ale jsou zobrazeny rovnou v sekci „Vypravení“.

9.3.3.

Vypravení

Vypravení je rozděleno do dvou kategorií: 1. Datová schránka 2. Poštovní zásilky Zásilky se ve vypravení objeví po jejich převzetí v sekci příjem viz. Výpravna – příjem popř. ihned po zaloţení uţivateli, pokud je v parametrech aplikace nastaveno „Zjednodušená výprava zásilek“ viz. Administrace – parametry aplikace – zásilky.

9.3.3.1

Datová schránka

Datová schránka – vypravení do datové schránky Formulář zobrazuje seznam zásilek připravených k odeslání (vypravení) do datové schránky a umoţňuje jejich odeslání do informačního systému datových schránek. Verze dokumentu: 1.01



Po označení kategorie Datová schránka se rozbalí seznam všech nastavených DS v aplikaci. Kaţdý spisový uzel můţe mít pro odesílání nastavenou jinou DS. Po označení konkrétní DS se načte formulář se seznamem zpráv k vypravení. Na formuláři je zobrazen nadpis označující konkrétní datovou schránku, ze které je vypravováno. Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail zásilky označené datové zprávy (viz Kancelář – zásilky – detail zásilky). Odeslání označených zásilek do datových schránek - provede odeslání zaškrtnutých vybraných zpráv. Storno zásilky – stornuje označenou datovou zprávu (zásilku). Vybrat všechny zásilky – provede označení všech datových zpráv (zásilek) v seznamu. Zrušit výběr – zruší označení u všech zásilek. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Výběr zprávy k odeslání se provádí dvojklikem na řádek s datovou zprávou: Zaškrtnutím jsou označené vybrané zprávy, pokud pole zaškrtnuté není, zprávy nejsou označené. Tlačítko „Načíst“ – provede načtení nových datových zpráv k odeslání bez nutnosti opustit formulář v případě, ţe je zapnuta funkce zjednodušené výpravy viz. Administrace – parametry aplikace – zásilky. Odeslání / vypravení datových zpráv: Vypravení je provedeno kliknutím na ikonu . Funkce provádí faktické odeslání vybraných zásilek (datových zpráv) do informačního systému datových schránek (resp. datových schránek adresátů zpráv). Před samotným provedením vypravení je zobrazen dialog potvrzení odeslání. Kliknutím na tlačítko „Ano“, Verze dokumentu: 1.01



je zahájeno vypravení (odeslání) zásilek.

Datové zprávy jsou odesílány po jedné. Průběh odesílání datových zpráv je signalizován dialogem průběhu odesílání.

V případě chyby je zobrazen dialog s podrobnými informacemi (příčinou chyby):

Dialog umoţňuje rozhodnout, zda přeskočit aktuálně odesílanou zprávu (jiţ se nepodařilo odeslat kvůli chybě) a pokračovat v odesílání odesláním následující datové zprávy, kliknutím na tlačítko Ano, či zda ukončit odesílání všech datových zpráv (tlačítko Ne). Po dokončení odesílání je zobrazen dialog s informacemi (sumarizací) o proběhlém odesílání.




Tím je odesílání dokončeno a datové zprávy jsou dodány do datové schránky příjemce. Kontrolu, zda jiţ byly odeslané datové zprávy doručeny (tedy vyzvednuty příjemcem) lze provést v sekci „Vypravené“ viz. Výpravna – vypravené nebo viz. Kancelář – zásilky - odeslané. Dodejky a doručenky k datovým zprávám jsou staţeny v momentě načtení doručených datových zpráv podatelnou viz. Podatelna – příjem – Datová schránka.

9.3.3.2

Poštovní zásilky

Formulář zobrazuje seznam zásilek, které jsou připraveny pro odeslání poštou a umoţňuje jejich vypravení.

V seznamu jsou zásilky řazeny dle zařazení do podacích archů nebo jsou zde zobrazeny jako samostatné zásilky, které nejsou v ţádném podacím archu. I zde je stále moţnost zásilky do podacích archů vkládat či je z nich vyjmout. Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail označené zásilky. Odeslání označených zásilek - provede odeslání zaškrtnutých vybraných zásilek. Verze dokumentu: 1.01



Storno zásilky – stornuje označenou zásilku. Vybrat všechny zásilky – provede označení všech zásilek v seznamu. Zrušit výběr – zruší označení u všech zásilek. Sloučit zásilky – provádí vloţení jedné zásilky do jiné. (Více dokumentů pro jednoho adresáta vloţených do jedné obálky). Vloţit zásilku do podacího archu – provádí vloţení zásilky do existujícího podacího archu. (Výběr je moţný z rozbalovací nabídky jiţ existujících podacích archů. Je povoleno pouze u zásilek, které nejsou v ţádném podacím archu.

Vyjmout zásilku z podacího archu – Provádí vyjmutí zásilky z podacího archu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu poštovního podacího archu. Tlačítko „Načíst“ – provede načtení nových zásilek k odeslání bez nutnosti opustit formulář v případě, ţe je zapnuta funkce zjednodušené výpravy viz. Administrace – parametry aplikace – zásilky. Výběr zprávy k odeslání se provádí dvojklikem na řádek s datovou zprávou: Zaškrtnutím jsou označené vybrané zprávy, pokud pole zaškrtnuté není, zprávy nejsou označené. Odeslání – vypravení zásilek: Vypravení je provedeno kliknutím na ikonu . Funkce provádí označení vybraných zásilek jako odeslaných (vypravených). Před samotným provedením vypravení je zobrazen dialog potvrzení odeslání. Kliknutím na tlačítko „Ano", je zahájeno vypravení (odeslání) zásilek. Kliknutím na tlačítko „Ne", je proces ukončen. Průběh odesílání (vypravování) zásilek je signalizován dialogem průběhu vypravení podobně jako u datových zpráv. Po jeho skrytí, je vypravení dokončeno, zásilky jsou ze seznamu vyjmuty a převedeny do sekce vypravené. V případě, ţe se jedná o zásilku s dodejkou, je převedena do podatelny – příjem, kde zásilka čeká na odepsání dodejky viz. Podatelna – návrat doručenek (a aţ po odepsání dodejky se objeví výpravně v sekci vypravené). Dodejky si můţe taktéţ odepisovat kaţdý uţivatel sám viz. Kancelář – zásilky – návrat doručenek, kde jsou taktéţ viditelné. Všechny odeslané dokumenty jsou ihned po odeslání vloţeny uţivatelům, kteří je odesílaly do sekce zásilky odeslané viz. Kancelář – zásilky – odeslané. Verze dokumentu: 1.01



9.3.4.

Vypravené

Stejně jako u vypravení je sekce „Vypravené“ rozdělena do dvou kategorií: 1. Datová schránka 2. Poštovní zásilky Po kliknutí na sekci „Vypravené“ je zobrazen dotaz:

9.3.4.1

Datové zprávy

Formulář zobrazuje seznam jiţ odeslaných datových zpráv. Lze v něm sledovat stav odeslané zprávy, její doručení, zobrazit detailní údaje zprávy, vytisknout dodejku či doručenku datové zprávy a uloţit si (vyexportovat) doručenku či celou datovou zprávu do souboru na lokální počítač.

Ve formuláři jsou pouţity následující filtry a ovládací prvky: Rozbalovací nabídka datová schránka – v seznamu jsou zobrazeny datové zprávy odeslané zvolenou datovou schránkou. Datumové pole „od – do“ – zobrazuje datové zprávy v rozmezí Verze dokumentu: 1.01



zadaného období. Tlačítko Načíst - Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko „Načíst“, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail datové zprávy. Staţení (uloţení) souboru datové zprávy, dodejky či doručenky. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk - zobrazuje tiskovou sestavu dodejky či doručenky datové zprávy (automaticky je volena dodejka/doručenka na základě aktuálního stavu datové zprávy). Tiskové sestavy: Dodejka - Standardní tisková sestava dodejky. Lze pouţít pouze u datových zpráv, jeţ jiţ byly dodány do ISDS. V aplikaci musí být jiţ staţena dodejka zprávy (stahuje se při odesílání zpráv, či načtení doručených zpráv). Doručenka - Standardní tisková sestava doručenky. Lze pouţít pouze u datových zpráv, jeţ jiţ byly doručeny adresátovi. V aplikaci musí být jiţ staţena doručenka zprávy (stahuje se při odesílání zpráv, či načtení doručených zpráv). Uloţení souboru ZFO: Po kliknutí na ikonu se zobrazí formulář, ten umoţňuje staţení a uloţení ZFO souboru dodejky, doručenky a celé datové zprávy z databáze aplikace do lokálního počítače.

Na základě aktuálního stavu datové zprávy, jsou aktivní příslušná tlačítka: Stáhne a nabídne uloţení ZFO souboru celé datové zprávy (včetně všech příloh). Stáhne a nabídne uloţení ZFO souboru dodejky či doručenky (na základě aktuálního stavu dokumentu). Po kliknutí na příslušné tlačítko je v pozadí zobrazen informační dialog o přípravě zaslání souboru




a zároveň v okamţiku, kdy je připraveno staţení souboru je zobrazen dialog s moţností uloţení/staţení souboru či jeho prohlíţení. Níţe zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlíţeči internetových stránek pouţitým u uţivatele.

Informaci o stavu doručení je taktéţ moţné si zkontrolovat na detailu zásilky viz. Výpravna – vypravené – Poštovní zásilky nebo viz. Kancelář – zásilky – odeslané. Detail datové zprávy: Zobrazí se kliknutím na ikonu


. Detail je rozdělen do tří záloţek.



Ikonky panelu nástrojů: Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pole formuláře: Identifikátor zprávy - jednoznačný identifikátor zprávy. Kaţdá datová zpráva má svůj vlastní identifikátor, pomocí něhoţ lze jednoznačně určit, o kterou zprávu se jedná. Typ zprávy – typ datové zprávy: Veřejná – běţný typ datové zprávy, kdy alespoň na jedné straně komunikace je orgán veřejné moci. Komerční – zpoplatněná datová zpráva, komunikace, kdy ani na jedné straně není orgán veřejné moci. Text – „Datová zpráva BYLA odeslána jinou aplikací“ - je zobrazen, pokud nebyla datová zpráva odeslána aplikací ELISA. V opačném případě není text zobrazen. Záloţky: 1. Datová zpráva viz obrázek nahoře. Záloţka obsahuje základní údaje datové zprávy. Pole formuláře: Sekce Odesílatel - obsahuje informace o odesílateli datové zprávy: Identifikátor schránky Název Adresa Verze dokumentu: 1.01



Číslo jednací - číslo jednací pouţívané u odesílatele Spisová značka - spisová značka pouţívaná u odesílatele Sekce Příjemce - obsahuje informace o adresátovi (příjemci) datové zprávy: Identifikátor schránky Název Adresa Číslo jednací - číslo jednací pouţívané u příjemce Spisová značka - spisová značka pouţívaná u příjemce K rukám Datová schránka - informace o datové zprávě: Věc - (popis, název) datové zprávy Do vlastních rukou - příznak, zda se jedná o datovou zprávu do vlastních rukou Povoleno doručení fikcí - příznak, zda je povoleno automatické doručení při nevyzvednutí zprávy po deseti dnech od doručení do datové schránky Dodáno - datum a čas dodání do informačního systému datových schránek Doručeno - datum a čas doručení do datové schránky příjemce Stav zprávy - aktuální stav datové zpráv 2. Přílohy datové zprávy

Záloţka obsahuje informace o přílohách (souborech) přiloţených k datové zprávě. Verze dokumentu: 1.01



Symbol zámku v řádku přílohy symbolizuje práva k jejímu zobrazení: Uţivatel nemá práva k zobrazení přílohy datové zprávy. Uţivatel má práva k zobrazení přílohy datové zprávy. Uţivatel má práva pro zobrazení v případě: datová zpráva byla odeslána jinou aplikací (např. portálem České pošty), datová zpráva byla vytvořena z dokumentu vlastněného přihlášeným uţivatelem (funkčním místem) datová zpráva byla vytvořena z dokumentu vlastněného jiným uţivatelem (funkčním místem) náleţejícím do stejného spisového uzlu a dokument má nastaven přístup na "Běţný dokument". Kliknutím na tlačítko „Zobrazit“, je zobrazen soubor zvolené (označené) přílohy datové zprávy. 3. Dodejka / Doručenka

Záloţka obsahuje údaje dodejky / doručenky datové zprávy. Pole formuláře: Sekce Odesílatel - obsahuje informace o odesílateli datové zprávy. Sekce Příjemce - obsahuje informace o adresátovi (příjemci) datové zprávy. Datová schránka - informace o datové zprávě: Věc Zmocnění Verze dokumentu: 1.01

- popis (název) datové zprávy - případné informace o zákonu / vyhlášce apod., na jejichţ základě je odeslána datová zpráva Strana 158 (celkem 237)


Naše č.j. Naše sp. zn. Vaše č.j. Vaše sp. zn. K rukám Do vlastních rukou Zakázat doručení fikcí

- číslo jednací pouţívané u odesílatele - spisová značka pouţívaná u odesílatele - číslo jednací pouţívané u příjemce - spisová značka pouţívaná u příjemce - textová informace komu má být datová zpráva předána - příznak, zda se jedná o datovou zprávu do vlastních rukou - příznak, zda je zakázáno automatické doručení při nevyzvednutí zprávy po deseti dnech od doručení do datové schránky

Informace o dodání a doručení: Dodáno - datum a čas dodání do informačního systému datových schránek Doručeno - datum a čas doručení do datové schránky příjemce Detail odeslané datové zprávy a informaci o doručení si lze zobrazit také v sekcích Vypravené – poštovní zásilky nebo v kanceláři v sekci Zásilky – odeslané.

9.3.4.2

Poštovní zásilky

Formulář zobrazuje seznam vypravených poštovních zásilek včetně datových zpráv.

Ve formuláři jsou pouţity následující filtry a ovládací prvky:

Datumové pole „od – do“ – zobrazuje zásilky vypravené v rozmezí zadaného období.

Tlačítko Načíst - Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko „Načíst“, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail datové zprávy.




Nápověda – zobrazí nápovědu Tisk - zobrazuje tiskovou sestavu. Seznam zásilek – pokud je zobrazena ikona jedné obálky, jedná se o samostatnou zásilku. Pokud je ikona více obálek, jedná se o sloučenou zásilku, do níţ byly sloučeny jiné zásilky. Označením se řádek rozšíří a zobrazí se všechny zásilky vloţené do této jedné s odkazy na jejich detaily. Detail zásilky: Kliknutím na ikonu

se otevře formulář zobrazující detail zásilky.

Formulář obsahuje čárový kód zásilky jak v prezentační podobě, tak pouze označení čárového kódu a informaci o stavu zásilky (vţdy odesláno). Formulář je vţdy zobrazen v reţimu detailu záznamu (není pouţíván v reţimu editace či nového záznamu). Ve formuláři je moţno pouţít pouze ikonky: Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Uloţit doručenku k zásilce – zobrazí formulář „Návrat doručenky – editace“

Po kliknutí na ikonu je moţné zapsat k zásilce doručenku viz. Podatelna – příjem – návrat doručenek. Doručenku je taktéţ moţno zapsat na detailu zásilky viz. Kancelář – zásilky – odeslané. Verze dokumentu: 1.01



9.4. Administrace 9.4.1.

Aplikace

Sekce aplikace je rozdělena do pěti kategorií:

1. 2. 3. 4. 5.

Přehled Parametry aplikace Generování čárových kódů Tiskové sestavy Šablony dokumentů




9.4.1.1

Přehled

Formulář zobrazuje stručný přehled o stavu administrace (aplikace).

Formulář obsahuje: Minimalizovatelný panel „Zástupy (v nejbliţších 3 dnech)“ - obsahuje tabulku aktuálně probíhajících zástupů, či zástupů, které budou zahájeny v nejbliţších 3 dnech. Sloupce: Období - datum zástupu (zahájení – ukončení) Zastupovaný - titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, název funkčního místa funkčního místa, které bude zastupováno. Je zastupován - titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, název funkčního místa funkčního místa, které bude provádět zástup. Odkaz „Administrace (seznam) zástupů“ – po kliknutí na odkaz je otevřen formulář s přehledem zástupů a moţností vloţení nového viz. Administrace – Uţivatelé – zástupy. Minimalizovatelný panel „Kontrola zabezpečení“. Obsahuje: Informaci o zablokovaných uţivatelských účtech (tj. zablokovaných přihlášeních z důvodu opakovaného zadání chybného hesla). Pokud ţádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatrţítka a text „Ţádné zablokované uţivatelské účty“. Pokud existují zablokované účty uţivatelů, je zobrazena ikonka ţlutého vykřičníku a text „XX zablokovaných uţivatelských účtů.“, kde za XX je doplněn počet účtů. Informaci o zablokovaných uţivatelských účtech externích aplikací (tj. zablokovaných přihlášeních externích aplikací (interface) z důvodu opakovaného zadání chybného hesla). Pokud ţádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatrţítka a text „Ţádné zablokované uţivatelské účty externích aplikací“. Pokud existují zablokované účty uţivatelů, je zobrazena ikonka ţlutého vykřičníku a text „XX zablokovaných uţivatelských účtů externích aplikací.“, kde za XX je doplněn počet účtů. Minimalizovatelný panel „Kontrola nastavení“. Obsahuje: Informaci o funkčních místech bez navázaného uţivatele: Pokud ţádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatrţítka a text „Ţádná funkční místa bez navázaného uţivatele.“. Pokud existují funkční místa bez navázaných uţivatelů, je zobrazena ikonka ţlutého vykřičníku a text „XX funkčních míst bez navázaného uţivatele.“, kde za XX je doplněn počet. Verze dokumentu: 1.01



Informaci o podatelnách/výpravnách bez navázaného spisového uzlu (tj. podatelnách/výpravnách bez správce - pracovníků): Pokud ţádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatrţítka a text „Ţádné podatelny/výpravny bez navázaného spisového uzlu.“. Pokud existují podatelny/výpravny bez navázaného spisového uzlu, je zobrazena ikonka ţlutého vykřičníku a text „XX podatelen/výpraven bez navázaného spisového uzlu.“, kde za XX je doplněn počet. Minimalizovatelný panel „Optimalizace, výkon“. Obsahuje: Ikonku „disku“ Text „Velikost dat aplikace“ Ukazatel průběhu Text „Obsazeno XX z YY (ZZ volných)“, kde za XX je doplněna hodnota prostoru obsazeného daty zákazníka, za YY maximální povolená velikost dat zákazníka (z parametrů zákazníka) a za ZZ zbývající dostupný prostor. Informaci o zastaralých dočasných souborech úloţiště - při přidávání příloh dokumentu/spisu, elektronických obrazů dokumentu, staţení emailu dochází k uloţení souborů úloţiště s příznakem „dočasný“. Pokud je pak dokument/spis uloţen, jsou u těchto souborů odstraněny příznaky „dočasný soubor“. Pokud však dokument/spis není uloţen (uţivatel klikne na storno apod.) zůstávají dočasné soubory v databázi (úloţišti). Za zastaralý soubor úloţiště je povaţován takový soubor, který je označen jako dočasný a existuje déle neţ 24 hodin. Pokud ţádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatrţítka, text „Ţádné zastaralé dočasné soubory úloţiště.“ a odkaz „Odstranit soubory“ je zakázán. Pokud existují zastaralé soubory úloţiště, je zobrazena ikonka ţlutého vykřičníku, text „XX v zastaralých dočasných souborech úloţiště.“, kde za XX je doplněna suma velikosti všech zastaralých souborů a odkaz „Odstranit soubory“ je povolen. Odkaz „Odstranit soubory“ – je provedeno odstranění dočasných souborů úloţiště v separátním vlákně (na pozadí). Jakmile je odstranění dokončeno, je informace o dočasných souborech aktualizována . Minimalizovatený panel „Externí aplikace (interface)“: Obsahuje všechny externí aplikace (interfacy), ke kterým má zákazník platnou licenci. Z tohoto místa je moţné jednak sledovat stav interface, a dále povolovat, či zakazovat interface. Interface pro připojení k informačnímu systému datových schránek je přímo integrován v aplikaci a jako samostatný interface (externí aplikace) nefiguruje (je vţdy povolen). Obsahuje pro kaţdý licencovaný interface: o Pokud je povolen, je zobrazena ikonka zeleného zatrţítka o Pokud není povolen, je zobrazena ikonka červeného kříţe o Název externí aplikace (interface) o Pokud je povolen, je zobrazen odkaz „Zakázat“ o Pokud není povolen, je zobrazen odkaz „Povolit“ Tlačítko „Aktualizovat“ V pravé straně formuláře jsou zobrazeny panely: Panel aktuální verze aplikace Panel aktuální verze databáze Panel technická podpora obsahující: Text „Technická podpora“ Foto popřípadě avatar podpory Jméno a příjmení podpory Název firmy provádějící podporu Telefon provádějící podporu Email

9.4.1.2

Parametry aplikace

Formulář umoţňuje nastavení parametrů aplikace (společné parametry pro konkrétního zákazníka).




Ikonky panelu nástrojů: Změna údajů (Editace) Načtení původních údajů - pokud ještě nebylo uloţeno, vrátí hodnoty formuláře do původního stavu beze změn. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář je rozdělen na jednotlivé záloţky: Obecné Dokumenty Spisy Zásilky Časová razítka 1. Záloţka Obecné Zaškrtávací pole „Automaticky načítat seznamy (dataGridy)“: pokud je zaškrtnuto, je na všech formulářích se seznamy automaticky provedeno načtení dat ihned po jejich otevření. Zaškrtávací pole „Automaticky zakládat externí subjekty z datových zpráv“: pokud je zaškrtnuto, je při zakládání dokumentu z datové zprávy a nenalezení odpovídajícího externího subjektu (resp. externího subjektu s identifikátorem datové schránky odesílatele) provedeno automatické zaloţení externího subjektu. Zaškrtávací pole „Automaticky zakládat ročníky podacích deníků“: pokud je zaškrtnuto, je při zaloţení dokumentu a neexistenci odpovídajícího ročníku podacího deníku tento ročník zaloţen. Zaškrtávací pole „Zobrazovat a umoţnit pouţití pořadačů“: pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazovány a je umoţněno pouţití pořadačů. Rozbalovací nabídka „Spisové a skartační znaky“. Moţné stavy: „Nepouţívat“ - spisové a skartační znaky a lhůty nejsou povinné. „Pouţívat pouze skartační znaky a lhůty“ - jsou povinné pouze skartační znaky a lhůty. „Pouţívat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ - spisové a skartační znaky a lhůty jsou povinné. 2. Záloţka Dokumenty Zaškrtávací pole „Dokumenty označovat čárovým kódem (namísto evidenčním číslem)“: pokud je zaškrtnuto, jsou dokumenty označovány čárovým kódem, v opačném případě jsou Verze dokumentu: 1.01



označovány evidenčním číslem. Evidenční číslo je generováno vţdy, čárový kód pouze v případě zaškrtnutí pole. Povinné textové pole formát čísla jednacího s odkazem „Změnit“, viz. Struktura čísla jednacího. Zaškrtávací pole „Dokumentům automaticky přidělovat číslo jednací“: pokud je zaškrtnuto, je všem dokumentům ihned při jejich zaloţení přiděleno číslo jednací. V opačném případě je číslo jednací přidělováno aţ na vyţádání. Zaškrtávací pole „Samostatná řada evidenčních čísel pro kaţdý ročník podacího deníku“. Pokud je zaškrtnuto, je pro kaţdý ročník podacího deníku generována samostatná řada evidenčních čísel. Pokud není zaškrtnuto, generuje se jedna řada evidenčních čísel pro všechny ročníky podacího deníku. Zaškrtávací pole „Vţdy povolit zobrazení detailu přebíraného dokumentu“: pokud je zaškrtnuto, můţe přebírající zobrazit detail dokumentu (bez ohledu na aktuální práva dokumentu), který mu je předáván, ještě před jeho převzetím. Povinné textové pole „Maximální velikost souboru přílohy kB“: omezení maximální velikosti souboru, jeţ bude moci být uloţen jako příloha dokumentu. Pozor soubory o velikosti větší neţ 10240 kB není moţno odeslat v datové zprávě! Povinné textové pole „Maximální velikost souboru elektronického obrazu kB“: omezení maximální velikosti souboru, jeţ bude moci být uloţen jako elektronický obraz dokumentu. Pozor - soubory o velikosti větší neţ 10240 kB není moţno odeslat v datové zprávě! Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při stornování dokumentu“: pokud je zaškrtnuto, je při provádění storna dokumentu povinné uvést důvod prováděné operace. Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při odmítnutí převzetí dokumentu“: pokud je zaškrtnuto, je při odmítnutí převzetí předávaného dokumentu povinné uvést důvod prováděné operace. Struktura čísla jednacího Po kliknutí na odkaz „Změnit“ u pole formát čísla jednacího, se zobrazí formulář umoţňující definovat strukturu čísla jednacího.




Ve formuláři je zobrazeno pole „Náhled“ obsahující: textové pole „Struktura čísla jednacího“ - obsahuje aktuální strukturu čísla jednacího. textové pole „Ukázka čísla jednacího“ - obsahuje vzorovou ukázku, jak by vypadalo vygenerované číslo jednací; seznam (pořadí) poloţek čísla jednacího - z poloţek je skládáno číslo jednací. Pole „Přidat sloţku“ obsahující: rozbalovací nabídku jednotlivých sloţek obsahující následující poloţky: o „Zkratka organizace“ - nastavuje se dle přání uţivatele (zákazníka) ve správcovském modulu při počáteční instalaci aplikace; o „Pořadové číslo v ročníku podacího deníku“; o „Ročník podacího deníku (4 znaky)“; o „Ročník podacího deníku (2 znaky)“; o „Podací deník - zkratka“; o „Spisový uzel - zkratka“; o „Uţivatel - zkratka“; o „Volný text“. Tlačítka: o tlačítko „Vloţit nad“ - nad označenou poloţku seznamu sloţek čísla jednacího je vloţena poloţka zvolená v rozbalovací nabídce ve skupině „Přidat sloţku“. Pokud je v rozbalovací nabídce zvolena poloţka „Volný text“, je vloţen text z textového pole; o tlačítko „Vloţit pod“ - pod označenou poloţku seznamu sloţek čísla jednacího je vloţena poloţka zvolená v rozbalovací nabídce ve skupině „Přidat sloţku“. Pokud je v rozbalovací nabídce zvolena poloţka „Volný text“, je vloţen text z textového pole; o tlačítko „Vloţit na konec“ - na konec seznamu sloţek čísla jednacího je vloţena poloţka zvolená v rozbalovací nabídce ve skupině „Přidat sloţku“. Pokud je v rozbalovací nabídce zvolena poloţka „Volný text“, je vloţen text z textového pole; o tlačítko „Odebrat sloţku“ - označená poloţka v seznamu sloţek čísla jednacího je odstraněna. Po označení poloţky v seznamu jsou tlačítka povolena a je moţno vkládat další poloţky čísla jednacího vybrané z rozbalovací nabídky. Pro vloţení lomítka či pomlčky je nutné v rozbalovací nabídce zvolit poloţku „Volný text“ a do pole pod ní vepsat poţadovaný znak a pouţít tlačítko dle toho, kde bude znak uloţen. Pokud dojde ke změně v seznamu sloţek čísla jednacího je sloţena struktura čísla jednacího a vloţena do textového pole „Struktura čísla jednacího“. Na základě struktury čísla jednací je vygenerována ukázka čísla jednacího a je vloţena do textového pole „Ukázka čísla jednacího“. Pokud při vloţení nové poloţky, či při uloţení, přesáhne maximální moţná délka všech sloţek 50 znaků: je zobrazen informační dialog s textem „Zvolená struktura čísla jednacího by mohla v některých případech vygenerovat číslo jednací dlouhé až XX znaků, což přesahuje maximální možnou délku 50 znaků. Číslo jednací by tak nebylo možno uložit. Zvolte jinou (kratší) strukturu čísla jednacího.“, kde za XX je vloţen součet maximálních moţných velikostí pouţitých sloţek; zpracování je přerušeno. Pro uloţení změněné struktury čísla jednacího je nutné kliknout na tlačítko OK. Tlačítko Storno uzavře formulář bez provedení změn. 3. Záloţka Spisy Zaškrtávací pole „Spisy označovat čárovým kódem (namísto evidenčním číslem)“: pokud je zaškrtnuto, jsou spisy označovány čárovým kódem, v opačném případě jsou označovány evidenčním číslem. Evidenční číslo je generováno vţdy, čárový kód pouze v případě zaškrtnutí pole. Zaškrtávací pole „Pro spisovou značku pouţívat samostatnou číselnou řadu“. lze zvolit, zda pro generování spisové značky pouţívat samostatnou číselnou řadu, či zda přebírat do spisové značky číslo jednací iniciačního dokumentu či sběrného archu; pokud není zvoleno, pouţije se pro spisovou značku číslo jednací iniciačního dokumentu či sběrného archu spisu. Verze dokumentu: 1.01



Povinné textové pole formát spisové značky s odkazem „Změnit“ - pro změnu struktury spisové značky je zobrazen formulář obdobný jako u změny struktury čísla jednacího. viz Struktura čísla jednacího, pouze namísto čísla jednacího se jedná o text spisová značka. Zaškrtávací pole „Povolit zakládání nového spisu bez iniciačního dokumentu“: pokud je zaškrtnuto, je povoleno zaloţení prázdného spisu. Zaškrtávací pole „Vţdy povolit zobrazení detailu přebíraného spisu“: pokud je zaškrtnuto, můţe přebírající zobrazit detail spisu (bez ohledu na aktuální práva spisu), který mu je předáván, ještě před jeho převzetím. Povinné textové pole „Maximální velikost souboru přílohy kB“: omezení maximální velikosti souboru, jeţ bude moci být uloţen jako příloha spisu. Pozor – soubory o velikosti větší neţ 10240 kB není moţno odeslat v datové zprávě! Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při stornování spisu“: pokud je zaškrtnuto, je při provádění storna spisu povinné uvést důvod prováděné operace. Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při odmítnutí převzetí spisu“: pokud je zaškrtnuto, je při odmítnutí převzetí předávaného spisu povinné uvést důvod prováděné operace. Rozbalovací nabídka „Při vyřízení vyřídit dokumenty způsobem“: způsob vyřízení dokumentu, jímţ budou vyřízeny dokumenty vloţené do vyřizovaného spisu. 4. Záloţka Zásilky Zaškrtávací pole „Zjednodušená výprava zásilek“ doplněné o text „(výpravna bude automaticky přebírat všechny zásilky ihned po jejich vytvoření)“: pokud je zaškrtnuto, není prováděno manuální převzetí zásilek výpravnou (není kontrola, zda byly zásilky výpravně skutečně předány) a zásilky se po zaloţení ihned nacházejí ve výpravně. Pokud je nastaven reţim zjednodušené výpravy zásilek, je zobrazen dialog s textem:

Zaškrtávací pole „Zásilky po vytvoření ihned předávat výpravně“ doplněné o text „(pokud není nastaveno, je nutno u kaţdé zásilky po jejím vytvoření provést předání výpravně”). Skupina „Výchozí způsoby odeslání“ - způsoby odeslání, které budou nastaveny jako výchozí při příjmu (zaloţení dokumentu) z konkrétní zásilky (datové zprávy, emailu…): rozbalovací nabídka „Pro příjem datových zpráv“; rozbalovací nabídka „Pro příjem papírové pošty“; rozbalovací nabídka „Pro příjem emailů“. Skupina „Výchozí typy zásilek“ - výchozí typ zásilky pouţívaný při příjmu zásilek: rozbalovací nabídka „Výchozí typ“. Zaškrtávací pole „Podací archy – pro kaţdou sluţbu pošty vytvářet samostatnou stránku“, rozšířené o text „(pro kaţdou doplňkovou sluţbu pošty bude vytvářena samostatná stránka podacího archu)“. Pokud je pole zaškrtnuto, je při tisku podacích archů vytvářena samostatná stránka pro kaţdou doplňkovou sluţbu pošty. Kliknutím na tlačítko „Uloţit“ se provedené změny nastavení v parametrech aplikace aktualizují. Verze dokumentu: 1.01



5. Časová razítka

Zaškrtávací pole „Přihlašovat se k autoritě certifikátem elektronického podpisu“. Některé autority mohou vyţadovat přihlášení pomocí elektronického podpisu pouţívaného při následném podepsání. Pokud je zaškrtnuto, provádí se přihlášení tímto způsobem. Pole URL sluţby - adresa autority vydávající časová razítka. Uvádí se včetně protokolu. Pole Politika (OID) - údaj dodává autorita. Pole Uţivatelské jméno - uţivatelské jméno pro přihlášení (pokud se k přihlášení pouţívá). Pole Heslo - heslo pro přihlášení (pokud se k přihlášení pouţívá). Pole Algoritmus hashe - pouţívaný algoritmus (např. „SHA256“). Dodává autorita. Zaškrtávací pole „Vţdy důvěřovat autoritě“ Parametr pro případné řešení problému s instalací certifikátů u klientů (většina klientů nemá nainstalované SSL certifikáty serverové strany, jeţ jsou vyţadovány pro komunikaci s autoritou časových razítek). Zaškrtnutí tohoto parametru můţe sníţit bezpečnost získávání časových razítek. Proto je vhodné, pokud je to moţné, nainstalovat zmiňované certifikáty do lokálních PC pouţívajících časová razítka a tento parametr nezapínat.

9.4.1.3

Generování čárových kódů

Formulář umoţňuje generování a tisk čárových kódů, jeţ je moţné následně vyuţít v aplikaci. Aplikace přijímá ručně zadané čárové kódy pouze v případě, pokud byly vygenerovány touto funkcí.




Do pole „Vygenerovat čárových kódů (počet)“, je zadán počet poţadovaných čárových kódů a kliknutím na tlačítko „Generovat“ je poţadovaný počet kódů vygenerován. Čárové kódy jsou poté zobrazeny v seznamu a uloţeny do databáze. Lze vyuţít např. při tisku čárových kódů na štítky.

9.4.1.4

Tiskové sestavy

V této sekci se nastavují tiskové sestavy, které jsou určeny buď pro všechny lokální stanice, nebo pro konkrétní lokální stanici. Tiskové sestavy jsou uloţeny v databázi a na klientskou stranu se přenášejí po přihlášení. Pokud není lokální stanice identifikována, jsou přeneseny pouze obecné sestavy. Pokud naopak identifikována je, jsou přeneseny sestavy určené konkrétní stanici, doplněné o obecné sestavy, které nemají vytvořenu instanci pro tuto lokální stanici.

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového záznamu - provádí přidání nové tiskové sestavy. Zobrazení detailu záznamu - zobrazuje detail tiskové sestavy. Změna údajů záznamu - provádí změnu existující tiskové sestavy. Zrušení (zneaktivnění) záznamu - provádí zneaktivnění tiské sestavy. Vytvořit kopii tiskové sestavy - vytváří kopii existující tiskové sestavy. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu obecné sestavy (tedy není uvedena lokální stanice). Vytvoření kopie Verze dokumentu: 1.01



provádí otevření formuláře nové tiskové sestavy s doplněnými údaji sestavy, z níţ se kopie vytváří. Vytvořit instanci pro konkrétní stanici (tiskárnu) - vytváří instanci existující tiskové sestavy určené pro konkrétní lokální stanici. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu obecné sestavy (tedy není uvedena lokální stanice). Vytvoření instance provádí otevření formuláře nové tiskové sestavy, kde uţivatel vyplní název lokální stanice. Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav. Filtry: Stav záznamu - filtruje tiskové sestavy dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam - pouţívané sestavy. Pozastavena platnost - pozastavené sestavy. Zrušeno - zneaktivněné sestavy (odstraněné). Zdroj - zdroj dat tiskové sestavy. Určuje, kde bude sestava dostupná (na jakých formulářích). V současné době pouze v „Zásilkách“. Sloupce seznamu: Název - název tiskové sestavy. Popis - popis tiskové sestavy. Určeno lokální stanici - pokud je prázdné, jedná se o obecnou sestavu určenou všem stanicím. Pokud je uvedena stanice, je sestava dostupná pouze uvedené stanici. Vloţení tiskové sestavy Tiskové sestavy se definují v sekci Administrace - Tiskové sestavy. Pomocí tlačítka „Zaloţení nového záznamu“ lze nadefinovat tiskovou sestavu.

Název sestavy - uţivatel vyplní název sestavy Popis - doplňující popis sestavy. Zdroj dat - určuje, kde bude sestava dostupná. V současné době pouze zásilky. Určeno lokální stanici - definování stanice, které je sestava dostupná. Pokud je pole prázdné, jedná se o obecnou sestavu určenou všem stanicím. Pokud je uvedena stanice, je sestava dostupná pouze této stanici. Rozměry stránky - rozměry tiskové sestavy. Nadefinované obvyklé formáty (A5, A4, C6, C6/C5, C5, C4). Je moţné zvolit i vlastní formát sestavy volbou „Vlastní“ (nastavení šířky a výšky). Verze dokumentu: 1.01



Stav záznamu - platný, pozastavena platnost, zrušeno. Tisková sestava - náhled tiskové sestavy. Upravit - uţivatel zde vytváří či edituje tiskovou sestavu.

Ikony panelu nástrojů: Vloţit slučovací pole - slučovací pole je pole, do kterého se bude doplňovat konkrétní hodnota z tisknutých dat. Např. čárový kód zásilky, bude vloţen a vykreslen čárový kód. Vloţit volný text - uţivatel si zde vloţí text, který se bude zobrazovat na sestavě. Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk aktuálně editovatelné tiskové sestavy za pouţití vzorových dat.

Editovaná tisková sestava Do sestavy (stránky) se vkládají slučovací pole, či pole volného textu. Nejprve se provede výběr nástroje (slučovací pole, volný text) a následně se klikne levým tlačítkem myši na umístění v sestavě, kam je poţadováno vloţení zmiňovaného pole. Pole je moţno libovolně přesouvat, je nutno je označit kliknutím levého tlačítka myši na poţadované pole, čímţ dojde k jeho obarvení na červeno a následně lze ve vlastnostech pole změnit jeho umístění (myší nelze pole posouvat). Vlastnosti sestavy Zobrazuje vlastnosti sestavy jako Název a Rozměry sestavy. Vlastnosti nelze v editoru sestav měnit. Vlastnosti pole Sekce zobrazuje a umoţňuje měnit vlastnosti označeného pole tiskové sestavy. Má následující poloţky: Typ - zobrazuje typ pole - „Slučovací pole“ či „Volný text“. Textové pole „Pole“ - zobrazuje název pole. Nelze měnit. Textové pole „Hodnota“ - u slučovacího pole nelze měnit. U volného textu lze měnit. Číselné pole Pozice X (jedno desetinné místo) o Pozice pole od levého okraje (v ose X) v milimetrech. o Změnou dojde k posunu pole na uvedenou pozici. o Minimální hodnota 0 (levý okraj sestavy). Verze dokumentu: 1.01



o Maximální hodnota je šířka sestavy. Číselné pole Pozice Y (jedno desetinné místo) o Pozice pole od horního okraje (v ose Y) v milimetrech. o Změnou dojde k posunu pole na uvedenou pozici. o Minimální hodnota 0 (horní okraj sestavy). o Maximální hodnota je výška sestavy. Rozbalovací nabídka „Font“ - druh písma. U některých polí nemusí být volen (např. u čárových kódů). o Dostupné fonty: Arial Arial Black Comic Sans MS Courier New Georgia Lucida Grande Lucida Grande Unicode Times New Roman Trebuchet MS Verdana Celočíselné pole Velikost - velikost písma (fontu) v bodech. Tlačítka: o „B“ - přepínač na tučné písmo. o „I“ - přepínač na kurzívu. o „U“ - přepínač na podtrţené písmo o Odstranit - odstraňuje (maţe) označená pole. o „OK“ - zavírá sestavu a ukládá změny. o „Storno“ - zavírá sestavu bez uloţení změn. Tiskovou sestavu si uţivatel volí v sekci Zásilky kliknutím na ikonu - zobrazí tiskovou sestavu. Uţivateli se zobrazí seznam tiskových sestav a uţivatel provede výběr tiskové sestavy. Sestavy, které nelze momentálně pouţít, jsou v seznamu sestav zakázány a jejich název v seznamu je doplněn o text „(nelze zvolit – XX)“, kde za XX je doplněn důvod, pro který nelze sestavu zvolit.

9.4.1.5

Šablony

Šablony slouţí uţivateli k vytvoření elektronického obrazu či přílohy, do které se automaticky načtou údaje o dokumentu. Šablony dokumentů jsou předdefinované vzory dokumentů Microsoft Wordu. Pomocí pouţitých slučovacích polí umoţňují vytvářet dokumenty, do nichţ jsou automaticky doplněny hodnoty.

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového záznamu - provádí přidání nové šablony dokumentu. Zobrazení detailu záznamu - zobrazuje detail šablony dokumentu. Změna údajů záznamu - provádí změnu existující šablony dokumentu. Zrušení (zneaktivnění) záznamu - provádí zneaktivnění šablony dokumentu. Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav.

Filtry: Stav záznamu - filtruje šablony dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam - pouţívané šablony. Verze dokumentu: 1.01



Pozastavena platnost - pozastavené šablony. Zrušeno - zneaktivněné šablony (odstraněné). Sloupce seznamu: Popis - název šablony. Spisový uzel - pokud je uvedeno, je šablona zobrazována pouze uvedenému spisovému uzlu. Vytvoření šablony Nejprve je nutné šablonu vytvořit mimo program. Šablona se vytváří v programu Microsoft Word jako běţný dokument. Postup v MS Office Word 2007 (2010): Automaticky doplňované hodnoty se vytváří pomocí tzv. slučovacích polí. Na místo, kde má být automaticky vkládána hodnota se vloţí slučovací pole z hlavního menu -> záloţka Vloţení -> tlačítko Rychlé části -> poloţka Pole.

Je zobrazen formulář zadání pole:

V tomto formuláři je třeba zvolit v seznamu Názvy polí poloţku MergeField. Následně je třeba zadat název slučovacího pole, jeţ má být vloţeno do pole Název pole. Vloţit lze tyto hodnoty: CisloJednaci PopisStrucny SpisovaZnacka Verze dokumentu: 1.01



Vlastní vloţení je dokončeno kliknutím na tlačítko OK. Úpravy a vzhled slučovacího pole: V dokumentu je slučovací pole označeno následovně:

Slučovací pole je moţno formátovat běţným způsobem jako normální text dokumentu (měnit velikost a barvu písma, font…). Dostupná slučovací pole: V šablonách lze pouţívat pouze níţe uvedená slučovací pole: Číslo jednací – lze pouţít pouze u dokumentu. Na šabloně se zobrazí číslo jednací dokumentu. Stručný popis – lze pouţít u dokumentu a spisu. Na šabloně se zobrazí stručný popis dokumentu nebo spisu. Spisová značka – lze pouţít pouze u spisu. Na šabloně se zobrazí spisová značka spisu. Nastavení šablony v programu Nastavení šablon se provádí přes tlačítko „Zaloţení nového záznamu“.

Uţivatel nadefinuje popis (název) šablony, spisový uzel, který bude šablonu pouţívat a nahraje vytvořenou šablonu. Pouţití šablony: Šablonu lze pouţít na detailu dokumentu na záloţce „Elektronický obraz“, přílohy, kde pomocí ikony (pouţít vzor), lze vloţit dokument, který bude obsahovat nadefinované údaje.

9.4.2.

Číselníky

Číselníky o dokumentech – v těchto číselnících jsou definovány různé typy, formy a druhy dokumentů, spisových znaků, zásilek atd. Hodnoty z těchto číselníků jsou přenášeny do rozbalovacích nabídek na jednotlivých modálních oknech. Číselníky mohou být tvořeny jak dodavatelem aplikace, tak samotným administrátorem v organizaci. Základem funkčního systému jsou dobře vyplněné číselníky. Číselníky jsou rozděleny do různých Verze dokumentu: 1.01



kategorií.




9.4.2.1

Datové schránky

Formulář zobrazuje seznam datových schránek. V aplikaci je moţno komunikovat s více datovými schránkami najednou.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Filtr - stav záznamu - filtruje datové schránky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané schránky Pozastavena platnost – pozastavené schránky Zrušeno – zneaktivněné datové schránky (odstraněné) Sloupce seznamu: Vlastník schránky - název datové schránky ID schránky - identifikátor datové schránky pouţívaný informačním systémem datových schránek. Typ schránky - textový popis typu datové schránky pouţívaný informačním systémem datových schránek. Uri - adresa (prostředí) do něhoţ náleţí datová schránka (testovací = czebox, ostré…). Verze dokumentu: 1.01



Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Zaloţení (napojení) nové datové schránky (editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Nastavení připojení k datové schránce“.

Formulář je rozdělen do tří záloţek: 1. Záloţka „Zadání údajů k datové schránce“: Text „Níţe vyplňte přihlašovací údaje k Vaší datové schránce: (a pokračujte kliknutím na tlačítko Další)“. Povinné textové pole „Identifikátor datové schránky“ (maximálně 20 znaků) - vkládá se identifikátor datové schránky z informačního systému datových schránek. Povinné textové pole „Přihlašovací jméno“ (maximálně 50 znaků) - vkládá se přihlašovací jméno (id osoby) z informačního systému datových schránek. Povinné pole pro zadání hesla „Heslo (maximálně 50 znaků) - vkládá se aktuálně platné heslo odpovídající zadanému přihlašovacímu jménu. Pokud je nastaven v parametrech (profilu) zákazníka příznak Povolit detailní nastavení datových schránek, jsou zobrazeny i: Rozbalovací nabídka „Prostředí datových schránek“ - obsahuje seznam prostředí datových schránek (ostré, test…). Rozbalovací nabídka „Rozsah logování komunikace“. Moţné volby: o Nelogovat – logování komunikace s datovou schránkou není prováděno. o Logovat bez obsahu zpráv – loguje pouze základní informace o komunikaci bez ukládání přenášených dat. o Logovat s obsahem zpráv bez příloh – loguje celou komunikaci (včetně přenášených dat vyjma obsahu příloh datových zpráv). Rozbalovací nabídka „Stav“ Tlačítko „Předchozí“ je zakázáno. Po vyplnění polí formuláře a kliknutí na tlačítko Další je přepnuto na další záloţku. Verze dokumentu: 1.01



2. Záloţka „Ověření připojení k datové schránce“: Nekonečný ukazatel průběhu. Text „Probíhá ověření zadaných údajů pokusem o připojení k datové schránce“. Na pozadí (v separátním vlákně) je proveden pokus o připojení k datové schránce s pouţitím údajů zadaných do formuláře v první záloţce. V případě chyby (neplatného přihlášení apod.): Na zobrazené záloţce je skryt ukazatel průběhu a text „Probíhá…“ Zobrazí se text konkrétního chybového hlášení a text „Můţete se vrátit zpět na zadání údajů datové schránky a zkusit připojení znovu, či tlačítkem Storno ukončit nastavení (v tomto případě se nastavení neuloţí).“. Je povoleno tlačítko „Předchozí“ Jsou zakázána tlačítka „Další“ a „Dokončit“ Je zpracování přerušeno 3. V případě, ţe je ověření v pořádku, je zobrazena záloţka „Dokončení“ obsahující: Nadpis „Vaše datová schránka byla úspěšně ověřena.“ Text „Aby mohla být datová schránka vyuţívána, je třeba ji přiřadit k odpovídajícímu spisovému uzlu (uzlům). To lze provést v číselníku spisových uzlů, či lze datovou schránku přiřadit ke všem spisovým uzlům zaškrtnutím volby níţe.“ Zaškrtávací pole „Přiřadit datovou schránku ke všem spisovým uzlům“ Text „(Tato volba přepíše stávající nastavení spisových uzlů)“. Text „Kliknutím na tlačítko Dokončit nastavíte tuto datovou schránku pro pouţití v aplikaci.“. Jsou povolena tlačítka „Předchozí“ a „Dokončit“ Je zakázáno tlačítko „Další“ Uţivatel provede uloţení nové datové schránky kliknutím na tlačítko „Dokončit“. Pokud bylo zaškrtnuto pole „Přiřadit datovou schránku ke všem spisovým uzlům“, je součástí uloţení i aktualizace číselníku spisových uzlů (ke všem spisovým uzlům je přiřazena nově zaloţená datová schránka). Tlačítko Ok uloţí novou datovou schránku do seznamu. Tlačítko Storno provede uzavření formuláře s dotazem, zda chceme provedené změny uloţit či nikoli. V reţimu editace ( ) je moţné změnit údaje k datové schránce např. heslo. Formulář je stejný jako při zaloţení nové datové schránky.

9.4.2.2

Typy dokumentu

V číselníku by měly být vypsány všechny typy dokumentů, s nimiţ se bude v programu pracovat. Typem dokumentu můţe být např. ţádost, vyhláška, dokumentace, dopis atd.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou pouţity filtry: Původ dokumentu - filtruje typy dokumentu dle původu dokumentu, pro nějţ jsou určeny: Dokument vlastní Dokument cizí Všechny Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané typy Pozastavena platnost – pozastavené typy Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Verze dokumentu: 1.01



Popis Zkratka Cizí dokument (zaškrtávací pole) Počet dnů k vyřízení Spisový znak Podznak Odstavec Zaloţení nového typu dokumentu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Typy dokumentů – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) - pro zadání názvu typu. Textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - případná zkratka typu. Zaškrtávací pole „Dokument cizí“ - pokud je nezaškrtnuto, lze typ pouţít pouze u dokumentu s původem vlastním. Pokud je zaškrtnuto, lze typ pouţít pouze u dokumentu s původem cizím. Textové pole „Počet dnů k vyřízení“ (celé kladné číslo, maximálně 3 znaky) - počet dnů do kdy má být dokument od svého zaloţení vyřízen. Číselníkové pole „Spisový znak“ - spisový znak asociovaný s typem – při výběru typu dokumentu (např. při zaloţení nového dokumentu) je automaticky převzat i navázaný spisový znak. Textové pole „Poznámka“ (maximálně 255 znaků) - libovolná poznámka – vyuţíváno pouze zde. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.




9.4.2.3

Způsoby vyřízení dokumentu

Číselník pro nastavení způsobů vyřízení dokumentu např. Odpověď, Vzato na vědomí, Vyřízeno apod.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Filtr stav záznamu - filtruje způsoby vyřízení dokumentu dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Popis Verze dokumentu: 1.01



Vyřizující dokument (zaškrtávací pole) - pokud je zaškrtnuto, je způsob pouţitelný pouze při vyřizování propárovaných dokumentů (tzn. tento způsob vyřízení bude pouţitelný např. pouze v případě odpovědi, kde jsou dokumenty propárované a mají stejné č.j. v ţádném jiném případě se tento způsob vyřízení nenabídne). Zaloţení nového způsobu vyřízení (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Způsoby vyřízení dokumentu – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) - pro zadání názvu způsobu. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Zaškrtávací pole „Je vyřízením vyřizujícím dokumentem“ - pokud je zaškrtnuto, je způsob pouţitelný pouze při vyřizování propárovaných dokumentů (tzn. tento způsob vyřízení bude pouţitelný např. pouze v případě odpovědi, kde jsou dokumenty propárované a mají stejné č.j. v ţádném jiném případě se tento způsob vyřízení nenabídne). Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.4

Podací deníky

Formulář zobrazuje seznam podacích deníků. V aplikaci je moţné vytvořit podací deníky rozdělené dle ročníků nebo podací deníky pro samostatnou (zvláštní) evidenci dokumentů (např. evidence čestných prohlášení atd.).




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Popis Zkratka




Zaloţení nového podacího deníku (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Podací deník – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) - pro zadání názvu podacího deníku; povinné textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - zkratka podacího deníku. Můţe být pouţita pro generování čísla jednacího dokumentu; rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno - zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné); skupinu „Ročníky podacího deníku“ obsahující seznam ročníků podacího deníku. rozbalovací nabídka „Stav záznamu“: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno - zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné); seznam se sloupci: o Ročník. o Pořadí JČ číslované od - zde se nastavuje minimální (iniciační) pořadové číslo. Výchozí hodnotou je automaticky číslo 1. Pokud se nastaví číslo vyšší, je číslování prováděno od tohoto čísla. Pokud je zvolen na detailu dokumentu ročník podacího deníku s nastaveným počátečním pořadovým číslem ČJ vyšším neţ 1, je moţno zadat vlastní (uţivatelem definované) číslo jednací. tlačítko „Nový“; Verze dokumentu: 1.01



Povinné textové pole „Ročník“ (celé kladné číslo, maximálně 4 znaky) Povinné textové pole „Pořadí číslovat od“ (celé kladné číslo, minimální hodnota 1) o Číslo (pořadí) jímţ bude začínat řada čísel jednacích v uvedeném ročníku podacího deníku. o Pokud je uvedeno číslo větší neţ 1, je moţno ručně přidělovat čísla jednací menší neţ uvedené číslo. Text „Uvedeným číslem bude zahájeno číslování řady čísel jednacích dokumentů.“ Text „Zároveň bude možno ručně přidělovat čísla jednací nižší než uvedené číslo.“ Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ tlačítko „Editovat“; tlačítko „Detail“; tlačítko „Odstranit“. Pokud se nejedná o nový záznam, jsou do seznamu ročníků podacího deníku načteny všechny ročníky editovaného podacího deníku. Při ukládání jsou uloţeny také ročníky podacích deníků: pokud ročník neexistoval, je zaloţen nový záznam; pokud jiţ existoval, je provedena jeho editace. Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko „Uloţit“. Tlačítko „Zavřít“ uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.5

Podatelny a výpravny

Formulář zobrazuje seznam podatelen či výpraven v organizaci. V aplikaci je moţné nastavit jednu podatelnu jako hlavní a jiné jako vedlejší či např. zvolit podatelnu zároveň jako výpravnu nebo mít výpravnu samostatně oddělenou od podatelny.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Zaškrtávací pole „Je podatelnou“ - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny podatelny/výpravny jeţ mají nastaven příznak podatelna. Zaškrtávací pole „Je výpravnou“ - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny podatelny/výpravny jeţ mají nastaven příznak výpravna. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Verze dokumentu: 1.01



Sloupce seznamu: Popis - název podatelny/výpravny Podatelna - zaškrtávací pole s příznakem, zda podatelna/výpravna plní roli podatelny Výpravna - zaškrtávací pole s příznakem, zda podatelna/výpravna plní roli výpravny Spisový uzel - spisový uzel, který je správcem podatelny/výpravny (tj. jehoţ funkční místa budou mít přístup do submodulu podatelna a výpravna). Zaloţení nové podatelny / výpravny (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Podatelny a výpravny – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) Zaškrtávací pole „Je podatelnou“ - podatelna/výpravna plní roli podatelny – bude moţno přes ni přijímat zásilky, datové zprávy. Zaškrtávací pole „Je výpravnou“ - podatelna/výpravna plní roli výpravny – bude moţno přes ni odesílat zásilky, datové zprávy. Číselníkové pole „Spisový uzel podatelny“ - spisový uzel, který je správcem podatelny/výpravny (tj. jehoţ funkční místa budou mít přístup do submodulu podatelna a výpravna). Je vybrán pomocí tlačítka z jiţ předem definovaných hodnot. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.6

Poštovní směrovací čísla

Formulář zobrazuje číselník poštovních směrovacích čísel. Poloţky číselníku nelze editovat (ani doplňovat) – jedná o společný číselník všech zákazníků v rámci Verze dokumentu: 1.01



databáze (poloţky jsou spravovány vývojovým teamem). Číselník je vyuţíván pouze jako pomocný, pro výběr hodnot, které se následně kopírují do jiných formulářů – nevytváří se vazba na poloţku číselníku.

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtry: U všech filtrů je prováděno dohledávání dle shody počátečních znaků (např. při zadání řetězce „pr“ do filtru Obec jsou dohledány všechny obce začínající na „pr“ – např. „Praha“…) PSČ Obec Okres Sloupce seznamu: PSČ Pošta Obec Část obce Okres Verze dokumentu: 1.01



Kód okresu Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Poštovní směrovací čísla – detail“.

Ikonky panelu nástrojů: Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje pole pouze pro čtení: PSČ Pošta Obec Část obce Okres Okres kód Tlačítko „Zavřít" provede uzavření formuláře.




9.4.2.7

Spisové plány

Formulář zobrazuje seznam spisových plánů organizace.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.




Sloupce seznamu: Popis Zaloţení nového spisového plánu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Spisové plány – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.8

Spisové znaky

Číselník se spisovými znaky, které určují podle zadaných skupin skartační znak a lhůtu potřebnou pro archivaci popř. skartaci dokumentu (vycházejí z tzv. spisového a skartačního plánu organizace). V tomto číselníku vypíšete všechny spisové znaky, pod kterými se dokumenty v organizaci ukládají.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Přidat spisový znak do oblíbených - provádí vloţení spisového znaku do oblíbených spisových znaku uţivatele. Je povoleno, pokud spisový znak není jiţ v seznamu oblíbených. Vyjmout spisový znak z oblíbených - provádí vyjmutí spisového znaku z oblíbených spisových znaku uţivatele. Je povoleno, pokud spisový znak je v seznamu oblíbených. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje filtry: Spisový plán - do filtru jsou načteny všechny spisové plány (obsah číselníku spisových plánů) se stavem záznamu „Platný“. Filtruje spisové znaky dle jejich zařazení do spisového plánu. Obsah filtru záleţí na obsahu číselníku spisových plánů. Znak - filtruje spisové znaky dle znaku spisového znaku Popis - Filtruje spisové znaky dle popisu spisového znaku Verze dokumentu: 1.01



Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Zaškrtávací pole "Pouze oblíbené" - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazovány pouze oblíbené spisové znaky uţivatele. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Popis - název spisového znaku Znak - spisový znak (číselné označení) Podznak - podznak spisového znaku 2. Podznak (2. úroveň) - číselné označení podznaku podznaku spisového znaku. Odstavec - odstavec spisového znaku Skartační znak - označení skartačního znaku (A, S, V) Skartační lhůta - skartační lhůta v letech Zaloţení nového spisového znaku (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Spisové znaky – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Rozbalovací pole „Spisový plán“ - obsahuje poloţky číselníku spisových plánů. Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 110 znaků). Povinné textové pole „Znak“ (celé kladné číslo) - číselné označení znaku. Textové pole „Podznak“ (celé kladné číslo) - číselné označení podznaku. 2. Podznak (2. úroveň) - číselné označení podznaku podznaku spisového znaku. Verze dokumentu: 1.01



Textové pole „Odstavec“ (maximálně 1 znak) - odstavec spisového znaku. Rozbalovací nabídka „Skartační znak“ - obsahuje poloţky: o A (Archivace) o S (Skartace) o V (výběr) o Nezvoleno Textové pole „Skartační lhůta“ (celé kladné číslo, maximálně 3 znaky) - skartační lhůta v letech Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.9

Spisovny

Číselník popisuje spisovny, do kterých se budou v budoucnu převádět dokumenty. Spisovny v aplikaci by měly být tvořeny na základě spisoven existujících v organizaci.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Verze dokumentu: 1.01



Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Popis - název spisovny Zkratka Zaloţení nové spisovny (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Spisovny – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název spisovny Povinné textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) – zkratka spisovny Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn. Verze dokumentu: 1.01



9.4.2.10

Způsoby vyřízení spisu

Číselník pro nastavení způsobů vyřízení spisu např. Vyřízení písemné, Vyřízení ústní apod.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.




Sloupce seznamu: Popis Zaloţení nového způsobu vyřízení spisu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Způsob vyřízení spisu – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název způsobu vyřízení Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.11

Úrovně přístupu

Formulář zobrazuje číselník úrovní přístupu. Definují moţnosti zobrazení dokumentů uţivatelům (kdo všechno má právo nahlíţet na dokumenty). Číselník má pevně definované hodnoty, které nelze editovat ani doplňovat (přidávat nové). Lze provést pouze změnu stavu záznamu (povolit/zakázat poloţku).




Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Popis Po kliknutí na ikonu


se zobrazí formulář „Úrovně přístupu – detail“.



Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pokud je provedena změna stavu záznamu je třeba kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít provede uzavření formuláře bez provedených změn.

9.4.2.12

Formy zásilky

Formulář zobrazuje číselník forem zásilek (formou je míněna fyzická podoba zásilky, např. psaní, balík apod.).




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Popis Zaloţení nové formy zásilky (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Formy zásilek – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 30 znaků). Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam. o Pozastavena platnost. o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné). Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Verze dokumentu: 1.01



Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.13

Typy zásilky

Formulář zobrazuje číselník typů zásilek (typem je míněn způsob zacházení se zásilkou, terminologií pošty se jedná o doplňkovou sluţbu). U některých poloţek je blokována editace (není moţné je změnit či odstranit) z důvodu nutnosti jejich existence ve workflow aplikace. Poloţky také obsahují příznak „Doručeno odesláním“. Pokud je nastaven, je při pouţití tohoto typu na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“ a to z důvodu, ţe u některých typů zásilek (typicky „obyčejné“) není předávána zpět informace o doručení (datum, způsob…), a tak jsou povaţovány za doručené jiţ okamţikem odeslání.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Verze dokumentu: 1.01



Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Nepojmenovaný sloupec - obsahuje ikonku „zámek“ ve dvou moţných stavech: o Barevná – Poloţka je blokována (není moţné provádět editaci či odstranění) o Šedá poloprůhledná – Poloţku je moţno editovat Popis Doručeno odesláním (zaškrtávací pole) Zaloţení nového typu dokumentu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Typ zásilky – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název typu zásilky Zaškrtávací pole „Současně s odesláním změnit stav na doručeno“ - pokud je nastaven, je při pouţití tohoto typu na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“ a to z důvodu, ţe u některých typů zásilek (typicky „obyčejné“) není předávána zpět informace o doručení (datum, způsob…), a tak jsou povaţovány za doručené jiţ okamţikem odeslání. Textové pole „Zkratky sluţby pošty“ - zkratka sluţby pošty rozdělena do čtyř textových polí po dvou znacích. o Zkratky jsou pouţívány při tisku podacích archů Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Verze dokumentu: 1.01



Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.14

Způsoby odeslání

Formulář zobrazuje číselník způsobů odeslání zásilek (způsobem je míněn způsob přenosu – např. pošta, osobně, kurýr, datová schránka…) U některých poloţek je blokována editace (není moţné je změnit či odstranit) z důvodu nutnosti jejich existence ve workflow aplikace. Poloţky také obsahují příznaky: „Doručeno odesláním“ - pokud je nastaven, je při pouţití tohoto způsobu odeslání na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“ a to z důvodu, ţe u některých způsobů odeslání je odeslání spojeno s doručením (např. „osobně“ – odeslání je vlastně předání z ruky odesílatele do ruky příjemce a je tedy současně i doručením). „Odeslání výpravna“ – pokud je nastaven, je vypravení zásilky prováděno submodulem Výpravna, pokud není nastaven, provádí se vypravení ihned při zaloţení zásilky (např. u způsobu „osobně“). „Datová schránka“ – pokud je nastaven, je způsob odeslání asociován s datovou schránkou.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Verze dokumentu: 1.01



Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané způsoby Pozastavena platnost – pozastavené způsoby Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Nepojmenovaný sloupec - obsahuje ikonku „zámek“ ve dvou moţných stavech: o Barevná – Poloţka je blokována (není moţné provádět editaci či odstranění) o Šedá poloprůhledná – Poloţku je moţno editovat Popis Odeslání výpravna (zaškrtávací pole) - příznak, zda odesílání bude probíhat přes podatelnu (zaškrtnuto), či přímo po zaloţení (nezaškrtnuto). Datová schránka (zaškrtávací pole) - příznak, zda se jedná o odeslání do datové schránky (zaškrtnuto) či ne. Doručeno odesláním (zaškrtávací pole) - příznak, zda má být zásilka při odeslání ihned označena jako doručená (zaškrtnuto), či ne. Zaloţení nového způsobu odeslání (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Způsoby odeslání – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Verze dokumentu: 1.01



Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 30 znaků) - jedná se o název způsobu odeslání zásilky. Skupina „Běţné odeslání (mimo organizaci)“, obsahující: o Zaškrtávací pole „Současně s odesláním změnit stav na doručeno“. Pokud je zaškrtnuto, je při pouţití tohoto způsobu odeslání na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“. A to z důvodu, ţe u některých způsobů odeslání je odeslání spojeno s doručením (např. „osobně“ - odeslání je vlastně předání z ruky odesílatele do ruky příjemce a je tedy současně i doručením). o Zaškrtávací pole „Odeslání do datové schránky“. Pokud je zaškrtnuto, je způsob odeslání asociován s datovou schránkou. o Zaškrtávací pole „Odeslání provádět přes výpravnu“. Pokud je zaškrtnuto, je vypravení zásilky prováděno submodulem Výpravna. Pokud není, provádí se vypravení ihned při zaloţení zásilky (např. u způsobu „osobně“). Pokud uţivatel označí skupinu „Běţné odeslání“ o Je zakázána skupina „Odeslání vlastní organizaci“. o V rozbalovací nabídce Přijmout podatelnou je zvolena hodnota „Nezvoleno“. Skupina „Odeslání vlastní organizaci (po vypravení je zásilka ihned přijata)“, obsahující: o Rozbalovací nabídku „Přijmout podatelnou“. Při vykreslení formuláře jsou načteny všechny podatelny s příznakem „je podatelnou“ do rozbalovací nabídky „Přijmout podatelnou“. Pokud uţivatel označí skupinu „Odeslání vlastní organizaci“ o Je zakázána skupina „Běţné odeslání“. o Zaškrtávací pole „Současně s odesláním změnit stav na doručeno“ - je zrušeno označení. o Zaškrtávací pole „Odeslání do datové schránky“ - je zrušeno označení. o Zaškrtávací pole „Odeslání provádět přes výpravnu“ - je označeno. Rozbalovací nabídka „Typ pouţívané adresy“ - typ adresy (rozsahu údajů) pouţívaných pro odeslání uvedeným způsobem. Moţné hodnoty: o „Poštovní“ - běţná poštovní adresa s údaji jako ulice, číslo popisné, obec apod. o „Elektronická“ - adresa pro elektronické komunikace např. email, fax, telefon. o „Datová schránka“ - odesílání datovou schránkou. o „Fax“. o „Telefon“. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné). Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.2.15

Lokální stanice

Lokální stanice se pouţívají pro označení lokálního stroje (počítače), do něhoţ je uloţen identifikátor lokální stanice. Toho se vyuţívá při načítání profilu při přihlášení do aplikace, kdy je na základě případně uloţeného identifikátoru lokální stanice načtena sada uţivatelsky definovaných tiskových sestav (tedy sestavy upravené pro konkrétní stanici - tiskárnu). Identifikace je zobrazena v info panelu. Změny identifikace má právo provádět pouze administrátor.




Ikony panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Sloupce seznamu: Popis - název lokální stanice Zaloţení nového způsobu odeslání (detail, editace): Lokální stanice - nový - zapsání názvu lokální stanice (maximálně 50 znaků).

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři.

Nastavení lokální stanice Identifikace lokální stanice se provádí v „Info panelu“ pomocí tlačítka „Změna identifikace“ a výběrem dané lokální stanice. Název lokální stanice se poté objeví v „Info panelu“.







9.4.3.

Uţivatelé

Sekce Uţivatelé je rozdělena do pěti kategorií:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

9.4.3.1

Uţivatelé Funkční místa Konfigurační skupiny Spisové uzly Zástupy Rozšíření práv zobrazení

Uživatelé

Formulář zobrazuje číselník uţivatelů. Uţivatel představuje fyzickou osobu a má vlastní přihlašovací jméno (a heslo), které mu umoţňuje přihlášení do aplikace.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou pouţity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané typy Pozastavena platnost – pozastavené typy Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Osobní číslo - osobní číslo uţivatele. Zatím nevyuţito. Zkratka - zkratka uţivatele. Zatím nevyuţito. Titul před - titul (tituly) uváděné před jménem. Jméno - křestní jméno. Verze dokumentu: 1.01



Příjmení - příjmení. Titul za - titul (tituly) uváděné za jménem. Email - emailová adresa - pouţívá aplikace při komunikaci s uţivatelem (např. je na ni zasláno nové heslo při ţádosti o nové heslo, zasílá se na ni odblokovací email při překročení maximálního počtu neplatných přihlášení…) Telefon - telefonní číslo. Login - přidělené přihlašovací jméno do aplikace. Zaloţení nového uţivatele (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Uţivatel – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Textové pole „Osobní číslo“ (maximálně 20 znaků) - osobní číslo zaměstnance. Textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - zkratka uţivatele. (Můţe být pouţita pro generování čísla jednacího dokumentu nebo pro generování spisové značky). Povinné textové pole „Jméno“ (maximálně 24 znaků) Povinné textové pole „Příjmení“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Druhé příjmení“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Titul před jménem“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Titul za jménem“ (maximálně 10 znaků) Povinné textové pole „Email“ (maximálně 254 znaků) - email je pouţíván aplikací pro komunikaci s uţivatelem. Je na něj zasláno nově vygenerované heslo při zaloţení uţivatele (popř. při ţádosti o zaslání hesla…). Textové pole „Telefon“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „Přihlašovací jméno“ - pole je vţdy zakázáno, přihlašovací jméno vţdy generuje aplikace. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Pokud stav záznamu není „platný“, nebude umoţněno uţivateli přihlásit se do aplikace. Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Verze dokumentu: 1.01



Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.3.2

Funkční místa

Formulář zobrazuje číselník funkčních míst. Funkční místo je např. Sekretariát, Ředitel organizace, Účetní, Referent 1, Referent 2 atd. Funkční místo je vlastníkem objektů v aplikaci (dokumentů, spisů …).

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou pouţity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané typy Pozastavena platnost – pozastavené typy Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Verze dokumentu: 1.01



Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Funkční místo - název funkčního místa. Uţivatel - uţivatel navázaný na funkční místo. Sloţeno z příjmení, jména, titulu před jménem a titulu za jménem. Spisový uzel - spisový uzel, do něhoţ náleţí funkční místo. Konfigurační skupina - přidělená konfigurační skupina. Zaloţení nového funkčního místa (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Funkční místo – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název funkčního místa Číselníkové pole „Uţivatel“ - uţivatel, jemuţ náleţí funkční místo Povinné číselníkové pole „Spisový uzel“ - spisový uzel, do něhoţ funkční místo náleţí Povinné číselníkové pole „Konfigurační skupina“ - konfigurační skupina přiřazená k funkčnímu místu Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Verze dokumentu: 1.01



Skupina „Emailový účet vybíraný aplikací“ - aplikace má integrovánu funkci jednoduchého emailového klienta, který umoţňuje zobrazit obsah schránky, zobrazit detail emailové zprávy a zaloţit z ní dokument. Přístup do emailové schránky je administrován zde. Skupina obsahuje: Rozbalovací nabídka připravených profilů - umoţňuje vyplnit pole formuláře integrovanými profily pro nejpouţívanější emailové poskytovatele: o Emailový účet Centrum.cz o Emailový účet Email.cz o Emailový účet Gmail.com o Emailový účet Seznam.cz o Emailový účet Volny.cz o či provést manuální nastavení hodnot formuláře o Manuální nastavení Textové pole „Adresa POP3 serveru“ (maximálně 254 znaků) - adresa, na níţ je dostupný POP3 server Textové pole „Port“ (celé kladné číslo, maximálně 4 znaky) - port POP3 serveru Zaškrtávací pole „Pouţít SSL (zabezpečenou) komunikaci“ - pokud je zaškrtnuto, bude pouţita zabezpečená (SSL) komunikace, v opačném případě je pouţito nezabezpečené spojení Textové pole „Přihlašovací jméno“ (maximálně 254 znaků) - přihlašovací jméno k emailové schránce Textové pole „Skutečně pouţitý login“ (maximálně 254 znaků) - přihlašovací jméno ve formátu pouţívaném pro přihlášení do emailové schránky Tlačítko „Test připojení k emailové schránce“ Po kliknutí na tlačítko „Test připojení k emailové schránce“: Je proveden pokus o připojení k emailové schránce s aktuálně zadanými údaji ve formuláři. Pokud je aplikací vyţádáno zadání hesla zobrazí se formulář Zadání hesla.

Formulář umoţňuje zadání hesla k emailové schránce. Heslo lze zadat jednorázově, či s bezpečným uloţením do profilu přihlášeného funkčního místa. Formulář obsahuje: Nadpis „Vyţadováno heslo“ Text „Heslo k emailové schránce není zadáno, nebo je neplatné. Zadejte, prosím, heslo a pokračujte kliknutím na tlačítko OK.“ Povinné pole pro zadání hesla „Heslo“. Zaškrtávací pole „Uloţit heslo (při dalších přihlášeních bude automaticky pouţito)“. Tlačítko „OK“ - provede převzetí hesla. Tlačítko „Storno“ - provede uzavření formuláře. Kliknutím na tlačítko „OK“ je provedeno převzetí hesla. Verze dokumentu: 1.01



Pokud je zaškrtnuto pole „Uloţit heslo (při dalších přihlášeních bude automaticky pouţito)“: Je proveden pokus o přihlášení k emailové schránce za pouţití nově vloţeného hesla. Pokud se pokus o přihlášení nezdaří, je zobrazen informační dialog s textem „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě:“ a detailem chyby. Zpracování je přerušeno. Pokud se pokus o přihlášení zdařil, je heslo v bezpečné podobě uloţeno do profilu (databáze) funkčního místa. Formulář je uzavřen a heslo předáno zpět. Na základě úspěšnosti pokusu je: o V případě úspěchu - zobrazen informační dialog „Připojení k emailové schránce je funkční“. o V případě neúspěchu - zobrazen informační dialog „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě:“ a vypsán detail chybového hlášení. Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.




9.4.3.3

Konfigurační skupiny

Konfigurační skupiny definují pravomoci uţivatelů.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou pouţity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané typy Pozastavena platnost – pozastavené typy Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.




Sloupce seznamu: Popis - název konfigurační skupiny Poznámka – Např. vypsaná práva uţivatele Zaloţení nové konfigurační skupiny (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Konfigurační skupina – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Název (popis)“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „Poznámka“ (maximálně 255 znaků) - číselné označení znaku. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Zaškrtávací pole submoduly: Do zaškrtnutých submodulů má funkční místo, jemuţ je přidělena konfigurační skupina, přístup. „Administrace“ „Kancelář“ „Podatelna“ „Výpravna“




Zaškrtávací pole Práva: „Povoleno přebírání dokumentů za spisový uzel“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo, jemuţ je přidělena konfigurační skupina, přebírat dokumenty předávané spisovému uzlu, do nějţ funkční místo náleţí. „Povoleno přebírání spisů za spisový uzel“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo, jemuţ je přidělena konfigurační skupina, přebírat spisy předávané spisovému uzlu, do nějţ funkční místo náleţí. „Povoleno slučování externích subjektů“ - pokud je zaškrtnuto, má funkční místo dostupnou (viditelnou) funkci slučování externích subjektů. Funkce je automaticky dostupná při dostupnosti submodulu Administrace (tedy při zaškrtnutí zaškrtávacího pole „Administrace“ – tím také dojde k označení této volby a zákazu její editace). „Povoleno pouţívání časových razítek při elektronickém podepisování - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou při podepisování elektronickým podpisem pouţívat časová razítka. (časová razítka musí být nastavena v parametrech aplikace). „Povoleno zrušení vyřízení dokumentu“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět zrušení vyřízení dokumentu. „Povoleno zrušení vyřízení spisu“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět zrušení vyřízení spisu. „Povoleno zrušení uzavření spisu“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět zrušení uzavření spisu, tedy znovuotevřít uzavřený spis. „Povoleno postoupení dokumentu Registru ţivnostenského podnikání“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět postoupení dokumentu RŢP (pokud je RŢP pouţíván). „Povoleno postoupení spisu Registru ţivnostenského podnikání“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět postoupení spisu RŢP (pokud je RŢP pouţíván). Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.3.4

Spisové uzly

Spisovými uzly jsou myšleny např. odbory. Do tohoto číselníku se vyplní všechny odbory (sekce či oddělení), které jsou ve vaší organizaci zavedeny a mají být zavedeny i do aplikace.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Zobrazení spisových uzlů v podobě seznamu. Zobrazení spisových uzlů v podobě stromové struktury. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou pouţity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané typy Pozastavena platnost – pozastavené typy Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.




Sloupce seznamu: Popis - název spisového uzlu Podací deník - podací deník, do něhoţ budou zakládány dokumenty. Datová schránka - datová schránka, jeţ bude pouţita pro odesílání datových zpráv. Nadřízený SU - nadřízený spisový uzel. Podatelna - podatelna pouţívaná spisovým uzlem. Výpravna - výpravna pouţívaná spisovým uzlem. Zaloţení nového spisového uzlu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Spisový uzel – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Povinné textové pole „Kód“ (celé kladné číslo) – číselná poloţka, pod kterou jsou vedeny odbory v organizaci. Povinné textové pole „Název (popis)“ (maximálně 50 znaků) - název spisového uzlu Textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - můţe být pouţita pro generování čísla jednacího dokumentu nebo pro generování spisové značky. Rozbalovací nabídka „Podací deník“ - podací deník, do něhoţ budou zakládány dokumenty. Obsahuje poloţky číselníku podacích deníků. Rozbalovací nabídky „Datová schránka“ - datová schránka, jeţ bude pouţita pro odesílání datových zpráv. Obsahuje poloţky číselníku datových schránek. Rozbalovací nabídka „Podatelna“ - podatelna pouţívaná spisovým uzlem. Obsahuje poloţky číselníku podatelen / výpraven, které mají příznak „Je podatelnou“ Rozbalovací nabídka „Výpravna“ - výpravna pouţívaná spisovým uzlem. Obsahuje poloţky číselníku podatelen / výpraven, které mají příznak „Je výpravnou“ Číselníkové pole „Nadřízený uzel“ - spisový uzel, který je nadřízeným uzlem (pod nějţ spadá) tento spisový uzel. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam Verze dokumentu: 1.01



o o

Pozastavena platnost Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné)

Při zobrazení detailu (pouze pro nahlíţení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.3.5

Zástupy

Formulář zobrazuje a eviduje zástupy funkčních míst. Kaţdý uţivatel můţe mít na kaţdém funkčním místě svého zástupce, který za něj bude přebírat a vyřizovat korespondenci v době jeho nepřítomnosti. Jednomu uţivateli je moţno přiřadit i více zástupů s tím, ţe se eviduje historie zastupování.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Je povoleno pokud: Je označen řádek seznamu. Označený zástup není zneaktivněn (odstraněn). Zástup nesmí být jiţ zahájen (datum a čas zahájení zástupu musí být větší neţ aktuální datum a čas). Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Je povoleno pokud: Verze dokumentu: 1.01



Je označen řádek seznamu. Označený zástup není zneaktivněn (odstraněn). Zástup nesmí být jiţ zahájen (datum a čas zahájení zástupu musí být větší neţ aktuální datum a čas). Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou pouţity filtry: Datumové pole „Zástup od: do:“: Omezení seznamu zástupů datem zahájení zástupu Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Od - datum zahájení zástupu. Do - datum ukončení zástupu. Zastupovaný - název funkčního místa, jeţ je zastupováno. Zastupující - název funkčního místa, které bude provádět zástup. Zaloţení nového zástupu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Zástupy funkčních míst – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Skupina nadepsaná „Zastupovaný (bude zastoupen zastupujícím)“: Povinné číselníkové pole „Uzel“ - spisový uzel, do nějţ náleţí funkční místo, jeţ bude Verze dokumentu: 1.01



zastupováno. Rozbalovací nabídka „Funkční místo“ - funkční místo, jeţ bude zastupováno. Skupina nadepsaná „Zastupující (zastupuje zastupovaného)“: Povinné číselníkové pole „Uzel“ - spisový uzel, do nějţ náleţí funkční místo, jeţ bude provádět zástup. Rozbalovací nabídka „Funkční místo“ - funkční místo, jeţ bude provádět zástup. Skupiny nadepsaná „Období zástupu“: Datumové pole „Od (datum)“ - datum zahájení zástupu. Časové pole „(čas)“ - čas zahájení zástupu. Datumové pole Do (datum)“ - datum ukončení zástupu. Časové pole „(čas)“ - čas ukončení zástupu. Pokud se jedná o detail záznamu: U nezahájeného zástupu je zobrazen text „Zástup nebyl dosud zahájen“. U zahájeného a dosud probíhajícího zástupu je zobrazen text „Zástup byl jiţ zahájen“. U ukončeného zástupu je zobrazen text „Zástup byl jiţ ukončen“. Pokud se jedná o editaci záznamu: U nezahájeného zástupu je zobrazen text „Zástup nebyl dosud zahájen“. Jsou povolena všechna editační pole. U zahájeného a dosud probíhajícího zástupu je zobrazen text „Zástup byl jiţ zahájen – nelze jiţ měnit datum zahájení“. Jsou povolena pouze pole „Do (datum)“ a „(čas)“. U ukončeného zástupu je zobrazen text „Zástup byl jiţ ukončen – nelze měnit údaje zástupu.“ Je automaticky přepnuto do reţimu detailu (nelze editovat). Při zaloţení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uloţit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.4.3.6

Rozšíření práv zobrazení

Pomocí rozšíření práv zobrazení lze upravit (rozšířit) okruh funkčních míst či spisových uzlů, jeţ budou mít přístup k dokumentům a spisům konkrétního uţivatele. Lze přiřadit k jednotlivým funkčním místům funkční místa či spisové uzly, které budou mít právo zobrazovat detail dokumentu či spisu a sběrného archu vlastněného tímto funkčním místem. Právo zobrazovat se vztahuje pouze k dokumentům, spisům a sběrným archům s úrovní přístupu "Běţný". Úroveň neveřejný tak zůstává přístupná pouze vlastníkovi. Ve výchozím stavu mají k těmto dokumentům a spisům přístup pouze ostatní funkční místa ze stejného spisového uzlu.

Ikony panelu nástrojů: Zaloţení nového záznamu – provádí přidání nové rozšíření práv. Zobrazení detailu záznamu – zobrazuje detail rozšíření práv. Změna údajů záznamu – editace je vţdy zakázána. Změny záznamů se neprovádějí, v případě potřeby je moţno konkrétní záznam odstranit a vytvořit nový. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provádí odstranění rozšíření. Nápověda – zobrazení nápovědy. Verze dokumentu: 1.01



Tisk – provádí tisk. Sloupce seznamu: - Smí zobrazit spisový uzel. - Smí zobrazit funkční místo. Seznam je seskupen dle funkčního místa, do jehoţ dokumentů, spisů se administruje přístup.

„Dokumenty a spisy funkčního místa“ – výběr funkčního místa „Má právo zobrazit spisový uzel“ – výběr spisového uzlu „Má právo zobrazit funkční místo“ – výběr funkčního místa Povinná je vţdy pouze jedna moţnost buď „Má právo zobrazit spisový uzel“ nebo „Má právo zobrazit funkční místo“ „Platnost od“ – pole je vţdy zakázáno. Vyplní se automaticky dle aktuálního času po uloţení záznamu.

9.4.4. 9.4.4.1

Externí subjekty Externí subjekty

Administrace – Externí subjekty – v tomto číselníku se zaregistrují všechny externí subjekty (právnické i fyzické osoby), s nimiţ organizace komunikuje.




Ve formuláři jsou pouţity následující filtry: Typ - typ externího subjektu (adresy) - Moţné typy: Všechny Fyzická osoba Fyzická osoba – podnikatel (OSVČ) Právnická osoba Orgán veřejné moci Název nebo příjmení - Filtruje dle shody počátečních znaků s názvem organizace či příjmením. Email - Filtruje dle shody počátečních znaků s emailovou adresou. Stav záznamu - Filtruje externí subjekty dle jejich aktuálního stavu: Platný záznam – pouţívané externí subjekty Pozastavena platnost – pozastavené externí subjekty Zrušeno – zneaktivněné externí subjekty (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtrů, je třeba kliknout na tlačítko „Načíst“, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu: Název (příjmení, jméno, tituly) - název organizace či příjmení, jméno a tituly externího subjektu. Datová schránka - identifikátor datové schránky. IČ - identifikační číslo organizace. Obec. Adresa - prezentační forma adresy bez obce – Městská část, Ulice či část obce, číslo popisné, číslo orientační a písmeno čísla orientačního. Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede zaloţení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Verze dokumentu: 1.01



Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také moţné vţdy v reţimu editace záznamu. Dohledat k adrese datovou schránku – dohledá a uloţí ID datové schránky ke zvolené adrese. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Zaloţení nového externího subjektu (detail, editace): Formulář můţe být zobrazen v následujících stavech: Nový záznam - je zakládána nová adresa (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře). Kontrola duplicity při zakládání nového externího subjektu - porovnávány jsou shody údajů: Název organizace, Jméno, Příjmení, Obec, Ulice a Číslo domovní. Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není moţné provádět změny údajů. Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je moţné provádět změny údajů. Po kliknutí na ikonu je vykreslen formulář „Externí subjekty - nový“. Pro zobrazení detailu či pro editaci záznamu je vykreslen stejný formulář.

Ikonky ve formuláři: Editace – umoţní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v reţimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje: Verze dokumentu: 1.01



Rozbalovací nabídku „Typ“ – označuje typ adresy. Moţné typy jsou: o Všechny o Fyzická osoba o Fyzická osoba – podnikatel (OSVČ) o Právnická osoba o Orgán veřejné moci Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Textové pole „Název organizace“ (maximálně 254 znaků) – povinné v případě, ţe se jedná o PO nebo OVM Textové pole „IČ“ (celé kladné číslo, maximálně 8 znaků) Textové pole „Jméno“ (maximálně 24 znaků) – povinné v případě, ţe se jedná o FO nebo OSVČ Textové pole „Příjmení“ (maximálně 35 znaků) - povinné v případě, ţe se jedná o FO nebo OSVČ Textové pole „Titul před jménem“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Titul za jménem“ (maximálně 10 znaků) Textové pole „RČ / dat. narození“ (maximálně 11 znaků) - pokud je zvolen typ „Právnická osoba“ či „Orgán veřejné moci“, je pole RČ / dat. narození“ zakázáno. Dále je formulář rozdělen na dvě záloţky: 1. Záloţka „Adresa, kontaktní údaje, datová schránka“ obsahuje: Skupinu „Adresa“: Textové pole „Ulice“ (maximálně 48 znaků) Textové pole „Číslo domovní“ (celé kladné číslo, maximálně 4 znaky) Rozbalovací nabídka „Typ“: o Typ čísla domovního. o Moţné hodnoty: o Popisné o Evidenční Textové pole „Část obce“ (maximálně 48 znaků) Textové pole „Číslo orientační“ (celé kladné číslo, maximálně 3 znaky) Textové pole „písmeno“ (maximálně 1 znak) Textové pole „Obec“ (maximálně 48 znaků) Textové pole „Městská část“ (maximálně 48 znaků) Textové pole „PSČ“ (celé kladné číslo, maximálně 5 znaků) Tlačítko „>>“ – provede načtení číselníku PSČ Textové pole „Pošta“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „PO-BOX“ (maximálně 8 znaků) Textové pole „Stát“ (maximálně 80 znaků) Skupinu „Kontaktní údaje“: Textové pole „Telefon“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „Fax“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „Email“ (maximálně 254 znaků) Textové pole „Vojenský útvar“ (maximálně 8 znaků) Skupinu „Datová schránka“: Textové pole „Identifikátor“ (maximálně 50 znaků) - pole je vţdy zakázáno Tlačítko s ikonkou schránky k adrese Tlačítko s ikonkou

- provádí vyhledání datové schránky k ES viz. dohledání datové - provádí odstranění datové schránky z ES.

Tlačítko s ikonkou - provádí aktualizaci údajů externího subjektu údaji nalezenými v adresáři datových schránek. Tlačítko je povoleno pouze u detailu či editace. Rozbalovací nabídka „Typ schránky“ - pole je vţdy zakázáno. Verze dokumentu: 1.01



2. Záloţka „Zástupné osoby (upřesnění adresy)" obsahuje: Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam. o Pozastavena platnost. o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné). Tabulku (seznam) zástupných osob se sloupci: o Příjmení o Jméno o Organizační jednotka Tlačítko „Nová“ – načte formulář pro zadání nové zástupné osoby:

Zástupnou osobou lze upřesnit existující externí subjekt. Tj. namísto N externích subjektů pro stejnou organizaci (lišících se např. pouze osobou), lze zaloţit jeden externí subjekt a k němu N zástupných osob, jejichţ pouţitím při vytváření zásilky lze upřesnit příjemce. Tlačítko „Editovat“ - tlačítko je povoleno, jen pokud je označen řádek seznamu. Tlačítko „Detail“ - tlačítko je povoleno, jen pokud je označen řádek seznamu. Tlačítko „Odstranit“ - tlačítko je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a stav označené zástupné osoby není „Zrušeno“.




3. Záloţka „Sloučené externí subjekty"

Je zobrazeno pouze funkčním místům s konfigurační skupinou s nastaveným parametrem „Povoleno slučování externích subjektů“, či dostupným submodulem Administrace. Záloţka obsahuje:  Tabulku se sloupci: Název (příjmení, jméno, tituly) IČ Obec Adresa  Tlačítko „Vyjmout“ Provádí vyjmutí externího subjektu (externí subjekt se stane opět samostatným).  Tlačítko „Detail“ Dohledání datové schránky k adrese : Formulář, v podobě průvodce, umoţňuje vyhledání datové schránky a uloţení nalezeného výsledku do adresáře. Pokud je prováděno vyhledávání z adresáře (ze seznamu, číselníku adres) a je označena některá z adres, je zobrazen dialog:

„Ano“ - přebírá údaje z označené adresy (ze seznamu) a vkládá je do příslušných polí formuláře na Verze dokumentu: 1.01



záloţce 2. Případné údaje vloţené do formuláře lze samozřejmě následně změnit. „Ne“ - nepřebírá nic, pro hledání je pouţit prázdný formulář. Poté je zobrazen formulář pro vyhledávání datové schránky: Ve formuláři jsou následující ovládací prvky: Přechod na předchozí stránku průvodce. Přechod na následující stránku průvodce. Dokončení průvodce, uloţení změn. Přerušení (ukončení) průvodce bez uloţení změn. Formulář je rozdělen do pěti záloţek: 1. Volba vlastní dat. schránky, 2. Volba způsobu hledání, 3. Komunikace s dat. schránkou, 4. Výběr dat. schránky, 5. Dokončení. 1. Volba vlastní dat. schránky

Tato záloţka se zobrazuje jen v případě, kdy je v aplikaci napojeno více datových schránek. V případě jedné datové schránky, se záloţka přeskakuje a průvodce začíná na druhé záloţce. Pole formuláře:

Volba jedné z vlastních datových schránek - schránka jeţ se má pouţít pro vyhledávání. Verze dokumentu: 1.01



2. Volba způsobu hledání

Na této záloţce se volí, jakým způsobem a podle jakých údajů bude datová schránka vyhledávána. V záhlaví je vypsán typ datové schránky zvolené pro vyhledávání a informace o tom, jaké datové schránky (jakých typů) lze se zvolenou datovou schránkou vyhledávat. Jako první je třeba zvolit, jakým způsobem (dle jakých údajů) bude prováděno hledání schránky. Pokud je znám identifikátor hledané datové schránky (ID), je třeba zvolit první způsob hledání „Znám identifikátor (ID) datové schránky“. Tento způsob hledání je nejpřesnější. Pokud není znám identifikátor hledané datové schránky, je moţno hledat na základě údajů známých o vlastníkovi hledané datové schránky. V tomto případě je třeba zvolit druhý způsob hledání „Neznám identifikátor (ID) datové schránky“ a následně zvolit typ hledaného subjektu. Na základě zvoleného způsobu vyhledávání se povolují/zakazují pole vyhledávacího formuláře: Sekce „Znám identifikátor (ID) hledané datové schránky“ obsahuje pole identifikátor datové schránky pro zápis ID hledané datové schránky např. hnhacvt. Sekce „Neznám identifikátor (ID) hledané datové schránky“ obsahuje: Pole pro zvolení typu subjektu Fyzická osoba – občané Fyzická osoba – podnikatel Právnická osoba – právnické osoby, organizace Orgán veřejné moci – státní orgány, ministerstva, obce, městské a obecní úřady, notáři, exekutoři, … a dále pole: Jméno - Jméno fyzické osoby. Např. Tomáš. Pole je povoleno jen v případě typu subjektu Fyzická osoba či Fyzická osoba - podnikatel. Příjmení - Příjmení fyzické osoby. Např. Novák. Pole je povoleno jen v případě typu subjektu Fyzická osoba či Fyzická osoba – podnikatel. Název - Název organizace. Např. Firma a.s. Pole není povoleno u typu subjektu Fyzická osoba. IČ - Identifikační číslo organizace (IČO). Např. 12345678. Pole není povoleno u typu subjektu Verze dokumentu: 1.01



Fyzická osoba. Datum narození - Datum narození u fyzické osoby. Např. 10.7.1974. Pole je povoleno jen v případě typu subjektu Fyzická osoba či Fyzická osoba - podnikatel. Ulice - Název ulice trvalého bydliště (fyzická osoba) či sídla organizace (ostatní). Např. T. G. Masaryka. Číslo domovní - Číslo domovní trvalého bydliště (fyzická osoba) či sídla organizace (ostatní). Např. 1256. Obec - Název obce trvalého bydliště (fyzická osoba) či sídla organizace (ostatní). Např. Vsetín V případě, kdy jsou ve formuláři vyplněna pole, která však při zvoleném způsobu vyhledávání nebudou pouţita (např. je vyplněn název a následně zvolen typ hledání „Znám identifikátor (ID) datové schránky“), je zobrazen dialog se seznamem nepouţitých polí:

3. Komunikace s datovou schránkou

Tato záloţka zobrazuje průběh komunikace s informačním systémem datových schránek (průběh vyhledávání). V případě chyby, je zde vypsáno chybové hlášení. Po dokončení vyhledávání průvodce sám přejde na následující záloţku.




4. Výběr datové schránky

Záloţka zobrazuje seznam nalezených datových schránek odpovídajících zadaným kritériím hledání. Pokud seznam obsahuje hledanou datovou schránku, lze ji vybrat kliknutím na příslušný řádek seznamu (čímţ dojde k zaktivnění tlačítka „Další“) a kliknutím na tlačítko „Další“. Pokud seznam neobsahuje hledanou datovou schránku, lze se vrátit v průvodci na záloţku s parametry hledání (tlačítkem „Předchozí“), ve formuláři změnit kritéria a provést nové hledání.




5. Dokončení

Záloţka dokončení vyhledávání datové schránky. Na této záloţce je moţno zvolit, jakým způsobem uloţit vyhledanou datovou schránku: „Napojit zvolenou datovou schránku na adresu, z níţ bylo vyhledáváno“ - provede napojení (uloţí identifikátor schránky) vyhledané datové schránky na adresu, z níţ bylo prováděno vyhledávání. Tato varianta je dostupná pouze při vyhledávání z jiţ existující adresy adresáře. „Zaloţit novou adresu a na ni napojit zvolenou datovou schránku“ - zakládá novou adresu do adresáře s údaji zjištěnými z nalezené datové schránky. Po kliknutí na tlačítko „Dokončit“ je dle zvolené varianty zaloţena nová adresa s dohledanou datovou schránkou nebo je dohledaná datová schránka zapsána k externímu subjektu.

9.4.4.2

Skupiny externích subjektů

Formulář zobrazuje číselník skupin externích subjektů.




Ikony panelů nástrojů: Nový – provádí přidání nové skupiny do číselníku. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Detail je moţno vţdy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umoţní změnu existující skupiny. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) skupiny. Je povoleno pokud je označen řádek seznamu. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Filtry o

„Jen soukromé skupiny“ - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny jen soukromé skupiny přihlášeného funkčního místa.

Sloupce seznamu o Popis. o Soukromý - příznak, zda se jedná o soukromou skupinu. Detail skupiny externích subjektů Je vykreslen formulář s titulkem „Skupiny externích subjektů“ obsahující: Povinné textové pole „Název“ (maximálně 50 znaků). o Pro zadání názvu skupiny. Zaškrtávací pole „Soukromá skupina (není zobrazována ostatním funkčním místům). Skupina „Externí subjekty“, obsahující: o Seznam se sloupci: Název (příjmení, jméno, tituly) Obec Adresa IČ Dat. schr. o Tlačítko „Nový“. o Tlačítko „Detail“. o Tlačítko „Odstranit“.

9.4.4.3

Sloučení externích subjektů

Formulář vyhledává a zobrazuje externí subjekty, které by mohly být duplicitní, a umoţňuje jejich případné Verze dokumentu: 1.01



sloučení. Sloučené externí subjekty v databázi zůstávají, nejsou však v číselníku zobrazovány samostatně (jsou viditelné na detailu externího subjektu, do něhoţ byly sloučeny). Pravomoc slučování externích subjektů je vţdy dostupná všem se submodulem administrace (konfigurační skupina má nastavena práva administrátor). V konfigurační skupině je moţné tuto pravomoc povolit i dalším funkčním místům (parametr „Povoleno slučování externích subjektů“). Slučování externích subjektů je povoleno v následujících sekcích: Kancelář - Externí subjekty - Sloučení externích subjektů. Podatelna - Externí subjekty - Sloučení externích subjektů. Administrace - Externí subjekty - Sloučení externích subjektů.

Ikony panelů nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazuje detail externího subjektu. Sloučit externí subjekty - sloučení externích subjektu. Ikonka je povolena, pokud je zaškrtnut (označen) alespoň jeden externí subjekt (řádek seznamu). Nápověda - zobrazení nápovědy. Zobrazí tiskovou sestavu - tisk vybraných záznamů. Ostatní ikony (nový, editace, odstranit) nejsou přístupné. Filtry výběru - text „Vyhledat shodné subjekty dle:“ Název organizace - pokud je zaškrtnuto, jsou vyhledávány externí subjekty, které mají shodný název organizace. IČO - pokud je zaškrtnuto, jsou vyhledávány externí subjekty, které mají shodné IČO. Jméno, příjmení, ulice či část obce, obec - pokud je zaškrtnuto, jsou vyhledávány externí subjekty, které mají shodné jméno a příjmení, ulici či část obce a obec. Sloupce seznamu: Výběr - zaškrtnuté pole = vybraný řádek. Id - identifikátor externího subjektu. Název (příjmení, jméno, tituly) - název organizace či příjmení, jméno a tituly externího subjektu. Nepojmenovaný sloupec - počet externích subjektů sloučených do externího subjektu. IČ - identifikační číslo organizace. Obec. Adresa - prezentační forma adresy bez obce - Městská část, Ulice či část obce, číslo popisné, číslo orientační a písmeno čísla orientačního. Řádky jsou sloučeny do skupin dle nalezené duplicity (tedy Názvu organizace, IČ, Jména, příjmení, ulice či části obce a obce). Z důvodů výkonu je načítáno pouze prvních 50 skupin externích subjektů. Pokud existuje více neţ 50 skupin, je zobrazen po načtení informační dialog s textem „Bylo načteno prvních XX potenciálně duplicitních subjektů (YY skupin) z celkových ZZ potenciálně duplicitních subjektů.“, kde za XX je doplněn počet zobrazených subjektů, za YY počet zobrazených skupin (50) a za ZZ celkový počet potenciálně duplicitních subjektů. Při sloučení je provedena kontrola, zda ve skupině objektů pro sloučení je alespoň jeden neoznačený Verze dokumentu: 1.01



externí subjekt (tedy, zda je do čeho slučovat externí subjekty). Pokud není: je zobrazen informační dialog s textem „Sloučení nelze provést - byly zvoleny všechny externí subjekty ve skupině. Alespoň jeden externí subjekt (do něhož se budou ostatní vkládat) musí zůstat neoznačen.“; zpracování je ukončeno. Pokud uţivatel klikne na řádek (označení řádku), který jiţ obsahuje sloučené externí subjekty: je zobrazen informační dialog s textem „Označovaný externí subjekt již obsahuje sloučené subjekty, a tak není možno jej sloučit do jiného subjektu!“; označení řádku není provedeno.

List (seznam) „Externí subjekty“ - obsahuje seznam slučovaných externích subjektů. Rozbalovací nabídku „Sloučit do“ - obsahuje externí subjekty, do nichţ je moţno sloučit ostatní externí subjekty (jsou to ostatní, neoznačené, externí subjekty ze skupiny externích subjektů) Provede sloučení subjektů uvedených v seznamu „Externí subjekty“ do subjektu zvoleného v rozbalovací nabídce „Sloučit do“. Provede uzavření formuláře bez provedení sloučení. Nápověda – zobrazí nápovědu

Záloţka „Sloučené externí subjekty“: Sloučené externí subjekty jsou zaznamenány na detailu konkrétního externího subjektu na záloţce „Sloučené externí subjekty“. Tato záloţka je zobrazena pouze funkčním místům s konfigurační skupinou s nastaveným parametrem „Povoleno slučování externích subjektů“, či dostupným submodulem Administrace.




Sloupce seznamu: Název (příjmení, jméno, tituly). IČ. Obec. Adresa. Provádí vyjmutí externího subjektu (externí subjekt se stane opět samostatným). Po kliknutí je zobrazen potvrzovací dialog s textem „Skutečně chcete vyjmout sloučený externí subjekt?“ a tlačítka „Ano“ a „Ne“. Pokud uţivatel klikl na tlačítko „Ano“, je provedeno vyjmutí označeného externího subjektu (řádku seznamu). Tím se externí subjekt (tedy po uloţení změn detailu záznamu externího subjektu) opět stane samostatným. Zobrazí detail externího subjektu



UŢIVATELSKÝ MANUÁL ELISA

Recommend Documents