Uživatelská příručka MWA - Rezervační modul
Český metrologický institut sídlem Okružní 31, 638 00 Brno IČ: 00177016
Verze dokumentu: 1.1 Jazyk dokumentu: český Status: testovací
Vytvořeno:
Marcela Špičanová
Datum:
29.4.2015
Aktualizováno: Marcela Špičanová
Datum:
7.10.2015
OBSAH 1. Úvod ......................................................................................................................................... 2 2. Základní předpoklady používání Rezervačního modulu MWA ........................... 2 3. Režimy Rezervačního modulu MWA ............................................................................ 2 4. Uživatelské role ................................................................................................................... 3 5. Práce v Rezervačním modulu MWA na straně ČMI................................................ 5 5.1. Popis činností a práce pro roli OI administrátor ........................................... 5 5.1.1. Rezervační systémy ..................................................................................................... 5 5.1.2. Objednávkové systémy ............................................................................................... 9 5.1.3. Inbox objednávek ...................................................................................................... 10 5.1.4. Správa uživatelů ........................................................................................................ 11 5.1.5. Šablony notifikací ..................................................................................................... 13 5.1.6. Odhlášení ................................................................................................................... 14 5.2. Popis činností a práce pro roli Inbox managera ......................................... 15 5.2.1. Přehled objednávek ................................................................................................... 15 5.2.1.1. Položka typu rezervace .......................................................................................... 15 5.2.1.2. Položka typu objednávka ....................................................................................... 16 5.2.2. Historie objednávek ................................................................................................... 17 5.2.3. Odhlášení ................................................................................................................... 17 5.3. Popis činností a práce pro roli Metrologa ...................................................... 18 5.3.1. Přehled rezervačních systémů ................................................................................... 18 5.3.2. Přehled časového fondu ............................................................................................ 18 5.3.3. Odhlášení ................................................................................................................... 20 6. Práce v Rezervačním modulu MWA na straně zákazníka.................................. 21 6.1. Neregistrovaný uživatel ....................................................................................... 21 6.1.1. Postup zadání rezervace ............................................................................................ 21 6.2. Registrace nového zákazníka pro objednávku............................................ 22 6.3. Registrovaný uživatel ........................................................................................... 23 6.3.1. Kontaktní informace .................................................................................................. 23 6.3.2. Objednávky ............................................................................................................... 24 6.3.3. Odhlášení ................................................................................................................... 26 7. Závěr ..................................................................................................................................... 26
1
1.
Úvod
Český metrologický institut (ČMI) zajišťuje kalibraci etalonů a pracovních měřidel v nejvyšší kvalitě pro zákazníky z celé ČR i ze zahraničí a to jak v laboratořích ČMI, tak na místě u zákazníka. Rezervační modul aplikace MWA (Multifunkční webové aplikace) je určen pro zákazníky ČMI, pomocí kterého si mohou rezervovat nebo objednat některý z metrologických výkonů a to výhradně v laboratoři ČMI. Dále je určen pro pracovníky oblastních inspektorátů ČMI, kterým tento modul umožňuje efektivnější plánování a využití pracovních kapacit.
2.
Základní předpoklady používání Rezervačního modulu MWA
Jedná se o webovou aplikaci, takže pro její použití je vyžadován běžný webový prohlížeč a funkční internetové připojení. Rezervační modul je přístupný pro všechny uživatele na webové adrese: www.cmi.cz
3.
Režimy Rezervačního modulu MWA
Základní operace Rezervačního modulu MWA je objednání metrologického výkonu resp. rezervace času, který jeho provedení zabere pracovníkovi ČMI. Všechny takto objednané metrologické výkony (rezervace) se provádějí v sídlech oblastních inspektorátů ČMI, další objednávky je možné po dohodě i v místě sídla zákazníka, pokud je to technicky možné. Modul pracuje ve 3 režimech: 1. Režim rezervace - do systému zadaná rezervace je automaticky považována za objednanou a schválenou. 2. Režim objednávka - objednávka vyžaduje manuální potvrzení pracovníka ČMI, že danou rezervaci akceptují. Používá se pro složitější metrologické výkony a je dostupná pouze registrovaným uživatelům. 3. Režim zobrazení informací o OI - Pokud není pro požadovaný druh měřidla zadán rezervační ani objednávkový systém, je zákazník přesměrován na webové stránky příslušného OI (oblastního inspektorátu), kde nalezne telefonní kontakt a eventuálně i další informace, jak má v tomto případě postupovat.
2
4.
Uživatelské role
Z hlediska uživatelských rolí se rozlišují 5 typů uživatelů: 1. OI administrator Každý oblastní inspektorát ČMI má svého OI Administrátora, který spravuje celý Rezervační modul MWA příslušný danému OI. Má k dispozici všechny funkce modulu, spravuje uživatele, šablony notifikací, zadává a řídí objednávkové a rezervační systémy daného OI. Uživatele typu OI administrator zřizuje provozovatel systému MATERNA Communications a.s. na základě požadavku ČMI.
2. Inbox manager Má na starosti správu Inboxu, což je přehled přijatých objednávek a rezervací. Potvrzuje nebo zamítá objednávky. Uživatele typu Inbox manager zřizuje příslušný OI administrator.
3. Metrolog Provádí metrologické výkony. V modulu má k dispozici pouze Přehled časového fondu a Přehled zadaných rezervačních systémů. Uživatele typu Metrolog zřizuje příslušný OI administrator.
3
4. Registrovaný uživatel Uživatel, který projde procesem registrace a získá přihlašovací údaje do rezervačního modulu. Má možnost vytvořit objednávku/y metrologických výkonů. Registrovaným uživatelem může být kdokoliv, kdo vyplní registrační formulář, např. firma a v rámci této registrace může mít další uživatele, své pracovníky. Registrovat se mohou pravidelní zákazníci ČMI, kteří potřebují mít přehled o stavu všech svých zadaných rezervací a objednávek. Registrovat se ale také musí ti zákazníci, jejichž požadavek systém vyhodnotil jako objednávku.
5. Neregistrovaný uživatel Jakýkoliv zákazník, který si na webu ČMI rezervuje metrologický výkon v Rezervačním modulu MWA. Takový zákazník nepotřebuje registraci ani přihlašovací údaje do rezervačního modulu. Zda se bude jednat o objednávku rezervace nebo přímo o rezervaci, je dáno kombinací vstupních parametrů – Místo výkonu, Služba, Druh měřidla.
4
5.
Práce v Rezervačním modulu MWA na straně ČMI
Uživatele typu OI administrator zřizuje provozovatel systému MATERNA Communications a.s. na základě požadavku ČMI. Uživatele typu Inbox manager a Metrolog zřizuje příslušný OI administrator.
5.1. Popis činností a práce pro roli OI administrátor Po přihlášení do Rezervačního modulu MWA se OI administrátorovi zobrazí úvodní obrazovka s následující nabídkou:
V levém horním rohu je vidět jméno přihlášeného uživatele a jeho příslušnost k oblastnímu inspektorátu (OI). Veškeré změny a nastavení se týkají pouze uvedeného OI. V pravém horním rohu je možný výběr jazyka aplikace - čeština nebo angličtina. V levé části obrazovky je pak menu s nabídkou služeb a funkcí, které obsahuje několik bloků: -
Rezervační systémy Objednávkové systémy Inbox objednávek Správa uživatelů Šablony notifikací Odhlášení
5.1.1. Rezervační systémy V této sekci OI administrátor definuje a spravuje jednotlivé rezervační systémy. Pro vybraný typ měřidla se založí Nový rezervační systém.
5
Při zakládání nového rezervačního systému se definuje Služba (Ověření měřidla x Kalibrace měřidla), vybírá se Druh měřidla, Datum spuštění a Časové okno. Datum spuštění je den, kdy se spustí nový rezervační systém pro definovanou službu a druh měřidla. V daný okamžik může být pro daný druh měřidla spuštěn pouze 1 rezervační systém. Časové okno je doba v minutách, po kterou trvá provedení metrologického úkonu. Je to interval vyhrazený v rezervačním systému pro provedení 1 výkonu. Definici rezervačního systému je nutné potvrdit tlačítkem Uložit a v dalším kroku je možné nadefinovat časový fond nového rezervačního systému.
Definice časového fondu se provede volbou Nová položka časového fondu. Zde se nastaví parametry Od – Do hodin se bude metrologický výkon provádět a Počet osob, metrologů, který bude pro toto měření k dispozici. Dále se zaškrtnutím specifikuje, ve kterých dnech se bude měření provádět např. pouze v út, st, čt. Zaškrtnutá volba Mimo svátky znamená, že pokud na některý z vybraných pracovních dní připadne státní svátek, nebude se tento den v rezervačním systému nabízet.
6
Dokončení definice rezervačního systému se opět provede tlačítkem Uložit.
Jednotlivé položky časového fondu lze podle potřeby měnit nebo smazat. Také je možné změnit Datum spuštění rezervačního systému a Časové okno. Přehled časového fondu umožňuje sledovat zadané rezervace pro daný rezervační systém, který je možné si vybrat z rozbalovacího menu pod nadpisem.
V kalendáři jsou zobrazeny kódem zadané zákaznické rezervace a to ve tvaru např. 5:16 V-20415004. Tento kód obsahuje čas rezervace, pořadové číslo a stav: - V – Vytvořená – výchozí stav každé rezervace /objednávky. - P – Potvrzená – potvrzení přijetí objednávky pracovníkem ČMI. - Z – Zrušená – z jakéhokoliv důvodu zrušená, důvod zrušení je možné uvést do pole Poznámky. - U – Uzavřená – vyřízená rezervace /objednávka.
7
Zobrazení kalendáře lze přepínat na měsíční, týdenní nebo denní. Pohyb v kalendáři lze pomocí tlačítek na levé straně obrazovky: V týdenním nebo denním zobrazení kalendáře může metrolog měnit délku rezervovaného časového okna pro danou rezervaci. Tahem myši na znaku „=“ u každé rezervace lze zmenšit/ zvětšit rezervované časové okno.
Kliknutím na vybranou rezervaci se zobrazí její detail:
Zde je možné zadat Poznámku k dané rezervaci, např. proč byla zrušená, a měnit stav rezervace. Každou změnu je třeba Uložit. Pokud se jedná o objednávku, tak se do pole Zodpovědná osoba zapíše mail metrologa, komu je rezervace přidělena, a změní se status objednávky na PPotvrzená. Oznámení o přidělené rezervaci pak obdrží metrolog do své mailové schránky.
8
Přehled rezervačních systémů lze zobrazit v menu kliknutím na volbu Rezervační systémy. Jednotlivé systémy lze podle potřeby měnit nebo smazat. Nesmí v nich být ovšem zadána zákaznická rezervace, pak je ovšem smazat nelze.
5.1.2. Objednávkové systémy V této sekci OI administrátor definuje a spravuje jednotlivé objednávkové systémy. Pro vybraný typ měřidla se založí Nový objednávkový systém.
Při zakládání nového objednávkového systému se definuje Služba (Ověření měřidla x Kalibrace měřidla) a vybírá se Druh měřidla a zadá se Datum spuštění systému.
Na rozdíl od rezervací se zde časový fond nezadává. Pokud se jedná o objednávku, tak musí dojít ke schválení objednávky a k ručnímu přidělení příslušnému metrologovi k vyřízení tj. k provedení metrologického výkonu. Toto přidělení provádí Inbox manager. V detailu objednávky do pole Zodpovědná osoba zapíše mail metrologa, komu je rezervace přidělena, a
9
změní status objednávky na P- Potvrzená. Oznámení o přidělené rezervaci pak obdrží metrolog do své mailové schránky. Přehled objednávkových systémů lze zobrazit v menu kliknutím na volbu Objednávkové systémy. Jednotlivé systémy lze podle potřeby měnit nebo smazat. Nesmí v nich být ovšem zadána zákaznická objednávka.
5.1.3. Inbox objednávek Všechny objednávky a rezervace příslušného OI se zobrazují v Inboxu objednávek. Tuto sekci používá především uživatel s rolí Inbox manager. Přehled objednávek obsahuje všechny objednávky Vytvořeno nebo Potvrzeno.
a
rezervace
příslušného
OI
se
stavem
V položce Mód systému je vidět, zda se jedná o rezervaci či objednávku a u každé položky je možné rozkliknout detail rezervace / objednávky v okénku Akce. Položka typu rezervace nevyžaduje žádnou akci. Lze změnit její Stav.
10
Položka typu objednávka Zde musí dojít ke schválení objednávky a k ručnímu přidělení příslušnému metrologovi k vyřízení tj. k provedení metrologického výkonu. Toto přidělení provádí Inbox manager. V detailu objednávky se přes okénko Akce do pole Zodpovědná osoba zapíše mail metrologa, kterému je rezervace přidělena, a změní se status objednávky na P- Potvrzená. Oznámení o přidělené rezervaci pak obdrží metrolog do své mailové schránky.
Historie objednávek obsahuje přehled všech objednávek a rezervací příslušného OI se stavem Zrušeno nebo Uzavřeno.
5.1.4. Správa uživatelů V této části OI Administrator zřizuje nové uživatele příslušného OI a provádí správu stávajících uživatelů. V tabulce je přehled zřízených uživatelů s následujícími informacemi: -
Jméno – plné jméno a příjmení uživatele. Uživatelské jméno – jméno, které se používá při přihlášení do aplikace. Role – OI administrator/ Inbox manager/ Metrolog. Heslo – zde OI administrator může změnit uživatelské heslo. Poslední přihlášení – informace o tom, kdy byl uživatel naposledy přihlášen.
11
Nový uživatel Nový uživatel se vytvoří kliknutím na tlačítko Vytvořit. Pak se zobrazí formulář pro vyplnění údajů o novém uživateli. Po vyplnění všech povinných polí se uloží nový uživatel kliknutím na tlačítko Vytvořit pod formulářem.
Změna hesla Změnu hesla lze provést kliknutím na tlačítko Změnit u uživatele, kde je nutné provést změnu. Zobrazí se jednoduché dialogové okno pro zadání nového hesla.
12
5.1.5. Šablony notifikací V této sekci jsou přednastavené šablony notifikací, což jsou texty pro SMS a emailové zprávy, které se zasílají při různých akcích rezervačního modulu např. při vytvoření objednávky, potvrzení objednávky, potvrzení rezervace apod. Zprávy jsou připraveny ve 2 jazycích – čeština a angličtina. Zde má OI administrator možnost změnit texty jednotlivých zpráv podle potřeb daného OI.
Změna šablony Tlačítkem Změnit u každé šablony lze modifikovat text přednastavené šablony. V zobrazeném detailu je možné provést změnu textu dle potřeby OI a je zde nabídka proměnných, které lze použít a které se dynamicky dosazují do statického textu např. druh měřidla, číslo objednávky apod. Všechny změny je nutné potvrdit tlačítkem Uložit.
13
5.1.6. Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu.
14
5.2. Popis činností a práce pro roli Inbox managera Pracovník OI ČMI s rolí Inbox manager má na starosti pouze správu Inboxu, což je přehled přijatých objednávek a rezervací. Potvrzuje nebo zamítá objednávky. Přiděluje objednávky jednotlivým metrologům.
5.2.1. Přehled objednávek obsahuje všechny objednávky Vytvořeno nebo Potvrzeno.
a
rezervace
příslušného
OI
se
stavem
V položce Mód systému je vidět, zda se jedná o rezervaci či objednávku a u každé položky je možné rozkliknout detail rezervace / objednávky v okénku Akce. 5.2.1.1.
Položka typu rezervace
Zadaná rezervace je automaticky přijata OI, nevyžaduje v rezervačním modulu žádnou akci. Lze změnit její Stav.
15
5.2.1.2.
Položka typu objednávka
Zde musí dojít ke schválení objednávky, tzn. k ručnímu přidělení příslušnému metrologovi, aby provedl objednaný metrologický výkon. Toto přidělení provádí právě Inbox manager. On má přehled o momentálních pracovních a časových kapacitách OI. On je informován o tom, zda objednaný metrologický výkon je možné provést. V detailu objednávky se přes okénko Akce doplní další údaje potřebné pro potvrzení a přidělení objednávky: -
Specifikace měřidla – pole pro doplňkový text s bližší specifikací měřidla.
-
Doplňkové informace – pole pro další text.
-
Předpokládaná cena – odhad ceny výkonu.
-
Preferovaný čas – lze potvrdit zákazníkem požadovaný datum a čas nebo ho změnit a navrhnout jiný termín.
-
Zodpovědná osoba – zde se zapíše mail metrologa, kterému je rezervace přidělena. Mailových adres je možné zadat více, oddělují se čárkou.
-
Status objednávky o V – Vytvořená – výchozí stav každé objednávky. o P – Potvrzená – potvrzení přijetí objednávky pracovníkem ČMI. o Z – Zrušená – z jakéhokoliv důvodu zrušená, důvod zrušení je možné uvést do pole Poznámky. o U – Uzavřená – vyřízená objednávka.
Pokud je objednávka uložená se stavem P- Potvrzená, systém zašle oznámení o přidělené objednávce příslušnému metrologovi do jeho emailové schránky a to včetně souboru s příponou *.ics, aby si mohl naplánovaný metrologický úkon uložit i do kalendáře svého mailového klienta.
16
5.2.2. Historie objednávek obsahuje přehled všech objednávek a rezervací příslušného OI se stavem Zrušeno nebo Uzavřeno.
5.2.3. Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu.
17
5.3. Popis činností a práce pro roli Metrologa Metrolog provádí metrologické výkony. V modulu má k dispozici pouze Přehled časového fondu a Přehled zadaných rezervačních systémů. Objednávky zde metrolog neuvidí.
5.3.1. Přehled rezervačních systémů lze zobrazit v menu kliknutím na volbu Rezervační systémy. Jednotlivé systémy lze podle potřeby měnit nebo smazat. Nesmí v nich být ovšem zadána zákaznická rezervace, pak vybraný systém smazat nelze.
5.3.2. Přehled časového fondu umožňuje sledovat zadané rezervace pro daný rezervační systém, který je možné si vybrat z rozbalovacího menu pod nadpisem.
Pak se v kalendáři zobrazí kódem zadané zákaznické rezervace a to ve tvaru např. 5:16 V-20415004. Tento kód obsahuje čas rezervace, pořadové číslo a stav: - V – Vytvořená – výchozí stav každé rezervace. - P – Potvrzená – potvrzení přijetí objednávky pracovníkem ČMI. - Z – Zrušená – z jakéhokoliv důvodu zrušená, důvod zrušení je možné uvést do pole Poznámky. - U – Uzavřená – vyřízená rezervace. Zobrazení kalendáře lze přepínat na měsíční, týdenní nebo denní. Pohyb v kalendáři lze pomocí tlačítek na levé straně obrazovky:
18
V týdenním nebo denním zobrazení kalendáře může metrolog měnit délku rezervovaného časového okna pro danou rezervaci. Tahem myši na znaku „=“ u každé rezervace lze zmenšit/ zvětšit rezervované časové okno.
Kliknutím na vybranou rezervaci se zobrazí její detail, který obsahuje kontaktní údaje o zákazníkovi a objednaném metrologickém výkonu:
19
Metrolog žádným způsobem nemůže rezervace editovat. Má pouze právo na prohlížení. Změnu stavu může provést pouze uživatel s rolí Inbox manager nebo OI administrator. 5.3.3. Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu.
20
6.
Práce v Rezervačním modulu MWA na straně zákazníka
Zákazník, který si chce objednat metrologický výkon resp. rezervovat čas na jeho provedení, si otevře rezervační modul na stránkách ČMI: www.cmi.cz Zadání rezervace může být provedeno buď neregistrovaným uživatelem, nebo registrovaným uživatelem této aplikace.
6.1. Neregistrovaný uživatel je jakýkoliv zákazník, který si na webu ČMI rezervuje metrologický výkon v Rezervačním modulu MWA. Takový zákazník nepotřebuje registraci ani přihlašovací údaje do rezervačního modulu. 6.1.1. Postup zadání rezervace Zda se bude jednat o objednávku rezervace nebo přímo o rezervaci, je dáno kombinací vstupních parametrů – Místo výkonu, Služba, Druh měřidla, které se zadají do formuláře v 1. kroku:
Pokud systém požadavek zákazníka vyhodnotil jako rezervaci, v dalším kroku následuje výběr data a času pro požadovaný metrologický výkon:
Zelená časová okna jsou volná, je možné si je rezervovat, červená časová okna jsou obsazená. Dokončení rezervace se provede zadáním kontaktních údajů zákazníka:
21
Na zadanou emailovou adresu obdrží zákazník v rozmezí 5-10 min. potvrzení o přijetí rezervace. Pokud není pro daný druh měřidla zadán rezervační ani objednávkový systém, je zákazník přesměrován na webové stránky příslušného OI, kde nalezne telefonní kontakt a eventuálně i další informace, jak má v tomto případě postupovat.
6.2.
Registrace nového zákazníka pro objednávku
Pokud systém požadavek zákazníka vyhodnotil jako objednávku, požaduje jeho přihlášení do aplikace. Je-li zde zákazník poprvé, musí se zaregistrovat:
22
Po vyplnění všech údajů vstoupí nově zaregistrovaný zákazník do rezervačního modulu. Zde má možnost měnit podle potřeby své osobní nastavení, vytvářet vlastní uživatele např. v rámci firmy, zadávat nové objednávky a sledovat stav všech svých již zadaných objednávek. Bližší popis jednotlivých funkcí je uveden v kapitole 6.2 Registrovaný uživatel.
6.3. Registrovaný uživatel je uživatel, který projde procesem registrace a získá přihlašovací údaje do rezervačního modulu. Registrovat se mohou pravidelní zákazníci ČMI, kteří potřebují mít přehled o stavu všech svých zadaných rezervací a objednávek. Registrovat se ale také musí ti zákazníci, jejichž požadavek systém vyhodnotil jako objednávku. 6.3.1. Kontaktní informace V této sekci může uživatel aktualizovat své kontaktní údaje a může si vytvářet vlastní uživatele např. v rámci firmy. Změna kontaktních údajů je možná po potvrzení tlačítka Editovat. Každou změnu je nutné Uložit.
23
Vytvoření nového uživatele se provede stisknutím tlačítka Vytvořit. Následně se nabídne formulář pro zadání nového uživatele.
Seznam zadaných uživatelů je pod kontaktními údaji. U vybraného uživatele lze v případě potřeby změnit heslo. 6.3.2. Objednávky Nová objednávka V této sekci lze zadat do systému nové objednávky do systému. Pokud pro zvolenou kombinaci Místa výkonu, Služby a Druhu měřidla nelze zadat objednávku, systém to ohlásí.
24
V opačném případě se provede dokončení objednávky:
Při zadávání žádosti může uživatel definovat, jaká upozornění chce k dané objednávce dostat, v jakém časovém intervalu a zda to má být formou SMS nebo mailem:
Po vyplnění všech potřebných dat lze žádost odeslat potvrzením tlačítka Objednat. Systém potvrdí přijetí žádosti:
Stav objednávek je volba, která zobrazuje seznam všech objednávek registrovaného uživatele a jejich stav.
25
6.3.3.Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu.
7.
Závěr
Přejeme Vám příjemnou práci s aplikací Rezervační modul MWA a v případě problémů kontaktujte support MATERNA Communications a.s.
26
