UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU

MOTTO: Neříkej, že to nejde, řekni, že to neumíš!

JEDNODUCHÉ ÚČETNICTVÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU 01. 01. 2006

Oprava ke knižnímu vydání uživatelské příručky. Název programu NOVAJ, popř. NOVAJ98, NOVAJ01, NOVAJ04, nebo NOVAJ05 je tímto od 01.01.2006 zaměněn na NOVAJ06

Důležité informace: Další aktualizace obsahu uživatelských příruček probíhá přes tzv. Informační občasníky. Jedná se bulletin, který firma vydává cca 12x do roka. Obsahem jsou nepostradatelné informace oddělení software právě k inovacím a obsluze nových funkcí v programu a informace k účetní a daňové problematice. Z těchto důvodů jsou Informační občasníky součástí instalačního CD s programem ve složce OBČASNÍKY. Pokud používáte tuto příručku jako samostatně zakoupenou knihu, najdete předmětné Informační občasníky na Internetu na adrese www.em-zet.cz. Technické podmínky pro řádný provoz programu, doporučené tiskárny a inovované návody jak správně programy nainstalovat najdete na instalačním CD ve složce DOKUMENTY. Pokud máte instalaci programu na disketách, najdete zmíněné aktuální informace na Internetu na adrese www.em-zet.cz.

JEDNODUCHÉ ÚČETNICTVÍ NOVAJ01

Uživatelská příručka

Úvod Vážení zákazníci, pročítáte uživatelskou příručku k obsluze programu na vedení jednoduchého účetnictví. Její odborný obsah vzniká postupně podle změn prováděných na programu a dle zkušeností řady stávajících uživatelů programu. Proto text rychle zastarává a je často obměňován. Aktuální příručky získáte vždy bezplatně na internetu na naší www adrese http://www.emzet.cz. Na přání lze dodat příručku i ve vytištěné podobě. Jedná se o zakázkový způsob výroby manuálu prováděný za úplatu ve výši 200 Kč. Příručka je neodmyslitelnou pomůckou pro obsluhu programu, která standardně popisuje jednotlivá menu, jejich případné využití a funkce. Příručka není učebnicí jak vést jednoduché účetnictví. Neučí obsluhu jak účtovat, ale jak vést účetnictví v programu jednoduchého účetnictví NOVAJ01 od firmy EMZET Přerov. Určitě s námi budete souhlasit, že v textu nelze řešit všechny situace a případy, které přináší účetní praxe. Příručka by se stala příliš obsáhlou a následně nepřehlednou. Manuál je sestaven tak, že kopíruje popis menu programu zobrazeného na displeji. Tj. z leva doprava, z vrchu dolů. Z těchto důvodů se obsah příručky stává jakousi mapou co kde je v programu umístěno.

Několik praktických rad jak s uživatelskou příručkou na obsluhu programu jednoduchého účetnictví pracovat: 1)

Příručku se nikdy nesnažte číst jako beletrii!

2)

Pozvolna po částech se seznamte s celým obsahem příručky (informace o tom čím je program vybaven, co umožňuje, co vše a jak se dá použít.)

3)

Pečlivě prostudujte třeba jen vlastní Obsah příručky (maximální popis výbavy jednotlivých modulů a nabídkových menu, mapa co kde v programu hledat.)

4)

U každé hlavní kapitoly jsou bloková schémata naznačující vnitřní komunikaci programu s jednotlivými moduly včetně bohaté nabídky ilustračních obrázků.

5)

Pokud si s něčím nevíte rady, prostudujte příslušné kapitoly v příručce. Pokud bude hledání bezvýsledné volejte tel. HOT-LINE servis 0641/201 423. V případě obsazené tel. linky jiným zákazníkem se nebojte využít záznamník softwarového oddělení. Je vždy pečlivě poslechnut a na každý dotaz je vždy zpětně reagováno!

2



Obsah uživatelské příručky pro program Jednoduché účetnictví NOVAJ01

1. O jednoduchém účetnictví NOVAJ01.............................................................................................................................. 7 1.1. Proč používat tento program ..................................................................................................................................... 7 2. OBECNĚ .................................................................................................................................................................. 8 2.1. Systémové požadavky .............................................................................................................................................. 8 2.2. Nastavení operačního systému................................................................................................................................... 9 2.2.1. WINDOWS 95/98/(2000/NT)................................................................................................................................... 9 2.2.2. DOS .................................................................................................................................................................. 10 2.3. Síť....................................................................................................................................................................... 10 3. INSTALACE ........................................................................................................................................................... 11 3.1. Instalace pod DOS ................................................................................................................................................. 11 4. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU.......................................................................................................................................... 12 4.1. DOS..................................................................................................................................................................... 12 4.2. WINDOWS 95/98/(2000/NT) ................................................................................................................................... 12 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU.................................................................................................................................................. 13 5. KONFIGURACE PROGRAMU .................................................................................................................................. 13 5.1. Přepínání mezi existujícími firmami ........................................................................................................................... 13 5.2. Zakládání dalších nových firem................................................................................................................................. 13 5.3. ČS.klávesnice, zavedení češtiny do programu............................................................................................................. 14 5.3.1. Obsluha češtiny - velká písmena............................................................................................................................ 14 5.3.2. Obsluha češtiny - přepínání klávesnice IBM - čeština, opačné lomítko.......................................................................... 14 5.3.3. Nastavení tiskárny v OS WINDOWS 95/98 (2000/NT) ............................................................................................... 14 6. FUNKČNÍ KLÁVESY A FUNKCE V PROGRAMU ........................................................................................................ 17 6.1. Vyhledávání .......................................................................................................................................................... 17 6.1.1. Parametry vyhledávání - Setup.............................................................................................................................. 17 6.2. PŘETŘÍDĚNÍ - Sort................................................................................................................................................. 17 6.3. FILTROVÁNÍ ......................................................................................................................................................... 18 6.3.1. Filtrování - Pozitivní ............................................................................................................................................. 18 6.3.2. FILTROVÁNÍ – Negativní ..................................................................................................................................... 18 6.4. Další funkce a klávesy programu ............................................................................................................................. 19 6.5. Další pomocné funkce v programu........................................................................................................................... 21 6.6. Popis některých dalších kláves ................................................................................................................................ 21 7. HLAVNÍ MENU ...................................................................................................................................................... 23 7.1. Moduly - (rychlé volání klávesa F1).......................................................................................................................... 23 7.2. Uzávěrky - (rychlé volání klávesa F2) ....................................................................................................................... 23 7.3. Servis - (rychlé volání klávesa F3) ........................................................................................................................... 24 7.3.1. Kalkulátor s páskou - (zrychlené volání Alt+K) ......................................................................................................... 24 7.3.2. Malý kalkulátor - (zrychlené volání Alt+C) ............................................................................................................... 24 7.3.3 Kurzovní lístek ..................................................................................................................................................... 24 7.3.4. Zálohování dat.................................................................................................................................................... 24 7.3.4.1. Vlastní zálohování............................................................................................................................................. 25 7.3.5. Obnova dat ........................................................................................................................................................ 26 7.3.6. Párování SALDA+DPH.......................................................................................................................................... 26 7.3.7. Datum a čas - (zrychlené volání Alt+D) .................................................................................................................. 28 7.3.8. Obslužné programy ............................................................................................................................................. 28 7.3.9. KNIHA JÍZD .................................................................................................................................................... 28 7.3.9.1. Číselník vozidel................................................................................................................................................. 28 7.3.9.2. Parametry nastavení ......................................................................................................................................... 28 7.3.9.3. Provozní kalendář ............................................................................................................................................. 28 7.3.9.4. Rozpis jízd, km................................................................................................................................................. 28 7.3.9.5. Jízdy-uskutečněné ............................................................................................................................................ 28 7.3.9.6 Jízdy-generované .............................................................................................................................................. 29 7.3.9.7. Knihy jízd-sloučené ........................................................................................................................................... 29 7.3.9.8. Automatika, přepočty ........................................................................................................................................ 29 7.3.9.9. Schematický postup práce ................................................................................................................................. 29 7.3.10. Export datové dávky .......................................................................................................................................... 29 7.3.11. Import datové dávky.......................................................................................................................................... 30 7.4. Konfigurace - (rychlé volání klávesa F4) ................................................................................................................... 30 7.4.1. Konfigurace programu ......................................................................................................................................... 30 7.4.2. Přístupová práva ................................................................................................................................................. 30 7.4.3. Adresa a data firmy - uživatele programu................................................................................................................ 30 3



7.4.4. Interní parametry................................................................................................................................................ 31 7.5. Číselníky - zrychlené volání klávesou F5 .................................................................................................................... 31 7.5.1. Střediska............................................................................................................................................................ 31 7.5.2. Zakázky ............................................................................................................................................................. 31 7.5.3. Běžné účty ......................................................................................................................................................... 31 7.5.4. Závody, pobočky................................................................................................................................................. 32 7.5.5. Chyby-informace, Chyby-vysvětlivky....................................................................................................................... 32 7.5.6. Obslužné programy ............................................................................................................................................. 32 7.5.7. Pokladna text PoP, PoV ........................................................................................................................................ 32 7.6. Info - zrychlené volání klávesou F6........................................................................................................................... 32 7.6.1. Horké klávesy ..................................................................................................................................................... 33 7.7. Konec - zrychlené volání klávesou F7 ........................................................................................................................ 33 8. ADRESÁŘ .............................................................................................................................................................. 34 8.1. Nová adresa - (rychlé volání klávesa F1).................................................................................................................. 34 8.2. Prohlížení - (rychlé volání klávesa F2) ..................................................................................................................... 35 8.2.1. Info................................................................................................................................................................... 35 8.2.2. Slevy................................................................................................................................................................. 35 8.3. Kódy - (rychlé volání klávesa F3)............................................................................................................................ 36 8.4. Výběr kódů - (rychlé volání klávesa F4) ................................................................................................................... 37 8.5. Tisky - (rychlé volání klávesa F5)............................................................................................................................ 37 8.6. Firma - (rychlé volání klávesa F6)........................................................................................................................... 37 8.7. Moduly - (rychlé volání klávesa F7)......................................................................................................................... 37 9. MAJETEK............................................................................................................................................................... 38 9.1. Nová karta - (rychlé volání klávesa F1).................................................................................................................... 38 9.1.1. Hmotný investiční majetek................................................................................................................................... 38 9.1.1.1. Vyplňování parametrů odpisů ............................................................................................................................. 39 9.1.1.2. Technické zhodnocení ...................................................................................................................................... 39 9.1.2. Drobný hmotný investiční majetek ......................................................................................................................... 39 9.1.3. Evidenční drobný hmotný investiční majetek .......................................................................................................... 39 9.2. Prohlížení - (rychlé volání klávesa F2) ..................................................................................................................... 39 9.3. Výpis odpisů - (rychlé volání klávesa F3) ................................................................................................................. 40 9.4. Odepisování - (rychlé volání klávesa F4).................................................................................................................. 40 9.4.1. Daňové odpisy ................................................................................................................................................... 40 9.4.2. Účetní odpisy...................................................................................................................................................... 40 9.4.3. Parametry odpisů ................................................................................................................................................ 40 9.4.4. Simulace odpisů.................................................................................................................................................. 41 9.4.5. Provizorní odpisy - Plnohodnotné odpisy ................................................................................................................. 41 9.5. Peněžní deník - (rychlé volání klávesa F5)................................................................................................................ 41 9.6. Moduly - (rychlé volání klávesa F6)......................................................................................................................... 41 10. POKLADNA.......................................................................................................................................................... 42 10.1. Číselník - (rychlé volání klávesa F5)........................................................................................................................ 42 10.1.1. Číselník pokladen.............................................................................................................................................. 42 10.1.2. Číselník příjmů a výdajů...................................................................................................................................... 43 10.2. Příjem Výdej - (rychlé volání klávesa F1a F2).......................................................................................................... 43 10.2.1. Daňová kalkulačka............................................................................................................................................. 45 10.2.2. Zaúčtování Příjmu, Výdeje do peněžního deníku..................................................................................................... 46 10.2.3. Úhrada faktury v hotovosti.................................................................................................................................. 47 10.3. Prohlížení - (rychlé volání klávesa F3)..................................................................................................................... 48 10.4. DPH - (rychlé volání klávesa F4) ............................................................................................................................ 49 10.4.1. DPH – Hledej v evidencích ................................................................................................................................. 50 10.5. Evidence prodejek - (rychlé volání klávesa F6)......................................................................................................... 51 10.5.1. Zavedení tržby do pokladny ............................................................................................................................... 51 10.6. Moduly - (rychlé volání klávesa F7) ....................................................................................................................... 51 11. ZAKÁZKY............................................................................................................................................................. 52 11.1. Číselníky - (rychlé volání klávesa F4) ..................................................................................................................... 52 11.1.1. Zakázky .......................................................................................................................................................... 52 11.1.2. Náklady, tržby.................................................................................................................................................. 52 11.2. Zápis pohybu - (rychlé volání klávesa F1)............................................................................................................... 52 11.3. Prohlížení pohybu - (rychlé volání klávesa F2)......................................................................................................... 53 11.4. Vyhodnocení - (rychlé volání klávesa F3) ............................................................................................................... 53 11.5. Moduly - (rychlé volání klávesa F5) ....................................................................................................................... 54 12. ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY ................................................................................................................................... 55 12.1. Zápis faktury do evidence - (rychlé volání klávesa F1 a F2)....................................................................................... 55 12.1.1. Volba typu evidence........................................................................................................................................... 55 12.1.2. Zápis do evidence.............................................................................................................................................. 56 4



12.1.2.1. Daňová kalkulačka .......................................................................................................................................... 57 12.1.3. Předkontování dokladu - zaúčtování ..................................................................................................................... 57 12.2. Prohlížení evidence faktur - (rychlé volání klávesa F3 a F4)...................................................................................... 59 12.3. DPH - (rychlé volání klávesa F5) ........................................................................................................................... 61 12.3.1. DPH – Hledej v evidenci .................................................................................................................................... 61 12.4. Servis - (rychlé volání klávesa F6)......................................................................................................................... 61 12.4.1. Kontrola saldokont............................................................................................................................................. 61 12.4.2. Příkaz k úhradě, sestavení .................................................................................................................................. 62 12.4.2.1. Tisk příkazu k úhradě ...................................................................................................................................... 63 12.4.3. Peněžní deník, Pokladna, Sklady, Odbyt, Adresář a Zakázky, Párování SALDA+DPH..................................................... 64 12.5. Hledej - (rychlé volání klávesa F7) ......................................................................................................................... 64 12.6. Kontace - (rychlé volání klávesa F8)....................................................................................................................... 64 12.7. Dobropis, storno faktury v evidenci......................................................................................................................... 65 13. ODBYT ................................................................................................................................................................ 66 13.A. Sklad.................................................................................................................................................................. 66 13.A.1. Doklad............................................................................................................................................................. 66 13.A.1.1. Příjem, Výdej - (rychlé volání klávesa F1) .......................................................................................................... 66 13.A.1.2. Výdejka, převod mezi sklady ........................................................................................................................... 68 13.A.1.3. Expedice - Doklad........................................................................................................................................... 68 13.A.2. Karty - (rychlé volání klávesa F2)........................................................................................................................ 68 13.A.3. Přehledy - (rychlé volání klávesa F3) ................................................................................................................... 69 13.A.3.1. Operativní inventura........................................................................................................................................ 69 13.A.3.2. Měsíční přehled KC (kalkulovaných cen) ............................................................................................................. 69 13.A.3.3. Měsíční přehled komplet KC (kalkulovaných cen) ................................................................................................. 69 13.A.3.4. Souhrnná inventura ........................................................................................................................................ 69 13.A.3.5. Grupovací inventura ........................................................................................................................................ 69 13.A.3.6. Konsignační inventura ..................................................................................................................................... 70 13.A.3.7. Podlimitní zůstatky.......................................................................................................................................... 70 13.A.4. Číselníky - (rychlé volání klávesa F4) ................................................................................................................... 70 13.A.4.1. Skladové karty ............................................................................................................................................... 70 13.A.4.2. Typy skladů ................................................................................................................................................... 72 13.A.4.3. Účetní souvztažnosti........................................................................................................................................ 72 13.A.4.4. Ceník služeb .................................................................................................................................................. 73 13.A.5. Skladový deník - (rychlé volání klávesa F5)........................................................................................................... 73 13.A.6. Servis - (rychlé volání klávesa F6)....................................................................................................................... 74 13.A.6.1. Parametry ..................................................................................................................................................... 74 13.A.6.2. Změna sazby DPH........................................................................................................................................... 75 13.A.6.3. Kontrola karet ................................................................................................................................................ 75 13.A.6.4. Export a import dat......................................................................................................................................... 75 13.A.6.5. Přecenění ...................................................................................................................................................... 76 13.A.7. Hledej - (rychlé volání klávesa F7) ...................................................................................................................... 76 13.A.8. Moduly - (rychlé volání klávesa F8) ..................................................................................................................... 76 13.B. Expedice - Doklad, Fakturace ......................................................................................................................... 77 13.B.1. Tuzemská faktura I............................................................................................................................................ 77 13.B.1.1 Sestavení dokladu............................................................................................................................................ 77 13.B.2. Tisk dokladu ..................................................................................................................................................... 79 13.B.3. Zpracování dokladu ........................................................................................................................................... 79 13.B.4. Čtení dokladu ................................................................................................................................................... 80 13.B.5. Nastavení, servis ............................................................................................................................................... 80 13.B.6. Konec práce ..................................................................................................................................................... 81 13.B.7. Zálohová faktura I, ............................................................................................................................................ 81 13.B.8. Jak používat slevy při fakturaci ............................................................................................................................ 81 13.B.9. Jak fakturovat bez návazností na sklady 83 14. ÚČETNICTVÍ SALDOKONTA................................................................................................................................. 84 15. PENĚŽNÍ DENÍK.................................................................................................................................................. 86 15.1. Osnova - (rychlé volání klávesa F4)........................................................................................................................ 87 15.1.1. Sestavení účetní osnovy ..................................................................................................................................... 87 15.1.2. Specifikace účtů ................................................................................................................................................ 88 15.2. Příjem, Výdej - Banka - (rychlé volání klávesa F1, F2)............................................................................................... 89 15.2.1. Informace o nespárování .................................................................................................................................... 90 15.2.2. Částečné úhrady ............................................................................................................................................... 90 15.3. Účty - (rychlé volání klávesa F3)............................................................................................................................ 92 15.4. H.U.D. (Hlavní Účetní Deník) - (rychlé volání klávesa F5)........................................................................................... 93 15.5. Test - (rychlé volání klávesa F6) ............................................................................................................................ 94 15.6. Hledej - (rychlé volání klávesa F7) ......................................................................................................................... 95 15.7. Časové rozlišení - (rychlé volání klávesa F8) ............................................................................................................ 95 5



15.7.1. Číselník časového rozlišení .................................................................................................................................. 95 15.7.2 Odúčtování časového rozlišení .............................................................................................................................. 95 15.8. Moduly - (rychlé volání klávesa F9) ........................................................................................................................ 96 16. UZÁVĚRKY A TISKY............................................................................................................................................. 97 16.1. Uzávěrka účetnictví .............................................................................................................................................. 97 16.1.1. Měsíční uzávěrka - (rychlé volání klávesa F1) ........................................................................................................ 97 16.1.1.1. Start uzávěrky ................................................................................................................................................ 97 16.1.1.2. Zrušení uzávěrky ............................................................................................................................................ 98 16.1.2. Grafické vyhodnocení ......................................................................................................................................... 98 16.1.3. Peněžní deník - Klasický peněžní deník - (rychlé volání klávesa F3) ............................................................ 98 16.1.4. Moduly - (rychlé volání klávesa F4) ..................................................................................................................... 99 16.2. Tiskové sestavy................................................................................................................................................ 99 16.2.1. Tiskové sestavy - (rychlé volání klávesa F1).......................................................................................................... 99 16.2.2. Tisk uložených souborů - (rychlé volání klávesa F2) ..............................................................................................100 16.3. Hlavní účetní kniha - HUK.....................................................................................................................................100 16.4. Uzávěrka DPH................................................................................................................................................ 100 16.5. Roční uzávěrka ...................................................................................................................................................101 16.5.1. Roční počáteční stav pokladny............................................................................................................................102 16.5.2. Roční počáteční stav na účtu banky.....................................................................................................................102 16.6. Import dat ze závodů...........................................................................................................................................102 16.7. Výpočet daně z příjmu fyzických osob ....................................................................................................................102 16.8. Záznamní povinnost § 18 102 17. POČÁTEČNÍ STAVY - při prvním použití programu ............................................................................................ 104 17.1. Počáteční stav na účtu banky................................................................................................................................104 17.1.1. Úvěry .............................................................................................................................................................104 17.2. Počáteční stav pokladny .......................................................................................................................................104 17.3. Saldokontní faktury .............................................................................................................................................105 17.4. Majetek .............................................................................................................................................................107 17.5. Sklad - Odbyt .....................................................................................................................................................107 18. KDYŽ PROGRAM NEPOSLOUCHÁ!...................................................................................................................... 108

6



1. O jednoduchém účetnictví NOVAJ01 Jistě Vás překvapila informace o tom, že naše jednoduché účetnictví charakterizujeme jako jednoduché účetnictví na bázi účetnictví podvojného. Stručné a logické vysvětlení tohoto sloganu spočívá v tom, že v programu používáme pro označení běžných sloupců peněžního deníku číselné označení. Čísla - účty jsou převzaty z účetní osnovy podvojného účetnictví, mají určité logické uspořádání a jsou všeobecně známy. Tento unikátní systém dovoluje zavedení více sloupců (zavedení analytiky) pro podrobnější sledování podnikatelské činnosti (např. podrobnější sledování režijních nákladů apod.). Aniž jsme si to doposud uvědomovali i v klasickém jednoduchém účetnictví účtujeme jakoby na dvě strany, které se vždy rovnají. Vždy do dvou rozdílných sloupců peněžního deníku podobně jako v podvojném účetnictví na strany Má Dáti a Dal. To je jako když při účtování v klasickém peněžním deníku výdaj nebo příjem peněz zapisujeme minimálně do dvou sloupců. Jedním je vždy výdaj nebo příjem z pokladny, banky (levá strana deníku) a druhým je sloupec na pravé straně deníku s konkrétním zařazením druhu příjmu nebo výdaje (příjem za výrobky, služby......, nákup materiálu, zboží, režie, mzdy a pod.). Zápisy do sloupců - účtování příjmů a výdajů se v našem programu zapisují do hlavního účetního deníku HUD ve formátu podobném účetnímu deníku podvojného účetnictví. Pro klasické jednoduché účetnictví se jedná o netradiční formu. Tento vnitřní deník je však veden jako pomocný a slouží k nahlížení a k postupnému přivykání na tento formát zápisu. Jde o jakousi přirozenou průpravu na případný přechod k podvojnému účetnictví. Přitom s programem pracujeme jako s klasickým peněžním deníkem zapisujeme vždy jen příjmy a výdaje a tvoříme klasický peněžní deník. Klasický peněžní deník je v našem programu k dispozici v běžné grafické podobě kterou známe. Slouží jako základní účetní dokument podnikatele, který si kdykoliv a jakkoliv prohlížíme, vyhodnocujeme i tiskneme pro FÚ apod. Instalace programu je připravena tak, že se program sám nainstaluje do adresáře NOVAJ01. Označení 01 není chybou. Jde o název programu charakterizující stupeň uživatelské verze podobně jako u programu WINDOWS 95/98/2000. 1.1. Proč používat tento program Na počátku kapitoly o jednoduchém účetnictví jsme stručně vysvětlili princip našeho programu. Mnohé firmy začínají své podnikání jako fyzické osoby a později přejdou na účetnictví podvojné. Další praktickou zkušeností je, že účetní, která jednoduché účetnictví zpracovává, má zkušenosti s účetnictvím podvojným a podoba klasického peněžního deníku je pro tuto ze své podstaty nesrozumitelná, komplikovaná a nepraktická. Podoba programu na bázi účetnictví podvojného se spoustou křížových kontrol a zajímavým výkazem hospodaření je vítána. Dále lze výhledově předpokládat, že bude vedení jednoduchého účetnictví u některých firem povinně nahrazeno vedením účetnictví podvojného. Případný pozdější přechod z jednoduchého účetnictví na podvojné nebude pro obsluhu programu žádný problém. V programu JÚ se při účtování nikdy nepoužívají pojmy MáDáti a Dal. Jen známé příjmy a výdaje používané u klasického peněžního deníku. Procesy podvojnosti probíhají na pozadí a po zaúčtování si je můžeme volně prohlížet - studovat jejich princip. Základní službou firmy EMZET je všestranná pomoc všem zákazníkům při práci s programem, kteří o to stojí. Oddělení software pomůže s orientací v evidencích, s celkovou obsluhou. Odborníci na vedení účtování pomohou s účtováním, případně daňový poradce s dalšími účetními nástrahami. Program JÚ na bázi účetnictví podvojného je naší firmou využíván v každodenní praxi u více jak 25 zaměstnanců - účetních při zakázkovém zpracování účetnictví jiným zákazníkům. Dále je program JÚ využíván u řady více jak 550 dalších zákazníků.

7



2. OBECNĚ Program jednoduchého účetnictví pod názvem NOVAJ01 je dodáván na dvou (třech) disketách 3,5" (diskety jsou chráněny proti zápisu!), nebo na jednom CD včetně dokumentace - uživatelské příručky a ceníku dalších produktů. Na CD může být distribuováno zároveň i několik programů najednou (jednoduché účetnictví, podvojné účetnictví a program na vedení mezd). Program se dodává ve třech verzích : 1 - DEMO verze k odzkoušení práce s programem. Demoverze je omezená kapacitou zápisů dat do hlavního účetního deníku (HUD) - peněžního deníku na 150 řádků za jeden kalendářní měsíc. Dovoleno je založit pouze jednu cvičnou firmu s názvem např. DEMO01 (Kde 01 je rok zpracování, příklad tak uvádí cvičný rok 2001.) 2 - SINGLE verze, ostrá licenční verze programu umožňující zpracování účetnictví pouze jedné firmy (neomezený počet účetních období) 3 - MULTI verze, ostrá licenční verze programu neomezená v počtu zpracovávaných firem Ostré licenční verze programu SINGLE a MULTI jsou dále členěny do třech kapacitních velikostí podle počtu povolených záznamů řádků do hlavního účetního deníku (HUD) za jeden kalendářní měsíc na: MINI - do 300 povolených řádků, zápisů/měsíčně v HUD, asi 100 dokladů/měsíčně v peněžním deníku MIDI - do 650 povolených řádků, zápisů/měsíčně v HUD, asi 300 dokladů/měsíčně v peněžním deníku MAXI - neomezený počet zápisů Dále je program rozlišován na: Síťový - pro společnou práci na PC sítích Windows 95/98/2000/ NT, Novel 3.11, apod. Nesíťový - nemá podporu pro práci v PC síti Název konkrétní verze, velikosti programu a síťového provozu je vždy uveden v informační tabulce při vstupu do programu. Trvalé uložení dalších informací o programu, licenci, datumu kompilace apod. najdeme uvnitř v programu v Hlavním menu na pozici Info. 2.1. Systémové požadavky Operační systém Procesor Operační paměť Základní operační paměť Kapacita na pevném disku Monitor Tiskárna

WINDOWS 95/98, popřípadně (2000/NT – NEDOPORUČENO!), nebo DOS 5.0 a vyšší 80386 a vyšší (nejlépe Pentium II, III) u WINDOWS 95/98 (2000/NT) není velikost XMS podmíněno (z praxe doporučeno 64 MB pro lepší chod celého PC a především WINDOWSu), ale základní paměť min. 590 kB u DOSu min. 4 MB a výše, z toho volných min. 590 kB základní paměti volných alespoň 590 kB a více pro DOS i WIN min 24 MB, dalších asi 10 MB zabírá datová struktura zpracovávané firmy/rok bez vyšších nároků, stačí i standardní VGA, provoz možný i na monochromech, kdy je nutné u DOS upravit autoexec.bat příkazem mode 80 U WIN nedělá monochrom žádné potíže. velikost A4, čeština LATIN II, nebo KAMENÍK. Možnost tisku i bez češtiny tzv. cesky. Doporučujeme modely značky EPSON, nebo tiskárny s emulací EPSON. Jinak doporučujeme výrobky standardních výrobců např. HEWLETT PACKARD, CANON apod. s podporou tisku pro DOS. Některé doporučené typy tiskáren:

EPSON Jehličková

Inkoust

LX 300, FX 880 LX 1170 – rychlá LQ 100, LQ 570+ Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color 900

Laser

HEWLETT PACKARD

CANON

Desk Jet 640,670C, 690C plus, 695 Desk Jet 850, Laser Jet 5L,6L Laser Jet 1100

BJC 240 BJC 250 C 4000

POZOR ! Některé nejlevnější modely tiskáren nejsou vybaveny možností tisknout z aplikací DOS. Tato vlastnost bývá u některých značek v návodech mylně uváděna. Takovéto tiskárny zpravidla neumí tisknou česky, nebo s DOS sekvencí nekomunikují vůbec. Vždy se na vlastnosti tiskárny informujte u svého prodejce! Nedoporučujeme HP řady 400 a řady 700, LEXMARK, OKY, MINOLTA, XEROX atd.

Program nabízí i několik dalších fontů pro tisk u několika dalších typů tiskáren. Jejich konkrétní výběr je možný uvnitř v programu v tabulce Nastavení parametrů. Ještě jedna rada na závěr pro uživatele tiskáren STAR. Tyto tiskárny jsou plně kompatibilní s tiskárnami EPSON. Proto si v programu nastavte tiskárnu 8



EPSON FX/LX/E/J/RX/LQ, STAR , font č. PR_0028.fnt. POZOR ! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WORD, AmiPro a pod.) nelze považovat za směrodatný při určování schopnosti tisku češtiny na Vaší tiskárně, protože tyto programy tisknou na jiném principu (DOWN LOUD). Účetní program tiskne za pomoci principu ESC sekvencí (tisk DOS). V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z účetního programu se podíváme do manuálu k tiskárně jak se čeština (kódová stránka 852 pro Latin II, nebo MJK pro Kameníka) nastavuje, nebo se poradíme se svým dodavatelem tiskárny, popř. se s důvěrou obrátíme na pracovníky firmy EMZET. Nikdy nekupujte příliš levné tiskárny, obzvláště v obchodní síti MAKRO. Vždy se o nákupu a hlavně uvažovaném modelu, poraďte u značkového dodavatele PC techniky, popř. s pracovníky EMZET oddělení software .

2.2. Nastavení operačního systému 2.2.1. WINDOWS 95/98

config.sys - konfigurační soubor počítače, jehož správné nastavení může ovlivnit velikost základní operační paměti počítače. Doporučujeme zavést několik příkazů, které uvolní základní operační paměť PC (tzv. dolní paměť) pro některé doplňkové funkce v programu. U-1WIN95

autoexec.bat - u WINDOWS 95/98 doporučujeme vyblokovat zápis, který nekorektně mění umístění některých CS kláves na klávesnici. (Jednou z potíži takovéto klávesnice je, že na místo desetinné tečky na numerické klávesnici je prezentována desetinná čárka, apod.) Zápisy k vyblokování:

mode con codepage prepare=((852) C:\WINDOWS\COMMAND\ega.cpi) mode con codepage select=852 keyb cz,,C:\WINDOWS\COMMAND\keybrd2.sys Vyblokování provedeme tak, že si najedeme na Start, Spustit a do dialogového okýnka Otevřít napíšeme příkaz

sysedit. Před problémové příkazy mode con …, mode con …, keyb cz … vepíšeme 3x příkaz REM .

Po provedené úpravě zavřeme Editor systémové konfigurace (potvrzení křížku vpravo na hoře) a počítač restartujeme. Úpravy nemají zpravidla žádný vážný dopad na další chod Vašeho PC, nebo na standardní WINDOWS programy.

9



U-WIN95

Program jednoduchého účetnictví spouštíme zásadně z ikony, kterou doporučujeme umístit na plochu displeje. U WIN 95/98 nedoporučujeme jakákoliv zvláštní.individuální nastavování vlastností této ikony pro nějaké simulace DOSu apod. U WIN 2000/NT? Vlastnosti nastavení ikony jsou popsány dále v kapitole „Spuštění programu, Windows“. Pro chod programu pod WIN95/98 není nutná přítomnost klasického DOSu. 2.2.2. DOS Operační systém DOS v klasickém podobě na PC je dnes na ústupu a proto se nadále nebudeme této problematice v příručce věnovat. Pokud přesto tento systém používáte a zajímají Vás naše zkušenosti kontaktujte naše pracovníky oddělení software a uvedené problematice se budeme věnovat individuálně. 2.3. Síť

Program je konstruován pro práci po síti, standardně je však dodáván jako nesíťový. Tento požadavek je řešen na přání zákazníka s cenovými rozdíly stejně tak jako je individuálně řešena jeho verze SINGLE, MULTI a velikost MINI, MIDI A MAXI. Vždy je možné začít program používat od nejjednodušší nesíťové mini verze a verze postupně rozšiřovat. Informaci o síťové, nebo nesíťové verzi programu, kapacitní velikosti a licenci najdeme v základních informacích o programu (Hlavní menu, Info, Základní informace). Program je odzkoušen v bezproblémovém provozu na běžných sítích WINDOWS a NT. U DOS jsou to NWLITE 1.1, NOVEL 3.11, LANTASTIC. Nejlepší výsledky u těchto však byly dosaženy na sítích NWLITE 1.1. U síťového používání programu je program nainstalován samostatně na každé stanici v síti zvlášť. Zpravidla na disku C:. Data z jednotlivých stanic jsou namapovanou sítí směrována a ukládána na jednom počítači - serveru. Tyto samostatné stanice, pokud je jich více, nesmí svůj server s daty vidět pod jedním shodným diskem, označeným stejným abecedním písmenem. Každá stanice proto pro určení disku serveru vyžaduje jiné písmeno z abecedy.

Konkrétní požadavky na program prosím pečlivě uveďte na písemné objednávce !

10



3. INSTALACE

3.1. Instalace pod DOS Program jednoduchého účetnictví pod názvem NOVAJ01 je dodáván na dvou disketách 3,5" (diskety jsou chráněny proti zápisu!), nebo na jednom CD včetně dokumentace - uživatelské příručky a ceníku dalších produktů. Na CD může být distribuováno zároveň i několik programů najednou (JÚ jednoduché účetnictví, PÚ podvojné účetnictví a program MZ na vedení mezd). První disketu, označenou číslem 1/2 si založíme do příslušné mechaniky počítače a na obrazovku zapíšeme příkaz: a:instal + stiskneme klávesu Enter - pro mechaniku A nebo d: instal + stiskneme klávesu Enter - např. pro instalaci z mechaniky CD popř. c:instal + stiskneme klávesu Enter - pro instalaci z disku C (po stažení aktualizované verze z Internetu) apod. U instalace programu z CD je nutné znát označení disku (D:, E: atd.) pro mechaniku CD. Ilustrační obrázek instalace a popis instalační tabulky uvádíme v následující kapitole Instalace programu pod WINDOWS. 3.2. Instalace pod WINDOWS 95/98/(2000/NT) Program jednoduchého účetnictví pod názvem NOVAJ01 je dodáván na dvou disketách 3,5" (diskety jsou chráněny proti zápisu!), nebo na jednom CD včetně dokumentace - uživatelské příručky a ceníku dalších produktů. Na CD může být distribuováno zároveň i několik programů najednou (JÚ jednoduché účetnictví, PÚ podvojné účetnictví a program MZ na vedení mezd). První disketu, označenou číslem 1/2 si založíme do příslušné mechaniky počítače. Na základní ploše Windows si najedeme na nabídku Start a v ní potvrdíme Spustit. Do dialogového okénka Otevřít napíšeme příkaz: a:instal + potvrdíme OK Pro instalaci z mechaniky CD napíšeme např. příkaz: d:instal + potvrdíme OK (d: je označení mechaniky pro CD) U instalace programu z CD je vhodné znát označení disku pro mechaniku CD, které později doplníme do instalační tabulky do dialogového okýnka Instalace odkud (D:,E:, F, atd.). Program můžeme instalovat třeba i z disku C (po stažení aktualizované verze z Internetu) apod. pomocí příkazu: c:instal + potvrdíme OK U distribuce jednoho programu na CD je zajištěno automatické spuštění instalace pomocí příkazu autorun. Při dodávce více programů na jednom CD je vhodné předem přečíst doplňující informace v souboru cti_mne.txt (informace o obměně instalace ve spouštěcím menu Instalace odkud) a následně provést jednotlivé instalace jednotlivých programů (vždy příkazem instal.exe) s pomocí nabídky procházet obsah CD a adresáře - složky JU, PU a MZ. Po spuštění začne instalační program pracovat a na obrazovce se objeví Instalační tabulka. Pohyb po tabulce zajistíme klávesou Enter, nebo kurzorovými Šipkami. Vybranou pozici potvrzujeme opakovaným stiskem klávesy Enter. Instalace odkud disketa pomocí kurzorových Šipek vybereme zdrojovou disketu A, B, popř. jiný disk (D:, C:, F:) ze kterého budeme program do počítače instalovat. U CD s instalací více programů viz soubor cti_mne.txt. (Např. při distribuci více programů na jednom CD bude zápis D:\JU) Instalace kam (cesta) souhlasně vždy potvrdíme C:\NOVAJ01, kde C: je cílový disk počítače a NOVAJ01 adresář - složka, kam se program jednoduchého účetnictví nainstaluje. Můžeme uvést i jiný cílový disk případně zvolit i nový odlišný adresář do kterého si přejeme program nainstalovat. (Změnu názvu programu NEDOPORUČUJEME!) Přepsat konfigurační soubory při první instalaci programu do počítače se vytvoří celá řada různých konfiguračních souborů se základním nastavením parametrů. V instalační tabulce se v dialogovém okýnku objeví zpráva: Vytvořím,1.instalace. U případné pozdější přeinstalace programu se budeme moci rozhodnout o ponechání konfigurací vytvořených během práce s programem, nebo zvolit jejich přepis zpět do základního nastavení. Přepsáním konfiguračních souborů nic zásadního nepokazíme. Přepis konfiguračních souborů doporučujeme jen po případné havárii, nebo při problémech s řádným chodem programu. Uživatel tabulka ve které je uvedena licenční adresa uživatele programu jednoduchého účetnictví. Ta je do programu zakódována již při výrobě pracovníky EMZET a není možné ji změnit! Na závěr potvrdíme ve spodním rozhodovacím menu volbu Instalace. K založení druhé diskety, označené 2/2, budeme vyzváni zprávou na displeji. U instalace z CD všechny výzvy vždy potvrdíme klávesou Enter. O ukončení instalace programu jsme informováni krátkou zprávou na obrazovce.

11



4. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU

4.1. DOS Program spouštíme z kořenového adresáře (zpravidla disk C: kam jsme instalovali program) za pomoci příkazu:

novaj0 1.bat 4.2. WINDOWS 95/98 Od 04/2001 je při instalaci programu zajištěno u WIN 95/98 automatické nainstalování spouštěcí ikony na plochu WINDOWS (červené logo EMZET). Příkaz je funkční jen při standardní instalaci na disk C: a do adresáře NOVAJ01. V případě instalačních odlišností (změn názvu programu, nebo instalace na jiný disk) je nutné vstoupit do vlastností této předem připravené ikony a spouštěcí příkazy upravit dle potřeby. Pro zákazníky, kteří si chtějí ikonu nastavit sami a mají méně zkušeností, uvádíme podrobný návod jak postupovat: Program se pod operačním systémem WINDOWS spouští stejným příkazem jako v OS DOS tj. novaj01.bat z kořenového adresáře. Spouštěcí ikonu pro jednoduché účetnictví doporučujeme v každém případě vytáhnout na plochu Windows. Spouštění programu přes Průzkumníka, nebo Tento počítač NEDOPORUČUJEME. Používat Windows v režimu MS DOS není pro provoz programu zapotřebí a také jej NEDOPORUČUJEME! (Snad jen v případě havárie celého WINOWSu jako operačního systému, nebo při nepřekonatelných potížích s OS WINDOWS jako v náhradním dočasném - krátkodobém režimu. Následující postup je schématickou pomůckou jak vše správně nastavit pokud jste změnili cílový disk PC, nebo původní název programu. (Následný příklad uvádí standardní disk i standardní název programu.) Na volné ploše displeje Nový objekt Zástupce Příkazový řádek Další Název zástupce a Další Vyberte ikonu Dokončit

(stiskneme) pravým tlačítkem myši a v menu které se objeví potvrdíme: levým tlačítkem potvrdit levým tlačítkem potvrdit vepsat spouštěcí příkaz programu C:\novaj01.bat, nebo doplnit pomocí Procházet levým tlačítkem potvrdit bude automaticky doplněn zápisem Novaj01 levým tlačítkem potvrdit levým tlačítkem potvrdit levým tlačítkem vybrat a potvrdit kteroukoliv provizorní ikonu levým tlačítkem potvrdit

Poté si najedeme na tuto provizorní ikonu a stiskneme pravé tlačítko myši a v menu které se objeví potvrdíme: Vlastnosti levým tlačítkem potvrdit Program levým tlačítkem potvrdit ve spodní části tabulky levým tlačítkem zaznačíme okénko Při skončení zavřít a změnu potvrdíme nabídkou Použít Obrazovka levým tlačítkem potvrdit v levé horní části tabulky levým tlačítkem zaznačíme okénko Celá obrazovka a změnu potvrdíme nabídkou Použít Různé levým tlačítkem potvrdit v levé prostřední části levým tlačítkem vybrat nabídku Rozpoznání nečinnosti a nastavíme zcela vlevo na pomalé. Změnu potvrdíme nabídkou Použít. Nastavení je důležité především u síťových verzí programu při práci po síti. Změnit ikonu změňte provizorní ikonu za originální ikonu firmy EMZET, která je dodávaná v adresáři NOVAJ01. Červené provedení firemního loga, soubor novaj01.ico OK levým tlačítkem potvrdit Návod k obsluze programu – zjednodušený manuál je součástí nainstalovaného programu jako ON-LINE help. Přístupný je po spuštění programu klávesou Shift+F1. Tato zjednodušená dokumentace je uložena v přímo v programu v souboru novaj.hlp (soubor ve formátu TXT). K instalaci programu na disketách je vždy dodáván i podrobný manuál včetně 80 ti ilustračních obrázků v textovém editoru WORD97 jako soubor NOVAJ01.doc (formát doc je zvolen kompromisem z kapacitních důvodů cca 3 MB). U instalací na CD je dokumentace dodávána jako soubor ve formátu NOVAJ01.rtf (cca 30MB) pro načtení jakýmkoliv editorem (WORD 6.00/95, WORD97, AmiPro apod.). Novinky upgrade programu a inovované manuály si lze kdykoliv stáhnout z našich www stránek na adrese http://www.em-zet.cz/.

12



SPUŠTĚNÍ PROGRAMU 5. KONFIGURACE PROGRAMU Po instalaci programu a prvním spuštění se na displeji objeví informační zpráva - chybové hlášení, že nemáme založenou datovou strukturu firmy. Po přečtení stiskneme klávesu Enter a v tabulce Nastavení parametrů provedeme vlastní založení datové struktury pro zpracovávanou firmu v programu. U-PARAJ

Nastavení parametrů Firma: v prvním dialogovém okýnku je vždy dosazen zkrácený licenční název zpracovávané firmy v maximální velikosti 7 abecedních znaků (7 písmen). Název doplníme numerickým číslem (bez mezery !), které bude specifikovat zpracovávaný kalendářní rok - např.č.01 pro rok 2001 (DEMO01), nebo 02 pro rok 2002 (DEMO02). Vždy musíme mít na paměti, že celý název včetně čísel může obsahovat max. 8 znaků. V názvu firmy není dovoleno používat jakékoliv speciální znaky jako jsou tečky, lomítka, hvězdičky mezery apod. ! Při založení nové firmy dojde na pevném disku v adresáři - složce NOVAJ01 k vytvoření nového podadresáře - další složky - datové struktury požadované firmy pro jeden kalendářní rok k ukládání zpracovaných údajů. Pokud jsme si určili firmu, stiskneme klávesu Esc. Pod tabulkou parametrů se nabídne spodní rozhodovací menu ve kterém klávesou Enter potvrdíme Založení nové firmy. Přitom ještě rozhodneme o typu zpracovávané firmy což je důležitým označením pro sestavování správného výkazu při uzávěrkách. V - Výdělečné – podnikatelské organizace Dialogové okénko Firma v tabulce Nastavení parametrů má celou řadu dalších důležitých funkcí: 5.1. Přepínání mezi existujícími firmami Platí pro přepínání mezi již založenými firmami pro více kalendářních období. Provádí se tak, že v dialogovém okýnku Firma stiskneme klávesu F1 jako nápovědu. Z nabídky provedeme výběr požadované firmy a klávesou Enter potvrdíme. Např. máme založeny firmy: starý rok EMZET00 a EMZET01 (2000 a 2001), nový rok EMZET02 (pro rok 2002) apod. Jednotlivá data různých firem se navzájem nepomíchají ! 5.2. Zakládání dalších nových firem Platí jak pro verze SINGLE (zpracování jen jedné firmy), tak i pro verze MULTI (zpracování neomezeného počtu firem) verze programu. U MULTI verze vepíšeme do okénka nový zkrácený název firmy např. FERO05 pro rok 2005 (bez mezer!). Program vyhodnotí případnou existenci zvolené firmy. Pokud požadovaná datová struktura neexistuje, nabídne se nám pod tabulkou parametrů spodní rozhodovací menu pro Založení nové firmy. V programu dojde k vytvoření dalšího datového podadresáře s novým názvem. V opačném případě, kdy už máme požadovanou firmu založenou, nám program nabídne pouze Uložení, pro přepnutí této nově požadované firmy ke zpracování. Klávesou Enter potvrdíme. U SINGLE verzí dovoluje program založení další datové struktury pro zpracování dalšího kalendářního roku pouze jedné firmy, jedna licence, pro různá kalendářní období. Licenční základ tvoří slovo (zkrácený název firmy, v našem případě EMZET) definovaný již při výrobě programu pracovníky firmy EMZET. Z výše uvedených důvodů nám bude dovoleno založit různé datové struktury jediné firmy, které budou navzájem rozlišené numerickou příponou (bez mezer!). Pro běžná kalendářní období např. EMZET99, EMZET00, EMZET01, EMZET02. 13



Měsíc, Rok: v dialogových okýnkách si libovolně nastavujeme aktuální zpracovávané účetní období. Jedná se hlavně o dialogová okýnka Měsíc měsíc zdanitelného období, které je programem přísně sledováno u pořizování prvotních dokladů do základních evidencí (Pokladna, Závazky a pohledávky) v návaznosti na evidence DPH. Rok je zde uváděn jen orientačně. Dán je zásadně našim názvem firmy (např. EMZET02 námi takto definovaný pro rok 2002) a automaticky je dosazován i do tiskových sestav. Program není na žádném účetním období nijak závislý a dovolí nám zpracovat jakékoliv účetní období měsíc, jakýkoliv rok, jakoukoliv firmu a to i zpětně. Pozor však na časovou posloupnost DPH!

Přístupové cesty k adresářům Cesta k datům : U nesíťového využívání programu je Cesta k datům shodná s Cestou k programu. (C:\NOVAJ01\) U síťového používání program NOVAJ01 je program vždy nainstalován na každé stanici v síti zvlášť - samostatně. Pořizovaná data z jednotlivých stanic jsou pak pomocí namapované sítě směrována a ukládána pouze v jediném počítači tzv. serveru. Správné definování přístupových cest je proto vždy velmi důležité! Jde o odborný úkon, který raději přenecháme správci PC sítě, nebo výrobci programu. Cesta k programu : U nesíťového zpracovávání účetnictví je Cesta k programu shodná s Cestou k datům. (C:\NOVAJ01\) U síťového zpracovávání je podobně jako Cesta k datům tak i Cesta k programu odbornou záležitostí, kterou taktéž necháme na správci sítě. Program je stavěn tak, že při síťovém zpracování účetnictví je vlastní program nainstalován na každé stanici - počítači samostatně, proto cesta k programu bude zpravidla vždy C:\NOVAJ01\, ve výjimečných případech bude cesta k programu definována jinak. Cesta do archivu : zde si musíme správně určit cestu k příslušné mechanice našeho počítače do které budeme vkládat disketu k archivaci zpracovávaných dat. ( Např. A:\ ) Nebo můžeme archivovat po síti na kterýkoliv z disků, případně archivovat na přenosný disk - Disklite, ZIP aj. Vždy do specielně zvoleného adresáře, podadresáře apod. Musíme pak uvést přesnou cestu do archivu. (Např. F:\ZALOHA\LEDEN\NOVAJ01\ ) Cesta k RAMdisku : U PC Pentium a operačního systému WIN95/98/2000/NT neřešíme! Proto ponecháme základní nastavení cest (C:\NOVAJ01\tmp\). Pokud jsme se rozhodli RAMdrive používat a zavedli si jej v souboru config.sys, budeme i zde postupovat podobně jako v předchozích případech při definování přístupových cest. (Např. D:\, nebo E:\ a pod.) Opět jde o odbornější operaci, kterou přenecháme zkušenějším kolegům.

Displej/Klávesnice Dovoluje zvolit jednu ze tří nabízených barevných kombinací programu Color 1 - 3. Praktické pro odlišení např. starších verzí programu od novějších. Nebo pro nastavení sympatičtější barevné kombinaci programu. ČS.klávesnice: 5.3. ČS.klávesnice, zavedení češtiny do programu Program je distribuován s aktivní českou klávesnicí umožňující psaní háčků a čárek. CS drivery jsou dodávány s programem a jsou součástí programových souborů po instalaci v adresáři NOVAJ01 cskey.com. Tento program zabírá minimální část operační paměti počítače - pouhých 1,4 Kb. Čeština není nijak náročná, má jednoduchou obsluhu a odpovídá rozmístění kláves na klasickému psacímu stroji. Takže české znaky najdeme na všech standardních pozicích. Dále nijak negativně neovlivňuje provoz operačního systému DOS, WIN95/98/(2000 a NT). Další výhodou je, že se na numerické klávesnici nachází skutečná desetinná tečka. Celá řada uživatelů PC má na tomto místě desetinnou čárku, která nám zde komplikuje práci. Tzn., že pokud se nechová CS klávesnice příliš korektně a některé klávesy nejsou na svém místě, je chyba v nastavené konfiguraci celého počítače, např. v souboru autoexec.bat. Znak "X" značí zapnutou čs. klávesnici v programu. Bez obtíží ji lze kdykoliv odstraněním X vypnout. Pokud začneme češtinu jednou používat, musíme tak s pečlivostí činit stále! Důvodem je dodržování diakritiky. S tím je spojena možnost využití dalších funkcí v programu, především filtrování apod. 5.3.1. Obsluha češtiny - velká písmena Při psaní velkých písmen s diakritikou (háčky, čárky, Ě Č Ý Á), jsme na klasickém psacím stroji nejprve stiskli klávesu s háčkem, nebo čárkou a potom přes Shift požadované velké písmeno. U češtiny cskey.com píšeme velká písmena s háčkem mírně odlišně. Napřed si klávesou Caps Lock zamkneme klávesu Shift (trvalé zapnutí pro psaní velkých písmen) a používáme klávesy s malými písmeny s diakritikou (č = Č, ž = Ž, á= Á apod.). 5.3.2. Obsluha češtiny - přepínání klávesnice IBM - čeština, opačné lomítko 1 způsob přepínání se provádí tak, že stiskneme klávesu se znakem vlnovky "~" (umístěna vlevo nahoře), kterou krátce přidržíme a k ní krátce přimáčkneme další klávesu "1" (umístěna vlevo nahoře vedle klávesy vlnovka). Pohyb musí být přiměřeně krátký a přitom dostatečný. Tzv. break. Vzhledem k rozdílným citlivostem klávesnice a rozličné obratnosti v prstech obsluhy je vhodné si tento postup předem vyzkoušet. ~ 1 - zapnutí IBM klávesnice a zapnutí >< ~ 3 - zapnutí české klávesnice - návrat 2 způsob přepínání je vlastně klasické úplné vypnutí české klávesnice v parametrech programu (Hlavní menu, Konfigurace, Parametry). 14



Stejné postupy přepínání platí i při tzv. zadávání cest k pracovním datům, k pracovním adresářům, kde potřebujeme znak opačného lomítka "\". Pro zabránění nežádoucího smazání opačného lomítka však postačí jen pouhé stisknutí klávesy Insert. (Pozor, před zahájením práce.) Takt kurzoru: zapsané číslo definuje rychlost blikání kurzoru - čtverečku v aktuálním dialogovém okýnku kam provádíme zápis, editace. Zároveň zvolené číslo určuje, za jak dlouho se tzv. setmí obrazovka, ochrana před zbytečným vypalováním displeje, pokud s počítačem momentálně nepracujeme. POZOR na menší čísla. U rychlých počítačů (Pentium) může dojít k extrémně rychlému stmívání a k znepříjemnění práce v jednotlivých modulech.

Tiskárna Šířka řádku: definuje velikost vlastní mezery mezi řádky. Ne velikost písmen! Čím menší číslo uvedeme, tím menší budou mezery. Číslo 8 zajistí již poměrně zhuštěný text, prakticky bez mezer. Číslo 10 odpovídá asi tak standardní velikosti psacího stroje. Větší čísla jak 12 se spíše nedoporučují. Uvedené hodnoty platí pro tiskárny EPSON. Definování mezer je individuální dle typu tiskárny. POZOR! Výjimku tvoří tiskárny Hewlett Packard kde použijeme hodnoty opačně o něco nižší 6, nebo 7. Počet řádků na stránce: je plně závislý na zvolené velikosti šířky řádků. Čím menší mezery máme, tím více řádků se nám vejde na jednu stránku formátu A4. Instalací nastavené hodnoty jsou standardní, jejich změna je možná, avšak pouze metodou empirickou - pokus omyl. Takto nastavené tiskové parametry se pak promítnou do všech tiskových sestav. Kód: definuje český výstup pro tiskárnu - tisk českých znaků v kódu K - bratří Kamenických L - Latin 2 S - Standart IBM (bez češtiny - cesky) Pro přesné definování lze použít stisku klávesy F1 jako nápovědy POZOR ! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WINDOWS apod.) pracuje na zcela jiných principech (DOWN LOUD). Proto nelze tisk diakritických znaků z běžných programů jako je i naše podvojné účetnictví a textové editory vzájemně porovnávat! V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z programu se poraďte se svým dodavatelem hardware (tiskárny), nebo s pracovníky firmy EM.ZET. LPT: volba výstupu LPT1, nebo výstupu LPT2, volba dle počtu a nastavení tiskáren. Např. obyčejný na jehlu, nebo lepší tisk na laser apod. Opět se jedná o odbornější operace pro zkušené pracovníky. Zpravidla ponecháme standardní nastavení LPT1. Tiskárna: definuje konkrétní typ a řídící fonty pro tiskárnu použitou pro tiskové sestavy z programu. Vlastní seznam tiskáren vyvoláme stiskem klávesy F1 v dialogovém okénku Tiskárna. Výběr provedeme najetím prosvětleného řádkového kurzoru na požadovanou tiskárnu a stisk klávesy Enter zajistí zápis všech potřebných údajů o tiskárně do tabulky parametrů. V případě, že používáme jinou tiskárnu, než je nám nabízena, vyzkoušíme k tisku některou jinou podobnou tiskárnu metodou pokus omyl. V případě neúspěchu se obrátíme na firmu EMZET. Práci s tabulkou Nastavení parametrů kdykoliv ukončíme stiskem klávesy Esc. Ve spodním rozhodovacím menu potvrdíme Uložit. UPOZORNĚNÍ ! Takto sestavenou Konfigurační tabulku je vhodné si zapamatovat pro případ, že by někdy došlo k jejímu odlišnému nastavení. Mohou to být přístupové cesty po neopatrném zásahu, rozhození tiskového formátu řádkování a počtu řádků na stránce, typ tiskárny apod. U DOSu si své vlastní nastavení kdykoliv operativně vytiskneme na tiskárně stiskem klávesy Print Screen umístěné na klávesnici vpravo nahoře a dobře uschováme k pozdějšímu použití! U Operačního systému WINDOWS 95/98/2000/NT se musíme spolehnout na naše zkušenosti s vkládáním a vykládáním obrázku do a ze schránky. Systém WINDOWS 95/98/2000/NT neumí klasický Print Screen. Nebo si nastavení zapíšeme ručně.

Znovu uvádíme některé doporučené typy tiskáren: EPSON Jehličková

Inkoust

LX 300, FX 880 LX 1170 – rychlá LQ 100, Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color 900

HEWLETT PACKARD

CANON

Desk Jet 640,670C, 690Cplus, 695, 697

BJC 240 BJC 250 B 4000

Laser Jet 5L,6L Laser Jet 1100

Laser

(Tabulka tiskáren je již uvedena v kapitole Obecně na počátku příručky, nyní ji opakujeme ještě jednou) Nikdy nekupujte příliš levné tiskárny, obzvláště v obchodní síti MAKRO. Vždy se o nákupu a hlavně uvažovaném modelu, poraďte u značkového dodavatele PC techniky, popř. s pracovníky EMZET oddělení software. 5.3.3. Nastavení tiskárny v OS WINDOWS 95/98 (2000/NT) U některých zákazníků se často opakuje dotaz na potíže s neúplným vytištěním celé stránky A4 u tiskové sestavy. Tisk se někdy ukončí ve dvou třetinách a nepokračuje. Tento jev je typický pouze u operačního systému WINDOWS a nevyskytuje vždy na všech PC, ale stává se individuálně a nahodile. Nápravu zajistíme změnou zjednodušeného nastavení tiskárny ve WINDOWS. 15



Na základní ploše WINDOWS spustíme Start, Nastavení, Tiskárny. Pravým tlačítkem myši poklepeme ikonu používané tiskárny. Vyvoláme menu, tiskárny ve kterém potvrdíme Vlastnosti, Detaily (Podrobnosti). Po otevření detailů (podrobností) poklepneme na tlačítko Zařazování, kde musí být splněny dvě podmínky: a) zahájit tisk po zařazení poslední stránky (výběr provedeme tečkou v dialogovém kolečku) b) u dalšího dialogového okýnka Formát dat uvedeme RAW (výběr provedeme šipkou na pravém okraji). Vše pak potvrdíme OK, Použít a následně opět OK.

16



6. FUNKČNÍ KLÁVESY A FUNKCE V PROGRAMU Nyní si vysvětlíme a popíšeme všechny funkční klávesy a funkce v programu. Čtyřem nejzákladnějším se budeme věnovat podrobněji, protože tvoří základ obsluhy téměř všech evidencí v programu. Maximálně usnadňují naši práci při prohlížení agend a představují vysoký servis obsluhy při vyhledávání, prohlížení, přehodnocování, operativních úpravách apod. Např. v pokladně, v knihách faktur, prodejkách, účetním deníku, evidencích DPH, adresáři, majetku, odbytu - skladech, aj. Funkce lze navzájem neomezeně kombinovat což dále zvyšuje jejich užitnou hodnotu. 6.1. Vyhledávání Slouží k rychlému vyhledání požadované informace v právě prohlížené evidenci. Např. vyhledání konkrétní adresy v adresáři firem, v pokladně k vyhledání požadovaného dokladu, v evidenci Závazků a Pohledávek k nalezení potřebné faktury, nebo v účetní knize k nalezení požadovaného účetního zápisu. Vždy máme možnost zvolit takové aktuální sekvence znaků (společné indicie), které pro danou momentální situaci potřebujeme. Hledání např. podle variabilního symbolu, nebo částky, jindy zase podle datumu, nebo hledání konkrétního účtu apod. F7 - spustíme vyhledávání. V horní části obrazovky se objeví záhlaví Sloupcové vyhledání/C. Kurzorovými šipkami vybereme sloupec ve kterém budeme hledání požadovat a potvrdíme klávesou Enter. Zvolený sloupec se vysvítí jinou barvou a my vepíšeme hledanou sekvenci znaků (text, datum, numerickou částku, nebo jiný řetězec znaků příslušející zvolenému sloupci). Klávesou Enter vyhledání potvrdíme.

U-F7

6.1.1. Parametry vyhledávání - Setup Ctrl+F7 setup vyhledávání umožňuje operativně zvolit jedno ze šesti různých specifických nastavení parametrů pro hledání. Nastavení provedeme parametrem písmenem v setup tabulce ještě před spuštěním vyhledání klávesou F7. Po opuštění evidence bude naše operativní nastavení setupu programem zapomenuto a nastaveno zpět do standardního nastavení. Standardně nastaveno /C – hledání v celém textu. U-F7SET

C - v celém textu - kdy hledáme zadanou sekvenci znaků - slovo, číslo, případně jen jednoho písmeno, číslo umístěné kdekoliv na řádku v požadovaném sloupci, tzn., že nezáleží na přesném umístění hledané sekvence (třeba někde uprostřed slova, uprostřed čísla). Např. hledáme č. 76. Prosvětlený kurzor se zastaví na číslech 2347653, nebo 98776, i 76. L - z levého okraje - hledání slova, nebo počátečních písmen, popř. čísla kdy přesně specifikujeme jeho polohu od levého okraje. Můžeme zadat jen jedno, dvě, tři i více počátečních znaků. Čím více znaků, tím přesnější hledání. N - numericky - v některých případech výhodné pro hledání konkrétního numerického čísla. Pokud parametr N nezvolíme, bude hledání probíhat vždy ve výše popsaném režimu C (kdekoliv i uprostřed slova-čísla 2347653), popř. režimu L (jen z levého okraje 7653, 76122). Z - zpětně - standardní vyhledávání probíhá vždy ve směru od prvního řádku směrem dolů k řádku poslednímu, nebo od místa kde se právě nachází prosvětlený kurzor. Volbou znaku „Z“ prohledá program evidenci zpětně ve směru od spodu nahoru. R - rozlišuj velká/malá písmena - jedná se o parametr pro filtrování o kterém budeme informovat o něco později. Standardní trvalé nastavení filtrů nerozlišuje při hledání velká a malá písmena. Znakem R rozlišování zapneme. O - rozlišuj češtinu - standardní trvalé nastavení při hledání nerozlišuje české znaky. Znakem O rozlišování zapneme. Program prohledává zápisy ve zvoleném sloupci a nastaví se prosvětleným kurzorem na první řádek, kde se naše požadovaná sekvence znaků - slovo, číslo, nachází. ALT+H - klávesy pro další postupné prohledávání požadované znakové sekvence vždy však po funkci hledej F7. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu H, potom můžeme obě uvolnit). Další prohledávání probíhá vždy směrem dolů od pozice, kde právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem! Alt+F7 - je funkce globálního vyhledávání, která provádí hledání zadaného řetězce znaků (slova, částky, apod.) bez ohledu na konkrétní umístění v některém ze sloupců evidence. Jinými slovy, hledání v celém rozsahu právě prohlížené evidence. Vyhledávání Alt+F7je v některých případech velmi praktické. 6.2. PŘETŘÍDĚNÍ - Sort ALT+S umožňuje operativní dočasné přeskládání pořadí prohlížených evidencí podle zvoleného sloupce. Přeskládání může probíhat např. od AA abecedně vzestupně u číselných řad 1<9 vzestupně 9>1 sestupně přeskládání Datumové k dosažení vzestupné datumové chronologie. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu S, potom můžeme obě uvolnit). V horní části displeje se objeví záhlaví Třídění. Pomocí kurzorových Šipek vybereme požadovaný sloupec k přetřídění a potvrdíme klávesou Enter. V dalším dialogovém okýnku zvolíme způsob třídění - abecedně, nebo číselně, popř. datumově. Operace probíhají 17



výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku počítače nezměněna! Přetříděná data vrátíme do původního stavu opakovanou kombinací kláves Alt+S, nebo ukončením prohlížené evidence klávesou Esc. Některé přeskládané agendy se nám v tomto okamžiku nabídnou i k fyzickému uložení na disk počítače. Máme možnost nabídku přijmout, nebo ignorovat. Jedná se o abecední uskládání adres v adresáři, uskládání skladových karet v evidenci podle čísel skladových karet apod. Při prohlížení knihy faktur v modulu Závazky a pohledávky můžeme abecedním uskládáním evidence získat rychlý a ucelený přehled k jednotlivým zákazníkům (abecední přetřídění použité ve sloupci Firma). V Pokladně můžeme získat operativní přehled pokladních dokladů podle jednotlivých příjmů a výdajů (přetřídění použito ve sloupci Druhy příjmů, nebo výdajů).

U-ALTS

Dočasně přeskládané evidence si lze vždy operativně vytisknout, za pomoci kombinace kláves Alt+T, k dalšímu zpracování, nebo je uložit do samostatného souboru v textovém tvaru a dále s nimi pracovat např. v textovém editoru. 6.3. FILTROVÁNÍ 6.3.1. Filtrování - Pozitivní Další vysoce užitečná funkce aplikovatelná téměř ve všech evidencích kdykoliv a kdekoliv v programu. Pro svoje vlastnosti ji budeme často využívat. Na filtrování je postavena celá řada různých dalších vyhodnocení v programu. Pozitivní filtrování umožňuje vytáhnout z prohlížené evidence jen určitou chtěnou skupinu dat, které se vyznačují některými společnými znaky. Vytažení - vyfiltrování probíhá podle námi stanovených parametrů opět ve zvoleném sloupci. Na displeji pak zůstanou jen ty údaje, které jsme vidět chtěli. Pozitivní filtrování se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji máme vše co v sítu uvízlo. Alt+F spustí pozitivní filtrování (ALT stiskneme jako první, přidržíme a U-ALTF stiskneme klávesu F, potom můžeme obě uvolnit). V horní části displeje se objeví záhlaví Filtrování. Pomocí kurzorových Šipek vybereme sloupec k vyfiltrování a potvrdíme klávesou Enter. Do dialogového okénka, které změnilo barvu zapíšeme společné indicie, znaky, nebo slova, které požadujeme z prohlížených dat vyjmout vyfiltrovat a stiskneme klávesu Enter a potvrdíme Vyber pozitivní filtrování. Např. v evidenci adresáře, ve sloupci Jméno – název firmy si vytáhneme všechny firmy se společným názvem ALFA. Program prohledá evidenci a nabídne nám novou zkrácenou evidenci jen s údaji které obsahují naši sekvenci znaků ALFA. Vše ostatní nevidíme. Filtrační operace probíhají výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku nezměněna. Přeskládané evidence lze vždy operativně vytisknout k dalšímu zpracování (Alt+T), nebo je uložit do souboru v textovém tvaru (s příponou tsk) a dále s nimi pracovat např. v textovém editoru, poslat Internetem jako přílohu k e-mailu apod. Numerické sloupce lze zpravidla nově přepočítat za pomoci klávesy F2 a tím získat nové operativní součty, nebo vyfiltrované evidence nově přehodnotit za pomoci klávesy F5 a tím získat nové přefiltrované přehledy. Filtry lze za sebou neomezeně řadit, vzájemně je kombinovat a tak evidenci i několikrát za sebou třídit. Stiskem kláves Alt+S, nebo Esc filtr vypneme a přefiltrovanou evidenci vrátíme zpět do původního tvaru. Při požadavku abecedně uskládané i přefiltrované evidence si údaje nejprve uskládáme - sesortujeme pomocí kláves Alt+S (abecedně, nebo číselně) a pak teprve použijeme filtry Alt+F.

6.3.2. FILTROVÁNÍ – Negativní Negativní filtrování je stejně užitečné jako filtrování U-ALTG pozitivní a opět praktické ve všech evidencích kdykoliv a kdekoliv v programu. Pro svoje vlastnosti ji budeme taktéž často využívat. Výsledný efekt negativního filtrování je opačný, než u filtru pozitivního. Negativní filtrování umožňuje dočasné odstranění určité skupiny dat, které se vyznačují společnými znaky v prohlížené evidenci. Odstranění - odfiltrování probíhá podle námi stanovených společných indicií ve zvoleném sloupci. Na displeji nám zůstanou všechny ostatní údaje, mimo ty, které jsme vidět nechtěli a byly zadány k odstranění. Negativní filtrování se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji vidíme vše co sítem propadlo. Co v sítě zůstalo nevidíme. Alt+F klávesy spustí nejen pozitivní, ale i negativní filtrování (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu F, potom můžeme obě uvolnit). V horní části displeje se objeví záhlaví Filtrování. Pomocí kurzorových Šipek vybereme sloupec ve kterém budeme filtrovat a potvrdíme klávesou Enter. Do dialogového okénka, které změnilo barvu zapíšeme 18



společné indicie, znaky, nebo slova, které požadujeme z prohlížených dat odstranit, zajímavé jsou i celé prázdné řádky (např. neuhrazené závazky, nebo pohledávky) apod. a stiskneme klávesu Enter, v menu filtru potvrdíme Odstraň negativní filtrování. Např. v adresáři, ve sloupci Místo zadáme text k dočasnému odfiltrování - OLOMOUC. Program prohledá evidenci a nabídne nám novou zkrácenou evidenci se zbývajícími adresami, ve kterých budou všechny adresy z OLOMOUC scházet. Filtrační operace probíhají výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku nezměněna. Přeskládané evidence lze vždy operativně vytisknout k dalšímu zpracování (Alt+T), nebo je uložit do samostatného souboru v textovém tvaru (s příponou tsk) a dále s nimi pracovat např. v textovém editoru, poslat Internetem jako přílohu k e-mailu apod. Numerické sloupce lze nově přepočítat za pomoci klávesy F2 a tím získat nové operativní součty, nebo nově přehodnotit za pomoci klávesy F5 a tím získat nové měsíční přehledy. Filtry pozitivní a negativní lze za sebou řadit neomezeně, vzájemně je kombinovat a tak evidence i několikrát za sebou třídit. Stiskem kláves Alt+S, nebo Esc filtr vypneme a přefiltrovanou evidenci vrátíme zpět do původního tvaru. Při požadavku abecedně uskládané i přefiltrované evidence si údaje nejprve setřídíme Alt+S (abecedně, nebo číselně) a pak teprve použijeme filtry Alt+F. 6.4. Další funkce a klávesy programu F1 - NÁPOVĚDA v programu, v různých evidencích u různých dialogových okýnek slouží jako operativní nápověda obsahu pro konkrétní dialogová okýnka. Podle charakteru jsou nám pak nabízeny číselníky, nebo další evidence k nahlédnutí. Např. celý adresář při dosazování adres, při volbě čísel skladových karet, při účtování k dosazení konkrétního sloupce účtů z osnovy, apod. - KUMULOVANÉ ZPRACOVÁNÍ VÍCE PARAGONŮ DO JEDNOHO POKLADNÍHO DOKLADU v modulu pokladna slouží k zjednodušení práce s více pokladními doklady - paragony, které požadujeme sloučit pod jeden souhrnný pokladní doklad. F1 se používá u dialogového okýnka Částka Kč. Není nutné používat externí kalkulačku ani pomocné poznámky. Vylučuje se tak riziko omylu. F2 - PŘEPOČET v programu umožňuje v některých agendách operativní numerické přepočty. Např. zůstatek Kč v pokladně, operativní zůstatky obratů na účtech Příjem celkem, Výdaje celkem, kontrolní přepočty obratů v HUD (v hlavním účetním deníku) apod. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. Tak lze kontrolovat zůstatky po určitý doklad, po určitý den v roce apod. V Odbytu, Expedici, textová část dokladu při typování položek do faktury slouží k přepočtu celkové ceny položky s DPH na cenu bez DPH apod. ULOŽ DATA, v Odbytu, Expedici v textové části dokladu slouží k operativnímu uložení sestavovaného dokladu na disk PC – např. uložení sestavované faktury. To pro případ např. náhlého selhání počítače, nebo výpadku el.proudu. Funkce k ukládání je podobná jako pro operativní ukládání psaných textů v textových editorech. F3 - SPÁRUJ ČÁSTKY, speciální jednoúčelové setřídění zaúčtovaných zápisů při prohlížení účtů - sloupců banka v modulu Peněžní deník. Funkce přehledně seskupí shodné průběžné položku (peníze na cestě). F4 - PŘIDÁNÍ NOVÉHO ŘÁDKU v evidenci téměř kdekoliv v programu. Po aktivaci je nám nabídnut nový, prázdný řádek ve formátu právě prohlížené evidence k zařazení. Nový řádek můžeme velice přesně umístit na konkrétní pozici v evidenci. F5 VYHODNOCENÍ v programu umožňuje různá skupinová operativní vyhodnocení prohlížené evidence zpravidla po jednotlivých měsících, nebo celoroční včetně součtů. Údaje jsou soustředěny do přehledných tabulek, které si můžeme přehodnocovat i graficky. PŘEPOČET numerických údajů sestavovaného hromadného příkazu k úhradě. VYTVOŘENÍ KOPIE v Odbytu v číselníku skladových karet zajistí vytvoření kopie skladové kary ze skladu do dalšího libovolného skladu. Alt+F5 - VYHODNOCENÍ SPECIÁLNÍ v modulu Závazky a pohledávky při prohlížení evidenčních knih faktur nám klávesa Alt+F5 zajistí vyhodnocení neuhrazených faktur v dekádách 30, 60, 90, ….dnů např. potřebné pro banky. PŘEPOČET ZAEVIDOVANÝCH KUSŮ A POŘIZOVACÍ CENY v modulu Majetek. Funkce, kterou ocení všechny firmy potýkající se s evidencí většího počtu kusů stejného druhu majetku na jedné kartě - např. židle, stoly apod. Při prohlížení drobného, nebo evidenčního majetku si můžeme spustit přepočet evidovaných kusů na jedné kartě a pořizovací ceny kombinací kláves Alt+F5. Prohlížená evidence se rozšíří o jeden nový sloupec Cena DHIM s vynásobenou pořizovací cenou. PŘEPOČET ZŮSTATKŮ HOTOVOSTI pokladny k jednotlivým pokladním dokladům v modulu Pokladna. Po stisku kláves Alt+F5 se prohlížená evidence pokladny rozšíří o jeden poslední sloupec ve kterém se dílčí aktuální zůstatky pokladny nově zobrazí. F6 - PŘESUN v Odbytu v číselníku skladových karet zajistí fyzický přesun vybrané skladové karty ze skladu do skladu. Z původního skladu karta zmizí. Praktické pro odstraňování zastaralých karet např. do skladu archiv. - NAČTI BLOK v Odbytu, Expedici, v textová části dokladu slouží k vyvolání a použití předem sestavených textových bloků do dokladů. Dále i k načítání předem sestavených dodacích listů do faktury, k načítání objednávek apod. F7 VYHLEDÁVÁNÍ, okamžité vyhledání požadované informace v evidenci v předem zvoleném sloupci. Svým významem je funkce podstatná a praktická. Byla podrobně vysvětlena v předchozí hlavní kapitole Funkce a funkční klávesy v programu. Alt+F7 - GLOBÁLNÍ VYHLEDÁVÁNÍ, rychlé obecné vyhledání požadované informace v evidenci bez ohledu na umístění ve sloupci. Svým významem je funkce podobná klasickému vyhledávání a byla jí podrobně věnována předchozí kapitola. Ctrl+F7 - PARAMETRY VYHLEDÁVÁNÍ, setup umožňuje operativně zvolit jednu ze šesti různých specifických nastavení parametrů pro hledání klávesou F7. Alt+H - POSTUPNÉ PROHLEDÁVÁNÍ je výhradně svázáno s vyhledáváním (F7, Alt+F7). Použitím kombinace kláves Alt+H dojde k postupnému prohledání, pročesávání, evidence podle zvoleného parametru při F7. V praxi to znamená, že program při hledání narazí na první zadanou indicii a po použití Alt+H se přesune na další, na další, atd. Hledání probíhá vždy od pozice, kde právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem směrem dolů! F8 - ZRUŠENÍ NEPOTŘEBNÝCH ŘÁDKŮ v evidenci téměř kdekoliv v programu. Po aktivaci jsme kontrolní otázkou 2x 19



dotázáni na zrušení. Dvojitá otázka, dvojitá odpověď. ODSTRANĚNÍ znaku "*" ze základní evidence prvotních dokladů tj. v evidenci faktur v modulu Závazky a Pohledávky, nebo v evidenci pokladních dokladů v modulu Pokladna. Hvězdička v evidenci signalizuje, že doklad není zatím proúčtován do účetnictví. Po aplikaci F9 bude tento znak nahrazen svislou čarou (klasický znak Alt+179). F10 - OPERATIVNÍ MEZISOUČET numerických údajů při sestavování dokladu v Odbytu. Po aplikaci F10 dostáváme operativní součet doposud vyfakturovaných položek k další obchodní strategii, pro poskytnutí slevy při prodeji, apod. - DODATEČNÝ TISK POKLADNÍCH DOKLADŮ z prohlížené evidence v modulu pokladna. Funkce je ještě doplněna o volbu tisku jednoho, nebo dvou dokladů na jednom listě papíru formátu A4 (jen pro jehličkové tiskárny!). - TRANSPORT výsledku z Kalkulačky do dialogového okýnka. Po aplikaci je náš spočítaný výsledek, sestavený na některém z vnitřních kalkulátorů programu, okamžitě dosazen do právě aktivního dialogového okénka. Vždy do místa, kde se nacházel dialogový kurzor před zavoláním kalkulačky. - ZAPAMATOVÁNÍ obsahu aktivního dialogového okýnka, ve kterém se právě nachází dialogový kurzor. Obsahově může jít jak o text, i o čísla. Program si požadovanou informaci uloží na disk. Funkce je doprovázena zvukem. Vhodné pro přenosy dlouhých variabilních symbolů, dlouhých finančních částek apod. Alt+F10 - VLOŽÍ ZAPAMATOVANÝ OBSAH dialogového okýnka zaznamenaný klávesou F10 do nově zvoleného dialogového okýnka kdekoliv v programu. Funkce je doprovázena zvukem. Alt+Z - ZAÚČTOVÁNÍ - předkontace dokladu pořizovaného v základní prvotní evidenci v modulu Pokladna, nebo Závazky a pohledávky do účetního deníku. Z pokladny budou doklady vždy zaúčtovány do HUD - peněžního deníku. U faktur budou doklady vždy zařazeny jako předkontace do SUD - saldokontního deníku. Jedná se o předkontované doklady čekající na svou pozdější úhradu bankou, nebo pokladnou. (Tento princip vysvětlíme později v příslušných kapitolách). Alt+Z tedy slouží k dodatečnému zaúčtování předem zaevidovaných dokladů do účetnictví. Nezaúčtované doklady jsou v evidenci označeny znakem *. Někdy se můžeme setkat i s případem, kdy potřebujeme znovu proúčtovat zaúčtovaný doklad. Takovouto operaci lze bez potíží přes kontrolní otázku programu po stisku kláves Alt+Z provést. Pozor však na nechtěné dvojí zaúčtování!! + - ZAÚČTOVÁNÍ - předkontace dokladu shodné jako ALT+Z. Klávesa + je brána z numerické klávesnice! Alt+Z - ZRYCHLENÉ VYVOLÁNÍ ZPRACOVÁNÍ dokladu po natypování položek v textové části při sestavení faktur, dodacích listů, pokladních prodejek v modulu Odbyt, Expedice. Uvedenou kombinací kláves se zrychleně přesuneme z textové části dokladu do tabulky Zpracování dokladu - parametry. Podle zadaných parametrů bude doklad programem dále zapracován do evidencí včetně vytištění, odepsání zboží ze skladu apod. Alt+S - PŘETŘÍDĚNÍ, SORT prohlížené evidence v programu. Libovolné sloupce lze přeskládat podle abecedy, podle čísel nebo podle datumu. Svým významem je funkce natolik zajímavá a hlavně praktická, že jí byla samostatně věnována předchozí kapitola. Alt+F - FILTROVÁNÍ POZITIVNÍ, zajímavé a praktické vyhledání určité skupiny informací z prohlížené evidence. Funkce se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji máme vše co v sítu uvízlo. Svým významem je funkce natolik zajímavá a hlavně praktická, že jí byla samostatně věnována předchozí kapitola. - FILTROVÁNÍ NEGATIVNÍ, dočasné odstranění určité požadované skupiny informací z prohlížené evidence. Funkce se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji vidíme vše co sítem propadlo. Co v sítě zůstalo nevidíme. Svým významem je funkce natolik zajímavá a hlavně praktická, že jí byla samostatně věnována předchozí kapitola. Alt+W - DOČASNÉ ULOŽENÍ PRÁVĚ PŘEFILTROVANÉ EVIDENCE. Tato kombinace kláves slouží k operativnímu uložení právě nějak filtrované evidence na pevný disk. Má charakter pojistky pro případ, že komplikovaně filtrujeme evidenci, klademe několik filtrů za sebou (negativní, pozitivní, popř. i se sortingem), a mohlo by dojít k náhodnému chybnému kroku a ke ztrátě našeho operativního filtrovaného výsledku. Alt+R - NAČTENÍ DOČASNÉHO ULOŽENÍ PŘEFILTROVANÉ EVIDENCE slouží výhradně k načtení předem uložené filtrované evidence klávesami Alt+W. Po chybném kroku se tak můžeme vrátit do okamžiku poslední přefiltrované a uložené podoby. Zajímavostí je že si program pamatuje se kterou evidencí jsme pracovali naposledy a nikdy nedojde k vzájemnému pomíchání filtrovaných evidencí. Alt+I - GLOBÁLNÍ INFORMACE O ZAVEDENÉM DOKLADU v modulu Závazky a pohledávky, nebo Pokladna kde nás výsledná sestava souhrnně informuje o celkovém stavu zařazení dokladu do účetnictví (HUD, SUD) a jednotlivých agend (kniha faktur, evidence pokladních dokladů, evidence DPH). Alt+L - PŘEHLED DPH V EVIDENCI K JEDNOTLIVÝM DOKLADÚM v modulu Závazky a pohledávky, nebo Pokladna, kdy dostáváme na displej ucelený výpis zavedených údajů o DPH u jednotlivých dokladů a od 05/2001 včetně numerických součtů na displeji. Alt+T - TISK, operativní tisk kterékoliv prohlížené evidence kdekoliv v ALT+T programu přímo na tiskárnu, nebo zavedení tiskové sestavy do souboru. (Soubory se nachází v datové struktuře zpracovávané firmy s příponou .tsk. Tisknout můžeme i evidence dočasně upravené filtrem, sortingem apod. Některé evidence mají velký počet sloupců (adresář, majetek) a při tisku by se všechny nevešly na papír formátu A4. Proto je u tiskové funkce vždy zavedeno tzv. Nastavení tisku - volba požadovaných sloupců. Dále je možné si takovouto operativní tiskovou sestavu individuálně pojmenovat a okomentovat. Alt+U - ZAŘAZENÍ DOKLADU NA HROMADNÝ PŘÍKAZ K ÚHRADĚ. Platí jen v modulu Závazky a pohledávky u přijatých faktur. Uvedenou kombinaci kláves použijeme u požadované přijaté faktury a tím zavedeme její informace do hromadného příkazu k úhradě. Provedené zařazení je signalizováno dvěma znaky " ** " v evidenci na pozici datumu uhrazení. F9 -

20



Alt+D - KALENDÁŘ S HODINAMI, součástí výbavy programu je i operativní kalendář kdykoliv přístupný na displeji uvedenou kombinací kláves. Podklad pro kalendář a čas je brán z operačního systému Vašeho počítače. Alt+N - DIÁŘ, součástí výbavy programu je i operativní diář, do kterého si můžeme přehledně zaznamenávat kdykoliv jakékoliv poznámky. Už si nic nebudeme zapisovat na různé papírky, které se kolem nás hromadí a rády se ztratí právě když je potřebujeme. Operativní diář je přístupný kdykoliv a kdekoliv v programu, ze kteréhokoliv místa uvedenou kombinací kláves. Zavedené informace lze třídit ALT+S, nepotřebné mazat F8 atd. Alt+K - KALKULÁTOR VELKÝ, součástí komplexní výbavy programu je i velká kalkulačka s 30ti místným displejem a páskou. Vypočítaný výsledek lze s vyloučením chyby pohodlně přenést do požadovaného dialogového okénka klávesou F10. Ovládání kalkulačky je standardní s přítomnou nápovědou. Alt+C - KALKULÁTOR MALÝ, malá operativní kalkulačka se stejnou možností transportu výsledku do požadovaného dialogového okýnka v evidenci klávesou F10 jako u kalkulátoru velkého. Enter - klávesa Enter má celou řadu funkcí: POTVRZENÍ především souhlas s vybranou pozicí, spuštění funkce PŘESUN krokování, poskakování po dialogových okýnkách při pořizování dat EDITACE u vybraného řádku v evidenci prosvětleným řádkovým kurzorem je po stisku změněna barva řádku, objeví se editační dialogový kurzor - blikající čtvereček a řádek je zpřístupněn k opravě, editaci. 6.5. Další pomocné funkce v programu Použití uvedených kombinací kláves u kterékoliv evidence v programu docílíme operativní zavolání evidence jiné k rychlému náhledu do jejího obsahu. Tyto klávesy nabízejí další velmi zajímavý servis při obsluze programu, zvyšují jeho uživatelský komfort a pro stávající uživatele našich programů již nepostradatelné. Jejich řádné užívání závisí na správné konfiguraci Vašeho počítače a nastavení maximální volné kapacity základní operační paměti PC (590 kB - v úvodu kapitola "Nastavení operačního systému") Ctrl+P - EVIDENCE POHLEDÁVEK, evidence vydaných faktur. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí, případně i drobným editačním opravám. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+Z - EVIDENCE ZÁVAZKŮ, evidence přijatých faktur. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí, případně i drobným editačním opravám. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+K - EVIDENCE POKLADEN. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci Pokladen na displeji k okamžitému operativnímu nahlédnutí, kontrole, popř. i drobným editačním opravám. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+D - EVIDENCE DPH, vyvolání všech typů daňových evidencí DPH, ve všech 12ti účetních obdobích. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv zpřístupnit evidence DPH k operativnímu nahlédnutí na displeji, popř. i editačním opravám. Při kontrole a objevení chyby lze takto odkudkoliv sjednat rychlou nápravu. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+U - HLAVNÍ ÚČETNÍ DENÍK VČETNĚ ÚČETNÍ OSNOVY, po stisku těchto kláves se kdykoliv operativně podíváme do kteréhokoliv účetního období hlavního účetního deníku HUD v modulu Peněžní deník. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+S - SALDOKONTNÍ ÚČETNÍ DENÍK VČETNĚ OSNOVY, po stisku těchto kláves se kdykoliv operativně podíváme do saldokontního účetního deníku SUD v Účetnictví saldokonto. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+T - EVIDENCE HIM A DHIM. Evidence majetku lze kdykoliv zpřístupnit k nahlédnutí na displej stejně tak jako u ostatních evidencí. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+O - INFORMACE O SKLADOVÝCH KARTÁCH se zaměřením na prodejní ceny. Tato kombinace kláves je výhradně spojena s modulem Odbytu, a umožňuje okamžitý operativní náhled na seznam všech skladových karet ve všech skladech odkudkoliv v programu. Na rozdíl od předchozích funkcí nelze v takto získané evidenci nic opravovat, slouží jen k prohlížení! (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat. Doporučujeme použít v Hlavním menu programu, nebo si pod operačním systémem WIN95/98/2000/NT spustit program dvakrát. Jeden program pro práci a podruhé se zaměření na funkci Ctrl+O rychlá informace o cenách skladových položek pro naše volající zákazníky) Shift+F1 - ONLINE HELP - operativní ONLINE nápověda vestavěného manuálu. Text uživatelské příručky je součástí programu a uvedenou kombinací kláves si ji tak vyvoláme na displej. Vždy nám bude nabídnuta kapitola odpovídající pozici, na které se právě nachází náš prosvětlený řádkový kurzor v programu. 6.6. Popis některých dalších kláves KURZOROVÉ ŠIPKY - slouží k ovládání prosvětleného kurzoru v programu (pohyb nahoru, dolů), nebo ovládání pohybu dialogového kurzoru v dialogových okýnkách ( pohyb doleva, doprava). Home - SKOK NA ZAČÁTEK prohlížené evidence End - SKOK NA KONEC prohlížené evidence Ctrl+Home - OKAMŽITÝ SKOK NA ZAČÁTEK ŘÁDKU prohlížené evidence. Ctrl+End - OKAMŽITÝ SKOK NA KONEC ŘÁDKU prohlížené evidence. 21


Ctrl+ PgUp PgUp PgDn Print Screen SPC


- POSKAKOVÁNÍ V PROHLÍŽENÍ ŘÁDKU PO SLOUPCÍCH zrychlené prohlížení evidence - POSUN O STRÁNKU NA HORU prohlížené evidence směrem nahoru - POSUN O STRÁNKU DOLŮ prohlížené evidence směrem dolu - TISK, jen u DOSu ofocení momentálně prohlížené obrazovky. Se znalostí problematiky použitelné i u WINDOWS (úschova do schránky a přes klávesy Ctrl+V vložení do textového editoru např. WordPad, WORD aj.) - MEZERNÍK

22



7. HLAVNÍ MENU Hlavní menu je tzv. základní postavení programu na displeji umožňující přístup ke všem pracovním modulům a funkcím. Menu vidíme v horní části displeje s popisem jednotlivých nabídek. HL-MEN

Přesuny z pozice na pozici provádíme vždy pomocí kurzorových Šipek, kdy nám prosvětlený kurzor poskakuje po jednotlivých nabídkách. Vybranou pozici potvrzujeme klávesou Enter. Ke zrychlení obsluhy programu můžeme používat i zkrácené příkazy. Používáme je dvěma způsoby: 1) přes klíčové klávesy F ... na klávesnici, kterými voláme jednotlivé pozice v horních vodorovných lištách. Např. v hlavním menu F1 - pro zavolání základních Modulů, F2 - pro volání Uzávěrek, F3 - pro Servis, F4 - pro Konfiguraci, . . F7 pro ukončení programu a pod. 2) ve svislých nabídkových menu jsou to pak jednotlivá prosvětlená písmena tzv. horké klávesy (při nastavení Color 1 žlutě). Stačí pouhý stisk klávesy např. A - spustíme modul Adresář, Z - spuštění modulu Závazky a Pohledávky, P - spuštění modulu Pokladna, nebo D - spuštění modulu Peněžní deník Ukončení práce a návrat z otevřené funkce, nebo návrat zpět do Hlavního menu provádíme vždy přes klávesu Esc, nebo přes nabídku Konec. 7.1. Moduly - (rychlé volání klávesa F1) Jsou první, základní a nejdůležitější nabídkou v hlavní menu programu, kterým jsou podrobně věnovány další samostatné kapitoly v příručce. Obecně lze však říci, že jde o výkonné agendy v programu určené k vlastní práci s daty. 7.2. Uzávěrky - (rychlé volání klávesa F2) Jsou druhou základní nabídkou v hlavním menu, kterým je opět podrobně věnována samostatná kapitola tentokrát v závěru příručky. Obecně však můžeme naznačit, že se uzávěrky dají rozdělit na dvě základní skupiny: Měsíční uzávěrka peněžního deníku - maximální přehledné vyhodnocení peněžního deníku, sestavení přehledu o výdajích a příjmech ve formě tzv. výsledovky Zisk/Ztráta apod. Sestavení klasického peněžního deníku - hlavním výstupem z programu je klasický peněžní deník v grafické podobě tak jak jej známe. V programu jednoduchého účetnictví na bázi účetnictví podvojného s tímto klasickým deníkem přímo nepracujeme. Přesto je jediným a řádným dokladem o činnosti podnikatele. V programu slouží spíše k prohlížení, ke kontrole zaúčtování a především k vytištění pro FÚ na konci kalendářního roku. Program není na uzávěrkách nijak závislý. V praxi to znamená volné účtování během roku do kteréhokoliv účetního období. Spuštěním vlastní uzávěrky za jednotlivé měsíce se další práce za těchto uzavřených obdobích neuzavírá. Uzávěrku lze provést kdykoliv dle potřeby i v průběhu měsíce, třeba i několikrát k určitému dni. Program vždy datumově uspořádá proúčtované doklady z HUD a sestaví z nich Klasický peněžní deník se správnou datumovou chronologií. To znamená že si např. v rámci jednoho měsíce můžeme nejprve proúčtovat celou banku a později pokladnu apod. Hotovou uzávěrku kdykoliv jednoduše zrušíme a uzavřeme znovu!

23



7.3. Servis - (rychlé volání klávesa F3) 7.3.1. Kalkulátor s páskou - (zrychlené volání Alt+K) Kalkulátor s páskou je přístupný kdykoliv a kdekoliv v programu, v kterékoliv agendě příkazem Alt+K. (Alt stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu K, potom můžeme obě uvolnit). Slouží k různým operativním výpočtům při práci s programem. Ovládání je podobné jako u běžně používaných stolních počítaček. Má 30-ti místný displej, jednu paměť a akustickou signalizaci chyb. Čísla se kterými budeme počítat, a matematické operátory zapisujeme na displej pomocí numerické klávesnice. Kalkulátor zvládá i několikanásobné kulaté závorky. Matematický výraz bude vypočítán po stisknutí klávesy Enter nebo = . Alt+S Setup kalkulačky - umožňuje definovat zapnutí: Tisk zpracovávaných dat Hodiny na kalkulačce Akustickou signalizaci chyb Počet desetinných míst výsledku

HL-KALV

Ovládání: MEM - slouží k zanesení, příp. připočtení čísla do paměti DIS - vyvolání paměti NUL - nuluje paměť Clr - maže čísla na displeji kalkulačky F1 - vyvolání rekapitulace Esc, nebo OFF vypnutí kalkulátoru Získaný výsledek můžeme automaticky přenést mimo kalkulačku do právě otevřeného dialogového okýnka, ve kterém jsme se nacházeli v momentě před vyvoláním kalkulačky. Přenos provádíme klávesou F10. 7.3.2. Malý kalkulátor - (zrychlené volání Alt+C) Malý operativní, jednořádkový kalkulátor, který si v programu kdykoliv spustíme současným stiskem kláves ALT+C. (Alt stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu C, potom můžeme obě uvolnit). Kalkulátor se zobrazí ve spodní části displeje. Ovládání je shodné jako u kalkulátoru s páskou, popsaném v předcházející kapitole. Vypočítaný výsledek je taktéž přenositelný do potřebného dialogového okýnka klávesou F10, pro vyloučení omylu při přenosu. Práci s kalkulačkami ukončíme stiskem klávesy Esc. HL-KALM

7.3.3 Kurzovní lístek Slouží k evidenci kurzovních lístků uživatelům, kteří často zpracovávají doklady ze zahraničí. Usnadňuje automatické přepočty kurzů u zahraničních faktur, nebo u zahraničních pokladen. HL-KURZ Nový kurzovní lístek - do tabulky zapíšeme číslo a datum kurzovního lístku, který si budeme do programu zapisovat. Celkovou evidenci kurzovního lístku si musíme sami dle potřeby vždy aktualizovat, nebo si stahovat aktualizace z www stránek na adrese http://www.emzet.cz/ . Pohyb - poskakování po jednotlivých políčkách provádíme klávesou Enter s možností okamžitého zápisu dat. Údaje vepíšeme pouze do prvního sloupce. Potvrzením klávesou Enter se nám zadané hodnoty samy překopírují i do dalších sloupců. Prohlížení a editace - z malého výpisu předem vytvořených kurzovních lístků si vybereme požadovaný datum kurzovního lístku. V levé části displeje se objeví známá tabulka k prohlížení, dovolující i případné opravy. Moduly - najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut rychlý přesun do jiných modulů k další práci. V případě porušení datumové chronologie je možné datovou strukturu kurzorových lístků datumově přetřídit a trvale uložit na disk počítače. Změnu provedeme pomocí funkce přetřídění klávesy ALT+S. 7.3.4. Zálohování dat Patří mezi nejdůležitější momenty při zpracovávání jakýchkoliv dat na počítači, a především pak u zpracování účetnictví. Z praktických důvodů a našich zkušeností se budeme uvedené problematice věnovat podrobněji. Zálohování dat je při práci s programem nejdůležitější, a vždy se vyplatí ! 24



Zálohováním zaznamenáváme vždy veškerá pořízená data jedné firmy v programu např. na diskety a tím je naše práce zaznamenána na dalším mediu – disketě, CD mimo počítač. Jsme tak pojištěni pro případ ztráty dat z disku počítače, nebo je naše práce přenosná i mimo počítač. Zálohování oceníme v okamžiku náhodné kolize počítače a pocitu ztráty všech dlouhodobě a pracně vkládaných údajů. K poškození záznamů dochází zpravidla nečekaně a náhodně. Např. špatnou organizací dat počítačem, přerušením el. proudu, nevhodným vypnutím počítače uprostřed práce, neseriozními rezidentními programy apod. Nejčastější příčinou havárií jsou však počítačové viry, které se v hojné míře vyskytují u počítačových her. Proto si dobře rozmyslíme, jestli budeme počítač využívat k práci, nebo ke hrám! Archivaci můžeme směrovat na kterýkoliv disk, nebo diskety (A:, C:, E:, po síti např. L:, Z: apod.). Při archivaci použijeme naformátované diskety FD 3.5", 1.44 MB (malá mechanika A), nebo Zip mechaniky pro Zip diskety (přídavná mechanika s naprosto dostatěčnou kapacitou 100, 250 MB). Doporučujeme zálohovat denně, nebo týdně podle objemu práce, a operativně na dvě různé diskety. Ty si popíšeme názvem zpracovávané firmy a jednu označíme číslem 1 pro liché dny a druhou číslem 2 pro dny sudé. (Tento princip usnadňuje orientaci o tom, kdy jsme zálohování provedli naposledy). Při denním zálohování budeme používat v lichý kalendářní den (např. 25.01.) disketu č.1 a následující sudý kalendářní den (26.01.) disketu č.2. Další den 27.01. opět disketu č.1, a 28.01. disketu č.2. Tak je budeme neustále střídat. U týdenního případně měsíčního zálohování postupujeme obdobně. Sudý týden, lichý týden, sudý měsíc, lichý měsíc. Četnost zálohování si sami určíme po důkladném zvážení celkového objemu zpracovávaných dokladů. Vždy zálohujeme po práci! Program NOVAJ01 používá pakovacího programu pkpak.exe a zálohovaná data jedné firmy jsou v komprimovaném tvaru ukládána na disketě. Při opakovaném zálohování na stejnou disketu musíme mít na paměti, že při každé následující archivaci jsou všechna původní archivovaná data přepsána novou zálohou. Záloha obsahuje vždy všechny údaje vložené do účetnictví od počátku roku. Nejde o princip přihrávání nových dat, a není brán zřetel na nastavené účetní období (myslí se měsíc zpracování tj. měsíc zdanitelného plnění) !!! Z praktických zkušeností doporučujeme zálohování dat ještě rozšířit o zálohování každého měsíce - zdanitelného měsíce zvlášť na další samostatné diskety (samostatné diskety platí pro mechaniku A:). A to vždy po uzávěrce DPH k 25. dni v měsíci. Takže navíc 12x do roka na dalších 12 disket (Pro měsíční plátce DPH. Nebo 4x do roka na 4 diskety pro kvartální plátce DPH.) Diskety (14ks/rok, nebo 6ks/rok) si dobře uložíme na bezpečné místo pro případ nouzového použití. Pozor např. při krádeži počítače většinou dochází i k odcizení disket, které zpravidla leží poblíž. Nebo pozor na nemilosrdné živelné pohromy (povodně, požáry), které dle pravidla zákona schválnosti poškodí zrovna ten šuplík, ve kterém se nachází naše zazálohované diskety. U zálohování na disky v počítači, nebo na diskety Zip si pro jednotlivé měsíce předem vytvoříme patřičné kolonky do kterých budeme zálohy po jednotlivých měsících směrovat (změnou přístupové cesty do archivu v Konfiguraci, v Parametrech). 7.3.4.1. Vlastní zálohování Disketu vložíme do příslušné mechaniky počítače. Prosvětleným kurzorem najedeme v programu jednoduchého účetnictví na funkci Zálohování dat a potvrdíme klávesou Enter. Na displeji se objeví tabulka pomocí které zazálohujeme všechny agendy v programu. Součástí tabulky je i volba testování kapacity diskety (disku), na který zálohujeme. Kapacity nad 2 GB program hlásí jako nedostatečné místo na disku. U těchto kapacit jde zpravidla o falešný poplach, neboť ji nezvládne korektně otestovat. V případě potřeby můžeme provést selektivní výběr agend, které požadujeme zálohovat. Ve spodním menu Zálohování zvolíme Opravit. V tabulce pak jednotlivé znaky X ponecháme, nebo odstraníme. U agend, které zálohovat nechceme znak X zrušíme. Odznačení provádíme klávesou Mezerník, nebo Delete. Pohyb - poskakování po jednotlivých řádcích provádíme kurzorovými Šipkami, klávesou Enter, nebo Mezerníkem. Případné zpětné zaznačení provedeme písmenem X.

HL-ZALOH

Vysvětlení některých pojmů při archivaci: Cesta do archívu - nás kontrolně informuje o cestě, kam bude provedena archivace. (Údaje jsou brány z nastavení konfigurace programu – Hlavní menu, Konfigurace, parametry.) Kontrola kapacity disku - křížkem volíme, zda si přejeme testování volného místa na disku, kam zálohování provedeme. Funkce je praktická pro zálohování na diskety. Při zálohování na jiný disk jiného počítače (např. po síti) není testování kapacity zpravidla nutné. U větších kapacit nad 2 GB nelze disk korektně otestovat. OK! - zálohování u takovéto agendy proběhlo řádně Plný disk! - agenda se nám z kapacitních důvodů nevešla na disketu. Počkáme až proběhne proces zálohování do konce, pak vložíme další disketu a znovu klávesou Enter ve spodním menu potvrdíme Zálohovat. Program provede dozálohování 25



zbývajících agend. Počet disket může narůst pro lichý a sudý den třeba i na dvě, tři. (Není na závadu.)

Neprovedeno! - nás informuje o neprovedeném zálohování u těch agend, se kterými jsme v programu doposud nepracovali. Především to mohou být neuložené vystavené faktury z modulu Fakturace (nepoužíváme tzv. elektronický šanon), nebo nepoužíváme Zakázky. V úvodu, v kapitole Spuštění programu již byla zmínka o kvalitnějším zálohování dat např. po síti na jiný počítač, nebo na přídavné diskety Zip, popř. na externí disky Disklite, Pocket disk apod. V poslední době se pro svou nenáročnost a cenovou dostupnost nejvíce ujal systém zálohování na Zip s kapacitou 100, nebo 250 MB. Přenosné disky (popř. přenosný ZIPdrive) jsou praktické svými malými rozměry velikosti Walkmanu a jsou snadno přenositelné a připojitelné ke kterémukoliv počítači. Tento výkonnější způsob zálohování je dostatečně rychlý a výhodný především pro větší firmy kde může být zálohování na klasické diskety nepohodlné. 7.3.5. Obnova dat Při obnově dat postupujeme podobným způsobem jako při zálohování. Vložíme disketu do mechaniky počítače a spustíme funkci Obnova dat. První kontrolní tabulka nás informuje o správně zvolené disketě určené pro obnovu dat. Máme tak praktickou informaci o datumu i čase poslední provedené zálohy. Po našem odsouhlasení se na displeji nastaví stejná tabulka jako při zálohování. Postup pro selektivní výběr agend určených k obnově je shodný s postupem popsaným při zálohování. I zde platí výše uvedená problematika testování větší kapacity disku nad 2 GB, kdy nelze disk korektně otestovat. V takovém případě si testování kapacity vypneme a velikost disku otestujeme jinak (viz nástroje WINDOWS 95/98, NT). POZOR Na obnovu mimořádně zastaralých dat, proto věnujte zvýšenou pozornost při obnovách zobrazovanému datumu poslední zálohy! (Správným předpokladem je, že udržujeme správný datum v počítači)

7.3.6. Párování SALDA+DPH Filosofie sledování saldokont je postavena na přesné evidenci všech zaplacených i nezaplacených faktur a jejich přesném zaúčtování. U neuhrazených dokladů se jedná o zaúčtování - předkontování do pomocného Saldokontního účetního deníku (do SUD). Až teprve zaplacené faktury jsou proúčtované do Peněžním deníku. U jednoduchého účetnictví tedy vše komplikují neuhrazené faktury, které jsou sice zaevidované v knize závazků, nebo pohledávek (nemají datum úhrady), a logicky nemohou být zapsány v peněžním deníku. Pro tyto byl v programu jednoduchého účetnictví na bázi účetnictví podvojného vytvořen pomocný saldokontní účetní deník SUD. Saldokontní účetní deník má jedinou funkci - evidovat předkontované a neuhrazené faktury, které čekají na svoji úhradu. Nezáleží přitom na platbě v hotovosti přes pokladnu, nebo převodem banku. (SUD je podrobně popsán v samostatné kapitole dále v příručce.) ZÁVAZKY a POHLEDÁVKY

POKLADNY

DPH

PÁROVÁNÍ SALDOKONTA

SUD (jen pro neuhr. faktury)

HUD

Saldokontně můžeme sledovat nejen faktury, ale i evidence Pokladen (soulad evidence pokladní knihy s peněžním deníkem - účtem, sloupcem pokladna v hotovosti). A dále ještě evidence DPH (soulad evidencí DPH s účty, sloupci DPH v pomocném deníku SUD - u nezaplacených faktur a zároveň účty, sloupci DPH v deníku HUD – pro zaplacené doklady, tj. zaplacené faktury a všechny doklady pokladní.) Kontrola probíhá tak, že ke každému zaevidovanému a již zaplacenému dokladu (u faktur) musí existovat správné proúčtování v peněžním deníku, tj. HUD = Klasickém peněžním deníku. Nebo zaevidovaný doklad v pokladně musí být taktéž vždy zapsán - zaúčtován v peněžním deníku, tj. HUD = Klasickém peněžním deníku. Spuštěním saldokont provede program kontrolu, tzv. odškrtání sledovaných agend a vyhodnotí výsledek. Ten je sestaven do dvou kategorií. Správné údaje na jedné straně a vyhodnocení chybných záznamů na straně druhé. My si výsledky prohlédneme, vytiskneme a popř. sjednáme nápravu. Chyby mohou nastat u datumů úhrad v evidenci faktur, u zdvojených zápisů v účetním deníku – peněžním deníku, zdvojené zápisy v evidenci DPH apod. 26



Párování je tak praktickou a neodmyslitelnou pomůckou u moderního zpracování účetnictví na počítači a zvyšuje tak užitnou hodnotu celého programu. Evidence všech faktur = Evidence DPH = Evidence pokladny =

SUD + HUD SUD + HUD HUD HL-PARSA

V případě chyb jsme testem Kontrola saldokont adresně upozorněni na konkrétní podezřelé doklady, nebo na podezřelé účetní zápisy v HUD (SUD), které nejsou v pořádku a vyžadují naši další kontrolu! Podmínkou pro: párování faktur je zavedení Identifikačního znaku (Z1, P1 apod.) v účetní osnově ve sloupci „Id“ u saldokontně sledovaných účtů, viz kapitola Osnova. párování pokladen je zavedení účtu (sloupce) pokladny, jako automatické předkontace, v číselníku pokladen, viz jmenovaná kapitola číselník pokladen. párování DPH je zavedení automatických předkontací DPH v modulu Závazky pohledávky, Kontace, viz příslušná kapitola Kontace. V menu Párování saldokonta si vybereme agendu, kterou chceme překontrolovat. Program provede potřebné operace o kterých nás průběžně informuje. Po ukončení párování nás přesune k prohlížení, kde si výsledky párování prohlédneme.

PRO FAKTURY JSOU TO:

PRO POKLADNY JSOU TO:

PRO DPH JSOU TO:

Spárováno dle VS, Kč

Pokladna OK

DPH OK

Spárováno dle Kč Duplicita

Pokladna ERR

DPH ERR

Nespárováno

Výsledkem kontroly jsou nové evidence, které se nám mohou svým obsahem jevit podivně. V nich však rozpoznáme dva odlišné formáty: První formát dat odpovídající evidenci faktur (evidenci DPH, nebo evidenci pokladny, dle typu zvolené kontroly). Druhý formát dat vždy odpovídající formátu Hlavního účetního deníku, nebo SUD. HL-SALDA

- 1 formát - evidence faktur - 2 formát - účetní deník

Na chybové rozdíly v evidenci faktur a v evidenci HUD (SUD) jsme informováni v agendě Duplicita, Nespárováno a ERR. U párování DPH se v sestavě ERR mohou objevit mimo opravdu chybných záznamů i případy u kterých po detailní kontrole zjistíme, že chybné nejsou. Budou to různé doklady se shodným zdaňovacím základem apod. Není chybou. Ve výsledných kontrolních evidencích můžeme použít kteroukoliv ze servisních funkcí programu jako jsou filtry, rezidentní funkce programu, mazání řádků, ale především vytištění sestavy k další práci. Tisk vyvoláme stiskem kláves Alt+T. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu T, potom můžeme obě uvolnit). Jde o obecnou funkci v programu použitelnou při prohlížení evidencí. Na displeji se objeví řádek pro pojmenování tiskové sestavy a tisk 27



jakkoliv komentovat. 7.3.7. Datum a čas - (zrychlené volání Alt+D) Za stisku kláves ALT+D, si operativně kdykoliv spustíme přesný čas a praktický kalendář. Oba údaje jsou čerpány z operačního systému našeho počítače. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu D, potom můžeme obě uvolnit). 7.3.8. Obslužné programy Obslužné programy v nabídce Servis slouží ke spouštění některých externích programů, které jsme si sami předem definovali v Číselníku obslužných programů. Zpravidla je však využíváno firmou EMZET při upgrade programu k provedení transformace dat apod. Spouštěcí příkazy jsou dodány s novou instalací programu. 7.3.9. KNIHA JÍZD Jednoduchá pomůcka pro podnikatele a především pro jejich účetní, které na poslední chvíli sestavují knihu jízd. Po zadání několika základních údajů o vozidlech, čerpání a ujetých jízdách získáme běžné knihy jízd firemních vozidel. Výhodou je, že lze dopředu zadat veškerá čerpání a program nám pomůže nezapomenout na některou z požadovaných jízd. Soukromá vozidla s nárokem na paušální příplatek nelze v tomto programu zpracovávat. 7.3.9.1. Číselník vozidel Musíme definovat jako první. Jedná se o seznam vozidel, číselník, do kterého si zavedeme základní informace o vozidlech, které budeme zpracovávat. Od a Do - sloupce pro datum odkdy a dokdy vozidlo jezdilo. Např. zpravidla vždy od 01.01.99 do 31.12.99 apod. Kód - Při vedení většího počtu vozidel tak zprůhledníme jejich identifikaci při zpracování a odlišení v přehledech. Kód, jinak taky jen pořadové číslo si zvolíme sami. Postačí jen obyčejná číselná řada 1, 2, 3, ... .

KJ-PAR

7.3.9.2. Parametry nastavení Slouží k vzájemnému přepínání, u více zadaných vozidel v číselníku. Stačí najet na požadované vozidlo v seznamu prosvětleným řádkovým kurzorem a stisknout klávesu Enter. Zvolené vozidlo bude uloženo do parametrů programu. Informace o zpracovávaném vozidle vidíme v levém horním rohu displeje. 7.3.9.3. Provozní kalendář Jednoduchá orientační pomůcka k nastavení pracovních dnů v roce, svátků a dnů volna. Pro každý kalendářní rok se musí vždy ručně aktualizovat. 7.3.9.4. Rozpis jízd, km Slouží k zavedení pravidelně se opakujících jízd pro generátor sestavující knihu jízd. Můžeme uvést i některé méně pravidelné jízdy apod. Program pak vezme v úvahu jízdy podle procentuálního označení pro sestavení knihy. KJ-DAT

PÚSČPSN - důležité pro uvedení dnů ve kterých se naše jízdy uskutečňují. Zpravidla pondělí až pátek, výjimečně víkendy nebo svátky. Použité dny označíme křížkem. %% - druhý důležitý údaj v rozpisu jízd. Specifikuje, přibližnou četnost zavedených jízd v procentech. Konečný součet všech uvedených čísel - procent nemusí dávat součet 100. 7.3.9.5. Jízdy-uskutečněné Tabulka na displeji slouží k zadávání veškerých čerpání PHM, které byly provedeny. Údaje lze pořizovat kdykoli v reálném čase tak jak jezdíme den za dnem, nebo později zpětně hromadným způsobem. Dále tato evidence slouží k zadávání skutečných jízd, které si přejeme mít uvedeny v knize jízd i když nebyly spojeny z čerpáním PHM. Přesto na těchto jízdách trváme. Např. jde o návaznost na parkovací lístky, na nocležné v hotelu apod. 28



7.3.9.6 Jízdy-generované Jedná se o evidenci jízd vygenerovanou programem v závislosti na zadaném čerpání PHM, normované spotřebě a procentuelních poměrech opakujících se jízd v rozpisu jízd. Kniha jízd je sestavena až po spuštění funkce Automatika, přepočty. Může však nastat situace, kdy se nám některé vygenerované jízdy nebudou hodit. (Budou nevhodně vsunuty mezi zahraniční jízdy, nebo vsunuty mezi jízdy, které nejsou ze vzdálenostních, nebo jiných principů reálné. U těchto případů využijeme obecně známé příkazy v programu pro editace, klávesu F8 pro smazání řádků a F4 pro přidání řádků, nebo klávesy Enter k opravě záznamů (datumu apod.) Dle potřeby pro doladění knihy jízd. Nový řádek lze jakkoliv dle potřeby zařadit vsunout do evidence i na konkrétní místo.

KJ-PHM

Po takovýchto jemných opravách nesmíme znovu spustit generátor, protože by došlo ke ztrátě vyladěných údajů. Po dokončovacích opravách spouštíme jen automatické přepočty. 7.3.9.7. Knihy jízd-sloučené Výsledná kniha jízd sloučená s jízd skutečných a s jízd vygenerovaných programem. Po spuštění vidíme na displeji nejprve několik sumárních přehledů. Vlastní kniha jízd je vidět jako třetí v pořadí. Knihu si vytiskneme příkazem Alt+T. 7.3.9.8. Automatika, přepočty Složí k vygenerování nové knihy jízd na základě předem vyplněných údajů, nebo pro přepočítání vyladěné knihy jízd. Podkladem je souhrn všech předem vyplněných parametrů.

KJ-SLO

7.3.9.9. Schematický postup práce 1. Vyplnit číselník vozidel 2. Prohlédnout provozní kalendář, popř. zaktualizovat pro zpracovávaný rok (volno soboty, neděle, svátky, pracovní dny) 3. Vyplnit rozpis jízd, km 4. Zadat údaje o čerpání PHM a požadované skutečné jízdy 5. Spustit generátor 6. Prohlédnout knihy jízd-sloučené 7. Prohlédnout agendu Jízdy-generované a doladit 8. Spustit přepočty 9. Prohlédnout knihy jízd-sloučené a za pomoci ALT+T vytisknout

7.3.10. Export datové dávky Exporty datových dávek slouží k přenosu volitelných agend mimo počítač na další PC a tam např. k dalšímu zpracování. V praxi se tato funkce užívá tak, že např. sekretářka pořídí data do evidence pokladny, zároveň do evidence DPH a nebo i do evidence faktur. Nic však neúčtuje. Pomocí Exportu datové dávky lze tuto část připravených informací nahrát na disketu (třeba i do Internetu) a přenést na jiný PC k účetní, která si takto připravená data přihraje a doúčtuje. Předem připravená data lze vybírat v libovolné denní dávce. Zajímavostí je, že se tyto transportovaná data vždy ve zvoleném období PŘIhrávají! Nejde tedy o princip klasického zálohování dat kdy se na disketu nahraje vždy všechno od počátku roku a při obnově je vše od počátku roku přehráto. Připravovat a exportovat lze samozřejmě i účetnictví a přenášet data v jakémkoliv režimu. Vždy tak jak dovoluje tabulka vstupních údajů za jeden kalendářní den.

29



7.3.11. Import datové dávky Import datové dávky slouží k natažení předem připravené diskety Exportem do PC. Vstupní údaje jsou bez možnosti kontroly obsluhy automaticky přihrány do PC. Exporty a Importy úspěšně využívá naše firma ve spolupráci s některými zákazníky kterým je vedeno účetnictví. Ti zodpovědnější si tak část svých dat připravují sami. 7.4. Konfigurace - (rychlé volání klávesa F4) 7.4.1. Konfigurace programu Velmi důležitým místem v programu je právě konfigurační tabulka Nastavení parametrů přístupná z hlavního menu programu. Podrobný popis jednotlivých dialogových okýnek jsme si prostudovali již v dřívější kapitole Spuštění programu. Při běžné práci s programem tabulku využíváme především k volbě měsíce zdanitelného plnění (v tabulce dialogové okénko Měsíc) a dále k přepínání z firmy na firmu ke zpracování (dat v dialogovém okénku Firma). 7.4.2. Přístupová práva V programu lze pomocí hesel zajistit víceúrovňový HL-PRAVA přístup do programu pro různé osoby, pro každou z nich zvlášť. Můžeme tak zamezit vstupu neoprávněných osob do programu. Po první instalaci je vždy program bez hesla a vše je zpřístupněno, včetně editoru přístupových práv k dalším konfiguracím. Prosvětleným kurzorem si najedeme na nabídku Přístupová práva a stiskneme klávesu Enter. Program si vyžádá již zmíněné kontrolní heslo tzv. Supervisora (Administrátora) ke vstupu – bez hesla. Na displeji je objeví tabulka editoru k zadávání přístupových práv. Pozorně si prostudujeme především spodní legendu nápovědy, jak a kterou agendu definovat. Teprve pak přistoupíme k vlastnímu úpravě editoru. Nové řádky v tabulce přidáme klávesou F4, nepotřebné zrušíme klávesou F8. Do prvního dialogového okýnka kontrolně vepíšeme např. jméno obsluhující osoby. Zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás zároveň přesune do dalšího sloupce k zápisu hesla. Opakovaný stisk klávesy Enter opět zápis ukončí a přesune kurzor do dalších sloupků k zadání přístupových kódů.

POZOR na sloupek E ! Znaménko " - " , nebo zcela prázdné políčko zamezí pozdějšímu přístupu do tabulky Přístupových práv. Pozor i na prázdný řádek v tabulce, takový raději zrušíme přes klávesy F8, mohl by nám činit potíže při vstupování do programu a do jednotlivých agend.

Klávesou Esc práci ukončíme a tím uložíme přístupové konfigurace na pevný disk počítače. Přístupová práva hrají nemalou roli především u síťového využívání programu pro vstupování různých osob do různých agend. Jedná se o závažnou problematiku, kde zodpovědnost za zpracovávaná data v síti zpravidla leží na správci sítě (nebo hlavní účetní). Ten (ta) jediný(á) by měl(a) znát hlavní vstupní heslo umožňující neomezený přístup ke všem funkcím v programu. Ostatní účastníci sítě pak mohou být v přístupu do programu různě omezeni. U síťového používání programu je program nainstalován samostatně na každé stanici v síti zvlášť. Data z jednotlivých stanic jsou namapovanou sítí směrována a ukládána na jednom počítači - serveru. Princip přístupů je pak ten, že jednotliví účastníci sítě na svých stanicích znají vždy jen své přístupové heslo do programu určené Supervisorem , Administrátorem (správcem sítě, hlavní účetní). Heslo zapíší do tabulky na displej již při vstupování do programu. Program provede kontrolu hesla s tabulkou přístupových práv a nastaví se na příslušný přístupový režim. Pokud vstoupíme do nepovolené agendy, budeme na tuto skutečnost upozorněni chybovým hlášením a program nedovolí práci v takovémto modulu. V praxi to znamená, že např. šéf má přístup ke všem agendám, ale jen k jejich prohlížení, jiná stanice v síti má povolenou jen veškerou práci např. ve skladech, adresáři, může fakturovat apod. Ostatní moduly zůstanou nepřístupné. Hlavní účetní na hlavní stanici má pak plný rozsah přístupu ke všem agendám a zodpovídá za kompletní účetnictví ve firmě. V případech kdy nepotřebujeme přístup do programu nijak omezovat lze vstup učinit i bez hesla. V editoru přístupových práv necháme sloupek HESLO prázdný. Pokud se v heslech jakkoliv zasukujeme, musíme přeinstalovat celý programu včetně přepsání konfiguračních souborů. Přístup do programu se vrátí zpět do základního nastavení! Bude zpřístupněn bez hesla. 7.4.3. Adresa a data firmy - uživatele programu Pod touto nabídkou je uložena karta s adresou uživatele programu. Vyplnění je velmi důležité pro plnou funkci programu do záhlaví tisků, pro sestavování hromadného příkazu k úhradě, ve fakturaci, odbytu apod. Kartu si zavoláme najetím prosvětleného kurzoru na pozici Adresa a data firmy a stiskneme klávesu Enter. Číslo karty v tomto případě nevyplňujeme. V žádném případě nesmíme vynechat malé dialogové okénko Typ firmy. Zde je vždy uveden kód specifikující typ zpracovávané firmy: 30



V - Výdělečné organizace Klávesou Esc vyvoláme spodní rozhodovací menu a prosvětleným kurzorem potvrdíme Adresu zařadit.

HL-INTER

7.4.4. Interní parametry Slouží pro tři praktická nastavení hodnot v programu společně se dvěma speciálními pro DIR u OS DOS. a) Jedná se o nastavení procentuálních hodnot - konstant pro DPH 22% a 5%. V případě, že se nám změní příslušné zákony jde o praktickou pomůcku. b) Ve třetím řádku si můžeme nastavit hlavní zúčtovací středisko, které se nám pak bude vždy automaticky nabízet při každém účtování v programu (v účtovacích předpisech apod., po instalaci programu vždy 01). c) Speciální příkazy DIR jsou důležité pro funkčnost klíčů F1 jako nápovědy dále v programu. Necháme je nastaveny tak jak jsou. V případě, že dojde k náhodnému vymazání hodnot, do tabulky je zpětně doplníme dle obrázku Interních parametrů z této příručky. 7.5. Číselníky - zrychlené volání klávesou F5 7.5.1. Střediska Číselník středisek slouží k zavedení všech středisek, která budeme účetně sledovat. V případě potřeby si je pak můžeme za pomoci klávesy F1 na příslušných pozicích vyvolávat. Práce s vlastním definováním středisek do číselníku je velmi jednoduchá. Řádkovým kurzorem si najedeme na Střediska a stiskneme klávesu Enter. Do prvního dialogového okýnka vepíšeme číslo střediska. Zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás zároveň přesune do dalšího sloupce k zápisu názvu střediska. Další stisk Enter celý zápis ukončí a nabídne nám rozhodovací menu pro zařazení právě vyplněného řádku do číselníku, na konkrétní pozici. POZOR! V programu nesmí být použito středisko 0 nebo 00! Ani prázdný řádek! Střediska by měla být uvedena chronologicky, za sebou od 01 do 99. Pokud máme např. čtyři střediska pod čísly 1, 22, 41 a 55 stojí zato číslování řádně promyslet a především zjednodušit na 01, 02, 03, 04, … apod.! 7.5.2. Zakázky Číselník zakázek slouží pouze jako informativní seznam sledovaných zakázek. Jednotlivé zakázky si sem postupně zavedeme. Práce s vlastním definováním je velmi jednoduchá a shodná se sestavováním číselníku středisek. 7.5.3. Běžné účty Číselník účtů slouží k zavedení čísel a názvů všech běžných účtů které máme v bankách a se kterými budeme v programu pracovat. Práce s definováním je opět velmi jednoduchá, stejně tak jako v předchozích případech číselníku středisek, nebo zakázek. V momentu rozhodování, který z účtů použijeme, si pro lepší rozhodování pomůžeme klávesou F1 jako nápovědou. HL-RAD1

31



7.5.4. Závody, pobočky Program umožňuje vedení účetnictví jedné firmy i na odloučených pracovištích - závodech. Na každém závodě je nainstalován tento účetní program. Mohou zde samostatně pracovat účetní a naplno zpracovávat jednotlivé doklady svého závodu. (Např. datová struktura pro rok 2000, firmy DEMO100 - jako závod 1 prodejna v Přerově, dále DEMO200 - jako závod 2 v Olomouci kantýna a DEMO00 - jako nadřazená účetní jednotka hlavní firma v Přerově slučující všechny činnosti.)

HL-INPO

V datové struktuře hlavní firmy, v našem příkladě DEMO00, pro rok 2000 se nikdy neúčtuje! Teprve po ukončení zdanitelného měsíce se data jednotlivých závodů přenesou, na disketě, nebo po Internetu (jako zálohy dat), do jednoho počítače ke zpracování společného DPH a společného peněžního deníku. Všechny tři firmy musíme mít společně založeny v jednom počítači. DEMO100 - závod 1 Přerov DEMO200 - závod 2 Olomouc DEMO00 - nadřazená účetní jednotka ve které neúčtujeme. V hlavní firmě spustíme import dat ze závodů. Program provede import dat, kdy z poboček sloučí pouze záznamy daňové a účetní deníky. Ostatní evidence neslučuje - evidence faktur, pokladních dokladů aj. zůstávají na závodech. Nyní je hlavní firma připravena k již zmíněné společné uzávěrce DPH, a klasické uzávěrce peněžního deníku. Import dat lze po případných opravách na jednotlivých závodech kdykoliv opakovat. Pozor však na odevzdané DPH ! 7.5.5. Chyby-informace, Chyby-vysvětlivky Program NOVAJ01, jednoduché účetnictví patří mezi ty složitější a během provozu se mohou vyskytnout různé chyby. Tyto chyby jsou automaticky zaznamenávány do samostatného souboru v programu a my si je můžeme pod pozicí Chyby-informace kdykoliv vyvolat, stiskem kláves Alt+T vytisknout a pak se kontaktovat s firmou EM.ZET. Praktický význam má tato agenda především při ztrátě provozuschopnosti programu, nebo při dolaďování některých speciálních úprav v programu programátorem. V případě, že máme s počítačem větší zkušenosti, můžeme najít určitá vysvětlení pod pozicí Chyby-vysvětlivky a nedostatky odstranit sami. Především chybu č. 61 - Plný disk, 27 - Tiskárna bez papíru, apod. 7.5.6. Obslužné programy Číselník obslužných programů slouží k zadání spouštěcích příkazů doplňkových programů, které budeme požadovat spustit přímo z programu účetnictví, nebo si zavádíme spouštěcí příkazy některých externích programů. Mohou to být také některé vlastní vytvořené bat soubory ke spuštění. Zpravidla je však obslužných programů využíváno při upgrade programu k provedení případné transformace dat do nové verze programu. Spouštěcí příkaz je dodáván s novou instalací programu. Jinak si do prvního dialogového okýnka, vepíšeme název programu. Stisk klávesy Enter zápis ukončí a zároveň nás přesune do druhého sloupce k přesnému zápisu přístupové cesty startovacího příkazu. Další stisk Enter celý zápis ukončí. U systému WINDOWS 95/98/2000/NT nemají obslužné programy většího praktického využití. Spouštění obslužných programů provádíme v nabídce Hlavním menu, Servis.

HL-OBSL

7.5.7. Pokladna text PoP, PoV Praktické číselníky pro zavedení opakujících se textů. Jejich využitím si urychlíme práci při pořizování dokladů a psaní popisu textů z jejich obsahu. Zajistíme si tak stále stejnou formulaci pro další možné využití jako jsou filtry, sorting apod. - popis příjmu a výdaje pro modul Pokladna - popis obsahu pro faktury při jejich zápisu v modulu Závazky pohledávky

32



7.6. Info - zrychlené volání klávesou F6 Doplňková informace v Hlavním menu programu o výrobci ekonomického programu, kontaktních telefonních číslech a adrese. Dále jsou zde informace o držiteli licence, datumu distribuce programu a veškeré informace o verzi programu. 7.6.1. Horké klávesy Dvě pomocné tabulky, které nás zkráceně informují o většině funkčních klávesách k obsluze programu. Jinak také nazývané jako Horké klávesy. Tabulky umožňují rychlý náhled jak a k čemu funkce použít. 7.7. Konec - zrychlené volání klávesou F7 Pokud má program ve svém menu uvedenu nabídku KONEC je nutné tohoto bodu využívat k řádnému ukončení programu. Nestačí jen vypnout počítač a jít domů. Volbou konec se provádí několik důležitých ukončovacích operací v programu.

33



8. ADRESÁŘ Adresář je programový modul jednoduchého účetnictví sloužící k vytváření databáze adres obchodních partnerů. Jde o jakýsi elektronický diář s celou řadou důležitých informací ke každé adrese. Informace jsou v programu dále využívány, k práci i v ostatních modulech. Například při zápisu adresy dodavatelů, nebo odběratelů do evidencí v pokladnách, do knih závazků a pohledávek, ve skladech, při sestavování hromadných příkazů k úhradě programem a především v Odbytu (automatické individuální slevy na zboží, individuální splatnost faktur aj. Adresář lze velmi dobře využít i k osobní potřebě. Vždy můžeme velmi rychle vyhledat požadovanou adresu se všemi údaji a dále s ní jakkoliv pracovat. Adresy lze opravovat, doplňovat, třídit, provádět skupinový výběr pomocí číselného kódu apod. Adresář spustíme najetím prosvětleného kurzoru na nabídku Adresář a potvrzením klávesou Enter. Můžeme použít i tzv. horkou klávesou - kdy postačí stisknutí klávesy "A", prosvětleného písmene v nápise.

POKLADNA

ZÁVAZKY a POHLEDÁVKY

ZAKÁZKY

ADRE S ÁŘ

ODBYT

8.1. Nová adresa - (rychlé volání klávesa F1) Každou novou adresu si do programu zavedeme AD-KARTA přes nabídku Nová adresa. Program nám nabídne první volnou evidenční kartu v číselné řadě adresáře k zápisu. Vyplnění levé poloviny karty zvládneme bez problémů dle popisu jednotlivých dialogových okýnek. Pohyb po kartě zajistíme klávesou Enter, nebo kurzorovými Šipkami. Zkrácený název firmy první důležitá kolonka na kartě, do které si zkráceně zapíšeme název firmy popř. se sídlem (město, obec) k přehlednější identifikaci. Vnitřní komunikace programu s adresářem probíhá právě přes tento zkrácený název firmy. Pro plné využití programu musí být okénko vyplněno! Např. oficiální název firmy zní: Zuzana Baránková EM.ZET, účetní a daňová kancelář Zkrácený název: EMZET, Přerov Info prostor pro poznámky, nebo informace o našem obchodním partnerovy, které se budou vždy nabízet jako operativní upozornění, při zavolání adresy do záhlaví vystavovaného dokladu - faktury, prodejky apod. v modulu Odbyt. Pro podrobnější popis našeho obchodního partnera můžeme využít další nabídky Info, které najdeme v kartě, ve spodním rozhodovacím menu, pod již zavedenou adresou. Toto podrobnější Info je přístupné až po zadání a uložení základních informací z Prohlížení (evidenčního seznamu) adres. Stejně tak je přístupný i celý systém individuálních slev. Cenová úroveň - uvedeme číslo cenové úrovně 1 až 5 v návaznosti na skladové hospodářství v modulu Odbyt a předem stanovené cenové úrovně na skladových kartách. Volíme tak konkrétní cenovou úroveň zboží, které za tyto ceny požadujeme vyfakturovat svému obchodnímu partnerovy. Při prodeji lze zvolené cenové úrovně operativně dodatečně ještě několika způsoby měnit. V praxi se můžeme setkat s jednou adresou našeho obchodního partnera, ke které se vztahuje více bankovních účtů, případně několik bank. Pro každý takový případ si musíme v adresáři zavést novou samostatnou kartu. Samozřejmě si takto vytvořené adresy nějak vhodně poznačíme z důvodu snazší orientace. Stačí ve zkráceném názvu firmy uvést např. pořadovou číslici, nebo koncové číslo bankovního účtu apod.

Složitější situace nastane v okamžiku vyplňování pravé strany karty, kdy budeme chtít adresu kódovat pro skupinový výběr 34



a proto si o vytvoření kódů pohovoříme podrobněji v pozdější kapitole. V podstatě však ale kódování ztratilo svůj původní význam a je od 02/96 nahrazeno účinnějšími funkcemi - filtrováním. Práci s kartou kdykoliv ukončíme klávesou Esc. Ve spodní části obrazovky se objeví rozhodovací menu, ze kterého vybereme požadovaný úkon a adresu potvrdíme. 8.2. Prohlížení - (rychlé volání klávesa F2) Slouží k prohlížení a další práci se zavedenými adresami. Šipky v pravém horním rohu >>> naznačují možnost nahlédnout i za pravý okraj displeje a pohybovat se tak při prohlížení i stranově. Veškeré pohyby prohlížení zajistíme kurzorovými klávesami. Při prohlížení adres můžeme využít některých obecných funkcí programu. Ve spodní části displeje najdeme část nápovědy. Detailní popis je uveden v kapitole Obecné funkce v programu. AD-EVID

F7 - Vyhledávání, vyhledání požadované adresy. Také lze vyhledat globálně Alt+F7, nebo postupně klávesami Alt+H. Alt+S - Sortování, přeskládání adres např. podle abecedy. Upravenou evidenci si pak můžeme trvale uložit na disk počítače. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence i několikrát za sebou. Alt+F - Pozitivní filtrování, např. vytažení všech adres jednoho města při aplikaci ve sloupci město (k vidění bude zkrácený výpis adres zvoleného města) apod. Negativní filtrování použité např. ve sloupci město odstraní adresy zvoleného města. Adresy budou ve výpise scházet. Alt+T - Tisk, především operativní tisk klasického seznamu prohlížených adres. Za pomoci parametrů Nastavení tisku lze volit různé sloupce do tiskové sestavy tak, aby se vešly na papír formátu A4. AD-TISKV

Po volbě Alt+T volíme standardní tisk (klasický seznam), nebo speciální tisk - systém štítků, nebo obálek. Parametry pro tento speciální režim si nastavujeme v modulu Adresář, nabídka Tisky. Enter - Editace, opravy. Najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na adresu a stiskneme klávesu Enter. Na displej vyvoláme kartu k další práci. Esc - Ukončení prohlížení evidence adres, ukončení modulu Adresáře. Za zmínku stojí ještě dvě nové funkce v adresáři. Jde o možnost natypovat systém slev pro prodej zboží v modulu Odbyt, Expedice a rozšířené informace o obchodním partnerovy. 8.2.1. Info Toto samostatně nabízené Info pod kartou adresy je další, prakticky neomezený prostor pro jakékoliv textové informace. Klávesou F4 lze přidávat nové řádky. F8 nepotřebné řádky v infu mazat apod. 8.2.2. Slevy Moderní funkce v programu napojená na modul Odbyt, Expedice (prodej, fakturace) a na skladové karty. Dovoluje obsluze fakturovat i ty nejsložitější individuálních slevy pro vybrané skladové položky s vyloučením omylu. Celý systém si musíme předem 35



pečlivě promyslet, nadefinovat a pak využívat. Po najetí slev u karty se nám objeví tabulka k definování poměrně složitého systému slev. Slevy mohou být: Slevy - cenové úrovně 1 až 5 ve sloupci P Slevy - u všech položek bez rozdílu v konkrétním skladě sloupce TS - určení skladu a Sleva% - zadání konkrétní slevy v % Slevy - individuální slevy pro různé položky i v různých skladech, sloupce „Karta“ - určení konkrétní položky, TS - určení skladu a Sleva% - zadání konkrétní slevy v % Slevy vždy uvádíme se znamínkem mínus! Pokud ponecháme hodnotu ve sloupci Sleva% v kladné hodnotě, půjde o přirážku! AD-SLEV

8.3. Kódy - (rychlé volání klávesa F3) K již zapsaným adresám můžeme kdykoliv, i AD-KODY později, přiřadit číselné kódy a s jejich pomocí určité adresy vyvolávat - tzv. multivariabilně třídit. Jak již bylo uvedeno tato funkce je v současné době zastaralá a je od roku 1996 nahrazena modernější funkcí Filtrování. Po použití funkce Výběr kódů v menu adresáře dojde k výběru skupiny adres, které splňují zadané číselné kódy. Každá adresa může mít zadáno až deset základních skupin 01-10. Deset různých kritérií, podle nichž budou adresy vybírány a každá základní skupina pak může mít až 99 podskupin - dalších bližších kritérií pro výběr. Pro názornost si uvedeme příklad, jak adresy zakódovat. V horní liště adresáře si najedeme na funkci Kódy. Z menu vybereme a potvrdíme klávesou Enter. Skupiny si při zadávání kódů musíme definovat jako první. Na displeji se zobrazí tabulka Skupin s prosvětleným kurzorem na prvním řádku. Stiskneme klávesu Enter (aktivace řádku pro zápis - změní barvu) a vepíšeme za poř. číslo, první požadované kritérium výběru adres, např. STÁT. Znovu stiskem klávesy Enter zápis řádku ukončíme - návrat barvy textu do původní podoby. Přesun na další řádek provedeme kurzorovými šipkami, kde postup opakujeme pro další parametr. Podskupiny definují další, detailnější parametr k specifikaci hledaných adres. Po stisku klávesy Enter na této pozici se objeví právě vyplněná tabulka Skupin, kde vybereme řádek (v našem případě první - STÁT). Odsouhlasíme klávesou Enter a v další tabulce "Podskupiny" stejným způsobem - aktivací řádků vepíšeme např. 01 ČESKO, na další řádek 02 SLOVENSKO, na další 03 NĚMECKO, 04 RAKOUSKO, 05 FRANCIE, apod. Pokud bude třeba až po řádek 99. Základní nabídkou programu je 15 řádků podskupin. Nové řádky do 99 si vytvoříme sami klávesou F4 , přebytečné zrušíme klávesou F8. Tím máme zadány kritéria pro multvariabilní třídění - skupinový výběr adres. Kódy můžeme kdykoliv editovat - změnit, přepsat, nebo v dlouhém seznamu podskupin rychle vyhledávat klávesou F7. Potom čísla těchto vytvořených kódů vepíšeme do vlastních karet. Při zápisu kódů můžeme použít jako nápovědy klávesu F1. Ukončení práce s kódy provedeme stiskem klávesy Esc.

36



8.4. Výběr kódů - (rychlé volání klávesa F4) Odstartujeme-li Výběr kódů, objeví se na displeji tabulka, jejíž svislý prosvětlený sloupek je přístupný pro doplnění předem definovaných kódů. Teprve po jejich zadání může dojít k selektivnímu dohledání skupiny adres. Pro zjednodušení a zrychlení výběru kódů použijeme nápovědu, klávesu F1. Po sestavení kódové kombinace stiskneme klávesu Esc a ze spodního rozhodovacího menu vybereme nabídku Vyhledat.. Program prohledá celý seznam adres a sestaví nám novou evidenci, kde budou vypsány jen ty adresy, které splnily zadané podmínky vyhledání. Například všechny adresy s kódem České republiky (v našem příkladě ČESKO). Velmi účinně můžeme vyhledávat nejen podle jednoho, ale i podle více libovolně zkombinovaných kódů. K prvnímu přidáváme další a další kódy (v našem příkladě VOLNĚ SYPANÝ MATERIÁL). Výběr bude podrobnější a na displeji se objeví adresy splňující oba, nebo i více parametrů současně.

AD-VYBER

Vybrané adresy lze vytisknout příkazem Alt+T (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu T, potom můžeme obě uvolnit). 8.5. Tisky - (rychlé volání klávesa F5) Tisky slouží k nastavení parametrů pro tisk adres technikou štítků, nebo obálek. Hodnoty v tabulce si nastavíme empiricky metodou pokus omyl. (Individuální dle použité tiskárny.) Obrázek napovídá základní nastavení pro tiskárny EPSON.

AD-TISK

8.6. Firma - (rychlé volání klávesa F6) Místo, pod kterým je uložena adresa držitele programu. Karta je stejná jako již dříve popsaná Adresa a data firmy v Parametrech v Hlavním menu programu. Vyplnění je důležité pro záhlaví tisků, pro sestavování hromadného příkazu k úhradě, do modulu Odbytu, Expedice k fakturaci, apod. V žádném případě nesmíme vynechat malé dialogové okénko Typ firmy. Zde je uveden zvláštní kód specifikující typ zpracovávané firmy: V – Jednoduché účetnictví Klávesou Esc vyvoláme spodní rozhodovací menu a potvrdíme uložení adresy. 8.7. Moduly - (rychlé volání klávesa F7) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut zrychlený přesun do některého z uvedených modulů k další práci. Provádíme klávesou Enter.

37



9. MAJETEK Modul majetku umožňuje vedení hmotného investičního majetku a nahrazuje tak ručně vedenou inventární knihu nebo inventární karty. Zároveň umožňuje úplně automatizovat odepisování HIM do výdejů v peněžním deníku na konci zdaňovacího období. Automatické odepisování provede výpočet podle zvolených kritérií platných pro odpis, a zároveň provede přímý zápis do již zmíněného peněžního deníku. V programu můžeme sledovat samostatně hmotný investiční majetek HIM, drobný hmotný investiční majetek DHIM a majetek tzv. evidenční DHIME, který není zařazen v předcházejících dvou kategoriích. (Jedná se většinou o hmotný majetek menšího významu a nižší ceny, pro který vedeme jen tzv. operativní evidenci.) Práce s modulem je maximálně přehledná a jednoduchá.

MAJETEK

HUD

UZÁVĚRKY

9.1. Nová karta - (rychlé volání klávesa F1) Nová karta slouží k zapsání nového majetku do evidence. Prosvětleným řádkovým kurzorem si najedeme na nabídku Nová karta a vybereme příslušnou pozici: 9.1.1. Hmotný investiční majetek Na obrazovce se objeví prázdná inventární karta HIM. Program vygeneruje nové inventární číslo, odvozené od předcházející karty. První dvojčíslí tvoří rok pořízení - program přitom vychází z nastaveného ročního období v tabulce Konfigurace, Nastavení parametrů programu. Číslo si pak můžeme sami dle potřeby jakkoliv upravit – což nedoporučujeme. Individuální tvorba čísla je možná pouze při prvním vyplňování karty, před uložením. Pozdější opravy inventárních čísel na kartě nebudou programem umožněny. Provázanost agend při odepisování apod. Kartu vyplňujeme podle jednotlivých dialogových okýnek. Pro výpočet ročních daňových odpisů i v jednoduchém účetnictví je potřebné vyplnit: - údaj o pořizovací ceně - odpisový režim = "D" - kontaci MD/D/stř.-výdajový sloupec/pomocný sloupec/stř. - oprávky celkem - zůstatkovou cenu - odpisovou skupinu - způsob a rok odpisů - odpisy celkem - zůstatkovou cenu HIM-KART

Další údaje na kartě jsou jen doplňkové, ale doporučujeme si je vyplnit. (Např. datum pořízení, či uvedení do provozu.) Doklad - zaznamenáme číslo faktury nebo pokladní doklad , který se vztahuje k nákupu. Účet - zapíšeme číslo účtu - sloupce, na který účtujeme pořízení majetku, obvykle 022, 028 apod.

38



9.1.1.1. Vyplňování parametrů odpisů % odpisů - nevyplňujeme Odpisový režim - vždy vyplníme D = daňové odpisy. Tím zabezpečíme, že program správně vypočítá odpis podle nastavených parametrů v číselníku daňových odpisů. Kontace uvedeme účetní souvztažnost pro automatické zaúčtování odpisů do peněžního deníku. Na stranu Má Dáti zadáme výdajový účet odpisů (dle osnovy např. 551 - sloupec režií peněžního deníku). Na stranu Dal si uvedeme nějaký pomocný účet (např. 999), který nepředstavuje žádný konkrétní sloupec klasického peněžního deníku ale jen účet pomocný. (Specialita tohoto programu jednoduchého účetnictví, systému na bázi účetnictví podvojného. (Např. kontace 551/999) Pozor na zařazení jednotlivých účtů v osnově do sloupců v klasickém peněžním deníku – identifikační znaky A,B ... P,R .. atd. Účet 551 je definovaný jako sloupec režie - znak P. U účtu 999 nesmí být žádná identifikace. Viz vzorová osnova. Do posledního malého políčka napíšeme číslo střediska. Oprávky celkem - u nového majetku bude 0. U majetku již odpisovaného je to součet všech dosavadních odpisů za předcházející roky. Zůstatková cena - u nového majetku bude rovna pořizovací ceně, u majetku již odepisovaného bude představovat částku, která ještě zbývá odepsat. Zůstatkovou cenu vypíšeme jak v levé části zadávací tabulky, tak i v pravé. Odpisová skupina - vypíšeme podle zařazení daného majetku do odpisové skupiny podle zákona o dani z příjmů. Jde o skupinu 1 - 5. Pokud napíšeme 6, program provede 100% odpis zůstatkové ceny. Způsob a rok odpisů - vypíšeme podle zvoleného způsobu odepisování. R - znamená rovnoměrný odpis, Z - znamená zrychlený odpis. Rok odpisů vypíšeme číslem podle skutečnosti. U nového majetku to bude 1 - tedy první rok odepisování. Odpisy celkem - vypíšeme stejné číslo jako v políčku oprávky celkem. § 34 - 10 % - je nepovinný údaj, slouží pouze pro evidenci 10% odpočtu ze vstupní ceny u nově pořízeného majetku. 9.1.1.2. Technické zhodnocení Nyní si popíšeme vyplňování parametrů při technickém zhodnocení. Pokud máme u HIM technické zhodnocení ještě v roce pořízení, nejde o technické zhodnocení a částku přičteme do políčka k pořizovací ceně. Pokud máme technické zhodnocení v dalších letech, zapíšeme údaje do řádku Technické zhodnocení, dále jej přičteme k zůstatkové ceně a u zrychleného odepisování současně upravíme rok odepisování znovu na číslo 1. U rovnoměrného odepisování není potřeba nic měnit, program začne sám brát v úvahu jiné % odpisů pro technické zhodnocení. Při dalším technickém zhodnocení postupujeme stejně, přičemž nové technické zhodnocení vždy přičteme k dosavadnímu. Při zadávání finančních hodnot do parametrů platí vztah: Oprávky celkem + Zůstatková cena = Pořizovací cena + Tech.zhodnocení V případě nesprávného zápisu jsme upozorněni chybovým hlášením a program nedovolí zavedení takovéto karty do evidence. Po ukončení zadávání údajů na kartě stiskneme klávesu Esc a z rozhodovacího menu ve spodní části vybereme požadovaný úkon Kartu zařadit a potvrdíme klávesou Enter. 9.1.2. Drobný hmotný investiční majetek Slouží pouze k evidenci pořízeného drobného hmotného investičního majetku DHIM, který je v jednoduchém účetnictví součástí zásob, protože nesplňuje kritéria pro zařazení do HIM. Po spuštění se na displeji objeví nová inventární karta s pořadovým číslem, které nabídne program a které si můžeme také jakkoliv přizpůsobit. Tvorba vlastního inventárního čísla je možná pouze u prvního zapisování karty. Pozdější oprava není dovolena. Obsah dialogových okýnek pro vyplňování je většinou podobný jako u HIM, ale jejich počet je menší. (Př. podobně jako u HIM napíšeme do políčka "účet" číslo účtu, které se vztahuje k pořízení DHIM. Obvykle to však bývá jiný účet, např. 501 3, který si v účetní osnově nadefinujeme. V klasickém peněžního deníku půjde o účet, sloupec režie.) Nakonec stiskneme klávesu Esc a z rozhodovacího menu ve spodní části vybereme požadovaný úkon - Kartu zařadit a potvrdíme klávesou Enter. 9.1.3. Evidenční drobný hmotný investiční majetek Slouží pouze k evidenci pořízeného drobného hmotného investičního majetku evidenční DHIM, který je v jednoduchém účetnictví součástí zásob, protože nesplňuje kritéria pro zařazení do HIM. Jedná se většinou o majetek menšího významu a nižší ceny, pro který vedeme jen tzv. operativní evidenci. 9.2. Prohlížení - (rychlé volání klávesa F2) Umožňuje prohlížení zavedených karet HIM, DHIM a DHIME. Pokud si v prohlížené evidenci najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na konkrétní položku a stiskneme klávesu Enter, vyvoláme si tak konkrétní kartu na displej. Tu je možné dodatečně doplňovat, opravovat apod. U HIM lze v prohlížení spustit individuální manuální daňový odpis do klasického peněžního deníku. (Jiný, hromadný automatický způsob odepisování veškerého zadaného majetku do klasického peněžního deníku, si popíšeme později). Ve spodní části evidence najdeme nápovědy: F5 - provede operativní vyhodnocení prohlížené evidence majetku. Dostaneme informaci o pořizovacích cenách, odpisech a zůstatkových cenách. Alt+F5 - pro firmy potýkající se s evidencí většího počtu kusů stejného druhu majetku - např. židle, stoly apod. Při prohlížení drobného, nebo evidenčního majetku si můžeme spustit přepočet evidovaných kusů na jedné kartě a pořizovací ceny. Prohlížená evidence se rozšíří o jeden nový sloupec Cena DHIM s vynásobenou pořizovací cenou. 39



F7 - rychlé vyhledání ve zvoleném sloupci, nebo hledání globální ALT+F7 bez ohledu na umístění hledané informace Alt+S - funkce dočasného abecedního, nebo číselného přetřídění evidence Alt+F - praktická funkce k vyfiltrování údajů dle požadovaného parametru, nebo k odfiltrování – dočasné odstranění požadovaných údajů Enter - aktivace řádku pro zápis změn editace, opravy Esc - Ukončení prohlížené evidence a návrat do menu Majetku HIM-EVID

9.3. Výpis odpisů - (rychlé volání klávesa F3) Prohlížení odpisů podle jednotlivých karet HIM, tak jak následovaly chronologicky za sebou od začátku odepisování. Všechny odepisované roky. Vidět jsou i informace o výši odpisů k danému inventárnímu číslu, informace o zůstatkové ceně, datumu odpisu a způsobu odpisu – automaticky, nebo manuálně přímo z karty. V nabídce Kompletně se na obrazovce objeví soupis odpisů všech karet. V nabídce Jednotlivě umožňuje program prohlížet odpisy podle jednotlivých inventárních karet. 9.4. Odepisování - (rychlé volání klávesa F4) 9.4.1. Daňové odpisy Daňové odpisy zajistí hromadný a automatický výpočet odpisů u všech zavedených karet HIM a jejich zápis do hlavního účetního deníku (HUD) = do klasického peněžního deníku. Podmínkou je vyplnění všech dříve popsaných povinných údajů na kartě. Spuštění provedeme tak, že si prosvětleným řádkovým kurzorem najedeme na Daňové odpisy a stiskneme klávesu Enter. Na displeji se objeví tabulka s výzvou ke kterému dni odpisy provádíme (zpravidla uvádíme k 31.12.XX.) a novým stisknutím klávesy Enter datum potvrdíme. Program nabízí jednotlivé karty a my dáváme klávesou Enter pokyn k vykonání odpisu. Program provádí kontrolu posledního odpisu, přičemž nedovolí vykonat nesprávný odpis. Hlídá časovou posloupnost odpisů, což znamená, že nemůžeme udělat chybný odpis nebo odpis na přeskáčku. 9.4.2. Účetní odpisy V programu jednoduchého účetnictví vidíme i nabídku Účetních odpisů, kterých si nebudeme nijak všímat. Pozbývají jakéhokoliv významu. Celý modul Majetek je z důvodu kompatibility a zjednodušení programátorského řešení podobný s bratrským programem podvojného účetnictví NOVA01 což není na závadu funkčnosti. 9.4.3. Parametry odpisů Zrychlené i rovnoměrné odpisy mají podle zákona o dani z příjmů přesně definované parametry pro výpočet. U rovnoměrných odpisů jsou to % pro jednotlivé skupiny majetku v prvním roce odepisování a v dalších letech a % pro zvýšenou cenu při technickém zhodnocení, u zrychlených odpisů jsou to místo % koeficienty. Tabulky parametrů obsahují zmíněné konstanty, které odpovídají hodnotám současného znění zákona o dani z příjmů. V případě úpravy těchto parametrů v zákoně je tabulka přístupná k editaci (klávesou Enter) a hodnoty je možno aktualizovat (ručním přepsáním). Tyto tabulky parametrů využívá program při výpočtu odpisů. První sloupec slouží pro skupinu majetku, kterých je celkem pět. Skupina č. 6 má nadefinované takové hodnoty, které zabezpečí výpočet 100% odpisu zůstatkové ceny majetku v kterékoliv skupině. Druhý sloupec obsahuje parametry pro první rok odepisování, třetí sloupec parametry v dalších letech odepisování a čtvrtý sloupec parametry pro zvýšenou vstupní cenu s technickým zhodnocením.

40



HIM-PARA

9.4.4. Simulace odpisů Nabídka umožňuje vytvořit vzorový odpis jakéhokoliv majetku, což nám může být pomůckou při volbě způsobu odepisování. Tento vzorový odpis je jen ukázkou, nikde v účetnictví se nepromítne. V tabulce, která se nám po simulaci objeví, máme znázorněny odpisy rovnoměrné i zrychlené v jednotlivých letech, odpisy v kumulativních součtech a vyčíslený vzájemný rozdíl mezi oběma způsoby odepisování v průběhu celé doby odepisování. 9.4.5. Provizorní odpisy - Plnohodnotné odpisy Pro jednoduché účetnictví je tato funkce neobvyklou. Jedná se o volbu mezi Provizorními odpisy (jen účetní a po měsících) a Plnohodnotnými odpisy (odpisy daňové na konci roku) slouží jako pomůcka pro celoroční práci účetních, kteří chtějí majetek provizorně účetně odepisovat a provizorně sledovat průběžnou výši nákladů v peněžním deníku. Provizorní odpisy (jen v měsíčním režimu na kartě v dialogovém okýnku Odpisový režim označeno písmenem M) provedou měsíčně záznam do účetního deníku HUD, na kartě se měsíční odpis nezaznamenává. Plnohodnotné odpisy (řádné daňové roční odpisy majetku na konci účetního období) provedou taktéž záznam do účetního deníku HUD a zároveň plnohodnotné odpisy částek i na majetkové kartě. POZOR - před Plnohodnotnými odpisy musíme nejprve ručně zrušit (klávesa F8) všechny provizorní účetní zápisy v HUD v jednotlivých měsících, a přes funkci Test - Komplet+Zůstatky zrestaurovat nové správné zůstatky v účetní osnově. Provizorní odpisy se spouští měsíčně a jen jako odpisy účetní. Běžné plnohodnotné odpisy se spouští jako odpisy daňové. Dále musíme mít na paměti i to, že pokud budeme systému měsíčních provizorních odpisů využívat, musíme na kartě v dialogovém okýnku % ročních odpisů zavést příslušné hodnoty v % a v dialogovém okýnku Odpisový režim zavést označení režimu M měsíční, R - roční na místo řádného daňového odpisu, který se jinak značí jako D - daňový režim. 9.5. Peněžní deník - (rychlé volání klávesa F5) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici se zrychleně přesuneme do modulu peněžního deníku k další práci. 9.6. Moduly - (rychlé volání klávesa F6) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut zrychlený přesun do některého z uvedených modulů k další práci. Provádíme klávesou Enter.

41



10. POKLADNA ADRESÁŘ

ODBYT

ČÍSELNÍK POKLADEN

DPH

PO K L A D N A

ÚČTUJ

ZAKÁZKY

Pro pokladní doklady

Pro faktury v předkontaci

HUD

SUD SPÁROVÁNÍ Přesun zaplacené faktury

UZÁVĚRKY

=

zavedení datum úhrady

ZÁVAZKY POHLEDÁVKY

KLASICKÝ PENĚŽNÍ DENÍK

Ke sledování toku finančních prostředků v hotovosti slouží v programu jednoduchého účetnictví modul Pokladna. Je zde tvořena pomocná evidenční pokladní kniha, která usnadňuje veškerou práci s prohlížením pokladní hotovostí, aniž by jsme se proplétali ostatními údaji peněžního deníku (banka, apod.). Do programu jsou nejprve zaznamenávány údaje z prvotních dokladů tzn. tvorba prvotních evidencí (pokladní kniha) a teprve z ní je proúčtováním odvíjen peněžní deník. V programu můžeme vést několik různých korunových pokladen, včetně pokladen valutových v zahraniční měně. Dále modul pokladna umožňuje tisk pokladních příjmových i výdajových dokladů a se značnou úsporou času tak nahrazuje klasické ruční doklady. Z pokladny lze provádět dodatečné proúčtování dokladů do peněžního deníku, nebo účtovat ihned při prvním zapisování dokladu. Stejně tak lze provádět dodatečný tisk pokladních dokladů při prohlížení evidence pokladny. Součástí modulu pokladna je i evidence prodejek provázaných na sklad (Odbyt, Expedice), tzn. evidence prodeje v hotovosti, z něhož lze provádět vyhodnocování denních, týdenních, měsíčních tržeb apod. Pokladnu spustíme po najetí kurzoru a stiskem klávesy Enter nebo horkou klávesu - prosvětlené písmeno "P". 10.1. Číselník - (rychlé volání klávesa F5) 10.1.1. Číselník pokladen Číselník pokladen si prohlédneme a vyplníme jako první, protože jeho správné vyplnění je důležité pro řádný chod celého modulu Pokladna. Program odtud čerpá celou řadu důležitých informací . Kurzorem najedeme na Číselník a potvrdíme Enter. Dalším stiskem klávesy Enter u požadované pokladny zaktivujeme řádek k zápisu a pokud je třeba, provedeme své vlastní úpravy. V tabulce můžeme za pomoci F4 přidávat další nové pokladny. PK-CISEL

42



Název pokladní knihy – slouží ke slovnímu označení, popř. popisu pokladny. Odpovídající názvy si stanovujeme sami dle potřeby. Maximální počet pokladen je 17 (17 řádků). HK - horká klávesa určuje, který znak - písmeno v názvu pokladny bude prosvíceno žlutě (při nastavení Color 1 v parametrech programu) a bude tak charakterizovat tzv. horkou klávesu k zrychlenému spouštění pokladny. Jde o povinný údaj. Pokud jej neuvedeme program nás nepustí dál. D - určení druhu pokladny: T – tuzemská pokladna (vedená v Kč) Z – zahraniční pokladna, (vedená v Kč, ale na základě přepočtu ze zahraniční měny) Určení typu pokladny patří mezi další povinné údaje. Není vyloučeno používat např. jen tuzemské pokladny, nebo všechny pokladny jako zahraniční. OZN - slovní označení formou zkratky je v číselníku nepovinné. Její zavedení je praktické u většího počtu pokladen a umožňuje přehlednější odlišení všech pokladních dokladů v jednotlivých evidencích v programu (v HUD, v evidencích DPH). Např. u valutových pokladen zavedeme DM pro pokladnu vedenou v markách, ATS pro pokladnu vedenou v šilinkách, E pro pokladnu v Eurech apod.). Pokladní doklady jsou pak charakterizovány tímto zvoleným označením a běžným pořadovým číslem pokladního dokladu. Znaménka operace + značí příjem, - značí výdej. Pokud je sloupec OZN prázdný (např. při používání jen jedné tuzemské pokladny) jsou doklady automaticky programem označovány Pp+ pro příjmy Pv- pro výdaje. Účet - předkontace pokladny účtů 211 1 (převzato z podvojného účetnictví. Tzn. určení sloupce poklady v peněžním deníku. Zavedený účet má dvě funkce: a) automatická předkontace účtů pokladny v účtovacím předpise (kontační tabulce) při účtování pokladních dokladů do peněžního deníku. V konečném důsledku to znamená především zjednodušení práce při zaúčtování jednotlivých dokladů. b) další užitečná funkce Párování pokladny. Tj. automatizovaná kontrola všech provedených a zaúčtovaných zápisů v evidenci pokladní knihy a s ní souvisejícího účtu 211 1, sloupce v peněžním deníku. (Funkce párování pokladny je podrobně popsána v příručce v kapitole "Servis - Párování saldokont".) Vyplnění tohoto sloupce v číselníku rozhodně DOPORUČUJEME! Pč.Př. - pořadové číslo posledního evidovaného příjmového dokladu Pč.Vý. - pořadové číslo posledního evidovaného výdajového dokladu - informace o tom, kolik pokladních dokladů je již v pokladně zaevidováno. Na jeho základě program přiděluje následujícímu dokladu následné pořadové číslo. Pozor na správný údaj při opravách a mazání nepotřebných dokladů! Vždy je nutné ručně ošetřit i tento číselný údaj o aktuálním počtu pokladních dokladů. Zůstatek Kč – důležitá informace o aktuálním zůstatku finanční hotovosti v pokladně v korunách, který se odvíjí od zavedených pokladních dokladů. Tento kontrolní zůstatek nedovolí sestavit výdajový pokladní doklad, kterým by se konečný stav pokladny dostal do mínusu. Pokud provedeme nějaké editační úpravy v evidenci pokladny, musíme následně aktualizovat i zůstatek pokladny stejně jako pořadová čísla prezentující počet příjmových, nebo výdajových dokladů. Na rozdíl od počtu příjmových a výdajových dokladů se zůstatek v číselníku obnoví automaticky při zavolání číselníku a jeho otevření na displeji. T - tisk – poslední sloupec můžeme označit znakem „A“, nebo „N“. A - znamená pokyn programu pro automatický tisk pokladních dokladů při jejich zápisu do evidence. N – netisknout pokladní doklady. Závěrem se můžeme ještě zmínit, že pokladní doklady lze tisknout dodatečně při prohlížení pokladní knihy za pomoci klávesy F10.

POZOR ! Pokud provedeme nějaké dodatečné editační úpravy v pokladní knize u pořadových čísel dokladů, musíme vždy, ručně, aktualizovat tento údaj v číselníku pokladen! Tzn. opravit pořadové číslo posledního evidovaného dokladu.

10.1.2. Číselník příjmů a výdajů Při práci s neustále opakujícími se doklady jistě oceníme malou pomůcku, do které si opakující texty příjmových a výdajových dokladů zavedeme. Po instalaci programu je číselník v základním návrhu od dodavatele. Shodný popis dokladu oceníme především při pozdějším prohlížení pokladní knihy a případné filtraci požadované společné informace za určité období (např. PHM, nebo tržba za služby apod.) 10.2. Příjem Výdej - (rychlé volání klávesa F1a F2) Nejprve si připomeňme jednu vlastnost, kdy program striktně hlídá předem nastavený datum zdanitelného plnění v parametrech programu (Hlavní menu, Konfigurace, Parametry) a datum zdanitelného plnění u zapisovaných dokladů do pokladny. Hlídána je tak návaznost na měsíční evidence DPH. Praktické opatření, které hlídá a vylučuje riziko omylu. Do vyšších měsíců, oproti měsíci nastavenému, nás program s upozorněním pustí. Do období nižšího nikoliv. Proto u plátců DPH dbáme na správné nastavení měsíce účtování. Neplátci DPH tento fakt mohou ignorovat! Po celý rok jim postačí nastavení jen jednoho měsíce 01. Zvolíme Příjem nebo Výdej, požadovanou pokladnu a potvrdíme klávesou Enter. Pořadové číslo dokladu je automaticky generováno z číselníku pokladen. Při vyplňování údajů se přemísťujeme mezi jednotlivými okénky klávesou Enter, nebo pomocí kurzorových Šipek. Těmi zajistíme i pohyb v řádku dialogového okýnka.

43



Den zdanitelného plnění - zapisujeme ve formátu dd.mm. (např. 1.květen ve tvaru 01.05.). Platba za - slouží k výstižné poznámce informující při pozdějším prohlížení pokladny (klasického peněžního deníku) o podrobnostech takovéto platby. Pro text opakujících se příjmů a výdejů doporučujeme využít číselník příjmů a výdejů. Ten si předem stanovit a pak jej pomocí klávesy F1 u tohoto dialogového okýnka vyvolávat. PK-PRJ

Firmu - pro plné využití funkcí programu (např. filtrování, sortování apod.) je vhodné firmu doplnit z adresáře přes klávesu F1 vyvoláme celý seznam zavedených adres z modulu Adresáře, nebo rychlejší F7. Do dialogového okýnka zapíšeme jen část z názvu firmy a po stisku klávesy F7 - (na displeji poznámka 1) program provede užší výběr adres odpovídající zadanému řetězci znaků. Pokud jsme název firmy specifikovali podrobněji, program adresu dohledá jako jedinou a automaticky dosadí. Vždy je dosazen zkrácený název firmy z karty V případě, kdy se setkáme s adresou novou, kterou ještě nemáme v Adresáři, stiskneme klávesu Esc a ze spodního menu vybereme nabídku Nová adresa. Proces zápisu pokladního pohybu je dočasně přerušen a objeví se prázdná karta, do které si novu adresu obvyklým způsobem zavedeme. Po ukončení zápisu jsme vráceni zpět na původní pozici pokladny, kde budeme ve vyplňování údajů pokračovat. Nedoporučujeme adresář ignorovat a doplňovat názvy firem improvizovaně! Částka Kč - uvedeme celkovou částku dokladu včetně DPH. Program je vybaven funkcí, která usnadňuje práci při pořizování mnoha dokladů do programu. Jedná se o možnost využít tzv. kumulovaný zápis více paragonů do jednoho pokladního dokladu bez nutnosti používat kalkulačku a pomocné poznámky. Funkce se vyvolává v tabulce při prvotním zápisu dokladů (příjmu, výdeje) klávesou F1. Do nové malé tabulky na displeji lze zápisy zjednodušeně provést několika způsoby: 1) Vždy celou částku do dialogového okýnka DPH 22%, nebo DPH 5% a do dialogového okýnka Základ DPH vložíme jen znak + z numerické klávesnice. Po potvrzení Enter program vše dopočítá a vzniká pomocná evidence takto zaváděných paragonů. V evidenci lze použít většinu běžných funkcí programu (F4 - další zápis, F8 - smaž řádek, Enter editace aj.). 2) Zapsat jen skutečnou částku základu do dialogového okýnka Základ DPH a do dialogového okýnka DPH 22%, nebo DPH 5% vložit znak + z numerické klávesnice. Po potvrzení Enter program opět vše dopočítá do pomocné evidence zaváděných paragonů. 3) Provádět klasický zápis rozložené celkové částky do jednotlivých dialogových okýnek Základ DPH a DPH 22%, nebo DPH 5%. Na závěr po ukončení klávesou Esc provede program celkový součet u zaváděných dokladů a dosadí konečné částky pro zavedení společného příjmu, nebo výdeje do účetnictví. POZOR ! desetinnou čárku zapisujeme pomocí tečky ! Pokud pracujeme pod systémem WINDOWS 95/98/2000 a neprovedli jsme opravy české klávesnice v souboru autoexec.bat viz. kapitola Systémové požadavky pro WIN95/98/2000, nemůžeme použít tečku na numerické klávesnici, která není tečkou! Po úpravách a zrušení příkazu keyb cz ano. Ohl.povinnost - pro pokladní pohyby, které spadají pod ohlašovací povinnost. Označit je můžeme např. znaménkem +. Sestavení seznamu pro ohlašovací povinnost pak provedeme za pomoci základních funkcí programu tj. filtrů a sortingu v pokladní knize v prohlížení. Poslední sloupec obsahující náš zavedený znak + je umístěn za pravým okrajem displeje. Daňová evidence - jen pro plátce DPH. Pravá strana tabulky pokladního dokladu je určena pro zápis údajů o DPH do evidence DPH. Rozepisujeme základ DPH a výši DPH podle jednotlivých sazeb. Neplátci DPH nemusí tato dialogová okýnka vyplňovat! Při rozpisu DPH nás program hlídá a kontroluje, zda jsme správně rozepsali celou částku dokladu. Tolerance výpočtu je 0,2%. Na případný numerický rozdíl jsme upozorněni blikajícími hodnotami. Jednotlivé evidence jsou od 1.1.2001 dle zákona o DPH označeny kódy (201-210, 301-310, 321-335, 331-360, 400-445). Pomocí těchto kódů budeme DPH zařazovat do jednotlivých evidencí DPH. Tomu je přizpůsoben i program při zápisu pokladních dokladů. Vždy, když budeme o patřičném kódu rozhodovat, můžeme v dialogovém okýnku použít nápovědu klávesou F1. Doporučujeme věnovat uvedenému zákonu zvýšenou pozornost, nebo se poradit se svým daňovým poradcem o způsobu zařazování. 44



Následující tabulka je jen orientační pomůckou pro lepší názornost nové problematiky v programu u dokladů s nárokem na plný odpočet daně.

U přijatých faktur Pfa U vydaných faktur Vfa U pokladen

Původně Tuzemské Pfa 22% Tuzemské Pfa 5% Tuzemské Vfa 22% Tuzemské Vfa 5% Příj.pokl.dokl. PoP 22% Příj.pokl.dokl. PoP 5% Výd.pokl.dokl. PoV 22% Výd.pokl.dokl. PoV 5%

Po novu Kód 305 304 445 444 445 444 305 304

V modulu Odbyt je zařazování DPH u vystavených dokladů začleněno přímo do programu. Tzn. že je akceptován nový režim DPH a zařazování do správných evidencí probíhá automaticky (u tuzemských faktur 444 a 445). U příjmových dokladů zadáváme: osvobozeno částky plnění, která jsou osvobozena na výstupu podle §25 a použijí se pro výpočet krátícího koeficientu DPH na vstupu podle §20 zákona o DPH (nabídka dle číselníku DPH po zavolání klávesou F1). Při: bez nároku nemusíme částky zapisovat, do krátícího koeficientu nevstupují. Údaj není povinný. U výdajového dokladu můžeme zadat i DPH z JCD při dovozu. Nabídka dle číselníku DPH po zavolání klávesou F1, pozor na krátící koeficient DPH. Zapisujeme částky, které jsou na daňovém dokladu bez DPH (např. poštovné atd.), aby se rozepsala celá částka dokladu. Vyplnění však není nutné. V pokladně pracujeme celkem ve třech rovinách, kdy si musíme dát pozor především na zápisy spojené s DPH: a) Přímý nákup prodej. Např. drobný nákup režijního materiálu v maloobchodě, nebo příjem tržby apod. Vyplňujeme všechny údaje příjem, výdej včetně informací o DPH. Doklad lze zaevidovat do pokladní knihy, do evidencí DPH a zaúčtovat přímo do peněžního deníku. b) Dalším zápisem je výběr nebo vklad hotovosti z běžného účtu v bance. U takovéhoto zápisu se pochopitelně nevyskytuje žádná informace o DPH. Doklad zaevidujeme do pokladní knihy a zaúčtujeme do peněžního deníku. c) Třetí případ je spojen s přímou úhradou faktury v hotovosti. Mírně si teď jen doplníme, že každou fakturu (i takovou, kterou ihned při jejím obdržení platíme) musíme mít předem řádně zapsánu v evidenční knize přijatých, nebo vydaných faktur. V programu modul Závazky a pohledávky. V pokladně pak Pozor na záznam o DPH! Ten již nevypisujeme! Byl pořízen při zápisu faktury. Při přímých úhradách faktur v hotovosti se pokladna chová stejně jako banka, tzn., že může dojít ke párování faktur, automatickému zápisu datumu úhrady do evidence faktur a k zápisu do peněžního deníku atd. Tato problematika je dále propojena ještě s účetnictvím saldokonta, předkontacemi a jsou jí věnovány další kapitoly v příručce Závazky pohledávky a Peněžní deník – Banka.

POZOR ! na úhradu faktury v hotovosti! DPH bylo pořízeno již při zápisu do knihy faktur v modulu Závazky a Pohledávky.

Příjem, výdej kdykoliv ukončíme klávesou Esc. Ve spodním rozhodovacím menu je nám nabídnuto zaúčtování do peněžního deníku. Úkon potvrdíme klávesou Enter. 10.2.1. Daňová kalkulačka Program je vybaven daňovou kalkulačkou, drobnou pomůckou pro výpočty DPH u zjednodušených pokladních dokladů. Postup práce je pak ten, že do dialogového okýnka Zd.obrat vepíšeme celou částku včetně DPH a stiskneme klávesu F2 (viz na displeji pozn.2) program částku přepočítá a rozdělí na základ a DPH. K dispozici máme i druhý, přesnější způsob výpočtu pomocí tzv. koeficientu. Používá se za stejných podmínek jako v předchozím případě ale za pomoci klávesy F1. Pokud máme doklad s oběmi sazbami 5% i 22% DPH musíme nejprve ručně provést rozpočítání celkových částek s DPH pro každou sazbu zvlášť a jednotlivě je dosadit do tabulky. Pokud však použijete zápis příjmů, nebo výdajů přes klávesu F1 - pro zápis kumulovaných paragonů, problém s ručním rozpočítáváním samozřejmě odpadá. 45



10.2.2. Zaúčtování Příjmu, Výdeje do peněžního deníku Pořizování dokladu může probíhat dvoufázově: 1. fáze - nejprve účtovat 2. fáze - pak zapsat do evidence

1. fáze - zapsat do evidence 2. fáze - později zaúčtovat z evidence

Ve spodním rozhodovacím menu příjmu, výdeje nám bylo nabídnuto účtovat. Proúčtování dokladu do peněžního deníku, které doporučujeme! Okamžité proúčtování dokladu však není podmínkou. Účtovat lze i dodatečně z evidence pokladní knihy. Potvrzením účtování se na displeji objeví kontační tabulka, kterou vyplníme. Nyní si však vysvětlíme co kontační tabulka představuje a jak se v ní zorientovat. V klasickém peněžním deníku se se svým účetním zápisem pohybujeme v jednom řádku. Na levé straně deníku zapíšeme např. výdej v hotovosti z pokladny a na straně pravé specifikujeme o jaký výdej se jedná, třeba režie a DPH. Zápis je vždy numericky vyvážený aniž si to nějak uvědomujeme.

Levá strana Peň. Deníku

Pravá strana Peň. Deníku

Pokladna

Zatřídění pohybu

Příjem

Výdej

Příjmy

122,- Kč 122

=

Výdeje

DPH

100, - Kč

22,- Kč

100

+

22

Příklad zápisu v programu jednoduchého účetnictví na bázi účetnictví podvojného Účet – sloupec

Účet - sloupec

Účet - sloupec

211 1

501 1

343 1

Při účtování v kontační tabulce se se svým zápisem pohybujeme z vrchu dolů. V horní části vždy zapíšeme např. výdej, příjem z pokladny a ve spodní části tabulky specifikujeme druh výdeje, příjmu. Třeba režie, nebo tržba.

Horní část kontační tabulky v programu Výdej 122,- Kč

Pokladna

Účet - sloupec pokladny 211 1

Spodní část kontační tabulky v programu Zatřídění pohybu

Účet - sloupec pohybu

22, - Kč

DPH

343 1

100,- Kč

Výdej

501 1

Z uvedeného popisu je vidět, že jsme klasický systém zachovali, ale na displeji jen trochu pootočili. PK-UC

Při předem stanovené automatické předkontaci účtů – sloupců pokladny v číselníku pokladen, a vytvořené předkontace DPH účtů – sloupců, v modulu Závazky pohledávky, Kontace, máme práci z účtováním dokladu nesmírně usnadněnou. Prakticky doplníme jen přesné označení chybějícího výdajového, příjmového účtu a potvrdíme zápis do peněžního deníku. 46



Popis jednotlivých dialogových okýnek: Účet - sloupec pokladny v peněžním deníku. Zpravidla vždy 211 1. Pokud máme definovanou předkontaci, je tento účet programem již automaticky dosazen. V případě potřeby zapíšeme i jiné číslo účtu pokladny dle účetní osnovy. Pomůžeme si nápovědou F1. Doklad - číslo je převzato za zápisu z pokladního dokladu. Datum - programem automaticky převzato ze zápisu z pokladního dokladu. Příjem, Výdej Kč - celková částka převzata z pokladního dokladu. Údaje pro spárování předkontovaných faktur - jen při úhradě faktur v hotovosti. Slouží pro zavedení údajů ke spuštění funkce párování S.účet - saldokontní účet, použijeme výhradně jen při placení faktur v hotovosti. Postup této práce si popíšeme v následující kapitole Úhrada faktur v hotovosti. Variabilní symbol placené faktury. Smí obsahovat pouze číslice! Použijeme jej jen ve spojení s S.účtem při placení faktury v hotovosti. Postup práce si popíšeme v následující kapitole Úhrada faktur v hotovosti. Text - do klasického peněžního deníku. Většinou je již automaticky doplněn programem z pokladního dokladu. Rozkontování - příjmu nebo výdeje vyplňujeme dvojím způsobem: 1) U běžných pokladních případů kontační tabulku – účty vyplňujeme ručně. Můžeme kdykoliv použít nápovědu účetní osnovy klávesou F1. Zavedená předkontace pokladny a DPH usnadní značnou část naší práce. 2) Pro spárování saldokontních faktur (popsáno níže v samostatné kapitole Úhrada faktur v hotovosti) je rozkontování automaticky doplněno z předkontace SUD. Pohyb po sloupcích účtovacího předpisu zajistíme klávesou Enter, nebo kurzorovými Šipkami, i do stran v dialogovém okýnku. Ukončení vkládání dat a pokyn k vlastnímu proúčtování spustíme po stisku klávesy Esc a potvrzením Zapsat ve spodním rozhodovacím menu. Po provedeném zaúčtování nás program vrátí zpět do tabulky příjmu / výdeje, místa, kde jsme pořizovali základní údaje dokladu. Po účtování musíme zápis ještě dokončit pokynem Zapsat evidence. V úvodu jsme si doporučili výhodné okamžité proúčtování dokladu do peněžního deníku již při zápisu příjmu, výdeje. Máme však možnost proúčtovat doklady i později z pokladní knihy při prohlížení záznamů. Neproúčtovaný doklad je označen znakem "*". Dodatečné proúčtování dokladu do peněžního deníku spustíme klávesou + na numerické klávesnici, nebo kombinací kláves Alt+Z. Práce s dokladem tedy probíhá vždy dvoufázově ve dvou variantách: a) DOPORUČENO účtování hned při pořizování dokladu: 1.fáze - po vypsání základních údajů do tabulky spustíme účtovat 2.fáze - po zaúčtování dáme pokyn zapsat do evidence b) účtování dodatečné z evidenční pokladní knihy: 1.fáze - po vypsání základních údajů do tabulky potvrdíme jen pokyn zapsat do evidence 2.fáze – k zaúčtování dokladu dáme pokyn dodatečně z prohlížení pokladny Provedení obou fází ať v jedné, nebo druhé variantě je důležité a při opomenutí jedné z nich způsobíme chybu. Poměrně snadno ji lze objevit a dodatečně opravit (např. saldokontní kontrolou Párování pokladny). Může se stát, že: 1) Doklad zapomeneme ještě zapsat do evidence. Vznikne nesoulad mezi účetním stavem prezentovaným v peněžním deníku (sloupce - účtu 211) a evidencí pokladní knihy. Opravovat budeme evidenci stav účetní bude správný. 2) Doklad zapomeneme proúčtovat - bude zapsán jen v pokladní knize. Z praktického hlediska nejde o chybu. Doklad je v evidenci prezentován jako neproúčtovaný se znakem "*". Stačí dodatečně proúčtovat. Před opravou, při kontrole celkového součtu klávesou F2, nebude souhlasit konečný zůstatek v pokladní knize s účetním stavem prezentovaným v peněžním deníku (sloupce - účtu 211). Správný bude zůstatek v pokladní knize. 10.2.3. Úhrada faktury v hotovosti Nejprve si připomeneme, že všechny faktury musí být předem zaevidované v evidenční knize faktur a předkontované v SUD. (Předkontace do SUD je podrobně popsána v kapitole Závazky pohledávky, Předkontování dokladu.) Podobně jako při účtování bankovních výpisů, i v našem modulu Pokladna funguje tzv. párování, které zajistí automatické dosazení datumu úhrady do evidence faktur a zároveň zapíše předkontované faktury ze saldokontního účetního deníku SUD do hlavního účetního deníku HUD (tj. do klasického peněžního deníku). Postup práce při částečné úhradě faktury v hotovosti je shodný s postupem popsaným pro bankovní výpisy. Saldokontního systému využijí především plátci DPH a firmy s větším počtem zpracovávaných faktur. Neplátci DPH a firmy s minimálním počtem faktur se nemusí touto problematikou dále hlouběji zabývat. S těmi si ústně (vzhledem k jejich menšině) probereme jiný, zjednodušený postup práce s programem.

47



PK-PFAj

Při placení faktury v hotovosti musíme vyplnit v účtovacím předpise doplňkové informace pokladny Údaje pro spárování předkontované faktury. S.účet - saldokontní účet. U došlých faktur jde obvykle o účet 321 1 pro tuzemské závazky, u faktur vydaných obvykle o účet 311 1 pro tuzemské pohledávky apod. (Vychází z principu účetnictví na bázi účetnictví podvojného.) Variabilní symbol - za předpokladu, že jsme vyplnili dialogové okýnko saldokontní účet, musíme vyplnit i okýnko variabilní symbol. VS smí obsahovat pouze číslice! Vyplněním těchto dvou okýnek jsme splnili základní podmínky pro funkci párování předkontované faktury, která čeká na svoji úhradu v pomocné evidenci účetnictví saldokonta - SUD. Text - do peněžního deníku. Po spárování saldokontní faktury se text vytvoří automaticky následovně: a) na první pozici je identifikační označení knihy, ve které evidujeme účtovanou fakturu (P-1 ..., Z-1 ...), b) na druhé pozici najdeme interní pořadové číslo této faktury v naší evidenci, c) následuje VS, d) na posledních pozicích najdeme zkráceně název firmy. Rozkontování - příjmu, výdeje. Při správném spárování předkontovaných faktur se většina údajů – účtů – sloupců doplní automaticky z předkontace z SUD za předpokladu splnění čtyř podmínek: - saldokontní účet v osnově, ve sloupci Id, je přiřazen ke konkrétní knize faktur a v ní je požadovaná faktura zaevidovaná. Viz kapitola Specifikace účtů a Závazky pohledávky - Servis - Saldokonta - faktura zapsaná v saldokontu (SUD) - správný variabilní symbol - faktura nemá v knize faktur datum úhrady Načtené údaje v kontační tabulce překontrolujeme a potvrdíme. Dojde ke spárování, předkontace bude vymazána z SUD a přesunuta do HUD, tj. klasického peněžního deníku. Do evidenční knihy faktur bude dosazen datum úhrady. PK-UCFK2

10.3. Prohlížení - (rychlé volání klávesa F3) Podíváme se, jak se nám příjmy, výdeje zapsaly do evidence pokladní knihy, které provádíme v modulu Pokladna v Prohlížení. Klávesou Enter zvolíme požadovanou pokladnu. Na displeji se objeví chronologický výpis pokladní knihy. Šipky v pravém horním rohu >>> naznačují možnost nahlédnout i za pravý okraj displeje.

48



PK-EVID

Znak * mezi prvním a druhým sloupkem nás informuje, že pokladní pohyb není proúčtován do HUD – klasického peněžního deníku. Alt+Z - Zaúčtování, (nebo klávesa + na numerické klávesnici) vyvolá na obrazovku kontační tabulku k proúčtování pohybu do HUD – klasického peněžního deníku. Doplníme účty - sloupce a přes klávesu Esc a spodní rozhodovací menu potvrdíme proúčtování do HUD – klasického peněžního deníku + - Zaúčtování, viz odstavec výše F2 - Počítej, operativní součet všech příjmů a výdejů v pokladně. Zůstatek je v korunách, nebo valutách. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. Tak lze kontrolovat zůstatky po určitý doklad, po určitý den v roce apod. Dbáme, aby zůstatek evidence byl v souladu s číselníkem pokladen! F5 - Vyhodnocení, operativní celoroční přehled příjmů, výdejů v pokladně seřazen po měsících. Údaje jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Vyhodnotit lze nejen běžnou evidenci pokladny, ale i jakkoliv upravené filtrem, sortingem. Získáme tak např. měsíční přehled nákladů na benzin včetně jejich součtů za jednotlivé měsíce apod. Alt+F5 - Přepočet zůstatků hotovosti pokladny k jednotlivým pokladním dokladům v modulu Pokladna. Po stisku kláves Alt+F5 se prohlížená evidence pokladny rozšíří o jeden poslední sloupec ve kterém se dílčí aktuální zůstatky pokladny nově zobrazí. F7 - Vyhledávání, vyhledání požadované informace ve volitelném sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na umístění hledané informace ve sloupcích. F10 - Dodatečný tisk pokladních dokladů z prohlížené evidence. Funkce je ještě doplněna o volbu tisku jednoho, nebo dvou dokladů na jednom listě papíru formátu A4. Alt+S - Sortování, záznamy v pokladní knize si přeskládáme např. podle abecedy. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování, při pozitivním filtrování lze vytáhnout údaje jednoho druhu. Například při aplikaci ve sloupci Popis příjmu nebo výdeje údaj "benzin" (k vidění budeme mít zkrácený výpis všech zápisů týkajících se benzinu) apod. U negativního filtrování ve sloupci Popis příjmu nebo výdeje lze z prohlížené sestavy odstranit např. právě doklady týkající se benzinu (záznamy o benzinu budou v upraveném výpise pokladny scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění) Alt+L - Přehled DPH v evidenci k jednotlivým dokladům, kdy dostáváme na displej ucelený výpis zavedených údajů o DPH u jednotlivých dokladů a od 05/2001 včetně numerických součtů na displeji. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu apod. Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento řádek k opravám POZOR ! Při opravách pozor na vzájemné souvislosti v programu! 1.- zůstatek Kč v evidenci pokl., na účtu HUD i v číselníku pokladen 2.- pořadová čísla dokladů Příjmů a Výdejů v číselníku pokladen 3.- provázanost identifikačních odkazů v evidenci DPH 4.- provázanost proúčtovaných dokladů včetně identifikačních odkazů v HUD Esc - Ukončení prohlížení pokladní knihy Závěrem této kapitoly si musíme ještě říci jedno důležité upozornění. Evidence pokladny se skládá z několika sloupců. Každý ze sloupců má svou vnitřní funkci v programu. Proto nesmíme do jednotlivých sloupců v evidenci dosazovat jiné údaje, než ke kterým byly svým charakterem určeny! Zákaz platí především pro sloupec datumu a částky. Pokud se i přesto drobným individuálním poznámkám, nebo značkám nevyhneme, použijeme pro tyto účely pouze sloupce Popis příjmu nebo výdeje, případně sloupce Firma! 10.4. DPH - (rychlé volání klávesa F4) DPH v modulu Pokladna slouží k vedení daňových evidencí vytvářených současně s pořizováním příjmů a výdejů do pokladní knihy. Evidence DPH je společná jak pro modul Pokladna, tak i pro modul Závazků a Pohledávek. Jednotlivé zápisy DPH 49



jsou chronologicky řazeny a doprovázeny přehlednými identifikačními znaky, které brzy oceníme. Např. identifikační znak: POKLADNA - je informace v evidenci DPH vztahující se k dokladu k pokladně Z-1 23 - je informace o tuzemské přijaté faktuře (Pfa) s interním pořadovým číslem 23 P-1 12 - je tuzemská vydaná faktura (Vfa) s interním pořadovým číslem 12 ….

Předfiltr DPH

Při prohlížení vybereme konkrétní typ požadované daňové evidence, zadáme měsíc a na displej získáme evidenci DPH k prohlížení. Ve spodní části obrazovky jsou pak umístěny nápovědy, nabízející další práci s evidencí. PK-DPH

F2 - Počítej, numerický součet ve sloupcích Zdaň.obrat a DPH Kč vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. F4 - Přidej řádek, po stisku klávesy F4 nám program nabídne jeden prázdný řádek k doplnění údajů. Vyplněním posledního sloupce naskočí nápověda s možností přesného umístění nového řádku do evidence. Při dopisování údajů dbáme na přesnost popisu a umístění identifikačních znaků. Jakákoliv odlišnost může způsobit chybu. F8 - Zruš řádek, slouží k vymazání řádku, na kterém se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor. Funkce je blokována dvojitou otázkou a dvojitou odpovědí. Alt+S - Sortování, záznamy v daňové evidenci si můžeme operativně přeskládat např. podle abecedy, nebo číselně. Alt+F - Filtrování, při pozitivním filtrování lze získat k dočasnému prohlížení údaje jednoho druhu. Například při aplikaci ve sloupci Agenda, evidence číslo – napíšeme POKLADNA, k vidění bude zkrácený výpis všech daňových zápisů vztahujících se k pokladně apod. Při negativním filtrování ve sloupci Agenda, evidence číslo lze z prohlížené sestavy odstranit např. právě doklady týkající se pokladny. Záznamy DPH vztahující se k pokladně budou v nově upraveném výpise daňové evidence scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu apod. Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento řádek k opravám. Uzávěrkám DPH pro měsíční, nebo čtvrtletní plátce je věnována samostatná kapitola v závěru manuálu. Uzávěrku si kdykoliv velmi jednoduchým a rychlým způsobem vyvoláme. Uzávěrka DPH je sestavovaná z této evidence DPH. 10.4.1. DPH – Hledej v evidencích Pomůcka k prohledávání všech typů daňových evidencí v programu ve všech 12ti zdaňovacích obdobích. Po volbě se na displeji objeví dialogové okýnko pro zápis požadované sekvence hledaných znaků. Např. jen obyčejná tečka "." nám umožní vidět úplně všechny záznamy DPH ze všech daňových evidencí za celý rok apod. Hledanou společnou sekvencí může být také slovo, částka, název firmy, identifikátor např. Z-1, nebo POKLADNA, datum apod. 50



10.5. Evidence prodejek - (rychlé volání klávesa F6) Evidence prodejek je tvořena při prodeji (maloobchodní, nebo velkoobchodní prodej za hotové peníze) z modulu Odbytu. Evidence prodejek umožňuje pohodlné vyhodnocení tržeb v denním, týdenním, měsíčním, případně i v jakkoliv jinak volitelném časovém období. Na displeji vidíme chronologicky zapsané prodejky k prohlížení. S evidencí lze pracovat za pomoci: F5 - Vyhodnocení, funkce provádějící operativní přehled prodejek ve zvoleném časovém období. Na displeji získáme přehlednou tabulku, kterou si můžeme prohlédnout a klávesou Enter odsouhlasit. Funkcí F5 můžeme přehodnotit nejen běžnou evidenci prodejek, ale i jakkoliv napřed upravené funkcí Alt+F. F7 - Vyhledávání, vyhledání požadované informace v konkrétním sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na umístění hledané informace ve sloupci. Alt+S - Sortování, záznamy v evidenci prodejek si přeskládáme např. podle abecedy. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování, při pozitivním filtrování lze k prohlížení vytáhnout údaje jednoho druhu. Například při aplikaci ve sloupci Datum (k vidění budeme mít zkrácený výpis všech zápisů týkajících se zvoleného dne, nebo měsíce) apod. Při negativním filtrování ve sloupci Datum lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit např. doklady týkající jednoho dne, nebo měsíce, doklady tohoto období budou v upraveném výpise prodejek scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění. F2 - Počítej, operativní součet evidence. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. PK-PROD1

PK-PROD2

Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížené sestavy, i upravené za pomoci filtrů, sortingu, nebo po vyhodnocení F5 apod. Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento k opravám. 10.5.1. Zavedení tržby do pokladny Z evidence prodejek se tržba přenáší do příjmu pokladny tak, že si prodejky nejprve vyhodnotíme klávesou F5, kdy volíme požadovaný datumový úsek, který nás zajímá. Program provede výběr částek v jednotlivých sazbách DPH a sestaví přehlednou tabulku. Stiskneme Enter (OK) a poté se přesuneme do příjmu požadované pokladny. Zápis v příjmu pokladny je tímto postupem již automaticky vyplněn. Nám stačí se vším jen souhlasit a tržbu zavést jedním klasickým příjmovým dokladem do pokladní knihy. Popř. i ihned proúčtovat. Tímto postupem vyloučíme omyl při přenosu data oceníme značnou úsporou času. 10.6. Moduly - (rychlé volání klávesa F7) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut zrychlený přesun do některého z uvedených modulů k další práci. Provádíme klávesou Enter.

51



11. ZAKÁZKY Univerzální modul s širokým záběrem využití. Jeho hlavní zaměření je soustředěno na vyhodnocování všech výdajů a příjmů ke sledovaným zakázkám. V případě potřeby si tak můžeme operativně u každé z nich vyhodnotit ziskovost nebo ztrátu. Modul lze úspěšně využít i ke zcela jiným účelům. Např. sledování rozpracované výroby, nebo evidenční sledování zaměstnanců, co kdo kdy nafasoval apod. 11.1. Číselníky - (rychlé volání klávesa F4) Tak jako všude jinde v programu i zde platí, že si před začátkem práce nadefinujeme číselníky. 11.1.1. Zakázky Jde o seznam zakázek, o číselník, který jsme si popsali již na počátku příručky u Hlavního menu programu, Číselníky, Zakázky. Do prvního dialogového okýnka, vepíšeme potřebné údaje dle nápovědy a zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás současně přesune do dalšího sloupce v tabulce k zápisu. Po vyplnění všech sloupců, poslední stisk klávesy Enter celý zápis ukončí a automaticky nabídne další nápovědu, pomocí které zařadíme právě vyplněný řádek do evidence, na konkrétní pozici. ZK-CISEL

11.1.2. Náklady, tržby Seznam výdejů a příjmů, které budeme potřebovat ke sledování u jednotlivých zakázek. Uvedené účty – tzv. kódy vycházející z podobnosti účetní osnovy. Účty začínající číslem 5… jsou výdeje, účty začínající číslicí 6… jsou příjmy. Přesnější popis názvu účtů si dle potřeby upravíme sami. Provádí se klasickou editací jednotlivých řádků, tj. aktivací řádku k zápisu klávesou Enter. Tento číselník nemá žádnou přímou spojitost s účetní osnovou, ani s peněžním deníkem, i když se tak na první pohled jeví. ZK-NATR

11.2. Zápis pohybu - (rychlé volání klávesa F1) Zápisy pohybů na zakázkách lze provádět dvěma způsoby: 1) Do tabulky pro zápis pohybu ručně postupně vpisujeme údaje přesně tak, jak si je od nás žádají její dialogová okýnka. 2) Při pořizování základních údajů v modulu Pokladna, nebo Závazky a Pohledávky si můžeme dle těchto spodních rozhodovacích menu odskočit do modulu Zakázek přímo do tabulky pro zápis pohybu. Více jak 90% údajů budeme mít již doplněno. (Datum, číslo pokladního dokladu, nebo číslo faktury, částku v Kč, popř. název firmy). Stačí doplnit jen číslo zakázky (např. pomoci nápovědy F1) a určení přesného druhu výdaje, nebo příjmu v dialogovém okýnku Konto. Po vyplnění všech údajů vyvoláme spodní rozhodovací menu zápisu položek a vše potvrdíme přes Zapsat. V případě, že jsme si odskočili do zakázek z jiného modulu (např. z Pokladny), jsme po potvrzeném zápisu v Zakázkách vráceni zpět do původního modulu.

52



ZK-POHYB

11.3. Prohlížení pohybu - (rychlé volání klávesa F2) Zapsané pohyby si můžeme prohlížet: podle období - všechny pohyby na všech zakázkách ve zvoleném časovém úseku, nebo podle zakázek - všechny pohyby k jedné zakázce. V evidenci pohybů vybraných podle období můžeme záznamy dle potřeby opravovat, editovat, případně i klávesou F8 zrušit. S evidencí můžeme dále pracovat s pomocí funkčních kláves: F7 - Vyhledávání, vyhledání požadované informace v konkrétním sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na umístění hledaného údaje ve sloupcích evidence. Alt+S - Sortování, záznamy v evidenci si přeskládáme podle abecedy, nebo číselně. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování, při pozitivním filtrování lze vytáhnout k prohlížení údaje jednoho druhu. Například při aplikaci ve sloupci Datum (k vidění budeme mít zkrácený výpis všech zápisů týkajících se zvoleného dne, nebo měsíce) apod. Při negativním filtrování – dočasné odstranění požadované informace. Např. ve sloupci Datum lze z prohlížené sestavy odstranit doklady týkající se jednoho dne, nebo měsíce, doklady tohoto období budou v nově upraveném výpise pohybů scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění. F8 - vymazání řádku, na kterém se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor. Funkce je blokována dvojitou otázkou a dvojitou odpovědí. ALT+T - tisk prohlížené evidence Enter - aktivace řádku pro zápis drobných změn - editace, opravy Esc - ukončení prohlížení, návrat do menu. 11.4. Vyhodnocení - (rychlé volání klávesa F3) Vyhodnocení provádíme vždy podle jednotlivých zakázek. Po zavolání se nám nabídne číselník zakázek. Prosvětleným řádkovým kurzorem najedeme na požadovanou zakázku klávesou Enter potvrdíme. Program provede potřebné výpočty výdajů 5**, příjmů - tržeb 6** a výsledky sestaví do přehledné tabulky po měsících. Na konci přehledu najdeme sumární vyhodnocení. K další práci můžeme použít F7, Alt+F, Alt+S, ALT+T apod. Můžeme použít i druhého přehledného způsobu vyhodnocení. Viz náš druhý obrázek. ZK-HODN2

53



ZK-HODN1

11.5. Moduly - (rychlé volání klávesa F5) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto nabídku nám menu nabídne přesun do uvedených modulů k další práci. Prosvětlený kurzor postavíme na požadovaný modul a potvrdíme klávesou Enter.

54



12. ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY

ADRESÁŘ

ODBYT

DPH

ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY

PŘEDKONTACE

HUD

ZAKÁZKY

SUD

ÚHRADA FAKTUR BANKOU, POKLADNOU

při spárování provedení zápisu faktury

UZÁVĚRKY

=

datum úhrady faktury


Modul Závazky a Pohledávky slouží k evidenci přijatých a vydaných faktur jako evidenční knihy závazků a pohledávek a patří k základním tzv. prvotním evidencím dokladů v účetnictví. Program nabízí až 17 různých druhů evidenčních knih (tuzemské I a II, zahraniční, penalizační, zálohové apod.) Jejich počet, ani druh určení nelze měnit. Všechny knihy umožňují veškerý servis kolem zapsaných údajů. Výjimkou není ani sestavování různých přehledů (uhrazených dokladů, neuhrazených, přehledy po splatnosti, splatné k určitému dni apod. Téměř vždy za volitelné období. Dále lze vystavovat hromadné příkazy do banky (ty s další programovou nástavbou posílat přes modem do banky), stanovit automatické předkontace pro snadnější předkontování a následné zaúčtování dokladů. Tj. předem určit sloupce - účtu u faktur čekajících na svou úhradu. Sledovat můžeme penalizační faktury a využívat neodmyslitelné saldokontní kontroly – neodmyslitelné kontrolní funkce známé z podvojného účetnictví. Další součástí modulu je i evidence DPH a celá řada dalších praktických funkcí. Závazky a Pohledávky spustíme najetím prosvětleného kurzoru, nebo horkou klávesu - prosvětlené písmeno "Z". 12.1. Zápis faktury do evidence - (rychlé volání klávesa F1 a F2) Nejprve si připomeňme jednu vlastnost, kdy program striktně hlídá předem nastavený datum zdanitelného plnění v parametrech programu (Hlavní menu, Konfigurace, Parametry) a datum zdanitelného plnění u zapisovaných dokladů do knihy závazků a pohledávek. Hlídána je tak návaznost na měsíční evidence DPH. Praktické opatření, které hlídá a vylučuje riziko omylu. Do vyšších měsíců, oproti měsíci nastavenému, nás program s upozorněním pustí. Do období nižšího nikoliv. Proto u plátců DPH dbáme na správné nastavení měsíce účtování. Neplátci DPH mohou tento fakt ignorovat. Po celý rok jim postačí nastavení jen jednoho měsíce 01. 12.1.1. Volba typu evidence Program jednoduchého účetnictví NOVAJ01 nabízí 17 různých druhů evidenčních knih. V žádném případě není povinnost všechny využívat. Každá kniha má svou vlastní číselnou řadu interního číslování dokladů. 9 knih pro faktury došlé (v programu označované Z-1 až Z-9) 8 knih pro faktury vydané (v programu označované P-1 až P-8). Interní číselná evidenční řada je vždy u každé knihy počítána od čísla 1! Jiný jakkoliv komplikovaný formát interního číslování dokladů v žádném případě nedoporučujeme! (Chybné příklady: 99-000/1, 0001, 000001/99 apod.) Doporučujeme klasické číslování 1, 2, 3, 4, …15, 16, …..125, 126, ……..4589, 4590, atd. 55



Podle povahy dokladu rozhodneme, zda budeme zapisovat fakturu přijatou, vydanou - tuzemskou, zahraniční atd.…….. Knihy tuzemské I, nebo II jsou dvě naprosto rovnocenné evidence umožňující vedení ve dvou číselných řadách. Jejich použití však není povinné. Uplatnění najdou např. u firem, jejichž přijaté faktury jsou z velké části za pořízené zboží. Zbývající faktury jsou např. režijní. Částečné úhrady faktur nám přináší současná denní praxe a program umožňuje jejich pohodlné vedení. Zápis do knihy částečných úhrad může probíhat automaticky za pomoci programu při účtování bankovních výpisů v modulu Peněžní deník - Výdej, Příjem. Nebo i u faktur hrazených v hotovosti v modulu Pokladna. Pro lepší názornost si práci s částečnou úhradou ukážeme v tomto manuálu prakticky, o něco později, v kapitole Peněžní deník. ZP-VOLBA

12.1.2. Zápis do evidence Zvolili jsme požadovanou knihu faktur a na displeji se objevila tabulka pro zápis základních údajů dokladu. Pořadové číslo faktury je automaticky generováno programem. (Program si v příslušné evidenci faktur zjistí poslední zaevidovanou fakturu a přičte č.1.) Tabulku vyplníme tak, jak si to od nás žádají její jednotlivá dialogová okénka. Neplátci DPH mohou ignorovat - nevyplňují pravou stranu tabulky nadepsanou Daňová evidence. Při doplňování údajů se v tabulce přemísťujeme - poskakujeme po jednotlivých rubrikách klávesou Enter. Firmu - pro plné využití funkcí programu (např. filtrování, sortování apod.) je vhodné firmu doplnit z adresáře přes klávesu F1 vyvoláme celý seznam zavedených adres z modulu Adresáře, nebo rychlejší F7. Do dialogového okýnka zapíšeme jen část z názvu firmy a po stisku klávesy F7 - (na displeji poznámka 1), program provede užší výběr adres odpovídající zadanému řetězci znaků. Pokud jsme název firmy specifikovali podrobněji, program adresu dohledá jako jedinou a automaticky dosadí. Vždy je dosazen zkrácený název firmy z karty. V případě, kdy se setkáme s adresou novou, kterou ještě nemáme v Adresáři, stiskneme klávesu Esc a ze spodního menu vybereme nabídku Nová adresa. Proces zápisu faktury do evidence je dočasně přerušen a objeví se prázdná karta, do které si novu adresu obvyklým způsobem zavedeme. Po ukončení zápisu jsme vráceni zpět na původní pozici do modulu Závazků a Pohledávek, kde budeme ve vyplňování údajů pokračovat. Nedoporučujeme adresář ignorovat a doplňovat názvy firem improvizovaně! Variabilní symbol - opíšeme z faktury. Lomítka, pomlčky apod. nejsou bankami uznávány, proto je nebudeme používat ani my !! Variabilní symbol smí obsahovat pouze číslice ! Dodržením této rady se vyvarujeme případným komplikacím při pozdějším párování hrazených faktury a automatického dosazování datumu úhrady do knihy faktur. Datum - den zdanitelného plnění zapisujeme ve formátu dd.mm. (Např. 1.květen zapíšeme ve tvaru 01.05.). Tečku nemusíme zapisovat, tu generuje program. Celkem Kč - opíšeme celou částku z faktury včetně DPH. POZOR ! Desetinnou čárku zapisujeme pomocí tečky ! Pokud pracujeme pod systémem WINDOWS 95/98/2000 a neprovedli jsme úpravy v souboru autoexec.bat viz. systémové požadavky pro WINDOWS, nemůžeme použít tečku na numerické klávesnici. Po úpravách u příkazu keyb cz ano. Konstantní symbol - pokud je na dokladu uveden, opíšeme jej. Konstantní symbol bude poté programem automaticky dosazen do hromadného příkazu k úhradě. Nebudeme jej muset dopisovat ručně. Ohlašovací povinnost - Faktury které spadají pod ohlašovací povinnost si zde označíme nějakým speciálním znakem. Např. znak * , nebo #. Sestavení ohlašovací povinnosti pak provedeme za pomocí základních funkcí programu, jako jsou filtry a sorting v prohlížení evidence faktur. Sloupek evidující ohlašovací povinnost je v prohlížení umístěn za pravým okrajem displeje. 56



Daňová evidence - jen pro plátce DPH. Pravá strana tabulky pokladního dokladu je určena pro zápis údajů o DPH do evidence DPH. Rozepisujeme základ DPH a výši DPH podle jednotlivých sazeb. Neplátci DPH nemusí tato dialogová okýnka vyplňovat! Při rozpisu DPH nás program hlídá a kontroluje, zda jsme správně rozepsali celou částku dokladu. Tolerance výpočtu je 0,2%. Na případný numerický rozdíl jsme upozorněni blikajícími hodnotami. Jednotlivé evidence jsou od 1.1.2001 dle zákona o DPH označeny kódy (201-210, 301-310, 321-335, 331-360, 400-445). Pomocí těchto kódů budeme DPH zařazovat do jednotlivých evidencí DPH. Tomu je přizpůsoben i program při zápisu pokladních dokladů. Vždy, když budeme o patřičném kódu rozhodovat, můžeme v dialogovém okýnku použít nápovědu klávesou F1. Doporučujeme věnovat uvedenému zákonu zvýšenou pozornost, nebo se poradit se svým daňovým poradcem o způsobu zařazování. Následující tabulka je jen orientační pomůckou pro lepší názornost nové problematiky v programu u dokladů s nárokem na plný odpočet daně.

U přijatých faktur Pfa U vydaných faktur Vfa U pokladen

Původně Tuzemské Pfa 22% Tuzemské Pfa 5% Tuzemské Vfa 22% Tuzemské Vfa 5% Příj.pokl.dokl. PoP 22% Příj.pokl.dokl. PoP 5% Výd.pokl.dokl. PoV 22% Výd.pokl.dokl. PoV 5%

Po novu Kód 305 304 445 444 445 444 305 304

V modulu Odbyt je zařazování DPH u vystavených dokladů začleněno přímo do programu. Tzn. že je akceptován nový režim DPH a zařazování do správných evidencí probíhá automaticky (u tuzemských faktur 444 a 445). U přijatých faktur můžeme zadat i DPH z JCD při dovozu. Do okýnka pro DPH zapisujeme kód dle číselníku DPH za pomoci nápovědy klávesou F1, např. poštovné atd., tak aby se na pravé straně tabulky rozepsala celá částka dokladu. (Není nutné) U vydaných faktur postupujeme shodně jako v předchozím případě. Pomáháme si nápovědou číselníku DPH klávesou F1. Zde se může jednat i o částky plnění, která jsou osvobozena na výstupu podle §25 a použijí se pro výpočet krátícího koeficientu DPH na vstupu podle §20 zákona o DPH, proto pozor na jejich správné zařazení. V případě plnění Bez nároku můžeme částky zapisovat s kódem osvobozených plnění, která do krátícího koeficientu nevstupují. ZP-ZAPIS

Nápověda F1

12.1.2.1. Daňová kalkulačka Program je vybaven daňovou kalkulačkou, drobnou pomůckou pro výpočty DPH stejně jako u modulu pokladna. U přijatý, popř. vydaných faktur ji ale nevyužijeme. DPH je rozepsáno na dokladu v daňové rekapitulaci. Při opisování čísel z dokladu nás program numericky kontroluje a na případné chybné výpočty upozorní chybovým hlášením. Nikdy u přijatých faktur neupravujeme chybu v DPH u našeho dodavatele. Zpravidla chybně spočítaný doklad vrátíme k opravě. Případné přepočty DPH se provádí stejně jako u pokladny klávesou F2, nebo pomocí výpočtu přes koeficient klávesou F1. Práci s tabulkou základních údajů kdykoliv ukončíme přes klávesu Esc a spodní rozhodovací menu. V menu potvrdíme požadované úkony jako jsou účtování - předkontace do SUD a následně zápis do evidence - do knihy faktur společný se zápisem do evidencí DPH. 12.1.3. Předkontování dokladu - zaúčtování Neplátci DPH a firmy s minimálním počtem faktur se nemusí touto problematikou dále hlouběji zabývat. S těmi si ústně (vzhledem k jejich menšině) probereme jiný, zjednodušený postup práce s programem. 57



Předkontace a saldokontní systém využijí především firmy s větším počtem zpracovávaných faktur a plátci DPH. Nyní se tedy dostáváme do okamžiku, kdy si naznačíme, jakou metodou účtování se budeme v programu jednoduchého účetnictví na bázi účetnictví podvojného dále řídit. Důvodem je již zmíněný originální způsob účtování. Každou zaevidovanou fakturu si můžeme současně se zápisem do evidencí i předkontovat. Dopředu si určíme sloupce - účty v peněžního deníku, do kterých bude faktura zařazena po úhradě. Tuto metodu doporučujeme používat ! Novinkou v JÚ je zavedení pomocných saldokontních účtů – tzv. S.účtů do programu. Ty jsou dodány v účetní osnově. Ve sloupečku S jsou označeny znakem: "X" pro dodavatele, zpravidla 321 1 atd., "Y" pro odběratele, zpravidla 311 1 atd. Tyto sloupce, účty X a Y se vztahují výhradně jen k saldokontnímu účetnímu deníku SUD a jen k neuhrazeným předkontovaným fakturám. Nemají žádnou souvislost s klasickým peněžním deníkem. Proto se vněm nemohou nikdy vyskytovat! V systému programu JU, na bázi účetnictví podvojného, v momentě předkontace nahrazují tyto S.účty sloupce úhrady, tj. sloupce pokladny, nebo sloupce banky.

Do klasického peněžního deníku se saldokontní účty X a Y nikdy nevstupují! Tzn., že se v něm nesmí nikdy objevit. Pokud se nám přesto podaří takovýto případ v HUD vyrobit, a doklad je skutečně zaplacen, stačí jmenované saldokontní účty (311 1 a 321 1) opravit – přepsat a pokladnu 211 1, nebo na banku 221 1 dle konkrétního způsobu platby. Nyní se tedy nacházíme v modulu Závazky a Pohledávky v tabulce pro pořízení základnách údajů dokladu a stiskneme klávesu Esc. Ve spodním rozhodovacím menu je nám nabídnuto účtovat - předkontovat fakturu do pomocného saldokontního deníku SUD. Toto přímé předkontování ihned při zápisu dokladu do knihy faktur není podmínkou. Předkontace lze provádět i dodatečně při prohlížení evidence knihy faktur. Zápis základních údajů dokladu do programu probíhá vždy dvoufázově a ve dvou variantách: a) DOPORUČENO předkontování dokladu ihned při pořizování: 1.fáze - po vypsání základních údajů do tabulky spustíme účtovat (předkontace faktury do SUD) 2.fáze - po zaúčtování předkontace dáme pokyn zapsat do evidence (do knihy faktur a evidence DPH) b) předkontace dodatečná až z evidenční knihy: 1.fáze - po vypsání základních údajů do tabulky potvrdíme jen pokyn zapsat do evidence (do knihy faktur a evidence DPH) 2.fáze – k předkontaci dokladu dáme pokyn dodatečně z prohlížené knihy faktur (+ na numerické klávesnici, nebo Alt+Z). Při práci se zápisem faktur do evidenčních knih může nastat jedna chyba: Doklad předkontujeme, ale potom zapomeneme zapsat do knihy faktur - do evidence. Vznikne tak nesoulad mezi údaji v pomocné saldokontní evidenci SUD předkontovaných faktur a knihou faktur. V praxi to znamená, že v SUD prezentujeme doklad navíc. V knize faktur doklad schází (neúplná varianta a), schází fáze 2). Chyba se dá poměrně snadno a rychle objevit (např. za pomoci saldokontních testů) a ručně opravit. U varianty b) tato situace prakticky nehrozí. Doklad, který není předkontovaný, je zapsán v evidenční knize má ve svém řádku znak hvězdičky * (narušená souvislá čára v evidenci mezi prvním a druhým sloupcem). Za pomoci klávesy plus (+) na numerické klávesnici si takovýto doklad kdykoliv do SUD doúčtujeme. Při účtování se na displeji objeví kontační tabulka, kterou vyplníme. Nyní si vysvětlíme co kontační tabulka představuje a jak se v ní zorientovat. V klasickém peněžním deníku se se svým účetním zápisem pohybujeme v jednom řádku. Na levé straně deníku zapíšeme např. výdej v hotovosti z pokladny a na straně pravé specifikujeme o jaký výdej se jedná, třeba režie a DPH. Zápis je vždy numericky vyvážený aniž si to nějak uvědomujeme.

Levá strana Peň. Deníku

Pravá strana Peň. Deníku

Pokladna

Zatřídění pohybu

Výdej

Příjmy

122,- Kč

122,- Kč

Výdeje

DPH

100, - Kč

22,- Kč

=

100,- Kč 58

+

22,- Kč



Podobný princip si lze představit i u předkontace faktur. Zmínili jsme se o tom, že při předkontaci dočasně nahradíme sloupec pokladna, banka, jiným sloupcem, pomocným S.účtem. Účet

Účet

S. Účet

321 1 (211 1, 221 1)

501 1

343 1

122, - Kč

100, - Kč

22, - Kč

321 1 (211 1, 221 1) 122,- Kč

=

501 1

+

343 1

=

100,- Kč

+

22,- Kč

V kontační tabulce se pohybujeme z vrchu dolů. V horní části vždy uvedeme saldokontní účet (dodavatele, nebo odběratele) a ve spodní části předpisu specifikujeme druh příjmu, výdeje.

Horní část kontační tabulky v programu Částka pro pomocný saldokontní účet

Pomocný saldokontní účet dodavatele

122,- Kč

321 1

Spodní část kontační tabulky v programu Rozpis příjmu/výdaje Částka

Účet - sloupec pohybu

22, - Kč

DPH

343 1

100,- Kč

Výdej

501 1

Z uvedeného postupu je vidět, že se celý systém podobá systému klasickému, jen je na displeji trochu pootočený a na místo banky, pokladny je dočasně (do momentu zaplacení) uveden saldokontní účet. V praxi účtování pak není nijak složité a naznačeno je v následujícím obrázku. ZP-UC

Předem připravené účty předkontací (v Závazky a Pohledávky, Kontace) pro přijaté a vydané faktury a pro DPH, nám proces účtování dokladu značně usnadní. Neztrácíme čas vkládáním opakujících se účtů a minimalizuje se i riziko omylu. Program dosadí S.účet, (náhrada banky, nebo pokladny) dle dokladu (Pfa, Vfa) a účet - sloupec DPH. My jen doplníme poslední scházející účet např. výdej (504 1) v režii, nebo příjem (604 1) apod. Vše potvrdíme přes spodní rozhodovací menu Zaúčtovat předkontaci do deníku SUD - Účetnictví saldokonto. Zde budou předkontované doklady čekat na svou úhradu. Při úhradě, spárování, pak bude doklad programem automaticky přenesen z SUD do HUD – Klasického peněžního deníku. 12.2. Prohlížení evidence faktur - (rychlé volání klávesa F3 a F4) Podíváme se, jak se nám faktura zapsala do evidence, tj. knihy faktur. V horním menu si najedeme na Závazky nebo Pohledávky a vybereme požadovanou evidenční knihu faktur, v našem případě Tuzemské Vfa I.typ. Šipky v pravém horním rohu >>> evidence naznačují možnost nahlédnout za pravý okraj - stranové pohybování na displeji. Pro práci s knihou můžeme použít 59



kteroukoliv z funkcí programu: Znak "*" v evidenci mezi prvním a druhým sloupkem nás informuje, že faktura není doposud předkontována do účetnictví saldokont (SUD). Je pouze evidována v této knize faktur. Alt+Z - Zaúčtování, (nebo stisk klávesy + na numerické klávesnici) vyvolá na obrazovku účtovací předpis k dodatečnému předkontování faktury. +Zaúčtování, klávesa + na numerické klávesnici F7 - Vyhledávání, vyhledání požadované informace ve zvoleném sloupci evidence, nebo vyhledání globální za pomoci kláves Alt+F7. Alt+S - Sortování, dočasné přeskládání prohlížené evidence ve zvoleném sloupci. Např. podle abecedy, číselně i datumově. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci. Např. při aplikaci ve sloupci Firma získáme ucelený abecední přehled o fakturách k jednotlivým obchodním partnerům apod. Alt+F - Filtrování pozitivní - Výběr. Lze tak vytáhnout k prohlížení údaje jednoho druhu. Např. ve sloupci Firma budeme vidět soupis všech faktur od jednoho obchodního partnera apod. Pro negativní filtrování – Odstraň. Při použití ve sloupci Datum lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit faktury zvoleného období. Např. doklady jednoho měsíce (faktury budou v upraveném výpise faktur scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění). Alt+L - Přehled DPH k jednotlivým dokladům, jen v modulu závazky a pohledávky, kdy dostáváme na displej ucelený výpis zavedených údajů DPH u jednotlivých dokladů. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu apod. Alt+U - Hromadný příkaz k úhradě, jen u přijatých faktur (Pfa - Závazky) zařadí doklad na příkaz. F5 - Vyhodnocení, měsíční přehled uhrazených a neuhrazených faktur. Údaje jsou soustředěny do přehledné tabulky Měsíční přehled fakturace, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Vyhodnotit lze nejen běžné evidence, ale i evidence upravené filtrováním Alt+F. Alt+F5 - Vyhodnocení speciální v prohlížené evidenci zajistí vyhodnocení neuhrazených faktur v dekádách 30, 60, 90, ….dnů včetně jmenovitého výpisu takovýchto dokladů. Vyhodnotit lze i evidence upravené filtrováním Alt+F. Platí jak pro Závazky, tak i pro Pohledávky. Enter - Opravy, Editace. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento k opravám. ZP-GRAF

POZOR ! Při opravách pozor na vzájemné souvislosti v programu! 1.- provázanost na evidenci DPH včetně správnosti identifikačních odkazů 2.- provázanost předkontovaných neuhrazených dokladů do SUD a u zaplacených faktur na návaznost v HUD.

Esc - Ukončení prohlížení evidence faktur

Závěrem této kapitoly si musíme říci ještě jedno důležité upozornění. Evidence faktur se skládá z několika sloupců. Každý z nich má svoji vnitřní funkci v programu. Proto nesmíme do jednotlivých sloupců v evidenci dosazovat jiné údaje, než ke kterým byly svým charakterem určeny! Zákaz platí především pro sloupce datumové, variabilního symbolu a částky. Pokud se i přesto drobným individuálním poznámkám, nebo individuálním indexačním značkám nevyhneme, použijeme pro tyto účely sloupec Obsah, popř. sloupec Firma.

60



12.3. DPH - (rychlé volání klávesa F5) DPH slouží k vedení a prohlížení daňové evidence vytvářené současně se zápisem základních údajů faktury do evidence. Vzniká jedna společná evidence DPH jak pro modul Pokladna, tak i pro modul Závazky a Pohledávky. Jednotlivé záznamy o DPH jsou v této evidenci chronologicky řazeny a automaticky doplňovány přehlednými identifikačními znaky. Ty brzy oceníme, protože zprůhledňují svoji provázanost k prvotním dokladům a konkrétním evidenčním knihám. Např.: Z-1 23 - je tuzemská přijatá faktura (Pfa) s interním pořadovým číslem 23 Z-4 44 - je zahraniční přijatá faktura (Pfa) s interním pořadovým číslem 44 P-1 12 - je tuzemská vydaná faktura (Vfa) s interním pořadovým číslem 12 POKLADNA - je zápis v evidenci DPH vztahující se k pokladně …. Vlastním uzávěrkám DPH (měsíční, čtvrtletní přiznání k DPH) je věnována samostatná kapitola v závěru manuálu. Uzávěrku si však spustíme jednoduchým způsobem kdykoliv, dle potřeby i opakovaně a vytiskneme.

Předfiltr DPH

Pro prohlížení záznamů DPH vybereme v nabídce DPH konkrétní typ daňové evidence, uvedeme požadovaný měsíc. Při prohlížení můžeme jako obvykle využít celou řadu programových funkcí: F2 - Počítej, provede numerický součet ve sloupcích Zdaň.obrat a DPH Kč vždy od prvního řádku evidence k místu kde právě stojí prosvětlený řádkový kurzor. F4 - Přidej řádek, po stisku klávesy F4 program nabídne jeden nový prázdný řádek v evidenci k doplnění. F8 - Zruš řádek, program nabídne odstranění řádku, na kterém se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor. Funkce je blokována dvojitou otázkou a dvojitou odpovědí. Alt+S - Sortování, záznamy můžeme dočasně přeskládat např. podle abecedy, číselně, nebo i datumově. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování, pro pozitivní filtrování - Vyber. Lze tak získat k dočasnému prohlížení údaje jednoho druhu. Například při aplikaci ve sloupci Agenda, evidence číslo – společná sekvence znaků "Z-1" - tuzemské přijaté faktury. K vidění budeme mít vyfiltrovaný výpis všech zápisů DPH vztahujících se k tuzemským závazkům, apod. Pro negativní filtrování - Odstraň. Použitím ve sloupci Agenda, evidence číslo lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit např. právě doklady týkající se tuzemských závazků. Záznamy DPH vztahující se k přijatým fakturám budou v upraveném výpise daňové evidence scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu apod. Enter - Opravy, Editace. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento k opravám. POZOR ! Při opravách pozor na vzájemné souvislosti v programu! Jedná se o provázanost evidencí DPH, evidenčních knih faktur, pokladen, popř. existenci dokladů v deníku HUD a SUD.

12.3.1. DPH – Hledej v evidenci Pomůcka k prohledávání všech typů daňových evidencí v programu ve všech 12ti zdaňovacích obdobích. Po volbě se na displeji objeví dialogové okýnko pro zápis požadované sekvence hledaných znaků. Např. jen obyčejná tečka "." nám umožní vidět úplně všechny záznamy DPH ze všech daňových evidencí za celý rok apod. Hledanou společnou sekvencí může být také slovo, částka, název firmy, identifikátor např. Z-1, nebo POKLADNA, datum apod. 12.4. Servis - (rychlé volání klávesa F6) Rozšířený servis k zaevidovaným fakturám. Nabízí saldokontní kontroly, hromadné příkazy k úhradám apod. 12.4.1. Kontrola saldokont S touto funkcí jsme se seznámili již v počáteční kapitole příručky Párování saldokont. Filosofie sledování saldokont je postavena na přesné evidenci všech přijatých a vydaných faktur - závazků a pohledávek v evidenčních knihách. 61



U zaplacených faktur - v knize faktur s datumem úhrady a přesné evidenci v účetním deníku HUD . U nezaplacených faktur - v knize faktur bez datumu úhrady a přesné evidenci v pomocném účetnictví saldokonto deníku SUD. V praxi to znamená, že saldo tj. zůstatky na stranách pomocných S.účtů - sloupců, sledovaných jako saldokontních (zpravidla účty X - 321 1 a účty Y - 311 1), se musí rovnat součtu uhrazených a neuhrazených faktur zapsaných v knize faktur. Nesoulad mezi částkami v knize a částkami na účtech - sloupcích může vzniknout ve dvou případech. 1) Při předkontování v účtovacím předpise uvedeme jinou částku faktury, než která je na dokladu i v evidenční knize faktur. Tj. jiná částka v knize, jiná na S.účtu - sloupci v SUD deníku. 2) Při placení faktur nemusí souhlasit uhrazená částka s částkou původní zaevidované faktury. K chybám dochází zejména při částečných úhradách. Jinými slovy si např. k tuzemským závazkům přiřadíme saldokontní účet 321 1 a budeme na něm sledovat přesný zůstatek: pravé strany - faktura zaúčtovaná a neuhrazená. V evidenci faktur není datum úhrady přesný zůstatek strany, levé strany - faktury uhrazené v evidenci faktur je dosazeno datum úhrady. Pro pohledávky, např. účet 311, bude platit pravidlo opačné. Abychom zajistily sledování saldokont v programu a zajistili si rovnost částek v evidenčních knihách faktur s účty, musíme tyto sledované S.účty vztažené vždy ke konkrétní knize faktur označit jako saldokontní. Označení provedeme v účetní Osnově, která se nachází v modulu Peněžní deník. Označení provedeme kódem Z1,Z2,Z3 .... pro závazky, nebo P1,P2,P3 .... pro pohledávky v úzkém sloupečku Id - Identifikace (řídíme se názornou nápovědou pod osnovou a základním návrhem účetní osnovy). Můžeme mít označeno i několik účtů pro jednu evidenční knihu. OZNAČENÍ PRO ZÁVAZKY

OZNAČENÍ PRO POHLEDÁVKY

Z1 - Tuzemské Pfa I.typ

P1 - Tuzemské Vfa I.typ

Z2 - Tuzemské Pfa II.typ

P2 - Tuzemské Vfa II.typ

Z3 - Tuzemské Pfa-penále

P3 - Tuzemské Vfa-penále

Z4 - Zahraniční Pfa

P4 - Zahraniční Vfa

Z5 - Ostatní závazky

P5 - Ostatní pohledávky

Z6 - Ostatní závazky JCD

P6 - Poskytnuté zálohy

Z7 - Přijaté zálohy

P7 - Částečné úhrady

Z8 - Částečné úhrady

P8 - Daňové pohledávky

Z9 - Závazky-daň,sociální+zdrav.poj. Kontrolu saldokont spustíme stiskem klávesy Enter. Ze spodní nápovědy raději vybereme Plnou kontrolu - detailní pročesání deníku HUD. Rychlá kontrola si bere potřebné informace ze zůstatků účetní osnovy, které mohou být při naší nepřesné práci dočasně chybné (předem spuštěnou funkcí Test nesprávné zůstatky můžeme napravit). Program provede potřebné výpočty a sestaví přehledovou tabulku. ZP-SALDA

Z1 - je správně Z2 - signalizuje chyby Z5 – je správně

Pokud i přes veškerou opatrnost dojde při kontrole saldokont k rozdílům, pomůže nám konkrétní chyby odhalit další kontrolní funkce v programu Párování saldokonta. Ta je umístěna v Hlavním menu, Servis, nebo ji najdeme i na konci tohoto roletového menu Servis. Funkce kontroly je podrobně popsaná na počátku příručky v kapitole Hlavní menu. 12.4.2. Příkaz k úhradě, sestavení Program umožňuje sestavit z evidence závazků hromadný příkaz k úhradě. Podmínkou pro správnou funkci je zavedení adres dodavatelů, včetně účtů, do adresáře a dosazení takovéto adresy do knihy faktur za pomoci kláves F7 nebo F1. Tím je správně zaveden zkrácený název firmy z karty adresáře. Propojení na modem není součástí dodávky programu. Problematika je individuální dle banky a jejich používaného 62



software. Fa EMZET je na tuto skutečnost připravena a propojení s bankou za pomoci modemu je prováděno individuálně, na požádání externím spolupracovníkem. V případě zájmu nás kontaktujte na našich telefonních číslech 0641/201 423, 0601/521 986, popř. po Internetu přes naše www stránky na adrese http://www.em-zet.cz/. ZP-ALTU

Sestavování vlastního hromadného příkazu k úhradě je docela snadné. V evidenční knize závazků, menu Závazky, najedeme kurzorovým řádkem na fakturu požadovanou k úhradě a stiskneme kombinaci kláves ALT+U - zařazení dokladu na hromadný příkaz k úhradě. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu U, potom můžeme obě uvolnit). Program provede kontrolu, přítomnosti datumu uhrazení, nebo dřívějšího označení k úhradě. Proběhla-li operace správně, dosadí se nám do prázdného sloupce Uhrazena dvě informační hvězdičky ( ** ). Informují nás o zařazení faktury na hromadný příkaz k úhradě. Program si sám dosadí další potřebné údaje z adresáře do hromadného příkazu. Celková hodnota všech zařazených faktur se zobrazuje pod pravým spodním okrajem evidence. Umožňuje sledování našeho maximálního limitu finančních prostředků k placení. 12.4.2.1. Tisk příkazu k úhradě Práci se sestavením hromadného příkazu (výběr faktur) jsme si popsali, proto si nyní vyvoláme formulář příkazu k úhradě na displej. Z adresáře jsou dohledány odpovídající účty, směrové kódy banky, vepsány variabilní symboly, případně i symboly konstantní a částky v Kč. Kterékoliv hodnoty ve formulář je možné dle potřeby editací (aktivace řádku pro zápis klávesou Enter) opravit. Opravený příkaz si dle potřeby kdykoliv nově přepočítáme klávesou F5. Jako vždy se řídíme nápovědou ve spodní části displeje. ZP-PRIKA

ALT+T - tisk, který můžeme podle potřeby několikrát opakovat F5 - přepočet, provede součet zapsaných částek v příkazu a automaticky jej dosadí do okýnka "Na vrub účtu". Slouží i k přepočtům částek po případných individuálních opravách plateb. F7 - vyhledávání F8 - smazání příkazu a získání prázdného formuláře. Stisk klávesy zajistí automatické smazání sestaveného příkazu po ukončení práce. Ukončení práce provádíme dle spodní nápovědy klávesou Esc. Esc - práci přerušit. Příkaz bude uložen v poslední úpravě na pevný disk počítače. Při opětovném zavolání Příkazu se nám vrátí zpět na displej. Při použití klávesy F8 dojde ke smazání obsahu hromadného příkazu. Tabulka formuláře je uložena v podadresáři programu (NOVAJ01) PROGKOMP v souboru s názvem frm-uhrd.frm. Grafickou úpravu můžeme podle potřeby mírně modifikovat pomocí vnějšího editoru (např. Norton Commanderu, textový editor). Musíme 63



však dodržet její základní obrysovou část.

12.4.3. Peněžní deník, Pokladna, Sklady, Odbyt, Adresář a Zakázky, Párování SALDA+DPH Najetím prosvětleného kurzoru na některý z nabízených modulů v menu Servisu se přesuneme k další práci do zvoleného modulu (viz popis příslušných kapitol). Spuštění provedeme postavením prosvětleného kurzoru na modul a potvrzením klávesou Enter. 12.5. Hledej - (rychlé volání klávesa F7) Slouží k sestavování celé řady sestav jako jsou např. neuhrazené faktury, faktury splatné k určitému datu, faktury po splatnosti, popř. sestavení faktur penalizačních. ZP-HLEDE

Zvolíme požadovanou evidenci a potvrdíme. V dialogovém okýnku se setkáme např.: Firma - přesné určení firmy, kterou požadujeme v sestavě. Pro případ kdy nepožadujeme konkrétní firmu, ponecháme okýnko prázdné. Limit - je dalším parametrem u penalizace, kde uvádíme částku, od které nás penalizace vůbec zajímá. Např. penále pod 100 Kč vidět nechceme apod. V nově vytvořené sestavě můžeme využít celou řadu obecných programových funkcí. Vyhledání F7 s postupným prohledáváním ALT+H, globální vyhledání Alt+F7, praktické přesortování ALT+S, nebo filtrování Alt+F. 12.6. Kontace - (rychlé volání klávesa F8) O významu předkontace jsme se v manuálu již dočetli. Kontování je tedy místo, kde si předkontační účty definujeme. Využijeme je u dokladů, které nejčastěji účtujeme. Např. pro Tuzemské závazky I - účet 321 1, pro Tuzemské závazky II - účet 321 2, pro DPH - účet 343 1 (22%) a 343 2 (5%), pro Tuzemské pohledávky I - účet 311 1 apod. Program nám při typování účtů - sloupců, na které má být účtováno ušetří značnou část času. Účty jsou automaticky dosazovány do kontační tabulky. Ty pak při účtování dle potřeby operativně poopravit. ZP-KONT1

Ilustrační obrázek s předkontací pro přijaté a vydané faktury

64



ZP-KONT12

Ilustrační obrázek s předkontací pro DPH

Pokud se při účtování setkáme s dokladem, který nám do předkontace nepasuje, má být zaúčtován jinak, provedeme v účtovacím předpise ručně potřebné editační opravy. 12.7. Dobropis, storno faktury v evidenci Ještě dvě důležitá pravidla musíme mít neustále na paměti. Dobropis musí být v evidenci faktur uveden vždy zápornou částkou. Stornování faktury provedeme tak, že si v knize faktur v kolonce Částka Kč vložíme částku 0.00 a k Adrese firmy připíšeme sami pro sebe popis STORNO. Doporučujeme i doplnění datumu do sloupce Úhrada. Např. datum provedení storna. Tím zabráníme nežádoucímu přetahování jako saldokontního dokladu (neuhrazeného) do dalšího účetního období (do dalšího kalendářního roku). Další informace můžeme uvést v posledním sloupci knihy faktur Poznámka.

65



13. ODBYT Modul Odbyt vznikal postupně dle přání a připomínek klientů, kteří každodenně využívající naše ekonomické programy v praxi a slouží ke komplexní a pohodlné práci se skladem včetně vystavování různých dokladů. Vystavovat lze faktury tuzemské, zahraniční ve třech jazycích, daňové dobropisy, dodací listy a prodejky za hotové peníze u maloobchodního i velkoobchodního prodeje. Prodejky jsou propojeny s modulem Pokladna a možností kdykoliv přehodnotit denní tržby. Odbyt je vnitřně propojen se všemi ostatními souvisejícími moduly, takže je zajištěna veškerá komunikace s adresářem obchodních partnerů, evidencí Vfa pohledávek včetně evidencí DPH a se skladem v návaznosti na prodávané položky i odpisy zboží ze skladu. Samozřejmostí pak je i automatické zaúčtování dokladů (faktur) do předkontace SUD. U skladů se skladové položku v jednoduchém účetnictví neúčtují, proto budeme veškeré tyto výzvy ve skladech nadále ignorovat.

ODBYT

ADRESÁŘ

ADRESÁŘ

SKLAD

EXPEDICE - DOKLAD prodejky - pokladní doklady

skladové pohyby

POKLADNA SKLADOVÁ KARTA evidence vydaných faktury

SKLADOVÝ DENÍK ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY

předkontace vydaných faktur

SUD

Odbyt dále umožňuje, ve spojení s modulem Adresář, zavedení propracovaného systému individuálních slev, individuální řízená doby splatnosti dokladů, napojení na čtečku čárového kódu, připojení elektronického zákaznického displeje a elektronického šuplíku na peníze. K dispozici máme celou řadu užitečných funkcí, přehledů a inventur tak, aby naše práce se skladem byla maximálně rychlá a pohodlná.

13.A. Sklad 13.A.1. Doklad 13.A.1.1. Příjem, Výdej - (rychlé volání klávesa F1) Pro práci s odbytem si musíme nejprve sestavit číselníky. Zavést sklady i několik skladů a založit jednotlivé skladové karty s potřebnými údaji (Viz kapitola Odbyt, Číselníky). Číselník účetních souvztažností se využívá v souvislosti s předkontacemi vydaných faktur. Jde o tzv. automatické předkontace tržbových sloupců - účtů. Zavedené předkontace můžou být vysoce podrobné, se vztahem např. až ke každé skladové kartě zvlášť. (Viz kapitola Odbyt, Číselníky, Účetní souvztažnosti.) Teprve po přípravě číselníků přistoupíme ke konkrétní práci s odbytem - prvnímu naskladnění příjmu, k fakturaci k prodejům apod. To probíhá ve čtyřech fázích, viz následující blokové schéma. 66


ZÁHLAVÍ vyplnění základních údajů


POLOŽKY zavedení položek

ULOŽENÍ NA DISK vhodné pro příp. pozdější použití

ZPRACOVÁNÍ vlastní naskladnění + zaúčtování

Založení nové skladové karty

V menu Odbytu si najedeme na první nabídku Doklad, vybereme typ nabízeného skladového pohybu Příjemka, (Výdejka, nebo Převodka). Nově nabídnutá tabulka PŘÍJEMKA tvoří záhlaví hromadné příjemky (výdejky, převodky). Při doplňování údajů se přemísťujeme - poskakujeme po jednotlivých rubrikách klávesou Enter. Pomocí Šipek nahoru dolu pak dle potřeby zpět na předcházející okýnka. Šipkami do stran zajistíme pohyb v řádku okýnka.

Evidenční číslo příjemky je programem generováno automaticky. Pořadové číslo je bráno z Parametrů odbytu, kde se ukládá. Tuto funkci si sami volíme. Číslování příjemek lze pomocí číselníku libovolně ovlivňovat (Odbyt, Servis, Parametry, Parametry dokladu). Druh dokladu interní označení dokladu na základě kterého přijímáme zboží do skladu. Přijatá faktura Pfa, dodací list Dcl apod. Doklad si sami uvádíme pro zvýšení přehlednosti při případném pozdějším prohledávání ve skladových evidencích (v programu pohyby ve Skladovém deníku aj.). Číslo druhu dokladu jedná se o variabilní symbol, číslo výše uvedeného druhu dokladu, které si z něj do tohoto dialogového okénka opíšeme. Datum je automaticky generován programem z OS počítače, lze jej však kdykoliv dle potřeby operativně změnit. Dodavatel a objednávkové číslo jsou další doplňkové údaje, a jejich využití závisí na nás. Možné je i dosazení jakýchkoliv jiných údajů, speciálních indexů pro pozdější filtrování apod. V dialogovém okýnku Dodavatel můžeme adresu doplnit za pomoci klávesy F1, nebo F7. Po vyplnění úvodního záhlaví stiskneme klávesu Esc k vyvolání spodního rozhodovacího menu a potvrdíme nabízené Položky. Ze záhlaví příjemky (Výdejky, nebo Převodky) jsme tak přesunuti k zadávání konkrétních položek. Novou tabulku Položky vyplníme údaji o naskladňovaném zboží : číslo skladu typ skladu (volba konkrétního skladu, do kterého naskladňujeme), číslo karty vychází z předem vytvořeného číselníku karet. Volbu můžeme provést za pomoci nápovědy klávesou F1. Druhý možný rychlejší způsob dohledání provedeme tak, že do dialogového okénka vepíšeme část z názvu karty, nebo část čísla popř. nějakého parametru a klávesa F7 zajistí užší seznam karet k dohledávání. Výhodou je, že se nebrodíme celým seznamem zavedených karet. Další dialogová okýnka nevyžadují podrobného vysvětlení. Snad jen: Cena celkem, kdy uvádíme vždy skutečnou nákupní cenu položky bez ohledu nato, jaké byly její předchozí nákupní ceny. Cenové rozdíly, + nebo - při nákupu řeší program sám formou cenových odchylek.

67



Každou položku do příjemky (Výdejky, nebo Převodky) potvrdíme po stisku Esc ve spodním rozhodovacím menu přes Zapsat. Nová skladová karta. Pokud při příjmu zjistíme, že položku nemáme v číselníku ještě zavedenou, můžeme se operativně přesunout do spodní části příjemky a okamžitě zavést nové údaje o nové kartě. Celou práci se zaváděním položek na příjemku kdykoliv ukončíme klávesou Esc. Program nás přenese zpět do záhlaví hromadné příjemky (Výdejky, nebo Převodky), kde je nám nejprve nabídnuto Ulož data příjemky na pevný disk. Doporučujeme doklady ukládat pro případnou potřebu pozdějšího zpětného vyvolání apod. Takovýto systém ukládání umožňuje příjemky (Výdejky, nebo Převodky) rozpracovat, práci s nimi přerušit a později se k nim vrátit a teprve potom dokončit a zavést do skladu apod. Po zavedení všech požadovaných položek do příjemky necháme celý doklad (Výdejku, nebo Převodku) zapsat do skladů přes Zpracuj. Zpracuj ve spodním menu záhlaví příjemky (Výdejky, nebo Převodky) je právě touto poslední jmenovanou funkcí a patří k nejdůležitějším závěrečným operacím s dokladem. Program položky zapíše do knihy skladových pohybů a na skladové karty. Viz úvodní schéma postupu práce s příjemkou.

13.A.1.2. Výdejka, převod mezi sklady Práce s VÝDEJKOU popř. PŘEVODKOU mezi sklady je ve svém principu naprosto shodná jako u výše popsané příjemky. Výdejka v nabídkovém menu Doklad nemá žádnou funkční souvislost s vystavovanými fakturami, dodacími lisy apod. Slouží k výdeji, odepsání např. poškozeného zboží ze skladu, k opravnému výdeji chybně naskladněného zboží apod. Běžný výdej položek ze skladu, vyskladňování se v našem odbytu provádí ve spojení s fakturací, maloobchodním prodejem, přes dodací listy apod. To vše v modulu Odbyt, Expedice.

13.A.1.3. Expedice - Doklad Expedice – Doklad se dá také nazvat Fakturace, malo a velkoobchodní prodej, nebo modul pro vystavování dokladů s návazností nejen na sklady. Umožňuje vedení dvou odlišných číselných řad u tuzemských a zahraničních faktur, sestavit jednu číselnou řadu dodacích listů, zhotovit daňové doklady - prodejky při přímém prodeji za hotové peníze, sestavit objednávky, nebo penalizační faktury. Práci s expedicí a vystavování dokladů je vzhledem k jejich důležitosti a obsáhlosti věnována samostatná kapitola 13.B.

13.A.2. Karty - (rychlé volání klávesa F2) Slouží ke kontrole chronologických zápisů o pohybech na jednotlivých skladových kartách. Přehledy jsou pro lepší přehlednost a snadnost prohlížení rozděleny po měsících. Poslední nabídku v menu tvoří celoroční přehled. Ten nabízí i kontrolní přepočty a praktická měsíční vyhodnocení s možností grafického výstupu v celoročních přehledech. V prohledávání pohybů na skladových kartách si pomůžeme funkcemi v programu: F2 - Součet program provede operativní součet množství z příjmů a výdejů a nabídne nám celkový zůstatek v měrných jednotkách. Součty probíhají vždy od prvního řádku k místu, kde právě stojí prosvětlený kurzor. Výhodné především k postupnému prohledávání případných nesrovnalostech. F5 – Vyhodnoť, sestaví prohlížené pohyby na prohlížené skladové kartě do přehledné měsíční sestavy. Zajímavé především u celoročních přehledů. F7 - Vyhledávání, přímé vyhledání požadované informace ve zvoleném sloupci, nebo vyhledávání globální Alt+F7, kdy program hledá požadovanou informaci bez ohledu na její umístění ve sloupcích prohlížené evidence. Alt+S - Sortování, např. pohyby ke skladové kartě si tak seskládáme podle abecedy, v číselné, nebo datumové posloupnosti, apod. Jiné uskládání prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování 68



Pozitivní filtrování. Vytvoření speciální účelové sestavy k další práci. Např. vytažení všech pohybů od jednoho dodavatele, nebo získání přehledu pohybů za jeden kalendářní den apod. Negativní filtrování. Z celkové sestavy operativně odstraníme záznamy, o které dočasně nestojíme. Nejde o mazání! Např. odstraníme ze sestavy pohyby určitého dne v měsíci (položky budou ve vyfiltrované sestavě scházet) apod. Alt+T - Tisk, operativní tisk seznamu právě prohlížené sestavy. Tisknou lze i sestavy upravené za pomoci Alt+F, Alt+S apod.

13.A.3. Přehledy - (rychlé volání klávesa F3) Přehledy skladových zásob, které jsou vedeny několika směry: Přehledy za konkrétní sklad jsou inventury Operativní, Měsíční, Grupovací a Konsignační inventura včetně Podlimitních vyhodnocení. Přehled za všechny sklady kam patří Měsíční přehled komplet KC a Souhrnná inventura. V jednotlivých tabulkách máme u karet uvedenu spoustu praktických informací k dalšímu zpracování. Skladové karty můžeme opět podle potřeby třídit, prohledávat, tisknout apod. Funkce Alt+T, F7, Alt+F7, Alt+S, Alt+F,.

13.A.3.1. Operativní inventura Rychlé informace o skladových kartách ze zvoleného skladu o množství, kalkulovaných cenách, průměrných a prodejních cenách i datumově posledním příjmu. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány z číselníku skladových karet.

13.A.3.2. Měsíční přehled KC (kalkulovaných cen) Inventura zvoleného skladu v měsíčním přehledu. Hodnoty příjmů včetně cenových odchylek a výdejů v kalkulované ceně jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladového deníku.

13.A.3.3. Měsíční přehled komplet KC (kalkulovaných cen) Inventura za všechny sklady v měsíčním přehledu. Hodnoty příjmů včetně cenových odchylek a výdejů v kalkulované ceně jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Na rozdíl od předchozího měsíčního přehledu získáme tabulku po měsících za všechny sklady. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladového deníku.

13.A.3.4. Souhrnná inventura Rychlá souhrnná inventura je jakousi obdobou inventury Operativní. Vytváří přehled za všechny sklady s doplňujícím údajem o počtu skladových karet. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladových karet.

13.A.3.5. Grupovací inventura Pomocná inventura, která se dá svým charakterem zařadit mezi inventury speciální. V čísle karty je dovoleno použití jakéhokoliv označení - čísla, lomítka, pomlčky, písmena atd. např. k určení stejného dodavatele u více položek, nebo více dodavatelů k jedné položce apod. Grupovací přehled je pak sestaven na principu výběru takovýchto označených podskupin. Jinými slovy jde o zvláštní druh sortingu podle čísel skladových karet. Program umožňuje volbu různých podskupin podle námi předem nastavených parametrů. Jejich volbu provádíme v parametrech odbytu, tj. menu Odbytu, Parametry, Parametry grupování. Počáteční pozice: určujeme konkrétní pozici znaku (1-7) který bude program považovat za společný pro společný výběr námi požadovaných karet. Počet znaků: zde si definujeme kolik dalších společných znaků má program vzít v úvahu pro námi požadovaný grupovací výběr. Např. pro tato čísla karet 123-123

321-321 zx2-12/ 12/-999 123-99/ výběr nebo nebo

- počáteční pozice - počet znaků - počáteční pozice - počet znaků - počáteční pozice - počet znaků

4 1 7 1 4 4

- vybrány všechny karty se znakem - vybrány karty zx2-12/, 123-99/ společným znakem / - vybrány karty 31x/123, H40/123 se společným znakem /123

69



Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladových karet.

13.A.3.6. Konsignační inventura Již nadpis prozrazuje o jaký druh inventury se jedná. Zvolíme sklad a datumu za který požadujeme konsignační sklad vyhodnotit. Na displej dostaneme výpis pohybů u všech karet za požadované období. Sestavu si vytiskneme příkazem Alt+T a případné výdeje zpracujeme k fakturaci. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladového deníku. Sestavu lze jakkoliv upravovat za pomoci Alt+F, Alt+S apod. dle dalších požadavků a představ.

13.A.3.7. Podlimitní zůstatky Konkrétní výši podlimitních zůstatků na jednotlivých kartách si určujeme sami. Jedná se o stanovení min. objemových zůstatků pro včasné objednání a dodání zboží. V dnešní době není nic horšího, než odpověď zákazníkovy "Nemáme, není na skladě"! V okamžiku spuštění této funkce dojde k vyhodnocování podlimitních zásob ve všech skladech a u všech karet získáme operativní přehled o kritickém množství. Na základě této sestavy můžeme provést včasnou objednávku. Podlimitní zásoby si spustíme kdykoliv dle potřeby. Podklady pro sestavení tabulky jsou pochopitelně brány ze skladových karet a tento hraniční limit si sami stanovujeme.

13.A.4. Číselníky - (rychlé volání klávesa F4) Důležitost skladových číselníků jsme zmínili již v úvodu této kapitoly. Jejich naplnění je základem pro práci se skladem. V programu jsou využívány pro sestavování Nabídkových ceníků a pro Hromadné přeceňování skladových položek, nebo pro libovolný přesun skladových karet ze skladu do skladu, nebo vytvoření kopie skladové karty v jiném skladě. Pro nepotřebné skladové karty doporučujeme v číselníku Typy skladů zavést speciální sklad archiv, do kterého budeme tyto karty s nulovým stavem postupně přesouvat včetně jejich skladových pohybů.

Nikdy, během jednoho kalendářního roku, nesmíme kartu chaoticky přepsat – změnit na jinou položku, tj. změnit její původní údaje a použít pro jiné zboží! Taktéž není dovoleno měnit během kalendářního roku jednou stanovenou kalkulovanou cenu na kartě! Důsledkem těchto nevhodných změn je nesoulad měsíčních inventur.

13.A.4.1. Skladové karty Máme-li zaveden požadovaný počet skladů, přistoupíme v číselníku k vytváření seznamu skladových karet. Na skladové kartě vyplníme jednotlivá dialogová okýnka: Číslo karty - do prvního dialogového okýnka zavedeme libovolné číslo karty. Pro označení můžeme použít i abecedních písmen, pomlčky, lomítka a prakticky tak specifikovat druh zboží, nebo dodavatele. Např. AB54A02, 0A001, 22-30, 100/a. Program generuje čísla skladových karet které je možné pro takovýto vtipně propracovaný systém individuálně upravovat. V jednom skladě není možné zavést dvě shodná čísla skladových karet (kontrolováno programem), což neplatí pro stejná čísla karet pro více skladů. Pokud zvolíme nevyhovující číslování, lze jej později kdykoliv přečíslovat za pomoci klávesy F6. Katalogové číslo - nepovinný údaj například čísel JKPOV, katalogových, čísel atestů, specifikace sortimentu apod. Okýnko lze považovat za pomocné. Při tisku dokladu v režimu „Podrobná specifikace položek“ se tyto údaje tisknou. Ve standardním režimu tisku dokladu se katalogové číslo netiskne. 70



Název položky - pro uvedení přesného názvu skladové položky Měrná jednotka - informace o měrných jednotkách, ve kterých budeme vést zboží na kartě. Litry - l, metry - m, kusy - ks a pod. Rabat - údaj o výši rabatu, o který program automaticky navýší prodejní cenu položky ze skutečné nákupní ceny. Prodejní cena se tak automaticky udržuje na reálné výši podle poslední nákupní ceny, plus stanovený rabat. POZOR na systém zavedené prodejní ceny včetně DPH. Vlastní rabat musí být ještě povýšen o procento DPH. Např. rabat 25%+ 22%DPH = 47% Pokud rabat neuvedeme, celý proces s automatickým udržováním aktuální prodejní ceny je pasivní. V takovém případě můžeme pro tvorbu aktuální prodejní ceny použít jiné prostředky. Tj. v programu nabízené hromadné skupinové přeceňování, nebo ruční individuální přeceňování položky po položce. Vždy si však sami hlídáme správnou prodejní cenu. Balení - zavedení další pomocné měrné jednotky (paleta, litry, balík, metry, apod.) %DPH - procento DPH, které se vztahuje na zboží, 22%, nebo 5%. Zahrnuta v prodejní ceně - vztahuje se k DPH. Myšleno jako „DPH je zahrnuto v prodejní ceně„ a zavádí se znakem X. Nastavení závisí na tom, jak máme stanovenu prodejní cenu na kartě: - prodejní ceny (1-5) jsou včetně DPH a program bude při prodeji rozepisovat základ + DPH. Znak X musíme uvést! - prodejní ceny (1-5) jsou bez DPH a program bude při prodeji připočítávat základní ceně uvedenou sazbu DPH. Znak X neuvádíme! Čárový kód - program je připraven na čtečku čárového kódu. Jinak lze okýnko využít pro jakýkoliv jiný další pomocný údaj k další identifikaci. Zúčtovací předpis - praktická pomůcka pro zavedení automatické předkontace tržbových sloupců vydaných faktur do saldokontního deníku. Do karty zavedeme pořadové číslo předem sestavené předkontace dle číselníku účetních souvztažností. To i v případě, že je číselník prázdný a předkontace nechceme používat! Nákladové středisko - zapíšeme vždy středisko 01. V programu jednoduchého účetnictví nemá další význam. Kalkulovaná cena - musí být vždy uvedena, a pokud si ji sami neurčíme, je programem automaticky jednou zavedena při prvním naskladnění položky z první skutečné nákupní ceny. V případě, kdy si kalkulovanou cenu dopředu určujeme sami, jde vlastně o náš odborný odhad skladové ceny, ve které bude položka vedena na skladě. Správně by měla zahrnovat i zohlednění nákladů spojených s pořízením položky (doprava apod.). Pozdější cenové rozdíly + - nákupních cen společně s rozdílnými náklady spojenými s pořízením jsou programem automaticky zaznamenávány jako cenové odchylky. Průměrná cena - nemusíme zavádět, program si ji sám neustále počítá z příjmů a výdejů. Svou podstatou se v tomto případě jedná jen o pomocný údaj, který nic ve skladovém hospodářství v programu neovlivňuje. Slouží k naší orientaci v nákupních cenách. Cenové úrovně - Prodejní cena 1-5 slouží k zavedení až 5 různých prodejních cen u jednotlivých položek. Zvolená výše prodejních cen může být dále automaticky ošetřována programem v závislosti na stanovené výši rabatu na kartě. Při prodeji volíme cenovou úroveň několika způsoby: a) - operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazování adresy do dokladu volbou u dialogového okýnka Cen.úr: b) - u prodejek se předvolí jedna cenová úroveň v externím souboru porty.cfg na řádku 2 číslem 1-5. (NOVAJ01\porty.cfg) c) - operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazení ceny, kdy u dialogového okýnka Cena za MJ stiskneme klávesu F1 jako nápovědu cenových úrovní. (platí pro oba doklady) Zavedení cenových úrovní není podmínkou. Cenová úroveň 1 je základní. Zůstatek - aktuální stav o počtu ks, litrů, … (dle měrné jednotky) na kartě. Nikdy do skladové karty nevpisujeme ručně! Vždy jen přes příjemku, výdejku, nebo převodku. Rezervace - informační číselný údaj o počtu rezervovaných kusů (dle měrných jednotek). Ty budou dočasně zablokovány pro fakturování. Výši rezervace nikdy nevpisujeme ručně, ale jen přes Expedici, Objednávku. Limit - ručně si sami zadáváme limit minimální zásoby zboží. V okamžiku vyhodnocování podlimitních zásob již popsaných v manuálu, tak získáme operativní přehled o kritickém množství zboží na skladě. Můžeme včas objednat další zboží. Není nic 71



horšího, než odpověď zákazníkovy "Nemáme, není na skladě" na 100 % půjde jinam! Poslední příjem, poslední výdej - doplňková datumová informace automaticky ošetřovaná programem. Kartu nenabízet - zavádí se znakem X. Pomocná funkce, která zajistí, že karta nebude nabízena ve fakturaci v seznamu zavolaném F1. F1 je myšleno jako nápověda. Pokud při fakturaci budeme znát zpaměti číslo takto označené karty, lze s ní samozřejmě plně pracovat - fakturovat. Po řádném vyplnění skladové karty stiskneme klávesu Esc. Je nám nabídnuto spodní rozhodovací menu, ve kterém potvrdíme zařazení nové karty do evidence Zařadit položku. Programem jsme dotazováni na přesné umístění karty, na konkrétní pozici v číselníku. Při prohlížení již hotové evidence skladových karet můžeme pracovat s dalšími obecně známými funkcemi: F4 - Přidání nové karty do číselníku F5 - Zkopírování skladové karty do volitelného skladu (s možností změnit číslo skladové karty) F6 - Přesun skladové karty do volitelného skladu (s možností změnit číslo skladové karty) F7 - Vyhledávání, přímé vyhledání požadované karty ve zvoleném sloupci, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na umístění ve sloupcích evidence karet Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kteroukoliv kartu a stiskneme klávesu Enter, zpřístupníme si ji k detailnímu prohlížení , nebo opravám. Alt+S - Sortování, skladové karty si operativně přeskládáme např. podle abecedy, podle čísel karet, podle ceny apod. Takto upravenou evidenci si můžeme trvale uložit i na disk počítače a to po stisku klávesy Esc. Alt+F - Filtrování Filtrování pozitivní. Získáme nový upravený užší seznam karet k další práci. (Viz úvodní kapitola v manuálu Obecné funkce v programu.) Při negativním filtrování odstraníme z prohlížené sestavy určitou skupinu karet (položky budou v novém výpise scházet) Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížené evidence – skladových číselníků (i upravených filtrem, sortingem apod.) Esc - Ukončení prohlížení číselníku skladových karet.

13.A.4.2. Typy skladů Základní číselník k zavedení seznamu požadovaného počtu skladů do programu. Práce s tabulkou je jednoduchá a řídí se stejnými pravidly jako u kterýchkoliv jiných číselníků v programu, jen klávesou Enter. Počet skladů není omezen. Počet nad 99 skladů nedoporučujeme!

Do sloupce: TP - uvedeme pořadové číslo skladu, nebo libovolné označení Název skladu - pojmenujeme si sklad

13.A.4.3. Účetní souvztažnosti O číselníku účetních souvztažností jsme se zmínili již v kapitole o skladových kartách. Přesto si popis znovu připomeneme. V jednoduchém účetnictví slouží pouze k jednomu jedinému účelu a to k zavedení předkontace tržbových účtů jako předkontace pro zaúčtování vystavených faktur do saldokontního účetního deníku SUD. Tyto účty zapisujeme do posledního sloupce číselníku Tržba (např. 601 1 – tržby za vlastní výrobky, 604 1 – tržby za zboží, …… aj.) Skladové pohyby v jednoduchém účetnictví neúčtujeme. Proto sloupec 2 až 6 vyplníme jen znakem * (hvězdička), účtování bude ignorováno. 72



Tržba - uvedení předkontace tržbového sloupce peněžního deníku pro vydanou fakturu Enter - aktivace řádku pro zápis souvztažností do jednotlivých sloupků v tabulce. F4 - Přidáme nové potřebné řádky k dalšímu definování dalších souvztažností. F8 - Zrušení nepotřebné předkontace. Použijeme spíše jen v krajním případě, lepší je původní účty přepsat za nové, aktuální.

13.A.4.4. Ceník služeb Zajímavá nabídka, která rozšiřuje servis při sestavování dokladů. Jeho pomocí lze kdykoliv cokoliv vyfakturovat mimo sklady, popř. přefakturovat. Funkčně jde jakoby o další sklad s pomyslným číslem 00 (Toto číslo se při vyvolávání ceníku neuvádí. Ceník se uvádí jako sklad číslo nic - pomocný sklad - Ceník. S jeho pomocí lze rychle a bezchybně vystavit jakékoliv i jednoúčelové doklady (náhodné přefakturace, nebo faktury za rozličné projekty). Do ceníku si můžeme zavést veškeré možné činnosti, které běžně i výjimečně fakturujeme, prodáváme! Dokonce lze zavést i položky pro ceny smluvní, nebo položky pro poskytované slevy apod.!

Po spuštění ceníku se na displeji objeví stejná karta jako u běžných skladových položek. Nenecháme se zviklat její grafickou úpravou a vyplníme ji dle jednotlivých dialogových okýnek. Nejdůležitější bude především uvedení názvu služby (dopravné, balné, sleva, projekt č….., apod.), a uvedení prodejní ceny za jednotku (1ks, 1km, za 1 obal, % slevy). U položek smluvních, projektů, slev apod. cenu přirozeně nevypisujeme. Konkrétní sumu uvedeme až při vlastní tvorbě konkrétního dokladu.

13.A.5. Skladový deník - (rychlé volání klávesa F5) Skladový deník tvoří základní páteř celého skladového hospodářství v modulu Odbytu. Eviduje souhrn všech skladových pohybů (příjmů a výdejů) v jejich chronologickém sledu v měsíčních přehledech. Zároveň vede i všechny skutečné nákupní ceny. V případě potřeby lze za pomoci funkce Kontrola karet provést zrestaurovaní množstevních zůstatků na kartách. Popis jednotlivých sloupců evidence: P - Pohyb. P-příjem, V-výdej, malým písmenem p-převod příjem, v-převod výdej TS - Typ skladu, sklad, ve kterém se pohyb uskutečnil Dne - Datum pohybu Ev.číslo - Evidenční číslo hromadné příjemky, výdejky, nebo u vystavovaného dokladu interní pořadové číslo z evidence knihy pohledávek, dodacích listů, atd. Číslo je do skladového deníku vždy zaznamenáváno automaticky. 73



D.d. - Druh dokladu. U příjemek, výdejek jde o označení dokladu na základě, kterého naskladňujeme (faktura , dodací list, interní doklad). Tento specifikační symbol si do hromadné příjemky , výdejky zavádíme sami. U vydaných dokladů v Expedici (vydaných faktur, dodacích listů, aj.) je označení druhu dokladu zaznamenáváno programem automaticky. Např. TF1 tuzemská vydaná faktura typ I. Nebo dcl dodací list apod. Č.dr.dokladu - Číslo druhu dokladu je úzce svázáno s druhem dokladu. U hromadné příjemky, výdejky si číslo značíme sami (variabilní symbol faktury, na základě které provádíme naskladnění). U vydaných dokladů v Expedici, vydaných faktur, jde o číslo variabilního symbolu, variabilní symbol dodacího listu, prodejky apod. Variabilní symbol vydaného dokladu je tvořen a zaznamenáván automaticky. Množství MJ - množství v měrných jednotkách (ks, litry apod.) Kalk.cena - kalkulovaná (skladová) cena za jednotku Kalk.c.celkem - kalkulovaná cena celkem (kalkulovaná cena násobena počtem kusů) Prod.cena - prodejní cena Dodavatel-Odběratel - informace se dosadí buďto z hromadné příjemky (výdejky) při naskladnění, nebo při Expedici automaticky z adresy odběratele použité ve faktuře. Např. u prodejek za hotové peníze běžnému zákazníkovy, zůstává dialogové okýnko zpravidla prázdné. Obj.číslo - objednávkové číslo se u příjmů (výdejů) doplní ze záhlaví hromadné příjemky (výdejky) – dle potřeby uvádíme sami. U faktur při expedici se objednávkové číslo doplní ze záhlaví dokladu (pokud jsme si jej tam uvedli). V prohlížené evidenci můžeme pracovat i s dalšími funkcemi: F7 - Vyhledávání jakékoliv, operativní v prohlížené evidenci pohybů skladového deníku Alt+S - Přetřídění prohlížené evidence podle abecedy, číselně, datumově apod. Alt+F, Alt+G - Filtrování evidence pozitivní, nebo negativní dle potřeby F2 - Součet program provede operativní součet ve sloupcích Množství MJ (např. počet kusů) a ve sloupci Kalkulovaná cena celkem (hodnota naskladnění). Součet probíhá vždy od prvního řádku k místu, kde právě stojí kurzor. F5 - Vyhodnocení příjemek a výdejek (převodek) a jejich zesumarizování. Skladový deník je rozšířen o další pomocné sloupce (Celkem KC, Celkem PC), kde je proveden celkový součet Kč všech položek k jedné příjemce, výdejce, převodce. Slouží ke kontrolním účelům. Alt+T - operativní Tisk prohlížených i jakkoliv upravených evidencí deníku >>> - prohlížení za okraj displeje pomocí kurzorových šipek Enter - Editace, možnost jakýchkoliv oprav v evidenci skladových pohybů. V návaznosti na funkci Kontrola karet je možné provést opravu, zrestaurování, aktualizaci zůstatků na skladových kartách.

13.A.6. Servis - (rychlé volání klávesa F6) 13.A.6.1. Parametry

Automatický tisk dokladů - pro automatický tisk příjemek, výdejek, převodek. Evidenční číslo příjemky - při zapnuté funkci „Automatické číslování„ program sám zaznamenává pořadovou číselnou řadu dokladů. Evidenční číslo výdejky - zaznamenaná číselná řada dokladu Evidenční číslo převodky - zaznamenaná číselná řada dokladu Automatické číslování - souvisí s výše uvedeným evidenčním číslování Počet desetinných míst v údaji o množství - velmi praktická, doplňková pomůcka upřesňující tvar čísla o počtu (např. ks, litrů) při prodeji. Příklad vždy pro jeden kus a počet des.míst 0, 2, 3. - 1 ks, 1.00 ks, 1.000 ks.

74



Parametry grupování Počáteční pozice - nastavení slouží jako speciální parametr pro pomocnou grupovací inventuru. Počáteční pozicí říkáme u skladové karty, od kterého čísla v řadě v čísle karty se bude provádět skupinový, grupovací výběr. Např. od čtvrtého tj. xxxXxxx Počet znaků - druhý doplňující parametr pro speciální grupovací inventuru. Požadované číslo může být od 1 po 7 (v čísle skl. karty je max. 7 znaků). Zadaným číslem říkáme, kolik znaků v řadě u skladové karty má vzít program v úvahu pro skupinový, grupovací výběr. Např. počet znaků 4: xxxXXXX. Již popsáno u grupovacích inventur včetně obrázku. Např. pro tato čísla karet 123-123

321-321 zx2-12/ 12/-999 123-99/ výběr nebo nebo

- počáteční pozice - počet znaků - počáteční pozice - počet znaků - počáteční pozice - počet znaků

4 1 7 1 4 4

- vybrány všechny karty se znakem - vybrány karty zx2-12/, 123-99/ společným znakem / - vybrány karty 31x/123, H40/123 se společným znakem /123

Parametry expedice Čtečka čárového kódu - slouží k zavedení režimu čtečky čárového kódu dle nápovědy. Program je připraven na práci se standardní ruční čtečkou a ke značnému zrychlení vlastního prodeje a celkové práce se sestavením skladu.

Zvláštní režim Blokování výdejky - pomocná funkce umožňující zablokování interního výdeje ze skladu v menu Doklad. Klasický výdej položek ze skladu Expedicí přes doklad (fakturou, dodacím listem, prodejkou apod.) není tímto nijak blokován.

13.A.6.2. Změna sazby DPH Jednoduchá pomůcka, s jejíž pomocí automaticky změníme zavedenou sazbu DPH na všech kartách ve všech skladech. Po spuštění si od nás program žádá uvedení původní sazby DPH (22%, 5%) a uvedení sazby nové.

13.A.6.3. Kontrola karet Tvoří integrovanou plně automatickou kontrolu správnosti všech důležitých údajů skladového hospodářství v odbytu. Jde především o soulad mezi obsahem skladového deníku a údaji na kartách. Program postupuje podle záznamů ve skladovém deníku a kontrolně srovnává informace na kartách. Pokud narazí na rozdíl v počtu kusů, automaticky jej na kartě opraví. Na případné rozdíly v naskladňovacích cenách jsme upozorněni v protokolu chyb. Hláška Rozdíl v PC - v pořizovacích cenách je jen informativní a informuje nás o rozdílnosti v nákupních cenách. Není chybou! Hláška Rozdíl v KC - v kalkulovaných cenách je chybou! Upozorňuje nás na náš nekorektní zásah do údajů o kalkulovaných cenách na kartách, které během roku měnit nesmíme. Nebo jsme nekorektně zasáhli do kalkulovaných cen ve skladovém deníku. Kontrolu si spouštíme dle potřeby libovolně, i několikrát za sebou.

13.A.6.4. Export a import dat Export a import dat umožňuje přenos dat mimo počítač a mít např. odloučené pracoviště skladů. (Např. v jiném městě Přerov, Olomouc, Kroměříž apod.) Funkce zvyšuje užitnou hodnotu celého programu. Přenos provádíme za pomocí disket, Zipu, přenosného HD apod. Doklady (faktury, dodací listy, prodejky) mohou být vystavovány skladníkem přímo na odloučeném pracovišti. Po importu do počítače na ředitelství si tato obsluha - účetní v modulu Odbyt vyvolá a dodatečně zařadí vydané faktury do evidenčních knih faktur včetně předkontací do saldokontního SUD. Popř. Prodejky, které se zavedou do pokladny a proúčtují do peněžního deníku. Export dat - objeví se tabulka k zadání požadovaných údajů. Výběr konkrétních položek je zajištěn datumově. Proto může být nejmenší přenosová dávka jeden den. Doporučujeme vedení přehledné evidence o provedených exportech (importech) na štítku diskety, např. využít poznámkového diáře jímž je program vybaven Alt+N. Znakem X položky vybereme. V komprimovaném stavu jsou programem nahrány na disketu. Import dat se nijak nezobrazuje. Po potvrzení obsluhy program zajistí přihrání položek - dat do modulu Odbytu. Správnost importovaných dat je plně v rukou té obsluhy, která nám takovouto disketu nahrála.

75



13.A.6.5. Přecenění Další z praktických funkcí programu, která už svým názvem napovídá, že jde o přeceňování cen skladových karet. Přeceňování může jít tzv. dvěma směry. Přecenění koeficientem - ve zvoleném koeficientu provede program úpravu cen 1-5. Např. zvýšení o 10% se provede koeficientem 1,1. Snížení o 5% koeficientem 0,95 apod. Přecenění s pevnou cenou - u požadovaných karet uvádíme novou konkrétní cenu. Tabulka umožňuje individuální zavedení u všech cenových úrovní 1-5.

13.A.7. Hledej - (rychlé volání klávesa F7) Slouží k prohledávání skladového deníku ve všech měsících současně. Po aktivaci klávesou Enter máme možnost zvolit typ hledání. Hledání ve sloupcích - je nám nabídnuto záhlaví sloupců ve tvaru skladového deníku a podobně jako u běžné funkce hledej F7 si vybereme sloupec k prohledávání. Zadáme požadovanou sekvenci znaků. Program provede prohledání deníku ve všech měsících a na displej vypíše všechny záznamy obsahující námi požadovanou sekvenci znaků (číslo, datum, skladová karta, aj.). V plném rozsahu slouží ke kompletnímu prohledávání všech sloupců ve všech měsících najednou. Hledej používáme v situacích, kdy potřebujeme cokoli najít někde v deníku, a nejsme si jisti ve kterém období, nebo jakým dokladem byl zápis přesně proveden. Funkce hledej se dá dále kombinovat s filtrováním Alt+F nebo sortingem Alt+S apod. Tím získáváme další neomezené kombinace k prohledávání zavedených záznamů. Dalším pozitivem pak je, že všechny takto vytvořené sestavy lze kdykoliv vytisknout klávesami ALT+T k další práci.

13.A.8. Moduly - (rychlé volání klávesa F8) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici nám menu nabídne přesun do uvedených modulů k další práci.

76



13.B. Expedice - Doklad, Fakturace Expedice - Doklad je druhá nejdůležitější součást modulu Odbytu, která slouží k vystavování různých druhů dokladů. Proto je jí věnována tato samostatná kapitola. Vystavit lze Tuzemské faktury Vfa I a Vfa II, tj. ve dvou odlišných číselných řadách, zálohové faktury, dodací listy, prodejky pro malo, nebo velkoobchodní prodej za hotové peníze, penalizační faktury atd. Systém taktéž umožňuje zavedení rezervace zboží pro zákazníka a jejich pozdější přenos do vystavovaného dokladu. V nabídce Doklad si najedeme na Expedici, zvolíme požadovaný druh dokladu a můžeme začít s vyplňováním.

13.B.1. Tuzemská faktura I

13.B.1.1 Sestavení dokladu Přibližné schéma postupu práce s dokladem probíhající ve třech fázích.

1. Fáze Sestavení záhlaví

2. Fáze Textová část dokladu

3. Fáze Zpracování dokladu

1. Fáze : Sestavíme záhlaví dokladu se základními údaji. Jméno naší firmy je automaticky doplněno z konfiguračních parametrů programu. V knize pohledávek (v evidenci prodejek, evidenci dodacích listů apod.) je vyhledán poslední evidovaný doklad a logicky je programem odvozen a nabídnut nový variabilní symbol - pořadové číslo. To je sestaveno s použitím předpony či přípony, předem definované v Parametrech dokladu. Datum zdanitelného plnění a den vystavení jsou brány z OS počítače, lze jej však dle potřeby změnit. Splatnost, obvykle 14 dní, je programem brána z předem definovaných Parametrů Tuzemské faktury I. Splatnost můžeme automaticky operativně měnit ve spojení s předem připravenou dobou splatnosti v adresáři obchodních partnerů. (Modul Adresář) Odběratele je vhodné doplnit z adresáře za pomoci nápovědy přes klávesu F1. Ruční dopisování adresy nedoporučujeme! U adresy můžeme mít v kartě zaveden poměrně značně rozvětvený systém slev. Různé slevy u různých skladů, další konkrétní slevy u konkrétních skladových karet apod. Pro dohledání adresy můžeme využít i druhého, rychlejšího způsobu za pomoci klávesy F7. Do kteréhokoliv dialogového okýnka vepíšeme několik prvních písmen, nebo některé slovo z názvu firmy, ulici, město, IČO nebo DIČ, a teprve potom stiskneme klávesu F7. Program nám nabídne konkrétní firmu, nebo užší seznam adres k použití. Po výběru adresy klávesou Enter jsme vždy akusticky i obrazově upozorněni na info text z karty adresy. Využití může být univerzální. Např. operativní informace o změně adresy, info o neplatiči, o nároku na slevu apod. Grafická podoba umístění adres dodavatele a odběratele je záměrná. Po vytištění dokladu na tiskárně (i při prohlížení dokladu na displej PC) budou obě adresu umístěny standardně. Cenová úroveň - prodejní cena 1-5 plně souvisí jen se skladovým hospodářstvím a předem zavedenými prodejními cenami na skladových kartách. Zavedením čísla cenové úrovně u adresy budou v sestavovaném dokladu u všech položek použity tyto zvolené ceny. V případě potřeby lze vždy nabízenou cenu ještě operativně upravit. Cenovou úroveň lze do dokladu volit několika způsoby: a) - operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazování adresy do dokladu volbou u dialogového okýnka 77



Cen.úr:. b) c)

- operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazení ceny, kdy u dialogového okýnka Cena za MJ stiskneme klávesu F1 jako nápovědu cenových úrovní. (platí pro faktury i prodejky) - u prodejek se předvolí jedna cenová úroveň v externím souboru porty.cfg na řádku 2 číslem 1-5.

(NOVAJ01\porty.cfg) Cenová úroveň 1 je základní.

Po vyplnění záhlaví stiskneme klávesu ESC k vyvolání spodního rozhodovacího menu a potvrdíme nabídku Položky. Ze záhlaví jsme přesunuti do tzv. Textové části dokladu ke konkrétnímu zadávání položek.

2. Fáze : Doplníme textovou část dokladu s potřebným textem co fakturujeme a po jednotlivých položkách. Nemusíme fakturovat jen v návaznosti na sklady. Bez potíží vyfakturujeme jakékoliv i nárazové práce, služby, projekty, přefakturace, množstevní slevy za pomoci ceníku služeb! Pro tyto případy můžeme mít např. zavedenu jednu prázdnou kartu v ceníku. Bez prodejní ceny (určíme operativně při prodeji), bez názvu (popíšeme operativně až při konkrétním prodeji), bez předkontace (určíme taktéž operativně při prodeji). Další dle konkrétního požadavku na tel. naší HOT-LINE pomoci zákazníkům 0641/201 423 odd. software.

Při práci si pomůžeme nápovědou na displeji. Např. F4 pro vložení celého řádku pro psaní textu po načtení aktivovaného klávesou Enter, F6 pro načtení předem připravených textových bloků pro stále se opakující komentáře, atd.V textové části dokladu klávesou Enter vyvoláme tabulku k zadání konkrétních fakturovaných údajů. Z obrázku je vidět, jednotlivá dialogová okýnka nevyžadují další podrobné vysvětlení.

78



Nápovědu, který sklad použít, nebo kterou použít kartu získáme klávesou F1, nebo F7. Ceník služeb je v programu označován jako sklad nic. (Dialogové okýnko sklad číslo ponecháme prázdné.) U dialogového okýnka Cena za MJ můžeme použít klávesu F1 pro volbu zavedených cenových úrovní. Nebo klávesu F2 pro nový operativní výpočet z ručně zadané nové celkové ceny včetně DPH na novou cenu bez DPH. Uvedený postup latí nejen pro běžné skladové položky, ale i pro tzv. ceník služeb a náhodné fakturace. Pravá polovina vyvolané tabulky nás informuje o celé řadě dalších doplňkových údajů k použité kartě. Ve spodním rozhodovacím menu potvrdíme Zapsat do textové části dokladu. Programem jsme přeneseni na další prázdný řádek k definování další položky.

Popis některých funkčních kláves v textové části dokladu: F2 - Operativní uložení obsahu právě zpracovávaného dokladu na disk PC. Funkce je podobná tzv. elektronickému šanonu. Použijeme ji např. pro ochranu dat pro případ náhodného výpadku el. Proudu, při sestavování dlouhých dokladů, podobně jako když píšeme dopis v textovém editoru. Výpočet prodejní ceny bez DPH u dialogového okýnka Cena za MJ. Tady je prodejní cena vždy uváděna bez DPH. Jsou však případy, kdy nás praxe nutí operativně změnit prodejní cenu a my známe jen konečnou cenu včetně DPH. Proto pro tyto případy v tomto dialogovém okýnku uvedeme vždy celkovou cenu včetně DPH, stiskneme F2 a program provede rozpočítání na cenu bez DPH. F4 - Přidání nového řádku do textové části dokladu. Přidat lze jak nový prázdný řádek pro běžný psaný text, tak i řádek pro zápis další položky ze skladu, nebo další položky ceníku služeb. Volba dle menu. F8 - Zrušení nepotřebných řádků. F6 - Volba pro načtení obsahu z již vystavených Dodacích listů, nebo z předem připravených Textových bloků, Objednávek, nebo znovu načtení položek z již sestaveného dokladu (u faktur I např. z TF1, tuzemská vydaná faktura I, nebo ze zálohových faktur). F10 - Operativní mezisoučty funkce slouží k uvedení korunových mezisoučtů do požadovaného místa v textové části dokladu.

3. Fáze - závěrečná Alt+Z - celkovou práci s typováním položek v textové části dokladu kdykoliv ukončíme stiskem těchto kláves Alt+Z. Program nás zrychleně přenese do menu Zpracování dokladu (tisk, uložení dokladu, zavedení do evidencí, provedení předkontace apod.). Detailní popis všech možností si provedeme v další kapitole Zpracování dokladu. Ukončení práce s dokladem lze provést i klasicky klávesou Esc. Tady nás program vrátí zpět do záhlaví. Nabídne rekapitulaci k nahlédnutí, popř. k doplnění závěrečného textu. Celé záhlaví opustíme přes Konec. Při tomto postupu doporučujeme i využití uložení dokladu na disk počítače, tzv. elektronický šanon, pro případ pozdějšího vyvolání dokladu. Uložení je externí a nemá nic společného s běžnými evidencemi v programu, např. knihou vydaných faktur!

13.B.2. Tisk dokladu Doplňková funkce, jejíž hlavní vlastností je předběžné prohlížení celého sestaveného dokladu předem na displeji s možností i přímého tisku na tiskárnu. Tento tisk dokladu bývá zpravidla využíván při dodatečném a opakovaném tisku dokladů po jejich načtení z tzv. elektronického šanonu. (V případech kdy jsme zákazníkem žádáni o zaslání opisu dokladu apod.)

13.B.3. Zpracování dokladu Důležitý závěrečný moment při práci s dokladem, kdy definitivně rozhodneme, jak s ním naložíme. Znakem X v tabulce jednotlivé činnosti potvrzujeme. Nastavené parametry lze vždy operativně měnit. Nová změna bude po potvrzení automaticky 79



uložena. Jak je na obrázku vidět, nepotřebují jednotlivé odkazy dalších podrobných vysvětlení. Podrobná specifikace položek je tisk dokladu s rozšířenými údaji o skladové kartě, tj. tisk včetně skladového čísla, katalogového čísla . Automatické uložení dokladu na disk - tzv. elektronický šanon. Bylo již popsáno v jednom z předešlých odstavců manuálu. Ukládání provádíme pro případ pozdější potřeby vyvolání dokladu, jeho znovu vytištění apod. Podobně jako u příjemek na skald, máme možnost doklad rozpracovat, uložit a později jej vyvolat a dokončit. Uložení je externí a nemá nic společného s běžnými evidencemi v programu, např. knihou vydaných faktur, evidencemi DPH, evidencemi prodejek v modulu Pokladna apod.! …. předkontace dokladu do SUD (někdy bývá v tabulce nesprávně označován jako HUD) zajistí zaúčtování již zmíněné předkontace (tržbového sloupce) do saldokontního účetního deníku SUD. Tento princip je podrobně popsán v kapitole Závazky a pohledávky. Systém je použit výhradně ve spojení s vystavenými fakturami. Na dodací listy a pokladní doklady – prodejky se nevztahuje! Výdej zboží ze skladu slouží k provedení odpisu zboží ze skladového hospodářství … zúčtování – tato dialogová okýnka v tabulce pro zpracování dokladu jsou shodná s programem na vedení podvojného účetnictví. Vzhledem k podstatě jednoduchého účetnictví si nebudeme těchto údajů všímat. Informace o ignorování zaúčtování skladových položek byla uvedena i v úvodu kapitoly Odbyt. Automatické ukončení dokladu a nastavení nového. U faktur usnadní práci při zpracování několika dokladů za sebou. Program se po všech zadaných úkonech zpracování sám nastaví do záhlaví nového dokladu k další práci. U prodejek se program vždy postaví přímo až do textové části dokladu, protože u běžných prodejek, je záhlaví odběratele k běžným zákazníkům zpravidla ignorováno.

13.B.4. Čtení dokladu Předem uložené doklady na pevném disku (v tzv. elektronickém šanonu) si můžeme zpětně kdykoliv vyvolat na displej a dále s nimi pracovat. Můžeme pokračovat na rozpracovaném dokladu, znovu si jej celý vytisknout, odepsat ze skladu apod.

13.B.5. Nastavení, servis Parametry záhlaví Každý typ dokladu (Tuzemské faktury, prodejky, dodací listy, aj.) má své vlastní parametry. V tabulce volíme parametry znakem X podle jednotlivých dialogových okýnek. Název dokladu - uživatelsky lze pozměnit, doplnit název dokladu. Předpony a přípony čísla dokladu. Nesmíme však použít jiné znaky než numerické.

Lomítka, prázdné mezery, pomlčky apod. nejsou bankami uznávány, proto je zásadně nepoužijeme !!!

POZOR ! Pozor si dáme při tvorbě předpony v dokladu. I přesto, že si doplnění čísla dokladu nežádáme a budeme si program jen prohlížet, musí kurzor v dialogovém okýnku blikat na první pozici u levého okraje. Pokud tomu bude jinak a kurzor se nám podaří omylem přesunout na jinou pozici, bude to znamenat předponu prázdných znaků, které nám budou při práci s programem činit potíže !! Chybný VS může potom vypadat takto … 1542

80



Poznámka-konec – spodní polovina tabulky je určená pro stanovení trvalého textu poznámky, která se nám vždy vytiskne ve spodní části dokladu (Např. "Nezaplatíte-li částku do .... apod.) Prostor pro poznámku zároveň umožňuje uvedení zápisu o uvedení v obchodním rejstříku dodavatele včetně spisové značky které spadá pod povinné náležitosti u daňových dokladů platné od 1.1.2001 Pracovní režimu dokladu - doporučujeme využití předkontací pro zazúčtování pohledávky a zúčtování haléřového dorovnání do saldokontního deníku SUD. Stanovení předkontací různých tržbových účtů jsme si vysvětlili v předchozí kapitole Odbyt, Číselníky, Účetní souvztažnosti a skladové karty.

13.B.6. Konec práce Slouží k ukončení práce s Expedicí, fakturací a přesunu zpět do odbytu.

13.B.7. Zálohová faktura I, Dodací list, Prodejka, Penalizační faktura, Objednávka Práce s ostatními doklady je prakticky shodná jako s Tuzemskou fakturou. Především technologie sestavení zálohových faktur, zahraničních faktur, dodacích listů a prodejek. Prodejky - distribuční program je standardně nastaven na cenovou úroveň č.1. V případě potřeby lze pro prodejky trvale nastavit i jinou cenovou úroveň. Volba se provádí mimo program (např. pomocí Norton Commanderu, nebo Poznámkovým blokem) v adresáři NOVAJ01 úpravou souboru porty.cfg. Konkrétní cenovou úroveň (1 - 5) uvádíme tímto číslem na druhý řádek. Objednávky jsou mírně odlišné. Jejich vystavení zajistí pouhé zablokování požadovaného zboží ve skladech pro normální prodej (prodej fakturou i zahraniční, prodejkou). Penalizační faktury jsou již svým charakterem zcela odlišné od běžných faktur. Nejsou napojeny na sklady a po zavedení adresy našeho odběratele v záhlaví dokladu slouží k automatickému sestavení penalizační faktury k požadovanému datu. 13.B.8. Jak používat slevy při fakturaci Na četné dotazy a přání zákazníků uvádíme několik praktických rad, jak si poradit. Ostatně jako i u kterékoliv jiné problematiky platí možnost zavolat na službu HOT-LINE softwarového oddělení firmy EMZET. 1)

Slevy v procentech vycházejí z adresy zákazníka. Systém se definuje v modulu Adresář u jednotlivých adres obchodních partnerů. Slevu (přirážku) lze stanovit individuálně např. až na každou skladovou položku zvlášť pro různé sklady. Při prodeji (fakturou, prodejkou, dodacím listem) takovémuto zákazníkovy, bude základní prodejní cena na skladové kartě (Prodejní cena 1:) automaticky ponižována (povyšována) dle stanovených údajů. Informace o poskytnuté slevě (přirážce) může být u jednotlivých položek v dokladu viditelně zobrazována.

zavedení slevy v % do karty v adresáři 2)

Slevy pomocí pevných cenových úrovní stanovených na skladové kartě. Systém se definuje přímo na jednotlivých skladových kartách kde je možné stanovit až 5 různých prodejních cen k jedné položce. Výši požadované cenové úrovně u zákazníka lze zavést v modulu Adresář u jednotlivých adres obchodních partnerů. Při prodeji (fakturou, prodejkou, dodacím 81



listem) takovémuto zákazníkovy bude základní prodejní cena na skladové kartě automaticky nasměrována na předdefinovanou cenovou úroveň. Z praktického hlediska je tento způsob náročný na operativní a rychlou údržbu aktuálních prodejních cen.

zavedení více prodejních cen - cenových úrovní 1-5 Volbu cenové úrovně lze kdykoliv provádět i ručně individuálně při prodeji. Volba se provádí pomocí nápovědy klávesou F1 u dialogového okýnka Cena za MJ. U obou případů není výše zvolené cenové úrovně na vytištěném dokladu zviditelněna.

použití klávesy F1 jako nápovědy pro volbu cenové úrovně 3)

Slevy poskytnuté operativně při prodeji v procentech – výhodný, rychlý a praktický způsob. Slevu poskytuje obsluha operativně v okamžiku sestavování dokladu v jeho závěru a je platná na všechny uvedené položky. Samostatně je vždy uváděna společná sleva na položky se základem pro nižší sazbu daně (5%) a zvlášť pro položky se základem vyšší sazby (22%). K těmto účelům použijeme v programu tzv. Ceník služeb. Informativní text a slevu v % pro jednotlivé sazby daně si na kartě připravíme předem. Hodnotu procentuální slevy na takovéto kartě zavedeme jako prodejní cenu (dialogové okýnko Prod.cena 1:) v záporné hodnotě. Např. sleva 10% jako –0,10. Více už ilustrační obrázky pro jednu sazbu DPH 22%.

karta z ceníku služeb pro stanovení slevy

použití slevy při prodeji (jedn. příklad –10% u částky 100 Kč) 82


4)


Ruční stanovení prodejní ceny obsluhou - se provádí individuálně u jednotlivých položek u kterých je důvod stanovit jinou prodejní cenu, než která je uvedena na skladové kartě (poškozený povrch výrobku, schází část výbavy apod.) Úprava se provádí u dialogového okýnka Cena za MJ. a) b)

Zde se vepíše nová požadovaná celková cena včetně DPH. Po stisku klávesy F2 se vepsaná cena rozpočítá na cenu bez DPH a klávesou Enter potvrdí. Vepíše se nová cena bez DPH a potvrdí klávesou Enter. Vždy záleží na tom jakým způsobem je stanovena původní cena na skladové kartě ze které úpravu provádíme. Jde-li o stanovení nové ceny včetně DPH nebo o úpravu ceny ke které se DPH připočítává (viz uživatelská příručka popis jednotlivých dialogových okýnek na skladové kartě).

13.B.9. Jak fakturovat bez návazností na sklady V poslední době se velmi často setkáváme s otázkou u našich zákazníků „Jak pracovat s modulem Odbyt, když nepoužíváme sklady, ani žádné podobné položky?“ Faktury jsou nahodilé, text i položky se neopakují. Náš program počítá i s touto uživatelskou variantu využití a vyfakturování prakticky čehokoliv. Postačí jen drobná příprava číselníků předem a pak jen stačí je naplno se značnou úsporou času využívat. Vzhledem k již obsáhlému popisu jednotlivých menu a nabídek si postup zopakujeme jen schématicky. V případě nejasností se obraťte na naše pracovníky software. Naše zkušenosti nám umožňují Vaše dostatečné vedení i po telefonu. Ve své podstatě nakonec zjistíte že je postup velice jednoduchý, rychlý a praktický. 1)

2)

3)

4) 5)

6) 7) 8)

Předem připravíme Ceník služeb (Odbyt, číselníky). Kartu vyplníme dvěma způsoby: a) Nic nevyplníme, snad jen číslo karty, popř. číslo střediska – zpravidla 01 pokud střediskově nečleníme. Prázdnou kartu uložíme. Obecná karta k vyfakturování čehokoliv. Konkrétní text vždy doplníme operativně až při vlastní fakturaci stejně jako fakturovanou částku a zúčtovací předpis. b) Zavedeme více karet, každou očíslujeme, každou popíšeme konkrétním textem (balné, dopravné, servisní hodina, za pronájem apod.) V tomto případě už můžeme uvést i jednotlivé prodejní ceny, DPH, popř. číslo zúčtovacího předpisu - popsán dále. Předem připravíme Účetní souvztažnosti - zúčtovací předpis (Odbyt, číselníky): Význam má pouze poslední sloupec Tržba. Ten určuje příjmový sloupec zaúčtovaného dokladu u fakturované položky do peněžního deníku. Kolik různých příjmů – tržeb u různých položek používáme, tolik musíme mít stanovených účetních souvztažností. 604 1, 604 2, 601 1 atd. Každou z nich nově číslujeme od 01 až po 99. Jednotlivé účetní souvztažnosti uvádíme u jednotlivých karet v ceníku služeb, nebo je určujeme až přímo při fakturaci pomocí nápovědy F1. Po provedené přípravě není nutné uvedené číselníky při fakturaci navštěvovat a dále se s nimi jakkoliv zdržovat! Přesuneme se do Expedice – Doklad, zvolíme druh dokladu, např. Tuzemská faktura I. I zde si můžeme v rámci přípravy předem připravit parametry dokladu (splatnosti, předpony a přípony variabilního dokladu atd.) a další textové bloky, které obecně popisují naši fakturaci (Fakturujeme Vám pronájem nebytových prostor dle níže uvedeného soupisu …., nebo Fakturujeme Vám položky dle níže uvedeného soupisu ….) I tato místa nemusíme při vlastní fakturaci navštěvovat a zdržovat se s nimi. Vyplníme záhlaví dokladu Přesunem se do textové části dokladu k typování fakturovaných položek a) Např. F6 načteme připravený textový blok (není nutné jej používat) b) Nebo F4 vložíme prázdný řádek pro operativní text. Tento řádek klávesou Enter aktivujeme pro zápis a vepíšeme operativní požadovaný text. Opakovaný Enter zápis textu ukončí. c) Popř. nepíšeme žádný obecný text na doklad. d) Na dalším volném řádku aktivujeme klávesou Enter tabulku pro zápis konkrétních numerických položek e) Dialogové okýnko Sklad číslo vynecháme – voláme tak předem připravený Ceník služeb f) Další dialogové okýnko Karta číslo 1) Načteme předem připravenou obecnou prázdnou kartu a všechny potřebné údaje doplníme. Např. i další podrobnější specifikující text, fakturovanou částku, DPH, zúčtovací předpis i středisko. 2) Načteme pomocí klávesy F1 konkrétní kartu z ceníku služeb, popř. doplníme některý ze scházejících údajů (pokud jsme jej v ceníku vynechali). Zpravidla je ale vše podrobně uvedeno a není třeba dodatečně upravovat. g) Vše potvrdíme přes spodní rozhodovací menu Zapsat do dokladu Zavedeme další položky. Po natypování všech fakturovaných položek se přes klávesy Alt+Z přesuneme na zpracování dokladu, nebo se postupně přesouváme přes postupné vyskakování z jednotlivých menu klávesou Esc. Další postupy viz uživatelská příručka.

83



14. ÚČETNICTVÍ SALDOKONTA


DPH

předkontace nezaplacených faktur

spárování předkontovaných faktur

SUD a jejich přesun do HUD Saldokontní účetní deník s nezaplacenými fakturami

TEST

OSNOVA

PŘÍJEM

HUD VÝDEJ

Hlavní účetní deník se všemi zaplacenými doklady

Banka, Pokladna

UZÁV ĚRKY


Neplátci DPH a firmy s minimálním počtem faktur se nemusí touto problematikou dále hlouběji zabývat. S těmi si ústně (vzhledem k jejich menšině) probereme jiný, zjednodušený postup práce s programem. Účetnictví saldokonta využijí firmy s větším počtem zpracovávaných faktur a plátci DPH. Nyní se před námi nachází modul, který má v programu trochu zvláštní postavení. Saldokontní účetní deník, zkráceně SUD, slouží jako pomocný deník pro evidenci sloupců - předkontací, nezaplacených faktur, které čekají na úhradu. Předkontované doklady do něj vstupují potvrzeným zaúčtováním z modulu Závazků a Pohledávek. Deník můžeme přirovnat asi tak k tzv. papírové krabici, nebo zvláštnímu šanonu, do kterých si odkládáme nezaplacené faktury. Teprve momentem zaplacení faktury (bankou, pokladnou) program zajistí automatický přesun předem určených sloupců – účtů z SUD do peněžního deníku. Postup účtování v takovémto jednoduchém účetnictví je tedy následující: 1) Každou fakturu (zaplacenou i nezaplacenou) vždy nejprve zapíšeme do prvotní evidence, tj. knihy přijatých, nebo vydaných faktur (Z1, Z2 ..., P1, P2 ...) v modulu Závazků a pohledávek. 2) Účtováním si dopředu připravíme sloupce – účty peněžního deníku, do kterých bude doklad zařazen v momentě úhrady. Fakturu předkontujeme. (Platí i pro případy faktur hrazených ihned v hotovosti) 3) Potvrzením účtování proběhne zařazení takovéto předkontace do saldokontního účetního deníku (SUD). Ten se tedy stává jakýmsi zásobníkem nezaplacených faktur a je nám neustále k dispozici jak pro prohlížení, tak i pro případné opravy. 4) V okamžiku úhrady faktury dochází v programu k tzv. párování, kdy si program ověří správnost všech údajů (žádný datum úhrady v evidenci faktur, přítomnost předkontované faktury v SUD, správnou výši placené částky) a zajistí fyzický přesun dokladu z SUD do peněžního deníku HUD. Tzn., že se předkontační zápis v SUD vymaže. Praktický význam saldokontního účetnictví je tedy v tom: a) že si fakturu při pořizování do evidence maximálně připravíme pro její pozdější zápis do peněžního deníku, který potom proběhne automaticky při úhradě. Fakturu bereme jen jednou do ruky! b) že nám program umožní provedení křížových a saldokontních kontrol a z nich vyplývajících kontrol DPH. V opačném případě, kdy program není vybaven obdobnou funkcí, je velmi pracné a snad i nepřestavitelné provádět jakékoliv kontroly DPH vždy každý měsíc před 25. Snad jen ručně! Tyto kontroly, jinak běžně známé u podvojného účetnictví, jsou u JU komplikované tím, že DPH evidujeme a přiznáváme u všech dokladů (bez ohledu na zaplacení). Přitom nám do peněžního deníku vstupují jen doklady zaplacené. Problémem zůstává kontrola DPH k dokladům, které na úhradu čekají. c) že můžeme zjistit tzv. ideální stav, předpokládaný hospodářský výsledek, pokud budou všechny faktury úplně zaplaceny. Tzn., 84



že v SUD nebude žádná předkontovaná faktura. Tato taktická zjištění mohou být užitečná na konci kalendářního roku před daňovým přiznání, kdy zjišťujeme předpokládaný hospodářský výsledek ke zdanění apod. Saldokontní účetnictví vyvoláme tak, že si prosvětleným kurzorem najedeme na Účetnictví saldokonta a stiskneme klávesu Enter. Můžeme použít i horkou klávesu - prosvětlené písmeno T . Otevře se nové menu Účetnictví saldokonta pro další práci. Jak již bylo výše uvedeno, účetnictví saldokonta používáme především k nahlížení, ke sledování předkontací, které nám hodně prozrazují o principech podvojného účetnictví. Záznamy v SUD lze dle potřeby i jakkoliv opravovat. Ostatní funkce, které jsou nabízeny v horním menu modulu jsou totožné s modulem Peněžní deník a proto se jim budeme podrobně věnovat v následující kapitole. Jedná se o menu Účty, Osnova, Testy, Hledej a Moduly.

85



15. PENĚŽNÍ DENÍK Dostáváme se do okamžiku kdy je vhodné vysvětlit si některé rozdíly mezi klasickým peněžním deníkem, který neomylně známe, a mezi peněžním deníkem prezentovaným v našem programu pod názvem Hlavní účetní deník - HUD. Ve schématu je znázorněno, jak účetní zápisy vznikají a jaký je jejich průběh programem (jednotlivými deníky) až ke konečnému produktu - Klasickému peněžnímu deníku.

POKLADNA

DPH


spárování předkontovaných faktur SUD a jejich přesun do HUD TEST

PŘÍJEM

OSNOVA

HUD

VÝDEJ Banka UZÁV ĚRKY


Klasický peněžní deník. V klasickém peněžním deníku v programu NOVAJ01 přímo neúčtujeme! V našem programu jsme použili tento název pro peněžní deník, který běžně známe a lze si jej zakoupit v každém papírnictví. Má známou grafickou i věcnou podobu, a je to řádný dokument prokazující hospodaření podnikatele v jednoduchém účetnictví. Obsahuje všechny požadované sloupce podle předpisů pro jednoduché účetnictví a nachází se v menu Uzávěrky - Uzávěrka účetnictví, Klasický peněžní deník. V programu si jej můžeme kdykoliv prohlížet na displeji, nebo i tisknout. Především pak ke globálnímu tisku na konci účetního roku. V průběhu roku tisk není povinný. Jistě se společně shodneme, že běžný peněžní deník je ve své podstatě nepřehledný. Získat jakoukoliv ekonomickou analýzu hospodaření, nebo jen přehled pohybů ve sloupcích je značně pracné. Proto jsou všechny podobné účetní operace, nebo přehledy hospodaření v tomto programu řešeny jinak - praktičtěji. Umožňuje to i již prezentovaný princip na bázi účetnictví podvojného. HUD je základní evidenční účetní deník účtů – sloupců v programu, kde jsou po celou dobu zapisovány a shromažďovány konkrétní účetní záznamy formou účtů. Tvoří základní pilíř jednoduchého účetnictví jako podklad pro sestavování Klasického peněžního deníku. S HUD průběžně pracujeme. Do něj zaúčtováváme všechny zaplacené doklady, dle potřeby prohledáváme, opravujeme, kontrolujeme správnost atd. Celý modul Peněžní deník najdeme v Hlavním menu pod pozicí Moduly. Prosvětleným kurzorem si najedeme na nabídku a stiskneme klávesu Enter. Můžeme použít i horkou klávesu - prosvětlené písmeno "D" . Otevře se nové menu pod názvem Účetnictví - Peněžní deník pro další práci. Na tomto místě ještě jednou stručně zopakujeme obsah a funkce jednotlivých deníků: Saldokontní účetní deník SUD - zásobník neuhrazených předkontovaných faktur, které čekají na úhradu a svůj zápis do hlavního účetního deníku. V tomto momentu ještě neovlivňují výsledek hospodaření. Hlavní účetní deník HUD - evidence všech proúčtovaných záznamů, které již prošly úhradou (pokladnou, bankou, vzájemným zápočtem apod.) a budou zahrnuty do příjmů a výdajů. Nacházejí se tu i ostatní zápisy, u kterých platba neprobíhá, ale do peněžního deníku přesto patří - odpisy, časové rozlišení leasingu, tvorba zákonných rezerv atd. Z HUD je tvořen Klasický peněžní deník. Klasický peněžní deník – formát deníku, který známe, s výstupem na displej nebo na tiskárnu. Deník je vždy aktuálně sestavován z podkladů v HUD. Vytištěný formát plně odpovídá běžnému peněžnímu deníku při manuálním účtování a slouží jako řádný doklad pro finanční úřad. 86



V klasickém peněžním deníku neúčtujeme ! 15.1. Osnova - (rychlé volání klávesa F4) 15.1.1. Sestavení účetní osnovy Účetní osnova je základním kamenem jednoduchého účetnictví. Je to místo, do kterého je vhodné vstoupit ještě před zahájením práce s programem a seznámit se s počtem sloupců – účtů k účtování. Nabízen je základní návrh osnovy, kterou si můžeme jakkoliv upravit podle vlastních potřeb. Doporučujeme zrušit nepotřebné účty, což zrychlí práci programu např. při uzávěrkách. Naopak, dle potřeby, můžeme přidat účty nové, většinou analytické pro podrobnější sledování našeho hospodaření. Doporučujeme však původní návrh účetní osnovy před úpravami vytisknout a uschovat (klávesou ALT+T). Používání poměrně bohatého členění účetní osnovy a tím podrobnější analýzy hospodaření se nám může zdát na první pohled zbytečné. Časem však tyto možnosti oceníme. Pokud přesto žádné podrobnosti sledovat nepožadujeme, můžeme osnovu ztenčit až na minimum, tj. asi na 24 základních sloupců (viz nápověda 24 základních sloupců pod osnovou ve spodní části displeje). Takto uvedený princip účetní osnovy potvrzuje vlastnosti programu jednoduchého účetnictví na bázi účetnictví podvojného. Jednotlivé sloupce peněžního deníku jsou kromě známého textu označeny i číselně. Jsou stejně označeny jako stejné účty v podvojném účetnictví. Mají tak určitou logiku a jsou všeobecně známy. Takovýto systém oceníme např. při přechodu z jednoduchého účetnictví na účetnictví podvojné. Účetní osnova je v programu uživatelsky naprosto volně modifikovatelná a přizpůsobitelná specifickým požadavkům firmy. Tím se myslí zavedení analytických podsloupců – účtů k podrobnému analytickému sledování příjmů nebo výdajů. Klasické, ručně vedené jednoduché účetnictví se skládá asi ze 24 základních sloupců, které nelze dále nijak rozčlenit a podrobně sledovat. Tato skutečnost není v dnešní době praktická a většině podnikatelů nevyhovuje. Např. pro režijní náklady máme k dispozici jen jeden sloupec v klasickém peněžním deníku. V programu NOVAJ01 je možno vytvořit libovolný počet tzv. podsloupců = analytických účtů s označením pro režie např. 502 - spotřeba energie, 511 - opravy a udržování, 512 - cestovné, 518 1 - nájemné, 518 2 - poštovné, 518 3 - telefonní poplatky, 518 4 - výdaje na reklamu, 518 5 - pojištění, 560 - úroky, atd. Můžeme tak sami pro sebe podrobně sledovat uvedené výdaje v průběhu celého roku. Při sestavování Klasického peněžního deníku v programu je zajištěno sloučení těchto analytických účtů do jednoho základního sloupce Režie. Vše je ještě samozřejmě uskládáno i ve správné datumové chronologii. Úpravu účetní osnovy provádíme klávesou F4 - přidání nového podsloupce - účtu. Při přidávání nového účtu nesmíme zapomenout na uvedení abecedního písmene v osnově ve sloupci S, které zatřídí náš nový analytický podsloupec - účet do konkrétního základního sloupce klasického peněžního deníku. (viz. další kapitola Specifikace účtů) F8 - vymazání nepotřebného účtu Enter - editace textu účtu, na kterém právě stojí řádkový kurzor. Dalším stiskem klávesy Enter zápis ukončíme a přeskočíme do dalšího sloupce. Poslední stisk klávesy Enter u posledního sloupce celý proces zápisu ukončí. Oprava čísla účtu v osnově není možná z důvodu možné provázanosti s účetními zápisy v HUD a SUD. Taktéž nedoporučujeme ruční individuální doplňování zůstatků do účetní osnovy. Ty jsou výhradně propojeny se skutečnými účetními zápisy zaúčtovanými v HUD, popř. SUD. Pokud nám zůstatky přesto nesouhlasí, jejich aktualizace se provádí přes funkci Test viz blokové schéma v úvodu kapitoly. Funkce detailně popsána v následující kapitole. Nápovědu pro volbu specifikačních písmen a sloupců najdeme ve spodní části obrazovky. FU-OSNO

87



15.1.2. Specifikace účtů Specifikací účtů se rozumí zatřídění každého účtu v osnově do některého z 24 základních sloupců klasického peněžního deníku. Specifikaci musíme mít u každého účtu zvlášť ve sloupci S. Jedná se o zavedení abecedního písmena (viz. nápověda pod osnovou ve spodní části displeje). Při uzávěrkách a sestavování klasického peněžního deníku se program řídí tímto označením a jednotlivé účty – podsloupce v osnově se tak řadí do standardních klasických sloupců v klasickém peněžním deníku.

1) a) Např. všechny účty 211 1 - Pokladna (pokladen můžeme mít více s podrobným rozlišením pro jednotlivé měny 211 2 pro DM, 211 3 pro ATS apod.) Všechny pokladny budou mít v osnově ve sloupci S společné označení: písmenem A - což je pro program signál, aby zápisy na všech těchto účtech při sestavování klasického peněžního deníku zařadil do jednoho základního sloupce Peněžní prostředky v hotovosti - příjem nebo výdej. Písmenem B se označují účty 221 1 pro základní sloupec Peněžní prostředky na bankovních účtech. Opět jich můžeme mít více s rozlišením pro jednotlivé banky, nebo pro více účtů apod. Písmenem Q se označují účty (začínající číslicí 0.. - nehmotný investiční majetek, budovy a stavby, pozemky atd.evidující investiční majetek) Podobně označujeme všechny účty pro tržby začínající číslicí 6.. označené ve sloupci S písmeny E, F, G, ….. Účty začínající číslicí 5.. pro výdaje jsou označované ve sloupci S písmeny L, M, N, O, P, atd. Např. písmeno P označuje Výdaje na provozní režie a můžeme jej použit u velkého množství analytických účtů dle druhu námi sledovaných nákladů. b) Při podrobné prohlídce nápovědy pod osnovou nalezneme i dvě abecední písmena X - Dodavatelé a Y - Odběratelé. Účty označené těmito znaky lze v našem jednoduchém účetnictví označit jako účty saldokontní - pomocné. Nemají žádný vztah ke klasickému peněžnímu deníku, protože ten tyto saldokontní sloupce neobsahuje. Zkráceně nazvané tzv. S.účty mají výhradní návaznost jen k saldokontnímu účetnímu deníku SUD (v programu modul Účetnictví saldokonto pro předkontované nezaplacené faktury). Na těchto účtech označených X, Y jsou dočasně evidovány neuhrazené předkontované faktury, které zatím na úhradu čekají. V momentu úhrady je saldokontní účet nahrazen účtem banky nebo pokladny. Zároveň je doklad při spárování programem automaticky přesunut z SUD do HUD. c) V souvislosti s nákladovými a výnosovými účty bychom chtěli upozornit ještě na jeden moment. V programu, v nápovědě pod účetní osnovou je u některých základních sloupců – účtů uvedeno ještě další abecední písmeno D. Znamená to, že tyto sloupce ovlivňují základ daně z příjmů a z takto označených účtů získáváme při uzávěrce výsledky hospodaření. d) Zvláštní skupinou na úplném konci osnovy jsou tzv. účty začínajících čísly 7, 9.., které jsou určeny ke speciálním operacím a nikdy se neobjevují v klasickém peněžním deníku. Používáme je k vytvoření tzv. jednostranných zápisů v peněžním deníku (zavedení počátečních stavů, účtování odpisů). Ve specifikačním sloupci „S“ nejsou tyto účty nijak označeny. 2) Při podrobné prohlídce osnovy najdeme další specializované označení účtů ve sloupci Id, které slouží ke dvěma dalším účelům: a) Označení saldokontních účtů. V základním návrhu osnovy vidíme tato označení u účtů 311 1, 321 1 apod. Jsou to např. P1, P2, Z1, Z2, …..atd. S těmito zkratkami jsme se setkali u kapitoly Závazky a Pohledávky a dočetli jsme se, že si takto specifikujeme knihy přijatých a vydaných faktur v programu. Takže Z1 je kniha tuzemských přijatých faktur (kniha Pfa), P1 je kniha vydaných tuzemských faktur (kniha Vfa) atd. Určení specifikace má zásadní význam pro párování zaplacených faktur a pro kontrolní funkci kontrolu saldokont. Označením ve sloupci Id se rozumí přiřazení konkrétní knihy přijatých, nebo vydaných faktur ke konkrétnímu S.účtu (i jedné knihy pro více účtů, např. pro sledování několika dodavatelů apod.).

OZNAČENÍ PRO ZÁVAZKY

OZNAČENÍ PRO POHLEDÁVKY

Z1 - Tuzemské Pfa I.typ

P1 - Tuzemské Vfa I.typ

Z2 - Tuzemské Pfa II.typ

P2 - Tuzemské Vfa II.typ

Z3 - Tuzemské Pfa-penále

P3 - Tuzemské Vfa-penále

Z4 - Zahraniční Pfa

P4 - Zahraniční Vfa

Z5 - Ostatní závazky

P5 - Ostatní pohledávky

Z6 - Ostatní závazky JCD

P6 - Poskytnuté zálohy

Z7 - Přijaté zálohy

P7 - Částečné úhrady

Z8 - Částečné úhrady

P8 - Daňové pohledávky

Z9 - Závazky-daň,sociální+zdrav.poj.

88



FU-SPECU

b) Pro rozlišení banky. Ve sloupci Id si můžeme uvést malou zkratku konkrétní banky ve které máme běžný účet. Toto označení je nepovinné, pomocné a slouží k lepšímu zprůhlednění zaúčtovaných bankovních výpisů v HUD. Mohou to být např. zkratky KB pro Komerční banku, CS pro Českou spořitelnu, nebo K1 pro první účet v Komerční bance a K2 pro účet druhý atd.

POZNÁMKA Všimli jsme si, že v účetní osnově vidíme zůstatky na jednotlivých účtech. Zůstatky mohou být jen informativní a vlastní účetnictví tj. klasický peněžní deník nikdy nijak neovlivňují! Jejich výše je automaticky ošetřována programem, řádným účtováním. Avšak editace tzv. opravy natvrdo v HUD, SUD mohou výši zůstatků zásadně změnit, protože nejsou tyto individuální ruční zásahy do osnovy promítnuty. Aktualizaci (přepočet) zůstatků provádíme přes funkci Test popsanou dále v manuálu.

15.2. Příjem, Výdej - Banka - (rychlé volání klávesa F1, F2) Příjem a Výdej, nabízen v menu modulu Peněžní deník, slouží k účtování banky, tj. k proúčtování zaplacených dokladů do HUD (Klasického peněžního deníku). Zaúčtovat lze cokoliv počáteční stavy banky veškeré běžné bankovní výpisy a jejich položky interní doklady vzájemné zápočty, zálohy apod. (v krajním případě i pokladní doklady i když tyto logicky účtujeme přímo z modulu Pokladna (viz kapitola Pokladna). Při zpracovávání banky zvolíme podle povahy pohybu na účtu PŘÍJEM nebo VÝDEJ. Na displeji se objeví tabulka účtovacího předpisu (podobná s účtováním pokladny), kde vyplňujeme jednotlivá dialogová okénka. U ostatních zápisů do peněžního deníku, HUD použijeme tu nabídku, která odpovídá povaze záznamu - např. při účtování časově rozlišeného leasingu zvolíme výdej, neboť jde o náklady. U počátečních stavů banky zvolíme příjem atd. Obsah dialogových okýnek: Účet - uvedeme účet banky zavedený v osnově (u bankovních výpisů téměř vždy 221 1). F1 aktivujeme nápovědu účtů účetní osnovy. Doklad - číslo bankovního výpisu nebo číslo interního dokladu Datum - opíšeme datum z bankovního výpisu ve tvaru dd.mm.rr. Příjem, Výdej Kč - opíšeme částku z výpisu Údaje pro spárování předkontované faktury – použijeme v režimu účtovaných předkontací faktur v SUD. Uvedené dialogové okýnko slouží pro zavedení dále popsaných základních údajů pro spárování hrazených faktur. S.účet - saldokontní účet dodavatele např. 321 1 pro tuzemské závazky nebo odběratele 311 1 pro tuzemské pohledávky apod. (Podle druhu dokladu). U plateb, které nejsou saldokontní, okýnko S.účet nevyplňujeme. Variabilní symbol placené faktury. Smí obsahovat pouze číslice! A použijeme jej výhradně ve spojení s S.účtem Žádné pomlčky, lomítka, ani mezery !!! Vyplněním obou údajů pro spárování předkontovaných faktur jsme splnili základní podmínky pro provedení spárování předkontovaných faktur, které čekají na úhrady v pomocném deníku SUD. Text - při kladném spárování saldokontní faktury je sem text automaticky dosazen a následně i do Peněžního deníku. Text se zpravidla skládá: - v první části najdeme zkratkové označení knihy faktur, ve které účtovanou fakturu evidujeme (P-1, Z-1, apod.), 89



- ve druhé části najdeme její interní pořadové číslo, - následuje VS a - jako poslední je zkráceně uveden název firmy (dodavatele, odběratele). U plateb jiného charakteru (nic se nepáruje) si zapíšeme jakýkoli vlastní text (úroky, leasing, mzdy/měsíc/rok apod.). Rozkontování příjmu nebo výdeje se vyplňujeme dvojím způsobem. 1) Při spárování předkontovaných faktur je rozkontování plně dosazeno z SUD automaticky. 2) U jiných účetních případů kontační tabulku – účty, sloupce vyplňujeme ručně. Můžeme kdykoliv použít nápovědu účetní osnovy klávesou F1. Pohyb po jednotlivých dialogových okýnkách účtovacího předpisu zajistíme klávesou Enter. Do stran v dialogovém okýnku pomocí kurzorových šipek. Ukončení vkládání dat a pokyn k vlastnímu aktu proúčtování spustíme klávesou Esc a ve spodním rozhodovacím menu potvrdíme nabídku Zapsat. Předkontované a tzv. spárované záznamy se automaticky odstraní z SUD a přesunou se do HUD. Do evidenční knihy závazků, nebo pohledávek se automaticky dosadí jejich datum úhrady. UC-PIS

F1 Účtová osnova

F1 Číselník středisek

F1 - vyvolá jako nápovědu účtovou osnovu nebo číselník středisek, ve kterých můžeme použít rychlého vyhledávání klávesou F7

15.2.1. Informace o nespárování Při nesplnění jedné z podmínek pro párování: nesouhlasí variabilní symbol, nesouhlasí částka, faktura není v SUD, faktura má ve své evidenci datum úhrady, jsme o nesprávném párování informováni zprávou na displeji. Načtení předkontace můžeme zopakovat, přičemž programu zadáme jiné kritérium pro výběr: - výběr podle variabilního symbolu, ignorována je výše hrazené částky (např. pokud jde o částečnou úhradu a není zaplacená celá částka - viz. následná kapitola Částečné úhrady, - výběr jen podle částky faktury a nevšímat si variabilního symbolu. Např. pokud dojde na straně banky nebo toho, kdo fakturu platí, k chybě ve VS a přesto jsme si jisti, že nám hrazená faktura patři, - výběr ignorovat, vyhledání neopakovat a tím párování dokladu zcela přeskočit. Párovací výběry jsou ignorovány i v případě, kdy nepoužijeme dialogová okýnka Údajů pro spárování faktury - okýnka Saldokontní účet a Variabilní symbol. 15.2.2. Částečné úhrady Částečná úhrada není dnes nic mimořádného. Určitě se v každé firmě tento případ alespoň několikrát do roka vyskytne. Celková částka faktury není zaplacena najednou, ale ve více splátkách, čímž se komplikuje evidence i účtování dokladu. U zpracování jednoduchého účetnictví ještě přistupuje ten fakt, že v momentě zaplacení vstupuje do peněžního deníku (a následně do příjmů nebo výdajů) jen skutečně zaplacená částka. Zápis jedné faktury se nakonec může skládat z více položek v různých měsících nebo i letech. Program jednoduchého účetnictví NOVAJ01 řeší tento problém poloautomaticky elegantním způsobem tak, že zbývající část neuhrazené faktury evidujeme zvlášť v samostatné knize částečných úhrad. Kniha Z-8 pro závazky a P-7 pro pohledávky, kde získáme celkový přehled o chronologii částečných úhrad. Co se týká vlastního zaúčtování do peněžního deníku, uživatel musí ručně rozhodnout při úhradě o tom, jak skutečnou splátku zaúčtuje - hlavně ve vztahu k DPH. (Pozn. tato by měla být vždy vypořádána jako první). Po načtení předkontace, podle variabilního symbolu, ručně upravíme skutečné částky ve spodní polovině rozpisu (rozkontování příjmu, výdeje) a při zaúčtování pak program sám rozpozná proces částečné úhrady. Automaticky vytvoří zápis do evidence částečných úhrad, dosadí datum úhrady v původní knize faktur a upraví záznamy v SUD. 90



Pro názornost si uvedeme příklad vydané faktury na celkovou částku 12200.00 Kč, (2200.00 Kč je DPH a 10000.00 Kč příjem), ze které bylo uhrazeno jen 5000.00 Kč. (faktura se samozřejmě nachází v evidenční knize P1.) Zvolíme modul Peněžní deník - Příjem. Vypíšeme dialogová okénka až po VS. Do okýnka Příjem Kč uvedeme skutečných 5000,-Kč z bankovního výpisu a necháme načíst předkontaci. Předkontace se neprovede (neodpovídá částka) a objeví se chybové hlášení. Načtení předkontace zopakujeme, tentokrát podle VS. FU-NENI1

Může se objevit malá nabídka několika faktur se shodným variabilním symbolem. My vybereme požadovanou fakturu na celkovou částku 12200Kč. (prosvětleným řádkovým kurzorem na ni najedeme a stiskneme klávesu Enter). Faktura bude s původní předkontací dosazena do účtovacího předpisu. FU-NENI2

Nyní provedeme příslušné numerické korektury ve spodní části účtovacího předpisu. Především vypořádáme DPH (zaplacená suma 5000,- Kč nám na toto postačí), proto částku 2200,- Kč u účtu 343 1 ponecháme v plné výši a upravíme jen částku v příjmovém sloupci 601 – např. Tržby za vlastní výrobky na novou částku 2800.- Kč. Zbytek do 5000.- Kč. Obraty budou souhlasit a zápis necháme zaúčtovat. FU-NENI3

91



Klávesou Enter potvrdíme Zapsat (zapsat do HUD). Program sám provede následující operace: 1) V pomocném deníku SUD zápis ponechá, ale poníží původní předkontaci faktury z 12200.00 na 7200.00 Kč (zbývající částka k zaplacení), účet -sloupec DPH bude nulový. Nový zápis bude čekat dál na další úhradu. 2) V SUD se původní S.účet (pomocný saldokontní účet pro knihu P-1) přepíše na nový saldokontní účet pro knihu částečných úhrady např. 311 7. FU-NENI5

Deník SUD 3) V evidenci tuzemských faktur P-1 bude dosazeno datum první částečné úhrady, čímž se tato faktura stane jakoby uhrazenou 4) její základní iniciály jsou programem přeneseny do jiné knihy, tj. do knihy částečných úhrad P-7, kde se automaticky vyrobí nový záznam se shodným VS a zbývající částkou 7200.-Kč. V takovéto evidenci můžeme sledovat i případnou chronologii částečných úhrad. V původní knize P-1 se v řádku k dané faktuře doplní značka >, která nás v evidenci názorně upozorňuje na provedenou částečnou úhradu. 5) u dalších následných úhrad zbývajících částek budeme vždy jako saldokontní účet pro spárování předkontované faktury uvádět účet 311 7 (kniha částečných úhrad) a datumy dalších úhrad se budou dopisovat jen do knihy P-7. Na následujícím obrázku vidíme příklad nově vytvořeného zápisu v knize částečných úhrad pohledávek. Šipky >>> v pravém horním rohu znázorňují, že za pravým okrajem obrazovky máme další informace - v našem případě text s označením evidenční knihy, ze které byl doklad přenesen. FU-NENI4

15.3. Účty - (rychlé volání klávesa F3) Tato funkce slouží k podrobnému prohlížení zaúčtovaných položek do jednotlivých sloupců, podsloupců – účtů v peněžním deníku. Po zavolání se objeví zmenšená účetní osnova, ve které si prosvětleným kurzorem vybereme požadovaný účet k prohlížení. Dále máme možnost naše prohlížení specifikovat takto: 1) Deník - prohlížení jednotlivých pohybů ve sloupcích jen z HUD = peněžního deníku. Pohyby vztahujících se k zaplacených účetním případům. Tento způsob prohlížení volíme prakticky vždy. 2) Vše – zvolíme prohlížení zaúčtovaných i předkontovaných položek z obou deníků dohromady (čili všechny záznamy bez ohledu na to, jestli byly zaplaceny nebo ne). Tj. z hlavního HUD = peněžní deník (vše zaplacené) a s pomocného deníku SUD (předkontované nezaplacené faktury). Při prohlížení sloupců náklady, nebo tržby jde při této volbě o zidealizovaný stav. Používáme spíše méně. 3) Saldo - prohlížení záznamů účtu jen z deníku SUD. Získané údaje se vztahují výhradně k předkontovaným neuhrazeným fakturám. Používáme minimálně. 4) Od-Do - prohlížení účtu v předem stanovené časové volbě od – do. Toto prohlížení můžeme současně kombinovat při prohlížení deníků podle popsaných bodů 1 - 3. Po zvolení kterékoliv nabídky se na displeji objeví výpis pohybů zaúčtovaných položek požadovaného účtu. Pohyby jsou programem aktuálně přebírány přímo ze zvoleného deníku. Při prohlížení můžeme využít funkcí: F2 - Počítej, program provede operativní součet obratů na obou stranách účtu. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence až k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. Lze tak kontrolovat obraty po určitý doklad, po určitý den v roce apod. F5 - Vyhodnocení, operativní přehled obratů po měsících za celý rok. Údaje jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Vyhodnotit můžeme i účty upravené filtrováním. F7 - Vyhledávání, vyhledání požadované informace ve zvoleném sloupci, nebo Alt+F7 - vyhledání globální bez ohledu na sloupce evidence. Alt+S - Sortování, položku na účtu lze přeskládat např. podle abecedy, datumově, podle číselné velikosti, např. částky atd. Sortování můžeme aplikovat ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. 92



Alt+F - Pozitivní filtrování, čímž můžeme dočasně vytáhnout z celé prohlížené sestavy jen údaje určitého druhu. Například ve sloupci Datum zvolíme hledání zápisu ve tvaru .01 K vidění budeme mít nový výpis položek jednoho měsíce, v našem případě všechny doklady z měsíce ledna. Negativní filtrování. Opačná funkce než filtrování pozitivní. Použitím např. ve sloupci Datum lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit doklady měsíce ledna (forma zápisu .01). Obraty měsíce ledna budou v upraveném výpise sloupce účtu scházet. Všechny ostatní pohyby v dalších měsících zůstanou k vidění. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, jak celých tak i upravených za pomoci filtrů nebo sortingu. Pouhý opis dat z obrazovky. 15.4. H.U.D. (Hlavní Účetní Deník) - (rychlé volání klávesa F5) HUD je nejdůležitější agendou v jednoduchém účetnictví NOVAJ01. Jde o chronologicky utříděný deník vstupních dat. HUD slouží jako jediný podklad k sestavení klasického peněžního deníku FU-HUD

Hlavní účetní deník je v programu rozdělen do jednotlivých měsíců, které fungují jako samostatné evidence. Deník za období 0 je doplňkový, spíše předurčen pro zavedení počátečních zůstatků. Nic nepokazíme, když si ale počáteční stavy zavedeme jako první příjmové doklady (pokladna, banka) do měsíce ledna. Období 13 slouží k zaúčtování účetních případů, jež spadají do doby 15 dnů před a 15 dnů po skončení zdaňovacího období. (Jejich skutečná platba patří do jiného účetního období, což znamená použití pomocného účtu 998-rozhodné období a tím rozdělení jednoho zápisu do dvou peněžních deníků v různých obdobích). Musíme připustit, že HUD vypadá netradičně, hlavně co se týče zápisů účtů (sloupců). Na první pohled může tato skutečnost uživatele zaskočit. Ve svém principu jde o ukrytou podvojnost, kterou si v programu při vlastním účtování nijak neuvědomujeme. V HUD lze záznamy libovolně prohlížet a také provádět drobné opravy editací. Pozor však na formát a přesnost zápisu. Každá odlišnost je chybou a může způsobit nesrovnalosti. Editaci - opravu záznamu na řádku zaktivujeme klávesou Enter F2 - Počítej, program provede operativní porovnání obratů deníku, čímž zkontroluje správnost účtování z hlediska podvojnosti (viz princip jednoduché účetnictví na bázi podvojného). Správný je stav, kdy výsledkem porovnání je nula, což znamená, že doklady jsou správně rozúčtovány do dvou (nebo více) sloupců. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor, přičemž ten musíme umístit vždy na poslední zápis k danému dokladu nebo na oddělovací linku. Tak lze kontrolovat správnost účtování po určitý den v roce, po určitý doklad apod. FU-POC1

Chybně provedené postavení prosvětleného kurzoru ke kontrole obratů klávesou F2

93



FU-POC2

Správný postoj kurzoru F7 - Vyhledávání požadované informace v konkrétním sloupci HUD, nebo Alt+F7 - globální vyhledání bez ohledu na sloupce v HUD Alt+S - Sortování, záznamy v HUD si v kterémkoliv požadovaném sloupci přeskládáme např. částku podle velikosti nebo text podle abecedy apod. Alt+F - Pozitivní filtrování dočasně vytáhneme k prohlížení z HUD námi požadované údaje se společnými charakteristickými vlastnostmi. Například ve sloupci V. symbol budeme k prohlížení požadovat zaúčtování všech bankovních výpisů v účetní osnově označované společnou identifikací jako KB. V tom případě volíme společné znaky "KB". Při negativním filtrování dočasně odstraníme požadované záznamy z prohlížení HUD. Např. opět ve sloupci "V. symbol" odstraníme záznamy zaúčtovaných bankovních výpisů označených KB (řádky s výpisy KB budou v nově vyfiltrovaném výpisu scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění) Alt+T - Tisk, operativní tisk právě prohlížených sestav, také mohou být taktéž upravené za pomoci filtrů, sortingu apod. 15.5. Test - (rychlé volání klávesa F6) Test sloužící ke kontrole úplnosti jednotlivých zápisů v HUD. Je veden několika směry: 1) Kontrola správných obratů ve sloupcích HUD. Např. výdej z banky na účtu 221 1220,-Kč,(celková částka) nákup zboží na účtu 504 1000,-Kč a DPH na účtu 343 1 220,-Kč. Součet zápisů na účtu 504 + 343 1 se musí rovnat celkové platbě na účtu 221. Rozdíl obratů obou stran = 0. 2) Kontrola správnosti zapsaných účtů v deníku. Testuje přítomnost prezentovaného účtu v osnově a není dovoleno ponechat dialogové okýnko pro účet prázdné. 3) Kontrola správně zavedených středisek. Testuje přítomnost prezentovaného střediska v číselníku středisek a není dovoleno ponechat dialogové okýnko pro středisko prázdné. Dále nesmí být uvedeno středisko č. 0. 4) Kontrola správně zavedeného dokladu. Zápis jednoho účetního dokladu se může nacházet i v několika řádcích v HUD. Takovýto zápis je vždy oddělen tzv. oddělovači (rovnou čarou). Test kontroluje, dle čísla dokladu, správnost takovéhoto zápisu. 5) Aktualizace zůstatků v účetní osnově spolu s celoroční kontrolou HUD. Test celkových obratů v celém HUD za celý rok. Vždy se musí rovnat 0. Pokud jsou obraty v pořádku, můžeme si aktualizovat správné zůstatky v účetní osnově. Komplet + Zůstatky doporučeno. V případě, že test proběhne obratově bez chyb, potvrdíme Aktualizaci zůstatků. Program přepočte nové zůstatky ve všech sloupcích - účtech a dosadí je do účetní osnovy. O případných chybách jsme adresně informováni v Protokolu o chybách. Protokol lze operativně vytisknout (Alt+T). Každá chyba je specifikována následovně: místo výskytu chyby - HUD, SUD název chyby - chybný účet, rozdíl v obratech ... účet/stř. - konkrétní chybný údaj období, číslo konkrétního řádku, na kterém se chyba nachází Ještě musíme podotknout, že při běžném účtování k chybám nedochází. Program všechny vyjmenované kontroly provádí ihned při proúčtování dokladu. Chyby mohou nastat až po našich ručních dodatečných opravách v HUD, nebo i selháním PC techniky. Např. závady na pevném disku apod.

94



FU-TEST

15.6. Hledej - (rychlé volání klávesa F7) Pomůcka k prohledávání deníků (HUD, SUD) vždy ve všech měsících za celý rok. Po aktivaci Hledej máme možnost zvolit typ hledání. Hledání ve sloupcích - volíme v případě, pokud přesně víme, ve kterém sloupci se nachází námi požadovaný údaj. Nabídnuto je nám záhlaví ve tvaru sloupců účetního deníku a podobně jako u funkce filtr Alt+F zvolíme konkrétní sloupec k prohledávání. Dále do něj zadáme požadovanou sekvenci znaků (č.účtu, částku, variabilní symbol, text poznámky apod.). Program provede prohledání deníku ve všech měsících od období 0 až po období 13 a na displej vypíše všechny záznamy, které obsahují naši požadovanou sekvenci znaků. V plném rozsahu - volíme v případě, kdy si nejsme jisti, ve kterém ze sloupců deníku se námi požadovaná informace nachází. Např. hledáme všechny zápisy banky tj. účtu 221 1. Bez rozdílu zdali šlo o příjmy, nebo výdeje. Do záhlaví ve tvaru řádku zapíšeme 221 1. Program vypíše vše, kde se vyskytuje sekvence znaků 221 1. Hledej se dá dále kombinovat s filtrováním Alt+F nebo sortingem Alt+S apod. Tím získáváme další neomezené kombinace k prohledávání deníků. Dalším plusem pak je, že všechny takto vytvořené sestavy lze vždy vytisknout klávesami ALT+T. 15.7. Časové rozlišení - (rychlé volání klávesa F8) Časové rozlišení v programu usnadňuje účtování pravidelně se opakujících částek, které se dají charakterizovat jako postupné rozpouštění původní částky do nákladů. Takovým případem je leasing. Můžeme postupovat trojím způsobem (podle konkrétní leasingové smlouvy): 1. rozpouštíme pravidelně (měsíčně) celou dohodnutou cenu leasingu, 2. rozpouštíme jen první velkou splátku a pravidelně placené splátky účtujeme do nákladů v době úhrady 3. může jít o zálohu (akontaci), kterou postupně vzájemně přeúčtováváme na další splátky. Při prvním způsobu je na konci roku v nákladech zaúčtována adekvátní částka leasingu připadající na daný rok, při druhém způsobu musíme náklady při uzávěrkových operacích upravit o částky předplacené dopředu na jiný rok popř. o splátky nezaplacené, ale vztahující se k danému roku. Při třetím způsobu, který je méně častý, musíme vycházet z konkrétní leasingové smlouvy a na konci roku případně vylučovat část zálohy (pokud byla celá zahrnuta do daňových výdajů).

15.7.1. Číselník časového rozlišení Postup zadávání do číselníku časového rozlišení je následující: a) Klávesou F4 vyvoláme formát nového řádku, kam zapíšeme Evidenční číslo, a poznámku k danému předmětu leasingu (např. název, číslo dokladu, kterým byl pořízen, datum pořízení atd.) - obojí jsou libovolné údaje. b) Dále pokračujeme zápisem nákladového účtů z účtové osnovy - na stranu MD nákladový účet ovlivňující základ daně - většinou 518, na stranu Dal účet, na kterém sledujeme průběh skutečných plateb za leasing (ad 1.) nebo platbu velké splátky (ad 2.) většinou účet 381 (sloupec Ostatní splátky úvěru). c) Středisko - pokud střediska nesledujeme, musí být uvedeno středisko 01. d) Výchozí částka (rozumí se celkové částka, kterou chceme postupně rozpustit - čili podle bodu 1. celá dohodnutá cena leasingu nebo podle bodu 2. první zvýšená splátka). e) Do sloupce Kč/měsíčně uvedeme už konkrétní dílčí sumu pro jeden měsíc. f) Do sloupce Zůst. částka zavedeme znovu celou výchozí částku, přičemž tuto program sám stále snižuje postupným odečítáním měsíčních podílů a my máme průběžně přehled o nerozpuštěném zbytku. U leasingu podle bodu 3. je možno postupovat podobně jako podle bodů 1. a 2. a zároveň přeúčtovávat zálohu. 15.7.2 Odúčtování časového rozlišení Odúčtování časového rozlišení zajistí u všech položek zavedených v číselníku časového rozlišení automatický odpočet stanovených měsíčních částek. Zápis bude proveden do HUD podle předepsaných účtů MáDáti a Dal. Při vlastním spuštění odúčtování napíšeme datum účtování odpisů. Program zkontroluje správnou časovou posloupnost a operaci provede. Tím je zajištěno, že nedojde v některém měsíci k vynechání odúčtování, nebo naopak k účtování duplicitnímu. 95



15.8. Moduly - (rychlé volání klávesa F9) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut zrychlený přesun do některého z uvedených modulů k další práci. Provádíme klávesou Enter.

96



16. UZÁVĚRKY A TISKY

16.1. Uzávěrka účetnictví 16.1.1. Měsíční uzávěrka - (rychlé volání klávesa F1)

HUD

SUD

reálný peněžní deník ze zaplacených pohybů

jen pro zvláštní případy k získání zidealizovaného peněžního deníku

MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA


Měsíční uzávěrku lze také nazvat jako „Vyhodnocení peněžního deníku“. Programem je sestaven výkaz příjmů a výdajů s vyhodnocením ziskovosti, nebo ztráty. Sestava je velmi přehledná, detailně ukazuje, která činnost firmy peníze přináší, a naopak, která činnost je nákladná. Výkaz plně odstraňuje ruční nepříjemné vyhodnocování klasického peněžního deníku UZA-UZA

16.1.1.1. Start uzávěrky Slouží k nastavení parametrů uzávěrky a jejímu následnému spuštění. Volíme: Datum, po který si uzávěrku přejeme provést. Výkaz za celou firmu i včetně střediskového členění. Volba reálného peněžního deníku (z HUD) ze zaplacených pohybů. Volba zidealizovaného peněžního deníku, kdy můžeme zvolit sestavení zvláštního peněžního deníku včetně příjmů a výdajů, které nebyly doposud zaplaceny vztahující se výhradně k neuhrazeným fakturám. Uzávěrka je sestavena z HUD (vše zaplacené) a ze saldokontního deníku SUD (faktury čekající na zaplacení). Numerický rozsah jednotek uzávěrky. Buďto v jednotkách, nebo tisících. Formu výstupu uzávěrky s výstupem jen na displej k prohlížení, nebo do tisku. Požadované parametry volíme znakem X. Jejich mazání provádíme klávesou Mezerník, nebo Delete. UZA-PARA

97



UZA-STAR

Princip uzávěrek je ten, že každá nová měsíční uzávěrka staví své nové hodnoty na předcházejícím uzavřeném období. Tzn., že např. nová uzávěrka za listopad bude připojena ke staré dříve provedené uzávěrce za měsíc říjen, tj. od období 0 až po období 10. Pokud jsme některé operace účtovali zpětně, opravovali již uzavřená období, musíme použít Zrušení uzávěrky, vše zrušit a provést uzávěrku znovu. 16.1.1.2. Zrušení uzávěrky Kdykoliv dle potřeby i preventivně můžeme provést zrušení uzávěrky. Program se nás zeptá od kterého období (pořadové číslo měsíce) se má zrušení uzávěrky provést. Nikdy nic nepokazíme zadáme-li vždy od období 0. 16.1.2. Grafické vyhodnocení Je plně závislé na provedení měsíční uzávěrky, teprve potom lze požadovat grafické vyhodnocení našeho hospodaření. Z nabídky menu jsou vidět celkem tři možné kombinace grafických výstupů. 16.1.3. Peněžní deník - Klasický peněžní deník - (rychlé volání klávesa F3) V tomto menu programu si deník prohlížíme, nebo tiskneme. Jde o peněžní deník v obecně známé grafické podobě o 22 sloupcích tak, jak jej známe. Je jediným dokladem o našem hospodaření a tisková podoba slouží jako řádný doklad našeho hospodaření pro finanční úřad. Tiskneme jen ve formátu A4. Z těchto důvodů tiskneme každou část - stranu deníku samostatně. Prví a druhou stranu nakonec spojíme jako knihu, část třetí (výdaje nesnižující zisk) přikládáme zvlášť jako samostatný sešit. Klasický peněžní deník je vždy aktuálně sestavován jen ze zaúčtovaných záznamů z HUD.

HUD

KLASICKÝ PENĚŽNÍ DENÍK V tomto klasickém peněžním deníku neúčtujeme !

V menu vidíme čtyři možnosti, kterými jsou:

98



UZA-PEN1

Deník 1. strana Deník 2. strana Deník 3. strana - volba tří stran deníku umožňuje jeho prohlížení po jednotlivých stranách na displeji, nebo tisk těchto částí stran na tiskárně. Deník Celý - displej - poslední nabídka v menu umožňuje sestavení celého peněžního deníku na displeji jen k prohlížení (všechny tři strany). Ten při běžné práci používáme nejčastěji. V celém deníku vidíme všechny běžné sloupce klasického deníku vedle sebe. Šipky v pravém horním rohu >>> naznačují možnost nahlížet za okraje obrazovky, a pohybovat se na displeji i do stran. Veškeré pohyby prohlížení zajistíme kurzorovými šipkami doleva, doprava. Zrychlený přesun za okraje za pomoci kláves Ctrl. (Ctrl držíme vždy jako první, současně stranovou šipkou krokujeme posun.) Rychlejší posun Ctrl + PgUp, Ctrl + PgDn. Nejrychlejší skoky na konec Ctrl+End a Ctrl+Home okamžitý skok na začátek. UZA-PEN2

16.1.4. Moduly - (rychlé volání klávesa F4) Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut zrychlený přesun do některého z uvedených modulů k další práci. 16.2. Tiskové sestavy Řádné tiskové sestavy, které dokladují veškeré naše doklady v programu. Na rozdíl od operativně provozních tiskových sestav (Alt+T) tyto splňují všechny identifikační formality firemních dokumentů (záhlaví s adresou firmy, numerické součty, apod.). Tisk uložených souborů slouží k vytištění předem uložených provozně operativních sestav vyvolaných kombinací kláves Alt+T a zařazených místo přímo do tiskárny do souboru. Soubory si sami pojmenujeme. 16.2.1. Tiskové sestavy - (rychlé volání klávesa F1) Prosvětleným řádkovým kurzorem zvolíme tisk požadované evidence a stiskneme klávesu Enter. Specifikace zvolíme výběr položek ještě podle datumu. U evidencí faktur pozor. Staré, saldokontní faktury z minulých zdaňovacích období (z minulých let) označované v evidenci písmenem velké S, patří do období 01.00. – měsíc 0. Tisk-Info máme uveden název sestavy. Znovu musíme vyplnit celkové nastavení parametrů pro tisky. (Viz kapitola Konfigurace programu, Parametry.) Volíme typ tiskárny, výstupní zařízení LPT a výstupní české kódy Kameník, Latin II, nebo Standart IBM bez diakritiky cesky. Nakonec zvolíme tisk sestavy od stránky po stránku, nebo opět datumově od - do.

99



UZA-TISK

16.2.2. Tisk uložených souborů - (rychlé volání klávesa F2) V programu je funkce, která umožňuje provést transport jakékoliv prohlížené sestavy do TXT souboru v češtině Latin II. Tím je zajištěna možnost tisku sestav i jinými textovými editory a jakkoliv je dále graficky upravovat. Naše funkce Tisk uložených souborů umožňuje dodatečné vytištění právě takto uložených souborů. Uložení požadovaných sestav do souborů je možné vždy po stisku kláves Alt+T, v malém rozhodovacím menu. Sestavu nepošleme do tiskárny, ale do souboru. 16.3. Hlavní účetní kniha - HUK Vlastnosti a principy programu na bázi účetnictví podvojného dovolují i možnost sestavení Hlavní účetní knihy. Celkový přehled obratů na jednotlivých sloupcích je sestaven v přehledných tabulkách po měsících a kumulovaně za celý rok. Kniha HUK je programem sestavována v návaznosti na provedené měsíční uzávěrky, tj. pouze z uzavřených měsíců. Od 02/2000 je HUK rozšířena do třech modifikací - podrobná - obratová - sumární 16.4. Uzávěrka DPH Po vyvolání nabídky DPH si program žádá zadání požadovaného měsíce, za který DPH přiznáváme. Formulář na displeji je sestaven na základě sumarizace daňové evidence v programu nacházející se v modulu Závazků pohledávek, nebo Pokladně. Pro volbu časového intervalu použijeme pořadová čísla měsíce (např. leden - 01) rozsah od: do: tj. od: 01 do: 01. Uzávěrku DPH si můžeme kdykoliv prohlížet i v průběhu měsíce několikrát. Sestavené informace o DPH se v programu nijak neukládají a tím neblokují naši další práci s programem. UZA-DPH1

100



UZA-DPH2

Hodnoty z tabulky můžeme opsat do originálního formuláře pro FU, nebo od verze 0.05 vytisknout originální podobu formuláře s automaticky doplněnými údaji. Tabulku si kdykoliv vytiskneme třeba pro vlastní potřebu. 16.5. Roční uzávěrka Roční uzávěrka slouží k jednoduchému převodu dat ze starého roku do roku nového (ve zvláštních případech lze přenášet i data z firmy do firmy např. adresář, pomocné textové bloky apod.). V tabulce roční uzávěrky si jednotlivé nabídky můžeme vybírat postupně označením znaku X. Roční uzávěrku si můžeme spustit kdykoliv dle potřeby i v průběhu několika měsíců na počátku roku a postupně přenášet jednotlivé agendy po etapách. Provedením roční uzávěrky se nic neuzavírá, takže máme téměř vždy možnost návratu a provedení opravy. Pozor však na saldokontní faktury! - Tento proces nelze vícekrát opakovat! Tím by se neuhrazené faktury z minulého období přenesly několikrát za sebou. Ale i tento stav se dá v případě nutnosti v evidenci faktur opravit pomocí mazání klávesou F8. Důvodem je, že program lze používat v režimu závodů, a proto je u saldokont použit princip tzv. přilepování dat. UZA-ROK

Stará firma a nová firma. Názvy ponecháme, nebo zvolíme pojmenování jiné. Následná část tabulky slouží k přenosu uvedených agend. Jde o překopírování z firmy staré do firny nové. Jednotlivé agendy lze přenášet postupně, po částech dle potřeby. Při opakovaném přenosu stejné agendy se původní data vždy PŘEpisují - staré se nenávratně přepíše novým. Předřazení saldokontních faktur slouží pro přenos zbylých neuhrazených dokladů z minulého období do nového roku. Tyto staré faktury budou předsunuty před novou evidenci faktur nového roku a k evidenčnímu pořadovému číslu bude programem automaticky přidáno označení S. Při zopakovaném ročním přenosu se údaje vždy PŘIpisují. Převod předkontací slouží k převodu všech předkontovaných faktur v SUD ze starého roku do roku nového do SUD do období 0. Převod skupinových účtů DPH. Nyní se dostáváme do dalšího okamžiku, kdy si naznačíme, jakou metodou účtování se musíme v programu dále řídit. Důvodem je již zmíněné účtování na bázi účetnictví podvojného. Každou zaevidovanou fakturu jsme si vždy předkontovali, dopředu určili sloupce - účty peněžního deníku, do kterých bude doklad zařazen po svojí úhradě. Mezi předkontované sloupce patří i skupina sloupců pro DPH 343 1 pro 22% a 343 2 pro 5%. Skupinový převod účtů DPH zajistí převod z účtů 343 1 a 343 2 v SUD na nově zvolený účet (v osnově zavedený 343 pro DPH saldokontní z minulého období). Převod se provede do nové firmy do deníku SUD do období 0. Při zopakovaném ročním přenosu se tyto údaje vždy PŘEpisují. Převod konečných stavů účta minulého roku slouží k dodatečným a opakovaným přenosům výsledků hospodaření za minulé účetní období do nového roku v měsíční uzávěrce. V sestavě „Výkaz zisků a ztrát celkem“ se jedná o poslední dva sloupce M.O.kumul. (minulé období kumulovaně) a M.O.měsíc (minulé období za měsíc). Závěrem lze říci, že spuštěním roční uzávěrky ve starém roce zpravidla nic nepokazíme, a dle potřeby provedeme převod znovu. Vždy však platí zásada, že pokud provádíme něco nového, neprobádaného, vyplatí se zazálohovat data! 101



V následujícím textu se budeme věnovat dalším krokům roční uzávěrky, která se týká pokladny a banky. Zde si výši počátečních stavů zavedeme ručně prvním pokladním příjmem a prvním příjmem banky. Následné příklady jsou podobné se zaváděním počátečních stavů do programu při jeho prvním použití. 16.5.1. Roční počáteční stav pokladny Provádí se v modlu Pokladna. Nejprve se podíváme do číselníku pokladen, kde vynulujeme poslední tři sloupce. Tj. sloupec Pč.Př., Pč.Vý. a Zůstatek Kč. Následně si najedeme na Příjem a do tabulky zavedeme údaje o počátečním stavu pokladny jako první pokladní příjem. Den zdaň.plnění Platba za Částka Kč

- zpravidla k 01.01. - zapíšeme text „Počáteční stav pokladny“ - částku počátečního stavu

Stiskneme Esc a potvrdíme Účtovat. Kontační tabulku vyplníme následně: Pokladna účet Doklad č. Datum Příjem Kč Text do pen. deníku Účet Kč

-

211 1 - číslo sloupce, účtu pokladny (peníze v hotovosti) bude dosazeno Pp+1 bude dosazeno 01.01. XX (kde XX je rok poč. stavu brán z nastavené konfigurace programu) bude dosazena částka počátečního stavu pokl. bude dosazen text „Počáteční stav pokladny“ 701 počáteční účet dle osnovy, tj. pomocný účet znovu uvedeme částku počátečního stavu

Ostatní dialogová okýnka nemusíme v tomto případě vyplňovat. 16.5.2. Roční počáteční stav na účtu banky Provádí se v modlu Peněžní deník, Příjem. Do tabulky zavedeme počáteční stav banky jakoby zpracování prvního bankovního výpisu. Banka účet - 221 1 - číslo sloupce, účtu banky (peníze na účtu) Doklad č. - uvedeme textem doklad Interní Datum - zpravidla 01.01.XX (kde XX je rok poč. stavu) Příjem Kč - částku počátečního stavu Text do pen. deníku - zapíšeme text Počáteční stav na účtu Účet - 701 počáteční účet dle osnovy, tj. pomocný účet Kč - znovu uvedeme částku počátečního stavu Ostatní dialogová okýnka nemusíme v tomto případě vyplňovat. Na závěr práce s počátečními stavy se přesuneme v modulu Peněžní deník na nabídku Test a spustíme poslední funkci v menu Komplet + Zůstatky. Ta nám zrestauruje správné počáteční zůstatky v osnově. (Viz text o modulu Peněžní deník) 16.6. Import dat ze závodů Program umožňuje závodové členění, tj. vedení účetnictví jedné firmy na odloučených pracovištích. Na každém závodě je samostatně nainstalován program účetnictví. Na jednotlivých závodech jsou účetní, které samostatně zpracovávají doklady svého závodu. Např. firma EMZET100 - jako závod 1 v Přerově pro rok 2000, dále firma EMZET200 - jako závod 2 v Olomouci pro rok 2000 a EMZET00 - jako hlavní firma v Přerově pro rok 2000. V datech hlavní firmy, nadřazené účetní jednotce (v našem případě EMZET00) se neúčtuje! Po ukončení zdanitelného měsíce se data jednotlivých závodů přenesou, na disketě přes Obnovu dat jako zálohy do jednoho počítače. (EMZET100 a EMZET200) Zde máme v jednom programu zavedeny všechny tři firmy viz náš příklad. V hlavní firmě spustíme funkci import dat ze závodů. Program provede importy dat, kdy sloučí pouze daňové záznamy DPH a účetní deníky SUD a HUD. Nyní je hlavní firma připravena k společné uzávěrce DPH, případně běžné uzávěrce účetnictví. Evidence Faktur, Skladů, Adresáře, Pokladny schází. K práci, k opravám, ke kontrole, k vytištění, jsou v datových strukturách jednotlivých závodů (EMZET100 a EMZET200). Z důvodu možnosti chybného přenosu do hlavní nadřazené účetní jednotky, nebo dodatečných oprav na závodech, doporučujeme před sloučením do hlavní účetní jednotku zazálohovat původní stav firmy EMZET00 na disketu. 16.7. Výpočet daně z příjmu fyzických osob Prozatím neaktivní! Přehledná a barevně dobře odlišená tabulka bude sloužit pro výpočet daně z příjmu fyzických osob. Po doplnění údajů v horní časti jsme okamžitě ve spodní části informováni o výši doplatku, nebo přeplatku daně. Výhledově po budou výsledky hospodaření do tabulky automaticky dotahovány po provedené měsíční uzávěrce (výkaz hospodaření) z peněžního deníku. 102



16.8. Záznamní povinnost § 18 zákona 588/1992 Sb o DPH Tzv. záznamní povinnost je někdy vyžadována praxí. Tj. stanovení daňové povinnosti u plátců, kteří nakupují zboží za účelem dalšího prodeje v nezměněném stavu a nejsou prokazatelně schopni vykazovat daň na vstupu na základě kontrolovatelné denní evidence tržeb. V programu je zavedena možnost tvorby příslušných evidencí u prvotních dokladů (moduly Pokladna výdej, Závazky a pohledávky u PFa) s usnadněným zadáváním údajů již přímo při jejich pořizování. Tato evidence slouží jako programová nástavba pro zpracování záznamní povinnosti - § 18 zákona 588/1992 Sb o DPH. Programový modul je samostatně oceněn na 1900 Kč k základní ceně programu a prodává se k standardní verzi na přání zákazníka.

Ukázka dalšího možného zápisu údajů - externím způsobem

Příklad vyhodnocení záznamní povinnosti

103



17. POČÁTEČNÍ STAVY - při prvním použití programu Úvodem této kapitoly si musíme připomenout jeden z nejzákladnějších rysů programu NOVAJ01, který máme před sebou. Svou filozofií je program postaven na svobodném, nijak neomezeném používání uživatele v náročné účetní praxi. Program lze bez potíží jako nový kdykoliv používat. Přímo z hodiny na hodinu a veškeré ostatní údaje doplnit dodatečně. Tzn., že můžeme ihned pořizovat doklady do prvotních evidencí, zpracovávat je v návaznosti na DPH i účtovat. Kdykoliv je potřeba spustíme vyhodnocení peněžního deníku k libovolnému měsíci v roce. V případě potřeby můžeme provedenou uzávěrku zrušit a uzavřít znovu. Nyní si bodově popíšeme zavedení počátečních stavů do programu. Práce s programem je podrobně popsána v této příručce dle jednotlivých kapitol, proto bude následující popis orientační. Doporučujeme předem nastudovat základní obsluhu programu - Hlavní menu, Peněžní deník, Závazky pohledávky a Pokladnu. K odzkoušení práce s programem slouží DEMO program a DEMO firma - demo data. U zakoupeného licenčního programu si založíme cvičnou firmu k jakémukoliv odzkoušení. Např. EMZET55 – pozor však na licenci, viz kapitola Konfigurace, Parametry programu). 17.1. Počáteční stav na účtu banky Provádí se v modlu Peněžní deník, Příjem. Do tabulky zavedeme počáteční stav banky jakoby zpracování prvního bankovního výpisu. Použijeme účet - sloupec banky, dle osnovy sloupec B – běžné účty. Banka účet Doklad č. Datum Příjem Kč Text do pen. deníku Účet Kč

- 221 1 - číslo sloupce, účtu banky (peníze na účtu) - uvedeme textem doklad Interní - uvedeme datum počátečního stavu, např. 01.01.00, i během roku (00 - poslední dvojčíslí zpracovávaného roku pro 2000 je to 00, pro 2001 01 apod.) - částka počátečního stavu (příklad uvádí 10000 Kč) - zapíšeme text Počáteční stav na účtu - 701 počáteční účet dle osnovy, tj. pomocný účet - znovu uvedeme částku počátečního stavu (10000)

Ostatní dialogová okýnka nemusíme v tomto případě vyplňovat. Ostatně viz následující ilustrační obrázek. U-VAHA1

17.1.1. Úvěry Do účetnictví zavedeme podobným způsobem jako počáteční stav na účtu, ale v záporné hodnotě !!!! Pozor, nepoužijeme sloupec banky, ale dle osnovy sloupec I – úvěry dotace, dary, …. Banka účet Doklad č. Datum Příjem Kč Text do pen. deníku Účet Kč

-

231 1 - číslo sloupce, účtu úvěry dotace, dary uvedeme textem doklad Interní uvedeme datum počátečního stavu, i během roku částku počátečního stavu v záporné hodnotě zapíšeme text Počáteční stav úvěru 701 počáteční účet dle osnovy, tj. pomocný účet znovu uvedeme částku počátečního stavu minusem

17.2. Počáteční stav pokladny Provádí se v modlu Pokladna, Příjem. Do tabulky zavedeme počáteční stav pokladny jako první pokladní příjem. Použijeme účet - sloupec pokladny, dle osnovy sloupec A – pokladna. Den zdaň.plnění Platba za Částka Kč

- uvedeme datum počátečního stavu, např. 01.01. (kde rok počátečního stavu je brán z nastavené konfigurace programu) - zapíšeme text Počáteční stav pokladny - částku počátečního stavu (příklad uvádí 1200 Kč) U-VAH21

104



Stiskneme Esc a potvrdíme Účtovat. Kontační tabulku vyplníme následně: Pokladna účet Doklad č. Datum Příjem Kč Text do pen. deníku Účet Kč

-

211 1 - bude doplněno (z číselníku pokladen) číslo sloupce, účtu pokladny (peníze v hotovosti) bude dosazeno Pp+1 bude dosazeno datum (kde rok počátečního stavu je brán z nastavené konfigurace programu) uvedeme částku počátečního stavu pokl. uvedeme text Počáteční stav pokladny uvedeme 701 počáteční účet dle osnovy, tj. pomocný účet znovu uvedeme částku počátečního stavu

Ostatní dialogová okýnka nemusíme v tomto případě vyplňovat. Ostatně viz ilustrační obrázky U-VAHA1 a U-VAHA2. U-VAHA2

17.3. Saldokontní faktury Saldokontní faktury jsou neuhrazené faktury z minulých období a svým charakterem patří do evidence prvotních dokladů přijatých a vydaných faktur, v našem programu modul Závazků a Pohledávek. Tyto faktury jsou v programu, v evidenci, fyzicky umístěny před evidencí běžných faktur právě zpracovávaného roku. Orientační schéma knihy faktur - seznam saldokontních faktur - seznam běžných faktur aktuálního roku

V pořadovém čísle dokladu (první sloupec) jsou saldokontní doklady označeny písmenem " S ". Následující bod 1) platí pouze pro dosud neaktivované, prázdné evidence faktur. 1)

Prázdným, jakoby pomocným dokladem, aktivujeme evidenci faktur. Typ knihy zvolíme podle charakteru dokladu závazky, pohledávky, tuzemské, zahraniční apod. V tabulce Evidence závazků nevyplňujeme žádné dialogové okýnko a prázdné necháme zapsat do evidence. Nic neúčtujeme! 105



HL-POST1

2)

Vstoupíme do požadované knihy faktur (v modulu pozice Závazky, nebo Pohledávky) a klávesou Enter provedeme opravy na řádku právě vytvořeném dle bodu 1). Řádek bude na první pozici a bude prázdný. a) Do prvního sloupce, hned na první pozici, dosadíme písmeno " S " a následně původní pořadové interní číslo staré faktury. b) Uvedeme následující údaje: Firma Variabilní symbol Částka Došla - původní datum zdaň. plnění Splatná - původní datum splatnosti Uhrazena - nevyplňujeme Obsah - vyplníme dle individuální potřeby Klávesou F9 odstraníme hvězdičku * v první svislé oddělovací lince mezi prvním a druhým sloupcem. Příklad: HL-POST2

3)

Všechny zbývající saldokontní faktury zavedeme do této evidence přes klávesu F4 - přidej nový řádek. Pomoci rozhodovacího menu můžeme nové řádky umístit přesně do požadovaného místa v evidenci (viz praxe s přidáváním řádku klávesou F4). Tímto bodem se budeme řídit i v případě, kdy nepoužijeme bod 1), protože už máme v knize faktur zavedeny běžné faktury běžného roku a saldokontní chceme dodatečně umístit před ně. Viz výše uvedené schéma knihy faktur. Text do přidaného řádku doplňujeme dle bodu 2). HL-POST

Na závěr si celou práci s doplněním saldokontních faktur ověříme klávesou F5 Měsíční přehled faktur. Tabulka provádí měsíční kontrolní součty. Staré faktury najdeme v období 0.

106



17.4. Majetek Provádí se v modlu Majetek. Do jednotlivých karet hmotného i nehmotného investičního majetku si zavedeme maximální počet informací, dle jednotlivých dialogových okýnek. Kromě čísla a názvu HIM, DHIM a EDHIM se u HIM jedná především o uvedení celkové pořizovací ceny, ceny zůstatkové a výše doposud provedených odpisů atd. Příklad pro HIM u nejdůležitějších dialogových okýnek: Odpisový režim - uvedeme vždy písmeno D Kontace MD/DAL/Stř. - zapíšeme 551/999/01 551 - sloupec, účet „Odpisy hmotného investičního majetku“ dle identifikace v osnově sloupec pro režie 999 - pomocný účet z osnovy 01 - středisko pro střediskové členění účta Oprávky celkem - hodnota již provedených odpisů Zůstatková cena - hodnota zůstatkové ceny Odpisová skupina - číslo určující odpisovou skupinu Způsob a rok odpisů - způsob Zrychlený, nebo Rovnoměrný a pořadové číslo roku, ve kterém se nachází odepisování HIM. V první roce bude č. 1. Odpisy celkem - opět hodnota již provedených odpisů Zůstatková cena - opět hodnota zůstatkové ceny 17.5. Sklad - Odbyt Každou skladovou položku zavedeme první příjemkou do skladu. Do dialogového okýnka Firma/Poznámka uvedeme text Počáteční stav. HL-OS

V obrázku ukázka zápisu počátečních stavů do skladu ve standardním modulu Sklad.

HL-SP

Ve druhém obrázku HL-SP druhá ukázka zápisu počátečních stavů skladu v rozšířeném modulu Odbyt.

107



18. KDYŽ PROGRAM NEPOSLOUCHÁ! V této kapitole je shrnuto několik praktických rad, jakým způsobem postupovat v případě, kdy si uživatel neví rady a program jej "neposlouchá". Je zapotřebí předeslat, že při přesné práci a správném využívání programu k těmto problémům nedochází. Na základě praktických zkušeností vyplývajících ze spolupráce autorského kolektivu s uživateli programu je při nesnázích doporučeno: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

nahlédnout v Hlavním menu programu do Číselníku na pozici Chyby-informace a následně Chyby-vysvětlivky. Některé chyby č.61, č.27, č.24 apod. jsou řešitelné uživatelem zkontrolovat volnou kapacitu paměti pevného disku ověřit velikost volné operační paměti RAM (příkazem mem /p /c, volná min. 585 kB) otestovat počítač některým z antivirových programů (NE rezidentní kontrolou!) otestovat pevný disk pro WINDOWS 95/98/2000/NT, spustit v systémových nástrojích Scan Disk, pro DOS spustit funkci operačního systému chkdsk C: /F, nebo C:\DOS\scandisk C: /nosummary zkontrolovat soubory autoexec.bat a config.sys, nedošlo-li ke změnám v nastavení v důsledku instalace jiného software ověřit vzájemnou kompatibilitu s ostatními použitými rezidentními programy překontrolovat správnost nastavení konfigurace programu při poruchách tisků vypnout a znovu zapnout tiskárnu restartovat počítač - klávesy Ctrl + Alt + Del přeinstalovat program z instalačních disket telefonicky se spojit s firmu EMZET Přerov

Aby nedocházelo k chybám je zapotřebí se vyvarovat jakýchkoliv zásahů do programových a datových souborů. Při práci s pomocnými programovými soubory program očekává jejich přesnou stavbu, délku a velikost. Jakákoliv odchylka se okamžitě projeví poruchami jeho funkčnosti. Při práci s datovými soubory program provádí celou řadu paralelně probíhajících operací, některé datové soubory jsou úzce spojeny s jinými a neodborný zásah v některém z nich může způsobit například ztrátu dat ve zcela jiném datovém souboru. Žádný soubor, ani adresář, který program vytvoří není nadbytečný, proto není povoleno cokoliv v datové struktuře mazat, měnit nebo přejmenovávat.

108



DALŠÍ NABÍDKA

ÚČETNÍ A DAŇOVÁ KANCELÁŘ Daně, Daňové a účetní poradenství, Kontrola účetnictví, Vedení účetnictví a mezd, Audit, Finanční analýzy, Metodický dohled nad vedením účetnictví ve firmě, Metodický dohled nad zpracováním podkladů pro poskytnutí úvěrů, Poradenská a školící činnost, Vydávání Informačního občasníku, ….

SOFTWARE Jednoduché účetnictví, Podvojné účetnictví, Mzdy a personalistika, Kniha jízd, cestovní doklady, Software na zakázku, ….

HARDWARE Zprostředkovaně (Fa. SINCO Olomouc) PC PENTIUM, Tiskárny, Diskety, Pásky do tiskáren, ….

ODBORNÉ KNIHKUPECTVÍ Odborná literatura Účetnictví, Daně, Právo, Zákony, Slovníky, Technická literatura, Stavební ceníky, literatura elektrotechnická, hobby, automobily a kompletní literatura PC, učebnice, ….

109



HOT LINE: 581 201 423, 581 705 430 777 705 411

Osmé průběžné vydání WORD200 / 2001 Na výrobě programu a příručky se podílel autorský kolektiv firmy EMZET

110

UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU

Recommend Documents