UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU

MOTTO: Neříkej, že to nejde, řekni, že to neumíš!

MZDY a PRERONALISTIKA UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU 01. 01. 2006

Oprava k druhému knižnímu vydání uživatelské příručky březen 1998. Název programu NOVAM, popř. MZDY2000, MZDY2001, MZDY2002, MZDY2003, MZDY2004, MZDY2005 je tímto od 01.01.2006 zaměněn na MZDY2006

Důležité informace: Další aktualizace obsahu uživatelských příruček probíhá přes tzv. Informační občasníky. Jedná se bulletin, který firma vydává cca 12x do roka. Obsahem jsou nepostradatelné informace oddělení software právě k inovacím a obsluze nových funkcí v programu a informace k účetní a daňové problematice. Z těchto důvodů jsou Informační občasníky součástí instalačního CD s programem ve složce OBČASNÍKY. Pokud používáte tuto příručku jako samostatně zakoupenou knihu, najdete předmětné Informační občasníky na Internetu na adrese www.em-zet.cz. Technické podmínky pro řádný provoz programu, doporučené tiskárny a inovované návody jak správně programy nainstalovat najdete na instalačním CD ve složce DOKUMENTY. Pokud máte instalaci programu na disketách, najdete zmíněné aktuální informace na Internetu na adrese www.em-zet.cz.

MZDY a PERONALISTIKA - NOVAM/MZDY200x

Uživatelská p

říručka

1. OBECNĚ Program mezd pod názvem MZDY2004 je dodáván na dvou disketách 3.5“, nebo na jednom CD včetně uživatelské příručky k obsluze.Diskety jsou chráněny proti zápisu ! Program je distribuován ve třech verzích: DEMO - verze omezená počtem zkušebních pracovníků na 5. Pro řádné odzkoušení programu je dovoleno založit pouze cvičnou firmu s názvem DEMO SINGLE - ostrá verze programu, která umožňuje zpracování mezd pouze jedné firmy MULTI - verze neomezená v počtu zpracovávaných firem Název konkrétní verze programu je uveden v informační tabulce při každém vstupování do programu po zadání hesla a dále na pozici INFO umístěné v Hlavním menu programu. Verze jsou dále členěny do tří velikostí podle počtu povolených pracovníků ke zpracování MINI MIDI MAXI

- do 10 pracovníků/rok - do 75 pracovníků/rok - neomezený počet pracovníků/rok

Název konkrétní velikostní kategorie je uveden při každém vstupovaní do programu při zadávání vstupního hesla a dále na pozici INFO umístěné v Hlavním menu programu. 1.1. Systémové požadavky Operační systém Procesor Operační paměť Základní operační paměť Kapacita na pevném disku Monitor

Tiskárna

WINDOWS 95/98/2000/ NT, nebo DOS 5.0 a vyšší 80386 a vyšší (nejlépe Pentium II) min. 4 MB a výše, z toho volných min. 585 kB základní paměti u WINDOWS 95/98/2000/NT není velikost XMS podmíněno, ale základní paměť min. 585 kB (jinak z praxe doporučeno 64 MB) volných alespoň 585 kB a více pro DOS i WIN min 24 MB, dalších asi 10 MB zabírá datová struktura zpracovávané firmy/rok VGA, provoz možný i na monochromech, kdy je nutné upravit autoexec.bat příkazem mode 80, viz níže popsaný autoexec.bat. U WIN nedělá monochrom žádné potíže. velikost A4, čeština LATIN II, nebo KAMENÍK. Možnost tisku i bez češtiny cesky. Doporučujeme modely značky EPSON, nebo tiskárny s emulací EPSON. Jinak doporučujeme výrobky standardních výrobců např. HEWLETT PACKARD, CANON apod. s podporou tisku českých znaků (tisk češtiny) pro DOS. Některé doporučené typy tiskáren: EPSON

Jehličková

Inkoust

HEWLETT PACKARD

LX 300, FX 880 LX 1170 – rychlá LQ 100, Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color 900

Laser

CANON

Desk Jet 670C, BJC 240 690Cplus, 695, 697 BJC 250 Desk Jet 850, Laser Jet 6L Laser Jet 1100

POZOR ! Některé nejlevnějších modely tiskáren nejsou vybaveny možností tisknout z aplikací DOS. Tato vlastnost bývá u některých značek v návodech mylně uváděna. Takovéto tiskárny zpravidla neumí tisknou česky, nebo s DOS sekvencí nekomunikují vůbec. Vždy se na vlastnosti tiskárny informujte u svého prodejce!

Program nabízí i několik dalších fontů pro tisk u několika dalších typů tiskáren. Jejich konkrétní výběr je možný uvnitř v programu v tabulce Nastavení parametrů. Ještě jedna rada na závěr pro uživatele tiskáren STAR. Tyto tiskárny jsou plně kompatibilní s tiskárnami EPSON. Proto si v programu nastavte tiskárnu EPSON FX/LX/E/J/RX/LQ, STAR , font č. PR_0028.fnt.

2


Uživatelská p

říručka

POZOR ! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WORD, AmiPro a pod.) nelze považovat za směrodatný při určování schopnosti tisku češtiny na Vaší tiskárně, protože tyto programy tisknou na jiném principu (DOWN LOUD). Účetní program tiskne za pomoci principu ESC sekvencí. (Tisk DOS)V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z účetního programu se podíváme do manuálu k tiskárně jak se čeština (kódová stránka 852 pro Latin II, nebo MJK pro Kameníka) nastavuje, nebo se poradíme se svým dodavatelem tiskárny, popř. se s důvěrou obrátíme na pracovníky firmy EMZET.

1.2. Nastavení operačního systému 1.2.1. WINDOWS 95/98/2000/NT

config.sys - konfigurační soubor počítače ve kterém nenastavujeme nic. Zpravidla bývá lépe, když bude soubor zcela prázdný.

autoexec.bat - u WINDOWS 95/98/2000/NT doporučujeme vyblokovat zápis, který nekorektně mění umístění některých CS kláves na klávesnici. (Jednou z potíži takovéto klávesnice je, že na místo desetinné tečky na numerické klávesnici je prezentována desetinná čárka, apod.) Zápis k vyblokování:

keyb cz,,C:\WINDOWS\COMMAND\keybrd2.sys Vyblokování provedeme tak, že si najedeme na Start, Spustit a do dialogového okýnka Otevřít napíšeme příkaz sysedit. Před problémový příkaz keyb cz … vepíšeme slůvko REM . U-WIN95

Program mezd spouštíme zásadně z ikony, kterou doporučujeme umístit na plochu displeje. Nedoporučujeme jakákoliv zvláštní individuální nastavování vlastností této ikony pro nějaké simulace DOSu a pod. Vlastnosti nastavení ikony jsou popsány dále v kapitole „Spuštění programu, Windows“. Pro chod programu pod WIN95/98/2000/NT není nutná přítomnost klasického DOSu. 1.2.2. DOS

config.sys - konfigurační soubor počítače V obrázku je malá ukázka standardního nastavení v souboru config.sys pro DOS. U-CFG

3


Uživatelská p

říručka

U starších pomalejších počítačů s OS DOS můžeme v souboru config.sys definovat tzv. pomocný disk RAMdisk. RAMDRIVE je vlastně vyčleněná část paměti počítače, která se chová stejně jako pevný disk. Pracuje však velmi rychle z krátkou přístupovou dobou - neexistují žádné mechanické součásti. V programu slouží k vytváření tzv. provozních datových souborů. Po vypnutí počítače, nebo teplém startu se uložená provozní data ztrácejí což není na závadu. U nových počítačů (Pentium…..) ztrácí toto nastavení na významu. Obzvlášť pokud využíváme níže popsané cacheování pevného disku smartdrive. Příklad zápisu definování pomocného disku v souboru config.sys:

DEVICEHIGH=C:\DOS\RAMDRIVE.SYS 4000/e č.4000 určuje velikost 4000 kB, která bude vyčleněna z rozšířené XMS paměti počítače. Platí zásada, že čím větší RAMdrive, tím lépe. Ramdrive menší než 1000 kB = 1M NEDOPORUČUJEME ! DOS 6.xx umožňuje i zavedení výhodného tzv. cacheování pevného disku příkazem smartdrv které definujeme v souboru autoexec.bat. Zavedením se zrychlí veškerá naše práce s počítačem i v jiných programech.

autoexec.bat PATH=;C:\ přístupová cesta ke kořenovému adresáři pro bezproblémové spouštění programu U vyšší řady DOSu 6.00, 6.2, 6.21, 6.22. můžeme pro zrychlení práce s jednotlivými programy i pro zrychlení chodu celého počítače zavést zmíněné cacheování pevného disku příkazem smartdrv.exe.

C:\DOS\SMARTDRV.EXE 512 V příkazu se nesmí objevit parametr /X, ten naopak počítač zpomalí. Č. 512 určuje velikost paměti 512 kB = 0.512M, která bude vyčleněna z rozšířené XMS paměti počítače. Velikost může být i menší např. 256, nebo větší 1024 (větší jen u 8 MB XMS paměti a výše). V obrázku je malá ukázka standardního nastavení v souboru Autoexec.bat pro DOS. Při používání starších programů Windows 3.0, 3.11, může být stejný příkaz přirychlení vytvořen zápisem: U-AUTOEX

C:\WINDOWS\SMARTDRV.EXE 512 Pro počítače používajících displeje monochrom (černobílé) musíme zadat příkaz

mode 80 nesmí být uveden na úplně posledním řádku v souboru za voláním NC, M602, DOSMANA a pod. 1.3. SÍŤ Program není konstruován pro přímou práci po síti. Dovolena je pouze možnost síťového prohlížení zpracovaných dat. V této síťové úpravě je program standardně prodáván. Program je odzkoušen v bezproblémovém provozu na běžných sítí Win a NT, poř. NWLITE 1.1, nebo NOVEL 3.11.

4


Uživatelská p

říručka

2. INSTALACE 2.1. Instalace pod DOS První disketu, označenou číslem 1/2, nebo (1/3) si založíme do příslušné mechaniky počítače a na obrazovku zapíšeme příkaz: a:instal + stiskneme klávesu Enter - pro mechaniku A nebo d: instal + stiskneme klávesu Enter - pro instalaci z mechaniky CD popř. c:instal + stiskneme klávesu Enter - pro instalaci z disku C apod. U instalace programu z CD je nutné znát označení disku pro mechaniku CD viz výše uvedený příklad zápisu spuštění instalace. Doprovodný obrázek instalace a popis instalační tabulky uvádíme v následující kapitole. 1.2. Instalace pod WINDOWS 95/98/2000/XP První disketu, označenou číslem 1/2, nebo (1/3) si založíme do příslušné mechaniky počítače. Na základní ploše Windows si najedeme na nabídku Start a v ní potvrdíme Spustit. Do dialogového okénka Otevřít napíšeme příkaz: a:instal + potvrdíme OK Pro instalaci z mechaniky CD napíšeme např. příkaz: d:instal + potvrdíme OK U instalace programu z CD je nutné znát označení disku pro mechaniku CD. Zpravidla je však tato instalace zajištěna automaticky pomocí příkazu autorun.inf. Program můžeme instalovat třeba i z disku C pomocí příkazu: c:instal + potvrdíme OK (např. po stažení z Internetu) Instalační program začne pracovat a na obrazovce se objeví Instalační tabulka. Pohyb po tabulce zajistíme klávesou Enter, nebo kurzorovými Šipkami. Vybranou pozici potvrzujeme opakovaným stiskem klávesy Enter. Instalace odkud pomocí kurzorových šipek vybereme Zdrojovou disketu A, popř. jiný disk (C:, F:) ze kterého budeme program do počítače instalovat. U instalací více programů najednou na jednom CD viz soubor cti_mne.txt na CD. Instalace kam (cesta) souhlasně potvrdíme C:\MZDY2004, kde C: je cílový disk počítače a MZDY2004 adresář (složka), kam se program mezd nainstaluje. Přepsat konfigurační soubory při první instalaci programu do počítače se vytvoří celá řada různých konfiguračních souborů se základním nastavením parametrů. V instalační tabulce se v dialogovém okýnku objeví zpráva: Vytvořím,1.instalace U případné pozdější přeinstalaci programu (po havárii, update) se budeme moci rozhodnout o ponechání konfigurací vytvořených během práce s programem, nebo zvolit jejich přepis zpět do základního nastavení. Přepsáním konfiguračních souborů nic zásadního nepokazíme. Přepis konfiguračních souborů doporučujeme jen po případné havárii, nebo při problémech s řádným chodem programu. Uživatel tabulka ve které je uvedena orientační licenční adresa uživatele programu na zpracování mezd. Ta je do programu zakódována již při výrobě pracovníky EMZET a není možné ji změnit! Na závěr potvrdíme ve spodním rozhodovacím menu volbu Instalace. K založení druhé, nebo třetí diskety označené 2/2, (2/3), budeme vyzváni zprávou na displeji. Popř. můžeme být instalačním programem vyzváni i k založení diskety třetí 3/3. U instalace z CD všechny výzvy vždy souhlasně potvrdíme klávesou Enter. O ukončení instalace programu jsme informováni krátkou zprávou na obrazovce.

5


Uživatelská p

říručka

3. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU 3.1. DOS Program spouštíme z kořenového adresáře za pomoci příkazu: mzdy2004.bat. Zpravidla z disku C: kam jsme standardně instalovali program. 3.2. WINDOWS 95/98/2000/NT Po standardní instalaci programu mzdy se na ploše u WIN95 a WIN98 (také standardně nainstalovaných) automaticky objeví spouštěcí ikona programu MZDY2004 (pro rok 2003 žluté EMZET logo s modrým pruhem). Jejím poklepáním se spouští program k další práci. U WIN2000 a WIN XP je nutné spouštěcí ikonu ručně přetáhnout ze složky (adresáře) MZDY2004 na plochu. Přesun na plochu WINDOWS 2000/XP provedeme takto: Tento počítač, disk C:, složka MZDY2004, ikona

mzdy2004.pif

(žluté EMZET logo s šipkou v levém spodním rohu!). Program bude poté řádně spouštěn v celém okně včetně správného nastavení autoexec a config které jsou tímto postupem a ikonou aktivovány automaticky. (Ve vlastnostech ikony se jedná o upřesnění nastavení programu - autoexec.nt a config.nt) Spouštění programu přes Průzkumníka, nebo Tento počítač NEDOPORUČUJEME! Používat Windows v režimu MS DOS není pro provoz programu zapotřebí. Používání programu ve WIN okně nedoporučujeme, ale používání není vyloučeno. Dále nedoporučujeme provoz programu pod operačním systémem WINDOWS ME.

6


Uživatelská p

říručka

4. KONFIGURACE 4.1. PARAMETRY

Ihned po instalaci programu a prvním spuštění se na displeji objeví informační zpráva - chybové hlášení, že nemáme založenou datovou strukturu firmy. Po přečtení stiskneme klávesu ENTER a v tabulce Nastavení parametrů provedeme vlastní založení datové struktury pro zpracovávanou firmu v programu. Hl-para

Nastavení parametrů Firma: v prvním dialogovém okýnku je vždy dosazen zkrácený licenční název zpracovávané firmy v maximální velikosti 7mi abecedních znaků (7 písmen). Název doplníme numerickým číslem (bez mezery !), které bude specifikovat zpracovávaný kalendářní rok - např.č.00 pro rok 2000 (DEMO00), nebo 01 pro rok 2001 (DEMO01). Vždy musíme mít na paměti, že celý název včetně čísel může obsahovat max. 8 znaků. V názvu firmy není dovoleno používat jakékoliv speciální znaky jako jsou tečky, lomítka, hvězdičky mezery apod. Jedná se o operaci, která na pevném disku v počítači vytvoří v adresáři MZDY2004 nový podadresář - datovou strukturu požadované firmy pro jeden kalendářní rok k ukládání zpracovaných údajů. Pokud jsme si firmu definovali, stiskneme klávesu Esc. Pod tabulkou parametrů se nabídne spodní rozhodovací menu ve kterém klávesou Enter potvrdíme Založení nové firmy. Přitom ještě rozhodneme o měsíci od kterého potřebujeme mzdy zpracovávat. Údaj je důležitý v případě, že mzdy zpracováváme od ledna, ale později. Např. od měsíce května značeného jako 05. Dialogové okénko Firma v tabulce Nastavení parametrů má celou řadu dalších důležitých funkcí: 4.1.2. Přepínání mezi existujícími firmami Platí i pro přepínání mezi zpracovanými roky. Provádí se tak, že stiskneme klávesu F1 jako nápovědu v okamžiku, kdy se prosvětlený kurzor nachází v dialogovém okénku Firma. Z nabídky provedeme výběr požadované firmy a klávesou Enter potvrdíme. Např. máme založeny firmy: starý rok EMZET99 a EMZET00 (1999 a 2000), nový rok EMZET01 (pro rok 2001) apod. Jednotlivá data různých firem se navzájem nepomíchají ! 4.1.3. Zakládání dalších nových firem Platí jak pro SINGLE (zpracování jen jedné firmy), tak i pro MULTI (zpracování neomezeného počtu firem) verze programu.

7


Uživatelská p

říručka

U MULTI verze vepíšeme do okénka nový zkrácený název firmy např. FERO05 pro rok 2005 (bez mezer!). Program vyhodnotí případnou existenci zvolené firmy. Pokud struktura neexistuje, nabídne se nám pod tabulkou parametrů spodní rozhodovací menu s nabídkou Založení nové firmy. V programu dojde k vytvoření dalšího datového podadresáře s uvedeným názvem. V opačném případě, kdy už máme požadovanou firmu založenou, nám nabídne rozhodovací menu pod tabulkou pouze pozici Uložení, pro přepnutí této požadované firmy ke zpracování. Klávesou Enter potvrdíme. U SINGLE verzí dovoluje program založení nové datové struktury pouze jedné firmy, jedna licence, pro různá kalendářní období. Licenční základ tvoří slovo-text (zkrácený název firmy, v našem případě EMZET) definovaný již při výrobě programu pracovníky firmy EM.ZET. Z výše uvedených důvodů nám bude dovoleno založit různé datové struktury jediné firmy navzájem rozlišené numerickou příponou (bez mezer!). Pro běžná kalendářní období např. EMZET99, EMZET00, EMZET01, EMZET02. Měsíc, Rok: v dialogových okýnkách si libovolně nastavujeme aktuální zpracovávané účetní období. Jedná se hlavně o dialogová okýnka Měsíc měsíc zdanitelného období, které je programem přísně sledováno u pořizování prvotních dokladů do základních evidencí (Pokladna, Závazky a pohledávky) v návaznosti na evidence DPH. Rok je zde uváděn jen orientačně. Dán je zásadně našim názvem firmy (např. EMZET02 námi takto definovaný pro rok 2002) a automaticky je dosazován i do tiskových sestav z programu. Program není na žádném účetním období nijak závislý a dovolí nám zpracovat jakékoliv účetní období měsíc, jakýkoliv rok, jakoukoliv firmu a to i zpětně. Pozor však na časovou posloupnost DPH!

Adresáře Cesta k datům : U nesíťového využívání programu je Cesta k datům shodná s Cestou k programu. (C:\MZDY2004\) U síťového používání program NOVA98 je program vždy nainstalován na každé stanici v síti zvlášť - samostatně. Pořizovaná data z jednotlivých stanic jsou pak pomocí namapované sítě směrována a ukládána pouze v jediném počítači tzv. serveru. Správné definování přístupových cest je proto vždy velmi důležité! Jde o odborný úkon, který raději přenecháme správci PC sítě, nebo výrobci programu. Cesta k programu : U nesíťového zpracovávání účetnictví je Cesta k programu shodná s Cestou k datům. (C:\ MZDY2004\) U síťového zpracovávání je podobně jako Cesta k datům tak i Cesta k programu odbornou záležitostí, kterou taktéž necháme na správci sítě. Program je stavěn tak, že při síťovém zpracování účetnictví je vlastní program nainstalován na každé stanici - počítači samostatně, proto cesta k programu bude zpravidla vždy C:\ MZDY2004\, ve výjimečných případech bude cesta k programu definována jinak. Cesta do archivu : zde si musíme správně určit cestu k příslušné mechanice našeho počítače do které budeme vkládat disketu k archivaci zpracovávaných dat. ( Např. A:\ ) Nebo můžeme archivovat po síti na kterýkoliv s disků, případně archivovat na přenosný disk - Disklite, ZIP aj. Vždy do specielně zvoleného adresáře, podadresáře a pod. Musíme pak uvést přesnou cestu do archivu. (Např. F:\ZALOHA\LEDEN\ MZDY2004\) Cesta k RAMdisku : U PC Pentium a operačního systému WIN95/98/2000/NT neřešíme! Proto ponecháme základní nastavení cest (C:\ MZDY2004\tmp\). Pokud jsme se rozhodli RAMdrive používat a zavedli si jej v souboru config.sys, budeme i zde postupovat podobně jako v předchozích případech při definování přístupových cest. (Např. D:\, nebo E:\ a pod.) Opět jde o odbornější operaci, kterou přenecháme zkušenějším kolegům.

Displej/klávesnice Color: Dovoluje zvolit jednu ze tří nabízených barevných kombinací programu Color 1 - 3. ČS.klávesnice: 4.1.3. ČS.klávesnice, zavedení češtiny do programu Program je distribuován s aktivní českou klávesnicí umožňující psaní háčků a čárek. CS drivery jsou dodávány s programem a jsou součástí programových souborů po instalaci v adresáři MZDY2004 cskey.com. Tento program zabírá minimální část operační paměti počítače - pouhých 1,4 Kb. Čeština není nijak náročná, má jednoduchou obsluhu a odpovídá rozmístění kláves na klasickému psacímu stroji. Takže české znaky najdeme na všech standardních pozicích. Dále nijak negativně neovlivňuje provoz operačního systému DOS, WIN95/98 a NT. Další výhodou je, že se na numerické klávesnici nachází skutečná desetinná tečka. Celá řada uživatelů PC má na tomto místě desetinnou čárku, která nám zde komplikuje práci. Tzn., že pokud se nechová CS klávesnice příliš korektně a některé klávesy nejsou na svém místě, je chyba v nastavené konfiguraci celého počítače, např. v souboru autoexec.bat. Znak "X" značí zapnutou čs. klávesnici v programu. Bez obtíží ji lze kdykoliv odstraněním X vypnout. Pokud začneme češtinu jednou používat, musíme tak s pečlivostí činit stále! Důvodem je dodržování diakritiky. S tím je spojena možnost využití dalších funkcí v programu, především filtrování a pod. 4.1.3.1. Obsluha češtiny - velká písmena Při psaní velkých písmen s diakritikou (háčky, čárky, Ě Č Ý Á), jsme na klasickém psacím stroji nejprve stiskli klávesu s háčkem, nebo čárkou a potom přes Shift požadované velké písmeno. U češtiny cskey.com píšeme velká písmena s háčkem

8


Uživatelská p

říručka

mírně odlišně. Napřed si klávesou Caps Lock zamkneme klávesu Shift (trvalé zapnutí pro psaní velkých písmen) a používáme klávesy s malými písmeny s diakritikou (č = Č, ž = Ž, á= Á a pod). 3.5.1. Obsluha češtiny - přepínání klávesnice IBM - čeština, opačné lomítko 1 způsob přepínání se provádí tak, že stiskneme klávesu se znakem vlnovky "~" (umístěna vlevo nahoře), kterou krátce přidržíme a k ní krátce přimáčkneme další klávesu "1" (umístěna vlevo nahoře vedle klávesy vlnovka). Pohyb musí být přiměřeně krátký a přitom dostatečný. Tzv. break. Vzhledem k rozdílným citlivostem klávesnice a rozličné obratnosti v prstech obsluhy je vhodné si tento postup předem vyzkoušet. ~ 1 - zapnutí IBM klávesnice a zapnutí >< ~ 3 - zapnutí české klávesnice - návrat 2 způsob přepínání je vlastně klasické úplné vypnutí české klávesnice v parametrech programu (Hlavní menu, Konfigurace, Parametry). Stejné postupy přepínání platí i při tzv. zadávání cest k pracovním datům, k pracovním adresářům, kde potřebujeme znak opačného lomítka "\". Pro zabránění nežádoucího smazání opačného lomítka však postačí jen pouhé stisknutí klávesy Insert. (Pozor, před zahájením práce.) Takt kurzoru: zapsané číslo definuje rychlost blikání kurzoru - čtverečku v aktuálním dialogovém okýnku kam provádíme zápis, editace. Zároveň zvolené číslo určuje, za jak dlouho se tzv. setmí obrazovka, ochrana před zbytečným vypalováním displeje, pokud s počítačem momentálně nepracujeme. POZOR na menší čísla. U rychlých počítačů (Pentium) může dojít k extrémně rychlému stmívání a k znepříjemnění práce v jednotlivých modulech.

Tiskárna Šířka řádku: definuje velikost vlastní mezery mezi řádky. Ne velikost písmen! Čím menší číslo uvedeme, tím menší budou mezery. Číslo 8 zajistí již poměrně zhuštěný text, prakticky bez mezer. Číslo 10 odpovídá asi tak standardní velikosti psacího stroje. Větší čísla jak 12 se spíše nedoporučují. Uvedené hodnoty platí pro tiskárny EPSON. Definování mezer je individuální dle typu tiskárny. POZOR! Výjimku tvoří tiskárny Hewlett Packard kde použijeme hodnoty ještě o něco nižší. Číslo 6, nebo 7. Počet řádků na stránce: je plně závislý na zvolené velikosti šířky řádků. Čím menší mezery máme, tím více řádků se nám vejde na jednu stránku formátu A4. Instalací nastavené hodnoty jsou standardní, jejich změna je možná, avšak pouze metodou empirickou - pokus omyl. Takto nastavené tiskové parametry se pak promítnou do všech tiskových sestav. Kód: definuje český výstup pro tiskárnu - tisk českých znaků v kódu K - bratří Kamenických L - Latin 2 S - Standart IBM (bez češtiny - cesky) Pro přesné definování lze použít stisku klávesy F1 jako nápovědy POZOR ! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WINDOWS a pod.) pracuje na zcela jiných principech (DOWN LOUD). Proto nelze tisk diakritických znaků z běžných programů jako je i naše podvojné účetnictví a textové editory vzájemně porovnávat! V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z programu se poradíme se svým dodavatelem hardware (tiskárny), nebo s pracovníky firmy EM.ZET. LPT: volba výstupu LPT1, nebo výstupu LPT2, volba dle počtu a nastavení tiskáren. Např. obyčejný na jehlu, nebo lepší tisk na laser apod. Opět se jedná o odbornější operace pro zkušené pracovníky. Zpravidla ponecháme standardní nastavení LPT1. Tiskárna: definuje konkrétní typ a řídící fonty pro tiskárnu použitou pro tiskové sestavy z programu. Vlastní seznam tiskáren vyvoláme stiskem klávesy F1 v dialogovém okénku Tiskárna. Výběr provedeme najetím prosvětleného řádkového kurzoru na požadovanou tiskárnu a stisk klávesy Enter zajistí zápis všech potřebných údajů o tiskárně do tabulky parametrů. V případě, že používáme jinou tiskárnu, než je nám nabízena, vyzkoušíme k tisku některou jinou podobnou tiskárnu metodou pokus omyl. V případě neúspěchu se obrátíme na firmu EMZET. Práci s tabulkou Nastavení parametrů kdykoliv ukončíme stiskem klávesy Esc. Ve spodním rozhodovacím menu potvrdíme Uložit. UPOZORNĚNÍ ! Takto sestavenou Konfigurační tabulku je vhodné si zapamatovat pro případ, že by někdy došlo k jejímu odlišnému nastavení. Mohou to být přístupové cesty po neopatrném zásahu, rozhození tiskového formátu řádkování a počtu řádků na stránce, typ tiskárny a pod. U DOSu si své vlastní nastavení kdykoliv operativně vytiskneme na tiskárně stiskem klávesy Print Screen umístěné na klávesnici vpravo nahoře a dobře uschováme k pozdějšímu použití! U Operačního systému WIN95/98/NT se musíme spolehnout na naše zkušenosti s vkládáním a vykládáním obrázku do a ze schránky. Systém WIN95/98/NT neumí klasický Print Screen. Nebo si nastavení zapíšeme ručně. Některé doporučené typy tiskáren:

Jehličková

Inkoust

EPSON

HEWLETT PACKARD

LX 300, FX 880 LX 1170 – rychlá LQ 100, Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color 900

Desk Jet 670C, BJC 240 690Cplus, 695, 697 BJC 250 Desk Jet 850,

9

CANON


Uživatelská p

říručka

Laser Jet 6L Laser Jet 1100

Laser

4.2. PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA V programu lze pomocí hesel zajistit víceúrovňový přístup do programu, čímž můžeme zamezit vstupu neoprávněných osob k datům. Po první instalaci programu je to vždy přístup bez hesla, který nám vše zpřístupní, včetně editoru přístupových práv k dalším konfiguracím. Prosvětleným kurzorem si najedeme na pozici "Přístupová práva" a stiskneme klávesu Enter. Program si vyžádá kontrolní heslo supervisora, které prozatím není (Enter na prázdno), a po potvrzení se na displeji objeví tabulka editoru k definování přístupových práv. Pozorně si prostudujeme především spodní legendu nápovědy, jak a kterou agendu definovat. Teprve pak přistoupíme k vlastnímu definování. Nové řádky v tabulce přidáme klávesou F4, nepotřebné zrušíme klávesou F8. Do prvního dialogového okénka kontrolně vepíšeme např. jméno obsluhující osoby. Zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás zároveň přesune do dalšího sloupce k zápisu hesla. Opakovaný stisk klávesy Enter opět zápis ukončí a přesune kurzor do dalších sloupků k zadání přístupových kódů. Hl-prava

POZOR na sloupek E ! Znaménko " - " , nebo zcela prázdné políčko zamezí pozdějšímu přístupu do tabulky Přístupových práv. Pozor i na prázdný řádek v tabulce, takový raději zrušíme přes klávesy F8, mohl by nám činit potíže při vstupování do programu a do jednotlivých agend.

Vyplněním posledního sloupku se tabulka vrátí zpět do původního stavu. Klávesou Esc práci ukončíme a tím uložíme přístupové konfigurace na pevný disk počítače. Přístupová práva hrají nemalou roli především u síťového propojení počítačů různými osobami. Jedná se o závažnou problematiku, kde zodpovědnost za zpracovávaná data v síti zpravidla leží na správci sítě (nebo hlavní účetní). Ten (ta) jediný(á) by měl(a) znát hlavní vstupní heslo umožňující neomezený přístup ke všem funkcím v programu. Ostatní účastníci sítě pak mohou být v přístupu různě omezeni. V případech, kdy nepotřebujeme přístup do programu nijak omezovat, lze vstup učinit i bez hesla. V editoru přístupových práv necháme sloupek HESLO prázdný. (Standardně nastaveno od výrobce.)

10


Uživatelská p

říručka

4.3. ADRESA A DATA FIRMY Pod touto pozicí je uložena karta uživatele programu s adresou, identifikačními údaji, číslem bankovního účtu aj. Nezbytné je vyplnit údaj "typ", který určuje, zda mají být počítány nemocenské dávky nebo ne. Jde o rozlišení na velký a malý závod do 25 zaměstnanců - do okénka napíšeme znak "V" nebo "M". Pokud chceme využívat funkci sestavení hromadných příkazů k úhradě, je nutné vyplnit i čísla účtů těch institucí, kterým budeme platit různé odvody z mezd. Jde o bankovní spojení Správy sociálního zabezpečení, finančního úřadu a číslo účtu pro platbu zákonného pojištění zodpovědnosti za škody, včetně o/oo - promile odvodu dané firmy (zadáváme celé číslo, ne v desetinném tvaru). Hl-adres

Cestu do účetnictví nastavíme v případě, že chceme využívat funkci automatického zaúčtování do podvojného účetnictví - program NOVA98. Musíme přitom správně napsat adresář pro podvojné účetnictví i podadresář zpracovávané firmy. Příklad: C:\NOVA98\EMZET98\

4.4. INTERNÍ PARAMETRY Pro výpočet mezd program využívá určité konstanty dané zákonem. Při jejich změně není potřeba provádět přeinstalaci programu, ale jednoduše provést změnu těchto konstant v menu v"interních parametrech". Jedná se o minimální mzdu - slouží např. pro výpočet zdravotního pojištění u neplaceného volna; 80% minimální mzdy při výpočtu mzdy důchodců, částku maximálního základu pro výpočet nemocenských dávek; % sazby sociálního a zdravotního pojištění za zaměstnance a za firmu. Posledním parametrem je počet řádků v příkazech k úhradě, který si můžeme zvolit podle požadavků banky. Většina bank požaduje maximálně 15 řádků. 4.5. PRACOVNÍ KALENDÁŘ Pomůcka, kterou program využívá při vyplňování absenčního kalendáře.

11


Uživatelská p

říručka

5. OBECNÉ FUNKCE V PROGRAMU

Nyní si vysvětlíme používání nejzákladnějších servisních funkcí v programu. Jde o významné pomůcky při prohlížení různých datových evidencí. 5.1. OBECNÉ FUNKCE A KLÁVESY F1 – NÁPOVĚDA V programu slouží jako operativní nápověda v různých evidencích u různých dialogových okének. Podle charakteru jsou nám nabízeny údaje z číselníků, které jsme si dopředu nadefinovali popř. z číselníků, které vytvořil programátor a jsou neměnitelné. Nápovědu použijeme především pro dosazování typu prac. poměru, vzdělání, funkce, druhu mzdy, v osobních údajích, dále v trvalých srážkách k dosazení kódu srážky a také při zadávání absence apod. F4 - PŘIDÁNÍ NOVÉHO ZÁZNAMU V evidenci. Funkce je aplikovatelná v evidenci pracovníků a v číselnících. Po spuštění je nám nabídnut nový prázdný řádek ve formátu právě upravovaného číselníku nebo editačního okna pro vpisování dalšího pracovníka v osobních údajích. Po vyplnění jednotlivých sloupců a okének dáme počítači příkaz, aby tento zápis uložil, přičemž u číselníků můžeme zvolit přesné umístění nového řádku do evidence. F6 - ZADÁVÁNÍ ABSENCE V absenčním kalendáři vyvoláme touto klávesou tabulku pro zadání absence. - PŘESUN MEZI EVIDENCEMI PRACOVNÍKŮ Jinou funkci má klávesa F6 v evidenci pracovníků, kde ji použijeme pro přesun osob mezi evidencí aktuálních pracovníků a evidencí ukončených prac. poměrů (neaktuálních). Tento přesun funguje obousměrně. (Např. omylem jsme přesunuli pracovníka do evidence ukončených pracovních poměrů stejnou klávesou F6 jej přesuneme zase zpět.) F8 - ZRUŠENÍ NEPOTŘEBNÝCH ŘÁDKŮ Funkce je použitelná především ve volitelných číselnících a také v absenčním kalendáři ke zrušení nepotřebných záznamů. Po aktivaci v číselnících jsme kontrolní otázkou 2x dotázáni na zrušení. Dvojitá otázka, dvojitá odpověď. Po odsouhlasení je zápis definitivně vymazán. F10 - TRANSPORT Výsledku z kalkulačky do dialogového okénka. Po aplikaci je náš operativní výsledek, sestavený na (Alt+C), okamžitě dosazen do aktivního dialogového okénka

kalkulátoru v programu

F7 - VYHLEDÁVÁNÍ Okamžité vyhledání požadované informace z evidence. Tato funkce je praktikovatelná ve jmenovitém menu, v číselnících, ale také v tiskových sestavách. Po spuštění se v horní části obrazovky objeví záhlaví "Volba sloupce pro vyhledání" (mimo tiskových sestav, kde je vyhledávání v celém textu) a my kurzorovými šipkami vybereme sloupec, ve kterém budeme hledání požadovat a potvrdíme klávesou Enter. Do další tabulky "Heslo" vepíšeme hledanou sekvenci znaků (textově jméno nebo jeho počáteční písmena, případně numerickou částku, datum, či jiný řetězec znaků náležící zvolenému sloupci) a opět potvrdíme. Program prohledává zápisy ve zvoleném sloupci a nastaví se prosvětleným kurzorem na první řádek, kde se naše požadovaná sekvence znaků (slovo, číslo) nachází. Další postupné prohledávání sledované znakové sekvence provedeme klávesami ALT+H. Hledání probíhá vždy směrem dolů od pozice, kde právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem! V praxi to znamená, že např. když hledáme pracovníka s rokem narození 1960, zvolíme ve sloupci datumu narození sekvenci znaků .60 a program nás nastaví na první záznam, kde se .60 vyskytuje a po stisku kláves Alt+H nás posunuje vždy na další nalezený záznam. ALT+F7 je funkce GLOBÁLNÍHO VYHLEDÁVÁNÍ, která provádí vyhledávání zadaného řetězce bez ohledu na sloupce, tedy v celém textu. Ctrl+F7 nastavení parametrů hledání Alt+F - FILTROVÁNÍ POZITIVNÍ

12


Uživatelská p

říručka

Umožňuje vyhledat a ukázat na displeji určitou skupinu prohlížených dat podle zvolených parametrů ve zvoleném sloupci. Na obrazovce nám tak zůstanou jen ty údaje, které jsme chtěli vidět. Filtrování spustíme kombinací kláves Alt+F (Alt stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu F, potom můžeme obě uvolnit). Pomocí kurzorových šipek ŕ4 vybereme požadovaný sloupec k vyfiltrování a potvrdíme klávesou Enter. Do dialogového okénka, které změnilo barvu, zapíšeme znaky nebo slova, které požadujeme zobrazit a stiskneme klávesu Enter. Filtrační operace probíhají výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku nezměněna. Filtry lze neomezeně řadit za sebou s různými parametry. Alt+G - FILTROVÁNÍ NEGATIVNÍ Účinné odstranění určité skupiny informací z prohlížené evidence. Je to opak předcházejícího filtrování. To znamená, že počítač nám nezobrazí to, co jsme mu zadali, ale všechno ostatní. Postup při negativním filtrování je obdobný jako u pozitivního. Enter - klávesa Enter Má celou řadu funkcí: POTVRZENÍ, souhlas s vybranou pozicí, spuštění funkce PŘESUN, poskakování po dialogových okénkách při pořizování dat EDITACE, u vybraného řádku v evidenci je pozměněna barva řádku, objeví se dialogový kurzor a řádek je zpřístupněn k opravě, editaci.

5.2. REZIDENTNÍ FUNKCE PROGRAMU Alt+D - KALENDÁŘ S HODINAMI Součástí programu je operativní kalendář, aplikovatelný kdykoliv a ze kteréhokoliv místa. brán z operačního systému počítače (v OS příkazy DATE a TIME).

Podklad pro kalendář a čas je

Alt+N - DIÁŘ Součástí programu je operativní diář, do kterého si přehledně poznamenáme různé informace. Už nic nebudeme zapisovat na různé papírky, které se rády ztratí a pod. Operativní diář je v programu aplikovatelný kdykoliv ze kteréhokoliv místa uvedenou kombinací kláves. Alt+C - KALKULÁTOR MALÝ S možností transportu výsledku do požadovaného místa v evidenci klávesou F10. Alt+K - KALKULÁTOR VELKÝ Najdeme také v menu servis. Jde o klasickou kalkulačku s "páskou". Čísla píšeme na numerické klávesnici, matematická znaménka většinou také, závorky píšeme klávesami označenými jako závorky na IBM popř. české klávesnici, ostatní funkce spouštíme přímo klávesami s písmeny, která jsou označena v názvu funkce bílou barvou. Shift+F1 - operativní nápověda manuálu. Uživatelská příručka je součástí programu a uvedenou kombinací kláves si ji tak vyvoláme na displej. Vždy nám bude nabídnuta ta kapitola, která odpovídá nabídkové pozici programu, na které se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor. 5.3. POPIS NĚKTERÝCH KLÁVES Šipky - KURZOROVÉ ŠIPKY na klávesnici určené k ovládání prosvětleného kurzoru v programu ovládání dialogového kurzoru v dialogových okýnkách.

nebo

Home - SKOK NA ZAČÁTEK prohlížené evidence End - SKOK NA KONEC prohlížené evidence PgUp - POSUN O STRÁNKU prohlížené evidence směrem nahoru. Funguje tak, že po vyvolání evidencí "O", "P", "R", T" a "D" u určitého pracovníka se po stisku této klávesy otevře stejná evidence u předcházejícího pracovníka - listování mezi pracovníky Ctrl+

- v prohlížených evidencích rychle přesune po sloupcích

PgDn - POSUN O STRÁNKU prohlížené evidence směrem dolů. Funguje stejně jako předcházející klávesa, ale posunujeme se na následujícího pracovníka - listujeme. Print Screen - TISK ofocení momentálně prohlížené obrazovky v DOSu V systému WINDOWS 95/98/2000/NT použijeme PRINT SCREEN trochu složitějším způsobem. Obrazovku si nejdříve (ofotíme) pomocí PRINT SCREEN, pak v nám dostupném editoru (např. malování) vložíme jako schránku pomocí kombinací kláves CTRL+V, a pak vytiskneme v daném editoru. SPC - MEZERNÍK

13


Uživatelská p

říručka

6. ČÍSELNÍKY

6.1. Střediska Do číselníku středisek si zavedeme čísla a názvy středisek, která budeme používat. Vždy musí existovat alespoň jedno středisko. Při automatickém účtování do programu podvojného účetnictví NOVA98 je nutné použití stejných čísel a pojmenování jako v účetním programu. POZOR! Celkem nesmíme zadat více středisek než 50. Jejich číselné označení může být libovolné v rozsahu od 1 – 99. V programu nesmí být použito středisko 0 nebo 00, ani zaveden prázdný řádek!

6.2. Zakázky Platí stejná pravidla jako u středisek. Jejich počet není nijak omezen. 6.3. Zdravotní pojišťovny Velmi důležitý, volitelný číselník. Sem si zadáme názvy používaných pojišťoven včetně bankovních konstantních symbolů. Číselník má návaznost na hromadné příkazy k úhradám.

účtů, variabilních a

6.4. Katalog funkcí Volitelný číselník k zadávání osobních dat pro personalistiku. 6.5. Národnost Volitelný číselník k zadávání osobních dat pro personalistiku. 6.6. Státní příslušnost Volitelný číselník k zadávání osobních dat pro personalistiku. 6.7. Rozvrh pracovní doby Tento číselník je již naplněn. Pokud se nám vyskytne nějaká nová varianta, můžeme ji zavést klávesou F4. Znaky "P" a "N" označují pracovní a nepracovní dny a jejich rozložení v týdnu. Číselník pak vyvoláme v osobních údajích pracovníka klávesou F1. Zvolená varianta se přenáší do absenčního kalendáře, kde se označí nepracovní dny znakem "N". Pro klasický pracovní týden 5 pracovních a 2 nepracovní dny můžeme použít i prázdné dialogové okénko. 6.8. Druhy absencí Pevný číselník daný programátorem bez možnosti úprav. Na kód uvedený v číselníku je přísně vázán výpočet mzdy. Číselník si vyvoláváme v absenčním kalendáři při zadávání absence. První skupina kódů zajistí výpočet náhrady mzdy ve výši průměru. Tato náhrada vstupuje do základu na sociální a zdravotní pojistné a do základu daně. Výjimky jsou uvedeny u konkrétních kódů. Další dvě skupiny kódů tvoří nemocenské dávky. Poslední skupinou kódů jsou absence neplacené, nebo placené jinou institucí. Jednotlivé kódy znamenají:

14


Uživatelská p

říručka

DOV čerpání běžné dovolené pracovníka. Program zajistí výpočet náhrady mzdy za dovolenou, přepočet mzdy podle odpracovaného času a odpočet vyčerpaných dnů dovolené v měsíci. DOP používáme v případě proplácení nevyčerpané dovolené, popř. při vracení již vyplacené náhrady za dovolenou při přečerpání (v tomto případě musí být počet hodin zadán se znaménkem "-"). Kódem "DOP" si označíme pracovní dny libovolně; důležitý je jejich počet, přičemž program je nebere jako neodpracované, nedochází k přepočtu mzdy podle odpracovaných dnů, ale vypočítavá se jen příslušná náhrada, která se buď připočítá ke mzdě navíc nebo odpočítá. Zároveň se provede odečtení dnů dovolené ze zůstatku při proplácení nebo připočtení při vracení. SKO, SPZ školení, studium při zaměstnání; počítá náhradu ve výši průměru za zameškaný čas. VOJ počítá náhradu mzdy, která se pouze zdaňuje a podle zameškaných dnů je krácena mzda. Používá se pro výpočet náhrady mzdy při vojenském cvičení apod. Program zjišťuje z osobních údajů (znak "M" jako ženatý) a z evidence rodinných příslušníků počet vyživovaných osob a podle toho přiřazuje dané % náhrady mzdy. VON počítá náhradu mzdy ve výši průměru za zadané dny a nebere tyto dny jako neodpracované (stejný princip jako u kódu "DOP" při proplácení nevyčerpané dovolené). Náhradu, která se jen zdaňuje a nepočítá zdravotní a sociální pojistné, připočítává ke mzdě navíc. Používá se pro vyplacení 10 denní náhrady před nástupem vojenské služby ve mzdě předem. OPP ostatní překážky v práci, používáme pro výpočet náhrady mzdy za zameškaný čas pro jiné absence podle potřeby. LEK návštěva u lékaře, počítá náhradu mzdy za zameškaný čas. NOR ošetřování člena rodiny. U firem, které nepočítají nemocenské dávky (tj. mají v adrese firmy znak "M" jako malý závod), slouží pouze pro informaci, výpočet nemocenských dávek je ignorován a mzda se krátí podle neodpracovaného času. U velkých závodů (v adrese firmy znak "V" jako velký závod) se na základě znaku "NOR" v absencích počítá 9 kalendářních dnů nemocenských dávek ve výši 69% z průměru na nemocenské dávky. U samoživitelek (rozlišení v osobních údajích) 16 dnů. Znak "*" v prostředním sloupci "typ" na řádku vedle symbolu NOR a počtu hodin příslušného dne označuje první den ošetřování člena rodiny. V případě, že na sebe těsně navazují dvě nezávislé absence "NOR", zadáváme každou samostatně přes klávesu F6, přičemž se nám první den obou absencí automaticky "*" označí. V jiných případech je znak "*" v absenčním kalendáři nepřípustný. NPZ začátek pracovní neschopnosti, označíme tak první tři dny nemoci. U velkých závodů jsou vypočítány nemocenské dávky ve výši 50% z průměru na nemocenské dávky. Mzda se krátí podle neodpracovaného času. NPP pokračování pracovní neschopnosti, označíme zbytek dní nemoci. U velkých závodů se počítá 69% nemocenských dávek z průměru. Mzda se krátí podle neodpracovaného času. NUZ začátek pracovního úrazu, počítá stejně jako "NPZ“. NUP pokračování pracovního úrazu, počítá stejně jako "NPP". NPM peněžitá pomoc v mateřství. Jsou počítány dávky ve výši 69%. (Do pole "PPM do" ve stálých platových údajích je potřeba zadat časový údaj, do kdy je dávka aktuální, aby se průměr přenášel a nenuloval po změně rozhodného období). Další kódy v absenčním kalendáři - se stejnými názvy jako kódy předcházející, ale označené malými písmeny, slouží pro neukončené absence, za které se nemocenské dávky poskytují zpětně v měsíci následujícím. (Důležité u velkých závodů.) Malá písmena jsou upozorněním pro program, aby si zapamatoval aktuální průměr na nemocenské dávky (důležité při změně průměru po čtvrtletí), a také aby přenesl částku nemocenských dávek do výpočtu mzdy v následujícím měsíci. V přehledu absencí to vyčteme ze sloupce "Psl" (na začátku), kde vidíme kód absence, která byla poslední den předcházejícího

15


Uživatelská p

říručka

měsíce a částku přenášené nemocenské dávky vidíme na konci řádku (posunovat se můžeme buď šipkami, nebo rychle klávesami "Ctrl" a "End") ve sloupcích Nem.př" (nemoc přenos) při nemoci a úraze a Očr.př. u ošetřování člena rodiny. VOL označení neplaceného volna. Počítá automaticky zdravotní pojištění z minimální mzdy (poměrné části) z takto označených dní. Při výpočtu mzdy je potom nabízena možnost vybrat způsob placení pojistného za neplacené volno ze tří možností: 1) část 4,5% platí pracovník, zbývajících 9% platí firma 2) celou část 13.5% platí pracovník 3) není vypočítáno pojistné vůbec (viz výjimky podle zákona o zdravotním pojištění). U druhé možnosti se o část 9%, kterou platí pracovník dobrovolně za firmu, nesnižuje základ pro výpočet daně. ABS neomluvená absence, počítá automaticky zdravotní pojištění jako předcházející "VOL". Celá část 13.5% pracovníkovi a snižuje se o tuto sumu základ pro daň.

se však

strhává

MAT neplacená mateřská dovolená, základní vojenská nebo civilní služba. Při použití tohoto symbolu se pracovníkovi nepočítá vůbec nic, pouze se eviduje jeho absence. Dá se využít i k jiným účelům, pokud nechceme počítat srážky podle "VOL" nebo "ABS". PDN speciální kód není kódem absenčním a má zcela opačnou funkci. Současně s uvedeným odpracovaným časem změní absenční kalendář na kalendář docházkový. Znamená pak skutečnou odpracovanou dobu u pracovníka a ignoruje jakýkoliv fond pracovní doby. U měsíční mzdy to znamená, že se nepřepočítává mzda podle odpracovaných dní a hodin (rozdílných oproti fondu), ale zůstává neměnná při libovolném počtu odpracovaných hodin. U hodinové vypočítá mzdu jednoduchým vynásobením počtu skutečně odpracovaných hodin s hodinovou sazbou. Zbývající čas do fondu nebere jako absence s výpočtem zdravotního pojištění z minimální mzdy. Nepočítá náhrady za svátky. Kód použijeme pro výpočet mzdy pracovníků, kteří mají nepravidelnou směnnost, přitom však stabilní mzdu. Další využití uplatníme při dohodách o provedení práce, nepravidelné výpomoci apod. 6.9. Zúčtování mezd Umožňuje předdefinovat účty z účtové osnovy na stranu MD nebo DAL každé složce mzdy, kterou chceme automaticky zaúčtovat do programu podvojného účetnictví fy. EM.ZET pod názvem NOVA98. (Pokud budeme funkci využívat, musíme mít nastavenou cestu do účetnictví v Konfiguraci programu - Adresa a data firmy). 6.10. Zúčtování mezd společníků Stejně jako při zúčtování mezd s tím, že sem máme možnost zadat jiné syntetické a analytické účty. Zúčtovací souvztažnosti se budou týkat jen mezd pracovníků, kteří mají v osobních údajích v poli "funkce" zadán (z levé strany okénka) údaj "spol." jako společník. 6.11. Číselník pracovních poměrů Důležitý číselník v programu zavedený napevno - neměnitelný. Při zadávání osobních dat jej vyvoláme klávesou F1 v okně "TPP" hned vedle osobního čísla. Pro správný výpočet mzdy musíme vždy přiřadit pracovníkovi správný kód pracovního poměru, protože od něj se odvíjí celý výpočet mzdy, srážek pojištění a druh daně. HLP = hlavní pracovní poměr Počítá srážky na sociální a zdravotní pojištění a vždy zálohovou daň. Zde není typ daně určen podle toho, zda jsou nebo nejsou zadané odpočitatelné položky z toho důvodu, že může nastat případ, kdy není nárok na nezdanitelné sumy a přesto se počítá zálohová daň. (např. když pracovní poměr vznikne v průběhu měsíce). HLP hlídá vyměřovací základ na zdravotní pojištění a v případě, že klesne pod hranici minimální mzdy, dopočítá pracovníkovi pojistné ve výši 13,5% z rozdílu mezi jeho skutečným vyměřovacím základem a minimální mzdou tak, aby celkové pojistné pracovníka bylo 358,- Kč. V případech, kdy pracovní poměr netrval celý měsíc nebo pracovník byl nepřítomen pro nemoc, ošetřování člena rodiny, mateřskou apod. nebo se stal osobou, za kterou je plátcem pojistného stát (má v absenčním kalendáři kód MAT) se minimální vyměřovací základ - minimální mzda poměrně krátí. VLP = vedlejší pracovní poměr Počítá srážky na sociální a zdravotní pojištění a zálohovou daň pokud má pracovník zadané odpočitatelné položky. Pokud nemá, počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění od příjmu 400.- Kč a daň počítá srážkovou 15% do výšky příjmu 2000 Kč a nad 2000 Kč do 22800 Kč daň zálohovou 20%. HDP = hlavní pracovní poměr důchodce, který podepsal "Prohlášení ....... Lze využít i pro výpočet mzdy studenta a ostatních osob, za které je plátcem zdravotního pojištění stát a které mají nárok na odpočet 80% minimální mzdy ze základu na zdravotní pojištění. Počítá vždy zálohovou daň. HDN = hlavní pracovní poměr důchodce,

16


Uživatelská p

říručka

který nepodepsal Prohlášení ..... . Odpočítává 80% min. mzdy ze základu na zdravotní pojištění. Počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění. Do 2000 Kč počítá daň srážkou 15%, od 2000 Kč do 22800 Kč zálohovou daň 20 %. Lze využít i pro výpočet mzdy ostatních osob, které mají nárok na 80% odpočet podobně jako předcházející kód. DPČ = dohoda o pracovní činnosti Počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění pokud je příjem vyšší než 400 Kč, při zadaných odpočitatelných položkách vždy. Daň počítá v závislosti na zadaných odpočitatelných položkách (čili jestli podepsal nebo nepodepsal prohlášení k dani). Pokud nejsou zadané, počítá do 2000 Kč srážkovou 15% daň, nad 2000 Kč do 22 800 Kč zálohovou 20% daň. DČD = dohoda o pracovní činnosti důchodce Počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění pokud je suma vyšší než 400 Kč. Odpočítává 80% minimální mzdy ze základu na zdravotní pojištění. Daň počítá v závislosti na zadaných odpočitatelných položkách. Pokud nejsou, je to do 2000 Kč srážková daň 15%, z vyššího základu 20% zálohová daň do 22 800 Kč. Při zadání odpočitatelných položek je to klasická zálohová daň vždycky. Lze využít i pro výpočet mzdy osob podle HDP. DPP = dohoda o provedení práce Počítá jen daň v závislosti na tom, jestli má pracovník zadané odpočitatelné položky nebo ne (podobně jako DPČ). V osobních údajích nemusí být zadána zdravotní pojišťovna.

ZPRACOVÁNÍ MEZD 7. PRACOVNÍCI - Databanka pracovníků Zp-1

7.1. PRACOVNÍCI V AKTIVNÍM PRACOVNÍM POMĚRU

17


Uživatelská p

říručka

Zp-2

7.1.1. OSOBNÍ ÚDAJE Databanka pracovníků slouží k evidenci osobních dat zaměstnanců, jež jsou potřebná pro samotnou mzdovou účetní při výpočtu mzdy, a dále umožňují sestavení různých výkazů a potvrzení s pracovním poměrem souvisejících. Evidenci zrychleně vyvoláme stiskem klávesy "O", pokud je prosvětlený řádkový kurzor umístěn právě na požadovaném pracovníkovi. Zaevidování nového pracovníka provedeme po stisknutí klávesy F4, kdy se nám zobrazí volné editační okno a my můžeme vpisovat potřebné údaje buď ručně nebo výběrem z číselníku klávesou F1 (tam, kde je číselník k dispozici). Z-osob-u

Osobní číslo počítač automaticky vygeneruje a nabídne další volné osobní číslo pracovníka. V případě nutnosti si číslo změníme, např. různé číselné řady apod., v tomto případě si pak číselnou řadu musíme hlídat sami a odvozovat nová osobní čísla ze zvolených číselných řad.

18


Uživatelská p

říručka

TPP – povinný údaj typ pracovního poměru. Vždy zásadně vybíráme z vestavěného číselníku pracovních poměrů. Výběr provádíme po stisku klávesy F1. Na zavedený kód je v programu striktně vázán výpočet mzdy - konkrétně výška odvodů pojistného a daně. Rodné příjmení doplňkový údaj pro personalistiku. Rodné číslo z něj program automaticky odvozuje datum narození. Místo narození doplňkový údaj pro personalistiku. Číslo OP evidenční číslo občanského průkazu. Státní příslušnost možnost použití volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. S – povinný údaj rodinný stav. Slouží ke sledování matek samoživitelek při výpočtu nemocenských dávek a také pro zjištění počtu vyživovaných osob u náhrad za vojenské cvičení. Můžeme vyvolat číselník klávesou F1. Národnost možnost použití volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. Vzdělání možnost použití volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. Škola údaj pro personalistiku. Obor údaj pro personalistiku. Bydliště údaj pro personalistiku. Nástup – povinný údaj datum nástupu do pracovního poměru. Funkce možnost výběru z volitelného číselníku F1. Společníky, které je potřeba vykázat odděleně ve výkazu pro správu sociálního zabezpečení, označíme v dialogovém okénku od okraje z levé strany zkratkou "spol." Teprve za tečkou si poznačíme konkrétní společníkovu funkci. Podobně označíme i domácké pracovníky zkratkou "domprac". Př. společník je ředitelem = spol.- ředitel Druh mzdy - povinný údaj Měsíční, hodinová, výběr z volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. D. úvazku - povinný údaj Délka pravidelného denního úvazku, např. 8.5 hodiny. U pracovníků, kteří pracují ve směnách s různým pracovním časem nebo nepravidelně, nebo mají úplně jiný měsíční fond pracovní doby, zadáme maximální možný čas směny, ale jen v návaznosti na použití zvláštního symbolu PDN v absenčním kalendáři. Rozvrh Možnost výběru z volitelného číselníku (znaky "P" a "N" označují pracovní a nepracovní dny, jejich pozice potom určuje, na který den v týdnu připadají). Pokud neexistuje varianta, která se hodí pro náš případ, vyplníme pole klasickým týdnem PPPPPNN nebo ponecháme dialogové okénko zcela prázdné. V absenčním kalendáři pak musíme povinně používat symbol PDN, který ignoruje jakýkoliv režim týdne a fond pracovní doby. Středisko - povinný údaj Číslo střediska, možnost výběru z volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. Nákladový účet

19


Uživatelská p

říručka

Nepovinný doplňkový údaj pro zúčtování mezd uživatelů, kteří používají program podvojného účetnictví NOVA98 od firmy EMZET Přerov. (Viz. nastavení cesty v adrese firmy v parametrech a kapitola číselníky - zúčtování mezd.) Dialogové okénko je určeno pro nákladový účet z účtové osnovy. Účtu je možno využívat k automatickému zaúčtování všech složek hrubé mzdy daného pracovníka na analytický nákladový účet, pokud tak potřebujeme účtovat. Jde o nadřazený způsob individuálního účtování mezd oproti celkovému zaúčtování všech mezd všech pracovníků jednotně za celou firmu. Mzda pracovníka, který nemá tento účet zadaný, bude zaúčtována na účty zavedené v číselníku účetních předkontací. V případech, kdy je v číselníku zaúčtování zaveden pro některou mzdovou složku účet jiný než nákladový - to znamená nezačínající 5..(např. pro odměny za jubileum účet fondu ze zisku)- je na tento účet tato částka zaúčtována přednostně. Při účtování tímto způsobem musíme mít naplněn i číselník předkontací, a to konkrétně účet závazkový 331 na straně Dal a další účty srážek pojistného, daně a pod. Zakázka - číslo zakázky Možnost výběru z volitelného číselníku po stisknutí F1. ZP - povinný údaj Zdravotní pojišťovna daného zaměstnance. Vybereme z námi předem sestaveného číselníku. Výjimkou je Dohoda o provedení práce, kde se zadání zdravotní pojišťovny nevyžaduje. Ukončení - datum ukončení pracovního poměru Na základě tohoto údaje je pracovník při konečné uzávěrce přeřazen do evidence ukončených pracovních poměrů. Důvod ukončení Volitelný údaj k uvedení např. způsobu ukončení pracovního poměru podle příslušného § Zákoníku práce. Poznámka Určená k zapisování libovolných údajů. K dalšímu zaznamenávání potřebných informací o pracovníkovi lze využít také poznámkový blok - funguje na všech místech v programu po stisku kláves ALT+N. Informace si zapisujeme vkládáním nových řádků. Následnou rychlou orientaci nám umožní vyhledávání za pomoci klávesy F7. Dovolená Pro správnou informaci o stavu dovolené zpracovávaného pracovníka musí být řádně vyplněny údaje "Běžná" - uvádíme počet dní dovolené, na kterou má pracovník nárok v daném roce "Min." - dovolená minulá. Údaj zapíšeme jen poprvé - a to zbytek dovolené z minulého období. Při přechodu na další rok se nám aktuální údaje samy přenesou programem. "Čerp." - sem se automaticky zobrazuje údaj o čerpané dovolené v aktuálním roce. "Krác." - počet dnů dovolené, o které se dovolená krátí např. z důvodu neodpracování celého roku apod. Zadáváme sami! "Zbývá" - dialogové okénko zobrazuje aktuální zůstatek nevyčerpané dovolené. Opět zapisujeme jen jednou při zavádění programu. Běžná + minulá - čerpání - krácení = zbývá Při běhu programu si údaj o dovolené ošetřuje program sám. Jen v případě krácení dovolené ručně opravíme údaj "zbývá".

v průběhu roku si

Odpracováno Údaj sloužící pro vystavení zápočtového listu a pro přehled o odpracovaných letech pro nárok na dovolenou. Do pole "U firmy" u nových pracovníků nezadáváme nic a počítač sám automaticky načítá odpracovanou dobu u současné firmy. Do pole "Celkem" zadáme odpracovanou dobu ze všech předcházejících zaměstnání, popř. započitatelnou dobu po 18 roce věku a počítač potom automaticky připočítává (při měsíční uzávěrce) odpracovaný čas. Údaj tedy ukazuje aktuální stav celkových odpracovaných let. Pokud přecházíme na počítačové zpracování mezd tímto softwarem, zadáme pracovníkům, kteří už ve firmě dříve pracovali, aktuální údaj odpracované doby k prvnímu dni zpracování mezd. Stejně postupujeme i u údaje celkem. Daňové údaje Uvádíme roční sumy nezdanitelných částek podle § 15 Zákona o daních z příjmů snižujících základ daně, které pracovník uplatil. U nezdanitelné částky na děti sem zapisujeme sumu pouze na jedno dítě! Program při výpočtu mzdy vychází z této částky a počtu dětí zapsaných v evidenci rodinných příslušníků. Ostatní údaje vypisujeme jen dle potřeby, např. odpočitatelnou položku na manželku na konci roku apod. Vyplňování karty kdykoliv ukončíme stiskem klávesy ESC a vyvoláním spodního rozhodovacího menu. Údaje potvrdíme pozicí "uložit", popř. kdykoliv poopravíme nabídkou "opravit". 7.1.2. PLATOVÉ ÚDAJE STÁLÉ Evidenci zrychleně vyvoláme pracovníkovi.

klávesou "P",

pokud je prosvětlený řádkový kurzor umístěn právě na požadovaném

20


Uživatelská p

říručka

Z-plat

Jedná se o základní údaje o mzdě, odměnách, prémiích, příplatcích, zálohách a pod., které jsou v průběhu roku stálé, tj. pravidelně se opakující každý měsíc. Při zadávání základní mzdy musíme postupovat v souladu se zadáním druhu mzdy v osobních údajích. U měsíční mzdy nesmí být zadána sazba hodinová a opačně. Při zadávání prémií bere počítač v úvahu jen jednu variantu, a to buď % prémií, nebo sumu prémií v Kč. Čtvrtletní prémie vypočítají při zadání procentní sazby částku ze součtu základních mezd daného čtvrtletí. Podobně fungují pololetní a roční prémie, přičemž zadání těchto mzdových složek je dovoleno jen v 6. nebo 12. měsíci, tj., poslední měsíc pololetí nebo roku. (Z důvodu časového rozlišení složek mzdy, které se poskytují za delší období pro výpočet průměru na náhrady mezd.) Měsíční částka osobního ohodnocení se při výpočtu mzdy krátí podle zameškaného času. Ve střední části obrazovky se nachází políčko, kam zadáváme "měsíční nepeněžní příjem zaměstnance" při používání služebního vozidla i pro soukromé účely podle § 6 odst.6. Mimo jiné sem můžeme zahrnout i rozdíl oproti obvyklé ceně při prodeji výrobků a služeb vlastním zaměstnancům za nižší ceny, a také platby zaměstnavatele na důchodové připojištění zaměstnanců apod. Tento příjem se v čisté mzdě neprojeví, není počítáno ani pojistné a slouží pouze pro zjištění základu daně. Do stálých paušálních příplatků zdaněných zapisujeme sumy pravidelných příplatků, které vstupují do základu daně, např. za cestovné nad rámec zákona o cestovních náhradách, naopak do nezdaněných zadáváme příplatky, které nepodléhají dani, např. paušál na cestovné do výšky stanovené zákonem o cestovních náhradách. Políčko ve stálých platových údajích pro odměnu člena statutárního orgánu má speciální funkci a výpočet daně a pojištění se odvíjí od typu prac. poměru, od výšky mzdy, pokud je současně s odměnou a od toho, zda poplatník podepsal prohlášení nebo nepodepsal. 1)

2)

U hlavního pracovního poměru předpokládáme, že tady odměna stat. org. zakládá účast na nem. pojištění - proto je počítáno oboje pojistné a vždy zálohová daň ze součtu mzdy a odměny. (I když nejsou zadané odpočitatelné položky a to z toho důvodu, že může nastat případ např. při nástupu uprostřed měsíce, kdy již není nárok na odpoč. položky za daný měsíc a přesto je vypočítaná zálohová daň.) U ostatních pracovních poměrů závisí výpočet na výše uvedených momentech. Tady předpokládáme, že odměna statut. orgánu nezakládá účast na nemocenském pojištění a pojištění z odměny není vypočítáno. Pokud má pracovník zadané odpočitatelné položky - tedy podepsal prohlášení, je vypočítána normální zálohová daň ze součtu mzdy a odměny. V případě, že nejsou zadané odpočitatelné položky, zjišťuje program výšku ostatní mzdy a tu zdaňuje buď srážkovou 15% daní (do 2000.-) nebo spolu s odměnou statut. orgánu min. 20%. Odměna statutárnímu orgánu je zdaněna vždy min 20% daní.

Při zaevidování nového pracovníka vypisujeme poprvé i údaje o průměrném hodinovém nebo denním výdělku pro výpočet náhrad mzdy a průměrný výdělek pro výpočet nemocenských dávek. Zároveň si jen poprvé uvedeme rozhodné období, kterého se týkaly a po uplynutí kalendářního čtvrtletí, kdy se průměry mění, se nám automaticky vypočte nový průměr a zaktualizuje nové rozhodné období. Dost zásadní změna se týká odměny člena statutárního orgánu. Pokud zadáme do speciálního políčka ve stálých platových údajích částku odměny člena statutárního orgánu, která nám vstoupí do mzdy, odvíjí se další výpočet daně a pojištění od typu pracovního poměru, od výšky mzdy, pokud je současně s odměnou a od toho, zda poplatník podepsal prohlášení nebo nepodepsal. Pole označené "PPM do" - uvádíme datum, slouží při výpočtu mateřské k tomu, aby se průměry pro nemocenské dávky po uplynutí rozhodného období nenulovaly, ale přenášely z období do období až do zadaného datumu.

21


Uživatelská p

Vyplňování karty kdykoliv ukončíme stiskem klávesy ESC a vyvoláním potvrdíme pozicí "uložit", popř. kdykoliv poopravíme nabídkou "opravit".

spodního rozhodovacího menu.

říručka

Údaje

7.1.3. RODINNÍ PŘÍSLUŠNÍCI Evidenci zrychleně vyvoláme klávesou "R", pokud právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem na požadovaném pracovníkovi. Z-rod

Jedná se o údaje o dětech a ostatních rodinných příslušnících, na které pracovník uplatňuje nezdanitelné částky v prohlášení ke zdanění. Kromě jména a povinného rodného čísla zapíšeme i údaj, od kdy se odpočitatelné položky uplatňují (např. při narození dítěte, při změně z manžela na manželku apod.), a do kdy (např. datum ukončení studia). Pokud necháme pole "do kdy" volné, program testuje rodné číslo a automaticky počítá do 18 let věku. Do sloupce označeného 123456...LP(listopad,prosinec), což je označení 12-ti měsíců, nepíšeme nic! Sem program sám zaznamenává, v kterých měsících a jaké odpočitatelné položky si pracovník uplatnil. Znak "U" znamená uplatnění. Znak "I" se váže k následujícímu sloupci "Kfc" a znamená uplatnění odpočitatelné položky na invalidní (ZTP-P) dítě. Volné místo pod označením měsíce znamená, že si pracovník v tom měsíci odpočitatelnou položku neuplatnil. Do sloupce "Kfc" zapíšeme "2" v případě, že uplatňujeme odpočitatelné položky na ZTP-P dítě a jsou dvojnásobné. V ostatních případech zadáme koeficient "1". Pozor na chybu, nesmí být koeficient "0" nebo prázdný sloupec - bez zápisu. Vyplňování karty kdykoliv ukončíme stiskem klávesy ESC a vyvoláním spodního rozhodovacího menu. Údaje potvrdíme pozicí "uložit", popř. kdykoliv poopravíme nabídkou "opravit". 7.1.4. TRVALÉ SRÁŽKY Evidenci zrychleně vyvoláme klávesou "T", pokud právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem na požadovaném pracovníkovi.

22


Uživatelská p

říručka

Z-trval

Trvalé srážky zavádíme u pracovníků, kterým budeme pravidelně srážet ze mzdy např. spoření, půjčky apod. V evidenci uvádíme sumy těchto srážek, datum, do kdy je srážka aktuální, bankovní čísla účtů, kam se mají srážky odvést, včetně specifického symbolu např. u sporožira a variabilní a konstantní symbol. Druhy srážek najdeme v číselníku, který si v příslušném dialogovém políčku vyvoláme klávesou F1. VYPL Je typ srážky, u které neuvádíme žádnou sumu! Jedná se o doplatek mzdy na účet. Program sám zjistí jeho výši a převezme do příkazu k úhradě. OSTA Jsou libovolné srážky, které jdou do příkazu k úhradě. OSTN Jsou pravidelné srážky ze mzdy, bez převzetí do příkazu k úhradě, např. splátka půjčky firmě - zaměstnavateli. Vyplňování karty Trvalých srážek kdykoliv ukončíme stiskem klávesy ESC. Vyvoláme tak spodní rozhodovací menu a údaje potvrdíme pozicí "uložit", popř. kdykoliv poopravíme nabídkou "opravit". Doposud jsme si popsali evidence, ve kterých zadáváme údaje trvalého charakteru a není potřeba do nich dále během výpočtu mzdy vstupovat. Samozřejmě pokud nedošlo ke změně. V následujících odstavcích příručky si vysvětlíme evidence, do kterých naopak budeme vstupovat pravidelně před zpracováním každé nové mzdy.

častěji, takřka

7.1.5. ABSENCE - DOCHÁZKA Pokud zpracovávaný pracovník nemá v měsíci žádnou absenci, můžeme tuto evidenci přeskočit a do mzdy se mu započítá fond pracovní doby jako odpracovaný. Jinak je tomu u neodpracovaného času. Pak musíme do absence vstoupit a uvést počet neodpracovaných dní s konkrétním druhem absence. Pro vstoupení do absenčního kalendáře použijeme rychlou klávesu "A", pokud právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem na požadovaném pracovníkovi. Volné - nepracovní dny se nám již označily samy znakem "N" (informace převzatá z rozvrhu pracovní doby z karty osobních údajů). Konkrétní zápis provedeme přes klávesu F6. Objeví se malá zadávací tabulka, kam do prvního – malého editačního okna zadáme druh absence (vybereme z vestavěného číselníku absencí klávesou F1) a dále dobu trvání absence - technika časového bloku od - do a počet hodin denně. Do vyplněného absenčního kalendáře můžeme kdykoliv vstoupit za pomoci klávesy Enter a ručně údaje opravit. Tabulka umožňuje zadat až 3 druhy absencí v jednom dni. Např. 3 hodiny školení, 2 hodiny návštěva u lékaře a zbytek do 8.5 ostatní překážky v práci apod. Viz číselník absencí. Chybný zápis se dá vymazat klávesou F8. Při zadání dovolené program upozorní hláškou na obrazovce, pokud došlo k vyššímu čerpání, než je údaj "zbývá" v osobních datech. Pokud chceme provést do určitého dne zápis absence větší než denní úvazek, počítač nás na to upozorní hlášením, ale zápis dovolí vykonat. Tento případ může nastat např. při označování dní kódem DOP a VON při celoměsíční absenci jako je např.

23


Uživatelská p

říručka

dlouhodobá nemoc, mateřská apod., kdy musíme zadat oba kódy v jednom dni, přičemž počítač hlásí překročení úvazku a zároveň ve sloupci "hod" bliká informativně délka úvazku konkrétního pracovníka. Z-abs

7.1.6. PŘEHLED ABSENCE Evidence určená pouze k prohlížení hodinových a denních součtů absencí zpracovávaného pracovníka podle jednotlivých druhů ve všech měsících za rok. Rychlá klávesa pro spouštění je "B". Šipky v pravém horním rohu >>> naznačují možnost nahlédnout za pravý okraj a rolovat tak (pohybovat se) na displeji do stran. Rychlé rolování po sloupcích Ctrl+PgUp, Ctrl+PgDn, rychlé skoky Ctrl+End na konec a Ctrl+Home okamžitý skok na začátek).

Prehl-1

24


Uživatelská p

říručka

Prehl-2

Jiné prohlížení absence máme možnost vyvolat při pozici kurzoru na konkrétním pracovníkovi po současném stisknutí kláves "Alt" a "A". Z tabulky si vybereme buď příslušný měsíc (i zpětně) nebo časové období od - do. Tímto způsobem si můžeme prohlížet pracovníkovu absenci podle jejího rozložení v měsíci přesně tak, jak jsme ji předtím zadávali do evidence "Absence - docházka". (Podrobnější popis viz. kapitola 6.1.10.) 7.1.7. PROMĚNLIVÉ ÚDAJE Pro rychlé spuštění použijeme klávesu "D", pokud právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem na požadovaném pracovníkovi.

Z-prom

25


Uživatelská p

říručka

Evidenci vyvoláme tehdy, když chceme zadávat úkolovou nebo podílovou mzdu a v případě jednorázových úprav ve mzdě. Např. jednorázová záloha, mimořádná odměna, stravenky apod. Do políčka pro úkolovou nebo podílovou mzdu je dovoleno zadávat údaje jen při nastavení těchto typů mezd v osobních údajích. Zadáváme sem už hotovou částku mzdy, která se nekrátí podle absencí a jako taková se celá přenese do výplaty do políčka základní mzda. Pokud chceme vypočítat mzdu úkolovou nebo podílovou v kombinaci s měsíční (např. pracovník má nárok na minimální základ bez ohledu na vykonaný úkol), použijeme opět toto políčko stejným způsobem a zároveň do platových údajů stálých zapíšeme příslušný měsíční plat. Výsledná mzda je součtem obou částek a v případě absencí, svátků apod. je měsíční základ úměrně krácen a za svátek je počítána náhrada ve výši průměru. Změnou v pravidelné mzdě je i přesčas, proto sem zadáváme počet hodin přesčasů do pole s příslušnou sazbou příplatku za přesčas, kterou zvolíme libovolně (např. 25%, 50% apod.). Program zabezpečí přepočet základní měsíční mzdy (platné pro daný fond pracovní doby) i mzdy hodinové podle skutečně odpracovaných hodin včetně přesčasů a vypočítá příplatek za přesčas. Obdobně funguje výpočet mzdy a příplatku za odpracovaný svátek. Zadání počtu hodin do pole "svátek" je pro program signálem, že svátek byl odpracován, že se neposkytuje náhrada (u mzdy hodinové), ale mzda a navíc se vypočítá příplatek za svátek počítaný z průměru a zadaného %. U měsíční mzdy se odpracování svátku promítne jen v příplatku, protože svátek se vždy bere jako odpracovaný den. Měnitelným údajem může být i doba odpracovaná v noci a ve zdraví škodlivém prostředí. Pro výpočet příplatku zadáváme v dialogových okénkách počet hodin a danou hodinovou sazbu příplatku. Do měsíčního příplatku zadáváme jen částku, která se neváže k počtu odpracovaných hodin, ale k ucelenému období (např. příplatek za zastupování apod.). Zadání konečné sumy do pole "Odstupné" zajistí výpočet jen daně z této sumy, ne pojištění. Stejně je tomu i u "Odměny za jubileum". Dalšími měnitelnými položkami, které sice neovlivňují mzdu pracovníka, ale v souvislosti s pracovním poměrem mu patří, jsou náhrady cestovních výdajů, náhrady za používání vlastního nářadí a zařízení apod. Opačným případem jsou jednorázové srážky z čisté mzdy typu: stravenky, splátka manka apod. Do pole "krácení hrubé mzdy" zapisujeme částky (se znaménkem +), které chceme pracovníkovi odpočítat z hrubé mzdy. Může jít například o různé sankční postihy apod. V praxi může dojít k chybě ve výpočtu daně, což pak můžeme ručně opravit v poli "oprava daně". (Pozor: opravíme jen daň). V případě, že jde o opravu daně běžného roku, napíšeme do maličkého políčka "Druh" znak "B". Dále toto políčko slouží ještě k jednomu účelu, a to k zadávání vracených přeplatků, popř. nedoplatků daně z ročního zúčtování za předcházející rok. Po výpočtu ročního zúčtování (viz kapitola 9.Tiskové sestavy - speciální tisky) a provedení roční uzávěrky v předcházejícím roce (buď úplné nebo jen přenesení ročního zúčtování) je možno příslušnou částku automaticky vyvolat a zahrnout do mzdy v požadovaném měsíci. Stane se tak po stisku klávesy F1 na pozici "opravy daně", přičemž obsluha si sama může rozhodnout, ve kterém měsíci a komu roční zúčtování do mzdy zahrne. Noví uživatelé, kteří nemají v programu k dispozici soubor s informací o částkách ročního zúčtování za předcházející rok zadávají tyto částky ručně se znakem "R" v políčku Druh. Doporučujeme, aby v měsíci, kdy se použije tato funkce, nebylo v políčku opravy daně kumulováno více částek (např. jiné opravy daně). Proměnlivé platové údaje se vyplňují pro každý měsíc nově. 7.1.8. VÝPOČET MZDY Najetím na pozici výpočet mzdy v menu (vhodné je použití zrychlené klávesy "V"), spustíme konečný výpočet mzdy pracovníka podle předem zadaných údajů. To znamená, že musíme mít správně vyplněny všechny předcházející agendy (osobní údaje - datum nástupu, druh mzdy, rozvrh prac. času, denní úvazek, nezdanitelné sumy; dále všechny stálé platové údaje; údaje o rodinných příslušnících; trvalých srážkách; měsíční absence a všechny proměnlivé mzdové údaje), aby vypočtená mzda byla správná. Pokud program počítá zdravotní pojištění při neplaceném volnu, nabídne se na obrazovce rozhodovací tabulka, kde vybereme způsob placení tohoto pojistného. Buď platí pracovník 4.5% a firma 9% nebo platí pracovník celých 13.5% sám. U této druhé možnosti část 9% neovlivňuje daňový základ. Další tabulkou, která se objevuje při výpočtu je upozornění, že se do mzdy přenáší nemocenské dávky z minulého měsíce a upozornění o přečerpané dovolené.

26


Uživatelská p

říručka

Z-vypoc

Po výpočtu se na obrazovce objeví přehled o mzdě pracovníka, kterou, pokud je správná, potvrdíme příkazem "Ulož". V případě chyby se vrátíme zpět do příslušné agendy, kde chybný údaj opravíme, scházející informace doplníme a mzdu znovu přepočítáme. Při najetí na okénko s příkazem "oprav" nám program dovolí vstoupit do výpočtu základů na pojistné a pojistného, základu daně a daně. Ne do sumy mzdy ani do odpracovaného času. Pracovník, který má zpracovanou a uloženou mzdu je v seznamu databanky označen znakem "*". Při opakovaném stisknutí klávesy "V", se na obrazovce objeví rozhodovací tabulka, která se nás ptá, jestli chceme mzdu jen "ukázat" nebo "přepočítat" znovu. Při potvrzení údaje "přepočítat" se "*" změní na svislou čárku a pracovník se jeví jako nezpracovaný. Výpočet můžeme spustit znovu. Podobná rozhodovací tabulka se objeví při jakékoliv změně v jiných údajích pracovníka a my sami musíme rozhodnout, jestli šlo o změnu ve mzdě a výpočet musíme zopakovat, nebo to byla změna nepodstatná - např. v osobních údajích a mzdu není potřeba přepočítávat. 7.1.9. PROHLÍŽENÍ UZAVŘENÝCH MEZD Pokud chceme prohlížet pracovníkovu mzdu zpětně za již uzavřené měsíce, stiskneme současně klávesy "Alt" a "V" při pozici kurzoru na požadovaném pracovníkovi. Po výběru časového období od - do se nám ukáže kumulativní součet mzdových složek, srážek aj. 7.1.10. PROHLÍŽENÍ ABSENČNÍHO KALENDÁŘE UZAVŘENÝCH MĚSÍCŮ Funguje podobně jako předcházející funkce, ale prohlížíme absenční kalendář. Spouštíme klávesami "Alt" a "A" při pozici na požadovaném pracovníkovi. Můžeme prohlížet buď příslušný měsíc nebo časové období od - do. Tímto způsobem si můžeme prohlížet pracovníkovu absenci podle jejího rozložení v měsíci přesně tak, jak jsme ji předtím zadávali do evidence "Absence - docházka". Za pomoci filtrování můžeme na obrazovce vytvořit libovolnou skupinu vybraných hodnot k prohlížení. (1. stiskneme současně klávesy "Alt" a "F" - což je funkce "filtrování pozitivní", která nám ukáže na obrazovce jen zvolené hodnoty nebo 2. Stiskneme současně klávesy "Alt" a "G", to je funkce filtrování negativní a naopak nám odstraní zvolené hodnoty. Např. chceme vidět, jak pracovník čerpal dovolenou za první pololetí. Vybereme prohlížení absence za období 1 až 6, spustíme pozitivní filtrování, přičemž se posuneme kurzorem na sloupec typ (typ absence) a vepíšeme znak DOV. Za okamžik se na obrazovce objeví tabulka, ve které jsou vidět jen dny čerpané dovolené. Jiným příkladem může být přehled veškeré absence. Tady zvolíme filtrování negativní a okénko pro výběr zaplníme mezerami (mezerníkem) - vlastně odstraňujeme z prohlížení dny, ve kterých nebyla zadána žádná absence, tedy dny, kdy pracovník pracoval. Na obrazovce potom uvidíme výpis všech absencí.)

7.1.11. AUTOMATICKÝ VÝPOČET MEZD Tato funkce po spuštění klávesou "S" v menu "aktuálních pracovníků" zabezpečí výpočet a uložení všech mezd najednou. Funguje vždy od pracovníka, na kterém stojíme kurzorem a pokračuje směrem dolů. Pokud tedy připravíme předem všechny evidence všem pracovníkům (např. absence a proměnlivé platové údaje) a spustíme tento "automat", počítač bude dále pracovat sám bez naší obsluhy a my se můžeme zatím věnovat jiné činnosti. Klávesou "ESC" můžeme výpočet kdykoliv přerušit a znovu v něm pokračovat tak, že se nastavíme kurzorem na prvního nezpracovaného pracovníka. Po ukončení výpočtu je v paměti počítače uložen dočasný soubor k prohlížení právě vypočítaných mezd, ve kterém se pohybujeme šipkami nahoru a dolů podle potřeby. (Viz tabulka na obrazovce.) Pokud toto prohlížení opustíme (dočasný prohlížecí soubor se vymaže), máme

27


Uživatelská p

říručka

možnost prohlížet mzdy přes klávesu "V" - ukázat popř. "ALT V". Pracovníky, u kterých při výpočtu rozhodujeme o tom, jak bude placeno zdravotní pojištění za neplacené volno a pracovníky, kteří mají přečerpanou dovolenou program přeskočí (u nich nebude označení "*") a je potřeba jejich výpočet spustit ručně (klávesou "V"). 7.2. UKONČENÝ PRACOVNÍ POMĚR - PRACOVNÍCI NEAKTUÁLNÍ Evidence neaktuálních pracovníků, kteří ukončili pracovní poměr, nebo pracují nahodile, nebo se jim z jiného důvodu nezpracovává mzda. Přesun mezi aktuální evidencí a evidencí vyřazených pracovníků provádíme klávesou F6. Tím jejich data nemažeme, pouze vyloučíme z aktuálního zpracování mezd. Pokud nám nastane případ, že pracovníkovi potřebujeme dodatečně vypočítat např. nemocenské dávky v ochranné lhůtě, zavedeme si jej zpět do evidence klávesou F6 - přesun zpátky. Je však nutné zaktualizovat v osobních údajích datum nástupu jako by nový a nový datum ukončení pracovního poměru. Tuto netradiční změnu si zaznačíme třeba do poznámek v osobních údajích. Zp-3

8. UZÁVĚRKY

8.1. PRŮBĚŽNÁ UZÁVĚRKA Průběžnou uzávěrku lze spustit kdykoliv, i několikrát dle potřeby, po zpracování (výpočtu) všech mezd u aktuálních pracovníků = všichni jsou v evidenci na konci řádku označeni znakem "*" .

28


Uživatelská p

říručka

Neaktuální pracovníky, tj. ukončené, nově nastoupené apod., kterým se v měsíci mzda zpracovávat nebude, je nutné před uzávěrkou přesunout za pomoci klávesy F6 do evidence pracovníků neaktuálních, (Ukončené pracovní poměry) a v případě potřeby – později tyto zavést zpět do normální evidence stejnou klávesou F6. Průběžná uzávěrka - kontroluje vstupní údaje (tj. jestli všichni pracovníci prošli výpočtem a jsou označeni znakem *. - připraví údaje o zúčtování mezd do podvojného účetnictví, které prozatím neprovede - připraví všechny tiskové sestavy, včetně příkazů k úhradě Po každém dalším spuštění průběžné uzávěrky (např. jsme zopakují, tiskové a účetní soubory se vytvoří znovu.

provedli dodatečné úpravy ve mzdách) se předcházející kroky

Uzav

V tomto momentu je důležité provést zálohování dat průběžné uzávěrky na zálohovací disketu. Tu si označíme č. 1. Důvodů pro zálohování může být celá řada - selhání počítače a ztráta dat, potřeba vrátit se po definitivní uzávěrce do stavu, kdy můžeme ještě provádět ve mzdách dodatečné změny apod. Jednu disketu můžeme používat vícekrát pro různé měsíce, protože vždy se nám na ni nahraje nejnovější stav včetně předchozích údajů. Doporučujeme ale připravit si disket více a raději je střídat alespoň každý druhý měsíc. Spolehlivost u různých značek disket je různá a častým vpisováním na disketu může dojít k jejímu většímu opotřebení a následně nečitelnosti dat. 8.2. UZÁVĚRKA MEZD Uzávěrka mezd provádí nevratné změny. Nejde spustit opakovaně. Po jejím ukončení nás již program nepustí do zpracování mezd uzavřeného měsíce a je potřeba v Konfiguraci - parametry nastavit další období pro zpracování mezd. Výjimkou je pouze uzávěrka prosince, kde na rozdíl od jiných měsíců je dovoleno prohlížení evidencí i při nastavení období 12. (např. pro kontrolu průměrů) a je dovolena i editace údajů v evidencích (mimo vypočtených mezd) - např. z důvodu přípravy dat pro roční uzávěrku a přenos do nového roku. Uzávěrka mezd - vykonává znovu shodné kroky jako průběžná uzávěrka - nuluje tabulku proměnlivých platových údajů - dále vypočítá čtvrtletní průměry pro náhrady mzdy a nemocenské dávky, přitom je zapíše do tabulky platových údajů stálých. Pokud počítáme pololetní nebo roční prémie, počítač je v tomto kroku rozdělí na čtvrtletí a do základu na výpočet průměru započítá příslušnou částku v příslušném čtvrtletí. - odpočítá vyčerpanou dovolenou, zapíše údaj o čerpání do osobních údajů pracovníka a zaktualizuje informaci o zůstatku dovolené (dial. Okénko "zbývá"). Napočítá informace "odpracováno u firmy" a "odpracováno celkem". - pokud mzdy účtujeme do podvojného účetnictví (v konfiguraci adresa a data firmy máme nastavenou cestu pro zaúčtování mezd do programu PÚ NOVA98 a zavedli jsme účetní souvztažnosti v číselníku pro zúčtování mezd), provede program zaúčtování do majetkového účetního deníku (MUD) do období, za které jsme mzdy zpracovali. Tento zdánlivě nelogický postup je především ze dvou důvodů. 1) Prvním je potřeba oddělit účetní zápisy mzdové od běžného účtování pohledávek, závazků, pokladny a banky. 2) Druhým důvodem je snaha zrychlit práci v hlavním účetním deníku (HUD) v podvojném účetnictví tím, že počet záznamů zde bude co nejmenší.

29


Uživatelská p

říručka

- abecedně seskládá databanku pracovníků - pracovníky s ukončeným pracovním poměrem přesune do evidence ukončených pracovních poměrů. Po uzávěrce v každém případě provedeme zazálohování dat na jinou disketu, kterou si označíme č.2. Pro zálohování platí stejná pravidla jako při průběžné uzávěrce. Znamená to tedy, že budeme mít dvě skupiny disket. První skupina bude s daty po průběžné uzávěrce, druhá skupina s daty po konečné uzávěrce. Po uzavření celého roku si potom můžeme ponechat jen tu disketu, na které bude archív celého roku a ostatní diskety vymazat a znovu použít. Př. V lednu zazálohujeme průběžnou uzávěrku na první disketu, konečnou uzávěrku na druhou disketu. V únoru použijeme další dvě diskety. V březnu můžeme zazálohovat opět na první a druhou disketu z ledna, v dubnu na diskety z února. Čili střídat diskety alespoň na sudé a liché měsíce.

9. SERVIS

30


Uživatelská p

říručka

V menu "servis" najdeme tři pomocné funkce: - "zálohování" zmíněné v předchozí kapitole - "obnova dat" (opak zálohování) - "velký kalkulátor" Zálohování Slouží k zapisování aktuálních mzdových informací z počítače na přenosné médium - disketu (v "Konfiguraci parametry" máme nastavenou cestu k příslušné A nebo B mechanice) popř. jiné médium (např. druhý harddisk, ZIPdrive, streamer apod. a cestu k němu si opět definujeme v menu "Konfigurace - parametry"). Po spuštění této funkce program zabezpečí zhuštění dat do co nejúspornějšího tvaru (pomocí programu pkpak) a vytvoří na zmíněném médiu dva soubory. Oba jsou pojmenovány stejně jako zpracovávaná firma, ale liší se příponou .mzd a .vst. Tyto soubory vždy obsahují kompletní údaje z počítače, čili nejnovější stav i předchozí měsíce. Zálohování je velmi důležitá činnost, což oceníme v případech, kdy došlo např. k selhání počítače, popř. data poškodily viry apod. Potom informace na disketě - médiu jednoduše přes funkci "obnova dat" dostaneme zase do počítače ve stavu, jak jsme je zazálohovali. Zálohování můžeme používat také pro přenos dat mezi vzdálenějšími počítači (ne v síti). Obnova dat Opačná činnost než zálohování. Touto funkcí dostaneme data z diskety (popř. jiného média) do počítače. Musíme však stále mít na mysli ten fakt, že se nám informace na prohlížení na obrazovce není možné údaje v tiskových sestavách ručně přepisovat, aby nedošlo k nesouladu s hodnotami vypočtenými programem. Před spuštěním tisku přímo na tiskárnu doporučujeme zkontrolovat připravenost tiskárny. Velký kalkulátor Je to vlastně kalkulačka na obrazovce. Čísla píšeme na numerické klávesnici, matematická znaménka většinou také, závorky píšeme klávesami označenými jako závorky na IBM popř. české klávesnici, ostatní funkce spouštíme přímo klávesami s písmeny, která jsou označena v názvu funkce bílou barvou.

31


Uživatelská p

říručka

10. TISKOVÉ SESTAVY Nabídku tiskových sestav najdeme v hlavním menu pod uzávěrkami. Předpokladem pro spuštění požadovaného tisku je provedení průběžné uzávěrky mezd, která nachystá v paměti počítače potřebné pracovní soubory. Tisk lze spustit i za dřívější období, uzavřená konečnou uzávěrkou, stačí jen v konfiguraci – parametry zvolit (přepnout) požadovaný měsíc. U všech sestav máme možnost prohlížet na obrazovce, popř. hned tisknout. Při prohlížení na obrazovce není možné údaje v tiskových sestavách ručně přepisovat, aby nedošlo k nesouladu s hodnotami vypočtenými programem. Před spuštěním tisku přímo na tiskárnu doporučujeme zkontrolovat připravenost tiskárny. Tisky

Tiskové sestavy jsou rozděleny do tří skupin: První část nám umožňuje tisky, při nichž pracujeme s konkrétními jmény pracovníků a výsledkem tisku je většinou jmenný seznam s požadovanými údaji a součtem za vybranou skupinu, popř. samostatné sestavy za zvoleného pracovníka. U těchto sestav máme možnost výběru pracovníků, a to tak, že klávesou "Enter" buď zrušíme označení "|" (když nechceme pracovníka zahrnout do výběru) popř. klávesou "Enter" znovu označíme. V nabídce jsou i pracovníci, které máme v evidenci ukončených pracovních poměrů. Dalším kritériem výběru je středisko. Druhá skupina se dá charakterizovat jako sumarizační sestavy, kdy výsledkem tisku jsou většinou součtové údaje za firmu celkem. Zde můžeme vytisknout např. příkazy k úhradě odvodů z mezd, příkazy k úhradě srážek, opis dávky, která byla zaúčtovaná do podvojného účetnictví NOVA98, interní doklad, který můžeme využít pro účtování mezd jako celku, dále přehled o vyměřovacích základech na pojistné, přehled o nemocenských náhradách u velkých závodů apod. Třetí část - speciální tisky - tvoří sestavy, které odpovídají předepsaným formulářům a jsou v této podobě akceptovány institucemi, pro které jsou určeny. Jedná se o "Přehled vyměřovacích základů malé organizace" pro správu sociálního zabezpečení (funguje jen při nastavení "M" v konfiguraci - adresa a data firmy), "Hlášenku pojistného" pro zdravotní pojišťovny, "Potvrzení o zdanitelném příjmu" pro daňové účely, "Evidenční kartu a mzdový list". Výjimkou je pouze sestava "Čisté příjmy - potvrzení", která obsahuje jmenný seznam pracovníků a jejich čisté čtvrtletní příjmy pro ruční vyplnění údajů do potvrzení na sociální dávky. Vlastní spuštění tisku (buď na displej nebo na tiskárnu vykonáme vždy klávesou F10. Sestava, která nedává možnost výběru podle kritérií se spouští okamžitě z nabídky klávesou Enter. Stručně o sestavách: TISKOVÉ SESTAVY ČÁST 1. 1. Výplatní lístky Stejná forma jako prohlížecí tabulka po výpočtu mzdy. Tisk je nastaven tak, že se vejdou dva výplatní lístky na stranu papíru A4. Je možno provést výběr pracovníků pro tisk (klávesou Enter buď zrušíme nebo označíme |), podobně funguje výběr za střediska. - složky mzdy jsou tištěny jednotlivě - podrobně je rozepsán odpracovaný a neodpracovaný čas - časový údaj o nemocenských dávkách je uváděn v kalendářních hodinách a dnech

32


Uživatelská p

říručka

- časový údaj "odpracováno řádně" je bez přesčasových hodin, ty jsou zvlášť o řádek níž. 2. Výplatní listina hotově Jmenný seznam pracovníků, kterým se vyplácí mzda v hotovosti, včetně rodného čísla, částky výplaty, finanční výčetky po bankovkách a mincích a místa pro podpis pracovníka. Můžeme provést výběr pracovníků a středisek pro tisk. (Klávesou Enter zrušíme nebo označíme |). 3. Výplatní listina převodem Jmenný seznam pracovníků, kterým se posílá mzda na účet v peněžním ústavu, včetně čísla účtu, částky výplaty, symbolů platby a místa pro podpis pracovníka. Možnost výběru pracovníků a středisek pro tisk (podobně viz. výpl. listina hotově). 4. Listina záloh Jako jediná je dovolena tisknout před průběžnou uzávěrkou. Vychází ze zadaných částek záloh ve stálých a proměnlivých platových údajích v daném měsíci. Pozor však na pozdější zásah do těchto evidencí, popř. na nevykonanou konečnou uzávěrku za předcházející měsíc. 5. Měs. sl. hrubých mezd Sestava měsíční mzdové složky I. - obsahuje jmenný seznam pracovníků a rozpis jejich hrubých mezd na jednotlivé složky (zákl. mzda, osob. ohodnocení, odměny, prémie, příplatky, náhrady atd.). Při spuštění je možnost nadefinovat časové období od-do a údaje uvedené v sestavě pak budou sumarizací za toto období. Pozor však na označování pracovníků pro tisk. Při tisku včetně starších období je potřeba označit i pracovníky, kteří jsou již v evidenci ukončených pracovních poměrů, protože mohli mít ve zvoleném období mzdu. 6. Měs. sl.čistých mezd Sestava měsíční mzdové složky II. - je pokračováním předcházející sestavy a obsahuje rozpis srážek z hrubé mzdy (pojistné, daň), čistý příjem, náhrady cestovních a ostatních výdajů, ostatní příplatky nezdaňované, nemocenské dávky. 7. Měs. sl.výplat mezd Sestava měsíční mzdové složky III.- poslední pokračování předcházejících sestav. Obsahuje rozpis záloh a trvalých srážek z čisté mzdy, částku výplaty celkem, rozpis odpracovaného a neodpracovaného času. 8. M. složky pracovníků Rozpis mzdových složek jednotlivého pracovníka za všechny měsíce, včetně čtvrtletních mezisoučtů. podle jmen. Klávesou Enter zrušíme označení "|" nebo znovu označíme.

Možnost výběru do tisku

9. Přehled o dovolených Tato sestava čerpá podklady z tabulky osobních údajů a z vypočítaných mezd. Dává nám informaci o nároku pracovníka na dovolenou, včetně zbytku z minulého roku, vypočítává čerpání od počátku roku do momentu tisku a dále obsahuje údaj o krácení dovolené a aktuální zůstatek dovolené. Máme možnost výběru do tisku podle jmen, a to tak, že klávesou Enter zrušíme označení "|" nebo neoznačené pracovníky označíme. Při srovnání této sestavy s tabulkou o dovolených v osobních údajích se v období mezi průběžnou a konečnou uzávěrkou údaj čerpání a zůstatek nerovná. Je to jen dočasný stav, protože do evidence osobních údajů se aktuální informace z posledních mezd promítnou až při konečné uzávěrce, zatímco v sestavě "Přehled o dovolených" je údaj nejaktuálnější z posledních zpracovaných mezd. Tedy v okamžiku konečné uzávěrky se i oba údaje dostanou do souladu. 10. Stálé platové údaje Sestava, která může být využita např. při manažérském rozhodování o nákladech ve firmě. Je to vlastně jakýsi simulovaný výpočet předpokládaných výdělků pracovníků, na který by měli nárok za předpokladu, že by odpracovali základní fond pracovní doby v normálních podmínkách. (Tedy bez přesčasů, ostatních příplatků a jiných mimořádných složek mzdy.) Údaj předpokládaný plat měsíční nebo hodinový zohledňuje základní mzdu, prémie a osobní ohodnocení a je vypočítán jako průměr (jedna dvanáctina) z celoroční mzdy. 11. Absence - tabulka Přehled celoročních absencí za jednotlivé pracovníky podle druhů. Dává nám informaci o termínu a trvání jednotlivých absencí. Pracovníky pro tisk označujeme klávesou "Enter" a samotné spuštění tisku provedeme klávesou F10 podle nápovědy ve spodní části obrazovky. 12. Absence Chronologie = přehled podobně jako předcházející sestava, s tím, že uspořádání není podle druhů absencí, ale chronologické to znamená podle toho, jak absence následovaly za sebou. Spouštění stejně jako u předcházející sestavy. 13. Rodinní příslušníci Výpis rodinných příslušníků pracovníků (čili osob, na které se uplatňují odpočitatelné položky) tak, jak jsou zapsáni v evidenci rodinných příslušníků. Výběr pracovníků pro tisk klávesou "Enter" a spuštění tisku klávesou F10. 14. Trvalé srážky Výpis srážek jednotlivých pracovníků tak, jak jsou zaevidovány v evidenci trvalých srážek. Výběr pracovníků pro tisk klávesou "Enter" a spuštění tisku klávesou F10.

33


Uživatelská p

říručka

15. Osobní data Variabilní sestava s možností vytištění libovolných osobních údajů pracovníků podle výběru. Kritériem výběru v první fázi jsou jména pracovníků a střediska, které označíme klávesou "Enter" (popř. zrušíme označení). Pak následuje zobrazení tabulky s konkrétními možnostmi výběru osobních dat, ze kterých se výsledná sestava poskládá dohromady. Číselný údaj v závorce za každou z nich nás informuje o délce daného pole a pokud zakřížkujeme požadovanou možnost klávesou "Enter", počítač nám v pravé spodní části tabulky ukáže zbývající volné místo pro další výběr. Celkem můžeme vybrat tolik možností, kolik se jich vejde do 160 znaků. Samozřejmě může být i sestava kratší. 16. Kvartální průměry Výpis předcházejících a aktuálních čtvrtletních průměrů k poslednímu uzavřenému období. Obsahuje průměry hodinové i denní na náhrady mezd a dále průměry pro nemocenské dávky. Možnost výběru pracovníků pro tisk klávesou "Enter". Spuštění tisku provedeme klávesou "F10". TISKOVÉ SESTAVY ČÁST 2. 1. Příkaz k úhradě odvodů Po zadání doplňkových údajů o místě vystavení a datumu splatnosti příkazu se vytiskne příkaz, který obsahuje platby daní ze závislé činnosti, sociálního a zdravotního pojištění a zákonného pojištění zodpovědnosti za škodu a úraz (čtvrtletně). 2. Příkaz k úhradě srážek Máme možnost výběru tisku příkazu podle pracovníků nebo podle směrových kódů bank, kam odvádíme platby. U obou variant můžeme klávesou Enter zrušit nebo označit požadované pracovníky pro tisk. Příkaz obsahuje platby uvedené v evidenci trvalých srážek pracovníků - splátky půjček, spoření, výplatu mzdy na účet apod. Rovněž zadáváme doplňkové údaje o místě vystavení příkazu a datumu splatnosti. 3. Přehled úhrady srážek Jmenný seznam pracovníků, kterým se odvádí různé srážky na účet, včetně rodného čísla, bankovního čísla účtu, konstantního, variabilního a specifického symbolu, sumy platby v Kč. Možnost vytištění podle stejných kritérií jako příkaz k úhradě srážek. 4. Zúčtování mezd Opis dávky - sestava, která vychází z nadefinovaných účetních souvztažností v číselníku zúčtování mezd. Je to vlastně opis všech účetních případů, které se při konečné uzávěrce zaúčtují do podvojného účetnictví NOVA98. Obsahuje složky mzdy každého pracovníka a k nim přiřazený účet z účetnictví na straně MD nebo Dal. 5. Zúčtování mezd sumárně Tato forma sestavy se dá využít jako interní doklad při účtování mezd ručně v sumárních číslech. 6. Měs. mzdové složky/stř. Tzv. rekapitulace mezd, obsahuje složky mezd pracovníků celkem za jednotlivá střediska a firmu. 7. Přehled o vyměřovacích základech Jmenný seznam pracovníků rozdělený podle jednotlivých zdravotních pojišťoven obsahující rodné číslo, vyměřovací základ na sociální a zdravotní pojištění, sociální a zdravotní pojištění za zaměstnance a za firmu. Sloupce sociální a zdravotní pojištění za firmu jsou jen informativní, jejich údaj "celkem" vznikl jiným způsobem (součtem odhadovaných pojištění za jednotlivé pracovníky) a liší se od správného údaje na příkaze k úhradě malým rozdílem ze zaokrouhlení. Máme možnost výběru tisku podle pojišťoven. 8. Přehled o nemocenských náhradách Jmenný seznam pracovníků, kteří měli vyplácené nemocenské dávky. Obsahuje sloupce: pořadové číslo dávky (poř. číslo se vztahuje vždy k jednomu pracovníkovi a může zahrnovat více druhů dávek v rámci konkrétního měsíce - údaj za lomítkem je označením měsíce), jméno a rodné číslo pracovníka, časový údaj o absenci od - do, typ absence, počet hodin a dnů (vychází se z kalendářních dnů), průměr pro nemocenské dávky, %-ní koeficient, vypočítanou nezaokrouhlenou denní náhradu a částku vyplacených nemocenských dávek celkem. Funguje jen u velkých závodů. V sestavě „Přehled o nemocenských náhradach“ došlo k rozšíření o sloupec s pořadovým číslem dávek za jednoho zaměstnance, dále o sloupec, kde je přepočet absence na dny a o sloupec se skutečným denním průměrem na nemocenské dávky. SPECIÁLNÍ TISKY, POTVRZENÍ - ČÁST 3. 1. Přehled o vyměřovacích základech a pojistném malé organizace Funguje při nastavení typ "M" - malý závod v konfiguraci - adresa a data firmy. Po zadání doplňkových údajů - Správa SZ ve .......….. (místo) - výplata mezd dne ...... (datum) - den platby SZ .....….... (datum) vytiskneme sestavu v podobě předepsaného formuláře pro správu sociálního zabezpečení. Obsahuje: rodné číslo, příjmení a jméno, vyměřovací základ, druh činnosti, omluvené absence, vyloučené doby. (Upozornění: Pro správné přiřazení druhu

34


Uživatelská p

říručka

činnosti je potřeba v osobních datech pracovníka v políčku funkce odlišit společníky a domácí pracovníky. Viz. kapitola 6.1.1. osobní údaje.) 2. Hlášenka o platbě pro zdravotní pojišťovny Která obsahuje údaje: variabil. symbol, číslo účtu plátce, název a adresa plátce, období platby, vyměřovací základ, částka pojistného, počet pojištěnců. 3. Čisté příjmy - potvrz. Jmenný seznam pracovníků a jejich čisté čtvrtletní nebo roční příjmy, včetně nemocenských dávek u velkých závodů pro následné potvrzování příjmu na konkrétní formulář pro sociální dávky. Tisk za celý rok je možno zvolit až po zpracování prosince. 4. Potvrzení o zdanitelném příjmu Sestava v podobě předepsaného formuláře pro daňové účely. Pracovníky pro tisk můžeme hromadně označit "|" klávesou ENTER. Spouštění tisku je klávesou F10. Program si vyžádá zadání doplňkových údajů, které se nachází ve spodní části potvrzení - jméno pracovníka, který doklad vystavil, číslo jeho telefonu a datum vystavení. Tato sestava má možnost editace (tj. opravy přímo ve výstupním tvaru), takže je vhodné pustit tisk na displej a ve vytvořené sestavě dopsat potřebné údaje. Jedná se o invaliditu a název školy u studenta a také o časový údaj "od-do" u těchto dvou skupin poplatníků. Editovat můžeme tak, že řádkovým kurzorem najedeme (pomocí šipek) na konkrétní řádek, stiskneme "Enter" a můžeme vpisovat nebo přepisovat. Takto upravenou sestavu po stisknutí klávesy "Esc" můžeme přímo vytisknout - objeví se rozhodovací tabulka a vybereme "Vytisknout". Období, za které pracovník podepsal prohlášení, se určuje podle datumů nástupu a ukončení v osobních údajích u pracovníků, kteří ukončili pracovní poměr a z datumu nástupu a aktuálního nastaveného období zpracování mezd u ostatních pracovníků. 5. Evidenční karta a mzdový list Sestava obsahující povinné údaje podle zákona o daních z příjmů. Při sestavování se využívají data především z evidencí "osobní údaje", "rodinní příslušníci", "trvalé srážky" a z výpočtu mezd. Pracovníky pro tisk označujeme "|" klávesou ENTER a spouštění tisku je klávesou F10. 6. Roční zúčtování daně Tisková sestava, která zároveň obsahuje funkci na vlastní výpočet roční daně z příjmů ze závislé činnosti. Po spuštění se na obrazovce objeví tabulka, která obsahuje aktuální údaje z vypočítaných mezd v počítači. Základní nezdanitelná částka (pokud ji má pracovník zadanou v osobních údajích) se nabízí vždy celá, ostatní podle toho, kolikrát byly za rok uplatněny. Do podlouhlé tabulky na pravé straně obrazovky můžeme zadávat příjmy a sraženou zálohu na daň od jiných zaměstnavatelů. Po zadání jakéhokoliv nového údaje je všechno ihned přepočítáno a zároveň se aktualizuje údaj "přeplatek popř. nedoplatek daně". Všechny číselné údaje jsou jen nabídkové a dají se libovolně editovat (tzn. opravovat). Odpočitatelnou položku "dary" zapisujeme buď průběžně do osobních údajů nebo přímo do ročního zúčtování, přičemž počítač hlídá jak 2% minimální hranici nebo 1000 Kč, tak i 10% maximální hranici. Při zapsání hodnoty daru nižší nebude odpočítáno nic, při zapsání hodnoty vyšší, počítač odpočítá jen povolenou maximální částku. Po ukončení výpočtu daně stiskneme klávesu ESC a najedeme na nabídku "pokračovat". Vzápětí se na obrazovce vytvoří tisková sestava s právě vypočítanými údaji ročního zúčtování, kterou můžeme vytisknout na tiskárně. U odměn členům statutárních orgánů, kdy se může v jedné výplatě vyskytnout i mzda zdaněná srážkovou daní i odměna zdaněná zálohovou daní, počítač obsluhu upozorní a je potřeba roční zúčtování upravit ručně. V návaznosti na roční zúčtování je upraven i výpočet mzdy v následujícím roce (viz kapitola 6.1.7.).

35


Uživatelská p

říručka

11. ROČNÍ UZÁVĚRKA Funkci roční uzávěrka použijeme po uzavření mezd 12. měsíce pro založení nové firmy pro nový rok. Po spuštění nás program požádá o zadání nových odpočitatelných položek (předpokládáme, že se k 1.1. může uskutečnit změna) a staré částky pak pracovníkům vymění za nové. Parametrem můžeme také zadat základní (většinou 15 dní) nebo zvýšený (o týden delší) nárok pracovníka na dovolenou. Počítač potom v novém roce přiřadí pracovníkovi konkrétní údaj podle odpracovaných let celkem a zapíše ho do políčka "běžná" dovolená. Zároveň dosadí do políčka "min." údaj o dovolené, která zbyla z minulého roku. Pracovníkům s typem pracovního poměru DPP dosadí nárok "0". V dalším kroku zadáváme cestu k datům nové firmy. To znamená, že programu zadáme název firmy pro další rok, na základě čeho program vytvoří adresář a datovou strukturu. Cesty k datům: Původní firma: Nová firma"

C:\MZDY2003\EMZET03.MZD\ C:\MZDY2004\EMZET04.MZD\

Nakonec rozhodneme o tom, zda chceme spustit uzávěrku úplnou nebo jen přenést údaje ročního zúčtování (čili vypočítané přeplatky a nedoplatky z minulého roku). Poprvé spouštíme uzávěrku úplnou. S přenosem ročního zúčtování můžeme počkat až např. do března, kdy již máme pro konkrétní pracovníky roční zúčtování zpracováno a zároveň jde o poslední termín pro zahrnutí přeplatků do mezd. Potom už začne uzávěrka probíhat a po jejím skončení můžeme (po přepnutí v konfiguraci) začít pracovat v novém roce. Rocni

Při úplné roční uzávěrce se nám přenesou všichni pracovníci (včetně jejich osobních a stálých platových údajů, trvalých srážek a rodinných příslušníků), kteří byli v prosinci minulého roku v evidenci aktuálních pracovníků. Pokud chceme přenést i pracovníky z evidence ukončených prac. poměrů, musíme provést ve starém roce klávesou F6 jejich dočasný přesun a potom v novém roce zase klávesou F6 přesun do ukončených pracovních poměrů. Roční uzávěrku je možno libovolně opakovat, přičemž při opakování úplné uzávěrky dojde pokaždé k přepsání původních údajů novými. Tento fakt je potřeba si uvědomit, aby nedošlo k přemazání údajů, které byly mezitím v novém roce již aktualizovány (např. změny platů, zaevidování nových zaměstnanců).

36


Uživatelská p

říručka

V souvislosti s roční uzávěrkou je třeba upozornit na to, že do nového roku se přenese většina údajů (mimo ty, jejichž hodnoty si vyžádá zadat sama roční uzávěrka) ve stejném stavu jako byla v prosinci minulého roku. Proto pozor např. na cestu do účetnictví, pokud používáme automatické zaúčtování do podvojného účetnictví. Cestu s novým názvem firmy pro nový rok je potřeba ručně opravit.

12. NEJČASTĚJŠÍ CHYBY NOVÝCH UŽIVATELŮ Pokud se Vám výpočet mzdy napoprvé nepovedl, přečtěte si prosím následující řádky a možná na chybu přijdete. Jestliže ani potom nebudete úspěšní, obraťte se telefonicky nebo osobně přímo na softwarové oddělení firmy EM.ZET tel. 581 201 423 Před osobní návštěvou vždy data zazálohujte na disketu a tu přineste s sebou. 1. Program nevypočítal žádnou základní mzdu Máme špatně zadanou mzdu v platových údajích stálých. Správně musí být podle druhu mzdy v osobních údajích (měsíční, hodinová) zadaná i sazba mzdy v platových údajích stálých. To znamená u hodinové mzdy musí být hodinová sazba, u měsíční, úkolové a podílové měsíční sazba. 2. Neprojevily se nám ve mzdě odpočitatelné položky na děti Máme špatně vyplněnou evidenci rodinných příslušníků, a to zřejmě sloupec "koef" (musí být 1 nebo 2) nebo u dítěte staršího než 18 let např. student, sloupec "do" (musí být datum, do kdy chceme odpoč. položky uplatňovat). Popřípadě nám chybí rodné číslo nebo je uvedeno ve špatném tvaru. 3. Ve vypočítané mzdě není správný údaj o zůstatku dovolené V osobních datech nemáme vyplněno okénko "zbývá" (tedy původní zůstatek dovolené). 4. Ve vypočítané mzdě chybí náhrady za dovolenou Zapomněli jsme poprvé, při najetí na program, ručně vyplnit hodinový, nebo denní průměr v platových údajích stálých. 5. U velkých závodů nejsou vypočítané nemocenské dávky Chybí denní průměr na nemocenské dávky v platových údajích stálých popř. v konfiguraci - adresa a data firmy chybí znak "V" v okénku typ firmy jako velký závod. 6. Na příkaze k úhradě chybí částka zákonného pojistného zodpovědnosti za škodu V konfiguraci - adresa a data firmy chybí o/oo podle zákona. 7. Opravili jsme po průběžné uzávěrce něco ve mzdách a v tiskových sestavách se změna neobjevila neprovedli jsme novou průběžnou uzávěrku. 8. Údaje v tiskových sestavách jsou nepochopitelně nesprávné Máme v číselníku středisek středisko 0 nebo prázdný řádek. 9. Nejede průběžná uzávěrka (nebo uzávěrka mezd) V číselníku jsme si definovaly zúčtování mezd do podvojného účetnictví, případně zúčtování mezd společníků a máme uvedeny účetní souvstažnosti MáDáti a Dal. Překontrolujeme konfiguraci programu, v tomto případě tabulku Adresa a data firmy, v ní políčko Cesta do podvojného účta. (Pokud program nespolupracuje je toto políčko prázdné.)

37


Uživatelská p

říručka

13. KDYŽ PROGRAM NEPOSLOUCHÁ! V této kapitole je shrnuto několik praktických rad, jakým způsobem postupovat v případě, kdy si uživatel neví rady a program jej "neposlouchá". Je zapotřebí předeslat, že při přesné práci a správném využívání programu k těmto problémům nedochází. Na základě praktických zkušeností vyplývajících ze spolupráce autorského kolektivu a s uživateli programu je při nesnázích doporučeno:

♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

nahlédnout v Hlavním menu programu do Číselníku na pozici Chyby-informace a následně Chyby-vysvětlivky. Některé chyby č.61, č.27, č.24 a pod jsou řešitelné uživatelem zkontrolovat volnou kapacitu paměti pevného disku ověřit velikost volné operační paměti RAM (příkazem mem /p /c, volná min. 585 kB) otestovat počítač některým z antivirových programů (NE rezidentní kontrolou!) otestovat pevný disk pro WINDOWS 95/98/2000/NT spustit v systémových nástrojích Scan Disk, pro DOS spustit funkci operačního systému chkdsk C: /F, nebo C:\DOS\scandisk C: /nosummary zkontrolovat soubory autoexec.bat a config.sys nedošlo-li ke změnám v nastavení v důsledku instalace jiného software ověřit vzájemnou kompatibilitu s ostatními použitými rezidentními programy překontrolovat správnost nastavení konfigurace programu při poruchách tisků vypnout a znovu zapnout tiskárnu restartovat počítač - klávesy Ctrl + Alt + Del přeinstalovat program z instalačních disket telefonicky se spojit s firmu EMZET Přerov

Aby nedocházelo k chybám je zapotřebí se vyvarovat jakýchkoliv zásahů do programových a datových souborů. Při práci s pomocnými programovými soubory program očekává jejich přesnou stavbu, délku a velikost. Jakákoliv odchylka se okamžitě projeví poruchami jeho funkčnosti. Při práci s datovými soubory program provádí celou řadu paralelně probíhajících operací, některé datové soubory jsou úzce spraženy s jinými a neodborný zásah v některém z nich může způsobit například ztrátu dat ve zcela jiném datovém souboru. Žádný soubor, ani adresář, který program vytvoří není nadbytečný, proto není povoleno cokoliv v datové struktuře mazat, měnit nebo přejmenovávat.

38


Uživatelská p

DALŠÍ NABÍDKA

ÚČETNÍ A DAŇOVÁ KANCELÁŘ Daně, Daňové a účetní poradenství, Kontrola účetnictví, Vedení účetnictví a mezd, Audit, Finanční analýzy, Metodický dohled nad vedením účetnictví ve firmě, Metodický dohled nad zpracování podkladů pro poskytnutí úvěrů, Poradenská a školící činnost, Vydávání Informačního občasníku, ….

SOFTWARE Jednoduché účetnictví, Podvojné účetnictví, Mzdy a personalistika, Kniha jízd, cestovní doklady, Software na zakázku, ….

HARDWARE Zprostředkovaně (Fa. SINCO Olomouc) PC PENTIUM, Tiskárny, Diskety, Pásky do tiskáren, ….

ODBORNÉ KNIHKUPECTVÍ Odborná literatura Účetnictví, Daně, Právo, Zákony, Slovníky, Technická literatura, stavební ceníky, literatura elektrotechnická, hobby, automobily a kompletní literatura PC, učebnice, ….

39

říručka


Uživatelská p

HOT LINE: 581 201 423, 581 705 430 777 705 411

40

říručka


Uživatelská p

Třetí průběžné rozšířené vydání WORD97 / 2004, doplňující vydání druhé v knižní podobě Na výrobě programu a příručky se podílel autorský kolektiv firmy EMZET

41

říručka

UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU

Recommend Documents