UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU

MOTTO: Neříkej, že to nejde, řekni, že to neumíš!

PODVOJNÉ ÚČETNICTVÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU 01. 01. 2006

Oprava ke knižnímu vydání uživatelské příručky. Název programu NOVA, popř. NOVA98, NOVA01, NOVA04, nebo NOVA05 je tímto od 01.01.2006 zaměněn na NOVA06 Důležité informace: Další aktualizace obsahu uživatelských příruček probíhá přes tzv. Informační občasníky. Jedná se bulletin, který firma vydává cca 12x do roka. Obsahem jsou nepostradatelné informace oddělení software právě k inovacím a obsluze nových funkcí v programu a informace k účetní a daňové problematice. Z těchto důvodů jsou Informační občasníky součástí instalačního CD s programem ve složce OBČASNÍKY. Pokud používáte tuto příručku jako samostatně zakoupenou knihu, najdete předmětné Informační občasníky na Internetu na adrese www.em-zet.cz. Technické podmínky pro řádný provoz programu, doporučené tiskárny a inovované návody jak správně programy nainstalovat najdete na instalačním CD ve složce DOKUMENTY. Pokud máte instalaci programu na disketách, najdete zmíněné aktuální informace na Internetu na adrese www.em-zet.cz.

PODVOJNE UCETNICTVI NOVA01

Uživatelská p říručka

Úvod Vážení zákazníci, pročítáte uživatelskou příručku k obsluze programu na vedení podvojného účetnictví. Její odborný obsah vzniká postupně podle změn prováděných na programu a dle zkušeností řady stávajících uživatelů programu. Proto text rychle zastarává a je často obměňován. Aktuální příručky získáte vždy bezplatně na internetu na naší www adrese http://www.em-zet.cz. Na přání lze dodat příručku ve vytištěné podobě. Jedná se o zakázkový způsob výroby manuálu prováděný za úplatu ve výši 200 Kč. Příručka je orientační pomůckou pro obsluhu programu, která standardně popisuje jednotlivá menu, jejich případné využití a funkce. Příručka není učebnicí jak vést podvojné účetnictví. Neučí obsluhu jak účtovat, ale jak vést účetnictví v programu podvojného účetnictví NOVA01 od firmy EMZET Přerov. Určitě s námi budete souhlasit, že v textu nelze řešit všechny situace a případy, které přináší účetní praxe. Příručka by se stala příliš obsáhlou a následně nepřehlednou. Manuál je sestaven tak, že kopíruje popis menu programu zobrazeného na displeji. Tj. z leva doprava, z vrchu dolů. Z těchto důvodů se obsah příručky stává jakousi mapou co je kde v programu umístěno.

Několik praktických rad jak s uživatelskou příručkou na obsluhu programu podvojného účetnictví pracovat: 1)

Příručku se nikdy nesnažte číst jako beletrii!

2)

Pozvolna po částech se seznamte s celým obsahem příručky (informace o tom čím je program vybaven, co umožňuje, co vše a jak se dá použít.)

3)

Pečlivě prostudujte třeba jen vlastní Obsah příručky (maximální popis výbavy jednotlivých modulů a nabídkových menu, mapa co kde hledat.)

4)

U každé hlavní kapitoly jsou bloková schémata naznačující vnitřní komunikaci programu s jednotlivými moduly včetně bohaté nabídky ilustračních obrázků.

5)

Pokud si s něčím nevíte rady, prostudujte příslušné kapitoly v příručce. Pokud bude hledání bezvýsledné volejte tel. HOT-LINE servis 581 201 423. V případě obsazené tel. linky jiným zákazníkem se nebojte využít záznamník softwarového oddělení. Je vždy pečlivě poslechnut a na každý dotaz je vždy zpětně reagováno!

2



Obsah uživatelské příručky pro program Podvojné účetnictví NOVA01 1. OBECNĚ.................................................................................................................................................................... 7 1.1. Systémové požadavky .............................................................................................................................................. 7 1.2. Nastavení operačního systému................................................................................................................................... 8 1.2.1. WINDOWS 95/98/(2000/NT)................................................................................................................................... 8 1.2.2. DOS .................................................................................................................................................................... 9 1.3. Síť......................................................................................................................................................................... 9 2. INSTALACE ........................................................................................................................................................... 10 2.1. Instalace pod DOS ................................................................................................................................................. 10 3. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU.......................................................................................................................................... 11 3.1. DOS..................................................................................................................................................................... 11 3.2. WINDOWS 95/98/(2000/NT) ................................................................................................................................... 11 3.3. Konfigurace - parametry.................................................................................................................................... 12 3.3.1. Přepínání mezi existujícími firmami ........................................................................................................................ 12 3.3.2. Zakládání dalších nových firem.............................................................................................................................. 12 3.3.3. ČS.klávesnice, zavedení češtiny do programu .......................................................................................................... 13 3.3.4. Obsluha češtiny - velká písmena............................................................................................................................ 13 3.3.5. Obsluha češtiny - přepínání klávesnice IBM - čeština, opačné lomítko.......................................................................... 13 3.3.6. Nastavení tiskárny v OS WINDOWS 95/98 (2000/NT) .............................................................................................. 13 4. FUNKCE A FUNKČNÍ KLÁVESY V PROGRAMU ........................................................................................................ 16 4.1. Vyhledávání .......................................................................................................................................................... 16 4.1.1. Parametry vyhledávání - Setup.............................................................................................................................. 16 4.2. PŘETŘÍDĚNÍ - Sort................................................................................................................................................. 16 4.3. FILTROVÁNÍ ......................................................................................................................................................... 17 4.3.1. Filtrování - Pozitivní ............................................................................................................................................. 17 4.3.2. FILTROVÁNÍ – Negativní ..................................................................................................................................... 17 4.4. Další funkce a klávesy programu ............................................................................................................................. 18 4.5. Další pomocné funkce v programu........................................................................................................................... 20 4.6. Popis některých dalších kláves ................................................................................................................................ 20 5. HLAVNÍ MENU ...................................................................................................................................................... 22 5.1. Moduly - zrychlené volání klávesou F1....................................................................................................................... 22 5.2. Uzávěrky - zrychlené volání klávesou F2.................................................................................................................... 22 5.3. Servis - zrychlené volání klávesou F3 ........................................................................................................................ 22 5.3.1. Kalkulátor s páskou - zrychlené volání klávesou ALT+K............................................................................................. 22 5.3.2. Malý kalkulátor - zrychlené volání klávesou ALT+C .................................................................................................. 22 5.3.3. Kurzovní lístek .................................................................................................................................................... 23 5.3.4. Zálohování dat.................................................................................................................................................... 23 5.3.4.1. Vlastní zálohování............................................................................................................................................. 24 5.3.5. Obnova dat ........................................................................................................................................................ 25 5.3.6. Párování SALDA+DPH.......................................................................................................................................... 25 5.3.7. Datum a čas - zrychlené volání Alt+D..................................................................................................................... 26 5.3.8. Obslužné programy ............................................................................................................................................. 26 5.3.9. KNIHA JÍZD .................................................................................................................................................... 26 5.3.9.1. Číselník vozidel................................................................................................................................................. 26 5.3.9.2. Parametry nastavení ......................................................................................................................................... 27 5.3.9.3. Provozní kalendář ............................................................................................................................................. 27 5.3.9.4. Kilometrovník Info ............................................................................................................................................ 27 5.3.9.5. Rozpis jízd, km................................................................................................................................................. 27 5.3.9.6. Jízdy-uskutečněné ............................................................................................................................................ 27 5.3.9.7 Jízdy-generované .............................................................................................................................................. 27 5.3.9.8. Knihy jízd-sloučené ........................................................................................................................................... 27 5.3.9.9. Automatika, přepočty ........................................................................................................................................ 27 5.3.9.10. Schematický postup práce................................................................................................................................ 28 5.3.10. Export datové dávky .......................................................................................................................................... 28 5.3.11. Import datové dávky.......................................................................................................................................... 28 5.4. Konfigurace - zrychlené volání klávesou F4 ............................................................................................................... 28 5.4.1. Parametry .......................................................................................................................................................... 28 5.4.2. Přístupová práva ................................................................................................................................................. 28 5.4.3. Adresa a data firmy - uživatele programu................................................................................................................ 29 5.4.4. Interní parametry................................................................................................................................................ 29 5.5. Číselníky - zrychlené volání klávesou F5 .................................................................................................................... 29 5.5.1. Střediska............................................................................................................................................................ 29 5.5.2. Zakázky ............................................................................................................................................................. 30 5.5.3. Běžné účty ......................................................................................................................................................... 30 5.5.4. Závody pobočky.................................................................................................................................................. 30 3



5.5.5. Chyby-informace, Chyby-vysvětlivky....................................................................................................................... 30 5.5.6. Obslužné programy ............................................................................................................................................. 30 5.5.7. Pokladna text PoP, PoV, popis obsahu faktur........................................................................................................... 31 5.6. Info - zrychlené volání klávesou F6........................................................................................................................... 31 5.6.1. Horké klávesy ..................................................................................................................................................... 31 5.7. Konec - zrychlené volání klávesou F7 ........................................................................................................................ 31 6. ADRESÁŘ .............................................................................................................................................................. 32 6.1. Nová adresa - zrychlené volání klávesou F1 ............................................................................................................... 32 6.2. Prohlížení - zrychlené volání klávesou F2 .................................................................................................................. 33 6.2.1. Info................................................................................................................................................................... 33 6.2.2. Slevy................................................................................................................................................................. 33 6.3. Kódy - zrychlené volání klávesou F3......................................................................................................................... 34 6.4. Výběr kódů - zrychlené volání klávesou F4................................................................................................................ 34 6.5. Tisky - zrychlené volání klávesou F5 ....................................................................................................................... 34 6.6. Firma - zrychlené volání klávesou F6........................................................................................................................ 34 6.7. Moduly - zrychlené volání klávesou F7..................................................................................................................... 34 7. MAJETEK............................................................................................................................................................... 35 7.1. Nová karta - zrychlené volání klávesou F1 ................................................................................................................ 35 7.1.1. Hmotný investiční majetek................................................................................................................................... 35 7.1.1.1. Vyplňování parametrů odpisů ............................................................................................................................. 35 7.1.1.2. Technické zhodnocení ...................................................................................................................................... 36 7.1.2. Drobný hmotný investiční majetek ......................................................................................................................... 36 7.1.3. Evidenční drobný hmotný investiční majetek ........................................................................................................... 36 7.2. Prohlížení - zrychlené volání klávesou F2 .................................................................................................................. 36 7.3. Výpis odpisů - zrychlené volání klávesou F3 .............................................................................................................. 37 7.4. Odepisování - zrychlené volání klávesou F4.............................................................................................................. 37 7.4.1. Daňové a účetní odpisy ....................................................................................................................................... 37 7.4.2. Parametry odpisů ................................................................................................................................................ 37 7.4.3. Simulace odpisů.................................................................................................................................................. 37 7.4.4. Provizorní odpisy - Plnohodnotné odpisy ................................................................................................................. 37 7.5. Účetnictví - zrychlené volání klávesou F5 ................................................................................................................. 38 7.6. Moduly - zrychlené volání klávesou F6...................................................................................................................... 38 8. POKLADNA............................................................................................................................................................ 39 8.1. Číselník - zrychlené volání klávesou F5 ...................................................................................................................... 39 8.1.1. Číselník pokladen ................................................................................................................................................ 39 8.1.2. Číselník příjmů a výdejů ...................................................................................................................................... 40 8.2. Příjem a Výdej - zrychlené volání klávesou F1 a F2 ..................................................................................................... 40 8.2.1. Daňová kalkulačka............................................................................................................................................... 42 8.2.1. Zaúčtování Příjmu, Výdej...................................................................................................................................... 42 8.2.2. Úhrada faktury v hotovosti ................................................................................................................................... 43 8.3. Prohlížení - zrychlené volání klávesou F3 ................................................................................................................... 44 8.4. DPH - zrychlené volání klávesou F4 .......................................................................................................................... 45 8.4.1. DPH - Hledej v evidenci........................................................................................................................................ 46 8.5. Evidence prodejek - zrychlené volání klávesou F6 ....................................................................................................... 46 8.6. Moduly - zrychlené volání klávesou F7....................................................................................................................... 47 9. ZAKÁZKY............................................................................................................................................................... 48 9.1. Číselníky - zrychlené volání klávesou F4 .................................................................................................................... 48 9.1.1. Zakázky ............................................................................................................................................................. 48 9.1.2. Náklady, tržby .................................................................................................................................................... 48 9.2. Zápis pohybu - zrychlené volání klávesou F1 .............................................................................................................. 48 9.3. Prohlížení pohybu - zrychlené volání klávesou F2 ........................................................................................................ 49 9.4. Vyhodnocení - zrychlené volání klávesou F3............................................................................................................... 49 9.5. Moduly - zrychlené volání klávesou F5....................................................................................................................... 49 10. ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY ................................................................................................................................... 50 10.1. Zápis faktury do evidence - zrychlené volání klávesou F1a F2 ..................................................................................... 50 10.1.1. Volba typu evidence........................................................................................................................................... 50 10.1.2. Zápis do evidence.............................................................................................................................................. 51 10.1.3. Zaúčtování dokladu............................................................................................................................................ 53 10.2. Prohlížení a editace v evidenci faktur - zrychlené volání klávesou F3 a F4 ..................................................................... 53 10.3. DPH - zrychlené volání klávesou F5......................................................................................................................... 54 10.3.1. DPH - Hledej v evidenci ..................................................................................................................................... 54 10.4. Servis - zrychlené volání F6 ................................................................................................................................... 54 10.4.1. Kontrola saldokont............................................................................................................................................. 54 10.4.2. Příkaz k úhradě a jeho sestavení.......................................................................................................................... 55 10.4.2.1. Tisk příkazu k úhradě ...................................................................................................................................... 56 4


10.5. 10.6. 10.7. 10.8.


Účetnictví, Pokladna, Sklady, Odbyt, Adresář a Zakázky, Párování SALDA+DPH ............................................................. 56 Hledej - zrychlené volání klávesou F7 ...................................................................................................................... 56 Kontace - zrychlené volání klávesou F8.................................................................................................................... 57 Dobropis, storno faktury v evidenci......................................................................................................................... 58

11. ODBYT ................................................................................................................................................................ 59 11.A. Sklad.................................................................................................................................................................. 59 11.A.1. Doklad............................................................................................................................................................. 59 11.A.1.1. Příjem, Výdej - zrychlené volání klávesou F1 ....................................................................................................... 59 11.A.1.2. Výdejka, převod mezi sklady ............................................................................................................................ 61 11.A.1.3. Expedice - Doklad........................................................................................................................................... 61 11.A.2. Karty - zrychlené volání klávesou F2..................................................................................................................... 61 11.A.3. Přehledy - zrychlené volání klávesou F3 ................................................................................................................ 62 11.A.3.1. Operativní inventura........................................................................................................................................ 62 11.A.3.2. Měsíční přehled KC (kalkulovaných cen) ............................................................................................................. 62 11.A.3.3. Měsíční přehled komplet KC (kalkulovaných cen) ................................................................................................. 62 11.A.3.4. Souhrnná inventura ........................................................................................................................................ 62 11.A.3.5. Grupovací inventura ........................................................................................................................................ 62 11.A.3.6. Konsignační inventura ..................................................................................................................................... 63 11.A.3.7. Podlimitní zůstatky.......................................................................................................................................... 63 11.A.4. Číselníky - zrychlené volání klávesou F4 ................................................................................................................ 63 11.A.4.1. Skladové karty ............................................................................................................................................... 63 11.A.4.2. Typy skladů ................................................................................................................................................... 65 11.A.4.3. Účetní souvztažnosti........................................................................................................................................ 66 11.A.4.4. Ceník služeb .................................................................................................................................................. 67 11.A.5. Skladový deník - zrychlené volání klávesou F5 ....................................................................................................... 67 11.A.6. Servis - zrychlené volání klávesou F6.................................................................................................................... 68 11.A.6.1. Parametry ..................................................................................................................................................... 68 11.A.6.2. Změna sazby DPH........................................................................................................................................... 69 11.A.6.3. Kontrola karet ................................................................................................................................................ 69 11.A.6.4. Export a import dat......................................................................................................................................... 69 11.A.6.5. Přecenění ...................................................................................................................................................... 69 11.A.7. Hledej -zrychlené volání klávesou F7 .................................................................................................................... 70 11.A.8. Moduly - zrychlené volání klávesou F8 .................................................................................................................. 70 11.B. Expedice – Doklad, Fakturace......................................................................................................................... 71 11.B.1. Tuzemská faktura I............................................................................................................................................ 71 11.B.1.1 Sestavení dokladu............................................................................................................................................ 71 11.B.2. Tisk dokladu ..................................................................................................................................................... 73 11.B.3. Zpracování dokladu ........................................................................................................................................... 74 11.B.4. Čtení dokladu ................................................................................................................................................... 74 11.B.5. Nastavení, servis ............................................................................................................................................... 74 11.B.6. Konec práce ..................................................................................................................................................... 75 11.B.7. Zálohová faktura I, Dodací list, Prodejka, Penalizační faktura, Objednávka ................................................................. 75 11.B.8. Jak používat slevy při fakturaci ............................................................................................................................ 75 11.B.9. Jak fakturovat bez návaznosti na sklady................................................................................................................ 75 12. SKLADOVÉ ÚČETNICTVÍ...................................................................................................................................... 78 12.1. Odúčtování cenových odchylek - zrychlené volání klávesou F8 ................................................................................... 78 13. FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ ...................................................................................................................................... 79 13.1. Osnova - zrychlené volání klávesa F4 ...................................................................................................................... 80 13.1.1. Sestavení účetní osnovy ..................................................................................................................................... 80 13.1.2. Specifikace účtů ................................................................................................................................................ 80 13.2. Účtuj - zrychlené volání klávesou F1........................................................................................................................ 81 13.3. Banka - zrychlené volání klávesou F2 ...................................................................................................................... 83 13.3.1. Informace o nespárování .................................................................................................................................... 84 13.3.2. Částečné úhrady ............................................................................................................................................... 84 13.4. Účty - zrychlené volání klávesou F3......................................................................................................................... 85 13.5. H.U.D - Účetní deník (hlavní účetní deník) - zrychlené volání klávesou F5 .................................................................... 86 13.6. Test - zrychlené volání klávesou F6......................................................................................................................... 86 13.7. Hledej - zrychlené volání klávesou F7 ...................................................................................................................... 87 13.8. Časové rozlišení - zrychlené volání klávesou F8......................................................................................................... 87 13.8.1. Číselník časového rozlišení .................................................................................................................................. 87 13.8.2. Odúčtování....................................................................................................................................................... 87 13.9. Moduly - zrychlené volání klávesou F9..................................................................................................................... 87 14. UZÁVĚRKY A TISKY............................................................................................................................................. 88 14.1. Uzávěrky............................................................................................................................................................. 88 14.1.1. Uzávěrka účetnictví - zrychlené volání klávesou F1 ................................................................................................. 88 5



14.1.2. Měsíční uzávěrky ............................................................................................................................................... 88 14.2. TISKOVÉ SESTAVY ............................................................................................................................................... 90 14.2.1. Tiskové sestavy - zrychlené volání klávesou F1 ...................................................................................................... 90 14.2.2. Tisk uložených souborů - zrychlené volání klávesou F2............................................................................................ 90 14.3. Hlavní účetní kniha............................................................................................................................................... 90 14.4. Uzávěrka DPH...................................................................................................................................................... 90 14.5. Roční uzávěrka .................................................................................................................................................... 91 14.6. Import dat ze závodů............................................................................................................................................ 92 14.7. Záznamní povinnost § 18 zákona 588/1992 Sb o DPH................................................................................................ 92 15. POČÁTEČNÍ STAVY- při prvním použití programu ............................................................................................... 93 15.1. Počáteční rozvaha ................................................................................................................................................ 93 15.2. Saldokontní faktury .............................................................................................................................................. 93 15.3. Počáteční stav pokladny ........................................................................................................................................ 93 15.4. Majetek .............................................................................................................................................................. 93 16. KDYŽ PROGRAM NEPOSLOUCHÁ!........................................................................................................................ 94

6



1. OBECNĚ Program podvojného účetnictví pod názvem NOVA01 je dodáván na dvou disketách 3,5" (diskety jsou chráněny proti zápisu!), nebo na jednom CD včetně dokumentace - uživatelské příručky a ceníku dalších produktů. Na CD může být distribuováno zároveň i několik programů najednou (jednoduché účetnictví, podvojné účetnictví a program na vedení mezd). Program se dodává ve třech verzích : 1 - DEMO verze k odzkoušení práce s programem. Demoverze je omezená kapacitou zápisů dat do hlavního účetního deníku (HUD) - peněžního deníku na 150 řádků za jeden kalendářní měsíc. Dovoleno je založit pouze jednu cvičnou firmu s názvem např. DEMO01 (Kde 01 je rok zpracování, příklad tak uvádí cvičný rok 2001.) 2 - SINGLE verze, ostrá licenční verze programu umožňující zpracování účetnictví pouze jedné firmy (neomezený počet účetních období) 3 - MULTI verze, ostrá licenční verze programu neomezená v počtu zpracovávaných firem Ostré licenční verze programu SINGLE a MULTI jsou dále členěny do třech kapacitních velikostí podle počtu povolených záznamů řádků do hlavního účetního deníku (HUD) za jeden kalendářní měsíc na: MINI - do 300 povolených řádků, zápisů/měsíčně v HUD, asi 100 dokladů/měsíčně v peněžním deníku MIDI - do 650 povolených řádků, zápisů/měsíčně v HUD, asi 300 dokladů/měsíčně v peněžním deníku MAXI - neomezený počet zápisů Dále je program rozlišován na: Síťový - pro společnou práci na PC sítích Windows 95/98/2000/ NT, Novel 3.11, apod. Nesíťový - nemá podporu pro práci v PC síti Název konkrétní verze, velikosti programu a síťového provozu je vždy uveden v informační tabulce při vstupu do programu. Trvalé uložení dalších informací o programu, licenci, datumu kompilace apod. najdeme uvnitř v programu v Hlavním menu na pozici Info. Program na vedení podvojného účetnictví je uzpůsoben tak, že je možné zpracování účetnictví tří typů organizací: Podnikatelské organizace Příspěvkové a rozpočtové organizace Nevýdělečné organizace – jen na přání zákazníka za příplatek 1500 Kč. První dva typy umožňují zpracovávat všechny distribuovaná verze (SINGLE, MULTI i MINI, MIDI a nebo MAXI, Siť, Ne Síť). 1.1. Systémové požadavky Operační systém Procesor Operační paměť Základní operační paměť Kapacita na pevném disku Monitor Tiskárna

WINDOWS 95/98/(2000/ NT), nebo DOS 5.0 a vyšší 80386 a vyšší (nejlépe Pentium II, III) u WINDOWS 95/98/(2000/NT) není velikost XMS podmíněno (z praxe doporučeno 64 MB pro lepší chod celého PC a především WINDOWSu), ale základní paměť min. 590 kB u DOSu min. 4 MB a výše, z toho volných min. 590 kB základní paměti volných alespoň 590 kB a více pro DOS i WIN min 24 MB, dalších asi 10 MB zabírá datová struktura zpracovávané firmy/rok bez vyšších nároků, stačí i standardní VGA, provoz možný i na monochromech, kdy je nutné u DOS upravit autoexec.bat příkazem mode 80 U WIN nedělá monochrom žádné potíže. velikost A4, čeština LATIN II, nebo KAMENÍK. Možnost tisku i bez češtiny tzv. cesky. Doporučujeme modely značky EPSON, nebo tiskárny s emulací EPSON. Jinak doporučujeme výrobky standardních výrobců např. HEWLETT PACKARD, CANON apod. s podporou tisku českých znaků (tisk češtiny) pro DOS. Některé doporučené typy tiskáren: EPSON

Jehličková

Inkoust

LX 300, FX 880 LX 1170 – rychlá LQ 100, LQ 570+ Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color 900

Laser

7

HEWLETT PACKARD

CANON

Desk Jet 640,670C, 690C plus, 695 Desk Jet 850, Laser Jet 5L,6L Laser Jet 1100

BJC 240 BJC 250 C 4000



POZOR ! Některé nejlevnější modely tiskáren nejsou vybaveny možností tisknout z aplikací DOS. Tato vlastnost bývá u některých značek v návodech mylně uváděna. Takovéto tiskárny zpravidla neumí tisknou česky, nebo s DOS sekvencí nekomunikují vůbec. Vždy se na vlastnosti tiskárny i nformujte u svého prodejce! Nedoporučujeme HP řady 400 a řady 700, LEXMARK, OKY, MINOLTA, XEROX atd. Program nabízí i několik dalších fontů pro tisk u několika dalších typů tiskáren. Jejich konkrétní výběr je možný uvnitř v programu v tabulce Nastavení parametrů. Ještě jedna rada na závěr pro uživatele tiskáren STAR. Tyto tiskárny jsou plně kompatibilní s tiskárnami EPSON. Proto si v programu nastavte tiskárnu

EPSON FX/LX/E/J/RX/LQ, STAR , font č. PR_0028.fnt.

POZOR ! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WORD, AmiPro a pod.) nelze považovat za směrodatný při určování schopnosti tisku češtiny na Vaší tiskárně, protože tyto programy tisknou na jiném principu (DOWN LOUD). Účetní program tiskne za pomoci principu ESC sekvencí (tisk DOS). V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z účetního programu se podíváme do manuálu k tiskárně jak se čeština (kódová stránka 852 pro Latin II, nebo MJK pro Kameníka) nastavuje, nebo se poradíme se svým dodavatelem tiskárny, popř. se s důvěrou obrátíme na pracovníky firmy EMZET. Nikdy nekupujte příliš levné tiskárny, obzvláště v obchodní síti MAKRO. Vždy se o nákupu a hlavně uvažovaném modelu, poraďte u značkového dodavatele PC techniky, popř. s pracovníky EMZET oddělení software.

1.2. Nastavení operačního systému 1.2.1. WINDOWS 95/98/(2000/NT)

config.sys - konfigurační soubor počítače, jehož správné nastavení může ovlivnit velikost základní operační paměti počítače. Doporučujeme zavést několik příkazů, které uvolní základní operační paměť PC (tzv. dolní paměť) pro některé doplňkové funkce v programu. U-1WIN95

autoexec.bat - u WINDOWS 95/98/(2000/NT) doporučujeme vyblokovat zápis, který nekorektně mění umístění některých CS kláves na klávesnici. (Jednou z potíži takovéto klávesnice je, že na místo desetinné tečky na numerické klávesnici je prezentována desetinná čárka, apod.) Zápisy k vyblokování:

mode con codepage prepare=((852) C:\WINDOWS\COMMAND\ega.cpi) mode con codepage select=852 keyb cz,,C:\WINDOWS\COMMAND\keybrd2.sys Vyblokování provedeme tak, že si najedeme na Start, Spustit a do dialogového okýnka Otevřít napíšeme příkaz

sysedit. Před problémové příkazy mode con …, mode con …, keyb cz … vepíšeme 3x příkaz REM . 8



Po provedené úpravě zavřeme Editor systémové konfigurace (potvrzení křížku vpravo na hoře) a počítač restartujeme. Úpravy nemají zpravidla žádný vážný dopad na další chod Vašeho PC, nebo na standardní WINDOWS programy. U-WIN95

Program podvojného účetnictví spouštíme zásadně z ikony, kterou doporučujeme umístit na plochu displeje. U WIN 95/98 nedoporučujeme jakákoliv zvláštní.individuální nastavování vlastností této ikony pro nějaké simulace DOSu apod. U WIN 2000/NT? Vlastnosti nastavení ikony jsou popsány dále v kapitole „Spuštění programu, Windows“. Pro chod programu pod WIN95/98 není nutná přítomnost klasického DOSu. 1.2.2. DOS Operační systém DOS v klasickém podobě na PC je dnes na ústupu a proto se nadále nebudeme této problematice v příručce věnovat. Pokud přesto tento systém používáte a zajímají Vás naše zkušenosti kontaktujte naše pracovníky oddělení software a uvedené problematice se budeme věnovat individuálně. 1.3. Síť

Program je konstruován pro práci po síti, standardně je však dodáván jako nesíťový. Tento požadavek je řešen na přání zákazníka s cenovými rozdíly stejně tak jako je individuálně řešena jeho verze SINGLE, MULTI a velikost MINI, MIDI A MAXI. Vždy je možné začít program používat od nejjednodušší nesíťové mini verze a verze postupně rozšiřovat. Informaci o síťové, nebo nesíťové verzi programu, kapacitní velikosti a licenci najdeme v základních informacích o programu (Hlavní menu, Info, Základní informace). Program je odzkoušen v bezproblémovém provozu na běžných sítích WINDOWS a NT. U DOS jsou to NWLITE 1.1, NOVEL 3.11, LANTASTIC. Nejlepší výsledky u těchto však byly dosaženy na sítích NWLITE 1.1. U síťového používání programu je program nainstalován samostatně na každé stanici v síti zvlášť. Zpravidla na disku C:. Data z jednotlivých stanic jsou namapovanou sítí směrována a ukládána na jednom počítači - serveru. Tyto samostatné stanice, pokud je jich více, nesmí svůj server s daty vidět pod jedním shodným diskem, označeným stejným abecedním písmenem. Každá stanice proto pro určení disku serveru vyžaduje jiné písmeno z abecedy.

Konkrétní požadavky na program prosím pečlivě uveďte na písemné objednávce !

9



2. INSTALACE

2.1. Instalace pod DOS Program podvojného účetnictví pod názvem NOVA01 je dodáván na dvou disketách 3,5" (diskety jsou chráněny proti zápisu!), nebo na jednom CD včetně dokumentace - uživatelské příručky a ceníku dalších produktů. Na CD může být distribuováno zároveň i několik programů najednou (JÚ jednoduché účetnictví, PÚ podvojné účetnictví a program MZ na vedení mezd).

nebo popř. apod.

První disketu, označenou číslem 1/2 si založíme do příslušné mechaniky počítače a na obrazovku zapíšeme příkaz: a:instal + stiskneme klávesu Enter - pro mechaniku A d:instal + stiskneme klávesu Enter - např. pro instalaci z mechaniky CD c:instal + stiskneme klávesu Enter - pro instalaci z disku C: (po stažení aktualizované verze z Internetu)

U instalace programu z CD je nutné znát označení disku (D:, E: atd.) pro mechaniku CD. Ilustrační obrázek instalace a popis instalační tabulky uvádíme v následující kapitole Instalace programu pod WINDOWS. 2.2. Instalace pod WINDOWS 95/98/2000/NT Program podvojného účetnictví pod názvem NOVA01 je dodáván na dvou disketách 3,5" (diskety jsou chráněny proti zápisu!), nebo na jednom CD včetně dokumentace - uživatelské příručky a ceníku dalších produktů. Na CD může být distribuováno zároveň i několik programů najednou (JÚ jednoduché účetnictví, PÚ podvojné účetnictví a program MZ na vedení mezd). První disketu, označenou číslem 1/2 si založíme do příslušné mechaniky počítače. Na základní ploše Windows si najedeme na nabídku Start a v ní potvrdíme Spustit. Do dialogového okénka Otevřít napíšeme příkaz: a:instal + potvrdíme OK Pro instalaci z mechaniky CD napíšeme např. příkaz: d:instal + potvrdíme OK (d: je označení mechaniky pro CD) U instalace programu z CD je nutné znát označení disku pro mechaniku CD, které později doplníme do instalační tabulky do dialogového okýnka Instalace odkud (D:,E:, F, atd.). Program můžeme instalovat třeba i z disku C (po stažení aktualizované verze z Internetu) apod. pomocí příkazu: c:instal + potvrdíme OK U distribuce jednoho programu na CD je zajištěno automatické spuštění instalace pomocí příkazu autorun. Při dodávce více programů na jednom CD je vhodné předem přečíst doplňující informace v souboru cti_mne.txt (informace o obměně instalace ve spouštěcím menu Instalace odkud) a následně provést jednotlivé instalace jednotlivých programů (vždy příkazem instal.exe) s pomocí nabídky procházet obsah CD a adresáře - složky JU, PU a MZ. Po spuštění začne instalační program pracovat a na obrazovce se objeví Instalační tabulka. Pohyb po tabulce zajistíme klávesou Enter, nebo kurzorovými Šipkami. Vybranou pozici potvrzujeme opakovaným stiskem klávesy Enter. Instalace odkud - disketa pomocí kurzorových šipek vybereme Zdrojovou disketu A, B, popř. jiný disk (C:, F:), ze kterého budeme program do počítače instalovat. U CD s instalací více programů viz soubor cti_mne.txt. (Např. při distribuci více programů na jednom CD bude zápis D:\JU) Instalace kam (cesta) souhlasně potvrdíme C:\NOVA01, kde C: je cílový disk počítače a NOVA01 adresář - složka, kam se program podvojného účetnictví nainstaluje. Můžeme uvést i jiný cílový disk případně zvolit i nový odlišný adresář, do kterého si přejeme program nainstalovat. (Změnu názvu programu NEDOPORUČUJEME!) Přepsat konfigurační soubory při první instalaci programu do počítače se vytvoří celá řada různých konfiguračních souborů se základním nastavením parametrů. V instalační tabulce se v dialogovém okýnku objeví zpráva:

Vytvořím,1.instalace. U případné pozdější přeinstalace programu se budeme moci rozhodnout o ponechání konfigurací vytvořených během práce s programem, nebo zvolit jejich přepis zpět do základního nastavení. Přepsáním konfiguračních souborů nic zásadního nepokazíme. Přepis konfiguračních souborů doporučujeme jen po případné havárii, nebo při problémech s řádným chodem programu. Uživatel tabulka, ve které je uvedena licenční adresa uživatele programu podvojného účetnictví. Ta je do programu zakódována již při výrobě pracovníky firmy EMZET a není možné ji změnit! Na závěr potvrdíme ve spodním rozhodovacím menu volbu Instalace. K založení druhé diskety, označené 2/2 , budeme vyzváni zprávou na displeji. U instalace z CD všechny výzvy vždy potvrdíme klávesou Enter. O ukončení instalace programu jsme informováni krátkou zprávou na obrazovce.

10



3. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU

3.1. DOS Program spouštíme z kořenového adresáře (zpravidla disk C:, kam jsme instalovali program) za pomoci příkazu:

nova01.bat 3.2. WINDOWS 95/98 Od 04/2001 je při instalaci programu zajištěno u WIN 95/98 automatické nainstalování spouštěcí ikony na plochu WINDOWS (modré logo EMZET). Příkaz je funkční jen při standardní instalaci na disk C: a do adresáře NOVA01. V případě změn je nutné vstoupit do vlastností této připravené ikony a spouštěcí příkazy upravit dle potřeby. Pro zákazníky, kteří si chtějí ikonu nastavit sami a mají méně zkušeností, uvádíme podrobný návod jak postupovat: Program se pod operačním systémem WINDOWS spouští stejným příkazem jako v OS DOS tj. nova01.bat z kořenového adresáře. Spouštěcí ikonu pro podvojné účetnictví doporučujeme v každém případě vytáhnout na plochu Windows. Spouštění programu přes Průzkumníka, nebo Tento počítač NEDOPORUČUJEME. Používat Windows v režimu MS DOS není pro provoz programu zapotřebí a také jej NEDOPORUČUJEME! (Snad jen v případě havárie celého WINOWSu jako operačního systému, nebo při nepřekonatelných potížích s OS WINDOWS jako v náhradním dočasném - krátkodobém režimu. Následující postup je schématickou pomůckou jak vše správně nastavit pokud jste změnili cílový disk PC, nebo původní název programu. (Následný příklad uvádí standardní disk i standardní název programu.) Na volné ploše displeje Nový objekt Zástupce Příkazový řádek Další Název zástupce a Další Vyberte ikonu Dokončit

(stiskneme) pravým tlačítkem myši a v menu, které se objeví potvrdíme: levým tlačítkem potvrdit levým tlačítkem potvrdit vepsat spouštěcí příkaz programu c:\nova01.bat nebo doplnit pomocí Procházet levým tlačítkem potvrdit bude automaticky doplněn zápisem Nova01 levým tlačítkem potvrdit levým tlačítkem potvrdit levým tlačítkem vybrat a potvrdit kteroukoliv provizorní ikonu levým tlačítkem potvrdit

Poté si najedeme na tuto provizorní ikonu a stiskneme pravé tlačítko myši a v menu, které se objeví potvrdíme: Vlastnosti levým tlačítkem potvrdit Program levým tlačítkem potvrdit ve spodní části tabulky levým tlačítkem zaznačíme okénko Při skončení zavřít a změnu potvrdíme nabídkou Použít Obrazovka levým tlačítkem potvrdit v levé horní části tabulky levým tlačítkem zaznačíme okénko Celá obrazovka a změnu potvrdíme nabídkou Použít Různé levým tlačítkem potvrdit v levé prostřední části levým tlačítkem vybrat nabídku Rozpoznání nečinnosti a nastavíme zcela vlevo na pomalé. Změnu potvrdíme nabídkou Použít. Nastavení je důležité především u síťových verzí programu při práci po síti. Změnit ikonu změňte provizorní ikonu za originální ikonu firmy EMZET, která je dodávaná v adresáři NOVA01. Modré provedení firemního loga, soubor nova01.ico OK levým tlačítkem potvrdit Návod k obsluze programu – zjednodušený manuál je součástí nainstalovaného programu jako ON-LINE help. Přístupný je po spuštění programu klávesou Shift+F1. Tato zjednodušená dokumentace je uložena v přímo v programu v souboru nova.hlp (soubor ve formátu TXT). K instalaci programu na disketách je vždy dodáván i podrobný manuál včetně 80 ti ilustračních obrázků v textovém editoru WORD jako soubor NOVA01.doc (formát doc je zvolen kompromisem z kapacitních důvodů cca 3 MB). U instalací na CD je dokumentace dodávána jako soubor ve formátu NOVA01.rtf (cca 30MB) pro načtení jakýmkoliv editorem (WORD 6.00/95, WORD97, AmiPro apod.). Novinky upgrade programu a inovované manuály si lze kdykoliv stáhnout z našich www stránek na adrese http://www.em-zet.cz/.

11



3.3. Konfigurace - parametry Po instalaci programu a prvním spuštění se na displeji objeví informační zpráva - chybové hlášení, že nemáme založenou datovou strukturu firmy. Po přečtení stiskneme klávesu Enter a v tabulce Nastavení parametrů provedeme vlastní založení datové struktury pro zpracovávanou firmu v programu. U-PARAP

Nastavení parametrů Firma: v prvním dialogovém okýnku je vždy dosazen zkrácený licenční název zpracovávané firmy v maximální velikosti 7 abecedních znaků (7 písmen). Název doplníme numerickým číslem (bez mezery !), které bude specifikovat zpracovávaný kalendářní rok - např.č.01 pro rok 2001 (DEMO01), nebo 02 pro rok 2002 (DEMO02). Vždy musíme mít na paměti, že celý název včetně čísel může obsahovat max. 8 znaků. V názvu firmy není dovoleno používat jakékoliv speciální znaky jako jsou tečky, lomítka, hvězdičky mezery apod. ! Při založení nové firmy dojde na pevném disku v adresáři - složce NOVA01 k vytvoření nového podadresáře - další složky datové struktury požadované firmy pro jeden kalendářní rok k ukládání zpracovaných údajů. Pokud jsme si definovali firmu, stiskneme klávesu Esc. Pod tabulkou parametrů se nabídne spodní rozhodovací menu ve kterém klávesou Enter potvrdíme Založení nové firmy. Přitom ještě rozhodneme o typu zpracovávané firmy což je důležitým označením pro sestavování správného výkazu při uzávěrkách. V - Výdělečné - podnikatelské organizace O - Příspěvkové a rozpočtové organizace N – Nevýdělečné organizace Dialogové okénko Firma v tabulce Nastavení parametrů má celou řadu dalších důležitých funkcí: 3.3.1. Přepínání mezi existujícími firmami Platí pro přepínání mezi již založenými firmami pro více kalendářních období. Provádí se tak, že v dialogovém okýnku Firma stiskneme klávesu F1jako nápovědu. Z nabídky provedeme výběr požadované firmy a klávesou Enter potvrdíme. Např. máme založeny firmy: starý rok EMZET00 a EMZET01 (2000 a 2001), nový rok EMZET02 (pro rok 2002) apod. Jednotlivá data různých firem se navzájem nepomíchají ! 3.3.2. Zakládání dalších nových firem Platí jak pro verze SINGLE (zpracování jen jedné firmy), tak i pro verze MULTI (zpracování neomezeného počtu firem) verze programu. U MULTI verze vepíšeme do okénka nový zkrácený název firmy např. FERO05 pro rok 2005 (bez mezer!). Program vyhodnotí případnou existenci zvolené firmy. Pokud požadovaná datová struktura neexistuje, nabídne se nám pod tabulkou parametrů spodní rozhodovací menu pro Založení nové firmy. V programu dojde k vytvoření dalšího datového podadresáře s novým názvem. V opačném případě, kdy už máme požadovanou firmu založenou, nám program nabídne pouze Uložení, pro přepnutí této nově požadované firmy ke zpracování. Klávesou Enter potvrdíme. U SINGLE verzí dovoluje program založení další datové struktury pro zpracování dalšího kalendářního roku pouze jedné firmy, jedna licence, pro různá kalendářní období. Licenční základ tvoří slovo (zkrácený název firmy, v našem případě EMZET) definovaný již při výrobě programu pracovníky firmy EMZET. Z výše uvedených důvodů nám bude dovoleno založit různé datové struktury jediné firmy, které budou navzájem rozlišené numerickou příponou (bez mezer!). Pro běžná kalendářní období např. EMZET99, EMZET00, EMZET01, EMZET02. Měsíc, Rok: v dialogových okýnkách si libovolně nastavujeme aktuální zpracovávané účetní období. Jedná se hlavně o dialogová okýnka 12


Měsíc Rok


měsíc zdanitelného období, které je programem přísně sledováno u pořizování prvotních dokladů do základních evidencí (Pokladna, Závazky a pohledávky) v návaznosti na evidence DPH. je zde uváděn jen orientačně. Dán je zásadně našim názvem firmy (např. EMZET02 námi takto definovaný pro rok 2002) a automaticky je dosazován i do tiskových sestav z programu. Program není na žádném účetním období nijak závislý a dovolí nám zpracovat jakékoliv účetní období, měsíc, jakýkoliv rok, jakoukoliv firmu a to i zpětně. Pozor však na časovou posloupnost DPH!

Přístupové cesty k adresářům Cesta k datům : U nesíťového využívání programu je Cesta k datům shodná s Cestou k programu. (C:\NOVA01\) U síťového používání program NOVA01 je program vždy nainstalován na každé stanici v síti zvlášť - samostatně. Pořizovaná data z jednotlivých stanic jsou pak pomocí namapované sítě směrována a ukládána pouze v jediném počítači tzv. serveru. Správné definování přístupových cest je proto vždy velmi důležité! Jde o odborný úkon, který raději přenecháme správci PC sítě, nebo výrobci programu. Cesta k programu : U nesíťového zpracovávání účetnictví je Cesta k programu shodná s Cestou k datům. (C:\NOVA01\) U síťového zpracovávání je podobně jako Cesta k datům tak i Cesta k programu odbornou záležitostí, kterou taktéž necháme na správci sítě. Program je stavěn tak, že při síťovém zpracování účetnictví je vlastní program nainstalován na každé stanici - počítači samostatně, proto cesta k programu bude zpravidla vždy C:\NOVA01\, ve výjimečných případech bude cesta k programu definována jinak. Cesta do archivu : zde si musíme správně určit cestu k příslušné mechanice našeho počítače, do které budeme vkládat disketu k archivaci zpracovávaných dat. ( Např. A:\ ) Nebo můžeme archivovat po síti na kterýkoliv z disků, případně archivovat na přenosný disk - Disklite, ZIP aj. Vždy do specielně zvoleného adresáře, podadresáře apod. Musíme pak uvést přesnou cestu do archivu. (Např. F:\ZALOHA\LEDEN\NOVA01\) Cesta k RAMdisku : U PC Pentium a operačního systému WIN95/98/2000/NT neřešíme! Proto ponecháme základní nastavení cest (C:\NOVA01\tmp\). Pokud jsme se rozhodli RAMdrive používat a zavedli si jej v souboru config.sys, budeme i zde postupovat podobně jako v předchozích případech při definování přístupových cest. (Např. D:\, nebo E:\ apod.) Opět jde o odbornější operaci, kterou přenecháme zkušenějším kolegům.

Displej/Klávesnice Dovoluje zvolit jednu ze tří nabízených barevných kombinací programu Color 1 - 3. Praktické pro odlišení např. starších verzí programu od novějších. Nebo pro nastavení sympatičtější barevné kombinaci programu. ČS.klávesnice: 3.3.3. ČS.klávesnice, zavedení češtiny do programu Program je distribuován s aktivní českou klávesnicí umožňující psaní háčků a čárek. CS drivery jsou dodávány s programem a jsou součástí programových souborů po instalaci v adresáři NOVA01 cskey.com. Tento program zabírá minimální část operační paměti počítače - pouhých 1,4 Kb. Čeština není nijak náročná, má jednoduchou obsluhu a odpovídá rozmístění kláves na klasickém psacím stroji. Takže české znaky najdeme na všech standardních pozicích. Dále nijak negativně neovlivňuje provoz operačního systému DOS, WIN95/98 a NT. Další výhodou je, že se na numerické klávesnici nachází skutečná desetinná tečka. Celá řada uživatelů PC má na tomto místě desetinnou čárku, která nám zde komplikuje práci. Tzn., že pokud se nechová CS klávesnice příliš korektně a některé klávesy nejsou na svém místě, je chyba v nastavené konfiguraci celého počítače, např. v souboru autoexec.bat. Znak "X" značí zapnutou čs. klávesnici v programu. Bez obtíží ji lze kdykoliv odstraněním X vypnout. Pokud začneme češtinu jednou používat, musíme tak s pečlivostí činit stále! Důvodem je dodržování diakritiky. S tím je spojena možnost využití dalších funkcí v programu, především filtrování apod. 3.3.4. Obsluha češtiny - velká písmena Při psaní velkých písmen s diakritikou (háčky, čárky, Ě Č Ý Á), jsme na klasickém psacím stroji nejprve stiskli klávesu s háčkem, nebo čárkou a potom přes Shift požadované velké písmeno. U češtiny cskey.com píšeme velká písmena s háčkem mírně odlišně. Napřed si klávesou Caps Lock zamkneme klávesu Shift (trvalé zapnutí pro psaní velkých písmen) a používáme klávesy s malými písmeny s diakritikou (č = Č, ž = Ž, á= Á apod.). 3.3.5. Obsluha češtiny - přepínání klávesnice IBM - čeština, opačné lomítko 1 způsob přepínání se provádí tak, že stiskneme klávesu se znakem vlnovky "~" (umístěna vlevo nahoře), kterou krátce přidržíme a k ní krátce přimáčkneme další klávesu "1" (umístěna vlevo nahoře vedle klávesy vlnovka). Pohyb musí být přiměřeně krátký a přitom dostatečný. Tzv. break. Vzhledem k rozdílným citlivostem klávesnice a rozličné obratnosti v prstech obsluhy je vhodné si tento postup předem vyzkoušet. ~ 1 - zapnutí IBM klávesnice a zapnutí >< ~ 3 - zapnutí české klávesnice - návrat 2 způsob přepínání je vlastně klasické úplné vypnutí české klávesnice v parametrech programu (Hlavní menu, Konfigurace, Parametry).

13



Stejné postupy přepínání platí i při tzv. zadávání cest k pracovním datům, k pracovním adresářům, kde potřebujeme znak opačného lomítka "\". Pro zabránění nežádoucího smazání opačného lomítka však postačí jen pouhé stisknutí klávesy Insert. (Pozor, před zahájením práce.) Takt kurzoru: zapsané číslo definuje rychlost blikání kurzoru - čtverečku v aktuálním dialogovém okýnku, kam provádíme zápis, editace. Zároveň zvolené číslo určuje, za jak dlouho se tzv. setmí obrazovka, ochrana před zbytečným vypalováním displeje, pokud s počítačem momentálně nepracujeme. POZOR na menší čísla. U rychlých počítačů (Pentium) může dojít k extrémně rychlému stmívání a k znepříjemnění práce v jednotlivých modulech.

Tiskárna Šířka řádku: definuje velikost vlastní mezery mezi řádky. Ne velikost písmen! Čím menší číslo uvedeme, tím menší budou mezery. Číslo 8 zajistí již poměrně zhuštěný text, prakticky bez mezer. Číslo 10 odpovídá asi tak standardní velikosti psacího stroje. Větší čísla jak 12 se spíše nedoporučují. Uvedené hodnoty platí pro tiskárny EPSON. Definování mezer je individuální dle typu tiskárny. POZOR! Výjimku tvoří tiskárny Hewlett Packard, kde použijeme hodnoty opačné o něco nižší 6, nebo 7. Počet řádků na stránce: je plně závislý na zvolené velikosti šířky řádků. Čím menší mezery máme, tím více řádků se nám vejde na jednu stránku formátu A4. Instalací nastavené hodnoty jsou standardní, jejich změna je možná, avšak pouze metodou empirickou - pokus omyl. Takto nastavené tiskové parametry se pak promítnou do všech tiskových sestav. Kód: definuje český výstup pro tiskárnu - tisk českých znaků v kódu K - bratří Kamenických L - Latin 2 S - Standart IBM (bez češtiny - cesky) Pro přesné definování lze použít stisku klávesy F1 jako nápovědy. POZOR ! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WINDOWS apod.) pracuje na zcela jiných principech (DOWN LOUD). Proto nelze tisk diakritických znaků z běžných programů jako je i naše podvojné účetnictví a textové editory vzájemně porovnávat! V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z programu se poradíme se svým dodavatelem hardware (tiskárny), nebo s pracovníky firmy EMZET. LPT: volba výstupu LPT1, nebo výstupu LPT2, volba dle počtu a nastavení tiskáren. Např. obyčejný na jehlu, nebo lepší tisk na laser apod. Opět se jedná o odbornější operace pro zkušené pracovníky. Zpravidla ponecháme standardní nastavení LPT1. Tiskárna: definuje konkrétní typ a řídící fonty pro tiskárnu použitou pro tiskové sestavy z programu. Vlastní seznam tiskáren vyvoláme stiskem klávesy F1 v dialogovém okénku Tiskárna. Výběr provedeme najetím prosvětleného řádkového kurzoru na požadovanou tiskárnu a stisk klávesy Enter zajistí zápis všech potřebných údajů o tiskárně do tabulky parametrů. V případě, že používáme jinou tiskárnu, než je nám nabízena, vyzkoušíme k tisku některou jinou podobnou tiskárnu metodou pokus omyl. V případě neúspěchu se obrátíme na firmu EMZET. Práci s tabulkou Nastavení parametrů kdykoliv ukončíme stiskem klávesy Esc. Ve spodním rozhodovacím menu potvrdíme Uložit. UPOZORNĚNÍ ! Takto sestavenou Konfigurační tabulku je vhodné si zapamatovat pro případ, že by někdy došlo k jejímu odlišnému nastavení. Mohou to být přístupové cesty po neopatrném zásahu, rozhození tiskového formátu řádkování a počtu řádků na stránce, typ tiskárny apod. U DOSu si své vlastní nastavení kdykoliv operativně vytiskneme na tiskárně stiskem klávesy Print Screen umístěné na klávesnici vpravo nahoře a dobře uschováme k pozdějšímu použití! U Operačního systému WIN95/98/NT se musíme spolehnout na naše zkušenosti s vkládáním a vykládáním obrázku do a ze schránky. Systém WIN95/98/NT neumí klasický Print Screen. Nebo si nastavení zapíšeme ručně.

Některé doporučené typy tiskáren: EPSON Jehličková

Inkoust

HEWLETT PACKARD

LX 300, FX 880 LX 1170 – rychlá LQ 100, Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color 900

Laser

Desk Jet 670C, 690Cplus, 695, 697 Desk Jet 850, Laser Jet 6L Laser Jet 1100

CANON

BJC 240 BJC 250

(Tabulka tiskáren je již uvedena v kapitole Obecně na počátku příručky, nyní ji opakujeme ještě jednou) Nikdy nekupujte příliš levné tiskárny, obzvláště v obchodní síti MAKRO. Vždy se o nákupu a hlavně uvažovaném modelu, poraďte u značkového dodavatele PC techniky, popř. s pracovníky EMZET oddělení software. 3.3.6. Nastavení tiskárny v OS WINDOWS 95/98 (2000/NT) U některých zákazníků se často opakuje dotaz na potíže s neúplným vytištěním celé stránky A4 u tiskové sestavy. Tisk se někdy ukončí ve dvou třetinách a nepokračuje. Tento jev je typický pouze u operačního systému WINDOWS a nevyskytuje vždy na všech PC, ale stává se individuálně a nahodile. Nápravu zajistíme změnou zjednodušeného nastavení tiskárny ve WINDOWS. 14



Na základní ploše WINDOWS spustíme Start, Nastavení, Tiskárny. Pravým tlačítkem myši poklepeme ikonu používané tiskárny. Vyvoláme menu, tiskárny ve kterém potvrdíme Vlastnosti, Detaily (Podrobnosti). Po otevření detailů (podrobností) poklepneme na tlačítko Zařazování, kde musí být splněny dvě podmínky: a) zahájit tisk po zařazení poslední stránky (výběr provedeme tečkou v dialogovém kolečku) b) u dalšího dialogového okýnka Formát dat uvedeme RAW (výběr provedeme šipkou na pravém okraji). Vše pak potvrdíme OK, Použít a následně opět OK.

15



4. FUNKCE A FUNKČNÍ KLÁVESY V PROGRAMU Nyní si vysvětlíme a popíšeme všechny funkční klávesy a funkce v programu. Čtyřem nejzákladnějším se budeme věnovat podrobněji, protože tvoří základ obsluhy téměř všech evidencí v programu. Maximálně usnadňují naši práci při prohlížení agend a představují vysoký servis obsluhy při vyhledávání, prohlížení, přehodnocování, operativních úpravách apod. Např. v pokladně, v knihách faktur, prodejkách, účetním deníku, evidencích DPH, adresáři, majetku, odbytu - skladech, aj. Funkce lze navzájem neomezeně kombinovat což dále zvyšuje jejich užitnou hodnotu. 4.1. Vyhledávání Slouží k rychlému vyhledání požadované informace v právě prohlížené evidenci. Např. vyhledání konkrétní adresy v adresáři firem, v pokladně k vyhledání požadovaného dokladu, v evidenci Závazků a Pohledávek k nalezení potřebné faktury, nebo v účetní knize k nalezení požadovaného účetního zápisu. Vždy máme možnost zvolit takové aktuální sekvence znaků (společné indicie), které pro danou momentální situaci potřebujeme. Hledání např. podle variabilního symbolu, nebo částky, jindy zase podle datumu, nebo hledání konkrétního účtu apod. F7 - spustíme vyhledávání. V horní části obrazovky se objeví záhlaví Sloupcové vyhledání/C. Kurzorovými šipkami vybereme sloupec ve kterém budeme hledání požadovat a potvrdíme klávesou Enter. Zvolený sloupec se vysvítí jinou barvou a my vepíšeme hledanou sekvenci znaků (text, datum, numerickou částku, nebo jiný řetězec znaků příslušející zvolenému sloupci). Klávesou Enter vyhledání potvrdíme.

U-F7

4.1.1. Parametry vyhledávání - Setup Ctrl+F7 - setup vyhledávání umožňuje operativně zvolit jedno ze šesti různých specifických nastavení parametrů pro hledání. Nastavení provedeme parametrem - písmenem v setup tabulce ještě před spuštěním vyhledání klávesou F7. Po opuštění evidence bude naše operativní nastavení setupu programem zapomenuto a nastaveno zpět do standardního nastavení. Standardně nastaveno /C – hledání v celém textu. U-F7SET

C - v celém textu - kdy hledáme zadanou sekvenci znaků - slovo, číslo, případně jen jednoho písmeno, číslo umístěné kdekoliv na řádku v požadovaném sloupci, tzn., že nezáleží na přesném umístění hledané sekvence (třeba někde uprostřed slova, uprostřed čísla). Např. hledáme č. 76. Prosvětlený kurzor se zastaví na číslech 2347653, nebo 98776, i 76. L - z levého okraje - hledání slova, nebo počátečních písmen, popř. čísla kdy přesně specifikujeme jeho polohu od levého okraje. Můžeme zadat jen jedno, dvě, tři i více počátečních znaků. Čím více znaků, tím přesnější hledání. N - numericky - v některých případech výhodné pro hledání konkrétního numerického čísla. Pokud parametr N nezvolíme, bude hledání probíhat vždy ve výše popsaném režimu C (kdekoliv i uprostřed slova-čísla 2347653), popř. režimu L (jen z levého okraje 7653, 76122). Z - zpětně - standardní vyhledávání probíhá vždy ve směru od prvního řádku směrem dolů k řádku poslednímu, nebo od místa kde se právě nachází prosvětlený kurzor. Volbou znaku „Z“ prohledá program evidenci zpětně ve směru od spodu nahoru. R - rozlišuj velká/malá písmena - jedná se o parametr pro filtrování o kterém budeme informovat o něco později. Standardní trvalé nastavení filtrů nerozlišuje při hledání velká a malá písmena. Znakem R rozlišování zapneme. O - rozlišuj češtinu - standardní trvalé nastavení při hledání nerozlišuje české znaky. Znakem O rozlišování zapneme. Program prohledává zápisy ve zvoleném sloupci a nastaví se prosvětleným kurzorem na první řádek, kde se naše požadovaná sekvence znaků - slovo, číslo, nachází. ALT+H - klávesy pro další postupné prohledávání požadované znakové sekvence vždy však po funkci hledej F7. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu H, potom můžeme obě uvolnit). Další prohledávání probíhá vždy směrem dolů od pozice, kde právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem! Alt+F7 - je funkce globálního vyhledávání, která provádí hledání zadaného řetězce znaků (slova, částky, apod.) bez ohledu na konkrétní umístění v některém ze sloupců evidence. Jinými slovy, hledání v celém rozsahu právě prohlížené evidence. Vyhledávání Alt+F7je v některých případech velmi praktické. 4.2. PŘETŘÍDĚNÍ - Sort ALT+S umožňuje operativní dočasné přeskládání pořadí prohlížených evidencí podle zvoleného sloupce. Přeskládání může probíhat např. od AA abecedně vzestupně u číselných řad 1<9 vzestupně 9>1 sestupně přeskládání Datumové k dosažení vzestupné datumové chronologie. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu S, potom můžeme obě uvolnit). V horní části displeje se objeví záhlaví Třídění. Pomocí kurzorových Šipek vybereme požadovaný sloupec k přetřídění a potvrdíme klávesou Enter. V dalším dialogovém okýnku zvolíme způsob třídění - abecedně, nebo číselně, popř. datumově. Operace probíhají 16



výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku počítače nezměněna!

U-ALTS

Přetříděná data vrátíme do původního stavu opakovanou kombinací kláves Alt+S, nebo ukončením prohlížené evidence klávesou Esc. Některé přeskládané agendy se nám v tomto okamžiku nabídnou i k fyzickému uložení na disk počítače. Máme možnost nabídku přijmout, nebo ignorovat. Jedná se o abecední uskládání adres v adresáři, uskládání skladových karet v evidenci podle čísel skladových karet apod. Při prohlížení knihy faktur v modulu Závazky a pohledávky můžeme abecedním uskládáním evidence získat rychlý a ucelený přehled k jednotlivým zákazníkům (abecední přetřídění použité ve sloupci Firma). V Pokladně můžeme získat operativní přehled pokladních dokladů podle jednotlivých příjmů a výdajů (přetřídění použito ve sloupci Druhy příjmů, nebo výdajů). Dočasně přeskládané evidence si lze vždy operativně vytisknout, za pomoci kombinace kláves Alt+T, k dalšímu zpracování, nebo je uložit do samostatného souboru v textovém tvaru a dále s nimi pracovat např. v textovém editoru. 4.3. FILTROVÁNÍ 4.3.1. Filtrování - Pozitivní Další vysoce užitečná funkce aplikovatelná téměř ve všech evidencích kdykoliv a kdekoliv v programu. Pro svoje vlastnosti ji budeme často využívat. Na filtrování je postavena celá řada různých dalších vyhodnocení v programu. Pozitivní filtrování umožňuje vytáhnout z prohlížené evidence jen určitou chtěnou skupinu dat, které se vyznačují některými společnými znaky. Vytažení - vyfiltrování probíhá podle námi stanovených parametrů opět ve zvoleném sloupci. Na displeji pak zůstanou jen ty údaje, které jsme vidět chtěli. Pozitivní filtrování se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji máme vše co v sítu uvízlo. Alt+F - spustí pozitivní filtrování (ALT stiskneme jako první, přidržíme a U-ALTF stiskneme klávesu F, potom můžeme obě uvolnit). V horní části displeje se objeví záhlaví Filtrování. Pomocí kurzorových Šipek vybereme sloupec k vyfiltrování a potvrdíme klávesou Enter. Do dialogového okénka, které změnilo barvu zapíšeme společné indicie, znaky, nebo slova, které požadujeme z prohlížených dat vyjmout vyfiltrovat a stiskneme klávesu Enter a potvrdíme Vyber pozitivní filtrování. Např. v evidenci adresáře, ve sloupci Jméno – název firmy si vytáhneme všechny firmy se společným názvem ALFA. Program prohledá evidenci a nabídne nám novou zkrácenou evidenci jen s údaji které obsahují naši sekvenci znaků ALFA. Vše ostatní nevidíme. Filtrační operace probíhají výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku nezměněna. Přeskládané evidence lze vždy operativně vytisknout k dalšímu zpracování (Alt+T), nebo je uložit do souboru v textovém tvaru (s příponou tsk) a dále s nimi pracovat např. v textovém editoru, poslat Internetem jako přílohu k e-mailu apod. Numerické sloupce lze zpravidla nově přepočítat za pomoci klávesy F2 a tím získat nové operativní součty, nebo vyfiltrované evidence nově přehodnotit za pomoci klávesy F5 a tím získat nové přefiltrované přehledy. Filtry lze za sebou neomezeně řadit, vzájemně je kombinovat a tak evidenci i několikrát za sebou třídit. Stiskem kláves Alt+S, nebo Esc filtr vypneme a přefiltrovanou evidenci vrátíme zpět do původního tvaru. Při požadavku abecedně uskládané i přefiltrované evidence si údaje nejprve uskládáme - sesortujeme pomocí kláves Alt+S (abecedně, nebo číselně) a pak teprve použijeme filtry Alt+F. 4.3.2. FILTROVÁNÍ – Negativní Negativní filtrování je stejně užitečné jako filtrování pozitivní a opět praktické ve všech evidencích kdykoliv a kdekoliv v programu. Pro svoje vlastnosti ji budeme taktéž často využívat. Výsledný efekt negativního filtrování je opačný, než u filtru pozitivního. Negativní filtrování umožňuje dočasné odstranění určité skupiny dat, které se vyznačují společnými znaky v prohlížené evidenci. Odstranění - odfiltrování probíhá podle námi stanovených společných indicií ve zvoleném sloupci. Na displeji nám zůstanou všechny ostatní údaje, mimo ty, které jsme vidět nechtěli a byly zadány k odstranění. Negativní filtrování se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji vidíme vše co sítem propadlo. Co v sítě zůstalo nevidíme. Alt+F - klávesy spustí nejen pozitivní, ale i negativní filtrování (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu 17

U-ALTG



F, potom můžeme obě uvolnit). V horní části displeje se objeví záhlaví Filtrování. Pomocí kurzorových Šipek vybereme sloupec ve kterém budeme filtrovat a potvrdíme klávesou Enter. Do dialogového okénka, které změnilo barvu zapíšeme společné indicie, znaky, nebo slova, které požadujeme z prohlížených dat odstranit, zajímavé jsou i celé prázdné řádky (např. neuhrazené závazky, nebo pohledávky) apod. a stiskneme klávesu Enter, v menu filtru potvrdíme Odstraň negativní filtrování. Např. v adresáři, ve sloupci Místo zadáme text k dočasnému odfiltrování - OLOMOUC. Program prohledá evidenci a nabídne nám novou zkrácenou evidenci se zbývajícími adresami, ve kterých budou všechny adresy z OLOMOUC scházet. Filtrační operace probíhají výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku nezměněna. Přeskládané evidence lze vždy operativně vytisknout k dalšímu zpracování (Alt+T), nebo je uložit do samostatného souboru v textovém tvaru (s příponou tsk) a dále s nimi pracovat např. v textovém editoru, poslat Internetem jako přílohu k e-mailu apod. Numerické sloupce lze nově přepočítat za pomoci klávesy F2 a tím získat nové operativní součty, nebo nově přehodnotit za pomoci klávesy F5 a tím získat nové měsíční přehledy. Filtry pozitivní a negativní lze za sebou řadit neomezeně, vzájemně je kombinovat a tak evidence i několikrát za sebou třídit. Stiskem kláves Alt+S, nebo Esc filtr vypneme a přefiltrovanou evidenci vrátíme zpět do původního tvaru. Při požadavku abecedně uskládané i přefiltrované evidence si údaje nejprve setřídíme Alt+S (abecedně, nebo číselně) a pak teprve použijeme filtry Alt+F. 4.4. Další funkce a klávesy programu F1 - NÁPOVĚDA v programu, v různých evidencích u různých dialogových okýnek slouží jako operativní nápověda obsahu pro konkrétní dialogová okýnka. Podle charakteru jsou nám pak nabízeny číselníky, nebo další evidence k nahlédnutí. Např. celý adresář při dosazování adres, při volbě čísel skladových karet, při účtování k dosazení konkrétního sloupce účtů z osnovy, apod. - KUMULOVANÉ ZPRACOVÁNÍ VÍCE PARAGONŮ DO JEDNOHO POKLADNÍHO DOKLADU v modulu pokladna slouží k zjednodušení práce s více pokladními doklady - paragony, které požadujeme sloučit pod jeden souhrnný pokladní doklad. F1 se používá u dialogového okýnka Částka Kč. Není nutné používat externí kalkulačku ani pomocné poznámky. Vylučuje se tak riziko omylu. F2 - PŘEPOČET v programu umožňuje v některých agendách operativní numerické přepočty. Např. zůstatek Kč v pokladně, operativní zůstatky obratů na účtech Příjem celkem, Výdaje celkem, kontrolní přepočty obratů v HUD (v hlavním účetním deníku) apod. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. Tak lze kontrolovat zůstatky po určitý doklad, po určitý den v roce apod. V Odbytu, Expedici, textová část dokladu při typování položek do faktury slouží k přepočtu celkové ceny položky s DPH na cenu bez DPH apod. - ULOŽ DATA, v Odbytu, Expedici v textové části dokladu slouží k operativnímu uložení sestavovaného dokladu na disk PC např. uložení sestavované faktury. To pro případ např. náhlého selhání počítače, nebo výpadku el.proudu. Funkce k ukládání je podobná jako pro operativní ukládání psaných textů v textových editorech. F3 - SPÁRUJ ČÁSTKY, speciální jednoúčelové setřídění zaúčtovaných zápisů při prohlížení účtů - sloupců banka v modulu Peněžní deník. Funkce přehledně seskupí shodné průběžné položku (peníze na cestě). F4 - PŘIDÁNÍ NOVÉHO ŘÁDKU v evidenci téměř kdekoliv v programu. Po aktivaci je nám nabídnut nový, prázdný řádek ve formátu právě prohlížené evidence k zařazení. Nový řádek můžeme velice přesně umístit na konkrétní pozici v evidenci. F5 VYHODNOCENÍ v programu umožňuje různá skupinová operativní vyhodnocení prohlížené evidence zpravidla po jednotlivých měsících, nebo celoroční včetně součtů. Údaje jsou soustředěny do přehledných tabulek, které si můžeme přehodnocovat i graficky. PŘEPOČET numerických údajů sestavovaného hromadného příkazu k úhradě. VYTVOŘENÍ KOPIE v Odbytu v číselníku skladových karet zajistí vytvoření kopie skladové kary ze skladu do dalšího libovolného skladu. Alt+F5 - VYHODNOCENÍ SPECIÁLNÍ v modulu Závazky a pohledávky při prohlížení evidenčních knih faktur nám klávesa Alt+F5 zajistí vyhodnocení neuhrazených faktur v dekádách 30, 60, 90, ….dnů např. potřebné pro banky. PŘEPOČET ZAEVIDOVANÝCH KUSŮ A POŘIZOVACÍ CENY v modulu Majetek. Funkce, kterou ocení všechny firmy potýkající se s evidencí většího počtu kusů stejného druhu majetku na jedné kartě - např. židle, stoly apod. Při prohlížení drobného, nebo evidenčního majetku si můžeme spustit přepočet evidovaných kusů na jedné kartě a pořizovací ceny kombinací kláves Alt+F5. Prohlížená evidence se rozšíří o jeden nový sloupec Cena DHIM s vynásobenou pořizovací cenou. PŘEPOČET ZŮSTATKŮ HOTOVOSTI pokladny k jednotlivým pokladním dokladům v modulu Pokladna. Po stisku kláves Alt+F5 se prohlížená evidence pokladny rozšíří o jeden poslední sloupec ve kterém se dílčí aktuální zůstatky pokladny nově zobrazí. F6 - PŘESUN v Odbytu v číselníku skladových karet zajistí fyzický přesun vybrané skladové karty ze skladu do skladu. Z původního skladu karta zmizí. Praktické pro odstraňování zastaralých karet např. do skladu archiv. - NAČTI BLOK v Odbytu, Expedici, v textová části dokladu slouží k vyvolání a použití předem sestavených textových bloků do dokladů. Dále i k načítání předem sestavených dodacích listů do faktury, k načítání objednávek apod. F7 - VYHLEDÁVÁNÍ, okamžité vyhledání požadované informace v evidenci v předem zvoleném sloupci. Svým významem je funkce podstatná a praktická. Byla podrobně vysvětlena v předchozí hlavní kapitole Funkce a funkční klávesy v programu. Alt+F7 - GLOBÁLNÍ VYHLEDÁVÁNÍ, rychlé obecné vyhledání požadované informace v evidenci bez ohledu na umístění ve sloupci. Svým významem je funkce podobná klasickému vyhledávání a byla jí podrobně věnována předchozí kapitola. Ctrl+F7 - PARAMETRY VYHLEDÁVÁNÍ, setup umožňuje operativně zvolit jednu ze šesti různých specifických nastavení parametrů pro hledání klávesou F7. Alt+H - POSTUPNÉ PROHLEDÁVÁNÍ je výhradně svázáno s vyhledáváním (F7, Alt+F7). Použitím kombinace kláves Alt+H dojde k postupnému prohledání, pročesávání, evidence podle zvoleného parametru při F7. V praxi to znamená, že program při hledání narazí na první zadanou indicii a po použití Alt+H se přesune na další, na další, atd. Hledání probíhá vždy od 18



pozice, kde právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem směrem dolů! ZRUŠENÍ NEPOTŘEBNÝCH ŘÁDKŮ v evidenci téměř kdekoliv v programu. Po aktivaci jsme kontrolní otázkou 2x dotázáni na zrušení. Dvojitá otázka, dvojitá odpověď. F9 - ODSTRANĚNÍ znaku "*" ze základní evidence prvotních dokladů tj. v evidenci faktur v modulu Závazky a Pohledávky, nebo v evidenci pokladních dokladů v modulu Pokladna. Hvězdička v evidenci signalizuje, že doklad není zatím proúčtován do účetnictví. Po aplikaci F9 bude tento znak nahrazen svislou čarou (klasický znak Alt+179). F10 - OPERATIVNÍ MEZISOUČET numerických údajů při sestavování dokladu v Odbytu. Po aplikaci F10 dostáváme operativní součet doposud vyfakturovaných položek k další obchodní strategii, pro poskytnutí slevy při prodeji, apod. - DODATEČNÝ TISK POKLADNÍCH DOKLADŮ z prohlížené evidence v modulu pokladna. Funkce je ještě doplněna o volbu tisku jednoho, nebo dvou dokladů na jednom listě papíru formátu A4 (jen pro jehličkové tiskárny!). - TRANSPORT výsledku z Kalkulačky do dialogového okýnka. Po aplikaci je náš spočítaný výsledek, sestavený na některém z vnitřních kalkulátorů programu, okamžitě dosazen do právě aktivního dialogového okénka. Vždy do místa, kde se nacházel dialogový kurzor před zavoláním kalkulačky. - ZAPAMATOVÁNÍ obsahu aktivního dialogového okýnka, ve kterém se právě nachází dialogový kurzor. Obsahově může jít jak o text, i o čísla. Program si požadovanou informaci uloží na disk. Funkce je doprovázena zvukem. Vhodné pro přenosy dlouhých variabilních symbolů, dlouhých finančních částek apod. Alt+F10 - VLOŽÍ ZAPAMATOVANÝ OBSAH dialogového okýnka zaznamenaný klávesou F10 do nově zvoleného dialogového okýnka kdekoliv v programu. Funkce je doprovázena zvukem. Alt+Z - ZAÚČTOVÁNÍ - předkontace dokladu pořizovaného v základní prvotní evidenci v modulu Pokladna, nebo Závazky a pohledávky do účetního deníku. Z pokladny budou doklady vždy zaúčtovány do HUD - peněžního deníku. U faktur budou doklady vždy zařazeny jako předkontace do SUD - saldokontního deníku. Jedná se o předkontované doklady čekající na svou pozdější úhradu bankou, nebo pokladnou. (Tento princip vysvětlíme později v příslušných kapitolách). Alt+Z tedy slouží k dodatečnému zaúčtování předem zaevidovaných dokladů do účetnictví. Nezaúčtované doklady jsou v evidenci označeny znakem *. Někdy se můžeme setkat i s případem, kdy potřebujeme znovu proúčtovat zaúčtovaný doklad. F8 -

Takovouto operaci lze bez potíží přes kontrolní otázku programu po stisku kláves Alt+Z provést. Pozor však na nechtěné dvojí zaúčtování!! + - ZAÚČTOVÁNÍ - předkontace dokladu shodné jako ALT+Z. Klávesa + je brána z numerické klávesnice! Alt+Z - ZRYCHLENÉ VYVOLÁNÍ ZPRACOVÁNÍ dokladu po natypování položek v textové části při sestavení faktur, dodacích listů, pokladních prodejek v modulu Odbyt, Expedice. Uvedenou kombinací kláves se zrychleně přesuneme z textové části dokladu do tabulky Zpracování dokladu - parametry. Podle zadaných parametrů bude doklad programem dále zapracován do evidencí včetně vytištění, odepsání zboží ze skladu apod. Alt+S - PŘETŘÍDĚNÍ, SORT prohlížené evidence v programu. Libovolné sloupce lze přeskládat podle abecedy, podle čísel nebo podle datumu. Svým významem je funkce natolik zajímavá a hlavně praktická, že jí byla samostatně věnována předchozí kapitola. Alt+F - FILTROVÁNÍ POZITIVNÍ, zajímavé a praktické vyhledání určité skupiny informací z prohlížené evidence. Funkce se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji máme vše co v sítu uvízlo. Svým významem je funkce natolik zajímavá a hlavně praktická, že jí byla samostatně věnována předchozí kapitola. - FILTROVÁNÍ NEGATIVNÍ, dočasné odstranění určité požadované skupiny informací z prohlížené evidence. Funkce se dá přirovnat k sítu s tím, že na displeji vidíme vše co sítem propadlo. Co v sítě zůstalo nevidíme. Svým významem je funkce natolik zajímavá a hlavně praktická, že jí byla samostatně věnována předchozí kapitola. Alt+W - DOČASNÉ ULOŽENÍ PRÁVĚ PŘEFILTROVANÉ EVIDENCE. Tato kombinace kláves slouží k operativnímu uložení právě nějak filtrované evidence na pevný disk. Má charakter pojistky pro případ, že komplikovaně filtrujeme evidenci, klademe několik filtrů za sebou (negativní, pozitivní, popř. i se sortingem), a mohlo by dojít k náhodnému chybnému kroku a ke ztrátě našeho operativního filtrovaného výsledku. Alt+R - NAČTENÍ DOČASNÉHO ULOŽENÍ PŘEFILTROVANÉ EVIDENCE slouží výhradně k načtení předem uložené filtrované evidence klávesami Alt+W. Po chybném kroku se tak můžeme vrátit do okamžiku poslední přefiltrované a uložené podoby. Zajímavostí je že si program pamatuje se kterou evidencí jsme pracovali naposledy a nikdy nedojde k vzájemnému pomíchání filtrovaných evidencí. Alt+I - GLOBÁLNÍ INFORMACE O ZAVEDENÉM DOKLADU v modulu Závazky a pohledávky, nebo Pokladna kde nás výsledná sestava souhrnně informuje o celkovém stavu zařazení dokladu do účetnictví (HUD, SUD) a jednotlivých agend (kniha faktur, evidence pokladních dokladů, evidence DPH). Alt+L - PŘEHLED DPH V EVIDENCI K JEDNOTLIVÝM DOKLADÚM v modulu Závazky a pohledávky, nebo Pokladna, kdy dostáváme na displej ucelený výpis zavedených údajů o DPH u jednotlivých dokladů a od 05/2001 včetně numerických součtů na displeji. Alt+T - TISK, operativní tisk kterékoliv prohlížené evidence kdekoliv v ALT+T programu přímo na tiskárnu, nebo zavedení tiskové sestavy do souboru. (Soubory se nachází v datové struktuře zpracovávané firmy s příponou .tsk. Tisknout můžeme i evidence dočasně upravené filtrem, sortingem apod. Některé evidence mají velký počet sloupců (adresář, majetek) a při tisku by se všechny nevešly na papír formátu A4. Proto je u tiskové funkce vždy zavedeno tzv. Nastavení tisku - volba požadovaných sloupců. Dále je možné si takovouto operativní tiskovou sestavu individuálně pojmenovat a okomentovat. Alt+U - ZAŘAZENÍ DOKLADU NA HROMADNÝ PŘÍKAZ K ÚHRADĚ. Platí jen v modulu Závazky a pohledávky u přijatých faktur. Uvedenou kombinaci kláves použijeme u požadované přijaté faktury a tím zavedeme její informace do hromadného příkazu k úhradě. Provedené zařazení je signalizováno dvěma znaky " ** " v evidenci na pozici datumu 19



uhrazení. Alt+D - KALENDÁŘ S HODINAMI, součástí výbavy programu je i operativní kalendář kdykoliv přístupný na displeji uvedenou kombinací kláves. Podklad pro kalendář a čas je brán z operačního systému Vašeho počítače. Alt+N - DIÁŘ, součástí výbavy programu je i operativní diář, do kterého si můžeme přehledně zaznamenávat kdykoliv jakékoliv poznámky. Už si nic nebudeme zapisovat na různé papírky, které se kolem nás hromadí a rády se ztratí právě když je potřebujeme. Operativní diář je přístupný kdykoliv a kdekoliv v programu, ze kteréhokoliv místa uvedenou kombinací kláves. Zavedené informace lze třídit ALT+S, nepotřebné mazat F8 atd. Alt+K - KALKULÁTOR VELKÝ, součástí komplexní výbavy programu je i velká kalkulačka s 30ti místným displejem a páskou. Vypočítaný výsledek lze s vyloučením chyby pohodlně přenést do požadovaného dialogového okénka klávesou F10. Ovládání kalkulačky je standardní s přítomnou nápovědou. Alt+C - KALKULÁTOR MALÝ, malá operativní kalkulačka se stejnou možností transportu výsledku do požadovaného dialogového okýnka v evidenci klávesou F10 jako u kalkulátoru velkého. Enter - klávesa Enter má celou řadu funkcí: POTVRZENÍ především souhlas s vybranou pozicí, spuštění funkce PŘESUN krokování, poskakování po dialogových okýnkách při pořizování dat EDITACE u vybraného řádku v evidenci prosvětleným řádkovým kurzorem je po stisku změněna barva řádku, objeví se editační dialogový kurzor - blikající čtvereček a řádek je zpřístupněn k opravě, editaci. 4.5. Další pomocné funkce v programu Použití uvedených kombinací kláves u kterékoliv evidence v programu docílíme operativní zavolání evidence jiné k rychlému náhledu do jejího obsahu. Tyto klávesy nabízejí další velmi zajímavý servis při obsluze programu, zvyšují jeho uživatelský komfort a pro stávající uživatele našich programů již nepostradatelné. Jejich řádné užívání závisí na správné konfiguraci Vašeho počítače a nastavení maximální volné kapacity základní operační paměti PC na min. 590 kB (v úvodu kapitola "Nastavení operačního systému") Ctrl+P - EVIDENCE POHLEDÁVEK, evidence vydaných faktur. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí, případně i drobným editačním opravám. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+Z - EVIDENCE ZÁVAZKŮ, evidence přijatých faktur. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí, případně i drobným editačním opravám. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+K - EVIDENCE POKLADEN. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci Pokladen na displeji k okamžitému operativnímu nahlédnutí, kontrole, popř. i drobným editačním opravám. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+D - EVIDENCE DPH, vyvolání všech typů daňových evidencí DPH, ve všech 12ti účetních obdobích. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv zpřístupnit evidence DPH k operativnímu nahlédnutí na displeji, popř. i editačním opravám. Při kontrole a objevení chyby lze takto odkudkoliv sjednat rychlou nápravu. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+U - HLAVNÍ ÚČETNÍ DENÍK VČETNĚ ÚČETNÍ OSNOVY, po stisku těchto kláves se kdykoliv operativně podíváme do kteréhokoliv účetního období hlavního účetního deníku HUD v modulu Peněžní deník. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+S - SALDOKONTNÍ ÚČETNÍ DENÍK VČETNĚ OSNOVY, po stisku těchto kláves se kdykoliv operativně podíváme do saldokontního účetního deníku SUD v Účetnictví saldokonto. Stiskem uvedené kombinace kláves lze kdykoliv vyvolat a zpřístupnit tuto evidenci na displeji k operativnímu nahlédnutí. Výhodné pro rychlý náhled, kontrolu, zjištění chyby i sjednání nápravy. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+T - EVIDENCE HIM A DHIM. Evidence majetku lze kdykoliv zpřístupnit k nahlédnutí na displej stejně tak jako u ostatních evidencí. (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat.) Ctrl+O - INFORMACE O SKLADOVÝCH KARTÁCH se zaměřením na prodejní ceny. Tato kombinace kláves je výhradně spojena s modulem Odbytu, a umožňuje okamžitý operativní náhled na seznam všech skladových karet ve všech skladech odkudkoliv v programu. Na rozdíl od předchozích funkcí nelze v takto získané evidenci nic opravovat, slouží jen k prohlížení! (Vzhledem k náročnosti programu Odbyt nelze funkci v tomto modulu aplikovat. Doporučujeme použít v Hlavním menu programu, nebo si pod operačním systémem WIN95/98/NT spustit program dvakrát. Jeden program pro práci a podruhé se zaměření na funkci Ctrl+O rychlá informace o cenách skladových položek pro naše volající zákazníky) Shift+F1 - ONLINE HELP - operativní ONLINE nápověda vestavěného manuálu. Text uživatelské příručky je součástí programu a uvedenou kombinací kláves si ji tak vyvoláme na displej. Vždy nám bude nabídnuta kapitola odpovídající pozici, na které se právě nachází náš prosvětlený řádkový kurzor v programu. 4.6. Popis některých dalších kláves KURZOROVÉ ŠIPKY - slouží k ovládání prosvětleného kurzoru v programu (pohyb nahoru, dolů), nebo ovládání pohybu dialogového kurzoru v dialogových okýnkách ( pohyb doleva, doprava). Home - SKOK NA ZAČÁTEK prohlížené evidence End - SKOK NA KONEC prohlížené evidence Ctrl+Home - OKAMŽITÝ SKOK NA ZAČÁTEK ŘÁDKU prohlížené evidence. 20


Ctrl+End Ctrl+ PgUp PgUp PgDn Print Screen SPC


- OKAMŽITÝ SKOK NA KONEC ŘÁDKU prohlížené evidence. - POSKAKOVÁNÍ V PROHLÍŽENÍ ŘÁDKU PO SLOUPCÍCH zrychlené prohlížení evidence - POSUN O STRÁNKU NA HORU prohlížené evidence směrem nahoru - POSUN O STRÁNKU DOLŮ prohlížené evidence směrem dolu - TISK, jen u DOSu ofocení momentálně prohlížené obrazovky. Se znalostí problematiky použitelné i u WINDOWS (úschova do schránky a přes klávesy Ctrl+V vložení do textového editoru např. WordPad, WORD aj.) - MEZERNÍK

21



5. HLAVNÍ MENU Hlavní menu je základním postavením programu na displeji umožňující přístup ke všem pracovním modulům a funkcím. Menu vidíme v horní části displeje s popisem základních nabídek. HL-MEN Přesuny z pozice na pozici provádíme vždy pomocí kurzorových Šipek, kdy nám prosvětlený kurzor poskakuje po jednotlivých nabídkách. Vybranou pozici potvrzujeme klávesou Enter. Ke zrychlení obsluhy programu můžeme používat i zkrácené příkazy. Používáme je dvěma způsoby: a) přes klíčové klávesy F... na klávesnici, kterými voláme jednotlivé nabídky v horním menu. F1 pro zavolání základních Modulů, F2 pro volání Uzávěrek, F3 pro Servis, F4 pro Konfiguraci, . . F7 pro ukončení programu apod. b) ve svislých nabídkových menu jsou to pak prosvětlená písmena tzv. horké klávesy (při nastavení Color 1 žlutě). Stačí pouhý stisk klávesy např. A spustíme modul Adresář, Z spuštění modulu Závazky a Pohledávky, P spuštění modulu Pokladna, nebo T spuštění modulu Finanční účetnictví Ukončení práce a návrat z otevřené funkce, nebo návrat zpět do Hlavního menu provádíme vždy přes klávesu Esc, nebo přes nabídku Konec. 5.1. Moduly - zrychlené volání klávesou F1 Jsou první, základní a nejdůležitější nabídkou v hlavním menu programu, kterým jsou podrobně věnovány další samostatné kapitoly v příručce. Obecně lze však říci, že jde o nejdůležitější funkce v programu určené k vlastnímu zpracovávání účetnictví dle jednotlivých agend. 5.2. Uzávěrky - zrychlené volání klávesou F2 Jsou druhou základní nabídkou v hlavním menu, kterým je opět podrobně věnována samostatná kapitola v závěru příručky. Již nyní však můžeme říci, že program není na uzávěrkách závislý. V praxi to znamená volné účtování do kteréhokoliv z účetních období během roku. Spuštění vlastní uzávěrky za jednotlivé měsíce je pak možné dodatečně kdykoliv, dle potřeby během roku i ke konkrétnímu dni apod. Hotovou uzávěrku můžeme v případě potřeby jednoduchým způsobem zrušit a uzavřít znovu. 5.3. Servis - zrychlené volání klávesou F3 5.3.1. Kalkulátor s páskou - zrychlené volání klávesou ALT+K Alt+K - kalkulátor je spustitelný kdykoliv a kdekoliv v programu (Alt stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu K, potom můžeme obě uvolnit). Slouží k různým operativním výpočtům, při práci můžeme použít vestavěného kalkulátoru. Ovládání je podobné jako u běžně používaných stolních počítaček. Má 30-ti místný displej, jednu paměť a akustickou signalizaci chyb. Čísla, se kterými budeme počítat, a matematické operátory zapisujeme na displej pomocí numerické klávesnice. Kalkulátor zvládá i několikanásobné kulaté závorky. Matematický výraz bude vypočítán po stisknutí klávesy Enter nebo = . Alt+S Setup - umožňuje definovat zapnutí : Tisku zpracovávaných dat Hodin na kalkulačce Akustické signalizace chyb Počtu desetinných míst výsledku MEM - slouží k zanesení, příp. připočtení čísla do paměti DIS - vyvolání paměti NUL - nuluje paměť Esc - maže čísla na displeji kalkulačky, také klávesa Ctrl O - funkce OFF vypnutí kalkulátoru F1 - vyvolání rekapitulace

HL-KALV

Získaný výsledek lze přenést mimo kalkulačku např. do dialogového okénka zpracovávané agendy po stisku klávesy F10, popř. následného Alt+F10. Vylučujeme tak riziko lidského omylu. 5.3.2. Malý kalkulátor - zrychlené volání klávesou ALT+C ALT+C - malý operativní, jednořádkový kalkulátorek, který si kdykoliv dle potřeby spustíme (Alt stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu C, potom můžeme obě uvolnit). Kalkulátor se zobrazí na displeji ve spodní části. Ovládání je shodné 22



jako u kalkulátoru s páskou, popsaném v předcházející kapitole. Získaný výsledek je přenositelný do dialogového okénka po stisku klávesy F10, popř. následného Alt+F10. Vylučujeme tak riziko lidského omylu. HL-KALM

Jde o malou praktickou pomůcku, kterou v praxi brzy oceníme. Práci s kalkulačkami ukončíme stiskem klávesy Esc. 5.3.3. Kurzovní lístek Po spuštění se na displeji otevře nové menu kurzovního HL-KURZ lístku určeného především pro uživatele využívající styku se zahraničím. Usnadňuje práci u zahraničních faktur, nebo u zahraničních pokladen, kde slouží k automatickému přepočtu kurzů. Nový kurzovní lístek - do tabulky vyvolané stiskem klávesy Enter, zapíšeme číslo a datum posledního kurzovního lístku. Ten si musíme sami dle potřeby vždy aktualizovat, nebo si stahovat aktualizace z www stránek na adrese http://www.em-zet.cz/. Pohyb poskakování po jednotlivých políčkách provádíme klávesou Enter s možností okamžitého zápisu dat. Údaje vepíšeme pouze do prvního sloupce. Potvrzením klávesy Enter se nám zadané číslo samo překopíruje i do dalších sloupců. Prohlížení a editace - k prohlížení se nabídne malý výpis dříve vytvořených kurzovních lístků. Prosvětleným kurzorem si najedeme na konkrétní datum požadovaného staršího kurzovního lístku a stiskneme klávesu Enter. V levé části displeje se objeví známá tabulka k prohlížení, dovolující i případné opravy. Moduly - Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut rychlý přesun do jiných modulů k další práci. V případě porušení datumové chronologie je možné datovou strukturu kurzorových lístků datumově přetřídit a trvale uložit na disk počítače. Změnu provedeme stiskem kláves ALT+S. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu S, potom můžeme obě uvolnit). 5.3.4. Zálohování dat Patří mezi nejdůležitější momenty při zpracovávání jakýchkoliv dat na počítači, a především pak u zpracování účetnictví. Z praktických důvodů a našich zkušeností se budeme uvedené problematice věnovat podrobněji. Zálohování dat je při práci s programem nejdůležitější, a vždy se vyplatí ! Zálohováním zaznamenáváme vždy veškerá pořízená data jedné firmy v programu např. na diskety a tím je naše práce zaznamenána na dalším mediu - disketě mimo počítač. Jsme tak pojištěni pro případ ztráty dat z disku počítače, nebo je naše práce přenosná i mimo počítač. Zálohování oceníme v okamžiku náhodné kolize počítače a pocitu ztráty všech dlouhodobě a pracně vkládaných údajů. K poškození záznamů dochází zpravidla nečekaně a náhodně. Např. špatnou organizací dat počítačem, přerušením el. proudu, nevhodným vypnutím počítače uprostřed práce, neseriozními rezidentní programy apod. Nejčastější příčinou havárií jsou však počítačové viry, které se v hojné míře vyskytují u počítačových her. Proto si dobře rozmyslíme, jestli budeme počítač využívat k práci, nebo ke hrám! Archivaci můžeme směrovat na kterýkoliv disk, nebo diskety (A:, C:, E:, po síti např. L:, Z: apod.). Při archivaci použijeme naformátované diskety FD 3.5", 1.44 MB (malá mechanika A), nebo Zip mechaniky pro Zip diskety (přídavná mechanika s naprosto dostatěčnou kapacitou 100 MB). Doporučujeme zálohovat denně, nebo týdně podle objemu práce, a operativně na dvě různé diskety. Ty si popíšeme názvem zpracovávané firmy a jednu označíme číslem 1 pro liché dny a druhou číslem 2 pro dny sudé. (Tento princip usnadňuje orientaci o tom, kdy jsme zálohování provedli naposledy). Při denním zálohování budeme používat v lichý kalendářní den (např. 25.01.) disketu č.1 a následující sudý kalendářní den (26.01.) disketu č.2. Další den 27.01. opět disketu č.1, a 28.01. disketu č.2. Tak je budeme neustále střídat. U týdenního případně měsíčního zálohování postupujeme obdobně. Sudý týden, lichý týden, sudý měsíc, lichý měsíc. Četnost zálohování si sami určíme po důkladném zvážení celkového objemu zpracovávaných dokladů. Vždy zálohujeme po práci! Program NOVA01 používá pakovacího programu pkpak.exe a zálohovaná data jedné firmy jsou v komprimovaném tvaru ukládána na disketě. Při opakovaném zálohování na stejnou disketu musíme mít na paměti, že při každé následující archivaci jsou všechna původní archivovaná data přepsána novou zálohou. Záloha obsahuje vždy všechny údaje vložené do účetnictví od počátku roku. Nejedná se o princip přihrávání nových dat, a není brán zřetel na nastavené účetní období 23



(myslí se měsíc zpracování tj. měsíc zdanitelného plnění) !!! Z praktických zkušeností doporučujeme zálohování dat ještě rozšířit o zálohování každého měsíce - zdanitelného měsíce zvlášť na další samostatné diskety (samostatné diskety platí pro mechaniku A:). A to vždy po uzávěrce DPH k 25. dni v měsíci. Takže navíc 12x do roka na dalších 12 disket (Pro měsíční plátce DPH. Nebo 4x do roka na 4 diskety pro kvartální plátce DPH.) Diskety (14ks/rok, nebo 6ks/rok) si dobře uložíme na bezpečné místo pro případ nouzového použití. Pozor např. při krádeži počítače většinou dochází i k odcizení disket, které zpravidla leží poblíž. Nebo pozor na nemilosrdné živelné pohromy (povodně, požáry), které dle pravidla zákona schválnosti poškodí zrovna ten šuplík, ve kterém se nachází naše zazálohované diskety. Při zálohování na disky v počítači, nebo na diskety Zip si pro jednotlivé měsíce předem vytvoříme patřičné kolonky, do kterých budeme zálohy po jednotlivých měsících směrovat (změnou přístupové cesty do archivu v Konfiguraci, v Parametrech). 5.3.4.1. Vlastní zálohování Disketu vložíme do příslušné mechaniky počítače. Prosvětleným kurzorem najedeme v programu podvojného účetnictví na funkci Zálohování dat a potvrdíme klávesou Enter. Na displeji se objeví tabulka, pomocí které zazálohujeme všechny agendy v programu. Součástí tabulky je i volba testování kapacity diskety (disku), na který zálohujeme. Kapacity nad 2 GB program hlásí jako nedostatečné místo na disku. U těchto kapacit jde zpravidla o falešný poplach, neboť ji nezvládne korektně otestovat. V případě potřeby můžeme provést selektivní výběr agend, které požadujeme zálohovat. Ve spodním menu Zálohování zvolíme Opravit. V tabulce pak jednotlivé znaky X ponecháme, nebo odstraníme. U agend, které zálohovat nechceme znak X zrušíme. Odznačení provádíme klávesou Mezerník, nebo Delete. Pohyb - poskakování po jednotlivých řádcích provádíme kurzorovými Šipkami, klávesou Enter, nebo Mezerníkem. Případné zpětné zaznačení provedeme písmenem X. HL-ZALOH

Vysvětlení některých pojmů při archivaci: Cesta do archívu nás kontrolně informuje o cestě, kam bude provedena archivace. (Údaje jsou brány z nastavení konfigurace programu – Hlavní menu, Konfigurace, parametry.) Kontrola kapacity disku – křížkem volíme, zda si přejeme testování volného místa na disku, kam zálohování provedeme. Funkce je praktická pro zálohování na diskety. Při zálohování na jiný disk jiného počítače (např. po síti) není testování kapacity zpravidla nutné. U větších kapacit nad 2 GB nelze velikost volného místa na disku korektně otestovat. OK! zálohování u takovéto agendy proběhlo řádně Plný disk! agenda se nám z kapacitních důvodů nevešla na disketu. Počkáme až proběhne proces zálohování do konce, pak vložíme další disketu a znovu klávesou Enter ve spodním menu potvrdíme Zálohovat. Program provede dozálohování zbývajících agend. Počet disket může narůst pro lichý a sudý den třeba i na dvě, tři. (Není na závadu.) Neprovedeno! nás informuje o neprovedeném zálohování u těch agend, se kterými jsme v programu doposud nepracovali. Především to mohou být neuložené vystavené faktury z modulu Fakturace (nepoužíváme tzv. elektronický šanon), nebo nepoužíváme Zakázky. V úvodu, v kapitole Spuštění programu již byla zmínka o kvalitnějším zálohování dat např. po síti na jiný počítač, nebo na přídavné diskety Zip, popř. na externí disky Disklite, Pocket disk apod. V poslední době se pro svou nenáročnost a cenovou dostupnost nejvíce ujal systém zálohování na Zip s kapacitou 100 MB. Přenosné disky (popř. přenosný ZIPdrive) jsou praktické svými malými rozměry velikosti Walkmanu a jsou snadno přenositelné a připojitelné ke kterémukoliv počítači. Tento výkonnější způsob zálohování je dostatečně rychlý a výhodný především pro větší firmy, kde může být zálohování na klasické diskety nepohodlné. 24



5.3.5. Obnova dat Při obnově dat postupujeme podobným způsobem jako při zálohování. Vložíme disketu do mechaniky počítače a spustíme funkci Obnova dat. První kontrolní tabulka nás informuje o správně zvolené disketě určené pro obnovu dat. Máme tak praktickou informaci o datumu i čase poslední provedené zálohy. Po našem odsouhlasení se na displeji nastaví stejná tabulka jako při zálohování. Postup pro selektivní výběr agend určených k obnově je shodný s postupem popsaným při zálohování. I zde platí výše uvedená problematika testování větší kapacity disku nad 2 GB, kdy nelze disk korektně otestovat. V takovém případě si testování kapacity vypneme a velikost disku otestujeme jinak (viz nástroje WINDOWS 95/98, NT).

POZOR Na obnovu mimořádně zastaralých dat, proto věnujte zvýšenou pozornost při obnovách zobrazovanému datumu poslední zálohy! (Předpokladem je, že udržujeme správný datum v počítači)

5.3.6. Párování SALDA+DPH Filosofie sledování saldokont je postavena na přesné evidenci všech faktur - závazků a pohledávek a jejich přesném proúčtování v Hlavním účetním deníku. Funkce párování je tak praktickou a neodmyslitelnou pomůckou u moderního vedení účetnictví na počítači a zvyšuje užitnou hodnotu celého programu. Párování probíhá tak, že ke každému proúčtovanému dokladu v prvotní evidenci musí existovat účetní záznam v HUD. Lze tak samostatně kontrolovat nejen veškeré evidence faktur, ale i evidence pokladen a evidence DPH.

ZÁVAZKY a POHLEDÁVKY

POKLADNY

DPH

PÁROVÁNÍ SALDOKONTA

SUD (jen pro neuhr. faktury)

HUD

Získané informace nás adresně upozorňují na ty doklady v evidenci, nebo účetní zápisy v HUD, které nejsou v programu v pořádku a vyžadují naši důslednou kontrolu! PODMÍNKOU pro: párování faktur je zavedení Identifikačního znaku v účetní osnově u saldokontně sledovaných účtů, viz Osnova. párování pokladen je zavedení účtu pokladny, jako automatické předkontace, do číselníku pokladen, viz jmenovaná kapitola číselník pokladen. párování DPH je zavedení automatických předkontací DPH, viz kapitola Konto v modulu Závazky pohledávky. V nabídce párování si vybereme agendu, kterou chceme kontrolovat (najedeme si na ni prosvětleným kurzorem a potvrdíme klávesou Enter). Program provede potřebné operace, o kterých nás průběžně informuje. Po ukončení párování nás přesuneme na pozici Prohlížení, kde si výsledky párování prohlédneme.

25



PRO FAKTURY JSOU TO:

PRO POKLADNY JSOU TO:

PRO DPH JSOU TO:

Spárováno dle VS, Kč

Pokladna OK

DPH OK

Spárováno dle Kč Duplicita

Pokladna ERR

DPH ERR

Nespárováno

Při prohlížení výsledků kontroly najdeme na první pohled podivnou evidenci, ve které vidíme dva rozdílné formáty zápisu: 1) První formát odpovídá evidenci faktur (evidenci DPH, nebo evidenci pokladny). 2) Druhý formát vždy odpovídá Hlavnímu účetnímu deníku HUD. HL-SALDA

- 1 formát - 2 formát

Na rozdíly v evidenci faktur a v evidenci HUD jsme informováni v agendě Duplicita, Nespárováno a ERR. U párování DPH se v sestavě ERR mohou objevit mimo opravdu chybných záznamů i případy, u kterých po detailní kontrole zjistíme, že chybné nejsou. Budou to různé doklady se shodným zdaňovacím základem apod. Není chybou. Ve výsledných kontrolních evidencích můžeme použít kteroukoliv ze servisních funkcí programu jako jsou filtry, rezidentní funkce programu, mazání řádků, ale především vytištění sestavy k další práci. Tisk vyvoláme stiskem kláves Alt+T. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu T, potom můžeme obě uvolnit.) Jde o obecnou funkci v programu použitelnou při prohlížení evidencí. Na displeji se objeví řádek pro pojmenování tiskové sestavy a tu jakkoliv textem okomentovat. 5.3.7. Datum a čas - zrychlené volání Alt+D ALT+D - operativně kdykoliv spustíme přesný čas a praktický kalendář. Oba údaje jsou čerpány z operačního systému našeho počítače. V OS jde o příkazy Time a Date. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu D, potom můžeme obě uvolnit.) 5.3.8. Obslužné programy Obslužné programy v nabídce Servis slouží ke spouštění některých externích programů, které jsme si sami předem definovali v Číselníku obslužných programů. Zpravidla je však využíváno při upgrade programu k provedení transformace dat. Spouštěcí příkazy jsou dodány s novou instalací programu, nebo si zavádíme spouštěcí příkazy některých externích nadstandardních programů (např. transformační program uzávěrek pro Word tra-word.exe aj.).

5.3.9. KNIHA JÍZD Jednoduchá pomůcka pro podnikatele a především pro jejich účetní, které na poslední chvíli sestavují knihu jízd. Po zadání několika základních údajů o vozidlech, čerpání a ujetých jízdách získáme běžné knihy jízd firemních vozidel. Výhodou je, že lze dopředu zadat veškerá čerpání a program nám sám pomůže nezapomenout na některou z požadovaných jízd. Soukromá vozidla s nárokem na paušální příplatek nelze v tomto programu zpracovávat.

KJ-PAR

5.3.9.1. Číselník vozidel Musíme definovat jako první. Jedná se o seznam vozidel, číselník, do kterého si zavedeme základní informace o vozidlech, které budeme zpracovávat. Od a Do sloupce pro datum od kdy a do kdy vozidlo jezdilo. Např. zpravidla vždy od 01.01.99 do 31.12.99 apod. Kód - při vedení většího počtu vozidel tak zprůhledníme jejich identifikaci při zpracování a odlišení v přehledech. Kód, jinak taky jen 26



pořadové číslo si zvolíme sami. Postačí jen obyčejná číselná řada 1, 2, 3, ... . 5.3.9.2. Parametry nastavení Slouží k vzájemnému přepínání, u více zadaných vozidel v číselníku. Stačí najet na požadované vozidlo v seznamu prosvětleným řádkovým kurzorem a stisknout klávesu Enter. Zvolené vozidlo bude uloženo do parametrů programu Informace o zpracovávaném vozidle vidíme v levém horním rohu displeje. 5.3.9.3. Provozní kalendář Jednoduchá orientační pomůcka k nastavení pracovních dnů v roce, svátků a dnů volna. Pro každý kalendářní rok se musí vždy ručně aktualizovat. 5.3.9.4. Kilometrovník Info Kilometrovník různých vzdáleností mezi městy apod., přilepšení autora programu (prozatím 01/00 nezapojeno). 5.3.9.5. Rozpis jízd, km Slouží k zavedení pravidelně se opakujících jízd pro generátor sestavující knihu jízd. Můžeme uvést i některé méně pravidelné jízdy apod. Program pak vezme v úvahu jízdy podle procentuálního označení pro sestavení knihy.

KJ-DAT

PÚSČPSN - důležité pro uvedení dnů, ve kterých se naše jízdy uskutečňují. Zpravidla pondělí až pátek, výjimečně víkendy nebo svátky. Použité dny označíme křížkem. %% - druhý důležitý údaj v rozpisu jízd. Specifikuje přibližnou četnost zavedených jízd v procentech. Konečný součet všech procent nemusí dávat 100%. 5.3.9.6. Jízdy-uskutečněné Tabulka na displeji slouží k zadávání veškerých čerpání PHM, které byly provedeny. Údaje lze pořizovat kdykoli v reálném čase tak jak jezdíme den za dnem, nebo později zpětně hromadným způsobem. Dále tato evidence slouží k zadávání skutečných jízd, které si přejeme mít uvedeny v knize jízd, i když nebyly spojeny s čerpáním PHM. Přesto na těchto jízdách trváme. Např. jde o návaznost na parkovací lístky, na nocležné v hotelu apod. 5.3.9.7 Jízdy-generované Jedná se o evidenci jízd vygenerovanou programem v závislosti na zadaném čerpání PHM, normované spotřebě a procentuelních poměrech opakujících se jízd v rozpisu jízd. Kniha jízd je sestavena až po spuštění funkce Automatika, přepočty. Může však nastat situace, kdy se nám některé vygenerované jízdy nebudou hodit. Budou nevhodně vsunuty mezi zahraniční jízdy, nebo vsunuty mezi jízdy, které nejsou ze vzdálenostních, nebo jiných principů reálné. U těchto úprav využijeme obecně známé příkazy v programu pro editace klávesu F8 pro smazání řádků a F4 pro přidání řádků, nebo klávesy Enter k opravě editaci pro doladění knihy jízd. Nový řádek lze jakkoliv dle potřeby zařadit vsunout do evidence i na konkrétní místo. Po takovýchto jemných opravách nesmíme znovu spustit generátor, neboť by došlo ke ztrátě vyladěných údajů. Po dokončovacích opravách spouštíme jen automatické přepočty. 5.3.9.8. Knihy jízd-sloučené Výsledná kniha jízd sloučená z jízd skutečných a z jízd vygenerovaných programem. Po spuštění vidíme na displeji nejprve několik sumárních přehledů. Vlastní kniha jízd je vidět jako třetí v pořadí. Knihu si vytiskneme příkazem Alt+T. 5.3.9.9. Automatika, přepočty Složí k vygenerování nové knihy jízd na základě předem vyplněných údajů, nebo pro přepočítání vyladěné knihy jízd. Podkladem je souhrn všech předem vyplněných parametrů. 27

KJ-PHM



5.3.9.10. Schematický postup práce 1. Vyplnit číselník vozidel 2. Prohlédnout provozní kalendář, popř. zaktualizovat pro zpracovávaný rok (volno - soboty, neděle, svátky, pracovní dny) 3. Vyplnit rozpis jízd, km 4. Zadat údaje o čerpání PHM a požadované skutečné jízdy 5. Spustit generátor 6. Prohlédnout knihy jízd-sloučené 7. Prohlédnout agendu Jízdy-generované a doladit 8. Spustit přepočty 9. Prohlédnout knihy jízd-sloučené a za pomoci ALT+T vytisknout 5.3.10. Export datové dávky Exporty datových dávek slouží k přenosu volitelných agend mimo počítač na další PC a tam např. k dalšímu zpracování. V praxi se tato funkce užívá tak, že např. sekretářka pořídí data do evidence pokladny, zároveň do evidence DPH a nebo i do evidence faktur. Nic však neúčtuje. Pomocí Exportu datové dávky lze tuto část připravených informací nahrát na disketu (třeba i do Internetu) a přenést na jiný PC k účetní, která si takto připravená data přihraje a doúčtuje. Předem připravená data lze vybírat v libovolné denní dávce. Zajímavostí je, že se tyto transportovaná data vždy ve zvoleném období PŘIhrávají! Nejde tedy o princip klasického zálohování dat kdy se na disketu nahraje vždy všechno od počátku roku a při obnově je vše od počátku roku přehráto. Připravovat a exportovat lze samozřejmě i účetnictví a přenášet data v jakémkoliv režimu. Vždy tak jak dovoluje tabulka vstupních údajů za jeden kalendářní den.

5.3.11. Import datové dávky Import datové dávky slouží k natažení předem připravené diskety Exportem do PC. Vstupní údaje jsou bez možnosti kontroly obsluhy automaticky přihrány do PC. Exporty a Importy úspěšně využívá naše firma ve spolupráci s některými zákazníky kterým je vedeno účetnictví. Ti zodpovědnější si tak část svých dat připravují sami. 5.4. Konfigurace - zrychlené volání klávesou F4 5.4.1. Parametry Velmi důležitým místem v programu je právě konfigurační tabulka Nastavení parametrů přístupná z hlavního menu programu. Podrobný popis jednotlivých dialogových okýnek jsme si prostudovali již v dřívější kapitole Spuštění programu. Při běžné práci s programem tabulku využíváme především k volbě měsíce zdanitelného plnění (v tabulce dialogové okénko Měsíc) a dále k přepínání z firmy na firmu (ke zpracování dat - dialogové okýnko Firma). 5.4.2. Přístupová práva V programu lze pomocí hesel zajistit víceúrovňový přístup do programu pro různé osoby, pro každou z nich zvlášť. Můžeme tak zamezit vstupu neoprávněných osob do programu. Po první instalaci je vždy program bez hesla a vše je zpřístupněno, včetně editoru přístupových práv k dalším konfiguracím. Prosvětleným kurzorem si najedeme na nabídku Přístupová práva a stiskneme klávesu Enter. Program si vyžádá již zmíněné kontrolní heslo Supervisora (Administrátora) ke vstupu – bez hesla. Na displeji je objeví tabulka editoru k zadávání přístupových práv. Pozorně si prostudujeme především spodní legendu nápovědy, jak a kterou agendu definovat. Teprve pak přistoupíme k vlastnímu úpravě editoru. 28



Nové řádky v tabulce přidáme klávesou F4, nepotřebné zrušíme klávesou F8. Do prvního dialogového okýnka kontrolně vepíšeme např. jméno obsluhující osoby. Zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás zároveň přesune do dalšího sloupce k zápisu hesla. Opakovaný stisk klávesy Enter opět zápis ukončí a přesune kurzor do dalších sloupků k zadání přístupových kódů. POZOR na sloupek E ! Znaménko " - " , nebo zcela prázdné políčko zamezí pozdějšímu přístupu do tabulky Přístupových práv. Pozor i na prázdný řádek v tabulce, takový raději zrušíme přes klávesy F8, mohl by nám činit potíže při vstupování do programu a do jednotlivých agend.

Klávesou Esc práci ukončíme a tím uložíme přístupové konfigurace na pevný disk počítače. Přístupová práva hrají nemalou roli především u síťového využívání programu pro vstupování různých osob do různých agend. Jedná se o závažnou problematiku, kde zodpovědnost za zpracovávaná data v síti zpravidla leží na správci sítě (nebo hlavní účetní). Ten (ta) jediný(á) by měl(a) znát hlavní vstupní heslo umožňující neomezený přístup ke všem funkcím v programu. Ostatní účastníci sítě pak mohou být v přístupu do programu různě omezeni. U síťového používání programu je program nainstalován samostatně na každé stanici v síti zvlášť. Data z jednotlivých stanic jsou namapovanou sítí směrována a ukládána na jednom počítači - serveru. Princip přístupů je pak ten, že jednotliví účastníci sítě na svých stanicích znají vždy jen své přístupové heslo do programu určené Supervisorem , Administrátorem (správcem sítě, hlavní účetní). Heslo zapíší do tabulky na displej již při vstupování do programu. Program provede kontrolu hesla s tabulkou přístupových práv a nastaví se na příslušný přístupový režim. Pokud vstoupíme do nepovolené agendy, budeme na tuto skutečnost upozorněni chybovým hlášením a program nedovolí práci v takovémto modulu. V praxi to znamená, že např. šéf má přístup ke všem agendám, ale jen k jejich prohlížení, jiná stanice v síti má povolenou jen veškerou práci např. ve skladech, adresáři, může fakturovat apod. Ostatní moduly zůstanou nepřístupné. Hlavní účetní na hlavní stanici má pak plný rozsah přístupu ke všem agendám a zodpovídá za kompletní účetnictví ve firmě. V případech kdy nepotřebujeme přístup do programu nijak omezovat lze vsup učinit i bez hesla. V editoru přístupových práv necháme sloupek HESLO prázdný. Pokud se v heslech jakkoliv zasukujeme, musíme přeinstalovat celý programu včetně přepsání konfiguračních souborů. Přístup do programu se vrátí zpět do základního nastavení! Bude zpřístupněn bez hesla. 5.4.3. Adresa a data firmy - uživatele programu Pod touto nabídkou je uložena karta s adresou uživatele programu. Vyplnění je velmi důležité pro plnou funkci programu do záhlaví tisků, pro sestavování hromadného příkazu k úhradě, ve fakturaci, odbytu apod. Kartu si zavoláme najetím prosvětleného kurzoru na pozici Adresa a data firmy a stiskneme klávesu Enter. Číslo karty v tomto případě nevyplňujeme. V žádném případě nesmíme vynechat malé dialogové okénko Typ firmy. Zde je vždy uveden kód specifikující typ zpracovávané firmy: V - Výdělečné organizace O - Příspěvkové a rozpočtové organizace Klávesou Esc vyvoláme spodní rozhodovací menu a prosvětleným kurzorem potvrdíme Adresu zařadit. 5.4.4. Interní parametry Slouží pro tři praktická nastavení hodnot v programu společně se dvěma speciálními pro DIR u OS DOS. a) Jedná se o nastavení procentuálních hodnot - konstant pro DPH 22% a 5%. V případě, že se nám změní příslušné zákony jde o praktickou pomůcku. b) Ve třetím řádku si můžeme nastavit hlavní zúčtovací středisko, které se nám pak bude vždy automaticky nabízet při každém účtování v programu (v účtovacích předpisech apod., po instalaci programu vždy 01). c) Speciální příkazy DIR jsou důležité pro funkčnost klíčů F1 jako nápovědy dále v programu. Necháme je nastaveny tak, jak jsou. V případě, že dojde k náhodnému vymazání hodnot, do tabulky je zpětně doplníme dle obrázku Interních parametrů z této příručky.

HL-INTER

5.5. Číselníky - zrychlené volání klávesou F5 5.5.1. Střediska Číselník středisek slouží k zavedení všech středisek, která budeme účetně sledovat. V případě potřeby si je pak můžeme za pomoci klávesy F1 na příslušných pozicích vyvolávat. Práce s vlastním definováním středisek do číselníku je velmi jednoduchá. Řádkovým kurzorem si najedeme na Střediska a stiskneme klávesu Enter. Do prvního dialogového okýnka vepíšeme číslo střediska. Zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás zároveň přesune do dalšího sloupce k zápisu názvu střediska. Další stisk Enter celý zápis ukončí a nabídne nám rozhodovací menu pro zařazení právě vyplněného řádku do číselníku, na konkrétní pozici. POZOR! V programu nesmí být použito středisko 0 nebo 00, nebo prázdný řádek! Střediska by měla být uvedena chronologicky, za sebou od 01 do 99. Pokud máme např.střediska dvě pod čísly např. 1, 22, 41 a 55 stojí zato číslování řádně promyslet a především zjednodušit na 01, 02, 03, 04, …. apod.! 29



5.5.2. Zakázky Číselník zakázek slouží pouze jako informativní seznam sledovaných zakázek. Jednotlivé zakázky si sem postupně zavedeme. Práce s vlastním definováním je velmi jednoduchá a shodná se sestavováním číselníku středisek. 5.5.3. Běžné účty Číselník účtů slouží k zavedení čísel a názvů všech běžných účtů, které máme v bankách a se kterými budeme v programu pracovat. Práce s definováním je opět velmi jednoduchá, stejně tak jako v předchozích případech číselníku středisek, nebo zakázek.

HL-RAD1

5.5.4. Závody pobočky Program umožňuje vedení účetnictví jedné firmy i na odloučených pracovištích - závodech. Na každém závodě je nainstalován tento účetní program. Mohou zde samostatně pracovat účetní a zpracovávat jednotlivé doklady svého závodu. (Např. datová struktura pro rok 2000, firmy DEMO100 - jako závod 1 prodejna v Přerově, dále DEMO200 - jako závod 2 v Olomouci kantýna a DEMO00 - jako nadřazená účetní jednotka - hlavní firma v Přerově slučující všechny činnosti. HL-INPO

V datové struktuře hlavní firmy, v našem příkladě DEMO00, pro rok 2000 se nikdy neúčtuje!

Teprve po ukončení zdanitelného měsíce se data jednotlivých závodů přenesou, na disketě, po Internetu (jako zálohy dat), do jednoho počítače ke zpracování společného DPH a společného peněžního deníku. Všechny tři firmy musíme mít společně založeny v jednom počítači. DEMO100 - závod 1 Přerov, DEMO200 - závod 2 Olomouc, DEMO00 - nadřazená účetní jednotka, ve které neúčtujeme. V hlavní firmě spustíme import dat ze závodů. Program provede import dat, kdy z poboček sloučí pouze záznamy daňové a účetní deníky. Ostatní evidence neslučuje - evidence faktur, pokladních dokladů aj. zůstávají na závodech. Nyní je hlavní firma připravena k již zmíněné společné uzávěrce DPH, a klasické uzávěrce peněžního deníku. Import dat lze po případných opravách na jednotlivých závodech kdykoliv opakovat. Pozor však na odevzdané DPH ! 5.5.5. Chyby-informace, Chyby-vysvětlivky Program NOVA01, podvojné účetnictví patří mezi ty složitější a během provozu se mohou vyskytnout různé chyby. Tyto chyby jsou automaticky zaznamenávány do samostatného souboru v programu a my si je můžeme pod pozicí Chyby-informace kdykoliv vyvolat, stiskem kláves Alt+T vytisknout a pak se kontaktovat s firmou EM.ZET. Praktický význam má tato agenda především při ztrátě provozuschopnosti programu, nebo při odlaďování některých speciálních úprav v programu programátorem. V případě, že máme s počítačem větší zkušenosti, můžeme najít určitá vysvětlení pod pozicí Chyby-vysvětlivky a nedostatky odstranit sami. Především chybu č. 61 - Plný disk, 27 - Tiskárna bez papíru, apod. 5.5.6. Obslužné programy Číselník obslužných programů slouží k zadání spouštěcích příkazů doplňkových programů, které budeme požadovat spustit přímo z programu účetnictví, nebo si zavádíme spouštěcí příkazy některých externích nadstandardních programů (např. transformační program uzávěrek pro word tra-word.exe aj.). Mohou to být také některé vlastních bat soubory. Zpravidla je však obslužných programů využíváno při upgrade programu k provedení případné transformace dat do nové verze programu. Spouštěcí příkaz je dodáván s novou instalací programu. Jinak si do prvního dialogového okýnka, vepíšeme název programu. Stisk klávesy Enter zápis ukončí a zároveň nás přesune do druhého sloupce k přesnému zápisu přístupové cesty spouštěcího příkazu. Další stisk Enter celý zápis ukončí. 30

HL-OBSL



U systému WINDOWS 95/98/2000/NT nemají obslužné programy většího praktického využití. Spouštění obslužných programů provádíme v nabídce Hlavním menu, Servis. 5.5.7. Pokladna text PoP, PoV, popis obsahu faktur Praktické číselníky pro zavedení opakujících se textů. Jejich využitím si urychlíme práci při pořizování dokladů a psaní popisu textů z jejich obsahu. Zajistíme si tak stále stejnou formulaci pro další možné využití jako jsou filtry, sorting apod. - popis příjmu a výdaje pro modul Pokladna - popis obsahu pro faktury při jejich zápisu v modulu Závazky pohledávky

5.6. Info - zrychlené volání klávesou F6 Doplňková informace v Hlavním menu programu, o výrobci ekonomického programu, kontaktních telefonních číslech a adrese. Dále jsou zde informace o držiteli licence, datumu distribuce programu a veškeré informace o verzi programu. 5.6.1. Horké klávesy Dvě pomocné tabulky, které nás zkráceně informují o většině funkčních klávesách k obsluze programu. Jinak také nazývané jako Horké klávesy. Tabulky umožňují rychlý náhled jak a k čemu funkce použít. 5.7. Konec - zrychlené volání klávesou F7 Pokud má program ve svém menu uvedenu nabídku KONEC je nutné tohoto bodu využívat k řádnému ukončení programu. Nestačí jen vypnout počítač a jít domů. Volbou konec se provádí několik důležitých ukončovacích operací v programu.

31



6. ADRESÁŘ Adresář je programový modul podvojného účetnictví sloužící k zavedení adres obchodních partnerů. Jde o jakýsi elektronický diář řady důležitých informací ke každé adrese. Informace jsou v programu dále využívány, k práci v ostatních modulech. Například při zápisu adresy dodavatelů, nebo odběratelů do evidencí v pokladně, do knih závazků a pohledávek, ve skladech, při sestavování hromadných příkazů k úhradě programem, v evidenci DPH. Adresář lze velmi dobře využít i k osobní potřebě. Vždy máme možnost použít rychlého vyhledání požadované adresy či jiného údaje a dále s nimi jakkoliv pracovat. Adresy můžeme opravovat, doplňovat, třídit, případně provádět skupinový výběr pomocí číselného kódu. Adresář spustíme najetím prosvětleného kurzoru na nabídku modulu ADRESÁŘ a potvrzením klávesou Enter. Můžeme použít i tzv. horkou klávesou, prosvětlené písmeno A v nápise. Na obrazovce se otevře nové menu k další práci.

POKLADNA


ZAKÁZKY

A D R E S ÁŘ

ODBYT

6.1. Nová adresa - zrychlené volání klávesou F1 Každou novou adresu si do programu zapíšeme přes nabídku Nová adresa. Zapsané údaje v jednotlivých dialogových okýnkách potvrzujeme stiskem klávesy Enter. AD-KARTA

Zkrácený název firmy první důležitá kolonka na kartě, do které si zkráceně zapíšeme název firmy popř. se sídlem (město, obec) k přehlednější identifikaci. Vnitřní komunikace programu s adresářem probíhá právě přes tento zkrácený název firmy. Pro plné využití programu musí být okénko vyplněno! Např. oficiální název firmy zní: Zuzana Baránková EM.ZET, účetní a daňová kancelář Zkrácený název: EMZET Přerov Info prostor pro poznámky, nebo informace o našem obchodním partnerovy, které se budou vždy nabízet jako operativní upozornění, při zavolání adresy do záhlaví vystavovaného dokladu - faktury, prodejky apod. V modulu Odbyt, nebo Fakturace a Kasa. Pro další ještě podrobnější popis našeho obchodního partnera můžeme využít další nabídky Info, které najdeme v kartě, ve spodním rozhodovacím menu. Toto podrobnější Info je přístupné až po zadání a uložení základních informací na kartě a vyvolané z Prohlížení (evidenčního seznamu) adres. Stejně tak je přístupný i celý systém individuálních slev. Cenová úroveň – uvedeme číslo cenové úrovně 1 až 5 v návaznosti na skladové hospodářství v modulu Odbyt a předem stanovené cenové úrovně prodejních cen na jednotlivých skladových kartách. Tento zavedený údaj má návaznost pouze na modulu Odbyt, Expedice při vystavování dokladů – faktury, prodejky apod. Zavedením čísla volíme konkrétní cenovou úroveň zboží, cenu kterou fakturujeme svému obchodnímu partnerovy. Při prodeji lze tyto předem zvolené cenové úrovně operativně dodatečně dalšími způsoby měnit. Cenové úrovně nejsou propojeny do zjednodušeného systému modulu Fakturace. 32



Více bankovních účtů - v praxi se můžeme setkat s jednou adresou našeho obchodního partnera, ke které se vztahuje více bankovních účtů, případně několik bank. Pro každý takový případ si musíme v adresáři zavést novou samostatnou kartu. Samozřejmě si takto vytvořené adresy nějak vhodně poznačíme z důvodu snazší orientace. Stačí ve zkráceném názvu firmy uvést např. pořadovou číslici, nebo koncové číslo bankovního účtu apod. Složitější situace nastane v okamžiku vyplňování pravé strany karty, kdy budeme chtít adresu kódovat pro skupinový výběr, a proto si o vytvoření kódů pohovoříme podrobněji v pozdější kapitole. V podstatě však, ale kódování ztratilo svůj původní význam a je od 02/96 nahrazeno účinnějšími funkcemi - filtrováním. Práci s kartou kdykoliv ukončíme klávesou Esc a v rozhodovacím menu vybereme požadovaný úkon. 6.2. Prohlížení - zrychlené volání klávesou F2 Slouží k prohlížení a další práci se zavedenými adresami. Šipky v pravém horním rohu >>> naznačují možnost nahlédnout i za pravý okraj displeje a pohybovat se tak při prohlížení i stranově. Veškeré pohyby prohlížení zajistíme kurzorovými klávesami. Při prohlížení adres můžeme využít některých obecných funkcí programu. Ve spodní části displeje najdeme část nápovědy. Detailní popis je uveden v kapitole Obecné funkce v programu.

AD-EVID

F7 - Vyhledávání, vyhledání požadované adresy. Také lze vyhledat globálně Alt+F7, nebo postupně klávesami Alt+H. Alt+S - Sortování, přeskládání adres např. podle abecedy. Upravenou evidenci si pak můžeme trvale uložit na disk počítače. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence i několikrát za sebou. Alt+F - Pozitivní filtrování, např. vytažení všech adres jednoho města při aplikaci ve sloupci město (k vidění bude zkrácený výpis adres zvoleného města) apod. Negativní filtrování použité např. ve sloupci město odstraní adresy zvoleného města. Adresy budou ve výpise scházet. Alt+T - Tisk, především operativní tisk klasického seznamu prohlížených adres. Za pomoci parametrů Nastavení tisku lze volit různé sloupce do tiskové sestavy tak, aby se vešly na papír formátu A4. Po volbě Alt+T volíme standardní tisk (klasický seznam), nebo speciální tisk - systém štítků, nebo obálek. Parametry pro tento speciální režim si nastavujeme v modulu Adresář, nabídka Tisky. Enter - Editace, opravy. Najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na adresu a stiskneme klávesu Enter. Na displej vyvoláme kartu k další práci. Esc - Ukončení prohlížení evidence adres, ukončení modulu Adresáře. Za zmínku stojí ještě dvě nové funkce v adresáři. Jde o možnost natypovat systém slev pro prodej zboží v modulu Odbyt, Expedice a rozšířené informace o obchodním partnerovy. 6.2.1. Info Toto samostatně nabízené Info pod kartou adresy je další, prakticky neomezený prostor pro jakékoliv textové informace. Klávesou F4 lze přidávat nové řádky. F8 nepotřebné řádky v infu mazat apod. 6.2.2. Slevy Moderní, významná funkce v programu napojená na modul Odbyt, Expedice (prodej, fakturace) a na skladové karty. Dovoluje obsluze fakturovat i ty nejsložitější individuální slevy pro vybrané skladové položky s vyloučením omylu. Celý systém si musíme předem pečlivě promyslet, nadefinovat a pak využívat. Po najetí slev u karty se nám objeví tabulka k definování poměrně složitého systému slev. Slevy mohou být: Slevy - cenové úrovně 1 až 5 ve sloupci P Slevy - u všech položek bez rozdílu v konkrétním skladě sloupce TS - určení skladu a Sleva% - zadání konkrétní slevy v % Slevy – individuální slevy pro různé položky i v různých skladech, sloupce Karta - určení konkrétní položky, 33

AD-SLEV



TS - určení skladu a Sleva% - zadání konkrétní slevy v %

Slevy vždy uvádíme se znamínkem mínus! Pokud ponecháme hodnotu ve sloupci Sleva% v kladné hodnotě, půjde o přirážku!

6.3. Kódy - zrychlené volání klávesou F3 Kódy byly v programu zachovány pro dlouhodobější uživatele. V současné době jsou nahrazeny novým modernějším a pohodlnějším způsobem za pomoci filtrů! K již zapsaným adresám můžeme kdykoliv, i později, přiřadit číselné kódy a s jejich pomocí určité adresy vyvolávat - tzv. multivariabilně třídit. Po použití funkce Výběr kódů v menu adresáře dojde k výběru skupiny adres, které splňují zadané číselné kódy. Každá adresa může mít zadáno až deset základních skupin 01-10. Deset různých kritérií, podle nichž budou adresy vybírány a každá základní skupina pak může mít až 99 podskupin - dalších bližších kritérií pro výběr. Pro názornost si uvedeme příklad, jak adresy zakódovat. V horním menu adresáře zvolíme Kódy. Skupiny si při zadávání kódů definujeme jako první. Na displeji se zobrazí tabulka Skupin. Na prvním řádku vepíšeme pořadové číslo a první požadované kritérium výběru adres, např. STÁT. Na dalším řádku postup opakujeme pro další parametr. Podskupiny definují další, detailnější parametr k specifikaci hledaných adres. Po stisku klávesy Enter se objeví vyplněná tabulka Skupin, kde vybereme řádek (v našem příkladě první - STÁT). Odsouhlasíme klávesou Enter a v další tabulce Podskupiny stejným způsobem - vepíšeme např. 01 ČESKO, na další řádek 02 SLOVENSKO, na další 03 NĚMECKO, 04 RAKOUSKO, 05 FRANCIE, apod. Pokud bude třeba, až po řádek 99. Základní nabídkou programu je 15 řádků podskupin. Nové řádky do 99 si vytvoříme sami klávesou F4, přebytečné zrušíme klávesou F8. Tím máme zadány kritéria pro multivariabilní třídění - skupinový výběr adres. Kódy můžeme kdykoliv editovat - změnit, přepsat, nebo v dlouhém seznamu podskupin rychle vyhledávat klávesou F7. Potom čísla těchto vytvořených kódů vepíšeme do vlastních karet. Při zápisu kódů můžeme použít jako nápovědy klávesu F1. 6.4. Výběr kódů - zrychlené volání klávesou F4 Odstartujeme-li Výběr kódů, na displeji se objeví tabulka pro doplnění předem definovaných kódů. Po zadání požadavků může dojít k selektivnímu dohledání skupiny adres. Pro zjednodušení a zrychlení výběru kódů použijeme nápovědu klávesu F1. Po sestavení kódové kombinace stiskneme klávesu Esc a ze spodního rozhodovacího menu vybereme nabídku Vyhledat.. Program prohledá celý seznam adres a sestaví nám novou evidenci, kde budou vypsány jen ty adresy, které splnily zadané podmínky vyhledání. Například všechny adresy s kódem České republiky (v našem příkladě ČESKO). Velmi účinně můžeme vyhledávat nejen podle jednoho, ale i podle více libovolně zkombinovaných kódů. K prvnímu přidáváme další a další kódy (v našem příkladě VOLNĚ SYPANÝ MATERIÁL). Výběr bude podrobnější a na displeji se objeví adresy splňují oba, nebo i více parametrů současně. Vybrané adresy lze vytisknout příkazem Alt+T (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu T, potom můžeme obě uvolnit). 6.5. Tisky - zrychlené volání klávesou F5 Tisky slouží k nastavení parametrů pro tisk adres technikou štítků, nebo obálek. Hodnoty v tabulce si nastavíme empiricky metodou pokus omyl. (Individuální dle použité tiskárny) Obrázek napovídá základní nastavení pro tiskárny EPSON.

AD-TISK

6.6. Firma - zrychlené volání klávesou F6 Místo, pod kterým je uložena adresa držitele programu. Karta je stejná jako již dříve popsaná Adresa a data firmy v Parametrech v Hlavním menu programu. Vyplnění je důležité pro záhlaví tisků, pro sestavování hromadného příkazu k úhradě, do modulu Odbytu, Expedice k fakturaci, apod. V žádném případě nesmíme vynechat malé dialogové okénko Typ firmy. Zde je uveden zvláštní kód specifikující typ zpracovávané firmy: V - Výdělečné organizace O - Příspěvkové a rozpočtové organizace Klávesou Esc vyvoláme spodní rozhodovací menu a potvrdíme uložení adresy. 6.7. Moduly - zrychlené volání klávesou F7 Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut zrychlený přesun do některého z uvedených modulů k další práci. Provádíme klávesou Enter.

34



7. MAJETEK Modul majetku umožňuje vedení hmotného investičního majetku a nahrazuje tak ručně vedenou inventární knihu nebo inventární karty. Umožňuje úplně automatizovat odepisování HIM do majetkového účetního deníku (MUD) na konci zdaňovacího období. Automatické odepisování provede výpočet podle zvolených kritérií platných pro odpis. V programu můžeme samostatně sledovat hmotný investiční majetek HIM, drobný hmotný investiční majetek DHIM a majetek tzv. evidenční DHIME, který není zařazen v předcházejících dvou kategoriích. (Jedná se většinou o hmotný majetek menšího významu a nižší ceny, pro který vedeme jen tzv. operativní evidenci.) Práce s modulem je maximálně přehledná a jednoduchá.

MAJETEK

MUD

UZÁVĚRKY

ÚČETNÍ OSNOVA

7.1. Nová karta - zrychlené volání klávesou F1 Nová karta slouží k pořízení nových položek do evidence. Prosvětleným řádkovým kurzorem si najedeme na nabídku Nová karta a vybereme požadovaný HIM, DHIM, nebo DHIME. 7.1.1. Hmotný investiční majetek Na obrazovce se objeví prázdná inventární karta HIM. Program vygeneruje nové inventární číslo, odvozené od předcházející karty. První dvojčíslí tvoří rok pořízení - program přitom vychází z nastaveného ročního období v tabulce Konfigurace, Nastavení parametrů programu. Číslo si pak můžeme dle potřeby sami jakkoliv upravit – což nedoporučujeme. Individuální tvorba čísla je možná pouze při prvním vyplňování karty, před uložením. Pozdější opravy inventárních čísel na kartě nebudou programem umožněny pro další následnou provázanost agend apod. Kartu vyplňujeme podle jednotlivých dialogových okýnek. - údaje o pořizovací ceně - odpisový režim zpravidla D u měsíčních účetních odpisů uvádíme procento odpisů platné pro požadovaný rok - kontace MD/D/stř. - oprávky celkem - zůstatková cena - odpisová skupina - způsob a rok odpisů - odpisy celkem - zůstatková cena Další údaje na kartě jsou doplňkové. Jejich doplnění doporučujeme! Např. datum pořízení, či uvedení do provozu, doklad číslo faktury nebo pokladní doklad , který se vztahuje k nákupu, účet - číslo účtu, na který účtujeme pořízení majetku, obvykle 022, 028 apod. 7.1.1.1. Vyplňování parametrů odpisů % odpisů - u odpisů jednou za rok – daňových nevyplňujeme. U odpisů měsíčních, účetních uvádíme procento odpisů platné pro požadovaný rok. Odpisový režim D = daňové odpisy jednou za rok, nebo odpisy účetní, které se daňovým rovnají a provádí se jednou za rok M = měsíční odpisy uvádíme procento odpisů platné pro požadovaný rok R = roční odpisy Tím zabezpečíme, že program správně vypočítá odpisy podle nastavených parametrů pro zvolený rok dle číselníku daňových odpisů. Kontace uvedeme účetní souvztažnost MáDáti a Dal pro automatické zaúčtování odpisů do MUD majetkového účetního deníku. Na stranu Má Dáti zadáme účet odpisů (dle osnovy zpravidla 551 1). Na stranu Dal uvedeme opravný účet (např. 082). (Zápis např. 551 1/082) Do posledního malého okýnka vepíšeme číslo střediska. Oprávky celkem - u nového majetku bude 0. U majetku již odpisovaného je to součet všech dosavadních odpisů za předcházející roky. 35



Zůstatková cena - u nového majetku bude zůstatková cena rovna ceně pořizovací. U majetku již odepisovaného bude představovat částku, kterou zbývá ještě odepsat. Zůstatkovou cenu doplníme jak v levé části tabulky, tak i v části pravé. Odpisová skupina - vypíšeme podle zařazení daného majetku do odpisové skupiny podle zákona o dani z příjmů. Jde o skupinu 1 - 5. Pokud napíšeme 6, program provede 100% odpis zůstatkové ceny. Způsob a rok odpisů - vypíšeme podle zvoleného způsobu odepisování. R - znamená rovnoměrný odpis, Z - znamená zrychlený odpis. Rok odpisů označíme číslem vyjadřujícím, ve kterém roce odepisování se nacházíme. U nového majetku to bude 1 - tedy první rok odepisování. Odpisy celkem - vypíšeme stejné číslo jako v dialogovém okýnku oprávky celkem. § 34 - 10 % - je nepovinný údaj, slouží pouze pro evidenci 10% odpočtu ze vstupní ceny u nově pořízeného majetku. HIM-KART

7.1.1.2. Technické zhodnocení Nyní si popíšeme vyplňování parametrů při technickém zhodnocení. Pokud máme u HIM technické zhodnocení ještě v roce pořízení, nejde o technické zhodnocení a částku přičteme do políčka k pořizovací ceně. Pokud máme technické zhodnocení v dalších letech, zapíšeme údaje do řádku Technické zhodnocení, dále jej přičteme k zůstatkové ceně a u zrychleného odepisování současně upravíme rok odepisování znovu na číslo 1. U rovnoměrného odepisování není potřeba nic měnit, program začne sám brát v úvahu jiné % odpisů pro technické zhodnocení. Při dalším technickém zhodnocení postupujeme stejně, přičemž nové technické zhodnocení vždy přičteme k dosavadnímu. Při zadávání finančních hodnot do parametrů platí vztah: Oprávky celkem + Zůstatková cena = Pořizovací cena + Tech.zhodnocení V případě nesprávného zápisu jsme upozorněni chybovým hlášením a program nedovolí zavedení takovéto karty do evidence. Po ukončení zadávání údajů na kartě stiskneme klávesu Esc a z rozhodovacího menu ve spodní části vybereme úkon - Kartu zařadit a potvrdíme klávesou Enter. 7.1.2. Drobný hmotný investiční majetek Slouží pouze k evidenci pořízeného drobného hmotného investičního majetku DHIM, který je v podvojném účetnictví součástí zásob, protože nesplňuje kritéria pro zařazení do HIM. Po spuštění se na displeji objeví nová inventární karta s nabídnutým pořadovým číslem. které můžeme jakkoliv upravit. Tvorba vlastního inventárního čísla je možná pouze u prvotního pořizování karty. Pozdější oprava není dovolena. Obsah dialogových okýnek je podobný jako u HIM. (Př. podobně jako u HIM napíšeme do okýnka účet číslo účtu, které se vztahuje k pořízení DHIM. Obvykle to bývá účet, např. 501 3, který si v účetní osnově nadefinujeme) 7.1.3. Evidenční drobný hmotný investiční majetek Slouží pouze k evidenci pořízeného drobného hmotného investičního majetku evidenční DHIM, protože nesplňuje kritéria pro zařazení do HIM. Jedná se většinou o majetek menšího významu a nižší ceny, pro který vedeme jen tzv. operativní evidenci. 7.2. Prohlížení - zrychlené volání klávesou F2 Umožňuje prohlížení zavedených karet HIM, DHIM a DHIME. Pokud si v prohlížené evidenci najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na konkrétní položku a stiskneme klávesu Enter, vyvoláme si tak konkrétní kartu na displej. Tu je možné dodatečně doplňovat, opravovat apod. U HIM lze v prohlížení spustit individuální manuální daňový odpis do klasického peněžního deníku. (Jiný, hromadný automatický způsob odepisování veškerého zadaného majetku do klasického peněžního deníku, si popíšeme později). Ve spodní části evidence najdeme nápovědy: 36



F5 - provede operativní vyhodnocení prohlížené evidence majetku. Dostaneme informaci o pořizovacích cenách, odpisech a zůstatkových cenách formou tabulky. F7 - rychlé vyhledání požadované informace ve zvoleném sloupci, nebo hledání globální ALT+F7 bez ohledu na umístění hledané informace . Alt+F5 - přepočtová funkce, kterou ocení všechny firmy potýkající se s evidencí většího počtu kusů stejného druhu majetku - např. židle, stoly apod. Při prohlížení drobného, nebo evidenčního majetku si můžeme spustit přepočet evidovaných kusů na jedné kartě a pořizovací ceny kombinací kláves Alt+F5. Prohlížená evidence se rozšíří o jeden nový sloupec Cena DHIM s vynásobenou pořizovací cenou. Alt+S - funkce dočasného abecedního, nebo číselného přetřídění evidence Alt+F - praktická funkce k vyfiltrování údajů dle požadovaného parametru, nebo k odfiltrování – dočasné odstranění požadovaných údajů Enter - aktivace řádku pro zápis změn editace, opravy Esc - ukončení prohlížené evidence a návrat do menu Majetku 7.3. Výpis odpisů - zrychlené volání klávesou F3 Jednotlivě - prohlížení odpisů podle jednotlivých karet HIM, tak jak následovaly chronologicky za sebou od začátku odepisování. Všechny odepisované roky. Vidět jsou i informace o výši odpisů k danému inventárnímu číslu, informace o zůstatkové ceně, datumu odpisu a způsobu odpisu. Automaticky, nebo manuálně – odpis provedený přímo z prohlížené karty HIM. Kompletně - prohlížení odpisů formou soupisu odpisů ze HIM všech karet.

HIM-EVID

7.4. Odepisování - zrychlené volání klávesou F4 7.4.1. Daňové a účetní odpisy Daňové, nebo účetní odpisy zajistí hromadný a automatický výpočet odpisů u všech zavedených karet HIM a jejich zápis do hlavního účetního deníku (HUD). Podmínkou je řádné vyplnění všech údajů na kartě. Spuštění daňových odpisů provedeme tak, že si prosvětleným řádkovým kurzorem najedeme na Daňové odpisy a stiskneme klávesu Enter. Na displeji se objeví tabulka s výzvou, ke kterému dni odpisy provádíme (zpravidla uvádíme k 31.12.XX.) a novým stisknutím klávesy Enter datum potvrdíme. Program postupně nabízí jednotlivé karty a my klávesou Enter stvrzujeme vykonání odpisu. Program provádí kontrolu datumu posledního provedeného odpisu, přičemž nedovolí vykonat nesprávný odpis. Tzv. přeskočení odpisové chronologie. Hlídá časovou posloupnost odpisů a nemůže dojít k odpisům na přeskáčku. U účetních odpisů měsíčních, nebo ročních postupujeme obdobně. 7.4.2. Parametry odpisů Zrychlené i rovnoměrné odpisy mají podle zákona o dani HIM-PARA z příjmů přesně definované parametry pro výpočet. U rovnoměrných odpisů jsou to % pro jednotlivé skupiny majetku v prvním roce odepisování a v dalších letech a % pro zvýšenou cenu při technickém zhodnocení, u zrychlených odpisů jsou to místo % koeficienty. Tabulky parametrů obsahují zmíněné konstanty, které odpovídají hodnotám současného znění zákona o dani z příjmů. V případě úpravy těchto parametrů v zákoně je tabulka přístupná k editaci (klávesou Enter) a hodnoty je možno aktualizovat (ručním přepsáním). Tyto tabulky parametrů využívá program při výpočtu odpisů. První sloupec slouží pro skupinu majetku, kterých je celkem pět. Skupina č. 6 má nadefinované takové hodnoty, které zabezpečí výpočet 100% odpisu zůstatkové ceny majetku v kterékoliv skupině. Druhý sloupec obsahuje parametry pro první rok odepisování, třetí sloupec parametry v dalších letech odepisován a čtvrtý sloupec parametry pro zvýšenou vstupní cenu s technickým zhodnocením. 7.4.3. Simulace odpisů Nabídka umožňuje vytvořit vzorový odpis jakéhokoliv majetku, což nám může být pomůckou při volbě způsobu odepisování. Tento vzorový odpis je jen ukázkou, nikde v účetnictví se nepromítne. V tabulce, která se nám po simulaci objeví, máme znázorněny odpisy rovnoměrné i zrychlené v jednotlivých letech, odpisy v kumulativních součtech a vyčíslený vzájemný rozdíl mezi oběma způsoby odepisování v průběhu celé doby odepisování. 7.4.4. Provizorní odpisy - Plnohodnotné odpisy Volba mezi Provizorními odpisy a Plnohodnotnými odpisy slouží jako pomůcka pro celoroční práci účetních, kteří chtějí majetek provizorně odepisovat do účetnictví a provizorně účetně sledovat. Provizorní odpisy provedou záznam do účetní knihy MUD, na kartě se měsíční odpis nezaznamenává. 37



Plnohodnotné odpisy provedou záznam do účetní knihy MUD a zároveň plnohodnotný odpis částek i na majetkové kartě. POZOR - před plnohodnotnými odpisy musíme nejprve ručně zrušit (klávesa F8) všechny provizorní účetní zápisy v MUD a přes funkci Test - Komplet+Zůstatky zrestaurovat nové správné zůstatky v účetní osnově. Provizorní odpisy se zpravidla spouští jen jako odpisy účetní po měsících. Plnohodnotné odpisy se spouští jak účetně po měsících, nebo ročně, tak i daňově ročně. Dále musíme mít na paměti i to, že pokud budeme jakkoliv systému měsíčních odpisů využívat, musíme na kartě v dialogovém okýnku % ročních odpisů zavést příslušné hodnoty v % a v dialogovém okýnku Odpisový režim zavést označení režimu M - měsíční. U provizorních je roční odpisový režim R nelogický. 7.5. Účetnictví - zrychlené volání klávesou F5 Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici se zrychleně přesuneme do modulu majetkového účetního deníku MUD k další práci. Tak jak již bylo v této příručce uvedeno, je účtování v programu PU NOVA01 rozděleno do třech účetních deníků (HUD. SUD a MUD). Důvodem je maximální přehlednost a rychlost zpracování jednotlivých skupin dat (faktury, pokladny a banka zvlášť, sklady a skladové pohyby zvlášť a majetek a mzdy zvlášť). Ovládání a funkce jsou shodné jako u hlavního finančního deníku HUD, viz kapitola Finanční účetnictví. 7.6. Moduly - zrychlené volání klávesou F6 Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám v menu nabídnut zrychlený přesun do některého z uvedených modulů k další práci. Provádíme klávesou Enter.

38



8. POKLADNA Ke sledování toku finančních prostředků v hotovosti ve firmě použijeme modul Pokladna. Ten umožňuje vést i několik samostatných pokladen, včetně pokladen valutových. Zápis příjmových a výdajových položek do evidence opisujeme z řádně vyplněných blokových pokladních lístků psaných ručně, nebo si pokladní doklady vytiskneme programem. Modul Pokladny najdeme v Hlavním menu programu pod menu Moduly. Na Pokladnu si najedeme prosvětleným kurzorem, nebo použijeme jen horkou klávesu - prosvětlené písmeno "P". Na obrazovce se otevře menu Pokladna pro další práci.

ADRESÁŘ

ODBYT

ČÍSELNÍK POKLADEN

POKLADNA

DPH

ZAKÁZKY

ÚČTUJ

ZÁVAZKY POHLEDÁVKY

HUD

UZÁVĚRKY

SPÁROVÁNÍ datum úhrady zaplacené faktury

8.1. Číselník - zrychlené volání klávesou F5 8.1.1. Číselník pokladen Správné vyplnění číselníku pokladen je důležité pro řádný chod modulu Pokladna. Program odtud čerpá celou řadu důležitých informací - např. pořadová čísla příjmových nebo výdajových dokladů, korunový zůstatek pokladny, informace o čísle účtu pokladny pro automatické předkontace aj. Proto si číselník pokladen řádně prohlédneme a vyplníme jako první! Prosvětleným kurzorem si najedeme na Číselník a potvrdíme klávesou Enter. Na displeji se objeví tabulka pro zápis údajů pro jednotlivé pokladny. Tak jako u všech číselníků v programu klávesa Enter zaktivujeme řádek k jakémukoliv zápisu.

PK-CISEL

Název pokladní knihy – slouží ke slovnímu označení, popř. popisu pokladny. Odpovídající názvy si stanovujeme sami dle potřeby. Maximální počet pokladen je 17 (17 řádků). HK - horká klávesa určuje, který znak - písmeno v názvu pokladny bude prosvíceno žlutě (při nastavení Color 1 v parametrech programu) a bude tak charakterizovat tzv. horkou klávesu k zrychlenému spouštění pokladny. Jde o povinný údaj. Pokud jej neuvedeme program nás nepustí dál. D - určení druhu pokladny: T - tuzemská pokladna (vedená v Kč) Z - zahraniční pokladna, (vedená v Kč, ale na základě přepočtu ze zahraniční měny) Určení typu pokladny patří mezi další povinné údaje. Není vyloučeno používat např. jen tuzemské pokladny, nebo všechny pokladny jako zahraniční. OZN - slovní označení formou zkratky je v číselníku nepovinné. Její zavedení je praktické u většího počtu pokladen a umožňuje přehlednější odlišení všech pokladních dokladů v jednotlivých evidencích v programu (v HUD, v evidencích DPH). Např. u valutových pokladen zavedeme DM pro pokladnu vedenou v markách, ATS pro pokladnu vedenou v šilinkách, E pro pokladnu v Eurech apod.). Pokladní doklady jsou pak charakterizovány tímto zvoleným označením a běžným pořadovým číslem pokladního dokladu. Znaménka operace + značí příjem, - značí výdej. Pokud je sloupec OZN prázdný (např. při používání jen jedné tuzemské pokladny) jsou doklady automaticky programem označovány Pp+ pro příjmy a Pv- pro výdaje. Účet - předkontace pokladny účtů 211 má dvě funkce: 39



a)

Zavedení umožní automatickou předkontaci účtů pokladny v účtovacím předpise (kontační tabulce) při účtování pokladních dokladů. V konečném důsledku to znamená především zjednodušení práce při zaúčtování jednotlivých dokladů. b) Uvedení účtu podmiňuje i další funkci "Párování pokladny". (Funkce párování pokladny je podrobně popsána v příručce v kapitole "Servis - Párování saldokont".) Vyplnění tohoto sloupce v číselníku rozhodně DOPORUČUJEME! Pč.Př. - pořadové číslo posledního evidovaného příjmového dokladu Pč.Vý. - pořadové číslo posledního evidovaného výdajového dokladu - informace o tom, kolik pokladních dokladů je již v pokladně zaevidováno. Na jeho základě program přiděluje následujícímu dokladu následné pořadové číslo. Pozor na správný údaj při opravách a mazání nepotřebných dokladů! Vždy je nutné ručně ošetřit i tento číselný údaj o aktuálním počtu pokladních dokladů. Zůstatek Kč – důležitá informace o aktuálním zůstatku finanční hotovosti v pokladně v korunách, který se odvíjí od zavedených pokladních dokladů. Tento kontrolní zůstatek nedovolí sestavit výdajový pokladní doklad, kterým by se konečný stav pokladny dostal do mínusu. Pokud provedeme nějaké editační úpravy v evidenci pokladny, musíme následně aktualizovat i zůstatek pokladny stejně jako pořadová čísla prezentující počet příjmových, nebo výdajových dokladů. Na rozdíl od počtu příjmových a výdajových dokladů se zůstatek v číselníku obnoví automaticky při zavolání číselníku a jeho otevření na displeji. T - tisk – poslední sloupec můžeme označit znakem „A“, nebo „N“. A - znamená pokyn programu pro automatický tisk pokladních dokladů při jejich zápisu do evidence. N – netisknout pokladní doklady. Závěrem se můžeme ještě zmínit, že pokladní doklady lze tisknout dodatečně při prohlížení pokladní knihy za pomoci klávesy F10. POZOR Pokud provedeme dodatečně nějaké editační úpravy u pořadových čísel dokladů v prohlížení pokladny, musíme následně aktualizovat informace o pořadovém čísle příjmových a výdajových dokladů v číselníku pokladen. 8.1.2. Číselník příjmů a výdejů Při práci s neustále opakujícími se doklady jistě oceníme malou pomůcku, do které si opakující texty příjmových a výdajových dokladů zavedeme. Po instalaci programu je číselník v základním návrhu od dodavatele. Shodný popis dokladu oceníme především při pozdějším prohlížení pokladní knihy a případné filtraci požadované společné informace za určité období (např. PHM, nebo tržba za služby apod.) 8.2. Příjem a Výdej - zrychlené volání klávesou F1 a F2 Nejprve si připomeneme, že program striktně hlídá nastavené datum zdanitelného plnění u zapisovaných dokladů v návaznosti na evidence DPH. Jde o praktické opatření, které nás hlídá při zapisování údajů DPH z dokladu do zdaňovacích období a vylučuje tak riziko omylu. Do vyšších měsíců (oproti nastavenému) nás program pustí s upozorněním, do nižšího nikoliv. Proto si správný měsíc účtování musíme předem stanovit v Hlavním menu programu, Konfigurace, Parametry. V horním menu pokladny zvolíme Příjem nebo Výdej, vybereme pokladnu a potvrdíme Enter. Při vyplňování údajů se přemísťujeme mezi jednotlivými okénky klávesou Enter, pomocí kurzorové Šipky nahoru pak zpět na předcházející políčka, šipkami zajistíme pohyb v řádku políčka. Den zdanitelného plnění zapisujeme ve formátu dd.mm. (např. 1.květen ve tvaru 01.05.). PK-PR

Den zdanitelného plnění - zapisujeme ve formátu dd.mm. (např. 1.květen ve tvaru 01.05.). Platba za - slouží k výstižné poznámce informující při pozdějším prohlížení pokladny (klasického peněžního deníku) o podrobnostech takovéto platby. Pro text opakujících se příjmů a výdejů doporučujeme využít číselník příjmů a výdejů. Ten si předem stanovit a pak jej pomocí klávesy F1 u tohoto dialogového okýnka vyvolávat. Firma - pro plné využití funkcí programu (např. filtrování nebo sortování) je vhodné firmu dodavatele (odběratele) doplnit z adresáře přes klávesu F1 nebo F7. Klávesou F1 vyvoláme celý seznam zavedených adres z modulu Adresáře. Vyhledáme konkrétní adresu a přes Enter doplníme do dialogového okénka. Dosazen bude zkrácený název firmy z karty adresáře. Nejrychlejší způsob dohledání požadované adresy je, když do okýnka vepíšeme jen několik písmen z názvu firmy a stiskneme klávesu F7 (na displeji poznámka 1). Program provede výběr z adresáře a nabídne nám užší seznam adres k výběru. 40



V případě, že se setkáme s adresou novou, kterou ještě nemáme v evidenci, stiskneme klávesu Esc a ze spodního rozhodovacího menu vybereme nabídku Nová adresa. Dočasně jsme přesunuti do modulu Adresáře do nové karty. Do ní zavedeme novou adresu obvyklým způsobem. Po ukončení zápisu jsme vráceni zpět na původní pozici (modul Pokladna příjem, nebo výdej). Následně můžeme pokračovat ve vyplňování základních údajů. Nedoporučujeme adresář ignorovat a doplňovat názvy firem improvizovaně! Částka Kč - uvedeme celkovou částku dokladu včetně DPH . Program je vybaven funkcí, která usnadňuje práci při pořizování mnoha dokladů do programu. Můžeme např. využít tzv. kumulovaný zápis více paragonů do jednoho pokladního dokladu bez nutnosti používat kalkulačku a pomocné poznámky. Funkce se vyvolává v tabulce při prvotním zápisu dokladů (příjmu, výdeje) klávesou F1. Do nové malé tabulky na displeji lze zápisy zjednodušeně provést několika způsoby: 1) Vždy celou částku do dialogového okýnka DPH 22%, nebo DPH 5% a do dialogového okýnka Základ DPH vložíme jen znak + z numerické klávesnice. Po potvrzení Enter program vše dopočítá a vzniká pomocná evidence takto zaváděných paragonů. V evidenci lze použít většinu běžných funkcí programu (F4 - další zápis, F8- smaž řádek, Enter editace aj.). 2) Zapsat jen skutečnou částku základu do dialogového okýnka Základ DPH a do dialogového okýnka DPH 22%, nebo DPH 5% vložit znak + z numerické klávesnice. Po potvrzení Enter program opět vše dopočítá do pomocné evidence zaváděných paragonů. 3) Provádět klasický zápis rozložené celkové částky do jednotlivých dialogových okýnek Základ DPH a DPH 22%, nebo DPH 5%. Na závěr po ukončení klávesou Esc provede program celkový součet u zaváděných dokladů a dosadí konečné částky pro zavedení společného příjmu, nebo výdeje do účetnictví. POZOR desetinnou čárku zapisujeme vždy jako desetinnou tečku! Pokud pracujeme pod systémem WIN95/98/2000/NT můžeme se setkat s nekorektní klávesnicí. V takovém případě doporučujeme provést úpravy klávesnice v konfiguračním souboru počítače v autoexec.bat, viz. systémové požadavky pro WIN95/98/2000/NT. Ohl.povinnost - pokladní pohyby, které mohou spadat pod ohlašovací povinnost si zde zaznačíme např. znaménkem +. Sestavení seznamu pro ohlašovací povinnost pak provedeme za pomoci základních funkcí programu, jako jsou filtry a sorting na pozici "prohlížení" pokladních dokladů. Sloupec ohlašovací povinnosti je v prohlížení pokladny umístěn za pravým okrajem displeje. Jinak lze dialogové okýnko využít k jakémukoliv účelu. Daňová evidence - jen pro plátce DPH. Pravá strana tabulky pokladního dokladu je určena pro zápis údajů o DPH do evidence DPH. Rozepisujeme základ DPH a výši DPH podle jednotlivých sazeb. Při rozpisu DPH nás program hlídá a kontroluje, zda jsme správně rozepsali celou částku dokladu. Tolerance výpočtu je 0,2%. Na případný numerický rozdíl jsme upozorněni blikajícími hodnotami. Jednotlivé evidence jsou od 1.1.2001 dle zákona o DPH označeny kódy (201-210, 301-310, 321-335, 331-360, 400-445). Pomocí těchto kódů budeme DPH zařazovat do jednotlivých evidencí DPH. Tomu je přizpůsoben i program při zápisu pokladních dokladů. Vždy, když budeme o patřičném kódu rozhodovat, můžeme v dialogovém okýnku použít nápovědu klávesou F1. Doporučujeme věnovat uvedenému zákonu zvýšenou pozornost, nebo se poradit se svým daňovým poradcem o způsobu zařazování. Následující tabulka je jen orientační pomůckou pro lepší názornost nové problematiky v programu u dokladů s nárokem na plný odpočet daně.

U přijatých faktur Pfa U vydaných faktur Vfa U pokladen

Původně Tuzemské Pfa 22% Tuzemské Pfa 5% Tuzemské Vfa 22% Tuzemské Vfa 5% Příj.pokl.dokl. PoP 22% Příj.pokl.dokl. PoP 5% Výd.pokl.dokl. PoV 22% Výd.pokl.dokl. PoV 5%

Po novu Kód 305 304 445 444 445 444 305 304

V modulu Odbyt je zařazování DPH u vystavených dokladů začleněno přímo do programu. Tzn. že je akceptován nový režim DPH a zařazování do správných evidencí probíhá automaticky (u tuzemských faktur 444 a 445). U příjmových dokladů zadáváme: osvobozeno částky plnění, která jsou osvobozena na výstupu podle §25 a použijí se pro výpočet krátícího koeficientu DPH na vstupu podle §20 zákona o DPH (nabídka dle číselníku DPH po zavolání klávesou F1). Při: bez nároku nemusíme částky zapisovat, do krátícího koeficientu nevstupují. Údaj není povinný. U výdajového dokladu můžeme zadat i DPH z JCD při dovozu. Nabídka dle číselníku DPH po zavolání klávesou F1, pozor na krátící koeficient DPH. Zapisujeme částky, které jsou na daňovém dokladu bez DPH (např. poštovné atd.), aby se rozepsala celá částka dokladu. Vyplnění však není nutné. V pokladně pracujeme celkem ve třech rovinách, kdy si musíme dát pozor především na zápisy spojené s DPH: a) Přímý nákup prodej. Např. drobný nákup režijního materiálu v maloobchodě, nebo příjem tržby apod. Vyplňujeme všechny údaje 41



příjem, výdej včetně informací o DPH. Doklad lze zaevidovat do pokladní knihy, do evidencí DPH a zaúčtovat přímo do HUD. b) Dalším zápisem je výběr nebo vklad hotovosti z běžného účtu v bance. U takovéhoto zápisu se pochopitelně nevyskytuje žádná informace o DPH. Doklad zaevidujeme do pokladní knihy a zaúčtujeme do HUD. c) Třetí případ je spojen s přímou úhradou faktury v hotovosti. Mírně si teď jen doplníme, že každou fakturu (i takovou, kterou ihned při jejím obdržení platíme) musíme mít předem řádně zapsánu v evidenční knize přijatých, nebo vydaných faktur. V programu modul Závazky a pohledávky. V pokladně pak Pozor na záznam o DPH! Ten již nevypisujeme! Byl pořízen při zápisu faktury. Při přímých úhradách faktur v hotovosti se pokladna chová stejně jako banka, tzn., že může dojít ke párování faktur, automatickému zápisu datumu úhrady do evidence faktur a k zápisu do peněžního deníku atd. Tato problematika je dále propojena ještě s účetnictvím saldokonta, předkontacemi a jsou jí věnovány další kapitoly v příručce Závazky pohledávky a Peněžní deník – Banka.

POZOR ! na úhradu faktury v hotovosti! DPH bylo pořízeno již při zápisu do knihy faktur v modulu Závazky a Pohledávky.

Příjem, výdej kdykoliv ukončíme klávesou Esc. Ve spodním rozhodovacím menu je nám nabídnuto zaúčtování do HUD. Úkon potvrdíme klávesou Enter. 8.2.1. Daňová kalkulačka Program je vybaven daňovou kalkulačkou, drobnou pomůckou pro výpočty DPH u zjednodušených pokladních dokladů. Postup práce je pak ten, že do dialogového okýnka Zd.obrat vepíšeme celou částku včetně DPH a stiskneme klávesu F2 (viz na displeji pozn.2) program částku přepočítá a rozdělí na základ a DPH. K dispozici máme i druhý, přesnější způsob výpočtu pomocí tzv. koeficientu. Používá se za stejných podmínek jako v předchozím případě ale za pomoci klávesy F1. Pokud máme doklad s oběmi sazbami 5% i 22% DPH musíme nejprve ručně provést rozpočítání celkových částek s DPH pro každou sazbu zvlášť a jednotlivě je dosadit do tabulky. Pokud však použijete zápis příjmů, nebo výdajů přes klávesu F1 - pro zápis kumulovaných paragonů, problém s ručním rozpočítáváním samozřejmě odpadá.

Zápis dokladu do evidence může probíhat dvoufázově: 1. fáze - nejprve účtovat 2. fáze - pak zapsat do evidence

1. fáze - zapsat do evidence 2. fáze - později zaúčtovat z evidence

8.2.1. Zaúčtování Příjmu, Výdej Doporučujeme použít ihned při zapisování pokladního dokladu do evidence a proúčtovat jej tak přímo do hlavního účetního deníku (HUD). Po spuštění Účtuj se na displeji objeví kontační tabulka, kterou vyplníme. Při stanovené předkontaci pokladny v číselníku pokladen a předkontace DPH v nabídce Kontování modulu závazků a pohledávek máme práci s účtováním ze dvou třetin usnadněnu. Doplníme jen chybějící účet nákladový nebo výnosový. Nyní se dostáváme do okamžiku, kdy si naznačíme, jakou metodou účtování se musíme v programu dále řídit. Důvodem je především přehlednost účtování, plnohodnotné využití programu v testovacích funkcích apod.

MáDáti Dal 504 1 211 1 343 1 211 1

MD Kč Dal Kč

MáDáti Dal

100.00 100.00 22.00 22.00

* 211 1 504 1 * 343 1 *

NEDOPORUČUJEME !

MD Kč Dal Kč 0.00 122.00 100.00 0.00 22.00 0.00

PRAXÍ DOPORUČENÁ FORMA ZÁPISU

42



PK-UC

Po skončení zaúčtování dokladu nás program vrátí zpět do místa, odkud jsme tento pokyn dávali. Nyní práci s dokladem dokončíme pokynem Zapsat evidence. Jak bylo uvedeno, práce s dokladem může probíhat vždy dvoufázově ve dvou variantách:

a) b)

účtování hned při pořizování dokladu DOPORUČENO: 1.fáze - po vyplnění údajů v tabulce spustíme funkci Účtovat do HUD 2.fáze - po zaúčtování dáme pokyn Zapsat evidence účtování dodatečné po zápisu do evidence: 1.fáze - po vyplnění údajů v tabulce dáme pokyn Zapsat evidence 2.fáze - zaúčtování dokladu do HUD provedeme dodatečně. Postup vlastního účtování není nijak složitý a je popsán dále v manuálu v kapitole Finanční účetnictví - Účtuj. Okamžité účtování není povinné a lze jej provést kdykoliv později. Neproúčtovaný doklad má pak ve svém řádku mezi prvním a druhým sloupcem v evidenci znak "*".

Před zápisem údajů do hlavního účetního deníku HUD program provede kontrolu správnosti obratů stran MáDáti a Dal. Souvztažnosti účtů program nekontroluje! O případné chybě v obratech jsme informováni zápisem pod kontační tabulkou a následně jsme vráceni k opravě. Ve výjimečných případech můžeme upozornění na rozdílnost obratů ignorovat, nikdy ne však chybné zadání účtů, nebo středisek! 8.2.2. Úhrada faktury v hotovosti Faktury musí být nejprve zavedené v evidenci faktur. Dále při účtování nesmíme zapomenout na uvedení variabilního symbolu do účtovacího předpisu! Podobně jako při účtování bankovních výpisů, tak i v pokladně je použita funkce "spárování", která zajistí dosazení datumu úhrady do evidence faktur a zavede prováděný účetní zápis do hlavního účetního deníku HUD. Možné problémy při nespárování jsou podrobně popsány v pozdější kapitole Informace o nespárování. Postup při částečné úhradě faktury v hotovosti je shodný s postupem částečné úhrady při bankovních výpisech. PK-UCFK1

43



POZOR U faktury hrazené v hotovosti nesmí být při pořizování pokladního dokladu proveden další zápis do daňové evidence, protože by šlo o dvojitý zápis DPH k jednomu dokladu! (První zápis vznikl již při zapisování faktury v pohledávkách nebo závazcích.) PK-UCFK2

8.3. Prohlížení - zrychlené volání klávesou F3 Nyní se podíváme, jak se nám příjmy a výdeje zapsaly do evidence pokladní knihy. Prosvětleným kurzorem najedeme na Prohlížení, zvolíme pokladnu a stiskneme klávesu Enter. Na displeji se objeví výpis pokladní knihy. Šipky v pravém horním rohu >>> naznačují možnost nahlédnout za pravý okraj - stranově rolovat na displeji. PK-EVID

Znak "*" v evidenci mezi prvním a druhým sloupkem nás informuje, že pokladní pohyb není dosud proúčtován v HUD. Alt+Z - Zaúčtování, (nebo klávesa "+" na numerické klávesnici) vyvolá na obrazovku účtovací předpis k proúčtování pohybu. Doplníme souvztažnosti MáDáti a Dal a přes Esc a spodní rozhodovací menu předpisu proúčtujeme do Finančního účetnictví, do hlavního účetního deníku (HUD). Podrobné postupy účtování jsou popsány v kapitole Finanční účetnictví Účtuj. + - Zaúčtování - shodně jako ALT+Z. F2 - Počítej - operativní součet všech příjmů a výdejů v pokladně. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí prosvětlený řádkový kurzor. Tak lze kontrolovat zůstatky po určitý doklad, po určitý den v roce apod. F7 - Vyhledávání, rychlé vyhledání požadované informace v konkrétním sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na sloupce evidence. F5 - Vyhodnocení, operativní měsíční přehled příjmů a výdejů v pokladnách za celý rok. Údaje jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Po spuštění se na displeji objeví tabulka "Měsíční přehled pohybů pokladny". Vyhodnotit lze nejen normální evidence, ale i jakkoliv upravené po použití funkcí Alt+F, Alt+G apod. Získáme tak např. měsíční přehled nákladů na benzin včetně součtů za jednotlivé měsíce apod. Alt+F5 - Přepočet zůstatků hotovosti pokladny k jednotlivým pokladním dokladům v modulu Pokladna. Po stisku kláves Alt+F5 se prohlížená evidence pokladny rozšíří o jeden poslední sloupec ve kterém se dílčí aktuální zůstatky pokladny nově zobrazí. F10 - Dodatečný tisk pokladních dokladů z prohlížené evidence. Funkce je ještě doplněna o volbu tisku jednoho, nebo dvou dokladů na jednom listě papíru formátu A4. Alt+S - Sortování, záznamy v evidenci si můžeme přeskládat např. podle abecedy. Sortování lze aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. 44



Alt+F - Filtrování pozitivní pro vyfiltrování specifické skupiny údajů jednoho druhu. Například ve sloupci Popis příjmu nebo výdeje "benzin" (k vidění budeme mít výpis všech zápisů týkajících se benzinu) apod. Filtrování negativní opačná funkce od filtrování pozitivního. Použitím ve sloupci Popis příjmu nebo výdeje lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit např. doklady právě se týkající benzinu (záznamy o benzinu budou v upraveném výpise pokladny dočasně scházet), všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění. Alt+I - Globální informace o zavedeném dokladu, jedna z dalších praktických funkcí, kdy po stisku kláves dostáváme souhrnné informace o celkovém stavu zařazených dokladů do jednotlivých agend v programu. Jsou to: pokladna, evidence DPH a zaúčtování dokladu v účetním deníku HUD. Alt+L - Přehled DPH v evidenci k jednotlivým dokladům, kdy dostáváme na displej ucelený výpis zavedených údajů o DPH u jednotlivých dokladů a od 05/2001 včetně numerických součtů na displeji. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu apod. Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento řádek k opravám. POZOR na vzájemné souvislosti v programu spojené s naší opravou! 1. - na správná pořadová čísla Příjmových a Výdajových dokladů v číselníku pokladen 2. - na provázanost drobných identifikačních odkazů v evidenci DPH 3. - na provázanost drobných identifikačních odkazů a proúčtovaných dokladů v HUD Pokud se opravám nevyhneme, bude lepší použít opravné doklady. Na chybný příjem opravný výdej a nový příjem. Na nesprávný výdej opravný příjem a nový výdej. Esc - Ukončení prohlížení pokladny Závěrem této kapitoly si musíme říci ještě jedno důležité upozornění. Evidence pokladny se skládá z několika sloupců. Každý ze sloupců má svou vnitřní funkci v programu. Proto nesmíme do jednotlivých sloupců v evidenci dosazovat jiné údaje, než ke kterým byly svým charakterem určeny! Zákaz platí především pro sloupec datumový a částka. Pokud se i přesto drobným individuálním poznámkám, nebo značkám v evidenci nevyhneme, použijeme pro tyto účely pouze sloupce Popis příjmu nebo výdeje případně sloupce Firma! 8.4. DPH - zrychlené volání klávesou F4 Nabídka DPH v modulu Pokladna slouží k vedení evidence DPH vytvářené vždy současně se zápisem pokladních pohybů. (Při zapisování údajů pravá polovina pořizovací tabulky.) Tato evidence je společná pro modul Pokladna i pro modul Závazků a Pohledávek. Jednotlivé zápisy DPH jsou chronologicky řazeny do evidence a doprovázeny přehlednými identifikačními znaky. Ty automaticky přiřazuje program. Drobné identifikační znaky zprůhledňující vzájemné vazby mezi doklady brzy oceníme. Vlastním uzávěrkám DPH je pak věnována samostatná kapitola v závěru manuálu. Uzávěrku získáme velmi jednoduchým způsobem právě z této DPH evidence v nabídce Hlavního menu, Uzávěrky. Při prohlížení evidence DPH vybereme z menu pod DPH konkrétní typ daňové evidence, která nás zajímá včetně požadovaného měsíce. Ve spodní části obrazovky jsou pak umístěny nápovědy, nabízející další práci s evidencí.

Předfiltr DPH

PK-DPH

45



F2 - Počítej, provede numerický součet ve sloupcích Zdaň.obrat a DPH Kč vždy od prvního řádku evidence k místu, kde stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. F4 - Přidej řádek, po stisku klávesy F4 nám program nabídne jeden prázdný řádek k doplnění nových daňových údajů. Vyplněním posledního sloupce naskočí nápověda s možností přesného umístění nového řádku do evidence. F8 - Zruš řádek, program nabídne vymazání řádku, na kterém se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor. Funkce je blokována dvojitou otázkou a dvojitou odpovědí. Alt+S - Sortování, záznamy v daňové evidenci si můžeme přeskládat např. podle abecedy, nebo číselně. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování pozitivní k vyfiltrování skupiny údajů se společným znakem. Například při aplikaci ve sloupci Agenda, evidence číslo - "POKLADNA" (bude mít k vidění výpis všech zápisů DPH vztahujících se k pokladně) apod. Negativní filtrování má opačnou vlastnost než filtrování pozitivní. Použitím ve sloupci Agenda, evidence číslo POKLADNA lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit právě doklady týkající se pokladny. Záznamy DPH vztahující se k pokladně budou v upraveném výpise scházet, všechny ostatní záznamy DPH zůstanou k vidění. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu apod. Enter - Editace, opravy, prosvětleným řádkovým kurzorem si najedeme na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, tento se zaktivuje k opravám. POZOR na vzájemné souvislosti údajů spojené s naší opravou a na opravy záznamů u DPH zpětně! Odevzdané přiznání DPH apod.! 8.4.1. DPH - Hledej v evidenci Pomůcka k prohledávání všech typů daňových evidencí v programu ve všech 12ti zdaňovacích obdobích. Po volbě se na displeji objeví dialogové okýnko pro zápis požadované sekvence hledaných znaků. Např. jen obyčejná tečka "." nám umožní vidět úplně všechny záznamy DPH ze všech daňových evidencí za celý rok apod. Hledanou společnou sekvencí může být také slovo, částka, název firmy, identifikátor např. Z-1, nebo POKLADNA, datum apod. 8.5. Evidence prodejek - zrychlené volání klávesou F6 Evidence prodejek slouží k evidování všech prodejek vystavených v modulu Odbyt, Fakturace, nebo Kasa. (Doporučujeme používat jen jeden z modulů.) Jedná se o doklady placené v hotovosti - tj. např. maloobchodní prodej, prodej zboží v hotovosti apod. Evidence dovoluje operativní vyhodnocení těchto tržeb v denním, týdenním, měsíčním, případně i jinak volitelném časovém období. S evidencí lze pracovat: F5 - Vyhodnocení - operativní přehled prodejek ve zvoleném časovém období. Na displeji dostaneme přehlednou tabulku Vyhodnocení prodeje, kterou si můžeme prohlédnout a klávesou Enter odsouhlasit. Vyhodnotit lze nejen normální evidence, ale i jakkoliv upravené po použití funkcí Alt+F. F7 - Vyhledávání - rychlé vyhledání požadované informace v konkrétním sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na sloupce evidence. Alt+S - Sortování - evidenci přeskládáme např. podle abecedy. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování pozitivní k vyfiltrování skupiny údajů se společným znakem. Například při aplikaci ve sloupci Datum dočasně získáme k prohlížení upravený výpis prodejek ke zvolenému dni, nebo měsíci) apod. Negativní filtrování má opačnou vlastnost než filtrování pozitivní. Použitím ve sloupci Datum lze dočasně z prohlížené sestavy odstranit např. doklady týkající zvoleného dne, nebo měsíce. Doklady tohoto období budou v upraveném výpise prodejek scházet, všechny ostatní zůstanou. F2 - Počítej - program provede operativní součet prodejek. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. Tak lze kontrolovat zůstatky po určitý doklad, po určitý den v roce apod. Přepočítat lze nejen normální evidence, ale i jakkoliv upravené po použití funkcí Alt+F. PK-PROD1

46



PK-PROD2

Alt+T - Tisk - operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů Alt+F, sortingu Alt+S, po vyhodnocení klávesou F5 apod. Enter - Editace - opravy. Po najetí prosvětleného řádkového kurzoru na kterýkoliv řádek prohlížené evidence a stisku klávesy Enter, zaktivujeme tento k opravám. Tržbu si do pokladny zavedeme tak, že prodejky nejprve vyhodnotíme klávesou F5. Program provede kumulaci částek v jednotlivých sazbách DPH a dosadí do přehledné tabulky. Tuto tržbu si pak zavedeme jedním klasickým příjmovým dokladem do pokladní knihy přes nabídku Příjem v modulu Pokladna. Z části vyplněnou příjmovou tabulku odkontrolujeme, případně ještě doplníme a necháme zapsat do evidence. 8.6. Moduly - zrychlené volání klávesou F7 Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici nám závěsné menu nabídne přesun do uvedených modulů k další práci. Ten provedeme postavením prosvětleného kurzoru na modul a potvrzením klávesou Enter.

47



9. ZAKÁZKY Samostatný modul zakázek umožňuje sledovat všechny naše náklady a tržby na zakázkách, předem zavedených v číselníku zakázek. U každé z nich můžeme operativně vyhodnotit ziskovost nebo ztrátu. 9.1. Číselníky - zrychlené volání klávesou F4 Jako všude v programu, i zde platí, že si před začátkem práce vyplníme číselníky k další práci. 9.1.1. Zakázky Číselník zakázek v modulu Zakázek je shodný s číselníkem zakázek v Hlavním menu programu (popsáno v úvodu manuálu). ZK-CISEL

Do prvního dialogového okýnka, dle nápovědy, vepíšeme potřebné údaje a zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás současně přesune do dalšího sloupce v tabulce k zápisu. Po vyplnění všech sloupců, poslední stisk klávesy Enter celý zápis ukončí a automaticky nabídne další nápovědou, pomocí které zařadíme právě vyplněný řádek do evidence, na konkrétní pozici. Sloupce RKoz-Poř. a CPZ-Pč-D slouží pro speciální vyhodnocování zakázek v průmyslové výrobě. Proto se jim nebudeme v této příručce dále podrobně věnovat. 9.1.2. Náklady, tržby Slouží jako číselník účtů nákladů a tržeb vycházející ze základní účetní osnovy. Obsahuje informace o druzích námi sledovaných nákladů, nebo tržeb. Konkrétní názvy si můžeme upřesnit dle potřeb sami, editací jednotlivých řádků. Tento číselník nemá žádnou přímou souvislost s Finančním účetnictvím a účetní osnovou v programu. Dále nijak nesouvisí i se zpracováním zakázek zapisovaných při klasickém proúčtovávání v účtovacích předpisech do posledního sloupce. A nesouvisí s tabulkou "Údaje o prodeji" vyskytující se ve Fakturaci, při vystavování faktur. 9.2. Zápis pohybu - zrychlené volání klávesou F1 Do tabulky pohybů vpisujeme údaje postupně tak, jak si je od nás žádají jednotlivá dialogová okénka. Nyní si uvedeme trochu odlišný způsob vkládání dat, urychlující naši práci. Údaje o datumu, dokladu, částce a firmě se nám sami zrychleně doplní do tabulky, pokud například v modulech Pokladny, Závazků a pohledávek, nebo ve Skladě, při zápisu údajů spustíme ze spodní nápovědy nabídku pro přesun na Zakázky. Tj. po vyvolání spodní řádkové nápovědy v uvedených modulech, kde vybíráme i jiné další operace - proúčtování, zápis do evidence apod. To znamená, že si záznamy ke sledování zakázek vyplňujeme ihned při zápisu těchto dokladů do evidence. Číslo zakázky můžeme doplnit pomocí nápovědy klávesou F1 stejně tak použijeme i nápovědu u zápisu okénka Konto. Bude nám nabídnut číselník Nákladů a tržeb. Na závěr přes Esc vyvoláme spodní nápovědu, ve které vybereme Zapsat a potvrdíme vyplněnou tabulku do evidence zakázek. Následně jsme programem vráceni zpět do modulu, ze kterého jsme zakázky volali. Použití tohoto způsobu zápisu urychluje naši práci. Samozřejmě lze data zapisovat i přímo jen v modulu Zakázek přes nabídku Zápis pohybů. Všechna dialogová okénka si však musíme vyplnit ručně. ZK-POHYB

48



9.3. Prohlížení pohybu - zrychlené volání klávesou F2 Zapsané pohyby si můžeme prohlížet: podle období - všechny pohyby na všech zakázkách ve zvoleném časovém úseku podle konkrétních zakázek - všechny pohyby k jedné zakázce. V evidenci pohybů vybraných podle období můžeme záznamy dle potřeby opravovat, editovat, případně zrušit. V evidenci můžeme použít: F7 - vyhledání požadované informace v evidenci. Další postupné prohledávání zvolené znakové sekvence provedeme klávesami ALT+H Alt+S - přetřídění evidence abecední, číselné, nebo datumové Alt+F - filtrování evidence pozitivní, nebo negativní F4 - přidání nového řádku do evidence F8 - vymazání řádku, na kterém se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor. Funkce je blokována dvojitou otázkou a dvojitou odpovědí. ALT+T - operativní tisk prohlížených sestav i upravených za pomocí ALT+F, nebo ALT+S Enter - aktivace řádku pro zápis drobných změn - editace, opravy Esc - ukončení prohlížení, návrat do menu Zakázek 9.4. Vyhodnocení - zrychlené volání klávesou F3 Vyhodnocení provádíme vždy podle jednotlivých zakázek. Po zvolení se nám nabídne číselník zakázek, kurzorem najedeme na požadovanou zakázku a u vybrané pozice stiskneme Enter. Program provede potřebné výpočty nákladů (5**), tržeb (6**) a výsledky sestaví to tabulky po měsících. Na konci přehledu ve 12. měsíci (rychlý přesun klávesou End), najdeme sumární vyhodnocení zisku, případně ztráty. K další práci můžeme použít obecných funkcí F7, Alt+F, Alt+S, ALT+T apod. Můžeme použít i druhý způsob vyhodnocení. Viz druhý obrázek. ZK-HODN2

ZK-HODN1

9.5. Moduly - zrychlené volání klávesou F5 Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám nabídnut zrychlený přesun do uvedených modulů k další práci.

49



10. ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY Modul Závazky a Pohledávky slouží k evidenci přijatých a vydaných faktur jako evidenční knihy závazků a pohledávek a patří k základním tzv. prvotním evidencím dokladů v účetnictví. Program nabízí až 17 různých druhů evidenčních knih (tuzemské I a II, zahraniční, penalizační, zálohové apod.) Jejich počet, ani druh určení nelze měnit. Všechny knihy umožňují veškerý servis kolem zapsaných údajů. Výjimkou není ani sestavování různých přehledů (uhrazených dokladů, neuhrazených, přehledy po splatnosti, splatné k určitému dni apod. Téměř vždy za volitelné období. Dále lze vystavovat hromadné příkazy do banky (ty s další programovou nástavbou posílat přes modem do banky), stanovit automatické předkontace pro snadnější předkontování a následné zaúčtování dokladů. Tj. předem určit sloupce - účtu u faktur čekajících na svou úhradu. Sledovat můžeme penalizační faktury a využívat neodmyslitelné saldokontní kontroly. Další součástí modulu je i evidence DPH a celá řada dalších praktických funkcí. Závazky a Pohledávky najdeme v menu pod nabídkou Moduly v Hlavním menu programu. Ke spuštění můžeme použít horkou klávesu - prosvětlené písmeno "Z" . Na obrazovce se otevře nové menu Závazků a pohledávek. Práce s fakturami vydanými (Pohledávky - Vfa, faktury odběratelské) je zcela shodná jak s fakturami přijatými (Závazky - Pfa, faktury dodavatelské).

ADRESÁŘ

ODBYT


DPH

ZAKÁZKY

ÚČTUJ

HUD

UZÁVĚRKY

SPÁROVÁNÍ datum úhrady zaplacené faktury

10.1. Zápis faktury do evidence - zrychlené volání klávesou F1a F2 Nejprve musíme mít na paměti, že v Hlavním menu, v Konfiguraci, v Parametrech musíme mít nastaveno aktuální zpracovávané účetní období, správný měsíc zdanitelného plnění. Informaci o nastaveném období dostáváme vždy v pravém horním rohu displeje společně se zpracovávaným rokem a názvem firmy. Toto drobné opatření nás hlídá při zapisování správného zdaňovacího období. 10.1.1. Volba typu evidence Program celkem nabízí 17 různých evidenčních knih. 9 knih pro faktury došlé (Z-1 až Z-9) a 8 knih pro faktury vydané (P1 až P-8). V každé z nich máme k dispozici číselnou řadu dokladů počítanou vždy od čísla 1. Jiné, především nějak komplikované interní číslování dokladů v žádném případě nedoporučujeme! Např. 97-000/1, 0001, 000001/97 apod. Takovéto číslování je chybné! K vlastnímu zápisu faktur do evidence si v menu zvolíme Závazky zápis pro faktury došlé, nebo Pohledávky zápis pro faktury vystavené. Podle povahy dokladu rozhodneme, zda budeme zapisovat tuzemskou, zahraniční fakturu, nebo jinou patřící mezi ostatní nabízené evidenční knihy. Např. evidence JCD, evidence částečných úhrad, záloh apod. Tuzemské I, nebo Tuzemské II jsou v programu uvedeny jako dvě evidenční knihy se stejným významem. Rozdělení na I a II je zavedeno pro možnost zvýšení přehlednosti evidovaných dokladů a není povinností je používat. Slouží např. u těch firem, jejichž přijaté faktury jsou z velké části za pořízené zboží apod. Zbývající přijaté faktury lze pak přiřadit do skupiny II. Částečné úhrady, které nám přináší praxe, si do evidence můžeme zapisovat ručně, nebo automaticky za pomoci programu. Uplatněním funkcí filtrování Alt+F, nebo sorting Alt+S pak dostáváme ucelený chronologický přehled o postupném hrazení částečných úhrad z částečné úhrady ke konkrétní firmě apod. Pro lepší pochopení si částečnou úhradu v příručce odzkoušíme prakticky. Popsáno později při účtování banky v kapitole Finanční účetnictví. 50



ZP-VOLBA

Po otevření zvolené evidence se na displeji objeví tabulka pro zápis základních údajů o dokladu. Pořadové číslo faktury je automaticky generováno programem. (Program si v příslušné evidenci faktur zjistí poslední zaevidovanou fakturu a přičte č.1.) Tabulku vyplníme tak, jak si to od nás žádají její jednotlivá dialogová okénka. 10.1.2. Zápis do evidence Při doplňování základních údajů faktury se v tabulce přemísťujeme - poskakujeme po jednotlivých rubrikách klávesou Enter. Pomocí kurzorových Šipek nahoru, dolu se dle potřeby vracíme zpět na předcházející políčka. Šipkami do stran uskutečňujeme pohyb v řádku políčka. Firmu - pro plné využití funkcí programu (např. filtrování nebo sortování) je vhodné firmu dodavatele (odběratele) doplnit z adresáře přes klávesu F1 nebo F7. Klávesou F1 vyvoláme celý seznam zavedených adres z modulu Adresáře. Vyhledáme konkrétní adresu a přes Enter doplníme do dialogového okénka. Dosazen bude zkrácený název firmy z karty adresáře. Nejrychlejší způsob dohledání požadované adresy je, když do okýnka vepíšeme jen několik písmen z názvu firmy a stiskneme klávesu F7 (na displeji poznámka 1). Program provede výběr z adresáře a nabídne nám užší seznam adres k výběru. V případě, že se setkáme s adresou novou, kterou ještě nemáme v evidenci, stiskneme klávesu Esc a ze spodního rozhodovacího menu vybereme nabídku Nová adresa. Dočasně jsme přesunuti do modulu Adresáře do nové karty. Do ní zavedeme novou adresu obvyklým způsobem. Po ukončení zápisu jsme vráceni zpět na původní pozici (pořizování přijatých, nebo vydaných faktur v modulu Závazků a Pohledávek). Následně můžeme pokračovat ve vyplňování základních údajů. Nedoporučujeme adresář ignorovat a doplňovat názvy opakujících se firem improvizovaně! ZP-ZAPIS

Nápověda F1

Variabilní symbol - opíšeme z faktury. Lomítka, pomlčky apod. nejsou bankami uznávány, proto je zásadně nebudeme používat!! Variabilní symbol smí obsahovat pouze číslice ! Dodržením této rady se vyvarujeme případným pozdějším komplikacím. Především při úhradách faktur přes banku a párování zaplacených dokladů s evidencí. Na výpisech z banky žádná lomítka nejsou. Datum - den zdanitelného plnění zapisujeme ve formátu dd.mm. (Např.1.květen zapíšeme ve tvaru 01.05.). Tečku nemusíme zapisovat, tu generuje program. Celkem Kč - opíšeme celkovou částku z faktury včetně DPH. Pokud se setkáme s dokladem s numerickou chybou v DPH, zvážíme další postup. Pokud takový případ nastane, máme dvě možnosti: fakturu přijmout a v žádném případě chybné DPH 51



neopravujeme, nebo chybnou fakturu vrátíme dodavateli. U faktur, které jsme sami vystavili se pochopitelně snažíme chybu neodkladně napravit. POZOR desetinnou čárku zapisujeme vždy jako desetinnou tečku ! Pokud pracujeme pod systémem WIN95/98/2000 můžeme se setkat s nekorektní klávesnicí. V takovém případě doporučujeme provést úpravy klávesnice v konfiguračním souboru počítače v autoexec.bat, viz. systémové požadavky pro WIN95/98/2000.

Konstantní symbol - pokud je na dokladu uveden, opíšeme. Konstantní symbol může být programem dosazen do hromadného příkazu k úhradě. Nebudeme jej muset dopisovat ručně. Ohlašovací povinnost – faktury, které spadají pod ohlašovací povinnost si zde již při pořizování do evidence označíme nějakým zvláštním znakem. Např. * , nebo nějakým jiným znakem #, @. Sestavení ohlašovací povinnosti pak provedeme za pomoci základních funkcí programu, jako jsou filtry a sorting, při prohlížení evidence faktur. Sloupek pro ohlašovací povinnost je umístěn za pravým okrajem displeje. Daňová evidence - jen pro plátce DPH. Pravá strana tabulky pokladního dokladu je určena pro zápis údajů o DPH do evidence DPH. Rozepisujeme základ DPH a výši DPH podle jednotlivých sazeb. Neplátci DPH nemusí tato dialogová okýnka vyplňovat! Při rozpisu DPH nás program hlídá a kontroluje, zda jsme správně rozepsali celou částku dokladu. Tolerance výpočtu je 0,2%. Na případný numerický rozdíl jsme upozorněni blikajícími hodnotami. Jednotlivé evidence jsou od 1.1.2001 dle zákona o DPH označeny kódy (201-210, 301-310, 321-335, 331-360, 400-445). Pomocí těchto kódů budeme DPH zařazovat do jednotlivých evidencí DPH. Tomu je přizpůsoben i program při zápisu pokladních dokladů. Vždy, když budeme o patřičném kódu rozhodovat, můžeme v dialogovém okýnku použít nápovědu klávesou F1. Doporučujeme věnovat uvedenému zákonu zvýšenou pozornost, nebo se poradit se svým daňovým poradcem o způsobu zařazování. Následující tabulka je jen orientační pomůckou pro lepší názornost nové problematiky v programu u dokladů s nárokem na plný odpočet daně.

U přijatých faktur Pfa U vydaných faktur Vfa U pokladen

Původně Tuzemské Pfa 22% Tuzemské Pfa 5% Tuzemské Vfa 22% Tuzemské Vfa 5% Příj.pokl.dokl. PoP 22% Příj.pokl.dokl. PoP 5% Výd.pokl.dokl. PoV 22% Výd.pokl.dokl. PoV 5%

Po novu Kód 305 304 445 444 445 444 305 304

V modulu Odbyt je zařazování DPH u vystavených dokladů začleněno přímo do programu. Tzn. že je akceptován nový režim DPH a zařazování do správných evidencí probíhá automaticky (u tuzemských faktur 444 a 445). U přijatých faktur můžeme zadat i DPH z JCD při dovozu. Do okýnka pro DPH zapisujeme kód dle číselníku DPH za pomoci nápovědy klávesou F1, např. poštovné atd., tak aby se na pravé straně tabulky rozepsala celá částka dokladu. (Není nutné) U vydaných faktur postupujeme shodně jako v předchozím případě. Pomáháme si nápovědou číselníku DPH klávesou F1. Zde se může jednat i o částky plnění, která jsou osvobozena na výstupu podle §25 a použijí se pro výpočet krátícího koeficientu DPH na vstupu podle §20 zákona o DPH, proto pozor na jejich správné zařazení. V případě plnění Bez nároku můžeme částky zapisovat s kódem osvobozených plnění, která do krátícího koeficientu nevstupují. Daňová kalkulačka Program je vybaven daňovou kalkulačkou, drobnou pomůckou pro výpočty DPH stejně jako u modulu pokladna. U přijatý, popř. vydaných faktur ji ale nevyužijeme. DPH je rozepsáno na dokladu v daňové rekapitulaci. Při opisování čísel z dokladu nás program numericky kontroluje a na případné chybné výpočty upozorní chybovým hlášením. Nikdy u přijatých faktur neupravujeme chybu v DPH u našeho dodavatele. Zpravidla chybně spočítaný doklad vrátíme k opravě. Případné přepočty DPH se provádí stejně jako u pokladny klávesou F2, nebo pomocí výpočtu přes koeficient klávesou F1. Vyplňování tabulky vstupních údajů faktury kdykoliv ukončíme klávesou Esc. Zápis dokladu do evidence může probíhat: a) účtování ihned při pořizování dokladu DOPORUČENO: 1. fáze - po vyplnění údajů v tabulce spustíme z rozhodovacího menu Účtovat do HUD 2. fáze - po zaúčtování dáme pokyn Zapsat evidence b) účtování dodatečné po zápisu do evidence 1. fáze - po vyplnění údajů v tabulce dáme pokyn Zapsat evidence 2. fáze - zaúčtování dokladu do HUD provedeme dodatečně. Postup vlastního účtování není nijak složitý a je popsán dále v manuálu v kapitole Finanční účetnictví - Účtuj. Okamžité účtování není povinné a lze jej provést kdykoliv později. Neproúčtovaný doklad má pak v evidenci ve svém řádku mezi prvním a druhým sloupcem znak "*". 52



10.1.3. Zaúčtování dokladu Nyní se dostáváme do okamžiku, kdy si naznačíme, jakou metodou účtování se budeme v programu dále řídit. Důvodem je především přehlednost účtování a maximální využití všech servisních funkcí v programu. Postup účtování není nijak složitý a je shodný s postupem popsaným v předešlé kapitole u pokladních dokladů. Zaúčtování doporučujeme použít již při zápisu faktury do evidence a proúčtovat ji tak přímo do hlavního účetního deníku HUD. Po spuštění Účtuj se na displeji objeví kontační tabulka, kterou vyplníme. Pokud jsme si předem stanovili předkontace k automatickému zaúčtování faktur (v modulu Závazků a Pohledávek nabídka Kontování, popsáno v samostatné kapitole), máme 2/3 práce s vyplňováním účtovacího předpisu usnadněny. Vždy doplníme jen scházející nákladový nebo výnosový účet.

MáDáti Dal 504 1 321 1 343 1 321 1

MD Kč Dal Kč

MáDáti Dal

100.00 100.00 22.00 22.00

* 321 1 504 1 * 343 1 *

NEDOPORUČUJEME

MD Kč Dal Kč 0.00 122.00 100.00 0.00 22.00 0.00


Neproúčtovaná faktura má ve svém řádku, mezi prvním a druhým sloupcem v evidenci znak "*". (Narušená souvislá svislá čára) Před zápisem údajů do hlavního účetního deníku HUD program provede kontrolu správnosti obratů stran MáDáti a Dal. Souvztažnosti účtů program nekontroluje! O případné chybě v obratech jsme informováni zápisem pod kontační tabulkou a následně jsme vráceni k opravě. Ve výjimečných případech můžeme upozornění na rozdílnost obratů ignorovat, nikdy ne však chybné zadání účtů, nebo středisek! 10.2. Prohlížení a editace v evidenci faktur - zrychlené volání klávesou F3 a F4 Nyní se podíváme, jak se nám faktura zapsala do evidence, do knihy faktur. Najedeme si na nabídku Závazky a v dalším menu vybereme požadovanou evidenční knihu faktur. Např. Tuzemskou I. Šipky v pravém horním rohu >>> naznačují možnost nahlédnout i za pravý okraj - stranový pohyb na displeji. * - znak "*" v evidenci mezi prvním a druhým sloupkem nás informuje, že faktura není doposud proúčtována do účetnictví HUD. Alt+Z - Zaúčtování, (nebo stisk klávesy + na numerické klávesnici) vyvolá na obrazovku účtovací předpis k zaúčtování faktury. Doplníme souvztažnosti MáDáti a Dal a necháme proúčtování do Finančního účetnictví do hlavního účetního deníku HUD. + - Zaúčtování, + na numerické klávesnici. F7 - Vyhledávání, rychlé vyhledání požadované informace v konkrétním sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na sloupce evidence. Alt+S - Sortování, záznamy v evidenci si můžeme přeskládat podle abecedy, číselně, nebo datumově. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Např. při aplikaci ve sloupci Firma můžeme získat ucelený abecední přehled o fakturách k jednotlivým obchodním partnerům. Alt+F - Filtrování pozitivní pro dočasné vytažení údajů společného charakteru. Například při aplikaci ve sloupci Firma získáme dočasný výpis všech faktur k jednomu obchodnímu partnerovi, apod. Negativní filtrování. Použitím ve sloupci Datum lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit např. faktury určitého období - jednoho měsíce, faktury zvoleného období budou v upraveném výpise faktur scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění. Alt+I - Globální informace o zavedeném dokladu, jedna z dalších praktických funkcí, kdy po stisku kláves dostáváme souhrnné informace o celkovém stavu zařazených dokladů do jednotlivých agend v programu. Jsou to: kniha faktur, evidence DPH a zaúčtování dokladu v účetním deníku HUD. Alt+L - Přehled DPH k jednotlivým dokladům, doplňková funkce, kdy dostáváme na displeji ucelený výpis zavedených údajů DPH (z evidence DPH) u jednotlivých dokladů v knize faktur. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu. F5 - Vyhodnocení, operativní měsíční přehled uhrazených a neuhrazených faktur. Údaje jsou soustředěny do přehledné tabulky Měsíční přehled fakturace, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Vyhodnotit lze nejen normální evidence, ale i jakkoliv upravené po použití funkcí Alt+F apod. Tak získáme např. měsíční přehled evidovaných faktur včetně součtů za jednotlivé měsíce k jednotlivým obchodním partnerům apod. Alt+F5 - Vyhodnocení speciální v prohlížené evidenci zajistí ZP-GRAF vyhodnocení neuhrazených faktur v dekádách 30, 60, 90, ….dnů, včetně jmenovitého výpisu takovýchto dokladů. Vyhodnotit lze i evidence upravené filtrováním Alt+F. Platí jak pro Závazky, tak i pro Pohledávky. Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento řádek k opravám. POZOR na vzájemné souvislosti v programu spojené s naší opravou! 1) Provázanost identifikačních odkazů v evidenci DPH 2) Provázanost proúčtovaných dokladů v HUD 53



Esc - Ukončení prohlížení evidence faktur

Závěrem této kapitoly si musíme říci ještě jedno důležité upozornění. Evidence faktur se skládá z několika sloupců. Každý ze sloupců má svou vnitřní funkci v programu. Proto nesmíme do jednotlivých sloupců v evidenci dosazovat jiné údaje, než ke kterým byly svým charakterem určeny! Zákaz platí především pro sloupce datumové, variabilního symbolu a částky. Pokud se i přesto drobným individuálním poznámkám, nebo značkám v evidenci nevyhneme, použijeme pro tyto účely pouze sloupce Poznámka případně sloupce Firma! 10.3. DPH - zrychlené volání klávesou F5 DPH v modulu Závazky Pohledávky slouží k vedení a prohlížení daňové evidence vytvářené automaticky, současně s pořizováním faktury do evidence. (Pravá polovina pořizovací tabulky.) Evidence DPH je společná jak pro Pokladnu, tak i pro modul Závazků a Pohledávek. Jednotlivé zápisy DPH jsou v evidenci chronologicky řazeny a doprovázeny přehlednými identifikačními znaky, které brzy oceníme. Vlastním uzávěrkám DPH je pak věnována samostatná kapitola v závěru manuálu. Uzávěrku získáme velmi jednoduchým způsobem právě z této DPH evidence.

Předfiltr DPH

V menu pod nadpisem DPH vybereme konkrétní typ daňové evidence, která nás zajímá. Zadáme prohlížený měsíc a na displeji se objeví vytvořená evidence DPH. Ve spodní části jsou pak umístěny nápovědy, nabízející další práci s evidencí. F2 - Počítej, provede numerický součet ve sloupcích Zdaň.obrat a DPH Kč vždy od prvního řádku evidence k místu, kde stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. F4 - Přidej řádek, po stisku klávesy F4 nám program nabídne jeden prázdný řádek k doplnění nových údajů. Vyplněním posledního sloupce naskočí nápověda s možností přesného umístění nového řádku do evidence. F8 - Zruš řádek, slouží k vymazání řádku, na kterém se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor. Funkce je blokována dvojitou otázkou a dvojitou odpovědí. Alt+S - Sortování, záznamy v daňové evidenci si můžeme přeskládat např. podle abecedy, nebo číselně. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv, ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování pozitivní k prohlížení určité skupiny údajů. Například při aplikaci ve sloupci Agenda evidence číslo sekvence znaků "Z-1" - tuzemské přijaté faktury, získáme dočasný zkrácený výpis všech daňových zápisů vztahujících se k tuzemským závazkům apod. Negativní filtrování při použití ve sloupci Agenda evidence číslo - sekvence znaků "Z-1", lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit právě doklady týkající se tuzemských závazků. Záznamy DPH vztahující se k přijatým fakturám budou v upraveném výpise daňové evidence scházet, všechny ostatní záznamy zůstanou k vidění. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu apod. Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento řádek k opravám. 10.3.1. DPH - Hledej v evidenci Pomůcka k prohledávání všech typů daňových evidencí v programu ve všech 12ti zdaňovacích obdobích. Po volbě se na displeji objeví dialogové okýnko pro zápis požadované sekvence hledaných znaků. Např. jen obyčejná tečka "." nám umožní vidět úplně všechny záznamy DPH ze všech daňových evidencí za celý rok apod. Hledanou společnou sekvencí může být také slovo, částka, název firmy, identifikátor např. Z-1, nebo POKLADNA, datum apod. 10.4. Servis - zrychlené volání F6 Rozšiřuje servis k evidovaným fakturám. 10.4.1. Kontrola saldokont Filosofie sledování saldokont je postavena na přesné evidenci všech faktur - závazků a pohledávek. V praxi to znamená, že saldo tj. obraty na stranách MáDáti a Dal účtu, sledovaného jako saldokontního, se musí rovnat součtu uhrazených a neuhrazených 54



závazků nebo pohledávek zapsaných v evidenci. Nesoulad mezi částkami v evidenci a částkami na účtech může vzniknout ve dvou případech. 1) Při účtování v účtovacím předpise uvedeme jinou částku faktury, než která je v evidenční knize. Jiná částka v knize, jiná na účtu. 2) Při úhradách faktur nemusí souhlasit uhrazená částka s částkou původní zaevidované faktury. K chybám dochází zejména při částečných úhradách. Jinými slovy si např. k tuzemským závazkům přiřadíme saldokontní účet 321 1 a budeme sledovat: přesný zůstatek strany Dal - faktury zaúčtované a neuhrazené (v evidenci faktur není datum úhrady) přesný zůstatek strany MáDáti - faktury uhrazené (v evidenci faktur je dosazeno datum úhrady) Pro pohledávky, např. účet 311 1, bude platit pravidlo opačné. OZNAČENÍ PRO ZÁVAZKY

OZNAČENÍ PRO POHLEDÁVKY

Z1 - Tuzemské Pfa I.typ

P1 - Tuzemské Vfa I.typ

Z2 - Tuzemské Pfa II.typ

P2 - Tuzemské Vfa II.typ

Z3 - Tuzemské Pfa-penále

P3 - Tuzemské Vfa-penále

Z4 - Zahraniční Pfa

P4 - Zahraniční Vfa

Z5 - Ostatní závazky

P5 - Ostatní pohledávky

Z6 - Ostatní závazky JCD

P6 - Poskytnuté zálohy

Z7 - Přijaté zálohy

P7 - Částečné úhrady

Z8 - Částečné úhrady

P8 - Daňové pohledávky

Z9 - Závazky-daň,sociální+zdrav.poj.

Abychom zajistily sledování saldokont v programu a zajistily rovnost částek v evidenčních knihách faktur s účty, musíme tyto sledované účty patřící vždy k jedné knize označit jako saldokontní. Označení provedeme v Účetní Osnově, která se nachází v modulu Finančního účetnictví. Označení provedeme kódem Z1,Z2,Z3 .... pro závazky, nebo P1,P2,P3 .... pro pohledávky a to v úzkém sloupečku Id - Identifikace (řídíme se nápovědou pod osnovou). Můžeme mít označeno i několik účtů pro jednu evidenční knihu. Spustíme Kontrolu saldokont. Program provede potřebná porovnání a výpočty a sestaví přehledovou tabulku. Pro závazky (Pfa, faktury dodavatelské) - v jednom sloupci se součet strany Dal musí rovnat součtu faktur neuhrazených a ve druhém sloupci se součet strany MáDáti musí rovnat součtu faktur uhrazených. Pro faktury vydané bude platit pravidlo opačné. ZP-SALDA

Kniha Z1 - CHYBNĚ Kniha Z3 - SPRÁVNÉ

Pokud i přes veškerou naši opatrnost zjistíme při kontrole saldokont rozdíly, pomůže nám konkrétní chyby odhalit další funkce v programu "Párování saldokonta". Umístěna je v modulu Závazky a Pohledávky, Servis, níže pod Kontrolou saldokont. Tuto funkci najdeme také v Hlavním menu, Servis. 10.4.2. Příkaz k úhradě a jeho sestavení Při sestavování hromadných příkazů k úhradě programem nesmíme zapomenout, že k fakturám takto označovaným musíme mít v adresáři zavedeny naše obchodní partnery včetně čísla účtu a zkráceného názvu. Správnou funkčnost příkazu si zajistíme i tím, že již při zápisu faktury použijeme k dohledání adresy klávesu F7 nebo F1. Tím bude dosazen zkrácený název firmy z karty adresáře. Sestavování vlastního hromadného příkazu k úhradě je docela snadné. V evidenční knize závazků - Závazky najedeme prosvětleným kurzorem na fakturu požadovanou k úhradě a stiskneme kombinaci kláves ALT+U. (ALT stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu U, potom můžeme obě uvolnit). Program provede kontrolu přítomnosti datumu uhrazení, nebo 55



dřívějšího označení k úhradě. Proběhla-li operace správně, dosadí se nám do sloupce Datum uhrazení dvě hvězdičky. Ty jsou informací pro obsluhu programu o zařazení faktury na hromadný příkaz k úhradě. Následně si program sám dosadí veškeré potřebné údaje pro banku a hromadný příkaz k úhradě bude připraven k vytištění. Celková hodnota takto označených faktur se aktuálně zobrazuje pod levým spodním okrajem prohlížené evidence k další platební taktice. Tj. sledování maximálního limitu finančních prostředků k zaplacení. Hotový příkaz k úhradě najdeme v menu Závazky a Pohledávky, Servis, Příkaz k úhradě. ZP-ALTU

10.4.2.1. Tisk příkazu k úhradě Na displej vyvoláme formulář hromadného příkazu k úhradě. Ten je ZP-PRIKA doplněn číslem účtu, ze kterého bude platba provedena, dále je doplněn údaji o fakturách, které mají být zaplaceny. Z adresáře jsou dohledány odpovídající účty, směrové kódy banky, vepsány variabilní symboly, případně i symboly konstantní a částky v Kč. Kterékoliv hodnoty ve formulář je možné dle potřeby editací opravit (aktivace řádku pro zápis klávesou Enter). Opravený příkaz si dle potřeby kdykoliv nově přepočítáme. Ostatně jako vždy se řídíme nápovědou ve spodní části displeje. ALT+T - tisk, který můžeme podle potřeby i několikrát opakovat F5 - přepočet, provede přepočet částek uvedených v příkazu a automaticky jej dosadí do kolonky Na vrub účtu F7 - vyhledávání stejně tak jako funkce Alt+S - přetřídění, nebo Alt+F filtrování F8 - smazání, stisk klávesy zajistí automatické smazání sestaveného příkazu při ukončení práce. Ukončení práce s příkazem provádíme dle spodní nápovědy klávesou Esc. Esc - přerušit práci s příkazem. Při přerušení práce bude příkaz uložen v poslední úpravě na pevný disk počítače. Při opětovném zavolání příkazu se nám vrátí zpět v původní podobě na displej. Teprve použití klávesy F8 zajistí smazání příkazu a získání prázdného formuláře. Tabulka formuláře je uložena v adresáři PROGKOMP v souboru s názvem frm-uhrd.frm. Grafickou úpravu můžeme podle potřeby modifikovat pomocí vnějšího editoru (např. Norton Commanderu, textový editor). Musíme však dodržet základní obrysovou část. 10.5. Účetnictví, Pokladna, Sklady, Odbyt, Adresář a Zakázky, Párování SALDA+DPH Najetím prosvětleného kurzoru na některý z nabízených modulů v menu Servisu se přesuneme k další práci do zvoleného modulu (viz popis příslušných kapitol). Spuštění provedeme postavením prosvětleného kurzoru na modul a potvrzením klávesou Enter. 10.6. Hledej - zrychlené volání klávesou F7 Při práci s vyhledáváním neuhrazených faktur, faktur splatných k určitému datu, nebo faktur po splatnosti, případně penalizačních, grupovacích, nebo všech faktur k jedné firmě, nám pomůže nabídka Hledej. Požadovanou volbu provedeme pod nabídkou Hledej. Po zvolení datumu, popř. firmy se objeví nová požadovaná evidence, ve které můžeme využít obecných funkcí. Pro vyhledání F7 s postupným prohledáváním ALT+H, globální vyhledání Alt+F7, praktické přesortování ALT+S včetně vyfiltrování Alt+F. Pokud v dialogovém okénku firma nezvolíme žádnou konkrétní firmu, získáme výpis všech firem splňujících podmínky vyhledání. Limit je parametrem u penalizace, kde uvádíme částku, od které nás penalizace zajímá. Např. penále nad 100.00 Kč apod. Ukončení funkce Hledej provedeme kdykoliv klávesou Esc.

56



ZP-HLEDE

10.7. Kontace - zrychlené volání klávesou F8 K rychlému a pohodlnému účtování faktur doporučujeme využít, podobně jako v Pokladně, automatické předkontace. Tzn., že při proúčtovávání dokladu budeme mít v účtovacím předpise předem dosazeny stanovené MáDáti Dal účty a k nim náležející částky. Údaje pak stačí jen očima překontrolovat a nechat proúčtovat do hlavního účetního deníku (HUD). Velikou výhodou je, že takto předkontovaný předpis před proúčtováním vždy vidíme a dle potřeby v něm můžeme cokoliv opravit. Předkontaci využijeme především u souvztažností, které nejčastěji účtujeme. (Tuzemské závazky 321, DPH 343 1 a 343 2, tuzemské pohledávky 311 1 apod.) Automatické předkontace lze nastavit jednostranně oproti hvězdičce, tak jak uvádí náš obrázkový příklad ( * 321, * 343 2, 311 1 *,) nebo oboustranně ( 504 1 321 1, 311 1 602 apod.). ZP-KONT1

Ilustrační obrázek s předkontací pro přijaté a vydané faktury ZP-KONT12

Ilustrační obrázek s předkontací pro DPH

57


MáDáti Dal 504 1 321 1 343 1 *


MD Kč Dal Kč

MáDáti Dal

100.00 122.00 22.00 0.00

* 321 1 504 1 * 343 1 *

MOŽNÁ FORMA ZÁPISU

MD Kč Dal Kč 0.00 122.00 100.00 0.00 22.00 0.00


Vytváření automatické předkontace ukončíme klávesou Esc a řídíme se pokyny rozhodovacího menu. Pokud se při vlastním účtování setkáme s dokladem, který má být zaúčtován jinak než stanovuje naše předkontace, provedeme v účtovacím předpise jednoduchou opravu - přepsání nového údaje známou editací. 10.8. Dobropis, storno faktury v evidenci Ještě dvě důležitá pravidla musíme mít neustále na paměti: 1) DOBROPIS musí být v evidenci uveden vždy zápornou částkou. Doklad bude záporně i účtován. 2) STORNOVÁNÍ FAKTURY provedeme tak, že si v knize faktur v kolonce Částka Kč vložíme částku 0.00 a k adrese firmy připíšeme popis STORNO. Další informace můžeme uvést v posledním sloupci knihy faktur Poznámka.

58



11. ODBYT Modul Odbyt vznikal postupně dle přání a připomínek klientů, kteří každodenně využívající naše ekonomické programy v praxi a slouží ke komplexní a pohodlné práci se skladem včetně vystavování různých dokladů. Vystavovat lze faktury tuzemské, zahraniční ve třech jazycích, daňové dobropisy, dodací listy a prodejky za hotové peníze u maloobchodního i velkoobchodního prodeje. Ty jsou propojeny s modulem Pokladna a možností kdykoliv přehodnotit denní tržby. Odbyt je vnitřně propojen se všemi ostatními souvisejícími moduly, takže je zajištěna veškerá komunikace s adresářem obchodních partnerů, evidencí Vfa - pohledávek včetně evidencí DPH a se skladem v návaznosti na prodávané položky i odpisy zboží ze skladu. Samozřejmostí pak je i automatické zaúčtování položek do účetnictví. U skladů je komunikace zajištěna se skladovým účetním deníkem SUD a u běžných účetních položek (faktur) s hlavním účetním deníkem HUD. Odbyt dále umožňuje, ve spojení s modulem Adresář, zavedení propracovaného systému individuálních slev, individuální řízená doby splatnosti dokladů, napojení na čtečku čárového kódu, připojení elektronického zákaznického displeje a elektronického šuplíku na peníze. K dispozici máme celou řadu užitečných funkcí, přehledů a inventur tak, aby naše práce se skladem byla maximálně rychlá a pohodlná.

ODBYT

ADRESÁŘ

ADRESÁŘ

SKLAD

EXPEDICE - DOKLAD

POKLADNA SKLADOVÁ KARTA

SKLADOVÝ DENÍK ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY

SUD

HUD

UZÁVĚRKY

11.A. Sklad 11.A.1. Doklad 11.A.1.1. Příjem, Výdej - zrychlené volání klávesou F1 Pro práci s odbytem si nejprve sestavíme číselníky. Zavedeme sklady i několik a založíme jednotlivé skladové karty s potřebnými údaji. Při vedení skladového hospodářství metodou „A„ - účtování všech příjmů a výdejů, si stanovíme v číselníku účetních souvztažností automatické předkontace skladových pohybů. Zúčtování pohybů pak bude automaticky přenášeno do skladového účetního deníku SUD – skladového účetnictví. Číselník má i další nemalý význam. Kromě účetních souvztažností skladových pohybů se zde definují i účetní souvztažnosti, automatické předkontace tržbových účtů pro vydané faktury. Předkontace může být podrobná, téměř až ke každé skladové kartě zvlášť. (Viz kapitola Odbyt, Číselníky, Účetní souvztažnosti.) Po přípravě číselníků přistoupíme ke konkrétní práci s odbytem - prvnímu naskladnění příjmu, k fakturaci k prodejům apod. Práce s příjemkou, nebo výdejkou probíhá ve čtyřech fázích, viz blokové schéma. 59


ZÁHLAVÍ vyplnění základních údajů


POLOŽKY zavedení položek

ULOŽENÍ NA DISK vhodné pro příp. pozdější použití

ZPRACOVÁNÍ vlastní naskladnění + zaúčtování

Založení nové skladové karty

V menu Odbytu si najedeme na první nabídku Doklad, vybereme typ nabízeného skladového pohybu Příjemka, (Výdejka, nebo Převodka). Nově nabídnutá tabulka PŘÍJEMKA tvoří záhlaví pro naskladňování (pro Výdejky, Převodky). Při doplňování údajů se přemísťujeme - poskakujeme po jednotlivých rubrikách klávesou Enter. Pomocí Šipek nahoru dolu pak dle potřeby zpět na předcházející okýnka. Šipkami do stran zajistíme pohyb v řádku okýnka.

Evidenční číslo příjemky je programem generováno automaticky. Pořadové číslo je bráno z Parametrů odbytu, kde se ukládá. Tuto funkci si sami volíme. Číslování příjemek lze pomocí číselníku libovolně ovlivňovat (Odbyt, Servis, Parametry, Parametry dokladu). Druh dokladu interní označení dokladu, na základě kterého přijímáme zboží do skladu. Přijatá faktura Pfa, dodací list Dcl apod. Doklad si sami uvádíme pro zvýšení přehlednosti při případném pozdějším prohledávání ve skladových evidencích (v programu pohyby ve Skladovém deníku aj.). Číslo druhu dokladu jedná se o variabilní symbol, číslo výše uvedeného druhu dokladu, které si z něj do tohoto dialogového okénka opíšeme. Datum je automaticky generován programem z OS počítače, lze jej však kdykoliv dle potřeby operativně změnit. Dodavatel a objednávkové číslo jsou další doplňkové údaje, a jejich využití závisí na nás. Možné je i dosazení jakýchkoliv jiných údajů, speciálních indexů pro pozdější filtrování apod. V dialogovém okýnku Dodavatel můžeme adresu doplnit za pomoci klávesy F1, nebo F7. Po vyplnění úvodního záhlaví stiskneme klávesu Esc k vyvolání spodního rozhodovacího menu a potvrdíme nabízené Položky. Ze záhlaví příjemky (Výdejky, nebo Převodky) jsme tak přesunuti k zadávání konkrétních položek.

Novou tabulku Položky vyplníme údaji o naskladňovaném zboží : číslo skladu - typ skladu (volba konkrétního skladu, do kterého naskladňujeme) číslo karty - vychází z předem vytvořeného číselníku karet. Volbu můžeme provést za pomoci klasické nápovědy klávesou F1. Druhý možný rychlejší způsob dohledání provedeme tak, že do dialogového okénka vepíšeme část z názvu karty, nebo část čísla popř. nějakého parametru a klávesa F7 zajistí užší seznam karet k dohledávání. Výhodou je, že se nebrodíme celým seznamem zavedených karet. Další dialogová okýnka nevyžadují podrobného vysvětlení. Snad jen: Cena celkem, kdy uvádíme vždy skutečnou nákupní cenu položky bez ohledu nato, jaké byly její předchozí nákupní ceny. Cenové rozdíly + nebo - při nákupu řeší program sám formou cenových odchylek a na náš pokyn rozpouští cenové odchylky do nákladů ve skladovém účetnictví. (Systém skladových – kalkulovaných cen) 60



Každou položku do Příjemky (Výdejky, Převodky) potvrdíme přes klávesu Esc a v rozhodovacím menu přes Zapsat. Nová skladová karta. Pokud při příjmu zjistíme, že položku nemáme v číselníku ještě zavedenou, můžeme se operativně přesunout do spodní části příjemky (Výdejky, Převodky) a okamžitě zavést nové údaje o nové kartě.

Celou práci se zaváděním položek do příjemky kdykoliv ukončíme klávesou Esc. Program nás přenese zpět do záhlaví hromadné příjemky (Výdejky, nebo Převodky), kde je nám nejprve nabídnuto Ulož data příjemky na pevný disk. Doporučujeme doklady ukládat pro případnou potřebu pozdějšího zpětného vyvolání apod. Takovýto systém ukládání umožňuje příjemky (Výdejky, Převodky) rozpracovat, práci s nimi přerušit a později se k nim vrátit a teprve potom dokončit a zavést do skladu apod. Po zavedení všech požadovaných položek do příjemky necháme celý doklad (výdejku, převodku) zapsat do skladů přes Zpracuj. Zpracuj ve spodním menu záhlaví příjemky (Výdejky, Převodky) patří k nejdůležitějším závěrečným operacím s dokladem. Program položky zapíše do Skladového deníku a na skladové karty. Zároveň může dojít k proúčtování skladových pohybů do skladového účetnictví SUD podle předem navolených kontací. Viz úvodní schéma postupu práce s příjemkou.

11.A.1.2. Výdejka, převod mezi sklady Práce s VÝDEJKOU popř. PŘEVODKOU mezi sklady je ve svém principu naprosto shodná jako u výše popsané příjemky. Výdejka v nabídkovém menu Doklad nemá žádnou funkční souvislost s vystavovanými fakturami, dodacími lisy apod. Slouží k výdeji, odepsání např. poškozeného zboží ze skladu, k opravnému výdeji chybně naskladněného zboží apod. Běžný výdej položek ze skladu, vyskladňování se v našem odbytu provádí ve spojení s fakturací, maloobchodním prodejem, přes dodací listy apod. To vše v modulu Odbyt, Expedice.

11.A.1.3. Expedice - Doklad Expedice – Doklad se dá také nazvat Fakturace, malo a velkoobchodní prodej, nebo modul pro vystavování dokladů s návazností nejen na sklady. Umožňuje vedení dvou odlišných číselných řad u tuzemských a zahraničních faktur, sestavit jednu číselnou řadu dodacích listů, zhotovit daňové doklady - prodejky při přímém prodeji za hotové peníze, sestavit objednávky, nebo penalizační faktury. Práci s expedicí a vystavování dokladů je vzhledem k jejich důležitosti a obsáhlosti věnována samostatná kapitola 11.B.

11.A.2. Karty - zrychlené volání klávesou F2 Slouží ke kontrole chronologických zápisů o pohybech na jednotlivých skladových kartách. Přehledy jsou pro lepší přehlednost a snadnost prohlížení rozděleny po měsících. Poslední nabídku v menu tvoří Celoroční přehled. Ten nabízí v celoročních přehledech kontrolní přepočty a praktická měsíční vyhodnocení s možností grafického výstupu. K prohledávání pohybů na skladových kartách použijeme programové funkce: F2 - Součet program provede operativní součet množství příjmů a výdejů a nabídne nám celkový zůstatek v měrných jednotkách. Součty probíhají vždy od prvního řádku k místu, kde právě stojí prosvětlený kurzor. Výhodné především k postupnému prohledání případných nesrovnalostí. F5 – Vyhodnoť, sestaví prohlížené pohyby na prohlížené skladové kartě do přehledné měsíční sestavy. Zajímavé především u celoročních přehledů. F7 - Vyhledávání, přímé vyhledání požadované informace ve zvoleném sloupci, nebo vyhledávání globální Alt+F7, kdy program hledá požadovanou informaci bez ohledu na její umístění ve sloupcích prohlížené evidence. Alt+S - Sortování, např. si pohyby k jedné skladové kartě seskládáme podle abecedy, v číselné nebo datumové posloupnosti, apod. Jiné uskládání prohlížené evidence. 61



Alt+F - Filtrování - Pozitivní filtrování. Dočasné vytvoření speciální sestavy k další práci. Např. vytažení všech pohybů od jednoho dodavatele nebo získání přehledu pohybů za jeden kalendářní den apod. Negativní filtrování. Z celkové sestavy operativně odstraníme záznamy, o které dočasně nestojíme. Nejde o mazání! Např. ze sestavy dočasně odstraníme pohyby určitého dne v měsíci (položky budou ve vyfiltrované sestavě scházet) apod. Alt+T - Tisk, operativní tisk seznamu právě prohlížené sestavy (na tiskárně, nebo do souboru). Tisknout lze i sestavy upravené za pomoci Alt+F, Alt+S apod.

11.A.3. Přehledy - zrychlené volání klávesou F3 Přehledy skladových zásob, které jsou vedeny několika směry: Přehledy za konkrétní sklad - jsou to inventury Operativní, Měsíční, Grupovací a Konsignační inventura včetně Podlimitních vyhodnocení. Přehled za všechny sklady - Měsíční přehled komplet KC a Souhrnná inventura. V jednotlivých tabulkách máme u karet uvedenu spoustu praktických informací k dalšímu zpracování. Skladové karty můžeme opět podle potřeby třídit, prohledávat, tisknout apod. Funkce Alt+T, F7, Alt+F7, Alt+S, Alt+F.

11.A.3.1. Operativní inventura Rychlé informace o skladových kartách ze zvoleného skladu o množství, kalkulovaných cenách, průměrných a prodejních cenách i datumově posledním příjmu. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány z číselníku skladových karet.

11.A.3.2. Měsíční přehled KC (kalkulovaných cen) Inventura zvoleného skladu v měsíčním přehledu. Hodnoty příjmů včetně cenových odchylek a výdejů v kalkulované ceně jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladového deníku.

11.A.3.3. Měsíční přehled komplet KC (kalkulovaných cen) Inventura za všechny sklady v měsíčním přehledu. Hodnoty příjmů včetně cenových odchylek a výdejů v kalkulované ceně jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Na rozdíl od předchozího měsíčního přehledu získáme tabulku po měsících za všechny sklady. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladového deníku.

11.A.3.4. Souhrnná inventura Rychlá souhrnná inventura je jakousi obdobou inventury Operativní. Vytváří přehled za všechny sklady s doplňujícím údajem o počtu skladových karet. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladových karet.

11.A.3.5. Grupovací inventura Pomocná inventura, která se dá svým charakterem zařadit mezi inventury speciální. V čísle karty je dovoleno použití jakéhokoliv označení - čísla, lomítka, pomlčky, písmena atd., např. k určení stejného dodavatele u více položek, nebo více dodavatelů k jedné položce apod. Grupovací přehled je pak sestaven na principu výběru takovýchto označených podskupin. Jinými slovy jde o zvláštní druh sortingu podle čísel skladových karet. Program umožňuje volbu různých podskupin podle námi předem nastavených parametrů. Jejich volbu provádíme v parametrech odbytu, tj. menu Odbytu, Parametry, Parametry grupování. Počáteční pozice: určujeme konkrétní pozici znaku (1-7), který bude program považovat za společné pro výběr námi požadovaných karet. Počet znaků: zde si definujeme kolik dalších společných znaků má program vzít v úvahu pro námi požadovaný grupovací výběr. Např. pro tato čísla karet 123-123 321-321 zx2-12/ 12/-999 123-99/ výběr - počáteční pozice 4 - vybrány všechny karty se znakem - počet znaků 1 nebo - počáteční pozice 7 - vybrány karty zx2-12/, 123-99/ - počet znaků 1 společným znakem / nebo - počáteční pozice 4 - vybrány karty 31x/123, H40/123 - počet znaků 4 se společným znakem /123

62



Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladových karet.

11.A.3.6. Konsignační inventura Již nadpis prozrazuje o jaký druh inventury se jedná o tzv. komisní prodej. Zvolíme sklad a uvedeme datum, za který požadujeme konsignační sklad vyhodnotit. Na displej dostaneme výpis pohybů u všech karet za požadované období. Sestavu si vytiskneme příkazem Alt+T a případné výdeje zpracujeme k fakturaci. Podklady pro sestavení tabulky jsou brány ze skladového deníku. Sestavu lze jakkoliv upravovat za pomoci Alt+F, Alt+S apod. dle dalších požadavků a představ.

11.A.3.7. Podlimitní zůstatky Výši podlimitních zůstatků na jednotlivých kartách si určujeme sami. Jedná se o stanovení min. objemových zůstatků pro včasné objednání a dodání zboží. V dnešní době není nic horšího, než odpověď zákazníkovy "Nemáme, není na skladě"! V okamžiku spuštění této funkce dojde k vyhodnocování podlimitních zásob ve všech skladech a u všech karet získáme operativní přehled o kritickém množství. Na základě této sestavy můžeme provést včasnou objednávku. Podlimitní zásoby si spustíme kdykoliv dle potřeby. Podklady pro sestavení tabulky jsou pochopitelně brány ze skladových karet.

11.A.4. Číselníky - zrychlené volání klávesou F4 Důležitost skladových číselníků jsme zmínili již v úvodu této kapitoly. Jejich naplnění je základem pro práci se skladem. V programu jsou využívány pro sestavování Nabídkových ceníků a pro Hromadné přeceňování skladových položek, nebo pro libovolný přesun skladových karet ze skladu do skladu, nebo vytvoření kopie skladové karty v jiném skladě. Pro nepotřebné skladové karty doporučujeme v číselníku Typy skladů zavést speciální sklad archiv, do kterého budeme tyto karty s nulovým stavem postupně přesouvat včetně jejich skladových pohybů.

Nikdy, během jednoho kalendářního roku, nesmíme kartu chaoticky přepsat na jinou položku, tj. změnit její původní údaje a použít pro jiné zboží! Taktéž není dovoleno měnit během kalendářního roku jednou stanovenou kalkulovanou cenu na kartě! Důsledkem těchto nevhodných změn je nesoulad měsíčních inventur, popř. nesoulad s účetnictvím.

11.A.4.1. Skladové karty Máme-li zaveden požadovaný počet skladů, přistoupíme v číselníku k vytváření seznamu skladových karet. Na skladové kartě vyplníme jednotlivá dialogová okýnka: Číslo karty - do prvního dialogového okýnka zavedeme libovolné číslo karty. Pro označení můžeme použít i abecedních písmen, pomlčky, lomítka a prakticky tak specifikovat druh zboží, nebo dodavatele. Např. AB54A02, 0A001, 22-30, 100/a. Program generuje čísla skladových karet, které je možné pro takovýto vtipně propracovaný systém individuálně upravovat. V jednom skladě není možné zavést dvě shodná čísla skladových karet (kontrolováno programem), což neplatí pro stejná čísla karet pro více skladů. Pokud zvolíme nevyhovující číslování, lze jej později kdykoliv přečíslovat za pomoci klávesy F6. Katalogové číslo – nepovinný údaj například čísel JKPOV, katalogových, čísel atestů, specifikace sortimentu apod. Okýnko lze považovat za pomocné. Při tisku dokladu v režimu „Podrobná specifikace položek“ se tyto údaje vytisknou. Ve standardním režimu tisku dokladu se katalogové číslo netiskne. Název položky - pro uvedení přesného názvu skladové položky. Měrná jednotka - informace o měrných jednotkách, ve kterých budeme vést zboží na kartě (litry - l, metry - m, kusy - ks apod.). Rabat - údaj o výši rabatu, o který program automaticky navýší prodejní cenu položky ze skutečné nákupní ceny. Prodejní cena se tak automaticky udržuje na reálné výši podle poslední nákupní ceny, plus stanovený rabat. 63



POZOR na systém zavedené prodejní ceny včetně DPH. Vlastní rabat musí být ještě povýšen o procento DPH. Např. rabat 25% + 22%DPH = 47% Pokud rabat neuvedeme, proces s automatickým udržováním aktuální prodejní ceny je pasivní. V takovém případě můžeme pro tvorbu aktuální prodejní ceny použít jiné prostředky. Tj. hromadné skupinové přeceňování, nebo ruční individuální přeceňování položky po položce. Vždy si však hlídáme správnou prodejní cenu. Balení - zavedení další měrné jednotky (paleta, litry, balík, metry, apod.) %DPH - procento DPH, které se vztahuje na zboží, 22%, nebo 5%. Zahrnuta v prodejní ceně – vztahuje se k DPH. Myšleno jako „DPH je zahrnuto v prodejní ceně" a zavádí se znakem X. Nastavení závisí na tom, jak máme stanovenu prodejní cenu na kartě: - prodejní ceny (1-5) jsou včetně DPH a program bude při prodeji rozepisovat základ + DPH. Znak X musíme uvést! - prodejní ceny (1-5) jsou bez DPH a program bude při prodeji DPH připočítávat k základní ceně uvedenou sazbu DPH. Znak X neuvádíme! Čárový kód - program je připraven na čtečku čárového kódu. Jinak lze okýnko využít pro jakýkoliv jiný další pomocný údaj k další identifikaci. Zúčtovací předpis - automatické zúčtování jak vlastních skaldových pohybů, tak i zaúčtování tržeb. Do karty zavedeme pořadové číslo předem sestavené předkontace dle číselníku účetních souvztažností. To i v případě, že je číselník prázdný a předkontace nechceme používat! 1) Při vedení skladů metodou „A„ slouží pro uvedení konkrétního čísla ÚS účetních souvztažností, které jsme si předem definovali v Číselníku účetních souvztažností Odbytu. Podle nich bude u podvojného účetnictví každý skladový pohyb položky (dovnitř, ven) automaticky proúčtovat do skladového účetního deníku SUD. Pokud skladové pohyby neúčtujeme (metoda „B“), ponecháme příslušná okýnka prázdná. 2) Druhou rovinou využívající zmíněného číselníku je, zavedení tržbových účetních souvztažností pro zaúčtování vydané faktury do HUD. Jedná se o poslední sloupec v tabulce Tržba. Z uvedených informací vyplývá, že lze v tomto systému docílit neomezených možností pro různé automatické účtování. Nákladové středisko – slouží k zavedení nákladového střediska ke kartě pro další účetní zpracování (střediskové členění účetnictví apod.). Musíme vždy uvést, i když v programu střediska nevyužíváme. Kalkulovaná cena - musí být vždy uvedena, a pokud si ji sami neurčíme, je programem automaticky zavedena při prvním naskladnění položky z první skutečné nákupní ceny. V případě, kdy si kalkulovanou cenu dopředu určujeme, jde o odborný odhad skladové ceny, ve které bude položka vedena na skladě. Správně by kalkulovaná cena měla zahrnovat i zohlednění nákladů spojených s pořízením položky (doprava apod.). Pozdější cenové rozdíly + - nákupních cen společně s rozdílnými náklady spojenými s pořízením jsou programem automaticky zaznamenávány jako cenové odchylky, které nám při zpracování skladového hospodářství nijak nevadí, právě naopak je z hlediska účetnictví výhodnější. Odchylky si pak sami rozpouštíme za pomoci programu v modulu Skladové účetnictví. Průměrná cena – v režimu: Účtovat v kalkulované ceně (viz parametry odbytu) - nemusíme zavádět, program si ji sám neustále počítá z příjmů a výdejů. Svou podstatou se v tomto případě jedná jen o pomocný údaj, který nic ve skladovém hospodářství v programu neovlivňuje. Slouží k naší orientaci v nákupních cenách. Účtovat v průměrné ceně (viz parametry odbytu) - se poprvé hodnota musí rovnat první průměrné naskladňovací ceně. Další průměrování si program hlídá sám a údaj je důležitý pro systém účtování v průměrných cenách. Tento systém ale z praktického hlediska NEDOPORUČUJEME.

64



Cenové úrovně Prodejní cena 1-5 slouží k zavedení různých prodejních cen u jednotlivých položek. Zvolená výše prodejních cen může být dále automaticky ošetřována programem v závislosti na stanovené výši rabatu na kartě. Při prodeji volíme cenovou úroveň několika způsoby: a) - operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazování adresy do dokladu volbou u dialogového okýnka Cen.úr: b) - jen u prodejek je standardně nastavena cenová úroveň 1. Jiná se předvolí v externím souboru porty.cfg na řádku 2 číslem 2-5. (NOVA01\porty.cfg) c) - operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazení ceny, kdy u dialogového okýnka Cena za MJ stiskneme klávesu F1 jako nápovědu cenových úrovní. (platí pro oba doklady) Zavedení cenových úrovní není podmínkou. Cenová úroveň 1 je základní. Zůstatek - aktuální stav o počtu ks, litrů, … (dle měrné jednotky) na kartě. Nikdy do skladové karty nevpisujeme ručně! Vždy jen přes příjemku, výdejku, nebo převodku. Rezervace – informační číselný údaj o počtu rezervovaných kusů (dle měrných jednotek). Ty budou dočasně zablokovány pro fakturování. Výši rezervace nikdy nevpisujeme ručně, ale jen přes Expedici, Objednávku. Limit – ručně si sami zadáváme limit minimální zásoby zboží. V okamžiku vyhodnocování podlimitních zásob již popsaných v manuálu, tak získáme operativní přehled o kritickém množství zboží na skladě. Můžeme včas objednat další zboží. Není nic horšího, než odpověď zákazníkovy "Nemáme, není na skladě" na 100 % půjde jinam! Poslední příjem, poslední výdej – doplňková datumová informace automaticky ošetřovaná programem. Kartu nenabízet – zavádí se znakem X. Pomocná funkce, která zajistí, že karta nebude nabízena ve fakturaci v seznamu zavolaném F1. F1 je myšleno jako nápověda. Pokud při fakturaci budeme znát zpaměti číslo takto označené karty, lze s ní samozřejmě plně pracovat - fakturovat. Druhou vlastností je, že se takto označená karta při roční uzávěrce nepřenese ze starého do nového roku. Karta zůstane v roce starém. Po řádném vyplnění skladové karty stiskneme klávesu Esc. Je nám nabídnuto rozhodovací menu, ve kterém potvrdíme zařazení nové karty do evidence Zařadit položku. Programem jsme dotazováni na přesné umístění karty, na konkrétní pozici v číselníku. Při prohlížení již hotové evidence skladových karet můžeme pracovat s dalšími obecně známými funkcemi: F4 - Přidání nové karty do číselníku. F5 - Zkopírování skladové karty do volitelného skladu (s možností kdykoliv změnit číslo skladové karty). F6 - Přesun skladové karty do volitelného skladu (s možností kdykoliv změnit číslo skladové karty). F7 - Vyhledávání, přímé vyhledání požadované karty ve zvoleném sloupci, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na umístění ve sloupcích evidence karet. Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kteroukoliv kartu a stiskneme klávesu Enter, zpřístupníme si ji k detailnímu prohlížení, nebo opravám. Alt+S - Sortování, skladové karty si operativně přeskládáme např. podle abecedy, podle čísel karet, podle ceny apod. Takto upravenou evidenci si můžeme trvale uložit i na disk počítače a to po stisku klávesy Esc. Alt+F - Filtrování pozitivní. Operativně získáme dočasně upravený seznam karet k další práci. (Viz úvodní kapitola v manuálu Obecné funkce v programu.) Při negativním filtrování dočasně odstraníme z prohlížené sestavy určitou skupinu karet (položky budou v novém výpise scházet). Alt+T - Tisk, operativní tisk (na tiskárnu, nebo do souboru) prohlížené evidence - skladových číselníků (i upravených filtrem, sortingem apod.). Esc - Ukončení prohlížení číselníku skladových karet.

11.A.4.2. Typy skladů Základní číselník k zavedení seznamu požadovaného počtu skladů do programu. Práce s tabulkou je jednoduchá a řídí se stejnými pravidly jako u kterýchkoliv jiných číselníků v programu, jen klávesou Enter. Typy skladů nemusí být vázány na střediska, protože z hlediska účetnictví je tato operace řešena jiným způsobem (individuálně zajišťují skladové karty). Max. počet skladů je 99. Do sloupce: TP - uvedeme pořadové číslo skladu, nebo libovolné označení Název skladu - pojmenujeme si sklad

65



11.A.4.3. Účetní souvztažnosti O číselníku účetních souvztažností jsme se již několikrát zmínili. Přesto si popis znovu připomeneme. Číselník má dvě funkce: 1) slouží k zavedení předkontací účtů pro zaúčtování skladových pohybů do SUD při vedení skladů metodou „A" 2) slouží k zavedení předkontací účtů k zaúčtování tržeb u vydaných faktur do HUD (např. 601 1 - tržby za vlastní výrobky, 604 1 - tržby za zboží, …… aj.). V seznamu uvedeme až 99 pořadových čísel ÚS účetních souvztažností. Podle nich se bude každý skladový pohyb položky (dovnitř skladu, a ven) u podvojného účetnictví automaticky účtovat do skladového účetního deníku SUD. Pořadová čísla těchto předkontací z číselníku vepisujeme do jednotlivých skladových karet. Vlastní zaúčtování zajistí program sám při příjmu, výdeji, převodu a při prodeji. Pokud skladové pohyby neúčtujeme (metoda „B“), vyplníme příslušná okýnka pro sklad znakem * (hvězdička). S pomocí takovéhoto číselníku můžeme docílit téměř neomezených kombinací pro automatické účtování skladového hospodářství.

Příjem MáDáti a DAL Odchylka MáDáti DAL Výdej MáDáti a DAL Tržba

předkontace pro automatické proúčtovávání skladových pohybů do SUD předkontace pro vydanou fakturu

Účtování v programu podvojného účetnictví NOVA01 je z důvodu maximální přehlednosti rozděleno do tří samostatných účetních deníků. Jen pro připomenutí: Finanční HUD - faktury, banka, pokladna, interní doklady, leasing apod. Skladový SUD – výhradně jen skladové pohyby ze skladového hospodářství - Odbytu. Majetkový MUD – je určen pro účtování majetkových opisů, popř. mezd. Spuštění účetní uzávěrky zajistí sloučení všech tří deníků do výkazů. Enter - aktivace řádku pro zápis souvztažností do jednotlivých sloupků v tabulce. F4 - Přidáme nové potřebné řádky k dalšímu definování dalších souvztažností. F8 - Zrušení nepotřebné předkontace. Použijeme spíše jen v krajním případě, lepší je původní účty přepsat za nové, aktuální.

66



11.A.4.4. Ceník služeb Zajímavá nabídka, která rozšiřuje servis při sestavování dokladů. Jeho pomocí lze kdykoliv cokoliv vyfakturovat mimo sklady, popř. přefakturovat. Funkčně jde jakoby o další sklad s pomyslným číslem 00 (Toto číslo se při vyvolávání ceníku neuvádí. Ceník se uvádí jako sklad číslo nic - pomocný sklad - Ceník. S jeho pomocí lze rychle a bezchybně vystavit jakékoliv i jednoúčelové doklady (náhodné přefakturace, nebo faktury za rozličné projekty). Do ceníku si můžeme zavést veškeré možné činnosti, které běžně i výjimečně fakturujeme, prodáváme! Dokonce lze zavést i položky pro ceny smluvní, nebo položky pro poskytované slevy apod.!

Po spuštění ceníku se na displeji objeví graficky stejná karta jako u běžných skladových položek. Její grafickou úpravou se nenecháme zviklat a vyplníme jednotlivá dialogová okýnka. Nejdůležitější bude především uvedení názvu služby (dopravné, balné, sleva, projekt č….., apod.) a uvedení prodejní ceny za jednotku (1ks, 1km, za 1 obal, 5% slevy). U položek smluvních, projektů, slev apod. cenu přirozeně nevypisujeme. Konkrétní sumu uvedeme až při vlastní tvorbě konkrétního dokladu.

11.A.5. Skladový deník - zrychlené volání klávesou F5 Skladový deník tvoří základní páteř celého skladového hospodářství v modulu Odbytu. Eviduje souhrn všech skladových pohybů (příjmů a výdejů) v jejich chronologickém sledu v měsíčních přehledech. Zároveň vede i všechny skutečné nákupní ceny. V případě potřeby lze za pomoci funkce Kontrola karet provést zrestaurovaní množstevních zůstatků na skladových kartách. Na zakázku lze ve speciálních případech ze skladového deníku zajistit i kompletní rekonstrukci skladového účetnictví (rekonstrukce SUD u podvojného účetnictví). Popis jednotlivých sloupců evidence: P - pohyb. P-příjem, V-výdej, malým písmenem p-převod příjem, v-převod výdej TS - typ skladu, sklad, ve kterém se pohyb uskutečnil Dne - datum pohybu Ev.číslo - evidenční číslo hromadné příjemky, výdejky, nebo u vystavovaného dokladu interní pořadové číslo z evidence knihy pohledávek, dodacích listů atd. Číslo je do skladového deníku vždy zaznamenáváno automaticky. D.d. - druh dokladu. U příjemek, výdejek jde o označení dokladu, na základě kterého naskladňujeme (faktura, dodací list, interní doklad). Tento specifikační symbol si do hromadné příjemky , výdejky zavádíme sami. U vydaných dokladů v Expedici (vydaných faktur, dodacích listů, aj.) je označení druhu dokladu zaznamenáváno programem automaticky. Např. TF1 tuzemská vydaná faktura typ I. Nebo dcl dodací list apod. Č.dr.dokladu - číslo druhu dokladu je úzce svázáno s druhem dokladu. U hromadné příjemky, výdejky si číslo značíme sami (variabilní symbol faktury, na základě které provádíme naskladnění). U vydaných dokladů v Expedici, vydaných faktur, jde o číslo variabilního symbolu, variabilní symbol dodacího listu, prodejky apod. Variabilní symbol je u vydaného dokladu tvořen a zaznamenáván automaticky. Množství MJ - množství v měrných jednotkách (ks, litry apod.). Kalk.cena - kalkulovaná (skladová) cena za jednotku. Kalk.c.celkem - kalkulovaná cena celkem (kalkulovaná cena násobena počtem kusů). Prod.cena - prodejní cena. Dodavatel-Odběratel - informace se dosadí buďto z hromadné příjemky (výdejky) při naskladnění, nebo při Expedici automaticky z adresy odběratele použité ve faktuře. Např. u prodejek za hotové peníze běžnému zákazníkovy zůstává dialogové okýnko zpravidla prázdné. Obj.číslo - objednávkové číslo se u příjmů (výdejů) doplní ze záhlaví hromadné příjemky (výdejky) – dle potřeby uvádíme sami. U faktur při expedici se objednávkové číslo doplní ze záhlaví dokladu (pokud jsme si jej tam uvedli).

67



V prohlížené evidenci můžeme pracovat i s dalšími funkcemi: F7 - Vyhledávání jakékoliv, operativní v prohlížené evidenci skladového deníku. Alt+S - Přetřídění prohlížené evidence podle abecedy, číselně, datumově apod. Alt+F, Alt+G - Filtrování evidence pozitivně, nebo negativně dle potřeby. F2 - Součet program provede operativní součet ve sloupcích Množství MJ (např. počet kusů) a ve sloupci Kalkulovaná cena celkem (hodnota naskladnění). Součet probíhá vždy od prvního řádku k místu, kde právě stojí kurzor. F5 - Vyhodnocení příjemek a výdejek (převodek) a jejich zesumarizování. Skladový deník je rozšířen o další pomocné sloupce (Celkem KC, Celkem PC), kde je proveden celkový součet Kč všech položek k jedné příjemce, výdejce, převodce. Slouží ke kontrolním účelům. Alt+T - operativní Tisk prohlížených i jakkoliv upravených evidencí deníku (na tiskárnu, nebo do souboru) >>> - prohlížení za okraj displeje pomocí kurzorových šipek Enter - Editace, možnost jakýchkoliv oprav v evidenci skladových pohybů. V návaznosti na funkci „Kontrola karet" je možné provést opravu, zrestaurování a aktualizaci zůstatků na skladových kartách.

POZOR ! Na návaznosti ve skladovém účetnictví SUD ! Editační opravy spíše nedoporučujeme. Vždy je lepší provést opravu pomocí opravného dokladu. Chybný příjem opravným výdejem, chybný výdej opravným příjmem apod.

11.A.6. Servis - zrychlené volání klávesou F6 11.A.6.1. Parametry

Parametry dokladu Automatický tisk dokladů - pro automatický tisk příjemek, výdejek, převodek. Automatické účtování - volba pro zapnutí automatického účtování příjmů, interních výdejů, nebo převodek u firem, které vedou sklady metodou „A" Účtování soupiskou - zapnutí zjednodušené formy zápisu účtování do SUD. Účtování jedním řádkem za všechny položky na příjemce, výdejce, nebo převodce. Účtování v kalkulované ceně - volba principu účtování sklad. položek Doporučeno! Účtování v průměrné ceně - volba druhého možného principu účtování sklad. položek. Evidenční číslo příjemky - při zapnuté funkci „Automatické číslování" program sám zaznamenává pořadovou číselnou řadu dokladů. Evidenční číslo výdejky - zaznamenaná číselná řada dokladu. Evidenční číslo převodky - zaznamenaná číselná řada dokladu. Automatické číslování - souvisí s výše uvedeným evidenčním číslování. Počet desetinných míst v údaji o množství – velmi praktická, doplňková pomůcka upřesňující tvar čísla o počtu (např. ks, litrů) v dokladech při prodeji (ve faktuře, v prodejce). Příklad vždy pro jeden kus a počet des.míst 0, 2, 3. - 1 ks, 1.00 ks, 1.000 ks.

Parametry grupování Počáteční pozice - nastavení slouží jako speciální parametr pro pomocnou grupovací inventuru. Počáteční pozicí říkáme u skladové karty, od kterého čísla v řadě v čísle karty se bude provádět skupinový, grupovací výběr. Např. od čtvrtého tj. xxxXxxx 68



Počet znaků - druhý doplňující parametr pro speciální grupovací inventuru. Požadované číslo může být od 1 po 7 (v čísle skl. karty je max. 7 znaků). Zadaným číslem říkáme, kolik znaků v řadě u skladové karty má vzít program v úvahu pro skupinový, grupovací výběr. Např. počet znaků 4: xxxXXXX. Již popsáno u Grupovacích inventur včetně obrázku.

výběr nebo nebo

Např. pro tato čísla karet 123x123 321x321 zx2x12/ 12/x999 123x99/ - počáteční pozice 4 - počet znaků 1 - počáteční pozice 7 - počet znaků 1 - počáteční pozice 4 - počet znaků 4

vybrány všechny karty se znakem x vybrány karty zx2-12/, 123-99/ společným znakem / vybrány karty 31x/123, H40/123 se společným znakem /123

Parametry expedice Čtečka čárového kódu - slouží k zavedení režimu čtečky čárového kódu dle nápovědy. Program je připraven na práci se standardní ruční čtečkou a ke značnému zrychlení vlastního prodeje a celkové práce se sestavením skladu.

Zvláštní režim Blokování výdejky – pomocná funkce umožňující zablokování interního výdeje ze skladu v menu Doklad. Klasický výdej položek ze skladu Expedicí přes doklad (fakturou, dodacím listem, prodejkou apod.) není tímto nijak blokován.

11.A.6.2. Změna sazby DPH Jednoduchá pomůcka, s jejíž pomocí automaticky změníme zavedenou sazbu DPH na všech kartách ve všech skladech. Po spuštění si od nás program žádá uvedení původní sazby DPH (22%, 5%) a uvedení sazby nové.

11.A.6.3. Kontrola karet Tvoří integrovanou plně automatickou kontrolu správnosti všech důležitých údajů skladového hospodářství v odbytu. Jde především o soulad mezi obsahem skladového deníku a údaji na kartách. Program postupuje podle záznamů ve skladovém deníku a kontrolně srovnává informace na kartách. Pokud narazí na rozdíl v počtu kusů, automaticky jej na kartě opraví. Na případné rozdíly v naskladňovacích cenách jsme upozorněni v protokolu chyb. Upozornění Rozdíl v PC – v pořizovacích cenách je jen informativní a informuje nás o rozdílnosti v nákupních cenách. Není chybou! Upozornění Rozdíl v KC – v kalkulovaných cenách je chybou a upozorňuje nás na náš nekorektní zásah do údajů o kalkulovaných cenách na kartách, které během roku měnit nesmíme. Nebo jsme nekorektně zasáhli do kalkulovaných cen ve skladovém deníku. Kontrolu si spouštíme dle potřeby libovolně, i několikrát za sebou.

11.A.6.4. Export a import dat Export a import dat umožňuje přenos dat mimo počítač a mít např. odloučené pracoviště skladů. (Např. v jiném městě Přerov, Olomouc, Kroměříž apod.) Funkce zvyšuje užitnou hodnotu celého programu. Přenos provádíme za pomocí disket, Zipu, přenosného HD, nebo Internetu apod. Doklady (faktury, dodací listy, prodejky) mohou být vystavovány skladníkem přímo na odloučeném pracovišti. Po importu do počítače na ředitelství si obsluha tyto doklady - účetní v modulu Odbyt vyvolá a dodatečně zařadí. Faktury si zavede do evidenčních knih včetně proúčtování skladových pohybů do skladového SUD. Po spuštění Exportu dat se objeví tabulka k zadání požadovaných údajů. Výběr konkrétních položek je zajištěn datumově. Proto může být nejmenší přenosová dávka jeden den. Doporučujeme vedení přehledné evidence o provedených exportech (importech) na štítku diskety, např. využít poznámkového diáře jímž je program vybaven Alt+N. Znakem X položky vybereme. V komprimovaném stavu jsou programem nahrány na disketu. Import dat se nijak nezobrazuje. Po potvrzení obsluhy program zajistí PŘIhrání položek - dat do modulu Odbytu. Správnost importovaných dat je plně v rukou té obsluhy, která nám takovouto disketu nahrála.

11.A.6.5. Přecenění Další z praktických funkcí programu, která už svým názvem napovídá, že jde o přeceňování cen skladových karet. Přeceňování může jít tzv. dvěma směry. 69



Přecenění koeficientem – ve zvoleném koeficientu provede program úpravu cen 1-5. Např. zvýšení o 10% se provede koeficientem 1,1. Snížení o 5% koeficientem 0,95 apod. Přecenění s pevnou cenou – u požadovaných karet uvádíme novou konkrétní cenu. Tabulka umožňuje individuální zavedení u všech cenových úrovní 1-5.

11.A.7. Hledej -zrychlené volání klávesou F7 Slouží k prohledávání skladového deníku ve všech měsících současně.

Hledání ve sloupcích - je nám nabídnuto záhlaví sloupců ve tvaru skladového deníku a podobně jako u běžné funkce hledej F7 si vybereme sloupec k prohledávání. Zadáme požadovanou sekvenci znaků. Program provede prohledání deníku ve všech měsících a na displej vypíše všechny záznamy obsahující námi požadovanou sekvenci znaků (číslo, datum, skladová karta, aj.). V plném rozsahu slouží ke kompletnímu prohledávání všech sloupců ve všech měsících najednou. Hledej používáme v situacích, kdy potřebujeme cokoli najít někde v deníku, a nejsme si jisti, ve kterém období, nebo jakým dokladem byl zápis přesně proveden. Funkce hledej se dá dále kombinovat s filtrováním Alt+F nebo sortingem Alt+S apod. Tím získáváme další neomezené kombinace k prohledávání zavedených záznamů. Dalším pozitivem pak je, že všechny takto vytvořené sestavy lze kdykoliv vytisknout klávesami ALT+T k další práci.

11.A.8. Moduly - zrychlené volání klávesou F8 Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici nám menu nabídne přesun do uvedených modulů k další práci.

70



11.B. Expedice – Doklad, Fakturace Expedice - Doklad je druhá nejdůležitější součást modulu Odbytu, která slouží k vystavování různých druhů dokladů. Proto je jí věnována tato samostatná kapitola. V širším kontextu plně nahrazuje a v mnoha oblastech i předstihuje původní moduly v programu Fakturace a Kasa. Vystavit lze Tuzemské faktury Vfa I a Vfa II, tj. ve dvou odlišných číselných řadách, zálohové faktury, dodací listy prodejky pro maloobchodní prodej za hotové peníze, penalizační faktury atd. Systém taktéž umožňuje zavedení rezervace zboží pro zákazníka a jejich pozdější přenos do vystavovaného dokladu. V nabídce Doklad si najedeme na Expedici, zvolíme požadovaný druh dokladu a můžeme začít s vyplňováním. 11.B.1. Tuzemská faktura I

11.B.1.1 Sestavení dokladu Přibližné schéma postupu práce s dokladem probíhající ve třech fázích.

1. Fáze Sestavení záhlaví

2. Fáze Textová část dokladu

3. Fáze Zpracování dokladu

1. Fáze : Sestavíme záhlaví dokladu se základními údaji. Jméno naší firmy je automaticky doplněno z konfiguračních parametrů programu. V knize pohledávek, (v evidenci prodejek, evidenci dodacích listů apod.), je vyhledán poslední evidovaný doklad a logicky je programem odvozen a nabídnut nový variabilní symbol - pořadové číslo. To je sestaveno s použitím předpony či přípony, předem definované v Parametrech dokladu. Datum zdanitelného plnění a den vystavení jsou brány z OS počítače, lze jej však dle potřeby změnit. Splatnost, obvykle 14 dní, je programem brána z předem definovaných Parametrů Tuzemské faktury I. Odběratele je vhodné doplnit z adresáře za pomoci nápovědy přes klávesu F1. Ruční dopisování adresy nedoporučujeme! U adresy můžeme mít v kartě zaveden poměrně značně rozvětvený systém slev. Různé slevy u různých skladů, další konkrétní slevy u konkrétních skladových karet apod. Pro dohledání adresy můžeme využít i druhého, rychlejšího způsobu za pomoci klávesy F7. Do kteréhokoliv dialogového okýnka vepíšeme několik prvních písmen, nebo některé slovo z názvu firmy, ulici, město, IČO nebo DIČ, a teprve potom stiskneme klávesu F7. Program nám nabídne konkrétní firmu, nebo užší seznam adres k použití. Po výběru adresy klávesou Enter jsme vždy akusticky i obrazově upozorněni na info text z karty adresy. Využití může být univerzální. Např. operativní informace o změně adresy, info o neplatiči, o nároku na slevu apod. Cenová úroveň - prodejní cena 1-5 plně souvisí jen se skladovým hospodářstvím a předem zavedenými prodejními cenami na skladových kartách. Zavedením čísla cenové úrovně u adresy budou v sestavovaném dokladu u všech položek použity tyto zvolené ceny. V případě potřeby lze vždy nabízenou cenu ještě operativně upravit. Cenové úrovně lze do dokladu volit několika způsoby: a) - operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazování adresy do dokladu volbou u dialogového okýnka Cen.úr:. b) - operativní nastavení cenové úrovně obsluhou při dosazení ceny, kdy u dialogového okýnka Cena za MJ stiskneme klávesu F1 jako nápovědu cenových úrovní (platí pro faktury i prodejky). c) - jen u prodejek je standardně navolena cenová úroveň 1. Volbu jiné cenové úrovně provádíme v externím souboru 71



porty.cfg na řádku 2 číslem 2-5. (NOVA01\porty.cfg).

Cenová úroveň 1 je základní. Po vyplnění záhlaví stiskneme klávesu ESC k vyvolání spodního rozhodovacího menu a potvrdíme nabídku Položky. Ze záhlaví jsme přesunuti do tzv. Textové části dokladu ke konkrétnímu zadávání položek.

2. Fáze : Doplníme textovou část dokladu s potřebným textem, co fakturujeme a po jednotlivých položkách. Nemusíme fakturovat jen v návaznosti na sklady. Bez potíží vyfakturujeme jakékoliv i nárazové práce, služby, projekty, přefakturace, množstevní slevy za pomoci ceníku služeb! Pro tyto případy můžeme mít např. zavedenu jednu prázdnou kartu v ceníku. Bez prodejní ceny (určíme operativně při prodeji), bez názvu (popíšeme operativně až při konkrétním prodeji), bez předkontace (určíme taktéž operativně při prodeji). Další dle konkrétního požadavku na tel. naší HOT-LINE pomoci zákazníkům 581 201 423 odd. software.

Při práci si pomůžeme nápovědou na displeji. Např. F4 pro vložení celého řádku pro psaní textu po načtení aktivovaného klávesou Enter, F6 pro načtení předem připravených textových bloků pro stále se opakující komentáře, atd.V textové části dokladu klávesou Enter vyvoláme tabulku k zadání konkrétních fakturovaných údajů. Z obrázku je vidět, jednotlivá dialogová okýnka nevyžadují další podrobné vysvětlení.

72



Nápovědu, který sklad použít, nebo kterou použít kartu, získáme klávesu F1 nebo F7. Ceník služeb je v programu označován jako sklad nic. (Dialogové okýnko sklad číslo ponecháme prázdné.) U dialogového okýnka Cena za MJ můžeme použít klávesu F1 pro volbu zavedených cenových úrovní, nebo klávesu F2 pro nový operativní výpočet z ručně zadané nové celkové ceny včetně DPH na novou cenu bez DPH. Uvedený postup latí nejen pro běžné skladové položky, ale i pro tzv. ceník služeb a náhodné fakturace. Pravá polovina vyvolané tabulky nás informuje o celé řadě dalších doplňkových údajů k použité kartě. Ve spodním rozhodovacím menu potvrdíme Zapsat do textové části dokladu. Programem jsme přeneseni na další prázdný řádek k definování další položky.

Popis některých funkčních kláves v textové části dokladu: F2 - Operativní uložení obsahu právě zpracovávaného dokladu na disk PC. Funkce je podobná tzv. elektronickému šanonu. Použijeme ji např. pro ochranou dat pro případ náhodného výpadku el. proudu, při sestavování dlouhých dokladů, podobně jako když píšeme dopis v textovém editoru. Výpočet prodejní ceny bez DPH u dialogového okýnka Cena za MJ. Tady je prodejní cena vždy uváděna bez DPH. Jsou však případy, kdy nás praxe nutí operativně změnit prodejní cenu a známe jen konečnou cenu včetně DPH. Proto pro tyto případy v tomto dialogovém okýnku uvedeme vždy celkovou cenu včetně DPH, stiskneme F2 a program provede rozpočítání na cenu bez DPH. F4 - Přidání nového řádku do textové části dokladu. Přidat lze jak nový prázdný řádek pro text, tak i řádek pro zápis další položky ze skladu, nebo ceníku služeb. Volba dle menu. F8 - Zrušení nepotřebných řádků. F6 - Volba pro načtení obsahu z již vystavených Dodacích listů, z předem připravených Textových bloků, z Objednávek nebo znovu načtení položek z již sestaveného dokladu (u faktur I např. TF1, tuzemská vydaná faktura I nebo ze zálohových faktur). F10 - Operativní mezisoučty slouží k zavedených tzv. numerických mezisoučtů do požadovaných míst mezi položky v textové části dokladu.

3. Fáze : Závěrečná fáze práce s dokladem Alt+Z - celkovou práci s typováním položek v textové části dokladu kdykoliv ukončíme stiskem těchto kláves Alt+Z. Program nás zrychleně přenese do menu Zpracování dokladu (tisk, uložení dokladu, zavedení do evidencí, proúčtování apod.) Detailní popis všech možností si probereme v další kapitole Zpracování dokladu. Ukončení práce s dokladem lze provést i klasicky klávesou Esc. Tady nás program vrátí zpět do záhlaví. Nabídne rekapitulaci k nahlédnutí, popř. k doplnění závěrečného textu. Celé záhlaví opustíme přes Konec. Při tomto postupu doporučujeme i využití uložení dokladu na disk počítače, tzv. elektronický šanon (stejné jako Operativní uložení v textové části dokladu klávesa F2), pro případ pozdějšího vyvolání dokladu. Uložení je externí a nemá nic společného s běžnými evidencemi v programu, např. knihou vydaných faktur!

11.B.2. Tisk dokladu Doplňková funkce jejíž hlavní vlastností je předběžné prohlížení celého sestaveného dokladu předem na displeji s možností i přímého tisku na tiskárnu. Tento tisk dokladu bývá zpravidla využíván při dodatečném a opakovaném tisku dokladů po jejich načtení z tzv. elektronického šanonu. (V případech kdy jsme zákazníkem žádáni o zaslání opisu dokladu apod.)

73



11.B.3. Zpracování dokladu Důležitý závěrečný moment při práci s dokladem, kdy definitivně rozhodneme, jak s ním naložíme. Znakem X v tabulce jednotlivé činnosti potvrzujeme. Nastavené parametry lze vždy operativně měnit. Nová změna bude po potvrzení automaticky uložena. Jak je na obrázku vidět, nepotřebují jednotlivé odkazy dalších podrobných vysvětlení.

Podrobná specifikace položek slouží jako parametr pro zapnutí tisku s rozšířenými údaji o skladové kartě. Tj. tisk skladového a katalogového čísla. Automatické uložení dokladu na disk - tzv. elektronický šanon. Bylo již popsáno v jednom z předešlých odstavců manuálu (klávesa F2). Ukládání provádíme pro případ pozdější potřeby vyvolání dokladu, jeho znovu vytištění apod. Podobně jako u příjemek na sklad, máme možnost doklad rozpracovat, uložit a později jej vyvolat a dokončit. Uložení je externí a nemá nic společného s běžnými evidencemi v programu, např. knihou vydaných faktur, evidencemi DPH, evidencemi prodejek v modulu Pokladna apod.! … zúčtování – slouží k proúčtování skladových pohybů do skladového účetního deníku SUD podle předem stanovených předkontací v číselníku Účetní souvstažnosti a jejich uvedení na skladových kartách. U ceníku služeb a náhodných fakturací musíme u fakturované položky číslo požadované kontace zavést individuálně. Automatické ukončení dokladu a nastavení nového. U faktur usnadní práci při zpracování několika dokladů za sebou. Program se po všech zadaných úkonech zpracování sám nastaví do záhlaví nového dokladu k další práci. U prodejek se program vždy postaví přímo až do textové části dokladu. U prodejek je záhlaví odběratele k běžným zákazníkům zpravidla ignorováno.

11.B.4. Čtení dokladu Předem uložené doklady na pevném disku (v tzv. elektronickém šanonu) si můžeme zpětně kdykoliv vyvolat na displej a dále s nimi pracovat. Můžeme pokračovat na rozpracovaném dokladu, znovu si jej celý vytisknout, odepsat ze skladu apod.

11.B.5. Nastavení, servis

Parametry záhlaví Každý typ dokladu má své vlastní parametry. (Tuzemské faktury, prodejky, dodací listy, aj.) V tabulce volíme parametry znakem X podle jednotlivých dialogových okýnek. Název dokladu - uživatelsky lze pozměnit, doplnit název dokladu. Předpony a přípony čísla dokladu. Nesmíme však použít jiné znaky než numerické.

Lomítka, pomlčky apod. nejsou bankami uznávány, proto je zásadně nepoužijeme !!!

POZOR ! Pozor si dáme na definování předpony v dokladu. I přesto, že si doplnění čísla dokladu nežádáme a budeme si program jen prohlížet, musí kurzor v dialogovém okýnku blikat na první pozici u levého okraje. Pokud tomu bude jinak a kurzor se nám podaří omylem přesunout na jinou pozici, bude to znamenat předponu prázdných znaků, které nám budou při práci s programem činit potíže !! Chybný VS může potom vypadat takto … 1542

74



Poznámka-konec – spodní polovina tabulky je určená pro stanovení trvalého textu poznámky, která se nám vždy vytiskne ve spodní části dokladu (Např. "Nezaplatíte-li částku do .... apod.) Prostor pro poznámku zároveň umožňuje uvedení zápisu o uvedení v obchodním rejstříku dodavatele včetně spisové značky které spadá pod povinné náležitosti u daňových dokladů platné od 1.1.2001

Pracovním režimu dokladu - doporučujeme využití předkontací zavedených v pracovním režimu dokladu pro zúčtování pohledávky a zúčtování haléřového dorovnání do finančního HUD. Stanovení předkontací tržbových účtů jsme si vysvětlili v jedné z předchozích kapitol Odbytu Číselníky, Účetní souvztažnosti a skladové karty.

11.B.6. Konec práce Slouží k ukončení práce s Expedicí, fakturací a k přesunu zpět do odbytu.

11.B.7. Zálohová faktura I, Dodací list, Prodejka, Penalizační faktura, Objednávka Práce s ostatními doklady je prakticky shodná jako s Tuzemskou fakturou. Především technologie sestavení zálohových faktur, zahraničních faktur, dodacích listů a prodejek. Prodejky - distribuční program je standardně nastaven na cenovou úroveň č.1. V případě potřeby lze pro prodejky trvale nastavit i jinou cenovou úroveň. Volba se provádí mimo program (např. pomocí Norton Commanderu, nebo Poznámkovým blokem) v adresáři NOVA01 úpravou souboru porty.cfg. Konkrétní cenovou úroveň (1 - 5) uvádíme tímto číslem na druhý řádek. Objednávky jsou mírně odlišné. Jejich vystavení zajistí pouhé zablokování požadovaného zboží ve skladech pro normální prodej (prodej fakturou i zahraniční, prodejkou). Penalizační faktury jsou již svým charakterem zcela odlišné od běžných faktur. Nejsou napojeny na sklady a po zavedení adresy našeho odběratele v záhlaví dokladu slouží k automatickému sestavení penalizační faktury k požadovanému datu.

11.B.8. Jak používat slevy při fakturaci Na četné dotazy a přání zákazníků uvádíme několik praktických rad, jak si poradit. Ostatně jako i u kterékoliv jiné problematiky platí možnost zavolat na službu HOT-LINE softwarového oddělení firmy EMZET. 1)

Slevy v procentech vycházejí z adresy zákazníka. Systém se definuje v modulu Adresář u jednotlivých adres obchodních partnerů. Slevu (přirážku) lze stanovit individuálně např. až na každou skladovou položku zvlášť pro různé sklady. Při prodeji (fakturou, prodejkou, dodacím listem) takovémuto zákazníkovy, bude základní prodejní cena na skladové kartě (Prodejní cena 1:) automaticky ponižována (povyšována) dle stanovených údajů. Informace o poskytnuté slevě (přirážce) může být u jednotlivých položek v dokladu viditelně zobrazována.

zavedení slevy v % do karty v adresáři 2)

Slevy pomocí pevných cenových úrovní stanovených na skladové kartě. Systém se definuje přímo na jednotlivých skladových kartách kde je možné stanovit až 5 různých prodejních cen k jedné položce. Výši požadované cenové úrovně u 75



zákazníka lze zavést v modulu Adresář u jednotlivých adres obchodních partnerů. Při prodeji (fakturou, prodejkou, dodacím listem) takovémuto zákazníkovy bude základní prodejní cena na skladové kartě automaticky nasměrována na předdefinovanou cenovou úroveň. Z praktického hlediska je tento způsob náročný na operativní a rychlou údržbu aktuálních prodejních cen.

zavedení více prodejních cen - cenových úrovní 1-5 Volbu cenové úrovně lze kdykoliv provádět i ručně individuálně při prodeji. Volba se provádí pomocí nápovědy klávesou F1 u dialogového okýnka Cena za MJ. U obou případů není výše zvolené cenové úrovně na vytištěném dokladu zviditelněna.

použití klávesy F1 jako nápovědy pro volbu cenové úrovně 3)

Slevy poskytnuté operativně při prodeji v procentech – výhodný, rychlý a praktický způsob. Slevu poskytuje obsluha operativně v okamžiku sestavování dokladu v jeho závěru a je platná na všechny uvedené položky. Samostatně je vždy uváděna společná sleva na položky se základem pro nižší sazbu daně (5%) a zvlášť pro položky se základem vyšší sazby (22%). K těmto účelům použijeme v programu tzv. Ceník služeb. Informativní text a slevu v % pro jednotlivé sazby daně si na kartě připravíme předem. Hodnotu procentuální slevy na takovéto kartě zavedeme jako prodejní cenu (dialogové okýnko Prod.cena 1:) v záporné hodnotě. Např. sleva 10% jako –0,10. Více už ilustrační obrázky pro jednu sazbu DPH 22%.

karta z ceníku služeb pro stanovení slevy

použití slevy při prodeji (jedn. příklad –10% u částky 100 Kč) 76


4)


Ruční stanovení prodejní ceny obsluhou - se provádí individuálně u jednotlivých položek u kterých je důvod stanovit jinou prodejní cenu, než která je uvedena na skladové kartě (poškozený povrch výrobku, schází část výbavy apod.) Úprava se provádí u dialogového okýnka Cena za MJ. a) b)

Zde se vepíše nová požadovaná celková cena včetně DPH. Po stisku klávesy F2 se vepsaná cena rozpočítá na cenu bez DPH a klávesou Enter potvrdí. Vepíše se nová cena bez DPH a potvrdí klávesou Enter. Vždy záleží na tom jakým způsobem je stanovena původní cena na skladové kartě ze které úpravu provádíme. Jde-li o stanovení nové ceny včetně DPH nebo o úpravu ceny ke které se DPH připočítává (viz uživatelská příručka popis jednotlivých dialogových okýnek na skladové kartě).

11.B.9. Jak fakturovat bez návaznosti na sklady V poslední době se velmi často setkáváme s otázkou u našich zákazníků „Jak pracovat s modulem Odbyt, když nepoužíváme sklady, ani žádné podobné položky?“ Faktury jsou nahodilé, text i položky se neopakují. Náš program počítá i s touto uživatelskou variantu využití a vyfakturování prakticky čehokoliv. Postačí jen drobná příprava číselníků předem a pak jen stačí je naplno se značnou úsporou času využívat. Vzhledem k již obsáhlému popisu jednotlivých menu a nabídek si postup zopakujeme jen schématicky. V případě nejasností se obraťte na naše pracovníky software. Naše zkušenosti nám umožňují Vaše dostatečné vedení i po telefonu. Ve své podstatě nakonec zjistíte že je postup velice jednoduchý, rychlý a praktický. 1)

2)

3)

4) 5)

6) 7)

Předem připravíme Ceník služeb (Odbyt, číselníky). Kartu vyplníme dvěma způsoby: a) Nic nevyplníme, snad jen číslo karty, popř. číslo střediska – zpravidla 01 pokud střediskově nečleníme. Prázdnou kartu uložíme. Obecná karta k vyfakturování čehokoliv. Konkrétní text vždy doplníme operativně až při vlastní fakturaci stejně jako fakturovanou částku a zúčtovací předpis. b) Zavedeme více karet, každou očíslujeme, každou popíšeme konkrétním textem (balné, dopravné, servisní hodina, za pronájem apod.) V tomto případě už můžeme uvést i jednotlivé prodejní ceny, DPH, popř. číslo zúčtovacího předpisu - popsán dále. Předem připravíme Účetní souvztažnosti - zúčtovací předpis (Odbyt, číselníky): Význam má pouze poslední sloupec Tržba. Ten určuje příjmový sloupec zaúčtovaného dokladu u fakturované položky do peněžního deníku. Kolik různých příjmů – tržeb u různých položek používáme, tolik musíme mít stanovených účetních souvztažností. 604 1, 604 2, 601 1 atd. Každou z nich nově číslujeme od 01 až po 99. Jednotlivé účetní souvztažnosti uvádíme u jednotlivých karet v ceníku služeb, nebo je určujeme až přímo při fakturaci pomocí nápovědy F1. Po provedené přípravě není nutné uvedené číselníky při fakturaci navštěvovat a dále se s nimi jakkoliv zdržovat! Přesuneme se do Expedice – Doklad, zvolíme druh dokladu, např. Tuzemská faktura I. I zde si můžeme v rámci přípravy předem připravit parametry dokladu (splatnosti, předpony a přípony variabilního dokladu atd.) a další textové bloky, které obecně popisují naši fakturaci (Fakturujeme Vám pronájem nebytových prostor dle níže uvedeného soupisu …., nebo Fakturujeme Vám položky dle níže uvedeného soupisu ….) I tato místa nemusíme při vlastní fakturaci navštěvovat a zdržovat se s nimi. Vyplníme záhlaví dokladu Přesunem se do textové části dokladu k typování fakturovaných položek a) Např. F6 načteme připravený textový blok (není nutné jej používat) b) Nebo F4 vložíme prázdný řádek pro operativní text. Tento řádek klávesou Enter aktivujeme pro zápis a vepíšeme operativní požadovaný text. Opakovaný Enter zápis textu ukončí. c) Popř. nepíšeme žádný obecný text na doklad. d) Na dalším volném řádku aktivujeme klávesou Enter tabulku pro zápis konkrétních numerických položek e) Dialogové okýnko Sklad číslo vynecháme – voláme tak předem připravený Ceník služeb f) Další dialogové okýnko Karta číslo 1) Načteme předem připravenou obecnou prázdnou kartu a všechny potřebné údaje doplníme. Např. i další podrobnější specifikující text, fakturovanou částku, DPH, zúčtovací předpis i středisko. 2) Načteme pomocí klávesy F1 konkrétní kartu z ceníku služeb, popř. doplníme některý ze scházejících údajů (pokud jsme jej v ceníku vynechali). Zpravidla je ale vše podrobně uvedeno a není třeba dodatečně upravovat. g) Vše potvrdíme přes spodní rozhodovací menu Zapsat do dokladu Zavedeme další položky. Po natypování všech fakturovaných položek se přes klávesy Alt+Z přesuneme na zpracování dokladu, nebo se postupně přesouváme přes postupné vyskakování z jednotlivých menu klávesou Esc. Další postupy viz uživatelská příručka.

77



12. SKLADOVÉ ÚČETNICTVÍ ODBYT

SKLADOVÉ ÚČETNICTVÍ

SUD

UZÁVĚRKY

Účtování v programu podvojného účetnictví je z důvodu maximální přehlednosti rozděleno do třech účetních deníků: Finanční HUD - hlavní účetní deník pro faktury, banku, pokladnu, interní doklady, leasing apod. Skladový SUD - skladový účetní deník sloužící výhradně pro vedení skladových pohybů ze skladového hospodářství, nebo z modulu Odbyt. Majetkový MUD - majetkový, mzdový účetní deník pro vedení účetních odpisů majetku, popř. pro automatické zaúčtování mezd. Teprve klasická účetní uzávěrka sloučí informace ze všech tří deníků dohromady a sestaví klasické účetní výkazy. Proúčtované skladové pohyby jsou zaznamenávány výhradně do Skladového účetního deníku, zkráceně nazvaného S.U.D. Takto rozdělenou evidenci účetních zápisů brzy oceníme především při různých hledáních, při nesrovnalostech. Nebudou se záznamy finanční míchat se zápisy skladovými. Účtování skladových položek může program provádět automaticky. Předpokladem je určení automatické předkontace číselníku skladů, konkrétně u typu skladů, popř. zavedeny nadřazené účetní souvztažnosti US u jednotlivých skladových karet. Pokud automatiku nepoužijeme, můžeme zaúčtování skladových pohybů provádět dodatečně ručně, přes klasické Účtuj v menu Skladového účetnictví. Práce s účtováním v modulu Skladového účetnictví, principy, ovládání, včetně využití testů, jsou totožné s modulem Finančního účetnictví podrobně popsaného dále v manuálu. SK-SUD

12.1. Odúčtování cenových odchylek - zrychlené volání klávesou F8 Zajímavá funkce ve skladovém účetnictví, která slouží k odúčtování cenových odchylek. Odúčtování odchylek umožňuje pohodlné rozpouštění zavedených cenových odchylek při naskladňování. Stačí vyplnit příslušná dialogová okýnka správnými účty a nechat provést. SK-ODCHL

78



13. FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ Účtování v programu podvojného účetnictví je z důvodu maximální přehlednosti rozděleno do třech hlavních účetních deníků. Finanční HUD - faktury, banka, pokladna, interní doklady, leasing apod. Skladový SUD - jen skladové pohyby ze skladového hospodářství Majetkový MUD - určen pro majetkové opisy, popř. u těch uživatelů, kteří používají mzdový program MZDY2000 s automatickým účtováním, slouží k zaúčtování mezd. Teprve účetní uzávěrka sloučí informace ze všech tří deníků dohromady a sestaví nám klasické účetní výkazy.

HUD

SUD

MUD

UZÁVĚRKY

Finanční účetnictví je nejdůležitějším modulem v programu, které najdeme na posledním řádku menu Moduly v Hlavním menu. Ke spuštění můžeme použít i horkou klávesu - žlutě prosvětlené písmeno "T" . Na obrazovce se otevře menu Finančního účetnictví pro další práci.

OSNOVA

ÚČTUJ BANKA

HUD

TEST

POKLADNA

UZÁVĚRKY ZÁVAZKY a POHLEDÁVKY

ODBYT

ČASOVÉ ROZLIŠENÍ

79



13.1. Osnova - zrychlené volání klávesa F4 13.1.1. Sestavení účetní osnovy Základním kamenem účetnictví je účetní osnova, volně modifikovatelná a přizpůsobitelná požadavkům uživatele. Ihned po instalaci programu je nabízen základní návrh účetní osnovy (syntetika včetně některých doporučených analytik), kterou si dobře prohlédneme, a operativně vytiskneme (Alt+T). Při tvorbě osnovy lze použít analytiku dvoumístnou (XXX X X), nebo i třímístnou (XXX XXX). Formát analytiky se volí v Hlavním menu, Konfigurace, Interní parametry, Syntax účtu. Při úpravách požadované osnovy postupujeme, podobně jako při kterékoliv jiné editaci v programu v kterékoliv evidenci. Účty, které nepotřebujeme doporučujeme vyloučit. Čím menší počet účtů v osnově, tím lépe. Počet nad 350 nedoporučujeme. FU-OSNO

F4 - založení nového řádku v účetní osnově - nového účtu. Program provede kontrolu, jestli požadovaný účet existuje. Pokud proběhne test negativně a požadovaný účet je skutečně nový, program vygeneruje formát nového prázdného řádku osnovy k doplnění. Po vyplnění posledního sloupce se automaticky nabídne rozhodovací menu pro zařazení nového účtu do osnovy, na konkrétní pozici. Program vždy provede abecední zatřídění a zařadí účet na správné místo číselně. F8 - zrušení nepotřebného účtu v osnově. Program provede kontrolu a zruší pouze ten účet, na kterém není žádný pohyb. Enter - stiskem klávesy Enter vstoupíme do druhého sloupce osnovy a můžeme provést případné opravy v textu osnovy. Dalším stiskem klávesy Enter zápis jednoho dialogového okýnka ukončíme a přeskočíme do dalšího sloupce. Poslední stisk klávesy Enter u posledního sloupečku celý proces zápisu ukončí. Nová účetní osnova je po naší úpravě automaticky ukládána na pevný disk počítače, do datové struktury naší firmy. Účtování na neexistující účty programem nebude dovoleno. 13.1.2. Specifikace účtů a) Aktivní účty jsou označeny písmenem A, pasivní písmenem P, korekční účty písmenem K, nákladové a výnosové účty písmeny N a T. Číslo řádku specifikuje, do které kategorie se má účet ve výkazu při uzávěrkách připočítat. Některé účty mohou být specifikovány jako aktivní i pasivní zároveň, v tomto případě o jejich povaze rozhoduje jejich zůstatek. Proto nesmíme na specifikaci účtů při vytváření nových zapomenout! V případě chyby budeme mít nesrovnalosti ve výkazech. Nebudou souhlasit Výsledovka, Aktiva a Pasiva. b) Další označení má spojitost se sledováním saldokont. Účty, které budeme chtít sledovat v saldokontech musíme mít v osnově speciálně označeny! Označení těchto účtů musí být zavedeno, aby program poznal, který účet se vztahuje ke které knize faktur. (Např. účet 321 1 ke knize Tuzemských závazků - označení Z-1). K označení slouží úzký sloupeček v osnově Id (viz dříve uvedená kapitola Závazky a pohledávky, Servis, Označení Z1, Z2, P1 apod.). c) Označení ve sloupci Id podmiňuje i další, třetí funkci, párování uhrazených faktur při zpracovávání bankovních výpisů! (Viz následná kapitola Banka.) FU-SPECU

80



d)

Dále doporučujeme zavedení tzv. identifikaci banky ve sloupku Id. Jde o dvouznakový kód např. KB pro Komerční banku, nebo IB pro Investiční banku, SP pro spořitelnu, CK pro účet celní jistoty v Komerční bance, nebo jen B banka apod. Kód si naprosto sami volně tvoříme, a jde o nepovinný zápis. e) Doporučujeme i zavedení kódu TV u tržbového účtu jako tržbový účet pro vyšší sazbu DPH a TN jako tržbový účet pro nižší sazbu DPH. Kód opět umístíme ve sloupečku Id účetní osnovy. Jde o nepovinné zápisy. Tímto posledním označením rozšiřujeme servis automatické předkontace pro vystavované faktury v modulu Fakturace. POZNÁMKA Všimli jsme si, že v účetní osnově vidíme zůstatky na jednotlivých účtech. Jde pouze o informativní údaj, automaticky tvořen programem, při běžném účtování dokladů přes účtovací předpisy. Tzv. editace v evidencích tzv. "natvrdo" nejsou v účetní osnově zaznamenány. Aktualizaci zůstatků v osnově provádíme funkcí Test popsanou dále v manuálu. Zůstatky, které vidíme, jsou jen orientační a vlastní účetnictví nám nijak neovlivňují!

13.2. Účtuj - zrychlené volání klávesou F1 Účtuj - účtovací předpis (kontační tabulka) slouží k proúčtování jakýchkoliv dokladů do hlavního účetního deníku HUD. Spíše však k účtování dokladů interních, proúčtování mezd, proúčtování zápočtů apod. V žádném případě nepoužijeme nabídku Účtuj ke zpracování bankovních výpisů a k párování banky. První nabídka v menu Finanční účetnictví - Účtuj nemá dánu vlastnost ke spárování dokladů. Ta je k dispozici až v nabídce Banka. Najedeme na Účtuj, doplníme datum účtování, dialogové okénko Konto můžeme přeskočit (slouží k vyvolání předem připraveným a uloženým kontačním předpisům) a na displej získáme klasický účtovací předpis. POZOR na správný formát datumu. Pokud neuvedeme žádné datum, nebo se dopustíme neúplného zápisu např. 01... a na místo čísel budou v dialogovém okénku jen tečky, dojde k proúčtování předpisu do období 0 - počáteční stavy. Na rozdílnost datumu uvedeného u účtovaného předpisu a datumu nastaveného v parametrech programu jsme upozorněni krátkou zprávou na displeji. Zpráva nemá blokační charakter. V případě potřeby ji můžeme i ignorovat. Informaci o nastaveném účetním období - nastaveného měsíce zdanitelného plnění, vidíme v pravém horním rohu displeje.

Kontace

Nyní si popíšeme dialogové okénko Kontace. Jde o doplňkovou funkci zvyšující komfort při práci s účtovacím předpisem. Každý vyplněný účtovací předpis si můžeme, budeme-li chtít, uložit jako samostatný soubor na pevný disk počítače a později se k němu v původní podobě vrátit. K ukládání slouží ve spodním rozhodovacím menu pod předpisem nabídka Uložit konto. Můžeme mít připraveny např. stále se opakující účetní souvztažnosti při účtování mezd, nebo mít nějaký účtovací předpis rozpracovaný a do HUD jej proúčtovat o něco později, např. po ověření některých souvislostí apod. Pro rychlé vyhledání uložených kontací použijeme jako nápovědu klávesu F1. Kontace můžeme, ale i nemusíme používat.

Účtovací předpis FU-UCPIS

└───┬───┘ │ F1 (F7) F1 │ │ Účtová osnova └─ Číselník středisek │ │ │ │ │ │ + + + + + + └───┴───┴──────┴─┬──────┴─────────┘ Klávesa + zajistí zkopírování čísla účtů, středisek, částek a poznámek 81



O účtovacím předpise jsme se v příručce již několikrát zmínili. Připomeneme si, že jde o známé klasické tzv. účtovací razítko, ve kterém postupně zapisujeme čísla účtů na stranách MáDáti a Dal, nákladové středisko (v předpise se nám zpravidla nabízí středisko 01 nastavené v Interních parametrech programu), částky MáDáti a Dal, Poznámku/Variabilní Symbol, případně číslo sledované zakázky. Takto sledované zakázky jsou naprosto odlišné od evidence zakázek v modulu Zakázky. Jde o sledování účetní s možností účetního vyhodnocení sledovaných zakázek pomocí uzávěrek. F1 - nápověda použita ve sloupci účet napoví celou účtovou osnovu. K dohledání požadovaného účtu můžeme využít i klávesou F7. Podstata spočívá ve zrychleném a pohodlné dohledání požadované skupiny účtů. Např. hledáme skupinu účtů 321 a nejsme si jisti přesnou analytikou účtů. Do účtovacího předpisu zavedeme jen 321 a stiskneme klávesu F7. Ta nám vytvoří nápovědu zkráceného výpisu účetní osnovy k rychlejšímu rozhodování. Dohledávání lze aplikovat např. u dalších skupin účtů 311, 501, 221, 6.. atd. - nápovědu použita ve sloupci St. (středisko) napoví číselník středisek + - plus z numerické klávesnice použité na prázdné pozici účtu, střediska, nebo Poznámky/VS překopíruje do aktuálního řádku záznam uvedený o řádek výše. U částek znaménko + zajistí překopírování její poslední zapisované hodnoty. Při použití se nám v dialogovém okénku nejprve objeví znaménko + a teprve po stisku klávesy Enter se provede překopírování informace. Pohyb po sloupcích účtovacího předpisu zajistíme klávesou Enter, nebo pomocí kurzorových Šipek. Posun v políčku sloupce pak Šipkami do stran. Ukončení vkládání dat a pokyn k proúčtování do HUD spustíme přes spodní menu po stisku klávesy Esc. Účtovací předpis umožňuje v jedné dávce zúčtovat až 16 účetních pohybů. Pokud to situace vyžaduje, lze proúčtovat do účetního deníku i předpis s rozdílem v obratech. Třikrát jsme programem na rozdílnost obratů upozorněni, třikrát potvrzení klávesou Enter budeme na svém požadavku trvat. Např. u komplikovanějšího účtování pokladních dokladů na více účtů u sloučených pokladních dokladů, nebo při účtování počáteční rozvahy apod. První účtovací předpis: MáDáti Dal * 343 1 … … … …

MD Kč Dal Kč

211 1 * * * * *

0.00 122.00 22.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00

Obraty

72.00 122.00 - 50.00 rozdíl v obratech

V zápětí musíme takto rozpracovaný doklad dokončit - doúčtovat. Další záznamy z dalšího účtovacího předpisu, které do účetního deníku pošleme, se spojí se záznamy z prvního účtovacího předpisu a budou splňovat podmínku pro rovnost obratů. V HUD bude takovýto záznam vypadat přirozeně. Druhý účtovací předpis: MáDáti Dal … … … …

MD Kč Dal Kč

* * * *

Obraty

10.00 10.00 10.00 10.00

0.00 0.00 0.00 0.00

50.00

0.00

- 50.00 možný rozdíl v obratech Konečný - přirozený tvar zápisu v HUD MáDáti Dal * 343 1 … … … … … … … …

MD Kč Dal Kč

211 1 * * * * * * * * *

0.00 122.00 22.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 10.00 0.00 0.00 0.00

Obraty 82



Uložit konto - zajistí uložení účtovacího předpisu pod zvoleným názvem do samostatného souboru na disk počítače. Potom můžeme účtování přerušit a ověřit si např. nějaké údaje v evidencích. K uloženému předpisu se kdykoliv vrátíme přes již dříve popsané dialogové okénko Konto. Pro rychlé vyhledání uložených kontací použijeme jako nápovědu klávesu F1. Po proúčtování předpisu jsme programem dotázáni o smazání předpisu, nebo jeho ponechání k dalšímu příštímu použití . Proúčtovat - před zápisem údajů do hlavního účetního deníku (dále jen HUD), program provede kontrolu správnosti obratů stran MáDáti a Dal. Souvztažnosti účtů program nekontroluje! O případné chybě v obratech jsme informováni zápisem pod kontační tabulkou a následně jsme vráceni k opravě. Ve výjimečných případech můžeme upozornění na rozdílnost obratů ignorovat. Malý příklad zápisu Na následujícím obrázku vidíme, jakým zápisem je možno rozúčtovat např.částku 5890 Kč na straně MD do více částek na straně DAL. FU-UC

13.3. Banka - zrychlené volání klávesou F2 Nabídka Banka v programu slouží především k proúčtovávání bankovních výpisů. Stejně jako u nabídky Účtuj se na displeji objeví vstupní tabulka pro datum bankovního výpisu a další. POZOR na správný formát datumu. Pokud neuvedeme žádné datum, nebo se dopustíme neúplného zápisu např. 01... a na místo čísel budou v dialogovém okénku jen tečky, dojde k proúčtování předpisu do období 0 - počáteční stavy. Na rozdílnost datumu uvedeného u účtovaného předpisu a datumu nastaveného v parametrech programu jsme upozorněni krátkou zprávou na displeji. Zpráva nemá blokační charakter. V případě potřeby ji můžeme i ignorovat. Informaci o nastaveném účetním období - nastaveného měsíce zdanitelného plnění, vidíme v pravém horním rohu displeje. FU-BANKA Účet - uvedeme číslo účtu z osnovy pro banku (drobná identifikace banky je sama doplněna programem ze sloupku Id v osnově, viz kapitola Specifikace účtů. Společně s číslem účtu je informativně dosazen i zůstatek na účtu. Číslo výpisu - doplníme pořadové číslo bankovního výpisu. Kontace - můžeme použít, nebo nemusíme viz předchozí kapitola Účtuj. Účtovací předpis - připomeneme si, že účtovací předpis je něco jako známé klasické kontační razítko, šibenice MáDáti Dal, do které postupně zapisujeme čísla účtů na stranách MáDáti a Dal, nákladové středisko (v předpise se nám vždy nabízí středisko nastavené v Interních parametrech programu), částky MáDáti a Dal, Poznámku/Variabilní Symbol, případně číslo sledované zakázky). Pohyb po sloupcích účtovacího předpisu zajistíme klávesou Enter nebo kurzorovými Šipkami. Posun v políčku sloupce zajistíme Šipkami do stran. Ukončení vkládání dat a pokyn k vlastnímu proúčtování spustíme ze spodního menu po stisku klávesy Esc. FU-PAROV

83



Zavedením variabilního symbolu do sloupce poznámka v předpise je aktivována vlastnost pro spárování. Údaje z výpisu budou spárovány s evidencí faktur (v programu v modulu Závazky a pohledávky). Program prohledává evidenční knihy faktur podle uvedených saldokontních účtů částek a variabilních symbolů. V kladném případě nás program informuje tabulkou TEST u každého řádku v předpise zvlášť zprávou Spárován. V tomto kladném případě je v evidenčních knihách faktur automaticky doplněno datum úhrady dokladu. Variabilní symbol = číslo faktury, smí obsahovat pouze číslice ! POZOR ! Párování faktur je podmíněno označením příslušných účtů v osnově jako saldokontních. Viz kapitola Specifikace účtů, nebo kapitola Závazky pohledávky, Servis, Saldokonta.

13.3.1. Informace o nespárování Při nesplnění jedné z podmínek pro párování (nesouhlasí variabilní symbol dokladu, nesouhlasí částka Kč, nebo faktura již byla uhrazena) jsme o tomto stavu Testem informováni. Na displeji se ukáže krátká zpráva NENÍ ! - řádek není spárován. Ve spodním rozhodovacím menu je nám nabídnuto Uložit konto (využití popsáno dříve). Za pomoci kurzorových Šipek se však můžeme přesunout na nabídku Opravit a klávesou Enter přemístit dialogový kurzor k variabilnímu symbolu nespárovaného řádku. Stiskem klávesy F1 v tomto místě, si vyvoláme pomocnou nápovědu ke zjištění příčiny nespárování. Z evidence faktur je nabídnut zkrácený výpis dokladů předpokládaných možností k posouzení. Následně rozhodneme o dalším postupu, nebo testování případně vyřadíme. Vyřazení párovacího testu provedeme tak, že ve sloupci Poznámka/VS vložíme před variabilní symbol jakékoliv abecední písmeno, popř. celé výstižné slovo, nebo dialogové okénko pro Poznámku necháme prázdné. V případě zjištění částečné úhrady se budeme řídit návodem popsaným v následující kapitole. 13.3.2. Částečné úhrady V poslední době se často setkáváme s případem částečných úhrad faktur. Klasická evidence faktur se pak stává nepřehlednou a účetním se komplikuje plynulé zpracovávání dokladů - především bankovních výpisů. Evidence faktur v programu, v modulu Závazky a pohledávky umožňuje elegantní řešení takovýchto faktur a umožňuje sledovat částečné úhrady v programu odděleně. K tomuto slouží evidence Částečných úhrad. Kniha Z-8 pro závazky a P-7 pro pohledávky. Zápis do evidence částečných úhrad může program na naše přání provést automaticky dle následujícího postupu. Dle příkladu na obrázku FU-PAROV jsme si zaúčtovali banku a při párování jsme dostali zprávu, že jedna z faktur na výpise se nespárovala. Přes rozhodovací menu, Opravit se přesuneme do sloupce variabilního symbolu u nespárované faktury. Za pomoci klávesy F1 jsme zjistili, že příčinou nespárování je částečná úhrada. FU-NENI1

Nyní provedeme drobné korektury v účtovacím předpise. V našem případě na straně DAL Kč ručně doplníme skutečnou hodnotu faktury z evidence, částka, která měla být původně uhrazena. V našem příkladě 12288.00 Kč. Dále doplníme ve sloupci Poznámka/VS před číslo variabilního symbolu speciální znak >. Do účtovacího předpisu doplníme další nový řádek. Do něj jednostranně zavedeme saldokontní účet částečných úhrad z osnovy oproti hvězdičce. Stejně jednostranně doplníme k tomuto účtu i zbývající částku, která má být ještě uhrazena. Nesmíme zapomenout uvést i číslo variabilního symbolu, u kterého se znovu uvádí speciální znak <. Pozor v tomto případě je orientován na opačnou stranu. Předpis necháme znovu proúčtovat.

84



FU-NENI2

Nyní na displej dostaneme kontrolní otázku zda má program kontrolovat, nebo nekontrolovat uhrazené faktury a po potvrzení zprávu, že částka byla zapsána do evidence částečných úhrad. Přesvědčíme se, jak se faktura zapsala do evidence - do původní knihy faktur a do knihy částečných úhrad. V pravém horním rohu evidence vidíme šipky >>> - informace za pravým okrajem displeje. Doplňková informace pro účetní, ze které evidence částečná faktura původně pochází (Z-1, P-1 tuzemské, Z-2, P-2 zahraniční, ostatní apod.). FU-NENI3

13.4. Účty - zrychlené volání klávesou F3 Nabídka Účty umožňuje podrobné prohlížení pohybů na jednotlivých účtech. Zkráceně se objeví účetní osnova, ve které si vybereme požadovaný účet (za pomoci rychlého vyhledávání F7). Podle toho, ve kterém modulu se zrovna nacházíme (ve Finančním účetnictví, Skladovém účetnictví, případně účetnictví Majetkovém) zvolíme MUD, SUD, HUD, nebo prohlížení globální ze všech třech účetních deníků přes nabídku Vše. Můžeme též zvolit prohlížení účtů podle období Od-Do. Program vypíše evidenci všech pohybů na účtu, branou přímo z hlavního účetního deníku. Při prohlížení můžeme využít: F2 - Počítej, program provede operativní součet obratů na obou stranách účtu včetně zůstatku. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. Tak lze kontrolovat obraty po určitý doklad, po určitý den v roce apod. F5 - Vyhodnocení, operativní měsíční přehled obratů za celý rok. Údaje jsou soustředěny do přehledné tabulky, kterou si můžeme prohlédnout i graficky. Po spuštění se na displeji objeví tabulka Měsíční přehled účtu. Vyhodnotit můžeme nejen normální evidence, ale i jakkoliv upravené po použití funkcí Alt+F apod. F7 - Vyhledávání, rychlé vyhledání požadované informace v konkrétním sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na sloupce evidence. Alt+S - Sortování, záznamy v evidenci si můžeme přeskládat např. podle abecedy, podle datumu. Sortování můžeme aplikovat kdykoliv ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování pozitivní - účinně tak lze dočasně vyfiltrovat skupinové informace. Například při aplikaci ve sloupci Datum získáme sestavu novou vybraného měsíce apod. Negativní filtrování - při použitím ve sloupci Datum lze dočasně z prohlížené sestavy odstranit např. právě obraty zvoleného období např. měsíc .01 (obraty měsíce ledna budou v upraveném výpise účtu scházet, všechny ostatní obraty v dalších měsících zůstanou k vidění). Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu přímo na tiskárnu, nebo tisk do souboru.

85



13.5. H.U.D - Účetní deník (hlavní účetní deník) - zrychlené volání klávesou F5 Nejdůležitější agendou v programem z hlediska účetnictví, je právě Hlavní účetní deník - HUD. Přehledně a chronologicky zachycuje všechny účetní zápisy. Svým charakterem je v programu určen pro zaúčtování pokladen, faktur, banky a pro účtování případných interních dokladů a leasing. Slouží jako jeden ze tří hlavních zdrojů pro měsíční uzávěrky. Finanční HUD + Skladový SUD - jen skladové pohyby ze skladového hospodářství + Majetkový MUD - určen pro majetkové odpisy, popř. u těch uživatelů, kteří používají mzdový program MZDY2000 s automatickým účtováním, slouží i k zaúčtování mezd. Účetní deník je rozdělen do 14ti měsíců. Měsíc 0 pro počáteční stavy + 12 běžných kalendářních měsíců a poslední měsíc 13 je určen k ročnímu zúčtování. FU-HUD

Enter - Editace, opravy. Pokud najedeme prosvětleným řádkovým kurzorem na kterýkoliv řádek v knize a stiskneme klávesu Enter, zaktivujeme si tento řádek k opravám. Přitom dbáme na přesné dodržení struktury zápisu řádku tak, jak jej generuje počítač. Každá odlišnost je chybou a může způsobit nesprávnou funkci celého systému účetnictví, hlavně chyby ve výkazech. POZOR! Na ruční opravy účetních záznamů. Při těchto opravách program nijak nekontroluje naše počínání a lehce může dojít k porušení podvojnosti obratů, nebo k zavedení nesprávných účtů. V praxi jsme se setkali i s chybným zavedením neexistujícího střediska. F2 - Počítej, program provede operativní součet podvojnosti účtování na stranách MáDáti a Dal. Snadno tak provedeme kontrolu případných chyb, způsobených přímými nekorektními zásahy v HUD editaci. Součet probíhá vždy od prvního řádku evidence k místu, kde právě stojí náš prosvětlený řádkový kurzor. Tak lze kontrolovat zůstatky po určitý účet, po určitý den v roce apod. F7 - Vyhledávání, rychlé vyhledání požadované informace ve zvoleném sloupci evidence, nebo vyhledání globální Alt+F7 bez ohledu na sloupce evidence. Alt+S - Sortování, záznamy v evidenci si můžeme kdykoliv přeskládáme např. podle abecedy, podle datumu apod. Sortování můžeme použít ve kterémkoliv sloupci prohlížené evidence. Alt+F - Filtrování pozitivní pro dočasné vytažení požadované skupiny údajů. Například při aplikaci ve sloupci Poznámka/VS údaj Z-1. Získáme sestavu novou týkající se zaúčtování všech přijatých tuzemských faktur. Negativní filtrování slouží pro dočasné odstranění požadované skupiny údajů. Použitím ve sloupci Poznámka/VS lze z prohlížené sestavy dočasně odstranit např. záznamy týkající se právě zaúčtovaných přijatých tuzemských faktur. Řádky Z-1 budou v upraveném výpise HUD scházet, všechny ostatní záznamy budeme vidět. Alt+T - Tisk, operativní tisk prohlížených sestav, i upravených za pomoci filtrů, nebo sortingu a to do souboru nebo přímo na tiskárnu. 13.6. Test - zrychlené volání klávesou F6 K ověření shodnosti obratů všech tří hlavních účetních deníků slouží funkce Test.

86



FU-TEST

Kontroly můžeme spustit ve kterémkoliv modulu - Skladové účetnictví, Majetkové účetnictví, nebo modulu Finanční účetnictví. Kontrolu lze spustit ve variantě po jednotlivých měsících, což je výhodou při podrobném hledání případných chyb, nebo ve variantě kontrola deníků celoroční Komplet+Zůstatky. Kontroly doporučujeme v případě, kdy jsme si provedli v některém ze tří deníků nějaké ruční opravy tzv. natvrdo a mohli jsme se přitom dopustit hrubých chyb (porušení obratů, zavedení neexistujícího účtu, opomenutí protiúčtu znak hvězdička *, chybné středisko apod.). V každém případě doporučujeme po úpravách v deníku provést kontrolu správnosti našeho počínání testem a zároveň zrestaurovat nové zůstatky v účetní osnově přes příkaz Aktualizace zůstatků. O počtu zjištěných chyb a jejich bližší specifikaci jsme podrobně informováni v Protokolu o chybách. Protokol si můžeme pro další práci kdykoliv vytisknout stiskem klávesy Alt+T. 13.7. Hledej - zrychlené volání klávesou F7 Pomůcka k prohledávání záznamů v účetních denících ve všech měsících. Po najetí kurzoru na nabídku Hledej máme možnost zvolit typ hledání. Hledej ve sloupcích - pokud víme, ve kterém sloupci se nachází to, co hledáme. Je nám nabídnuto záhlaví sloupců HUD. Podobně jako u běžné funkce hledej F7 si vybereme sloupec k prohledávání. Zadáme požadovanou sekvenci znaků. Program provede prohledání deníku ve všech měsících a na displej vypíše údaje odpovídající našim požadavkům. Hledej v plném rozsahu - slouží ke komplexnímu prohledávání všech sloupců a všech měsíců najednou. Hledej používáme v situacích, kdy potřebujeme cokoli najít a nejsme si jisti, ve kterém období, nebo jakým dokladem byl zápis proveden. Funkce hledej se dá dále kombinovat s filtrováním Alt+F nebo sortingem Alt+S apod. Tím získáváme další neomezené kombinace k prohledávání zavedených záznamů. Dalším plusem pak je, že všechny takto vytvořené sestavy lze vždy vytisknout klávesami ALT+T k další práci na tiskárně, nebo do souboru. 13.8. Časové rozlišení - zrychlené volání klávesou F8 Funkce umožňuje sledování a pohodlné odepisování časového rozlišení do nákladů. Např. leasingu, splátek pronájmu apod. Odúčtování provede zápisy do HUD na zvolené účty. Číselník je kdykoliv přístupný i k drobným editacím a je možné operativně sledovat výši odepisovaných částek. 13.8.1. Číselník časového rozlišení Vstoupíme do prvního řádku číselníku a řádně jej vyplníme. Údaje vepíšeme podle jednotlivých dialogových okýnek. Uvedeme si evidenční číslo, název (Doklad / poznámku), účetní souvztažnosti, středisko. Výchozí částku - zde můžeme uvést kdykoliv celkovou částku, kterou máme časově daňově rozlišovat, (třeba i v polovině splátek). Kč/ měsíčně - zadáme přesnou částku, která má být měsíčně daňově uplatňována do nákladů, výnosů, Zůst. částka - aktuální zůstatek časového rozlišení. Dle nápověd na spodním okraji displeje klávesou F4 přidáme řádky nové. Nepotřebné řádky zrušíme klávesou F8. Klávesou Enter aktivujeme jednotlivé sloupce v tabulce pro zápis údajů. 13.8.2. Odúčtování Do tabulky vepíšeme datum odúčtování časového rozlišení, program provede kontrolu posledního provedeného odpisu s datumem, který uvádíme. V případě, že je dodržena časová posloupnost, bude proveden odpis jednotlivých částek. Všechny potřebné operace se provádí automaticky. Pokud bude časová posloupnost odepisování porušena, jsme na tuto skutečnost programe upozorněni. 13.9. Moduly - zrychlené volání klávesou F9 Najetím prosvětleného kurzoru na tuto pozici je nám nabídnut přesun do uvedených modulů k další práci. 87



14. UZÁVĚRKY A TISKY 14.1. Uzávěrky 14.1.1. Uzávěrka účetnictví - zrychlené volání klávesou F1 Veškeré účtování v programu podvojného účetnictví je z důvodu maximální přehlednosti rozděleno do třech hlavních účetních deníků. Finanční HUD - faktury, banka, pokladna, interní doklady, leasing apod. Skladový SUD - jen skladové pohyby ze skladového hospodářství Majetkový MUD - určen pro majetkové opisy a mzdy. Účetní uzávěrka sloučí informace ze všech tří deníků dohromady a sestaví nám klasické výkazy.

HUD

SUD

MUD

UZÁV ĚRKY

14.1.2. Měsíční uzávěrky Jak již bylo řečeno v úvodu příručky, program není na uzávěrkách závislý. V praxi to znamená volné účtování do kteréhokoliv účetního období během roku. Uzávěrky lze kdykoliv spustit, během dne, týdne, měsíce a udělat si tak operativní uzávěrku např. k určitému dni. Nebo můžeme pracovat s programem a účtovat celý rok aniž by jsme uzávěrku spustili. Uzávěrky za jednotlivé měsíce si pak můžeme spustit dodatečně, dle potřeby během roku. Hotovou uzávěrku můžeme kdykoliv jednoduchým způsobem zrušit a uzavřít znovu. UZA-PARA

Parametry - v parametrech si před spuštěním uzávěrky nastavíme všechny potřebné údaje. Nejdůležitější je samozřejmě datum, výběr konkrétní sestavy. Výkaz za firmu, za střediska, za zakázky - (účetní vedení zakázek přes účtovací předpisy a přes HUD). Můžeme v případě potřeby použít účetnictví vnitropodnikové na účtu 8xx a 9xx, dále uzávěrku účetní srovnávací, nebo daňovou. Výběr je opravdu bohatý a uspokojí i ty nejnáročnější požadavky. Zvolíme výstupní formu v jednom ze tří jazyků (česky, německy, anglicky). Upřesníme výstup hotové sestavy - do tisku, na obrazovku, popř. uložení uzávěrky do zvláštního souboru (uzaverka.txt, vykaz-0.vys, vykaz.akt a vykaz.pas) uložené v adresáři datové struktury firmy. Uložení do souboru je ještě doplněno o možnost převést veškeré výstupní výkazy do textového editoru WORD v txt tvaru. Program je vybaven malým transformačním programem tra-word.exe. Jeho pohodlné spouštění si lze zavést příslušným zápisem v menu Obslužné programy. (C:\NOVA01\tra-word.exe). Postup převodu txt souborů je následující: a) Zpracujeme měsíční uzávěrku s výstupem do souboru. b) Z nabídky v obslužných programy odstartujeme transformaci uzávěrkových souborů. c) Spustíme textový editor WORD. d) Přes editor vyhledáme adresář, kde máme uloženy zpracovávané firmy (zpravidla NOVA01), dále adresář nesoucí název požadované firmy a postupně otevřeme soubory w-aktiv.txt, w-pasiv.txt a w-vykaz.txt. 88



Pro méně zkušenou obsluhu uvádíme, že textový editor WORD je standardně nastaven na formát dokumentu orientovaný na výšku. (Soubor, Vzhled stránky, Velikost papíru, Orientace.) Pro vytištění výkazů změníme orientaci dokumentu na šířku. V případě, že používáme příliš široké okraje dokumentu, nastavíme okraje menší, nebo v celém dokumentu zmenšíme velikost písma (ze standardní velikosti 10 na velikost 8). Požadované parametry zaznačíme znakem X v hranatých, nebo kulatých závorkách. Mazání provádíme klávesou Mezerník. V kulatých závorkách ( ) se znaky X pouze přepínají, a volíme tak např. pouze jeden konkrétní druh uzávěrkové sestavy (účetní, daňová, nebo srovnávací). V hranatých závorkách [ ] můžeme uvést i více X znaků najednou a postupně tak sestavit např. výsledovku aktiva a pasiva, které se budou postupně vytvářet. Roční výkazy pro Finanční úřad tvoří zvláštní kapitolu. Jejich součástí jsou originální formuláře, které lze vytisknout podepsat, opatřit razítkem a odevzdat s dalšími výkazy na Finanční úřad. Jejich tisk je v současné době přizpůsoben pouze pro jehličkové tiskárny EPSON 9 jehel. Ty jsou z ekonomických důvodů pro práci účetních nejvýhodnější a také nejrozšířenější. Ostatní tiskárny jako jsou Laserové a Inkoustové prozatím formuláře pro FU netisknou. V současné době je na trhu velké množství různých druhů dalších tiskáren a jejich zapracování do programu je z praktického hlediska nemožné. Přesto připravujeme rozšíření tisku výstupních formulářů právě pro laserové tiskárny Hewlett Packard, které jsou dnes významně zastoupené na našem trhu a těší se zvýšené oblibě u svých uživatelů. Uložit + Start uzávěrky potvrdíme klávesou Enter. Uzávěrka se ihned spustí podle nastavených parametrů. Start uzávěrky - slouží ke spuštění uzávěrky podle předem nastavených parametrů. Na obrazovce dostáváme aktuální informace o průběhu uzávěrky - uzavírání po jednotlivých měsících. V pravém okraji tabulky dostáváme další doplňující informace o počtu zápisů v jednotlivých účetních denících. (SUD, HUD, MUD) Po sestavení nám program nabídne sestavy přesně podle nastavených parametrů. Přesun po jednotlivých sestavách provádíme pomocí klávesy Esc. Princip sestavování uzávěrek je ten, že každá nová měsíční uzávěrka staví své hodnoty na předcházejícím uzavřeném období. To znamená že např. uzávěrka srpna - 8 bude připojena k uzávěrce za období 0 až 7. Pokud jsme však účtovali zpětně, do již uzavřených období, musíme v každém případě použít Zrušení uzávěrky a uzavřít znovu. Zrušení uzávěrky - je neodmyslitelnou funkcí, která se provede během několika okamžiků. Program se nás zeptá, od kterého období (pořadové číslo měsíce) se má zrušení provést. Nic nepokazíme zadáme-li vždy od období 0.

89



14.2. TISKOVÉ SESTAVY

14.2.1. Tiskové sestavy - zrychlené volání klávesou F1 Prosvětleným řádkovým kurzorem si zvolíme některou ze standardních nabízených evidencí k tisku. V následné tabulce Tisk-Info máme uveden název sestavy, dále typ tiskárny, výstupní zařízení LPT a české kódy Kameník, Latin nebo Standart IBM bez diakritiky cesky. Bližší informace a vysvětlení k nastavování tiskových parametrů najdeme v úvodu manuálu Hlavní menu, Konfigurace, parametry. Zvolíme tisk evidence od stránky po stránku, nebo tisk od určitého data po datum. Princip je ten, že po vyvolání tabulky Tisk-Info máme v dialogovém okénku pro datum automaticky doplněno datum od 01.01.00 do 31.12.00. Pokud datum nezměníme bude tisk proveden podle parametru stránek!! UZA-TISK Pokud však jakkoliv zasáhneme do uvedeného datumu, provedeme specifikaci od kdy do kdy tisk požadujeme, bude tisk proveden podle zvoleného datumu a parametr stránek bude ignorován. Zakřížkovaná Výzva k výměně papíru má smysl pro případ, že nepoužíváme tabelační papír a jednotlivé archy papíru vkládáme do tiskárny ručně. Pokud budeme vkládat do tiskárny volné listy a nebudeme mít zapnutý parametr pro výzvu k výměně papíru, může nám tisk z programu zkolabovat - příliš dlouhá časová prodleva mezi jednotlivými stránkami. V případě tisku na tabelační papír budeme mít dialogové okýnko bez křížku. (Odznačíme klávesou Delete, nebo Mezerníkem, zpětně zaznačíme velkým písmenem X). Pro získání přehledu, co obsahují jednotlivé tiskové sestavy, doporučujeme vyzkoušet empirickou metodou - metodou pokusu a omylu. 14.2.2. Tisk uložených souborů - zrychlené volání klávesou F2 Kdykoliv při práci v programu si můžeme vytisknout právě prohlíženou evidenci za pomoci kombinace kláves Alt+T. Tyto sestavy lze poslat místo na tiskárnu do souboru, přenést je např. mimo počítač a dále s nimi jakkoliv pracovat. Soubory se ukládají v TXT tvaru a výstupním kódu (tvar výstupní češtiny), který je nastaven na Konfiguraci, v Parametrech programu. Tzn. v kódu kameník, nebo latin II a nebo bez češtiny cesky. Soubory se nachází v datovém adresáři zpracovávané firmy a nesou příponu TSK.

14.3. Hlavní účetní kniha Funkce sestaví přehled obratů po jednotlivých měsících včetně obratů kumulovaných za celý rok u každého účtu samostatně. Hlavní účetní kniha je plně závislá na provedených uzávěrkách, což znamená, že kniha bude sestavena až po provedené uzávěrce a jen z již uzavřených měsíců. Od 07/1999 je HUK rozšířena do třech modifikací: - podrobná - obratová - sumární 14.4. Uzávěrka DPH Důležitá uzávěrka pro plátce DPH. Při zavolání si program žádá zadání počátku a konce zdaňovacího období (měsíční, čtvrtletní plátci DPH). Uzávěrka je pak ve zvoleném časovém intervalu sestavena na základě sumarizace z DPH evidence (evidence se nachází v modulu závazky a pohledávky, nebo v modulu Pokladna). Při zadávání časového intervalu používáme pořadového čísla měsíce (např. leden - 01). Chceme-li zpracovat pouze jeden měsíc, volíme u zápisu rozsahu od: a do: stejné pořadové číslo měsíce např.(Od: 01 do: 01) Uzávěrku DPH si můžeme prohlédnout kdykoliv i v průběhu měsíce. Informace o zpracování uzávěrky DPH se v programu nijak neukládají. UZA-DPH1

90



UZA-DPH2

Hodnoty z tabulky můžeme opsat do originálního formuláře pro FU, nebo od verze 0.05 vytisknout originální podobu formuláře s automaticky doplněnými údaji. Tabulku si kdykoliv vytiskneme třeba pro vlastní potřebu. Originální formulář DPH je prozatím upraven (06/2000) jen pro jehličkové tiskárny. Pro tiskárny laserové se možnost tisku připravuje. 14.5. Roční uzávěrka Nyní si něco povíme o funkci, kterou potřebujme zpravidla jen jednou za rok na počátku kalendářního období. Jde o převod dat ze starého roku do roku nového (u multi verzí lze úspěšně přenášet i data z firmy do firmy např. adresář, pomocné bloky apod.). Praktickým problémem ale je, že na počátku roku ještě nejsou známy účetní výsledky hospodaření a kompletní převod údajů se může protáhnout až na několik měsíců (do července). Roční uzávěrka je v programu podvojného účetnictví NOVA01 upravena tak, že umožňuje postupné přenášení jednotlivých agend do nového roku. Mnohé z nich lze přenášet několikrát opakovaně (adresář, majetek, účtovou osnovu, zakázky, ostatní pomocné soubory a především roční zúčtování - starého i nového roku). Předřazení saldokontních faktur a skladů (Odbytu) je neopakovatelné! Pokud se přesto dodatečnému přenosu u těchto dvou nevyhneme, lze jej provést. Musíme mít ale na paměti, že se nové údaje připojí za ty původní. Původní údaje pak musíme ručně odstranit za pomoci klávesy F8, nebo se obrátíme na pracovníky oddělení EMZET software o pomoc. V tabulce roční uzávěrky si jednotlivé nabídky můžeme postupně vybírat zaznačením znaku X. UZA-rok

-

jako první je vždy uveden název staré firmy a nabízen název firmy nové včetně přístupových cest. Názvy i cesty zpravidla ponecháme, nebo můžeme zvolit jiné.

-

znakem X potvrdíme požadavek na provedení převodu ročního zúčtování 5.. a 6.. na volitelný účet (zpravidla 710), tak jako i převod účtů zbývajících (na účet 702) - neomezený počet opakovaných přenosů,

-

dále je nám nabízena možnost zrušení již provedeného ročního zúčtování u starého i nového roku - neomezený počet opakování,

-

další řadou znaků X potvrdíme přenos dílčích agend adresář, majetek, osnova aj.…….. - neomezený počet opakování, sklady (odbyt) - přenos možný jen 1x, v závěru volíme provedení převodu počáteční rozvahy v novém roce do období 0 v nové firmě (volitelný účet zpravidla 701) neomezený počet opakovaných přenosů, 91


-


poslední nabídka provede přenos saldokontních - jen 1x - neuhrazených faktur do nového roku. Všechny neuhrazené faktury ze starého roku jsou programem přeneseny do roku nového se speciálním označením S před svým evidenčním číslem. POZOR na dvojitý přenos saldokontních faktur a skaldu (odbytu). Můžeme je přenést jen jednou!

Provedením roční uzávěrky se účetně nic neuzavírá tak, že by nebyla možnost návratu a provedení opravy. Pozor však na saldokontní faktury a sklady. 14.6. Import dat ze závodů Program umožňuje vedení účetnictví jedné firmy na odloučených pracovištích - závodech. Na každém závodě je samostatně nainstalován program podvojného účetnictví. Doklady jednotlivých závodů se zpracovávají jednotlivě (Např. datová struktura, firma EMZET101 - jako závod 1 v Přerově, dále firma EMZET201 - jako závod 2 v Olomouci a EMZET01 - jako hlavní firma v Přerově za kok 2001) Na hlavním firmě, nadřazené účetní jednotce EMZET01 se neúčtuje! Teprve po ukončení zdanitelného měsíce se data jednotlivých závodů přenesou na disketě jako zálohy do jednoho počítače, kde máme v jednom programu zavedeny, v našem případě, všechny tři firmy. V hlavní firmě spustíme import dat ze závodů. Program provede import dat, kdy sloučí záznamy DPH a všechny tři účetní deníky - HUD, SUD a MUD. Nyní je hlavní firma připravena k společné uzávěrce DPH, případně běžné uzávěrce účetnictví. Evidence Faktur, Skladů, Adresáře, Pokladny schází. K práci, k opravám, ke kontrole, k vytištění jsou v datových strukturách jednotlivých závodů. Import dat lze po opravách opakovat. Pozor však na DPH ! 14.7. Záznamní povinnost § 18 zákona 588/1992 Sb o DPH Tzv. záznamní povinnost je někdy vyžadována praxí. Tj. stanovení daňové povinnosti u plátců, kteří nakupují zboží za účelem dalšího prodeje v nezměněném stavu a nejsou prokazatelně schopni vykazovat daň na vstupu na základě kontrolovatelné denní evidence tržeb. V programu je zavedena možnost tvorby příslušných evidencí u prvotních dokladů (moduly Pokladna výdej, Závazky a pohledávky u PFa) s usnadněným zadáváním údajů již přímo při jejich pořizování. Tato evidence slouží jako programová nástavba pro zpracování záznamní povinnosti - § 18 zákona 588/1992 Sb o DPH. Programový modul je samostatně oceněn na 1900 Kč k základní ceně programu a prodává se k standardní verzi na přání zákazníka.

Ukázka dalšího možného zápisu údajů - externím způsobem

Příklad vyhodnocení záznamní povinnosti

92



15. POČÁTEČNÍ STAVY- při prvním použití programu Úvodem této kapitoly si musíme připomenout jeden z nejzákladnějších rysů programu NOVA01, který máme před sebou. Svou filozofií je program postaven na volném používání uživatele a tím že obsluhu při práci neomezuje. Lze jej kdykoliv bez obtíží začít používat přímo z hodiny na hodinu a veškeré ostatní údaje doplnit dodatečně. Tzn. ihned pořizovat doklady do prvotních evidencí a zpravovat je v návaznosti na DPH, případně i proúčtovat. Program ke své funkci nevyžaduje zavedení počátečních stavů a ani není nijak závislý na účetních uzávěrkách. Ty lze bez obtíží spustit dle potřeby ke kterémukoliv dni, nebo měsíci v roce. V případě potřeby uzávěrku zrušit a uzavřít znovu. Pozor však na DPH! Nyní si bodově popíšeme zavedení počátečních stavů do programu. Ty lze zavést dle potřeby na počátku kteréhokoliv měsíce v roce, nebo přímo do počátečních stavů, do období 0. (Datum 01.00. Měsíc 0 musí být nastaven v parametrech programu jako účetní měsíc.) Práce s programem je podrobně popsána dle jednotlivých kapitol v příručce, proto bude následující popis pouze orientační. Nejprve doporučujeme nastudovat základní obsluhu programu - Hlavní menu, Finanční účetnictví, Závazky pohledávky a Pokladnu, k čemuž slouží zavedení cvičné firmy do programu, nebo demoverze. 15.1. Počáteční rozvaha Účetní souvztažnosti MáDáti a Dal účtů, které svým charakterem patří do účetního deníku. V programu se jedná o Hlavní účetní deník (zkráceně HUD) umístěný v modulu Finančního účetnictví. Zde si vyvoláme klasický účtovací předpis pod nabídkou ÚČTUJ. Doplníme účetní souvztažnosti včetně částek počáteční rozvahy a necháme proúčtovat do HUD. 15.2. Saldokontní faktury Neuhrazené faktury z minulého období patří svým charakterem do evidence prvotních dokladů Závazků a Pohledávek. Neuhrazené faktury z minulého období jsou umístěny vždy před evidencí právě zpracovávaného roku. V interním pořadovém čísle dokladu (první sloupec) jsou předřazené doklady označeny písmenem " S ". Následující bod 1) platí pouze pro dosud neaktivované, prázdné evidence faktur.

HL-POST1

1)

Jakýmkoliv pomocným dokladem, který si třeba i vymyslíme aktivujeme evidenci faktur. Evidenci zvolíme podle charakteru dokladu závazky, pohledávky, tuzemské, zahraniční apod. a necháme zapsat do evidence. 2) Následně do této evidence vstoupíme (Závazky, Pohledávky) a klávesou Enter provedeme opravy právě zavedeného pomocného dokladu. a) Do prvního sloupce, ihned na první pozici, dosadíme písmeno " S " a skutečné staré pořadové číslo staré faktury. b) Opravíme ostatní sloupce evidence, především datum ve sloupci Došla. Následně klávesou F9 odstraníme hvězdičku "*" ve svislé oddělovací lince mezi prvním a druhým sloupcem. HL-POST2 c) Sloupec Uhrazení nesmí být vyplněn! Příklad: 3) Všechny zbývající saldokontní faktury zavedeme do evidence výhradně přes klávesu F4 - přidej nový řádek. Za pomoci rozhodovacího menu pro zařazení řádek usadíme na konkrétní pozici v evidenci. Vždy však před běžnou evidenci právě zpracovávaného roku s písmenem "S" v čísle dokladu. HL- POST3 Na konec si správnost počínání ověříme klávesou F5 vyhodnocení, (staré faktury najdeme v období 0) a následnou kontrolou saldokont. 15.3. Počáteční stav pokladny Zavedeme přes první příjmový pokladní doklad. Protože je stav pokladny obsažen v účetní počáteční rozvaze, první příjmový doklad s počátečním stavem neúčtujeme. Následně klávesou F9 u tohoto prvního dokladu odstraníme hvězdičku "*" ve svislé oddělovací lince mezi prvním a druhým sloupcem. 15.4. Majetek Do jednotlivých karet hmotného investičního majetku si zavedeme maximální počet informací tak, jak si to žádají jednotlivá dialogová okýnka. Jedná se především o uvedení celkové ceny na kartě, ceny zůstatkové a výše doposud provedených odpisů.

93



16. KDYŽ PROGRAM NEPOSLOUCHÁ! V této kapitole je shrnuto několik praktických rad, jakým způsobem postupovat v případě, kdy si uživatel neví rady a program jej "neposlouchá". Je zapotřebí předeslat, že při přesné práci a správném využívání programu k těmto problémům nedochází. Na základě praktických zkušeností vyplývajících ze spolupráce autorského kolektivu s uživateli programu je při nesnázích doporučeno: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

nahlédnout v Hlavním menu programu do Číselníku na pozici Chyby-informace a následně Chyby-vysvětlivky. Některé chyby č.61 - nedostatečné místo na disku, č.27a č.24 - vypnutá tiskárna, nebo schází papír v tiskárně apod. jsou řešitelné uživatelem zkontrolovat volnou kapacitu základní paměti pevného disku ověřit velikost volné operační paměti RAM (příkazem mem /p /c, volná min. 585 kB) otestovat počítač některým z antivirových programů (NE rezidentní kontrolou!) otestovat pevný disk pro WINDOWS 95/98/2000/NT, spustit v systémových nástrojích Scan Disk, pro DOS spustit funkci operačního systému chkdsk C: /F, nebo C:\DOS\scandisk C: /nosummary zkontrolovat soubory autoexec.bat a config.sys, nedošlo-li ke změnám v nastavení v důsledku instalace jiného software ověřit vzájemnou kompatibilitu s ostatními použitými rezidentními programy překontrolovat správnost nastavení konfigurace programu při poruchách tisků vypnout a znovu zapnout tiskárnu restartovat počítač - klávesy Ctrl + Alt + Del přeinstalovat program z instalačních disket telefonicky se spojit s firmu EMZET Přerov

Aby nedocházelo k chybám je zapotřebí se vyvarovat jakýchkoliv zásahů do programových a datových souborů. Při práci s pomocnými programovými soubory program očekává jejich přesnou stavbu, délku a velikost. Jakákoliv odchylka se okamžitě projeví poruchami jeho funkčnosti. Při práci s datovými soubory program provádí celou řadu paralelně probíhajících operací, některé datové soubory jsou úzce spojeny s jinými a neodborný zásah v některém z nich může způsobit například ztrátu dat ve zcela jiném datovém souboru. Žádný soubor, ani adresář, který program vytvoří není nadbytečný, proto není povoleno cokoliv v datové struktuře mazat, měnit nebo přejmenovávat.

94



DALŠÍ NABÍDKA

ÚČETNÍ A DAŇOVÁ KANCELÁŘ Daně, Daňové a účetní poradenství, Kontrola účetnictví, Vedení účetnictví a mezd, Audit, Finanční analýzy, Metodický dohled nad vedením účetnictví ve firmě, Metodický dohled nad zpracováním podkladů pro poskytnutí úvěrů, Poradenská a školící činnost, Vydávání Informačního občasníku, ….

SOFTWARE Jednoduché účetnictví, Podvojné účetnictví, Mzdy a personalistika, Kniha jízd, cestovní doklady, Software na zakázku, ….

HARDWARE Zprostředkovaně (Fa. SINCO Olomouc) PC PENTIUM, Tiskárny, Diskety, Pásky do tiskáren, ….

ODBORNÉ KNIHKUPECTVÍ Odborná literatura Účetnictví, Daně, Právo, Zákony, Slovníky, Technická literatura, Stavební ceníky, literatura elektrotechnická, hobby, automobily a kompletní literatura PC, učebnice, ….

95



HOT LINE: 581 201 423, 581 705 430 777 705 411

Osmé průběžné vydání WORD2000 / 2001 Na výrobě programu a příručky se podílel autorský kolektiv firmy EMZET

96

UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU

Recommend Documents