Uitwerking afspraken ICT-voorzieningen voor raadswerk Versie: 10-10-2013, RV ICT invulling nieuwe raad (v.a. 19 maart 2014) Uitgangspunt: ICT voor de nieuwe raad staat op 1 februari 2014, zodat de oplossingen nog getest kunnen worden, met aantal proefpersonen uit de raad. Uitwerking en toelichting door: Anneke Grimbergen (BIS Ultima Projectleider) Marco van Velzen (ICT Coördinator) Wens/eis Gemeenteraad Stukken lezen BIS Ultima en/of BIS+ website gemeenteraad
Stukken becommentariëren voor jezelf, fractie, raadsbreed Via BIS Ultima
Stukken becommentariëren voor externen (bijv. denktank partij) Via BIS Ultima
Uitwerking en toelichting vanuit ICT / BIS Ultima projectleider Raadsleden hebben toegang tot alle vergaderstukken voor de raad en commissie via BIS Ultima en website gemeenteraad. Toegang via de website is de huidige werkwijze. Toegang via BIS Ultima is ook voor de gemeenteraad beschikbaar, echter de keuze is gemaakt er nog niet in te werken totdat BIS Ultima voldoende is doorontwikkeld. Zie hiervoor de lijst die door het presidium is gemaakt. Let op: Het gebruik van BIS Ultima op de iPad is technisch mogelijk, maar omdat BIS Ultima niet is geoptimaliseerd voor de iPad wordt het sterk afgeraden. BIS Ultima biedt de mogelijkheid om stukken te becommentariëren voor jezelf, per fractie en openbaar. Let op: Het gebruik van BIS Ultima op de iPad is technisch mogelijk, maar omdat BIS Ultima niet is geoptimaliseerd voor de iPad wordt het sterk afgeraden. BIS Ultima biedt de mogelijk om stukken te becommentariëren voor externen. Let op: Het gebruik van BIS Ultima op de iPad is technisch mogelijk, maar omdat BIS Ultima niet is geoptimaliseerd voor de iPad wordt het sterk afgeraden.
Actie ICT / BIS Ultima projectleider Doorontwikkeling zoveel mogelijk in release 3 (betreft basis functionaliteit waarmee raad agenda’s kan voorbereiden, behandelen en afhandelen), is nu in de test/reworkfase. Oplevering in december 2013. Input aanleveren voor release 4. Dit betreft doorontwikkeling die inhoudelijk in samenwerking met andere GOV-gemeenten wordt bepaald. Planning nog onbekend (eerste helft 2014).
Actie griffie / raadsleden
Geen verdere actie nodig omdat dit al beschikbaar is.
Werking hiervan meenemen in pilot BIS t.b.v. de raad.
BIS Ultima biedt deze mogelijkheid via de “rol” burgercie leden. Let wel, er is geen onderscheid te maken in leesrechten van raadsleden en burgercieleden voor vertrouwelijke/openbare voorstellen en bijlagen.
Werking hiervan meenemen in pilot BIS t.b.v. de raad.
Na acceptatie van release 3 starten met pilot BIS t.b.v. de raad (naar verwachting vanaf december 2013).
Wens/eis Gemeenteraad Overal bij de stukken kunnen, plaats en apparaat onafhankelijk Website BIS+ is overal benaderbaar (waar wifi/internetverbinding is)
Uitwerking en toelichting vanuit ICT / BIS Ultima projectleider Website BIS+ is bereikbaar via de website van Teylingen. BIS Ultima is op het bestuurscentrum, op het gemeentekantoor en op de gemeentewerf bereikbaar door in te loggen via het systeem.
Actie ICT / BIS Ultima projectleider
Actie griffie / raadsleden
Volledige test VPN verbinding.
Na succesvolle afronding VPN test: iPads en eventuele gemeentelijke laptops van de raadsleden bij ICT afleveren zodat de VPN verbinding geïnstalleerd en geconfigureerd kan worden.
Apparaat en plaats onafhankelijk: • iPad: middels wifi/internet en VPN verbinding • Eventuele gemeentelijke laptop: middels netwerk/internet en VPN verbinding. • Overige devices (bijvoorbeeld thuis-pc): Toegang via Outlook Webaccess en applicaties die geen VPN verbinding vereisen. Toegang BIS Ultima: Harde eis datum oplossing met directe VPN verbinding naar de BIS Ultima webapplicatie met inlog 1 februari 2014 (zonder token). (anders via VPN verbinding via het netwerk van Gemeente Teylingen) Let op: Toegang tot BIS Ultima uitsluitend middels apparaten waarop een VPN verbinding is ingesteld. Hierover doet het Presidium een uitspraak uiterlijk in januari 2014.
Toegang tot BIS Ultima kan m.b.v. een VPN verbinding naar het netwerk v.d. gemeente gerealiseerd worden. Let op: Dit is alleen mogelijk met iPads en eventuele gemeentelijke laptops. Bij thuis pc’s of privé laptops wordt een VPN verbinding niet ondersteund. (Voorlopig is een directe VPN toegang naar BIS Ultima technisch geen optie i.v.m. de beperkingen van de cloudoplossing van Greenvalley. Aanpassing is zeer kostbaar.)
Na succesvolle afronding VPN test alle iPads en eventuele gemeentelijke laptops voorzien van een VPN verbinding. Aandachtspunten: • Momenteel sluit de VPN verbinding automatisch af bij non-actief. Aanpassing van de firewall software is noodzakelijk • Er zijn regelmatig Firewall updates, impact bepalen m.b.t. de VPN verbinding. • Voor de VPN-verbinding is in principe is geen token nodig, wachtwoord beheer is wel een aandachtspunt.
Wens/eis Gemeenteraad Stukken kunnen maken, delen en bewerken Streven naar raadsbrede cloudoplossing (komende periode over nadenken, het presidium beslist hierover eerste vergadering januari 2014)
Uitwerking en toelichting vanuit ICT / BIS Ultima projectleider Gemeente Teylingen heeft een vast aantal ICT voorzieningen/diensten. Een professionele (cloud)oplossing met uitgebreide functionaliteiten t.b.v. het gezamenlijk maken, delen en bewerken van stukken behoort momenteel nog niet tot de standaard ICT voorzieningen. In de loop van 2014 zal hier onderzoek naar gedaan worden.
Actie ICT / BIS Ultima projectleider Indien geweest het beschikbaar maken van netwerkschijven op iPads en gemeentelijke Laptops.
T.b.v. van het maken, delen en bewerken van stukken wordt er momenteel gebruik gemaakt van de netwerkschijven (bijvoorbeeld G: en H:). Deze voorziening kan ook voor de raadsleden beschikbaar gemaakt worden via de nieuw op te leveren VPN verbinding op de iPads en op eventuele gemeentelijke laptops.
Let op: Geen toegang tot applicaties op basis van VMware. VMware is geen passende oplossing voor raadsleden.
Randvoorwaarde: Goed werkende VPN-verbinding met het gemeentelijk netwerk.
Actie griffie / raadsleden Verkennen van de mogelijke cloudoplossingen m.b.t. het maken, delen en bewerken van stukken. Keuze maken tussen standaard voorziening, een cloudoplossing, of wachten op een eventuele nog nader te bepalen oplossing vanuit de ambtelijke organisatie. Beleid maken m.b.t. het gebruik van een raadsbrede oplossing.
Vanzelfsprekend zijn de raad en de griffie niet gebonden aan deze standaard voorziening en behoort het ook tot de mogelijkheden dat de raad en de griffie gebruik maken van een zelf te bepalen cloudoplossing. E-mail / planning / agenda mogelijkheid Uitgaan van Teylingen e-mailaccount (dus geen privé mailadressen uitzondering op verzoek mogelijk)
ICT voorziet in email en agenda faciliteiten o.b.v. Microsoft Exchange. Email en agenda is standaard te synchroniseren met iPads. Email en agenda is ook standaard toegankelijk op alle devices (zowel zakelijk als privé) via Outlook Webaccess (https://webmail.teylingen.nl/owa) Forward naar van gemeentelijke email accounts naar privé accounts is net als in de huidige situatie standaard mogelijk.
Configureren van exchange verbinding op iPads.
Aangeven of forwarding noodzakelijk is.
Eventueel installatie en configuratie van Outlook client op gemeentelijke laptops.
Eventuele devices afleveren bij ICT t.b.v. installatie en configuratie.
Let op: Geen toegang tot applicaties op basis van VMware. VMware is geen passende oplossing voor raadsleden.
Wens/eis Gemeenteraad Support ICT komt uiterlijk met voorstel in januari 2014 naar presidium. Wens raad is: ma-vr tot 23.00 uur, weekend van 11.00 tot 16.00 uur
Uitwerking en toelichting vanuit ICT / BIS Ultima projectleider Support BIS Ultima is geregeld middels de (algemene) GovUnited SLA met Greenvalley. Er is geen aparte SLA voor de afzonderlijke applicaties.
Actie ICT / BIS Ultima projectleider Gezamenlijk nader bepalen welke support gewenst en noodzakelijk is.
Actie griffie / raadsleden
Tijdens standaard kantooruren levert het ICT team Gemeente Teylingen support (telefonisch, email en op de gemeentelijk locaties/kantoorpanden).
Organiseren en inrichten van de overeen te komen support buiten kantooruren.
Communicatie m.b.t. support.
Buiten de standaard kantooruren kan support op verschillende manieren en in verschillende gradaties ingericht worden: Het kan bijvoorbeeld geregeld worden door het opzetten van telefonische bereikbaarheid en support op afstand t.b.v. storingen die impact hebben voor alle raadsleden, gecombineerd met support voor individuele verzoeken of storingen van raadsleden tijdens de reguliere kantooruren. Ook is het mogelijk om buiten de standaard kantooruren dezelfde support te bieden als tijdens de normale kantooruren, eventueel gecombineerd met ondersteuning op externe locaties, bijvoorbeeld thuis i.v.m. Wifi problemen. Vanzelfsprekend zullen de kosten voor de support sterk afhankelijk zijn van de specifieke eisen en wensen. Het is van belang om gezamenlijk te bepalen welke support gewenst en noodzakelijk is. In januari 2014 komen wij met een voorstel (ter informatie: eerste inschatting op basis van het aantal extra uren volledige support per week (ca. 40 uur) levert een kostenindicatie op van grofweg 60.000 tot 80.000 euro op; ’t is de vraag of dat nodig is.)
Afstemmen support van de externe ICT leveranciers (bijvoorbeeld t.b.v. BIS Ultima en Wifi) zodat beschikbaarheid en support aansluit.
Gezamenlijk nader bepalen welke support gewenst en noodzakelijk is.
Wens/eis Gemeenteraad Devices Choose your own device (CYOD). Raadsleden kiezen devices. Korten op pc vergoeding / afschaffen pc vergoeding. Er moet keuzemogelijkheid zijn tussen Apple, Microsoft of Android. De devices worden initieel ingeregeld door gemeente voor raadslid.
Uitwerking en toelichting vanuit ICT / BIS Ultima projectleider ICT beheert standaard de devices die aangeschaft zijn door Gemeente Teylingen en die geïnstalleerd en uitgeleverd zijn door ICT. Gemeente Teylingen heeft een CYOD beleid opgesteld t.b.v. de ondersteuning van de ambtelijke organisatie. Momenteel worden er voorbereiding getroffen t.b.v. de keuze van de gebruikers, de inkoop en uitrol van de verschillende devices. M.b.t. tot de keuzemogelijkheden van devices is het beleid van de gemeente: • Laptop: Besturingssysteem Microsoft Windows • Tablet: Besturingssysteem Apple iOS • Smartphone: Besturingssysteem Android of Microsoft (Apple past niet binnen het beschikbare budget)
Actie ICT / BIS Ultima projectleider Na akkoord en beschikbaar maken van budget voor aanschaf devices: • Selectie maken m.b.t. devices (merk, type en uitvoering) • Aanschaffen van devices op basis van keuze raadsleden. • Installatie, configuratie en uitlevering devices. • Afspraken maken m.b.t. regulier onderhoud.
Actie griffie / raadsleden
Geen acties nodig
Voorbereiden uitwijk plan C.
Beschikbaar maken budget. Keuze maken m.b.t. devices.
In dit beleid is verder vastgelegd wat de rechten en plichten zijn van de gebruikers en welke support verwacht kan worden. Zo wordt voor iPads de uitlevering met VPN verbinding en email gerealiseerd en is het gebruik van de iPads voor privé gebruik toegestaan. Het gebruik, beheer en de backup van eventuele privé applicaties en gegevens is nadrukkelijk de verantwoordelijkheid van de gebruiker zelf. Het CYOD beleid zal in 2014 verder uitgewerkt worden. Uitwijkmogelijkheid Plan A: Bis Ultima Plan B: Bis+ website plan C: Papieren vergaderset beschikbaar, die gekopieerd kan worden.
Uitwijk naar plan B is noodzakelijk als de VPN verbinding niet beschikbaar is. Voor plan B is nog steeds Wifi, internet en netwerk noodzakelijk.
