Uitvoering advies aanlevering beleidsinformatie Veilig Thuis 8 juni 2015
1 ADVIES De Wmo2015 verplicht de Veilig Thuis organisaties (VT organisaties) om twee keer per jaar, in juli en januari) bij CBS gegevens aan te leveren voor de beleidsinformatie voor gemeenten en het Rijk. De beleidsinformatie gaat over gegevens over alle adviezen, meldingen en onderzoeken die de VT organisaties uitvoeren ten aanzien van huiselijk geweld en kindermishandeling. De registratie en registratiesystemen van verreweg de meeste VT organisaties zijn nog niet zodanig ingericht dat de gegevens conform de eisen van het Informatieprotocol Beleidsinformatie AMHK worden vastgelegd en kunnen worden aangeleverd. Omdat gemeenten en Rijk belang hebben bij betrouwbare beleidsinformatie hebben VNG, VWS en VenJ een plan van aanpak opgesteld. Het ondersteuningsprogramma Veilig Thuis is gevraagd om uitvoering te geven aan dit plan van aanpak. Onderdeel van deze aanpak is een advies over de levering van gegevens over het eerste kwartaal van 2015. Het uiteindelijke advies heeft zich uitgesproken over de levering van gegevens gedurende 2015 als geheel, zolang organisaties nog met meerdere registratiesystemen werken in afwachting van de ingebruikname van een nieuw systeem. Op 5 juni 2015 heeft de stuurgroep Veilig Thuis het advies overgenomen. Het advies is kort samengevat om aan te sluiten bij de bestaande registraties en een alternatieve, vereenvoudigde gegevenslevering aan CBS te doen. Organisaties die wel al volgens de eisen van het Informatieprotocol kunnen aanleveren, kunnen dat blijven doen. De alternatieve levering geldt alleen voor 2015. De eerste uitvraag is in de derde week van juli over het eerste half jaar van 2015. Het alternatief dat in het advies is geschetst, is zodanig dat de beleidsinformatie die op basis van de gegevens kan worden gepubliceerd ten minste van het niveau is van 2014 en feitelijk zelfs meer. Dit is een cruciale eis voor de stuurgroep. Advies is om een driedeling te maken in de aan te leveren gegevensset: 1. Set geaggregeerde gegevens over alle Veilig Thuis adviezen (alle registratiesystemen); 2. Set gegevens op BSN voor meldingen en onderzoeken kindermishandeling (registratie in Kits); 3. Set geaggregeerde gegevens voor meldingen en toeleidingszaken huiselijk geweld, zonder kindermishandeling (alle andere registratiesystemen).
Pagina 1 van 8
2 UITWERKING VAN DE ALTERNATIEVE GEGEVENSSET 2.1 ADVIEZEN DOOR VEILIG THUIS In het informatieprotocol worden er geen persoonsgegevens bij de adviezen uitgevraagd. Wel is de afspraak dat de gegevens over de adviezen niet geaggregeerd worden aangeleverd, maar per advies. Deze uitvraag zijn de VT organisaties van oudsher niet gewend. Een dergelijke uitvraag vraagt om aanpassing van de bestaande query’s. De geaggregeerde gegevens zijn echter wel beschikbaar. Afspraak is daarom om gedurende 2015 te werken met deze geaggregeerde gegevens. Dit levert iets minder mogelijkheden op om met de gegevens te doen (minder kruistabellen), maar de kern van de informatie blijft op deze manier beschikbaar en is vergelijkbaar met voorgaande jaren. De volgende gegevensset wordt voorgesteld: Aantal adviezen Uitgesplitst naar aanleiding om contact op te nemen met Veilig Thuis
Uitgesplitst naar hoedanigheid van de adviesvrager
Totaal voor de hele periode (half jaar) Aantal adviezen verdeeld over: Partnergeweld Ouderenmishandeling Kindermishandeling Overige vormen van huiselijk geweld Meerdere opties per advies mogelijk, dus de aantallen in deze tabel tellen niet op tot het aantal uit de vorige. Aantal adviezen verdeeld over: Professional Familie Overigen Onbekend In dit geval is er slechts één keuze mogelijk.
Toelichting: Een advies is, conform het Model Handelingsprotocol AMHK, een op de behoefte van de adviesvrager afgestemde set van aanwijzingen, raadgevingen en tips met als doel de adviesvrager in staat te stellen om zelf verder te kunnen handelen in situaties van huiselijk geweld of kindermishandeling, of een vermoeden daarvan. Belangrijke aandachtspunten: In het verleden waren er ook zogenaamde consulten. Dit begrip bestaat als zodanig niet meer voor Veilig Thuis. Desondanks komt het nog regelmatig voor dat een adviesvrager vaker contact heeft over één casus. Veelal wordt elk contact dan als een advies geregistreerd. Dit houdt in dat in de telling van het aantal adviezen er meerdere adviezen over één casus kunnen zitten. Soms kiest men
Pagina 2 van 8
er nog voor om de contacten als consult te registreren. Deze consulten moeten dan meegenomen worden in de telling van het aantal adviezen. Sommige registratiesystemen werken op basis van het begrip melding en kennen het begrip advies niet als zodanig. Ook bij deze organisaties geven de medewerkers Veilig Thuis echter regelmatig advies. Dit is over het algemeen terug te vinden in de registratie van bijvoorbeeld de actie die men heeft genomen naar aanleiding van het telefonisch contact. Uit de verschillende opties zijn dan de meldingen te destilleren die eigenlijk conform de definitie een advies zijn.
2.2 MELDINGEN EN ONDERZOEKEN KINDERMISHANDELING, REGISTRATIE IN KITS Minstens drie VT organisaties hebben aangetoond dat er meer uit Kits gehaald kan worden dan tot nu toe de gewoonte was. Er kunnen gegevens op BSN niveau uit gehaald worden. Dit vereist wel een aanpassing op de query’s. Geen van de organisaties heeft Kits in de basis aangepast, dus voor iedereen is in principe dezelfde query te gebruiken. Met een dergelijke aanpak is de administratieve last voor de organisaties zo laag mogelijk. Alleen als organisaties Kits anders zijn gaan gebruiken, dan is extra aandacht vereist of dit middels de query’s nog te onderscheiden is. Dit geldt vooral voor de organisaties die Kits zijn gaan gebruiken voor alle Veilig Thuis zaken, dus ook zaken van huiselijk geweld zonder kindermishandeling. Dit vraagt per organisatie om een goede check en afweging bij de inbouw van de query. Belangrijk is om op te merken dat de gegevensset die met deze aangepaste query uit Kits gehaald kan worden, niet helemaal overeenkomt met de eisen die het informatieprotocol aan de gegevens stelt. Dit geldt vooral bij de opties bij items als aard van het geweld etc. Voorstel is om de registratie in Kits te volgen en dus af te wijken van het informatieprotocol. Omdat er feitelijk in Kits geen onderscheid is tussen melding en onderzoek, ontstaat er één gegevensset over meldingen en onderzoeken. De volgende gegevensset wordt voorgesteld: BSN - geboortedatum - geslacht - dossiernummer - datum melding - aanleiding om contact op te nemen met Veilig Thuis - datum start onderzoek - datum einde onderzoek - hoedanigheid melder – aard van het geweld/de mishandeling - resultaat onderzoek - vervolg op onderzoek Aanleiding om contact op te nemen met Veilig Thuis, aard van het geweld/de mishandeling, resultaat onderzoek en vervolg op onderzoek worden afgeleid van bestaande registraties in Kits. De exacte indeling wordt aangepast op de opties die in Kits beschikbaar zijn en zodanig geabstraheerd dat er een vertaling mogelijk is naar de opties uit het informatieprotocol. Zo maakt Kits geen onderscheid in kindcheck, vechtscheiding of anders, maar kan wel worden bepaald of het alleen kindermishandeling is, of dat er ook sprake is van een andere vorm van huiselijk geweld (niet welke vorm dan). Doordat de gegevensset BSN bevat is het mogelijk om de data naar gemeente toe te delen, op basis van de verblijfsadressen.
Pagina 3 van 8
De nieuwe query wordt landelijk uitgewerkt en daarna aan alle VT organisaties aangeboden. Het maken van de nieuwe query gebeurt in overleg met VT Rotterdam-Rijnmond en Ordina. Meer informatie hierover volgt zo snel mogelijk. Belangrijke aandachtspunten: Sommige Veilig Thuis organisaties gebruiken (tijdelijk) Kits als registratie systeem voor de gehele organisatie. Dit houdt in dat er in hun database van Kits ook zaken zijn opgenomen waar geen kindermishandeling is. Bij de bouw van de query wordt rekening gehouden met het feit dat alleen de records worden opgehaald die een minderjarige betreffen. Implementatie van de query bij deze organisaties vraagt extra aandacht. Zij zullen ook aandacht moeten hebben voor een query op de zaken die geen kindermishandeling betreffen om te voldoen aan de afspraken die in de volgende paragraaf volgen. De exacte uitwerking van de keuze opties voor aanleiding om contact op te nemen, aard van het geweld, hoedanigheid van de melder, resultaat van het onderzoek en vervolg voor de betrokkenen vindt plaats bij het bouwen van de query in goed overleg met de inhoudelijke experts van de VT organisaties.
2.3 MELDINGEN EN TOELEIDINGSZAKEN HUISELIJK GEWELD ZONDER KINDERMISHANDELING Vanuit de voormalige Steunpunten Huiselijk Geweld zijn er diverse registratiesystemen in gebruik. De systemen hebben ieder een eigen inrichting en begrippenkader. Bestaande rapportages gaan veelal uit van geaggregeerde gegevens. Idee is dan ook om zo veel mogelijk bij deze bestaande rapportages aan te sluiten. Afspraak is wel om landelijk één gegevensset af te spreken, zodat de geleverde informatie vergelijkbaar is. Dit houdt ook in dat er op een aantal plekken op een hoger abstractieniveau wordt uitgevraagd. De gegevens moeten ook vanuit Kits geleverd kunnen worden omdat enkele VT organisaties ook de huiselijk geweld zaken zonder kindermishandeling in Kits hebben. De volgende gegevensset wordt voorgesteld: Aantal meldingen Uitgesplitst naar gemeente Uitgesplitst naar aanleiding om contact op te nemen met Veilig Thuis
Uitgesplitst naar hoedanigheid van de melder
Totaal voor de hele periode (half jaar) Totaal voor de hele periode (half jaar) Aantal meldingen verdeeld over: Partnergeweld Ouderenmishandeling Kindermishandeling Overige vormen van huiselijk geweld Meerdere opties per advies mogelijk, dus de aantallen in deze tabel tellen niet op tot het aantal uit de vorige. Aantal meldingen verdeeld over: Professional o Waarvan politie: Familie Pagina 4 van 8
Aantal vervolgtrajecten/onderzoeken Uitgesplitst naar gemeente Uitgesplitst naar vervolg voor betrokkenen
Overigen Onbekend Slechts een optie mogelijk Totaal voor de hele periode (half jaar) Totaal voor de hele periode (half jaar) Gemeentelijke toegang Justitie AMW GGZ Overigen Geen vervolg Meerdere opties mogelijk
Toelichting: Conform het Model Handelingsprotocol AMHK is een melding het kenbaar maken van een situatie of vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling met vermelding van de persoonsgegevens van de betrokken. Belangrijke aandachtspunten: Veel van de meldingen bij Veilig Thuis komen van de politie. Elke organisatie ontvangt elke dag een lijstje met meldingen. Bij de meeste organisaties is er sprake van een eerste triage alvorens de politie de meldingen doorzet. Dit doet soms een medewerker van de politie en soms gebeurt het geautomatiseerd. Al deze meldingen moeten worden meegeteld. In een enkel geval is er geen eerste triage en ontvangt Veilig Thuis rijp en groen. Zij gaan dan alle meldingen langs om te bepalen of er iets mee moet gebeuren en zo ja door wie. Meldingen die niet voor Veilig Thuis zijn, dienen niet meegeteld te worden in de gegevenslevering aan CBS. Als er kinderen bij een zaak betrokken zijn dan kan de politie een zorgmelding doen middels een zorgformulier. Bij een aantal regio’s gaan deze zorgmeldingen eerst via de gecertificeerde instelling of speciale teams en komen ze dan bij Veilig Thuis. Alle zorgmeldingen die bij Veilig Thuis komen, moeten meegeteld worden voor de beleidsinformatie. In de huidige systemen bestaat er feitelijk geen onderscheid tussen het type vervolg dat de Veilig Thuis organisaties geven aan een melding. Het is dus lastig om de begrippen van het Model Handelingsprotocol AMHK (inzetten vervolgtraject en onderzoek) te gebruiken. Voor de beleidsinformatie is het van belang om te weten of Veilig Thuis de casus ter hand neemt of niet. De casus ter hand nemen houdt in dat Veilig Thuis zelf een actieve bemoeienis op zich neemt. Medewerkers gaan het gesprek aan met de betrokkenen en organiseren dat passende hulpverlening op gang komt. Over deze zaken dienen aantallen aan CBS te worden doorgegeven. Het kan echter ook zijn dat Veilig Thuis de melding na triage direct doorzet naar bijvoorbeeld het wijkteam van de gemeente. Deze zaken dienen niet meegeteld te worden bij het aantal vervolgtrajecten/onderzoeken.
Pagina 5 van 8
Belangrijke aandachtspunten: Er zijn overal andere begrippen in gebruik om de bemoeienis van Veilig Thuis te administreren. Soms heet het toeleiding, soms ondersteuningstraject, soms casemanagement. Elke VT organisatie zal zelf een goede vertaling moeten maken van de lokaal gehanteerde begrippen naar de aantallen ‘vervolgtrajecten/onderzoeken’ voor de levering aan CBS. De inzet van Veilig Thuis bij huisverboden moet ook meegenomen worden in de tellingen. Wat er niet meer bij hoort is de ‘monitoring’ die veelal wordt gedaan tot een half jaar nadat de overdracht van Veilig Thuis naar de hulpverlening heeft plaatsgevonden. Bij twijfel is contact mogelijk met het Ondersteuningsprogramma.
3 WAT WORDT ER VAN DE VEILIG THUIS ORGANISATIES VERWACHT? Van alle Veilig Thuis organisaties wordt verwacht dat zij bij het volgende verzoek van CBS gegevens aanleveren over Veilig Thuis. Dat kan conform de eisen van het Informatieprotocol Beleidsinformatie AMHK of via de alternatieve uitvraag zoals hiervoor beschreven. CBS levert ook voor deze alternatieve uitvraag een aanleverbestand aan (een standaard spreadsheet). Conform de eisen van dit bestand dienen de organisaties hun gegevens aan te leveren. Eigen gefabriceerde lijstjes worden niet geaccepteerd. De volgende brief zal begin juli door CBS worden verstuurd met daarin de datum waarop de gegevens over het eerste half jaar aangeleverd moeten zijn. De aanlevertermijn is drie weken en de uiterlijke aanleverdatum zal dus ongeveer vallen in de week van 20 juli. Voor 20 juli dienen alle VT organisaties dus de gegevens conform het Informatieprotocol of het alternatief uit hun registratiesystemen te kunnen halen. Dit gaat met terugwerkende kracht om gegevens over de periode van 1 januari 2015 t/m 30 juni 2015. Dit houdt in dat alle organisaties de geaggregeerde gegevens over de adviezen kunnen opleveren, de nieuwe query in Kits kunnen draaien en de geaggregeerde gegevens over de meldingen en vervolgtrajecten/onderzoeken voor huiselijk geweld zonder kindermishandeling kunnen opleveren. De query voor Kits wordt aan iedereen ter beschikking gesteld. Hoe volgt zo spoedig mogelijk. De organisaties zullen zelf de query moeten implementeren.
Pagina 6 van 8
4 PLANNING VERVOLG In onderstaande tabel is voor de komende weken aangeven welke acties wanneer plaatsvinden met betrekking tot de uitvraag van de beleidsinformatie. Wanneer Week van 8 juni
Week van 15 juni
Week van 22 juni
Week van 29 juni
Week van 13 juli
Wat Brief met informatie over het vervolg en aandacht voor: Wat VT organisaties moeten doen met de brieven die zij tot nu toe van CBS hebben ontvangen Welke eisen aan hen gesteld worden tav de gegevenslevering over het eerste en tweede kwartaal van 2015 Welke boodschap zij richting bestuur en wethouders kunnen brengen Toelichting op het advies en besluit over de CBS levering tijdens de landelijke VT managers dag op 11 juni. Gelegenheid tot reactie en stellen van vragen. Reactie op voorgestelde alternatieve gegevensset (schriftelijk via e-mail) Aanleverbestand alternatieve uitvraag gereed Plan uitleveren nieuwe Kits query gereed Start inregelen leveren geaggregeerde gegevens over adviezen Veilig Thuis totaal en ‘vervolgtrajecten/onderzoeken’ huiselijk geweld zonder kindermishandeling Vraagbaak beschikbaar over vertaling lokale begrippen naar alternatieve uitvraag Query voor Kits beschikbaar Start implementatie en testen van de nieuwe Kits query In overleg met VNG, VWS en VenJ bepalen van de cijfers en rapportages die CBS gaat opleveren op basis van de uitvraag Brief CBS over uitvraag eerste halfjaar 2015 Eventueel testen van (proef) aanleverbestanden Afspraak over hoe om te gaan met leveringen van organisaties die gedurende een
Wie Ondersteuningsprogramma
Ondersteuningsprogramma
VT organisaties CBS Ondersteuningsprogramma VT organisaties
Ondersteuningsprogramma Ondersteuningsprogramma VT organisaties Ondersteuningsprogramma in samenwerking met CBS CBS VT organisaties en CBS CBS en ondersteuningsprogramma Pagina 7 van 8
Week van 20 juli
verslagperiode over gaan op een nieuw registratiesysteem en als gevolg daarvan over kunnen stappen op de levering conform Informatieprotocol Aanleveren gegevens over eerste half jaar 2015 bij CBS dan wel conform Informatieprotocol, dan wel conform alternatieve uitvraag
VT organisaties
Pagina 8 van 8
