Uitnodiging voor de ALGEMENE LEDENVERGADERING van HAARLEM-KENNEMERLAND
Op maandag 13 februari 2012, aanvang 20.00 uur In de kantine aan de Sportweg 8 te Haarlem
Indien het vereiste aantal stemgerechtigde leden om 20.00 uur niet aanwezig is, wordt de vergadering opnieuw vastgesteld, ongeacht het aantal aanwezige leden, voor 20.15 uur dezelfde avond met dezelfde agenda op dezelfde plaats.
1
Agenda Algemene Ledenvergadering maandag 13 februari 2012 1.
Opening door de voorzitter en bestuursmededelingen
2.
Verslag jaarvergadering d.d. 11 oktober 2011 (Bijlage 1).
3.
Ingekomen stukken
4.
Besluit wijziging art. 7 Huishoudelijk Reglement
Art. 7 HR - Einde van het lidmaatschap (invoegen passage beroep) Het lidmaatschap eindigt vanwege in de statuten genoemde omstandigheden. Degene die ontzet wordt uit het lidmaatschap (royement) verliest onmiddellijk alle rechten uit het lidmaatschap voortvloeiende. Hij is evenwel gehouden alle aangegane verplichtingen, waaraan nog niet werd voldaan, na te komen. <
> Opzegging door het lid dient schriftelijk te geschieden vóór het eind van de overschrijvingstermijn van 31 mei. Mocht de opzegging ná die datum door de vereniging worden ontvangen, dan zal het lid aangemerkt worden als spelend lid, met alle daaruit voortvloeiende financiële en sportieve verplichtingen. Indien een lid overschrijving aanvraagt naar een andere vereniging, wordt het overschrijvingsformulier beschouwd als schriftelijke opzegging, tenzij het lid de wens te kennen geeft zijn lidmaatschap te willen handhaven.
5.
Advies commissie van goede diensten
Met instemming van de ALV van 11 oktober 2011 heeft een commissie, bestaande uit de heren Overbeek, Pruijmboom, van Gemert en Voskuilen, een advies opgesteld om te komen tot een andere bestuurlijke opzet. Hun advies wordt vanavond gepresenteerd en besproken. Vanuit dit advies worden aanbevelingen gedaan t.a.v. omvang bestuur en instellen bestuurscommissies. - Een schriftelijk exemplaar van het advies zal ter inzage liggen –
6.
Verkiezing bestuur
Aftreden bestuursleden: -
Henriëtte Landzaat (Secretaris) Douwe Dijkstra (Algemeen Bestuurslid) André Tempelaar (Algemeen Bestuurslid) Jeroen Korthals (Algemeen Bestuurslid)
2
Verkiezing nieuw bestuurslid: -
Bart Veenman
(Bestuurslid accommodatiebeleid)
Aanblijven bestuursleden: -
Jenneke van Schie George Presburg Gert Meijer Anton de Kock Voorzitter
(Bestuurslid Accommodatiebeheer) (Secretaris) (Penningmeester) (Bestuurslid Commerciële Zaken) Vacant
Zolang voor het voorzitterschap nog geen kandidaat gevonden dan wel beschikbaar is, wordt voorgesteld om tijdelijk George Presburg tot voorzitter a.i. te benoemen. Kandidaatstelling voor bestuursfuncties moeten voor aanvang van de vergadering door vijf leden ondertekend bij het bestuur worden ingediend, met een verklaring van de kandidaat dat hij/zij in principe bereid is een eventuele benoeming te aanvaarden.
7.
Rondvraag
8.
Sluiting
3
BIJLAGE 1. VERSLAG ALGEMENE LEDEN VERGADERING HAARLEM-KENNEMERLAND OP DINSDAG 11 OKTOBER 2011 IN DE KANTINE AAN DE SPORTWEG
AANWEZIG 25 leden en een 8 tal bestuursleden: Peter Landzaat (voorzitter), Henriette Landzaat (secretaris), André Tempelaar (2de penningmeester), Anton de Kock, George Presburg (vice voorzitter), Jeroen Korthals, Jan Stoop, Gert Meijer (penningmeester). Afwezig met bericht: Jenneke van Schie (ziek), Douwe Dijkstra en Jan-Jaap van den Berg. AFWEZIG MET KENNISGEVING Frans Meeteren, Frans Klozen, Jan Souverein en Arnaud Sluik. 1-OPENING Om 20.18h wordt de 2de vergadering van de avond door de voorzitter geopend, aangezien bij de 1ste vergadering om 20.00 uur het vereiste aantal stemgerechtigde leden niet aanwezig was. De voorzitter heet allen van harte welkom, ereleden, leden van verdienste, leden en ouders van jeugdleden. Terugkijkend was het een fantastisch jaar voor de nieuwe club. De voorzitter dankt alle vrijwilligers voor hun bijdragen, om het afgelopen seizoen tot een succes te maken. Deze algemene ledenvergadering heeft als doel het afleggen van verantwoording van het bestuur, van Haarlem Kennemerland, aan de leden over het afgelopen seizoen (2010 – 2011). 2-BESTUURSMEDEDELINGEN Afgelopen jaar zijn ons een viertal leden ontvallen, Piet den Hartrog (ere-lid), Rien van Riessen (houder van de Arnold Herman beker), Piet Hansen en Hemke Elzinga. De voorzitter vraagt allen te gaan staan en een minuut stilte in acht te nemen. 3-VERSLAG JAARVERGADERING 15 NOVEMBER 2010 Geen op- of aanmerkingen. De notulen 2010 worden door de vergadering goedgekeurd en bij dezen vastgesteld. 4-INGEKOMEN STUKKEN - Zie bovenstaande paragraaf: Afwezig met kennisgeving. - Verslag van de kascommissie, welke onder punt 6 van de agenda zal worden behandeld. - Verzoek van Marcel van de Gevel om de paragraaf over het in beroep gaan tegen royeren van leden art 7 (art 5a en b) in de statuten te wijzigen. Een
4
lid die geroyeerd wordt, wat door het bestuur wordt uitgesproken, kan in beroep. Echter loopt het beroep bij het bestuur dat het lid ook geroyeerd heeft. Voorstel is dit laatste te wijzigen, door in beroep te kunnen gaan bij een onafhankelijke commissie. De voorzitter brengt dit verzoek in stemming met de volgende formulering: Moet dit voorstel door het bestuur worden opgepakt om een mogelijke wijziging te onderzoeken en eventueel te laten uitwerken. Vergadering is unaniem voor. Eerst volgende bestuursvergadering zal dit op de agenda staan. 5-JAARVERSLAGEN De bij de notulen gevoegde jaarverslagen worden in volgorde doorgenomen. - Bestuur Haarlem Kennemerland - Penningmeester - Technische commissie - Commerciële commissie - Accommodatie commissie Geen op- of aanmerkingen over de jaarverslagen 2011. Onder dankzegging van de voorzitter aan alle samenstellers, worden de jaarverslagen vastgesteld. 6-JAARREKENING EN VERSLAG KASCOMMISSIE Toelichting van penningmeester Gert Meijer op de resultaten rekening. Er was een tekort begroot van € 5000, deze hebben we echter om kunnen zetten in een kleine winst van € 1983. Met name de kantine inkomsten hebben hieraan bijgedragen. Extra kosten zijn gemaakt door het ontslag van de trainer van de selectie. Daar tegenover staan dan weer eenmalige inkomsten van de stichting DSS-K’land uit de exploitatie van de kantine Pim Mulier en minder uitgaven aan huisvestiging. Vragen: Johan Tempelaar: Is het grote negatieve verschil, bijna € 8000 tussen begroot en ontvangen, op de post contributies, te wijten aan wanbetaling? Gert Meijer: Nee, dit betreft niet alleen een aantal wanbetalers, maar ook op welk moment we het bekend aantal leden omzetten naar de begroting. Nadien kunnen er altijd een aantal nog opzeggen. Johan Tempelaar: Wat gebeurt er met wanbetalers? Gert Meijer: Na een aantal aanmaningen wordt hun verder spelen belet. Wat dan nog wel eens gebeurt, is dat men zich laat overschrijven. Daar werken wij dan niet aan mee. Meestal volgt dan als nog de betaling van de achterstallige contributie. Paul Pruijmboom: Is er nog geld bij de Stichting DSS–K’land? Gert Meijer: Ja, maar voor hun eigen ontwikkeling. Niet meer voor Haarlem Kennemerland. Wat wij hebben ontvangen is verkregen door goed onderhandelen en moet worden gezien als een gebaar van coulance. Peter Landzaat: Juridisch hadden we nergens recht op, dus mooi dat we dit nog voor elkaar hebben gekregen.
5
Toelichting van penningmeester Gert Meijer op de balans. Eind van dit kalenderjaar stopt onze vaste kantinemedewerker, die onder de Melkertbaan regeling valt. Post onder vlottende activa: voorraden, is met name kleding die wij hebben liggen. Vragen: Geen vragen. Verslag kascommissie wordt voorgelezen door de secretaris, Henriette Landzaat. Na het voorlezen van het verslag van de kascommissie, wordt door de vergadering, onder applaus, de penningmeester voor het gevoerde financieel beheer, décharge verleend. 7-BEGROTING SEIZOEN 2011-2012 Penningmeester Gert Meijer geeft een korte toelichting op de begroting 20112012. Na een eerste jaar zijn we nu in staat een wat scherpere begroting op te stellen. Maar hier en daar ook een wat meer voorzichtige begroting, zoals bijvoorbeeld aan de batenkant, de kantine inkomsten.
Vragen: Paul Pruijmboom: Zien jullie mogelijkheden om de contributies te verhogen om de financiële basis te vergroten? Gert Meijer: We zitten voor de senioren aan de bovenkant van de contributies in vergelijk met voetbalverenigingen uit de buurt. Wat betreft ledenaantal senioren zien we een lichte terugloop. Bij de jeugd passen we een staffel toe, gebaseerd op leeftijd. Aantal jeugdleden is toegenomen. We proberen met vroegtijdig innen van de contributies, deze grote batenpost zo snel mogelijk op orde te hebben en daar dan rente van te verkrijgen. Willem van Gemert: Kunnen we meer bijdragen vragen van ouders die meer te besteden hebben? Gert Meijer: Ja, maar dan wel als vrijwillige bijdrage. Het is geen gericht beleid. Neemt suggestie mee naar bestuursvergadering. Peter Landzaat: Is misschien ook iets voor de commissie, welke behandeld wordt onder punt 8 van de agenda. Marcel van de Gevel: Jaartallen boven begrotingskolom aanpassen. Staat 20102011 moet zijn 2011-2012. Kees Dubbeldam: Is er iets voor de WOZ betaling opgenomen? Gert Meijer: Is opgenomen in de post gemeente belastingen. We verwachten € 5000,- te moeten betalen. Geen ervaring mee, het is ingeschat. Peter Landzaat: We hopen dat het meevalt. Kees Dubbeldam: € 16.500 voor buiten schoolse opvang. Ik heb begrepen dat er 1 kind is? Peter Landzaat: 1,5 kind! BSO organisatie gaat uit van een opstart van 2 jaar. Tot december 2011 is de huur al betaald!
6
Gert Jan Lasker: Post begeleiding jeugd is tov vorig seizoen lager begroot, hoe zit dit? Gert Meijer: Voorheen zaten de kosten van de verzorger van de club erbij in, omdat hij ook jeugd trainer was. Voor dit seizoen niet meer het geval. Gert Jan Lasker: Sponsor inkomsten begroot op € 13.000. Hoeveel zekerheid in deze tijd? Gert Meijer: Minder zeker als de inkomsten van de huurders. Hier zit een behoorlijke inspanningsverplichting achter. Dit vraagt aandacht en de nodige zorg. Peter Landzaat: Eerste stappen zijn gezet, er zijn een aantal reclameborden bijgekomen. Het blijft echter altijd onzeker. Gert Jan Lasker: Is de kantine begroting naar beneden bijgesteld door het vertrek van Alliance? Gert Meijer: Dit seizoen draaien we voor het eerst alleen. We zijn aan de voorzichtige kant gaan zitten. Gert Jan Lasker: Zijn de kantineprijzen verhoogd? Gert Meijer: Iets verhoogd. Hans van Ketel: Kunnen we de kantinediensten van de senioren niet afkopen en de hierbij vrijkomende bedragen laten toekomen aan het kantine personeel dat vaker achter de bar staat? George Presburg: Mogelijk iets voor volgend jaar. We gaan nu eerst vrijwilligers zien te werven. 8-INSTELLEN ADVIESCOMMISSIE BESTUURLIJKE VERNIEUWING Peter Landzaat: We hebben een mooie vereniging en we zijn goed bezig. We volgen een beleidsplan, maar gaan we de goede kant op? We hebben een groot bestuur als gevolg van de fusie, waarbij beide besturen samegevoegd zijn. Mede hierdoor missen we wat daadkracht. Zeker zo’n 1ste jaar zijn er veel lopende zaken, maar er staan ook veel zaken op stapel, denk maar aan de gebiedsvisie Schoterbos. Wij vinden dat de vele operationele zaken, die het bestuur nu nog uitvoert, ten koste gaat van de beleidsmatige zaken. Maar hoe moet we dat in de praktijk gaan invullen ? Om hier een objectief antwoord op te krijgen, hebben we een adviescommissie in het leven geroepen. Een 4 tal leden is bereid gevonden om daar vorm aan te geven. De heren Paul Pruijmboom, Arjan Overbeek, Willem van Gemert en Frank Voskuilen. Zij zullen de club doorlichten en een advies opstellen. Paul Pruijmboom geeft een toelichting. Hij is vader van 2 zoons die voetballen in de F en E en is bovenal toeschouwer. Hij is positief over de fusie. En geeft het bestuur de complimenten voor de aanpak van dit eerste jaar. Er is binnen de club veel potentie en daarmee is er een basis om een stevig fundament te leggen om verder op te bouwen. De commissie wil het volgende in zijn advies terug laten komen: - Kleiner en slagvaardiger bestuur - Beleid en uitvoering scheiden - Bredere opzet van kader met injectie van vers bloed
7
Aanpak: 1ste starten met een groep van 10 tot 15 man, doorsnee van de club, te vragen waar zij denken dat het met Haarlem Kennemerland naar toe moet. 2de Terugblik op het 1ste jaar. Wat waren de knelpunten, wat is de visie, prestatief of recreatief (= gezelligheid) 3de Acties. Het opstellen van een profielschets voor bestuursleden en de uitwerking van ons advies. Het advies gaat naar het bestuur. Deze zullen het delen met de leden in een buitengewone ledenvergadering. Planning is eind januari. Vanuit de ALV zijn er geen vragen. 9-AFTREDEN BESTUURSLEDEN De volgende 3 personen uit het bestuur zijn aftredend en niet herkiesbaar: Peter Landzaat (voorzitter), Jan Stoop (Algemeen bestuurslid) en Jan-Jaap van den Bergh (vice-secretaris) Er zijn geen kandidaatstellingen. Peter Landzaat: Jan Stoop heeft aangegeven zijn werkzaamheden, met name voor de zaalafdeling van onze vereniging te blijven uitvoeren. Het stoppen van de voorzitter betekent automatisch dat de vice-voorzitter George Presburg tijdelijk de rol van voorzitter invulling zal gaan geven. 10-VERKIEZING KASCOMMISSIE Langst zittende kascommissielid treedt af. Dit jaar is dat Michiel de Koning. Gert Jan Lasker schuift daarmee een plaatsje op. En de 1ste reserve treedt toe, te weten Piet Rotteveel. Aangezien het 2de reserve lid bedankt heeft als lid, vraagt de vergadering om aanvulling van de commissie met 2 reserveleden. Beschikbaar stellen zich als 1ste reserve lid Gerda de Reus en als 2de reserve stelt Kees Dubbeldam zich beschikbaar. Onder applaus worden alle kascommissieleden bedankt voor hun inspanningen en de reserveleden voor hun aanvaarding. 11-UITREIKING VAN ARNOLD HERMAN BEKER Deze beker is vernoemd naar Arnold Helmig en Herman Schoonhoven jr. Twee jeugdleden die in de oorlog zijn afgevoerd en niet meer zijn teruggekeerd. De beker wordt uitgereikt aan een lid die zich langjarig geheel belangeloos heeft ingezet voor de verenging. Dit jaar valt de eer te beurt aan Hans van Ketel. Op allerlei fronten heeft hij zich voor de club met 200% ingezet, met name bij kantine en bardiensten, maar ook als het op de handvaardigheid aankwam bij onderhoudswerkzaamheden aan de gebouwen. Je kan altijd een beroep op Hans doen. Zijn naam zal in de beker worden gegraveerd. Onder luid applaus worden de bijbehorende bloemen aan hem overhandigd. 12-RONDVRAAG Voordat de rondvraag ingezet kan worden, neemt George Presburg het woord. Hij richt zich tot de aftredende bestuursleden en bedankt hun allen voor hun inzet en geleverde bijdragen in de afgelopen jaren. Een bloemetje valt hun ten deel.
8
Dit was nog niet alles, een speciaal woord is er nog voor Peter Landzaat. Al zijn verdiensten voor de club Kennemerland en de fusieclub Haarlem Kennemerland worden door hem in chronologische volgorde opgenoemd. Van voorzitter van het jeugdbestuur tot voorzitter van de fusieclub, van redacteur van het clubblad tot architect van de fusieclub, van bouwer tot bewoner. Een man een man, een woord een woord. Peter Landzaat wordt benoemd tot het eerste erelid van Haarlem Kennemerland. Een groot applaus uit de zaal klinkt op. Een ingelijste oorkonde wordt hem door George overhandigd. Peter Landzaat: Ik ben sprakeloos. Bedankt! Vervolg rondvraag: Gert Jan Lasker: is er een zoektocht gestart naar een nieuwe voorzitter? Peter Landzaat: We wachten het advies van de commissie af en hopen dat er “poppetjes” naar voren worden geschoven. Hans van Ketel: 3 tal vragen - Nog bedankt voor de Arnold Herman beker. - Wanneer worden de herentoiletten vervangen? Hij biedt zijn diensten aan om te helpen. - Wat er door de supportersgroep bij het appartementengebouw is gedaan kan de club alleen maar schade berokkenen. Wat wordt er aan gedaan? Peter Landzaat: Voor de toiletten op de begane grond is een offerte aangevraagd bij van Galen. We hopen zo snel als mogelijk over te gaan tot uitvoering. De toilettengroep op de 1ste verdieping, is geheel door ProKino (KICK’S) gerenoveerd. Wat betreft het gedrag van de supportersgroep naar de bewoners van het appartementengebouw kunnen we duidelijk in zijn: dit is niet te tolereren. We zijn trots op de sfeergroep, maar dit kan niet. Peter geeft wat achtergrond informatie, wat neer komt op wederzijdse frustratie van supporters en bewoners. Als bestuur zien wij de oplossing in het blijven praten met elkaar. Zowel met de bewoners als met de supporters. Het staat bovenaan onze prio-lijst. René Kennis: Kunnen er niet wat “Haarlem activiteiten” komen te vervallen? Deze lijken de overhand te hebben. Peter Landzaat: Nee, we houden van beide clubs de historie levend. Toernooien onder Kennemerland zullen in de toekomst ook zeker weer op het programma komen te staan. En we moeten niet vergeten dat alle activiteiten die worden georganiseerd, weer kantine inkomsten genereren. Kees Dubbeldam: Hoe is de situatie met de vernieuwing van het kunstgrasveld? Peter Landzaat: Vervanging van het huidige kunstgrasveld staat voor 2012 op de begroting van de gemeente. Per juni 2012 zouden we de beschikking over een vernieuwd veld moeten hebben. Hans van Ketel: Over hoeveel velden betalen wij nu huur? Peter Landzaat: Vier, 3 wedstrijdvelden en 1 trainingsveld. Peter van Schie: Blijven wij de lijnen trekken? Peter Landzaat: Ja, wij, beter gezegd jij en Jan Stoop blijven de lijnen kalken.
9
Lodewijk Albada: De douches kleedruimte 1 t/m 4 blijven koud water geven, nu al de 2de zaterdag. Dit kost ons kantineomzet, de tegenstander gaat kwaad richting huis. Peter Landzaat: Het probleem is bekend, maar het stadion is onder beheer van de gemeente. We zitten er wel boven op. We betalen de rekening, dus daar ligt het niet aan, maar SRO is als uitvoerende verantwoordelijk voor de oplossing. 13-SLUITING Onder dankzegging voor ieders aanwezigheid sluit de voorzitter om 22.20 uur de vergadering. Het bestuur nodigt alle aanwezigen uit voor een drankje.
10
