Uitnodiging Algemene Ledenvergadering v.v. D.W.O.W. op donderdag 24 september 2015 Aanvang 20.30 uur in de kantine van het sportcomplex “De Wilskracht” aan de Pr. Irenestraat.
AGENDA 1.
Opening door de voorzitter.
2.
Ingekomen stukken en mededelingen.
3.
Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 25 september 2014 Op te vragen bij de secretaris
[email protected]
4.
Jaarverslag seizoen 2014-2015 van de voorzitter. Op te vragen bij Jan Pater
[email protected] Jaarverslag jeugd seizoen 2014-2015. Jaarverslag zaalvoetbal 2014-2015. Jaarverslag sponsorcommissie seizoen 2014-2015
5.
Financieel Jaarverslag 2014-2015 en bespreking begroting seizoen 2015-2016 (penningmeester). Stukken zijn op te vragen bij de penningmeester:
[email protected]
6.
Bevinding kascontrolecommissie ( Kees Bosma en dhr Bink).
7.
Benoeming kascontrolecommissie seizoen 2015-2016.
8.
Bestuursverkiezing: Aftredend en niet herkiesbaar: Voorzitter Jan Pater Het bestuur heeft als kandidaat Marcel Quinten. Aftredend en herkiesbaar: Penningmeester Martien Bruin ( voor een periode van 2 jaar) Aftredend en herkiesbaar: Alg. lid, Jan van Ackeren
9.
Commissie Sportiviteit en Respect.
10.
Pauze.
11.
Rondvraag.
12.
Sluiting door de voorzitter.
Namens het bestuur: Trudi Groot. Secretaris, mail:
[email protected] Tel. 06-83524304
Notulen algemene ledenvergadering DWOW 25-09-2014
1. Jan Pater opent de vergadering en heet iedereen (naast bestuur ongeveer 17 leden aanwezig) + een aantal vrijwilligers welkom. 2. Ingekomen stukken: -Claudia de Groot heeft afbericht gedaan. -Arie Blokker wil graag tijdens de vergadering het woord. Dit wordt agendapunt 8a. -Trudi Groot meldt dat er een ingekomen stuk is wat betrekking heeft op het rookbeleid. Dit wordt agendapunt 8b. -Erika Homburg wil graag aandacht voor de kantinebezetting, dit wordt agendapunt 8c. 3. Notulen vorige vergadering: Erika Homburg merkt op dat er verschil is w.b. gebruik naam. De ene keer is het enkel voornaam dan weer met achternaam. Voortaan wordt in de notulen de voornaam en de achternaam vermeld. Verder worden de notulen goedgekeurd. 4. A. Jaarverslag seizoen 2013-2014: geen opmerkingen. B. Jaarverslag jeugd seizoen 2013-2014: geen opmerkingen. C. Jaarverslag zaalvoetbal 2013-2014: geen opmerkingen D. Jaarverslag sponsorcommissie 2013-2014: Omdat de sponsorcommissie onderbemand is, is er geen verslag. Martien Bruin geeft aan dat Jolanda Kessels de administratie van de sponsoren bij houdt. De sponsorcommissie is dringend op zoek naar leden die de organisatie willen oppakken. Momenteel doet iedereen zijn best zonder dat er structuur aanwezig is. Tijdens de vergadering melden Ayco Kluvers en Bryan Kemp zich aan om in de commissie plaats te nemen. 5. Het financieel jaarverslag wordt door Martien Bruin toegelicht. De kantine inkomsten zijn hoger uitgevallen echter de inkoop ook, wat gedeeltelijk verklaarbaar is, echter de verhouding is net acceptabel. De sponsorbingo loterij heeft een goed resultaat opgeleverd. De zaalvoetbaltak heeft ook voor een positief resultaat gezorgd alsook de bingo inkomsten. We hebben door dit alles een positief resultaat van rond de € 2000.— Komend seizoen staan we voor flinke investeringen. Groot onderhoud buitenom en de toiletten zijn vernieuwd. Er is iedere dinsdagochtend een klusgroep aanwezig die door eigen werkzaamheden flink wat onderhoud pleegt. Dit scheelt aanmerkelijk in de kosten. Omdat de gemeente flinke bezuinigingen gaat doorvoeren zal er meer onderhoud en daarmee gepaard gaande kosten op ons bordje komen. Dit vraagt nog meer van de vrijwilligers.
Verder benadrukt Martien Bruin dat we zorgvuldig met de spullen van de vereniging moeten omgaan. Bijv. met de ballen en het trainingsmateriaal. Niels Fortuin vraagt of er kans is om geld te reserveren voor grote investeringen zoals bijv een grasmaaier. Hier denken we als bestuur al over na en daar wille n we zeker rekening mee houden. Echter als we zelf onderhoud aan de velden willen plegen moet je ook weten dat er voldoende vrijwilligers zijn die dit willen en kunnen doen. Ton Korevaar denkt dat e.e.a. misschien te combineren valt met andere verenigingen . Wat betreft de aanschaf van machines vinden we dit niet direct een goede optie. Gezamenlijk goed is geen goed. Jan Pater geeft de toelichting dat de voorzitters van de 13 voetbalverenigingen van Hollands Kroon overleg hierover hebben. 6. De kascontrolecommissie bestaat uit: Dave Stuifbergen en Kees Bosma. Kees Bosma doet verslag van de kascontrole. Eén boeking was onder een verkeerde kop geboekt en verder moet er een betere registratie van het eigen gebruik in de kantine plaatsvinden. Het eigen gebruik is te hoog. Verder waren de boeken prima in orde en de kascontrolecommissie stelt voor om het bestuur decharge te verlenen wat betreft het financiële beleid. 7. Benoeming kascontrolecommissie seizoen 2014-2015: Kees Bosma en dhr. Bink met als reserve Remy Kluvers. 8. Bestuursverkiezing: Volgens de statuten is er niemand aftredend dan wel herkiesbaar. Omdat komend seizoen Jan Pater het laatste jaar voorzitter is moet er een profielschets worden opgesteld. Suggesties kunnen worden gemaild naar de secretaris Trudi Groot,
[email protected] Arie Blokker denkt dat een potentiele kandidaat een zekere maatschappelijke positie, status moet hebben. Ton Korevaar vindt het belangrijk om duidelijk te maken wat het takenpakket van een voorzitter is. Het is nl. een sturende taak. 8a. Arie Blokker is benaderd om het thuistoernooi te organiseren en hij heeft de organisatie met verve opgepakt. Hij doet tijdens de vergadering een beroep op de selectiespelers om te helpen bij dit toernooi. Hier krijgt hij flink respons op. Verder wil hij proberen om stage lopers bij DWOW aan het werk te krijgen. Zijn verzoek om dit bij iedereen in de omgeving bekend te maken. Kees Bosma zal de selectieleden die er vanavond niet zijn benaderen voor dit thuistoernooi. 8b. Handhaving rookbeleid. We zijn een rookvrije vereniging en dit betekent dat er binnen niet wordt gerookt. Martijn Shelfhout vraagt of er een afdakje kan komen voor de rokers. 8c. Erika Homburg regelt sinds het begin van dit seizoen de kantine indeling. Er zijn te weinig mensen om de bezetting rond te krijgen waardoor er een onevenredig zware belasting op de huidige kantinemedewerkers rust. Ze doet een oproep om vrijwilligers te verwerven. De problemen zijn op zondag het grootst. Het is vooral de invulling van de verantwoordelijke waar het probleem zit. Martijn Shelfhout stelt voor om spelers voor de ochtend in te delen. Henk de Groot denkt dat je ouders kunt verplichten om op de zaterdag kantinediensten te draaien. Dit staat niet in het
aanmeldingsformulier van hun kind zoals de verplichte kantineschoonmaak wel vermeld staat. Er wordt voorgesteld dat een aantal selectiespelers de IVA-training gaat volgen zodat er meerdere personen als verantwoordelijke kunnen staan. Trudi wordt gevraagd of ze hi ernaar wil informeren. 9. Commissie Sportiviteit en Respect. Eelco van Steden geeft uitleg dat deze commissie in actie komt wanneer er problemen zijn die niet door de trainer/coach/coördinator zijn op te lossen. Vaak zijn de problemen in Eelco zijn ogen van communicatieve aard. Het is de bedoeling dat de commissie zo weinig mogelijk in actie moet komen. De commissie is net gestart en heeft ook nog niet in actie hoeven komen. Ton Korevaar heeft ervaring opgedaan bij Kleine Sluis en soms komt het voor dat de commissie ingrijpende beslissingen moet nemen, dit kan oplopen tot het wegsturen van spelers of begeleiders. We hopen dat dit niet nodig zal hoeven zijn. Verder is het belangrijk dat er bij calamiteiten duidelijke lijnen zijn volgens welke gehandeld wordt. Voorstel van Ton Korevaar is ook om contacten tussen verenigingen onderling te hebben en elkaar te informeren bij calamiteiten. 10. Pauze 11. Rondvraag: -Yoran Kluvers wil graag dat de kantine op de zondag langer open is bij gezelligheid. De sluitingstijd is nu 18.00uur en dan zijn we al langer open dan toegestaan is. We houden ons aan 18.00 uur. -Yoran vraagt hoe de berichtgeving van de ALV verloopt. Trudi antwoordt dat deze 2x is aangekondigd, de eerste keer in het clubblad en de 2e keer op de site. Wellicht kunnen we de uitnodiging via de mail verspreiden om meer leden op de vergadering te krijgen. De vraag is ook om de vergadering om 20.00 uur te laten beginnen. Volgend jaar zullen we daarmee beginnen. -Martijn Schelfhout vindt het veel te laat en vindt ook dat het om 20.00 uur moet starten. -Dave Stuifbergen vindt het goed om een profiel van de voorzitter te maken en geeft meteen aan dat er van iedere bestuursfunctie een profielschets moet zijn. Deze moeten op de site vermeld staan. -Kees Bosma constateert dat er reactief gewerkt wordt ( als het nodig is) maar dat het beter is om actief te werken. -Camiel Tigchelaar vraagt het bestuur hoe de samenwerking met de zaalvoetbaltak bevalt. Trudi Groot geeft de complimenten aan het zaalvoetbalbestuur hoe ze de organisatie hebben opgepakt. Martien Bruin geeft aan dat de afstand sporthal -kantine DWOW groot is. Dit is jammer. -Martijn Schelfhout heeft gehoord dat er wellicht een BSO komt bij DWOW. De procedure zit in het vergunningentraject. Er moet een wijziging bestemmingsplan aangevraagd worden en dit is een langdurige kwestie. Viola Kraats is hier mee bezig. De vergadering is hier positief over. -Johan Schuurhof vraagt welke dagen hiermee gemoeid zijn, maar dat weten we nog niet.
-Erika Homburg vindt het goed dat Martien Bruin een melding op de site heeft geplaatst w.b. de automatische incasso. Martien Bruin antwoordt dat dit tegenwoordig een verplichting is. -Arie Blokker vindt het een compliment waard dat we daags na de oorlogsverklaring tegen de I.S durven te vergaderen met een militair in ons midden! ( George Inder Maur is in uniform aanwezig). Verder geeft Arie aan dat de verantwoordelijkheid van de kantinemedewerker groot is. Hij heeft een keer een speler met zijn auto na een avondje in de kantine uit de berm get rokken. -Ton Korevaar geeft een compliment aan de jonge generatie hoe ze over voetbal nadenken Er zijn veel mensen actief binnen deze club. Als iedereen 3 mensen benadert dan groeien we met de vrijwilligers. -Jan Pater geeft de sfeercommissie een groot compliment. -Trudi Groot heeft van Ton Korevaar de werkbladen van de spiegelavond gekregen en geeft aan dat we in navolging hierop onze persoonlijke doelstelling voor komend seizoen op papier hebben gezet. Dit motiveert ons allemaal. -Niels de Vries doet een oproep om scheidsrechters te werven voor de zaterdag.
12. De voorzitter sluit de vergadering en dankt een ieder voor zijn en haar aanwezigheid.
