Úřad městské části Praha - Zbraslav SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD (Instrukce MV ČR čj. VSC/1-793/92 ze dne 25.5.1992)
------------------------------------------------------------------------------------------I. EVIDENCE PÍSEMNOSTÍ 1) Základní evidenční pomůckou spisové služby Úřadu městské části Praha Zbraslav je podací deník. Podací deník je veden v elektronické podobě v programu " Kancelář" od firmy Triada. 2) Podací deník vede centrální podatelna v kanceláři starosty. Vyznačuje v ní, kdy a od koho písemnost došla, čeho se týká, číslo jednací a pracoviště, kterému je písemnost předána k vyřízení. Vedoucí jednotlivých odborů potvrzují převzetí písemností na kopii "Protokolu došlé pošty" svým podpisem a datem převzetí. 3) Do podacího deníku se zapisují písemnosti přijaté i písemnosti vzniklé z vlastní činnosti úřadu. Zápis v podacím deníku obsahuje údaj o tom, od koho písemnost došla, případně že jde o písemnost vlastní, stručný obsah písemnosti, kdo ji vyřizuje a pod jakým spisovým znakem je písemnost uložena. Písemnosti se číslují v jedné číselné řadě začínající počátkem kalendářního roku číslem 1. Pro celý Úřad městské části Praha - Zbraslav je veden jeden centrální podací deník. Pro označení jednotlivých odborů jsou v označení pro podací deník používány tyto zkratky : Sekr.- kancelář starosty SO - správní odbor FO - finanční odbor OMH - odbor místního hospodářství II. PŘÍJEM PÍSEMNOSTÍ 1) Písemnosti od poštovních úřadů, jiných orgánů a organizací a občanů se přijímají v centrální podatelně , případně v podatelně v telefonní centrále v přízemí.
2) Příjem písemnosti potvrdí přijímající na požádání otiskem podacího razítka s uvedením data na kopii podání. 3)Centrální podatelna otevírá veškeré došlé zásilky kromě těch, kde je již z obálky zřejmé, a) že obsahují předmět státního, hospodářského nebo služebního tajemství, b) na prvním místě před označením úřadu je uvedeno jméno a příjmení člena zastupitelstva nebo pracovníka úřadu. Zásilky podle bodu a) otevírá starosta městské části nebo jeho zástupce a jsou evidovány ve zvláštní knize Zásilky podle bodu b) otevírá adresát. V Případě, že jejich obsah není soukromý, ale týká se činností, které provádí městská část, předá ji centrální podatelně k zaevidování. 4) Na každé písemnosti je vyznačeno datum doručení nebo vzniku písemnosti, číslo jednací, určení zpracovatele a údaj o počtu příloh. Zásilky, které se neotevírají (např. nabídky ve veřejných soutěžích, písemnosti podle odst. 3, písm. a) a b) atp.), se na obálce označí datem, případně hodinou doručení. Číslem jednacím se neoznačují nabídky, katalogy, reklamní materiály a další písemnosti bez zvláštního významu pro činnost městské části. 5) Číslo jednací tvoří znak spisového a skartačního plánu (příloha č. 1 výše uvedené instrukce), pomlčka, pořadové číslo (jak vyplyne ze zápisu v podacím deníku) a lomítko posledního dvojčíslí běžného kalendářního roku. 6) Vlastní písemnosti jsou rovněž opatřovány číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními písemnostmi. III. OBĚH PÍSEMNOSTÍ 1) Vnitřní oběh písemností se poznamenává v podacím deníku a vyznačuje ve spise. Po převzetí písemností a potvrzení v protokolu došlé pošty je přijme přejímající pracovník do evidence příslušného odboru. Písemnosti jsou přidělovány jednotlivým odborům podle čísel stanovených v programu "Kancelář" takto : 1. Kancelář starosty 2. Finanční odbor
3. Odbor místního hospodářství 4. Správní odbor 5. Starosta 6. Tajemnice 7. K.Drastil - správa majetku 8. Místostarosta 9. Domovní správa 2. Obálka se ponechává jako součást spisu. Bez skartačního řízení nelze vyřadit obálku : - není-li na samotné písemnosti datum nebo rozchází-li se datum písemnosti s datem pošty na obálce - není-li písemnost podepsána (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele) - má-li datum podání zásilky právní význam (např. dodržení lhůt) - je-li podací razítko otištěno na obálce - je-li zásilka zaslána doporučeně nebo na dodejku IV. VYŘIZOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ 1. Jestliže se zjistí, že Úřad městské části Praha - Zbraslav není příslušný k jejímu vyřízení, postoupí kancelář starosty bezodkladně písemnost příslušnému místu a vyrozumí odesilatele. 2. Písemnosti se předávají odborům úřadu na základě protokolu došlé pošty. Příslušný odbor se zaznamenává do otisku podacího razítka a do podacího deníku. 3. Odpověď na došlou písemnost se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednací, pod kterým byla písemnost evidována před doručením. 4. Veškeré písemnosti týkající se téže věci tvoří spis.
5. Pokud jsou písemnosti vyřizovány telefonicky nebo osobním jednáním, učiní se o tom na nich záznam a to jak jeho na listinné, tak elektronické podobě.
6. Vedoucí odborů pravidelně měsíčně kontrolují v hlavním podacím deníku vyřízeni jim přidělených spisů . Barevné značení : modrá vyřízeno žlutá je třeba vyřídit růžová dosud v podatelně zelenánení třeba vyřídit béžová čeká na rozhodnutí Starosta a tajemník kontrolují vyřízení spisů namátkově. V. ODESÍLÁNÍ PÍSEMNOSTÍ 1. Písemnosti jsou podle jejich závažnosti odesílány obyčejnou poštou, na dodejku nebo do vlastních rukou. 2. Písemnosti, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou zasílány na dodejku, která se po vrácení připojí ke spisu. VI. UKLÁDÁNÍ PÍSEMNOSTÍ 1. V jednotlivých odborech se ponechávají písemnosti z běžného roku, písemnosti dosud nevyřízené a písemnosti a spisy nezbytné k činnosti odboru . Ostatní se ukládají do archivu , a to úplné, řádně označené (kdo vyřizoval, obsah spisu, ukládací znak, skartační lhůta). 2. Spisový a skartační plán je přílohou tohoto spisového řádu. VII. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ 1. Skartační řízení se provádí v roce následujícím po uplynutí skartačních lhůt. 2. Úřad městské části předkládá Archivu hl.m.Prahy skartační návrhy tak, že jsou odděleně vyhotovovány návrhy pro skupiny A,S a za metodické pomoci Archivu hl.m.Prahy provede vytřídění písemností skartačního znaku "V".
3. Skartačním návrhem žádá úřad městské části o odborné posouzení písemností. 4. Po odborném posouzení písemností navržených ke skartaci udělí Archiv hl.m.Prahy písemný souhlas ke zničení písemností a dohodne lhůty, do kdy budou písemnosti určené k archivní péči převzaty, kde a jakým způsobem. Náklady spojené s předáním písemnosti Archivu hl.m.Prahy nese městská část. 5. O skartačním řízení se sepisuje protokol, který spolu se skartačním návrhem, potvrzením o zničení skartovaných písemností a potvrzením Archivu hl.m.Prahy o převzetí písemností je uložen v kanceláři starosty. 6. Písemnosti určené ke zničení jsou skartovány na skartovacím stroji v úřadu městské části. VIII. ŘÍZENÍ A KONTROLA 1. Spisovou službu a její řízení a školení zabezpečuje kancelář starosty. 2. Metodickou a kontrolní činnost uvnitř úřadu i vůči řízeným příspěvkovým organizacím a organizačním složkám provádějí : a) tajemník úřadu b) příslušní vedoucí odborů c) kontrolní výbor zastupitelstva městské části IX. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1. Ustanovení tohoto řádu se týkají i písemností v samostatné působnosti městské části. 2. Ukládání a vyřazování písemností a jiných materiálů, obsahujících skutečnosti, tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, se řídí zvláštními předpisy.
Ing. František Kadleček starosta městské části
Mgr .Helena Němcová tajemnice ÚMČ
