U krijgt een pgb, wat nu?
Waarom dit informatieboekje? Met een persoonsgebonden budget (pgb) kunt u zelf regelen welke zorg u inkoopt. Ook bepaalt u wanneer uw zorgverlener bij u langskomt. Erg prettig dus! Bij een pgb horen ook verplichtingen. U moet afspraken maken met uw zorgverlener en ons laten zien welke zorg u met uw pgb betaalt. Wij kijken dan of u uw pgb besteedt waarvoor het is bedoeld.
Colofon tekst & productie Caroline Coenen, Zorgkantoren Coöperatie VGZ eindredactie Greta Kaag, Zorgkantoren Coöperatie VGZ fotografie Erik van der Burgt, Verbeeld (pag. 9 en 10) vormgeving Luc Dinnissen, studio ds
Daarom is het erg belangrijk dat uw administratie op orde is. Met dit boekje helpen wij u hierbij. We leggen in het kort uit wat u allemaal moet doen als u een pgb krijgt en wat belangrijk is om te weten. Verder geven wij u tips en adressen waar u meer informatie vindt over het pgb. Dit boekje is vooral bedoeld voor als u pas een pgb hebt. Maar ook als u al een tijdje een budget krijgt is het een handig geheugensteuntje!
drukwerk Drukwerkdeal, Deventer
Dit boekje is een uitgave van Zorgkantoren Coöperatie VGZ. De informatie in dit boekje geldt per 1 januari 2014. Op het moment dat u dit krijgt, kunnen er inmiddels dingen zijn veranderd. Daarom kunt u aan de inhoud hiervan geen rechten ontlenen. Uitgave juni 2014, nummer 3
In dit boekje vindt u informatie over: 1. U krijgt een pgb: en dan? 2. Verantwoorden 3. Administratief vooronderzoek en huisbezoek 4. Jaarafrekening 5. Verandert er iets in uw situatie? 6. Handig om te weten 7. Wilt u een klacht indienen? Achterin het boekje hebben we alles voor u op een rijtje gezet.
1. U krijgt een pgb: en dan? Wat doen wij? Als u een pgb krijgt, ontvangt u van ons een brief: de toekenningsbeschikking. Hierin staat: • hoe hoog uw pgb-budget is; • het rekeningnummer waarop u het budget ontvangt; • op welke datum u het pgb op uw bankrekening gestort krijgt; • over welke periode het gaat; • of u een eigen bijdrage moet betalen en hoe hoog deze bijdrage is.
Wat moet u doen? Zorgverleners zoeken U ontvangt het pgb op uw bankrekening. Hiermee kunt u zorg gaan inkopen. In het budgetplan hebt u ingevuld bij welke zorgverlener u uw zorg wilt inkopen. Het is belangrijk dat u alleen zorg inkoopt die u met uw pgb mag betalen, anders moet u (een deel van) uw pgb terugbetalen. Dat geldt ook als u het pgb niet aan zorg besteedt. Tip: in de vergoedingenlijst leest u wat u wel en niet met een pgb mag betalen. Ga naar onze website www.vgz-zorgkantoren.nl en klik op Vergoedingenlijst, in het vakje ‘Handig voor pgb’. Of bel ons voor advies, ons telefoonnummer is 040 - 297 51 55. www.vgz-zorgkantoren.nl > pgb > formulieren en brochures > vergoedingenlijst Zorgovereenkomst invullen Het kan zijn dat u één zorgverlener hebt of dat u zorg inkoopt bij verschillende zorgverleners. U moet in ieder geval met elke zorgverlener een zorgovereenkomst invullen. Hierin staat wanneer hij of zij bij u langskomt en welke zorg hij of zij geeft. Ook staat erin welk bedrag u aan uw zorgverlener betaalt.
2. Verantwoorden Vergeet niet om ook in te vullen vanaf wanneer de overeenkomst geldt. Onderteken allebei het formulier en bewaar het goed. Pas als wij erom vragen, moet u een kopie van de zorgovereenkomst naar ons opsturen. Een voorbeeld van een zorgovereenkomst vindt u op onze site, onder ‘formulieren en brochures’. U kunt ook overeenkomsten opvragen bij de Sociale Verzekeringsbank, telefoonnummer 030 - 264 82 00. www.vgz-zorgkantoren.nl > pgb > formulieren en brochures > zorgovereenkomsten Let op: Er zijn verschillende zorgovereenkomsten, zorg ervoor dat u de juiste invult. Als u niet zeker weet welke u moet gebruiken, neem dan even contact met ons op. U mag uw zorgverleners niet contant betalen! Dat mag alleen via een overschrijving van de bank. Zorg dus altijd voor betaalbewijzen (bijvoorbeeld een kopie van een bankafschrift). Facturen en declaratieformulieren invullen Betaalt u uw zorgverlener een vast bedrag per maand? Dan hoeft u geen declaratieformulieren in te vullen. Werkt uw zorgverlener een variabel aantal uren per maand en betaalt u hem of haar per uur? Dan moet u precies bijhouden hoeveel uren uw zorgverlener voor u werkt. Gebruik hiervoor een declaratieformulier; dit vindt u op onze site onder ‘formulieren en brochures’. www.vgz-zorgkantoren.nl > pgb > formulieren en brochures > declaratieformulier Koopt u zorg in bij een zorgverlenende instelling en levert deze instelling meerdere zorgsoorten? Zorg er dan voor dat u een factuur hebt. Hierop moet per zorgsoort staan hoeveel uren zorg u hebt gehad en het bedrag dat u daarvoor hebt betaald.
Wat doen wij? U krijgt van ons automatisch een brief waarin wij u vragen om het verantwoordingsformulier in te vullen en op te sturen. Wij kijken dan welke zorg u met uw pgb betaalt.
Wat moet u doen? Het verantwoordingsformulier invullen en terugsturen Vul het formulier in en onderteken het. Dat kan op papier of online. Stuur of mail het op tijd terug. U krijgt vervolgens binnen zes weken een reactie van ons. Let op: alleen uzelf of uw wettelijk vertegenwoordiger mag het formulier ondertekenen.
Tip Bij ons kunt u ook online verantwoorden: dat is veilig, simpel en snel! U hoeft hiervoor alleen een persoonlijk account aan te maken. Daarna kunt u meteen aan de slag. U maakt een account aan met uw persoonlijk nummer en wachtwoord; die krijgt u automatisch van ons per brief toegestuurd. Meer weten over online verantwoorden? Op onze site vindt u hierover informatie. www.vgz-zorgkantoren.nl > pgb > pgb verantwoorden
3. Administratief vooronderzoek en huisbezoek Wat doen wij? Het kan zijn dat wij bij u een ‘administratief vooronderzoek’ doen. Wij vragen u dan om extra informatie op te sturen. Als wij deze informatie hebben ontvangen, kijken wij of uw pgb-administratie op orde is en of u uw pgb gebruikt waarvoor het is bedoeld. U krijgt hierover vanzelf een brief. Na dit vooronderzoek volgt het huisbezoek. Tijdens dit bezoek nemen we alle administratie samen met u door. U krijgt automatisch bericht wanneer we op huisbezoek komen.
Wat moet u doen? Alle informatie opsturen Als wij bij u een administratief vooronderzoek doen, moet u alle informatie opsturen waar wij om vragen. Zorg ervoor dat u kopieën opstuurt en de originele stukken zelf bewaart. Na dit vooronderzoek krijgt u een brief waarin staat wanneer wij bij u langskomen voor het huisbezoek. Het is belangrijk dat u hieraan meewerkt, anders kan dit gevolgen hebben voor de betaling van uw pgb. Als u van ons geen brief krijgt, hoeft u niks te doen.
4. Jaarafrekening
5. Verandert er iets in uw situatie?
Wat doen wij?
Wat doen wij?
Na afloop van het kalenderjaar of als uw pgb stopt, krijgt u van ons een jaarafrekening. Op deze afrekening staat: • welk pgb-bedrag u het afgelopen kalenderjaar hebt ontvangen; • welke bedragen wij hebben goedgekeurd; • het bedrag over het betreffende kalenderjaar dat u vrij mag besteden; • het bedrag dat u eventueel moet terugbetalen of nog betaald krijgt.
Het kan zijn dat u gaat verhuizen. Of dat u een ander mailadres of bankrekeningnummer krijgt. Geef wijzigingen alstublieft meteen aan ons door. Dan hebben wij altijd de juiste gegevens in onze administratie staan. Als wij de wijziging in onze administratie hebben aangepast, krijgt u van ons een brief.
Wat moet u doen? Wat moet u doen? Op de jaarafrekening staat of u een bedrag moet terugbetalen. U krijgt in dat geval automatisch een acceptgirokaart waarmee u het bedrag kunt betalen. Als u een bedrag nabetaald krijgt, hoeft u niets te doen. Wij maken het bedrag dan over op uw rekening.
Vul het formulier in U kunt op verschillende manieren een wijziging aan ons doorgeven. Log in via ‘MijnPGB’ en vul het contactformulier in. Gebruikt u liever het papieren formulier om een wijziging door te geven? Dat kan natuurlijk. Ga dan naar onze website, klik op de button ‘pgb’ en daarna op ‘formulieren en brochures/wijzigingsformulier pgb’. www.vgz-zorgkantoren.nl > pgb > formulieren en brochures > wijzigingsformulier pgb U kunt ons ook bellen op telefoonnummer 040 – 297 51 55; wij sturen u dan een formulier.
6. Handig om te weten • Als u een pgb krijgt en ouder bent dan 18 jaar moet u een eigen bijdrage betalen. Om uw juiste eigen bijdrage te kunnen berekenen, hebben wij de definitieve inkomensgegevens van twee jaar geleden van uzelf en uw eventuele partner nodig. Hebt u deze al naar ons opgestuurd? Dan hoeft u niets te doen. Hebt u dat nog niet gedaan? Stuur dan alsnog zo spoedig mogelijk uw definitieve IB60-formulier of definitieve aanslag op. Zo voorkomt u namelijk dat u iets moet terugbetalen, omdat u teveel pgb hebt gekregen. • Wilt u uw persoonlijke gegevens bekijken of wijzigingen doorgeven? Hebt u een vraag of wilt u online verantwoorden? Via ‘Mijn pgb’ kan dat! Maak eerst een account aan met uw persoonsnummer en persoonlijke code; die krijgt u automatisch van ons. Daarna kunt u meteen gebruik maken van ‘Mijn pgb’. www.vgz-zorgkantoren.nl > pgb >mijn pgb (online verantwoorden) Rechts in het vakje ‘Handig voor pgb’
• Wij mogen informatie over uw pgb alleen aan uzelf, uw contactpersoon of wettelijk vertegenwoordiger geven. Zo voorkomen wij dat de verkeerde personen informatie over uw pgb krijgen. Hebt u een andere of nieuwe contactpersoon of wettelijk vertegenwoordiger? Geef dit dan schriftelijk aan ons door, dan passen wij het meteen in onze administratie aan. Als u een wettelijk vertegenwoordiger hebt, krijgt u van de rechtbank een brief (de ‘beschikking’). Stuur een kopie van deze brief naar ons op. • Bewaar uw administratie vijf jaar.
7. Wilt u een klacht indienen? Wij doen ons best om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Tevreden klanten zijn voor ons erg belangrijk. Bent u toch ontevreden over de manier waarop wij uw vraag of probleem hebben behandeld? Dan kunt u daarover een klacht bij ons indienen.
Wanneer krijgt u een reactie?
Waarover kunt u een klacht indienen?
In de folder op onze site vindt u meer informatie over klachten.
Een klacht kan gaan over onze werkwijze of over het gedrag van een medewerker. U kunt bijvoorbeeld een klacht indienen als: • een medewerker u niet correct heeft behandeld; • u (te) lang hebt moeten wachten op een antwoord; • u niet de gevraagde informatie hebt gekregen.
U krijgt binnen 10 werkdagen een reactie op uw klacht. Als dat niet lukt, ontvangt u hiervan bericht. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht? Dan kunt u terecht bij de Nationale ombudsman.
www.vgz-zorgkantoren.nl > pgb > formulieren en brochures > klachtenbrochure
Klacht of bezwaar Hebt u een pgb en een klacht over uw zorgverlener? Probeer dit dan eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan adviseren wij u een andere zorgverlener te zoeken. De pgb-hulpgids op onze site kan u daarbij helpen. Omdat u zelf uw zorgverleners kiest, kunnen wij helaas niets voor u betekenen als u niet tevreden bent over hem of haar.
Hoe dient u een klacht in? Hebt u een klacht, dan proberen wij deze zo snel mogelijk samen met u op te lossen. Het makkelijkste is om ons even te bellen. Wij kunnen u in veel gevallen meteen helpen. Natuurlijk kunt u ook een brief schrijven of het contactformulier invullen. Vermeld altijd uw naam, adres, de datum en een omschrijving van uw klacht. Stuur uw brief mét handtekening naar ons op.
U kunt bezwaar maken tegen een officiële beslissing van ons (dit heet een ‘beschikking’). In elke beschikking staat hoe u dat precies moet doen. Als u toch nog vragen hebt, kunt u ons altijd bellen. Wij helpen u graag.
Wat doen wij?
Wat moet u doen?
1. U krijgt pgb: en dan? • Toekenningsbeschikking toesturen
• Zorgverleners zoeken • Zorgovereenkomst invullen en bewaren • Facturen bewaren en declaratieformulieren invullen (indien van toepassing)
2. Verantwoorden • Verantwoordingsformulier toesturen
• Verantwoordingsformulier invullen en terugsturen
3. Administratief vooronderzoek en huisbezoek • Brief Administratief vooronderzoek toesturen en huisbezoek uitvoeren
• Alle informatie opsturen
4. Jaarafrekening • Jaarafrekening toesturen
• Acceptgiro betalen (indien van toepassing)
Meer informatie over het pgb? In deze folder staat stapsgewijs wat u moet doen om een goede pgb-administratie te voeren. Wij hopen dat wij u hiermee op weg hebben geholpen. Als u meer informatie wilt over pgb, kijk dan op de volgende websites:
Zorgkantoren Coöperatie VGZ Hebt u vragen over uw pgb? Wij helpen u graag. Website: www.vgz-zorgkantoren.nl Telefoon: 040 -297 51 55
Per Saldo Per Saldo is de belangenvereniging van en voor mensen met een pgb. Website: www.pgb.nl Telefoon: 0900 - 742 48 57
Sociale Verzekeringsbank (SVB) Als u een persoonsgebonden budget krijgt moet u een administratie bijhouden. Het Servicecentrum pgb helpt u gratis met de salarisadministratie van uw zorgverleners. Website: www.svb.nl Telefoon: 030 - 264 82 00
Zorginstituut Nederland Het Zorginstituut coördineert de uitvoering van de Zorgverzekeringswet (ZvW) en de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). Website: www.zorginstituutnederland.nl (vul bij zoekterm ‘pgb’ in) Telefoon: 020 - 797 85 55
www.vgz-zorgkantoren.nl
