Tweede Karner der Staten-Generaal

Tweede Karner der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 1989-1990

21 697

Wijziging van de begroting van de uitgaven en de ontvangsten van hoofdstuk III (Ministerie van Algemene Zaken) voor het jaar 1989 (Slotwet; derde wijziging)

Nr. 2

MEMORIE VAN TOELICHTING ALGEMEEN DEEL De memorie van toelichting bij dit wetsvoorstel bevat geen zelfstandige artikelsgewijze toelichting bij de begrotingsmutaties opgenomen in de kolommen 7 (uitgaven/verplichtingen) en 6 (ontvangsten) van de bijgevoegde begrotingsstaat. Die begrotingsstaat omvat tevens de rekening van de onderhavige begroting. Bij deze rekening behoort een toelichting die als bijlage bij deze memorie is gevoegd. De toelichting bij de rekening bevat per begrotingsartikel een inhoude– lijke toelichting bij opmerkelijke verschillen tussen de begrotingsraming, zoals vastgesteld bij de oorspronkelijke begroting (de Wet van 12 januari 1989, Stb. 12) en de uiteindelijke realisatie. Aangezien deze verschillen (in het merendeel van de gevallen) al in de eerdere suppletore begro– tingen zijn toegelicht, heeft de toelichting bij de rekening veelal een samenvattend karakter en wordt zonodig verwezen naar de toelichting bij de betrokken suppletore begroting. De Minister van Algemene Zaken, R. F. M. Lubbers

012003F ISSN0921 7371 SDU uitgeverij 's Gravenhage 1990

Tweede Kamer, vergaderjaar 1989-1990, 21 697, nr. 2

BIJLAGE I

TOELICHTING BIJ DE REKENING 1989 VAIM HOOFDSTUK III Uitgaven Artikelen 01.01, 01.06, 02.01, 03.01 en 04.01. Diverse artikelen van personele aard. De onderuitputting bij de artikelen 01.06 «Andere uitgaven aan of ten behoeve van personeel, voormalig personeel of hun betrekkingen», 03.01 «Personeel Inlichtingendienst Buitenland» en 04.01 «Personeel» (Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid) is ter compensatie van de overschrijdingen bij de artikelen 01.01 «Personeel» (Algemeen) en 02.01 «Personeel Rijksvoorlichtingdienst» aangewend en met ministeriële besluiten geëffectueerd. Ook een gedeelte van het tekort op het materiële artikel 01.02 «Materieel» is op grond van bedoelde onderuitputting bij ministerieel besluit aangevuld. Voor nadere toelichting op eerdere mutaties binnen dit begrotingshoofdstuk wordt verwezen naar de artikelsgewijze toelichting bij de wijzigingsvoorstellen naar aanleiding van de Voor– en Najaarsnota. Na aanpassingen van de ramingen op grond van suppletoire vvetten en overboekingen ingevolge artikel 11 van de Comptabiliteitswet 1976 vallen de resterende over– en onderschrijdingen bij de personele artikelen vrijwel tegen elkaar weg. Artikel 02.01. Personeel Rijksvoorlichtingsdienst. De raming van dit artikel is verhoogd door een toedeling uit de loonbijstelling (Voorjaarsnota), een bijdrage ter dekking van de loonkosten bij de (later dan voorziene) privatisering van de afdeling Tentoonstellingsbouw (Najaarsnotamutatie). De overige mutaties ter dekking van het tekort op dit artikel (art. 11 Comptabiliteitswet 1976 en de slotmutatie in de rekening) zijn noodzakelijk door een tekort op de personele ramingen van met name dit artikel binnen dit begrotingshoofdstuk over de laatste jaren. Met ingang van 1991 is op grond van de nieuwe IPB-ramings– techniek hiervoor een blijvende oplossing gevonden. Artikelen 01.02, 02.02, 02.03, 02.05, 03.02 en 04.02. Diverse artikelen van materiële aard. Door een terughoudend beleid op enkele materiële artikelen van dit begrotingshoofdstuk is de mogelijkheid geschapen om intern enkele overschrijdingen te compenseren. Bij het artikel 02.02 «Technische uitvoering» is slechts sprake van een optisch tekort (zie de toelichting bij dit artikel). Hiermee rekening houdend is het saldo ook bij de artikelen van materiële aard van alle over– en onder– schrijdingen vrijwel nihil. Artikel 01,02. Materieel. De raming van dit artikel van f 8,1 miljoen in ontwerpwet is verhoogd met de in de Voor– en Najaarsnota aange– brachte mutaties ter grootte van afgerond f 0,5 miljoen. Het eindtotaal ad f 9,5 miljoen voor dit artikel wordt bereikt door interne overheveling van f 0,9 miljoen voor automatisering. Binnen dit begrotingshoofdstuk zijn gelden vrijgemaakt en overgehouden om de structurele meerkosten voor automatisering te financieren. Vanaf 1991 is voor deze proble– matiek een structurele oplossing gevonden, zodat raming en realisatie van dit artikel meer met elkaar in overeenstemming zullen zijn. Artikel 01.03. Loonbijstelling. De totale post ad f 0,3 miljoen is op de navolgende wijze over de loongevoelige artikelen verdeeld. Verdeling loonbijsteiling (x f 1 000) Verplichtingen

Uitgaven

Personeel (Algemeen) Andere uitgaven aan of ten behoeve van personeel voormalig personeel of hun betrekkingen Personeel Rijksvoorlichtingsdienst Personeel Inlichtingendienst Buitenland Personeel (Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid

0

124

0 0 0

5 85 55

0

31

Totaal

0

300

Artikel

Omschrijving

01.01 01.06 0201 0301 0401


Artikel 01.04 Prijsbijstelling. De totale post ad f 0,4 miljoen is op navol– gende wijze over de prijsgevoelige artikelen verdeeld. Verdeling prijsbijstelling (x f 1 000) Artikel

01.02

Omschnjving

Verplichtingen

Uitgaven

1989

1989

Materieel

400

400

Totaal

400

400

De prijsbijstelling is volledig ten goede gekomen aan het artikel 01.02 «Materieel». Binnen dit facilitaire artikel wordt de prijsgevoeligheid het sterkst gevoeld, mede gelet op de hoogte van het begrotingsbedrag. Tijdens de begrotingsuitvoering 1989 is bovendien gebleken, dat zich bij de overige materiële artikelen geen budgettaire problemen zouden voordoen. Artikel 02.02. Technische uitvoering. De overschrijding op dit artikel wordt veroorzaakt doordat gelden ten laste van derden op comptabele gronden in 1989 op dit artikel moeten worden verantwoord. Verrekening ten gunste van dit begrotingshoofdstuk zal in 1990 plaatsvinden. Artikel 02.04. Toepassing communicatietechniek voor en ten laste van andere inste/lingen. Dit artikel geeft een saldo aan van uitgaven en ontvangsten die voortvloeien uit de werkzaamheden van de Directie Toepassing Communicatietechniek, die centraal haar bemiddeling in publiciteits– en voorlichtingsaangelegenheden verleent. Deze aktiviteiten worden uiteindelijk door andere ministeries of instellingen gefinancierd, waarbij de ontvangsten met de uitgaven worden verrekend. Indien evenwel ontvangsten worden gerealiseerd na afloop van het boekjaar, dienen deze ontvangsten op comptabele gronden ten gunste van de begroting van ontvangsten te worden verantwoord. Bij het afsluiten van het jaar blijken de totalen van de gerealiseerde uitgaven en de daarop betrekking hebbende ontvangsten zodanig dat het openstaande saldo tot f 3 247 000 is opgelopen. De memorie-raming voor dit artikel is derhalve ontoereikend en maakt een verhoging met vermeld bedrag noodzakelijk. Ontvangsten Artikel 01.01. Diverse ontvangsten. De meerontvangsten op enkele onderdelen binnen dit begrotingsartikel veroorzaken een verhoging van de ontvangsten. Artikel 02.01. Ontvangsten op basis van tariefstelling uit hoofde van dienstverlening Rijksvoorlichtingsdienst. Door een hogere omzet in het advertentiewezen en daardoor een hoger aandeel voor de Rijksvoorlich– tingsdienst te realiseren, is het mogelijk gebleken hogere ontvangsten op dit artikel te realiseren.


BIJLAGE II

SAMENVATTEND ACCOUNTANTSRAPPORT1

Aan de heer Minister van Algemene Zaken 's-Gravenhage, 27 april 1990 1. Inleiding en accountantsverklaring

Ingevolge uw opdracht ex artikel 26 van de Comptabiliteitswet hebben wij de jaarlijkse financiële verantwoording van het Ministerie van Algemene Zaken (hoofdstuk III der Rijksbegroting) gecontroleerd. De jaarlijkse financiële verantwoording betreft de begrotingsuitgaven (inclusief hoofdstuk I, Huis der Koningin) en –ontvangsten, de aangegane verplichtingen, de daarbij behorende begrotingsbedragen alsmede de saldi van financiële posten, die naar een volgend dienstjaar worden overgedragen. De accountantscontrole die voorheen werd uitgevoerd door de Accountantsdienst van het Ministerie van Financiën, is in 1989 overge– nomen door de Departementale Accountantsdienst van het Ministerie van Economische Zaken. Een in opzet beschreven administratieve organisatie is van essentieel belang voor een analytische en organisatie gerichte controle-aanpak. Hierbij wordt door cijferbeoordeling van bovenaf en door het uitvoeren van op de administratieve organisatie gerichte controlehandelingen tot een oordeel gekomen omtrent de getrouwheid (met name betreft dit de juistheid - waaronder het begrip «rechtmatigheid» - en volledigheid) van de jaarrekening als geheel. De beschrijving van de administratieve organisatie is eerst eind 1989 afgerond. De controle kon derhalve nog niet op de meest efficiënte wijze worden uitgevoerd. Eerst met ingang van het controlejaar 1990 zal een analytische controle-aanpak volledig kunnen worden uitgevoerd. Als resultaat van onze controle, waarbij de controle op de uitgaven verantwoord ten laste van het artikel 03.02 «Geheime uitgaven» van de Inlichtingendienst Buitenland geen deel uitmaakte van de opdracht, verstrekken wij de volgende accountantscontrole: Accountantsverklaring

Wij hebben de financiële verantwoording over het dienstjaar 1989 van het Ministerie van Algemene Zaken (hoofdstuk III van de Rijksbegroting en hoofdstuk I, Huis der Koningin) naar de stand van 1 maart 1990 gecontroleerd. Deze financiële verantwoording is opgesteld overeen– komstig de voorschriften van de Comptabiliteitswet en opgenomen in de bijlagen 1 tot en met 5 van dit rapport. Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat deze verant– woording getrouw weergeeft: - de uitgaven en ontvangsten van het dienstjaar 1989 met de daarbij behorende begrotingsposten; - de in het dienstjaar 1989 aangegane verplichtingen en garantiever– plichtingen met de daarbij behorende begrotingsposten; - de saldi van de financiële posten die aan het einde van het dienstjaar bestaan en naar het volgende dienstjaar moeten worden overgedragen. 1 Een exemplaar van het volledige accoun– tantsrapport inclusief bijlagen is ter inzage gelegd op de bibliotheek.


2. Administratieve organisatie 2.1. Opzet AO-projekt In 1989 is een aanvang gemaakt met de beschrijving van de admini– stratieve organisatie van het Ministerie van Algemene Zaken. Dit zogenaamde AO-projekt is uitgevoerd door een extern organisatie– bureau, onder verantwoordelijkheid van de Stuurgroep Comptabel Bestel. Het projekt is gereedgekomen ultimo 1989. Doelstelling van het projekt was onder meer het voldoen aan de eisen van het comptabel bestel. Een van die eisen is een efficiënte controle mogelijk te maken. De basis daarvoor dient te worden gelegd in een adequate AO-beschrijving. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de AO-beschrijvingen (voornamelijk in schemavorm), zoals opgeleverd door het organisatiebureau, op sommige punten nader uitgewerkt dienen te worden teneinde de gewenste efficiënte accountantscontrole mogelijk te maken. Tevens zal de nodige aandacht dienen te worden geschonken aan het onderhoud en de verduidelijking van de AO-schema's. Teneinde bovenstaande wensen/eisen te kunnen realiseren, is door het ministerie een AO-functionaris aangetrokken die ondermeer belast zal worden met de verdere uitwerking en het noodzakelijke onderhoud van de administra– tieve organisatie. AZFIS 2-projekt Mede in het licht van de vierde wijziging CW en de hiermee verband houdende eisen voortvloeiend uit de «Regeling Departementale Begro– tingsadministratie» op het gebied van de geïntegreerde kas-verplichtin– genadministratie heeft ultimo 1989 besluitvorming plaatsgevonden omtrent de aanschaf van een adequaat geautomatiseerd financieel infor– matiesysteem. Besloten is het standaardpakket van het Duitse systeemhuis SAP aan te schaffen, draaiend op Siemens hardware en het besturingssysteem BS 2000. Dit standaardpakket, SAP-R2, is een produkt van de firma SAP. AZ werkt thans met een sterk gemodificeerde versie van het «oude» SAFIR-pakket. Uitgangspunt bij het AZFIS 2-projekt is dat het standaardpakket (SAP-R2) niet gemodificeerd zal worden, tenzij wettelijke voorschriften en/of richtlijnen dit noodzakelijk maken. De invoering van het nieuwe systeem zal worden begeleid door een extern bureau. De uitvoering zal plaatsvinden in samenwerking met dit externe bureau, het ministerie en de leveranciers van de hard– en software. Teneinde de samenwerking tussen de diverse partijen concreet gestalte te geven is een aantal intentieverklaringen opgesteld en onder– tekend. In deze intentieverklaringen komen zowel de betrokkenheid van de diverse partijen, als de verantwoordelijkheden en de financiële aspecten tot uitdrukking. Voor de realisatie is gekozen voor een projektstructuur waarin naast vorengenoemde partijen ruimte is voor participatie van de accountants– dienst. De officiële start van het AZFIS 2-projekt werd op 12 januari jl. verricht door de Secretaris-Generaal. De planning en de verwachting is dat het systeem op 1 januari 1991 operationeel zal zijn. Inrichting financiële administratie Zoals hiervoor vermeld, wordt de administratie van het Ministerie van Algemene Zaken gevoerd met behulp van een sterk gemodificeerde versie van het SAFIR-pakket. Deze modificaties zijn niet toegespitst op


de specifieke aspecten van AZ. Mede hierdoor valt het e.e.a. te verbe– teren aan de opzet en de inrichting van de administratie. In vorenge– noemd AZFIS 2-projekt zal daaraan de nodige aandacht worden geschonken. 2.2. Werking Aangezien de AO-beschrijvingen niet eerder beschikbaar waren dan ultimo 1989 konden wij niet vaststellen dat de werking van de AO gedurende het hele jaar 1989 heeft voldaan aan de gestelde eisen (opzet). Daardoor moesten aanvullende controlemaatregelen worden uitgevoerd teneinde alsnog tot een verantwoord oordeel te kunnen komen. Wel hebben wij bij de beoordeling van de opzet van de admini– stratieve organisatie geconstateerd dat op een aantal punten, uitgaande van de beschreven bestaande situatie (Ist-positie), aanpassingen dienen te worden doorgevoerd teneinde te komen tot de gewenste situatie (Soll-positie). Met deze aanpassingen zal in de loop van 1990 een aanvang worden gemaakt. 2.2.1. Uitgaven algemeen Ten aanzien van de begrotingsuitgaven dient in dit verband te worden opgemerkt dat een integrale controle heeft plaatsgevonden van de mutaties gedurende het eerste halfjaar 1989. Gedurende het tweede halfjaar is, mede gebaseerd op de controlebevindingen van het eerste halfjaar, afgestapt van een integrale controle-aanpak. In de plaats daarvan hebben wij gerichte uitgebreide deelwaarnemingen uitgevoerd. Bij onze controle is gebleken dat ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitgaven geen opmerkingen van materiële betekenis te maken zijn. Wel willen wij opmerken dat ten aanzien van genoemd rechtmatigheids– aspect, er naar onze mening een spanningsveld is tussen de aanneme– lijkheid van de geleverde prestaties door derden enerzijds en de hoogte van de betaling door de Rijksvoorlichtingsdienst (DTC) anderzijds. 2.2.2. Personele uitgaven De feitelijke administratieve verwerking van de salarissen wordt uitge– voerd door het Rijks Computercentrum (RCC) aan de hand van een door de hoofdafdeling Informatievoorziening Overheidspersoneel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (IVOP) beheerd systeem, het Interde– partementaal Personeelsinformatie Automatiseringssysteem (IPA). De controle op de opzet en de werking van het IPA is opgedragen aan de Centrale Accountantsdienst (CAD) van het Ministerie van Financiën. De CAD heeft voor 1989 een positieve mededeling kunnen geven bij: - het stelsel van maatregelen en procedures binnen de verwerkingsor– ganisatie van het RCC; - het door het IVOP gevoerde beheer over 1989; - de opzet en werking van het IPA. Wel wijst de CAD er in haar mededeling op, dat gegeven de door haar per 31 december 1989 als ontoereikend beoordeelde maatregelen ter waarborging van de continuïteit binnen de beheersorganisatie de blijvende goede opzet van het geautomatiseerd systeem IPA voor 1990 niet is gewaarborgd. Onder de personele uitgaven worden de kosten van een aantal regelingen verantwoord welke door het Ministerie van Binnenlandse Zaken worden uitgevoerd. Het betreft de navolgende regelingen: -

Art. 14 Uitkeringsregeling 1966 (korte uitkering) Rijkswachtgeldbesluit 1959 Bijzondere uitkeringen WWV vervangende uitkeringen Overheidspersoneel Uitkeringen wegens functioneel leeftijdsontslag Wachtgeld garantieregeling


f 71212 f 1 363 118' f 127532 f 145 355 2 f 150512 1 f 223218' f2016856

Bij de met ' aangegeven bedragen werd een goedkeurende verklaring afgegeven door de Accountantsdienst van BiZa, bij de met 2 aangegeven bedragen een afkeurende verklaring. Voor één regeling, de bijzondere uitkeringen, is geen verklaring afgegeven. Reden voor het afgeven van afkeurende verklaringen is de gebrekkige organisatie rond de betreffende uitkeringen waardoor in een aantal gevallen ten onrechte uitkeringen of onjuiste bedragen zijn verstrerkt. Volgens P&O heeft men nagegaan of de declaraties van BiZa personen betroffen die bij AZ bekend zijn. Van deze controle is echter geen aante– kening gehouden, zodat door ons niet is na te gaan of de controle ook daadwerkelijk is geschied. De hoogte van de gedeclareerde uitkeringen is noch door de medewerkers van P&O noch door ons te beoordelen. Gezien de relatief geringe omvang van het bedrag waarvoor geen verklaring danwel een verklaring met een afkeurende strekking door de AD-BiZa is afgegeven, hebben wij gemeend dat de onzekerheid met betrekking tot deze uitkeringen geen consequenties behoeft te hebben voor de strekking van de door ons af te geven verklaring. 2.2.3. Verplichtingen De verplichtingen worden met ingang van 1 januari 1990 integraal in het huidige financiële systeem geregistreerd. Met de inwerkingtreding van de vierde wijziging CW zal een dergelijke integrale registratie verplicht worden gesteld. Hiermee wordt eveneens rekening gehouden bij de implementatie van het reeds genoemde SAP-R2 pakket. Aangezien het Ministerie van Algemene Zaken voornamelijk te maken heeft met de zogenaamde «kasartikelen» verwachten wij geen bijzondere problemen en zal de verplichtingenregistratie veelal een één op één relatie vertonen met de kasbedragen. Wij hebben vastgesteld dat per 31 december 1989 een bedrag van circa f 10,2 mln. aan verplichtingen openstaat. Dit bedrag is in de saldi– balans opgenomen. 2.2.4. Debiteurenbeheer Buiteninvorderingstelling De huidige beschikking kasbeheer geeft richtlijnen en aanwijzingen die door de ministeries dienen te worden toegepast indien mocht blijken dat uitstaande vorderingen geheel of gedeeltelijk dubieus danwel niet meer inbaar zijn. De regelgeving omtrent buiteninvorderingstelling kent diverse stadia waaronder «voorlopige buiteninvorderingstelling», «definitieve buiteninvorderingstelling» en «kwijtschelding». Tevens dient in voorko– mende gevallen niet alleen toestemming van het hoofd van het depar– tement te worden verkregen, doch tevens toestemming van het Minis– terie van Financiën. Dit laatste afhankelijk van de grootte van het bedrag. Deze regelgeving heeft betrekking op een adequaat debiteurenbeheer met als oogmerk een zo betrouwbaar mogelijk inzicht te geven in de vorderingspositie van een departement per balansdatum. Bij onze controle is gebleken dat een aantal vorderingen geheel of gedeeltelijk niet meer inbaar is; onder meer als gevolg van de ouderdom van deze vorderingen. Wij adviseren u in 1990 na te gaan welke nog uitstaande vorderingen in aanmerking komen voor, in eerste instantie, voorlopige buiteninvorde– ringstelling. Verjaring De huidige CW (artikel 34) geeft aanwijzingen omtrent de handelwijze inzake betalingen buiten begrotingsverband. Indien mocht blijken dat de


hier bedoelde intra-comptabele vorderingen uiterlijk binnen twee jaar nog niet ontvangen zijn, dan is begrotingsbelasting op het dan lopende dienstjaar geboden. Dit wordt wel omschreven als «verjaring» van vorde– ringen. Naar aanleiding van onze controle zijn enige correcties met betrekking tot dit verjaringsaspect aangebracht. Afgesproken is dat in de toekomst de nodige aandacht zal worden besteed aan de tijdigheid van de uit bovenstaande regelgeving voortvloeiende acties. 3. Overige opmerkingen 3.1. Intra-comptabele vorderingen - Vorderingen op personeel Hierin zijn tevens begrepen de kasvoorschotten. Deze kasvoorschotten hebben voornamelijk betrekking op aan het personeel van AZ verstrekte bedragen inzake reizen en overige te verrichten kasuitgaven. Tevens zijn enkele kasvoorschotten verstrekt aan zogenaamde kasvoorschothouders, die voor bepaalde onderdelen/afdelingen van het ministerie (bijv. KMP, Catshuis, WRR etc.) zorgdragen voor snelle bevoorschotting van het personeel per kas. - Vorderingen op andere ministeries Deze vorderingen ad f 930 106 betreffen nog in rekening te brengen bedragen aan andere ministeries inzake staatsbezoeken en conferenties. Voor een belangrijk deel zijn de vorderingen op het Ministerie van Buitenlandse Zaken (staatsbezoeken) nog niet ingesteld aangezien ondui– delijkheid is ontstaan over de hoogte van de door AZ aan BuZa in rekening te brengen bedragen. Opgemerkt dient te worden dat daarnaast f 3 5 4 226 aan uitstaande vorderingen ten laste van de begroting 1989 is gebracht omdat deze vorderingen «verjaard» zijn. Genoemd bedrag is nu als extra-comptabele vordering opgenomen. - Exponed Per balansdatum heeft AZ een vordering op Exponed van f 261 770. Deze vordering bestaat uit een intra-comptabel gedeelte (f 180 232) en een extra-comptabel deel (f81 538). Het intra-comptabele deel heeft betrekking op door AZ gemaakte kosten die krachtens het Besluit Privatisering verrekend mogen worden met uit privatiseringsactiviteiten voortvloeiende opbrengsten (de verkoop van roerende goederen). 3.2. Intra-comptabele schulden - Af te dragen rechten inzake verkoop films en video's In de intra-comptable schulden is opgenomen een bedrag ad f 382 264 dat betrekking heeft op ontvangsten inzake filmrechten die vervolgens door AZ afgedragen dienen te worden aan de rechtheb– benden. In dit bedrag is ook een vergoeding voor AZ begrepen die bij de afrekening ten gunste van de middelenbegroting wordt gebracht. De tijdigheid van deze afrekeningen, die door de RVD worden opgesteld, behoeft naar onze mening verbetering. - Bijdrage Commissariaat voor de Media Het hieronder opgenomen bedrag f 372 038 heeft betrekking op voorschotbedragen ontvangen van het Commissariaat voor de Media, bestemd als bijdrage in de kosten van RVD-projekten in het kader van


radio– en t.v.-uitzendingen. Per balansdatum hebben onderstaande minis^ teries nog recht op de volgende bedragen: V en W SoZa BiZa Financiën 0 &W EZ AZ

VROM WVC

BuZa

f f f f f f f f f f

28 399 29761 25210 21 173 88106 859 1 3 248 29 586 72072 6606

f315020

Het restant ad f 57 018 heeft betrekking op de radio-uitzendingen. Hiervan wordt een deel verrekend met het NOB; het andere deel zal ten gunste van de middelenbegroting worden gebracht. De definitieve verdeling vindt plaats nadat de jaarrekening ten behoeve van het Commissariaat is opgesteld. Per balansdatum dient nog een afdracht plaats te vinden van f 797 168 inzake loonbelasting en sociale lasten. 3.3. Extra-comptabele vorderingen - Rechten films en video's Zowel onder de extra-comptabele vorderingen als –schulden is een bedrag ad f 281 315 opgenomen. Dit betreft te ontvangen licentie– rechten uit hoofde van verkoop van films en video's, die na ontvangst aan de rechthebbenden dienen te worden afgedragen. - rekening-courantverhoudingen Met ingang van 1989 zijn in de financiële verantwoording tevens opgenomen de in bijlage 5 genoemde rekening courantverhoudingen tussen het Ministerie van Algemene Zaken (DTC, RVD) en enkele derden waarmee contractuele financiële relaties zijn aangegaan. Deze financiële relaties hebben betrekking op de ontwikkeling, duplicering, verkoop en distributie van films en videobanden. 3.4. Verplicht/ngen per balansdatum Vooruitlopend op de vierde wijziging CW is in de financiële verant– woording 1989 reeds het saldo verplichtingen opgenomen per 31 december 1989. Dit saldo is de resultante van de door het ministerie aangegane verplichtingen en de op deze verplichtingen betrekking hebbende reeds gedane betalingen. Het saldo per 31 december 1989 bestaat uit: - Wang (leasecontract) - Wang (onderhoudscontract) - Topconsult - SAP - Artikel 18 (0204) - overige verplichtingen Totaal


f 1 590 704 f 722853 f 583 020 f 343 036 f 3726559 f 3 246 698 f10212870

10

3.5. Garanties Met een tweetal firma's (Exponed en Mako) zijn door AZ garantie-overeenkomsten afgesloten, waarin AZ zich garant stelt voor een minimale omzet op jaarbasis. Per balansdatum zijn geen garantieverplichtingen verschuldigd aangezien de gegarandeerde omzet ruimschoots is gehaald. De Accountantsdienst van het Ministerie van Economische Zaken, G.A. van de Wijgert RA H.P.A. Kerklaan RA


11

BIJLAGE III

Rapport bij de rekening Hoofdstuk III, Algemene Zaken September 1990 Algemene Rekenkamer

Inhoud

Bladzijde

1.

Inleiding

14

2. 2.1. 22 2.3 2.4.

Controlesituatie Financiële omvang Administratieve organisatie Controle door de accountantsdienst Reactie van de minister

15 15 15 16 17

3. Bevindingen over de rekeningen 1989 3.1. Inleiding 32 Parkeren van begrotmgsgelden 3.21 Bevindingen van de Rekenkamer 3 2 2 Reactie van de minister 3 2 3 Nawoord van de Rekenkamer 33 Administratie van door de Rijksvoorlichtingsdienst te verdelen rechten 3.3.1. Bevindingen van de Rekenkamer 3 3 2 Reactie van de minister 34. Wachtgelden en andere uitkeringen

17 17 18 18 20 21 21 21 22 22

4. 41. 4.2. 4.3.

Slotwetmutaties Inleiding Bevindingen Conclusie

22 22 23 24

5.

Conclusies en oordeel over de rekening 1989

Lijst van afkortingen


26 28

13

1. INLEIDING Dit rapport bevat de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene Rekenkamer naar de rekening van hoofdstuk III (Algemene Zaken) van de rijksbegroting over het dienstjaar 1989, zoals bedoeld in de artikelen 65 en 86, derde lid van de Comptabiliteitswet 1976. Het doel van het onderzoek was een oordeel te vormen over de recht– matigheid en volledigheid van de in de rekening opgenomen uitgaven en ontvangsten. Voor deze oordeelsvorming is het noodzakelijk dat opzet en functioneren van de administratieve organisatie en de accountantscon– trole aan minimumeisen voldoen. In hoofdstuk 2 wordt hierover gerap– porteerd. De Rekenkamer heeft voor 1989 als minimumeis gehanteerd dat de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle waarborgen dat de informatie in de financiële administratie en de financiële verantwoording juist, volledig, tijdig, controleerbaar en goed toegankelijk is. Met betrekking tot de accoun– tantscontrole is nagegaan in welke mate de rekening erdoor is afgedekt. Daarbij is onder andere getoetst of de aanpak en de uitvoering van de controle inzichtelijk zijn vastgelegd. Voor 1990 zal overigens voor de doelstellingen van de operatie Comptabel Bestel van de administratieve organisatie geëist mogen worden: - dat ze een ordelijke begrotingsvoorbereiding en een rechtmatige en doelmatige begrotingsuitvoering mogelijk maakt; - dat ze compleet en duidelijk omschreven is; - dat de verplichtingen– en kassfeer er geïntegreerd in zijn onderge– bracht. De accountantscontrole over 1990 dient volgens diezelfde doelstel– lingen: - de gehele departementale administratie te omvatten; - uit te monden in een (goedkeurende) verklaring bij de rekening en verantwoording. Hoofdstuk 3 bevat de resultaten van het onderzoek naar de rekening zelf. De Rekenkamer maakt bij haar oordeelsvorming waar mogelijk gebruik van de resultaten van de controle van de departementale accountantsdienst, in dit geval die van het Ministerie van Economische Zaken (AD). Daarnaast verricht de Rekenkamer eigen onderzoek naar uitgaven en ontvangsten en naar de verantwoording daarover. Hoofdstuk 4 doet verslag van een onderzoek naar in de rekening 1989 opgenomen slotwetmutaties. Doel was de aard van enkele grote slotwet– mutaties vast te stellen alsmede de toereikendheid van de daarbij verstrekte toelichtingen. Hoofdstuk 5 bevat het oordeel over de rekening. Daaruit blijkt of de Rekenkamer redelijke zekerheid heeft verkregen over de rechtmatigheid en volledigheid van de in de rekening opgenomen uitgaven en ontvangsten. Indien dit niet het geval is zijn de hiermee gerichte bedragen aangegeven. Evenals vorige jaren hebben de conclusies geen betrekking op de financiële verplichtingen. Voor een uiteenzetting van deze problematiek wordt verwezen naar de inleiding van het rapport bij de rekening 1989 van hoofdstuk XIII (Economische Zaken).


14

2. CONTROLESITUATIE 2.1. Financiële omvang De rekening van hoofdstuk III (Algemene Zaken) over 1989, zoals die op 1 juni 1990 aan de Rekenkamer is gezonden, omvat f 50,5 miljoen aan uitgaven en f 5,6 miljoen aan ontvangsten. Deze bedragen kunnen als volgt worden gespecificeerd. Uitgaven en ontvangsten 1989 (bedragen x f 1 1)00)

Algemeen Rijksvoorlichting Inlichtingendienst buitenland Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid

uitgaven

ontvangsten

20860 20081 4631 4935

434 5 162

50 507

5 596

De Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) voert voor opdrachtgevers (voorna– melijk de departernenten) projecten op het gebied van communicatie– techniek uit. De kosten hiervan worden doorberekend. In het vorenstaande bedrag voor uitgaven van de RVD is ter zake van deze projecten een bedrag van f 3 247 000 begrepen. Dit is het saldo van de uitgaven (f 100324000) en de in 1989 doorberekende bedragen (f97077000). 2.2. Administratieve organisatie Een extern organisatiebureau heeft in 1989 onder verantwoordelijkheid van de departementale stuurgroep Comptabel Bestel de administratieve organisatie van het Ministerie van Algemene Zaken beschreven. Dit is eind 1989 afgerond. De beschrijvingen van de administratieve organi– satie dienen nog verder uitgewerkt en verduidelijkt te worden. Op de consequenties voor de accountantscontrole wordt onder paragraaf 2.3 ingegaan. In het kader van haar oordeelsvorming over de rekening 1989 stelt de Rekenkamer vast dat de administratieve organisatie over 1989 nog niet aan de in de inleiding genoemde minimumeisen voldeed. Een en ander gaf de Rekenkamer aanleiding in juli 1990 aan de minister van Algemene Zaken mee te delen het noodzakelijk te achten dat met voort– varendheid wordt gewerkt aan een nadere uitwerking van de beschrijving van de administratieve organisatie. Het ministerie heeft overigens een functionaris aangetrokken voor de centrale directie Financieel-Econo– mische Zaken (CDFEZ) die onder meer belast zal worden met de verdere uitwerking en het noodzakelijk onderhoud van de beschrijving van de administratieve organisatie. In 1989 is besloten om met behulp van een extern bureau een nieuw geautomatiseerd financieel informatiesysteem te ontwikkelen (AZFIS-II) dat tevens een geïntegreerde verplichtingen-/kasadministratie zal moeten omvatten die voldoet aan de eisen van de Regeling departe– mentale begrotingsadministratie. De planning is dat het systeem op 1 januari 1991 operationeel zal zijn. De Centrale Accountantsdienst van het Ministerie van Financiën (CAD) wijst er in zijn toezichtrapportage 1989 op dat voor de door het departement zelf te leveren materiedeskun– digheid bij de ontwikkeling en de invoering van het systeem slechts een beperkt aantal medewerkers kan worden ingeschakeld.


15

Voor de salarisberekening en –betaling maakt het ministerie gebruik van het deelsysteem Bezoldigingen van het Interdepartementaal Perso– neelsinformatie en Automatiseringssysteem. Dit systeem is in produktie bij het Rijks Computercentrum en in beheer bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De EDP-auditpool, een samenwerkingsverband tussen zeven departe– mentale accountantsdiensten en de CAD heeft genoemd deelsysteem over 1989 onderzocht op de aspecten betrouwbaarheid, continuïteit en beveiliging. Het onderzoek leidde tot een mededeling waaruit naar voren komt dat het beheer van het systeem niet zonder meer aanvaardbaar was. Bovendien stelde de EDP-auditpool dat de opzet van het beheer naar de stand per 31 december 1989 voor 1990 verhoogde risico's inhoudt. Op grond van aanvullende controlewerkzaamheden is de EDP-auditpool van oordeel, dat gedurende 1989 van systematische afwijkingen geen sprake was en dat derhalve geen extra controlemaatre– gelen bij het ministerie behoeven te worden uitgevoerd. Voor 1990 worden dergelijke maatregelen echter wèl aanbevolen. 2.3. Controle door de accountantsdienst De minister van Algemene Zaken heeft de Rekenkamer bij brief van 15 september 1989 bericht dat de accountantscontrole op 1 september 1989 is overgedragen van de CAD naar de AD. De Rekenkamer heeft de minister in november 1989 meegedeeld dat zij zich met de accountants– wisseling kan verenigen, ervan uitgaande dat wanneer voor de accoun– tantscontrole externe deskundigen worden ingehuurd, de werkzaam– heden uitsluitend onder verantwoordelijkheid van de AD zullen geschieden. De AD heeft bij de uitvoering van de controle over het dienstjaar 1989 diverse controlefunctionarissen ingezet tot een totaal van circa twee volledige functies. De AD heeft bij de rekening 1989 een volkomen controle uitgevoerd, uitmondend in een verklaring. De AD merkt in zijn rapport over 1989 op, dat de controle over 1989 nog niet op de meest efficiënte wijze kon worden uitgevoerd, namelijk met een analytische en organisatie-gerichte controle-aanpak. Reden daarvoor was dat nog niet kon worden beschikt over een in opzet beschreven administratieve organisatie. Zoals reeds uit paragraaf 2.2 blijkt heeft een extern organisatiebureau de beschrijving van de admini– stratieve organisatie eerst eind 1989 afgerond. Van de AD werd vernomen dat aan de hand van deze, voornamelijk in schemavorm gepresenteerde, beschrijving nog geen controleprogramma voor een analytische en organisatie-gerichte controle-aanpak kan worden geschreven, omdat de beschrijving niet ver genoeg is gedetailleerd. Overigens verwacht de AD dat de gewenste uitwerking van deze beschrijving nog voor eind 1990 gerealiseerd zal kunnen worden, daar het departement bezig is ter zake maatregelen te treffen. De AD zal vervolgens pas in 1991 volledig in staat zijn de gewenste meer efficiënte controle-aanpak te ontwikkelen en toe te passen. De hoofdafdeling Pensioenen en Wachtgelden (P en W) van het Minis– terie van Binnenlandse Zaken is belast met de uitvoering van regelingen, die leiden tot het verstrekken van een wachtgeld of een uitkering aan gewezen overheidspersoneel. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken declareert de in het kader van deze regelingen gedane uitgaven bij de departementen waar de betrokken personeelsleden werkzaam waren.


16

Deze ministeries dienen de basisgegevens, die bepalend zijn voor het recht op en de hoogte van het wachtgeld of de uitkering, aan de hoofd– afdeling P en W te verstrekken. De departementale accountantsdiensten kunnen voor de rechtmatig– heidscontrole op de personele uitgaven gebruik maken van de werkzaamheden van de accountantsdienst van het Ministerie van Binnen– landse Zaken. Deze dienst oefent controle uit op de uitvoering van de regeling door de hoofdafdeling P en W van het Ministerie van Binnen– landse Zaken. De departementale accountantsdiensten dienen wel zelf de juistheid en volledigheid te controleren van de aan de hoofdafdeling verstrekte basisgegevens (voortraject) en de verwerking van de uitgaven in de departementale boekhouding (natraject). De administratieve organisatie en interne controle vertonen bij het Ministerie van Algemene Zaken een enkele tekortkoming zoals het ontbreken van een standenregister en het niet zichtbaar maken van controlehandelingen. Voorts heeft de AD de juistheid en volledigheid van de aan Binnenlandse Zaken verstrekte basisgegevens niet gecontroleerd. Op grond van het voorgaande is de Rekenkamer tot het inzicht gekomen dat de controle van de AD op de pensioenen en wachtgelden onvoldoende is. Zij acht het noodzakelijk dat op korte termijn de genoemde tekortkomingen worden opgeheven en dat in de ontbrekende accountantscontrole wordt voorzien. 2.4. Reactie van de minister De minister merkt op veel waarde te hechten aan het tijdig en op verantwoorde wijze realiseren van de beoogde hoofddoelstellingen van het comptabel bestel. De ultimo 1989 door een extern bureau opgele– verde beschrijving van de administratieve organisatie is volgens hem weliswaar globaal van karakter, maar omvat alle binnen het ministerie voorkomende organisatie-eenheden alsmede alle bedrijfsprocessen en procedures die zich binnen die organisatie-onderdelen voltrekken. Verder is ultimo 1989 besloten een afzonderlijke onder de CDFEZ ressorterende organisatie-eenheid te belasten met het nader detailleren van de opgele– verde beschrijving alsmede met het opzetten van de onderhoudsorgani– satie daaromtrent. Deze afdeling is inmiddels in opbouw. Met hetgeen hiervoor is vermeld, vindt de minister dat het project van de administra– tieve organisatie met voldoende voortvarendheid wordt aangepakt. De minister merkt op zich er daarbij van bewust te zijn, dat de voortgang permanente aandacht verdient. Over de controle op wachtgelden en andere uitkeringen merkt de minster op dat sedert 1 januari 1990 met een aantal maatregelen wordt voorzien in (interne) controle op de door de hoofdafdeling P en W van het Ministerie van Binnenlandse Zaken uitgevoerde mutaties in het wachtgelden– en uitkeringsregelingenbestand van het Ministerie van Algemene Zaken. Daarnaast zal de AD voor 1990 en daarop volgende jaren controle uitoefenen op de aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken verstrekte basisgegevens op grond waarvan de hoofdafdeling P en W van laatstgenoemd ministerie de hoogte van het wachtgeld of de uitkering vaststelt. 3. BEVINDINGEN OVER DE REKENING 1989 3.1. Inleiding De Rekenkamer onderzoekt de in de rekening opgenomen bedragen en maakt daarbij gebruik van de resultaten van de controle van de AD. De bevindingen van dit onderzoek worden in dit hoofdstuk gepresenteerd.


17

De controle van de AD heeft geleid tot een verklaring bij de financiële verantwoording over het dienstjaar 1989 van het Ministerie van Algemene Zaken. De AD verklaart dat hij de financiële verantwoording over het dienstjaar 1989 van het Ministerie van Algemene Zaken (hoofdstuk III van de rijksbegroting) naar de stand van 1 maart 1990 heeft gecontro– leerd en dat deze financiële verantwoording is opgesteld overeenkomstig de voorschriften van de Comptabiliteitswet 1976. Op grond van zijn onderzoek is de AD van oordeel dat deze verant– woording getrouw weergeeft: - de uitgaven en ontvangsten van het dienstjaar 1989 met de daarbij behorende begrotingsposten; - de in het dienstjaar 1989 aangegane verplichtingen en garantiever– plichtingen met de daarbij behorende begrotingsposten; - de saldi van de financiële posten die aan het einde van het dienstjaar bestaan en naar het volgende dienstjaar moeten worden overgedragen. De controle op de uitgaven die verantwoord zijn ten laste van artikel 03.02 «Geheime uitgaven» van de Inlichtingendienst Buitenland (f 810 000) maakte geen deel uit van de opdracht. De verklaring heeft ook betrekking op hoofdstuk I van de rijksbegroting (Huis der Koningin). Vooruitlopend op de vierde wijziging van de Comptabiliteitswet 1976 is in de Rijksbegrotingsvoorschriften 1990 bepaald dat bij de rekeningen een toelichting wordt gevoegd. De AD gaat in zijn verklaring niet in op de toereikendheid van de toelichting. Het oordeel van de Rekenkamer over de rekening heeft (nu nog) geen betrekking op de toelichting. Zij gaat hier in een afzonderlijke brief nader op in. De Rekenkamer heeft eigen onderzoek verricht naar het parkeren van begrotingsgelden bij en door de RVD. Voorts is aandacht geschonken aan de administratie van de door deze dienst te verdelen rechten. Deze onderwerpen worden in de paragrafen 3.2 en 3.3 behandeld. 3.2. Parkeren van begrotingsgelden 3.2.1. Bevindingen van de Rekenkamer In zijn jaarrapport merkt de AD op dat over de rechtmatigheid van de uitgaven geen opmerkingen van materiële betekenis te maken zijn. Wel is er naar zijn mening bij het rechtmatigheidsaspect van de uitgaven een spanningsveld tussen de aannemelijkheid van de geleverde prestaties door derden enerzijds en de hoogte van de betaling door de RVD ander– zijds. Navraag bij de AD leerde dat deze uit (data van) contracten, facturen, prestatieverklaringen en betalingen de indruk had gekregen dat in een aantal gevallen facturen waren betaald, vóórdat de prestaties waren geleverd ofwel dat er sprake was van parkeren van begrotings– gelden door de RVD. De voorzichtige formulering in het jaarrapport was zo gekozen, omdat men de verkregen indruk niet hard kon maken. Mede op grond van een door de CAD enkele jaren geleden ingesteld onderzoek heeft de minister van Financiën in september 1982 bij circu– laire de aandacht van de overige ministers gevraagd voor het parkeren van begrotingsgelden door en bij de RVD. De minister van Financiën verzocht de ministers erop te doen toezien dat bedoeld betalingsgedrag


18

achterwege zou blijven. De Rekenkamer heeft in het verslag 1982 (punt 3.5) gewezen op dit verschijnsel. Ëen en ander was voor de Rekenkamer aanleiding om een onderzoek in te stellen naar de betalingen voor een aantal door de RVD voor derden uitgevoerde projecten. Volstaan is met het onderzoeken van de betalingen, die in de periode van 30 november 1989 tot en met 12 december 1989 waren verricht voor 14 projecten tot een totaalbedrag van f 1,9 miljoen. De uitgaven en ontvangsten voor deze projecten zijn geboekt op artikel U 02.04 «Dienstverlening Rijksvoorlichtingsdienst op het gebied van communicatietechnieken». In 1989 hebben op dit artikel voor f 100,3 miljoen aan uitgaven plaats gevonden. In principe worden deze uitgaven doorberekend aan de departementen waarvoor de projecten worden uitgevoerd. De ontvangsten worden in mindering van bezwaar geboekt. Per saldo resteerde op de rekening 1989 op artikel U 02.04 een bedrag aan uitgaven van f3,2 miljoen. Uit het onderzoek kwam naar voren dat bij alle 14 onderzochte projecten betalingen plaats hadden gevonden, vóórdat daadwerkelijk was gepresteerd dan wel vastgesteld had kunnen worden dat naar behoren was gepresteerd. Deze betalingen dienen als onrechtmatig te worden aangemerkt in de zin van artikel 66, onder c, Comptabiliteitswet 1976. Daarin is bepaald dat de Rekenkarner ten aanzien van de uitgaven ten laste van de begroting controleert of de overgelegde bewijsstukken naar waarheid zijn opgemaakt en voldoende zijn om het recht van de schuld– eiser te staven. Het bedrag aan onrechtmatige uitgaven beliep f 1,2 miljoen. Daarvan had f 1,0 miljoen betrekking op prestaties die eerst in 1990 zouden worden geleverd. Uit het onderzoek kwam naar voren dat door de centrale afdeling Financieel-Economische Zaken de facturen voor de projecten werden betaald op grond van de door de RVD getekende prestatieverklaringen. De RVD had deze verklaringen afgegeven voordat de prestaties daadwerkelijk waren geleverd of vastgesteld had kunnen worden dat naar behoren was gepresteerd. Voor geen van de projecten kon de RVD schriftelijke bewijzen voor levering van de prestaties (als pakbonnen, afleveringsbewijzen, goedkeuringen, verslagen) overleggen. Er is bij de RVD geen voorziening getroffen dat prestatieverklaringen slechts na overlegging van leveringsbewijzen dan wel goedkeuringsbewijzen kunnen worden getekend. Op grond van ernstige tekortkomingen in de administratieve organi– satie bij de RVD heeft de Rekenkamer geen zekerheid over het op artikel U 02.04 «Dienstverlening Rijksvoorlichtingsdienst op het gebied van communicatietechnieken» geboekte bedrag ad f3,2 miljoen. Dit bedrag is het saldo van de uitgaven ad f 100,3 miljoen en de doorberekende bedragen ad f 97,1 miljoen. Tenslotte constateerde de Rekenkamer, mede op basis van het jaarrapport van de AD, dat door departementen voor een bedrag van f 0,1 miljoen aan vooruitbetalingen voor projecten was gedaan aan het Ministerie van Algemene Zaken. Dit bedrag was door het Ministerie van Algemene Zaken opgenomen op een rekening buiten begrotingsverband en als schuld opgenomen op de saldi-balans. Volgens Financieel– Economische Zaken is het beleid van het Ministerie van Algemene Zaken dat in principe dergelijke vooruitbetalingen worden teruggestort. Omdat het vorenstaande bedrag tegen het eind van het jaar werd ontvangen was dat niet meer mogelijk. Overigens moet opgemerkt worden dat het vooruitontvangen bedrag in lijn met de bij het Ministerie van Algemene


19

Zaken gevolgde wijze van boeken van de uitgaven en ontvangsten voor door te berekenen projecten op een begrotingsartikel geboekt had moeten worden. De bevindingen uit het onderzoek geven aan dat er in de (onderzochte) laatste maanden van 1989 bij het Ministerie van Algemene Zaken nog steeds (versnelde) betalingen voorkwamen voor projecten van de RVD, waar geen betalingsverplichtingen tegenover stonden. Ten dele was daarbij ook sprake van parkeren van begrotingsgelden bij derden. De Rekenkamer was van mening dat hieraan op de kortst mogelijke termijn een einde dient te worden gemaakt en dat er pas betaald mag worden nadat is vastgesteld dat er naar behoren is gepresteerd. De Rekenkamer heeft in juli 1990 op grond van artikel 71 van de Comptabiliteitswet 1976 bezwaar gemaakt tegen de hiervoor vermelde onrechtmatige uitgaven ad f 1,2 miljoen, die zijn geboekt ten laste van artikel U 02.04 «Dienstverlening Rijksvoorlichtingsdienst op het gebied van communicatietechnieken». De Rekenkamer heeft de minister van Algemene Zaken verzocht haar in kennis te stellen van hetgeen tot opheffing van haar bezwaar kan leiden. 3.2.2. Reactie van de minister De bevindingen van de Rekenkamer aangaande het parkeren van begrotingsgelden zijn voor de minister aanleiding binnen het Ministerie van Algemene Zaken een nader en diepgaand onderzoek in te stellen naar de oorzaken en overwegingen die aanleiding hebben gegeven tot het verrichten van betalingen die door de Rekenkamer worden aange– merkt als geparkeerde begrotingsgelden. Als gevolg van het door de Rekenkamer gesignaleerde, worden maatregelen genomen ten einde aan deze situatie op korte termijn een einde te maken. Een aantal daarvan is reeds in gang gezet. Zo is ten aanzien van de prestatieverklaring op facturen besloten deze vergezeld te doen gaan van een bewijsstuk omtrent de levering en goedkeuring van de prestatie danwel een verklaring op grond waarvan een bedrag wordt verschuldigd. Voorts is bij alle onder de betrokken directie van de RVD ressorterende afdelingen inmiddels een financieel-administratief verantwoordelijk functionaris aangesteld, wiens taak in het bijzonder gericht is op de controle van verplichtingen en de daaruit voortvloeiende betalingen. De desbetref– fende functionarissen moeten ook functionele verantwoording afleggen aan de centrale afdeling Financieel-Economische Zaken. Daarnaast zal met betrekking tot betalingen die met name tegen het einde van het begrotingsjaar plaatsvinden, het preventief toezicht worden geïntensi– veerd. Tenslotte is besloten de richtlijn financiële bevoegdheden van de RVD uit te breiden en nader uit te werken. Over de voorschotbetalingen die bij Algemene Zaken van andere ministeries worden ontvangen berichtte de minister dat bedragen die andere ministeries overmaken op de girorekening van Algemene Zaken en waartegenover geen door Algemene Zaken verrichte uitgaaf staat danwel in het jaar van ontvangst geen verrekening is te verwachten, zonder uitzondering aan het desbetreffende ministerie worden terugge– stort. Deze handelswijze is binnen Financieel-Economische Zaken een gevestigde gedragslijn die tot doel heeft overeenkomstig het gestelde in de circulaire van de minister van Financiën van 15 september 1982 te handelen. In de praktijk is gebleken dat het niet mogelijk is alle van andere ministeries ontvangen bedragen tijdig te restitueren. Met name betreft het dan betalingen die tegen het einde van het kalenderjaar worden ontvangen. Deze zijn eerst na afloop van het desbetreffende jaar te restitueren.


20

3.2.3. Nawoord van de Rekenkamer De Rekenkamer acht de door de minister aangekondigde en getroffen maatregelen voldoende om haar bezwaar op te heffen en heeft hem dat in augustus 1990 medegedeeld. Zij zal overigens in haar rechtmatig– heidsonderzoek 1990 nader onderzoek verrichten naar de opzet, doorvoering en werking van de door de minister genomen maatregelen. 3.3. Administratie van door de Rijksvoorlichtingsdienst te verdelen rechten 3.3.1. Bevindingen van de Rekenkamer De RVD verzorgt voor derden de verkoop van filmrechten. Hiertoe sluit hij overeenkomsten met gebruikers. Nadat de RVD heeft vastgesteld dat de gebruikers hun verworven rechten hebben benut stelt de RVD ter zake vorderingen in. De hieruit resulterende ontvangsten worden door de RVD over de rechthebbenden verdeeld volgens een vooraf contractueel vastgestelde verdeelsleutel. Uit het verslag van de Rekenkamer over 1986 (punt 2.3.3) blijkt dat het totaal door de RVD ontvangen en over rechthebbenden te verdelen en af te dragen bedrag aan rechten in de periode 1 januari 1982 tot 30 juni 1986 was opgelopen van ruim f 60 000 tot ruim f 840 000. Per jaar werd in deze periode gemiddeld f800000 aan rechten ontvangen. In zijn reactie deelde de minister mee dat het saldo van nog af te wikkelen rechten medio december 1986 tot f 460 000 was teruggebracht. In het verslag van de Rekenkamer over 1987 (punt 3.3.3) werd gecon– stateerd dat bij het verdelen en afwikkelen van deze rechten door de RVD nog een achterstand bestond. Het beleid van de centrale afdeling Financieel-Economische Zaken was er op gericht deze achterstand in het eerste halfjaar 1988 in te lopen. Uit het accountantsrapport van de CAD over 1988 bleek, dat per 31 december 1988 nog een bedrag van f 320 000 aan te verdelen en af te wikkelen rechten openstond. Bovendien stonden nog vorderingen open tot een bedrag van f 130000, dat na ontvangst onder de rechtheb– benden moest worden verdeeld. De AD merkt in zijn rapport betreffende de controle van de financiële verantwoording van het Ministerie van Algemene Zaken over 1989 op, dat naar zijn mening de tijdigheid van de afrekeningen, met betrekking tot de rechten, die door de RVD worden opgesteld, verbetering behoeft. Het saldo van de reeds ontvangen, maar nog af te wikkelen rechten bedroeg per 31 december 1989 f380000. Bovendien stond ultimo 1989 nog een bedrag van f 280 000 aan vorderingen open, dat na ontvangst onder de rechthebbenden moet worden verdeeld. De Rekenkamer stelt vast dat het saldo nog af te wikkelen rechten per 31 december 1989 weer is toegenomen; dit ondanks het feit dat inmiddels de verkoop van rechten sterk is teruggelopen. In 1989 werd bij de verkoop van rechten een omzet van circa f 400 000 bereikt. Zij deelde in juli 1990 aan de minister van Algemene Zaken mee van mening te zijn dat de RVD aan het terugbrengen van deze saldi tot een meer acceptabel niveau een hoge prioriteit dient toe te kennen. Zulks is met name van belang, omdat bij de afwikkeling van de vorderingen en schulden derden zijn betrokken.


21

3.3.2. Reactie van de minister De minister was met de Rekenkamer van mening dat gezien de jaaromzet het met derden af te rekenen bedrag omlaag moet. Hij zegde toe dat een nader onderzoek zal worden ingesteld naar de mogelijkheden daartoe. Zijn gedachten gaan er naar uit de functionele relatie tussen de rechtenadministratie van de RVD en de centrale afdeling Financieel– Economische Zaken nauwer aan te halen, waarmee hij beoogt de afwik– keling van de openstaande rechten te versnellen. Mocht uit dit onderzoek blijken dat sneller afrekenen mogelijk wordt door het nemen van derge– lijke organisatorische maatregelen, dan zal de minister deze ook spoedig doorvoeren. 3.4. Wachtgelden en andere uitkeringen In de rekening over 1989 is voor wachtgelden en andere uitkeringen op het uitgavenartikel 01.06 een bedrag van f 2 miljoen opgenomen. De hoofdafdeling P en W van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is belast met de uitvoering van regelingen, die leiden tot het verstrekken van een wachtgeld of een uitkering aan gewezen overheidspersoneel (zie ook paragaaf 2.3 van dit rapport). De accountantsdienst van het Minis– terie van Binnenlandse Zaken heeft voor drie van de onderzochte regelingen een afkeurende verklaring afgegeven. De omvang van de onjuistheden is niet gekwantificeerd. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft over 1989 een bedrag van f 0,2 miljoen gedeclareerd aan uitkeringen op grond van de bedoelde regelingen. Omdat de AD de juistheid en volledigheid van de aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken verstrekte basisgegevens niet heeft gecontro– leerd (zie paragraaf 2.3 van dit rapport) heeft de Rekenkamer geen zekerheid over de rechtmatigheid en volledigheid van de op artikel 01.06 verantwoorde wachtgelden en andere uitkeringen, totaal f 2,0 miljoen. 4. SLOTWETMUTATIES 4.1. Inleiding In de laatste kolom van de rekening, genaamd «slotwetmutaties» zijn per artikel de verschillen opgenomen tussen geraamde bedragen (inclusief suppletoire begrotingswijzigingen en overschrijvingen ex artikel 11 Comptabiliteitswet 1976) en realisaties. Uit genoemde kolom van de rekening over 1989 zijn alle vijf overschrijdingen op uitgavenartikelen en de enige onderschrijding op de ontvangstenartikelen onderzocht. Doel van het onderzoek was vast te stellen wat de aard van deze mutaties was en of de toelichting bij de rekening, zoals die luidde ten tijde van het onderzoek, daarover toerei– kende informatie verschaft. Het onderzoek raakt de kern van het budget– recht van de Staten-Generaal. Slotwetten zijn namelijk niet bedoeld om achteraf beleidswijzigingen aan de Staten-Generaal voor te leggen, maar om de resterende afwijkingen tussen de begroting en de realisatie te verwerken voor zover die het gevolg zijn van mutaties van boekhoud– kundige of uitvoeringstechnische aard. Bij de parlementaire behandeling van de derde wijziging van de Comptabiliteitswet 1976 zijn voorbeelden gegeven van mutaties van boekhoudkundige aard (Tweede Kamer, vergaderjaar 1986-1987, 19 766, nr. 19). Deze zijn: - verlaging van het begrotingsbedrag om dat bedrag gelijk aan de realisatie te maken;


22

- mutaties uit hoofde van loon– en prijsbijstellingen aangebracht conform de uitgangspunten die de minister van Financiën hanteert bij de toedeling; - desalderingen, die nodig zijn omdat de ontvangsten niet in mindering van bezwaar mogen worden geboekt op de uitgaven; - overboekingen tussen artikelen of hoofdstukken die het uitvloeisel zijn van tijdens de begrotingsuitvoering gebleken noodzaak om verplich– tingen en/of uitgaven elders te verantwoorden dan waar ze oorspron– kelijk begroot waren bij gelijkblijvende beleidsuitgangspunten; - mineure kasverschuivingen die het gevolg zijn van een ander betalingstempo van lopende verplichtingen dan eerder geraamd; - mutaties die het gevolg zijn van controlebevindingen van de departe– mentale accountantsdienst of de Algemene Rekenkamer. Er zijn bij de parlementaire behandeling van de derde wijziging geen voorbeelden gegeven van mutaties van uitvoeringstechnische aard. De minister van Financiën zei in dit verband te denken aan ramingsbijstel– lingen, die geen beleidswijziging zijn. (Tweede Kamer, vergaderjaar 1986-1987, 19 766, nr. 8, blz. 4). De Rekenkamer heeft zich bij haar oordeelsvorming laten leiden door de vraag in hoeverre in de geest van de genoemde voorbeelden is gehandeld. 4.2. Bevindingen In de rekening van uitgaven en ontvangsten van hoofdstuk III, Algemene Zaken zijn 14 slotwetmutaties opgenomen (zie onderstaand overzicht). Overzicht slotwetmutaties 1989 (bedragen x f 1 miljoen) uitgaven

ontvangsten

aantal

bedrag

aantal

bedrag 1

5 5

3,8 0,2

3 1

0,3 0,0

overschrijdingen onderschrijdingen

Voor het onderzoek werden de volgende slotwetmutaties geselecteerd. Uitgaven (bedragen x f 1 000) artikelnr.

omschrijving

beschikbaar

aan te brengen slotwetmutatie

01.02 02.01

Materieel Personeel Rijksvoorlichtingsdienst Technische uitvoering Rijksvoorlichtingsdienst Dienstverlening Rijksvoorlichtingsdienst op het gebied van communicatietechnieken Personeel Inlichtingendienst Buitenland

9405

78

9600

137

1 739

317

memorie 3796

3247

24 540 + memorïe

3804

aan te brengen slotwetmutatie

0202 0204

03.01 totaal

25

Ontvangsten (bedragen x f 1 000) artikelnr

omschrijving

geraamd

02 03

Voorlichting onder coordinatie van de Voorlichtingsraad

10


23

De verklaring van de AD bij de financiële verantwoording 1989 van begrotingshoofdstuk III (Algemene Zaken) heeft geen betrekking op de toelichting bij de rekening. De AD heeft ter zake geen bijzondere werkzaamheden verricht. De slotwetmutaties op de artikelen 01.02 «Materieel», 02.01 «Personeel Rijksvoorlichtingsdienst» en 03.01 «Personeel Inlichtingen– dienst Buitenland» zijn gering van omvang en liggen in de apparaatsfeer. De slotwetmutaties op de uitgavenartikelen 02.02 «Technische uitvoering Rijksvoorlichtingsdienst» en 02.04 «Dienstverlening Rijksvoor– lichtingsdienst op het gebied van communicatietechnieken» hebben comptabel-technische oorzaken. De slotwetmutatie op het ontvangstenartikel 02.03 «Voorlichting onder coördinatie van de Voorlichtingsraad» geeft gezien haar geringe omvang geen aanleiding tot opmerkingen. Bij de onderzochte artikelen was sprake van opmerkelijke verschillen tussen de oorspronkelijke begroting en de realisatie; om die reden was een toelichting vereist op grond van de rijksbegrotingsvoorschriften. Hieraan werd in vijf van de zes onderzochte gevallen niet voldaan. Voor de artikelen 01.02 «Materieel», 02.01 «Personeel Rijksvoorlichtings– dienst» en 03.01 «Personeel Inlichtingendienst Buitenland» wordt slechts een summiere toelichting gegeven bij de clusters van (geringe) slotwet– mutaties waarin de betreffende artikelen vallen. Voor artikel 02.02 «Technische uitvoering Rijksvoorlichtingsdienst» wordt bij ongeveer de helft van het verschil een toelichting verschaft. Slechts voor één van de zes onderzochte artikelen, 02.04 «Dienstverlening Rijksvoorlichtings– dienst op het gebied van Communicatietechnieken» wordt in de toelichting bij de rekening een adequate verklaring gegeven van het verschil tussen oorspronkelijke begroting en realisatie. Een artikelsgewijze toelichting van opmerkelijke verschillen is mede van belang, omdat met betrekking tot de artikelen 01.02 «Materieel», 02.01 «Personeel Rijksvoorlichtingsdienst», 02.02 «Technische uitvoering Rijksvoorlichtingsdienst» en 03.01 «Personeel Inlichtingen– dienst Buitenland» direct voorafgaand aan de slotwetmutaties, overschrijvingen ex artikel 11 van de Comptabiliteitswet 1976 hebben plaatsgevonden. Aan de artikelen 01.02 «Materieel» en 02.01 «Personeel Rijksvoorlichtingsdienst» zijn betrekkelijk grote bedragen toegevoegd; respectievelijk f 895 000 (11,1%van het oorspronkelijke begrotings– bedrag en f450000 (5,4% van het oorspronkelijke begrotingsbedrag). Deze overschrijvingen geschieden bij Ministeriële Beschikking, waarbij geen toelichting wordt gegeven. Bij deze overschrijvingen kan voorts worden opgemerkt dat aan het artikel 01.02 «Materieel» een bedrag van f 400 000 is toegevoegd dat wordt gevormd door het hele op het centrale artikel voor prijsbijstelling (U 01.04) opgenomen bedrag. In de rijksbegrotingsvoorschriften 1990 is opgenomen dat, indien uit de rekening de toevoegingen niet duidelijk per begrotingsartikel blijken als gevolg van overboeking uit de administratieve begrotingsartikelen «loonbijstelling» en «prijsbijstelling», de toelichting bij die begrotingsarti– kelen een overzicht bevat waaruit die overboekingen blijken. Een dergelijk overzicht van de toedeling van de prijsbijstelling ontbreekt in de toelichting bij de rekening. Dit is overigens ook bij de loonbijstelling het geval. Van de CDFEZ is vernomen dat de toelichting zal worden aangepast. 4.3.

Conclusie

De resultaten van het onderzoek naar slotwetmutaties zijn in de volgende tabel weergegeven De tabel heeft drie niveaus en vier catego–


24

rieën. Op het eerste niveau is aangegeven wat de Rekenkamer over de aard van de mutaties uit de toelichting kon opmaken. Op het tweede niveau is aangegeven bij welke categorie de Rekenkamer de slotwetmu– tatie op grond van haar eigen onderzoek indeelt. Op het derde niveau trekt de Rekenkamer na kennisneming van het antwoord van de minister haar conclusie. De categorieën zijn: boekhoudkundig en/of uitvoeringstechnisch: de aard van de mutaties stemt overeen met de aard van de voorbeelden die gegeven zijn bij de parlementaire behandeling van de derde wijziging van de Comptabiliteitswet 1976; grijs: de aard van de mutaties stemt niet zonder meer overeen met de hiervoor bedoelde voorbeelden van boekhoudkundige en/of uitvoerings– technische mutaties. Het gaat in deze gevallen bijvoorbeeld om: - onverplichte betalingen in het kader van begrotingsuitputting; - gebrekkige ramingen door fouten of nalatigheid van het ministerie; beleidswijziging: bij deze categorie gaat het om mutaties die naar aard duidelijk afwijken van de genoemde voorbeelden; twijfel: uit de toelichting of uit eigen onderzoek kon de Rekenkamer niet opmaken tot welke categorie de mutatie behoort. De slotwetmutatie op het ontvangstenartikel (0 02.03) is buiten beschouwing gelaten wegens het geringe financiële belang. De toelichting van de onderzochte slotwetmutaties was slechts in twee gevallen toereikend om de aard vast te stellen (02.02 en 02.04). De overige mutaties heeft de Rekenkamer op grond van haar onderzoek alsnog ingedeeld in de categorie boekhoudkundig en/of uitvoeringstechnisch. De Rekenkamer constateerde dat in vijf van de zes onderzochte artikelen een (adequate) toelichting bij de rekening over opmerkelijke verschillen ontbrak evenals de vereiste overzichten van de toedeling van loon– en prijsbijstellingen. De AD besteedt geen aparte aandacht aan de slotwetmutaties. De minister van Algemene Zaken deelde in zijn antwoord mede dat de Rekenkamer terecht had geconcludeerd dat er enkele vragen overblijven, omdat de bij de slotwet geleverde artikelsgewijze toelichting wat summier is. De minister deed de Rekenkamer een uitgebreidere concept– toelichting toekomen, die naar zijn mening aan haar bezwaren tegemoet zou komen. De Rekenkamer constateerde dat de nieuwe toelichting duidelijk aan kwaliteit heeft gewonnen.


25

Aard slotwetmutaties (U = uitgavenartikel, 0 = ontvangstenartikel) aard boekhoudkundig grijs en/of uitvoeringstech– nisch 1e niveau (toelich– ting)

U 02.02 0204

2e niveau (onderzoek)

U 01 .02 0201 02.02 0204 03.01

3e niveau (conclusie)

U01.02 02.01 0202 02.04 03.01

beleidswijziging

twijfel

U01.02 02.01 03.01

5. CONCLUSIES EN OORDEEL OVER DE REKENING 1989 De beschrijving van de administratieve organisatie is ultimo 1989 afgerond, maar er dient nog verdere uitwerking en verduidelijking plaats te vinden. Aan de hand van deze beschrijving kan de AD geen controle– programma voor een analytische en organisatie-gerichte controle-aanpak schrijven. De AD heeft bij de rekening 1989 een volkomen controle uitgevoerd en een goedkeurende verklaring afgegeven. Uit eigen onderzoek van de Rekenkamer is gebleken dat de administra– tieve organisatie bij de RVD ernstige tekortkomingen vertoont. De Reken– kamer constateerde onrechtmatige uitgaven ad f 1,2 miljoen. Op grond van artikel 71 van de Comptabiliteitswet 1976 heeft zij bezwaar gemaakt tegen deze uitgaven. De door de minister van Algemene Zaken aange– kondigde en getroffen maatregelen achtte zij voldoende om haar bezwaar op te heffen. Wel concludeerde de Rekenkamer dat zij geen zekerheid heeft over het op het artikel 02.04 geboekte bedrag ad f 3,2 miljoen. Dit bedrag is het saldo van de uitgaven ad f 100,3 miljoen en de doorberekende bedragen ad f 97,1 miljoen. Met betrekking tot wachtgelden en andere uitkeringen werd geconsta– teerd dat de administratieve organisatie en interne controle een enkele tekortkoming vertoonde en dat de AD de juistheid en volledigheid van de aan Binnenlandse Zaken verstrekte basisgegevens niet controleert. Een en ander leidde er toe dat de Rekenkamer geen zekerheid heeft over de rechtmatigheid van het onder uitgavenartikel 01.06 verantwoorde bedrag aan wachtgelden en uitkeringen ad f 2 miljoen. Naar aanleiding van het onderzoek van de Rekenkamer naar de slotwetmutaties, waaruit onder meer bleek dat de vereiste toelichting veelal ontbrak, heeft de minister van Algemene Zaken een nieuwe toelichting doen opstellen. De Rekenkamer constateerde dat de nieuwe toelichting duidelijk aan kwaliteit heeft gewonnen. De slotwetmutaties waren van boekhoudkundige/uitvoeringstechnische aard.


26

Op grond van het gehele rechtmatigheidsonderzoek, waaronder de verwerking van de resultaten van de controle door de AD, is de Reken– kamer tot een oordeel over de rekening van hoofdstuk III (Algemene Zaken) over 1989 gekomen. Deze omvat f 50,5 miljoen aan uitgaven en f 5,6 miljoen aan ontvangsten. Het onderzoek van de Rekenkamer heeft geleid tot redelijke zekerheid over de rechtmatigheid en volledigheid van de in de rekening opgenomen bedragen voor f45,3 miljoen aan uitgaven en f 5,6 miljoen aan ontvangsten. Ten gevolge van geconstateerde gebreken in de administratieve organisatie bij de RVD heeft de Rekenkamer geen zekerheid over de rechtmatigheid van het op uitgavenartikel 02.04 per saldo geboekte bedrag ad f 3,2 miljoen. Vanwege het ontbreken van accountantscontrole heeft de Rekenkamer geen zekerheid over de rechtmatigheid van het onder uitgavenartikel 01.06 verantwoorde bedrag aan wachtgelden en uitkeringen ad f 2 miljoen. Oordeel over de rekening 1989 van het begrotingshoofdstuk III (Algemene Zaken, bedragen x f 1 miljoen) oordeel

totaal rechtmatig en volledig geen zekerheid ten gevolge van gebreken in de administratieve organisatie Geen zekerheid ten gevolge van ontbreken controle onrechtmatig/onvolledig

uitgaven

ontvangsten

1989

1988

1

1989

19881

50,5 45,3

51,9 51,9

5,6 5,6

13,8 13,8

3,2 2,0

De bedragen in deze kolommen zijn ontleend aan het rapport bij de rekening 1988.


27

LIJST VAN AFKORTINGEN

AD CAD CDFEZ P en W RVD

Departementale accountantsdienst van het Ministerie van Economische Zaken Centrale Accountantsdienst van het Ministerie van Financiën Centrale directie Financieel-Economische Zaken Pensioenen en Wachtgelden Rijksvoorlichtingsdienst


28

Tweede Karner der Staten-Generaal

Recommend Documents