TUTORIAL OPERASIONAL OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS) Oleh : Sigit Prasetyo, S.A.B*
Open Journal System (OJS) merupakan salah satu CMS yang dikhususkan pada publikasi karya ilmiah. Tutorial OJS yang dibuat kali ini meliputi bagaimana memasukkan membuat edisi jurnal, memasukkan tulisan, mengedit, dan mengupload jurnal. Tutorial ini memiliki keterbatasan antara lain : a. Sifat penyerahan, seleksi, reviewer dilakukan secara offline. Artinya secara administrative jurnal masih dilakukan secara manual b. Isu jurnal yang akan di-online kan adalah tulisan yang siap dimuat/dicetak sehingga nama editor diabaikan dan tidak menggambarkan nama editor sebenarnya. c. Seluruh kegiatan dalam OJS ini dilakukan oleh administrator yang merangkap pengarang hingga editor. Silakan anda ikuti petunjuk dibawah ini dan apabila ada pertanyaan silakan hubungi
[email protected] BAGIAN I . ADMINISTRATOR SEBAGAI PENGARANG 1. Buka halaman http://fisip.unila.ac.id/jurnal (khusus jurnal dosen) dan http://jurnal.fisip.unila.ac.id (khusus jurnal mahasiswa)
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
2. Login sesuai username dan password yang sudah diberikan
3. Buat seri jurnal yang akan diterbitkan dengan memilih “create Issue”
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
4. Isilah data terbitan. Sebagai contoh, kita akan menerbitkan jurnal Volume 3 Nomor 6 Tahun 2009 . Setelah selesai pilih “save”. (lihat gambar dibawah
5. Terbitan saat ini siap diisi dengan konten yang anda perlukan. Untuk mengisi konten, silakan anda kembali ke user menu dengan memilih “user” atau klik “”my journals” disebelah kanan layar anda.
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
6. Pilih “New Submission” untuk memasukkan suatu konten
7. Untuk langkah pertama, anda sebagai pengarang diminta untuk memasukkan komentar untuk para editor, atau hal yang ingin disampaikan kepada editor jurnal. Jika tidak ada, maka kosongkan dan pilih “save and continue”
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
8. Langkah kedua, anda diminta untuk memasukkan jurnal yang akan diterbikan. Silakan pilih “browse” jurnal yang ingin anda masukkan, lalu pilih “upload” dan apabila sudah selesai silakan anda pilih “save and continue”
9. Langkah ketiga, Masukkan biodata tentang tulisan yang ingin dimuat yang meliputi : a. First Name : Nama Awal Pengarang b. Middle Name : Nama Tengah Pengarang (kosongkan jika tidak ada) c. Last Name : Nama akhir dari pengarang, jika tidak ada anda dapat mengisi dengan nama pertama pengarang d. Email : e-mail pengarang Jika lebih dari satu pengarang, silakan pilh “add author”. Jika hanya satu orang anda tidak perlu memilih “add author” e. Title : masukkan judul tulisan f. Abstrak : masukkan abstrak tulisan, anda dapat mengcopy dari file aslinya g. “Save and Continue” apabila anda telah merasa cukup semua informasi yang dimasuukan
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
10. Langkah keempat, silakan anda masukkan file tambahan yang dirasakan perlu untuk pertimbangan editor bisa dalam bentuk file lengkap,lampiran, dll. Jika tidak ada, kosongkan dan pilih “save and continue”
11. Langkah kelima, anda diminta konfirmasi ulang apakah seluruh data dan lampiran sudah sesuai. Jika iya silakan anda pilih “finish submission”
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
12. Jika sudah, anda dapat memasukkan kembali tulisan lain hingga seluruh tulisan dalam satu terbitan ter-upload semua. Silakan pilh “Active Submissions”
13. Anda dapat melihat jumlah tulisan yang sudah dimasukkan. Untuk memasukkan tulisan baru, silakan pilih “Click Here” pada Start a New Submission (lihat kotak merah pada gambar dibawah” dan ulangi langkah nomor 7 tutorial ini hingga seluruh tulisan dalam satu edisi terupload.
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
BAGIAN II. ADMINISTRATOR SEBAGAI EDITOR 14. Setelah seluruh jurnal dimasukkan, anda harus melakukan penugasan. Silakan anda pilih menu “user” atau “my journals”seperti langkah nomor 5
15. Ada sejumlah tulisan yang belum diberikan penugasan. Silakan pilih “(jumlah tulisan) Unassigned” seperti gambar dibawah
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
16. Pilih salah satu tulisan pada “title” yang ingin diberikan penugasan dan ada tiga tahapan penting yang perlu anda lakukan
17. Pilih editors yang ingin anda tugaskan. Jika anda ingin memasukkan diri anda sebagai seorang editors, silakan pilih “add self”. Namun jika ingin menugaskan orang lain, silakan anda membuat user baru yang akan ditugaskan sebagai editor. Jika editor yang anda buat tidak menguasai seluk beluk OJS, ada baiknya anda sendiri sebagai editor sambil menunggu editor yang ditugaskan secara offline dapat berdiri sendiri mempelajari editor pada OJS.
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
18. Anda dapat melihat editor yang ditugaskan pada tulisan ini (lihat lingkaran hijau pada gambar dibawah). Jika sudah oke, silakan anda pilih “review” (lihat kotak merah pada gambar)
19. Sebagai editor, anda berhak memutuskan apakah tulisan diterima, diperbaiki, atau ditolak. Silakan pilih “Accept Submission” (lihat kotak biru pada gambar dibawah” jika tulisan diterima lalu pilih “record decision” (liha kotak merah pada gambar dibawah”
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
20. Jika sudah, silakan anda pilih “editing” (lihat kotak merah) pada gambar dibawah
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
21. Anda akan masuk ke menu editing. Berikut keterangan yang anda perlukan. a. Bagian copyediting pilih “COMPLETE” semua pada review metadata (lihat kotak hijau pada gambar dibawah) b. Bagian scheduling pilih seri terbitan jurnal yang akan diterbitkan. Lalu pilih “record” (lihat kotak biru pada gambar dibawah) c. Pada bagian layout, pilih “layout version” jika nanti dionline-kan tidak ingin menampilkan isi tulisan secara lengkap. Namun jika tulisan dijurnal ingin ditampilkan atau dapat didownload silakan pilih “galley” dan masukan salah satu tulisan sesuai judul dan pilih “upload”
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
22. Salah satu tulisan sudah disetujui untuk diterbitkan. Silakan anda beri penugasan terhadap tulisan lainnya dengan memilih “Unassigned” pada editor (lihat kotak merah pada gambar dibawah)
23. Silakan anda ulangi langkah nomor 16 – 21 untuk memberikan penugasan pada tulisan yang lain hingga “unassigned” pada menu ditor menjadi (0) 24. Jika seluruh tulisan sudah ditugasi dan di editing, silakan anda pilih “Table of Contents” atau “Future Issues” (lihat kotak merah pada gambar dibawah ini) dan pilih seri terbitan yang ingin di-online-kan.
*) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
25. Berilah nomor halaman pada masing – masing judul tulisan. Jika sudah pilih “save” dan “publish issue”
26. Untuk melihat hasilnya silakan anda pilih “current) lihat kotak merah pada gambar dibawah dan pilih “table of content”
27. Untuk membuat terbitan lainnya, silakan anda ulangi langkah nomor 3 dengan membuat issue/terbitan terlebih dahulu. Jangan lupa “logout” jika sudah selesai.
SELAMAT BEKERJA !!!! *) Staff Pengajar Jurusan Ilmu Administrasi Niaga/Bisnis, FISIP – Unila http://staff.unila.ac.id/sigit
