Jurnal Pustakawan Indonesia Volume 10 No. 2
KLINIK TI OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS) UNTUK MENGELOLA PUBLIKASI ILMIAH Yulia Dwi Indriani Staf Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi IPB, email :
[email protected] Pendahuluan Open Journal System (OJS) adalah sistem manajemen jurnal dan penerbitan online yang telah dikembangkan oleh Public Knowledge Project melalui upaya yang didanai pemerintah federal untuk memperluas dan meningkatkan akses pada penelitian. Proyek ini merupakan hasil kerjasama antara Faculty of Education di University of British Columbia, The Simon Fraser University Library, The School of Education at Stanford University, dan The Canadian Centre for Studies in Publishing at Simon Fraser University. OJS adalah perangkat lunak open source yang tersedia bebas untuk jurnal di seluruh dunia, sebuah pilihan yang layak untuk pengelolaan jurnal, dengan akses terbuka dapat meningkatkan pembaca sebuah jurnal dan juga kontribusinya terhadap kepentingan publik dalam skala global. OJS merupakan GNU Public License yang berarti seluruh salinan dokumennya bebas digunakan dengan tetap mempertahankan lisensi yang sama. Selain untuk penerbitan jurnal secara online, OJS juga menyediakan fitur untuk Ready to Publish (Jurnal yang siap dipublikasikan). Fitur-fitur yang Tersedia Sebelum mengoperasikan OJS perlu diketahui fitur-fitur yang tersedia, yaitu: 1. Dapat diinstal, dikonfigurasikan dan digunakan secara lokal maupun berbasis web. 2. Editor dapat menggunakan perannya untuk mengkonfigurasi persyaratan, mengelola bagian, proses review, dan lain-lain. 3. Pengajuan artikel dan pengelolaan kontennya dapat dilakukan secara online (real time). 4. Tersedia pilihan untuk menunda masa tayang setiap artikel yang diajukan. 5. Pengindeksan isi jurnal secara komprehensif menjadi bagian dari system global.
38
6. Editor dapat menentukan artikel mana saja yang dapat dibaca secara penuh atau hanya sebagian (abstak). 7. Setelah mengirimkan artikel, setiap penulis akan mendapatkan notifikasi melalui email yang dapat ditambahkan komentar. 8. Tersedia Online Help Support untuk setiap permasalahan yang timbul ketika sistem digunakan. Untuk mengelola Jurnal menggunakan OJS yang perlu diperhatikan adalah peran pengguna, yaitu : 1. Journal Manager : sebagai pengelola jurnal berhak atas pengaturan kelengkapan, kebijakan, proses pengiriman artikel, pengaturan jurnal, pengaturan tampilan. 2. Subscription Managers : berperan dalam pengaturan jurnal yang dilanggan. 3. Editors : memulai aplikasi, proses pengiriman artikel, menetapkan status artikel, mengatur edisi, membuat edisi baru, dan mempublikasikannya, mengirimkan notifikasi kepada pengguna. 4. Section Editors : menetapkan reviewers, bekerjasama dengan para reviewers, membuat keputusan tentang artikel yang akan diterbitkan, Copyediting, Layout editing, dan mengoreksi artikel/Proofreaders. 5. Reviewers : meninjau artikel yang dikirimkan, dan berhak mengunggah lampiran yang akan digunakan oleh Editor dan Author, Reviewer ditentukan oleh Section Editors sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pengelola jurnal/Journal Manager. 6. CopyEditors : berperan dalam melakukan penyuntingan artikel yang dikirimkan dan bekerjasama dengan penulis untuk memperbaiki tata bahasa dan kejelasan isi jurnal serta memastikan aturan penulisan jurnal secara bibliografi dan tekstual sudah sesuai dengan aturan
Jurnal Puustakawan Inndonesia Volu lume 10 No. 2
yang ditetapkan ssebelum kemudian patkan daalam galleey dan ditemp dipubllikasikan. 7. Layou utEditors : berperan n untuk menguubah form mat artikel menjadi HTML L, PDF, PS,, dan lain-laain, sesuai dengan n ketentuan n jurnal yaang telah disepaakati. OJS tidak meenyediakan converteer otomatis sehingga s LayyoutEditor harus memiliki m softtware yang dibutuhkan dan melakukann nya secara manual kemuddian meletakkkan file tersebut dalam Galleyy. dalam 8. Proofrreaders : berperan mengo oreksi artikell dalam hall tipografi dan keesalahan form mat untuk settiap artikel yang tersimpan t daalam Galley, kemudian menyeerahkan kepada Layout Edditor untuk diperb baiki, peran in ni dapat pula dilakukan oleh Editor E dan Secttion Editor. 9. Autho ors : penuulis dapat langsung mendaaftarkan dirri secara online di halamaan website Jurn nal yang men nggunakan OJS dan d langsungg mengungggah artikel yang akan dipubliikasikan dalaam jurnal tersebuut dengan teerlebih dahullu mengisi inform masi metadatta atau pen ngindeksan yang terkait den ngan artikel tersebut ngan mudah ditemukan d sehinggga dapat den melaluui mesin peencari. Hal ini akan sangatt berguna untuk u penellitian dan pengajjuan beasisw wa. Penulis juuga dapat
mellakukan crosss check terh hadap artikell yang sudah dikkirimkan meelalui prosess edittorial, copyeediting, dan profreading,, kareena setiap akktivitas selaluui dilengkapii den ngan notifikaasi melalui email e kepadaa pen nulis. Pengellola Jurnal dapat jugaa men ngatur apakaah penulis diiminta untukk mem mbayar biayya publikasi atau tidakk mellalui notifikassi yang dikirim mkan. 10. Reaaders : pemb baca dapat mendaftarkan m n diri sebagai laangganan atau sekedarr njadi pembaaca setelah jurnal dapatt men dibaaca secara bebas taanpa biaya.. Pelaanggan yaang mendaaftar akan n men ndapatkan notifikasi n u untuk setiap p jurn nal yang dipublikasikan d n termasukk dafttar isi dan jurrnal penuh melalui m email. Ada limaa tahap yan ng harus dilakkukan dalam m membuaat Jurnal Onliine dengan OJS, O yaitu : 1. Detaail Diisii dengan in nformasi um mum tentangg Jourrnal Langgkah Pengisiaan : Jurnal Title : Nama N Jurnaal Jurnall Pusttakawan Indo onesia Jurnal Initial : Iniisial Jurnal JPI Jurnal Abbreviatiion : ISSN N : Nomor ISSSN ISSN N Online : No omor Onlinee ISSN DOII Prefix : Diggital Object Identifier I DOII Suffix : Diggital Object Identifier I
Mailingg Address : Alamat A untuk berkorespon ndensi.
2. Journal Policies P a. Diisii dengan keebijakan-kebijjakan yang berlaku b dalaam jurnal yaang akan dip publikasikan,, misalnya bidang kajian k jurnal atau a focus maateri b. Langgkah Pengisiaan :
399
Jurnal Pusttakawan Inddonesia Volum me 10 No. 2
3. Guidin ng Submissio on a. Diiisi dengan Paanduan bagi penulis p b. Lan ngkah pengisian:
40
Jurnal Puustakawan Inndonesia Volu lume 10 No. 2
4. Managem ment a. Diisii dengan hak akses dan keamanan jurnaal, jadwal pub blikasi dan fo ormatnya. b. Langgkah pengisiaan :
5. The Lo ook a. Diiisi dengan teks t atau gaambar untukk ditampilkaan sebagai head h bannerr jurnal dan n pen ngaturan lain yang berhub bungan dengaan tampilan. b. Lan ngkah Pengissian : Siap pkan dulu fille image den ngan extensio on .jpg/.png dengan ukurran kurang leebih 650x1000 pixxel. Kemudian n pilih menu Browse dan Upload.
41
Jurnal Pusttakawan Inddonesia Volum me 10 No. 2
Pengaturan User oleh Journal Maanager Jurnal Man nager dapat menambahkan m n user lain dalam d Jurnal atau Authorr dapat menddaftarkan dirii secara man ndiri, kemudiaan Journal Manager M dapaat menambah hkan peran teerhadap setiaap user yangg mendaftar. Berikut dafttar user yang perannya diaatur oleh Jourrnal Manager :
Peran Edittor untuk mempublikasi m ikan artikel, Peran Auth hor untuk submit s artikeel, walaupun n demikian peenulis dapat mendaftarkan m n diri sebagaii Author secaara langsung. Contoh :
42
Jurnal Puustakawan Inndonesia Volu lume 10 No. 2
Langkah Puublikasi Jurnaal yang sudah h siap diterbitkkan (Ready to o publish Jouurnal) 1. User haarus berperan n sebagai Auuthor dan Edditor (bisa diilakukan oleh h Journal Maanager untukk melakukkan enrollmen nt terhadap user u yang berssangkutan).
2. Setelah h Login Klik Peran sebagaai Author unttuk menguplo oad artikel. 3. Selanjuutnya ikuti 5 langkah prosses Upload Articles Langkah 1 : Starting the Submission Pilih Section : Article, daan beri checkklist pada sem mua pilihan Suubmission Ch hecklist lalu klik k Save andd Continue
Langkah 2 : Entering the Submission n’s Metadata Isi dengan nama penullis dan data pribadinya terutama t yan ng diberi tand da *, judul, abstrak, dan n keywords dari d artikel terrsebut. Jika terdapat t lebih h dari satu peenulis/Autho or maka klik tombol Add d Author dan n isi kembali metadata m seperti penulis pertama. p
433
Jurnal Pusttakawan Inddonesia Volum me 10 No. 2
Langkah 3 : Uploading the t Submissio on Klik Browsse, lalu pilih file yang akaan diupload dari d direktorii anda. Setelaah ditampilkaan lokasi filee kemudian klik k Upload, tunggu sam mpai file ditaampilkan dalaam menu tersebut dengaan nama filee berupa pengkodean. Kemudian klik Save S and Con ntinue.
Langkah 4 : Uploading Supplementar S ry Files Selanjutnyaa masukkan ffile tambahan n jika ada baik dalam bentuk pdf, doc, html, dll, keemudian klikk Save and Continue walaupun tidak adda file tambahan dalam prroses ini.
Langkah 5 : Confirmingg The Submission Langkah terrakhir adalah h Konfirmasi file yang sudah disubmit. Klik Finish Submission S
Selanjutnyaa Windows akkan memberiikan pilihan Active A Submiission untuk proses jurnall yang belum m siap dipubllikasikan dan n membutuhkkan tahapan review lebih h lanjut. Dalam hal jurn nal yang siap p dipublikasikkan klik padaa menu teks berwarna b merrah CLICKIN NG HERE.
44
Jurnal Puustakawan Inndonesia Volu lume 10 No. 2
Selanjutnyaa artikel sudaah tersimpan dalam Galleey dan siap untuk u dipubliikasikan padaa edisi jurnall yang sudah dibuat sebeluumnya (Lihatt langkah Creeate Issue).
Klik Salah satu s Issues paada menu Sch hedule kemuudian klik Reccord. Maka artikel a akan diipublikasikan n pada Edisi Jurnal J yang dipilih d tersebuut dan sudah dipublikasikaan. Klik Savee and Continuue Membuat Issue / Edisi Jurnal J : 1. Login sebagai Edito or 2. Klik menu m User Ho ome 3. Klik Editor E 4. Pada menu m Issues, klik Create Issue
455
Jurnal Pusttakawan Inddonesia Volum me 10 No. 2
5. Pada kotak k isian Iddentification isi i dengan daata edisi jurnaal; volume, number, n year, cover dalam m bentukk image jika ada. a
6. Keemudian Klikk Publish Issuues jika Daftaar Isi telah len ngkap diisi deengan artikel.
46
