BIJLAGE Bijlage nr. 1 Samenwerkingsovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Muntpunt, in uitvoering van de artikelen 8 en 12 van het decreet van 19 november 2010 tot oprichting van een Vlaams communicatiehuis in Brussel onder de vorm van het extern verzelfstandigd agentschap Muntpunt VZW Tussen de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de heer Pascal Smet, Vlaams minister, bevoegd voor Brussel, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel, hierna genoemd ‘de Vlaamse Gemeenschap’, en de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door de heer Guy Vanhengel, Collegevoorzitter, Kunstlaan 9, 1210 Brussel en de heer Bruno De Lille, Collegelid voor Cultuur, Jeugd, Sport en Ambtenarenzaken, Sint-Lazaruslaan 10, 1210 Brussel hierna genoemd de ‘Vlaamse Gemeenschapscommissie’, en het extern verzelfstandigd agentschap vzw Muntpunt, vertegenwoordigd door de Raad van Bestuur van de vzw Muntpunt, voor wie optreden de heer Gui Polspoel, voorzitter van de vzw Muntpunt, en de heer Koenraad De Visscher, secretaris van de vzw Muntpunt, en door de algemeen directeur, mevrouw Ann Van Driessche, Muntplein 6, 1000 Brussel, hierna genoemd ‘Muntpunt’, wordt de volgende samenwerkingsovereenkomst gesloten: Titel 1. Algemene bepalingen en beleidskader Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst §1. Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking te regelen tussen de Vlaamse Gemeenschap, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Muntpunt tot aansturing van Muntpunt, dit in uitvoering van de artikelen 8 en 12 van het oprichtingsdecreet. §2. Deze overeenkomst legt de afspraken vast voor het uitvoeren van de opdrachten van Muntpunt en voor het toekennen van een subsidie van de Vlaamse Gemeenschap en van de Vlaamse Gemeenschapscommissie aan Muntpunt. §3. Deze overeenkomst regelt de verhoudingen tussen de drie partijen, met uitzondering van de bepalingen die uitdrukkelijk en uitsluitend de engagementen en verbintenissen regelen tussen twee afzonderlijke partijen.
Art. 2. Duur van de overeenkomst §1. Deze overeenkomst treedt in werking op 6 september 2013 en eindigt op 31 december 2014. §2. Indien bij het verstrijken van deze overeenkomst geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege verlengd, tot op het ogenblik dat een nieuwe overeenkomst in werking treedt, tenzij één van de partijen de andere partijen uitdrukkelijk in kennis stelt van zijn intentie tot beëindiging van de overeenkomst. Deze overeenkomst kan maximum worden verlengd tot het einde van 2015. Art. 3. Definities Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder: ‘Oprichtingsdecreet’: het decreet van 19 november 2010 tot oprichting van een Vlaams communicatiehuis in Brussel onder de vorm van het extern verzelfstandigd agentschap Muntpunt VZW; ‘Departement DAR’: departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid van de Vlaamse overheid; ‘Minister’: de Vlaams minister bevoegd voor Brussel; ‘College’: het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; ‘Overheden’: de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Art. 4. Beleidskader en juridisch kader §1. Deze overeenkomst vormt, wat de verhouding tussen de Vlaamse Gemeenschap en Muntpunt betreft, de samenwerkingsovereenkomst bedoeld in artikel 8 van het oprichtingsdecreet. §2. Deze overeenkomst vormt, wat de verhouding tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie betreft, het convenant bedoeld in artikel 12 van het oprichtingsdecreet. §3. Deze overeenkomst steunt, wat de uitvoering door Muntpunt betreft op de statuten van Muntpunt, goedgekeurd door de Algemene Vergadering van Muntpunt op 27 juni 2011. §4. Muntpunt is als privaatrechtelijke vzw onderworpen aan de dwingende bepalingen van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen. Het privaatrechtelijk kader van de vzw verhindert niet dat de Muntpunt onderworpen blijft aan de parlementaire controle en de informatieplicht ten aanzien van de overheden. Art. 5. Algemene principes en waarden §1. De drie partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partijen. Hiertoe maken de drie partijen aan elkaar 2
kenbaar over welke informatie zij wensen te beschikken. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. §2. De drie partijen engageren zich om de anderen zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties en ontwikkelingen in het beleid of het werkveld die voor de andere partijen of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn. De drie partijen engageren zich rekening te houden met de evoluties en ontwikkelingen in beleid of het werkveld bij het vormgeven van het beleid. Titel 2. Engagementen en verbintenissen van Muntpunt Titel 2.1. Algemeen Art. 6. Missie van Muntpunt §1. Muntpunt heeft tot doel de kennis en de beleving van Brussel te bevorderen door een geïntegreerd informatie-, communicatie- en promotiebeleid te voeren over het aanbod van Brusselse, Vlaamse instellingen en organisaties. Daarnaast promoot Muntpunt Vlaanderen in Brussel en Brussel in Vlaanderen, in overeenstemming met het oprichtingsdecreet. Ze doet dat door: 1. te functioneren als een centraal aanspreekpunt met een fysiek en virtueel loket om aan individuele informatiezoekers algemene en thematische informatie over Vlaamse instellingen, organisaties, voorzieningen en evenementen, en andere stadsinformatie over Brussel te verstrekken; 2. een platform uit te bouwen waar de Brusselse, Vlaamse instellingen, organisaties en voorzieningen elkaar kunnen ontmoeten en, in voorkomend geval samen met Muntpunt, activiteiten en evenementen kunnen ontwikkelen; 3. te functioneren als grootstedelijke openbare bibliotheek die via haar collectieaanbod en dienstverlening toegang biedt tot kennis, informatie, culturele beleving en levenslang leren, en onder de voorwaarden overeenkomstig de regelgeving inzake het lokaal cultuurbeleid en de overeenkomsten met de Vlaamse Gemeenschap, de eigen bibliotheekvoorziening van de Vlaamse Gemeenschapscommissie uit te baten; 4. te communiceren over kwaliteitsvolle producten en realisaties van de Brusselse, Vlaamse instellingen, organisaties en voorzieningen op het vlak gemeenschapsaangelegenheden, en ze te promoten; 5. de infrastructuur die de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking heeft gesteld te beheren. §2. Als principe bij het realiseren van deze missie, geldt dat Muntpunt, binnen een complementaire visie op het communicatielandschap, een verschillend interventieniveau kan toepassen: 1. in ieder geval (minimaal) een receptief niveau: a. ofwel doorverwijzen indien het aanbod niet in Muntpunt beschikbaar is b. ofwel eerstelijnsinterventie: het aanbod dat in Muntpunt beschikbaar is, verhelderen en ontsluiten 2. daarbovenop het niveau van mediator: a. tweedelijnsinterventie = adviseren 3
b. derdelijnsinterventie = verdiepen Indien geen aanbod beschikbaar is om aan een pertinente vraag te voldoen, kan Muntpunt: 3. zich opstellen als regisseur, en actoren op het veld vragen / stimuleren om in dat ontbrekende aanbod te voorzien (subsidiariteit); 4. bij ontstentenis van derden, zich finaal opstellen als actor / producent om zelf in het ontbrekende aanbod te voorzien. De interventieniveaus 3 en 4 worden toegepast in samenspraak met de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Art. 7. Strategische en operationele doelstellingen §1. Muntpunt engageert zich om: -
-
-
de inhoudelijke en organisatorische fundamenten te leggen voor de verschillende onderdelen die Muntpunt tot een centraal informatie- en communicatiecentrum van de Vlaamse gemeenschap en Nederlandstalige initiatieven in Brussel zullen maken; een basiswerking te garanderen, die de voorbije jaren ontwikkeld werd door Onthaal- en Promotie Brussel en de hoofdstedelijke bibliotheek, en dit op een geïntegreerde wijze vorm te geven; een strategisch meerjarenbeleidsplan 2015 – 2019 op te stellen in overeenstemming met het convenant dat met de Vlaamse Gemeenschap en met de Vlaamse Gemeenschapscommissie zal gesloten worden. Dit strategisch meerjarenbeleidsplan zal uitvoering geven aan de verschillende doelstellingen van Muntpunt. Het plan wordt opgesteld in nauw overleg met de diverse stakeholders; zich te richten op de informatiebehoefte van de klant door de informatiebehoeften van de individuen en doelgroepen grondig te onderzoeken, in kaart te brengen en tot uitgangspunt van het communicatief handelen te maken.
§ 2. Muntpunt staat in voor de beleidsplannen van de VGC die betrekking hebben op de grootstedelijke bibliotheekvoorziening als onderdeel van het VGC-lokaal cultuurbeleidsplan. Muntpunt beantwoordt aan artikel 7 van het uitvoeringsbesluit van 26 oktober 2012 ter uitvoering van het decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid: - Muntpunt stimuleert de cultuureducatie en de leesmotivatie; - Muntpunt zet in op de bevordering van e-inclusie bij moeilijk bereikbare doelgroepen en op de verhoging van informatiegeletterdheid en mediawijsheid; - Muntpunt zet in op een aangepaste dienstverlening voor personen met beperkte mobiliteit en voor moeilijk bereikbare doelgroepen op cultureel, educatief en sociaaleconomisch gebied; - Muntpunt zet in op samenwerking met onderwijsinstellingen. Muntpunt levert tijdig alle noodzakelijke documenten, conform de decretale verplichtingen (zie ook art. 16 en art. 48 van decreet 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid en art. 47 van decreet 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid). 4
Art. 8. Actieplannen §1. Muntpunt concretiseert deze strategische doelstellingen in jaarlijkse actieplannen, voor te leggen aan de bevoegde Vlaamse minister en het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie die de volgende punten omvatten: - een analyse van het werkveld van Muntpunt en de positionering en visie van Muntpunt in dit veld; - de strategische en operationele doelstellingen; de te bereiken resultaten en indicatoren; de instrumenten en werkmethoden die Muntpunt wil inzetten om die doelstellingen te bereiken; - de beheersmatige strategie: de personele, logistieke en financiële middelen en de strategie m.b.t. deze middelen gedurende de loop van het actieplan; - een planning met aanduiding van de prioriteiten, in functie van de beschikbare middelen. Het actieplan omvat eveneens een financieel luik met een begroting en een onderbouwing van het benodigde subsidiebedrag. §2. Muntpunt concretiseert de strategische doelstellingen met betrekking tot het bibliotheekwerk volgens volgende uitgangspunten:
Muntpunt als lokale bibliotheek Muntpunt biedt een hedendaags, breed en populair aanbod aan, afgestemd op een lokaal publiek. Als partner binnen het netwerk van de Brusselse openbare bibliotheken neemt Muntpunt samenwerkingsprojecten op met lokale partners.
Muntpunt als hoofdstedelijke bibliotheek Het collectie-aanbod onderstreept de hoofdstedelijke functie van Muntpunt en houdt in het bijzonder rekening met de specificiteit van de omgeving, namelijk veel anderstaligen en vooral veel nieuw-Nederlandskundigen. Als één van de zes grote Vlaamse bibliotheken geeft Muntpunt mede vorm aan projecten en activiteiten van Bibnet en Locus, de Vlaamse steunpunten binnen het lokaal cultuurbeleid. De medewerking aan het Open Vlacc-project wordt integraal voortgezet.
Muntpunt als grootstedelijke bibliotheek Muntpunt positioneert zich naast de bibliotheken van Amsterdam, Berlijn, Kopenhagen en andere grootsteden, als een ‘metropolitane’ bibliotheek. Het collectieaanbod houdt rekening met het internationale karakter van de stad.
§3. Muntpunt schrijft zich in in de visie en beleidslijnen van het streekgericht bibliotheekbeleid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. In het jaarlijks actieplan beschrijft Muntpunt de wijze waarop de kernfuncties van de openbare bibliotheek en de medewerking aan Brusselse en Vlaamse initiatieven gerealiseerd zullen worden. Dit concretiseert zich onder meer als proeftuin voor het netwerk van de Brusselse bibliotheken. In het kader van deze proeftuinfunctie kan Muntpunt als grootste 5
openbare bibliotheek van het BruNO-netwerk specifieke functionaliteiten binnen het gemeenschappelijke bibliotheeksysteem (laten) implementeren. §4. Muntpunt participeert in het BruNO-netwerk onder de voorwaarden zoals bepaald in bijlage 1 bij dit convenant. §5. De werking van de bibliotheek in Muntpunt is gebaseerd op een inwonertal van minstens 100.000 inwoners. Dit werkgebied kan in een volgende beleidsperiode op basis van een benchmarking onder de grote Vlaamse bibliotheken worden aangepast. Titel 2.2. Additionele verbintenissen van Muntpunt tegenover de Vlaamse Gemeenschap Art. 9. Samenwerking binnen het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Muntpunt behoort als een extern verzelfstandigd agentschap tot het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) van de Vlaamse overheid. Muntpunt zal de afspraken volgen die binnen het beleidsdomein DAR worden vastgesteld. Muntpunt staat in voor de organisatie van de 11- juli viering in 2014 en werkt met de actieve inbreng van diverse partners, professionele culturele huizen en de socioculturele sector een gedragen concept uit. De opdracht daarbij luidt een feest op te zetten waarbij professionele instanties, amateurs en vrijwilligers een harmonieus programma opzetten dat een actieve beleving en participatie van een verjongd publiek aanspreekt. De 11- juliviering moet Brussel terug op de kaart zetten als dé hoofdstad van Vlaanderen en moet Vlamingen er toe aanzetten om op deze feestdag naar hun hoofdstad te komen. Titel 2.3. Additionele verbintenissen van Muntpunt tegenover de Vlaamse Gemeenschapscommissie Art.10. Overdracht personeel Muntpunt zal zorg dragen voor de correcte opvolging van het protocol van akkoord nr. 2012/02 van 19 maart 2012 houdende de overdracht van het VGC-personeel tewerkgesteld in de HOB aan de vzw Muntpunt en de op 11 juli 2012 afgesloten CAO. Dit personeel maakt mee deel, naast de subsidiëring, van de ondersteuning die de VGC levert aan de werking van Muntpunt. Art. 11. Communicatiebeleid m.b.t. de bevoegdheden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Muntpunt en de Vlaamse Gemeenschapscommissie zijn beiden actief als communicatie-actor in het Brusselse informatielandschap. Beiden hebben een complementaire rol te spelen in het Brusselse landschap.
6
Muntpunt en de Vlaamse Gemeenschapscommissie vervullen deze opdracht in synergie. De VGC neemt daarbij de beleidsmatige aspecten voor haar rekening; Muntpunt legt zich toe op de uitbouw van een duurzaam netwerk. VGC en Muntpunt delen knowhow en communicatie-instrumenten. Muntpunt neemt in zijn globale werking een megafoonfunctie op voor de bekendmaking van de concrete VGC-producten en merken. Muntpunt en de VGC dragen elk zelf de (organisatorische, technische, inhoudelijke en redactionele) verantwoordelijkheid voor de eigen communicatieproducten. De communicatie over projecten en acties gebeurt met respect voor de betrokken partners en met respect voor het eigenaarschap van de producten. Art. 12. Voorbereiding meerjarige samenwerkingsovereenkomst 2014-2017 Ter voorbereiding van de opmaak van de eerste meerjarige samenwerkingsovereenkomst 2015 - 2019 legt Muntpunt bij de begrotingsbesprekingen voor de begroting 2015 in juni 2014 een ontwerp van meerjarenbeleidsplan voor, waarbij rekening wordt gehouden met de dan gekende begrotingsinstructies. Het ontwerp van meerjarenbeleidsplan wordt, na afsluiting van de onderhandelingen tussen de bevoegde minister, het College en Muntpunt, gefinaliseerd en ingebed in een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst 2015 - 2019. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt, na goedkeuring door de raad van bestuur van Muntpunt, ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering en aan het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Art. 13. Beleidsinteractie §1. In haar jaarlijkse actieplannen en beleidsplan signaleert Muntpunt belangrijke evoluties in het veld die voor de minister, het College en hun administraties nuttig kunnen zijn en die kunnen aanleiding geven tot een bijsturing van de samenwerkingsovereenkomst. De plannen houden waar mogelijk rekening met beleidsopties zoals deze geformuleerd worden in beleidsnota’s en beleidsbrieven van de bevoegde minister en het College. Tijdens de overlegmomenten tussen de drie partijen, de tussentijdse evaluatie en de eindevaluatie vormen de evoluties op het veld, problemen en uitdagingen inzake beleid, en nieuwe beleidsinitiatieven een vast gespreksonderwerp. §2. Muntpunt zal constructief en loyaal samenwerken met de overheden, inclusief de entiteiten die niet rechtstreeks betrokken zijn bij Muntpunt. Muntpunt staat open voor informatie-uitwisseling met de entiteiten van de overheden. Art. 14. Inpassing in het algemeen beleid van de overheden Als overheidsorganisatie is Muntpunt een vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Muntpunt zal zich inpassen in het algemeen beleid van de overheden, onder meer op het vlak van diversiteit, gelijke kansen, transparantie, merkenbeleid, taalbeleid, administratieve vereenvoudiging, deontologie, integriteit, klantvriendelijkheid, ethisch ondernemen en 7
de algemene principes van het personeelsbeleid. Dit gebeurt via het nodige overleg tussen de partijen. Titel 3. Algemene structurele afspraken met de Vlaamse Gemeenschap Art.15. Infrastructuur De Vlaamse Gemeenschap stelt de infrastructuur vermeld in artikel 11 van het oprichtingsdecreet gratis ter beschikking van Muntpunt, met de vaste inrichting en de goederen onroerend door bestemming. Het is Muntpunt toegelaten de uitbating van de horecagelegenheid en de levering van maaltijden, gerechten of dranken in concessie te geven. De voorwaarden van deze concessie worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, waarvan de bepalingen niet strijdig mogen zijn met deze samenwerkingsovereenkomst en waarvan een exemplaar wordt overgemaakt aan beide overheden. Art.16. Onderhoud en herstellingen § 1. Binnen de perken van de door het Vlaams Parlement goedgekeurde uitgavenbegroting, zijn de kosten voor bijkomende investeringen voor Muntpunt (bouwen en verbouwen), de eigenaarsherstellingen en het eigenaarsonderhoud van de accommodaties ten laste van de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap staat in voor het opstellen van een onderhoudscontract- en planning. § 2. Muntpunt staat in voor het opvolgen en uitvoeren van een beheer- en exploitatieplan (coördinatie van het huurders- en eigenaarsonderhoud, samenstellen en bijhouden van een gebouwen- en onderhoudsdossier,…) en verbindt zich er toe de gebouwen te beheren zoals een goede huisvader en de herstellingen en het onderhoud voor haar rekening te nemen, in zoverre de kosten daarvan ten laste komen van een huurder van onroerende goederen, in de zin van artikel 1720 van het Burgerlijk Wetboek. Het gaat alvast om de volgende huurlasten: - de kosten voor verwarming, het verbruik van water, elektriciteit, huur van teller met de daaraan verbonden kosten; - onderhoud algemeen verlichting en noodverlichting; - de beveiliging van het gebouwencomplex; inspectie en onderhoud inbraakveiligheid; - interventies meldkamers en interventies bewakingsfirma's - telefooncentrale; - het schoonmaken van het gebouwencomplex m.i.v. de ramen; - de huisvuilophaling, de aankoop van vuilniszakken en aankoop of huur van vuilbakken; - hygiëne toestellen (toilet); - de ontsmetting, ongedierte en muizenbestrijding met inbegrip van de aankoop of de levering van de nodige producten. §3. De kosten met betrekking tot het gebruikersonderhoud en -herstellingen, zoals voorzien onder artikel 1754 van het Burgerlijk Wetboek, zijn ten laste van het werkingsbudget van Muntpunt.
8
Binnen de perken van de door het Vlaams Parlement goedgekeurde uitgavenbegroting ontvangt Muntpunt jaarlijks 380.000 euro van de Vlaamse Gemeenschap voor het stellen van beheersdaden. Binnen de perken van de door de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie goedgekeurde begroting wordt vanuit de Vlaamse Gemeenschapscommissie jaarlijks een enveloppe vastgelegd voor Muntpunt voor het stellen van beheersdaden. Muntpunt verbindt er zich toe de roerende goederen zo nodig te herstellen en eventueel te hernieuwen. Muntpunt zorgt ervoor dat de lokalen steeds perfect in orde zijn en dat de technische, de veiligheids- en elektrische uitrusting, de verwarmingsinstallatie, de liften, enz., regelmatig nagezien worden zoals wettelijk verplicht. §4. Muntpunt houdt een afzonderlijke boekhouding bij voor het beheer van het gebouwencomplex. Hierbij worden ook de inkomsten uit de verhuring van de publieke ruimte en lokalen en concessie van het café in rekening gebracht. Art. 17. Exploitatie en beheer Muntpunt mag de gebouwen, de inrichting en de uitrusting slechts benutten om zijn maatschappelijk doel, zoals voorzien in artikel 6 te verwezenlijken. Muntpunt verbindt er zich toe het beheer zelf waar te nemen en zij mag dit beheer in geen geval aan een derde afstaan of overdragen. Alle verschuldigde belastingen of taksen, retributies of heffingen die worden opgelegd met betrekking tot het onroerend goed, vallen ten laste van de Vlaamse Gemeenschap, Vlaams Brusselfonds. Alle verschuldigde belastingen of taksen, retributies of heffingen met betrekking tot het beheer of de exploitatie vallen ten laste van Muntpunt. Als eigenaar dekt de Vlaamse Gemeenschap in eigen beheer de risico’s van brand, bliksem en stormschade voor de gebouwen en de goederen in bezit van de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap ziet af van elke vordering van Muntpunt op uitzondering van de objectieve aansprakelijkheid betreffende het risico “brand” dat overeenkomstig de geldende wetgeving ten laste is van Muntpunt. Muntpunt verbindt er zich toe de wettelijk verplichte verzekeringen betreffende burgerlijke en objectieve aansprakelijkheid af te sluiten als beheerder van de accommodaties, als eigenaar van roerende goederen en als inrichter van activiteiten. Muntpunt verzekert alleszins: de burgerlijke verantwoordelijkheid van zijn personeel en vrijwillige medewerkers, de arbeidsongevallen van zijn personeel, de verantwoordelijkheid als eigenaar van roerende goederen, de verantwoordelijkheid ten gevolge van de exploitatie en het verhuren van lokalen en uitrusting en de verantwoordelijkheid als inrichter van eigen activiteiten.
9
Art. 18. Overlegstructuur Er wordt voor het gebouwenbeheer en de opvolging van infrastructuurwerken een beheerscel opgericht bestaande uit de Vlaamse Gemeenschap (Administratieve Coördinatie Brussel en afdeling Gebouwen), de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Muntpunt. De gebouwenverantwoordelijke, aangesteld door Muntpunt legt verantwoording af over zijn werk bij de hierboven genoemde beheerscel. Hij woont daartoe de bijeenkomsten van de beheerscel bij. Titel 4. Engagementen en verbintenissen van de overheden ten aanzien van Muntpunt Art. 19. Werkingssubsidie door de Vlaamse Gemeenschap §1. De Vlaamse Gemeenschap voorziet, binnen de perken van de door het Vlaams Parlement goedgekeurde algemene uitgavenbegroting, jaarlijks een werkingssubsidie aan Muntpunt voor de ondersteuning van de realisatie van de overeengekomen doelstellingen en taken. § 2. De werkingssubsidie bedraagt 2.582.000 euro voor de algemene werkingskosten 2013. Het bedrag voor de algemene werkingskosten kan tijdens de duurtijd van de samenwerkingsovereenkomst zowel worden verhoogd als verlaagd als gevolg van de economische conjunctuur, de evolutie van kostprijsfactoren, uitbouw of afbouw van bepaalde opdrachten of de evaluatie van de geleverde prestaties. §3. De werkingssubsidie wordt toegekend na de betekening van een jaarlijks subsidiebesluit. Het subsidiebesluit bepaalt het bedrag en eventueel bijkomende subsidievoorwaarden die passen binnen de normale uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst. Art.20. Subsidiëring door de Vlaamse Gemeenschapscommissie De Vlaamse Gemeenschapscommissie voorziet, binnen de perken van de door de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie goedgekeurde begroting, een werkingssubsidie aan Muntpunt voor de ondersteuning van de realisatie van de overeengekomen doelstellingen en taken. Art. 21. Bijkomende opdrachten De overheden kunnen, samen of afzonderlijk, gedurende de looptijd van deze overeenkomst bijkomende opdrachten aan Muntpunt geven, mits op voorhand over deze bijkomende opdrachten en de bijhorende middelen wordt onderhandeld tussen de betrokken partijen. Dit gebeurt op basis van een expliciete opdrachtomschrijving vanwege de overheid of overheden en een hierop gebaseerd onderbouwd kostenvoorstel vanwege Muntpunt.
10
Titel 5. Betrekkingen tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie (Convenant) Art. 22. Samenwerking tussen de overheden m.b.t. Muntpunt De overheden engageren zich om in het kader van hun onderlinge samenwerking regelmatig met elkaar de verantwoordelijkheden en acties met betrekking tot Muntpunt af te stemmen. Art. 23. Uitvoering van de taken van het decreet Lokaal Cultuurbeleid De overheden zullen onderhandelingen voeren over de voorwaarden geregeld voor de taken en de financiële situatie in het kader van het decreet Lokaal Cultuurbeleid. Deze afspraken zullen deel uitmaken van de eerste meerjarige samenwerkingsovereenkomst. Titel 6. Financiële betrekkingen tussen Muntpunt en de subsidiërende overheden Art. 24. Uitbetaling werkingssubsidies Vlaamse Gemeenschap en Vlaamse Gemeenschapscommissie De subsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt in drie gelijke schijven uitbetaald respectievelijk na de ondertekening van het subsidiebesluit en in de loop van de maanden juli en oktober van ieder begrotingsjaar. Het saldo ten belope van 10% van de jaartoelage wordt pas vereffend na voorlegging van de definitieve afrekening met de nodige bewijsstukken en na aanvaarding van deze afrekening door de Vlaamse Gemeenschap. De subsidie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie wordt uitbetaald in 4 gelijke schijven. De laatste schijf wordt pas vereffend na de voorlegging van een inhoudelijke en financiële verantwoording van de aanwending en besteding van de subsidies en na de aanvaarding daarvan door de Vlaamse Gemeenschapscommissie.” Art. 25. Andere inkomsten en overeenkomsten §1. Muntpunt mag toelagen van andere overheden, inkomsten voortvloeiende uit activiteiten, alsook vergoedingen van diensten die door Muntpunt in het kader van haar opdracht worden gepresteerd, inkomsten uit sponsoring, co-producties, cofinanciering, schenkingen en legaten, opbrengsten uit het eigen erfgoed, inzonderheid van verkopen, huurgelden, interesten en beleggingen, leningen van allerlei aard, ontvangen. §2. Muntpunt kan alle activiteiten verrichten die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel. Zij kan hiertoe alle noodzakelijke of nuttige overeenkomsten afsluiten. Zij kan hiertoe ook ondernemingen, verenigingen of andere rechtspersonen oprichten of eraan deelnemen. Dit gebeurt met wederzijds respect voor elkaars bevoegdheden. Dergelijke handelingen en overeenkomsten 11
gebeuren in samenspraak met de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Art. 26. Boekhouding en controle §1 Onverminderd de toepassing van bijzondere regels inzake subsidiëring, gelden de algemene privaatrechtelijke regels inzake bedrijfscontrole in uitvoering van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen. §2. De boekhouding wordt gevoerd conform het systeem van de dubbele boekhouding en is onderworpen aan de wetgeving op de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen. §3. Indien Muntpunt, in overeenstemming met het Europees systeem van nationale en regionale rekeningen, vermeld in verordening (EG) nr. 2223/96 van de Raad van 25 juni 1996 betreffende het Europees systeem van de nationale en regionale rekeningen in de gemeenschap, ressorteert onder de Vlaamse deelstaatoverheid (sectorale code 13.12), dient Muntpunt de nodige maatregelen te nemen en gegevens aan te leveren met het ook op de toepassing van artikel 37, §1, artikel 46, §2, en artikel 50, §2, van het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof. §4. De Raad van Bestuur van Muntpunt belast een beëdigd bedrijfsrevisor met de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en jaarbalans en op de regelmatigheid vanuit het wettelijk standpunt van de operaties. Hij rapporteert zijn bevindingen aan de Raad van Bestuur en de algemene vergadering via de voorzitter. De bedrijfsrevisor voert ook de certificeringsopdracht uit als vermeld in artikel 50, §2, van het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof, indien Muntpunt overeenkomstig §2 ressorteert onder de ESR-verplichtingen. Art. 27. Reservevorming Een batig saldo in de resultatenrekening van Muntpunt wordt toegestaan. De over te dragen winst van het boekjaar wordt beperkt tot 20% van de toegekende werkingssubsidies van het werkingsjaar. Het overgedragen resultaat kan enkel gebruikt worden voor de realisatie van de doelstellingen van de organisatie. Art. 28. Begroting, jaarrekening, balans en budgetcontrole §1. De door de algemene vergadering goedgekeurde begroting wordt vergezeld van het actieplan vóór 15 november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar bezorgd aan de overheden.
12
§3. Per trimester voert de raad van bestuur een budgetcontrole uit. Het beleid en beheer kunnen hierdoor zo nodig bijgestuurd worden om binnen de financiële perken van de begroting te blijven. Titel 7. Toezicht op de uitvoering van de opdrachten via opvolging, rapportering, controle en meting Art. 29. Rapportering door Muntpunt §1. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van zowel de samenwerkingsovereenkomst als op de aanwending van de middelen van de overheden, ter beschikking gesteld aan Muntpunt, alsook met het oog op de evaluatie van de uitvoering van de opdrachten moet Muntpunt een jaarverslag en een financieel verslag opstellen met betrekking tot elk werkingsjaar. Het jaarverslag en het financieel verslag omvatten: - een rapportage over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de strategische doelstellingen bereikt worden; - een concreet overzicht van de acties, te situeren binnen de opdrachten; - een financieel verslag bestaande uit de jaarrekening (balans en resultatenrekening), de verslagen van de bestuursorganen met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen en de begroting, het verslag van de bedrijfsrevisor. Het financieel en werkingsverslag worden toegestuurd aan de administraties van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor 1 april van elk jaar volgend op het werkingsjaar. Art. 30. Toezicht en opvolging door de bevoegde administraties De Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse gemeenschapscommissie kunnen ieder een vertegenwoordiger aanduiden die als waarnemer zonder stemrecht op alle statutair bepaalde vergaderingen wordt uitgenodigd en die volledige informatie krijgt over de werking en de financiële documenten van Muntpunt. De overheden voeren ter plaatse of op stukken toezicht uit op de naleving van de samenwerkingsovereenkomst. Art. 31. Overleg Er wordt voor de opvolging van de acties van het actieplan en de voorbereiding van het meerjarenbeleidsplan op structurele wijze overleg gepleegd tussen de leidend ambtenaar of zijn gemandateerde(n) in functie van de dagorde, het hoofd van het team Coördinatie Brussel van de Vlaamse Gemeenschap, een vertegenwoordiger van het Intern Verzelfstandigd Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen van de Vlaamse Gemeenschap en de algemeen directeur en de stafmedewerkers van vzw Muntpunt. Dit overleg moet een vlotte taakverdeling en een goede informatiedoorstroming garanderen.
13
Titel 8. Evaluatie en sanctionering Art. 32. Evaluatie §1. Als een van de partijen een overleg vraagt, gaan de andere partijen daar op in en wordt een overleg georganiseerd binnen een periode van twee maanden. §2. Uiterlijk een maand voor het aflopen van deze samenwerkingsovereenkomst wordt door vertegenwoordigers van de partijen een gezamenlijke eindevaluatie doorgevoerd van de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst en de aanwending van de toegekende middelen. Art. 33. Bijsturing en sanctionering Indien blijkt dat Muntpunt haar verbintenissen niet naleeft, worden in overleg correctieve maatregelen en acties afgesproken, met inbegrip van de periode waarin deze acties moeten worden uitgevoerd en tot resultaat moeten leiden, alsook de wijze waarop Muntpunt hierover moet rapporteren. Na deze afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de overheden geëvalueerd. Indien de overheden een blijvende niet-nakoming van de verbintenissen door Muntpunt vaststellen, kan na overleg tussen beide overheden een gemotiveerd besluit getroffen worden om de subsidie eenzijdig te herzien. De bevoegde administratie brengt Muntpunt binnen de vijf werkdagen per aangetekende brief op de hoogte van dit besluit en de motivering. Art. 34. Bemiddeling Onverminderd bovenstaande bepalingen, worden geschillen waartoe deze samenwerkingsovereenkomst aanleiding geeft, geregeld via een bemiddelingsprocedure, die op initiatief van elke partij kan worden opgestart. Deze bemiddelingsprocedure omvat het formuleren van een voorstel door een commissie van deskundigen bestaande uit twee afgevaardigden van elk van de drie partijen. Indien op grond van dit voorstel geen vergelijk kan gevonden worden, wordt het geschil voorgelegd aan de overheden, die hierover onderling beraadslagen en tot en eensluidende beslissing komen, die gemotiveerd wordt meegedeeld aan Muntpunt. Titel 9. Slotbepalingen Art. 35. Aanpassing van de samenwerkingsovereenkomst Op initiatief van één van de drie partijen en na akkoord van de drie partijen kunnen bepalingen van deze overeenkomst worden aangepast. Art. 36. Mededeling aan het Vlaams Parlement en de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Deze samenwerkingsovereenkomst zal aan het Vlaams Parlement en de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie worden meegedeeld.
14
Art. 37. Beëindiging overeenkomst Indien één van de partijen deze overeenkomst wenst te beëindigen, kan dit door middel van een aangetekend schrijven aan de beide andere partijen met inachtneming van een opzegperiode van zes maanden. Opgemaakt in Brussel op ………, in drie exemplaren, één voor elke partij. Voor de Vlaamse Gemeenschap,
Pascal Smet Vlaams minister van Onderwijs, Jeugd, Gelijke Kansen en Brussel
Voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie,
Guy Vanhengel, Collegevoorzitter bevoegd voor Onderwijs, Vorming en Begroting Bruno De Lille, Collegelid voor Cultuur, Jeugd, Sport en Ambtenarenzaken
Voor Muntpunt Gui Polspoel, voorzitter Koenraad De Visscher, secretaris Ann Van Driessche, algemeen directeur
15
BIJLAGE 1 – AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT HET BruNO-NETWERK Hoofdstuk I: Algemene bepalingen Artikel 1 De voortzetting van de aansluiting op het Brussels Netwerk Openbare bibliotheken van de voormalige vzw Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek die is opgegaan in Muntpunt wordt gestart na de ondertekening van de voorliggende samenwerkingsovereenkomst door de Vlaamse gemeenschap, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Muntpunt. Artikel 2 De in deze bijlage vermelde kosten ten laste van Muntpunt zijn onderhevig aan indexaanpassingen en aan een evolutie van de marktprijzen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie bezorgt jaarlijks uiterlijk voor 1 juni – en voor het eerst bij de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst - aan Muntpunt een overzichtstabel met de grootte van alle bedragen voor het daarop volgende jaar. Het eerste overzicht voor het lopende jaar wordt als bijlage bijgevoegd. Artikel 3 De Vlaamse Gemeenschapscommissie richt werkgroepen op om de aangesloten bibliotheken te betrekken bij en inspraak te geven in het vastleggen van de praktische regels en interne procedures die binnen het netwerk van toepassing zijn. De beslissingen van de werkgroepen m.b.t. het vastleggen van de praktische regels en interne procedures gelden als bindend voor alle op het netwerk aangesloten bibliotheken. Artikel 4 De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat financieel in en is organisatorisch verantwoordelijk voor: a. de aankoop van de centrale server en netwerkaansluiting; b. de jaarlijkse vaste kosten: het algemeen onderhoud, het onderhoud, de upgrade en de vervanging van de centrale server; de huur van het centrale netwerk; het personeel voor en de organisatie van de helpdesk; c. de jaarlijkse kosten voor het onderhoud van 40 licenties, overgenomen van de Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek, voor de uitbouw van een basissysteem; d. de installatie, de tuning van de modules (catalografie, besteladministratie, tijdschriftenadministratie, uitleenadministratie, webcatalogus), de projectopvolging, de conversie van de bibliografische database en de consolidatie ervan; e. het bepalen van het niveau van de toegang van de aangesloten bibliotheken tot de beschikbare modules; f. het bepalen van de opmaak en de vormgeving van de centraal aangeboden publiekscatalogus van het BruNO, evenals van een daarvan afgeleide lokale webcatalogus voor elke aangesloten bibliotheek; g. de handleidingen en de opleidingen; 16
h. het aanleveren van statistieken die door de Vlaamse overheid worden opgevraagd, binnen de termijn die hiervoor door de Vlaamse overheid is voorzien; i. het bijdragen tot het bekend- en zichtbaar maken van het netwerk. Artikel 5 Muntpunt staat financieel in en is organisatorisch verantwoordelijk voor: a. de aankoop van eventuele extra licenties; b. de jaarlijkse kosten voor het onderhoud van de door de bibliotheek gebruikte extra-licenties en van het noodsysteem; c. de jaarlijkse netwerkkosten; d. de aankoop van de BruNO-lidkaarten op basis van een forfaitair bedrag; e. de aankoop en het onderhoud van de door de bibliotheek gebruikte hardware: de computers voor het bibliotheekpersoneel en voor het publiek; het lokale netwerk in haar bibliotheek de barcodescanners, ticketprinters en zelfuitleenapparatuur…; f. de volledige medewerking van al haar personeel; g. het bijdragen tot het bekend- en zichtbaar maken van het netwerk. Hoofdstuk II: Bepalingen in verband met de uitvoering Artikel 6 De BruNO-helpdesk gebruikt “Beheer op afstand” op de computers in de bibliotheek van Muntpunt. Onder “Beheer op afstand” wordt verstaan: het overnemen van het scherm en de besturing van de computer onder toezicht van de gebruiker. Het “Beheer op afstand” wordt met geen ander doel gebruikt dan in het kader van de werking van de BruNO-helpdesk. Muntpunt verleent aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toelating om op de computers in haar bibliotheek de software te installeren die nodig is om het “Beheer op afstand” te realiseren. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft het recht om te allen tijde en na eenvoudige schriftelijke kennisgeving upgrades of andere software voor de realisatie van het “Beheer op afstand” te installeren. De Vlaamse Gemeenschapscommissie garandeert dat bij elk gebruik van het “Beheer op afstand” voorafgaandelijk de toelating wordt gevraagd aan de bibliothecaris of diens plaatsvervanger. De BruNO-helpdesk biedt geen ondersteuning voor vragen of problemen met betrekking tot de plaatselijke hardware en software of het lokale netwerk dat in de bibliotheek wordt gebruikt.
Artikel 7 De VGC voorziet in functie van de noden en in overleg met het werkveld in de nodige opleiding. Hoofdstuk III: Bepalingen in verband met de bevoegdheden en rechten 17
Artikel 8 Muntpunt streeft ernaar om haar dienstverlening aan de klanten in het kader van de uitlening van bibliotheekmaterialen en de daarmee samenhangende tarifering, in te passen in het beleid dat gehanteerd wordt t.a.v. de BruNObibliotheken. Muntpunt kan in overleg met de VGC en op basis van een gemotiveerd voorstel hiervan afwijken . De lenersbijdragen en vergoedingen die een bibliotheekklant betaalt komen toe aan de bibliotheek die schuldeiser is van deze bijdragen en vergoedingen. Artikel 9 Muntpunt verbindt zich ertoe om: a. uitsluitend de door de werkgroepen bepaalde lenerscategorieën, uitleensoorten en documentsoorten te gebruiken; b. het volledige klantenbestand van haar bibliotheek toe te voegen aan het centrale klantenbestand van het BruNO; c. alle gegevens met betrekking tot het bezit van haar bibliotheek toe te voegen aan de catalogus van het BruNO; d. de bezitsgegevens van haar bibliotheek te onderhouden en te actualiseren. Artikel 10 De Vlaamse catalografische regelgeving met betrekking tot de formele en de inhoudelijke ontsluiting van documenten is van toepassing op alle bibliotheken die deel uitmaken van het netwerk. De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt via Bibnet (een projectorganisatie van de Vlaamse overheid) titelbeschrijvingen van de Vlaamse centrale catalogus Open Vlacc ter beschikking van de bibliotheken onder de vorm van een bibliografisch achtergrondbestand. De Vlaamse overheid verleent aan het BruNO een gebruiksrecht op de Open Vlacc-databank met titelbeschrijvingen, inclusief de dagelijkse aanvullingen. Op de ter beschikking gestelde titelbeschrijvingen berusten intellectuele eigendomsrechten en databankrechten. De titelbeschrijvingen mogen enkel in functie van de opdracht van de openbare bibliotheek worden gebruikt. Buiten dit toegestane gebruiksdoel mogen de data niet ter beschikking worden gesteld aan derden, noch op actieve wijze door toegang te organiseren of data door te geven, noch op passieve wijze door toegang niet te beveiligen voor downloaden of teleladen, bewaren en opslaan, hetzij op digitale wijze, hetzij op papier of op welke andere drager ook. Het geheel of een gedeelte van de data mag op geen wijze commercieel worden gebruikt. Aanvullend op de Vlaamse catalografische regelgeving en onder dezelfde voorwaarden ontwikkelt de Vlaamse Gemeenschapscommissie ten behoeve van de bibliotheken een eigen lokaal Brussels thema- en trefwoordenapparaat en stelt dit kosteloos ter beschikking van alle bibliotheken die deel uitmaken van het netwerk. De Vlaamse Gemeenschapscommissie werkt mee aan het project “Bibliotheekportalen voor het publiek” van de Vlaamse overheid, waarbij een gemeenschappelijke zoekomgeving voor de openbare bibliotheken wordt ontwikkeld. Eenmaal gerealiseerd, stelt de Vlaamse Gemeenschapscommissie 18
de resultaten van dit project ter beschikking van alle bibliotheken die deel uitmaken van het netwerk. Artikel 11 De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de producent van de databank van het BruNO en houder van de rechten op deze databank in de zin van de wet van 10 augustus 1998 houdende omzetting in Belgisch recht van de Europese Richtlijn van 11 maart 1996 betreffende de rechtsbescherming van databanken. Deze rechten gelden in de mate dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie zelf over de auteursrechtelijke en andere vermogensrechten beschikt, dan wel over een rechtsgeldig gebruiksrecht op de betreffende data. Muntpunt draagt aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie het recht over om alle gegevens met betrekking tot de collectie van haar bibliotheek te gebruiken voor: a. de goede werking van het BruNO; b. de opname in andere informatiebronnen; c. de reproductie ervan, onder eender welke vorm. Muntpunt draagt aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie het recht over om alle producten, die het resultaat zijn van dit recht te verspreiden en uit te lenen aan derden. Dit recht wordt overgedragen voor de volledige periode tijdens dewelke het op grond van de Auteurswet bestaat. Het wordt overgedragen voor de gehele wereld. Dit recht mag alleen worden uitgeoefend ter ondersteuning van de sector van de openbare bibliotheken. Elk ander gebruik is niet toegestaan of is het voorwerp van een afzonderlijke schriftelijke toestemming van Muntpunt. Muntpunt verleent aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie het recht om de voornoemde rechten geheel of gedeeltelijk over te dragen, of voor deze rechten licenties te verlenen aan derden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is aan Muntpunt geen vergoeding verschuldigd voor de overdracht van deze rechten. Artikel 12 De Vlaamse Gemeenschapscommissie verleent aan Muntpunt het recht om: a. titelbeschrijvingen, bezitskenmerken, plaatskenmerken en gegevens over de klanten van haar bibliotheek toe te voegen aan het BruNO; b. lokale bezits- en plaatskenmerken van haar bibliotheek toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen; c. de gegevens met betrekking tot het eigen bezit, de in haar bibliotheek geregistreerde klanten en de eigen werking van haar bibliotheek te reproduceren en te verspreiden in om het even welke vorm en voor om het even welk doel. Dit recht wordt overgedragen voor de volledige periode tijdens dewelke het op grond van de Auteurswet bestaat. Het wordt overgedragen voor de gehele wereld. Dit recht mag alleen worden uitgeoefend ter ondersteuning van de sector van de openbare bibliotheken. Elk ander gebruik is niet toegestaan of is het voorwerp van een afzonderlijke schriftelijke toestemming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Muntpunt is aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie geen vergoeding verschuldigd voor de overdracht van dit recht. 19
Artikel 13 De Vlaamse Gemeenschapscommissie en Muntpunt verbinden zich ertoe om met betrekking tot de behandeling van klantgegevens toe te zien op de naleving van de Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet). Hoofdstuk IV: Bepalingen in verband met de producten Bibliotheekportalen, Digitaal Basispakket en de Krantenbank Mediargus/Gopress die binnen BruNO worden aangeboden. Situering: Bibliotheekportalen Bibliotheekportalen is een interbestuurlijk samenwerkingsproject van het Agentschap voor Sociaal-Cultureel Werk van de Vlaamse Overheid, de vijf Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De Bibliotheekportalen zijn gemeenschappelijke, gebruiksvriendelijke en herkenbare zoekomgevingen die toegang bieden tot bibliotheekcollecties in alle Nederlandstalige openbare bibliotheken van Vlaanderen en Brussel. Via het BruNO-netwerk beschikt Muntpunt over een zogenaamd ‘Bibliotheekportaal’ (zoeken.Muntpunt.bibliotheek.be) waarmee het publiek, zowel binnen de bibliotheek als via het internet, op een transparante manier de weg naar de lokale bibliotheekcollectie vindt. Muntpunt biedt haar bibliotheekgebruikers daarmee de kans de fysieke en digitale collectie op een intuïtieve manier te doorzoeken en titels te ontdekken. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat mee in voor de realisatie van dit project in het kader van haar decretale opdracht om een Provinciaal Bibliotheeksysteem te ontwikkelen en uit te baten. Digitaal Basispakket In het Bibliotheekportaal zijn een aantal digitale bronnen geïntegreerd die vrij toegankelijk zijn. Het gaat om fragmenten of informatie over werken, auteurs of onderwerpen in de catalogus die bibliotheekgebruikers helpen bij het zoeken en oriënteren doorheen de collectie. Dit Digitaal Basispakket is een eerste stap om contexten en etalages te bouwen op en over de bibliotheekcollectie. Deze etalages zorgen voor een aantrekkelijke, hedendaagse en verrijkende gebruikservaring van de eigen lokale bibliotheek op het internet. Het Digitaal Basispakket is thans als volgt samengesteld: Bron
Aantal (per 1 januari 2013) Persmappen Selectie van persartikels 12.428 persartikels in uit Mediargus 254 persmappen Recensies Recensies uit Leeswolf voor 56.585 werken en Leeswelp van VlabinVBC Muziekfragmenten Muziekfragmenten bij meer dan 3 miljoen 20
Omschrijving
Covers
Flapteksten
tracks van niet-klassieke muziek Covers van boeken, cd’s en dvd’s van Boek.be, CDR, Syndetics en andere Flapteksten van boeken van Boek.be
tracks Boek.be (311.000), CDR (349.000), Syndetics (62.000), andere (4.400) 167.000 flapteksten
De licenties en distributiekosten voor dit basispakket worden in samenaankoop voor geheel Vlaanderen gerealiseerd met de vzw Bibnet als opdrachthouder. Door de onderhandeling over de gebruiksprijs voor een grote groep afnemers in samenaankoop op te nemen, kunnen er betere voorwaarden en kortingen bekomen worden. Krantenbank Mediargus / Gopress Mediargus / Gopress is het digitale archief van alle Vlaamse kranten, enkele magazines en het persagentschap Belga. Een bibliotheek die zich via de vzw Bibnet op Mediargus abonneert, geeft haar bezoekers de kans op een snelle en gebruiksvriendelijke manier informatie uit de pers op te zoeken en correct over te nemen. Mediargus is thans als volgt samengesteld: Titel De Morgen Het Laatste Nieuws De Tijd De Gazet van Antwerpen Het Belang van Limburg Het Nieuwsblad Het Nieuwsblad op zondag De Standaard Het Volk Metro (NL – FR) Persagentschap Belga Trends Knack Weekend-Knack Focus Le Vif/L’Express Tendance Bizz/Industrie 21
Vanaf juli 1998 juli 1999 januari 1988 januari 1996 januari 1993 juli 1998 2003 juli 1998 2000 - 2005 2001 1995 januari 1995 januari 1995 januari 1995 januari 1995 januari 1995 januari 1995 januari 1995
Klasse voor leerkrachten Klasse voor ouders Wablieft Binnenband Op 1 lijn Nina Sabato (Tijd - L’Echo)
1990 1990 1995 2008 2000 2008 2008
In mei 2013 wordt Mediargus ‘Gopress voor bibliotheken’: een nieuw, maar toch herkenbaar aanbod van dagbladen en tijdschriften voor in de bibliotheek. De prijs blijft dezelfde, maar er komen nieuwe functionaliteiten bij.
22
Bibliotheekportalen Artikel 14 De Vlaamse Gemeenschapscommissie sluit met de vzw Bibnet een overeenkomst om de wederzijdse afspraken over beheer, planning en financiering vast te leggen voor de continuering van Bibliotheekportalen. Artikel 15 Voor de Bibliotheekportalen wordt gebruik gemaakt van de software AquaBrowser van BV Medialab Solutions, handel drijvend onder de benaming Serials Solutions Medialab. Medialab Solutions is de houder van de intellectuele (software)rechten op deze programmatuur. De vzw Bibnet heeft een overeenkomst met Medialab Solutions op grond waarvan de Vlaamse Gemeenschapscommissie de AquaBrowser in het kader van de Bibliotheekportalen kan gebruiken. De mogelijke (intellectuele) rechten die de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de meewerkende bibliotheken hebben op de data in de catalogus van hun provinciaal bibliotheeksysteem, worden in licentie gegeven aan de vzw Bibnet. Deze licentie wordt enkel gegeven met het oog op het gebruik van deze data binnen de Bibliotheekportalen. Dit betekent dat deze data door de vzw Bibnet enkel mogen worden gebruikt binnen dit platform met het oog op de webpresentatie, het doorlinken, het analyseren van cataloguseigenschappen en de statistische verwerking van deze data. Op geen enkele wijze mogen deze data door de vzw Bibnet worden gedownload, verkocht, verhuurd, in leasing gegeven, geruild of ter beschikking gesteld voor gebruik dat buiten het toepassingsgebied van de Bibliotheekportalen valt. Uitzondering is gebruik dat goedgekeurd wordt door de projectgroep Bibliotheekportalen of vanuit de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Deze overeenkomst laat de gebruiksrechten onverlet die de Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft op het gebruik van de titelbeschrijvingen uit Open Vlacc. Digitaal Basispakket Artikel 16 De Vlaamse Gemeenschapscommissie sluit met de vzw Bibnet een overeenkomst voor het Digitaal Basispakket. Het Digitaal Basispakket is een essentieel onderdeel van het Brusselse Bibliotheekportaal. Het pakket wordt in samenaankoop gerealiseerd voor en door alle bibliotheken aangesloten op het BruNO-netwerk. Een weigering van een bibliotheek om aan de samenaankoop deel te nemen leidt tot de uitschakeling van het Digitaal Basispakket voor het hele Brusselse Bibliotheekportaal. Artikel 17 Op het geheel van de data van het Digitaal Basispakket berusten auteurs- en databankrechten. Muntpunt erkent kennis te hebben van de omschrijving en draagwijdte van het specifieke gebruiksrecht van de verschillende onderdelen 23
van het Digitaal Basispakket. Met het oog op de ontsluiting via de Bibliotheekportalen werd het volgende gebruiksrecht verworven: a. Het gebruik van deze gegevens is enkel toegestaan voor privégebruik. b. Reproductie voor andere dan louter privédoeleinden is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden. c. Elk commercieel gebruik is uitgesloten. d. Alle rechten op de data zijn voorbehouden door de respectievelijke uitgever. e. Het gebruik dat openbare bibliotheken van deze data mogen maken, is exclusief in overeenstemming met hun maatschappelijke opdracht. Artikel 18 De Vlaamse Gemeenschapscommissie fungeert in het ruimer kader van haar helpdesk als aanspreekpunt voor alle vragen, opmerkingen en suggesties over het Digitaal Basispakket van de bij haar aangesloten gemeenten. Artikel 19 Het Digitaal Basispakket zoals hierboven gedefinieerd kost vanaf 1 januari 2013 jaarlijks 0,06 EUR per inwoner van het werkgebied van Muntpunt. Wijzigingen van de eenheidsprijs zijn mogelijk naar aanleiding van: een aanpassing van de service level agreements (SLA) tussen Bibnet en de leveranciers, goedgekeurd door de projectgroep Bibliotheekportalen; een uitbreiding van de functionaliteit en/of diensten, goedgekeurd door de projectgroep Bibliotheekportalen; prijsaanpassingen in de leverancierscontracten; het aantal provincies/VGC die in het project Bibliotheekportalen toetreden of na toetreding uittreden. Prijswijzigingen worden steeds vooraf goedgekeurd door de projectgroep Bibliotheekportalen en worden meegedeeld zou gauw ze bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie bekend zijn. Artikel 20 Het Digitaal Basispakket wordt jaarlijks geëvalueerd door de projectgroep waarin de Vlaamse Gemeenschapscommissie is vertegenwoordigd, en door het overleg Streekgericht Bibliotheekbeleid waarin Muntpunt is vertegenwoordigd. Krantenbank Mediargus / Gopress Artikel 21 In een overeenkomst met Mediargus heeft vzw Bibnet het exclusieve recht bekomen op het aanbieden van de diensten van Mediargus aan de openbare bibliotheken. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft namens de Brusselse bibliotheken met de vzw Bibnet een overeenkomst gesloten voor het gebruik van de krantenbank Mediargus / Gopress. De overeenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en vzw Bibnet houdt een aantal rechten en plichten in die mutatis mutandis gelden voor Muntpunt. Deze overeenkomst is als Bijlage 2 opgenomen. Muntpunt verklaart kennis te hebben van de rechten en plichten die er voor haar uit voortvloeien. 24
Artikel 22 De krantenbank Mediargus / Gopress zoals hierboven gedefinieerd kost vanaf 1 januari 2013 jaarlijks 0,054 EUR per inwoner van het werkgebied van Muntpunt Een bibliotheek die gebruik maakt van het Digitaal Basispakket, krijgt 0,015 EUR per inwoner van het werkgebied korting op het abonnement op de krantenbank Mediargus / Gopress, omdat in het basispakket reeds persmappen met een selectie van artikels uit Mediargus / Gopress vervat zitten. Wijzigingen van de eenheidsprijs zijn mogelijk naar aanleiding van prijsaanpassingen in het leverancierscontract. Deze wijzigingen kunnen enkel optreden bij de uitbreiding van het abonnement en/of bij stijgende abonnementsprijzen aangerekend door de leverancier. Prijswijzigingen worden aan de gemeenten meegedeeld zo gauw ze bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie bekend zijn. Artikel 23 Het gebruik van Mediargus / Gopress wordt jaarlijks geëvalueerd door het overleg Streekgericht Bibliotheekbeleid waarin Muntpunt is vertegenwoordigd. Financiering Artikel 24 De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat in voor: a. de totale jaarlijkse recurrente kosten die voortvloeien uit het in stand houden van de Bibliotheekportalen; b. een degressieve bijdrage in het totaal van de jaarlijkse kosten (voor alle Brusselse bibliotheken) voor het Digitaal Basispakket, zijnde: 13.000 EUR in 2013; 10.000 EUR in 2014; en de reële kosten voor de metadata, berekend op basis van de dan geldende bedragen vanaf 2015; c. de vaste jaarlijkse overheadkosten voor het gebruik van Mediargus, zijnde 605 EUR. Artikel 25 Muntpunt staat in voor: a. haar aandeel in de jaarlijkse kosten voor het Digitaal Basispakket zoals gedefinieerd in artikel 20, hierin proportioneel in mindering gebracht de degressieve bijdrage van de Vlaamse Gemeenschapscommissie zoals gedefinieerd in artikel 25; b. haar aandeel in de jaarlijkse kosten voor het gebruik van Mediargus zoals gedefinieerd in artikel 23 en rekening houdend met de inwerkingtreding, dit wil zeggen: 1 januari 2013 indien de gemeente reeds over een door de Vlaamse Gemeenschapcommissie gefinancierd abonnement op Mediargus voor haar bibliotheek beschikte; 1 september 2013 indien het een nieuw abonnement op Mediargus betreft. Artikel 26 De afrekening van het Digitaal Basispakket en van het gebruik van Mediargus / Gopress verloopt jaarlijks en samen met de afrekening voor het BruNOafspraken. 25
Hoofdstuk V: Bepalingen in verband met de gemeenschappelijke lidkaart Artikel 27 Muntpunt gebruikt in haar bibliotheek de BruNO-lidkaart. Artikel 28 Het ontwerp van de te personaliseren voorzijde van de BruNO-lidkaart wordt gerealiseerd en bekostigd door Muntpunt, in overeenstemming met de technische vereisten die door de Vlaamse Gemeenschapscommissie worden meegedeeld. Het ontwerp van de gemeenschappelijke achterzijde van de BruNO-lidkaart wordt gerealiseerd en bekostigd door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Muntpunt bepaalt het aantal lidkaarten dat zij voor haar bibliotheek nodig heeft. Muntpunt betaalt aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie een forfaitair bedrag per lidkaart. Artikel 29 Muntpunt krijgt de beschikking over de card printers die de Vlaamse Gemeenschapscommissie eenmalig geleverd en bekostigd heeft voor de voormalige vzw Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek, inclusief de software waarmee de variabele voorzijde van de BruNO-lidkaart kan worden bedrukt. De kosten voor bijkomende printerlinten; bijkomende card printers; het onderhoud en de gebeurlijke herstelling of vervanging van een card printer gebeurt ten laste van Muntpunt. Muntpunt contacteert hiervoor een leverancier naar keuze. De Vlaamse Gemeenschapscommissie bepaalt de technische en kwalitatieve eisen waaraan de card printer dient te voldoen. Hoofdstuk VI: Slotbepalingen Artikel 30 In geval van stopzetting van de samenwerking door één van beide partijen in kader van het BruNO-netwerk krijgt Muntpunt de beschikking over alle gegevensbestanden., aangeleverd in een algemeen gebruikelijk formaat, die Muntpunt moeten toelaten de werking van haar bibliotheek voort te zetten. Artikel 31 Alle kosten verbonden aan het opzeggen van de samenwerking zijn ten laste van de partij die de samenwerking stopzet.
26
Artikel 32 Wat niet in deze bijlage is opgenomen, wordt afzonderlijk schriftelijk overeengekomen.
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Muntpunt nr. 20122013-0713 van 18-07-2013
De collegeleden,
Bruno DE LILLE
27
Brigitte GROUWELS
Guy VANHENGEL
