TUGAS AKHIR ANALISA PROSES DAN KINERJA SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI PT BAF

TUGAS AKHIR

ANALISA PROSES DAN KINERJA SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI PT BAF Diajukan Guna Melengkapi Sebagian Syarat Dalam Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu (S1)

Disusun Oleh :

Nama

: ARIS KUSMANTO

NIM

: 4160412-010

Program Srudi

: TEKNIK INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

ABSTRAK ANALISIS PROSES DAN KINERJA SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI PT.BAF

Pemasaran adalah sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Mulai dari pemenuhan produk, harga, pengiriman barang dan mempromosikan barang. Pada praktiknya di lapangan konsep pemasaran erat kaitannya dengan bagian penjualan. Perintah untuk melaksanakan kegiatan produksi yaitu kegiatan untuk mengolah material menjadi sebuah produk yang diinginkan umumnya akan diformulasikan oleh Departemen Penjualan dan Pemasaran (Sales and Marketing Departement) dari sebuah perusahaan. Terciptanya sebuah pembelian berawal dari penawaran harga. Artinya, tidak akan ada pembelian jika tidak ada penawaran harga. Semakin banyaknya pelanggan dan type produk yang masuk menjadikan proses pembuatan penawaran harga semakin terhambat dan memerlukan waktu lebih lama. Pada dasarnya pelanggan puas dengan kualitas produk dari PT.BAF, hanya terjadi banyak keluhan tentang lambatnya response time jika pelangan meminta penawaran harga. Sedangkan pelanggan membutuhkan penawaran ini untuk persiapan pembuatan Parchase Order. Tugas Akhir ini mencoba mengangkat sebuah analisis kasus yang terjadi di PT.BAF, dengan meninjau penerapan system informasi untuk meningkatkan layanan pra jualnya. Analisis dilakukan dengan cara melihat kembali diagram sistem yang sedang berjalan, peta aliran proses , waktu proses hingga terkirimnya penawaran harga. Dari peta aliran proses, dapat terlihat semua aktivitas, yang terlibat dalam proses pembuatan penawaran di departemen sales. Diharapkan aktivitas non produktif dapat dihilangkan, dan diubah menjadi aktivitas produktif. Metode MCE menunjukan adanya peningkatan efectivitas dari departemen sales, artinya dengan jumlah sumber daya yang sama mampu memberikan output penawaran yang lebih banyak. Dari hasil analisis di PT. BAF, terlihat bahwa dengan adanya penerapan Sistem Informasi berbasis Access, proses pembuatan penawaran menjadi lebih mudah dan cepat. Mulai dari proses permintaan sampai proses penawaran jika semua data pendukung terpenuhi rata rata tidak lebih dari 1 hari. Penerapan sistem informasi ini juga meminimalkan file-file hard copy dan soft copy pendukung serta semua data terdata dengan rapi dan dapat digunakan oleh departemen lain seperti; engineering, produksi dan management yang memerlukan informasi. Kata Kunci : - Sistem Informasi, MCE, Database Access

i

ABSTRACTION ANALYSIS PROCESS AND PERFORMANCE INFORMATION SYSTEM OF SALES IN PT.BAF Marketing is a process of making human satisfy with their need. Its start from product, price, place and promotion. At the actual field the marketing concept is very close with sales. The decision for start production from raw material to be finish good is formulated by sales and marketing departement at the company. Purchase Order is a response of quotation. It means that there is no purchase if there is no quotation. Because of customer increase with many kind of product types make the quotation process more slow. Basically customer satisfy with BAF products performance, but they are complaint about slow of response time when they send an inquiry quotation. Customer really need the quotation to prepare the purchase order. This final duty try to lift a case of analisys that happended in PT.BAF, by analyze the process and information system performance at the sales departement. The analisys is done by review of the process diagram, flowchart and time of making the quotation. From the flowchart we can see the whole activity included the non productive activity at the sales departmenet. Expected that the non productive activity can be eliminated and turn into productive activity. MCE methode indicated that the efectivitas of the sales departement is increase, means that with the same input they can make higher output. The result of the analysis, seen that there is better response time of making the quotation, not later than 1 day. Also with this information system PT. BAF can save the paper work for each quotation because users not need to print out the report. This information system makes the data more tidy and useful for other department as like engineering, production and management. Key Word : - Information System, MCE, Database Access

ii

LEMBAR PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama N.I.M Jurusan Fakultas Judul Skripsi

: : : : :

ARIS KUSMANTO 4160412-010 Teknik Industri Teknologi Industri Analisa Proses dan Kinerja Sistem Informasi Penjualan di PT.BAF

Dengan ini menyatakan bahwa hasil penulisan Skripsi yang telah saya buat ini merupakan hasil karya sendiri dan benar keasliannya. Apabila ternyata di kemudian hari penulisan Skripsi ini merupakan hasil plagiat atau penjiplakan terhadap karya orang lain, maka saya bersedia mempertanggungjawabkan sekaligus bersedia menerima sanksi berdasarkan aturan tata tertib di Universitas Mercu Buana.

Demikian, pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak dipaksakan.

Penulis,

[ARIS KUSMANTO]

iii

LEMBAR PERSETUJUAN

Analisis Proses dan Kinerja Sistem Informasi Penjualan di PT.BAF

Disusun Oleh : Nama NIM Jurusan

: ARIS KUSMANTO : 4160412-010 : Teknik Industri

Tugas Akhir ini telah diperiksa dan disetujui oleh : Jakarta, September 2008 Pembimbing Tugas Akhir

(Ir. Indra Almahdy, MSc)

iv

LEMBAR PENGESAHAN

Analisis Proses dan Kinerja Sistem Informasi Penjualan di PT.BAF

Disusun Oleh : Nama NIM Jurusan

: ARIS KUSMANTO : 4160412-010 : Teknik Industri

Jakarta, September 2008 Mengetahui, Koordinator Tugas Akhir / KaProdi Teknik Industri

( Ir. Muhammad Kholil, MT )

v

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah melimpahkan taufik dan hidayah-Nya, sejingga penulis dapat menyelesikan Tugas Akhir ini yang berjudul “ Analisa Proses dan Kinerja Sistem Informasi Penjualan di PT.BAF “. Tugas Akhir ini disusun dalam rangka menyelesaikan studi pada Jurusan Tekni Industri Fakultas Teknologi Industri, Universitas Mercu Buana. Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya atas support, sharing dan bimbinganya, kepada : 1. Bapak Ir. Indra Almahdy, MSc, selaku Dosen Pembimbing 2. Bapak M.Kholil, ST, MT, selaku Koordinator Tugas Akhir pada jurusan Teknik Industri, Universitas mercu Buana. 3. Bapak Ir. Yuriadi kusuma, M.SC, Selaku dekan Fakultas Teknologi Industri. 4. Seluruh staff pengajar jurusan Teknik Industri Universitas Mercu Buana. 5. Kepada kedua orang tua dan adik yang sangat membantu penulis dalam segala hal yang tak mungkin terjabarkan satu persatu. 6. Seseorang yang telah memberi warna dan tak henti-hentinya memberi dorongan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 7. D&D dan rekan-rekan [email protected] yang selalu memberikan saran, sharing dan dorongan untuk menyelesaikan pendidikan. 8. BEKAERT team atas kerjasamanya “Better Together”.

vi

Penulis sadar bahwa masih banyak kekurangan dalam Tugas Akhir ini, Oleh karena itu penulis menerima segala kritik dan saran yang sifatnya membangun demi sempurnanya Tugas Akhir ini, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Jakarta, September 2008 Penulis

ARIS KUSMANTO

vii

DAFTAR ISI

Halaman Judul Abstrak ...................................................................................................................i Halaman Pernyataan ............................................................................................... ii Halaman Persetujuan ............................................................................................. iii Halaman Pengesahan ..............................................................................................iv Kata Pengantar ........................................................................................................vi Daftar Isi .............................................................................................................. viii Daftar Gambar .........................................................................................................x Daftar Tabel ............................................................................................................xi Daftar Lampiran.................................................................................................... xii BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang...........................................................................................1 1.2. Perumusan Permasalahan ..........................................................................5 1.3. Pembatasan Permasalahan .........................................................................5 1.4. Tujuan Penelitian .......................................................................................5 1.5. Metodologi Penelitian................................................................................6 1.6. Sistematika Tugas Akhir............................................................................6 BAB II

DASAR TEORI

2.1. Penjualan dan Pemasaran ..........................................................................8 2.2. Pengertian Sistem ......................................................................................9 2.3. Teori Pengukuran Produktivitas ..............................................................10 2.4. Data Flow Diagram..................................................................................11 2.5. Peta Aliran Proses....................................................................................13 2.6. Pengujian Data.........................................................................................15 2.7. Pengukuran Waktu Proses .......................................................................15 2.8. Entity Relationship Diagram ...................................................................16

viii

2.9. Sekilas Tentang Access ...........................................................................19 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Metodologi Penelitian..............................................................................21 3.2. Kerangka Pemecahan Masalah ................................................................22 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Struktur Organisasi .................................................................................24 4.2. Data Flow Diagram..................................................................................26 4.3. Peta Aliran Proses....................................................................................27 4.4. Paperwork sebelum penerapan sistem informasi.....................................34 4.5. Pengujian Kecukupan Data......................................................................37 4.6. Entity Relationship Diagram ...................................................................40 BAB V ANALISA 5.1. Analisa Peta Aliran Proses ......................................................................45 5.2. Analisa MCE ...........................................................................................47 5.3. Analisa Perbedaan Proses Kerja ..............................................................47 5.3.1 Analisa Kerja Metode Lama ...........................................................47 5.3.1 Analisa Kerja setelah diterapkan sistem informasi.........................49 5.4. Analisa Manfaat terhadap Departemen Terkait .......................................50 5.4.1 Departemen Produksi......................................................................47 5.4.1 Departemen Engineering ................................................................49 5.4.1 Managemen.....................................................................................50 5.4. Analisa Manfaat terhadap Penghematan Paperwork ...............................51 5.4. Analisa Menghindari dual data................................................................51 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan ..............................................................................................52 6.2. Saran ........................................................................................................52 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

ix

Analisa Proses dan Kinerja Sistem Informasi Penjualan di PT.BAF

BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Di era persaingan usaha yang semakin terbuka seperti sekarang ini, kualitas produk, harga, waktu pengiriman, pelayanan sebelum serta pelayanan purna jual adalah suatu yang mutlak dimiliki oleh perusahaan. Kemudahan akses terhadap informasi merupakan salah satu kunci untuk dapat bersaing dan memenangkan kompetisi, karena dengan adanya informasi yang cepat dan akurat dapat merupakan kelebihan perusahaan tersebut dibandingkan dengan yang lain. Pelanggan akan merasa puas jika mendapat pelayanan yang cepat dan akurat dimulai dari permintaan harga, produksi, pengiriman hingga layanan purna jual. Dengan semakin bekembangnya perusahaan dan bertambah banyaknya ragam produk, pengumpulan dan pendistribusian informasi akan menjadi lebih sulit. Kecepatan dan keakuratan data menjadi hal yang sangat penting dalam mencapai target perusahaan. PT.Bekaert Advanced Filtration (BAF) memiliki pelanggan di lebih dari 40 negara untuk luar negeri dan lebih dari 160 pelanggan untuk lokal. Di tiap negara terdapat lebih dari 3 perusahaan maka PT. BAF memiliki lebih dari 280 pelanggan. Jika di asumsikan tiap pelanggan memiliki 5 jenis produk maka akan didapat sekitar 1400 jenis produk. Setiap produk memiliki historical data yang harus dicatat dan didata untuk traceability produk. Ada beberapa customer yang memiliki jenis produk yang sama, tetapi dengan beberapa modifikasi, seperti perbedaan Industrial Engineering

1


material, toleransi dan penanganan. Satu produk yang sama bisa di jual dengan harga yang berbeda untuk tiap pelanggan tergantung pada market value. Pelayanan terhadap customer dimulai dari layanan pra jual, lebih khususnya respon waktu yang cepat terhadap permintaan harga. Dari permintaan harga ini lah proses terjadinya order pembelian akan dimulai, artinya tahapan ini sangat menentukan apakah pelanggan akan terpenuhi semua permintaanya dan penawaran harga yang dikirim menjadi suatu Purchase Order. Departemen yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan penawaran harga adalah sales, yang terdiri dari External Sales, Admin Sales dan Internal Sales. Data yang harus didapat oleh Internal Sales dan Sales Admin pada saat mempersiapkan penawaran harga antara lain : 1. Item apa yang diinginkan oleh pelanggan? 2. Apakah item baru atau repeat order ? 3. Apakah produk ini juga dipakai oleh pelanggan lain? 4. Berapa harga jual dengan mempertimbangkan market value ? 5. Apakah pada pengiriman yang lalu ada masalah dengan kualitas, material, dimensi ? Data data yang digunakan adalah : 1. Following order, file excel yang memuat semua data penjualan dari tahun 2000 hingga tahun 2008 (terbaru) yang berisi tentang pelanggan, jenis produk, kapan dipesan, no pesan dan no Internal Order (IO). No IO ini yang akan menjadi kunci data untuk seluruh kegiatan dari sales, produksi, QC dan keuangan. Dari file ini didapat data apakah produk yang akan dihitung pernah dipesan dan berapa no IO nya. Industrial Engineering

2


2. File customers, file binder yang berisi tentang semua penawaran yang pernah dikirim ke pelanggan baik yang sudah menjadi order, masih follow up ataupun yang telah dibuat penawaran tetapi tidak mendapat PO dari pelanggan karena alasan tertentu. Dari file ini didapat data tentang data penawaran lama yang pernah dikirim utnuk referensi penawaran yang akan bibuat. 3. File archieve, file binder yang berisi tentang semua data yang pernah dipesan dan dikirim ke pelanggan. Disini dikelompokan per pesanan. File terdiri dari penawaran harga, PO pelanggan, Order Confirmation dari BAF ke pelanggan, data teknis dan drawing vesi pelanggan, data teknis dan drawing versi BAF dan semua korespondensi baik via email ataupun fax. Dari file ini didapat tenatng apa sebenarnya produk yang diinginkan oleh pelanggan, agar terjadi kesamaan bahasa antara PT. BAF dan pelanggan. 4. File produksi, file binder keluaran dari departement produksi yang berisi tentang semua hal yang berhubungan dengan proses produksi dari produk. Dimulai dari IO procedure, gambar kerja, datasheet material dari gudang yang berisi type material dan jumlah material yang dikeluarkan oleh gudang, datasheet waktu kerja aktual dari tiap order, catatan tentang aktual operasi cara pembuatan produk. Dari file ini didapat tentang cara pembuatan produk aktual (operation planning), material aktual yang digunakan dan peralatan perkakas yang digunakan. Data ini berguna untuk memastikan bahwa harga penawaran sesuai dengan tingkat kesulitan yang akan dikerjakan oleh departement produksi. Jangan sampai barang yang sulit pembuatanya dan banyak memerlukan peralatan pendukung dijual dengan harga yang murah. Industrial Engineering

3


5. File Inspection Record dari QC, file binder yang dikeluarkan oleh QC yang berisi tentang dimensi aktual dan hasil pengecekan dari QC. Didalamnya terdapat data tentang no IO, deskripsi, nama pelanggan, dan hasil pengecekanya yang hasilnya adalah diterima atau ditolak. Dalam kasus kasus tertentu ada produk yang walaupun ditolak oleh QC tetapi tetap dikirim oleh PT.BAF karena alasan tertentu. Dari data ini diketahui tentang aktual kualitas barang yang dikirim. Apakah memang barang diterima atau barang ditolak tetapi tetap dikirim. 6. File Costing, file excel yang berisi tentang record setiap order yang telah dikirim. Dari costing ini akan didapat keuntungan penjualan actual untuk setiap produk yang berguna untuk keyakinan hasil kalkulasi harga. Data ini akan mempercepat pembuatan penawaran karena telah diketahui berapa target keuntungan yang akan didapat. Dengan sistem pencarian secara manual sangat menghambat proses pembuatan penawaran harga dan banyak waktu non produktif yang seharusnya bisa dihilangkan dengan bantuan suatu Sistem Informasi. Sistem Informasi perusahaan ini mampu mencari data secara cepat dan efisien untuk semua rincian yang berhubungan dengan order yang telah akan dan sedang diproses. Dengan penerapan Sistem Informasi diharapkan dapat diminimalkan tingkat kesalahan dan lebih cepat untuk proses pencarian informasi dan memiliki keakurasian yang lebih di banding dengan cara manual. Pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja di departemen Sales & Marketing.

Industrial Engineering

4


1.2 PERUMUSAN MASALAH Masalah utama yang terdapat di departemen Sales adalah tidak adanya Database yang bisa digunakan bersama oleh seluruh team Sales dari mulai External Sales, Admin Sales dan Internal Sales yang mengakibatkan respond time yang lama untuk setiap permintaan dari pelanggan. Dengan kondisi ini maka diperlukan suatu Sistem Informasi baru, yang dapat mengakses informasi yang cepat dan akurat untuk dapat meningkatkan kinerja. Sistem informasi meliputi Customers ID, Product ID, Issue dan Drawing ID yang berhubungan dengan Commercial untuk Sales Information di PT. BAF. Diharapkan Sistem Informasi ini dapat mempercepat respond time, proses penawaran harga dan penelusuran histori produk serta mengurangi kesalahan bila dikerjakan secara manual. Pada akhirnya penerapan database di department sales ini menjadi awal dari era Computer Based Information system ( CBIS ) di PT BAF. 1.3 PEMBATASAN MASALAH Karena terdapat keterbatasan waktu dalam mengerjakan Tugas Akhir ini, maka yang akan dilakukan hanyalah analisa penerapan Sistem Informasi berbasis Access pada departmen sales dan hanya untuk produk - produk spinpack standard. Diharapkan dengan analisa ini PT.BAF dapat diberi masukan untuk meningkatkan layanan pra jual sehingga dapat meningkatkan respond time terhadap permintaan pelanggan. 1.3 TUJUAN PENELITIAN Penelitian ini bertujuan untuk : 1. Memperbaiki waktu pemprosesan permintaan harga di departemen Sales. 2. Mengurangi penggunaan paper work pada proses pembuatan penawaran di departemen Sales dan menghindari dual data akibat banyaknya sumber data. Industrial Engineering

5


1.4 METODOLOGI PENELITIAN Metode pemecahan masalah yang digunakan dalam penulisan ini adalah: 1. Melakukan studi literatur dalam menetapkan masalah dan landasan teori sebagai alat untuk menyelesaikan masalah. 2. Pengumpulan data dan informasi dari wawancara langsung dengan pihak perusahaan. 1.5 SISTEMATIKA PENULISAN Bagian ini akan menjelaskan secara singkat mengenai isi pembahasan tugas akhir yang menjadi lima bab yaitu ; BAB I. Pendahuluan Dalam bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian, metodologi penelitian dan sistematikan penulisan. BAB II. Landasan Teori Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang dijadikan landasan untuk pemecahan masalah, terdiri dari sekilas sistem informasi, peta aliran proses (Flowchart), validasi data, mengukur waktu proses dan sekilas database Access. BAB III. Metodologi Penelitian Bab ini menguraikan langkah-langkah dan pendekatan yang dilakukan untuk memecahkan masalah berdasarkan metode yang ada. BAB IV. Pengumpulan Data dan Pengolahan Data Bab ini menguraikan cara pengumpulan dan pengolahan data, meliputi validasi data, peta aliran proses (flowchart) dan perbandingan waktu proses dengan metode MCE.


6


BAB V. Analisa Bab ini membahas analisa dari hasil validasi data, peta aliran proses dan perbandingan waktu proses. BAB VI. Kesimpulan dan Saran Bab ini merupakan penutup tugas akhir yang menyajikan suatu kesimpulan hasil penelitian serta saran – saran untuk perbaikan seperti : Penerapan database access di departemen lain pembelian, Shipping dan Produksi.


7


8

BAB II DASAR TEORI Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang dijadikan landasan/dasar untuk pemecahan masalah dalam Tugas Akhir ini.

2.1 Penjualan dan Pemasaran Pemasaran adalah sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Jadi, segala kegiatan dalam hubungannya dalam pemuasan kebutuhan dan keinginan manusia merupakan bagian dari konsep pemasaran. Pemasaran dimulai dengan pemenuhan kebutuhan manusia yang kemudian bertumbuh menjadi keinginan manusia. Contohnya, seorang manusia membutuhkan air dalam memenuhi kebutuhan dahaganya. Jika ada segelas air maka kebutuhan dahaganya akan terpenuhi. Namun manusia tidak hanya ingin memenuhi kebutuhannya namun juga ingin memenuhi keinginannya yaitu misalnya segelas air merek Aqua yang bersih dan mudah dibawa. Maka manusia ini memilih Aqua botol yang sesuai dengan kebutuhan dalam dahaga dan sesuai dengan keinginannya yang juga mudah dibawa. Proses dalam pemenuhan kebutuhan dan keinginan manusia inilah yang menjadi konsep pemasaran. Mulai dari pemenuhan produk (product), penetapan harga (price), pengiriman barang (place), dan mempromosikan barang (promotion). Pada praktiknya di lapangan konsep pemasaran erat kaitannya dengan bagian penjualan (sales). Untuk memberikan pelayanan yang terbaik dalam hal penjualan kepada pelanggan tentunya perusahaan harus memberikan beberapa layanan seperti : 1. Layanan pra-jual Meliputi kemudahan –kemudahan yang diperoleh pelanggan. Termasuk di antaranya bentuk layanan awal sebagai bagian dari promosi dan sebagainya. 2. Layanan purna jual (after sales service ) seperti pemberian garansi, servive gratis, maintenance, dan layanan-layanan teknis untuk mendukung keluhan dari pelanggan.



9

Perintah untuk melaksanakan kegiatan produksi yaitu kegiatan untuk mengolah material menjadi sebuah produk yang diinginkan umumnya akan diformulasikan oleh Departemen Penjualan dan Pemasaran (Sales and Marketing Departmenet) dari sebuah perusahaan. Hal ini akan direalisasikan melalui satu dari tiga cara berikut; 1) Pelanggan akan memesan untuk dibuatkan suatu rancangan produk sesuai dengan spesifikasi kebutuhanya. 2) Pelanggan akan membeli satu atau lebih produk yang dibuat secara bebas (standard) atau tidak perlu menunggu datangnya pesanan terlebih dahulu. 3) Suatu pesanan yang didasarkanpada suatu ramalan kebutuhan dari suatu produk tertentu dimasa yang akan datang. Disini ramalan akan dibuat oleh staff bagian pemasaran yang bekerja secara koordinatif dengan bagian perencanaan dan pengendalian produksi.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Sistem

Informasi

Penjualan

adalah

suatu

sistem

informasi

yang

mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, mendukung

menganalisa, pengambilan

menyebarkan

dan

keputusan

memperoleh mengenai

informasi

guna

penjualan.

(http://id.wikipedia.org/wiki/sistem informasi ). “Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. (McLeod. 2008) Secara umum dikatakan, system adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan penerapan system informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu obyek, topic atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh macam database antara lain : Buku Telpon, Kamus, Katalog, Data Supplier dan sebagainya.



10

2.3 Teori Pengukuran Produktivitas Proses Pembuatan barang dan jasa memerlukan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa. Semakin efisien kita melakukan perubahan ini, kita menjadi semakin produktif dan nilai yang ditambahkan pada barang dan jasa yang dihasilkan menjadi lebih tinggi. Produktivitas (productivity) (Barry Render.2005) adalah perbandingan antara output (barang dan jasa) dibagidengan input (sumber daya, seperti tenaga kerja dan modal). Tugas manager operasi adalah meningkatkan perbandingan antara output dan input ini. Meningkatkan produktivitas berarti meningkatkan efisiensi. Efisiensi berarti mengerjakan pekerjaan dengan baik, dengan sumber daya dan limbah yang minimum. Perhatikan perbedaan antara efisiensi yang berarti mengerjakan pekerjaan dengan baik, dengan efektif yang berarti mengerjakan pekerjaan dengan benar. Peningkatan produktvitas dapat dilakukan dengan dua cara; pengurangan input saat output konstan, atau sebaliknya, peningkatan output saat input konstan. Keduanya mencerminkan peningkatan produktivitas. Dari segi ekonomi, input adalah tenaga kerja, modal dan manajemen yang diintegrasikan dalam suatu sistem produksi. Output adalah barang dan jasa. Produksi adalah proses pembuatan baang dan jasa. Pengukuran produktivitas adalah salah satu cara yang baik untuk mengevaluasi kemampuan sebuah perusahaan untuk dapat memperbaiki standardnya. Hanya dengan peningkatan produktivitas inilah tenaga kerja, modal dan manajemen bisa menghasilkan lebih besar. Pengukuran produktivitas dapat dilakukan secara sederhana, contohnya adalah saat produktivitas bisa dihitung sebagai jam kerja per ton dari suatu jenis baja tertentu, atau sejalan dengan energi yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 kw listrik. Contohnya dapat diringkas dalam persamaan berikut ; Produktivitas =

Output Input

Sebagai contoh, jika output yang dihasilkan = 1.000 dan jam kerja yang digunakan adalah 250 jam, maka;



11

Barang yang dihasilkan Produktivitas =

=

1.000 = 4 unit/jam-pekerja 250

Jam-pekerja yang digunakan Penggunaan hanya satu sumber daya sebagai input untuk mengukur produktivitas sebagaimana diatas dikenal sebagai produktivitas faktor tunggal (single-factor productivity). Bagaimanapun terdatapat productivity multifaktor

(multifactor-

productivity), yang memasukan semua input (tenaga kerja, material, energi, modal),

yang juga dikenal sebagai produktivitas faktor total. Produktivitas multifaktor dihitung dengan kombinasi input sebagai berikut ;

Output yang dihasilkan Produktivitas = (Pekerja + Modal + Energi + Material + Lain-lain )

2.4 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (staffsite.gunadarma.ac.id) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble Chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi. Diagram arus data (data flow diagram), (Mcleod. 2001) adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Walaupun nama diagram ini menekankan pada data, situasinya justru sebaliknya, penekanan ada pada proses. Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco adalah sebagai berikut: 1. Terminator Mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya dikenal dengan nama entitas luar. Terminator berupa orang, organisasi/departemen dan sistem lain yang berhubungan.



12

2. Proses Bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan, menggunakan kata kerja transitif yang memerlukan obyek, atau juga menggunakan nama sistem atau program komputer. Satu input bisa mengeluarkan banyak output. 3. Data Store Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak, misal Mahasiswa. Jika data perlu dipertahankan karena suatu sebab, maka digunakan penyimpanan data. Dalam istilah DFD, penyimpanan data (data store) adalah suatu penampungan data. Bayangkan penyimpanan data sebagai data yang diam (data a rest). 4. Alur Data Digambarkan dengan anak panah, yang menunjukan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainya. Arus data bisa berupa single, arus data yang sama ke suatu lokasi atau sebaliknya dan arus data dua arah. Istilah data yang bergerak atau (data in motion) adalah suatu cara yang baik untuk membayangkan arus data, karena data yang bergerak dari satu titik dalam sistem ke titik lain.

Gambar 2.1 Komponen Data Flow Diagram



13

2.5 Peta Aliran Proses (Flow Process Chart)

Peta aliran proses adalah suatu peta yang akan menggambarkan semua aktivitas, baik aktivitas produkstif maupun tidak produktif yang terlibat dalam proses pelaksanaan kerja. Metoda penggambaran hampir sama dengan peta proses operasi hanya saja disini akan jauh lebih detail dan lengkap. Tidak seperti peta operasi yang hanya menggambarkan aktivitas yang produktif, maka peta aliran proses (flow process chart) juga akan menggambarkan aktivitas-aktivitas yang tidak produktif. Cara

penggambarannya akan menggunakan simbol-simbol. Demikian pula penggambaran akan dilaksanakan secara vertical dari atas ke bawah. Bagan aliran sistem (system flowchart) merupakan alat tepat guna untuk menggambarkan physical system, simbol-simbol bagan alir ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya dari sebuah sistem seperti symbol terminal, hard disk, laporanlaporan dan sebagainya. Simbol-simbol dalam sebuah flowchart antara lain adalah : 1. Terminal Simbol terminal digunakan sebagai posisi yang menyatakan awal atau akhir suatu proses. 2. Preparation Merupakan simbol yang menandakan adanya suatu pemberian nilai tertentu terhadap sebuah variabel sebelum dilanjutkan ke proses tahap berikutnya. 3. Processing Menyatkan kegiatan pengolahan data setelah menerima masukan dari simbol yang lain dan mendistribusikan hasilnya kepada proses berikutnya. 4. Condition Merupakan simbol yang digunakan untuk menayakan apakah suatu kondisi logika tertentu sudah terpenuhi. Jika sudah, proses dapat dilanjutkan ketahap berikutnya dan jika tidak maka proses tidak dapat dilanjutkan atau kembali ke proses sebelumnya. 5. Document Simbol ini diartikan sebagai sebuah dokumen baik sebagai data masukan (dokumen input) maupun data keluaran (dokumen report). Jika simbol merupakan data masukan, maka yang mengikutinya adalah anak panah keluar yang dilanjutkan ke proses berikutnya. Jika simbol merupakan hasil



14

suatu proses, maka ada simbol lain yang mengikuti atau mengarah pada simbol tersebut. 6. Conector Conector digunakan untuk menandai dan mengatur perpindahan halamam jika diagram alur tidak cukup diterapkan satu halaman saja.

Terminal

Prepartion

STAR T

A =0

A = B*C Process

Condition

Document

Connector

A=0?

NERACA

B

Gambar 2.2 Simbol Pembuatan Bagan Flowchart



15

2.6 Pengujian Data

Data yang diambil sebaiknya seragam, apabila ada data yang diluar kendali maka perlu dilakukan pengambilan data ulang. Untuk membuat peta kendali tersebut, maka dimulai dengan mencari rata-rata data dengan rumus :

x= dimana,

∑x

i

k

x = Rata-rata sub grup xi = Data pengamatan k

= Banyak subgrup data yang terbentuk

Sedangkan untuk mengontrol keseragaman data diatas, maka digunakan peta kendali atas dan peta kendali bawah dengan rumus sebagai berikut :

BKA = x + z.σ x BKB = x − z.σ x dimana, z = Standar deviasi yang diperlukan untuk tingkat keyakinan yang diinginkan

σ x =Standar deviasi dari sub group

σx=

σ n

=

∑ (x

i

−x

)

2

(N − 1)

n

σ = Standar deviasi dari pengamatan N = Banyaknya pengamatan aktual n = Banyaknya sub group dari pengamatan 2.7 Pengukuran Waktu proses

Pengukuran kerja yang dimaksudkan disini adalah pengukuran waktu kerja adalah suatu aktivitas untuk menetukan waktu yang dibutuhkan oleh sales team dalam melakasanakan sebuah kegiatan kerja dalam kondisi dan tempo kerja normal. Mengukur waktu dalam proses hanya diukur pada proses yang terjadi sales



16

departemen saja, tidak mencakup proses pada produksi dan engineering. Hal ini di karenakan 90% proses yang terjadi adalah proses di internal sales dan admin sales, jadi proses di engineering dan produksi kita abaikan. Pengukuran ini bertujuan untuk mendukung efektivitas proses kerja selanjutnya, maka diperoleh rumus sebagai berikut : Jml IQ /bln (bln berjalan yang diterima) Waktu proses Quotation = ------------------------------------------------- IQ/hari Waktu penyelesaian (hari) Definisi siklus yang berkaitan dengan siklus yang paling luas penyelesaian pesanan menyatakan bahwa siklus proses Quotation dimulai ketika

pesanan

pelanggan diterima, dan berakhir saat Quotation dikirim. Salah satu alat ukur yang dapat digunakan untuk perusahaan manufaktur dan perusahaan jasa disebut Manufacturing Cycle Effectiveness (MCE) yang didefinisikan sebagai berikut :

Waktu pengolahan MCE = Waktu penyelesaian Jadi, perusahaan yang berusaha untuk menyampaikan produk dan jasa kepada pelanggan sasarannya dengan segera dan menetapkan tujuan untuk memiliki Rasio MCE mendekati 1, sehingga dapat menghasilkan tenggang waktu yang lebih singkat untuk menyelesaikan pelanggan.

2.8 Entity Relationship Diagram (ERD)

Diagram hubungan entitas, atau ERD, mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubunganya. ERD disiapkan pada suatu titik dalam proses pengembangan sistem saat gambaran data ditentukan. Titik ini tiba saat executive perusahaan dalam pembuatan model data untuk keseluruhan perusahaan dengan memperhatikan kebutuhan data perusahaan, dalam pembuatan model untuk segmen operasi perusahaan yang besar seperti area bisnis, dan saat spesialis informasi



17

dan pemakai terlibat dalam pembuatan model data untuk area penerapanan tertentu (penjualan, produksi, dsb). ERD merupakan perlatan pembuat model data yang paling flexible, dapat diadaptasi untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam pengembangan sistem. Jenis – jenis entitas dapat berupa; suatu elemen lingkungan, sumber daya atau transaksi yang begitu pentingnya bagi perusahaan sehingga didokumentasikan dengan data. Contoh jenis – jenis data entitas adalah pelanggan, pegawai, dan kartu absensi. Jenis entitas didokumentasikan dalam ERD dengan segi empat, seperti tampak dibawah. Tiap segi empat diberi label nama dari jenis entitas.

KARTU ABSENSI

1

Menghasilkan

1

Pemeriksaan Gaji

M

Barang Persediaan

A Satu-ke-Satu

FAKTUR

1

Berisi

A Satu-ke-Banyak

PELANGGAN

M

Membeli

M

PRODUK

Gambar 2.3 dokumentasi dalam ERD

Hubungan (Relationship) adalah suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas. Hubungan digambarkan dalam bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja. Pada contoh dibawah, eorang pegawai mengisi kartu absensi. Hubungan ini dapat juga dibaca mundur; kartu absensi diisi oleh pegawai. Keterkaitan (Conectivity) adalah banyaknya suatu entitas berhubungan dengan entitas lain. Ada tiga jenis keterkaitan; satu ke satu, satu ke banyak dan banyak ke banyak. Suatu cara umum untuk menunjukan keterkaitan adalah dengan menggunakan



18

karakter 1 dan M, seperti tampak pada gambar dokumentasi pada ERD. Dalam gambar satu faktur menghasilkan satu tiket pengambilan, yang memungkinkan pekerja gudang mengambil barang yang tertera pada faktur (berkaitan satu ke satu). Dalam gambar lainya, satu file piutang pelanggan berisi tagihan untuk banyak faktur (keterkaitan satu-ke-banyak), dan dalam gambar berikutnya banyak pelanggan membeli banyk produk (ketrkaitan banyak-ke-banyak). Setiap kejadian dari tiap entitas perlu di identifikasi dan dideskripsikan, dan ini dicapai dengan menggunakan atribut. Atribut adalah karakteristik dari suatu entity. Misalnya, atribut seorang pelanggan meliputi nomor pelanggan, nama pelanggan, dan wilayah penjualan. Atribut-atribut tersebut sebenarnya adalah elemen-elemen data, dan masing-masing diberikan satu nilai tunggal, yang disebut nilai atribut. Misalnya, nomor pelanggan 8790331 ditentukan bagi Acme Company, yang berada dilokasi penjualan 66. Atribut yang mengidentifikasi entitas disebut identifier. Contoh adalah nomor pelanggan. Tidak ada dua pelanggan yang memiliki nomor yang sama. Atribut-atribut lain mendeskripsikan entitas, dan disebut descriptors. Contohnya adalah nama pelanggan dan wilayah penjualan. Identifier sering tampak dalam ERD sebagai tulian dengan garis bawah didekat entitasnya. ERD disiapkan oleh para spesialis informasi bekerja sama dengan pemakai. Para pemakai dapat meliputi eksekutif, komite pengaruh SIM, manager area pemakai, serta non-manager. Para specialis mengambil langkah-langkah sebagai berikut; 1. Mengidentifikasi entitas, manajemen menentukan elemen lingkungan, sumber daya dan transaksi yang mana yang akan dijelaskan dengan data. 2. Mengidentifikasi hubungan, tiap entitas dihubungkan dengan entitas lain melalui suatu jenis tindakan. 3. Menyiapkan ERD kasar, simbol-simbol dibuat sketsanya sehingga, jika mungkin hubungan-hubungan terbaca dari kiri ke kanan, atau dari atas kebawah. 4. Memetakan elemen-elemen data pada entitas, elemen-elemen data yang mengidentifikasi dan menjelaskan tiap entitas data di daftarkan disebelah entitasnya. 5. Membuat analisa data, elemen data dipelajari untuk membuat struktur database menjadi efisien. Proses pelaksanaan analisis data disebut normalisasi, dan



19

tugasnya adalah menyesuaikan data sehinggaserupa dengan serangkaian bentuk-bentuk normal 6. Menyiapkan ERD yang telah dimodifikasi, hasil dari analisa data disatukan kedalam satu ERD baru . Dengan cara ini, jenis-jenis entitas dan hubunganya diatur sehingga mereka memberikan dasar yang paling efisien untuk rancangan database. 7. Menelaah ERD bersama pemakai dan memperbaikinya, spesialis informasi menelaah diagram tersebut bersama eksekutif, manajer dan non manager pada area pemakaian dan memperbaikinya jika perlu.

2.9 Sekilas Tentang Microsoft Access

Microsoft access merupakan salah satu software database yang berjalan dibawah system windows, karena disamping access juga masih banyak software database lain yang dapat ditemukan. Tabel, selain obyek utama dalam database, sebuah table biasa dipandang sebagai kumpulan data tenang topik yang khusus, seperti pegawai, data mahasiswa, data pasien dan sebagainya. Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam table sehingga hanya data – data tertentu yang akan dimunculkan dalam table. Singkatnya query adalah filter data. Dengan query data dapat disortir untuk memenuhi criteria dan ekspresi. Relationship, suatu system database yang baik dan andal, organisasi data harus melibatkan lebih dari satu table, sebuah table utama yang merupakan table induk dan beberapatabel pendukung. Karena antara table yang satu dengan yang lain saling berkaitan, maka fisik harus dibentuk suatu hubungan diantaranya. Hubungan yang terjadi pada table dengan table lainya disebut dengan Relationship, yang berfungsi untuk mengatur operasi dalam suatu database. Hubungan yang terbentuk bisa bermacam – macam, yaitu: one-to-one, One to Many. Formulir ( Form ), merupakan salah satu obyek database yang digunakan untuk mempermudah pengguna memasukan data pada table, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencatatnya.



20

Laporan ( Report ) adalah tampilan untuk melihat data pada table atau query baik pada layer monitor maupun pada hasil cetakan. Berbeda dengan form yang bisa menerima masukan data, laporan hanya menampilkan saja. Microsoft access menyediakan fasilitas program grafik yang lebih menarik yang disebut Microsoft Graph. Program ini digunakan untuk menambahkan dan meyuning grafik, yang dapat ditempatkan pada formilir (Form) maupun pada report.



BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metodologi Penelitian Dalam pembuatan Tugas Akhir ini metodologi pemecahan masalah diperlukan untuk menentukan langkah- langkah sistematis yang harus diambil dalam penyelesaian masalah yang diangkat, karena metodologi penelitian yang baik dan benar juga akan menghasilkan pengolahan data yang baik. Metodologi yang digunakan dalam tulisan ini terbagi dua: 1. Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan mempelajari buku – buku panduan, dan semua teori yang mendukung untuk melakukan pengolahan data, dan pengambilan kesimpulan dari hasil data yang tersajikan. Dilakukan sebagai pijakan awal dalam membuka dan mempelajari lebih dalam masalah yang terjadi pada Departemen Sales. Karena data penjualan saling terintegrasi satu dengan yang lain maka pengetahuan apilkasi software yang mendukung perhitungan dan pengolahan data sangat diperlukan. Dalam hal ini penulis menggunakan Excel untuk melakukan pengolahan dan penghitungan data. 2. Studi Lapangan Tujuan dari penelitian lapangan adalah untuk mendapatkan data- data yang diperlukan untuk penulisan. Data diambil dari departemen yang terkait yaitu : Industrial Engineering

21


departemen produksi, engineering dan accounting & finance. Kemudian penerapan Sistem Informasi ini secara nyata, diamati, dan dibandingkan hasilnya dengan database manual yang lama. Hasil data yang diperoleh dari penelitian lapangan adalah, data inquiry pelanggan tahun 2007 dan 2008, contoh data file produksi, contoh data file pelanggan, contoh data file archieve, contoh data file costing dan contoh data Quality Inspection Records. 3.2 Kerangka Pemecahan Masalah Langkah langkah pemecahan masalah yang akan dilkukan oleh penulis dapat terlihat pada skema dibawah ini ;

PERSIAPAN Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Batasan Masalah

STUDI LAPANGAN

STUDI PUSTAKA

- Flow chart - Waktu Proses

ANALISA

- Database - Paper work - Perbandingan Sistem lama & baru

KESIMPULAN & SARAN

Gambar 3.1. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian


22


Penelitian dilakukan melalui beberapa tahapan yang sistematis dan saling terkait antara satu tahap dengan tahap lainya. Penelitian dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan studi pendahuluan, identifikasi masalah, penentuan tujuan dan batasan masalah. Tahap studi merupakan tahap untuk mempelajari sehubungan dengan permasalahan tersebut secara studi pustaka dan studi lapangan. Tahap pustaka dilakukan dengan mempelajari literature yang berhubungan dengan penelitian seperti; system informasi, pengukuran produktivitas, flowchart, pengujian dan pengukuran data, ERD dan sekilas tentang access. Setelah data diolah berdasarkan literature yang ada kemudian di analisa melalui perbandingan flow chart lama dan baru, perbandingan MCE data lama dan baru disertai penjelasan tentang flow kerja sebelum dan setelah diterapkanya database access. Pada bagian terahir dari penelitian akan ditarik kesimpulan dari semua proses analisa yang telah dikerjakan. Apakah tujuan penelitian telah tercapai dan memberikan manfaat bagi penulis atau PT.BAF. Pada penelitian ini tentunya masih memiliki banyak keterbatasan dan kekurangan, sehingga untuk kedepanya diperlukan saran atau perbaikan yang terangkum pada bagian saran.


23


24

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Sesuai dengan tujuan penulisan Tugas Akhir ini, maka akan membandingkan kondisi dari sebelum diterapkannya sistem informasi dan sesudahnya bisa dilakukan dengan : 1. Membandingkan Flow Process Chart 2. Membandingkan Waktu Proses Pembuatan Quotation Tetapi sebelumnya akan dilakukan pengujian kesahihan data untuk mengetahui apakah data yang kita ambil valid. Dan juga akan dibahas tentang struktur organisasi untuk memberi gambaran lingkup area sales departemen.

4.1 Struktur Organisasi Terlebih dahulu akan dibahas tentang struktur organisasi di PT. BAF, untuk memberi gambaran tentang kondisi dan wilayah kerja penerapan sistem informasi. Seperti terlihat pada chart bahwa area yang akan dianalisa adalah sales department, tetapi didalam sales departemen terdapat 5 personel dengan posisi yang berbeda yaitu technical service, sales support & service, sales engineer, internal sales dan admin sales serta distributor. Pada struktur organisasi terlihat bahwa terdapat 7 departemen di PT. BAF dan semua departemen belum memiliki database, hanya departemen accounting & finance saja yang memiliki standard database karena harus memberikan report keuangan ke kantor pusat di Belgia. Sedangkan departemen lain hanya memiliki following standard yang berbais excel. Departemen yang sangat dekat hubunganya dengan proses penjualan adalah sales, engineering, produksi, quality control dan purchase. Sedangkan finance dan GA tidak terlalu berhubungan secara langsung.



Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT.BAF Industrial Engineering

25


26

4.2 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram ini menggambarkan proses data dari inquiry pelanggan hingga dikirim nya quotation ke pelanggan. Inquiry : - Gambar - Deskripsi ADMIN

Spek Teknis

Mengisi IR Form

Data Inquiry yang dimaksud

INTERNAL SALES

ENGINEERING

Mampu Diproduksi

CEK DATA

Gambar

KALKULASI HARGA

- Kalkulasi - Term & Kondisi - Gambar

ADMIN

FILE PELANGGAN

Penawaran

PELANGGAN

Gambar 4.2 Data Flow Diagram pada pembuatan penawaran Industrial Engineering


27

Seperti terlihat pada DFD bahwa pelanggan mengirimkan inquiry, berupa deskripsi, gambar atau sample. Kemudian inquiry diterima oleh admin. Admin mengisi estimation request form dan menyerahkanya ke internal sales untuk diproses menjadi kalkulasi harga. Selain itu data juga diberikan ke engineering unutk dianalisa apakah produk tersebut dapat difabrikasi atau tidak. Engineering akan menyerahkan datateknis dan gambar ke internal sales sebagai data pendukung. Setelah diolah oleh internal sales semua data kalkulasi, gambar dan term kondisi akan diserahkan kembali ke admin untuk kemudian dibuatkan formal penawaran harga. Penawaran harga akan dikirim ke pelanggan melalui fax atau email. Hard copy akan disimpan pada file pelanggan.

4.3 Peta Aliran Proses (Flow Process Chart) Peta aliran proses ini yang akan menggambarkan semua aktivitas, baik aktivitas produktif maupun tidak produktif yang terlibat dalam proses pelaksanaan kerja di PT.BAF.




28



29


Gambar 4.3 Flow chart Proses Pembuatan penawaran lama Industrial Engineering

30



31



32


Gambar 4.4 Flow chart Proses Pembuatan penawaran dengan sistem baru Industrial Engineering

33


34

4.4 Paperwork sebelum penerapan sistem informasi Tahapan yang dilakukan oleh admin pada saat menerima inquiry dari pelanggan: 1. Buka following order satu persatu dari arsip tahun 2000 hingga 2008.

Gambar 4.5 Tampilan following order metode lama

2. Short dengan kode pelanggan, akan didapat data apakah pelanggan ini adalah pelanggan baru ataukah sudah pernah order. 3. Short dengan kode deskripsi, apakah ada deskripsi yang sama yang kemungkinan produk ini dipakai juga oleh pelanggan lain. 4. Jika sudah maka didapat kesimpulan apakah inquiry untuk item baru atau reapeat order. 5. Jika item baru maka bisa langsung diserahkan ke internal sales dengan lampiran data dari pelanggan. 6. Jika item lama maka harus dilengkapi dengan data pendukung lain seperti; no IO lama, harga, term dan kondisi penawaran, term pembayaran dan costing. 7. Menerima kembali data dari internal sales yang telah dilengkapi dengan kalkulai harga dan kemudian membuat penawaran harga untuk pelanggan.



35

Tahapan dari internal sales pada saat menerima estimation request form dari admin/sales: 1. Cek semua kelengkapan data dari admin 2. Buka file archieve yang berada di rak file archieve.

Gambar 4.6 Posisi file pelanggan dan archieve pada rak file

3. Buka file pelanggan yang berada di rak file pelanggan.

Gambar 4.7 Gambar original dari pelanggan dari file pelanggan Industrial Engineering


36

4. Buka file produksi untuk mendapatkan data aktual produksi.

Gambar 4.8 Data note dari file produksi

5. Buka file Quality untuk mendapatkan data aktual qualitas produk.

Gambar 4.9 Data note dari file Quality Control Record (QCR)

6. Meminta penawaran harga ke supplier 7. Buka kalkulasi lama jika barang pernah dihitung atau repeat order dan menginput data yang paling update untuk membuat kalkulasi baru. 8. Menyerahkanya kembali ke admin sales untuk dibuatkan penawaran harga dan dikirim ke pelanggan.

Perbedaan dari sistem lama ke sistem baru adalah pada database. Perbedaan yang paling terlihat dengan system informasi baru adalah bahwa dengan sistem ini tidak memerlukan banyak file pendukung, dominan data dapat diperoleh dari database. Sistem dapat memproses secara administratif, aplikasi atau penerapannya mudah, dan yang terpenting adalah kemampuan databasenya, yang memungkinkan Industrial Engineering


37

data tersebut dapat digunakan secara maksimal sesuai keinginan pemakai. Database ini menyimpan data pelanggan dan riwayat produk, jadi tidak terjadi pencarian yang berulang ulang yang akan membuat pencarian yg tidak efektif. Dengan database kita tidak perlu lagi menggunakan banyak file / binder, yang tersimpan di luar tempat kerja sales. Artinya dengan system baru akan terjadi pengurangan waktu kerja untuk jalan ambil dan antar binder, open file, copy file dan sebagainya.

4.5 Pengujian Kecukupan Data Berikut adalah data inquiry tahun 2007 yang diambil dari departemen sales. Tabel 4.1 Data inquiry tahun 2007 Jan Feb March Apr May June July Aug Sept Oct Nov Dec 105 142 170 124 169 173 124 110 127 138 137 125 22 20 21 20 22 20 22 22 20 23 22 19

Quantity Hari Kerja

Pengolahan data keseragaman data : Bulan

Inquiry (X1)

X²

X

X-X1

(X-X1)²

105 142 170 124 169 173 124 110 127 138 137 125

11025 20164 28900 15376 28561 29929 15376 12100 16129 19044 18769 15625

137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137

32 -5 -33 13 -32 -36 13 27 10 -1 0 12

1024 25 1089 169 1024 1296 169 729 100 1 0 144

1,644

230,998

1,644

0

5,770

January February March April May June July August September October November December Total

Sehingga rata-rata waktu proses pembuatan Quotation sebagai berikut :

x=

∑x

σx=

i

k

∑ (x

5770 12

=

i

−x

)

2

n

= 137 inquiry

(N − 1)

=

5770 (12 − 1) 1

= 22.9

Keseragaman data diatas dapat dilihat dengan BKA dan BKB dengan tingkat keyakinan 95 %, dimana k = 2, maka nilai BKA dan BKB adalah : BKA = x + z.σ x = 137 + 2.(22.9) = 182,9 (~ 183 inquiries ) Industrial Engineering


38

BKB = x − z.σ x = 137 − 2.(22.9) = 91,2 ( ~ 91 inquiries ) DATA INQ UIRY TAHUN 2007

BANYAKNYA INQUIRY

300 250

BKA

200 150 100

BKB

50 0 Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Aug

Sep

Oct

Nov

Dec

BULAN

Gambar 4.10 Grafik batas kendali jumlah inquiry tahun 2007

4.6 Pembandingan waktu proses pembuatan penawaran Waktu ini di ukur untuk mengetahui proses pengerjaan penawaran harga PT.BAF. Waktu proses pengerjaan penawaran mulai dari Inquiry diterima oleh admin sales dari customer sampai proses pembuatan penawaran, maksimum tidak boleh lebih dari 2 hari. Pengukuran ini bertujuan untuk mendukung efektivitas proses kerja selanjutnya. Waktu proses pengerjaan penawaran dapat diperhitungkan sebagai berikut : Waktu proses

Jml Inquiry /bln (bln july 2008 yang diterima) = ---------------------------------------------------------- Inquiry/hari Waktu penyelesaian (hari)

Waktu proses quote

=

264 quote / hari 23

= 11,48 quote/hari = 11 quote/hari

Jumlah quote perjam =


11 quote/jam = 1,375 quote /jam = 82.5 menit 8


39

Salah satu alat ukur yang dapat digunakan di industri manufaktur dan industri jasa adalah Manufacturing Cycle Effectiveness (MCE) yang didefinisikan sebagai berikut : Waktu pengolahan MCE = --------------------------Waktu penyelesaian Rasio yang di hasilkannya kurang dari 1 MCE Rasio =

82,5menit (23harix 24 jamx60menit )

MCE Rasio =

82,5menit = 0.0025 (33120menit )

Tabel 4.2 Data Inquiry dan waktu proses inquiry

Tahun 2007

Rata-rata sebelum SIM 2008

Rata-rata setelah SIM


Bulan Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Jml Inquiry 105 142 170 124 169 173 124 110 127 138 137 125

Jml hari kerja 22 20 21 20 22 20 22 22 20 23 22 19

Jml Inquiry per hari 5 7 8 6 8 9 6 5 6 6 6 7

Waktu Proses (Menit) 101 68 59 77 62 55 85 96 76 80 77 73

Rasio MCE 0.003175 0.002347 0.001961 0.002688 0.001972 0.001927 0.002688 0.003030 0.002625 0.002415 0.002433 0.002667

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul

137 197 141 224 179 111 185 264

21.08 20 19 18 22 18 21 23

6.52 10 7 12 8 6 9 11

76 49 65 39 59 78 54 42

0.002494 0.001692 0.002364 0.001488 0.001862 0.003003 0.001802 0.001263

186

20.14

9.19

55

0.001925


40

4.6 Entity Relationship Diagram (ERD) dan tampilan database Berikut ini adalah hasil rancangan database yang sedang berjalan dari hasil rancangan ERD (tidak dimuat proses perancanganya). Jika dengan sistem lama sales team menggunakan banyak sumber data seperti; following order, file customer, file archieve, file costing dan file produksi maka dengan database ini bisa terlihat pada ERD dan tampilan bahwa semua sumber data pada sistem lama di ambil dan diterapkan pada database agar tujuanya tidak berubah. Pada database ini bisa terlihat ada tabel customer ID, product ID, Quotation ID dan part ID yang mampu memenuhi kebutuhan data dari pengguna.

Gambar 4.11 Gambar access view tabel view dan relationship

Tampilan depan sistem database dibuat komunikatif untuk memudahkan pengguna. Adapun untuk mengadministrasikan data pelanggan dikembangkan tampilan seperti yang terlihat pada gambar 4.14. Tentunya setiap pelanggan dapat juga diadministrasikan list dari produk yang pernah dipesan atau digunakan oleh pelanggan untuk mempermudah dalam pencarian data dan pelayanan kepada pelanggan.



41

Gambar 4.12 Gambar Tampilan Menu

Gambar 4.13 Gambar Tampilan Administrasi Customer ID Jika dilihat pada tampilan administrasi product ID dibawah maka kita akan mendapatkan data deskripsi item, harga, product ID BAF dan referensi pelanggan dalam satu kali pencarian.



42

Gambar 4.14 Gambar Tampilan Administrasi Product ID

Adapun daftar dari produk yang pernah dibeli atau digunakan oleh pelanggan juga harus dapat diadministrasikan seperti yang terlihat pada gambar 4.15. Untuk mengadminstrasikan rekam jejak transaksi pemesanan dan pembelian serta catatancatatan tertentu dari tiap pesanan dapat digunakan menu Quoation seperti yang terlihat pada gambar 4.16. Laporan ini dapat dijadikan arsip perusahaan maupun arsip dari pembeli.

Gambar 4.15 Gambar Tampilan Administrasi Quotation



43

Gambar 4.16 Gambar Tampilan Administrasi Quotation

Untuk mengadministrasikan data dari produk itu sendiri digunakan antar muka seperti yang terlihat pada gambar 4.17. Produk ini tentunya dapat disesuaikan (custom) dengan keperluan atau kebutuhan dari pembeli

Gambar 4.17 Gambar Administrasi Produk



44

Sedangkan untuk membantu proses pencarian data-data pelanggan dan pencarainan produknya maka dapat digunakan menu pencarian data pelanggan dan produk seperti pada gambar 4.18.

Gambar 4.18 Gambar Tampilan Pencarian Data Pelanggan

Selain itu, untuk mempermudah proses pencarian dari data-data historikal juga perlu dibuatkan untuk pencarian secara historikal seperti yang terlihat pada gambar 4.19

Gambar 4.19 Gambar Tampilan Pencarian Data Histori



45

BAB V ANALISA Setelah pada bab sebelumnya data dikumpulkan dan diolah, maka pada bab ini hasil pengumpulan dan pengolahan data tersebut akan di analisa. Pada kasus tugas akhir ini terdapat beberapa perubahan yang terjadi dengan diterapkanya sistem informasi baru. Dengan adanya sitem informasi ini semua data histori tentang produk, pelanggan, harga/market value, dan profit dapat disimpan dalam satu database. Dengan perubahan sistem ini juga dapat memberikan layanan pra jual yang cepat dan dapat diandalkan, karena sistem baru ini meminimalkan terjadinya kesalahan data seperti dual data, kesalahan baca dan kesalahan referensi. Sistem baru ini juga mampu mengurangi pergerakan dari sales team yang tidak perlu karena dengan sistem ini user dapat mengoperasikanya di depan komputer / laptop serta dapat dioperasikan oleh multi pengguna. Pengguna dapat memperoleh semua data dalam satu database.

Tabel 5.1 Perbedaan sistem informasi lama dengan Sistem Informasi baru No.

Keterangan

1

Tools

Sistim Lama Following Order File Customer File Archieve File Produksi Quality Control Record

2

Aplikasi

Excel format

3

Data

Hard copy + soft copy Banyak pencarian Manual dengan membuka binder Berulang ulang

4

Record


Sistem baru

SIM berbasis Access

Access format

Mengandalkan daya ingat

Soft Copy saja Satu kali pencarian Dengan satu file untuk semua data Hanya sekali pencarian Mengandalkan konsekuen penginputan data

Tidak Ada

Ada


46

5.1 Analisa Peta Aliran proses Pada peta aliran proses (flow process chart) ini adalah akan menggambarkan langkah-langkah semua aktifitas atau kegiatan yang terlibat dalam suatu proses. Peta aliran proses ini menjelaskan sistem informasi yang berkesinambungan dari input sampai output sehingga dapat menandai jika terdapat permasalahan yang memerlukan analisa lebih lanjut. Pada

bab

pengumpulan

dan

pengolahan

data

terlihat

bahwa

ada

penyederhanaan penggunaan sumber data sebagai referensi. Jika pada sistem lama untuk membuat sebuah penawaran diperlukan setidaknya 6 sumber data yaitu following order dari tahun 2000 hingga tahun 2008, file pelanggan, file archieve, file costing, file produksi dan file quality maka pada penerapan sistem informasi baru ini diperlukan hanya 1 referensi yaitu database (dengan penambahan jika detail data diperlukan). Sedangkan untuk software aplikasi, pada sistem terdahulu menggunakan software excel dan pada sitem baru menggunakan software access. Pada aplikasi software excel terdapat beberapa kelemahan diantaranya adalah rawan terhadap corrupt data karena file excel terbatas maximum rekomendasi 10 MB. Diatas 10 MB akan sangat rawan terhadap lose data, tidak dapat dibuka dan inputan tidak tersimpan. Dengan software access memiliki tampilan yang lebih user friendly dan mudah dalam pengoperasaian dan penginputan data. Access juga memiliki fitur yang tidak dimiliki oleh excel diantaranya adalah query dan report. Dengan fitur ini pengguna dapat memperoleh data matang yang telah disortir dan bisa ditampilkan dalam print layar ataupun print hardcopy. Pada intinya sistem informasi ini berkontribusi pada pemecahan masalah karena menghasilkan output dan laporan. Laporan yang dimaksud bukan hanya output penawaran harga ke pelanggan tetapi juga laporan hasil shortir denan kata kunci, misalnya laporan following pelanggan dan laporan histori produk. Laporan ini sangat berharga karena sistem informasi menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database ini bisa digunakan sebagai DSS (Decision Support System) karena setiap inquiry akan langsung terlihat apakah inquiry ini untuk pelanggan baru, produk baru, pernah terjadi masalah pada order sebelumnya, mengalami kerugian pada order sebelumnya sehingga bisa di notice agar tidak terjadi kesalahan yang berulang.



47

5.2 Analisa MCE Dengan penerapan database ini semua aktifitas yang tidak produktif bisa dikurangi. Pada tabel 4.3 Tabel inquiry dan waktu proses bisa kita bandingkan bahwa rasio MCE sebelum dan sesudah diterapkanya sistim informasi ada penurunan. Dengan metode lama rasio MCE nya adalah 0.002494 dan setelah diterapkanya system informasi baru turun menjadi 0.001925. Hal ini berarti dengan adanya penerapan sistim informasi baru mampu menampung semua inquiry yang lebih banyak dengan jam kerja yang relative sama dan dengan jumlah orang yang sama. Bisa ditarik kesimpulan bahwa terjadi peningkatan efectivitas kerja pada departemen sales and marketing. Ukuran lain adalah MCE rasio, semakin mendekati 1 maka semakin efektive kinerja sistem. Dari tabel 4.3 terlihat bahwa setelah diterapkanya sistem informasi baru (pada bulan januari 2008) maka waktu proses penyelesaian quotation menurun dari rata-rata 76 menit menjadi 55 menit. Hal ini menandai bahwa penerapan sistem informasi baru dari segi proses dinilai berhasil mempersingakt waktu proses. Pada bulan-bulan tertentu seperti januari dan desember jumlah inquirí yang masuk cenderung berkurang, hal ini dikarenakan ada libur tahun baru dan hari raya. Akan tetapi pada pertengahan tahun kecenderungan permintaan akan meningkat karena perusahaan mulai stabil produksinya dan mulai mengeluarkan budget tahunanya. Jika dilihat pada rata-rata proses pengerjaan suatu penawaran seharusnya penawaran harga tidak akan melebihi 1 hari dari diterimanya permintaan dari pelanggan. Akan tetapi pada kenyataanya bisa memakan waktu 3 hari atau lebih. Hal ini terjadi karena adanya waktu tunggu pada station tertentu, misalnya pada waktu penyerahan dari admin ke internal sales dan penyerahan kembali dari internal sales ke admin tidak langsung diproses lanjut tetapi ada waktu tunggu yang tidak dihitung pada penelitian ini.

5.3 Analisa perbedaan proses kerja 5.3.1 Proses kerja metode lama Sebelum diterapkanya sistim informasi baru ini maka hal yang dilakukan oleh sales people pada saat menerima inquiry adalah;



48

1. Membuka following order dari tahun 2000 s/d 2008 untuk mengetahui apakah inquiry ini pernah di hitung atau item baru. 2. Short dengan kode pelanggan, akan didapat data apakah pelanggan ini adalah pelanggan baru ataukah sudah pernah order. 3. Short dengan kode deskripsi, apakah ada deskripsi yang sama yang kemungkinan produk ini dipakai juga oleh pelanggan lain. 4. Jika sudah maka didapat kesimpulan apakah inquiry untuk item baru atau reapeat order. 5. Jika item baru maka bisa langsung diserahkan ke internal sales dengan lampiran data dari pelanggan. 6. Jika item lama maka harus dilengkapi dengan data pendukung lain seperti; no IO lama, harga, term dan kondisi penawaran, term pembayaran dan costing. 7. Menerima kembali data dari internal sales yang telah dilengkapi dengan kalkulasi harga dan kemudian membuat penawaran harga untuk pelanggan. Total estimasi waktu prosesnya adalah 90 menit (berdasar pengalaman penulis sebagai internal sales dan wawancara dengan internal sales PT.BAF). Seorang internal sales harus melakukan langkah – langkah pencarian data seperti dibawah ini : 1. Cek semua kelengkapan data dari admin 2. Buka file archieve yang berada di rak file archieve. 3. Buka file produksi untuk mendapatkan data aktual produksi. 4. Buka file pelanggan yang berada di rak file pelanggan. 5. Buka file Quality untuk mendapatkan data aktual qualitas produk. 6. Meminta penawaran harga ke supplier 7. Buka kalkulasi lama jika barang pernah dihitung atau repeat order dan menginput data yang paling update untuk membuat kalkulasi baru. 8. Menyerahkanya kembali ke admin sales untuk dibuatkan penawaran harga dan dikirim ke pelanggan. Total estimasi waktu prosesnya adalah 40 menit (berdasar pengalaman penulis sebagai internal sales dan wawancara dengan internal sales PT.BAF)



49

5.3.2 Proses kerja setelah diterapkanya sistem informasi Langkah-langkah yang diambil oleh admin sales setelah diterapkanya database access : 1. Open database access 2. Short berdasarkan customer order 3. Short berdasarkan description 4. Jika data ditemukan maka secara otomatis akan didapat nomor IO lama, harga lama, pelanggan yang menggunakan type produk sama, keuntungan yang didapat (harus ditambah submenunya), jika tidak ditemukan maka permintaan ini adalah untuk item baru.

Seorang internal sales harus melakukan langkah – langkah pencarian data seperti dibawah ini : 1. Cek semua kelengkapan data dari admin 2. Buka file archieve yang berada di rak file archieve (jika diperlukan data detail). 3. Meminta penawaran harga ke supplier 4. Buka kalkulasi lama jika barang pernah dihitung atau repeat order dan menginput data yang paling update untuk membuat kalkulasi baru. 5. Menyerahkanya kembali ke admin sales untuk dibuatkan penawaran harga dan dikirim ke pelanggan.

Dari perbandingan proses kerja sebelum dan sesudah diterapkanya system database baru terlihat bahwa ada pengurangan langkah-langkah kerja dari setiap personel sales departemen. Hal ini menandakan bahwa penerapan system informasi baru ini mampu mempersingkat tahapan proses kerja dan pada akhirnya akan mampu mengurangi waktu tidak produktif. Waktu tidak produktif bisa terjadi karena terlalu banyak mobilitas dari personel yang memungkinkan untuk melakukan hal hal yang mengganggu konsentrasi dan kenyamanan kerja, seperti; mengobrol dengan orang disekitar tempat file/binder, berpindah posisi tempat dari meja tempat kerja menuju file/binder, memfotocopy file untuk data pendukung juga merupakan waktu yang tidak produktif yang dapat dihilangkan.



50

5.4 Analisa manfaat penerapan sistim informasi baru terhadap departemen terkait Penulis mencoba menganalisa manfaat penerapan system informasi ini selain dari sudut pandang flowchart dan proses kerja. Hal ini dikarenakan tidak adanya data pendukung tentang seberapa besar pengaruhnya setelah penerapan system informasi ini. Sistim informasi baru ini memuat informasi-informasi yang sangat di butuhkan oleh departemen sales sendiri dan departemen lain seperti Engineering dan Produksi untuk meningkatkan kualitas produknya, dikarenakan sistem ini sangat dibutuhkan untuk terjaminnya informasi suatu produk sehingga departemen terkait bisa melakukan perbaikan sesuai informasi yang jelas, cepat dan akurat.

5.4.1 Departemen Produksi Seperti terlihat pada Gambar 4.18 tentang Gambar Tampilan Pencarian Data Pelanggan. Dengan tampilan ini user dapat mengetahui tentang semua item yang dipesan oleh salah sau pelanggan selama periode waktu tertentu. Departemen produksi bisa juga mengingatkan kepada departemen sales apabila ada salah satu item atau beberapa item yang tidak pernah dioerder lagi oleh pelanggan. Atau juga bisa menginformasikan apabila ada perubahan tooling yang digunakan untuk proses pembuatan produk. Departemen produksi juga dapat melihat jika terjadi perubahan gambar dari gambar yang terdahulu karena didalam database terecord gambar terbaru yang seharusnya digunakan.

5.4.2 Departemen Engineering Departemen engineering dapat meng update gambar yang teraru yang digunakan sebagai referensi produksi. Hal ini biasanya terjadi karena ada komplain dari pelanggan tentang tidakcocoknya spesifikasi produk atau karena pelanggan sendiri yang meminta perubahan design karena ada perubahan proses di pabrik mereka. Engineering juga dapat memasukan notice yang dapat dibaca oleh departemen lain sehubungan dengan perubahan pada aspek engineering terhadap salah satu atau beberapa produk.



51

5.4.2 Management Seperti terlihat pada Gambar 4.19 tentang Gambar Tampilan Pencarian Data Histori, dapat terlihat total item yang di order oleh pelanggan. Item ini bisa menjadi data acuan berapa % produk PT. BAF telah terjual dan digunakan oleh pelanggan. Dari database juga bisa diambil trend penggunaan produk oleh pelanggan. Jika terjadi pengurangan jumlah order yang masuk maka bisa menjadi indikasi ada suatu kesalahan dengan pelanggan tersebut. Bisa jadi mereka memesan produk ke kompetitor. Lebih lanjut bisa dianalisa kenapa terjadi penurunan order pada pelanggan tertentu, apakah akibat harga yang terlalu mahal, karena sales person yang kurang agresif atau ada penyebab lain. Sehingga bisa diambil tindakan untuk mengambil kembali order tersebut.

5.5 Analisa manfaat penghematan paperwork Paperwork yang dimaksud adalah kertas hasil printout dan copy yang digunakan dalam memproses suatu permintaan. Biasanya paperwork ini berasal dari data file excel yang di print out dan data hard copy dari binder yang dicopy. Dengan penerapan database access seharusnya file tersebut tidak digunakan lagi karena semua data ada dalam database dan bisa di print out kedalam file pdf (aplikasinya harus diperlengkap) ataupun hanya sekedar diprint out kedalam layer monitor.

5.6 Analisa menghindari dual data Database ini memungkinkan file tersimpan dan terintegarasi dalam satu file. Dengan fasilitas search melalui ID maka user dapat memperoleh data yang diinginkan. Artinya bahwa dengan kata kunci yang sama dipastikan akan didapat data/report yang sama. Lain hal nya jika maing-masing departemen memiliki database tersendiri, maka kemungkinan terjadi dual data akan sangat besar. Sebagai contoh akan ada nomor gambar versi engineering dan nomor gambar versi produksi yang bisa mengakibatkan kesalahan produksi. Atau juga ada data tooling yang digunakan versi produksi dan tooling versi engineering. Dan dari segi commercial juga akan ada persamaan persepsi tentang operation plan actual dari setiap produk. Jangan sampai ada operation plan versi internal sales dan operation plan versi produksi yang dapat merugikan perusahaan karena produk terlalu murah dijual.



52

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan Tujuan utama dari analisa penerapan sistem informasi berbasis Access ini adalah untuk mengetahui perbedaan sistem manual lama dengan sistem informasi database baru dilihat dari peta aliran proses dan pengukuran waktu proses quotation. Berdasarkan hasil anilisis maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan system informasi baru diperoleh keuntungannya seperti proses penawaran tidak lebih dari 1 hari 2. Database dapat menyimpan informasi yang jelas, cepat dan akurat yang sangat dibutuhkan oleh bagian terkait (External Sales, Engineering, produksi dan Management). 3. Dengan system informasi baru diperoleh manfaat pada penghematan paper work dan tidak adanya dual data karena database mampu menyimpan data yang terintergrasi dalam master data. Data dapat di print kedalam monitor ataupun .pdf file.

6.2. Saran Untuk tugas akhir ini penulis memiliki saran-saran sebagai berikut : 1. Penulis mengharapkan sistim informasi ini juga dapat diterapkan di departemen lain sehingga data dapat terintegrasi dan dapat menggunakan manfaat fasilitas dari database seperti riwayat produk yang dapat diakses secara langsung, mempermudah diagnosa berdasarkan dari riwayat produk. Pada akhirnya bisa terbentuk business intelligent yang dapat mendukung proses kerja di PT.BAF 2. Dengan database ini para pengguna (user) diharapkan dapat memanfaatkan atau menggunakannya lebih baik terutama pada pengisian data databasenya



53

sehingga data yang ada dapat menjadi informasi yang dapat meningkat proses kerja dimulai dari pra salesnya. 3. Untuk informasi inquiry penulis menyarankan sebaiknya menggunakan media email karena informasinya lebih terdata dan mudah dishare kepada orang yang membutuhkan dibandingkan fax. 4. Penelitian lanjut untuk mengetahui kepuasan pelanggan dari PT.BAF perlu dilakukan diwaktu yang akan datang untuk mengetahui tingakt kepuasan pelanggan terhadap response time yang ada. 5. Penelitian tentang CRM juga perlu dilaksanakan untuk merencanakan kebijakan yang akan diambil oleh PT.BAF sehubungan dengan pelangganpelanganya karena untuk saat ini kebijakan CRM dari PT.BAF belum terbentuk.


TUGAS AKHIR ANALISA PROSES DAN KINERJA SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI PT BAF

Recommend Documents