TREND PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT

JURNAL SISFO STIKOM DINAMIKA BANGSA, Juni 2014

TREND PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT Setiawan Assegaff 1 Program Magister Sistem Informasi / STIKOM Dinamika Bangsa E-mail: [email protected] ABSTRAK Penelitian ini menyelidiki trend pemanfaatan teknologi informasi dalam implementasi knowledge management. Melalui penelusuran terhadap berbagai artikel ilmiah yang terbit pada jurnal ilmiah bereputasi internasional, penelitian ini mereview dan mengalisis teknologi-teknologi yang menjadi trend dalam mendukung pelaksanaaan program knowledge management. Artikel yang berkaitan dengan implementasi “Knowledge Management” dikumpulkan melalui database jurnal online seperti: Google Scholar, ProQuest, EBSCOhost, dan IEEEexplore. “Teknologi Informasi dan Knowledge management” digunakan sebagai kata kunci dalam pencarian artikel. Artikel tersebut kemudian direview dan dianalisis untuk kemudian di paparkan berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi dalam “Knowledge Management”. Penelitian ini menemukan bahwa decision support system, repositories, dan social media sebagai tool yang menjadi pilihan bagi organisasi dalam mendukung program “Knowledge Management”. Kata kunci: Teknologi Informasi, Knowledge Management, Organisasi.

ABSTRACT This study investigate the trend of information technology features applied in Knowledge Management (KM) implementation. We conduct literature review study by collecting the papers from reputable journal. We using recognize database journal such as google scholar, ProQuest, EBSCOhost, and IEEEexplore to collect the article. “Information Technology and Knowledge Management” was used as a keyword to search the relevant article. The selected articles was review and analyze and the result is presented. This study reveals that decision support system, repositories and social media as famous tool that implementing by organization to support the KM initiative. Keywords: Information Technology, Knowledge Management, Organization.

Trend Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Implemantasi Knowledge Management (Setiawan Assegaff)

1


1. PENDAHULUAN Saat ini “Knowledge Management’’ (KM) telah menjadi agenda yang sangat penting bagi sebuah organisasi. Hal ini dikarenakan organisasi percaya bahwa inisiatif KM dalam sebuah perusahaan dipercaya dapat menghasilkan sebuah keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut. Dimana dengan keunggulan kompettitif tersbut perrusahaan tetap dapat survive dalam persiangan bisnis yang sangat ketat disaat ini. Pada era teknologi informasi saat ini, peran teknologi informasi telah masuk keberbagai sector kehidupan manusia. Peran teknologi informasi ini juga tidak lepas dari inisiatif KM pada sebuah organisasi. Teknologi Informasi lewat fitur-fiturnya telah memberikan sebuah peluang bagi KM untuk dapat diimplementasikan pada sebuah organisasi secara lebih efektif dan efesien. Bahkan sebagian peneliti percaya bahwa KM tidak dapat berjalan dengan sempurna tanpa adanya dukungan dari teknologi informasi. Sedemikian pentingnya teknologi informasi ini dalam impelementsai KM menjadikan topik penelitian dibidang ini menjadi focus penting bagi para peneliti dan praktisi dibidang KM. Salah satu penelitian yang menjadi rujukan utama bagaimana peran utama teknologi informasi dalam mendukung implementasi KM di tulis oleh Alavi and Leiner tahun 2001. Pada penelitia ini mereka mengajukan

sebuah panduan bagaimana teknologi informasi dapat mendukung program KM secara efektif. Selain Alavi and Leidner (2001), Ronald Maier (2007) menguraikan secara detail teknologi teknologi informasi yang terintegrasi untuk mendukung KM. Walaupun penelitian mengenai pemanfaatan teknologi informasi dalam KM telah banyak dilakukan orang, tetapi apa sesunggunya fiturfitur teknologi informasi yang menjadi favorit perusahaan untuk digunakan dalam perusahaan mendukung KM masih terbatas dilakukan. Penelitian ini akan focus untuk membahas fitur teknologi informasi apa sajakah yang sebenarnya menjadi trend bagi perusahaan saat ini dalam mendukung KM. Adapun artikel ini selanjutnya akan memabahas mengenai konsep KM, konsep teknologi informasi dan fitur teknologi informasi dalam mendukung KM. Metode penelitian pembahasan dan kesimpulan. 2. KAJIAN PUSATAKA 2.1 Knowledge Management Pengetahuan adalah asset strategis perusahaan. Sebagai asset yang strategis organisasi perlu untuk memanajemen pengetahuan dengan baik. Kegiatan perusahaan dalam mengelola pengetahuan dikenal dengan istilah KM. Bath (2001) dalam penelitiannya mengungkapkan setidaknya ada lima kegiatan (proses) yang seharusnya ada didalam sebuah KM inisiatif. Seperti


2


yang terlihat pada gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1. Lima proses dalam KM inisiatif. Proses pertama disebut dengan “knowledge creation”, teori yang sangat terkenal berkaitan dengan knowledge creation adalah teori “SECI’ dari Nonaka (1999). Dalam teori ini nonaka berpendapat bahwa pengetahuan hanya akan tercipta jika terjadi interaksi Antara orang perorang ataupun interaksi pada organisasi. Seperti terlihat pada gambar 2 berikut ini. Setelah pengetahuan baru terbentuk maka dilaksanakan proses validasi terhadap pengetahuan yang ada, hal ini untuk menyakinkan bahwa pengetahuan tersebut up to date dan sahih kebenarannya. Setelah pengetahuan tervalidasi, pengetahuan harus dapat diakses oleh setiap anggota dari organisasi.Untuk tujuan ini maka organisasi musti mampu mempresentasikan pengetahuan mereka dalam berbagai format sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Gambar 2. SECI model. Proses selanjutnya adalah “knowledge distribution” pada tahapan ini organisasi dituntut untuk dapat merancang sebuah strategi yang efektif sehingga pengetahuan dapat terdistribusi secara baik keorang-orang yang tepat. Organisasi dapat memilih tool yang tepat, kebijakan yang efektif dan hal-hal yang yang mendukung pendistribusian pengetahuan. Proses yang terakhir dan sangat penting adalah bagaimana pengetahuan tersebut dapat dimanfaatkan dalam meningkatkan performans organisasi. 2.2

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi telah menjadi sebuah tool yang sangat berpotensi untuk meningkatkan kinerja sebuah organisai. Teknologi informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak. Hadirnya berbagai fitur baru dalam teknologi informasi telah membuka


3


berbagai kesempatan bagi organisasi untuk bekerja lebih efektif dan effesien. Investasi oleh berbagai organisasi didunia menujukkan bahwa biaya pemanfaatan teknologi informasi selalu meningkat dari tahun ke tahun. Hal ini dikarenakan banyak organisasi telah mendapatkan keuntungan dan manfaat yang nyata dari penggunaan teknologi informasi di organisasinya. Hal ini juga berlaku bagi organisasi yang memanfaatkan IT dalam kegiatan KM mereka. IT dalam KM terbukti menjadi enabler sehingga KM di sebuah organisasi dapat mencapai misinya. 2.3

IT dan KM

Alavi dan Leidner (2001) dalam penelitiannya mendefinisikan IT dalam KM sebagai fitur teknologi informasi yang memberikan peluang bagi organisasi untuk dapat mengelola pengetahuan mereka dengan lebih baik. Sementara itu Ericson dan Advic (2004) mendefinisikan pemanfaatan IT dalam KM sebagai sitem yang membantu perusahaan meningkan performannya melalui peningkatan kualitas pengambilan keputusan oleh organisasi terkait pemanfaatan pengetahuan. Sehingga dapat kita simpulakan bahwa pada dasarnya pemanfaatan IT dalam inisiatif KM disebuah organisasi akan berdampak kepada dua hal, yang pertama adalah membantu organisasi tesebut sehingga mereka mampu meningkatkan pengelolaan “knowledge” yang mereka miliki

dengan secara lebih efektif. Melalui teknologi informasi “knowledge” perusahaan dapat disimpan pada sebuah media yang memungkinkan “knowledge” tersebut untuk dapat diakses setiap waktu oleh para anggota perusahaan. Selain itu melalui penyimpanan yang terstruktur dengan baik maka pencarian “knowledge” yang relevan dengan kebutuhan anggota perusahaan akan lebih mudah.

3. METODE PENELITIAN Penelitian ini merupakan penelitian dengan studi literature. Hasil penelitian didasarkan atas informasi yang dianlisis dan direview dari setiap artikel relevan yang terpilih. Langkah pertama adalah melakukan pencarian terhadap artikel yang relevan dari kurun waktu 10 tahun terakhir menggunakan database jurnal seperti: Google Schoolar, EBSCOhost, ProQuest dan IEEE. Dengan menggunakan kata kunci “Information Technolohy and Knowledge Management” maka didapatkanlah 28 artikel. Dari 28 artikel dilakukan review melalui abstrak tiap artikel dan dipilihkan 12 artikel yang relevan. Dua belas artkel tersebut kemudian dinalisis untuk memperoleh informasi berkenaan dengan teknologi informasi apa yang digunakan dalam mendukung KM. Setiap teknologi yang didapat dirangking sehingga didapatlah


4


teknologi yang paling diguankan organisasi imlementasi KM.

sering dalam

4. PEMBAHASAN Penelitian terdahulu telah mengidentifikasikan berbagi fitur teknologi informasi yang telah dimanfaatkan dalam mendukung kegiatan KM pada sebuah organisasi. Fitur-fitur tersebut dimanfaatkan untuk mendukung proses-proses yang ada pada kegiatan KM. Adapun artikel-artikel yang membahas pemanfaatan teknologi informasi tersebut adalah: Okumus (2011) dan Wild and Griggs (2008) menyelidiki peran teknologi informasi untuk mendukung kegiatan KM yang berkontribusi dalam pemanfaatan KM yang efektif. Mereka menemukan bahwa Portal, DSS dan repositories bermanfaat dalam mendukung proses pendistribusian, pengorganisasian dan formalisasi pengetahuan dalam sebuah organisasi. Artikel lain yang membahas pemanfaatan teknologi informasi adalah artikel yang membahas pemanfataan sistem berbasis pengetahuan dalam penganggulangan gempa bumi oleh pemerintah Amerika Serikat. Pemerintah Amerika menggunakan memanfaatkankan aplikasi social media seperti WIKI dan aplikasi kolaborasi sebagai media utama

dalam berbagi pengetahuan dan informasi (Yates and Paquete, 2011). Teknologi lain yang juga dimanfaatkan dalam system berbasis pengetahuan adalah “semantic information approach”. Teknologi ini digunakan dalam mengobservasi bumi secara general. Topik ini dibahas dalam penelitian Durbha et al (2011). Sementara itu fitur seperti portal, content management system, e-learning, dan repositories tetap menjadi favorit bagi organisasi dalam mendukung kegiatan KM mereka. Tabel 1 dibawah ini mendeskripsikan berabagi jenis teknologi yang dimanfaatkan dalam mendukung proses KM dalam periode 10 tahun terakhir. Tabel 1. Penelitian dibidang IT dan KM Authors Fevi Okumus (2012)

Nora Houari and Behrouz Homayoun Far (2004) Rosemary Wild and Kenneth Griggs (2008)

Dave Yates Scott Paquette (2011)

Topic of Study Facilitating knowledge management through information technology in hospitality organizations Application of intelligent agent technology for knowledge management integration A model of information technology opportunities for facilitating the practice of knowledge management Emergency knowledge management and social media technologies: A case study of the 2010 Haitian earthquake


5


Surya S. Durbha, Roger L. King, and Nicolas H. Younan, (2008)

Gashaw Kebede (2010) Khaisar Muneebulla Khan, Umesha Naik (2009) Jean-Paul. A. Barthks, Cesar Tacla (2012) Timothy G. Kotnour, Ph.d. and Michael Proctor, Ph.d. (2009) H. F. Lai (2009)

Massimo Franco and Stefania Mariano (2007)

Shu-Mei Tseng (2011)

An information semantics approach for knowledge management and interoperability for the global earth observation system of systems Knowledge management: An information science perspective Open source software for personal information managers and personal knowledge management Agent-supported portals and knowledge management in complex R&D projects Virtual Organization

Tabel 2. Trend teknologi IT dalam KM Authors

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Number of Factor

Predict the trend of information technology knowledge applied in healthcare management Information technology repositories and knowledge management processes: A qualitative analysis. Information technologies, organizational cultures and knowledge management

Dari penelitian yang telah dilukukan para akademisi dan praktisi dibidang KM, setidaknya ada tujuh kelompok teknologi informasi yang menjadi favorit bagi organisasi untuk dimanfaatkandalam KM, yaitu DSS, portal, repositories, social media, database management system, Elearning, content management system dan executive information system. Tabel 2 berikut menggambarkan urutan dari trend teknologi informasi yang dirangkum dari duabelas artikel dalm bidang KM yang menjadi referensi dalam penelitian ini.

A V V V

B V

C V

V

V

D V

E V

F G V V

H V

V V

V V

V

V

V V V

V V

V

V V V

5

3

4

5

2

3

2

3

*CSF Factors: a. Decision Support System b. Portal c. Repositories d. Social Media e. Database Management System f. E-Learning g. Content Management System h. Executive Information System

DSS adalah teknologi terfavorit yang paling banyak digunakan oleh perusahaan dalam mendukung kegiatan KM. Teknologi yang berikutnya adalah social media dan diikuti oleh repositories. 5. KESIMPULAN Teknologi informasi telah memberikan peluang agar program KM disebuah organisasi dapat berjalan secara effektif dan efesien sehingga KM diharapkan dapat mencapai misinya.


6


DAFTAR PUSTAKA 1.

2. 3.

4.

5.

6. 7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Alavi, M. and D.E. Leidner, Review: Knowledge management and knowledge management systems: Conceptual foundations and research issues. MIS quarterly, 2001: p. 107-136. Badamas, M.A., Knowledge Management and Information Technology: Enablers of E-Commerce Development. Barthès, J.-P.A. and C.A. Tacla, Agent-supported portals and knowledge management in complex R&D projects. Computers in industry, 2002. 48(1): p. 316. Durbha, S.S., R.L. King, and N.H. Younan, An information semantics approach for knowledge management and interoperability for the global earth observation system of systems. Systems Journal, IEEE, 2008. 2(3): p. 358-365. Houari, N. and B.H. Far. Application of intelligent agent technology for knowledge management integration. in Cognitive Informatics, 2004. Proceedings of the Third IEEE International Conference on. 2004. IEEE. Kebede, G., Knowledge management: An information science perspective. International Journal of Information Management, 2010. 30(5): p. 416-424. Kyobe, M. Knowledge management using information technology: Ethical and legal, issues in a university. in Information Society (i-Society), 2010 International Conference on. 2010. IEEE. Lai, H. Predict the trend of information technology knowledge applied in healthcare management. in Industrial Engineering and Engineering Management, 2009. IEEM 2009. IEEE International Conference on. 2009. IEEE. Okumus, F., Facilitating knowledge management through information technology in hospitality organizations. Journal of Hospitality and Tourism Technology, 2013. 4(1): p. 4-4. Sarker, S., S. Gasson, and C. Haythornthwaite. Information And Communication Technologies In Support Of Knowledge Management/Organizational Memory/Organizational Learning. in Proceedings of the 38th Annual Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS'05)-Track 8. 2005. Published by the IEEE Computer Society. Tseng, S.-M. Information technologies, organizational cultures and knowledge management. in Computer Science & Education (ICCSE), 2011 6th International Conference on. 2011. IEEE. Wild, R. and K. Griggs, A model of information technology opportunities for facilitating the practice of knowledge management. VINE, 2008. 38(4): p. 490506. Yates, D. and S. Paquette, Emergency knowledge management and social media technologies: A case study of the 2010 Haitian earthquake. International Journal of Information Management, 2011. 31(1): p. 6-13. Zack, M.H., Managing codified knowledge. Sloan management review, 1999. 40(4): p. 45-58.


7


15.

Zhang, C., Y. Guo, and S. Li. A knowledge management system solution based on ASP platform for domestic appliance repair. in Service Systems and Service Management, 2006 International Conference on. 2006. IEEE.


8

TREND PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT

Recommend Documents