L26
Gambar L36 Form view order penjualan pembayaran -
User dapat melihat detail dari transaksi dengan cara memilih transaksi yang ingin dilihat detailnya, kemudian menekan tombol “LIHAT DETAIL”, atau bisa juga dengan cara melakukan klik dua kali pada baris header yang berisi transaksi yang ingin dilihat detailnya.
L27
Gambar L37 Form view order penjualan menampilkan detail -
User dapat melakukan perbaikan faktur penjualan yang biasanya terjadi dikarenakan pelanggan tidak mau melakukan booking order yang artinya tidak mau memesan barang yang stoknya belum ada sekarang, ataupun terjadinya kesalahan pencatatan (faktor human error). Tampilan form revisi order penjualan ini mirip dengan form order penjualan, hanya saja untuk pemrosesan input data berbeda, karena setiap terjadi penggantian barang dengan barang lain (akibat salah pencatatan pada awalnya) akan memasukkan barang yang benar ke dalam barang belum kirim. Selain itu apabila ada penambahan jumlah barang, maka penambahan jumlah tersebut juga akan masuk ke dalam barang belum kirim.
L28
Gambar L38 Form revisi order penjualan Setelah melakukan penyimpanan terhadap faktur penjualan yang telah direvisi, maka akan muncul konfirmasi yang menanyakan apakah user mau mencetak faktur itu sekarang. Berikut adalah tampilan message box:
Gambar L39 Message box cetak faktur revisi f. Retur Pembelian Berikut ini adalah tampilan awal dari view retur pembelian:
L29
Gambar L40 Form view retur pembelian Form ini digunakan untuk melihat data retur atas pembelian yang pernah dilakukan, selain itu juga untuk menandakan bahwa barang yang diretur sudah digantikan dengan yang kondisinya baik. -
Terdapat fasilitas bagi user untuk melakukan pencarian dengan beberapa kriteria. Kriteria yang disediakan adalah pencarian berdasarkan kode order beli ataupun kode retur. Selain itu juga diberikan penyaring berupa status penerimaan dimana user bisa melakukan pencarian data retur yang belum diterima penggantiannya, atau yang sudah diterima penggantiannya, atau tidak menggunakan penyaringan tersebut. User juga dapat mencari data retur pembelian berdasarkan pada periode tertentu.
L30
-
User dapat melihat barang apa saja yang diretur pada transaksi retur tertentu dengan cara melakukan klik dua kali pada header dari transaksi retur tersebut.
Gambar L41 Form view retur pembelian menampilkan detail -
Setelah user sudah menerima barang pengganti atas barang yang pernah diretur, maka user perlu memprosesnya untuk menandakan bahwa barang tersebut sudah diganti. Caranya adalah dengan memilih baris header dari transaksi retur, kemudian menekan tombol “TERIMA BARANG” yang kemudian akan menampilkan message box berikut:
Gambar L42 Message box pemrosesan penerimaan retur beli
L31
g. Retur Barang Cacat Berikut adalah tampilan awal dari view retur barang cacat:
Gambar L43 Form view retur barang cacat Form ini digunakan untuk melihat retur barang cacat yang dilakukan oleh pelanggan kepada pihak perusahaan. -
Terdapat fasilitas pencarian berdasarkan beberapa kriteria seperti kode klaim retur, kode pelanggan, nama toko, serta nominal retur. Selain itu juga terdapat penyaring yaitu status ketersediaan barang dan status pengiriman, dimana status ketersediaan barang merupakan penyaring untuk pencarian apabila ingin menampilkan data dengan status ketersediaan barangnya ada, atau belum tersedia, dan status pengiriman merupakan penyaring untuk pencarian apabila ingin menampilkan data dengan status yang sudah terkirim atau belum. Untuk data retur barang cacat yang belum diganti namun barangnya sudah tersedia diberikan tanda berupa tulisan berwarna merah
L32
pada kolom ketersediaan barang dan baris yang dipilih berlatar belakang warna merah. -
User dapat menampilkan detail dari transaksi yang diinginkan dengan cara memilih baris pada header klaim retur untuk transaksi yang ingin dilihat, kemudian lakukan klik dua kali, atau tekan tombol “LIHAT DETAIL”.
Gambar L44 Form view retur barang cacat menampilkan detail
L33
Gambar L45 Tampilan tanda terima pelanggan untuk retur barang cacat h. Barang Belum Kirim Berikut adalah tampilan awal dari form view barang belum kirim:
Gambar L46 View barang belum kirim
L34
Form ini digunakan untuk melihat data barang belum kirim yang menjadi utang perusahan kepada pelanggan. -
Pada form ini juga terdapat fasilitas pencarian berdasarkan kriteria seperti kode barang belum kirim, kode order penjualan, kode pelanggan, serta nama toko. Selain itu juga terdapat penyaring seperti status ketersediaan barang dan status pengiriman seperti yang terdapat pada form view retur barang cacat. User juga dapat melakukan pencarian data pada periode tertentu. Untuk barang belum kirim yang barangnya sudah tersedia dalam gudang, maka akan diberi tanda berupa tulisan berwarna merah pada kolom ketersediaan barang dan apabila barisnya dipilih, maka latar belakangnya akan berwarna merah.
-
User dapat menampilkan detail dari header barang belum kirim yang ada dengan cara melakukan klik dua kali pada baris di header, atau dengan memilih baris kemudian menekan tombol “LIHAT DETAIL”.
L35
Gambar L47 View barang belum kirim menampilkan detail
Gambar L48 Tampilan tanda terima pelanggan untuk barang belum kirim
L36
i. Penerimaan Barang Berikut adalah tampilan awal dari form view penerimaan barang:
Gambar L49 Form view penerimaan barang Form ini digunakan untuk melihat data penerimaan barang yang pernah terjadi dan untuk menginput tagihan yang diberikan kepada perusahaan dari supplier. -
Terdapat fasilitas pencarian berdasarkan kriteria seperti kode order beli dan kode penerimaan. Selain itu terdapat penyaring berupa status tagihan yang dapat dipilih antara belum lunas, belum ditagih, sudah lunas, atau semua. User juga dapat melihat penerimaan barang apa saja yang terjadi pada periode waktu tertentu.
-
User dapat memasukkan tagihan yang didapat dari pihak supplier pada form ini. Caranya adalah dengan memilih baris pada header penerimaan,
L37
kemudian menekan tombol “BUAT TAGIHAN”, kemudian kode tagihan akan dibuat secara otomatis, kemudian kode order pembelian dan kode penerimaan barang yang bersangkutan disalin ke dalam field yang telah disediakan. Selain itu besar tagihan juga secara otomatis terisi dengan perhitungan nominal dari penerimaan barang tersebut, namun field besar tagihan dapat diganti oleh user sesuai dengan besar tagihan dari supplier. Setelah mengisi semua field yang disediakan, user dapat memasukkan tagihan tersebut ke dalam basis data dengan menekan tombol “SIMPAN TAGIHAN”.
Gambar L50 Form view penerimaan barang input tagihan -
Setiap baris yang sudah ada penagihan, saat dipilih akan menampilkan detail dari penagihan yang pernah diinput. User juga dapat melihat detail dari
L38
barang yang diterima berdasarkan penerimaan barang yang pernah terjadi dengan melakukan klik dua kali pada baris yang sudah dipilih pada header penerimaan.
Gambar L51 Form view penerimaan barang menampilkan detail j. Tagihan Berikut adalah tampilan awal dari form view tagihan:
L39
Gambar L52 Form view tagihan Form ini digunakan untuk melihat data mengenai penagihan dari supplier dan untuk memasukkan data pembayaran atas penagihan. -
Dalam form ini terdapat pencarian berdasarkan kriteria seperti kode tagihan, kode penerimaan, kode order pembelian, serta nominal tagihan. Selain itu terdapat penyaring yaitu status pembayaran dimana dapat dipilih antara semua, sudah lunas, atau belum lunas. User juga bisa mencari data tagihan berdasarkan periode waktu tertentu.
-
User dapat memasukkan data pembayaran dengan cara memilih tagihan yang ingin dilunasi, kemudian menekan tombol “BAYAR” lalu kode pembayaran akan dibuat secara otomatis, kode tagihan yang bersangkutan disalin ke dalam field yang telah disediakan lalu user diminta menginput besarnya
L40
bayaran. Kemudian user hanya perlu menekan tombol “LAKUKAN PEMBAYARAN”.
Gambar L53 Form view tagihan lakukan pembayaran -
Jika batal melakukan pembayaran, maka tombol “BATAL ditekan.
k. Pembayaran Berikut adalah tampilan dari form view pembayaran:
L41
Gambar L54 Form view pembayaran jenis pembayaran beli Form ini digunakan untuk melihat pembayaran yang telah terjadi, baik pembayaran atas pembelian ataupun pembayaran atas penjualan. User dapat memilih jenis pembayaran apa yang ingin dilihat dengan melakukan klik pada radio button yang disediakan di atas. Perpindahan pemilihan jenis pembayaran akan membuat pergantian tampilan. Contohnya sebagai berikut;
L42
Gambar L55 Form view pembayaran jenis pembayaran jual Selain kolom pada grid berubah, kriteria pencarian juga ikut berubah sesuai dengan jenis pembayaran yang dipilih. Pada pembayaran beli, kriteria yang disediakan adalah kode pembayaran beli, kode order pembelian, kode tagihan, kode penerimaan, nominal, serta nama karyawan yang melakukan pembayaran. Sedangkan pada pembayaran jual, kriteria yang disediakan adalah kode pembayaran jual, kode order penjualan, kode pelanggan, nama toko, nominal, serta nama karyawan yang mencatat pembayaran dari pelanggan.
L43
Gambar L56 Form view pembayaran pembayaran beli data penerimaan Pada pembayaran beli, terdapat tiga buah radio button yang dapat dipilih untuk melihat informasi mengenai tagihan, penerimaan barang, atau pembelian.
L44
Gambar L57 Form view pembayaran pembayaran jual menampilkan data pelanggan Sedangkan pada pembayaran jual, hanya tersedia dua buah radio button yang dapat digunakan untuk menampilkan data mengenai penjualan ataupun pelanggan yang bersangkutan dengan header pembayaran. 5. Menu Transaksi Berikut adalah tampilan sub menu dari menu Transaksi
L45
L58 Sub menu transaksi a. Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian ini digunakan untuk memasukkan data barang yang ingin dibeli dari supplier. Terdapat dua jenis pembelian yang dapat dipilih, yaitu Customer Order yang merupakan pemesanan biasa dan Purchase Order yang merupakan pemesanan bulanan. Berikut adalah tampilan awal dari form Transaksi Pembelian jenis pembelian Customer Order:
Gambar L59 Form order pembelian jenis pembelian biasa
L46
Kode dari order pembelian yang akan dibuat akan dibuat secara otomatis. Apabila jenis pembelian diubah, maka kode pun akan ikut berubah sesuai dengan format yang ada. Selain itu letak tanggal kirim pun akan ikut berubah dan jenis pembayaran untuk pembelian bulanan (Purchase Order) akan berubah menjadi Kredit dan tidak dapat diubah. Berikut adalah contoh tampilan apabila jenis pembelian diubah menjadi Purchase Order:
Gambar L60 Form order pembelian jenis pembelian bulanan Pada form pembelian ini user dapat memilih barang secara langsung dengan menggunakan combo box yang disediakan ataupun dengan menggunakan form pencarian barang. Apabila user ingin menggunakan combo box, maka user dapat memilih nama atau kode dari barang tersebut, dimana pergantian kode atau nama akan menyebabkan perubahan data pada text box harga satuan dan stok. Apabila user ingin mencari barang dengan menggunakan
L47
form pencarian barang, maka user harus menekan tombol “Cari Barang”. Berikut adalah tampilan dari form pencarian barang:
Gambar L61 Form pencarian barang pada order pembelian Pada form pencarian barang, user dapat mencari barang sesuai dengan kode barang, nama barang, jenis barang, serta kategori barang yang diinput. Apabila user tidak ingin melakukan pencarian berdasarkan salah satu field yang disediakan, maka user tidak perlu mengisi apapun pada field tersebut. Apabila user telah menemukan barang yang diinginkan, maka user dapat melakukan klik dua kali pada baris yang menunjukkan barang tersebut, atau user dapat memilih baris dari barang tersebut, kemudian menekan tombol “Masukkan”.
L48
Setelah user sudah menemukan barang yang diinginkan, maka user perlu memasukkan jumlah barang yang diinginkan, karena telah divalidasikan apabila jumlah barang adalah nol, maka barang tidak dapat dimasukkan ke dalam daftar pembelian. Saat user memasukkan jumlah barang, maka secara otomatis jumlah harga yang merupakan jumlah barang dikali dengan harga satuan akan ikut terhitung. Setelah itu user perlu memilih tanggal kirim dari barang yang diinginkan (khusus untuk pembelian bulanan). Pada perubahan tanggal kirim, divalidasikan bahwa tanggal yang bisa dipilih adalah dua bulan dari bulan saat order pembelian dibuat. Hal ini dikarenakan ketentuan perusahaan dalam pembelian bulanan dimana pembuatan order dilakukan saat akhir bulan.
Gambar L62 Penambahan data barang pembelian
L49
Apabila user memasukkan nama barang yang sama (dan tanggal kirim yang sama pada kasus pembelian bulanan), maka akan muncul permintaan persetujuan dari user untuk menambah jumlah dari barang tersebut. Apabila user memilih “Yes” maka jumlah barang akan ditambahkan, sedangkan apabila user memilih “No”, maka jumlah barang tidak akan ditambahkan. Pada kasus pembelian bulanan, dapat terjadi barang yang sama ada dalam daftar pembelian, asalkan tanggal kirimnya berbeda.
Gambar L63 Message box pembelian barang yang sama Apabila user ingin mengubah data yang sebelumnya telah dimasukkan ke dalam daftar pembelian, maka user perlu memilih barang yang ingin diubah, kemudian menekan tombol “UBAH DATA”, setelah itu isi dari baris tersebut akan disalin ke field-field yang ada di atas, kemudian tombol “MASUKKAN DATA” berubah menjadi “SIMPAN” untuk menyimpan perubahan yang dilakukan.
L50
Gambar L64 Ubah data pembelian Apabila user ingin menghapus salah satu barang dalam daftar pembelian, maka user perlu memilih baris yang ingin dihapus, kemudian menekan tombol “HAPUS DATA”, maka akan muncul konfirmasi untuk penghapusan baris tersebut. Apabila user memilih “Yes”, maka penghapusan baris akan dilakukan, apabila user memilih “No”, maka penghapusan baris akan dibatalkan.
Gambar L65 Message box hapus barang yang dibeli
L51
Apabila user sudah yakin dengan transaksi yang baru saja dibuat, maka user dapat meyimpan transaksi tersebut ke dalam basis data dan membuat order pembelian dengan menekan tombol “SIMPAN”, yang kemudian akan memunculkan konfirmasi mengenai penyimpanan transaksi.
Gambar L66 Message box simpan pembelian Setelah penyimpanan berhasil, maka tombol “SIMPAN” akan berubah menjadi “BUAT ORDER” yang dapat digunakan untuk membuat order sesuai dengan format yang sudah ditentukan.
Gambar L67 Laporan order pembelian
L52
Setelah menekan tombol “BUAT ORDER”, maka akan muncul jendela baru yang berisi bentuk order pembelian berdasarkan transaksi yang sebelumnya telah dibuat. Dari jendela ini, user dapat mengekspor order tersebut ke dalam format .pdf yang kemudian dapat dikirimkan kepada supplier, atau user dapat mencetak order ini untuk kemudian dikirimkan melalui fax. b. Transaksi penjualan Berikut adalah tampilan awal dari form Order Penjualan:
Gambar L68 Form order penjualan Form ini digunakan untuk menginput data penjualan. Nomor faktur penjualan akan dibuat secara otomatis begitu form ini dibuka. User dapat memilih
L53
pelanggan yang melakukan transaksi ini dengan menggunakan combo box atau dengan menggunakan form pencarian pelanggan. Apabila user mau menggunakan form pencarian pelanggan, maka user harus menekan tombol “Cari Pelanggan” yang akan memunculkan form tersebut, tampilannya sebagai berikut:
Gambar L69 Form pencarian pelanggan pada order penjualan Pada form ini, user dapat melakukan pencarian nama toko, dengan syarat nama salesman yang menangani toko tersebut dan syarat daerah operasional tempat pelanggan berada. Setelah user menemukan pelanggan yang benar, maka user dapat melakukan klik dua kali pada baris yang menunjukkan
L54
pelanggan tersebut, atau dengan memilih baris tersebut, kemudian menekan tombol “Masukkan”. Untuk pemilihan barang pada form order penjualan ini sama dengan form order pembelian dimana user dapat memilih dengan menggunakan combo box atau dengan form pencarian barang. Dan apabila ada penginputan barang yang sama, maka akan ada konfirmasi bagi user untuk menambahkan jumlah yang sudah ada dalam daftar penjualan dengan jumlah yang baru akan dimasukkan.
Gambar L70 Form order penjualan penambahan data Apabila pemasukkan jumlah sebuah barang melebihi dari perhitungan stok yang ada, maka akan muncul konfirmasi seperti terlihat pada gambar di atas. Apabila user memilih “Yes”, maka barang akan dimasukkan ke dalam daftar
L55
penjualan sebanyak barang yang diinput, dan sisa dimana stok tidak ada akan dimasukkan ke dalam barang belum kirim.
Gambar L71 Message box stok barang tidak cukup Untuk melihat daftar barang belum kirim dari transaksi yang sedang dibuat ini, user dapat memberikan tanda centang pada check box yang berada pada sebelah kanan pemilihan kode barang. Berikut contoh tampilannya:
Gambar L72 Barang belum kirim dilihat pada form order penjualan
L56
User dapat melakukan pengubahan data dengan cara memilih baris pada daftar penjualan, kemudian menekan tombol “UBAH DATA”, kemudian data tersebut akan disalin ke field-field yang ada di bagian atas. Untuk penghapusan, caranya sama dengan ubah data, user memilih baris mana yang ingin dihapus, kemudian menekan tombol “HAPUS DATA”. Apabila pengubahan data dilakukan dan terjadi pengurangan jumlah barang yang diinput, atau penghapusan daftar barang yang terdapat juga dalam barang belum kirim, maka akan mempengaruhi daftar barang belum kirim apakah itu berkurang ataupun hilang. Berikut contohnya:
Gambar L73 Ubah barang belum kirim pada form order penjualan
L57
Setelah penginputan data selesai, maka user harus menekan tombol “SIMPAN” untuk menyimpan transaksi yang terjadi.
Gambar L74 Message box menyimpan order penjualan Setelah transaksi disimpan, maka akan muncul pertanyaan bagi user apakah user ingin mencetak faktur penjualan, apabila user tidak mau mencetak sekarang, maka user dapat memilih “No” dan disediakan tombol “CETAK FAKTUR” apabila user mau mencetak faktur.
Gambar L75 Message box mencetak faktur Berikut contoh tampilan faktur yang akan dicetak:
Gambar L76 Faktur penjualan
L58
Apabila user ingin membuat transaksi lainnya, user dapat menekan tombol “BUAT ORDER BARU”.
Gambar L77 Form order penjualan tampilan setelah transaksi selesai c. Transaksi Penerimaan Barang Berikut adalah tampilan awal dari Form Penerimaan Barang
L59
Gambar L78 Form penerimaan barang Form ini digunakan untuk menginput barang-barang yang diterima oleh perusahaan. Penerimaan barang ini berdasarkan pada order pembelian yang telah dibuat oleh perusahaan, oleh karena itu, barang-barang yang bisa diinput ke dalam daftar penerimaan barang adalah barang yang terdapat dalam order pembelian. Pada combo box kode order pembelian, ditampilkan kode order pembelian yang statusnya belum lengkap diterima. Langkah pertama yang harus dilakukan oleh user adalah memastikan kode order pembelian sudah benar, karena apabila sudah terjadi penginputan barang,
L60
kemudian terjadi penggantian kode order beli, maka barang-barang yang sudah diinput akan dihapus. Berikut contoh tampilannya:
Gambar L79 Message box mengubah penerimaan barang Setelah memastikan bahwa kode order pembelian sudah benar, maka user dapat menginput barang-barang yang diterima pada hari itu berdasarkan surat jalan yang diterima. Nomor surat jalan dimasukkan ke text box nomor surat jalan yang berada di bawah kode penerimaan barang. Kemudian user dapat memilih barang apa saja yang diterima beserta jumlah yang diterima saat itu. User juga dapat mengubah ataupun menghapus barang dari daftar penerimaan dengan cara memilih baris dari barang yang ingin diubah atau dihapus kemudian menekan tombol “UBAH DATA” untuk mengubah dan “HAPUS DATA” untuk menghapus.
Gambar L80 Message box simpan penerimaan barang Setelah user menginput barang yang diterima, maka user harus menekan tombol simpan untuk menyimpan penerimaan barang tersebut di dalam basis data. Setelah penyimpanan sukses, maka order pembelian akan diperiksa
