Topik Audit 1 R di Pancoran

Vol 8, Th ke 2 Juli 2011

BERITA AGS INDONESIA 2011

Vol 8, Th ke 2 Juli

Topik — Audit 1 R di Pancoran Isi terbitan bulan ini •

Topik : Audit 1 R di Pancoran

•

Kegiatan Kita : Rec-Man merambah ke Philipina Smart and Practical filing Management

•

SHE: Alat Pelindung diri (APD)

•

English Corner Rule number Two

•

Rio Hari Susanto (Perwakilan Gudang I) melayani pertanyaanpertanyaan auditor. Tak ada hal yang sulit bila diaudit. Karena dari jauh hari sudah diberitahukan materi yang akan diaudit. Jadi semestinya para auditee (pihak yang diaudit) telah siap. Rio cs memang mempersiapkan diri dgn baik. Gudang 1 telah bersih dan tertata rapi. Ada upaya keras utk menjalankan program 5 R ini.

Tentang 5 R : -

Semua Bermula Dari Rumah

- Red Tag •

Setelah tertatih-tatih, akhirnya tiba jua saat utk melakukan audit 1 R di div. Records Management, Pancoran. Team Auditor - Winda Farhati, Masayu Retnosari dan Poerwanto – mendatangi 4 lokasi pada Rabu 20 July 2011 lalu.

Berita Kita : Ulang Tahun Teman Baru - Merry H.N. - Laura F. S. - Rosmawaty M.

Sebagai contoh, Rio dapat menunjukkan Daftar List masa Rentensi dokumen milik mereka, men jawab auditor. Area penempatan barang telah ditandai pada lantai menggunakan garis Kuning, Merah dan Biru. Namun, karena – program 5 R ini masih relative baru – pihak auditee - “gagap” menghadapi auditor. Contoh, pemahaman makna garis Kuning, Merah, iru belum sepenuhnya dihayati. Demikian pula saat ditanyakan alasan menentukan waktu masa rentensi sebuah dokumen, tiada jawaban pasti. Ini dimaklumi. Sebab 5 R adalah satu proses. Sebuah perubahan kearah positif dan makan waktu.

Memasuki Gudang II, auditor disambut oleh Emin Efendi. Ia menjawab banyak hal terkait gudang kelolaannya. Tiap lokasi yang diaudit memiliki ciri dan persoalan berbeda-beda. Ditemukan banyak box masih teronggok dilantai diantara rak. Ternyata box-box itu kebanyakan adalah box titipan gudang lain. Sayangnya, Emin tak memberi tanda dengan membubuhkan keterangan yang memadai pada boxbox tersebut. Sehingga siapapun yang melihatnya akan paham bahwa box tersebut merupakan titipan dan diketahui pula kapan batas akhir penitipannya. Kalau saja penandaan ini dapat terjadi, barangkali Gudang II akan bersih dan lega. Bicara soal penandaan, barangkali point ini perlu ditekankan dan diperbaiki. Sebagai contoh, Emin dapat menunjukkan dimana RED TAG area berada. Namun di lokasi itu tidak terdapat rambu yang menyebutkan bahwa itulah Area Red Tag. Sebaiknya lain waktu, Emin didampingi oleh Slamet Saragih “the real pengelola gudang” agar perbaikan dilokasi segera terjadi. Masih dilokasi gudang II, ada sebuah area dibawah pengelolaan Suwanda, yaitu area penghancuran dokumen (destroy). Suwanda bertugas diluar lokasi saat audit berlangsung. Wakilnya Julianto, adalah orang baru. Itu sebabnya Julianto sempat terbata-

bata melayani auditor karena banyak hal yang belum diketahuinya. Disisi lain, Julianto perlu diacungi jempol, sebagai orang baru ia sudah dapat menyebutkan urutan dan slogan 1 R dengan benar. Adalah Budi Haryadi yang menemani auditor di Gudang III. Meski dalam kondisi tidak sehat, Budi sigap melayani pertanyaan auditor. Ini sebuah semangat yang sangat positif. Ia dapat menjelaskan semua ihwal gudang III kelolasnnya. Persiapan gudang III menghadapi auditor tampaknya biasa saja. Sebab memang demikian adanya. Mereka bekerja dengan tingkat kerapihan yang lumayan baik. Jadi sudah biasa menerapkan sebuah standar yang baik. Sayangnya, sekali lagi “the real pengelola” gudang III tak ikut menyertai Budi. Tentu, seperti telah dikemukakan s bahwa 5 R adalah satu proses. Jadi, perbaikan-perbaikan senantiasa diperlukan tiap saat. Dan audit adalah kegiatan memantau sejauh mana proses 5 R dilakukan. Jadi audit bukan ajang “Ujian”. Meski ujian, kita patut umumkan hasil audit 1 R. Nilai audit yang melebih 5.0 adalah telah memenuhi “standard minimum kelayakan”. Dua gudang dapat nilai yang sama yaitu 5.7 (gudang I & III). Nilai 3.3 dipetik oleh Gudang II dan Area Destroy memperoleh nilai 2. 7. Jangan lupa, 5 R adalah sebuah proses. Artinya pintu perbaikan terbuka lebar. Salam 5 R. (HP)

Halaman 1

BERITA AGS INDONESIA


Kegiatan KITA ….. Rec-Man kita merambah Philipina Seperti diketahui bersama bahwa divisi Recor ds Management kita beroperasi dgn menggunakan system kerja yg dibangun dan dikerjakan sendiri (taylor made). Dengan demikian kita dapat membuatnya sesuai kebutuhan d ala m r a n g ka me la ya ni customer kita. System itu dikenal bernama REC-MAN. Berkat keunggulannya, Recman itu kini sudah pula merambah ke negara tetangga kita, Philipina. Adalah saudara kita di AGS Philipina yg kini sedang merintis utk memperkuat Div. Records Management mereka. Setelah mengirimkan seorang wakilnya (Mr. Perry Camba) – pertengahan bulan April lalu, utk mengamati dan belajar Rec-man di AGS Indonesia, tepatnya di div. Records Management di Pancoran, Jakarta, mereka kemudian tertarik menggunakannya. Dalam rangka itulah, kurang lebih selama seminggu di awal Juli 2011, Direktur dan Kepala Seksi Div. Records Management AGS Indonesia, Djufri Hartungi dan Ririk Suriyana terbang ke Philipina. Berikut ini cerita Ririk atas kunjungan tsb. Pada waktu orang-orang sudah lelap tidur, malam itu 6 Juli 2011 - kami (saya dan Pak Djufri) masih berjaga. Apa boleh buat, atas nama tugas kami malam itu (jam 00: 55 WIB) terbang dari Jakarta ke Manila menggunakan Philippine Airlines.

Tujuan kami adalah mengenalkan Program Recman ke AGS Four Winds Manila. Meski tak sempat tidur nyenyak dipesawat, kami berdua bersemangat saat landing jam 06:30 , 7 Juli 2011 di Bandara Aquino. Apalagi kemudian dijemput oleh Perry Camba (staff AGS Philippine) yang pernah “magang” di Pancoran, Jakarta.

Jam kerja tersebut memang jam kerja sesuai dengan ketentuan pemerintah Philipina. Lain lubuk lain ikannya, ya….. Usai pengenalan program Recman tersebut, kepada para staff peserta diberikan sertifikat dari AGS Four Winds Indonesia yang disampaikan langsung oleh Bapak Djufri Hartungi.

Usai sarapan, kami langsung menuju ke kantor AGS yang berada di Pasig (nama kota di Manila). Chris Ward, manager AGS Four Winds Manila, dan staffnya menyambut kami dengan hangat. Segera kami memperkenalkan program Rec-man yg made in Jakarta itu. Pengenalan program ini memakan waktu hampir 3 hari. Maklumlah, pengenalan itu dilakukan disela pekerjaan rutin para staff disana. Lagi pula jam kerja disana tergolong “aneh” buat kita yg biasa kerja di Jakarta. Jam kerja mereka sebenarnya biasa-biasa saja yaitu 08:30 – 17:00. Tetapi disamping jam istirahat pada jam 12:00 – 13:00 mereka masih punya dua kali break yaitu morning break (10:00 – 10:30) dan afternoon break ( 15:00 – 15:30).

Kami juga melakukan kunjungan ke gudang penyimpanan dokumen AGS Manila. Kapasitasnya 40.000 box, dan masih terasa lega. Karena baru tersimpan 15.000-an box didalammnya.

Halaman 2


Kunjungan ini memang berkesan. Keramah-tamahan khas Philipina amat terasa. Hangat dan akrab. Kendati pada hari libur, dan itu bukan merupakan tugas mereka – ada dua staff AGS Manila (Debi Galsim dan Alvin Baysan) yang menemani kami berwisata ke Corregidor Island.


Semoga kunjungan ini dapat menjadi tali pengikat persaudaraan antara sesama AGS Four Winds di Asia umumnya dan khususnya antara Indonesia dengan Philipina terutama dalam hal pengelolaan Records Management .

Don’t translate When you want to create an English sentence, do not translate the words from your Mother tongue. The order words is probably completely different and you will be both slow and incorrect by doing this. Instead, learn phrases and sentence so you don’t have to think about the words you are saying. It should be automatic.

English Corner...

Another problem with translating is that you will be trying to incorporate grammar rules that you have learned. Translating and thinking about the grammar to create English sentence is incorrect and should be avoided.

Pengantar :

Tapi hal lain yang paling berkesan bagi saya pribadi adalah tanggal 9 Juli 2011. Saya diam-diam “merayakan” hari ulang tahun saya di negeri orang. Ini sebuah hadiah paling indah dalam hidupku.

Melanjutkan keterangan kami pada penerbitan sebelumnya, berikut ini adalah rules no 2 yang juga patut untuk diperhatikan. Selamat mengikuti.

5 Speaking Rules you need to know! RULE NUMBER TWO Learn and study phrases

Thanks for AGS Four Winds Manila and AGS Four Winds Indonesia on the very nice moments I had.

Many students learn vocabulary and try to put many words together to create a proper sentence. It amazes me how many words some of my students know, but they cannot create a proper sentence. The reason is because they didn’t study phrases. When children learn a language, they learn both words and phrases together. Likewise, you need to study and learn phrases. If you know 1000 words, you might not be able to say one correct sentence. But if you know 1 phrase, you can make hundreds of correct sentences . If you know 100 phrases, you will be surprised at how many correct sentences you will be able to say. Finally, when you know only 1000 phrases, you will be almost a fluent English speaker.

Source : www.talkenglish.com

Keterangan : Rumus kedua dlm hal belajar bahasa Inggris terutama utk percakapan adalah seperti dibawah ini : Belajar mengenai ungkapan (phrases) Banyak orang berusaha utk mengumpulkan perbendaharaan kata (vocabulary) dan mencoba menyusun kata-kata itu menjadi sebuah kalimat. Hasilnya mereka tdk dpt membuat sebuah kalimat yang tepat. Jadi jangan buang waktu hanya utk mengumpulkan atau mencari perbendaharaan kata. Carilah ungkapanungkapan. Bila anda memiliki banyak ungkapan, maka anda pasti akan mampu menjadi penutur bahasa Inggris. Jangan menterjemahkan Bila anda berbahasa Inggris, jangan menterjemahkan dari bahasa anda ke bahasa Inggris. Mengapa ? Selain butuh waktu utk menterjemahkan dan tdk dpt spontan, terjemahan anda tdk selalu bisa tepat. Karena struktur bhs asli anda berbeda dengan bahasa Inggris. Jadi…., ? Ya belajar mengenai ungkapan saja dulu…. Halaman 3



Tentang SHE …..

Kegiatan Kita ….. Smart and Practical Filing Management Perkembangan bisnis dari hari ke hari - apapun bidang bisnisnya, semakin ketat dirasakan. Para pelaku bisnis dituntut untuk bukan saja semakin kreatif tetapi juga harus bertindak efisien dalam menjalankan perannya.

Begitu juga dalam salah satu bidang bisnis yang kita geluti : Records Management (pengelolaan & pengarsipan dokumen). Bertindak dan berpikir efisien dalam bidang ini bukan saja untuk dokumen yang berbasis kertas (hard copy) tetapi juga berbasis digital (elektronik). Berangkat dari pemikiran untuk selalu berbenah diri agar tidak “ketinggalan kereta”, AGS Indonesia telah mengirimkan Direktur dan Sales Manager Records Management - Djufri Hartungi dan Winda Farhati – mengikuti seminar sehari dengan topic seperti judul berita ini (12/7/2011). Data Script sebagai penyelenggara seminar ini menampilkan dua orang pakar kearsipan yaitu Natar Adri dan Bagas Bhaskara berbagi pengeta-

huannya kepada para peserta. ALAT PELINDUNG DIRI (APD) Seminar sehari itu membahas anara lain : Paradigma dan Filosofi system Kerasipan, Pedoman Umum Pengelolaan Arsip, dan Pembenahan Arsip Fisik dengan Prinsip 5 S (5R). Seminar ini bukan saja dirasakan bermanfat dari sisi pengelolaan arsip saja tetapi sekaligus juga menopang kegiaan yang kita sedang jalankan : program 5 R.

Pada terbitan April yang lalu telah ditampilkan APD tentang Topi dan Sarung tangan. Kini kita lihat mengenai sepatu (alas kaki).

Pelindung kaki berupa sepatu dan sepatu boot, seperti terlihat pada gambar 1.11a-g, antara lain: A.

Steel toe, sepatu yang didesain untuk melindungi jari kaki dari kejatuhan benda.

B.

Metatarsal, sepatu yang didesain khusus m e l i n d u n g i s e l u r u h kaki dari bagian tuas sampai jari

C.

Reinforced sole, sepatu ini didesain dengan bahan penguat dari besi yang akan melindungi dari tusukan

Dengan demikian karyawan kita akan semakin terbuka pikirannya bahwa 5 R adalah sebuah program yang sudah dikenal luas dimasayarakat. Penyelenggara menyebutkan bahwa objektif seminar ini adalah member bekal Pengetahuan, Wawasan dan Ketrampilan teknik mengenai system arsip yang baik dan benar, Perubahan mindset & menal positif untuk menjadi pengelola arsip yang professional, serta Meningkatkan kreatifitas penataan arsip fisik & elektronik. Tentu saja dengan hadirnya dua wakil AGS Indonesia dalam seminar ini akan makin memperkuat dan menajamkan semangat dan hasil pengelolaan div. Records Management kita. Semoga. (HP)

pada kaki D.

Latex/Rubber, sepatu yang tahan terhadap bahan kimia dan memberikan daya cengkeram yang lebih kuat pada permukaan yang licin.

E.

PVC boots, sepatu yang melindungi dari lembab dan membantu berjalan di tempat becek

F.

Vinyl boots, sepatu yang tahan larutan kimia, asam, alkali, garam, air dan darah

G.

Nitrile boots, sepatu yang tahan terhadap lemak hewan, oli, dan bahan kimia - - 0- -

Halaman 4



Tentang 5 R ….. Semuanya Bermula Dari Rumah… Oleh : Lastri Rahimi

Pengantar Redaksi :

Program R sebenarnya bukanlah baru bagi kebanyakan orang. Karena dlm kehidupan sehari-hari, mereka telah melaksanakannya. Hanya saja mereka dan juga kita – seringkali tak menyadari bahwa kegiatan yg dilakukan tersebut ternyata dilandasi oleh metoda yg kemudian dikenal dgn nama 5 R. Jadi, ihwal 5 R dpt dilakukan oleh siapa saja, dimana saja. Menanggapi ajakan redaksi, Lastri Rahimi (Dept Head Div. Records Management) menulis tentang apa yg diajarkan oleh bunda tercintanya dan apa yang dialaminya. Selamat membaca. Saya ingin berbagi cerita bagaimana Ibu saya ternyata telah menjalankan 5R di dalam memelihara lingkungan rumah kami semasa hidupnya (semoga Tuhan memberikan tempat terbaik di sisi-Nya). Dahulu, ketika kami (saya dan kakak perempuan saya) masih remaja kami sering menganggap hal-hal yg beliau lakukan sangat "lebay". Dimulai dari Ringkas. Ibu secara regular membenahi lemari pakaian seluruh keluarga. Hal pertama yg beliau lakukan adalah memeriksa baju-baju kami. Bila ditemukannya baju-baju yg sudah tak muat lagi, beliau akan segera memisahkannya. Biasanya isi lemari akan berkurang 30% karena diberikan kepada orang-orang yg masih membutuhkannya. Tidak hanya itu, beliau juga sering memeriksa lemari buku kami, utk mengambil buku-buku bacaan yg tidak kami pergunakan lagi, terutama buku pelajaran.

Soal Rapi, tak perlu diragukan lagi. Nah kerapihan beliau ini yg sering membuat saya ngambek, terutama pada saat membantunya mencuci pakaian, khususnya saat berbilas dan menjemur. Aduuh, sering jemuran saya dibongkar dan disusun ulang oleh Ibu. Beliau secara konsisten menjemur kemeja satu area dan menghadap ke arah yg sama. Demikian pula untuk underware dan lain-lainnya. Cara beliau meletakkan barang juga sama. Beliau akan ngomel bila barang-barang di rumah tidak diletakkan di tempatnya semula, meskipun tidak diberi label lokasi atau lainnya. Gelas A kalau sudah dicuci, harus kembali ke lokasi semula dst.nya. Soal Kebersihan (Resik), wow Ibu kami paling rajin bersih-bersih. Bukan hanya dibagian yg terlihat, bahkan selokan milik umum saja beliau rela membersihkannya. "Kalau tidak dibersihkan nanti banyak nyamuk." Pokoknya seluruh rumah akan beliau bersihkan tanpa terkecuali. Saya sangat yakin bahwa sepanjang hidupnya beliau sangat konsisten melakukan semua kebiasaan ini dan beliau paling keras dalam mendidik saya utk sama seperti diri nya. Memperbaiki panci, kompor yg sumbunya sudah mulai tidak rata, menjahit pakaian yg terlepas jahitannya, biasanya dilakukannya sendiri. Utk hal-hal yg lebih sulit beliau akan memanggil kakak tertua kami utk melakukannya. Merawat seluruh peralatan rumah tangga dan rumah merupakan agenda mingguan beliau. Bagi beliau, hari minggu adalah hari sibuk (ampun, kapan istirahatnya ya ?) karena agenda memeriksa dan memperbaiki yang rusak, dilakukannya secara tetap di hari minggu.

Lebih dari dua puluh tahun yg lalu, kami sering protes ketika Ibu menanamkan perinsip-prinsipnya kepada kami. Beliau bilang : "setinggi apapun sekolah kalian, tetap kalian masih memiliki tanggung jawab mengurus rumah. Meskipun uang kalian cukup utk bayar pembantu, mereka hanya bisa membantu saja (hasilnya tergantung seberapa mampu kalian memahami pekerjaan-pekerjaan mengurus rumah).", dan beliau memang benar. Sebab utk hasil terbaik dlm mengurus rumah, tak sepenuhnya kami bisa mengandalkan pembantu rumah tangga. Selain itu, inti dari pekerjaanpekerjaan yg beliau lakukan adalah melatih kami menyerap norma-norma yg beliau imani yaitu : 1. Kedisiplinan 2. Konsisten 3. Tanggungjawab 4. Kebersamaan 5. Penghargaan thp hidup & keluarga 6. Kebersyukuran atas karunia Tuhan 7. Hemat & jujur (terutama thd diri sendiri) 8. Terampil & rajin dan masih banyak lagi Beliau adalah guru terbaik kami. Sebab nilai-nilai kehidupan tersebut telah beliau tanamkan tanpa kami sadari. Nilai-nilai tersebut beliau peroleh di masa remajanya ketika menjadi anak angkat tentara Belanda dan disekolahkan di "Kloster" yaitu asrama khusus putri di Jakarta yang didirikan oleh penguasa Belanda kala itu. Terlepas dari kenyataan bahwa Belanda menjajah kita 350 tahun, namun untuk sekelompok masyarakat Belanda seperti kakek angkat saya, mereka sangat berjasa kepada bangsa kita, terutama Ibu kami. Seorang anak yatim piatu sejak kecil telah diurus dan disekolahkan di tempat yg menumbuhkan nilai-nilai positif yg diwarisinya kepada kami. I love you Mama. Semoga Mama berbahagia di sisi-Nya. Amin. Halaman 5



Tentang 5 R ….. RED TAG Seperti diketahui dalam melakukan kegiatan 1 R selalu ada satu tempat dimana kita meletakkan barang atau dokumen yg rusak dan perlu diperbaiki, atau ada barang yang berlebihan, ada barang yang tidak diperlukan lagi tetapi masih dapat dipergunakan oleh orang lain. Tempat tersebut dinamakan Red Tag Area. Area ini sesungguhnya hanya berfungsi sebagai Tempat Penampungan Sementara. Oleh sebab itu adalah tidak benar bila barang yg ada didalam area tersebut tersimpan lama tanpa dilakukan proses apapun terhadapnya. Dalam pelaksanaannya, nampak bahwa kita belum sungguh-sungguh memahami fungsi Area Red Tag itu. Area itu sering disalah fungsikan sbg tempat sampah. Maka dari itu barang atau dokumen yg diletakkan disitu haruslah sesuai dgn tujuan diadakannya tempat Red Tag dan juga barang atau dokumen yg diletakkan disana harus ditempeli sebuah label berwarna merah. Label tsb sekarang sedang dalam proses pembuatan dan akan segera dibagikan kesetiap divisi. Team 5 R juga akan membagikan sebuah Instruksi Kerja (IKA) mengenai cara mengisi dan menggunakan Red Tag label. Maksud dari penempelan label tersebut adalah utk memudahkan komunikasi antara pihak yg meletak barang atau dokumen dengan pihak pengelola Red Tag.

2. Buatlah rambu yang mudah terlihat dari jarak terentu yang menyebutkan area Red Tag. 3. Tentukan petugas yang mengelola area Red Tag itu.

TEMAN BARU Pada dua bulan terakhir ini, kita punya teman kerja baru lagi. Selamat datang teman-teman, semoga kita dapat membangun kerja sama yang lebih erat lagi.

4. Informasikan IKA anda di atas kepada semua karyawan yang ada dilokasi tsb. 5. Tentukan jadwal pemeriksaan Area Red Tag secara berkala. Seminggu sekali misalnya. Namun demikian bila dalam waktu kurang dari ketentuan tsb, are Red Tag telah penuh maka segera harus diambil tidankan dan keputusan.

o0o

Merry Hanatri Ningrum 1 Juni 2011 Staff Div. Sales Records Management

Berita Kita …... ULANG TAHUN Selamat untuk rekan-rekan yang berulang tahun bulan Juli. Semoga sehat selalu dan panjang umur. Mohon maaf kepada Winda Farhati yg berulang tahun 4 April dan luput termuat di edisi yang lalu. Slamet Saragih 1 Juli Poerwanto 8 Juli Ririk S. 9 Juli Eko Wahyudi 13 Juli Cecep S. M. 17 Juli Murwanti 21 Juli M. Ikbal 27 Juli

Laura Fevrier Sandra 12 Juli 2011 Marketing Manager

-0-

Hal-hal pokok yg perlu diperhatikan dalam mengelola Red Tag Area adalah : 1. Tentukan lokasinya. Sebaiknya lokasi ini tidak berpindah pindah tempat alias menetap.

Rosmawaty Manurung 18 Juli 2011 Staff Div. FNA Halaman 6

Topik Audit 1 R di Pancoran

Recommend Documents