Toolkit
Personeelsselectie HANDLEIDING
Inhoud Stap 1: De voorbereiding
6
1. Opmaak functieprofiel 2. Werving 2.1. Wervingskanalen 2.2. Wat is een goede vacaturetekst?
6 8 8 10
Stap 2: Voorbereidende vergadering met juryleden
15
1. 2. 3. 4. 5.
15 15 17 18 21
Kennismaking van de jury met de organisatie en de functie Opmaak competentierooster Vaststellen van de gedragsindicatoren Selectietools Opmaak interviewleidraad
Stap 3: Selectie
23
1. Tips om vragen te stellen 1.1. De START-methodiek 1.2. Luister, vat samen, vraag door 1.3. Stel de juiste vragen 1.4. Wat met ‘lastige’ kandidaten 1.5. Welke vragen mag u niet stellen? 2. Notities nemen
23 23 24 25 27 28 28
Stap 4: Evaluatie en rapportering
29
1. 2. 3. 4.
Veelgemaakte fouten Hoe veelgemaakte fouten vermijden? Beraadslagen met de jury Opmaken van het rapport
29 32 32 33
Stap 5: Feedback geven aan kandidaten
34
1. 2. 3. 4.
34 34 35 35
Waarom zou ik feedback geven aan kandidaten? Alle afgewezen kandidaten feedback gegeven ... Klaar? Wat en wanneer? Hoe geef ik goede feedback?
Gebruikte bronnen
38
Andere publicaties van WIVO i.s.m. Uitgeverij Politeia
39 3
INHOUD VAN DE TOOLKIT • Een stappenplan om je door de hele selectie te gidsen • Dit boekje met uitleg en concrete tips voor de selectie • Vijf beknopte versies van dit boekje waarin alle essentiële informatie staat voor de jury of voor wie de eigenlijke selectie uitvoert • Een placemat met een competentierooster, waarin je ziet welke competenties je in welke selectieproeven kan beoordelen met een handleiding bij het gebruik hiervan • Een notitieblok als leidraad voor het interview • Een USB-stick met daarop alle documenten en sjablonen waarnaar verwezen wordt, en bovendien ook met alle duiding bij de speciaal voor deze toolkit ontwikkelde filmpjes • Vijf kaartjes met een geheugensteuntje over veelgemaakte fouten en hoe die te vermijden
Op de USB-stick vind je links naar filmpjes om de START-techniek te
passen
met
goed
toe
concrete
voorbeelden en tekst en uitleg bij de volgende onderdelen:
Basisvaardigheden START-techniek
4
STAP 2: VOORBEREIDENDE VERGADERING MET JURYLEDEN Kennismaking van de jury met de organisatie en de functie In een jury zetelen vaak ervaringsexperten. Deze zijn niet noodzakelijk verbonden aan de organisatie. Daarom is het belangrijk om de organisatiecontext en de functie goed te schetsen. Zorg ervoor dat de jury een goed zicht krijgt op het organigram van jouw organisatie en waar ze de functie precies kunnen situeren. Ook de functie-inhoud komt hier uitgebreid aan bod.
Opmaak competentierooster Je kiest best een zestal competenties die je wenst te meten in de selectieprocedure. Op de korte tijd die je hebt, is het niet mogelijk om alle onderdelen van het competentieprofiel na te gaan. Je gebruikt je tijd effectiever door een aantal competenties op een grondige manier te meten, dan een lange lijst oppervlakkig af te vinken. Je kan competenties meten door ze te bevragen in het gedragsgericht interview of door andere selectietools. Bepaal vooraf met de jury welke competenties essentieel zijn en in welk onderdeel je ze zal meten. Hiervoor kan je een competentiematrix opstellen waarin aan de linkerzijde de vereiste vaardigheden weergegeven worden en bovenaan een overzicht van de testmethodieken. Hier vind je een voorbeeld voor de selectie van een afdelingshoofd: Interview
Postbakoefening
Rollenspel
Leidinggeven
X
X
Flexibiliteit
X
X X
Adviseren X
Besluitvaardigheid
X X
Visie ontwikkelen X
X X
X
Stressbestendigheid
Ondernemen
Presentatie- Schriftelijke oefening case
X
X
15
Actie Je vraagt de kandidaat welke acties hij ondernam. Het is belangrijk dat dit concreet is. Wanneer de kandidaat in de wij-vorm spreekt, kan je vragen wie hij bedoelt met ‘wij’ en wat zijn specifieke rol was. Resultaat Je vraagt na wat het resultaat was. Deze vraag peilt naar de mate waarin de kandidaat de situatie effectief heeft aangepakt. Toekomst Je vraagt de kandidaat of hij de situatie op dezelfde manier zou aanpakken. Waarom wel/niet? Wat heeft de kandidaat geleerd uit zijn aanpak? Voorbeeld van de START-methodiek Hierbij verwijzen we graag naar de video: ‘Deel 1: Basisvaardigheden’ waar er een voorbeeld van een START-interview wordt gegeven. Je vindt de uitgeschreven versie hiervan op de USB-stick.
1.2. Luister, vat samen, vraag door Uit onderzoek blijkt dat de verantwoordelijken voor de selectie 50 tot 70% van de tijd aan het woord zijn. Een goede verhouding bestaat er echter in dat een sollicitant het meest aan het woord is. Daarbij hanteert men vaak de 70%-30% verhouding. Het is niet voldoende dat je gewoon luistert. Doe dit actief: zo moet je de persoon de ruimte geven om te praten en aftoetsen of je alles goed begrepen hebt. Een goede methode hierbij is het samenvatten van wat de kandidaat gezegd heeft: “Als ik het goed begrijp, dan … klopt dit?”. Zo geef je de kandidaat de ruimte om verkeerde interpretaties recht te zetten en toon je duidelijk interesse.
24
© Uitgeverij Politeia
Hierbij verwijzen we graag naar het notitieblok dat je kan terugvinden in de toolkit. De digitale versie hiervan vind je op de USB-stick en kan je zelf verfijnen op maat van jouw interviewleidraad.
STAP 4: EVALUATIE EN RAPPORTERING Hierbij verwijzen we graag naar onze videofragmenten: ‘Deel 4: Scoren van competenties’ waar je de mogelijkheid hebt om een kandidaat te beoordelen. Daarna wordt feedback voorzien hoe de kandidaat werd beoordeeld.
Veelgemaakte fouten Halo- en horneffect “Erg nauwgezet zal hij wel niet zijn, hij was 5 minuten te laat voor zijn sollicitatiegesprek.” In dit voorbeeld is sprake van het horneffect. Eén negatief punt wordt veralgemeend. De kandidaat komt te laat, dus hij zal ook wel niet nauwgezet zijn. “Dit lijkt me echt de geschikte onthaalmedewerker. Hij kwam op tijd aan, was perfect gekleed en was uiterst vriendelijk.” Hier is sprake van het halo-effect waarbij één positief punt veralgemeend wordt. Een ‘halo’ is het aureooltje van een heilige, dat een gouden licht op hem of haar afstraalt. Hoewel dit een prachtige indruk wekt, mag je je hierdoor niet te snel laten leiden. Dat geldt ook voor dat ‘duivelshoorntje’, waarachter misschien een erg capabele kandidaat schuilt.
29
