TOOL ANTIWITWAS Functionele analyse
Voor: BIV Auteur: Goedele Vander Spiegel
TOOL ANTIWITWAS
1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave .............................................................................................................................................. 2 Lijst van figuren ............................................................................................................................................. 5 1.
2.
Context .................................................................................................................................................. 6 1.1.
Doel ............................................................................................................................................... 6
1.2.
Wetgeving ..................................................................................................................................... 6
1.3.
Visie ............................................................................................................................................... 7
Projectorganisatie ................................................................................................................................. 8 Stuurgroep ................................................................................................................................................ 8 SAMENSTELLING STUURGROEP ............................................................................................................ 9
3.
Huidige situatie ................................................................................................................................... 10
4.
Gewenste situatie ............................................................................................................................... 11 4.1.
Juridische methodologie ............................................................................................................. 11
4.2.
Antiwitwastoepassing ................................................................................................................. 11
5.
Systeemmodel ..................................................................................................................................... 12
6.
Tool...................................................................................................................................................... 13 6.1.
procesbeschrijving ...................................................................................................................... 13
6.1.1.
Inloggen via eID, registratie ................................................................................................ 14
6.1.1.1.
Impact gebruik eID .......................................................................................................... 14
6.1.1.2.
Registratie ....................................................................................................................... 14
6.1.2. 6.1.2.1.
IDENTIFICATIE VAN EEN CLIËNT .......................................................................................... 14 Koppeling KBO ................................................................................................................. 17
................................................................................................................................................................. 18 ................................................................................................................................................................. 18 ................................................................................................................................................................. 18 ................................................................................................................................................................. 18 ................................................................................................................................................................. 18 ................................................................................................................................................................. 18 ................................................................................................................................................................. 18 ................................................................................................................................................................. 18 6.1.3.
RISICOPROFIEL VAN TRANSACTIE BEPALEN ........................................................................ 19
6.1.4.
MELDINGSFORMULIER GENEREREN ................................................................................... 20
6.1.5.
JAARVERSLAG ...................................................................................................................... 21
6.1.6.
VERSLAG ATYPISCHE VERRICHTINGEN ................................................................................ 22
TOOL ANTIWITWAS
2
6.1.7.
TRANSACTIE AFSLUITEN ...................................................................................................... 28
6.1.8.
STATISTIEKEN ...................................................................................................................... 28
6.2. 7.
Onderhoud van de tool ............................................................................................................... 28
Portaal ................................................................................................................................................. 29 7.1.
Content Management Systeem .................................................................................................. 30
Wat is een CMS? Content Management Systeem ? ........................................................................... 30 Optimalisatie van het contentbeheerproces ...................................................................................... 31 Zoeken ................................................................................................................................................. 31 7.2.
Algemene informatie .................................................................................................................. 32
7.3.
Nieuwsmodule ............................................................................................................................ 32
7.4.
Agendamodule ............................................................................................................................ 33
7.5.
Dynamische rubriek ‘in de kijker’ ................................................................................................ 33
7.6.
Nieuwsbrieven/alerts .................................................................................................................. 34
NIEUWSBRIEVEN ................................................................................................................................. 34 ALERTS ................................................................................................................................................. 34
8.
7.7.
e-learning .................................................................................................................................... 35
7.8.
Functionaliteiten ......................................................................................................................... 35
7.8.1.
Send-to-friend ..................................................................................................................... 35
7.8.2.
Broodkruimel....................................................................................................................... 35
7.8.3.
Pagina afdrukken................................................................................................................. 35
7.8.4.
WYSIWYG ............................................................................................................................ 36
Usecases .............................................................................................................................................. 36 8.1.
Usecases medewerkers vastgoedkantoor en zelfstandige makelaars:....................................... 36
8.1.1.
Nieuwe cliënt – Cliëntacceptatie ........................................................................................ 36
8.1.2.
Bestaande cliënt – update cliëntacceptatie ........................................................................ 37
8.1.3.
Tegenpartij ingeven in het systeem .................................................................................... 37
8.1.4.
Identificatieformulier opladen ............................................................................................ 38
8.1.5.
Transactie ingeven – risicoprofiel ....................................................................................... 38
8.1.6.
Melding doorgeven aan AWW-verantwoordelijke ............................................................. 39
8.1.7.
Portaal – opzoeken van informatie .................................................................................... 39
8.2.
Usecases AWW-verantwoordelijke ............................................................................................. 39
8.2.1.
Cfr usecases medewerkers/makelaars ............................................................................... 39
8.2.2.
Melding doorgeven aan AWW-Cel ...................................................................................... 39
8.2.3.
Jaarverslag opmaken ........................................................................................................... 40
TOOL ANTIWITWAS
3
8.2.4.
Overzicht risicoprofielen bekijken....................................................................................... 40
8.2.5.
Statistieken kantoor raadplegen ......................................................................................... 41
8.3.
8.3.1.
Beheer AWW-verantwoordelijken, medewerkers en makelaars in het systeem .............. 41
8.3.2.
Beheer informatie kantoor.................................................................................................. 41
8.4.
9.
Usecases verantwoordelijke kantoor .......................................................................................... 41
Usecases BIV................................................................................................................................ 41
8.4.1.
Consulteren AWW-verantwoordelijken .............................................................................. 41
8.4.2.
Info portaal updaten ........................................................................................................... 41
8.4.3.
Tool updaten ....................................................................................................................... 42
8.4.4.
Nieuwsbrief/alert versturen................................................................................................ 42
8.4.5.
Bekijken van de users .......................................................................................................... 42
8.4.6.
Statistieken bekijken ........................................................................................................... 43
Wireframes en navigatie ..................................................................................................................... 44
11.
Beheer van de toepassing ............................................................................................................... 45
12.
BIJLAGEN ......................................................................................................................................... 46
TOOL ANTIWITWAS
4
Lijst van figuren Figuur 1 – Beheer Master Data ................................................................................................................... 12 Figuur 2 - Systeemmodel............................................................................................................................. 13 Figuur 3 - identificatieprocedure ................................................................................................................ 16 Figuur 4 - Cliënt aanmaken ......................................................................................................................... 17 Figuur 5 - transactie aanmaken................................................................................................................... 20 Figuur 6 - Opmaak jaarverslag .................................................................................................................... 22
TOOL ANTIWITWAS
5
1. Context 1.1.Doel De Antiwitwascel (CFI) van de federale overheid krijgt slechts een beperkt aantal meldingen binnen vanuit de vastgoedsector. De FOD Economie is bevoegd om voor de vastgoedmakelaars nadere richtlijnen op te stellen en legt zo onder meer de makelaars een jaarverslag op. Het BIV wenst een tool te ontwikkelen die de makelaars moet begeleiden in het proces om te determineren of een vastgoedtransactie mogelijks wijst op witwassen en zal in dat geval een aantal te genereren documenten automatisch samenstellen. Voorbeelden van mogelijke meldingen:
Er wordt geen rekeningnummer opgenomen in de akte.
Er wordt een som geld cash betaald bij een transactie – 15.000 euro in 2012, 5.000 euro in 2013, 0 euro in 2014.
Er zijn bindingen met politieke personen in bepaalde landen
Er zijn aanwijzingen van witwas, financiering van terrorisme of proliferatie van kernwapens.
Wat behelst de AWW-tool?
Zowel de cliënt als de transactie zal moeten geanalyseerd worden. Per transactie moet er een dossier opgesteld worden. De cliënt wordt eenmalig in het systeem ingebracht via een identificatiemodule. Er wordt een risicoprofiel opgemaakt, dat bijgewerkt kan/moet worden tot de transactie afgesloten wordt. Als er tijdens deze procedure vastgesteld wordt dat het profiel van de cliënt boven een bepaalde puntenprofiel komt, wordt een meldingsformulier opgemaakt dat eventueel kan doorgestuurd worden naar CFI. 1 keer per jaar wordt het jaarverslag voor de FOD Economie ingevuld met de gegevens die in het systeem gekend zijn.
1.2.Wetgeving In 1993 beoogde anti-witwaswet preventieve maatregelen te installeren ten aanzien van ondernemingen en personen die een financieel beroep uitoefenen. Nadien is gebleken dat ook nietfinanciële beroepen geconfronteerd werden met gevallen van witwassen van illegaal geld in de legale economie. Om tegemoet te komen aan de vindingrijkheid van sommige criminelen werden ook nietfinanciële beroepen, zoals vastgoedmakelaars, onder de toepassing van de anti-witwaswet gebracht. Bij wet van 10 augustus 1998 werd ook de vastgoedmakelaar onder de toepassing van de anti-witwaswet gebracht (sinds 2004 ook de syndicus en de rentmeester). De BIV-plichtenleer verwijst uitdrukkelijk naar deze anti-witwaswet (art. 1, 5de al, 5°). Jaarlijks dienen de vastgoedmakelaars een bijdrage te betalen aan de CFI. Dit zit inbegrepen in de BIV-bijdrage.
TOOL ANTIWITWAS
6
Bij wet van 18 januari 2010 werd de anti-witwaswet van 1993 gewijzigd waarbij de zogenaamde derde anti-witwasrichtlijn werd omgezet in Belgisch recht. Zo werd de identificatie van cliënten er verder in uitgewerkt. Verplichtingen van de vastgoedmakelaars in het kader van de wet van 11 januari 1993: -
Identificatie van de personen met wie ze handelen;
-
Archivering van bepaalde inlichtingen betreffende die personen;
-
Zich organiseren om in staat te zijn aan de verplichtingen van de wet te voldoen, met ondermeer aanstelling van een witwasverantwoordelijke binnen het kantoor;
-
In bepaalde gevallen de CFI van bepaalde verrichtingen in kennis te brengen.
Wet van 29 maart 2012. Ingevolge de programmawet van 29 maart 2012 die een aantal wijzigingen aan de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme invoert kan sinds 16 april 2012 de prijs van de verkoop van een onroerend goed enkel vereffend worden door middel van overschrijving of cheque, uitgezonderd voor een bedrag tot 10% van de prijs van de verkoop, en voor zover dit bedrag niet hoger is dan 5.000 euro. Vanaf 1 januari 2014 mag de prijs van de verkoop van een onroerend goed, enkel nog vereffend worden door middel van overschrijving of cheque.
De juridische analyse van deze verplichtingen vindt u in bijlage.
1.3.Visie Het Instituut wenst er vooreerst op te wijzen dat zij de betrachting van de wetgeving ter vermijding dat illegale gelden zouden worden aangewend in de legale economie volledig onderschrijft. In tegenstelling tot bepaalde onterechte signalen en berichtgeving die er op zouden wijzen dat vastgoedmakelaars zich niet zouden wensen te onderwerpen aan alle verplichtingen van de Witwaspreventiewet, wenst het Instituut er op te wijzen dat de vastgoedmakelaars de wetgeving correct wensen te implementeren. De concrete implementatie voor de sector diende, volgens de uitdrukkelijke wil van de wetgever, te gebeuren door de federale overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. In onderling overleg tussen de FOD en het Instituut wordt deze reglementering uitgewerkt. In het kader van dit reglement, en dit om rekening te kunnen houden niet enkel met de diversiteit aan vastgoedmakelaars (van kleine eenmanskantoren tot grote gehelen) maar ook met de grote verscheidenheid die bestaat in de gereglementeerde activiteiten die worden uitgeoefend door
TOOL ANTIWITWAS
7
vastgoedmakelaars, wenst het Instituut tot een werkwijze te komen die niet alleen verregaand geïnformatiseerd is, maar vooral de vastgoedmakelaar op eenvoudige en duidelijke wijze stuurt in de vervulling van de wettelijke verplichtingen. Om deze redenen wenst het Instituut, in overleg met de ter zake bevoegde diensten, een aantal web gebaseerde standaarddocumenten uit te werken. De kern van deze procedure zal bestaan in een “identificatie-formulier” (Hierbij ook de transactie vermelden (cfr p.6 ‘zowel de cliënt als de transactie zal moeten geanalyseerd worden’) waarin alle nodige informatie die de vastgoedmakelaar over zijn cliënt (de persoon die het mandaat geeft voor de uitvoering van de gereglementeerde activiteiten) moet hebben, zal worden opgenomen en dit via een vraag gestuurde navigatie doorheen de identificatieprocedure. Dit formulier zal kaderen in een “cliënt acceptatie beleid” waar er bij de identificatie ook een risicoprofiel zal bepaald worden van de cliënt, dit op basis van een aantal criteria die eigen zijn aan elke gereglementeerde activiteit. Er wordt getracht om de beschikbare informatie (elektronische identiteitskaart, kruispuntbank van de ondernemingen…) over de cliënt zo vlot mogelijk te laten overnemen in het identificatieformulier in het kader van dit cliënt acceptatiebeleid. De gegevens vervat in het identificatieformulier zullen automatisch, zover als nodig, worden overgenomen in de andere documenten vereist door de wet (verslag over atypische verrichtingen, jaarverslag, meldingsformulier…), zodat onnodige dubbele input van gegevens kan vermeden worden. Dit impliceert dat het identificatieformulier in verbinding moet staan met externe informatiebronnen, maar ook met de nodige links moet voorzien naar de interne documenten. Indien de vastgoedmakelaar stipt zijn identificatie- en waakzaamheidsverplichting opvolgt via dit web gebaseerde systeem (dat tevens zal kunnen voorzien in de nodige opslagruimte voor archivering), zal zijn jaarlijkse verslag grotendeels automatisch worden gegenereerd door de applicatie. Dit garandeert niet alleen uniformiteit in deze verslaggeving, maar garandeert ook de waarheidsgetrouwheid van het verslag vermits dit steeds steun zal in vinden op de onderliggende stukken. Deze aanpak garandeert een uniforme en werkelijke invulling van de diverse verplichtingen voor de vastgoedmakelaar.
2. Projectorganisatie Hieronder bespreken we meer in detail de samenstelling en verantwoordelijkheden van de stuurgroep en het Project Management Team.
Stuurgroep De verantwoordelijkheid van de stuurgroep bestaat uit: -
De sturing, opvolging en eindverantwoordelijkheid van het volledige project; Validatie van de projectreikwijdte, planning en deliverables op basis van tussentijdse rapporteringen; Bepalen van de projectdoelstellingen en beleidslijnen; De globale planning van de opdracht, benoemen en definiëren van de deelopdrachten; De validatie van de verschillende projectstappen;
TOOL ANTIWITWAS
8
-
Het akkoord geven voor significante wijzigingen betreffende opleveringstermijn en kosten; Ervoor zorgen dat de projectconsulent en het kernteam hun werkzaamheden naar behoren kunnen uitvoeren (kwalitatief goed en binnen de voorziene tijd); Het aanhoren van (tussentijdse) projectresultaten en beoordelen in termen van kwaliteit, consistentie, tijd en budget; Bijsturende acties nemen bij escalaties en knelpunten deblokkeren; Zorgen voor draagvlak, voor het beschikbaar zijn van tijd van interne medewerkers van de cliënt.
-
SAMENSTELLING STUURGROEP
-
Luc Machon (Voorziiter)
-
Rodolphe d’Oultremont
-
Kristien Berkein
-
Jurgen Vansteene
-
Ellen Dejonckheere
-
Martin Lagauw
-
Goedele Van der Spiegel
TOOL ANTIWITWAS
9
3. Huidige situatie Uit het jaarverslag van de Cel voor Financiële Informatieverwerking blijkt dat er een stijgende trend is bij vastgoedmakelaars wat betreft de meldingen in het kader van de Witwaspreventiewet (1 melding in 2008, 9 meldingen in 2009 en 26 meldingen in 2010). Toch blijkt het maar om 0.14 % van het totale aantal meldingen te gaan. Er wordt echter vanuit de overheid geen gecoördineerde aanpak voorgesteld. Ook een methodologie voor de vastgoedsector is nog niet ontwikkeld. Eventuele verdachte transacties doorgeven in het kader van de anti-witwaspreventie is voor vastgoedmakelaars een zeer specifiek gegeven. Andere beroepsgroepen zoals de bankiers of diamantairs kunnen verdachte cliënten hebben. Bij vastgoedmakelaars gaat het om verdachte transacties tussen twee partijen. Dit maakt de problematiek toch iets complexer. Sinds de invoering van het preventieve systeem in 1993 bestudeert de antiwitwascel de gebruikte witwastechnieken. De thematische typologische analyses zijn gebaseerd op alle dossiers die door de Cel sinds haar oprichting werden doorgemeld en zijn bedoeld om de gebruikte witwastechnieken toe te lichten. Zo voerde de Cel een thematische ontleding uit van alle dossiers die sinds 1993 werden doorgemeld met betrekking tot investeringen in onroerende goederen. Deze analyse (zie bijlage) illustreert de verschillende gebruikte technieken die hiermee verband houden. Geld van criminele oorsprong beleggen in de vastgoedsector blijkt inderdaad een favoriete witwastechniek in het investeringsstadium. Volgens de analyse vormen deze beleggingen “een klassieke en beproefde methode om illegaal geld wit te wassen”. De typologische analyse van de doorgemelde dossiers toont aan dat er verschillende technieken worden gebruikt waarbij er een beroep wordt gedaan op de vastgoedsector. De gebruikte technieken variëren van de meest eenvoudige tot heel ingewikkelde, waarbij hoge bedragen gemoeid zijn. De overheid biedt vandaag geen tools aan die de makelaar in staat stellen zelf een oordeel te vormen of een transactie al dan niet in aanmerking komt voor melding bij de antiwitwascel. De makelaar wordt geacht de wet te kennen, en deze toe te passen. Het blijft vandaag toch een veeleer intuïtieve benadering. De makelaarssector wenst zich uitdrukkelijk in regel te stellen met de geldende wetgeving en het Beroepsinstituut van vastgoedmakelaars (BIV) ontwikkelt daartoe een tool om de makelaar bij te staan bij zijn verplichtingen.
TOOL ANTIWITWAS
10
4. Gewenste situatie 4.1.Juridische methodologie Het BIV heeft in samenspraak met Mr. Claes een methodologie ontwikkelt die tegemoet moet komen aan de vraag van de FOD Economie om vastgoedmakelaars meer te begeleiden en wegwijs te maken in de witwaspreventieproblematiek. Dit is een dynamisch gegeven. Er wordt vandaag uitgegaan van een bepaalde weging van criteria. Deze criteria, alsook de weging kunnen in de toekomst wijzigen.
4.2.Antiwitwastoepassing De antiwitwastoepassing bevat volgende componenten:
De tool die de makelaar helpt bij zijn cliëntacceptatiebeleid en aangeeft of een bepaalde transactie een verhoogde risicofactor heeft en hij bijgevolg een melding moet doen.
Een informatieluik waarin de antiwitwasverantwoordelijken van de kantoren, maar ook andere geïnteresseerden in de problematiek de nodige informatie vinden omtrent wetgeving, actualiteit, nieuwe praktijken, ed.
Een beheermodule die BIV toelaat de nodige statistieken te bekijken van het gebruik van deze tool en een zicht geeft op het aantal meldingen dat via deze weg aan de FOD Economie worden overgemaakt.
Ze worden gedetailleerd uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. De tool focust in een eerste fase op koop/verkooptransacties. Bemiddeling bij verhuur, rentmeesterschap en syndicusactiviteiten worden in deze tool niet uitgewerkt. Hiervoor dient een eigen systematiek ontwikkeld te worden. De tool wordt minstens ontwikkeld in 2 landstalen.
TOOL ANTIWITWAS
11
5. Systeemmodel
Knowledge & Information
Back Office
E-Office
Cadastre Finder e-Learning MyRent corporate website
web services AML/CTF
Application Data MySQL (remote)
Master Data SQL-server (remote)
Application Data SQL-server (remote)
Figuur 1 – Beheer Master Data
Binnen het Instituut lopen diverse IT-projecten. De antiwitwatool dient binnen de globale ITarchitectuur van het Instituut ingepast te worden. Dit betekent in eerste instantie dat de Tool gebruik zal maken van de Master Data bron van het Instituut. Ook de andere toepassingen binnen het Instituut worden op deze Master Data bron gemigreerd. Verder past de Tool binnen een E-Office concept dat zich naar de gebruiker vertaalt in een set van apart bruikbare tools (bereikbaar via het extranetgedeelte van de website), die binnenin gebruik maken van gedeelde modules. Voorbeelden van gedeelde modules zijn:
Authenticatie met e-ID Sessie beheer Beheer gebruikers, kantoren
Het systeemmodel van de toepassing (rood gedeelte) ziet er als volgt uit:
TOOL ANTIWITWAS
12
CTIF - CFI AML/CTF
Real Estate Offices
Information
AML-CTF responsible
notifications FOD Economie
Notifications
annual report E-File BIV/IPI
Customer Acceptance
content management monitoring
employees
Management statistics & reporting
Figuur 2 - Systeemmodel
De tool bestaat uit drie luiken: informatie, dossiers en beheer. Naast de vastgoedkantoren (de hoofdgebruikers) onderscheiden we nog de antiwitwascel (CTIF-CFI), de FoD Economie, en het Instituut als belangrijkste stakeholders en secundaire gebruikers van de tool. De belangrijkste outputs zijn:
Meldingen aan de antiwitwascel
Het jaarrapport voor de FoD Economie
Binnen de vastgoedkantoren zijn er twee types gebruikers:
De AWW-verantwoordelijken
De kantoormedewerkers
6. Tool 6.1.procesbeschrijving De hoofdfuncties van de antiwitwastool zijn de volgende:
TOOL ANTIWITWAS
13
-
inloggen identificatie van een cliënt risicoprofiel van transactie bepalen verslag atypische verrichting genereren meldingsformulier genereren jaarverslag genereren transactie afsluiten statistieken van het aantal meldingen 6.1.1. Inloggen via eID, registratie
Een makelaar of medewerker van een makelaarskantoor kan zonder in te loggen naar het antiwitwasportaal surfen. De informatie kan hij daar zo raadplegen. Wil hij echter de tool gebruiken voor het opstellen van de risicoprofielen van de cliënten en de eventuele meldingen, dient hij zich aan te loggen in het systeem. Hij gebruikt daarvoor zijn elektronische identiteitskaart. 6.1.1.1.
Impact gebruik eID
De gebruikers kunnen zich aanmelden met een door de Belgische overheid uitgereikte identiteitskaart. De authenticatie via de e-ID gebeurt via een SSL verbinding en het gebruik van het client certificaat op de chip van de e-ID kaart. De gebruiker moet zijn PIN code inbrengen om de sessie te kunnen opstarten. 6.1.1.2.
Registratie
Gebruikers die zich voor het eerst aanmelden op de toepassing dienen zich eerst te registreren. Bij de registratie wordt hetzij een nieuw vastgoedkantoor aangemaakt (alleen door het BIV erkende makelaars), hetzij een relatie met een bestaand vastgoedkantoor voorgesteld. Deze relatie wordt slechts bekrachtigd na validatie door de Office Manager (alleen door het BIV erkende makelaars kunnen deze rol opnemen voor hun kantoor).
6.1.2. IDENTIFICATIE VAN EEN CLIËNT
Het systeem voorziet het ingeven van een aantal basisgegevens van de cliënt. Na een eerste snelle screening (voorwaarden zie hoofdstuk 4) kan een cliënt aanvaard worden. In de meeste gevallen zal een verdere screening noodzakelijk zijn. Het systeem doorloopt de identificatieprocedure. Een cliënt kan zowel verkoper als koper zijn. In het geval de cliënt een koper is, wordt een profiel opgemaakt op basis van een hypothetische verkoop. Dit proces verloopt gelijkaardig voor een natuurlijke persoon of een rechtspersoon. In dit laatste geval wordt een koppeling met de Kruispunt Bank Ondernemingen (KBO) voorzien om zo veel mogelijk gegevens automatisch in het systeem in te vullen. (Zie 6.1.2.1)Eventueel wordt een identificatieformulier van de uiteindelijke begunstigde afgedrukt dat na handtekening in gescand wordt, en aan het systeem toegevoegd. In bijlage is een voorbeeld van een identificatieformulier opgenomen.
TOOL ANTIWITWAS
14
Volgens de Witwaspreventiewet zijn de Uiteindelijke Begunstigden van een wettelijke entiteit de natuurlijke personen die direct of indirect minstens 25% van het vermogen of minstens 25% van de stemrechten van de vennootschap bezitten of die, in feite of in rechte, de controle over de rechtspersoon bezitten. Tijdens het identificatieproces wordt een eerste risicoprofiel opgemaakt van de cliënt. Als er een verhoogd risico wordt vastgesteld, kan reeds in deze fase een meldingsformulier opgesteld worden. Als er geen verhoogd risico is, wordt de cliënt aanvaard. Als een bestaande cliënt zich opnieuw aandient, doorloopt hij een verkorte procedure waarbij zijn gegevens en risicoprofiel eventueel ge-update worden en hij opnieuw aanvaard wordt, dan wel niet aanvaard en eventueel voor melding overgemaakt wordt.
TOOL ANTIWITWAS
15
Aanmaken van een dossier DOC
basisgegevens
aanvaarding
Aanvaarding Occ?
j FORM melding
RCLIËNT
n
j
Uitz? n
R’ TR
j
Zaakaa nbrenge n r?
Identificatie
Risicoprofiel
RID AWW?
n DOC
j
id uiteind. begunstigde
j
Nieuw?
n
Actuali seren?
j Figuur 3 - identificatieprocedure
n
TOOL ANTIWITWAS
16
De identificatieprocedure wordt afgerond met een aanvaardingsdocument, dat de makelaar eventueel kan afprinten om in het dossier bij te houden. Dit document is ook belangrijk voor het op te maken jaarverslag. Om de gebruiksvriendelijkheid van het systeem te vergroten, zullen we de tool zodanig implementeren dat het aanmaken van een nieuwe cliënt gebeurt zoals het in de meeste gevallen zal zijn, nl. een nieuwe of update van een cliënt, en identificatie moet sowieso doorlopen worden. Een omweg wordt voorzien als één van de uitzonderingsvormen zoals opgenomen in de slides opgemaakt door Mr. Claes of zoals hierboven geschetst in het flowdiagram voorkomen.
AANVAARDING Occ
Uitz …
RCLIË CLIËNT AANMAKE N
Nieu we
basisgege vens Act ua?
Geen zaakaanbrenge r/
R’TR IDENTIFICATI E
ID/ kop ie ID
ID for m
RISICO PROFIE L
RID
Figuur 4 - Cliënt aanmaken
Een versie sui generis van deze identificatie wordt eveneens voorzien voor de tegenpartij (in de meeste gevallen de koper). De makelaar zal alles in het werk stellen om ook maximaal de gegevens in te vullen. Vermits deze tegenpartij niet de opdrachtgever is van de makelaar en dus geen cliënt is, zou het dus kunnen zijn dat bepaalde gegevens niet voorhanden zijn. 6.1.2.1.
Koppeling KBO
Binnen de KBO kan men op het niveau van de onderneming, de onderneming toelating geven om bepaalde activiteiten uit te oefenen, deze toelatingen kunnen beheerd worden door de initiator van de betrokken activiteit.
TOOL ANTIWITWAS
17
DOC Aanva ard
M eld for
Het is in deze zin, dat het B.I.V. vandaag de dag reeds toegang heeft tot de KBO: Om de erkenning “Erkend door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars” in te brengen en de gekoppelde NACE code te onderhouden. Dit gebeurt manueel.
… geeft toelating aan onderneming X …
… is gekend in …
… geeft erkenning aan…
Persoon 1
… is eigenaar / zaakvoerder…
ONDERNEMING X NATUURLIJKE PERSOON
Kenmerken Erkenning BIV … is bediende …
… is vestiging van …
Persoon 2 … Functie: administratief medewerker …
VESTIGING Enz.
TOOL ANTIWITWAS
18
De intentie is om de vastgoedmakelaars (via het Instituut als gatekeeper) toegang te geven tot de KBO zodat voor nieuwe cliënten met ondernemingsnummer snel de informatie in het KBO zou kunnen geraadpleegd en overgenomen worden. De voornaamste doelstelling hiervan is vooral de gebruiksvriendelijkheid en data kwaliteit van de toepassing te optimaliseren. Dit is evenwel niet de grootste prioriteit binnen het project, maar wel “nice to have”.
6.1.3. RISICOPROFIEL VAN TRANSACTIE BEPALEN
Een tweede item in de antiwitwastool is de transactie. Voor de makelaar een transactie afsluit, maakt hij een transactiedossier aan in het antiwitwasloket. De transactieparameters worden ingegeven: -
Adres van een pand
-
Verkoopprijs
-
Type
-
…
Als deze basistransactiegegevens ingevuld zijn, kiest de gebruiker een cliënt uit de cliëntendatabase. Het hieraan verbonden risicoprofiel, opgemaakt tijdens de clientacceptatie wordt meegenomen. Daarnaast kiest hij in zijn database de tegenpartij. Op basis van de door hem ter beschikking zijnde gegevens is ook hier een risicoprofiel van de tegenpartij ter beschikking. Dit wordt eveneens gekoppeld aan de transactie. De gebruiker wordt door een wizard met vragen geloodst (analoog aan de vragenlijst atypische verrichtingen (zie verder). Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt een soort van puntenscore gegenereerd. Een zogenaamd risicoprofiel wordt opgesteld. Het profiel dat hier gegenereerd wordt is een resultante van het risico van de transactie en van het risico van de cliënt en de tegenpartij (in de meeste gevallen de verkoper en de koper). Bij een verhoogd risico wordt een meldingsformulier opgemaakt per cliënt. Er kan dus een melding gebeuren op basis van volgende profielen: -
Basisrisicoprofiel van de transactie – RTRANS
-
Risicoprofiel van de cliënt – RCLIËNT
-
Risicoprofiel van de tegenpartij – RTEGENP
-
Gecumuleerd risicoprofiel van de transactie, de cliënt en de tegenpartij.
TOOL ANTIWITWAS
19
Dit kan enkel de koper zijn, enkel de verkoper of zowel de koper als de verkoper. Er wordt eveneens een verslag atypische verrichting aangeboden en bijgehouden in het systeem.
TRANSAC TIE AANMAK EN
Cliënt toevoe gen
transactiegeg evens
Tegenp artij toevoe gen
RCLIËNT
RTRA NS
RTEGEN
RISICOPRO FIEL TRANSACTI E RTRANS+RCLIË +R
TRANSACT IE AFSLUITEN
P
Mel d for m
Versl . Atyp verr.
Figuur 5 - transactie aanmaken
6.1.4. MELDINGSFORMULIER GENEREREN
Het systeem voorziet dat door middel van een druk op één knop een meldingsformulier wordt ingevuld met alle tot dan beschikbare en in het systeem ingegeven informatie. De verantwoordelijke krijgt hiervan een overzicht en kan eventuele wijzigingen doen. Niet-ingevulde velden kunnen verder aangevuld worden. Als alle gegevens ingevuld zijn, wordt een meldingsformulier gegenereerd. Er wordt een pdf gemaakt die kan geprint worden en doorgestuurd per mail. Het kan zo overgemaakt aan de bevoegde instantie. Afhankelijk van de gesprekken met de antiwitwascel zal dit meldingsformulier ook elektronisch kunnen doorgestuurd worden. Dan moet het systeem naast de knoppen pdf maken –printen – mail versturen - ook een knop voorzien – digitaal doorsturen. Idealiter kan dit formulier in elektronische vorm doorgestuurd worden. Er wordt contact opgenomen met de bevoegde instantie om de modaliteiten hiervan te onderzoeken. Er wordt een tweetrapsbenadering gehanteerd voor het genereren van een meldingsformulier. Elke medewerker kan de vragenlijst aanvullen die kan resulteren in een risicoprofiel dat verhoogd is. Er wordt
TOOL ANTIWITWAS
20
een melding gegeven dat deze cliënt of transactie zou moeten gemeld worden. De gebruiker ontvangt deze. Automatisch wordt die ook doorgestuurd aan de anti-witwasverantwoordelijke. De gebruiker die op de cliënt werkt, waar een verhoogd risicoprofiel is vastgesteld, kan een bericht aan deze melding toevoegen. Het is de meldingsverantwoordelijke zelf die op basis van de gegevens beslist of er effectief ook een melding gebeurt. Als er melding gebeurt, wordt dit bijgehouden in het systeem. Wordt er beslist om niet tot een formele melding over te gaan, wordt de motivatie hiervoor opgenomen in het systeem. Dit is belangrijk voor het jaarverslag.
6.1.5. JAARVERSLAG
Het systeem voorziet als output eveneens een maximaal ingevuld jaarrapport dat kan doorgestuurd worden naar de FOD Economie. Het systeem vult maximaal de beschikbare gegevens in. Het gaat hierbij zeker om de basisgegevens van de makelaar, de antiwitwasverantwoordelijke, ed. Een heel aantal andere antwoorden kunnen ook uit het systeem gehaald worden, denk aan de vraag of er verdachte transacties waren, of er meldingen gebeurd zijn. Belangrijk hierbij is dat deze gegevens eventueel aanpasbaar moeten zijn. Een laatste reeks vragen gaat over de werking binnen het kantoor, deze worden door de antiwitwasverantwoordelijke door middel van een wizard ingevuld. Steeds wordt de laatste versie van het jaarrapport bijgehouden, zodat niet alle antwoorden opnieuw moeten ingevoerd worden. Vandaag ligt een voorstel van jaarrapport op tafel. Bij implementatie zal rekening gehouden worden met een definitieve versie, waarin de gelaagdheid van deze 3 blokken naar voren komt: -
Basisgegevens
-
Gegevens uit het systeem
-
Gegevens in te vullen door de AWW-verantwoordelijke.
Idealiter zullen uit het systeem een aantal gegevens automatische gegenereerd worden (bijvoorbeeld: aantal meldingen, naam antiwitwasverantwoordelijke…).Dit rapport kan afgedrukt worden en zo overgemaakt aan de bevoegde instantie. Daarnaast zal het rapport ook in pdf kunnen opgeslagen worden en gemaild naar de FOD Economie. Idealiter kan dit formulier in elektronische vorm doorgestuurd worden. Er wordt contact opgenomen met de bevoegde instantie om de modaliteiten hiervan te onderzoeken.
Afhankelijk van de gesprekken met de FOD Economie zal dit jaarverslag ook elektronisch kunnen doorgestuurd worden. Dan moet het systeem naast de knoppen pdf maken –printen – mail versturen ook een knop voorzien – digitaal doorsturen.
TOOL ANTIWITWAS
21
Een voorbeeld van ‘Jaarlijks activiteitenverslag toepassing anti-witwaswet’ vindt u in bijlage bij deze analyse.
Gegevens makelaar Gegevens uit bevraging
Aan te vullen door de AWW-
jaarversl ag M M eld eld for for Versl Versl .. Atyp Atyp
Figuur 6 - Opmaak jaarverslag
6.1.6. VERSLAG ATYPISCHE VERRICHTINGEN
Het systeem voorziet als output eveneens een maximaal ingevuld verslag atypische verrichtingen. Een verslag atypische verrichtingen wordt bijgehouden per transactie en is eigenlijk een samenvatting van de verschillende items die in de bevraging naar voren komen. De antwoorden op de vragen in dit verslag worden vandaag als basis gebruikt voor de weging en de bepaling van het risicoprofiel. Vermits dit een dynamisch gegeven is, moet deze weging ook door de administrator bij BIV kunnen aangepast worden. Het verslag atypische verrichtingen wordt dus gegenereerd op basis van de gegevens die het risicoprofiel berekent van een transactie. Het kan als aparte entiteit uit het systeem gehaald worden. Hieronder een ontwerp van verslag van atypische verrichtingen, zoals het zal voorgelegd worden aan de FOD Economie
TOOL ANTIWITWAS
22
ONTWERP VERSLAG ATYPISCHE VERRICHTINGEN In deze formulieren komen zeer veel subjectieve elementen voor, die op verschillende wijze door verschillende anti-witwasverantwoordelijken kunnen geïnterpreteerd worden. Mogelijk kan dit risico verkleind worden door voorafgaandelijk de cliënten in te delen in categorieën, bv. obv de voorgenomen bestemming van het goed door de koper (wonen/professioneel vestigen vs. als investering) -> de vragen zullen afhankelijk hiervan in een ander licht gezien worden.
1
Melding aan CFI Indien het totaal gelijk is aan xxx pt of meer dient er melding te gebeuren aan CFI.
Melding aan CFI
2
JA
/
NEE
Risicoprofiel cliënt Cliënt heeft een risicoprofiel (zie bepaling risicoprofiel tijdens cliëntacceptatie) dat:
3
Hoog is
xx pt
Gemiddeld is
xx pt
Laag is
xx pt
Indicaties van risico op witwassen of financiering van terrorisme
Verplichte indicaties Voornemen voor vereffening deel verkoopprijs dat 10% van de verkoopprijs of 15.000 EUR overschrijdt niet door middel van overschrijving of cheque xxx pt Specifieke indicaties A
M.b.t. verkoopsvoorwaarden
Toepassing van een clausule die de verkoper sanctioneert indien de verkoop zich niet realiseert xx pt per schijf van 1.000 EUR B
M.b.t. betaling verkoopprijs a
Betaling verkoopprijs door lening van erkende financiële instelling uit:
TOOL ANTIWITWAS
23
België xx pt Europese Unie xx pt Buiten Europese Unie xx pt Fiscaal paradijs, onvoldoende implementatie witwaswetgeving, absoluut bankgeheim xx pt Twijfel over geldigheid documenten vereist door lener xx pt Back-to-back lening (lening gewaarborgd door geldsom) xx pt Bedrag van de lening overschrijdt de verkoopprijs en bijhorende kosten 2 pt per % verschil Vervroegde terugbetaling (korter dan helft loopduur lening) xx pt b Betaling verkoopprijs door lening bij andere bron dan erkende financiële instelling uit:
België xx pt Europese Unie xx pt Buiten Europese Unie xx pt Fiscaal paradijs, onvoldoende implementatie witwaswetgeving, absoluut bankgeheim xx pt Twijfel over geldigheid documenten vereist door lener xx pt
Back-to-back lening (lening gewaarborgd door geldsom) xx pt Bedrag van de lening overschrijdt de verkoopprijs en bijhorende kosten 2 pt per % verschil Vervroegde terugbetaling (korter dan helft loopduur lening) xx pt c
Betaling verkoopprijs zonder lening:
Voldoende persoonlijk vermogen en oorsprong gelden verifieerbaar xx pt Onvoldoende persoonlijk vermogen en oorsprong gelden verifieerbaar xx pt Betaling door derde (andere dan ascendenten in rechte lijn) xx pt Oorsprong gelden niet verifieerbaar of onbetrouwbaar xx pt d Complexiteit financiering Meerdere partijen, gekruiste leningen…. e C
Onverklaarbare wijziging in financiering
xx pt xx pt
M.b.t. verloop verkoop Snelheid gewenst in afhandeling verkoop
TOOL ANTIWITWAS
24
minder dan 3 maanden minder dan 4 maanden D
xx pt xx pt
M.b.t. het onroerend goed a
Aard onroerend goed bestemd voor privé-bewoning xx pt bestemd voor kantoor of detailhandel xx pt bestemd voor hotel, vakantiecomplex… xx pt bestemd voor professioneel gebruik zonder link met huidige beroepswerkzaamheid xx pt veel verbouwingswerken nodig aan onroerend goed xx pt b Laatste verkoop van het betrokken onroerend goed dateert van minder dan 1 jaar xx pt minder dan 2 jaar xx pt minder dan 3 jaar xx pt minder dan 4 jaar xx pt minder dan 5 jaar xx pt c
Onroerend goed wordt verkocht met grote meerwaarde en werd
aangekocht meerwaarde / aankoopprijs = X % minder dan 1 jaar X pt minder dan 2 jaar X/2 pt minder dan 3 jaar X/3 pt minder dan 4 jaar X/4 pt minder dan 5 jaar X/5 pt Onroerend goed wordt verkocht met grote minderwaarde en werd aangekocht
d
minderwaarde / aankoopprijs = X %
e f
E
minder dan 1 jaar X pt minder dan 2 jaar X/2 pt minder dan 3 jaar X/3 pt minder dan 4 jaar X/4 pt minder dan 5 jaar X/5 pt Verkoopprijs verschilt van marktwaarde (X = % verschil) X pt Onroerend goed wordt wederverkocht in verschillende delen xx pt
M.b.t. contractspartij a
Nationaliteit
TOOL ANTIWITWAS
25
België xx pt Europese Unie xx pt Buiten Europese Unie xx pt Fiscaal paradijs, onvoldoende witwaswetgeving, absoluut bankgeheim… xx pt b
Woonplaats België xx pt Europese Unie xx pt Buiten Europese Unie xx pt Fiscaal paradijs, onvoldoende witwaswetgeving, absoluut bankgeheim… xx pt Onbekend of postbusadres xx pt
c
Koper is niet/weinig geïnteresseerd in verkooppriis
d
Koper is niet/weinig geïnteresseerd in kenmerken en staat van het onroerend xx pt
e
Koper is gekend voor meerdere aan- en verkopen in de laatste 5 jaar xx pt
f
Koper investeert in onroerend goed zonder interesse om goed zelf te betrekken xx pt
g
Koper wijzigt tijdens uitvoering verrichting
goed
xx pt
xx pt h
F
Koper is gerelateerd aan verkoper Zelfde familie Zelfde beroepswerkzaamheid Zelfde land van oorsprong (buiten België binnen EG) Zelfde land van oorsprong (buiten EG) xx pt Zelfde vertegenwoordiger (trustee, advocaat,…) Zelfde uiteindelijke begunstigd
xx pt xx pt xx pt xx pt xx pt
Andere: .........................................................................
TOTAAL AANTAL PUNTEN
pt
.............. ............. . ....... .... .. DATUM NAAM EN HANDTEKENING
TOOL ANTIWITWAS
26
TOOL ANTIWITWAS
27
6.1.7. TRANSACTIE AFSLUITEN
Als er geen verhoogd risicoprofiel is voor de verkoper of de koper, kan de transactie doorgaan zonder dat er een melding dient te gebeuren aan de anti-witwascel. Ook in het systeem wordt de transactie afgesloten. Deze actie triggert een wegschrijfactie naar het archief waar deze informatie voor 5 jaar bijgehouden wordt, en consulteerbaar is.
6.1.8. STATISTIEKEN
Het systeem houdt het overzicht van cliënten en transacties bij. Ook het aantal meldingen, verslagen atypische verrichtingen en eventueel gegenereerde jaarrapporten wordt geregistreerd. Zo kunnen achteraf statistieken getrokken worden van het aantal meldingen die het systeem genereert, het aantal meldingen dat aan de Anti-witwascel is doorgegeven, ed… Dit wordt uitgewerkt in hoofdstuk 8.
6.2.Onderhoud van de tool De anti-witwastool wordt maar interessant op het moment dat hij steeds up-to-date is met de laatste nieuwe regel- en wetgeving. Daartoe zal BIV moeten investeren in het nodige onderhoud (zowel technisch als juridisch/inhoudelijk). Zeker dat juridisch/inhoudelijke spoor is niet te onderschatten. Elke juridische aanpassing zal ook zijn weerklank moeten vinden in deze tool. Het systeem voorziet dat de criteria dynamisch opgebouwd worden, zodat eventuele aanpassingen door BIV zelf kunnen gebeuren, zonder tussenkomst van een informaticus. Er wordt contact opgenomen met de FOD Economie om te zien of bepaalde updates via webservices ingeladen kunnen worden.
TOOL ANTIWITWAS
28
7. Portaal Als BIV wil dat deze tool door de makelaars gebruikt wordt, zal communicatie nodig zijn. Het gaat om brede informatie omtrent de antiwitwaswetgeving, maar het gaat eveneens om nieuwsitems, aanpassingen aan de tool, opleidingen die gegeven worden, ed. Makelaarskantoren informeren is cruciaal. Daarom is het belangrijk dat de toepassing an sich omkaderd wordt met een belangrijk inhoudelijk luik. In dit portaal onderscheiden we volgende elementen:
Informatie AWW (Wetgeving, visie BIV, ed…)
Actualiteit/Nieuws
Bericht in de kijker
Agenda
Zoekfunctie
Volgende functies dienen aanwezig te zijn: -
Editeren van pagina’s
-
Verwijderen van pagina’s
-
Concept van een productfiche opslaan
-
Toevoegen en editeren van foto’s binnen de items
-
Toevoegen en editeren van uploads (documenten) binnen de items
-
Toevoegen, editeren & verwijderen van links binnen de items
-
Taxonomie toevoegen
-
Beheer taxonomie
-
Bekijken van statistieken
-
Aanmaken van nieuwsberichten
-
Editeren van nieuwsberichten
-
Verwijderen van nieuwsberichten
-
Aanmaken van een bericht in de kijker
-
Editeren van een bericht in de kijker
-
Verwijderen van een bericht in de kijker
-
Aanmaken van een agenda-item
TOOL ANTIWITWAS
29
-
Editeren van een agenda-item
-
Verwijderen van een agenda-item
-
Beheren van het eigen profiel
-
Zoeken binnen het geheel
-
Gefilterd zoeken
De meer gedetailleerde aanpak wordt hieronder in de komende hoofdstukken beschreven.
7.1.Content Management Systeem Voor dit informatieluik wordt best gewerkt met een CMS. Wat is een CMS? Content Management Systeem ?
CMS is de afkorting van Content Management Systeem. Content Management betekent : het verzamelen, creëren, publiceren en beheren van de inhoud (content) van een website. Met een CMS wordt dit proces geautomatiseerd waardoor je als gebruiker zelf teksten/afbeeldingen kan invoegen je de website. In een CMS zijn content (inhoud), vormgeving en structuur van elkaar gescheiden. De vormgeving is vastgelegd in templates en stylesheets. Met een CMS wordt de inhoud automatisch gekoppeld aan de vormgeving in de juiste structuur. Programmeerkennis of kennis van HTML is daarbij niet nodig. Door gebruik te maken van een editor kunnen tekst en beeld elementen worden samengevoegd tot een complete pagina. Gebruik maken van een CMS heeft volgende voordelen:
Uniforme aanpak De opmaak wordt vooraf vastgelegd in sjablonen, waardoor redacteurs de opmaak niet kunnen beïnvloeden. Zo wordt een wildgroei aan lettertypes, pagina-indelingen en kleurgebruik voorkomen. De communicatieve functie van de site is hierbij gebaat en het voorkomt dat mensen gaan spelen met de opmaak van de site. Hergebruik van content Als de content niet ‘vastzit’ aan een specifieke lay-out, kan deze makkelijk worden herbruikt in een andere opmaak of op een ander medium. De randvoorwaarde voor dit alles is wel dat de content gestructureerd is, want generieke sjablonen kunnen alleen worden toegepast op items met dezelfde structuur. De mate van structurering zal sterk verschillen per organisatie/ Gestructureerde content bevordert het hergebruik: door andere sjablonen toe te passen kan de organisatie de content voor andere toepassingen hergebruiken. Denk hierbij aan het ontsluiten van informatie via een ander kanaal (bijvoorbeeld drukwerk, pda, ed…) of het ontsluiten van dezelfde informatie met een andere opmaak (bijvoorbeeld de internet- en intranetsite).
TOOL ANTIWITWAS
30
Effectieve inzet van ressources Wanneer content en opmaak van elkaar gescheiden zijn, kunnen deze los van elkaar beheerd worden. De verantwoordelijke partijen kunnen het reguliere beheer uitvoeren zonder van elkaar afhankelijk te zijn. Daardoor kan een redacteur publiceren op momenten dat dit logisch is, zonder daarbij afhankelijk te zijn van iemand (bijvoorbeeld de webmaster) die daar nog kadertjes en links aan toe moet voegen. Contenteigenaren kunnen hun eigen content beheren. De opmaak wordt vanuit het systeem opgelegd. Dit vereist dus geen specialistische technische kennis van de contentbeheerders. Technische beheerders daarentegen houden het systeem en de applicatie draaiende, zij hoeven zich niet te bekommeren om het beheer van de inhoud.
Deze scheiding van beheer heeft volgende voordelen:
Korte doorlooptijd van contentwijzigingen. De contenteigenaar is niet afhankelijk van een webmaster om een contentwijziging door te voeren. Contentwijzigingen kunnen hierdoor veel sneller worden doorgevoerd. Voorkomen van foute interpretatie De technische beheerder hoeft geen content te beheren waar hij eigenaar van is. Hierdoor kunnen geen fouten meer ontstaan door een foutieve interpretatie van een wijziging. Verantwoordelijkheid kan bij een persoon of rol gelegd worden. Als voor een contentwijziging een contenteigenaar en een webmaster nodig zijn, kan er onduidelijkheid ontstaan over wie verantwoordelijk is. Bij gescheiden beheer zijn partijen verantwoordelijk voor een afgebakend gebied. Terugverdientijd Het implementeren van een CMS-systeem vereist een eenmalige investering. Deze investering zal op korte termijn terugverdiend worden door besparing op de beheerskosten.
Optimalisatie van het contentbeheerproces
In een organisatie waar een CMS-systeem wordt geïmplementeerd, moet nagedacht worden over het beheer van de content: wie gaat er met het systeem werken, wie mag, welke acties uitvoeren en wie is verantwoordelijk voor bepaalde content? In de regel ziet een content proces er op hoofdlijnen uit als in onderstaande figuur. Zoeken
Een CMS ondersteunt meerdere zoekmogelijkheden. Een veelgebruikte zoekmogelijkheid is full text search, waarbij de bezoeker met trefwoorden alle content kan doorzoeken. Een andere zoekoptie maakt gebruik van meta data, waardoor bezoekers kunnen zoeken op basis van bijvoorbeeld onderwerp en publicatiedatum. Deze gegevens moeten dan wel door de redacteur ingegeven zijn in het systeem.
TOOL ANTIWITWAS
31
7.2.Algemene informatie Een eerste belangrijk item binnen het informatieluik is de algemene informatie. We voorzien zeker volgende info: -
-
Duiding wetgeving o
Welke wetgeving is van toepassing?
o
Voor wie is de AWW-wetgeving van toepassing
o
Wat is de rol van de makelaar?
o
Hoe kan de makelaar aan deze verplichting tegemoetkomen?
o
…
Rol en visie BIV
De informatie aangeboden in dit onderdeel wordt in samenspraak met BIV verder uitgediept. Deze informatie is eerder statisch. De mogelijkheid om dit aan te passen op een gebruiksvriendelijke manier wordt voorzien.
7.3.Nieuwsmodule
BEHEER NIEUWSBERICHTEN
Het CMS voorziet een content type voor nieuwsberichten. Volgende veldenstructuur wordt voorgesteld: -
Titel
-
Teaser
-
Bericht
-
Upload documenten
-
Links
-
Creatiedatum
-
Publicatiedatum
-
Auteur
-
taxonomy
Het systeem voorziet de integratie van de RSS-feeds van informatie die van externe bronnen komt. Via een RSS-aggregator worden de RSS-feeds ingelezen in het CMS en weergegeven.
TOOL ANTIWITWAS
32
Voor de nieuwsberichten werken we eveneens met taxonomy om de nieuwsberichten te taggen met relevante categorieën. EXTRA FEATURES BERICHTEN
Het is mogelijk een aantal features toe te voegen aan de berichten, denk aan downloads (pdf, ed.), images, multimedia,… METADATA
Metadata is informatie over informatie die het mogelijk maken informatie te groeperen, te filteren en vindbaar te maken door middel van de zoekfunctionaliteit. Meta data kunnen ingegeven worden bij het publiceren van de informatie. VISUALISATIE NIEUWSBERICHTEN
Het systeem voorziet: 1. Een overzichtspagina waarop de nieuwsberichten chronologisch (nieuwste bovenaan) worden weergegeven (titel + teaser) – inclusief paging indien er meer dan vb. 10 items opgelijst worden. 2. Een blok dat kan gebruikt worden op andere plaatsen in de site, bijvoorbeeld op de homepage. OPNEMEN BERICHTEN IN MAILINGS
Een overzichtslijst van artikelen kan automatisch mee worden opgenomen in één of meerdere nieuwsbrieven. Dit vereist geen extra werk tijdens het opstellen van de mailings, het is alleen een stuk template dat dient toegevoegd te worden aan de header of footer van de mailinglijst in kwestie.
7.4.Agendamodule Deze module past in de portaalfunctionaliteit en komt tegemoet aan de vraag van een activiteitenagenda, maar kan ook gebruikt worden voor het weergeven van vormingen en opleidingen. BEHEREN AGENDA
Evenementen en activiteiten voorzien we via taxonomie van de nodige tags om deze te kunnen catalogeren. VISUALISEREN AGENDA
Via een lijstoverzicht, een maandoverzicht, een weekoverzicht en een dag overzicht kunnen de verschillende events worden getoond op een kalender.
7.5.Dynamische rubriek ‘in de kijker’
BEHEER VAN DE RUBRIEK IN DE KIJKER
Voor in de kijker voorzien we een apart content type met volgende velden:
TOOL ANTIWITWAS
33
-
Titel
-
Teaser tekst
-
image
-
Optioneel : Link + Link titel naar het item waarover sprake.
Op deze manier kan je linken naar alle soorten van items – pagina’s , agenda items, ... – zowel intern als extern. VISUALISEREN IN DE KIJKER
We voorzien via een blok de image en teasertekst met een link naar de URL die werd ingegeven. Dit blok wordt getoond op de homepagina.
7.6.Nieuwsbrieven/alerts Het systeem kent de antiwitwasverantwoordelijken in de kantoren. Op die manier kan er vanuit BIV rechtstreeks met hen gecommuniceerd worden via alerts, nieuwsbrieven, ed NIEUWSBRIEVEN
We denken hierbij aan een periodieke digitale nieuwsbrief die de antiwitwasverantwoordelijke op de hoogte houdt van veranderende wetgeving, workshops die georganiseerd worden, ed. ALERTS
De alerts zijn eigenlijk een soort nieuwsbrieven op maat. De gebruiker kan voor bepaalde diensten inschrijven, bepaalde geografische regio’s (voor opleidingen),… (gekoppeld aan de taxonomie). Deze informatie kan gebundeld worden of telkens bij een nieuwe update naar de gebruiker verzonden worden. BEHEREN NIEUWSBRIEVEN/ALERTS
Het systeem voorziet het beheren van verschillende nieuwsbrieven, en het aanmaken van nieuwe ‘edities’ in één van de nieuwsbrieven. Deze module neemt ook het beheer van de inschrijvingen voor z’n rekening. Het ingeven van de nieuwsbrieven gebeurt in de beheer pagina’s van de site door middel van een HTML editor. Een standaard header- en footer kunnen worden ingesteld , zodat de HTML mail steeds een zelfde look & feel heeft. LEZEN NIEUWSBRIEVEN
De nieuwsbrieven worden uiteraard per e-mail gestuurd, maar er wordt ook een overzicht van de gepubliceerde items aangeboden op de site, zodat bezoekers de oudere nieuwsbrieven kunnen raadplegen. INSCHRIJVEN/UITSCHRIJVEN NIEUWSBRIEF
Een aangemelde gebruiker kan zich inschrijven op een nieuwsbrief door middel van een inschrijvingsblok op de site. Er wordt hier gewerkt met een e-mail validatie ter controle van het mailadres van diegene die
TOOL ANTIWITWAS
34
zich inschrijft. Dit om te beletten dat iemand anders’ e-mail adres wordt gebruikt om een inschrijving te doen. De beheerder van de site kan ook lijsten raadplegen van de inschrijvingen op een nieuwsbrief. Hij kan deze ook manipuleren van daaruit (inschrijvingen verwijderen, toevoegen). RSS FEED
Er wordt een RSS-feed ter beschikking gesteld in het overzicht van de gepubliceerde nieuwsbrieven, zodat men zich ook op deze feed kan abonneren.
7.7. e-learning BIV heeft vandaag reeds een e-learning pakket rond antiwitwas. Dit pakket kan uitgebreid worden met het gebruik van de tool in het kader van anti-witwas. Deze e-learning module wordt ook ter beschikking gesteld via de anti-witwastoepassing.
7.8.Functionaliteiten 7.8.1. Send-to-friend
De send-to-friend module wordt geïmplementeerd voor de publieke pagina. Ook in de publicatieomgeving wordt de send-to-friend module ingebouwd om collega’s te verwittigen van interessante (nieuwe) fiches.
7.8.2. Broodkruimel
Op de meeste pagina’s staat, boven de pagina-inhoud, een rij woorden die het zoekpad aangeven van deze pagina (bv HOME > INFORMATIE > VISIE BIV). Het is de bedoeling dat op één van deze woorden geklikt kan worden om zo naar deze (tussen)pagina te gaan. We activeren de broodkruimel zeker voor het informatiegedeelte van de toepassing. In de mate van het mogelijke wordt dit ook geïmplementeerd in de tool zelf om een aanduiding te geven waar je zit (zie wireframes) 7.8.3. Pagina afdrukken
Een webpagina is niet ideaal om uit te printen. Daarom activeren we een printmodule die het toelaat de inhoud van de pagina op een overzichtelijke manier af te drukken.
TOOL ANTIWITWAS
35
7.8.4. WYSIWYG
WYSIWYG staat voor What You See Is What You Get ofwel, vrij vertaald,: zoals je het ziet komt het er uit te zien. Dit acroniem wordt bij tekstverwerkers gebruikt om aan te geven dat de tekst in de tekstverwerker wordt getoond zoals deze er later op de gepubliceerde pagina uit zal zien. Dit is niet standaard het geval bij CMS-systemen waarbij alle letters dezelfde breedte hadden. Dit is echter een belangrijk aandachtspunt voor de gebruiksvriendelijkheid van de input van content door de redacteurs. Zij zijn immers niet allemaal html-kenners. Een HTML-editor brengt op het web veel van de machtige functionaliteiten van bekende desktop-tekstverwerkers zoals Word. Een HTML-view (in de WYSIWYG) is tegelijk belangrijk om een aantal zaken na te kijken i.h.k.v. Anysurfer. Er zijn verschillende WYSIWYG HTML editors te vinden. Met het CMS moeten teksten, foto’s en tabellen eenvoudig door de redacteurs toegevoegd kunnen worden via een gebruiksvriendelijke interface met invulvelden. De TinyMCE teksteditor (stijl Word) laat toe woorden vet of cursief te plaatsen, links en tabellen toe te voegen, lijsten op te maken, ed… Uit de meer dan 50 mogelijke opmaak- en invoegopties wordt de selectie gemaakt die voor dit kennisplatform nuttig is. Ook html-view zit hierin. Vooraf gedefinieerde stijlen (cfr VI) H1, h2, h3, adres,…). - tabelstijlen (Anysurfer)? We kunnen in de configuratie van de WYSIWYG editor de beschikbare stijlen beperken tot de gewenste subset. We beperken voor de tabellen ook de functionaliteiten tot het gewenste niveau.
8. Usecases
8.1.Usecases medewerkers vastgoedkantoor en zelfstandige makelaars: 8.1.1. Nieuwe cliënt – Cliëntacceptatie
Een medewerker of zelfstandig makelaar heeft contact met een cliënt. Hij moet deze ook ingeven in de antiwitwastoepassing. Hij surft naar de antiwitwastoepassing en kiest daar bij de tool ‘Cliënt accepteren’.
Hij kan bekijken of de cliënt al dan niet in het systeem aanwezig is. Als deze cliënt zich reeds in de database bevindt, doorloopt de gebruiker een verkorte procedure, zoals beschreven in 6.2.1.2.
TOOL ANTIWITWAS
36
Gaat het echter om een volledig nieuwe cliënt, wordt de identificatieprocedure opgestart (zie hfdst 6.1.2). Eerst worden de basisgegevens van de cliënt ingegeven. Na een eerste snelle screening (voorwaarden zie hfdst 4) kan een cliënt in een versnelde procedure aanvaard worden. In de meeste gevallen zal een verdere screening noodzakelijk zijn. De gebruiker doorloopt de identificatieprocedure. In het geval de cliënt een koper is, wordt een profiel opgemaakt op basis van een hypothetische verkoop.
Dit proces verloopt gelijkaardig voor een natuurlijke persoon of een rechtspersoon. Via een koppeling met de KruispuntBank Ondernemingen (KBO) worden zo veel mogelijk gegevens automatisch in het systeem ingevuld. Indien nodig geeft het systeem aan de gebruiker een identificatieformulier van de uiteindelijke begunstigde terug, dat de gebruiker kan afdrukken. De makelaar kan dit formulier laten ondertekenen via elektronische identiteitskaart, ofwel na handtekening inscannen en aan het systeem toevoegen.
Tijdens het identificatieproces wordt een eerste risicoprofiel opgemaakt van de cliënt. Als er een verhoogd risico wordt vastgesteld wordt de gebruiker van het systeem hiervan op de hoogte gesteld. Als hij geen anti-witwasverantwoordelijke is voor zijn kantoor, wordt deze melding doorgestuurd naar die anti-witwasverantwoordelijke. Indien hij wel een antiwitwasverantwoordelijke is, kan reeds in deze fase een meldingsformulier opgesteld worden.
Als er geen verhoogd risico vastgesteld wordt, wordt de cliënt aanvaard. Uit het systeem rolt een cliëntacceptatiedocument dat de makelaar in zijn dossier moet bijhouden (online en offline via print). De nodige identificatiestukken worden ook bijgehouden.
8.1.2. Bestaande cliënt – update cliëntacceptatie
Een medewerker of zelfstandig makelaar heeft contact met een bestaande cliënt. Hij kan bekijken of de cliënt al in het systeem aanwezig is. Als deze cliënt zich reeds in de database bevindt, doorloopt de gebruiker een verkorte procedure waarbij de cliëntgegevens en zijn risicoprofiel eventueel ge-update worden. Indien nodig doorloopt hij opnieuw het identificatieproces (zie hfdst 6.1.2). Uiteindelijke doelstelling is de cliënt te aanvaarden en een cliëntacceptatiedocument te hebben dat uit het systeem rolt.
8.1.3. Tegenpartij ingeven in het systeem
Een versie sui generis van de identificatie wordt eveneens voorzien voor de tegenpartij (in de meeste gevallen de koper) vermits deze kadert in de opvolging van de verrichting zelf.
TOOL ANTIWITWAS
37
Afhankelijk of het gaat om een nieuwe tegenpartij, dan wel een update van een bestaande tegenpartij, wordt de procedure gevolgd zoals beschreven in 6.2.1.1 of 6.2.1.2. De makelaar zal alles in het werk stellen om ook maximaal de gegevens in te vullen. Enkel deze tegenpartij is geen cliënt, en het zou dus kunnen zijn dat bepaalde gegevens niet voorhanden zijn. Belangrijk is ook hier dat er een eventuele melding uit het systeem kan komen, als er reeds in dit stadium knipperlichten beginnen te branden, inzake antiwitwaspreventie. 8.1.4. Identificatieformulier opladen
De makelaar doorloopt het identificatieproces van een nieuwe of ge-update cliënt. Indien nodig geeft het systeem aan de gebruiker een identificatieformulier van de uiteindelijke begunstigde terug, dat de gebruiker afgedrukt heeft en ter ondertekening voorgelegd heeft aan zijn cliënt (of tegenpartij). Als hij dit formulier terug gekregen heeft en ingescand, moet hij dat bij het dossier van de cliënt voegen. Dit doet hij door naar het overzicht te gaan van openstaande cliënten. Daar kan hij bewerken kiezen, en zo het document opladen. Het systeem geeft reminders om de x aantal dagen als het document nog niet opgeladen is in het systeem.
8.1.5. Transactie ingeven – risicoprofiel
Vanaf een vastgoedtransactie in het vizier komt, maakt de makelaar in het systeem een transactie aan. Hij surft daarvoor naar de toepassing en kiest ‘transactie aanmaken’. De mockups kunnen hierbij als leidraad dienen. Vooraleer een compromis getekend wordt, moet de makelaar de transactie ook effectief afronden in de anti-witwastool. Hij geeft daartoe een aantal parameters van de transactie in (zoals beschreven in 6.1.3) Als deze basistransactiegegevens ingevuld zijn, kiest de gebruiker een cliënt uit de cliëntendatabase. Daarna kiest hij in zijn database de tegenpartij. De gebruiker wordt door een wizard met vragen geloodst (analoog aan de vragenlijst atypische verrichtingen (zie hfdst 6.1.6). Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt een soort van puntenscore gegenereerd, een zogenaamd risicoprofiel. Bij een verhoogd risico kan een meldingsformulier opgemaakt worden per cliënt. Als de gebruiker geen anti-witwasverantwoordelijke is, wordt een notificatie gestuurd naar de antiwitwasverantwoordelijke. Als het risicoprofiel geen probleem veroorzaakt wordt de transactie in het systeem afgesloten. Er wordt een verslag atypische verrichting aangeboden dat in het systeem bijgehouden wordt, maar dat eveneens afgedrukt kan worden voor het offline dossier van de makelaar. Als het risicoprofiel toch verhoogd is, wordt de transactie toch afgesloten. Er wordt een beschrijving gevraagd wat er met deze transactie gebeurd is. (melding ja dan nee met motivatie).
TOOL ANTIWITWAS
38
8.1.6. Melding doorgeven aan AWW-verantwoordelijke
Een gebruiker van het systeem die geen AWW-verantwoordelijke is, kan zelf geen melding uitvoeren bij de Anti-witwas-cel. Als hij bij het doorlopen van de cliëntacceptatie of het finaliseren van de transactie een verhoogd risico vaststelt, zal het systeem hem een notificatie geven. Die wordt eveneens naar de AWW-verantwoordelijke gestuurd. De gebruiker heeft de kans hier een motivatie/beschrijving aan toe te voegen.
8.1.7. Portaal – opzoeken van informatie
Een makelaar zoekt informatie rond anti-witwas. Hij surft naar het anti-witwasportaal. Naast de tool ter identificatie van eventuele risicoprofielen vindt hij daar ook achtergrondinformatie. Hij kan in de rubriek achtergrond/algemene info de visie van BIV raadplegen of de interpretatie van de geldende wetgeving. In een nieuwsrubriek kan hij de actualiteit opvolgen. Hij wordt via de agenda-tool op de hoogte gehouden van eventuele vormingen, workshops, ed. Om deze informatie te kunnen raadplegen moet de makelaar zich niet inloggen met zijn eID. De gebruiker kan zich via het portaal ook abonneren op nieuwsbrieven inzake anti-witwas.
8.2.Usecases AWW-verantwoordelijke 8.2.1. Cfr usecases medewerkers/makelaars
De cases die van toepassing zijn voor de makelaars en medewerkers van makelaarskantoren, zijn eveneens van toepassing voor de AWW-verantwoordelijken.
8.2.2. Melding doorgeven aan AWW-Cel
De AWW-verantwoordelijke wordt door de gebruikers van het systeem genotificeerd als een cliënt of transactie een verhoogd risicoprofiel hebben. De verantwoordelijke logt via e-ID in, in het systeem en kan via het overzicht van de risicoprofielen (zie mock-ups) naar de cliënten of transacties gaan waar een eventuele melding dient te gebeuren. Daar kiest de AWW-verantwoordelijke voor ‘melding doen’ of ‘geen melding doen’. Als hij er voor kiest om geen melding te doen, dient een motivatie ingevoerd te worden. Als hij ervoor kiest wel een melding te doen, genereert het systeem een eerste set van gegevens gekend in de
TOOL ANTIWITWAS
39
database. De verantwoordelijke krijgt hiervan een overzicht en kan eventuele wijzigingen doen. Daarna wordt de gebruiker door een wizard geloodst waarin hij de bijkomende gegevens kan invullen. Als alle gegevens ingevuld zijn, kiest hij voor het genereren van het meldingsformulier. Er wordt een pdf gemaakt die hij kan printen en doorsturen per mail. Afhankelijk van de gesprekken met de antiwitwascel zal dit meldingsformulier ook elektronisch kunnen doorgestuurd worden. Dan moet het systeem naast de knoppen pdf maken –printen – mail versturen - ook een knop voorzien – digitaal doorsturen.
8.2.3. Jaarverslag opmaken
1 keer per jaar maakt de anti-witwas verantwoordelijke een jaarverslag op voor de FOD Economie. De verantwoordelijke surft naar de AWW-toepassing. Hij kiest jaarverslag opmaken. Het systeem genereert een eerste set van gegevens uit het systeem (zie 6.1.5). De verantwoordelijke krijgt hiervan een overzicht en kan eventuele wijzigingen doen. Daarna wordt de gebruiker door een wizard geloodst waarin hij de bijkomende gegevens kan invullen. Standaard wordt daar het antwoord van het afgelopen jaar voorzien, dat de verantwoordelijke eventueel kan aanpassen. Als alle gegevens ingevuld zijn, kiest hij voor het genereren van het jaarrapport. Er wordt een pdf gemaakt die hij kan printen en doorsturen per mail. Afhankelijk van de gesprekken met de FOD Economie zal dit jaarverslag ook elektronisch kunnen doorgestuurd worden. Dan moet het systeem naast de knoppen pdf maken –printen – mail versturen - ook een knop voorzien – digitaal doorsturen.
8.2.4. Overzicht risicoprofielen bekijken
De anti-witwasverantwoordelijke van een makelaarskantoor krijgt een overzicht van alle cliënten en transacties met hun risicoprofiel. Hij kan daar ook zien welke medewerker die cliënt of die transactie beheert. Zo kan hij kort op de bal spelen. Vanuit dat overzicht kan hij de profielen en hun respectievelijke cliënten en transacties gedetailleerd bekijken of hij kan rechtstreeks een verslag atypische verrichtingen of een meldingsformulier opmaken.
TOOL ANTIWITWAS
40
8.2.5. Statistieken kantoor raadplegen
De anti-witwasverantwoordelijke kan in de applicatie de statistieken van zijn kantoor raadplegen. Dit loopt via een aparte tab. Welke statistieken hij te zien krijgt, is terug te vinden in hoofdstuk 8.
8.3.Usecases verantwoordelijke kantoor 8.3.1. Beheer AWW-verantwoordelijken, medewerkers en makelaars in het systeem
Het is de zaakvoerder/verantwoordelijke van het makelaarskantoor die de rechten toekent voor de anti-witwasapplicatie. Hij logt in via e-ID. Hij duidt de anti-witwasverantwoordelijke aan, alsook de medewerkers en makelaars die voor zijn kantoor de toepassing mogen gebruiken. De gebruikers kunnen zelf hun gegevens (emailadres, ed) aanpassen.
8.3.2. Beheer informatie kantoor
In verschillende formulieren, rapporten worden de gegevens van het kantoor opgenomen. Het is de zaakvoerder of verantwoordelijke voor het kantoor in het systeem die deze gegevens kan aanpassen.
8.4.Usecases BIV 8.4.1. Consulteren AWW-verantwoordelijken
BIV krijgt via de toepassing een overzicht van alle anti-witwasverantwoordelijken. BIV kan zien tot welk kantoor ze behoren, en het emailadres raadplegen. Een export maken van alle (mail)adressen is mogelijk. Via de applicatie kan BIV de anti-witwasverantwoordelijken eveneens benaderen. Het systeem voorziet de mogelijkheid om nieuwsbrieven/alerts te versturen naar de AWWverantwoordelijken en andere geïnteresseerden.
8.4.2. Info portaal updaten
Een medewerker van BIV gaat naar de adminmodule van het Content Management Systeem. Voor de verschillende content types (pagina, nieuws, agenda en ‘in de kijker’-element) kan hij kiezen een nieuw item aan te maken.
TOOL ANTIWITWAS
41
Via te filteren overzichtslijst kan hij achteraf zeer snel naar de bestaande informatie surfen. Deze bestaande items kunnen bewerkt of verwijderd worden. Als er RSS-feeds van externe partijen binnenlopen in het systeem zal de BIV-medewerker deze valideren.
8.4.3. Tool updaten
Via de adminmodule van de tool zal de BIV medewerker een overzicht krijgen van de verschillende items die dynamisch opgebouwd zijn. Daarin kan hij wijzigingen aanbrengen.
8.4.4. Nieuwsbrief/alert versturen
De medewerker van BIV gaat naar de adminmodule van de CMS-toepassing. Hij kiest daar de optie ‘nieuwsbrief aanmaken’. Deze nieuwsbrief bevat automatisch de items die de afgelopen x aantal weken verschenen zijn op de site onder de rubriek nieuws (periodiciteit is zelf te kiezen). Onder agenda lopen daar automatisch de items van de komende maand in. Het bericht dat in de kijker staat op de website wordt ook automatisch meegenomen. Deze informatie wordt voor hem in een template van nieuwsbrief geplaatst. Hierin kan hij eventueel nog wijzigingen doorvoeren. Een test mail kan gestuurd worden naar zijn mailadres. Als hij op de knop verzenden klikt, krijgt hij de keuze naar wie welke groep gebruikers (in eerste instantie: alle gebruikers of AWWverantwoordelijken) hij deze nieuwsbrief wil sturen. Als de nieuwsbrief verstuurd is, krijgt hij een aantal statistieken te zien in het systeem, o.a. hoeveel nieuwsbrieven verstuurd werden.
8.4.5. Bekijken van de users
De admin module van de toepassing geeft ook toegang tot de gebruikers van het systeem. Het gaat om de medewerkers van de kantoren, de zelfstandige makelaars en de AWWverantwoordelijken. Deze laatste worden apart herkend in het systeem, daar zij meer rechten hebben. De beheerder van BIV kan de overzichtslijst van de users raadplegen, alsook hun basisgegevens.
TOOL ANTIWITWAS
42
8.4.6. Statistieken bekijken
Via de module statistiek kan het Instituut enkele essentiële statistieken opvolgen:
hoeveel kantoren gebruik maken van de toepassing
hoeveel antiwitwasverantwoordelijken er aangeduid werden
hoeveel meldingen per kantoor gebeuren, individueel en gemiddeld
Aanduiden of er een jaarrapport overgemaakt werd, individueel per kantoor
hoeveel en welke kantoren al langer dan 1 maand niet aangemeld hebben
Deze statistieken laten het instituut toe om een efficiënte communicatie te voeren naar zijn leden, naar de FoD Economie en naar de antiwitwascel in verband met het gebruik van de tool.
TOOL ANTIWITWAS
43
9. Wireframes en navigatie De navigatie is uitgewerkt in de wireframes.
TOOL ANTIWITWAS
44
10. Helpdesk
Dit is een Help Desk in eerste, tweede en derde lijn, waarmee bedoeld wordt dat de communicatie met de cliënt altijd eerst over een algemene help desk loopt die altijd op de hoogte blijft van de situatie bij de cliënt. Na kwalificatie van de vraagstelling door de cliënt wordt daarna eventueel doorverwezen naar de technische help desk en desgevallend naar het development team (derde lijn) voor de correctie van fouten in het programma. De algemene help desk neemt alle vragen voor zijn rekening. De technische help desk behandelt vragen omtrent: o o
ondersteuning bij het gebruik van de systemen en de toepassingen foutmeldingen bij het gebruik van het systeem
11.
Beheer van de toepassing
Naast het systeem voor Master Data Management dat reeds voor de toepassing KadasterFinder geïntroduceerd werd, werd een geïntegreerde werkomgeving gerealiseerd voor het extranet van de leden van het Instituut. De tool integreert op de Master Data Management bron en indirect op de KBO. Wegens de grote confidentialiteit van de gegevens, de koppeling met een externe master databron (KBO) wordt een voldoende hoog beveiligingsniveau voorzien. Alle vereiste prestaties met betrekking tot: o o o o o
het RDBMS het beheer van de exploitatieomgevingen het beheer van de tool het testen en installeren van nieuwe versies in het kader van het onderhoud de integratie van nieuwe functionaliteit
vallen onder deze rubriek. Het zijn operationele taken met een permanent karakter en vereisen aan de zijde van operationele partner een team van professionele medewerkers.
TOOL ANTIWITWAS
45
12.
BIJLAGEN
BIJLAGE 1: Juridische analyse van de anti-witwaswet en de implicatie voor de vastgoedmakelaars
BIJLAGE 2 : Wet van 18 januari 2010 tot wijziging van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme, en het witboek van vennootschappen
BIJLAGE 3: Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
BIJLAGE 4: Koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot aanstelling van de beroepsorganisaties als bedoeld in artikel 16, § 3, van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme BIJLAGE 5: Voorbeeld van een meldingsformulier
BIJLAGE 6: Thematische typologische analyse van investeringen in onroerende goederen
BIJLAGE 7: identificatieformulier van de uiteindelijke begunstigden
BIJLAGE 8: Jaarlijks activiteitenverslag toepassing anti-witwaswet
TOOL ANTIWITWAS
46
