Documenten KWM - Melden en behandelen van veiligheidstekorten door aannemers (MOS) (revisie 0, 16/10/2006 13:50:36)Pa
BASF Antwerpen N.V. Haven 725, Scheldelaan 600, B-2040 Antwerpen 4 KWM-nummer: 06 Aankoop Profiel: KWM wegwijzer Trefwoorden: Aannemers, Incidenten Bedrijfsdeel: Procedure: 06.11 Paragraaf: => Verantwoordelijke eenheid :Preventiedienst
Melden en behandelen van veiligheidstekorten door aannemers (MOS)
Verantwoordelijke : Johnny Nobels/TECH_ENV/BASANT/BASF Revisie: 0 Revisiedatum: 16/10/2006 Status: ACTUEEL Identificatie: 291
Toepassingsgebied : BASANT, Partners
Inhoud 1.
Doel / Toepassingsgebied
2.
Definities
3.
Verantwoordelijkheden
4.
Maatregelen
Bijlage
pagina 1
Documenten KWM - Melden en behandelen van veiligheidstekorten door aannemers (MOS) (revisie 0, 16/10/2006 13:50:36)Pa
1.
Doel / Toepassingsgebied Het systeem van MOS'en moet garanderen dat medewerkers van aannemers veiligheidstekorten melden. deze tekorten worden onderzocht en opgelost. de betrokken medewerkers feedback krijgen over hun meldingen. Indien relevant moeten hierbij de betrokken diensten van BASF als opdrachtgever worden ingeschakeld.
z z z
Deze wegwijzer is van toepassing voor alle aannemers die VCA plichtige werken uitvoeren in de installaties van BASF, zowel bij dagdagelijkse onderhoudswerken als bij onderhoudsbeurten en de montage van nieuwe installaties. Voor de overige aannemers is deze wegwijzer niet verplicht, doch aanbevolen. 2.
Definities [Klik op te openen]
MOS (Melding van Onveilige Situaties) Is een systeem dat door VCA gecertifieerde aannemers wordt gebruikt voor het registreren en oplossen van tekorten op het vlak van veiligheid zoals onveilige situaties, onveilige handelingen, organisatorische of technische knelpunten, onvoldoende werkvoorbereiding, verbeteringsvoorstellen op vlak van veiligheid, eerste melding van incidenten, enz. De praktijk wijst uit dat vaak organisatorische tekorten eerder dan technische tekorten aan de basis liggen van een MOS registratie. Kwaliteitsvolle MOS Een MOS is kwaliteitsvol wanneer z ze betrekking heeft op veiligheid, gezondheid of milieu. z het een tekort betreft waarbij bijsturing vereist is. z ze niet persoonlijk of beledigend is en/of niet overdreven wordt. z de betrokken partijen er iets uit leren. z onmiddellijk te treffen maatregelen ook worden getroffen (geen uitstel of doorschuiven van verantwoordelijkheden). z nodige maatregelen worden overeengekomen, toegekend aan een welbepaalde persoon en worden uitgevoerd. z feedback wordt gegeven aan de indiener. Opdrachtgever BASF medewerker die rechtstreeks opdracht aan de aannemer geeft om een bepaalde taak uit te voeren (brigadier, toezichter, ingenieur, ...).
3.
Verantwoordelijkheden [Klik om te openen] Werfleider van de aannemer Implementeert het MOS-systeem van zijn firma op zijn werf en zorgt voor de toepassing ervan bij zijn onderaannemers (conform hoofdstuk 12 van VCA). Hij voert een actief beleid dat het gebruik door zijn medewerkers en die van zijn onderaannemers aanmoedigt. Aandachtspunten: z aantal,
pagina 2
Documenten KWM - Melden en behandelen van veiligheidstekorten door aannemers (MOS) (revisie 0, 16/10/2006 13:50:36)Pa
z z z z
kwaliteit, stimuleren van zijn medewerkers om knelpunten onmiddellijk op te lossen, opvolging en feedback geven aan zijn medewekers over meldingen die op de aannemer betrekking hebben (b.v. via toolboxmeeting), knelpunten melden waarbij BASF betrokken is, oorzaak aan heeft of zijn beleid kan verbeteren.
De werfleider archiveert de MOS'en en registreert (met behulp van Overzichtsformulier "registratie MOS") per kwartaal volgende parameters: z aantal MOS'en per 1800 op BASF gepresteerde uren, z aantal waardevolle MOS'en per 1800 op BASF gepresteerde uren. BASF-peter bij aannemers met jaarcontract of BASF verantwoordelijke bij afstellingen/grote projecten Monitort het actief beleid van de aannemer. Volgt de geregistreerde parameters op en evalueert de beleving van het systeem aan de hand van bovenvermelde aandachtspunten. Deze beoordeling vormt een onderdeel van de globale beoordeling van de aannemer. Voor aannemers met jaarcontract bezorgt de peter per jaar een overzicht van de geregistreerde parameters aan Technical Governance die instaat voor de overkoepelende rapportage binnen de onderneming. Hij ondersteunt de aannemer als er knelpunten door BASF moeten worden opgelost. Bij behoefte coached hij de BASF opdrachtgevers om feedback te geven op MOS'en van de aannemer. Medewerker van een aannemer Neemt actie en documenteert een MOS. Toezichter van een aannemer Behandelt de MOS van een medewerker, neemt actie en ,indien noodzakelijk, licht BASF in. Garandeert achteraf feedback aan de medewerker. BASF-opdrachtgever Behandelt de MOS, neemt actie en garandeert feedback aan de aannemer.
pagina 3
Documenten KWM - Melden en behandelen van veiligheidstekorten door aannemers (MOS) (revisie 0, 16/10/2006 13:50:36)Pa
4.
Maatregelen De medewerkers van de aannemer en de BASF opdrachtgever van de aannemer staan in voor het rapporteren en behandelen van de MOS'en. De praktische afloop van een MOS is weergegeven in onderstaand overzicht.
Medewerker aannemer Toezichter aannemer (hiërarchisch benoemd)
BASF opdrachtgever
Neemt onmiddellijke actie indien dit mogelijk en toegelaten is. Documenteert de MOS op het MOS formulier van zijn firma. Bezorgt MOS formulier aan zijn eigen toezichter. Ontvangt MOS van eigen medewerker. Neemt indien noodzakelijk onmiddellijke actie. Filtert de MOS’en: z eigen thema’s van de aannemer worden intern afgewerkt en gedocumenteerd op het MOS formulier. z MOS’en die de aannemer zelf niet kan oplossen, waarbij een derde partij betrokken is (BASF of andere aannemer), worden doorgegeven aan de BASF opdrachtgever. Geeft feedback binnen de eigen organisatie over de getroffen acties (vb via toolboxmeeting). Ontvangt relevante MOS van de toezichter van de aannemer. Neemt indien noodzakelijk onmiddellijk actie Filtert MOS’en: z indien niet zinvol, onmiddellijk feedback aan toezichter aannemer. z indien mogelijk het probleem zelf oplossen en dit binnen een aanvaardbare termijn. z in de andere gevallen acties afspreken met andere betrokken partijen (vb andere BASF diensten, andere aannemer die betrokken is). Als hulpmiddelen staan hier ter beschikking: z de Actiedatabank indien het een tekort betreft op het vlak van organisatie of procedures. z SAP voor het registreren en oplossen van technische tekorten. z de Incidentendatabank indien de oorzaak van het probleem complex is. Bij onderhoudsbeurten en investeringen kunnen deze afspraken via een tijdelijk systeem (b.v. werklijsten) verder worden opgevolgd. Vergeet in die gevallen niet om ook de terugkoppeling naar de toezichter van de aannemers zeker te stellen. Volgt de afwerking van de ingelegde acties/incidentenbericht op. Geeft binnen een redelijke termijn feedback aan de toezichter van de aannemer via het MOS formulier.
pagina 4
Documenten KWM - Melden en behandelen van veiligheidstekorten door aannemers (MOS) (revisie 0, 16/10/2006 13:50:36)Pa
Workflow Medewerker aannemer
Toezichter aannemer
BASF opdrachtgever
MOS zinvol?
Actie nemen
Actie nemen
Actie nemen
Intern knelpunt?
Knelpunt zelf oplossen?
J
N N J
MOS invullen
Actiedatabank/ incidentendatabank/ SAP
Registreren op MOS
Registreren op MOS
feedback
feedback
Bijlage KWM-formulier 06.11/1 - Registratie MOS
Nazicht: Akkoord : Johnny Nobels (09/10/2006 10:23:28)
Goedkeuring: Akkoord : Pascal Verhelst (09/10/2006 11:07:42) Akkoord : Filip Sunaert (16/10/2006 12:01:39)
Bekrachtiging : Akkoord : Michel Willems (16/10/2006 13:50:32)
pagina 5
