Toepassing van de Claimcode bij de aanvang van het werk van de stichting Claimstichting-C
Toepassing Claim code Mei 2014
1
Inhoudsopgave: A) Inleiding, ............................................................................................................................................... 3 B) Toepassing Code door de Stichting .............................................................................................. 3
0] Werkingsomvang van de Code .................................................................................................................. 3 I] Principes en uitwerking: Naleving en handhaving van de Code. ................................................... 3 Principe: ............................................................................................................................................................................... 3 Uitwerking:.......................................................................................................................................................................... 4 II] Principes en uitwerking: Behartiging van collectieve belangen zonder winstoogmerk ..... 4 III] Principes en uitwerking: Samenstelling, taak en werkwijze van het bestuur ....................... 5 Principe: ............................................................................................................................................................................... 5 Uitwerking:.......................................................................................................................................................................... 5 IV] Principes en uitwerking: Onafhankelijkheid en vermijding van belangen-tegenstelling . 5 Principe: ............................................................................................................................................................................... 5 Uitwerking:.......................................................................................................................................................................... 5 V] Principes en uitwerking: Vergoedingen aan bestuurders .............................................................. 6 Principe: ............................................................................................................................................................................... 6 Uitwerking:.......................................................................................................................................................................... 6 VI] Principes en uitwerking: Taak, werkwijze en samenstelling van de raad van toezicht RvT............................................................................................................................................................................ 6 Principe: ............................................................................................................................................................................... 6 Uitwerking:.......................................................................................................................................................................... 6
C) Slotverklaring ...................................................................................................................................... 6 D) Ondertekening .................................................................................................................................... 7
Toepassing Claim code Mei 2014
2
A) Inleiding, Bij oprichting van stichtingen die een een belang van een gezamenlijke groep personen en bedrijven vertegenwoordig is het gebruikelijk om de Claimcode – verder genoemd de Code -te gebruiken om zeker te stellen dat het werk van genoemde stichting aan de voorwaarden, regels en eisen van de Wet en van een goede Governance Structuur voldoen. Volgens de Code dient de stichting Claimstichting-C -- verder genoemd de Stichting -- bij de start in het eerste jaar aan te geven hoe zij bij de uitvoering van haar werkzaamheden aan de Code voldoet. In dit document wordt weergegeven hoe de Stichting bij de start van haar werkzaamheden de eisen van de Code heeft verwerkt in haar aanpak. Tevens dient er jaarlijks verslag te worden gedaan over uitvoering van de werkzaamheden in relatie met de Code (Zie artikel I.1 en 2). Aangezien de Stichting opgericht is op 19 maart 2013 gaat het eerste verslag over de periode tot 31 december 2013 (gelijk aan het boekjaar) en zo verder totdat de werkzaamheden worden gestopt of de stichting wordt opgeheven.
B) Toepassing Code door de Stichting In dit hoofdstuk wordt weergegeven aan de hand van de artikelen van de Code hoe de Stichting en de RvT dit heeft verwerkt.
0] Werkingsomvang van de Code Met behulp van dit artikel is vastgesteld in hoeverre de Stichting een normale of een kleine stichting is. Voor een kleine stichting gelden afwijkende bepalingen. De Stichting is een gewone stichting omdat de Stichting niet aan de voorwaarden voor een kleine stichting voldoet.
I] Principes en uitwerking: Naleving en handhaving van de Code. Principe: De oprichter is veranwoordelijk voor de governance structuur van de stichting en de naleving daarvan. De oprichting is vastgelegd in de door Notaris Linders afgegeven Afschrift Akte van Oprichting – verder genoemd Akte -- die eveneens de Statuten omvatten. Het bestuur van de Stichting – verder genoemd het bestuur en de Raad van Toezicht van de stichting – verder genoemd RvT -- zijn na oprichting gezamenlijk veranwoordelijk voor de instanthouding van de governance structuur van de Stichting en de naleving van de code. Toepassing Claim code Mei 2014
3
De oprichter, het bestuur en de RvT hebben de Code gelezen en de relevante punten opgenomen in de werkwijze van het bestuur en de RvT.
Uitwerking: De hoofdlijnen van de governance structuur bij de start van de Stichting zijn uiteengezet in dit document. De hoofdlijnen van de governance structuur en de uitvoering van de Code wordt jaarlijks in een apart document uiteengezet en na vaststelling van de jaarstukken op de website gezet. Na de oprichting is door de oprichter een bestuur en een raad van toezicht benoemd. Het bestuur heeft een website opgezet: www.claimstichting-c.nl die de informatie die volgens de Code – zoals bijvoorbeeld Statuten en informatie over actuele ontwikkelingen -beschikbaar moet zijn, toegankelijk maakt voor de contribuanten aan de Stichting en voor het publiek. Deze website beschikt over de mogelijkheid voor iedere bezoeker om een reactie naar de Stichting te sturen. Zie onder aan de pagina’s Bestuur, Doel, Circulaires en de pagina Contact op de website. Op de homepagina van de website staat de reden van de oprichting van de Stichting inclusief een link naar de Code. Op de pagina Doel van de website staat omschreven wat het doel van de Stichting is alsmede een link naar de Statuten van de Stichting. Op de pagina Circulaires staan de circulaires die informatie verstrekken over de actuele ontwikkeling. Alle informatie blijft beschikbaar zolang de Stichting actief is. Het bestuur zorgt dat substantiële wijzigingen in de governance structuur alsmede wijzigingen in de Statuten worden voorgelegd aan de RvT.
II] Principes en uitwerking: Behartiging van collectieve belangen zonder winstoogmerk Uit de statutaire doelstelling (zie op de pagina Doel op de website de link naar statuten van de Stichting die leidt naar de Akte) blijkt dat de stichting geen winst oogmerk heeft maar uitsluitend tot doel heeft om de belangen van de vennoten van een vijftal cv’s te vertegenwoordigen en te trachten de opgelopen schade zoveel als mogelijk te beperken. Uit het jaarlijkse verslag alsmede de jaarstukken die op genoemde website zullen worden gepubliceerd zal nader blijken dat de werkzaamheden en de governance structuur zonder winstoogmerk worden/zijn uitgevoerd. Toepassing Claim code Mei 2014
4
De leden van het Bestuur en de RvT kunnen niet afzonderlijk beschikken over het vermogen en de inkomsten van de Stichting beschikken. Zie de Akte en daarin opgenomen Statuten. Het eventuele batig saldo bij liquidatie van de stichting wordt verdeeld zoals omschreven in de Akte.
III] Principes en uitwerking: Samenstelling, taak en werkwijze van het bestuur Principe: Het bestuur bestuurt de Stichting zoals omschreven in de Code en in de Akte. Tenminste 1x per jaar legt het bestuur verantwoording af aan de RvT.
Uitwerking: De samenstelling van het bestuur bij de start van de werkzaamheden van de Stichting voldoet aan de artikelen van dit hoofdstuk van de Code. Het bestuur voert haar werkzaamheden uit zoals vastgelegd in de Akte en dit hoofdstuk van de Code. De in dit hoofdstuk genoemde website is opgezet, online en de van belang zijnde informatie met betrekking tot het bestuur is daar gepubliceerd. Zie de pagina Bestuur op de website. Onder het in de Code genoemde plan van aanpak moet worden verstaan: de Akte alsmede de informatie zoals weergegeven op de website. De in dit artikel genoemde andere documenten – zoals bijvoorbeeld in artikel VI-8 -- worden gepubliceerd indien van toepassing en beschikbaar tijdens de actieve periode van de Stichting. Het bestuur doet jaarlijks verslag over het door haar gevoerde beleid alsmede over uitvoering van de werkzaamheden. De documenten zoals omschreven in dit artikel in de Code.
IV] Principes en uitwerking: Onafhankelijkheid en vermijding van belangentegenstelling Principe: Onafhankelijkheid en belangentegenstelling moet worden vermeden.
Uitwerking: Tussen de leden van het Bestuur en de RvT alsmede haar adviseurs – voor zover aanwezig -bestaan geen banden zoals omschreven in dit hoofdstuk van de Code. De Stichting heeft aan het begin van haar werkzaamheden geen overeenkomst(en) gesloten die tot een belangentegenstelling zoals omschreven in dit hoofdstuk van Code kunnen leiden. 5 Toepassing Claim code Mei 2014
De Stichting heeft een overeenkomst gesloten met een bedrijf voor secretariele werkzaamheden.
V] Principes en uitwerking: Vergoedingen aan bestuurders Principe: De Code voorziet in een mogelijkheid tot een onkostenvergoeding aan bestuurders alsmede een niet bovenmatig honorarium voor werkzaamheden die niet rechtstreeks met uit een bestuurstaak voortvloeien.
Uitwerking: Bij de start van de werkzaamheden zijn geen vergoedingen of honoraria voor de bestuurstaken overeengekomen. Het Bestuur en de RvT hebben afgesproken dat eventuele gemaakte onkosten – zoals reiskosten – gedeclareerd kunnen worden.
VI] Principes en uitwerking: Taak, werkwijze en samenstelling van de raad van toezicht RvT Principe: De stichting kent een RvT die toezicht houdt en de taken uitvoert zoals omschreven in de Code en in de Akte van oprichting. De RvT geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur.
Uitwerking: De samenstelling van de RvT bij de start van de werkzaamheden van de Stichting voldoet aan de artikelen van dit hoofdstuk van de Code. Het bestuur voert haar werkzaamheden uit zoals vastgelegd in de Akte en dit hoofdstuk van de Code. De RvT toezicht zal jaarlijks een document op stellen waarin zij op hoofdlijnen verantwoording aflegt over het door haar uitgevoerde toezicht.
C) Slotverklaring Het bestuur en de RvT zullen jaarlijks in een verslag uiteenzetten hoe zij aan de Code voldoen en eventuele afwijkingen van de Code of van de Akte vastleggen in dit verslag, zoals omschreven in artikel I.1 van de Code.
Toepassing Claim code Mei 2014
6
D) Ondertekening Bestuur van de Stichting
Raad van Toezicht
E.P. Elink Schuurman
A.I. Cambier
A.M.A. van Drunen
L. de Jager
E. van der Louw
C.M.E. van Wijngaarden
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
===================================================================== Identificatie: Revisie Schrijver
0
1
naam
M. v. Wijngaarden
M. v. Wijngaarden
sign
CMEvW
CMEvW
25 februari 2014 Voor 1e lezing
05 mei 2014 Voor publicatie.
datum Revisie beschrijving
2
3
.
Toepassing Claim code Mei 2014
7
