Toelichting Duurzame Inzetbaarheid (ESF-2014-2020)
In deze toelichting leest u meer over de aanvraagprocedure van de ESF-subsidie voor Duurzame Inzetbaarheid. Ook leest u hierin wat wij van u verwachten en wat u van het Agentschap SZW mag verwachten. Deze toelichting is opgedeeld in vier delen: 1. Registreren: vanaf heden t/m 7 november 2014 (Let op: het Agentschap SZW heeft maximaal 5 werkdagen nodig om uw registratie te behandelen)
2. Aanvragen: van 15 oktober t/m 7 november 2014 3. Uitvoeren: projectperiode maximaal 10 maanden 4. Declareren: 4 weken na einde project
Om de kans te vergroten dat uw aanvraag en uw project voldoen aan de voorwaarden uit de subsidieregeling raden wij u aan de toelichting op de regeling door te nemen. Hierin staat veel achtergrondinformatie en uitleg over de voorwaarden. Het is voor het Agentschap SZW alleen mogelijk uw project te beoordelen nadat deze is ingediend.
1
Registreren heden t/m 7-11-2014
Aanvragen 15-10-2014 t/m 07-11-2014
Uitvoeren projectperiode max 10 mnd
Declareren 4 wkn na einde project
REGISTEREN Voordat u een aanvraag indient: registreren als aanvrager Voordat u een aanvraag voor Duurzame Inzetbaarheid indient, moet u eerst een account aanmaken en u registreren op het Subsidieportaal van het Agentschap SZW (www.mijnagentschapszw.nl). Een registratieverzoek kunt u indienen in de tab ‘Mijn registraties’ door te kiezen voor ‘Nieuwe registratie indienen’. Hier geeft u aan dat u zich wilt registreren voor ESF 2014/2020, Actie DI. Volg hier de aanwijzingen om de registratie te versturen. Bij het aanmaken van een account geeft u altijd aan wie de tekenbevoegde is voor de subsidieaanvraag. U wijst hiervoor zelf een medewerker aan. Het Agentschap SZW hoeft hiervoor geen machtiging of uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel te ontvangen. Daarnaast is het mogelijk een contactpersoon toe te voegen. Het Agentschap SZW stuurt brieven altijd ter attentie van de tekenbevoegde, maar bij telefonisch of e-mail contact is het gebruikelijk om de contactpersoon te benaderen. Let op: de registratie dient altijd op naam van de organisatie te staan waar de medewerkers waarop het project gericht is in dienst zijn. Het is dus niet mogelijk dat het adviesbureau zich registreert. In het Subsidieportaal kunt u binnen vijf werkdagen zien onder ‘Mijn registraties’ of u als aanvrager bent geregistreerd. Wij doen er alles aan om de registratie zo snel mogelijk af te handelen. Vaak hebben wij de termijn van vijf werkdagen niet nodig. Als uw registratie is geaccordeerd door het Agentschap SZW, dan kunt u tussen 15 oktober 2014 09:00 uur en 7 november 2014 17:00 uur een aanvraag indienen. In de handleiding van het Subsidieportaal ziet u screenshots met korte toelichtingen.
2
Registreren heden t/m 7-11-2014
Aanvragen 15-10-2014 t/m 07-11-2014
Uitvoeren projectperiode max 10 mnd
Declareren 4 wkn na einde project
AANVRAGEN Aanvraag indienen Met uw inlognaam en wachtwoord krijgt u direct toegang tot het Subsidieportaal. Hier vindt u het aanvraagformulier waar u uw gegevens en een korte beschrijving van het project invult. Ook beantwoordt u enkele vragen en voegt u bewijsstukken toe. In de voorbeeldaanvraag op de website ziet u welke informatie nodig is om een aanvraag in te dienen. Let op: dit formulier dient slechts als voorbeeld. Alleen tijdens de aanvraagperiode is het aanvraagformulier beschikbaar. U moet dus inloggen tussen 15 oktober 2014 9.00 uur en 7 november 2014 17.00 uur om het aanvraagformulier in te vullen en te versturen. Let op: alleen degene die is ingelogd als tekenbevoegde kan de aanvraag daadwerkelijk indienen. De contactpersoon kan de aanvraag voorbereiden. Nadat u uw aanvraag heeft ingediend, kunt u er een pdf-document van maken voor uw eigen administratie. Binnen twee weken ontvangt u van het Agentschap SZW een ontvangstbevestiging. Verlening of afwijzing? Het Agentschap SZW behandelt de aanvragen op volgorde van binnenkomst. Op elke aanvraag staan de indieningsdatum en –tijd. Het Agentschap SZW beoordeelt uw aanvraag en binnen dertien weken ontvangt u bericht of de subsidie is toegekend of wordt afgewezen. Het is ook mogelijk dat het Agentschap SZW nog vragen heeft. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk bericht. Als de subsidie is toegekend, ontvangt u een verleningsbeschikking. Dit betekent dat er geld voor uw project wordt gereserveerd. Als uw aanvraag of uw project niet aan de voorwaarden voldoet of als het totaal beschikbare subsidiebudget is overschreden, wijst het Agentschap SZW uw aanvraag af. U ontvangt dan een beschikking waarin staat dat u geen subsidie krijgt. Projectperiode In de verleningsbeschikking leest u in welke periode u kosten kunt maken die voor subsidie in aanmerking komen. De startdatum van deze periode is de dag na dagtekening van de beschikking. De einddatum is tien maanden daarna. Het is niet mogelijk om deze periode aan te passen. U bent vrij om binnen deze periode van tien maanden (projectperiode) uw project uit te voeren. U hoeft het Agentschap SZW hierover geen bericht te sturen. Eerder starten of langer doorgaan is mogelijk, maar kosten die gemaakt worden buiten de projectperiode komen niet voor subsidie in aanmerking. Let op: de meeste projecten kunnen starten tussen november 2014 en januari 2015. Wanneer krijg ik daadwerkelijk geld? Binnen vier weken na afloop van de projectperiode dient u een einddeclaratie in via het Subsidieportaal. In deze einddeclaratie neemt u de werkelijk gemaakte kosten in de projectperiode op. Het Agentschap SZW controleert deze einddeclaratie. Het is mogelijk dat het Agentschap SZW nog vragen heeft. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk bericht. Binnen dertien weken ontvangt u een vaststellingsbeschikking. Als aan alle voorwaarden is voldaan, ontvangt u het subsidiebedrag binnen zes weken na de vaststellingsbeschikking. Als uw project of de administratie niet aan de voorwaarden voldoet, ontvangt u geen of minder subsidie. Let op: als u minder dan € 12.000 (exclusief btw) aan subsidiabele kosten heeft gemaakt (of overblijft na controle van de einddeclaratie) ontvangt u geen subsidie.
3
Registreren heden t/m 7-11-2014
Aanvragen 15-10-2014 t/m 07-11-2014
Uitvoeren projectperiode max 10 mnd
Declareren 4 wkn na einde project
UITVOEREN: wat moet ik aan administratie voeren? Om daadwerkelijk subsidie te ontvangen, moet u aan een aantal eisen voldoen. Hieronder leest u wat u aan administratie moet voeren. Planning uitvoering project Om de kosten voor de adviseur te maken binnen de projectperiode is een goede planning van belang. De kosten van de uitvoering van het project zijn namelijk subsidiabel vanaf de dag na dagtekening van de subsidieverlening. Een project mag maximaal 10 maanden duren vanaf de datum beschikking subsidieverlening. Hier zijn geen uitzonderingen op mogelijk! Eerder starten of langer doorgaan is mogelijk, maar kosten gemaakt buiten de projectperiode komen niet voor subsidie in aanmerking. Wijzigingen In de verleningsbeschikking is opgenomen dat u het project moet uitvoeren volgens de subsidieaanvraag. Het is mogelijk dat uw project wijzigt gedurende de periode. Kleine wijzigingen hoeft u niet te melden bij het Agentschap SZW. Voert u echter uw plan niet uit of past u deze ingrijpend aan (bijvoorbeeld als u andere activiteiten uitvoert dan u heeft aangegeven in uw aanvraag), neem dan contact op met het Agentschap SZW via
[email protected]. Als u een andere adviseur inhuurt dan u in de aanvraag heeft opgenomen, moet u dit bij uw einddeclaratie aangeven. U dient dan bij de einddeclaratie alsnog referenties aan te leveren. U hoeft tijdens de projectperiode het Agentschap SZW niet te informeren. Werknemers betrekken U betrekt uw medewerkers bij uw project. Als uw bedrijf een ondernemersraad of personeelsvertegenwoordiging heeft dan moet u deze hierbij betrekken. Uw adviseur moet in zijn rapport of activiteitenverslag opnemen hoe het personeel betrokken is. Financiële Administratie Het Agentschap SZW controleert of u uw project volgens de subsidievoorwaarden heeft uitgevoerd. Dit gebeurt onder andere door de financiële administratie te controleren. Facturen De facturen van uw adviseur(s) moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: • Naam adviseur. • Aantal uren van deze adviseur. • Uurtarief. • Specificatie (op dagniveau) wanneer uren zijn gemaakt (bijvoorbeeld met een urenspecificatie als bijlage). • Projectnaam of projectnummer. • Specificatie activiteit. Betaalbewijzen Een betaalbewijs is een bankafschrift en (indien van toepassing) de relevante gegevens uit de betalingsbatch. Dit mag een print zijn vanuit “internetbankieren”. Publiciteitsverplichting U heeft subsidie aangevraagd uit het Europees Sociaal Fonds. Promotie en publiciteit zijn vaste onderdelen van ieder project dat met Europees geld wordt meegefinancierd. Als sponsor van uw project ziet Europa graag haar naam terug. Een van de subsidievoorwaarden is dan ook dat u actief uitdraagt dat de Europese Unie (EU) bij uw project betrokken is. U bent verplicht mee te werken
4
aan georganiseerde publicitaire- en voorlichtingsactiviteiten gericht op de media, potentiële deelnemers van projecten en het grote publiek. Net zo belangrijk is dat promotie en publiciteit een nuttige bijdrage kan leveren aan uw project. Bijvoorbeeld om uw medewerkers te interesseren én om de resultaten onder de aandacht te brengen van anderen. Publiciteit in de media speelt daarin een onmisbare rol. Een bericht in de lokale krant of op de radio is inspirerend en stimulerend voor alle betrokkenen. Wat zijn uw verplichtingen ten aanzien van publiciteit? • U informeert uw adviseur en uw medewerkers dat zij meedoen aan een project wat gefinancierd wordt met middelen uit het Europees Sociaal Fonds. Met een folder of toelichting op uw website kunt u betrokkenen hiervan bewust maken. • Op alle documenten die relevant zijn voor het project en de uitvoering daarvan maakt u duidelijk kenbaar dat voor het project steun is verleend vanuit het Europees Sociaal Fonds. Vermeld op al uw voorlichting- en communicatie-uitingen de bijdrage van de EU aan het project door middel van het EU embleem en de toevoeging Europees Sociaal Fonds. Dit geldt bijvoorbeeld voor brochures, folders en nieuwsbrieven. • Hebt u een website? Vermeld dan op deze website dat de Europese Unie het project meefinanciert. Uiteraard geldt dit ook als het project beschreven wordt op webpagina’s binnen een andere site. • U moet tenminste een affiche op A3 formaat ophangen op een voor het publiek goed zichtbare plek. Het Agentschap SZW stelt het affiche digitaal beschikbaar via haar website. Onderzoek Het ministerie SZW evalueert de ESF-subsidieregeling voor Duurzame Inzetbaarheid. Hiervoor monitort een onderzoeksbureau een aantal projecten. Daarnaast vinden er interviews met of enquêtes onder aanvragers plaats. Als u hiervoor uitgenodigd wordt, ontvangt u bericht. Rapport van de adviseur Wanneer uw adviseur een advies uitbrengt, gebeurt dit in de vorm van een rapport. Als uw adviseur u begeleidt bij de implementatie van een advies, dan heeft het document de vorm van een activiteitenverslag. In het rapport dan wel in het activiteitenverslag moet tenminste het volgende worden opgenomen: • Projectnummer, naam bedrijf en bedrijfslogo, naam adviseur(s). • Op welk thema/activiteit het project gericht was (aansluiting met goedgekeurde projectaanvraag). • Welke activiteiten in het kader van het project uitgevoerd zijn en voor welke doelgroep(en). • Wat de uitkomsten/opbrengsten zijn en in hoeverre de beoogde doelstellingen zijn bereikt. • Op welke wijze werknemers betrokken zijn geweest bij het project. • Op welke wijze aan de publiciteitsverplichting invulling is gegeven. • Op welke wijze de organisatie het advies kan implementeren, dan wel vorm is gegeven aan de begeleiding bij de implementatie. • Met welke partijen (binnen en/of buiten de organisatie) is samengewerkt.
5
Registreren Heden t/m 7-11-2014
Aanvragen 15-10-2014 t/m 07-11-2014
Uitvoeren projectperiode max 10 mnd
Declareren 4 wkn na einde project
DECLAREREN Uiterlijk binnen vier weken na het einde van de projectperiode dient u een einddeclaratie in via het Subsidieportaal. In het einddeclaratieformulier staat een aantal vragen. Daarnaast voegt u de volgende bijlagen bij. • • • •
Financieel overzicht (format nog niet beschikbaar). Rapport van de adviseur. Facturen van de adviseur. Betaalbewijzen van deze facturen. Dit betekent dus dat de facturen betaald moeten zijn op
•
Bewijs dat u tenminste twee medewerkers in dienst had in de projectperiode (bijvoorbeeld door een overzicht uit de salarisadministratie of twee loonstroken). Verklaring van medefinanciering (deze verklaring voegt u alleen toe als een deel van de kosten door een derde wordt gedragen).
het moment dat u de einddeclaratie indient. •
Heeft u meer subsidiabele kosten gemaakt dan in de verleningsbeschikking is toegekend? Neem al deze subsidiabele kosten op in uw einddeclaratie. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld meer uren van de adviseur dan u heeft begroot. Kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen vermeldt u niet. Let op: u ontvangt nooit meer subsidie dan u is toegekend in de verleningsbeschikking. Controle Het Agentschap SZW controleert uw einddeclaratie. Het is mogelijk dat het Agentschap SZW nog vragen heeft. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk bericht. Meestal controleert het Agentschap SZW uw einddeclaratie op kantoor. Soms vindt een bezoek aan uw bedrijf plaats. Wij spreken dan ook met betrokken medewerkers. Als dit het geval is, neemt het Agentschap SZW contact met u op om een afspraak te maken. Binnen dertien weken na ontvangst van uw einddeclaratie, stuurt het Agentschap SZW u een vaststellingsbeschikking. Als aan alle voorwaarden is voldaan, ontvangt u het subsidiebedrag binnen zes weken na de vaststellingsbeschikking. Als uw project of de administratie niet aan de voorwaarden voldoet, ontvangt u geen of minder subsidie. Let op: als u minder dan € 12.000 (exclusief btw) aan subsidiabele kosten heeft gemaakt (of overblijft na controle van de einddeclaratie) ontvangt u geen subsidie. Het is mogelijk dat u nadat de vaststellingsbeschikking is afgegeven nogmaals gecontroleerd wordt. Naar verwachting zijn alle controles in het najaar van 2019 afgerond. Heeft u nog vragen? Neem contact met ons op via
[email protected] of (070) 315 2340. Op de pagina Uitvoeren en verantwoorden Duurzame Inzetbaarheid (ESF 2014-2020) vindt u steeds de meest actuele versie van deze toelichting.
6
