Toelichting bij model calamiteitenplan 1. Inleiding calamiteitenplan Toelichting: De vergunninghouder (meestal de organisator van het evenement) is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. Deze moet daarom voor de bestrijding van kleine incidenten zelf zorgdragen en zorgen voor voldoende toezicht. De burgemeester kan op grond van artikel <artikelnummer (invullen gemeente)> van de APV voorschriften en beperkingen aan het evenement verbinden, bijvoorbeeld ten aanzien van de openbare orde, gezondheid, (brand)veiligheid en het voorkomen van wanordelijkheden. Als hij, op basis van de risicoclassificatie, advies vanuit het multidisciplinairoverleg en/ of ervaringen van voorgaande jaren verwacht dat er (extra) inzet van de hulpdiensten nodig is, kan de burgemeester van de organisator in de vergunningvoorwaarden een calamiteitenplan eisen. Bij evenementen waar meer dan
bezoekers worden verwacht is een goedgekeurd calamiteitenplan altijd verplicht. In het calamiteitenplan staat welke maatregelen de organisator heeft genomen om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe wanordelijkheden/ (voorzienbare) incidenten worden bestreden. voor het evenement moet de organisator het calamiteitenplan inleveren bij de behandelde ambtenaar van de vergunningaanvraag. Bij het opstellen van het plan kunnen de hulpdiensten adviseren. Het calamiteitenplan voorziet in de maatregelen die de organisator neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het gemeentelijk rampenplan worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert.
2. (Vooroverleg) Centrale post (indien van toepassing) Toelichting: Er dient bepaald te worden of en eventueel hoe een centrale post gevormd moet worden. De personen van een centrale post zijn in de meeste gevallen politie, brandweer, GHOR, gemeente, organisatie en eventueel beveiliging. Bij bepaalde (middel)grote evenementen is het noodzakelijk dat er een vooroverleg tussen deze personen plaatsvindt De organisatie dient een ruimte ter beschikking te stellen waar het vooroverleg kan plaatsvinden. In de voorbereiding dient te worden afgesproken of deze personen constant bij elkaar zijn ten tijde van het evenement, dat deze een aantal malen bij elkaar komen of alleen voorafgaand aan het evenement.
3. Beschrijving van het evenement Toelichting: Dit hoofdstuk behoeft geen toelichting.
4. Beveiliging Toelichting: De beveiligingsorganisatie is in het bezit van een vergunning, verleend door het Ministerie van Justitie, op grond van de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus. De beveiligingsmedewerkers zullen bij de uitvoering van de werkzaamheden gekleed gaan in gepaste en herkenbare kleding. De richtlijn voor het aantal beveiligers is 1 beveiliger op de 250 bezoekers.
5. Geneeskundige hulpverlening Toelichting: Bij elk evenement moet ten minste één EHBO-post aanwezig zijn, die permanent bemenst is met minimaal één persoon met een geldig EHBO-diploma/ in het bezit zijn van een geldig certificaat van het Oranje Kruis. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kunnen er meer EHBOposten vereist zijn. Ook kan de vergunningverlener als voorwaarde stellen dat hulpverleners met specifieke expertise aanwezig zijn (bijvoorbeeld bekend met gevaren van drank/drugsgebruik in geval van een dance-evenement). Als er een ambulance stand by staat dan dient in dit hoofdstuk aangegeven te zijn welke organisatie deze verzorgt en of er aanvullende afspraken zijn gemaakt met de MKA (Meldkamer Ambulancezorg).
6. Sanitaire voorzieningen Toelichting: Met betrekking tot de hygiëne op het evenemententerrein is een bepaald aantal toiletunits (één per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers, met een minimum van twee) verspreid over het terrein
geplaatst, zodanig dat deze binnen een loopafstand van 150 meter bereikbaar zijn. Een kwart van deze units mag bestaan uit urinoirs. Voor minder/ in- valide mensen dienen ook voldoende toiletvoorzieningen te worden geplaatst . De toiletunits worden minimaal twee maal per dag gereinigd. Verder dient rekening te worden gehouden met het afvalwater en welke wijze dit, indien nodig, gezuiverd en geloosd wordt.
7. Brandveiligheid Toelichting: In dit hoofdstuk dient aandacht te worden geschonken aan: Inrichting van het evenemententerrein en tijdelijke bouwsels, zoals nooduitgangen en aanrijdroutes over het terrein; Open ruimten bij en de omgeving van tijdelijke bouwsels; Constructie en indeling van tijdelijke bouwsels, kopieën van technische brandklasse certificaten van tenten en overige toe te passen materialen dienen ruim voorafgaand aan het evenement in de bijlage van het calamiteitenplan te worden gevoegd; Ontvluchting vanuit tijdelijke bouwsels en vanaf het evenemententerrein; Opstellingsplannen; Stoffering en versiering; Elektrische installaties; Diverse brandveiligheidsvoorzieningen, zoals brandblusmiddelen, vluchtwegverwijzing, omroepinstallatie, enz. Voor sommige tijdelijke bouwsels kan de brandweer een indelingstekening eisen waaraan onder andere de ontvluchting getoetst wordt. Wat betreft de constructieve veiligheid zijn de constructiegegevens ter goedkeuring voorgelegd aan Bouw en Woningtoezicht van de gemeente. De afdeling Bouw en Woningtoezicht van de gemeente is dan ook verantwoordelijk voor de controle van de constructieve veiligheid op het evenemententerrein.
8. Calamiteiten Toelichting: Indien blijkt dat aan de hand van een scenario de veiligheid van de bezoekers in het geding komt dient de organisatie in de tweede paragraaf van dit hoofdstuk te omschrijven welke maatregelen zij neemt voor het toepassen van crowdmanagement. Als blijkt dat crowdmanagement niet toereikend is en dat overgegaan dient te worden tot ontruiming van het evenemententerrein, dan dient dit in de derde paragraaf van dit hoofdstuk te worden opgenomen. 8.1. Mogelijke crisisscenario’s Toelichting: De beschreven scenario’s dienen te worden beschreven, afhankelijk van het soort en de grootte van het evenement en het soort en aantal bezoekers. Op aangeven van de hulpdiensten of gemeente dient de organisator eventuele specifieke scenario’s verder aan te vullen. 8.2. Crowdmanagement (indien van toepassing) Toelichting: Opvallend is dat de meeste slachtoffers bij een evenement niet sterven of gewond raken door de calamiteit op zich, bijvoorbeeld noodweer, vechtpartij of brand. Maar door wat volgt op de calamiteit: het vluchten van de menigte of erger het niet kunnen vluchten van de menigte. De oorzaak hiervan is doorgaans de te hoge concentratie van het publiek ‘publieksdichtheid in relatie tot de beschikbare ruimte en tot de capaciteit van de vluchtwegen’. Publieksdichtheid wordt uitgedrukt in personen per vierkante meter of in procenten. Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat de optimale situatie bij een evenement een publieksdichtheid van 70% is, wat inhoudt 1,7 personen per vierkante meter. De uiterste grens is 100%, wat inhoudt 2,4 personen per vierkante meter. Toelichting preventieve crowdmanagement maatregelen: Deze maatregelen hebben betrekking op de inrichting van het feestgebied, het toepassen van veiligheidsnormen, het uitvoeren van een risicoanalyse, de programmering en het preventief informeren. De programmering is bij het uitvoeren van de risicoanalyse niet alleen een factor van belang maar tevens de beste publiekssturende maatregel. Om die reden is het van belang de programmering in multidisciplinair verband te toetsen. Belangrijk is inzicht te krijgen in het publiektrekkende vermogen van de programmering en de doelgroep van het soort evenement.
Tijdens het evenement kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van verschillende soorten hekken. In overleg met de behandeld ambtenaar van de vergunningaanvraag ten behoeve van de Evenementenvergunning wordt bepaald of er wel of geen hekkenplan moet worden gemaakt. Als de behandeld ambtenaar vraagt om een hekkenplan, dan moet dit worden opgenomen in de bijlage van het calamiteitenplan. Toelichting repressieve crowdmanagement maatregelen: Repressieve crowdmanagement kan bewerkstelligd worden door het gebruik van informatieverstrekkende middelen en sturingsmaatregelen aan het publiek, zoals: Lichtkranten (alleen kort en krachtige veiligheidsteksten), grote displays boven de publieksroutes met veranderbare en actuele informatie; Cityguides, bijvoorbeeld artiesten op stelten beïnvloeden de bezoekers bij hun keuzemoment. Zij werken veelal ter ondersteuning van de lichtkranten; Omroepinstallatie podia, al dan niet met een cd waarop standaard teksten staan met betrekking tot vermindering van de publieksdichtheid of ter ondersteuning van een gedeeltelijke of gehele ontruiming; Exit banners, grote borden met een pictogram nooduitgang bij vermaakcentra en publieksroutes; Kleurenzones, het evenementengebied is verdeeld in fysiek zichtbaar gemaakte kleurenzones; Presentator, welke artiesten aankondigt en eventueel benodigde boodschappen aan het publiek kan verstrekken. 8.3 Ontruiming evenemententerrein (indien van toepassing) Naast de specifieke scenario’s die in paragraaf 8.1 zijn omschreven, dient er ook een scenario van een (algehele) ontruiming in dit hoofdstuk te zijn opgenomen. Hierbij wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen (omroepinstallatie, videoschermen, opgenomen geluidsfragmenten). Met andere woorden hoe is de organisatie er op voorbereid, indien er een ontruiming door welke oorzaak dan ook uitgevoerd dient te worden. Tevens zijn in deze paragraaf de personen opgenomen die de taken in het kader van een ontruiming moeten uitvoeren. 8.3.1. Organisatiegegevens Toelichting: In deze paragraaf dient te worden aangegeven hoe de ontruimingsorganisatie bij het evenement georganiseerd is en welke personen met een ontruimingstaak zijn belast. Geef aan over welke communicatiemiddelen de ontruimingsorganisatie beschikt. Hiermee wordt bedoeld de manier waarop de evenementenhulpverleners bij een calamiteit gealarmeerd worden en hoe de onderlinge communicatie verloopt. Is er een ontruimingsploeg? 8.3.2. Alarmeringsprocedure intern en extern Toelichting interne alarmering: Hoe en door wie wordt de directe omgeving (aanwezigen en bezoekers) gewaarschuwd en hoe worden zij gealarmeerd om veilig het evenemententerrein te verlaten? Toelichting externe alarmering: Hoe en door wie worden de externe hulpdiensten (politie, brandweer, ambulance) gealarmeerd? Bij de externe alarmering wordt ook omschreven welke informatie aan de hulpdiensten moet worden gegeven en hoe en waar zij opgevangen worden bij het evenemententerrein. Daarnaast dient beschreven te worden hoe de evenementen organisatie zich bij opschaling verhoudt tot de hulpverleningsorganisatie. 8.3.3. Wijze van ontruiming en ontruimingsorganisatie Toelichting: Bij de taken van de evenementenhulpverlener wordt omschreven welke actie hij of zij moet ondernemen na te zijn gealarmeerd. Het gaat hierbij niet alleen om de te nemen acties. Er kan een onderverdeling worden gemaakt in een systeem dat extra aandacht geeft aan: Het voorkomen dat na controle, de bezoekers een object of het terrein weer kunnen betreden. Het opvangen van de hulpdiensten en instructies geven van het incident of de calamiteit. Bij de taken van de ontruimingsploeg wordt omschreven welke actie deze moet ondernemen op het moment dat het ontruimingsteksten worden omgeroepen. De standaardteksten dienen hier in te
worden opgenomen. Bij de meeste evenementen wordt een CD gebruikt waar de standaardteksten op vermeld staan. Deze wordt bij eventuele calamiteiten door de organisatie afgespeeld. Bij de meeste evenementen is de beveiliging berust met deze taak. In deze taakomschrijving moet aandacht worden besteed aan een systeem dat zorgt dat grote oppervlakten worden ‘geveegd’. Denk daarbij ook aan speciale ruimten waar mensen naar toe kunnen vluchten. • Opvang / verzamelplaats Voor wat betreft de opvang en verzamelplaats(en) bij een gehele ontruiming bestaan verschillende mogelijkheden. Hier kan gekozen worden voor het wel of niet opvangen van de bezoekers. De beveiligingsmedewerkers en alle andere medewerkers op het evenemententerrein dienen echter altijd een verzamelplaats te hebben. De eerste mogelijkheid is dat als bezoekers eenmaal buiten het evenemententerrein zijn de bezoekers door de verkeersregelaars, de beveiliging en de politie zover mogelijk van het evenemententerrein vandaan geleid worden. Hierbij dienen de toegangswegen beschikbaar te blijven voor de hulpverleningsdiensten. De medewerkers begeven zich naar de verzamelplaats. De tweede mogelijkheid is om alle bezoekers naar een verzamelplaats te begeleiden. Nadat het gehele terrein ontruimd is, begeven de medewerkers zich ook naar de verzamelplaats. Er dient ook altijd een tweede verzamelplaats aanwezig te zijn, dit als de eerste verzamelplaats door de aard van de calamiteit niet geschikt of niet te bereiken is. De verzamelplaats dient over alle nodige middelen te beschikken om voor een goede opvang te kunnen zorgen. De organisatie dient in overleg met de gemeente te bepalen waar de verzamelplaats zich bevindt en het proces dient te verlopen.
9. Horeca (indien van toepassing) Toelichting: De betrokken horecaondernemingen staan genoemd in dit hoofdstuk. Hierbij is beschreven hoe de horecaonderneming zich manifesteert tijdens het evenement. Er wordt geen gebruik gemaakt van glaswerk, alle drank wordt geschonken in plastic bekers. Indien van toepassing kan gebruik worden gemaakt van petflessen. Op basis van de Drank- en Horecawet is het schenken van alcohol op het evenemententerrein verboden, tenzij een ontheffing ex artikel 35 van de Drank- en horecawet door de gemeente is verleend. Deze dient door de organisatie op tijd te worden aangevraagd. De organisatie dient te omschrijven hoe er op toegezien wordt dat de horecaonderneming voldoet aan de brandveiligheidsvoorschriften (o.a. goedgekeurde brandblusmiddelen, gasslangen en materialen met de vereiste brandklasse) voordat het evenement aanvangt.
10. Vuurwerk (indien van toepassing) Toelichting: Indien tijdens het evenement vuurwerk wordt afgestoken, dient dit opgenomen te zijn in dit hoofdstuk. Hierin dient de organisatie die het vuurwerk verzorgd, genoemd te zijn. Daarnaast worden tijdstip, plaats en duur vermeld. Voor het afsteken van vuurwerk zijn enkele voorwaarden van toepassing. Deze staan beschreven in de ontbrandingstoestemming die door de vuurwerkbeziger aangevraagd dient te worden bij de Provincie Overijssel. De controle en handhaving vallen dan ook onder verantwoordelijkheid van de Provincie Overijssel. De gemeente dient voor de ontbrandingstoestemming een verklaring van geen bezwaar aan de Provincie af te geven. Voor sommige vormen van vuurwerk is geen ontbrandingstoestemming nodig, maar kan er worden volstaan met een melding bij de Provincie Overijssel.
11. Gezamenlijke schouw (indien van toepassing) Toelichting: Voorafgaand aan het evenement dient een gezamenlijke schouw te worden gehouden, dit dient in het dienstenoverleg te worden vastgelegd. De partijen die hierbij kunnen aansluiten zijn politie, brandweer, GHOR, diverse afdelingen van de gemeente, Voedsel en warenautoriteit, enz. Deze afspraak dient vervolgens te worden vermeld in dit hoofdstuk.
12. Bereikbaarheid Toelichting: Evenementen kunnen door hun omvang en locatie veel invloed hebben op de verkeersstromen en bereikbaarheid van diverse bouwwerken. Het is van belang dat een organisator vooraf in beeld heeft hoe om te gaan met deze aspecten. De organisator verschaft in dit hoofdstuk de gemeente inzicht in haar te nemen maatregelen. De aspecten dienen wederom in een plattegrond te worden weergeven.
12.1. Tijden en locaties wegafsluitingen Toelichting: In deze paragraaf dient in het schema omschreven te worden op welke tijden en op welke locaties een wegafsluiting van toepassing is. 12.2. Toegankelijkheid evenemententerrein Toelichting: In deze paragraaf wordt beschreven hoe de bezoekers het evenemententerrein kunnen bereiken. Hierbij dient rekening te worden gehouden met eventuele gevaarlijke situaties die zich kunnen voordoen? 12.3. Parkeerfaciliteiten voor bezoekers Toelichting: De organisator dient rekening te houden met grote aantallen bezoekers die met eigen vervoer naar het evenement komen. In deze paragraaf dient aangegeven te worden waar geparkeerd kan worden. 12.4. Toegankelijkheid, af- en aanrij routes hulpdiensten en calamiteitenroutes Toelichting: Bij de inrichting van het evenemententerrein dient gekeken te worden of hulpverleningsdiensten tot op een acceptabele afstand alle objecten kunnen benaderen. Ten aanzien van de bereikbaarheid mogen er geen beperkingen ontstaan, waarbij er tevens geen beperking van de hulpverleningsmogelijkheden voor omwonenden of risicovolle objecten in de omgeving ontstaat. 12.5. Consequenties openbaar vervoer Toelichting: Het afsluiten van wegen ten behoeve van het evenement kan gevolgen hebben voor de dienstregeling van het openbaar vervoer. De organisator dient met de vervoersmaatschappij afspraken te maken over de doorgang van het openbaar vervoer. Consequenties voor en afspraken met de vervoersmaatschappij dienen in deze paragraaf te worden beschreven. 12.6. Aan- en afvoer bezoekers in relatie tot het openbaar vervoer Toelichting: Indien het evenement bereikbaar is met het openbaar vervoer, dient de organisator er rekening mee te houden hoe de aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot het openbaar vervoer verloopt. 12.7. Bebording en verkeersregelaars Toelichting: Het in te zetten materiaal zoals afzetmiddelen, bebording en inzet van gecertificeerde verkeersregelaars dient te worden beschreven in deze paragraaf. 12.8 Bereikbaarheid objecten binnen het evenemententerrein Toelichting: Hierbij kan gedacht worden aan de bereikbaar van objecten zoals, ziekenhuizen, ambassades etc..
13. Communicatie Let op: Tijdens een incident is de gemeente verantwoordelijk voor de crisiscommunicatie. De organisator kan hier input aan leveren, maar communiceert dan zelf niet meer! 13.1. Communicatie van organisatie naar omwonenden en overheid Toelichting: De organisatie maakt het evenement bekend bij bewoners en bedrijven die mogelijk hinder ondervinden van het evenement. De direct omwonenden krijgen een bewonersbrief van de organisatie. Daarin staat in elk geval informatie over de aard en duur van het evenement, de (verkeers)maatregelen, de manier waarop de organisator probeert de overlast te beperken en waar men klachten kan indienen. De organisatie dient tevens een telefoonnummer beschikbaar te stellen dat in de opbouw, ten tijde van het evenement en in de afbouw bereikbaar is voor klachten van bewoners. Dit nummer dient opgenomen te worden in de bewonersbrief. Dit voorkomt dat alle klachten direct bij de politie terecht komen zonder dat de organisatie hier zelf actie op heeft kunnen nemen. Als het evenement ook gevolgen heeft voor bewoners/ bedrijven verder bij de locatie van het evenement vandaan, dan dient de organisator een advertentie te plaatsen in de krant of een wijkblad. 13.2. Communicatie van organisatie naar bezoekers/ deelnemers Toelichting: Wat betreft de communicatie dienen de volgende onderwerpen omschreven te worden ten behoeve van de bezoekers: huisregels en bewegwijzering. De mogelijkheden van het gebruik openbaar vervoer en de aanrij routes voor het geval de bezoekers (alsnog) met de auto naar het evenement komen.
13.3. Communicatie van organisatie naar eigen medewerkers Toelichting: Eigen medewerkers dienen kennis te nemen van het calamiteitenplan en de uit te voeren taken, bevoegdheden en werkzaamheden per medewerker. Tevens dient het gebruik van communicatiemiddelen binnen de organisatie duidelijk te worden.
