Toelichting BenW-adviesnota Onderwerp:
Afdeling/team:
Bouwen
Aanpassen werktuigbouwkundige installaties zalencentrum De Schakel
Afdelingshoofd:
Lommerse, H.C.J.
Auteur:
Ransz, E.W.M.G.
Datum vergadering:
23 november 2015
1. Aanleiding Aanleiding van dit voorstel zijn klimaatproblemen in de grote zalen van De Schakel en het hoge gasverbruik.
2. Uitgangssituatie en doelstelling Doelstelling Doelstelling van dit voorstel is om de werktuigbouwkundige installaties in zalencentrum De Schakel aan te passen aan de stand van de techniek zoals tegenwoordig gebruikelijk is. Met deze aanpassingen brengen we tevens het hoge gasverbruik terug en ontstaat met name bij grote evenementen weer een goed klimaat in de grote zalen. In het verleden zijn de volgende besluiten genomen met betrekking tot aanpassing van de werktuigbouwkundige installaties: - 14-08-2006 Vervangen regelapparatuur voor centrale verwarming en luchtbehandelingsinstallatie; - 01-03-2010 Vervangen verwarmingstoestel. Verder zijn de volgende kleinere werkzaamheden uitgevoerd: - 2011 Verplaatsen pompen en regelventielen; - 2011 Vernieuwen airco zaal 2+3; - 2014 Vervangen pomp en toevoerventilator grote zaal. Klimaatproblemen De klimaatproblemen bij met name grote evenementen in zalencentrum De Schakel ontstaan door defecte- en slecht functionerende regelafsluiters in de grote zalen. Deze afsluiters reageren te laat waardoor de temperatuur al te veel is gestegen en het systeem dit niet meer hersteld krijgt. Verwarming Op dit moment moet men bij gedeeltelijk gebruik van zalencentrum De Schakel het gehele gebouw verwarmen. De verwarmingsinstallatie in zalencentrum De Schakel is bij de bouw dusdanig ontworpen en aangelegd dat het niet mogelijk is om de verwarming op een eenvoudige manier in een deel van het gebouw uit te zetten.
3. Rol gemeente en visie en strategie participatie Niet van toepassing.
Verseon kenmerk:
1
4. Toelichting Problemen Op dit moment moet de exploitant van zalencentrum De Schakel het volledige gebouw verwarmen wanneer het gebouw slechts gedeeltelijk in gebruik is. Dit komt doordat bij de bouw van het zalencentrum en aanleggen van de installatie blijkbaar geen rekening is gehouden met gedeeltelijke verhuur van het gebouw. Om de verwarming op dit moment in bepaalde ruimtes te bedienen, moet men handmatig alle radiatoren na lopen en de radiatorknoppen open- of dicht draaien. Deze situatie is onwerkbaar en niet meer van deze tijd. Ook is het onmogelijk om iedere keer te controleren of iemand anders aan de radiatorknoppen heeft gezeten. Hierdoor wordt onnodig veel energie verspild en zijn ook de energiekosten onnodig hoog. Rekening houdende met de wereldwijde klimaatproblematiek en de huidige stand van de techniek, is dit anno 2015 natuurlijk geen wenselijke situatie meer. Verder hebben we te maken met een niet goed werkende luchtbehandelingsinstallatie in de grote zalen. Hierdoor loopt met name de temperatuur onnodig hoog op bij grote evenementen. Oorzaak hiervan zijn defecte- en slecht functionerende regelafsluiters. Oplossing verwarming Door het aanbrengen van zoneregelingen is het mogelijk om zalencentrum De Schakel te verdelen in een aantal zones, namelijk: - Grote zaal; - Podium; - Zaal 2+3 (= kleine zaal); - 5 vertrekken op 1e verdieping. Deze zoneregeling kunnen we grofweg op een tweetal manieren realiseren, namelijk: 1) door onder andere elektro bediende radiatorknoppen te plaatsen op de radiatoren; 2) door boven de plafonds diverse motoren, kleppen en regelingen verdekt af te werken. Voordeel van optie 2) is dat deze niet vandaal gevoelig is. De elektro bediende radiatorknoppen zoals bedoeld bij optie 1) kunnen namelijk bewust en onbewust redelijk makkelijk kapot gaan (door er bijvoorbeeld tegen te stoten). Ook de bekabeling zal bij optie 1) vanuit de elektro bediende radiatorknoppen via gootjes over de muur naar het plafond lopen. Deze gootjes met bekabeling kan men ook makkelijk los trekken. We hebben onderzocht of het mogelijk is om optie 1) vandaalbestendig te maken door het afschermen van de elektro bediende radiatorknoppen. Dit blijkt in alle redelijkheid echter onmogelijk. Gezien de genoemde nadelen heeft optie 2) de voorkeur. Het zal duidelijk zijn dat optie 2) echter duurder is. Dit komt doordat het veel arbeidsintensiever is om de diverse werkzaamheden boven de bestaande plafonds uit te voeren. Oplossing luchtbehandelingsinstallatie Om het klimaat in de grote- en kleine zaal (= zaal 2+3) weer goed te kunnen regelen moeten we de regelafsluiters van de luchtbehandelingskasten en de regelafsluiter van de radiatorgroep vervangen. Ook moeten we data bekabeling aanleggen vanuit de regelkast naar de computer van de beheerder nabij de entree. Besparing Door de technisch adviseur van zalencentrum De Schakel is in bijgevoegd mailbericht van 14 oktober j.l. aangegeven dat met voornoemde aanpassingen (afhankelijk van het gebruik van de diverse ruimtes) een energiebesparing van 15% haalbaar moet zijn.
Verseon kenmerk:
2
Het jaarverbruik bedraagt op dit moment volgens de technisch adviseur 15.600 m3 gas. Met aanpassing van de installaties geeft dit een besparing van zo'n 2.340 m3 gas. Rekening houdende met een huidig gastarief van € 0,50 cent per m3 (excl. BTW) geeft dit een jaarlijkse kostenbesparing voor de exploitant van € 1.415 incl. BTW (€ 1.170 excl. BTW). Het rendement uit de aanpassing van de installaties is echter voor de exploitant. Hierdoor is er dus feitelijk geen sprake van terugverdienen. Gelet op de huidige slechte financiele situatie bij De Schakel past het ook niet om afspraken te maken over de verdeling van het rendement. Dit rendement moeten we eerder zien als een stap om te komen tot een gezondere exploitatie. Uit eigen onderzoek is gebleken dat we bij Essent rekening moeten houden met een maandelijks voorschot van € 808 voor een gasverbruik van 15.600 m2. Dit wijkt beduidend af van het maandelijks voorschotbedrag van € 1.200 dat De Schakel nu moet betalen (zie bijgevoegde kopie voorschotfactuur Essent voor gas). De exploitant van het zalencentrum heeft tegenover de technisch adviseur verklaart dat het maandelijks voorschot is verhoogd door een hoger energieverbruik. Een verhoging van zo'n € 400 is in onze ogen wel erg vreemd. Om uit te zoeken of de verhoging van het maandelijks voorschot daadwerkelijk te maken heeft met een hoger energieverbruik, hebben we contact opgenomen met Essent, Enexis en Fudura. Laatst genoemde firma verzameld de meterstanden voor Enexis. Essent bevestigd dat het nieuwe maandelijkse voorschot van € 1.200 is gebaseerd op de jaarafrekening van 2014-2015 met een verbruik van 24.740 m3 gas. Ondanks dat we geen strenge winter hebben gehad is dit verbruik echter vele malen hoger dan het eerder aangegeven gemiddelde gasverbruik van 15.600 m3. Gebleken is dat de jaarafrekening 2013-2014 is gebaseerd op een geschat gasverbruik. In 2014 is dus geen meterstand opgenomen en is men uitgegaan van een lager gasverbruik. Volgens Essent heeft de exploitant op basis van bovenstaande schatting € 6.500 terug ontvangen. Voor de jaarafrekening 2014-2015 is dit jaar wel weer een daadwerkelijke meterstand opgenomen. Doordat men in 2014 is uitgegaan van een lager gasverbruik en dus ook een lage meterstand, lijkt het er op dat we nu te maken hebben met een veel hoger gasverbruik. Dit is echter niet het geval. Wanneer men namelijk het verschil bekijkt tussen de werkelijke meterstanden uit 2013 en 2015 en dit verschil door 2 jaar deelt dan komen we ook uit op een gasverbruik van ongeveer 15.600 m3 gas per jaar. Dit betekent dat men nu bij de bepaling van het maandelijkse voorschot, ten onrechte uitgaat van een hoger gasverbruik. We hebben daarom De Schakel geadviseerd om het maandelijkse voorschot te laten aanpassen op basis van een gasverbruik van 15.600 m3 gas per jaar.
5. Toekomstvisie
Verseon kenmerk:
3
6. Integrale afstemming Met betrekking tot gevolgen voor de huurovereenkomst en het project Blijvend Voorzien, is dit voorstel besproken met Reineke Boonhof. Het financiele gedeelte is besproken met Ron Ramakers. Afweging in relatie tot Blijvend Voorzien Binnen Blijvend Voorzien zullen we een visie en operationeel plan opstellen met betrekking tot huisvesting van maatschappelijke activiteiten. 1.
We brengen functies in kaart (welke functies willen we in stand houden en op welk niveau kern, gemeenteniveau, gemeenteoverstijgend?). Hierbij houden we aandacht voor maatschappelijke ontwikkelingen, bijvoorbeeld demografische ontwikkeling. 2. Vervolgens leggen we vast wat de rol van de gemeente en andere partijen is. 3. Tot slot bekijken we welke middelen daarvoor nodig zijn. Als het gaat om middelen kijkt het college breder dan alleen accommodaties. Ook bijvoorbeeld subsidies of beleid op aanpalende terreinen kunnen middelen zijn. Dit betekent dat we binnen blijvend voorzien keuzen gaan maken als het gaat om de middel -lange en lange termijn. De huidige investering in de verwarmingsinstallatie is een aanzienlijke investering, zeker als het gaat om optie 2. Aangezien we de lange termijn visie mbt de schakel nog niet kennen ( pas na doorlopen Blijvend Voorzien) is het de vraag of we nu al de keuze moeten maken voor een aanzienlijke investering. ( daarnaast is het zo dat het terugverdienen ligt bij de exploitant, niet bij de gemeente). In plaats van de installatie aan te passen is een andere optie om de exploitant middels een exploitatiebijdrage te compenseren in de onkosten. In afwachting van Blijvend Voorzien kan dit een goedkopere en korte termijn oplossing zijn waarvoor u ook zou kunnen kiezen. Voor de lange termijn blijft het aanpassen van de installaties een efficientere oplossing. Hierbij merk ik voor de volledigheid op dat mijn uitdrukkelijke advies is om niet te kiezen voor aanpassing van de installatie op basis van optie 1 vanwege de te verwachten hoge reparatiekosten voor kapotte elektrobediende radiatorknoppen.
a. Communicatief (denk aan: Gemeente Info, pers, website, klantenbalie en Apropos) N.v.t. b. Financieel Kosten aanpassen verwarming De kosten voor het aanbrengen van zoneregelingen bedragen: Verseon kenmerk:
4
- Volgens optie 1) BTW); - Volgens optie 2) BTW).
€ 15.544,87 incl. BTW (€ 12.847 excl. € 31.503,56 incl. BTW (€ 26.036 excl.
Zoals in de toelichting aangegeven heeft optie 2) de voorkeur. Kosten aanpassen luchtbehandelingskasten De kosten voor het verbeteren van het klimaat bedragen: - Vervangen regelafsluiter luchtbehandelingskast grote zaal BTW); - Vervangen regelafsluiter zaal 2+3 en radiator groep BTW); - Bedrijfsgereed aanbrengen databekabeling BTW). Totale kosten BTW.
€ 3.719,54 incl. BTW (€ 3.074 excl. € 6.658,63 incl. BTW (€ 5.503 excl. € 3.208,92 incl. BTW (€ 2.652 excl. € 45.090,65 incl. BTW (€ 37.265 excl.
Genoemde bedragen zijn gebaseerd op offertes met open begroting van de firma Houwen Elektro & Installatietechniek uit Reuver. Deze firma voert ook het normale onderhoud uit aan de installaties in zalencentrum De Schakel. Ook hebben we een offerte ontvangen van de firma Fraku uit Venlo voor het aanpassen van de verwarming. De firma Fraku heeft hiervoor optie 1) aangeboden voor de prijs van € 14.196 excl. BTW. Op basis van de budgethoudersregeling kunnen we bij het uitvoeren van werken met een waarde tot € 75.000 volstaan met een enkelvoudige aanbieding. Gezien het bovenstaande voldoen we aan de budgethoudersregeling en kunnen we bovendien concluderen dat we te maken hebben met een marktconforme aanbieding. Aangezien de firma Houwen ook het normale- en storingsonderhoud uitvoert bij De Schakel, is het mede gezien de aanbieding, niet verstandig om de werkzaamheden door een andere firma te laten uitvoeren. Dekking De kosten voor het uitvoeren van de benodigde werkzaamheden kunnen we ten laste brengen van de onderhoudsvoorziening voor zalencentrum De Schakel. In de onderhoudsvoorziening hebben we rekening gehouden met een bedrag van € 17.422 voor het aanpassen van de werktuigbouwkundige installaties. Op basis van de hier boven vermelde kosten betekent dit dat we rekening moeten houden met € 27.669 aan meerkosten. We moeten daarom wel de jaarlijkse storting verhogen met € 1.650 om te voorkomen dat we in 2030 te maken krijgen met een negatieve voorziening. Zie hiervoor ook bijgevoegd overzicht. Hierbij stellen we verder voor om de structureel hogere stortingen ten laste te brengen van de post onvoorzien structureel.
c. Juridisch N.v.t. d. Collegeprogramma
Verseon kenmerk:
5
N.v.t. e. Risico’s N.v.t.
7. Voorstel / advies 1) Instemmen met het aanpassen van de verwarmingsinstallatie volgens optie 2); 2) Instemmen met de voorgestelde aanpassingen van de luchtbehandelingskasten voor het oplossen van de klimaatproblemen; 3) Opdracht verstrekken aan de firma Houwen Elektro & Installatietechniek uit Reuver voor een bedrag van € 45.090,65 incl. BTW; 4) De kosten ten laste brengen van de onderhoudsvoorziening van zalencentrum De Schakel en de jaarlijkse storting in de voorziening verhogen met € 2.050 waarbij we de structureel hogere stortingen ten laste brengen van de post onvoorzien structureel.
Verseon kenmerk:
6
