Toelichting Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit 2015 Artikel 1 Deze bepaling is opgenomen om duidelijk te maken, wat onder mandaat, volmacht en machtiging wordt verstaan, aangezien ze door elkaar voorkomen in dit besluit. In artikel 10:1 van de Awb is bepaald dat mandaat de bevoegdheid is om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen in de zin van art 1:3 Awb. Onder besluit wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, dus een handeling gericht op rechtsgevolg. Voorbeelden zijn het afgeven van een vergunning of ontheffing op grond van de Algemene plaatselijke verordening. Bij mandaat gaat de bevoegdheid niet over naar de gemandateerde, maar wordt de bevoegdheid in naam van de mandans uitgeoefend. De mandans blijft verantwoordelijk voor de uitoefening van de bevoegdheid. Volmacht is de privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat en heeft betrekking op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het aangaan van koop- en verkoopovereenkomsten, het afsluiten van geldleningen en het afhandelen van aansprakelijkstellingen. Machtiging heeft betrekking op feitelijke handelingen, dus geen publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandelingen. Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie, het vragen van inlichtingen, het uitbrengen van advies, de afhandeling van klachten of de afsluiting van een straat. Alle bevoegdheden als bedoeld onder punt II worden dus door de functionaris, aan wie mandaat, volmacht of machtiging is verleend uitgeoefend in naam en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegde bestuursorgaan. Artikel 10:12 Awb verklaart de hele afdeling over mandaat van de Awb van overeenkomstige toepassing op de volmacht en machtiging. Artikel 2 In lid 1 respectievelijk lid 3 wordt geregeld dat bij afwezigheid van gemandateerde functionarissen de hogere functionarissen respectievelijk de verantwoordelijke gemeentelijke functionaris in ieder geval ook bevoegd zijn de betreffende besluiten af te doen. Hierbij wordt de volgende rangorde gehanteerd: college/burgemeesteralgemeen directeur-directeur-teamleider-senior-medewerker. Uit lid 2 blijkt dat een verleend mandaat, volmacht of machtiging altijd is beperkt tot het werkterrein van de betreffende functionaris. Artikel 3
In lid 1 is zijn de uitgangspunten van het mandaterings-, volmacht-, en machtigingsbeleid opgenomen. Bestuurlijk/politiek gevoelige zaken komen niet in aanmerking voor mandatering aangezien het bevoegd gezag bij dergelijke zaken de volledige verantwoordelijkheid dient te dragen. Het is niet wenselijk dat ambtenaren beslissen in dergelijke zaken daar de kans bestaat dat zij zich teveel met politiek gaan bezig houden, hetgeen in strijd is met de wezenlijke democratische elementen van het gemeentelijk bestuurssysteem. Er moet sprake zijn van efficiëntie en effectiviteitswinst, aangezien een belangrijke reden om te mandateren het ontlasten van het bevoegd gezag is. Indien taken maar enkele malen per jaar worden uitgevoerd is mandateren niet noodzakelijk. Een ander uitgangspunt is dat de bevoegdheid zo laag mogelijk in de organisatie wordt weggelegd om recht te doen aan de organisatiefilosofie van de gemeente Roosendaal. Mandatering naar een lager niveau dan teamleiders is overigens niet aan te bevelen, omdat hiermee versnippering en onoverzichtelijkheid in de hand wordt gewerkt. Een uitzondering hierop moet worden gemaakt, indien het voor de uitvoering van een taak speciaal aangewezen ambtenaren betreft, zoals bijvoorbeeld speciaal bij wet - bijvoorbeeld Woningwet - aangewezen ambtenaren. Ook aan functionarissen die niet ondergeschikt zijn aan de gemeente als werkgever, kan worden gemandateerd, bijvoorbeeld de directeur van de Omgevingsdienst. Het uitgangspunt dat sprake moet zijn van een gebonden publiekrechtelijke beschikking houdt in dat alleen die besluiten voor mandatering in aanmerking komen, waarbij sprake is van vastgesteld beleid. Er mag geen sprake zijn van beleidsvrijheid. Besluiten van privaatrechtelijke aard dienen binnen vastgestelde begroting te vallen. Tenslotte geldt het uitgangspunt dat de bevoegdheden in het kader van de vigerende regeling budgetbeheer en bijbehorende uitvoeringsvoorschriften in acht moeten worden genomen. Hoewel niet wenselijk kan het voorkomen dat een gemandateerde niet tevens de budgethouder is. Dan zal beoordeeld moeten worden of het mandaat in stand kan blijven en er onderling afspraken gemaakt kunnen worden, hetgeen in de praktijk in enkele gevallen al is gebeurd, of dat het mandaat op een ander niveau weggelegd zal moeten worden. Het mag niet voorkomen dat door toepassing van het mandaat de hiërarchisch bovengeschikte of de budgethouder worden gepasseerd. Indien dit geldt voor het merendeel van de besluiten betekent dit het mandaat op een ander niveau binnen de organisatie moet worden gelegd. Het tweede lid geeft de belangrijkste randvoorwaarden aan voor het uitoefenen van de verleende bevoegdheid. Ondanks dat bij het verlenen van een mandaat rekening moet worden gehouden met de in lid 1 genoemde uitgangspunten, kan het voorkomen dat zich een situatie als bedoeld in lid 2 voordoet. De gemandateerde moet dan, voordat een besluit kan worden genomen, terugkoppelen naar het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.
Voorbeeld van persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder e doet zich bijvoorbeeld voor als de mandataris een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom. Het is ook niet toegestaan dat in dergelijke gevallen een plaatsvervanger of waarnemer van de gemandateerde het betreffende besluit neemt. Opgemerkt wordt dat voorheen was bepaald dat een besluit aan het college moet worden voorgelegd indien voorzienbaar is dat een besluit publicitaire of politieke consequenties heeft. Deze bepaling is niet meer opgenomen omdat de voorzienbaarheid een subjectief criterium is en uit jurisprudentie blijkt dat dit uit het oogpunt van rechtszekerheid niet aanvaardbaar is. Ondanks het feit dat deze bepaling niet meer is opgenomen blijft het vanzelfsprekend een plicht voor alle gemandateerden om politiek gevoelige beslissingen aan de politieke ambtsdrager(s) voor te leggen. In het derde lid zijn de gevolgen neergelegd van de situatie, die zich voordoet in het tweede lid. Bijvoorbeeld: de mandans neemt dan zelf het besluit of laat de bevoegdheid aan de mandataris al dan niet onder oplegging van nadere instructies. In lid 4 is de koppeling gelegd naar artikel 169 vierde lid van de Gemeentewet. Hierin is bepaald, dat het college van burgemeester en wethouders de raad vooraf inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden als opgenomen in artikel 160, eerste lid onder e (besluiten tot en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen) en onder f (voeren van rechtsgedingen), indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Tevens is in dat artikel bepaald, dat in het laatste geval het college geen besluit neemt dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen. Het vijfde lid maakt duidelijk, dat in het tweede lid wordt gedoeld op een terugkoppelingsplicht van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger. Deze terugkoppelingsplicht betreft een interne kwestie, die niet naar buiten werkt. Het zegt namelijk niets over de bevoegdheidstoedeling an sich. Daarmee wordt voorkomen, dat het niet voldoen aan de terugkoppelingsverplichting voor gerechtelijke procedures kan zorgen, behalve indien er sprake is van een situatie als bedoeld onder lid 2 onder e. Dan is er geen sprake van een rechtsgeldig besluit. In lid 6 is bepaald dat de mandataris zich bij de uitoefening van de bevoegdheden zal moeten houden aan gemeentelijke regelingen zoals bijvoorbeeld het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid, de geldende APV of geldend beleid met betrekking tot subsidieverstrekkingen. Van belang hierbij is ook de regeling budgetbeheer en bijbehorende uitvoeringsvoorschriften. Verder mag de mandataris vanzelfsprekend niet in strijd handelen met Europese, nationale, provinciale en gemeentelijke wetgeving, waaronder begrepen strijd met regelgeving van andere bestuursorganen zoals bijvoorbeeld hoogheemraadschappen en waterschappen, en de daarbij behorende jurisprudentie. Artikel 4
Voor de duidelijkheid is in dit artikel bepaald, dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen betreft het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een aanvraag om subsidie, of het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen, maar dat daaronder ook vallen het treffen van alle voorbereidingen, het voeren van correspondentie en alle andere handelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling en de afhandeling daarvan, bijvoorbeeld het afleggen van verantwoording aan het rijk bij de besteding van overheidsgelden. Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt, dat hieronder tevens valt het besluit om bijvoorbeeld een vergunning te weigeren, een aanvraag nietontvankelijk te verklaren, een beschikking niet te nemen of de overeenkomst niet aan te gaan dan wel de informatie niet te verstrekken. Voor wat betreft het bekend maken geldt als voorbeeld het bekend maken van een besluit tot aanhouding van de aanvraag om een omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen. Uitdrukkelijk wordt vermeld, dat onder deze reikwijdte niet valt het beslissen op een bezwaarschrift, dat is ingediend tegen het besluit van de mandataris. In bezwaar treedt de mandans namelijk op als het verwerende bestuursorgaan. Dit laat echter onverlet dat de bevoegdheid om te beslissen op bezwaarschriften afzonderlijk kan worden gemandateerd, hetgeen voor een aantal bezwaarschriften ook is gebeurd. Dit mandaat kan echter niet worden verstrekt aan een persoon die de bevoegdheid gemandateerd heeft gekregen om een besluit te nemen waartegen het bezwaarschrift zich richt. Voor de volledigheid wordt nog opgemerkt dat het beslissen op een beroepschrift niet kan worden gemandateerd. Overigens dient ten aanzien van activiteiten als het verrichten van algemene voorbereidingshandelingen en het verstrekken van informatie etc. te worden opgemerkt dat deze, bij niet gemandateerde bevoegdheden, geacht worden te behoren tot de reguliere taakuitoefening van de betrokken ambtenaren, voorzover daar geen publiekrechtelijke of privaatrechtelijke binding uit voort vloeit. In lid 2 is voor de duidelijkheid voor deze werkzaamheden thans ook een algemeen mandaat opgenomen voor alle ambtelijke functionarissen. Het is immers niet mogelijk om alle handelingen die ambtenaren namens de gemeente of bestuursorganen verrichten, uitputtend te beschrijven. Het uitgangspunt bij uitvoeringscorrespondentie en het verstrekken van informatie voor niet gemandateerde bevoegdheden is dat geen nieuwe rechtsverhoudingen (publiekrechtelijk of privaatrechtelijk) worden geschapen. Het mandaat kan dus niet worden gebruikt voor het vaststellen van beschikkingen en het aangaan van overeenkomsten. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het toezenden van voorhanden informatie (folders, kaarten, drukwerk etc.), het doorsturen of retourneren van stukken, het verstrekken van informatie over bestaand beleid etc. Omdat in deze gevallen geen rechtsverhouding tot stand komt, bestaat er geen bezwaar tegen de stukken met een eigen ondertekening (dus niet: namens….) te verzenden. In lid 3 wordt een stukje onzekerheid opgeheven met betrekking tot de reikwijdte van de verleende volmacht. In voorkomende gevallen is het besluit tot het gebruik maken
van gerechtelijke middelen voorbehouden aan burgemeester en wethouders, dan wel de speciaal daartoe gemandateerde functionaris. Artikel 5 Het eerste lid koppelt de bevoegdheid om een besluit te nemen, een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten of een feitelijke handeling te verrichten aan de bevoegdheid om deze te ondertekenen. Het tweede lid maakt externen duidelijk welk orgaan oorspronkelijk bevoegd was en aan wie de bevoegdheid vervolgens is verleend. Voorbeeld: Burgemeester en wethouders van Roosendaal, Namens dezen, Functie functionaris (Handtekening) Naam functionaris Het derde lid geeft aan hoe de ondertekening bij ondermandaat is, alle tussenschakels hoeven hierbij niet te worden genoemd. Voorbeeld: Burgemeester en wethouders van Roosendaal, Namens dezen, In ondermandaat of i.o Functie functionaris (Handtekening) Naam functionaris Het vierde lid geeft de formulering indien wordt getekend door een plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger. Voorbeeld: Burgemeester en wethouders van Roosendaal,
Namens dezen, Functie functionaris Bij afwezigheid of b.a. (Handtekening) Naam plaatsvervanger of waarnemer Artikel 6 Ingevolge het bepaalde in de Awb kan de mandaatgever toestaan dat onder(onder)mandaat mag worden verleend. Onder(onder)mandaat is alleen toegestaan voor zover dat in de mandatenlijst is aangegeven. Daarnaast zijn teamleiders bevoegd om hun medewerkers onder te mandateren en/of de volmacht en/of machtiging door te geven. Het bedrag waarvoor aan hen een bevoegdheid wordt doorgegeven, bijvoorbeeld het aangaan van overeenkomsten, mag niet meer bedragen dan maximaal 25.000,- euro.’’ Voor het ondermandaat gelden dezelfde vereisten als voor het gewone mandaat (artikel 10:9 Awb) en de vereisten zoals opgenomen in dit besluit. Ondermandatering naar een lager niveau dan teamleiders is niet aan te bevelen, omdat hiermee versnippering en onoverzichtelijkheid in de hand wordt gewerkt. Een uitzondering hierop moet worden gemaakt, indien het voor de uitvoering van een taak speciaal aangewezen ambtenaren betreft, zoals bijvoorbeeld speciaal bij wet - bijvoorbeeld Woningwet- aangewezen ambtenaren. In de ondertekening hoeft niet iedere tussenschakel te worden genoemd. Wel moet worden genoemd degene die het oorspronkelijke mandaat heeft verleend. In het derde lid wordt gewaarborgd, dat het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester op de hoogte zijn van de verleende ondermandaten en de doorgegeven volmachten of machtigingen. Voor de overzichtelijkheid geschiedt onder(onder)mandatering bij schriftelijk besluit. Daarnaast wordt door team Interne Dienstverlening & Communicatie de openbare mandatenlijst bijgehouden, waarin alle doorgegeven bevoegdheden zijn neergelegd en aan welke functionaris. De verantwoordelijkheid voor het doorgegeven van de juiste (onder)mandaten ligt bij de betrokken vakinhoudelijke afdelingen zelf. Uit het bepaalde in lid 5 blijkt dat, behoudens de eis, dat het besluit schriftelijk moet zijn genomen, de overige eisen een interne kwestie betreffen, die niet naar buiten werkt. Daarnaast kunnen door de gemandateerde aan het ondermandaat extra voorschriften worden verbonden om het ondermandaat te beperken. Onder-ondermandaat is niet toegestaan omdat dit de verantwoordelijkheidstoedeling ondoorzichtig en onoverzichtelijk maakt.
Artikel 7 Het eerste lid koppelt de bevoegdheid om een besluit te nemen, een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten of een feitelijke handeling te verrichten aan de bevoegdheid om deze bekend te maken. De burger moet kunnen nagaan of de mandataris, volmachtontvanger of de machtigingverkrijger wel bevoegd is om namens de mandans, volmacht- of machtigingverlener op te treden. Alle schriftelijke besluiten moeten dan ook bekend worden gemaakt op de wijze die de Awb voorschrijft, anders kunnen ze niet in werking treden. Mandaatbesluiten worden bekend gemaakt via www.officiëlebekendmakingen.nl (op www.overheid.nl). Omdat het vaak voorkomt dat op incidentele situaties moet worden ingespeeld en snel mandaat moet worden verleend, is het in de praktijk niet altijd mogelijk om meteen voor publicatie in het huis-aan-huis-blad zorg te dragen. Voorgesteld wordt om dit te doen bij de jaarlijkse actualisatie van het mandaatbesluit. Bij deze publicatie kan worden vermeld dat, indien zich tussentijdse wijzigingen mochten voordoen, dit kan worden nagegaan bij team Interne Dienstverlening & Communicatie en in het op www.overheid.nl gepubliceerde mandaatbesluit. Artikel 8 In het algemeen treedt de plaatsvervanger of waarnemer op als degene die de bevoegdheid overneemt. Daarnaast geldt het bepaalde in artikel 2 lid 1 en 3 van dit besluit, waarin is bepaald dat de hogere functionarissen en bij een externe gemandateerde functionaris, deteamleider van de het vakinhoudelijke team binnen de gemeentelijke organisatie, ook automatisch gemandateerd zijn. Artikel 9 Het nieuwe mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit dient conform de bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht openbaar te worden gemaakt.
