Toekomstscenario s voor de centrale repro. Xerox kennissessie 16 april 2014

Toekomstscenario’s voor de centrale repro Xerox kennissessie 16 april 2014 Toekomstscenario’s voor de centrale repro

Xerox kennissessie 16 april 2014

Agenda Agenda:

Richard van Hoorn • Zelfstandig Ooa organisatieadviseur • Gespecialiseerd in printmedia • ICT Projectleider Media Alliantie Toekomstscenario’s voor de centrale repro

• Onvermijdelijke trends voor de centrale repro • Wat leren uit onderzoek? • Dilemma’s voor facilitair management • 4 Toekomstscenario’s voor de centrale repro Xerox kennissessie 16 april 2014

Repro of facilitair documentcentrum? Diverse verschijningsvormen: Van klassieke repro tot MultiChannel facilitair documentcentrum. Dienstbaar aan de organisatie

Facilitair Marketing of ICT?

Media center

Cross media Data output center

repro communicatie

Document beheer

Post en facilitair documenten documentcentrum Print facilities

Huisdrukkerij Toekomstscenario’s voor de centrale repro

Grafisch productiecentrum

Print center


Repro 1960 – 2000 Informatie was papier Repro(duceren) • Stencil technology • Offset • ICT (wat is dit?)

Toekomstscenario’s voor de centrale repro


Workflow tot 2000 Distributie was papier (OneChannel) 25 keer kopiëren graag!



2014: Is papier nog nodig, in de digitale wereld?


Functie papier

in de digitale wereld

Verpakken

Je kunt niets in een Facebook pagina verpakken, verpakkingen worden slimmer

Informeren

Digitaal, tenzij…………….. (de boodschap gelezen moet worden?)

Communicatie

Een e-mail kost niets maar levert steeds minder op, actieve printmedia binnen een MultiChannel dialoog werkt wel Xerox kennissessie 16 april 2014

Printmedia? Print is big! Print is dood


Alles wordt digitaal

Drukken is duur Print is luxe

Wat doen we met de repro?

E-mail ongelezen


Onvermijdelijke trends: Opkomst digitale media niet zonder effect • Massa volume in print daalt • Papierfabrieken, drukkers, uitgevers publieksbladen en kranten in nood



Onvermijdelijke trends Van passieve naar actieve printmedia: Minder printen, duurzaam en met meer effect • Printing on demand, actieve printmedia en direct mail groeit • Nieuwe kansen voor massa individueel inkjet printen • Aansluiting op big data en social media, dialoog communicatie • Hoe faciliteer je de ‘customer journey’ ? (voorkom chaos) Toekomstscenario’s voor de centrale repro


Onvermijdelijke trends Van repro naar facilitair documentcentrum ?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> ProductType 3 3 STRING DeliveryDate 4 3 DATETIME Quantity 5 3 INT NoOfPages 7 3 INT Binnenwerk_NoOfPages

MultiChannel partner: • Sterke daling geprinte informatieproducten, media onafhankelijke dienstverlening • Groei geordende MultiChannel dienstverlening • Kwaliteit afdruk sterk verbeterd, verbreding printproductie • Media ketenregie, samen met ICT, Post, archivering, documentbeheer en communicatie Xerox kennissessie 16 april 2014

Wat leren uit onderzoek? Quocirca: • Unlocking the Value of the Print Room Richard van Hoorn: • Media Ketenregie, organisatie van communicatie in een digitale wereld • Ontwikkelen van Centrale printservices (samen met VU-Amsterdam) Toekomstscenario’s voor de centrale repro


2013: Quocira 250 interviews > 1000fte bedrijven in Europa

Het facilitair documentcentrum nu: • Veel kleine opdrachten, pieken en dalen, moeite met afstemming capaciteit op de vraag • Mogelijkheden van de afdeling vaak onderbenut • Herbezinning op toegevoegde waarde • Introductie bestelsystemen, variabele dataprinting en MultiChannel communicatie diensten • Kennis van buiten naar binnen brengen, gebruik maken van kennistransfer Toekomstscenario’s voor de centrale repro


2013: Quocira vooral de digitale workflow verbeteren

Verbeterpunten voor de toekomst, volgens 250 Europese facilitair managers Verbetering papier naar digitale workflow Meer productiviteit Technologie innovatie Kosten transperantie Web base bestelsystemen Cross channel communicatie Lagere kosten 0%


10%

20%

30%

40%

50%

60%


Ontwikkelingsfasen facilitair documentcentrum (eigen onderzoek, samen met VU Amsterdam) Hogere ontwikkelingsfase = succesvollere afdeling 3. Integratie met bedrijfsprocessen

4. Media ketenregie

2. Intern bestelsysteem 1. Stand alone printers


Volgende stap, het faciliteren van een dialoog


Organisatie inrichting

Document output manager

MultiChannel partner

Printprovider

Communicatie ontzorger

Afdelingen succesvoller na: • Toevoeging MultiChannel services • Koppeling met bedrijfsprocessen

-

Systeem en proces koppeling

+

Wat is de rol van kennis?

-

MultiChannel services


+ Xerox kennissessie 16 april 2014

Kennisbehoefte, per fase Ontwikkelingsfase

Cruciale kennis

1. Stand alone printers, werk aangeleverd via

Grafisch technologische basiskennis, persoonlijke

persoonlijke contacten, balie of e-mail

commerciële vaardigheden

2. Introductie interne bestelsystemen

Workflowautomatisering en web-to-print

3. Integratie met bedrijfsprocessen

ICT kennis, koppelen aan databases en ERPsystemen, organisatie, financiën en omgeving

4. Media ketenregie

MultiChannel kennis, media keuzeprocessen, netwerkorganisatie



Facilitair documentcentrum, op een kenniseiland Help me, ik snap het niet!



Belang van kennis 20 interviews met managers facilitair documentcentrum (2011) Niet belangrijk

Enigszins belangrijk

1. Colormanagement en huisstijlbewaking

1

1

Neutraal

1

2. Kennis over de grafische industrie

5

3. Toegepaste vormgeving, DTP- diensten

5

4. Commerciële vaardigheden en klantgerichtheid

2

5. Web-to-print en interne bestelsystemen

2

6. Toepassen van variabele dataprinting, databasebeheer en content management

2

4


6 7 8

3

6

4

9

3

1

5

1 1

0

6

8

5

6 3

11

6

7

1

2

5

0

01

4

8. Ontwikkelen van contacten op management- niveau

10. Ontwikkelen van nieuwe crossmedia en online dienstverlening

11 3

2

4

Heel hoog

6

3

7. Inzicht in de ontwikkeling van het eigen en extern printvolume

9. Financiële en kostprijsanalyse

Hoog

8 6

6 2

1

3

3


Belangrijkste kennisbronnen Leveranciers van printers

Onafhankelijke adviseurs/trainers

Contacten met collega CPS- managers

Zelfstudie

1. Colormanagement en huisstijlbewaking

Commerciële printproviders

6

2. Kennis over de grafische industrie

10

3. Toegepaste vormgeving, DTP- diensten

2

4. Commerciële vaardigheden en klantgerichtheid

4

10

11

1

7 3

4

5. Web-to-print en interne bestelsystemen 6. Toepassen van variabele dataprinting, databasebeheer en content management

1

3

11

1

11 2

8

3

0

17 1

9. Financiële en kostprijsanalyse 0

3

10

16

0

16


2

6 11

3

2

0

10

8. Ontwikkelen van contacten op management- niveau 0

10. Ontwikkelen van nieuwe crossmedia en online dienstverlening

7

0

9

7. Inzicht in de ontwikkeling van het eigen en extern printvolume

9

2

14


Het krachtenspel Dilemma’s voor facilitair documentcentrum • Is het facilitair documentcentrum een profit center? • Wat zijn de barrières voor outsourcing en wat moeten we zelf blijven doen? • Hoe beheersen we het total cost of ownership, per customer journey? • MultiChannel regievoering Toekomstscenario’s voor de centrale repro


Communiceren in een digitale wereld een (nieuw en genetwerkt) facilitair proces

Interne productie (facilitair documentcentrum) Idee

Creatie

(Briefing)

(DTP - Concept) Uitbesteden (Facilitaire Regie)

• Media en informatieketen in digitale wereld, opnieuw inrichten • Toekomstscenario facilitaire mediaregie kiezen Toekomstscenario’s voor de centrale repro


Facilitair documentcentrum, spin in het digitale web Facilitaire ketenregie, mogelijk met ICT koppelingen in slimme netwerken Creatie en Print via het web Toekomstscenario’s voor de centrale repro


4 toekomstscenario’s voor het facilitair bedrijf Iedere keuze is goed, maar moet wel passen bij de organisatie

Kennis

Samenwerken in

MultiChannel

van buiten

slim netwerk

regievoerder

Zelf kennis

Facilitair

Facilitair

productiehuis

mediacentrum

ontwikkelen

Eigen printproductie Toekomstscenario’s voor de centrale repro

Printproductie uitbesteden Xerox kennissessie 16 april 2014

Facilitair productiehuis bedrijf binnen de organisatie

Kennis van buiten

Zelf kennis ontwikkelen

Samenwerken

MultiChannel

in slim netwerk

regievoerder

Facilitair

Facilitair

productiehuis

mediacentrum

Eigen

Printproductie

printproductie

uitbesteden


• Toenemende behoefte aan kennis, kostbaar om in te kopen, hoe bepaal je de behoefte aan training? • Opvangen van pieken en dalen in aanbod van werk • Operationele transactie inkoop en tenders, prijsvergelijkingen Tip: Volumedaling opvangen door met andere repro’s uit de branche samen te werken Xerox kennissessie 16 april 2014

Facilitair mediacentrum creativiteit en media regie in eigen huis

Kennis van buiten


Samenwerken

MultiChannel

in slim netwerk

regievoerder

Facilitair

Facilitair

productiehuis

mediacentrum

Eigen

Printproductie

printproductie

uitbesteden


• Media ketenregie in eigen huis, snel schakelen zonder afhankelijkheid van derden • Veel behoefte aan kennis, kan niet zonder uitgebreide investeringen in medewerkers Tip: trek goede medewerkers van buiten aan, genoeg beschikbaar! Xerox kennissessie 16 april 2014

Samenwerken in slim netwerk gebruik maken van de marktdynamiek

Kennis van buiten


Samenwerken

MultiChannel

in slim netwerk

regievoerder

Facilitair

Facilitair

productiehuis

mediacentrum

Eigen

Printproductie

printproductie

uitbesteden


• Nieuwe organisatievorm, gebruik maken van het web • Eigen capaciteit aanvullen met capaciteit derden, logica vastleggen in systemen • Geschikt voor geleidelijke afbouw reproafdeling Tip: Koppel je preferred suppliers programma aan een slim netwerk Xerox kennissessie 16 april 2014

MultiChannel regievoerder zorg uit handen, zonder controleverlies

Kennis van buiten


Samenwerken

MultiChannel

in slim netwerk

regievoerder

Facilitair

Facilitair

productiehuis

mediacentrum

Eigen

Printproductie

printproductie

uitbesteden


• Betere informatiebeveiliging, afhandeling complexe opdrachten, invoer innovatieve technologie (Quocira 2013) • Gebruik maken van kennistransfer en optimalisatie mogelijkheden van leveranciers Tip: Te realiseren via prestatieinkoop Xerox kennissessie 16 april 2014

Welk scenario, in uw organisatie? en.. Hoe kom je daar?

Visie Organisatiedoel Ambities Informatieplan

Draagvlak Management support Stakeholders betrokken


Inrichting Kennistransfer Transformatie naar faciliterende digitale organisatie


Laaghangend fruit plukken? Los eerst praktische puzzels op Effectiviteit van print verhogen? • Verdwijnt er niet te veel drukwerk in de prullenbak? Sluit uw pakket aan op uw netwerk? • Aansluiting op productiemiddelen van leveranciers. Transactiekosten verminderen? • Tijdverlies aan informatieoverdracht via telefoon, e-mail en tussenpersonen. Zelf doen of uitbesteden? • Wat wil je nog in eigen huis maken? Toekomstscenario’s voor de centrale repro


Conclusies

We gaan ons aanpassen aan de digitale tijd

• Digitalisering dwingt tot inrichten facilitair documentcentrum • Om chaos te voorkomen • Procesaanpassing en MultiChannel benadering onvermijdelijk • Kennis is een succesfactor • Kennisoverdracht in vertrouwde samenwerking helpt afdelingen verder Toekomstscenario’s voor de centrale repro


Advies, management summary

• Gebruik kennistransfer, om te veranderen naar MultiChannel facilitair documentcentrum • Ontwikkel vertrouwensrelaties in een extern netwerk Toekomstscenario’s voor de centrale repro


Toekomstscenario s voor de centrale repro. Xerox kennissessie 16 april 2014

Recommend Documents