I N F O R M AT I E Tips voor effectieve archiefselectie
OP ORDE
I N F O R M AT I E Tips voor effectieve archiefselectie
OP ORDE
Colofon Gezamenlijke uitgave van het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) en het Nationaal Archief (NA) voor Informatie op Orde (IoO) Project Wegwerken Archiefachterstanden Postbus 580 3000 AN Rotterdam
[email protected] www.minocw.nl/archieven/756/Project-wegwerken-archiefachterstanden.html Nationaal Archief Postbus 90520 2509 LM Den Haag
[email protected] www.nationaalarchief.nl Eindredactie Rusken PR & Communicatieadvies Foto’s Nationaal Archief, Koninklijke Bibliotheek Hollandse Hoogte Shutterstock Ontwerp Grafisch Buro van Erkelens, Den Haag Productiebegeleiding Rusken PR & Communicatieadvies Productiebegeleiding en print Ministerie van BZK, Directie Communicatie en Informatie/Grafische en Multimediale Diensten Mei 2008 25475/2820-GMD87
INHOUD
Voorwoorden
4
1
Inleiding
8
2
Opstellen van een selectielijst
10
3
Bewerking: het maken van een ABP
20
4
Selecteren aan de hand van het BSD en het ABP
24
5
Openbaarheid
30
Bijlage 1
Tips bij het opstellen van een BSD
32
2
Format schouwformulier
38
3
ABP format archief
42
4
Aandachtspunten voor het opstellen van een
5
werkinstructie
50
Lijst van afkortingen
52
Rotterdam
VOORWOORDEN
Ruim 74 kilometer archieven wegwerken. Dat was de uitdaging van het project wegwerken archiefachterstanden (PWAA). Dat helse karwei hebben we aangepakt. Hierbij hadden we in ons achterhoofd dat het goed zou zijn om tegelijkertijd een werkwijze te ontwikkelen die bruikbaar is voor de hele archiefketen. En dat is gelukt. Het Nationaal Archief, de Centrale Archiefselectiedienst, de departementen, de Raad voor Cultuur, allemaal hebben ze meegedacht en meegeholpen om dit project tot een succes te maken. Binnen de nu geldende wettelijke kaders hebben we de grenzen opgezocht en zo een methodiek voor archivering ontwikkeld die snel en grondig blijkt te zijn. Communicatie en afstemming zijn de toverwoorden. In de afstemmingstrajecten is het handig dezelfde taal te spreken, dezelfde instrumenten toe te passen en dezelfde formats te gebruiken. De hulpmiddelen hiervoor vindt u hier in deze bundel. Nu we ruim twee jaar aan het werk zijn, kunnen we concluderen dat PWAA haar doel-
4
stelling gaat halen. Vierenzeventig kilometer geselecteerd archief is het resultaat Archieven waarin juweeltjes verborgen zaten, zo weten we nu. Maar dat is niet het enige. Procesvernieuwingen, innovatieve instrumenten en een groot aantal opgeleide selecteurs, die weten hoe je de innovaties toepast, zijn ook een belangrijk resultaat. PWAA is een succes geworden door de keiharde inzet van onze mensen en de ketenpartners. En vanuit dat succes op de werkvloer proberen we de toekomstige ontwikkelingen te beïnvloeden. Dat doen we door ons actief in te zetten voor het programma Informatie op Orde (IoO), het programma dat de informatiehuishouding van de overheid onder de loep neemt. Actielijn 5.4a gaat over selectie. Deze bundel maakt een onderdeel uit van deze actielijn. De aanpak en de vernieuwingen op grote en kleine schaal willen we graag met u delen. Laten we de dynamiek die nu heerst in archievenland met elkaar vasthouden in ons gezamenlijke doel: het op orde brengen van de informatiehuishouding van de rijksoverheid. Ik hoop van harte dat deze bundel u verder helpt in het bereiken van dat doel. Aart van der Kooij, Directeur Project Wegwerken Archiefachterstanden
PS: suggesties voor verbetering en/of versnelling zijn en blijven altijd welkom!
5
Den Haag
Het mooie van een goede opruimbeurt is dat je meteen weer weet wat voor mooie of belangrijke spullen je in huis hebt. Wat overtollig is kan weg en wat overblijft zet je op een mooie plek, zodat je ernaar kan kijken of het later weer makkelijk terug kan vinden. Het Nationaal Archief is zo’n plek. Uit de orde die ‘Informatie op Orde’ creëert, blijkt al gauw wat de belangrijke en interessante archieven zijn. Die 74 kilometer archief bevatten namelijk een rijkdom aan informatie over de twintigste eeuw in Nederland en die willen wij graag beschikbaar maken voor alle burgers van Nederland. Of ze nu historicus, journalist, politicus, ambtenaar, scholier of gewone belangstellende zijn. Een groeiend deel van onze inventarissen is via onze website raadpleegbaar. Het gaat bij het Nationaal Archief niet alleen om beheren, maar ook om beschikbaar maken en onder de aandacht brengen van archieven. Maar voordat een archief beschikbaar gemaakt kan worden, moet je eerst weten dat het bestaat en vervolgens waar het staat, wat er allemaal in zit en wat het waard is. Dit proces wordt doorgaans selectie en waardering genoemd. Nu hebben de inspanningen van PWAA het aanbod van archieven duidelijk verhoogd. Om deze toevloed zo soepel mogelijk te laten verlopen hebben het Nationaal Archief en PWAA bekeken op welke manier het bestaande
6
selectiebeleid verbeterd kan worden. Dat was de actielijn 5.4a van Informatie op Orde. Hier zijn alle partijen bij gebaat. Uit de achterstanden die vandaag bij ministeries en buitendiensten weggewerkt worden, rollen de bronnen voor de journalistieke reportages en historische publicaties van morgen. Het Nationaal Archief probeert hierbij zijn klanten zo goed mogelijk te bedienen door de archieven waar het meeste vraag naar is uit het journalistieke en historische veld, prioriteit te geven in het bewerkingstraject. De archiefwereld is in beweging; de opkomst van de digitale informatiehuishouding zal grote gevolgen hebben voor de archiefbeheerders én archiefbewaarplaatsen. Daarom zijn wij hard bezig met de ontwikkeling van een nieuwe selectiemethode en de voorbereiding voor de archiefbewaarplaats in een digitale omgeving. Hiervoor zullen waarschijnlijk op langere termijn wijzigingen in de wetgeving en praktijk onvermijdelijk blijken. Die zullen dan weer vorm krijgen in een andere actielijn van Informatie op Orde. Zoals uit de samenwerking tussen PWAA en Nationaal Archief is gebleken, valt echter ook op korte termijn nog genoeg te verbeteren. Deze bundel gaat over die korte termijn aanpak. Wij bedanken onze ketenpartners voor de constructieve samenwerking die deze korte termijn verbeteringen mogelijk maakten.
7
INLEIDING
1
8
Inleiding Een dossier maakt altijd onderdeel uit van een groter geheel, een archiefbestand. Zelfs voor de meest eenvoudige dossiers kan het aantal mensen en organisaties dat tussen het moment van opmaken en vernietiging iets te maken of iets te zeggen heeft over dat dossier behoorlijk oplopen. Sommige dossiers worden zelfs nooit vernietigd. Het aantal betrokkenen is dan theoretisch gezien oneindig. Doorgaans geldt dat naarmate een dossier ouder wordt, het steeds minder gebruikt wordt. Deze bundel gaat daarom over de beslissing die genomen wordt, nadat een dossier een tijd lang in een semi-statisch archief heeft gelegen waar het nog maar weinig gebruikt wordt. Wordt het dossier vernietigd en dus nooit meer gebruikt of wordt het bewaard en op den duur opnieuw gebruikt, ditmaal door de archiefonderzoeker? Tegenwoordig nemen we deze beslissing niet meer per dossier, maar per handeling. Een handeling duidt hier op een complex van activiteiten die samen het werkproces vormen, dat nodig is voor de uitvoering van een taak. Een voorbeeld van zo’n handeling is het al dan niet verlenen van een bepaalde vergunning of het voorbereiden van een wet of regeling. Alle ‘administratieve neerslag’ die één zo’n handeling oplevert, wordt voor de archivering in beginsel op dezelfde manier gewaardeerd. De hoeveelheid neerslag van een handeling kan variëren van één enkel dossier tot een serie dossiers van enkele honderden meters. Het beslissen per handeling in plaats van dossier, heeft als groot voordeel dat selectie op hoog niveau plaatsvindt en dus sneller gaat. Bovendien blijft het complete proces zo bijeen. Daarin schuilt tegelijkertijd ook een nadeel: van een overheidshandeling blijft alles of helemaal niets bewaard. Het doel van eenduidige selectie – want dat is wat we doen als we archieven waarderen – is dat burgers het overheidshandelen kunnen reconstrueren. Om dat goed, zuiver en snel te kunnen doen, bieden het
9
O P S T E L L E N VA N E E N S E L E C T I E L I J S T
2
10
De basis voor een selectielijst vormt een contextbeschrijving. Deze bestaat bijvoorbeeld uit een Rapport Institutioneel Onderzoek ( RIO). Zonder een beschrijving van de context is het niet mogelijk om archieven te waarderen. Een selectielijst is nodig om de beslissing of archief te bewaren is of niet, wettelijk te kunnen nemen. In een selectielijst staan overheidshandelingen die gewaardeerd zijn. Het vaststellen van een selectielijst is een proces waar alle belanghebbenden inspraak hebben. Het Nationaal Archief en de Raad voor Cultuur waken over het erfgoedbelang. De departementen letten op dat de juiste zaken op het juiste moment worden vernietigd of overgedragen. Ze houden daarbij rekening met het administratieve belang. De burger heeft inspraak via de ter inzage-legging.
Procedure In de Archiefwet staat dat dossiers alleen mogen worden vernietigd of overgebracht op grond van een vastgestelde selectielijst. Zonder zo’n selectielijst kun je eenvoudigweg niet aan de slag. De rijksoverheid gebruikt hiervoor het zogeheten ‘basisselectiedocument’ (BSD). Een BSD bestaat uit een aantal selectielijsten die betrekking hebben op alle handelingen van de actoren op een bepaald beleidsterrein. Het vaststellen van een BSD is een langdurig proces. Communicatie en afstemming leiden tot aanzienlijke tijdwinst bij de vaststellingsprocedure.
11
Vaststellingsprocedure Inspanning van PWAA en het Nationaal Archief hebben de vaststellingsprocedure aanzienlijk verkort. De doorlooptijd voor een selectielijst van het moment van de kwaliteitstoets tot de vaststelling is vastgesteld op 22 weken. Overeengekomen is om aan elke fase in de procedure een vaste doorlooptijd te koppelen. Sturing en regie zijn van cruciaal belang om deze doorlooptijden te behalen. Hieronder vindt u het schema met de afgesproken doorlooptijden: Voorbereidende fase Institutioneel onderzoek en opstellen BSD. ↓ Kwaliteitstoets Controle door het Nationaal Archief op onder andere volledigheid en structuur van het BSD. Zie ook bijlage 1. Tijdsduur: twee weken ↓ Historisch-Maatschappelijke Analyse Het Nationaal Archief raadpleegt een deskundige ten aanzien van een bepaald beleidsterrein, zodat goed gefundeerde selectiebeslissingen worden genomen die recht doen aan het historisch belang. Tijdsduur: twee weken ↓ Mandatering en driehoeksoverleg De belangrijkste (primaire) zorgdrager (de overheidsinstelling die het archief beheert) laat zich mandateren door de andere (secundaire) zorgdragers die op het beleidsterrein actief zijn en voert namens hen het driehoeksoverleg. Tijdsduur: maximaal zes weken ↓ Ter inzage-legging Burgers en (organisaties van) belanghebbenden kunnen bezwaar aantekenen tegen selectievoorstellen. Tijdsduur: zes tot acht weken conform de Algemene wet bestuursrecht (Awb) ↓ Vaststelling selectielijst Aanmerkingen die tijdens de ter inzage-legging zijn gemaakt, worden verwerkt. Aanwijzing door Algemene Rijksarchivaris over invulling art. 5, onder e Archiefbesluit. Tijdsduur: maximaal vier weken
12
↓ Totale tijdsduur verkorte selectieproces: maximaal 22 weken
Opstellen van een Basisselectiedocument Wat Zoals eerder gezegd bestaat een BSD uit een aantal selectielijsten die samen een bepaald beleidsterrein bestrijken. Een BSD bestaat uit verschillende aparte selectielijsten, omdat de Archiefwet vereist dat elke ‘zorgdrager’ een eigen selectielijst moet hebben. Een zorgdrager is de overheidsinstelling die het archief beheert. Dit is bijvoorbeeld een ministerie of een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO). Bij de archiefvorming over een beleidsterrein zijn verschillende zorgdragers betrokken. Daarom bevat een BSD net zoveel aparte selectielijsten als zorgdragers. De selectielijsten worden per beleidsterrein, maar in voorkomende gevallen ook per organisatie opgesteld. Een selectielijst bestaat daarom ook nooit alleen uit de handelingen van de zorgdrager, maar ook uit die van andere actoren, zoals commissies en raden die onder het betreffende bestuursorgaan vallen. Hoewel een zorgdrager per definitie een actor is, zijn niet alle actoren ook zorgdrager. Elke selectielijst in een BSD bestaat uit een opsomming van de handelingen (werkprocessen) die deze actoren op dat terrein uitvoeren. Iedere handeling is voorzien van een selectiebeslissing: bewaren (B) of vernietigen (V). Aan de ‘V-handelingen’ is een termijn gekoppeld, bijvoorbeeld tien jaar na het vervallen van de regeling of vijf jaar na afsluiting van het dossier. Een goede opsomming vereist onderzoek. Voor veel beleidsterreinen is dit onderzoek vastgelegd in een RIO. Tegenwoordig is het niet nodig en ook onwenselijk om uitgebreide beschrijvingen te maken. De bestaande documenten voldoen echter nog steeds als basis voor een BSD, mits zij zijn geactualiseerd. Hoe zo’n selectielijst eruit kan zien, staat op de website van het Nationaal Archief in een duidelijk overzicht: www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/selectie/default.asp Een selectielijst komt tot stand in samenspraak met het Nationaal Archief en departementen ofwel archiefvormers. Om de vaststelling vlot te laten verlopen, moet aan een aantal punten worden gedacht. Deze staan op de volgende pagina’s beschreven.
13
Wie Het opstellen van het BSD is de wettelijke verantwoordelijkheid van alle betrokken zorgdragers. Het is belangrijk dat de opsteller van een BSD het gehele beleidsterrein overziet en alle relevante actoren (archiefvormers) meeneemt. Door op deze manier ‘horizontaal’ te werken, benutten zowel de zorgdragers als het Nationaal Archief hun capaciteit optimaal. Hiervoor is een systeem van mandatering ontwikkeld, dat verderop besproken wordt. De vaststelling van een selectielijst betekent werk voor verschillende partijen. Het is prettig als iedereen in een vroeg stadium op de hoogte is van plannen voor het opstellen van een nieuwe lijst. Dit is vooral voor de vertegenwoordiger van het Nationaal Archief belangrijk, omdat deze mogelijk nog deskundigen moet raadplegen om zijn contextuele kennis te verdiepen. De actoren stellen een lijst op met handelingen en kijken naar de administratieve verantwoordelijkheid. Tip: werk horizontaal Het doorlopen van de vaststellingsprocedure neemt een minimum aan tijd in beslag. Het vaststellen van een aparte selectielijst voor elke zorgdrager aan het begin van de procedure kost alle betrokken partijen wél onnodig veel tijd. Denk daarom bij het opstellen van een BSD horizontaal: identificeer zoveel mogelijk actoren die werkzaam zijn op het beleidsterrein, zoals agentschappen, ZBO’s en publiekrechtelijke bestuursorganen (PBO’s). Neem ze mee in de procedure, zodat in één keer voor al die zorgdragers en de daaronder vallende actoren het BSD kan worden vastgesteld. Dit scheelt veel onnodig tijdverlies. Zeker als je ook reactietijden met hen afspreekt. De Erfgoedinspectie heeft een inventarisatie gemaakt van alle ZBO’s in Nederland. In deze inventarisatie kun je zien of een ZBO al een selectielijst heeft of niet. Ook bij het Nationaal Archief is bekend welke ZBO’s een mandaat hebben afgegeven voor het opstellen van selectielijsten. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) beheert een databank met daarin de ZBO’s zoals die bij haar bekend zijn. Tip: brede, procesgerichte handelingen Een selectielijst met een overzichtelijk aantal duidelijk geformuleerde handelingen – geplaatst in logische groepen en aansluitend bij de dagelijkse praktijk van de archiefvormer – is beter dan een verzameling onleesbare, veel 14
Dus niet: Handeling: het ontwikkelen
te gedetailleerde wetsartikelen waartussen elk verband
van een lange-termijn beleid
ontbreekt.
m.b.t kleine (groene) lucht-
Een selectielijst moet duidelijk en overzichtelijk
vaarthavens zoals bedoeld in
zijn. Voor de ijverige BSD-opsteller is het altijd een
artikel 15.1 van de regeling
risico om te specifiek te willen zijn. Het gevolg
Voorkoming luchtvervuiling
daarvan is een grote lijst met hele
(Stcrt. 1964, 153), goed te
specifieke handelingen, die heel weinig of zelfs hele-
keuren door de Staten-
maal niet gebruikt worden. Bovendien levert dit
Generaal.
iedereen die de lijst wil gebruiken veel zoekwerk op. Het is daarom beter om een handeling niet op docu-
En wel:
mentatie of wet-
Handeling: het voorbereiden,
en regelgeving te baseren, maar op een werkproces of
mede vaststellen, coördineren
activiteit. Stel vooraf bijvoorbeeld de vraag onder
en evalueren van beleid
welke taak de handeling valt. Dit sluit beter aan bij de
inzake het beleidsterrein
praktijk van archiefvorming en maakt selectie aan de basis mogelijk.
Tip: helder formuleren Een andere valkuil is om van een wettelijke grondslag een handeling te maken. Formeel gezien is het handelen van de overheid vaak op wet- en regelgeving gebaseerd, maar dat betekent niet dat het werk ook zo wordt uitgevoerd of dat het archief zo is ingericht. Het is beter te kijken naar de praktijk. Welke taken heeft de organisatie en welke werkprocessen of bedrijfsactiviteiten voert zij uit en hoe benoemt ze deze? Het is overigens ook heel vervelend om te werken met allerlei ellenlange stukken Dus niet:
wetstekst. Neem daarom handelingen niet letterlijk
Handeling: het doen van voor-
over uit regelgeving, maar formuleer in begrijpelijke
dracht of het machtigen tot
taal, bij voorkeur taal die de organisatie zelf gebruikt.
het verlenen van eervol ontslag aan een bij KB benoemde ambtenaar indien uit zijn gedragingen van zodanige gezindheid blijkt, dat er geen voldoende waarborg aanwezig is dat hij zijn plicht getrouwelijk zal vervullen. En wel: Handeling: het verlenen van
Samenvatten Het is niet de bedoeling om voor elk wetsartikel dat van toepassing is een handeling te formuleren. Hoewel je misschien denkt dat dit het meest volledig is, levert het in de praktijk een totaal onoverzichtelijke selectielijst op. Maak geen aparte handeling voor elke regeling, Algemene Maatregel van Bestuur (AMVB) of Koninklijk Besluit (KB) die te vinden is, maar vat regelgeving zoveel mogelijk samen. Dit geldt ook voor uitvoering zoals het 15
Dus niet:
verlenen van vergunningen en ontheffingen,
Handeling: het voorbereiden van
het houden van toezicht of registreren.
nadere regels bij amvb m.b.t de algemene technische en rijveiligheid. én: Handeling: het bij amvb stellen van eisen en voorwaarden aan vervoer waarvoor geen vergunning is vereist, dan wel (na 1974) vrijstelling verleend is. én: Handeling: het voorbereiden en begeleiden van de procedure tot aanwijzing, intrekking e.d. bij amvb van parkeer terreinen. En wel: Handeling: het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en intrekken van amvb’s op het beleidsterrein personenvervoer. NB: let hierbij wel op eventuele verschillen in waardering!
16
Tip: het Nationaal Archief vult bewaringscriteria in Het Nationaal Archief is verantwoordelijk voor het bestempelen van archief als erfgoed. Het Nationaal Archief plaatst daarom de B’s in een selectielijst. Die verantwoordelijkheid kun je heel letterlijk nemen: zelf vul je alleen nog de vernietingstermijnen (V) in, het Nationaal Archief vult de B’s daadwerkelijk in. Lever dus een schoon BSD in: zonder waardering en met de vraag of het Nationaal Archief de B’s wil aanwijzen. Achterhaal intussen zelf de termijnen die gekoppeld moeten worden aan de V-handelingen.
Kwaliteitstoets De opsteller moet ernaar streven dat het BSD een afgestemd geheel vormt dat de bestaande richtlijnen volgt. Het Nationaal Archief doet deze beoordeling, de zogenaamde kwaliteitstoets. In bijlage 1 staat het format van beoordeling dat het Nationaal Archief hiervoor hanteert. Dit format richt zich alleen op de volledigheid van de handelingen en actoren, duidelijkheid in de formulering en lay-out. De waardering van het archiefdossier wordt nog buiten beschouwing gelaten.
Vaststellen: vanaf de mandatering tot de definitieve selectielijst In een BSD worden weliswaar de vernietigingstermijnen en bewaarcriteria’s (de V’s en de B’s) vastgesteld, maar dat betekent niet dat alle betrokken partijen het hiermee direct eens zullen zijn. Vertegenwoordigers van alle partijen (of gemandateerden) die bij het BSD betrokken zijn, voeren daarom een driehoeksoverleg dat bedoeld is om overeenstemming te bereiken over de waardering van de handelingen in het BSD. Hoe meer je de waarderingen in de voorfase al afstemt met de zorgdragers, hoe korter dit overleg kan zijn. Er zijn dan immers minder partijen betrokken bij de totstandkoming. Door digitalisering en strikte afspraken over de ter inzage-legging kan ook hier tijdwinst worden geboekt. Zo sluit in principe elke 15e van de maand de aanbieding voor de ter inzage-legging en gaat de ter inzage-legging in op de 1ste van de maand. De tijdwinst die door digitalisering wordt geboekt, staat beschreven in hoofdstuk 4.
Wie 17
Dus niet:
Het is de taak van het Nationaal Archief te
“Graag heb ik antwoord binnen
bepalen welke dossiers historische waarde of
twee weken. Als ik geen reactie
culturele erfgoedwaarde hebben. Een Historisch-
heb ontvangen, neem ik u niet
Maatschappelijke Analyse (HMA) is nodig om de
mee met de procedure.”
contextuele kennis van de vertegenwoordiger van het Nationaal Archief te verdiepen: op basis
En wel:
van adviezen van historici maakt het Nationaal
“Ik wil u verzoeken om binnen
Archief een goed gefundeerde selectiebeslissing
twee weken te reageren. Als ik
die recht doet aan het historisch belang en
voor die tijd geen reactie van u
geeft aan wat het voor de eeuwigheid wil
heb ontvangen, ga ik ervan uit
bewaren. Het is de taak van de zorgdrager om
dat u geen commentaar hebt en
de belangen van bedrijfsvoering en verantwoor-
stel ik de selectielijst in deze
ding mee te wegen in haar beslissing over waar-
vorm voor u vast.”
dering.
NB: alle selectielijsten die in het
Tip: regel de mandatering
kader van PWAA worden opge-
PWAA heeft zich door zoveel mogelijk zorgdra-
steld, mogen gebruik maken van
gers laten mandateren en mag dus namens de zorg-
de mandatering.
dragers de vaststellingsprocedure uitvoeren. PWAA kan op die manier meerdere zorgdragers vertegenwoordigen in het driehoeksoverleg en is bevoegd
beslissingen over waarderingen te nemen. Ook ondertekent PWAA de documenten namens de zorgdrager. De primaire zorgdrager levert de deskundigheid op het beleidsterrein: voor secundaire zorgdragers hoeven dan alleen nog contactpersonen opgegeven te worden, en geen beleidsdeskundigen. Dit scheelt aanzienlijk veel tijd en administratieve rompslomp. In plaats van een collectieve vergadering die vaak tijdrovend en lastig te plannen is, is het driehoeksoverleg teruggebracht tot twee partijen: de opsteller van het BSD en het Nationaal Archief. De opsteller raadpleegde immers voorafgaand aan het overleg alle betrokken zorgdragers. In dit systeem is het belangrijk dat de opsteller van het BSD duidelijke afspraken maakt met de zorgdragers die hem mandateren. Vaak moeten de zorgdragers veel input leveren die nodig is om het BSD compleet te krijgen. Opstellers moeten daarom proberen om met duidelijke deadlines tijdig alle benodigde informatie binnen te krijgen, zonder zorgdragers buiten de procedure te zetten. Nadat het driehoeksoverleg is afgerond, ligt het BSD zes weken ter
18
1 Zie www.nationaalarchief.nl en www.minocw.nl
Nationaal Archief
19
B E W E R K I N G : H E T M A K E N VA N E E N A B P
3
20
Gebruik van een selectielijst Als het selectiedocument uiteindelijk is vastgesteld, kan men met het archief aan de slag. Het archief kan nu bewerkt worden. Het resultaat van zo’n bewerking is dat het archief bijvoorbeeld wordt overgedragen aan een erfgoedinstelling, maar een archief kan ook worden vernietigd of komt na een aantal jaren voor vernietiging in aanmerking. Voorafgaand aan de bewerking stelt de bewerker een plan van aanpak op. Dit heet een Archiefbewerkingsplan (ABP). De bewerker verzamelt contextinformatie en schouwt het archief. Zonder gegevens over de archiefvormers is het onmogelijk een archief op waarde te schatten. Contextinformatie is te vinden in bijvoorbeeld Staatsalmanakken, eerdere inventarissen, literatuurrapporten en dergelijke. De belangrijkste bron is natuurlijk de zorgdrager zelf. Een gesprek met de beheerder van het archief is dan ook aan te raden. Als het archief te bewaren is, maakt de bewerkende partij afspraken met het Nationaal Archief over hetgeen op welke manier wordt overgedragen. Die afspraken staan in het ABP. In het ABP is aangegeven, welke BSD’s te gebruiken zijn bij het selecteren van het archief. Meestal is sprake van een BSD dat specifiek van toepassing is op het desbetreffende beleidsterrein, maar daarnaast wordt vaak gebruik gemaakt van één of meerdere BSD’s die wat algemener zijn. Te denken valt aan BSD’s als Organisatie van de Rijksoverheid of Overheidsvoorlichting. Het doel van het ABP is uiteindelijk drieledig: 1 het maakt inzichtelijk voor het Nationaal Archief om wat voor archief het gaat; 2 het beschrijft het te verwachten eindproduct; 3 het geeft een overzicht van de stappen die moeten worden genomen in dit bewerkingsproces. Tip: gebruik het format voor het schouwen van archieven Tijdens het schouwen wordt ‘on the spot’ zo veel mogelijk informatie verzameld. Dit kan door bijvoorbeeld vragen te stellen aan materiedeskundigen, maar ook door de archieven steekproefsgewijs te bekijken. Gebruik voor het schouwen het format voor het schouwen van archieven (zie bijlage 2). 21
Dus niet: Het ministerie van VWS behandelt de thema’s volksgezondheid, welzijn en sport. Dit houdt in.... Maar: De archiefvormer is de directie Sport. Voorgangers van de directie zijn..., taak van de directie is....
Dus niet: Het archief wordt bewerkt. Maar: We leveren een klassieke inventaris op met verwijzing naar de handelingen. Hiervoor maken we gebruik van MAIS Flexis.
22
Format Zowel in de geleverde informatie als in de totale opzet van de gemaakte ABP’s mogen geen grote verschillen staan. Om dit te voorkomen is een format opgesteld voor het maken van een ABP (zie bijlage 3). Door het afwerken van de kopjes uit het format, wordt de benodigde informatie op een geordende, uniforme manier aangeleverd. Tip: Geef alleen ter zake doende informatie Dit lijkt voor de hand liggend, maar is in de praktijk minder eenvoudig. Bij het beschrijven van de context van het archief, is het van belang om de organisatie alleen te beschrijven over de periode waar het archief betrekking op heeft. Dit moet echter wel zodanig gebeuren, dat het betreffende ABP bijvoorbeeld ingrijpende reorganisaties die net vóór de betreffende periode plaatsvonden wel noemt. Deze hebben immers wél hun neerslag in het te bewerken archief. Het is van groot belang je niet verliezen in dit soort ‘zijsporen’ en de grote lijnen strak in de gaten blijft houden. Tip: Wees concreet Uit het ABP moet blijken wat de beginsituatie is, en wat het eindresultaat moet worden. Welke weg je af moet leggen om tot dat eindresultaat te komen en hoeveel tijd en wat voor middelen daar (bij benadering) voor nodig zijn. Tip: Wees zorgvuldig met jaartallen en meters. Wanneer op het voorblad van een ABP staat, dat de periode van het betreffende archief zich uitstrekt van 1920 tot 1940 en uit de tekst blijkt, dat de archiefdossiers een periode bestrijken van 1911 tot 1938, werkt dat verwarring in de hand. Niet in de laatste plaats wekt dit bovendien een slordige indruk. Hetzelfde geldt voor aanduidingen van strekkende meters, aantallen dozen en dergelijke.
23
S E L E C T E R E N A A N D E H A N D VA N HET BSD EN HET ABP
4
24
Selecteren Nadat het ABP is opgesteld, kan daadwerkelijk begonnen worden met de selectie. Selectie van het archief gebeurt op een zo hoog mogelijk niveau, het liefst op het niveau van een archiefbestand. Als dat niet lukt op doosniveau, anders op dossierniveau en slechts in uitzonderlijke gevallen op stuksniveau. Bij vergunningen ontkom je niet aan selectie op stuksniveau. Het resultaat van de selectie is dat het archief wordt overgebracht naar een erfgoedinstelling en daar bewaard wordt, gelijk wordt vernietigd of op den duur zal worden vernietigd. Vernietigen Dossiers die in een BSD met een V zijn gewaardeerd of die slechts ter kennisname of informatie hebben gediend, kunnen vernietigd worden. Het is belangrijk dat de vernietiging rechtsgeldig is. Het is daarom wettelijk niet alleen vereist om vast te leggen welke dossiers zijn vernietigd, maar ook wat de inhoud van deze dossiers was en op grond van welke beoordelingscriteria de beslissing is genomen. Dit wordt opgenomen in een verklaring van vernietiging. Een standaardverklaring van V is toegevoegd in de bijlagen. Vernietigen op termijn/vernietigingsjaar onbekend Wanneer dossiers niet voor definitieve bewaring in aanmerking komen, maar ook nog niet direct vernietigd mogen worden, is sprake van vernietiging op termijn. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om personeelsdossier’s, die bewaard moeten worden om de pensioenrechten van de (oud-) medewerkers te waarborgen. Verder is het mogelijk dat je niet in staat bent om een correct vernietigingsjaar vast te stellen, omdat een zaak nog niet in zijn geheel is afgesloten. In dat geval staat in het BSD: ‘Vernietigen 20 jaar na afdoening van de zaak’. Dit gebeurt ook wanneer niet goed is af te leiden of en wanneer de zaak is afgedaan. In dat geval gebruik je de term ‘Vernietigingsjaar onbekend’, ofwel VJO. Tip: Vaststellen van een vernietigingsdatum. Om snel en toch verantwoord te kunnen werken, kun je het beste de jongste datum van een dossier kiezen en daarbij de vernietigingstermijn optellen. Een dossier met stukken van 1967 tot 1973 en een vernietigingstermijn van 30 jaar krijgt dus als vernietigingsjaar 2004 mee en wordt niet gesplitst. De dossiers worden op vernietigingsjaar in dozen geplaatst. Ze staan dus 25
feitelijk al klaar voor verwijdering uit het archief, zonder dat dan weer een heleboel handelingen moeten worden verricht.
Bewaren Alle dossiers waarin verantwoording van overheidshandelen wordt afgelegd of dossiers die behoren tot ons cultureel erfgoed en bruikbaar zijn voor historisch onderzoek, worden bewaard. Een toegang beschrijft deze dossiers volgens de regels die gelden voor het beschrijven van archieven. Belangrijk bij een inventaris is dat beschrijvingen consistent en chronologisch zijn. Het Nationaal Archief keurt de inventaris uiteindelijk goed. Het beschrijven van archiefbescheiden is gebonden aan een aantal basisregels of elementen. Hieronder worden deze elementen besproken en geconcretiseerd. • Gezichtspunt (actor) Ga bij het beschrijven altijd uit van het standpunt van degene die het Voorbeelden: Ministerie van OCW (actor) Minuten van uitgaande stukken inzake de benoeming van inspecteurs voor het onderwijs, 1970. Inspectie van het Onderwijs (actor) Ingekomen stukken van het ministerie van OCW inzake de benoeming van inspecteurs, 1970. Scholengemeenschap ‘Ons Ongenoegen’ (actor) Ingekomen stukken van het ministerie van OCW inzake de benoeming van inspecteurs voor de regio Rotterdam, 1970.
archief heeft gevormd (de actor). Hetzelfde document kan, afhankelijk van de actor, op een andere manier in de beschrijving worden opgenomen. In het voorbeeld zijn dezelfde documenten die opgenomen in de archieven van verschillende actoren. • Handeling Het woord handeling is hier niet bedoeld in de zin waarin je het in een BSD gebruikt, maar gewoon als werkwoord, om aan te geven wat er 26
gebeurt in het dossier. • Onderwerp • Plaats • Tijd Het Voorbeeld uit het archief van de Inspectie van het Onderwijs: Ingekomen brief van de Commissie van Onderzoek (wie, de andere partij) naar de onderwijskundige gevolgen van de bestuurlijke problemen (onderwerp, wat) bij de Hogeschool Enschede (plaats, waar), 1994 (Tijd, wanneer) Voorbeeld uit het archief van de Commissie van Onderzoek: Het instellen (handeling, doet) van een onderzoek naar de onderwijskundige gevolgen van de bestuurlijke problemen (onderwerp, wat) bij de Hogeschool Enschede (plaats, waar), 1994 (Tijd, wanneer)
opstellen van de handleiding voor het maken van dossierbeschrijvingen. De belangrijkste vragen bij het opstellen van een handleiding voor het maken van een dossierbeschrijving zijn: Wie Doet Wat, Waar en Wanneer. Het element wie wordt alleen in de beschrijving opgenomen als het niet de archiefvormer zelf betreft, maar een andere partij. Actieve handeling In de ‘beschrijvende’ inventarisatie wordt de actieve handeling werkVoorbeelden: Aanbevelingen doen …. Commentaar leveren op …. Het behandelen van (een klacht) van …. door …. inzake …. Het (door de ….) instellen, samenstellen en opheffen van de …. Het tot stand komen van de …. Het doen van een voorstel tot …. Het adviseren over….(stukken betreffende de totstandkoming van een advies) (Advies inzake…. wordt gebruikt als het om het advies zelf gaat, met even-
27
woordsvorm gebruikt. De vigerende archiefbescheiden vormen immers de Voorbeeld: Het bij KB van 12 november 1970 (Staatsblad 1971, no. 500) instellen van de Commissie van Onderzoek naar het kweken van zilvervisjes ten behoeve van het versneld wegwerken van archiefachterstanden.
neerslag van het handelen van een actor. Wanneer aan het instellen van commissies en dergelijke een KB, een MB (Ministerieel Besluit) of een AMvB ten grondslag ligt, moet dit in de beschrijving worden vermeld evenals de publicatie in het Staatsblad als dit Voorbeeld: Begroting van de vereniging ‘De Edelzanger’ over het jaar 1970, 1969. (Begroting, staat houdende een opgave van vermoedelijke inkomsten en uitgaven voor een toekomstige dienst of kalenderjaar). Jaarplan van de Inspectie van het Lager Onderwijs inzake de Kunstzinnige Vorming in Nederland voor het jaar 1968, 1967. (Jaarplan, het maken van een plan voor de toekomst, voor wat er nog gebeuren moet). Jaarverslag van de Inspectie van het Lager Onderwijs inzake de Kunstzinnige Vorming in Nederland over het jaar 1968, 1969. (Jaarverslag, het maken van een verslag over wat er zich in het verleden heeft afgespeeld, voor wat er al gebeurd is).
in de stukken is terug te vinden.
28
2 www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/bewerken/ 3 www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/archiefwet/wet_en_regelgeving/default.asp
Het jaar van publicatie wordt alleen vermeld als dit afwijkt van het KB. Tijdsfactor Begrotingen en jaarplannen voor het jaar 1970 worden opgesteld in 1969. Het jaarverslag van 1970 wordt opgesteld in 1971. Vaak sluiten de te bewaren dossiers aan bij een al overgebracht archief en kan een aanvulling worden gemaakt op een al bestaande inventaris. Alle te bewaren dossiers worden bewerkt volgens de regels die daarvoor zijn.2 De nietjes worden er bijvoorbeeld uitgehaald of plakband wordt verwijderd. Al deze regels staan op de website van het Nationaal Archief of andere archiefinstellingen: de ‘Regeling duurzaamheid archiefbescheiden’.3 Het Nationaal Archief (of andere archiefinstelling) toetst het materiaal op een juiste verzorging nog voor ze kunnen worden overgebracht.
29
OPENBAARHEID
5
30
Openbaarheidregelingen Als de archieven beschreven zijn, is het van belang aan te geven of de archieven openbaar mogen worden gemaakt. Archieven zijn in de regel openbaar, maar er zijn uitzonderingen. Wanneer het archief de privacy van betrokken schendt, in strijd is met het belang van de staat, of iemand onevenredig benadeelt, kan besloten worden dat het archief niet toegankelijk is. In de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) staan de regels beschreven. Het Nationaal Archief heeft standaardmodellen ontwikkeld voor verklaring, besluit en raadplegingverzoek ten aanzien van beperkt openbaar archief die in elk voorkomend geval aan de zorgdrager worden toegestuurd.4 Het Nationaal Archief verzoekt de zorgdrager deze modelverklaring en het modelbesluit in te vullen en zo min mogelijk te werken met eigen modellen. Na overleg over de inhoudelijke invulling kunnen de verklaring en het besluit worden vastgesteld. Tip: Zet het traject rond openbaarheid tijdig in Het traject rond de openbaarheid kun je al in gang zetten als er een concept inventaris is. De processen lopen dan parallel in plaats van elkaar opvolgend. Dit levert een aanzienlijke tijdwinst op. Als al deze zaken geregeld zijn, kun je overgaan tot daadwerkelijke overbrenging. Dus niet: Wachten tot de inventaris is goedgekeurd voordat de openbaarheidbeslissing aan de zorgdrager wordt voorgelegd. Maar: De conceptinventaris naar de zorgdrager sturen zodat deze het openbaarheidtraject in
4 www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/overbrengen/
31
BIJLAGE: TIPS BIJ HET OPSTELLEN VA N E E N B S D
1
32
Titelpagina Elk BSD moet een titelpagina hebben. Deze bevat minimaal: - Naam beleidsterrein; - Periode waarvoor BSD geldt; - Naam van de zorgdragers waarvoor deze lijst geldt; - Versie van het BSD.
Inhoudsopgave en indeling Hoofdstukken
Het is prettig als een BSD op een logische manier in hoofdstukken is ingedeeld.
Paragrafen en (evt.) subparagrafen Onoverzichtelijk lange hoofdstukken zijn onprettig. Gebruik waar mogelijk paragrafen. Paginanummering
Een document zonder paginanummering is lastig te becommentariëren.
Verantwoording Doel en werking BSD
In elk BSD dient een korte uitleg te staan wat een BSD precies is en hoe het werkt. De definitie en functies van een BSD zijn uitgelegd in de productbeschrijving van een BSD. Deze is te vinden op www.nationaalarchief.nl/images/3_2306.pdf.
Inhoudelijke definitie beleidsterrein In een BSD dat per beleidsterrein opgesteld is, moet uitleg staan over het beleidsterrein. Als het BSD op een RIO gebaseerd is, kan dit geraadpleegd worden. Voor een BSD dat voor één organisatie is opgesteld, volstaat een korte beschrijving van de geschiedenis van de organisatie en de taken. Afbakening beleidsterrein (t.o.v.
Indien er verwante onderwerpen zijn die niet in andere BSD’s
verwante terreinen)
behandeld worden, is het goed dit te vermelden. Dit voorkomt vragen. Als een BSD een deelbeleidsterrein behandelt, moet altijd aangegeven staan wat het hoofdbeleidsterrein en de andere beleidsterreinen zijn.
Doelstellingen overheid op
Het handelen van de overheid is altijd ergens op gericht.
beleidsterrein
Vermelding van de doelstellingen maakt het BSD beter te begrijpen en geeft aanknopingspunten voor indeling.
Opsomming actoren op het
Een actor die niet in een BSD voorkomt, kan deze niet gebruiken
beleidsterrein, voor zover hun
om zijn archieven te bewerken. Van alle actoren die meedoen
selectielijsten in het BSD zijn
met de vaststelling moet een overzicht gegeven worden, dat is
opgenomen
gegroepeerd naar zorgdrager.
Vermelding RIO waarop BSD
Als een BSD op een RIO is gebaseerd, vermeld dit dan met titel,
gebaseerd is
naam auteur(s), jaartal en PIVOT-nummer (Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn).
33
Vermelding onderzochte periode
Vermeld de periode waar het RIO betrekking op heeft. Dit is niet noodzakelijk dezelfde periode als die van het BSD.
Verantwoording afwijkingen
Bijvoorbeeld weglaten of toevoegen van handelingen.
t.o.v. RIO Vermelding voor welke actoren het Als een zorgdrager achteraf besluit dat hij gebruik wil maken van BSD al eerder is vastgesteld
een BSD dat al eerder door andere zorgdragers is vastgesteld, kan hetzelfde BSD apart vastgesteld worden. In dat geval dient vermeld te worden voor wie het BSD al geldt.
Toelichting van eventuele
Soms is het niet nodig een totaal nieuw BSD op te stellen, maar
actualisatie
volstaat een actualisatie. Bijvoorbeeld bij wijziging of inwerkingtreding van relevante wetgeving of als blijkt dat het bestaande BSD incorrect of incompleet is. Het originele BSD en de reden voor de actualisatie moeten vermeld worden.
Verantwoording van eventuele
Als een BSD voortborduurt op een bestaand BSD, moet aan-
wijzigingen ten opzichte van
gegeven staan waarom en op welke plaatsen het bestaande BSD
eerdere BSD’s
gewijzigd is.
Vermelding in te trekken
Indien met de vaststelling van een BSD oude selectielijsten
selectielijsten
komen te vervallen, moet dit vermeld worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor actualisaties.
Selectiecriteria Juiste formulering selectie-
Dit is een standaardtekst die overgenomen kan worden uit de
doelstelling
productbeschrijving BSD. Zie www.nationaalarchief.nl/images/3_2306.pdf.
Algemene selectiecriteria
Idem
Beleidsterreinspecifieke criteria
Indien noodzakelijk kunnen extra selectiecriteria geformuleerd worden. Deze beginnen dan bij B(7). Doe dit alleen als de complete neerslag van een handeling historische waarde heeft en echt niet onder één van de andere handelingen te plaatsen is. Doe dit niet voor uitzonderingsgevallen. Deze kunnen onder artikel 5e van de Archiefwet 1995 van vernietiging uitgezonderd
Artikel 5e, uitzonderingscriterium
worden. Dit is een standaardtekst die overgenomen kan worden uit de productbeschrijving BSD. Zie www.nationaalarchief.nl/images/3_2306.pdf.
Actorenoverzicht Actoren die vallen onder archiefverantwoordelijkheid van
Het actorenoverzicht dient primair op zorgdrager en secundair
de primaire zorgdrager
op actor geordend te zijn. Let op: bij actoren die opgeheven of van zorgdrager gewisseld zijn, is het belangrijk uit te zoeken wie
34
nu de verantwoording over de archiefzorg heeft. Zoek dus uit Actoren die vallen onder archief-
waar het zorgdragerschap ligt.
verantwoordelijkheid van de
Idem.
secundaire zorgdragers Beschrijving van de rol van de actoren op het beleidsterrein
Het gaat hier om een korte beschrijving. Neem in ieder geval de taken en bevoegdheden op, samen met de periode waarin de actor actief was of is.
Overig inleiding BSD Lijst van afkortingen Deze dient uitputtend te zijn. Neem ook standaardafkortingen Leeswijzer handelingen
zoals BSD en RIO of AMvB en KB op. Dit is een standaardtekst die overgenomen kan worden uit de productbeschrijving BSD. Zie www.nationaalarchief.nl/images/3_2306.pdf. Deze tekst kan meteen gebruikt worden als een controlemiddel bij het invullen van de handelingenblokken.
Selectielijst(en) BSD bevat uitsluitend selectielijsten die ter vaststelling worden ingediend Probeer altijd zoveel mogelijk zorgdragers bij de vaststelling te betrekken. Als een zorgdrager echter niet mee wil doen, moet zijn selectielijst wel uit het BSD verwijderd worden. Een BSD mag Er is duidelijk aangegeven op
alleen vast te stellen handelingen bevatten.
welke actor(en) elke selectielijst
Zet in de koptekst van elke pagina met handelingen de naam van
betrekking heeft
de actor. Dit voorkomt dat de gebruiker constant terug moet bladeren naar de eerste pagina van de selectielijst. Begin elke selectielijst op een nieuwe pagina, ook als er maar één of twee
Ordening per zorgdrager en actor
handelingen in staan. Net als het overzicht moeten de selectielijsten primair op
Alleen actoren die dat daadwerkelijk zorgdrager en secundair op actor geordend zijn. zijn, worden opgenomen
Een actor is een orgaan dat een publiekrechtelijke taak vervult of met enig openbaar gezag is bekleed. Dus niet elke organisatie is een actor in een selectielijst. Vooral op het gebied van uitvoering bestaan veel organisaties waarvan niet direct bekend is of zij een zelfstandig bestuursorganen (ZBO) of een publiekrechtelijk bedrijfsorgaan (PBO) zijn. Ook kan het voorkomen dat slechts een deel van de handelingen die een actor verricht (en daarmee
Volgorde handelingen per actor =
slechts een deel van zijn archief) onder de Archiefwet vallen.
volgorde handelingen in RIO
Als een BSD op een RIO is gebaseerd, heeft het de voorkeur dat de volgorde van handelingen per actor zoveel mogelijk gehand-
35
haafd blijft. RIO’s zijn doorgaans op onderwerp geordend en niet per actor zoals een BSD. Voor gebruikers die het RIO en het BSD naast Dezelfde nummering als in RIO, of elkaar gebruiken is het prettig als de volgorde van handelingen correcte en volledige concordantie
toch zoveel mogelijk overeenkomt. Als een BSD op een RIO is gebaseerd, heeft het de voorkeur dat dezelfde handelingen hetzelfde nummer hebben. Dit voorkomt veel zoekwerk voor gebruikers die het RIO en het BSD naast elkaar gebruiken. Bij het wegvallen of toevoegen van handelingen, kan de oorspronkelijke nummering worden gehandhaafd. Bij het vervallen van een handeling, vervalt ook het nummer. Dat wordt niet meer (her)gebruikt. Toegevoegde handelingen krijgen het eerstvolgende vrije nummer, volgend op het laatst gebruikte handelingnummer in het bestaande RIO/BSD. Als meer handeling
Standaard handelingen zijn
worden samengevat en vervangen door één nieuwe handeling is
opgenomen
een concordantietabel noodzakelijk en handig. Elk BSD kent een dertigtal standaardhandelingen. Deze kunnen uit elk willekeurig BSD overgenomen worden. Let wel op of deze op alle actoren van toepassing zijn. Adviescommissies verrichten
Handelingenblokken
bijvoorbeeld niet alle standaardhandelingen.
Formulering handelingen
Handelingen dienen duidelijk, ondubbelzinnig en niet te specifiek Periode
geformuleerd te zijn. Vermijd onnodig lange zinnen en neem geen wetartikelen over. Zie ook het onderdeel ‘Het Opstellen van een BSD’. Van elke handeling dient zo nauwkeurig mogelijk vastgesteld te worden over welke periode hij uitgevoerd werd. Dit gebeurt meestal aan de hand van de datum waarop het wetsartikel waar de handeling op gebaseerd is in werking trad, dan wel opgeheven werd. Niet alle handelingen zijn echter op een wettelijke grond-
Grondslag/bron
slag gebaseerd. Een handeling mag nooit eerder dan 1945 beginnen. Indien het niet duidelijk is of en wanneer een handeling beëindigd is, is het beter om de einddatum open te laten. De meeste handelingen zijn gebaseerd op een wettelijke grondslag. Deze moet dan ook vermeld worden. Als het om een langlopende wet gaat, volstaat het om de oorspronkelijke wet en de laatste wijziging weer te geven. Als een handeling niet op basis van een wetsartikel uitgevoerd wordt, kan hier het naslagwerk waar het in aangetroffen is, opgevoerd worden of gewoon ‘inter-
36
Product
view’. De geraadpleegde personen dienen in het verslag van het driehoeksoverleg vermeld te worden. Indien de oorsprong niet
Toepassing bewaarcriteria
bekend is, kan de grondslag/bron worden weggelaten, b.v. bij de standaardhandelingen. Het product is in principe het uiteindelijke document dat uit een handeling voortkomt en niet alle neerslag. Het juiste bewaarcriterium kan meestal gevonden worden door
Toepassing vernietigingstermijnen
de vraag te beantwoorden wat het doel van de handeling is. Let op: in verband met de stroomlijning van het driehoeksoverleg heeft het de voorkeur van het Nationaal Archief dat een BSD zonder bewaarcriteria aangeleverd wordt. Welke vernietigingstermijn een handeling meekrijgt hangt meestal af van de bijbehorende wetgeving, zoals op het gebied van comptabiliteit. Een juridisch medewerker van de zorgdrager is doorgaans op de hoogte van de verplichte termijnen.
Tekst
Het is belangrijk dat de verschillende vernietigingstermijnen in
Redactie
overleg met de zorgdrager vastgesteld worden. Hiermee bemoeit het Nationaal Archief zich niet.
Geen overbodige informatie
Check het document op spelfouten, uitlijning, consequent hoofdlettergebruik en dergelijke. Het is verleidelijk om van een interessante archiefvormer zoveel mogelijk te vertellen. Overzichtelijkheid is voor een BSD echter belangrijker. Beperk je tot een beschrijving van de periode en de taken die het BSD behandelt.
37
B I J L A G E : F O R M AT S C H O U W F O R M U L I E R
2
Nationaal Archief, brief aan Willem Drees
38
Vraag 1. Naam van het archiefblok
Antwoord
Bijzonderheden Bestaat deze organisatie nog? Tijdsvak waarin deze organisatie in functie is.
Naam (namen) van eventuele voorganger(s) en/of opvolger(s) van organisatie.
Ontstaan, geschiedenis en taak van deze organisatie. 2. Van welk dienstonderdeel is het
Naam van dienstonderdeel.
archief afkomstig? 3. Periode waarover het archief zich uitstrekt 4. Omvang van het archief (in strekkende meters) 5. Is het archief compleet? 6. Is er eerder uit het archief vernietigd? Zo ja, op basis
Onbekend, graag gegevens daarover.
waarvan? Bij eventuele vernietiging, de gehanteerde criteria, goedgekeurde vernietigingslijst(en) en verklaring van vernietiging. 7. Zijn er eerder delen van het archief naar een archief-
Onbekend, graag gegevens daarover.
bewaarplaats overgebracht? Bij eventuele overbrenging lijst(en) van overgebrachte gedeelten en verklaring van overbrenging.
Bij overbrenging opgave van eventuele beperkingen van de 8. Zijn in dit archief deelarchieven
openbaarheid.
te onderscheiden (bijvoorbeeld
Graag gegevens over de opbouw
afdelingen binnen een directie)?
van deze organisatie.
Zo ja, welke?
39
Vraag
Antwoord
9. Zijn er series in het archief
Bijzonderheden Onbekend, graag gegevens
aanwezig (bij voorbeeld
daarover.
ingekomen stukken, registers, persoonsregistraties)? Zo ja, welke? 10. Zijn eigentijdse toegangen
Was vroeger een postregistratie-
aanwezig (bijvoorbeeld inven-
systeem in gebruik? Graag de
tarissen, dossierinventarissen,
looptijd daarvan (van/tot).
kaartsystemen, etc.) ? Zo ja, welke?
Waarom is gestopt met het registreren van de stukken?.
11. Zijn nadere toegangen
Graag de naam van de eventuele
aanwezig (bij voorbeeld agen-
voorloper en /of opvolger van het
da’s, indices)? Zo ja, welke?
systeem.
12. Is de oude orde herkenbaar? 13.Bevat het archief stukken in
De gegevens daarover zijn
andere talen dan het
misschien uit het postregistratie-
Nederlands?
systeem te halen.
Gegevens daarover komen ook tevoorschijn tijdens de inventarisatie. 14. Bevat het archief hand-
De gegevens daarover zijn
geschreven teksten die
misschien uit het postregistratie-
moeilijk leesbaar zijn?
systeem te halen.
Gegevens daarover komen ook tevoorschijn tijdens de inventarisatie. 15. Bevat het archief fotomateriaal? 16. Bevat het archief audiovisueel materiaal (geluidsbanden,
De archieven bestaan voor meer dan 90 % uit papier. De archieven bestaan voor meer dan 90 % uit papier.
videobanden)? 17. Bevat het archief kaartmateriaal? 18. Is in het archief plastic en metaal aanwezig?
40
De archieven bestaan voor meer dan 90 % uit papier. Raadpleegfrequentie van het archief in de toekomst?
Vraag 19. Bevat het archief materiaal waarvan de openbaarheid is
Antwoord
Bijzonderheden Indien bekend, graag gegevens daarover.
beperkt? 20. Bijzonderheden die niet onder één van de vorige categorieën vallen 21. Originele stukken of kopieën 22. Nog meer gegevens over dat archief? 23. Contactpersoon zorgdrager 24. Datum schouwen 25. Deelnemers 26. 27.
41
B I J L A G E : A B P F O R M AT A R C H I E F
3
42
Uitleg leestekens: (tekst tussen deze haakjes: niet overnemen, is informatie) [tekst tussen deze haakjes: invullen]
ABP Format gekoppeld aan EAD-toegang; format voor opstellen ABP en format voor opstellen van inleiding van inventaris in Mais-Flexis (Waarbij het grijs gearceerde gedeelte van de tekst (gedeeltelijk) overgenomen kan worden in Mais-Flexis.)
ABP [archiefvormer], conceptversie [nummer]. ABP nr. […] Team […] [datum]
Archiefbewerkingsplan [Zorgdrager]
[Archiefvormer] [periode]
(blok 1:) [Voluit naam van archiefonderdeel [afkorting], periode] (blok 2:) [Voluit naam van archiefonderdeel [afkorting], periode]
(etc.)
43
Inhoudsopgave
1.
Inleiding
26
2.
Context van het archief
26
2.1.
Archiefoverzicht
26
2.2.
Archiefvormer: geschiedenis van de organisatie, taken en competenties
26
2.3.
Archiefbeheer: ontstaansgeschiedenis van het archief en eerdere bewerking
26
3.
Besluit Beperking Openbaarheid
26
4.
Archiefonderdelen
27
4.1.
[Naam archiefonderdeel voluit (Naam archiefonderdeel verkort)]
27
4.1.1.
Beschrijving van archiefonderdeel
27
Materiële staat
27
Uiterlijk
27
Compleetheid
27
Ordening en structuur
27
Toegang
27
Te gebruiken selectielijsten en handelingen
27
5.
Verantwoording bewerking en te volgen werkwijze
28
6.
Op te leveren producten
29
7.
Bijlagen
29
Inleiding
(Beknopte informatie over het gehele archief.) Dit archiefbewerkingsplan heeft betrekking op [het archief/de archieven] […] van [archiefvormer(s)], [evt. voorgangers] [diverse afdelingen van elkaar onderscheiden d.m.v. beginjaar-eindjaar]. In het vervolg zal de archiefvormer(s) aangeduid worden met […]. De zorgdrager[s] [is/zijn …]. Dit archief bestrijkt de periode van […], heeft een omvang van […] meters en bestaat uit [aantal] onderdelen van het aangeboden archief. [Summiere samenvatting van de inhoud van het archief met daarin vermeld wat de taal van de documenten is, de leesbaarheid en wat voor soort materiaal (papieren documenten, diskettes, film, tekeningen, kaarten, bijzondere papiersoorten, foto’s etc.) en wat de archiefbewaarplaats is.]
Leesinstructie: Voor de bewerking plaats vindt, leest de selecteur het opgestelde convenant.
44
Context van het archief Archiefoverzicht
Onderdelen waaruit het archief van […] bestaat:
ID-nr.
Periode van
Periode tot
Omvang
Bewaarplicht ligt bij
Eerdere Toegangen
Archiefvormer: geschiedenis van de organisatie, taken en competenties
Karakteristieken van de archiefvormer(s): [Geschiedenis per periode en (wanneer beschikbaar) met organogram (in de bijlage). Beschrijf maatschappelijke gebeurtenissen, ontstaan van departementen en ministeries, reorganisaties, indeling organisatieonderdelen; gegevens omtrent Secretariaat-generaal, administraties en afdelingen. Waar ligt de bewaarplicht? Zie Staatsbladen voor deze gegevens. Wat betreft het takenpakket; geef een kort overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen op het beleidsterrein. Dit om zo de taken te kunnen koppelen aan de neerslag. (Aanwijzing voor de ABP-opsteller: maximaal aantal woorden is afhankelijk van de grootte (én importantie) van het te bewerken archief: maximaal 300, bij een archief van 150 meter (één pagina).)
Archiefbeheer: ontstaansgeschiedenis van het archief en eerdere bewerking
[Beschrijf de geschiedenis van het archiefbeheer. Het voortraject van de vindplaats van het archief, informatie over acquisitie en verhuizing. Is er eerder selectie, bewerking en eventueel vernietiging geweest? Is het te bewerken archief compleet? Zijn er hiaten, ontbreken er dossiers? Alinea gebruiken voor beschrijving van inhoudelijk gerelateerd archiefmateriaal dat in andere archieven aanwezig is. Beschrijf hoe de onderlinge verhoudingen zijn van de archiefonderdelen die eventueel al overgebracht zijn naar het NA en de te bewerken onderdelen. Sluiten de blokken op elkaar aan? Let op onderwerp, jaartallen en aanvullingen op bestaande onderwerpen. Geef ook aan of er momenteel blokken bewerkt worden door het CAS of door de zorgdrager. Dit kan nagevraagd worden bij het NA.] (Aanwijzing voor de ABP-opsteller: maximaal halve pagina.)
45
Besluit Beperking Openbaarheid (De Archiefwet regelt in artikel 15 dat de zorgdrager bij de overbrenging van archiefbescheiden beperkingen aan de openbaarheid kan stellen. Eventuele wensen voor beperkingen van de openbaarheid dient de zorgdrager vroegtijdig te bespreken met het NA, die vervolgens de zorgdrager adviseert. Beperkingen zijn mogelijk in geval van: • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; • het belang van de Staat of zijn bondgenoten; • het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Daarnaast kan het voorkomen dat er sprake is van vervroegde overbrenging naar het NA; ook dit kan consequenties hebben voor de openbaarheid.) [Beargumenteer waarom het archief wellicht beperkt wordt in zijn openbaarheid; bevat het archief neerslag van bijzondere/omstreden gebeurtenissen waarbij bovenstaande punten in acht genomen dienen te worden? Anders melden dat geen beperking van de openbaarheid verwacht wordt.]
Archiefonderdelen (Begin bij ieder onderdeel op een aparte pagina.) [Naam archiefonderdeel voluit (Naam archiefonderdeel verkort)]
Beschrijving van archiefonderdeel Periode: [beginjaar-eindjaar] Omvang: [omvang archiefonderdeel in meters][aantal archiefbestanddelen] Secretariaat ligt bij: [… (Is hier eventueel sprake van inbewaringgeving of gedeponeerd archief?)](alleen invullen indien er sprake is van commissie- werkgroeparchief) Samenvatting van de inhoud van het archief: [beknopte samenvatting van de inhoud van het archief, aard van het archief: beleidsarchief/uitvoeringsarchief/anders]
Materiële staat. De kweek van het archief is uitgevoerd door [… op dd-mm-jj] en men trof het archief in [goede/redelijke] staat aan. [Er is (geen) sprake van (water)schade door roest, actieve schimmel, insecten. [De bescheiden zijn gebundeld in mapjes/ De bescheiden zitten los in dozen.] Er zijn (geen) nietjes/elastiekjes/metalen hechters/plakband aangetroffen.]
Uiterlijk
46
Het archief bestaat uit (b.v. kaarten en tekeningen, bijzondere papiersoorten, series, agenda’s, persoonsdossiers, lijsten, memo’s, notities, audiovisuele of digitale documenten. Vermeld tevens de aanwezigheid van documenten in een vreemde taal en of de documenten leesbaar zijn).
Compleetheid. (Alinea gebruiken voor het beschrijven van de compleetheid van het archiefonderdeel. Is de neerslag van alle taken van de archiefvormer aanwezig, is inhoudelijk gerelateerd archiefmateriaal in andere archieven aanwezig en moet dit materiaal nog bewerkt worden? Beschrijf hoe de samenhang is tussen de bestaande blokken, ook die blokken die eventueel al overgebracht zijn naar het NA, en het te bewerken archiefonderdeel. Sluiten de onderdelen op elkaar aan? Let op onderwerp, jaartallen en aanvullingen op bestaande onderwerpen. Te gebruiken bronnen: staatsalmanakken en ordeningsplannen)
Ordening en structuur. (Het archief is primair [op rubriek/op code] geordend. Secundair is sprake van een [alfabetische/ numerieke /andere ordening]. Bijvoorbeeld op onderwerp geordend, eerst op jaar en daarna op provincie’, ‘er is sprake van chronologische opbouw en onderwerpsomschrijving, opgedeeld met tabbladen’ et cetera.)
Toegang. Er is [g]een toegang gevonden, namelijk (Eigentijdse toegang: dossierinventaris fysiek/digitaal, plaatsingslijst fysiek/digitaal, registratuurplan, digitaal postregistratiesysteem, kaartenbak, doosopschriften. Nadien vervaardigde toegangen: klassieke inventaris, institutionele toegang, index. Belangrijk: beschrijf in hoeverre de toegang bruikbaar is. Bijvoorbeeld deze toegang is handig als naslagwerk, hij geeft inzicht in de dossiers. Maar de toegang is niet compleet en dus onbruikbaar om over te nemen in inventaris)
Te gebruiken selectielijsten en handelingen Op grond van de schouwing kunnen bij selectie de volgende BSD’s en handelingen worden gebruikt: [Opsomming van de selectielijsten en handelingen.] - BSD 143 H 283……… Omdat na grondige selectie en bewerking pas blijkt welke BSD’s en handelingen uiteindelijk van toepassing zijn, kan van het bovenstaande worden afgeweken. (Sommige bescheiden die eigenlijk volgens de selectielijst een vernietigingstermijn toegekend zouden krijgen, komen op grond van de hardheidsclausule art. 5 lid e Archiefbesluit voor bewaring in aanmerking. Zie voor informatie hierover de Historisch Maatschappelijke Analyse (HMA) of het verslag driehoeksoverleg. Pleeg dus een telefoontje naar het NA. Bij zo’n HMA wordt onder andere gekeken of het archief waarde heeft voor toekomstige onderzoekers en of sprake is van een maatschappelijk, controversieel item. Geef de reden aan als
47
artikel 5 voor dit archiefonderdeel van toepassing is en verantwoord deze keuze door bijvoorbeeld naar de HMA of het verslag driehoeksoverleg te verwijzen.)
Verantwoording bewerking en te volgen werkwijze Stap 1: Selectie Selectie zal op zo hoog mogelijk niveau, (wanneer mogelijk per doos in plaats van per dossier), plaatsvinden aan de hand van de volgende selectielijsten en handelingen: [selectielijsten en handelingen (eventueel per onderdeel) en met vermelding van plaatsing in de Staatscourant. Voorbeeld: Waterstaat 1945-2001 (Stcrt. 2004/155), actualisatie april 2004 …] (Geef aan welke bescheiden van dit archief bewaard worden op basis van cultuurhistorische gronden of genoemd worden in een HMA of verslag driehoeksoverleg, beredeneer en verantwoord deze keuze door bijvoorbeeld naar de handeling van de neerslag te verwijzen of naar het RIO of het HMA. Of:) [Dit archief bevat geen bescheiden die bewaard worden op grond van de hardheidsclausule art. 5 lid e van het Archiefbesluit.] (Vermeld hier bij de te gebruiken selectielijsten en handelingen de aandachtspunten uit het RIO voor de selectie. Ook kan gezocht worden op www.cultuur.nl bij adviezen van de Raad voor Cultuur.) De dossiers krijgen de volgende status: [ [percentage/deel] van de dossiers is te bewaren (B), [percentage/deel] van de dossiers is te vernietigen (V) of [percentage/deel] van de dossiers is te vernietigen op termijn (VOT).] Indien audiovisuele of digitale documenten worden aangetroffen, waar geen fysieke of digitale toegang van is, zullen nadere afspraken gemaakt worden met het [Nationaal Archief/naam Regionaal Historische Centrum]. Het archief zal door PWAA in [het Groot Handelsgebouw, te Rotterdam/plaatsnaam elders] bewerkt worden.
Stap 2: Beschrijven van de B onderdelen, opbouw inventaris Van de te bewaren dossiers en stukken die aan het Nationaal Archief worden overgedragen, zal een digitale toegang – klassiek plus – gemaakt worden in Mais-Flexis. Hieraan worden de handelingen uit de selectielijsten gekoppeld als extra informatie. [De te maken toegang sluit aan bij een al bestaande toegang. Bij gebruik van deze bestaande lijsten, worden verwijzingen opgenomen in de nieuwe toegang.] [Er is geen bestaande toegang met bruikbare gegevens aangetroffen.] (Zet in deze alinea hoe je de inventaris wilt gaan structureren en waarom je deze keuze maakt. Dienen de gemaakte toegangen ingrijpend herordend te worden, of volgen zij de structuur en de ordening van de dossiers/documenten in de dozen? Voeg een schema toe.)
Stap 3: Opmaken Lijst V en/of VoT PWAA stelt een lijst op in Excel voor de te vernietigen dossiers (op termijn). Aan de hand van metadata, zoals het doosnummer, het dossiernummer, de gebruikte selectielijsten en handelingen et cetera, worden de dossiers ontsloten.
48
Stap 4: Materiaalbewerking De te bewaren dossiers worden ontdaan van schadelijke hecht- en bindmiddelen, in zuurvrije omslagen en dozen gepakt en krijgen een inventarisnummer uit Mais-Flexis toegekend.
Op te leveren producten • Het NA ontvangt van de te bewaren dossiers een digitale toegang (klassiek plus) gemaakt in Mais-Flexis. Het NA krijgt op driekwart van de bewerking inzage in deze toegang en geeft advies over de ‘verklaring van overbrenging’ die opgesteld wordt door de zorgdrager na afronding van de werkzaamheden door PWAA. Het te bewaren archief is [wel/niet] bewerkt op het standaardkwaliteitsniveau, zoals beschreven in de Nota kwaliteitseisen en is materieel bewerkt en verpakt volgens de thans geldende ‘Regeling duurzaamheid archiefbescheiden’. (Indien niet bewerkt op het standaardkwaliteitsniveau dan aangeven op welk niveau het wel bewerkt is en op wiens verzoek voor dat niveau is gekozen. Een beslissing over afwijken van een standaard niveau kan alleen de projectleiding nemen, omdat er financiële gevolgen zijn.) • De zorgdrager ontvangt een vernietigingslijst en een vernietigingslijst met op termijn te vernietigen dossiers en zal in principe de ‘verklaring van vernietiging’ opstellen op basis van een format van PWAA.
ONDERTEKENING
Voor akkoord,
Voor akkoord,
Den Haag ……………….2008
Rotterdam ………………20078
Hoofd Sector Collectie
Projectleider PWAA
Mw. M. Pater
Bijlagen Structuurschema (b.v. wetten, organogram)
49
B I J LAG E : AA N DAC H T S P U N T E N V O O R H E T O P S T E L L E N VA N E E N WERKINSTRUCTIE
4
50
1. Niveau van bewerken. Dossier of doosniveau per bestand aangeven, info kan al uit schouw/ABP volgen. 2.Werkverdeling: • Toebedelen selectiewerk/beschrijven; • Structuurschema in Mais-Flexis starten; • Verzameling te gebruiken handelingen opstellen; • Afspraken over niet gebruikelijke bewoordingen etc; • Toebedelen lijstwerk (liever geen dossieropsomming, maar verklaring à la CAS (Centrale Archiefselectiedienst)); • Afspraken over materiële bewerking die afwijken van standaard; • Toebedelen van materiële bewerking; • Wie communiceert wat. 3. Planning 4.Sturing/controle kwaliteit Ervaringscijfers: per meter dossierbeschrijving een dag, per meter doosbeschrijving een uur per persoon. 5. Openbaarheidsbeperkingen: aangeven hoe bestanden te herkennen zijn, waarvan je weet dat de openbaarheid beperkt kan worden en aangeven hoe je aangeeft in de conceptinventaris dat er naar de openbaarheid van die bestanden moet worden gekeken. 6.Toegankelijkheid Audio Visueel-materiaal (AV-materiaal): hoe garandeer je de toegankelijkheid en hoe beschrijf je die bestanden?
51
B I J L A G E : L I J S T VA N A F K O R T I N G E N 5
52
AMVB
Algemene Maatregel Van Bestuur
AV-materiaal
Audio-Visueel materiaal
Awb
Algemene wet bestuursrecht
B
Bewaarcriteria
BSD
Basisselectiedocumenten
BZK
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
CAS
Centrale Archiefselectiedienst
DTNA
Digitale Toegangen Nationaal Archief
EAD
Encoded Archival Description
HMA
Historisch-Maatschappelijke Analyse
ING
Instituut voor Geschiedenis
IoO
Informatie op Orde
KB
Koninklijk Besluit
MB
Ministerieel Besluit
NA
Nationaal Archief
OCW
Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap
Pivot
Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn
PBO
Publiekrechtelijke Bestuursorgaan
PWAA
Project Wegwerken Archiefachterstanden
RIO
Rapport Institutioneel Onderzoek
V
Vernietingstermijnen
VJO
Vernietingsjaar onbekend
WOB
Wet Openbaarheid Bestuur
ZBO
Zelfstandigbestuursorgaan
