TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILLING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH dr. R. SOEDJATI SOEMODIHARJO KABUPATEN GROBOGAN Rully mirna septria1, Tri lestari2, Sri mulyono2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2
ABSTRAK Ruang penyimpanan (filing) merupakan tempat dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat disimpan dengan metode tertentu berdasarkan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Apabila standar operasional prosedur penyimpanan yang memuat sistem penjajaran tidak dilaksanakan maka akan mempengaruhi kegiatan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing dan menjadikan kesulitan dalam penemuan kembali dokumen rekam medis serta pelayanan pada pasien menjadi lebih lama. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing rumah sakit umum Daerah dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan. Jenis penelitian ini adalah cross sectional. Metode penelitian ini adalah observasi dan wawancara. Subyek penelitian ini adalah petugas pendaftaran yang merangkap menjadi petugas filing. Obyek penelitian ini adalah sistem penjajaran di ruang filing. Dan analisis data secara deskriptif. Berdasarkan survei awal diketahui bahwa di Rumah Sakit Umum DR. R. Soedjati Soemodiharjo di ruang filing sistem penyimpanan secara desentralisasi terbagi menjadi filing rawat jalan dan filing rawat inap. Standar operasional prosedur penyimpanan yang berisi sistem penjajaran tidak menerapkan sistem Terminal Digit Filing melainkan menerapkan sistem dua digit angka terakhir rekam medis pasien tersebut serta penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan penyimpanan menurut bulan terahir kunjungan pasien kerumah sakit. Oleh karena itu pada standar operasional khususnya tentang penjajaran dokumen rekam medis sebaiknya dikelompokkan menurut Terminal Digit Filing, agar sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Dan ditetapkan petugas filing sehingga tidak mengganggu proses pelayanan pada pasien.
Kata kunci Kepustakaan
: Standar operasional prosedur, Sistem penjajaran : 11 ( 1997-2003)
PENDAHULUAN
administrasi
A.
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah
Latar Belakang Rumah
sakit
sebagai
pemberi
sakit.
Tanpa
dalam
didukung
rangka
suatu
upaya
sistem
pelayanan kesehatan selain memberikan
pengelolaan rekam medis yang baik dan
pelayanan klinis juga memberi pelayanan
benar, tidak akan tercipta tertib administrasi
non klinis. Pelaksanaan pelayanan non klinis
rumah sakit yang diharapkan. Sedangkan
meliputi penyelenggaraan rekam medis.
tertib administrasi merupakan salah satu
(Wijono D, 1999). Salah satu pelayanan non
faktor yang menentukan didalam upaya
klinis atau aspek pelayanan administrasi
pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes,
(manajemen) adalah pengelolaan rekam
2006).
medik, denagn menunjang tercapainya tertib
66
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
Terselenggarakannya informasi
kesehatan
manajemen
dimulai
dengan
Berdasarkan survei pendahuluan di Rumah Sakit Umum DR. R. Soedjati
dibuatnya rekam medis secara baik dan
Soemodiharjo
benar oleh tenaga kesehatan pada sarana
diketahui bahwa ruang filing terbagi menjadi
pelayanan
filing rawat jalan dan filing rawat inap.
kesehatan
yang
kemudian
dikelola secara terencana (Gemala R, 2010).
Kabupaten
Grobogan,
Ruang ruang filing tersebut mempunyai
Rekam medis adalah rekaman atau
sistem penjajaran sendiri. Di Rumah Sakit
catatan mengenai apa, siapa, begaimana
Umum DR. R. Soedjati Soemodiharjo
pelayanan yang diberikan kepada pasien
Kabupaten Grobogan sudah terdapat standar
selama
operasional prosedur tentang penyimpanan
masa perawatan
yang
memuat
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan
yang
yang diperoleh serta memuat informasi yang
Pelaksanaan sistem penjajaran dimasing-
cukup
pasien,
masing ruang filing harus sesuai dengan
membenarkan diagnosa dan pengobatan
standar operasional prosedur yang berlaku.
serta rekaman hasilnya (Huffman, EK. 1992)
Oleh karena itu peneliti mengambil judul
Salah satu bagian rumah sakit yang
“Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran
menunjang dalam pelayanan rekam medis
Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing
pasien adalah ruang penyimpanan (filing).
Rumah
Dimana dokumen rekam medis rawat jalan,
Soemodiharjo Grobogan”.
untuk
mengidentifikasi
berisi
sistem
Sakit
Umum
penyimpanan.
dr.
R.
Soedjati
rawat inap maupun rawat darurat disimpan
Tujuan penelitian adalah mengetahui
karena rekam medis bersifat dan mempunyai
pelaksanaan sistem penjajaran dokumen
aspek hukum maka keamanan fisik menjadi
rekam medis
tanggungjawab
Umum Dr. Raden Soedjati Soemodiharjo
rumah
sakit,
sedangkan
diruang filing Rumah Sakit
aspek isi rekam medis merupakan hak milik
Kabupaten
pasien. Dalam pelaksanaan penyimpanan
kebijakan (prosedur tetap) tentang sistem
dokumen rekam medis berpedoman pada
penjajaran dokumen rekam medis diruang
standar
filing Rumah Sakit Umum Dr. Raden
operasional
prosedur
tentang ruang
Soedjati
Grobogan.
Soemodiharjo
Mengetahui
penyimpanan
rekam
medis
di
penyimpanan.
Ruang
filing
merupakan
Grobogan. Mengetahui penjajaran dokumen
tempat penyimpanan dokumen rawat jalan,
rekam medis di ruang filing Rumah Sakit
rawat darurat maupun rawat inap disimpan
Umum
dan ditata dengan metode tertentu.
kabupaten Grobogan.
dr.
R.
Soedjati
Kabupaten
Soemodiharjo
Sistem penjajaran dokumen rekam medis berfungsi sebagai kunci dokumen yang akan memudahkan dalam pengambilan dan
pengembalian
kembali
dokumen
tersebut jika pasien berobat ulang.
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
67
e. Membantu dalam penilai guna
TINJAUAN PUSTAKA A.
Ruang
Filing
(Penyimpanan
rekam medis. f. Menyimpan
Dokumen Rekam Medis) Ruang filing merupakan suatu ruang
medis
penyimpanan dokumen rekam medis
(diabadikan).
rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat,
selain
itu
juga
sebagai
penyedia berbagai dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan serta melindungi dokumen rekam medis terhadap berbagai kerusaakan. Dan merupakan salah satu bagian unit
dokumen
yang
rekam
dilestarikan
g. Membantu dalam pemusnahan formulir rekam medis. 2. Fungsi bagian filing a. Penyimpanan dokumen rekam medis. b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
rekam medis yang bertugas dalam
c. Pelindung
penyimpanan dokumen rekam medis
medis
dan menjaga isi kerahasiaan isi dari
kerusakan fisik, kimiawi dan
dokumen rekam medis.
biologi. 3. Formulir
1. Tugas Pokok Bagian Filing
dokumen terhadap
dan
digunakan diunit filing
pengelolaan
Formulir
medis
dan
bahaya
catatan
Bagian filing dalam pelaksanaan rekam
rekam
yang
catatan
yang
mempunyai tugas pokok sebagai
digunakan diunit filing adalah:
berikut :
a. Tracer yang dapat digunakan
a. Menyimpan
dokumen
rekam
untuk:
medis dengan metode tertentu
1) Pejuntuk keberadaan rekam
sesuai kebijakan penyimpanann
medis yang diambil dari rak
dokumen rekam medis.
penyimpanan
b. Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk
rekam medis 2) Penghitungan
tingkat
penggunaan dokumen rekam
berbagai keperluan. c. Menyusutkan
dokumen
(meretensi)
medis
dokumen rekam medis yang
b. Buku catataan dokumen rekam
sudah tidak aktif sesuai dengan
medis untuk bukti dokumen
ketentuan
rekam medis sedang dipinjam
yang
ditetapkan
sarana pelayanan kesehatan.
dan digunakan untuk keperluan
d. Memisahkan dokumen rekam
tertentu dengan adanya catatan
medis in aktif dari dokumen
tersebut bertujuan memudahkan
rekam medis aktif.
dalam peminjaman dokumen rekam medis dari filing dan
68
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
sebagai alat kontrol penggunan tracer.(Shofari, B. 2002) B.
Sistem
Penomoran
b. Pemberian nomor secara unit (Unit Numbering Filing)
Dalam
Suatu sistem pemberian nomor
Dokumentasi Rekam Medis
rekam medis dimana setiap pasien
Sistem penomoran dokumen rekam
yang berkunjung ke rumah sakit
medis
memberi
untuk berobat baik pasien rawat
medis
inap, rawat jalan, maupun rawat
bertujuan
identitas
untuk
dokumen
rekam
seorang pasien agar tidak tertukar
darurat.
dengan dokumen rekam medis pasien
rekam
lain.
selamanya.
Ditinjau
dari
sistem
penomoran
Mendapat medis
satu
digunakan
unit (Unit Numbering Filing)
3 yaitu :
1) Informasi nomor
secara
seri
untuk
Kelebihan pemberian nomor secara
dokumen rekam medis terbagi menjadi
a. Pemberian
nomor
klinis
dapat
berkesinambungan data
karena
(Serial Numbering System)
semua
dan
informasi
Suatu sistem pemberian nomor
mengenai pasien dan pelayanan
rekam medis dimana setiap pasien
yang disimpan diberikan dalam
yang berkunjung di rumah sakit
satu folder.
selalu mendapat nomor baru.
Kekurangan
Kelebihan pemberian nomor secara
secara unit (Unit Numbering Filing)
seri (Serial Numbering System)
1) Pelayanan pasien lama akan
1) Memudahkan
pekerjaan
dan
pasien tidak menunggu lama. Kekurangan
pemberian
secara
(Serial
seri
pemberian
nomor
lebih lama c. Pemberian nomor secara seri unit
nomor
Numbering
System)
(serial unit numbering system) Suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri
1) Membutuhkan
waktu
lama
dengan sistem unit.
dalam mencari dokumen rekam
Kelebihan pemberian nomor secara
medis
seri unit (serial unit numbering
2) Informasi
pelayanan
menjadi
klinis
system)
tidak
1) Pelayanan
berkesinambungan 3) Mempercepat
penuhnya
jadi
lebih
lama
karena tidak memilah antara rak
/pasien
baru
dengan
pasien
penyimpanan dokumen rekam
lama, pasien yang datang seolah
medis
olah dianggap sebagai pasien baru
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
69
Kekurangan
pemberian
secara
unit
seri
nomor
(serial
1) Data dan informasi hasil-hasil
unit
pelayanan
numbering system)
berkesinambungan
1) Petugas menjadi lebih repot
menyatu
setelah selesai pelayanan 2) Informasi
klinis
pada
saat
folder
riwayatnya
dapat
pemeliharaan
dan
penyimpanan rekam medis.
Dokumen
3) Mengurangi jumlah biaya yang
Rekam Medis Penyimpanan dokumen rekam medis
dipergunakan untuk peralatan
bertujuan untuk mempermudah dan
dan ruangan.
mempercepat
ditemukan
kemnbali
4) Tata
kerja
dan
peraturan
dokumen rekam medis yang disimpan
mengenai kegiatan pencatatan
dalam rak filing. Dengan demikian
medis mudah distandarisasi.
maka diperlukan sistem penyimpanan dengan
mempertimbangkan
5) Memungkinkan
jenis
efisiensi
peningkatan
kerja
petugas
sarana dan peralatan yang digunakan,
penyimpanan karena dokumen
tersedianya tenaga ahli dan kondisi
rekam
organisasi
pasien berada dalam satu folder.
Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan
penyimpanan dibagi menjadi 2 yaitu : a. Sistem
penyimpanan
secara
sentralisasi Sistem
milik
seorang
menerapkan
sistem unit record. b.
Sistem
penyimanan
secara
desentralisasi Sistem
penyimpanan
medis
6) Memudahkan
dokumen rekam medis, maka cara
penyimpanan
dokumen
dokumen
rekam medis secara desentralisasi
rekam medis secara sentral yaitu
yaitu suatu sistem penyimpanan
suatu sistem penyimpanan dengan
dengan cara memisahkan milik
cara menyatukan formulir formulir
seorang pasien antara dokumen
rekam medis milik seorang pasien
rekam medis rawat jalan, rawat
kedalam satu kesatuan (folder).
inap, dan rawat darurat pada folder
Dokumen rekam medis rawat jalan,
tersendiri
dan
rawat inap, dan rawat darurat milik
tersendiri.
Biasanya
seorang pasien menjadi satu dalam
rekam medis pasien rekam medis
kesatuan folder (map).
pasien rawat jalan disimpan di satu
Kelebihan
sistem
penyimpanan
secara sentralisasi yaitu :
70
satu
2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam
Penyimpanan
karena
dibaca seluruhnya.
kesinambungan Sistem
dalam
sehingga
pelayanan dilakukan tidak ada
C.
dapat
tempat poliklinik
atau
penyimpanan
tempat dokumen
atau
di
masing-masing,
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
sedangkan dokumen rekam medis
Sistem penjajaran dengan nomor
pasien gawat darurat dan rawat inap
langsung
disimpan di unit rekam medis.
penyimpanan
Adapun kelebihan dan kekurangan
medis dengan mensejajarkan folder
dari sistem penyimpanan
dokumen rekam medis bedasarkan
secar
yaitu
suatu
sistem
dokumen
rekam
desentralisasi antara lain:
urutan
langsung
nomor
rekam
1) Kelebihan sistem penyimpanan
medisnya pada rak penyimpanan.
secara desentralisasi:
Lihat contoh nomor rekam medis
a) Efisiensi waktu, sehingga
berikut ini :
pasien dapat pelayanan lebih
46-50-23
47-51-50
50-50-50
cepat.
46-50-24
47-51-51
50-50-51
46-50-25
47-51-52
50-50-52
b) Beban
kerja
yang
dilaksanakan petudas lebih ringan. 2) Kekurangan
sistem
penyimpanan
secara
desentralisasi : a) Terjadi
duplikasi
pembuatan
rekam
5 0 5 0 5 2
dalam
5 0 5 0 5 3
medis,
yaitu data dan informasi pelayanan pada satu pasien dapat tersimpan lebih dari satu folder.
5 0 5 0 5 1
5 0 5 0 5 0
4 7 5 1 5 2
4 7 5 1 5 1
4 7 5 1 5 0
4 6 5 0 2 5
4 6 5 0 2 4
4 6 5 0 2 3
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih
Gambar 1. Contoh penjajaran dengan Straight Numerical Filing
banyak. (Shofari, B. 2002) D. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam
nomor langsung terdapat kelebihan
Medis Dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Urutan penjajaran dokumen
rekam
medis
tersebut
mengikuti urutan no rekam medis dengan
Sistem
dan kekurangan, adapun kelebihan dan
kekurangan
Penjajaran
Straight
Numerical Filing (SNF)
dari
sistem
penjajaran langsung adalah : 1) Kelebihan Straight
SistemPenjajaran Numerical
Filing
adalah : a) Bila
tiga cara yaitu : a.
Dalam sistem penjajaran dengan
akan
sekaligus
mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak untuk
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
71
keperluan
pendidikan,
nomor rekam medis pada 2 angka
penelitian
atau
untuk
kelompok akhir. Disini digunakan
diinaktifkan
akan
sangat
nomor nomor dengan 6 angka yang
mudah.
dikelompokkan
b) Mudah
melatih
petugas
petugas
yang
harus
melaksanakan
pekerjaan
kelompok
menjadi
3
masing-masing terdiri
dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang
terletak
penyimpanan tersebut.
paling kanan, angka kedua adalah
2) Kekurangan Sisten Penjajaran
kelompok 2 angka yang terletak
Straight
Numerical
Filing
adalah :
ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak
a) Petugas
harus
memperhatikan
seluruh
angka nomor rekam medis sehingga
mudah
terjadi
kekeliruan penyimpanan. b) Petugas
akan
saling
berdesakan karena petugas terkonsentrasi
di
rak
penyimpanan nomor rekam medis untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan
paling kiri. 50 Angka Ketiga (tertiary digits)
93
26
angka kedua
angka pertama
(secondary (primary digits) digits)
Lihat contoh nomor rekam medis berikut ini : 95-05-26
98-05-26
01-06-26
96-05-26
99-05-26
02-06-26
97-05-26
00-06-26
03-06-26
nomor terbaru. c) Pengawasan
kerapian
penyimpanan sangat sukar karena
tidak
memberikan seorang
mungkin tugas
staf
bagi untuk
bertanggung jawab pada rakrak penyimpanan tertentu. b. Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) Sistem penjajaran Terminal Digit
0 3 0 6 2 6
0 2 0 6 2 6
0 1 0 6 2 6
0 0 0 6 2 6
9 9 0 5 2 6
9 8 0 5 2 96
9 7 0 5 2 6
9 6 0 5 2 6
9 5 0 5 2 6
8
Filing adalah sistem penyimpanan dokumen
rekam
mensejajarkan
medis
folder
dengan dokumen
rekam medis bedasarkan urutan
72
Gambar 2. Contoh penjajaran dengan Terminal Digit Filing
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
9 4 0 5 2 6
Dalam sistem penjajaran Terminal
ditambahnya rekam medis
Digit
baru di section tersebut.
Filing
juga
mempunyai
kekurangan dan kelebihan dalam
e) Jumlah rekam medis untuk
pelaksanaanya,antara lain :
setiap section terkontrol dan
1) Kelebihan
bisa dihindarkan timbulnya
sistem
penjajaran
Terminal Digit Filing adalah: a) Penambahan
rak-rak kosong.
jumlah
f) Dengan terkontrolnya rekam
dokumen rekam medis selalu
medis,
tersebar secara merata ke
memudahkan
100
peralatan
kelompok
(section)
didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan
membantu perencanaan penyimpanan
(jumlah rak). g) Kekeliruan
tidak
akan
(misfile)
menyimpan dapat
dicegah,
terpaksa berdesakan disatu
karena petugas penyimpanan
tempat atau section, dimana
hanya
rekam medis harus disimpan
angka
di rak.
memasukkan rekam medis
b) Petugas–petugas diserahi untuk tertentu
tanggung sejumlah misalnya
petugas
dapat
kedalam
jawab
jarang
section ada
4
masing-masing
diserahi : section 00-24,
memperhatikan saja
2
dalam
rak,
sehingga
terjadi
kekeliruan
membaca angka. 2) Kekurangan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah: a)
Latihan
dan
bimbingan
section 25-49, section 50-74,
bagi petugas penyimpanan
section 75-99.
dalam hal sistem angka
c) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat
setiap
rata-rata
akhir, mungkin lebih lama
petugas
dibandingkan
latihan
mengerjakan
menggunakan
sistem
jumlah rekam medis yang
nomor
hampir sama setiap harinya
umumnya petugas dapat
untuk
dilatih dalam waktu yang
.setiap
section
sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis. d) Rekam medis yang tidak
langsung
tidak lama. b)
Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus
aktif dapat diambil dari rak
menyiapkan
penyimpanan
penyimpanan
section,
dari pada
setiap saat
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
tetapi
rak terlebih
dahulu.
73
c)
Sistem Penjajaran Midle Digit Filing (MDF)
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem
penyimpanan
dokumen
rekam medis dengan mensejajarkan folder
dokumen
rekam
medis
bedasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Disini penyimpanan rekam
5 9 7 8 0 4
5 9 7 8 0 0
5 9 7 8 0 1
5 9 7 8 0 2
5 9 7 8 0 3
5 8 7 8 9 99
5 8 7 8 9 7
5 8 7 8 9 8
medis di urut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan
Gambar 3. Contoh penjajaran dengan Midle Digits Filing
sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda letaknya dengan angka akhir. Dalam hal ini angka yang
terletak
ditengah-tengah
menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Lihat contoh nomor rekam
Dalam
pelaksanaan
penjajaran
Midle
terdapat
Digits
58-78-96
58-78-99
59-78-02
58-78-97
59-78-00
59-78-03
58-78-98
59-78-01
59-78-04
Filing
kekurangan
dan
kelebihannya antara lain : 1) Kelebihan
sistem
penjajaran
Midle Digits Filing adalah : a) Memudahkan
pengambilan
100 buah rekam medis yang nomornya berurutan. b) Penggantian
medis dibawah ini :
sistem
dari
sistem
nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir. c) Kelompok 100 buah rekam medis
yang
berurutan,
nomornya
pada
sistem
langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah. d) Dalam sistem angka tengah penyebaran lebih
74
merata
nomor-nomor dalam
rak
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
5 8 7 8 9 6
penyimpanan,
jika
tersebut dapat terjadi (Arief, M. 2003).
dibandingkan dengan sistem
Dalam penelitian ini melakukan pendekatan
nomor langsung tetapi masih
secara cross sectional.
tidak
B.
menyamai
sistem
angka akhir.
Definisi Operasional Dokumen rekam medis adalah berkas
e) Petugas-petugas
yang berisikan catatan identitas pasien,
penyimpanan, dapat dibagi
pemeriksaan
fisik,
untuk bertugas pada section
pengobatan
lanjutan
penyimpanan
pengobatan lanjutan pasien.
tertentu
dengan demikian kekeliruan
C.
anamnesa, guna
serta
menunjang
Subyek dan Obyek
penyimpanan dapat dicegah.
Dalam penelitian ini subyek yang
2) Kekurangan sistem penjajaran
digunakan adalah petugas pendaftaran rawat
Midle Digits Filing adalah :
jalan yang merangkap menjadi petugas
a)
Memerlukan
latihan
dan
bimbingan yang lebih lama. b) Terjadi rak-rak kosong pada
filing, sedangkan obyek penelitian adalah sistem penjajaran di ruang filing. D. Instrumen Dan Cara Pengumpulan
beberapa section, apabila
c)
Data
rekam medis dialihkan ke
1. Instrumen pengumpulan Data
tempat penyimpanan tidak
a. Pedoman wawancara
aktif.
Pedoman
Sistem angka tengah tidak
daftar pertanyaan yang sudah
dapat
tersusun dan terencana dengan
digunakan
dengan
wawancara
baik untuk nomor nomor
baik
untuk
yang lebih dari 6 angka
informasi
tenteng
(Depkes, RI. 1997).
penjajaran
dokumen
berupa
mendapatkan kegiatan rekam
medis yang dilakukan di ruang filing.
METODE PENELITIAN A.
b. Pedoman observasi
Rancangan Penelitian Jenis penelitian ini adalah deskriptif.
Pedoman yang digunakan dalam
Yaitu penelitian yang dilakukan dengan
penelitian
ini
adalah
daftar
menjelaskan
pedoman
pengamatan
yang
atau
menggambarkan
dari
variabel penelitian (Soekidjo. 2005). Metode dalam penelitian ini adalah
dibutuhkan standar
dalam
operasional
penelitian prosedur
observasi yaitu melakukan poendekatan
penyimpanan dokumen rekam
terhadap fenomena atau kejadian yang
medis yang berisi penyimpanan
ditemukan
dan penjajaran dokumen rekam
tanpa
mencoba
melakukan
analisis bagaimana dan mengapa fenomena
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
medis di ruang filing.
75
2. Cara pengumpulan data
Soedjati soemodiharjo kabupaten Grobogan
a. Wawancara
telah mempunyai 11 poliklinik, meliputi :
Suatu metode yang digunakan
penyakit
untuk
data,
Hidung Tenggorokan (THT), fisioteraphi,
dimana peneliti mendapatkan
syaraf, jiwa, kandungan, gigi dan mulut,
keterangan secara lisan dari
mata, kulit dan kelamin.
mengumpulkan
seseorang
bedah,
anak,
Telinga
sasaran
Kebijakan tentang penjajaran dokumen
atau
rekam medis di ruang filing. Di ruang filing
berhadapan
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati
muka dengan orang tersebut
Soemodiharjo Kabupaten Grobogan terdapat
(face to face) yaitu petugas
lemari penyimpanan yang berupa rol opack,
filing (Notoadmodjo, S. 2002).
terdapat 10 lemari yang teralokasi 7 lemari
peneliti
sebagai
dalam,
(responden)
bercakap-cakap
b. Observasi Pedoman
untuk rawat jalan dan 3 lemari untuk rawat observasi
guna
mendapatkan data 1) Standar
inap, dalam setiap rak tidak terdapat pembagian untuk setiap sectionnya, serta
operasional
tidak terdapat kode warna untuk pembedaan
penyimpanan
dokumen rekam medis satu dengan lainnya..
dokumen rekam medis di
Ruang filing Rumah Sakit Umum
prosedur
ruang filing Rumah Sakit
Daerah
Umum Daerah DR. R.
Kabupaten
Soedjati
mempunyai 4 orang petugas rekam medis
Soemodiharjo
Kabupaten Grobogan. 2) Pelaksanaan
penjajaran
Dr.
R.
Soedjati
Grobogan
Soemodiharjo
setiap
harinya
yang di alokasikan untuk pendaftaran pasien sekaligus merangkap sebagai petugas bagian
dokumen rekam medis di
filing.
ruang filing Rumah Sakit
menerapkan sistem penomoran unit yang
Umum Daerah DR. R.
berarti setiap pasien baru mendapatkan
Soedjati
nomor rekam medis dan digunakan oleh
Soemodiharjo
Kabupaten Grobogan.
Petugas
ruang
filing
tersebut
pasien tersebut untuk berobet ke rumah sakit selamanya.
HASIL PENELITIAN
Dalam melaksanakan semua tugas dan
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R.
kegiatan tentang penjajaran dokumen rekam
Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan
medis mengacu kepada prosedur pelayanan
merupakan rumah sakit rujukan dengan
rekam medik filing yang berisi prosedur
jangkauan Pati, Demak, dan Semarang
pelayanan
sesuai dengan visi, misi, dan budaya kerja.
dokumen rekam medis diterbitkan pada
Dalam memberikan pelayanan terhadap
tanggal
masyarakat rumah sakit umum daerah Dr. R.
dokumen P. 05-01-02 merupakan revisi
76
1
penyimpanan
April
1997
dan
penjajaran
dengan
nomor
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
pertama dengan jumlah halaman sebanyak 2
medis lama disatukan dengan
halaman.
dokumen rekam medis lama dan
Adapun isi dari kebijakan rumah sakit tenteng
penyimpanan
dan
disimpan
berdasarkan
angka
penjajaran
akhir, sedangkan untuk nomor
dokumen rekam medis di ruang filing
baru diurutkan dan diberi map
antaralain:
dan
a. Rawat jalan 1) Dokumen rekam medis yang telah
selesai
selanjutnya
ke
urusan rekam medis bagian filing
untuk
kemudian
penjajaran dokumen rekam medis di unit filing.
dikelompokkan
a. Prosedur tetap penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat jalan
medis
Dalam penjajaran dokumen rekam
sesuai
medis pasien berdasarkan prosedur
dengan angka akhir seperti yang
pelaksanaannya, dokumen rekam
tertera dalam dokumen rekam
medis pasien yang telah selesai
medis.
digunakan
disimpan
rekam
pengembaliannya,
Mengetahui prosedur tetap tentang
sesuai dengan dua angka akhir. 2) Dokumen
tanggal
disimpan.
digunakan
dikembalikan
ditulis
dalam
rak
b. Rawat inap 1) Dokumen rekam medis rawat inap
yang
pengkodean
telah dan
selesai indeksing
diberikan kepada bagian filing. 2) Bagian filing mengelompokkan dokumen
rekam
medis
bedasarkan dua angka akhir. 3) Petugas
filing
dokumen
menyimpan
rekam
medis
bedasarkan dua angka akhir. c. Rawat darurat
selanjutnya
dikembalikan ke
urusan
rekam
medis
filing
untuk
bagian
dikelompokan
sesuai
dengan
Terminal Digit Filing (TDF) dan tidak
mencantumkan
petugas
penanggung jawab pengembalian dokumen rekam medis ke unit filing.
Dalam
dokumen
pelaksanaannya
rekam
medis
yang
digunakan untuk pelayanan kepada pasien dikembalikan setelah selesai pelayanan dari poliklinik ke ruang
1) Dokumen rekam medis pasien
filing.
Selanjutnya
berdasarkan
rawat darurat baik berkunjung
prosedur pelaksanaannya dokumen
pagi,
rekam medis pasien rawat jalan
siang,
sore,
maupun
malam dikembalikan ke bagian
disejajarkan
filing keesokan harinya.
dengan
dalam
Terminal
rak
sesuai
Digit
Filing
2) Dokumen rekam medis rawat
(TDF) berdasarkan nomor rekam
darurat dengan nomor rekam
medis seperti yang tertera dalam
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
77
dokumen
rekam
pelaksanaanya
medis.
tidak
pengelompokan Terminal
b. Pelaksanaan
dilakukan
Filing tidak
Dalam
terdapat
pasien
pasien
memperhatikan dua angka tengah
4 4
4 4 4 4 9 2 3 2
0 1 2 2
0 0 1 2
0 6 1 2
0 4 1 2 3
0 3
1 2
0 1 2 2
5 3
2
inap
filing
pelaksanaanya
gambar 4 berikut ini :
4
0 7 2
4 0 4 0 9 4 0 8 2 0 8 0 1 4 4 1 6 3 1 7 1 8 9
1
1
2
3
4
4
telah
yang
telah
mengelompokkan
terminal digit filing (TDF). Dalam
seperti pada
0
yang
dokumen rekam medis berdasarkan
Contoh pejajaran dokumen rekam
4
rawat
bagian
kunjungan pasien berobat terakhir.
0
pelayanan
berdasarkan
pada bagian filing. Selanjutnya
penyimpanannya berdasarkan bulan
4
inap
dikoding dan di indeksing diberikan
Serta
4
sistem
ditetapkan, dokumen rekam medis
menurut dua digit angka akhir tanpa
4
rawat
prosedur
rekam medis hanya disejajarkan
medis rawat jalan
pelaksanaan
penjajaran dokumen rekam medis
setiap raknya, melainkan dokumen
atas.
penjajaran
inap
(TDF)
pengelompokan atau section pada
maupun
sistem
dokumen rekam medis pasien rawat
berdasarkan
Digit
dikarenakan
Dalam
0 9 0 1 0
penyerahan
4
dokumen rekam medis yang telah
0
diterima oleh bagian filing dari
3
bagian
koding
dikelompokkan
berdasarkan Terminal Digit Filing
6
(TDF). Menurut standar prosedur
0
pelayanan bagian rekam medis
3
penyimpanan petugas filing telah melaksanakan tugas mensejajarkan dokumen
rekam
medis
dengan
Terminal Digit Filing (TDF), sesuai contoh penjajaran dokumen rekam medis rawat inap. Namun dalam hal penyimpanan
petugas
melaksanakan penyimpanan secara desentralisasi sebelum pasien rawat inap berkunjung kembali utuk rawat
4
jalan guna berobat lanjutan.
4 Gambar 4. Contoh pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis rawat jalan bulan maret tahun 2011di ruang filing Rumah Sakit Umum Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan.
78
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo
2 2 2 2 2 2
1 7 2 3 3
2 4 2 1
4 1 8
4
2 6
4 2 6
4 2
5
4 2 3
3 3 1
3
3
3
2
Kabupaten
4
penyimpanan
2
Grobogan yang
terdapat
berupa
lemari
rol
opack,
terdapat 10 lemari yang teralokasi 7 lemari untuk rawat jalan dan 3 lemari untuk rawat
6
inap, dalam setiap rak tidak terdapat
3
pembagian untuk setiap sectionnya, serta tidak terdapat kode warna untuk pembedaan dokumen rekam medis satu dengan lainnya.
3
Ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah
3
Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten
3
3
Grobogan setiap harinya mempunyai 4 orang
Gambar 5. Contoh pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis rawat inap di ruang filing Rumah Sakit Umum Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan.
petugas
alokasikan
rekam
untuk
medis
pendaftaran
yang
di
pasien
sekaligus merangkap sebagai petugas bagian filing.
Petugas
ruang
filing
tersebut
menerapkan sistem penomoran unit yang berarti setiap pasien baru mendapatkan
PEMBAHASAN
nomor rekam medis dan digunakan oleh
Kebijakan atau prosedur tetap rekam medis tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis diruang
filing.
filing
yang
berisi
tentang
penyimpanan dokumen rekam medis yang memuat juga tentang sistem penjajaran rekam
medis
dengan
nomor
standar
operasional prosedur P. 05-01-02 telah dibuat lengkap
namun
belum
khususnya
diuraikan tentang
selamanya.
Bahwa
kebijakan atau prosedur tetap rekam medis bagian
pasien tersebut untuk berobet ke rumah sakit
secara petugas
penanggungjawab bagian filing khususnya. Sehingga petugas pendaftaran rawat jalan turut serta mencarikan dokumen rekam medis dalam rak filing. Hal ini menyebabkan pelayanan untuk pasien menjadi lebih lama. Pelaksanaan sistem penjajaran dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien
Dalam penjajaran dokumen rekam medis yang telah selesai pelayanan belum sesuai dengan prosedur pelayanan yang telah ditetapkan
oleh
rumah
sakit.
penjajaran yang digunakan
Metode
berdasarkan
metode dua digit angka terakhir tanpa memperhatikan dua digit angka tengah maupun dua digit angka awal. Kemudian masing- masing dokumen dimasukkan ke rak penyimpanan sesuai dengan bulan kunjungan pasien (gambar 5), hal ini menyebabkan dokumen rekam medis pasien rawat jalan selalu berpindah mengikuti bulan terahir pasien berkunjung, maka dari itu kejadian misfile masih terjadi. Sedangkan dalam prosedur pelayanan rekam medis
rawat jalan. Di ruang filing Rumah Sakit
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
79
bagian filing tertulis bahwa dokumen rekam
dan
medis pasien rawat jalan disimpan dan
diberikan
dikelompokkan secara terminal digit filing
dikelompokkan menurut dua angka ahir atau
(TDF).
penjajaran
Terminal Digit Filing (TDF). Tetapi dalam
dokumen rekam medis secara Terminal
hal penyimpanan dokumen rekam medis
Digit Filing (TDF) yang benar dapat dilihat
belum sesuai standar operasional prosedur
pada gambar 6 berikut ini:
no P. 05-01-02, karena penyimpanannya
Pelaksanaan
sistem
9 9 9
0
0
0
0
9
7 0 9 8 0 0 9 9 9 1 0 9 9 9 0 0 9 2 2 0 2 2 3 3 2 4 3
2 0 0 3 0 5 4 0 0 0 0 0 2 0 0 2 4 4 2 2 4
0 7 6 8 0 0 0 0 0 0 2 2 4 4 2 4 4 4
diindeksing kepada
oleh
petugas
petugas
filing
koding untuk
secara terpisah antara dokumen rawat inap dengan
dokumen
rawat
jalannya
atau
7 desentralisasi. Hal ini menyebabkan tidak 6 9 adanya kesinambungan informasi medis, 9 9 agar informasi tetap terjaga maka apabila 9 pasien yang telah selesai rawat inap dan 2 datang berkunjung ke rumah sakit guna 2 3 pengobatan lanjutan maka dokumen rekam 3 medis rawat inap dan rawat jalan dengan nomor rekam medis yang sama diambil semua.
SIMPULAN DAN SARAN A.
Simpulan
1.
Kebijakan tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis diruang filing adalah dokumen rekam medis pasien baik rawat jalan maupun rawat inap
Gambar 6. pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis secara Terminal Digit Filing (TDF) pada section 23 dan 24 yang benar.
disimpan berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF) yaitu sistem penjajaran berdasarkan dua angka akhir. Prosedur
penjajaran
pelayanan tentang sistem penjajaran
dokumen rekam medis bagian filing untuk
terdapat didalam prosedur pelayanan
pasien
penjajaran
rekam medis tentang penyimpanan
dokumen rekam medis rawat inap yang telah
dokumen rekam medis di ruang filing
selesai pelayanan sudah sesuai dengan
dengan nomor prosedur pelayanan P.
prosedur pelayanan yang ditetapkan oleh
05-02-01.
Pelaksanaan
rawat
inap.
sistem
Dalam
pihak rumah sakit yaitu dokumen rekam medis pasien rawat inap yang telah dikoding
80
2.
Dari pelaksanaan prosedur pelayanan rekam medis di unit filing
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
a.
Pelaksanaan prosedur pelayanan
dengan nomor rekam medis rawat
rekam medis pasien rawat .jalan
inapnya.
terjadi
ketidaksesuaian
dalam
B.
Saran
pelaksanaannya khususnya dalam
1.
Disarankan agar diadakan pelatihan
Pelaksanaan penjajaran dokumen
tentang sistem penjajaran yang benar
rekam medis pasien rawat jalan
kepada seluruh petugas rekam medis.
tidak
dikelompokkan
dan
2.
Disarankan kepada petugas filing agar
disimpan berdasarkan terminal
melaksanakan sistem penjajaran sesuai
digit filing (TDF) melainkan dua
dengan
digit angka akhir nomor rekam
penyimpanan dan penjajaran.
medis tanpa memperhatikan dua
3.
prosedur
pelayanan
Disarankan agar ditetapkan petugas
digit angka awal maupun dua
kusus bagian filing sehingga pada saat
digit angka tengah, tidak ada
pengambilan
pembagian untuk
menganggu proses pendaftaran pasien
gambar
seperti pada
5.
penyimpanan
Sedangkan
dokumen
tidak
yang akan berobat.
dokumen
rekam
sesuai
bulan
dokumen rekam medis yang akan
pasien
diggunakan untuk keperluan pasien
berkunjung ke rumah sakit untuk
maupun keperluan lain menggunakan
berobat, sehingga dokumen rekam
tracer agar pada waktu pengembalian
medis pasien akan
berpindah
dapat dikembalikan ke rak semula
tempat setiap bulannya maka
sehingga kerapian rak filing dapat
kerapian rak filing
terjaga.
medis
dibagi
kunjungan
terakhir
4.
Sebaiknya
tidak dapat
dalam
pengambilan
terjaga dan masih terjadi misfile. b.
Pelaksanaan
sistem
penjajaran
Dokumen rekam medis pasien rawat inap menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF).
DAFTAR PUSTAKA Arief, M. 2003. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. CSGF (Comunity of Self Help Group Forum): Klaten.
Sedangkan penyimpanannya tidak disimpan melainkan
secara
sentralisasi terpisah
(desentralisasi). Apabila pasien
. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. CSGF (Comunity of Self Help Group Forum): Klaten.
berkunjung ulang hanya resume keluar yang, diambil kemudian disatukan dengan dokumen rekam medis rawat jalannya dengan
Depkes, RI. 1991. Petunjuk Teknis Pennyelenggaraan RekamMedis / Medical Record Rumah Sakit. Direktorat Jenddral Peelayanan Medik. Jakarta.
nomor rekam medis yang sama
Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk)
81
Dirjen
Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006, Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia, Revisi I, Jakarta.
Gemala, R Hatta. Pedoman manajemen informasi kesehatan disarana pelayanan kesehatan. Jakarta : Indonesia University Press.
Huffman, E.K. 1994. Health Information Management, Physician Record Company, Berwyn Illionis, USA.
Notoadmodjo, S. 2002. Metodologi penelitian kesehatan. PT Rineka cipta : Jakarta.
82
.Metodologi penelitian kesehatan. PT Rineka cipta : Jakarta.
PORMIKI, 2003. Materi Pelatihan Manajemen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta. (tidak dipublikasikan)
Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis Buku I dan Buku 2. PORMIKI, Semarang. (tidak dipublikasikan)
Wijono, D. 1999. Manajemen Mutu Pelayanan kesehatan. Surabaya: Airlangga University Press.
Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83
