Time management. Excel jako přítel. Téma měsíce: aneb. Jak zefektivnit svou práci. aneb. Konec bojů s tabulkami

2015

Časo p i s p r o p r o f e s n í r oz voj a životní styl

Téma měsíce:

Time management aneb Jak zefektivnit svou práci

Excel jako přítel

aneb Konec bojů s tabulkami

název o časopise rubriky

Obsah ukázky z únorového čísla Ročník I, číslo II/2015 Vydavatel: Nakladatelství FORUM s.r.o. www.forum-media.cz Šéfredaktorka: PhDr. Eva Bláhová [email protected] Jazyková redakce a korektura: Mgr. Jana Vašinová Fotografie: BigStockPhoto, archiv autorů Grafická úprava a zlom: Renáta Brtnická Tisk: Tisk Horák, a.s. Roční předplatné: 2490 Kč bez DPH Zákaznický servis, objednávka předplatného a informace: [email protected] tel.: +420 251 115 576 Redakční uzávěrka: 16. 5. 2015 Časopis je vydáván jako 2měsíčník. Přetisk a jakékoliv šíření je povoleno pouze se souhlasem vydavatele. Redakce si vyhrazuje právo na jazykovou a stylistickou úpravu příspěvků. © Nakladatelství FORUM s.r.o., 2015

• Osobní a profesní rozvoj Office manažerky, asistentky a sekretářky versus STRES........1 • Téma měsíce Pravidla time managementu aneb Jak zefektivnit svou práci.....4 • Seriál Excel jako přítel aneb Konec bojů s tabulkami........................8 • Adresář Kam na firemní setkání & Kancelářské potřeby výhodně........10 • Životní styl Základní stavební kameny oděvu do každé kanceláře..............11

Pravidelné rubriky Komunikace a vztahy Komunikace s vedením, autorita a asertivita mezi kolegy, vztahy s klienty/občany, řešení námitek, problémů a konfliktů... Osobní a profesní rozvoj Motivace a sebevzdělávání, public relations, nové dovednosti... Time management Plánování práce a času, hlídání termínů, plateb, spolupráce s vedením... Minimum firemního práva HR, odpovědnost, bezpečná kancelář, ochrana osobních údajů, cestovní náhrady, smlouvy, inspekce na pracovišti, nový občanský zákoník... Finance Rizika vyplývající z hmotné odpovědnosti, nakládání s fakturami, kalkulace, základy účetnictví, daňové doklady... Počítače a internet Microsoft Office, sociální sítě, databáze, elektronická pošta... Svět dodavatelů Vyjednávání o ceně, výběr dodavatelů, kvalita versus cena... Management projektů Speciální akce (večírky, oslavy, setkání), plánování cest, team buildingy... Jazykové okénko Slovní zásoba a obch. komunikace v angličtině a dalších jazycích + vzory Adresář a šablony Ověřené kontakty na dodavatele, tipy na letenky, hotely, konferenční místa... Životní styl Rozhovory, gastronomie, novinky... Inspirace a volný čas Móda, kultura, cestování, zábava....

Osobní název a profesní rubriky rozvoj

Office manažerky, asistentky a sekretářky versus STRES Ing. Štěpánka Uličná, Ph.D., a Ing. Petr Fanta, Ph.D.

Gnostika Consulting, s. r. o., koučink v oblasti osobního rozvoje

L

Zvládat stres je umění, kterému se lze naučit. Na seminářích stress managementu k nám přicházejí účastníci s cílem dosáhnout dokonalosti, nejlépe ve všech oblastech svého zájmu, a přitom stres vůbec nemít. Nejsou však ochotni slevit ze svých představ o dokonalých manažerech, rodičích, sportovcích, kamarádech, cestovatelích... Dokonce máme pocit, že ženy si rolí a úkolů, ve kterých chtějí být perfektní, na sebe berou ještě více. Proto i následující text může vyznít pro někoho tvrdě, když se dozví, že bez obětí to nejde. Ne, nejde. Musíte si vybrat, co má pro vás prioritu, a den zkrátka má pouze 24 hodin. Na druhou stranu je úžasně osvobozující zjistit, že není třeba být perfektní. Stačí být úspěšný.

idé v organizacích všeho druhu, několik úkolů a nezbývá mu čas. Zvládkteří jsou zodpovědni za hladký nout takovou situaci není jednoduché chod kanceláří anebo za mana- a  pravděpodobně se to neobejde bez gement času svých nadřízených a plní zvýšeného psychického vypětí. tak roli jakéhosi „centrálního mozku“, na který se všichni kolegové obracejí se svými problémy a požadavky, se Namísto definice stále častěji dostávají do situací, které V době, kdy vznikal tento článek, jsme na ně kladou vysoké nároky. Zrychlu- měli za  sebou čtyřdenní seminář jící se doba, komplikující se úkoly, zvyšující se objemy informací, které musíme zpracovat, a  v  neDostaví-li se stres, poslední řadě i celkový chaotický zastavte se. Zní to paradoxně, vývoj v  celosvětové ekonomice přivádějí stále větší množství lidí ale je to vůbec to nejlepší, co do stresových situací. lze udělat. Přestože může být stres vyvolán různými faktory (například napětí v  osobním životě, vztahy na  pracovišti apod.), pravděpodobně (od úterý do pátku). V pátek večer jsme nejčastějším důvodem ke stresu je ča- připravovali na sobotu nový celodenní sová tíseň při plnění pracovních úko- kurz. V neděli pak následovala příprava lů. Asi každý se už alespoň jednou se- materiálů na  další týden plný odbortkal se situací, kdy musí dokončit ných seminářů. K tomu bylo třeba zpra-

covat několik nabídek, do  pondělí vyhodnotit končící projekt, zpracovat dvě závěrečné zprávy ze seminářů a spousta dalších drobných úkolů. Se semináři souviselo cestování po  celé republice. A  v  pondělí ráno uzávěrka pro tento článek. Pro dva lidi to není zrovna málo úkolů, zákonitě se tudíž dostavil stres. Co tedy chápeme pod pojmem stres? Úplně jednoduchou situaci, kdy čas na dokončení většího množství termínovaných úkolů převyšuje (alespoň zdánlivě) čas, který je k dispozici k  jejich dokončení. V praxi office managementu se s takovou situací setkáváte velmi často – zaměříme se proto právě na ni.

Bez obětí to nepůjde

Dříve než se dostaneme k tipům, jak při podobných stresových situacích postupovat, zkusme se zamyslet, proč k nim vlastně dochází. Vynechme neustále 1

Osobní a profesní rozvoj

omílané důvody, jako jsou špatná organizace času, sezonní návaly úkolů, špatná strategie, prokrastinace (výrazná a  chronická tendence odkládat plnění povinností a úkolů, zejména těch nepříjemných, na  pozdější dobu) nebo jen obyčejná neschopnost. Samozřejmě, že všechny tyto faktory mohou být příčinou situace, kdy ztrácíme kontrolu nad svými úkoly. To ale ještě neznamená, že vzniká stres. V  situaci, kdy máme dokončit nějaký úkol, avšak jeho nesplněním se takzvaně „nic nestane“, není logický důvod být ve  stresu. Pokud ale nesplněním nějakého úkolu dojde k určité ztrátě, vzniká stres zákonitě. A nemusí jít vždy jenom o ztrátu peněz. Lze tedy říct, že stres vzniká, když nesplněním úkolu něco ztratíme. Co vlastně můžeme nesplněním úkolu ztratit? Možných ztrát je celá řada, nejčastěji se však jedná o peníze, důvěru kolegů či zákazníků anebo sebedůvěru (ztráta pocitu, že mám vše pevně ve  svých rukou). Nemusí jít vždy pouze o  újmu majetkovou (peněžní), ale i o ztrátu morální. Ztráta „tváře“ je přitom často vnímána jako mnohem horší újma než ztráta peněz, a to zejména z toho důvodu, že jednou ztracená důvěra se získává zpět mnohem déle, hůře a nákladněji než „bezvztahové“ peníze.

Co udělat jako první?

Dostaví-li se stres způsobený časovou tísní a obavou z nesplnění termínovaných úkolů, můžeme ze zkušenosti doporučit jedno: zastavit se. Zní to možná paradoxně, ale je to vůbec to nejlepší, co lze udělat. Při přeskakování z jednoho úkolu na druhý s neustálou snahou stihnout to, co nejvíc hoří, nemůžete získat nadhled nad celou situací a  najít nejlepší možné řešení. Navíc asi každý, kdo se do  takové situace dostal, potvrdí, že ve stresu člověk přehlíží některé více či méně důležité detaily a kupí chyby, které v  konečném důsledku vedou spíše ke  zhoršení celé stresové situace. Máme-li použít manažerskou terminolo2

gii, je třeba zastavit operativní řešení úkolů a podívat se na celou situaci s určitým nadhledem strategicky, nebo alespoň takticky. Opět můžeme ze zkušenosti potvrdit, že právě zastavení se v  chaotickém stresu je asi to nejtěžší. Co ale při takovém zastavení dělat?

Seznam je základ

Samozřejmě můžete relaxovat a jít třeba do kina nebo na kávu se známými. Ale ruku na  srdce, pokud máte alespoň zbytky zodpovědnosti, budete více myslet na  pracovní úkoly než na to, co se děje na plátně kina. Lépe je proto začít sestavením seznamu úkolů, které bychom měli v nejbližším období stihnout. Valná většina lidí to pravděpodobně dělá celkem automaticky. Ti systematičtější z  nás si k úkolům připisují i termíny, kdy má být daný úkol splněn. Dále je dobré zkusit odhadnout i čas potřebný k dokončení úkolů. Pokud si takový seznam sestavíme, můžeme očekávat v  zásadě dva možné závěry: a) Situace není tak špatná a  dobrou koordinací, případně možným vyjednáním prodloužení termínu u  některého méně významného úkolu bude možné všechny úkoly splnit. Toto je,

samozřejmě, ta lepší varianta. b) Již ze sestaveného seznamu je nad slunce jasnější, že sami a  ve  stanovených termínech úkoly prostě splnit nemůžeme. Co dělat v situaci b)? V takovém případě je dobré doplnit seznam ještě o další dvě informace.

Minimalizace škod aneb Priority mají přednost

První informací je výše škody, která může nesplněním úkolu vzniknout. V některých případech půjde výše škody lehce vyčíslit v  penězích, v  jiných, zejména tam, kde hrozí nepeněžní újmy, to bude obtížnější. Alternativně lze proto využít systém škálového hodnocení nebo seřazení úkolů. Je asi zbytečné uvádět, že přednost mají úkoly, jejichž nesplnění přinese největší škody (ať již finanční nebo nefinanční). Jinými slovy se v tomto kroku snažíme o minimalizaci nyní již evidentních ztrát. Druhou informací, kterou je v této fázi vhodné do seznamu úkolů doplnit, je, zda můžeme daný úkol nebo alespoň jeho část delegovat na někoho dalšího, nebo jestli jej musíme vykonat sami. Jestliže je možné úkol delegovat, udělejte to a přesuňte

Osobní a profesní rozvoj

Shrňme, co by měl obsahovat seznam úkolů, který vám pomůže řešit stresovou situaci: • Seznam jednotlivých úkolů. • Termín dokončení úkolu. • Odhad času potřebného pro dokončení úkolu. • Odhad výše škody, pokud nebude úkol splněn v termínu. • Příp. informaci, zda je možné úkol delegovat na někoho dalšího.

se do  pozice kontrolní. Je ale spíše pravděpodobné, že vás ve vaší pozici nebude moci nikdo jen tak snadno zastoupit. (Navíc z  čistě ekonomického pohledu je nicméně i delegování úkolů možné považovat za  určitý druh ekonomické ztráty či škody.)

Rozhodnout se a držet!

Pokud se vám podaří s  relativním nadhledem zodpovědně sestavit seznam úkolů, je třeba přejít k nejnáročnější fázi, kterou představuje rozhodnutí, jak se kterým úkolem naložit. Stresová situace, jíž se primárně zabýváme, je způsobena nedostatkem času. Proto je třeba rozhodnutí udělat rychle a rozhodnutí už pak nepřehodnocovat. Naše rozhodnutí, jak s úkoly naložit, může mít v  zásadě tři hlavní podoby: ■ Úkol musíme udělat sami. ■ Úkol nebo jeho ucelenou část delegujeme. ■ Úkol obětujeme i za cenu vzniku odhadované škody. Tato tři řešení lze rozložením úkolů i kombinovat. To znamená, že přestože je úkol důležitý a  naše participace

na  jeho řešení je nezbytná, můžeme některou dílčí část úkolu delegovat, případně některou méně významnou část, jež neohrozí dosažení hlavního cíle, odložit a dokončit až po termínu. Postup při rozhodování, jak s jednotlivými úkoly či jejich ucelenými částmi naložit, by měl být asi následující: 1. Delegujte úkoly, pokud je možné je delegovat. 2. Projděte znovu seznam, jak se poté změnila časová náročnost, tj. zda stále existuje důvod ke  stresu. 3. Pokud je časová náročnost zbývajících úkolů stále vyšší než čas, který máte k  dispozici, je třeba přistoupit k  obětování méně významných úkolů. Začněte tím, jehož nesplnění vám způsobí nejmenší škody, případně tím, u něhož můžete bez větších problémů dosáhnout posunutí termínů. Pokud se jednou rozhodnete úkol „obětovat“, nevracejte se k němu. Pouze to, že se vnitřně smíříte se ztrátou z nesplnění, vám umožní zbavit se stresu. Pokračujte až do chvíle, kdy již úkoly budou splnitelné.

With a Little Help from My Friends

Název této písně od  Beatles, který lze přeložit jako „malá pomoc od přátel“, je naším posledním, ale možná nejdůleži-

tějším poselstvím v návodu, jak zvládat stres. V praxi jsme si mnohokrát ověřili, že pokud je člověk v časovém stresu, jen velmi obtížně uplatňuje logické myšlení a racionální rozhodování. Spíše má tendenci k chaosu a nezřídka i k určité beznaději. V takovém případě velmi pomáhá obrátit se s  žádostí o  pomoc na přátele, kolegy nebo třeba i na manžela či manželku (ovšem pozor, aby se to nestalo pravidelným večerním rituálem, to potom většinou končí manželskou krizí). Pokud tuto osobu krátce seznámíte s  hlavními úkoly, které vás přivedly do  stresové situace, může v ideálním případě na chvíli převzít koordinaci, čímž vám umožní nabrat síly a  zklidnit myšlenky tak, abyste byli schopni opět brzy fungovat. ¨ Někdy stačí i to, že kolega převezme některou aktivitu, jež aktuálně „hoří“, čímž vám opět umožní se nadechnout a  soustředit myšlenky a  síly na menší počet úkolů. Navíc si pouhým předáváním informací kolegovi můžete celou situaci lépe zpřehlednit. V  žádném případě se nejedná o projev slabosti, ale o účinný způsob, jak zvládat aktuální stres. Do  další práce vám nakonec přejeme co nejméně stresu a co nejvíce úspěchů při jeho zvládání, když už k němu dojde. g

3

téma měsíce

Pravidla time managementu aneb Jak zefektivnit svou práci Mgr. Martina Hejduková Koučink v oblasti managementu a prodeje

T

ime management tradičně chápeme jako efektivní plánování času, zahrnuje však mnohem širší souvislosti. Do češtiny ho můžeme přeložit jako řízení času – což je vlastně paradoxní slovní spojení. Čas plyne a těžko jej můžeme řídit, jde spíše o jeho efektivní využívání. V  nejobecnějším pohledu můžeme říci, že time management se snaží dát času (který máme všichni stejný) jednoznačný smysl. Efektivní time management by vám měl umožnit trávit minimum času řešením krizových situací a  zaměřit se tak na věci, které vám přinesou největší prospěch. Jedním z velkých omylů spojovaných s  time managementem je představa, že je určen pouze manažerům. Asi největší dopad budou mít vybrané techniky na  velmi zaměstnané lidi, ale využít je může každý. Je třeba si jen umět stanovit osobní priority, cíle a věřit ve fakt, že každá změna (i ta v organizaci vlastního času) vychází především zevnitř člověka, ne z jeho okolí.

Generace řízení času

V time managementu mluvíme z hlediska vývoje o  tzv. generacích. První generaci time managementu předsta4

Kolikrát se ráno pouštíte do práce s jasnou představou o tom, co ten den zvládnete, dokončíte, ale večer se zklamáním zjistíte opak. Způsobily to zbytečně dlouhé telefonáty nebo debaty s okolím, nesystematicky vyřizované e-maily... Správně pracovat s časem a efektivně jej řídit přitom patří k základním schopnostem dobré office manažerky, asistentky či sekretářky. Kdo neustále nestíhá, nemá v dnešním rychlém světě šanci. vuje vytváření seznamu úkolů a  činností, které je třeba vyřešit. Druhá generace time managementu znamená, že k seznamu úkolů je navíc definován čas, dokdy je třeba je splnit. Využívají se zde diáře a  plánovací systémy. Jde tedy nejen o to, CO, ale také KDY je to potřeba udělat. Třetí generace time managementu rozšiřuje předchozí dvě generace o novou součást, a to JAK tyto úkoly dělat. Zde již můžeme mluvit o  stanovení cílů, jimž je na základě důležitosti přisuzována priorita splnění. Navíc je tato generace obohacena o systém kontroly plnění. V centru stále stojí čas a nástroje k tomu, jak jej efektivně ovládnout. Čtvrtá generace time managementu opět využívá efektivních metod z předchozích generací, ale doplňuje je o  chybějící lidský pohled. Jednoduše řečeno se tato generace zaměřuje spíš než na ovládnutí času na člověka a jeho spokojenost, která povede k  dlouhodobé efektivitě jeho práce. Možná vám některé věty z  článku budou připadat jako fráze. Ale kdo by nechtěl využít svůj čas tak, aby mohl „žít naplno“? „Nemám čas“ je výmluva. „Na  zbytečnosti opravdu nemám čas“ je tvrdé konstatování!

Nejprve si musíte uvědomit, že time management neznamená dělat věci „tvrději“, ale chytřeji. Je spousta lidí, kteří jsou šikovní, pracovití, nadšení, ale protože si neumějí věci kolem sebe zorganizovat, nikdy ničeho nedosáhnou. Priority a cíle

Pokud se na priority podíváme z hlediska různých generací time managementu, pak třetí generace vytváří priority na  základě cílů a  čtvrtá generace cíle přizpůsobuje prioritám. Stanovit si princip není nic „jednoduššího“ než umět si vybrat, čemu chci dát přednost. Ke stanovení priorit pomáhají dvě metody, tzv. Paretův a  Eisenhowerův princip. První z nich se hojně využívá nejen v  time managementu, ale i  v  jiných souvislostech. S  jeho formulací přišel na začátku 20. století italský ekonom Vilfredo Pareto a pracuje s jednoduchým poměrem 80 : 20. Pareto pů-

téma měsíce

vodně tvrdil, že 80 % bohatství kontroluje 20 % lidí. Tento princip pak byl nejčastěji aplikován právě do oblasti obchodu (20 % výrobků firmy často generuje 80 % zisku apod.). Pokud bychom chtěli Paretův princip vyjádřit obecněji, můžeme tvrdit, že významné prvky celku tvoří jeho relativně malou část. V řeči time managementu to pak znamená, že 80 % vašeho času vám přináší pouze 20 % výsledků! To zní asi trošku depresivně. Tak naopak: pouhých 20 % vašeho času vám přinese až 80 % výsledků. Samozřejmě, že tento poměr nikdy neplatí naprosto přesně, ale je důležité se zamyslet, jestli má opravdu plnění všech vašich úkolů a povinností v rámci kanceláře stejný efekt – zda by mnohdy nestačilo zaměřit se na to podstatné a  důležité, co nám ve  výsledku přinese opravdový užitek. Druhý, Eisenhowerův princip rozděluje všechny činnosti do  čtyř kvadrantů na  základě jejich naléhavosti a důležitosti: Naléhavé a  důležité – aktuální problémy či neodkladné záležitosti, které je potřeba vyřídit většinou ještě dnes. Nenaléhavé, ale důležité – do této kategorie můžeme zařadit třeba další vzdělávání, další osobní růst, udržování sociálních vztahů nebo relaxaci a  odpočinek. Pokud se jedná o pracovní úkoly, není třeba je ihned řešit, ale je třeba brát je v potaz, aby ve  výsledku jednou neskončily v předcházející kategorii. Naléhavé, ale nedůležité – většinou se jedná o záležitosti, které musíte vyřešit, i když vás odvádějí od vašich úkolů. Jako praktický příklad bývají často uváděny některé telefonáty nebo vyřizování elektronické pošty. Nenaléhavé a nedůležité – v literatuře je kategorie označována mj. jako odpadkový koš, tedy triviální a nedůležité věci. Tyto činnosti je nejlépe vynechat nebo vyřešit co nejrychleji, protože vám nic nepřinesou. Odborná literatura někdy uvádí, že ideální je řešit pouze aktivity z prvního kvadrantu (viz schéma na  další

straně) a ty z druhého jen dobře naplánovat, ale nevěnovat se jim. Tento princip by však často vedl k  neustálému stresu a spěchu – a z vás by se pak stali jen „hasiči požárů“. Osobně doporučuji věnovat co nejvíce času spíše aktivitám v  druhém kvadrantu. Činnosti v  prvním kvadrantu většinou vzniknou z aktivit

Zamyslete se, za co jste placeni, co tvoří základ vašeho úspěchu a vaší pracovní náplně... v  druhém kvadrantu (když je budete mít vyřešeny, možná ani nevzniknou), nebo stejně přijdou – většinou vlivem mimo vás, například dostanete aktuální úkol od nadřízeného.

Plánování času

Při každém plánování je třeba vždy vycházet z již definovaných priorit. Ideálním východiskem je zapisování. Nebojte se napsat si i menší a možná pro

vás zanedbatelné úkoly. Než začnete využívat jakýkoli systém pro plánování (viz dále), doporučujeme udělat si tzv. časový snímek, tedy popis toho, čemu se během dne věnujete, a především, jak se to shoduje s  vašimi prioritami. Vytiskněte se tabulku, která vám umožní jednoduše v deseti- či patnáctiminutových intervalech zaznamenat, čemu jste se věnovali. Zjednodušte si ji pomocí kódů, aby vám její vyplňování nepřišlo složité. Velkou výpovědní hodnotu má časový snímek 2–3 po sobě následujících dní. Zamyslete se, za co jste placeni, co tvoří základ vašeho úspěchu a vaší pracovní náplně. Spojte Paretovo pravidlo s Eisenhowerovým přístupem. Takový přehled vám umožní následnou analýzu vašeho času. Zjistíte, co vás o  čas okrádá, a  získáte přehled, jak trávíte svůj pracovní čas. To je již první krok k jeho následnému řízení. Nemohu přece řídit něco, o čem toho mnoho nevím. Zkuste v průběhu dvou týdnů sledovat, co každý (celý) den děláte. Není třeba psát si vše na  minutu přesně, ale tak, abyste na konci sledovaného období dokázali popsat, nad čím trávíte nejvíce času. Jestli pak zvolíte systém denního nebo týdenního plánování, je jen na  vás. 5

téma měsíce

Výše jsem tedy nastínila alespoň základní rámec tzv. metody GTD od Davida Allena, doporučuji pročíst si ji na internetu a řídit se jí.

Nástroje pro plánování

Základním bodem každého plánování jsou poznámky. Pokud před každým nákupem sepisujete poctivě seznam všech položek, máte z poloviny vyhráno. Stačí tento jednoduchý zvyk začít aplikovat i na ostatní běžné životní situace. Vytvářením poznámek eliminujete stres, že na něco zapomenete, a uvolníte si tak podvědomí pro ostatní, důležitější činnosti. Ne nadarmo se říká, co je psáno, to je dáno! Níže uvádím tři webové nástroje, které jsou nejen multiplatformní, ale

úkoly B

Termínované, příp. již delegované

důležitost

Existuje nepřeberné množství nástrojů, které můžete využít k pravidelnému plánování – od prázdného listu papíru přes diáře, PC až po zařízení typu smartphone. Nelze obecně doporučit jeden nejvhodnější systém. Vždy je potřeba, aby daná volba odpovídala vašim potřebám a zvyklostem.

jsou podporovány jako mobilní aplikace, a je tedy možné je využívat jak v PC, tak na smartphonu. Takových nástrojů existuje nepřeberné množství a  využít můžete například i Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Things na Macu či úkoly v Gmailu. Doit.im je relativně jednoduchý nástroj splňující základní kritéria pro využívání metody GTD, jehož velkou výhodou je možnost využívat ji přes web jak ve  Windows, tak i  na  Macu, a má své aplikace pro Android, iPhone i iPad. Mezi základní funkce patří kromě vytváření úkolů, přidělování kontextů, přiřazování k osobám či projektům i  možnost zasílání úkolů, automatické upozorňování či různé formy zobrazení diáře. Oblíbený „to-do“ nástroj Toodledo.com lze získat zdarma (existuje i  placená verze, pokud ale s  osobním time managementem začínáte, nejspíš ji zatím nevyužijete). Službu lze opět využívat přes webové rozhraní (třeba i s pluginy pro Firefox či Chrome) nebo na  iOS či mobilních zařízeních s  OS Android a BlackBerry. Otevřenost služby umožňuje kromě jiného i synchronizaci s  Google Kalendářem. Jako správný GTD nástroj umí opět přidávat úkolům kontext, přiřazovat je do  projektů, určovat priority úkolů či nastavení upomínek. Remember the Milk, úkolovník s  širokým spektrem možností, umožňuje synchronizaci s Google Kalendá-

úkoly a

Hned vykonat! naléhavost

úkoly D

Pryč s nimi

6

úkoly c

Delegovat

řem (přihlásit se můžete pomocí Google účtu) a  je dostupný jak na  App Store, tak i pro Android a BlackBerry. Na rozdíl od nich však již dokáže pracovat s  českým rozhraním. Zajímavě řešené je u této aplikace také zasílání upomínek, které si kromě e-mailu můžete zvolit i přes SMS nebo pomocí instant messengerů. Umožňuje také umisťovat úkoly na  konkrétní místo na mapě, sdílet úkoly obecně či s konkrétními osobamiš nebo vytvářet takzvané chytré seznamy pro efektivnější přístup k úkolům.

Fenomén prokrastinace

Většina z nás se již někdy v průběhu života s prokrastinací setkala, někdo s ní dokonce bojuje neustále a  jsou i  tací, kteří čas od  času svůj boj prohrávají. Prokrastinace (česky též liknavost, otálení) je chorobné odkládání úkolů a rozhodnutí, které je doprovázeno nepříjemnými pocity, nejčastěji úzkostí. V  souvislosti s  time managementem jde hlavně o prokrastinaci, již pociťujeme při náročných termínovaných úko-

téma měsíce

lech nebo u  úkolů, do  nichž se nám nechce, ať už v rámci práce v kanceláři, nebo v soukromém životě. Prokrastinace mívá stupňující se charakter. Výzkumy naznačují, že čím delší dobu strávíte na své pozici, tím se vaše prokrastinační tendence zvyšují. Pokud se v  tomto vidíte, nebojte se, zdaleka nejste sami. Co s tím? • Soustřeďte se – zbavte se věcí, které vás rozptylují, uspořádejte si pracovní prostředí, nenechte se rušit – vypněte internet, zrušte si upozornění na nový e-mail, vypněte mobil, nechte se zapírat, nechcete-li být vyrušováni. • Motivujte se – zpříjemněte si úkol pozitivní motivací. Řekněte si, proč chcete na  úkolu pracovat, stanovte si odměnu za jeho splnění, udělejte si seznam úkolů, vylepte ho na  viditelné místo a  odškrtávejte splněné položky, přestaňte hledat výmluvy, proč jste to nebo ono nemohli udělat. • Nebo rozdělte svůj úkol na několik menších. Když vstanete s tím, že dnes konečně začnete řešit ten složitý úkol, nejspíše zase nic neuděláte. Pracujte ve  více lidech – aneb ve dvou se k práci snadněji přinutíte. • Stanovte si priority, neříkejte si, že na půl hodiny nemá cenu nic začínat, zkuste využít nějakou z  ověřených metod pro  práci s  časem (např. metoda GTD, snaha nepřetrhnout řetěz, …). Tuto radu je třeba brát s  rezervou, protože někteří odborníci tvrdí, že prokrastinace není problém špatného time managementu: Říci někomu s  prokrastinací, aby si koupil diář, je jako říci někomu s chronickou depresí, aby se prostě rozveselil. • Nebuďte perfekcionisty – problémy s prokrastinací prý souvisejí s  perfekcionismem. Máte strach, že vaše práce nebude perfektní – bojíte se s ní vůbec začít a nakonec opět odevzdáváte práci 5 minut před termínem.

• Když už nic nezabírá, zkuste začít s hodinou soustředěné práce každý den a postupně si vytvořit pevné návyky. Pokud vám „nehoří“ termín, nedávejte se do  práce s  tím, že dnes to celé uděláte! Nebo si alespoň práci rozplánujte na dílčí úkoly, abyste mohli sledovat, jak vám pěkně ubývají!

Osobní doporučení

Všichni máme čas, který můžeme prožít nebo promrhat. Rozhodnutí, co s  ním uděláme, je jen na  nás, ale co jednou uplyne, zmizí navždy. To jsou slova Bruce Leeho, legendárního popularizátora asijských bojových umění a  zakladatele stylu JetKuneDo. Něco dokázat, pokud neumíme řídit sami sebe, jde dost těžko. Tak se člověk dopracuje jen k desítkám slibů, které neustále odkládá, posouvá a  nikdy jim není schopen dostát. Návod na efektivní time management občas bývá vydáván v  podobě rozsáhlých knih, které z  něj dělají velkou vědu. Ve skutečnosti je síla v jednoduchosti. Pokud chcete opravdu řídit svůj čas, stanovte si několik jednoduchých pravidel a ta prostě dodržujte.Má zkušenost je, že snažit se o cokoli příliš intenzivně je samo o sobě příčinou neúspěchu. Člověka, který neumí řídit svůj čas, poznáte poměrně snadno. Neustále nic nestíhá, nemá čas, posouvá termíny a stěžuje si na neúměrné množství rutiny, kterou musí dělat. Pokud se to děje týden nebo dva, je to normální. Po pár měsících je ale potřeba se zastavit a říci si dost – takhle to dál nepůjde. Je možná paradoxní, že člověk, který neumí řídit svůj čas, se nejsnáze stane workoholikem, a dokonce může po určitou dobu vyvolávat obdiv, jak tvrdě a  dlouze je schopen pracovat. Trochu jiná situace nastane, když dojde na výsledky. Pak se ukáže, že jich mnoho není, ale na druhou stranu není mnohdy těžké protiargumentovat obrovským množstvím hodin vykonané práce.

Napište si seznam dílčích úkolů, které budete postupně odškrtávat. Občas se tomuto přístupu říká porcování mamuta. Připadá-li vám nějaký úkol obtížný, zdá se vám nezvládnutelný, a tím pádem se do něho nepustíte. Když si ho ale naporcujete na stravitelné dávky, hned se vám bude zdát snadnější a budete mít silnější tendenci a motivaci se do něj pustit. A o to přece jde!

A  ještě jedna zásadní poznámka pro řízení času. Jsou věci velice důležité, méně důležité, nedůležité a ne nezbytně potřebné. Podle toho k  nim přistupujte. Tisíc dokončených ne nezbytně potřebných věcí je špatná zpráva v případě, že není dokončena ani jedna důležitá. g

7

seriál

Excel jako přítel aneb Konec bojů s tabulkami:

Podmíněné formátování a spol. Díky podmíněnému formátování můžete snadno graficky zvýraznit buňky podle obsažených údajů – pro práci s nejrůznějšími seznamy a tabulkami v kanceláři se vám proto určitě bude hodit. Stejně tak omezení dat, datový formulář nebo rozdělení textu do sloupců. Přinášíme tipy a triky, jak na to.

ggg Důležité! Pokud jde o podmíněné formátování, užívejte volbu Zastavit pokud platí. Jinak mohou být nežádoucím způsobem aplikovány i další podmíněné formáty, které překryjí prvotní volbu. Podmiňovat lze podle hodnoty dotčené buňky, nebo podle vzorce – odkaz na hodnotu jiné buňky nebo pomocí výpočtu, který musí mít jako výsledek hodnoty PRAVDA (=1) nebo NEPRAVDA (=0).

Ověření (omezení) dat Správce pravidel podmíněného formátování

Tip! Ke zvýraznění používejte přednostně barvu písma a barevnou výplň buňky. Raději neměňte font, řez písma ani formát čísla.

ggg Důležité!

Podmíněné formátování se vzorcem

V odkazech v podmíněném formátování je předvoleno absolutní adresování, které je pro většinu situací nevhodné. Musíte ho změnit klávesou F4 na relativní.

8

Základní typy dat ■ Číslo desetinné nebo celé ■ Datum ■ Čas ■ Text s omezením délky ■ Předem definovaný seznam údajů ■ Vlastní definice podmínky pomocí vzorce. Výsledkem vzorce musí být hodnota PRAVDA pro povolení zápisu.

Úrovně omezení Na  záložce Chybové hlášení je velmi důležitá volba Styl, která nejenže změní informační ikonu na chybové hlášce, ale hlavně rozhoduje o  úrovni omezení.

Ověření dat Ověření dat – Chybová hlášení

Autor dvoustrany: Ing. Mgr. Jiří Svoboda

Do databázové tabulky je nutné vkládat jen taková data, která odpovídají typu pole. Například je-li v datovém poli napsáno „Někdy příští měsíc“, těžko můžete takový údaj rozumně zpracovat. Aby k  těmto chybám nedocházelo, musíte omezit uživatelům možnost zápisu údajů jen na povolené hodnoty.

seriál

■ I nformace – v  případě porušení podmínek omezení se objeví jen informace, kterou lze snadno ignorovat stiskem klávesy Enter. ■ Varování – nevyhovující údaj musíte potvrdit na chybovém dialogu tlačítkem Ano. Pokud stisknete Enter, budete vráceni zpět na zápis údajů. ■ Stop – nelze zapsat jinou než povolenou hodnotu. Tlačítko Opakovat nás vrátí na zápis údaje, Storno chybný údaj smaže. Tento styl zaručuje nejsilnější ochranu. Kontrola nepovolených hodnot Ověřování se provádí pouze při vkládání údajů. Byla-li v buňkách před nastavením omezovacích podmínek data, nebo došlo-li k dodatečné změně podmínek, chybové hlášení se neobjeví. Příkaz Ověření dat – Zakroužkovat neplatná data označí červeným kroužkem všechny buňky, ve  kterých jsou údaje, nepovolené Ověřením dat. Zakroužkování se netiskne.

ggg Důležité! Rozdělujete-li pole (sloupec) v tabulce, je nutné napřed za něj vložit potřebný počet prázdných sloupců. V  opačném případě by došlo k přepsání obsahu sousedních sloupců. V  nově vzniklých sloupcích je nutné správně nastavit typ údajů – číslo, datum (se správným pořadím den – měsíc – rok), nebo univerzální typ text. Nepotřebné sloupce lze odmítnout volbou Přeskočit. Pozor si dejte zvláště na: ■ Nestandardní mezery v  kalendářních datech. ■ Čísla, která mají desetinnou tečku místo čárky a čárku nebo tečku místo řádové mezery. ■ Řádové mezery v číslech, které mohou být zapsány jako pevné mezery (Alt+0160). Pokud by převod neproběhl správně, je vhodné zvolit typ Text a  později v  tabulce odstranit nežádoucí znaky a nastavit správný formát.

ggg Příklad Potřebujete omezit pole tak, aby bylo možné napsat bez výjimek jen datum od zítřejšího dne dále. Na záložce Nastavení povolení nastavíte na  Datum, rozsah na Větší než, počáteční datum na vzorec: =DNES(). Na  záložce Chybové hlášení zvolíte styl Stop a napíšete hlášení, které se má v  případě chyby zobrazit.

Zakroužkovaná neplatná data

Datový formulář

Formulář slouží k pohodlnému vkládání dat do tabulky, jejich vyhledávání a filtraci. Tabulka smí mít maximálně 32 polí (sloupců) včetně výpočtových. Pod tabulkou nesmí být souhrnný řádek. Datový formulář vložíte přes ikonu, kterou si musíte do panelu nástrojů Rychlý přístup vložit sami. Při přidání nového záznamu se vloží současně vzorce z předchozího řádku (pole vzorců se zobrazují, ale nelze je vyplnit) a  řádek se podle vzoru zformátuje. Kromě vkládání nových záznamů lze formulář používat i k  odstraňování a filtraci dat. Datový formulář s tabulkou

Rozdělení textu do sloupců

Při načítání tabulky v textovém formátu nebo ve špatně navržené databázi může být v buňkách jednoho pole spojeno více údajů, což je nežádoucí – například křestní jméno s příjmením nebo hodnota s měrnou jednotkou. Text můžete rozdělovat dvěma postupy. ■ Pevná šířka – v každém novém poli bude stejný počet znaků, oddělených z původního textu. ■ Oddělovač – znak (středník, mezera, tabulátor či jakýkoliv jiný znak), který ukončuje obsah pole. g

9

adresář

gggOsvědčená místa pro pracovní setkání Potřebujete udělat rezervaci pro pracovní oběd vedení vaší organizace v restauraci, kde se dobře vaří, obsluha je diskrétní a jednání neruší třískání talíři? Na  základě doporučení našich office manažerek „z  terénu“, tedy z  konkrétních organizací soukromého a  veřejného sektoru, vybíráme z  míst, kde jsou na pracovní schůzky a setkání adekvátně zařízeni. V rámci ukázky nabízíme několik tipů z různých krajů České republiky. olomouc – Restaurace Podkova je jen kousek od historického centra města a její interiér připomíná zámek jako z pohádky. Na pracovní i jiné společenské příležitosti jsou tu zařízeni. Vaří především dobrou českou kuchyni a v rámci gastronomického zážitku mohou hosté sledovat přípravu pokrmů na velkém vnitřním grilu. (www.restaurant-podkova.eu)

Český krumlov – Papa's Living Restaurant má v Krumlově již dlouhou tradici, pracovní oběd se tu možná příjemně protáhne – v teplých měsících nejlépe na zahrádce přímo nad řekou Vltavou. Vaří se zde americká, česká, italská i mezinárodní kuchyně. V nabídce je řada lehčích jídel, která člověka na zbytek pracovního dne zbytečně neunaví. (www.papas.cz)

plzeň – Ristorante Budino je italská restaurace s rodinnou atmosférou. Jak říká zdejší šéfkuchař David Vavroch, cílem je nabízet hostům jednoduchá a nekomplikovaná jídla z výborných surovin, dobré víno i espresso. Na komorní pracovní oběd ideální místo. (www.budino.cz)

Brno – Výborná španělská kuchyně z kvalitních surovin, milá obsluha, samostatný salonek pro dvacet osob a připravenost na pracovní porady i večírky, to vše skýtá autentická španělská restaurace Paladea. Na přání pro hosty sestaví speciální degustační menu. (www.paladea.cz)

karlovy vary – Pro poněkud luxusnější oběd s obchodními partnery se hodí restaurace Promenáda, která se nachází v  naprostém srdci města, jen pár kroků od hlavních kolonád. Vaří pouze z čerstvých surovin a mají také výbornou kávu. (hotel-promenada.cz) Praha – Restaurace Zvonařka na Vinohradech má jednak sympatický interiér, ovšem především se může chlubit obrovskou terasou s výhledem na město. Vaří speciality české i mezinárodní kuchyně, milá obsluha přispěje k hladkému průběhu jakékoli pracovní schůzky. (www.restauracezvonarka.cz)

gggKancelářské potřeby výhodně: ověření dodavatelé Udělali jsme průzkum mezi office manažerkami, asistentkami a sekretářkami – našimi čtenářkami – zjišťovali jsme, jakého dodavatele kancelářských potřeb mohou na základě svých dlouhodobých zkušeností doporučit. Tentokrát tedy jmenujeme první dva konkrétní ověřené dodavatele, jejichž jména mezi oslovenými respondentkami zaznívala nejčastěji. Podle jejich slov jsou Lyreco: Stránky české odnože tito dodavatelé spolehliví, mají slušné ceny, operují mezinárodní společnosti Lyreco rychle a jsou schopni svým zákazníkům připravit spe- najdete na adrese http://www.lyreciální nabídky na míru. co.com/webshop/P06/welcome?lc=CZCZ. Kancelářské potřeby Activa: Dobře známá „velmoc“ kancelářských potřeb vám dodají zdarma při objednávce (www.activa.cz) se širokým sortimentem vám doručí potřenad 900 korun, a když objednávku by následující pracovní den při přijetí objednávky v pracovuděláte do  půl šesté odpoledne, ní době. Doprava zboží je zdarma u objednávek přesahujípřivezou ji hned druhý den. Sacích částku 1000 Kč bez DPH. Vrátit můžete dodané mozřejmě můžete dodané zboží kancelářské potřeby do 14 dnů. do 30 dnů vrátit.

10

životní styl

Základní „stavební kameny“ oděvu do každé kanceláře Klára Klempířová

www.modniordinace.cz

Zrekapitulujme základní prvky oděvu vhodného do kanceláře, abychom se v příštím díle mohli věnovat i poněkud odvážnější módě pro různé zvláštní pracovní (i volnočasové) příležitosti. Ověřené rady vám přináší Klára Klempířová, stylistka, majitelka poradny Módní ordinace a autorka atraktivní obrazové přílohy Nové velké knihy etikety Ladislava Špačka.

Doporučuji vycházet při kombinování oděvů do „pracovního procesu“ z těchto základních kousků: BÍLÁ KOŠILE z kvalitní bavlny nebo z hedvábí s drobnými perleťovými čtyřdírkovými knoflíčky. Límeček u  žen není podmínkou, některým může více slušet vázačka, jiným hladký průkrčník. BÍLÉ TRIČKO – jednoduché, raději bavlněné bez příměsi lycry, s pěkně zapraveným průkrčníkem v padnoucí velikosti. TMAVÝ KOSTÝM/OBLEK (SAKO + KALHOTY NEBO SUKNĚ). Nejčastěji černý, ale lze zvolit i tmavě modrou/ultra tmavě hnědou, sluší-li lépe. KVALITNÍ KOŽENÉ DOPLŇKY – bo­ty, kabela, pásek. Zde není nezbytné dbát na značku a ani k sobě už nemusí barevně ladit, ale měly by být z kvalitního materiálu, luxusně zpracované a ve tvaru a velikosti, která se dobře hodí k postavě.

POUZDROVÉ ŠATY – jednobarevné, ideálně černé, dokonale padnoucí a lichotící postavě z luxusního, ale neokázalého materiálu, aby mohly být nošeny jako MALÉ ČERNÉ (se šperky nebo výraznou bižuteríí) nebo přes den na  důležité schůzky (doplněné sakem nebo podložené košilí). ŠÁL – PASHMINA – dostatečně rozměrná, aby mohla sloužit jako přehoz přes společenské šaty, ale natolik jemná, aby se dala uvázat kolem krku přes kabát nebo bundu. Nejlépe v barvě, která ladí k očím a sedí s různými svršky. TMAVÉ DŽÍNY – Pro někoho jsou nejlepší tmavě modré, pro jiného černé – podle vkusu a souměrnosti postavy. Ve formálním stylu by ale nikdy neměly být otrhané či příliš opotřebované. g

11

Příští číslo

vychází již za dva měsíce! Připravujeme pro vás:

Úskalí vaší hmotné odpovědnosti Praktické nástroje pro hlídání termínů Co si pohlídat u daňových dokladů Mobilní aplikace pro chod kanceláře Asertivita vůči kolegům „Office‟ gastronomie