2/2014 únor 2014
Časo p i s p r o p r o f e s n í r oz voj a životní styl
íce:
ěs Téma m
Timeement managb
Excel jako přítel
aneb Konec bojů s tabulkami
ane nit v i t k e f e Jak z u práci o v s
ské dně ř á l o ce Kan by výh e p ot ř & ady
u l v k ě á d Z ce o offi
název o časopise rubriky
Osobní název a profesní rubriky rozvoj
Obsah ukázky z únorového čísla
Jazyková redakce a korektura: Mgr. Jana Vašinová
• Osobní a profesní rozvoj Office manažerky, asistentky a sekretářky versus STRES........1 • Téma měsíce Pravidla time managementu aneb Jak zefektivnit svou práci.....4 • Seriál Excel jako přítel aneb Konec bojů s tabulkami........................8 • Adresář Kam na firemní setkání & Kancelářské potřeby výhodně........10 • Životní styl Základní stavební kameny oděvu do každé kanceláře..............11
Fotografie: BigStockPhoto, archiv autorů
Pravidelné rubriky
Grafická úprava a zlom: Renáta Brtnická
Komunikace a vztahy Komunikace s vedením, autorita a asertivita mezi kolegy, vztahy s klienty/občany, řešení námitek, problémů a konfliktů... Osobní a profesní rozvoj Motivace a sebevzdělávání, public relations, nové dovednosti... Time management Plánování práce a času, hlídání termínů, plateb, spolupráce s vedením... Minimum firemního práva HR, odpovědnost, bezpečná kancelář, ochrana osobních údajů, cestovní náhrady, smlouvy, inspekce na pracovišti, nový občanský zákoník... Finance Rizika vyplývající z hmotné odpovědnosti, nakládání s fakturami, kalkulace, základy účetnictví, daňové doklady... Počítače a internet Microsoft Office, sociální sítě, databáze, elektronická pošta... Svět dodavatelů Vyjednávání o ceně, výběr dodavatelů, kvalita versus cena... Management projektů Speciální akce (večírky, oslavy, setkání), plánování cest, team buildingy... Jazykové okénko Slovní zásoba a obch. komunikace v angličtině a dalších jazycích + vzory Adresář a šablony Ověřené kontakty na dodavatele, tipy na letenky, hotely, konferenční místa... Životní styl Rozhovory, gastronomie, novinky... Inspirace a volný čas Móda, kultura, cestování, zábava....
Ročník I, číslo II/2014 Vydavatel: Nakladatelství FORUM s.r.o. www.forum-media.cz Šéfredaktorka: PhDr. Eva Bláhová
[email protected]
Tisk: Tisk Horák, a.s. Premiové roční předplatné s online verzí + 2x CD-ROM: 2980 Kč bez DPH Roční předplatné – jen časopis: 1990 Kč bez DPH Zákaznický servis, objednávka předplatného a informace: Jitka Drahošová
[email protected] tel.: +420 251 115 576 Redakční uzávěrka: 6. 1. 2014 Časopis je vydáván jako 2měsíčník. Přetisk a jakékoliv šíření je povoleno pouze se souhlasem vydavatele. Redakce si vyhrazuje právo na jazykovou a stylistickou úpravu příspěvků. © Nakladatelství FORUM s.r.o., 2014
Office manažerky, asistentky a sekretářky versus STRES Ing. Štěpánka Uličná, Ph.D., a Ing. Petr Fanta, Ph.D.
Gnostika Consulting, s. r. o., koučink v oblasti osobního rozvoje
L
Zvládat stres je umění, kterému se lze naučit. Na seminářích stress managementu k nám přicházejí účastníci s cílem dosáhnout dokonalosti, nejlépe ve všech oblastech svého zájmu, a přitom stres vůbec nemít. Nejsou však ochotni slevit ze svých představ o dokonalých manažerech, rodičích, sportovcích, kamarádech, cestovatelích... Dokonce máme pocit, že ženy si rolí a úkolů, ve kterých chtějí být perfektní, na sebe berou ještě více. Proto i následující text může vyznít pro někoho tvrdě, když se dozví, že bez obětí to nejde. Ne, nejde. Musíte si vybrat, co má pro vás prioritu, a den zkrátka má pouze 24 hodin. Na druhou stranu je úžasně osvobozující zjistit, že není třeba být perfektní. Stačí být úspěšný.
idé v organizacích všeho druhu, několik úkolů a nezbývá mu čas. Zvládkteří jsou zodpovědni za hladký nout takovou situaci není jednoduché chod kanceláří anebo za mana- a pravděpodobně se to neobejde bez gement času svých nadřízených a plní zvýšeného psychického vypětí. tak roli jakéhosi „centrálního mozku“, na který se všichni kolegové obracejí se svými problémy a požadavky, se Namísto definice stále častěji dostávají do situací, které V době, kdy vznikal tento článek, jsme na ně kladou vysoké nároky. Zrychlu- měli za sebou čtyřdenní seminář jící se doba, komplikující se úkoly, zvyšující se objemy informací, které musíme zpracovat, a v neDostaví-li se stres, poslední řadě i celkový chaotický zastavte se. Zní to paradoxně, vývoj v celosvětové ekonomice přivádějí stále větší množství lidí ale je to vůbec to nejlepší, co do stresových situací. lze udělat. Přestože může být stres vyvolán různými faktory (například napětí v osobním životě, vztahy na pracovišti apod.), pravděpodobně (od úterý do pátku). V pátek večer jsme nejčastějším důvodem ke stresu je ča- připravovali na sobotu nový celodenní sová tíseň při plnění pracovních úko- kurz. V neděli pak následovala příprava lů. Asi každý se už alespoň jednou se- materiálů na další týden plný odbortkal se situací, kdy musí dokončit ných seminářů. K tomu bylo třeba zpra-
covat několik nabídek, do pondělí vyhodnotit končící projekt, zpracovat dvě závěrečné zprávy ze seminářů a spousta dalších drobných úkolů. Se semináři souviselo cestování po celé republice. A v pondělí ráno uzávěrka pro tento článek. Pro dva lidi to není zrovna málo úkolů, zákonitě se tudíž dostavil stres. Co tedy chápeme pod pojmem stres? Úplně jednoduchou situaci, kdy čas na dokončení většího množství termínovaných úkolů převyšuje (alespoň zdánlivě) čas, který je k dispozici k jejich dokončení. V praxi office managementu se s takovou situací setkáváte velmi často – zaměříme se proto právě na ni.
Bez obětí to nepůjde
Dříve než se dostaneme k tipům, jak při podobných stresových situacích postupovat, zkusme se zamyslet, proč k nim vlastně dochází. Vynechme neustále 1
Osobní a profesní rozvoj
omílané důvody, jako jsou špatná organizace času, sezonní návaly úkolů, špatná strategie, prokrastinace (výrazná a chronická tendence odkládat plnění povinností a úkolů, zejména těch nepříjemných, na pozdější dobu) nebo jen obyčejná neschopnost. Samozřejmě, že všechny tyto faktory mohou být příčinou situace, kdy ztrácíme kontrolu nad svými úkoly. To ale ještě neznamená, že vzniká stres. V situaci, kdy máme dokončit nějaký úkol, avšak jeho nesplněním se takzvaně „nic nestane“, není logický důvod být ve stresu. Pokud ale nesplněním nějakého úkolu dojde k určité ztrátě, vzniká stres zákonitě. A nemusí jít vždy jenom o ztrátu peněz. Lze tedy říct, že stres vzniká, když nesplněním úkolu něco ztratíme. Co vlastně můžeme nesplněním úkolu ztratit? Možných ztrát je celá řada, nejčastěji se však jedná o peníze, důvěru kolegů či zákazníků anebo sebedůvěru (ztráta pocitu, že mám vše pevně ve svých rukou). Nemusí jít vždy pouze o újmu majetkovou (peněžní), ale i o ztrátu morální. Ztráta „tváře“ je přitom často vnímána jako mnohem horší újma než ztráta peněz, a to zejména z toho důvodu, že jednou ztracená důvěra se získává zpět mnohem déle, hůře a nákladněji než „bezvztahové“ peníze.
Co udělat jako první?
Dostaví-li se stres způsobený časovou tísní a obavou z nesplnění termínovaných úkolů, můžeme ze zkušenosti doporučit jedno: zastavit se. Zní to možná paradoxně, ale je to vůbec to nejlepší, co lze udělat. Při přeskakování z jednoho úkolu na druhý s neustálou snahou stihnout to, co nejvíc hoří, nemůžete získat nadhled nad celou situací a najít nejlepší možné řešení. Navíc asi každý, kdo se do takové situace dostal, potvrdí, že ve stresu člověk přehlíží některé více či méně důležité detaily a kupí chyby, které v konečném důsledku vedou spíše ke zhoršení celé stresové situace. Máme-li použít manažerskou terminolo2
Osobní a profesní rozvoj
Shrňme, co by měl obsahovat seznam úkolů, který vám pomůže řešit stresovou situaci: • Seznam jednotlivých úkolů. • Termín dokončení úkolu. • Odhad času potřebného pro dokončení úkolu. • Odhad výše škody, pokud nebude úkol splněn v termínu. • Příp. informaci, zda je možné úkol delegovat na někoho dalšího. gii, je třeba zastavit operativní řešení úkolů a podívat se na celou situaci s určitým nadhledem strategicky, nebo alespoň takticky. Opět můžeme ze zkušenosti potvrdit, že právě zastavení se v chaotickém stresu je asi to nejtěžší. Co ale při takovém zastavení dělat?
Seznam je základ
Samozřejmě můžete relaxovat a jít třeba do kina nebo na kávu se známými. Ale ruku na srdce, pokud máte alespoň zbytky zodpovědnosti, budete více myslet na pracovní úkoly než na to, co se děje na plátně kina. Lépe je proto začít sestavením seznamu úkolů, které bychom měli v nejbližším období stihnout. Valná většina lidí to pravděpodobně dělá celkem automaticky. Ti systematičtější z nás si k úkolům připisují i termíny, kdy má být daný úkol splněn. Dále je dobré zkusit odhadnout i čas potřebný k dokončení úkolů. Pokud si takový seznam sestavíme, můžeme očekávat v zásadě dva možné závěry: a) Situace není tak špatná a dobrou koordinací, případně možným vyjednáním prodloužení termínu u některého méně významného úkolu bude možné všechny úkoly splnit. Toto je,
samozřejmě, ta lepší varianta. b) Již ze sestaveného seznamu je nad slunce jasnější, že sami a ve stanovených termínech úkoly prostě splnit nemůžeme. Co dělat v situaci b)? V takovém případě je dobré doplnit seznam ještě o další dvě informace.
Minimalizace škod aneb Priority mají přednost
První informací je výše škody, která může nesplněním úkolu vzniknout. V některých případech půjde výše škody lehce vyčíslit v penězích, v jiných, zejména tam, kde hrozí nepeněžní újmy, to bude obtížnější. Alternativně lze proto využít systém škálového hodnocení nebo seřazení úkolů. Je asi zbytečné uvádět, že přednost mají úkoly, jejichž nesplnění přinese největší škody (ať již finanční nebo nefinanční). Jinými slovy se v tomto kroku snažíme o minimalizaci nyní již evidentních ztrát. Druhou informací, kterou je v této fázi vhodné do seznamu úkolů doplnit, je, zda můžeme daný úkol nebo alespoň jeho část delegovat na někoho dalšího, nebo jestli jej musíme vykonat sami. Jestliže je možné úkol delegovat, udělejte to a přesuňte
se do pozice kontrolní. Je ale spíše pravděpodobné, že vás ve vaší pozici nebude moci nikdo jen tak snadno zastoupit. (Navíc z čistě ekonomického pohledu je nicméně i delegování úkolů možné považovat za určitý druh ekonomické ztráty či škody.)
Rozhodnout se a držet!
Pokud se vám podaří s relativním nadhledem zodpovědně sestavit seznam úkolů, je třeba přejít k nejnáročnější fázi, kterou představuje rozhodnutí, jak se kterým úkolem naložit. Stresová situace, jíž se primárně zabýváme, je způsobena nedostatkem času. Proto je třeba rozhodnutí udělat rychle a rozhodnutí už pak nepřehodnocovat. Naše rozhodnutí, jak s úkoly naložit, může mít v zásadě tři hlavní podoby: ■ Úkol musíme udělat sami. ■ Úkol nebo jeho ucelenou část delegujeme. ■ Úkol obětujeme i za cenu vzniku odhadované škody. Tato tři řešení lze rozložením úkolů i kombinovat. To znamená, že přestože je úkol důležitý a naše participace
na jeho řešení je nezbytná, můžeme některou dílčí část úkolu delegovat, případně některou méně významnou část, jež neohrozí dosažení hlavního cíle, odložit a dokončit až po termínu. Postup při rozhodování, jak s jednotlivými úkoly či jejich ucelenými částmi naložit, by měl být asi následující: 1. Delegujte úkoly, pokud je možné je delegovat. 2. Projděte znovu seznam, jak se poté změnila časová náročnost, tj. zda stále existuje důvod ke stresu. 3. Pokud je časová náročnost zbývajících úkolů stále vyšší než čas, který máte k dispozici, je třeba přistoupit k obětování méně významných úkolů. Začněte tím, jehož nesplnění vám způsobí nejmenší škody, případně tím, u něhož můžete bez větších problémů dosáhnout posunutí termínů. Pokud se jednou rozhodnete úkol „obětovat“, nevracejte se k němu. Pouze to, že se vnitřně smíříte se ztrátou z nesplnění, vám umožní zbavit se stresu. Pokračujte až do chvíle, kdy již úkoly budou splnitelné.
With a Little Help from My Friends
Název této písně od Beatles, který lze přeložit jako „malá pomoc od přátel“, je naším posledním, ale možná nejdůleži-
tějším poselstvím v návodu, jak zvládat stres. V praxi jsme si mnohokrát ověřili, že pokud je člověk v časovém stresu, jen velmi obtížně uplatňuje logické myšlení a racionální rozhodování. Spíše má tendenci k chaosu a nezřídka i k určité beznaději. V takovém případě velmi pomáhá obrátit se s žádostí o pomoc na přátele, kolegy nebo třeba i na manžela či manželku (ovšem pozor, aby se to nestalo pravidelným večerním rituálem, to potom většinou končí manželskou krizí). Pokud tuto osobu krátce seznámíte s hlavními úkoly, které vás přivedly do stresové situace, může v ideálním případě na chvíli převzít koordinaci, čímž vám umožní nabrat síly a zklidnit myšlenky tak, abyste byli schopni opět brzy fungovat. ¨ Někdy stačí i to, že kolega převezme některou aktivitu, jež aktuálně „hoří“, čímž vám opět umožní se nadechnout a soustředit myšlenky a síly na menší počet úkolů. Navíc si pouhým předáváním informací kolegovi můžete celou situaci lépe zpřehlednit. V žádném případě se nejedná o projev slabosti, ale o účinný způsob, jak zvládat aktuální stres. Do další práce vám nakonec přejeme co nejméně stresu a co nejvíce úspěchů při jeho zvládání, když už k němu dojde. g
3
téma měsíce
téma měsíce
Pravidla time managementu aneb Jak zefektivnit svou práci Mgr. Martina Hejduková Koučink v oblasti managementu a prodeje
T
ime management tradičně chápeme jako efektivní plánování času, zahrnuje však mnohem širší souvislosti. Do češtiny ho můžeme přeložit jako řízení času – což je vlastně paradoxní slovní spojení. Čas plyne a těžko jej můžeme řídit, jde spíše o jeho efektivní využívání. V nejobecnějším pohledu můžeme říci, že time management se snaží dát času (který máme všichni stejný) jednoznačný smysl. Efektivní time management by vám měl umožnit trávit minimum času řešením krizových situací a zaměřit se tak na věci, které vám přinesou největší prospěch. Jedním z velkých omylů spojovaných s time managementem je představa, že je určen pouze manažerům. Asi největší dopad budou mít vybrané techniky na velmi zaměstnané lidi, ale využít je může každý. Je třeba si jen umět stanovit osobní priority, cíle a věřit ve fakt, že každá změna (i ta v organizaci vlastního času) vychází především zevnitř člověka, ne z jeho okolí.
Generace řízení času
V time managementu mluvíme z hlediska vývoje o tzv. generacích. První generaci time managementu předsta4
Kolikrát se ráno pouštíte do práce s jasnou představou o tom, co ten den zvládnete, dokončíte, ale večer se zklamáním zjistíte opak. Způsobily to zbytečně dlouhé telefonáty nebo debaty s okolím, nesystematicky vyřizované e-maily... Správně pracovat s časem a efektivně jej řídit přitom patří k základním schopnostem dobré office manažerky, asistentky či sekretářky. Kdo neustále nestíhá, nemá v dnešním rychlém světě šanci. vuje vytváření seznamu úkolů a činností, které je třeba vyřešit. Druhá generace time managementu znamená, že k seznamu úkolů je navíc definován čas, dokdy je třeba je splnit. Využívají se zde diáře a plánovací systémy. Jde tedy nejen o to, CO, ale také KDY je to potřeba udělat. Třetí generace time managementu rozšiřuje předchozí dvě generace o novou součást, a to JAK tyto úkoly dělat. Zde již můžeme mluvit o stanovení cílů, jimž je na základě důležitosti přisuzována priorita splnění. Navíc je tato generace obohacena o systém kontroly plnění. V centru stále stojí čas a nástroje k tomu, jak jej efektivně ovládnout. Čtvrtá generace time managementu opět využívá efektivních metod z předchozích generací, ale doplňuje je o chybějící lidský pohled. Jednoduše řečeno se tato generace zaměřuje spíš než na ovládnutí času na člověka a jeho spokojenost, která povede k dlouhodobé efektivitě jeho práce. Možná vám některé věty z článku budou připadat jako fráze. Ale kdo by nechtěl využít svůj čas tak, aby mohl „žít naplno“? „Nemám čas“ je výmluva. „Na zbytečnosti opravdu nemám čas“ je tvrdé konstatování!
Nejprve si musíte uvědomit, že time management neznamená dělat věci „tvrději“, ale chytřeji. Je spousta lidí, kteří jsou šikovní, pracovití, nadšení, ale protože si neumějí věci kolem sebe zorganizovat, nikdy ničeho nedosáhnou. Priority a cíle
Pokud se na priority podíváme z hlediska různých generací time managementu, pak třetí generace vytváří priority na základě cílů a čtvrtá generace cíle přizpůsobuje prioritám. Stanovit si princip není nic „jednoduššího“ než umět si vybrat, čemu chci dát přednost. Ke stanovení priorit pomáhají dvě metody, tzv. Paretův a Eisenhowerův princip. První z nich se hojně využívá nejen v time managementu, ale i v jiných souvislostech. S jeho formulací přišel na začátku 20. století italský ekonom Vilfredo Pareto a pracuje s jednoduchým poměrem 80 : 20. Pareto pů-
vodně tvrdil, že 80 % bohatství kontroluje 20 % lidí. Tento princip pak byl nejčastěji aplikován právě do oblasti obchodu (20 % výrobků firmy často generuje 80 % zisku apod.). Pokud bychom chtěli Paretův princip vyjádřit obecněji, můžeme tvrdit, že významné prvky celku tvoří jeho relativně malou část. V řeči time managementu to pak znamená, že 80 % vašeho času vám přináší pouze 20 % výsledků! To zní asi trošku depresivně. Tak naopak: pouhých 20 % vašeho času vám přinese až 80 % výsledků. Samozřejmě, že tento poměr nikdy neplatí naprosto přesně, ale je důležité se zamyslet, jestli má opravdu plnění všech vašich úkolů a povinností v rámci kanceláře stejný efekt – zda by mnohdy nestačilo zaměřit se na to podstatné a důležité, co nám ve výsledku přinese opravdový užitek. Druhý, Eisenhowerův princip rozděluje všechny činnosti do čtyř kvadrantů na základě jejich naléhavosti a důležitosti: Naléhavé a důležité – aktuální problémy či neodkladné záležitosti, které je potřeba vyřídit většinou ještě dnes. Nenaléhavé, ale důležité – do této kategorie můžeme zařadit třeba další vzdělávání, další osobní růst, udržování sociálních vztahů nebo relaxaci a odpočinek. Pokud se jedná o pracovní úkoly, není třeba je ihned řešit, ale je třeba brát je v potaz, aby ve výsledku jednou neskončily v předcházející kategorii. Naléhavé, ale nedůležité – většinou se jedná o záležitosti, které musíte vyřešit, i když vás odvádějí od vašich úkolů. Jako praktický příklad bývají často uváděny některé telefonáty nebo vyřizování elektronické pošty. Nenaléhavé a nedůležité – v literatuře je kategorie označována mj. jako odpadkový koš, tedy triviální a nedůležité věci. Tyto činnosti je nejlépe vynechat nebo vyřešit co nejrychleji, protože vám nic nepřinesou. Odborná literatura někdy uvádí, že ideální je řešit pouze aktivity z prvního kvadrantu (viz schéma na další
straně) a ty z druhého jen dobře naplánovat, ale nevěnovat se jim. Tento princip by však často vedl k neustálému stresu a spěchu – a z vás by se pak stali jen „hasiči požárů“. Osobně doporučuji věnovat co nejvíce času spíše aktivitám v druhém kvadrantu. Činnosti v prvním kvadrantu většinou vzniknou z aktivit
Zamyslete se, za co jste placeni, co tvoří základ vašeho úspěchu a vaší pracovní náplně... v druhém kvadrantu (když je budete mít vyřešeny, možná ani nevzniknou), nebo stejně přijdou – většinou vlivem mimo vás, například dostanete aktuální úkol od nadřízeného.
Plánování času
Při každém plánování je třeba vždy vycházet z již definovaných priorit. Ideálním východiskem je zapisování. Nebojte se napsat si i menší a možná pro
vás zanedbatelné úkoly. Než začnete využívat jakýkoli systém pro plánování (viz dále), doporučujeme udělat si tzv. časový snímek, tedy popis toho, čemu se během dne věnujete, a především, jak se to shoduje s vašimi prioritami. Vytiskněte se tabulku, která vám umožní jednoduše v deseti- či patnáctiminutových intervalech zaznamenat, čemu jste se věnovali. Zjednodušte si ji pomocí kódů, aby vám její vyplňování nepřišlo složité. Velkou výpovědní hodnotu má časový snímek 2–3 po sobě následujících dní. Zamyslete se, za co jste placeni, co tvoří základ vašeho úspěchu a vaší pracovní náplně. Spojte Paretovo pravidlo s Eisenhowerovým přístupem. Takový přehled vám umožní následnou analýzu vašeho času. Zjistíte, co vás o čas okrádá, a získáte přehled, jak trávíte svůj pracovní čas. To je již první krok k jeho následnému řízení. Nemohu přece řídit něco, o čem toho mnoho nevím. Zkuste v průběhu dvou týdnů sledovat, co každý (celý) den děláte. Není třeba psát si vše na minutu přesně, ale tak, abyste na konci sledovaného období dokázali popsat, nad čím trávíte nejvíce času. Jestli pak zvolíte systém denního nebo týdenního plánování, je jen na vás. 5
téma měsíce
Výše jsem tedy nastínila alespoň základní rámec tzv. metody GTD od Davida Allena, doporučuji pročíst si ji na internetu a řídit se jí.
Nástroje pro plánování
Základním bodem každého plánování jsou poznámky. Pokud před každým nákupem sepisujete poctivě seznam všech položek, máte z poloviny vyhráno. Stačí tento jednoduchý zvyk začít aplikovat i na ostatní běžné životní situace. Vytvářením poznámek eliminujete stres, že na něco zapomenete, a uvolníte si tak podvědomí pro ostatní, důležitější činnosti. Ne nadarmo se říká, co je psáno, to je dáno! Níže uvádím tři webové nástroje, které jsou nejen multiplatformní, ale
úkoly B
Termínované, příp. již delegované
jsou podporovány jako mobilní aplikace, a je tedy možné je využívat jak v PC, tak na smartphonu. Takových nástrojů existuje nepřeberné množství a využít můžete například i Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Things na Macu či úkoly v Gmailu. Doit.im je relativně jednoduchý nástroj splňující základní kritéria pro využívání metody GTD, jehož velkou výhodou je možnost využívat ji přes web jak ve Windows, tak i na Macu, a má své aplikace pro Android, iPhone i iPad. Mezi základní funkce patří kromě vytváření úkolů, přidělování kontextů, přiřazování k osobám či projektům i možnost zasílání úkolů, automatické upozorňování či různé formy zobrazení diáře. Oblíbený „to-do“ nástroj Toodledo.com lze získat zdarma (existuje i placená verze, pokud ale s osobním time managementem začínáte, nejspíš ji zatím nevyužijete). Službu lze opět využívat přes webové rozhraní (třeba i s pluginy pro Firefox či Chrome) nebo na iOS či mobilních zařízeních s OS Android a BlackBerry. Otevřenost služby umožňuje kromě jiného i synchronizaci s Google Kalendářem. Jako správný GTD nástroj umí opět přidávat úkolům kontext, přiřazovat je do projektů, určovat priority úkolů či nastavení upomínek. Remember the Milk, úkolovník s širokým spektrem možností, umožňuje synchronizaci s Google Kalendá-
důležitost
Existuje nepřeberné množství nástrojů, které můžete využít k pravidelnému plánování – od prázdného listu papíru přes diáře, PC až po zařízení typu smartphone. Nelze obecně doporučit jeden nejvhodnější systém. Vždy je potřeba, aby daná volba odpovídala vašim potřebám a zvyklostem.
téma měsíce
úkoly a
Hned vykonat! naléhavost
úkoly D
Pryč s nimi
6
úkoly c
Delegovat
řem (přihlásit se můžete pomocí Google účtu) a je dostupný jak na App Store, tak i pro Android a BlackBerry. Na rozdíl od nich však již dokáže pracovat s českým rozhraním. Zajímavě řešené je u této aplikace také zasílání upomínek, které si kromě e-mailu můžete zvolit i přes SMS nebo pomocí instant messengerů. Umožňuje také umisťovat úkoly na konkrétní místo na mapě, sdílet úkoly obecně či s konkrétními osobamiš nebo vytvářet takzvané chytré seznamy pro efektivnější přístup k úkolům.
Fenomén prokrastinace
Většina z nás se již někdy v průběhu života s prokrastinací setkala, někdo s ní dokonce bojuje neustále a jsou i tací, kteří čas od času svůj boj prohrávají. Prokrastinace (česky též liknavost, otálení) je chorobné odkládání úkolů a rozhodnutí, které je doprovázeno nepříjemnými pocity, nejčastěji úzkostí. V souvislosti s time managementem jde hlavně o prokrastinaci, již pociťujeme při náročných termínovaných úko-
lech nebo u úkolů, do nichž se nám nechce, ať už v rámci práce v kanceláři, nebo v soukromém životě. Prokrastinace mívá stupňující se charakter. Výzkumy naznačují, že čím delší dobu strávíte na své pozici, tím se vaše prokrastinační tendence zvyšují. Pokud se v tomto vidíte, nebojte se, zdaleka nejste sami. Co s tím? • Soustřeďte se – zbavte se věcí, které vás rozptylují, uspořádejte si pracovní prostředí, nenechte se rušit – vypněte internet, zrušte si upozornění na nový e-mail, vypněte mobil, nechte se zapírat, nechcete-li být vyrušováni. • Motivujte se – zpříjemněte si úkol pozitivní motivací. Řekněte si, proč chcete na úkolu pracovat, stanovte si odměnu za jeho splnění, udělejte si seznam úkolů, vylepte ho na viditelné místo a odškrtávejte splněné položky, přestaňte hledat výmluvy, proč jste to nebo ono nemohli udělat. • Nebo rozdělte svůj úkol na několik menších. Když vstanete s tím, že dnes konečně začnete řešit ten složitý úkol, nejspíše zase nic neuděláte. Pracujte ve více lidech – aneb ve dvou se k práci snadněji přinutíte. • Stanovte si priority, neříkejte si, že na půl hodiny nemá cenu nic začínat, zkuste využít nějakou z ověřených metod pro práci s časem (např. metoda GTD, snaha nepřetrhnout řetěz, …). Tuto radu je třeba brát s rezervou, protože někteří odborníci tvrdí, že prokrastinace není problém špatného time managementu: Říci někomu s prokrastinací, aby si koupil diář, je jako říci někomu s chronickou depresí, aby se prostě rozveselil. • Nebuďte perfekcionisty – problémy s prokrastinací prý souvisejí s perfekcionismem. Máte strach, že vaše práce nebude perfektní – bojíte se s ní vůbec začít a nakonec opět odevzdáváte práci 5 minut před termínem.
• Když už nic nezabírá, zkuste začít s hodinou soustředěné práce každý den a postupně si vytvořit pevné návyky. Pokud vám „nehoří“ termín, nedávejte se do práce s tím, že dnes to celé uděláte! Nebo si alespoň práci rozplánujte na dílčí úkoly, abyste mohli sledovat, jak vám pěkně ubývají!
Osobní doporučení
Všichni máme čas, který můžeme prožít nebo promrhat. Rozhodnutí, co s ním uděláme, je jen na nás, ale co jednou uplyne, zmizí navždy. To jsou slova Bruce Leeho, legendárního popularizátora asijských bojových umění a zakladatele stylu JetKuneDo. Něco dokázat, pokud neumíme řídit sami sebe, jde dost těžko. Tak se člověk dopracuje jen k desítkám slibů, které neustále odkládá, posouvá a nikdy jim není schopen dostát. Návod na efektivní time management občas bývá vydáván v podobě rozsáhlých knih, které z něj dělají velkou vědu. Ve skutečnosti je síla v jednoduchosti. Pokud chcete opravdu řídit svůj čas, stanovte si několik jednoduchých pravidel a ta prostě dodržujte.Má zkušenost je, že snažit se o cokoli příliš intenzivně je samo o sobě příčinou neúspěchu. Člověka, který neumí řídit svůj čas, poznáte poměrně snadno. Neustále nic nestíhá, nemá čas, posouvá termíny a stěžuje si na neúměrné množství rutiny, kterou musí dělat. Pokud se to děje týden nebo dva, je to normální. Po pár měsících je ale potřeba se zastavit a říci si dost – takhle to dál nepůjde. Je možná paradoxní, že člověk, který neumí řídit svůj čas, se nejsnáze stane workoholikem, a dokonce může po určitou dobu vyvolávat obdiv, jak tvrdě a dlouze je schopen pracovat. Trochu jiná situace nastane, když dojde na výsledky. Pak se ukáže, že jich mnoho není, ale na druhou stranu není mnohdy těžké protiargumentovat obrovským množstvím hodin vykonané práce.
Napište si seznam dílčích úkolů, které budete postupně odškrtávat. Občas se tomuto přístupu říká porcování mamuta. Připadá-li vám nějaký úkol obtížný, zdá se vám nezvládnutelný, a tím pádem se do něho nepustíte. Když si ho ale naporcujete na stravitelné dávky, hned se vám bude zdát snadnější a budete mít silnější tendenci a motivaci se do něj pustit. A o to přece jde!
A ještě jedna zásadní poznámka pro řízení času. Jsou věci velice důležité, méně důležité, nedůležité a ne nezbytně potřebné. Podle toho k nim přistupujte. Tisíc dokončených ne nezbytně potřebných věcí je špatná zpráva v případě, že není dokončena ani jedna důležitá. g
7
pomocí barevných škál a přechodů, seriál datových sloupců a ikon. Dále
3. lekce: Využití Excelu jako databáze můžete nastavit podmínky individuálně pro barvu písma, ohraničení a pozadí buněk. 21
Varianty lze i kombinovat.
e-Seminář
20 Excel jako přítel anebformátování Konecsebojů Obrázek 15: Podmíněné vzorcem s tabulkami: e-Seminář
jako databáze
Důležité! 3. lekce: Využití Excelu jako databáze 21 Důležité! 3. lekce: Využití Excelu jako databáze Používejte volbu Zastavit pokud platí. Jinak mohou být nežádoucím způsobem 20 e-Seminář
Podmíněné formátování a spol.
e-Seminář V odkazech v podmíněném formátování jekteré předvoleno aplikovány i další podmíněné formáty, překryjí prvotní volbu. odmíněné formátování se vzorcem Díky podmíněnému formátování é postupy absolutní adresování, které je proggg většinu situací Důležité!
chybové hlášce,rozhoduje ale hlavněo rozhoduje o úrovni chybové hlášce, ale hlavně úrovni chybové hlášce, ale hlavně rozhoduje o úrovni omezení. omezení. omezení.
seriál
–Informace – v případě porušení podmínek Informace v případě porušení podmínek ■ Informace – v případě porušení podmínek Informace – v případě porušení podmínek omezení seinformace, objevíjenjeninformace, informace, kterou snadnoPříklad omezení objeví lze lze ggg omezení se objeví jense kterou lzekterou snadno snadno ignorovat stiskem klávesy Enter. omezení se objeví jen informace, kterou lze Potřebujete snadno omezit pole tak, ignorovat stiskem klávesy Enter. ignorovat stiskem klávesy Enter. aby bylo možné napsat bez výignorovat stiskem klávesy Enter. jimek jen datum od zítřejšího Varování – nevyhovující údaj musíte Varování – ■nevyhovující údaj musíte na potvrdit na Varování – nevyhovující údajpotvrdit musíte potvrdne dále. 3.Varování – nevyhovující údaj musíte lekce: Využití Excelu jakotlačítkem databáze dit na chybovém dialogu Ano. Po-potvrdit na Na záložce Nastavení povolení 23 chybovém dialogu tlačítkem Ano. Pokud stisknete chybovém dialogu tlačítkem Ano. Pokudvráceni stisknete kud stisknete Enter, budete zpět nastavíte na Datum, rozsah e-Seminář chybovém dialogu tlačítkem Ano. Pokud stisknete na zápis údajů. na Větší než, počáteční datum Enter, budete vráceni zpět na zápis údajů. Enter, budete vráceni zpět na zápis údajů. 3. lekce: Využití Excelu jako databáze 23 na vzorec: =DNES(). Obrázek 18: Zakroužkovaná neplatná data Enter, budete vráceni zpět na zápis údajů.
můžete snadno graficky zvýraznit formátování – Pruhy, Obrázek 14: Podmíněné Pokud jde buňky podle obsažených údajů – pro nevhodné. Musíte ho změnit klávesou F4 onapodmíněné relativní. vání formátování, užívejte volpráci s nejrůznějšími seznamy a tabulkami ■ Stop – nelze zapsat jinou než povolenou Barevná stupnice, Ikony Na záložce Chybové hlášení ní ném formátování je předvoleno e-Seminář v kanceláři se vám proto určitě bude hodit. bu Zastavit pokud platí. hodnotu. Tlačítko Opakovat nás vrátí na zázvolíte styl Stop a napíšete hláPříkaz Ověření dat – Zakroužkovat neplatná data označí červeným Jinak mohoubuňky, být nežáStejně tak situací omezení dat,jedatový formulář určenojepro okamžité grafické zvýrazňování pis údaje, Storno chybný údaj smaže. Tento šení, se má v případě 3.Obrázek lekce: Využití Excelu jako databázeneplatná teré pro většinu Podmiňovat lze podle hodnoty dotčené nebo podle vzorce – odkaz na hodnotu 3. lekce: Využití Excelu jako databáze 23 Počet pravidel téměř neomezený. 23 které data 18: Zakroužkovaná nebo rozdělení textu do sloupců. Přinášíme doucím způsobem aplistyl zaručuje nejsilnější ochranu. kroužkem všechny buňky, ve kterých jsou údaje, nepovolené Ověřením chyby zobrazit. . e-Seminář e-Seminář koványkterý i dalšímusí podmíněné formáty, které hodnoty překryjí prvotní volbu. Podtipy a triky, jakrelativní. na to.buňky nebo pomocí výpočtu, jiné mít jako výsledek PRAVDA měnit klávesou F4 na dat. Zakroužkování se netiskne. Příkaz Ověření dat – Zakroužkovat neplatná data označí červeným miňovat lze podle hodnoty dotčené buňky, nebo podle vzorce – odkaz Kontrola nepovolených hodnot Zakroužkovaná Stop – nelze zapsat jinou než povolenou hodnotu. Tlačítko Opakovat nás vrátí na Obrázek 18: Zakroužkovaná neplatná data Obrázek neplatná data ce pravidel Stop 18: – nelze zapsat jinou než povolenou hodnotu. Tlačítko Opakovat nás vrátí na (=1) nebo NEPRAVDA (=0).na hodnotu jiné buňky nebo pomocí výpočtu, který musí mít jako výOvěřování se provádí pouze při vkládání údajů. Byla-li v buňkách před nastavením omezovacích Stop – nelze zapsatvšechny jinou nežbuňky, povolenou hodnotu. Tlačítko na kroužkem ve kterých jsou údaje,Opakovat nepovolené Ověřením sledek hodnoty PRAVDA (=1) nebo NEPRAVDA (=0). data, nebo došlo-li k dodatečné změně podmínek, chybovénás vrátí rmátování zápis údaje,podmínek Storno údaj smaže. neomezený. zápis Příkaz údaje, Storno údajchybný smaže. Příkaz Ověření dat – Zakroužkovat neplatná datahlášení označísechybný červeným Ověření dat – Zakroužkovat neplatná data označí červeným 7.3 Datový formulář neobjeví. Příkaz Ověření datsmaže. – Zakroužkovat neplatná data označí červezápis údaje, Storno chybný údaj dat. Zakroužkování se netiskne. Do databázové tabulky je nutné vkládat jen taková data, která Tip! Tento styl zaručuje nejsilnější ochranu. tá – ným kroužkem všechny buňky, ve kterých jsou údaje, nepovolené Ověřením dat. Tento styl zaručuje nejsilnější ochranu. kroužkem údaje, nepovolené všechnyOvěřením buňky, ve kterých jsou údaje, nepovolené Ověřením Ověření (omezení) datvšechny buňky, ve kterých jsou kroužkem Zakroužkování se netiskne. Tento styl zaručuje nejsilnější ochranu. Ke zvýraznění používejte přednostně barvu písma a barevnou výplň buňky. Raději slouží k pohodlnému vkládání dat do tabulky, jejich vyhledávání a filtraci. řechodů, odpovídají typu pole. Například je-li v datumovém poli napsánoFormulář Zakroužkovaná Do databázové tabulky je nutné vkládat jen tadat. Zakroužkování seNapřínetiskne. neplatná data dat. Zakroužkování se netiskne. ková data, která odpovídají typu pole. Příklad ále neměňte font, řez písma ani formát čísla. Příklad Tabulka smí mít maximálně 32 polí (sloupců) včetně výpočtových. Pod tabulkou příští formátování měsíc“, těžko můžete takový údaj rozumně Aby k těmto Správce „Někdy pravidel podmíněného klad je-lizpracovat. v datovém poli napsáno „Někdy příští Příklad individuálně pro barvu jen písma, ohraničení a pozadí buněk. je nutné vkládat taková data, která ggg Důležité! měsíc“, těžko můžete takový údaj rozumně Datový formulář a pozadí buněk. nesmí být souhrnný řádek. 7.3 Datový formulář chybám nedocházelo, musíte omezit uživatelům možnost zápisu údajů jen na Formulář slouží k pohodlnému vkládání dat do tabulky, jejich filtraci. Potřebujete omezit pole tak, aby bylo možné napsat bez výjimek od vyhledávání zpracovat. Aby k těmto chybám nedocházelo, Rozdělujete-li pole (sloupec) Formulář slouží k pohodlnému vkládání dat do tabulky,ajejich vyhledáTip! Potřebujete omezit pole tak, aby bylo možné napsat bez výjimek jen datum odjen datum Například je-li v datumovém poli napsáno musíte omezit uživatelům možnost zápisu údav tabulce, je nutné napřed za něj vání a filtraci. Tabulka jen smí datum mít maximálně 32 polí (sloupců) včetně výPotřebujete omezit pole tak, aby bylo možné napsat bez výjimek od Ke zvýraznění používejte přednostně povolené hodnoty. Tabulka smíprázdných mít maximálně 32 polí (sloupců) včetně výpočtových. Pod tabulkou zítřejšího dne dále.počet zítřejšího dne Obrázek 19: kDatový formulář s tabulkou jů jen na povolené hodnoty. vložit potřebný počtových. Pod tabulkou nesmí být souhrnný řádek. Datový formulář vložíte přes Formulář slouží pohodlnému vkládání dat do dále. tabulky, jejich vyhledávání a filtraci. písma a barevnou výplň buňky. Formulář slouží k pohodlnému vkládání dat do tabulky, jejich vyhledávání a filtraci. ěžko můžetebarvu takový údaj rozumně zpracovat. Aby k těmto zítřejšího dneV dále. sloupců. opačném případě by ikonu, kterou si musíte Raději být neměňte font, řez písma ani nesmí být souhrnný řádek. okud platí. Jinak mohou nežádoucím způsobem Tabulka smí mít maximálně 32 polí (sloupců) včetně výpočtových. Pod tabulkou Základní typy dat došlo k přepsání obsahu souseddo panelu nástrojůvýpočtových. Rychlý na Větší Tabulka smí mít maximálně 32 polí (sloupců) Pod tabulkou Datový formulář vložíte přes ikonu, kterou formát čísla. Na záložce Nastavení: povolení nastavíte na včetně Datum, rozsah než, počáteční musíte omezit uživatelům možnost zápisu údajů■ jen na Na záložce Nastavení: povolení nastavíte na Datum, rozsah na Větší než, počáteční Obrázek dat Č16: íslo Ověření desetinné nebo ních sloupců. V nově vzniklých přístup vložit sami. Při né formáty, které překryjí prvotní lekce: Využití Excelu jakovolbu. databáze 21 způsobem Na záložce Nastavení: povolení nastavíte na Datum, rozsah na Větší než, počáteční nesmí být do souhrnný si musíte panelu řádek. nástrojů Rychlý přístup být souhrnný řádek. celé sloupcích jeObrázek nutné správně nadatum na vzorec: =DNES() přidání nového záznamu 19: Datový formulář s tabulkou datum na nesmí vzorec: =DNES() ■ Datum stavit typ údajů=DNES() – číslo, datum (se se vloží současně vzorce e-Seminář datum na vzorec: formátování –ggg Pruhy, vložit sami. Důležité! Základní typy dat Na záložce Chybové hlášení: zvolíte styl Stophlášení, a napíšete hlášení, se má v případě ■ Čas správným pořadím denstyl – měsíc z předchozího řádku (pole záložce Chybové hlášení: zvolíte Stop a napíšete které se má vkteré případě Obrázek 19: Datový formulář Na s tabulkou Datový formulář vložíte přes ikonu, kterou Obrázek 19: Datový formulář s tabulkou arevná stupnice, Ikony ■ T ext s omezením – rok), nebo univerzální typ text. Na záložce Chybové hlášení: zvolíte styl Stop a napíšete hlášení, které se má v případě vzorců se zobrazují, ale zorcem Obrázek 16: Ověření dat chyby zobrazit. sloupce lze odmítchyby zobrazit. délky Nepotřebné nelze je vyplnit) a řádek Číslo desetinné nebo celé Při přidání nového záznamu vložíkterou chyby zobrazit. si musíte do panelu nástrojů Rychlý přístup Datový formulář vložíte přes se ikonu, oty dotčené buňky, nebo podle vzorce – odkaz na hodnotu ■ Předem definovaný volbouvložíte Přeskočit. Pozor si kterou Datovýnout formulář přes ikonu, se podle vzoru zformátuseznam údajů zvláště na:sami. vzorce z předchozího řádku (pole vzorcůdejte senepovolených zobrazují, alehodnot nelze je vyplnit) je. Kromě vkládání nopočtu, který musí mít výsledek hodnoty PRAVDA jako Datum sisoučasně musíte do panelu nástrojů Rychlý přístup vložit Kontrola Kontrola nepovolených hodnot si musíte do panelu nástrojů Rychlý přístup ■ Vlastní definice vých záznamů lze formu■ N estandardní mezery v kalen0). Kontrola nepovolených hodnot odkaz na hodnotu Čas a řádek se podle vzoru zformátuje. podmínky pomocí vložit sami. lář používat i k odstradářních datech. oleno sami. pouze se provádí pouze při vkládání údajů. Byla-li v buňkách před nastavením 3. lekce: Využití Excelu jako databáze 22 Ověřovánívložit seOvěřování provádí při vkládání údajů. Byla-li v buňkách vzorce. Výsledkem o celé ňováníse a filtraci Při přidání nového záznamu vložídat. před nastavením ■ Č ísla, která mají desetinnou noty PRAVDA Ověřování se provádí pouze při vkládání údajů. Byla-li v buňkách před nastavením e-Seminář vzorce musí být Text s omezením délky omezovacích data,nebo došlo-li dodatečné změněchybové podmínek, chybové tečku místo čárky Kromě vkládání nových záznamů lze formulář používat idata, kpodmínek odstraňování a nebo filtraci dat. kzměně omezovacích podmínek neboa čárku došlo-li kpředchozího dodatečné podmínek, Při přidání nového záznamu se vloží Datový s tabulkou hodnota PRAVDA Ověření dat současně vzorce z řádku (pole vzorců se zobrazují, ale nelze jeformulář vyplnit) řednostně barvu písma a barevnou výplň buňky. Raději Při přidání nového záznamu se vloží tečku místo řádové mezery. omezovacích podmínek data, nebo došlo-li k dodatečné změně podmínek, chybové Úrovně mezení pro povolení zápisu. hlášení se neobjeví. Předem definovaný seznam údajů hlášení se neobjeví. současně z předchozího řádku (pole vzorců■ se zobrazují, ale nelze které jevzoru vyplnit) Ověření dat –vzorce Chybová hlášení ivní. formát čísla. Řádové v číslech, a mezery řádek se podle zformátuje. Rozdělení textu do sloupců současně vzorce z předchozího řádku (pole vzorců se zobrazují, ale nelze je vyplnit) hlášenímohou se neobjeví. Obrázek 17: Ověření dat – Chybová hlášení 7.4 Rozdělení textu do sloupců být zapsány jako pevné Při načítání tabulky v textovém formátu nebo ve špatně navržené databázi a řádek podle vzoru zformátuje. Vlastní definice podmínky pomocí vzorce. Výsledkem vzorce musísebýt hodnota a řádek semezery podle(Alt+0160). vzoru zformátuje. může být v buňkách jednoho pole spojeno více údajů, což je nežádoucí – élky
7.2 Ověření (omezení) dat
í) dat
7.3 Datový formulář
buňky. Raději
Autor dvoustrany: Ing. Mgr. Jiří Svoboda
7.3 Datový formulář
Na záložce Chybové hlášení je velmi důležitá volba záznamů lze jméno formulář používat k odstraňování a filtraciText dat. Úrovně omezení křestní s příjmením neboihodnota s měrnou jednotkou. můPři načítání tabulky v textovém formátu nebo ve špatně Kromě navrženévkládání databázinovýchnapříklad PRAVDA pro povolení zápisu. Je to situace podobná Podmíněnému formátování
Podmíněné formátování se vzorcem
Pokud by převod neproběhl záložce Chybovéikonu hlášení žete rozdělovat dvěma postupy. Styl, která nejen žeNa změní informační na je velmi Kromě vkládání nových záznamů lze formulář používat i k odstraňování a filtraci dat. V odkazech v podmíněném formátování je správně, vhodné zvolit typ Kromě vkládání nových záznamů lze formulář používat i k odstraňování a filtraci dat. znaků, oddělených z půcožje je nežádoucí – Text například důležitá volba Styl, která nejenže změ- může být v buňkách jednoho pole spojeno více údajů, ■ Pevná šířka – v každém novém poli bude stejný počet se vzorcem. předvoleno absolutní adresování, které je a později v tabulce odstranit nechybové hlášce, aleníhlavně rozhoduje úrovni hlášinformační ikonuona chybové vodního textu. dmínky pomocí vzorce. Výsledkem vzorce musí být hodnota křestní jméno textu s příjmením nebo hodnota s měrnoužádoucí jednotkou. pro většinu situací nevhodné. Musíte ho ce, ale hlavně rozhoduje o úrovni znaky a nastavit správný 7.4 Rozdělení do sloupců ■ Oddělovač – znak (středník, mezera, tabulátor či jakýkoliv jiný znak), který omezení. F4 na relativní. formát. olení zápisu.změnit JeKe toklávesou situace podobná Podmíněnému formátování omezení. ukončuje obsah pole. g každému typu povolených dat se ještě nastavují požadované omezující hodnoty –
seznam údajů
7.4 Rozdělení textu do sloupců 7.4 Rozdělení textu do sloupců
Při načítání tabulky v textovém formátu nebo ve špatně navržené databázi
Text můžete rozdělovat dvěma formátu postupy.nebo ve špatně navržené databázi Při načítání textovém maximum, minimum nebo povolený seznam hodnot. Tyto hodnoty můžetetabulky napsatv jako Při načítání tabulky v textovém formátu nebopole ve špatně navržené databázi může být v buňkách jednoho spojeno více údajů, což je nežádoucí – například á data, která Informace – v případě podmínek můžeporušení být v buňkách jednoho pole spojeno více údajů, což je nežádoucí – například 8 přímé konstanty, jako odkazy na buňky nebo jako vzorce. Pevná šířka – v každém novém poli bude stejný znaků, oddělených být vpočet buňkách jednoho spojenonebo více údajů, cožs je nežádoucí – například křestní jméno spole příjmením hodnota měrnou jednotkou. se objeví jenkřestní informace, kterou lze snadnonebo hodnota s může mlených poli napsáno jméno s příjmením měrnou jednotkou. dat se ještě nastavují požadované omezující hodnoty omezení –
9
adresář
životní styl
gggOsvědčená místa pro pracovní setkání Potřebujete udělat rezervaci pro pracovní oběd vedení vaší organizace v restauraci, kde se dobře vaří, obsluha je diskrétní a jednání neruší třískání talíři? Na základě doporučení našich office manažerek „z terénu“, tedy z konkrétních organizací soukromého a veřejného sektoru, vybíráme z míst, kde jsou na pracovní schůzky a setkání adekvátně zařízeni. V rámci ukázky nabízíme několik tipů z různých krajů České republiky. olomouc – Restaurace Podkova je jen kousek od historického centra města a její interiér připomíná zámek jako z pohádky. Na pracovní i jiné společenské příležitosti jsou tu zařízeni. Vaří především dobrou českou kuchyni a v rámci gastronomického zážitku mohou hosté sledovat přípravu pokrmů na velkém vnitřním grilu. (www.restaurant-podkova.eu)
Český krumlov – Papa's Living Restaurant má v Krumlově již dlouhou tradici, pracovní oběd se tu možná příjemně protáhne – v teplých měsících nejlépe na zahrádce přímo nad řekou Vltavou. Vaří se zde americká, česká, italská i mezinárodní kuchyně. V nabídce je řada lehčích jídel, která člověka na zbytek pracovního dne zbytečně neunaví. (www.papas.cz)
plzeň – Ristorante Budino je italská restaurace s rodinnou atmosférou. Jak říká zdejší šéfkuchař David Vavroch, cílem je nabízet hostům jednoduchá a nekomplikovaná jídla z výborných surovin, dobré víno i espresso. Na komorní pracovní oběd ideální místo. (www.budino.cz)
Brno – Výborná španělská kuchyně z kvalitních surovin, milá obsluha, samostatný salonek pro dvacet osob a připravenost na pracovní porady i večírky, to vše skýtá autentická španělská restaurace Paladea. Na přání pro hosty sestaví speciální degustační menu. (www.paladea.cz)
karlovy vary – Pro poněkud luxusnější oběd s obchodními partnery se hodí restaurace Promenáda, která se nachází v naprostém srdci města, jen pár kroků od hlavních kolonád. Vaří pouze z čerstvých surovin a mají také výbornou kávu. (hotel-promenada.cz) Praha – Restaurace Zvonařka na Vinohradech má jednak sympatický interiér, ovšem především se může chlubit obrovskou terasou s výhledem na město. Vaří speciality české i mezinárodní kuchyně, milá obsluha přispěje k hladkému průběhu jakékoli pracovní schůzky. (www.restauracezvonarka.cz)
gggKancelářské potřeby výhodně: ověření dodavatelé Udělali jsme průzkum mezi office manažerkami, asistentkami a sekretářkami – našimi čtenářkami – zjišťovali jsme, jakého dodavatele kancelářských potřeb mohou na základě svých dlouhodobých zkušeností doporučit. Tentokrát tedy jmenujeme první dva konkrétní ověřené dodavatele, jejichž jména mezi oslovenými respondentkami zaznívala nejčastěji. Podle jejich slov jsou Lyreco: Stránky české odnože tito dodavatelé spolehliví, mají slušné ceny, operují mezinárodní společnosti Lyreco rychle a jsou schopni svým zákazníkům připravit spe- najdete na adrese http://www.lyreciální nabídky na míru. co.com/webshop/P06/welcome?lc=CZCZ. Kancelářské potřeby Activa: Dobře známá „velmoc“ kancelářských potřeb vám dodají zdarma při objednávce (www.activa.cz) se širokým sortimentem vám doručí potřenad 900 korun, a když objednávku by následující pracovní den při přijetí objednávky v pracovuděláte do půl šesté odpoledne, ní době. Doprava zboží je zdarma u objednávek přesahujípřivezou ji hned druhý den. Sacích částku 1000 Kč bez DPH. Vrátit můžete dodané mozřejmě můžete dodané zboží kancelářské potřeby do 14 dnů. do 30 dnů vrátit.
10
Základní „stavební kameny“ oděvu do každé kanceláře Klára Klempířová
www.modniordinace.cz
Zrekapitulujme základní prvky oděvu vhodného do kanceláře, abychom se v příštím díle mohli věnovat i poněkud odvážnější módě pro různé zvláštní pracovní (i volnočasové) příležitosti. Ověřené rady vám přináší Klára Klempířová, stylistka, majitelka poradny Módní ordinace a autorka atraktivní obrazové přílohy Nové velké knihy etikety Ladislava Špačka.
Doporučuji vycházet při kombinování oděvů do „pracovního procesu“ z těchto základních kousků: BÍLÁ KOŠILE z kvalitní bavlny nebo z hedvábí s drobnými perleťovými čtyřdírkovými knoflíčky. Límeček u žen není podmínkou, některým může více slušet vázačka, jiným hladký průkrčník. BÍLÉ TRIČKO – jednoduché, raději bavlněné bez příměsi lycry, s pěkně zapraveným průkrčníkem v padnoucí velikosti. TMAVÝ KOSTÝM/OBLEK (SAKO + KALHOTY NEBO SUKNĚ). Nejčastěji černý, ale lze zvolit i tmavě modrou/ultra tmavě hnědou, sluší-li lépe. KVALITNÍ KOŽENÉ DOPLŇKY – boty, kabela, pásek. Zde není nezbytné dbát na značku a ani k sobě už nemusí barevně ladit, ale měly by být z kvalitního materiálu, luxusně zpracované a ve tvaru a velikosti, která se dobře hodí k postavě.
POUZDROVÉ ŠATY – jednobarevné, ideálně černé, dokonale padnoucí a lichotící postavě z luxusního, ale neokázalého materiálu, aby mohly být nošeny jako MALÉ ČERNÉ (se šperky nebo výraznou bižuteríí) nebo přes den na důležité schůzky (doplněné sakem nebo podložené košilí). ŠÁL – PASHMINA – dostatečně rozměrná, aby mohla sloužit jako přehoz přes společenské šaty, ale natolik jemná, aby se dala uvázat kolem krku přes kabát nebo bundu. Nejlépe v barvě, která ladí k očím a sedí s různými svršky. TMAVÉ DŽÍNY – Pro někoho jsou nejlepší tmavě modré, pro jiného černé – podle vkusu a souměrnosti postavy. Ve formálním stylu by ale nikdy neměly být otrhané či příliš opotřebované. g
11
Příští číslo
vychází již za dva měsíce! Připravujeme pro vás:
Úskalí vaší hmotné odpovědnosti Praktické nástroje pro hlídání termínů Co si pohlídat u daňových dokladů Mobilní aplikace pro chod kanceláře Asertivita vůči kolegům „Office‟ gastronomie
