TELAAHAN STAF A. PERSOALAN Belum/tidak optimalnya fungsi dan pemanfaatan Unit Perpustakaan, Unit Museum, Unit Budidaya dan Unit Laboratorium dalam mendukung proses pembelajaran Praja IPDN Kampus Kalimantan Barat B. PRA ANGGAPAN Terjadi mis-manajemen dalam penanganan unit-unit tersebut C. FAKTA YANG BERPENGARUH TERHADAP PERSOALAN 1. Keterbatasan personil yang bertugas di tiap-tiap unit, yaitu hanya terdiri dari 1 (satu) orang untuk unit Budidaya dan Unit Museum, dan 2 (dua) orang untuk unit Perpustakaan dan Unit Laboratorium 2. Kemampuan personil unit yang tidak tahu ”5W+1H” dari berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan, karena pelaksanaan kegiatan masih dikelola dengan pendekatan ”proyek” (hanya sekedar menghabiskan anggaran), penyebabnya antara lain: Kepala Unit tidak dilibatkan dalam menyusun rencana anggaran dan kegiatan yang akan dilakukan oleh Unit. Anggaran tiba-tiba muncul di dalam POK 3. Tidak ada rencana kerja unit yang terstruktur mendukung proses pembelajaran praja IPDN Kampus Kalimanatan Barat 4. Belum ada Standar Pelayanan Minimal di tiap-tiap unit. 5. Belum ada SOP kegiatan di tiap-tiap unit. D. PEMBAHASAN 1. Karena terdapat personil unit yang tidak ”mengetahui 5W=1H” dari berbagai kegiatan yang dilaksanakan unit, hal tersebut berakibat kepada : a. tingkat partisifatif personil terhadap kegiatan unit rendah, b. Koordinasi rendah c. Tingkat kepedulian, inovasi dan tanggung jawab personil terhadap ketugasan rendah 2. Karena Unit tidak dilibatkan dalam penyusunan rencana anggaran dan anggaran tiba-tiba muncul di POK, akibatnya personil unit terjebak dalam ”proyek menghabiskan anggaran” tanpa target kinerja yang jelas. Dengan kata lain hanya sekedar merealisasikan penyerapan anggaran saja. Padahal tugas pokok, fungsi unit sangat berpengaruh bagi keberhasilan pembelajaran Praja IPDN. 3. Karena tidak ada rencana kerja yang jelas, maka dengan sendirinya Stadar Pelayanan minimal (SPM) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) tidak tersusun dan tidak terlaksana dengan baik. 4. Perencanaan anggaran yang tidak melibatkan Bagian berikut unitunitnya akan berakibat rendahnya kualitas kinerja dari unit-unit tersebut. Bahkan tidak mampu mendukung keberhasilan visi dan misi Institusi IPDN Kalimantan Barat. Penyebabnya adalah :
a. Penyusunan anggaran tersentralisasi di Bagian Tata Usaha khususnya di SubBagian Perencanaan dan Program. b. Waktu pembahasan usulan anggaran terbatas dan tidak memiliki otoritas di tiap Bagian/unit untuk melakukan inovasi. Akhirnya anggaran yang turun sudah dipagu dan tidak terencanakan. c. Keterbatasan jumlah peronil. E. KESIMPULAN Mis-manajemen yang terjadi dalam pelaksanaan program dan kegiatan di unit-unit disebabkan karena : a. Belum dioptimalkannya pelaksanaan mekanisme/prosedur kerja di unit-unit tersebut sebagaimana mestinya b. Belum berperannya unit-unit dalam mensukseskan pelaksanaan program pembelajaran Praja IPDN di Kampus Kalimantan Barat F. TINDAKAN YANG DISARANKAN 1. Segera menyusun SPM dan SOP pada tiap-tiap unit kerja yang disesuaikan dengan visi dan misi IPDN, serta memperhatikan program studi Manajemen Sumberdaya Aparatur di IPDN Kampus Kalbar. 2. Menyusun target kinerja tahun 2015 dan rencana kerja tahun 2016, disesuaikan dengan fungsi masing-masing Unit yaitu: a. Unit Perpustakaan: Menyusun SOP pelayanan perpustakaan; Membuat SPM Menyusun Buku-buku koleksi sesuai aturan/ketentuan administrasi perpustakaan Membuat prioritas program/kegiatan Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran untuk Tahun Anggaran 2016 Merancang Pelayanan prima Perpustakaan b. Unit Laboratorium : Menyusun SOP pelayanan laboratorium; Membuat SPM Membuat prioritas program/kegiatan Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran untuk Tahun Anggaran 2016 Merancang pengembangan pelayanan laboratorium c. Unit Museum: Menyusun SOP pelayanan Museum; Membuat SPM Membuat prioritas program/kegiatan Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran untuk Tahun Anggaran 2016 Merancang pengembangan pelayanan Museum d. Unit Budidaya
Menyusun SOP pelaksanaan dan pengembangan budidaya; Membuat SPM Membuat prioritas program/kegiatan Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran untuk Tahun Anggaran 2016 Merancang pengembangan budidaya
Kepala Bagian Akademik dan Kerjasama
Widodo Wuryanto, S.IP., M.Si NIP. 1970120 199009 1 001
Tupoksi Bagian Akademik Bagian Administrasi Akademik
Bagian Administrasi Akademik dan Kerjasama mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi akademik, perkuliahan dan evaluasi, pelatihan, serta administrasi tenaga akademik. Bagian Akademik dan Kerjasama menyelenggarakan fungsi: 1 Pelaksanaan administrasi akademik, perkuliahan dan evaluasi; 2 Pelaksanaan administrasi tenaga akademik dan kerjasama; 3 Pelaksanaan pelatihan. Bagian Akademik dan Kerjasama mempunyai rincian tugas: 1 Menyusun rencana operasional bidang akademik dan kerjsama; 2 Melaksanakan administrasi akademik; 3 Melaksanakan administrasi perkuliahan dan pelatihan; 4 Melaksanakan administrasi tenaga kependidikan; 5 Melaksanakan administrasi kerjasama antar lembaga berkoordinasi dengan biro akademik dan kerjasama; 6 Menyusun renacana operasional pelatihan berkoordinasi dengan biro akademik dan kerjasama; 7 Melaksanakan operasi perkuliahan dan pelatihan; 8 Menyusun kalender akademik, jadwal perkuliahan; 9 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Direktur.
Sub Bagian Administrasi Akademik, Perkuliahan dan Evaluasi
Sub Bagian Administrasi Akademik, Perkuliahan dan Evaluasi mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi akademik program studi serta penyiapan perkuliahan dan evaluasi. Sub Bagian Administrasi Akademik, Perkuliahan dan Evaluasi menyelenggarakan fungsi: 1 Pelaksanaan urusan administrasi akademik program studi; 2 Pelaksanaan perkuliahan; 3 Pelaksanaan evaluasi belajar Sub Bagian Administrasi Akademik, Perkuliahan dan Evaluasi mempunyai rincian tugas: 1 Melaksanakan administrasi akademik; 2 Menyiapkan bahan ajar (GBPP, SAP dan modul ajar 3 Menyiapkan bahan administrasi akademik praja (KRS, KHS, praja)
4 Melaksanakan tata usaha nilai akademik praja; 5 Menghimpun naskah soal ujian, melaksanakan ujian; 6 Menyiapkan bahan penyusunan jadwal perkuliahan; 7 Menyiapkan bahan penyusunan kalender akademik pada lingkup program studi; 8 Menyiapkan alat bantu dan kelengkapan pengajaran/perkuliahan; 9 Menyiapkan bahan penetapan tenaga kependidikan; 10 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Kabag. Akademik dan kerjasama.
Sub Bagian Administrasi Kerjasama
Sub Bagian Administrasi Kerjasama mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi kerjasama. Sub Bagian Administrasi Kerjasama menyelenggarakan fungsi: 1 Pelaksanaan urusan administrasi tenaga pendidik; 2 Pelaksanaan administrasi kerjasama. Sub Bagian Administrasi Kerjasama mempunyai rincian tugas: 1 Menyiapkan bahan penyusunan kebutuhan tenaga pendidik; 2 Melaksanakan administrasi tenaga kependidikan; 3 Menyiapkan bahan kegiatan peningkatan kapasitas tenaga pendidik; 4 Menyiapkan bahan koordinasi dalam rangka kerjasama dengan berbagai pihak untuk penyiapan tenaga kependidikan; 5 Menyiapkan bahan administrasi kerjasama penelitian dan pengabdian masyarakat; 6 Menyiapkan bahan kerjasama antar lembaga; 7 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Kabag. Akademik dan Kerjasama.
Sub Bagian Pelatihan
Sub Bagian Pelatihan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penyusunan program pengembangan serta evaluasi pelatihan Sub Bagian Pelatihan menyelenggarakan fungsi: 1 Pelaksanaan kegiatan penyusunan program pengembangan pelatihan 2 Penyelenggaraan kegiatan pelatihan dan evaluasi belajar pelatihan. Sub Bagian Pelatihan mempunyai rincian tugas: 1 Menyiapkan bahan penyusunan program pengembangan pelatihan;
2 Melaksanakan administrasi pelaksanaan dan evaluasi pelatihan; 3 Menghimpun materi pelatihan 4 Menyiapkan bahan penyelenggaraan pelatihan 5 Menyiapkan bahan penyusunan rencana teknis kegiatan praktek lapangan praja; 6 Melakukan administrasi pelaksanaan praktek lapangan praja; Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Kabag. Akademik dan Kerjasama
