TEKNIK ILUSTRASI MASALAH – FISHBONE DIAGRAMS Oleh: Hindri Asmoko1
Tulisan ini merupakan bagian ketiga dari tulisan membedah kompetensi in-depth problem solving and analysis. Tulisan ini akan membahas teknik mengilustrasikan masalah dalam suatu diagram atau gambar yang sering dinamakan causal map. Tujuan menggambarkan masalah dalam suatu diagram atau gambar adalah untuk lebih memudahkan kita memahami gambaran permasalahan dan faktor-faktor penyebab munculnya permasalahan dalam satu diagram atau gambar. Scarvada, dkk (2004) menyatakan, dalam literatur manajemen operasi, causal map dikenal dengan beberapa nama antara lain Ishikawa (Fishbone) diagrams, impacts wheels, issues trees, strategy maps, risk assesment mapping tools (FMEA), dan cause and effect diagrams. Fishbone Diagrams (Diagram Tulang Ikan) merupakan analisis sebab akibat yang dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa yang menggambarkan permasalahan dan penyebabnya dalam suatu kerangka tulang ikan. Impacts Wheels merupakan suatu pendekatan brainstorming terstruktur sederhana yang dirancang untuk membantu manajer mengeksplorasi konsekuensi dari event khusus dan untuk mengidentifikasi konsekuensinya. Issues Trees merupakan pendekatan yang membantu memerinci suatu masalah dalam komponen-komponen penyebab utama dalam rangka menciptakan rencana kerja proyek (Miller, 2004 dalam Scarvada, 2004). Strategy Maps adalah suatu alat pemetaan penyebab untuk mengembangkan dan mengkomunikasikan strategi (Kaplan dan Norton, 1996). Risk Assesment Mapping Tools digunakan untuk menyediakan suatu metode sistematis dalam mengidentifikasi semua jenis potensi kegagalan, potensi penyebab, dan konsekuensinya. Cause and effect Diagrams
1
Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan SDM, BPPK, Magelang
1
adalah suatu alat pemetaan penyebab untuk meningkatkan kualitas dan mengembangkan peranan dalam program manajemen mutu. Lebih lanjut, Scarvada mengemukakan causal map dapat menjadi alat (tools) yang bermanfaat. Manfaat tersebut antara lain sebagai berikut: 1. Diagnosis tool – causal map dapat membantu pengguna untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan penyebab permasalahan. 2. Communication tool – causal map dapat mengkomunikasikan hubungan sebab akibat secara efektif dan efisien. 3. Risk mitigation tool – causal map dapat membantu mengantisipasi konsekuensi yang tidak diinginkan dan memitigasi risiko 4. Control tool – causal map dapat membantu mengidentifikasi lokasi yang paling baik untuk pengendalian. Tulisan ini hanya membahas salah satu alat saja dari beberapa jenis alat seperti yang telah dijelaskan secara singkat di atas. Bahasan tulisan kali ini mengangkat alat ilustrasi permasalahan berupa Diagram Fishbone. Pembahasan dalam tulisan ini meliputi pengertian Diagram Fishbone, manfaat Diagram Fishbone, dan langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fishbone.
Pengertian Fishbone Diagram Diagram Fishbone sering juga disebut dengan istilah Diagram Ishikawa. Penyebutan diagram ini sebagai Diagram Ishikawa karena yang mengembangkan model diagram ini adalah Dr. Kaoru Ishikawa pada sekitar Tahun 1960-an. Mengapa diagram ini dinamai diagram fishbone? Penyebutan diagram ini sebagai diagram fishbone karena diagram ini bentuknya menyerupai kerangka tulang ikan yang bagian-bagiannya meliputi kepala, sirip, dan duri. Diagram fishbone merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Menurut Scarvada (2004), konsep dasar dari diagram fishbone adalah permasalahan mendasar diletakkan pada bagian kanan dari diagram atau pada bagian kepala dari kerangka tulang ikannya.
2
Penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya. Kategori penyebab permasalahan yang sering digunakan sebagai start awal meliputi materials (bahan baku), machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan measurement (pengukuran). Keenam penyebab munculnya masalah ini sering disingkat dengan 6M. Penyebab lain dari masalah selain 6M tersebut dapat dipilih jika diperlukan. Untuk mencari penyebab dari permasalahan, baik yang berasal dari 6M seperti dijelaskan di atas maupun penyebab yang mungkin lainnya dapat digunakan teknik brainstorming (Pande &Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004). Diagram fishbone ini umumnya digunakan pada tahap mengidentifikasi permasalahan dan menentukan penyebab dari munculnya permasalahan tersebut. Selain digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan penyebabnya, diagram fishbone ini juga dapat digunakan pada proses perubahan. Scarvada (2004) menyatakan Diagram fishbone ini dapat diperluas menjadi diagram sebab dan akibat (cause and effect diagram). Perluasan (extension) terhadap Diagram Fishbone dapat dilakukan dengan teknik menanyakan “Mengapa sampai lima kali (five whys)” (Pande & Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004).
Manfaat Diagram Fishbone Diagram Fishbone dapat digunakan untuk menganalisis permasalahan baik pada level individu, tim, maupun organisasi. Terdapat banyak kegunaan atau manfaat dari pemakaian Diagram Fishbone ini dalam analisis masalah. Manfaat penggunaan diagram fishbone tersebut antara lain: 1. Memfokuskan individu, tim, atau organisasi pada permasalahan utama. Penggunaan Diagram Fishbone dalam tim/organisasi untuk menganalisis permasalahan akan membantu anggota tim dalam menfokuskan permasalahan pada masalah prioritas. 2. Memudahkan dalam mengilustrasikan gambaran singkat permasalahan tim/organisasi. Diagram Fishbone dapat mengilustrasikan permasalahan utama secara ringkas sehingga tim akan mudah menangkap permasalahan utama. 3
3. Menentukan kesepakatan mengenai penyebab suatu masalah. Dengan menggunakan teknik brainstorming para anggota tim akan memberikan sumbang saran mengenai penyebab munculnya masalah. Berbagai sumbang saran ini akan didiskusikan untuk menentukan mana dari penyebab tersebut yang berhubungan dengan masalah utama termasuk menentukan penyebab yang dominan. 4. Membangun dukungan anggota tim untuk menghasilkan solusi. Setelah ditentukan penyebab dari masalah, langkah untuk menghasilkan solusi akan lebih mudah mendapat dukungan dari anggota tim. 5. Memfokuskan tim pada penyebab masalah. Diagram Fishbone akan memudahkan anggota tim pada penyebab masalah. Juga dapat dikembangkan lebih lanjut dari setiap penyebab yang telah ditentukan. 6. Memudahkan visualisasi hubungan antara penyebab dengan masalah. Hubungan ini akan terlihat dengan mudah pada Diagram Fishbone yang telah dibuat. 7. Memudahkan tim beserta anggota tim untuk melakukan diskusi dan menjadikan diskusi lebih terarah pada masalah dan penyebabnya.
Langkah-langkah dalam Penyusunan Diagram Fishbone Langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fishbone dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Membuat kerangka Diagram Fishbone. Kerangka Diagram Fishbone meliputi kepala ikan yang diletakkan pada bagian kanan diagram. Kepala ikan ini nantinya akan digunakan untuk menyatakan masalah utama. Bagian kedua merupakan sirip, yang akan digunakan untuk menuliskan kelompok penyebab permasalahan. Bagian ketiga merupakan duri yang akan digunakan untuk menyatakan penyebab masalah. Bentuk kerangka Diagram Fishbone tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
4
Kelompok Penyebab
Masalah
Penyebab
2. Merumuskan masalah utama. Masalah merupakan perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan (W. Pounds, 1969 dalam Robbins dan Coulter, 2012). Masalah juga dapat didefinisikan sebagai adanya kesenjangan atau gap antara kinerja sekarang dengan kinerja yang ditargetkan. Masalah utama ini akan ditempatkan pada bagian kanan dari Diagram Fishbone atau ditempatkan pada kepala ikan. Berikut contoh rumusan masalah utama. a. Masalah pada lembaga diklat Rendahnya kualitas lulusan diklat. Rendahnya kualitas pelayanan kepada peserta diklat, dan lain-lain. b. Masalah pada Bank Panjangnya antrian di kasir atau customer service. Tingginya tingkat kredit macet, dan lain-lain. c. Kantor Pajak Tidak tercapainya target penerimaan pajak. Rendahnya kualitas layanan, dan lain-lain 3. Langkah berikutnya adalah mencari faktor-faktor utama yang berpengaruh atau berakibat pada permasalahan. Langkah ini dapat dilakukan dengan teknik 5
brainstorming. Menurut Scarvada (2004), penyebab permasalahan dapat dikelompokkan dalam enam kelompok yaitu materials (bahan baku), machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan measurement (pengukuran). Gaspersz dan Fontana (2011) mengelompokkan penyebab masalah menjadi tujuh yaitu manpower (SDM), machines (mesin dan peralatan), methods (metode), materials (bahan baku), media, motivation (motivasi), dan money (keuangan). Kelompok penyebab masalah ini kita tempatkan di Diagram Fishbone pada sirip ikan. 4. Menemukan penyebab untuk masing-masing kelompok penyebab masalah. Penyebab ini ditempatkan pada duri ikan. Berikut disajikan contoh penyebab masalah rendahnya kualitas lulusan diklat. a. Kelompok SDM. Misalnya masalah SDM terkait dengan tenaga pengajar. Penyebab dari unsur tenaga pengajar ini adalah rendahnya kompetensi tenaga pengajar. Terdapat beberapa pengajar yang tidak sesuai dengan bidangnya. b. Kelompok Material. Terkait dengan diklat, penyebab bahan baku yang kurang baik adalah pertama kualitas kurikulum yang kurang baik. Kedua, bahan ajar banyak yang kurang update dengan perkembangan organisasi. Ketiga, tidak ada rencana pembelajaran dalam bentuk program pengajaran dan Satuan Acara Pembelajaran. c. Kelompok mesin dan peralatan. Penyebab masalah dari sisi mesin dan peralatan ada tiga yaitu kurang nyamannya ruangan kelas, tidak adanya ruangan untuk praktik, dan banyak komputer dan proyektor yang rusak. d. Kelompok method. Penyebab masalah dari sisi metode adalah kurangnya inovasi dalam model pembelajaran.
6
Penyebab masalah ini dapat dirinci lebih lanjut dengan mencari penyebab dari penyebab masalah tersebut. Pendalaman lebih lanjut dari penyebab masalah ini dapat dilakukan sampai dengan lima level. Dapat digunakan metode Five Whys untuk pendalaman penyebab masalah ini. 5. Langkah selanjutnya setelah masalah dan penyebab masalah diketahui, kita dapat menggambarkannya dalam Diagram Fishbone. Contoh Diagram Fishbone berikut terkait dengan permasalahan rendahnya kualitas lulusan diklat seperti yang telah dijelaskan di atas.
Tenaga Pengajar
Metode
Kurang inovasi
Kurikulum buruk
kompetensi kurang
Rendahnya kualitas lulusan diklat
Kelas tidak nyaman
Bahan ajar tidak update
Ruang praktik tidak ada
Komputer rusak
SAP tidak ada
Material
Peralatan
7
Daftar Rujukan Gaspersz, V. dan A. Fontana. 2011. Integrated Management Problem Solving Panduan bagi Praktisi Bisnis dan Industri. Penerbit Vinchristo Publication. Kaplan, R.S. dan D.P. Norton. 1996. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business Press. Robbins, S.P. dan Mary Coulter. 2012. Management. Pearson Education, Prentice Hall Scarvada, A.J., Tatiana Bouzdine-Chameeva, Susan Meyer Goldstein, Julie M. Hays, Arthur V. Hill. 2004. A Review of the Causal Mapping Practice and Research Literature. Second World Conference on POM and 15th Annual POM Conference, Cancun, Mexico, April 30 – May 3, 2004.
8
