Technische nota AbiFire5 Rapporten maken via ODBC

Technische nota AbiFire5 Rapporten maken via ODBC Laatste revisie: 29 juli 2009

Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................. 2 1

Installatie ODBC driver .................................................................................................................... 2

2

Systeeminstellingen in AbiFire5 ...................................................................................................... 3 2.1

Aanmaken extern profiel............................................................................................................ 3

2.2

Toewijzing extern profiel aan een gebruiker.............................................................................. 3

3

Aanmaken ODBC-koppeling voor SQLServer ................................................................................ 4

4

Aanmaken ODBC-koppeling voor Oracle ....................................................................................... 6

5

Microsoft Excel 2003/2007 en ODBC ............................................................................................. 7

6

5.1

Opvragen van gegevens van één tabel via de wizard .............................................................. 7

5.2

Opvragen van gegevens van één of meerdere tabellen met Microsoft Query ........................ 10

5.3

Opmerkingen ........................................................................................................................... 12

Microsoft Access 2003/2007 en ODBC......................................................................................... 13 6.1

Opvragen van gegevens ......................................................................................................... 13

6.2

Opmerkingen ........................................................................................................................... 15

Technische nota AbiFire5  Rapporten maken via ODBC AbiWare bvba/sprl   014/563.750  fax : 014/563.755

29 juli 2009, p. 1 e-mail: [email protected]  http//www.abiware.be

Inleiding Via ODBC beschikt u over de mogelijkheid om met externe programma’s (bijvoorbeeld Microsoft Excel of Access) rapporten te maken op basis van de gegevens in AbiFire5/AbiPlan5/AbiDispatch5.

U kan geen gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen via externe programma’s. Dit kan en mag enkel gebeuren via AbiFire5.

Dit hoofdstuk bevat naast de installatie-instructies een beknopte handleiding over het gebruik van AbiFire5 en ODBC in Microsoft Excel en Microsoft Access. Kennis van deze programma’s is aangewezen.

1

Installatie ODBC driver

Om op een bepaalde PC een ODBC-koppeling tot stand te brengen tussen een extern programma (bijvoorbeeld Microsoft Excel of Access) en uw AbiFire5-database, moet de correcte ODBC driver geïnstalleerd zijn. Indien uw korps gebruik maakt van een Microsoft SQL Server database, dient u de laatste versie van de SQL Server driver te gebruiken. Deze is reeds standaard geïnstalleerd indien AbiFire5 of AbiDispatch5 op de PC werd geïnstalleerd. Zo niet zal u eerst de meest recente Microsoft Data Access Components (MDAC) moeten installeren (zie verder). Indien uw korps gebruik maakt van een Oracle database, dient u de laatste versie van de Microsoft ODBC for Oracle driver te gebruiken. . Deze is reeds standaard geïnstalleerd bij de installatie van de Oracle client tools bij de installatie van AbiFire5 of AbiDispatch5 op de PC; Zo niet zal u eerst de meest recente Microsoft Data Access Components (MDAC) moeten installeren (zie verder). Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 of hoger Afhankelijk van de versie van het besturingssysteem, dient men de volgende versie van de Microsoft Data Access Components (MDAC) te installeren: o Windows XP met SP2 : bevat reeds de laatste versie van de MDAC, geen installatie vereist. o Windows XP zonder of met SP1 : MDAC 2.8. o Windows 2000 : MDAC 2.8 SP1. Stap 1:

Sluit alle programma's die open staan.

Stap 2:

Plaats de installatie CD-ROM van AbiFire5 in een CD-station en open er de folder "\Software requirements\Microsoft Data Access Components (MDAC)".

Stap 3:

Open de folder "MDAC 2.8 SP1" indien de lokale PC over Windows 2000 beschikt. Open de folder "MDAC 2.8" indien de lokale PC beschikt over Windows XP met of zonder SP1.

Stap 4:

Dubbelklik op MDAC_TYP.EXE en volg de instructies.



2

Systeeminstellingen in AbiFire5

Om rapporten te kunnen aanmaken via een extern programma dient u via de module Systeem eerst een extern profiel aan te maken en dit te koppelen aan de gebruiker. Een extern profiel bepaalt welke gegevens van uw AbiFire5-database via externe applicaties (bijvoorbeeld Microsoft Excel of Access) raadpleegbaar zijn. Dit extern profiel moet vervolgens aan één of meerdere gebruikers worden toegewezen. Hierdoor kunnen de gegevens beveiligd worden tegen ongewenste raadpleging.

2.1 Aanmaken extern profiel In het extern profiel legt u per module de toegang tot de onderliggende gegevenstabellen vast.

2.2 Toewijzing extern profiel aan een gebruiker

Voor meer informatie betreffende de initialisatie en het gebruik van externe profielen, verwijzen we naar de online help van AbiFire5 of de handleiding “Deel 2 – Systeem”. Opgelet : bij gebruikers die Windows authenticatie hanteren, wordt voor extern gebruik een aparte logon gecreëerd waarvan het paswoord initieel gelijkgesteld is aan de ID. Wijzig indien gewenst het paswoord dat dus verschillend kan zijn van het Windows-paswoord. Technische nota AbiFire5  Rapporten maken via ODBC AbiWare bvba/sprl   014/563.750  fax : 014/563.755


3

Aanmaken ODBC-koppeling voor SQLServer

Indien AbiFire reeds geïnstalleerd is op uw computer kan u de bestaande ODBC-koppeling ABIDATA gebruiken en hoeft u geen extra ODBC-koppeling aan te maken.

Open via het startmenu het configuratiescherm (Control Panel), open Systeembeheer (Administrative Tools) en start het programma Gegegevensbronnenbeheer (ODBC Data Sources). Kies System DSN, klik op de knop Toevoegen (Add) en selecteer de “SQL Server”-driver:

De naam van de server is de naam van de SQL Server instance. Deze vindt u ook terug in het inlogscherm van AbiFire of in het ABIFIRE.INI bestand (SERVER=XXXX).



Indien u geen toegang hebt dient u te controleren of : -

Login ID en paswoord correct zijn

-

gebruiker is toegewezen aan een extern profiel (of alternatief inloggen als sa)

Doorloop de volgende schermen en test de gegevensbron.



4

Aanmaken ODBC-koppeling voor Oracle

AbiFire maakt gebruik van een directe connectie met Oracle. Voor consultatie via Excel dient u eerst een ODBC-koppeling aan te maken via de ODBC-administrator.

Open via het startmenu het configuratiescherm (Control Panel), open Systeembeheer (Administrative Tools) en start het programma Gegegevensbronnenbeheer (ODBC Data Sources). Kies System DSN, klik op de knop Toevoegen (Add) en selecteer de “Microsoft ODBC voor Oracle”driver:

De naam van de server is de naam van de Oracle database. Deze vindt u ook terug in het inlogscherm van AbiFire of in het ABIFIRE.INI bestand (SERVER=XXXX).



5

Microsoft Excel 2003/2007 en ODBC

5.1 Opvragen van gegevens van één tabel via de wizard Stap 1:

Open Microsoft Excel 2003/2007 en creëer een nieuw blad.

Stap 2:

Microsoft Excel 2003 Selecteer het menu Data > Externe gegevens importeren > Nieuwe databasequery… Engelstalige menu: Data > Import External Data > New Database Query…

Microsoft Excel 2007 Selecteer het menu Gegevens > Externe gegevens ophalen > Van MS Query… Engelstalige menu: Data > Import External Data > From Microsoft query…

Stap 3:

Selecteer en klik op OK:

Vink de optie Query’s maken/bewerken met behulp van de Wizard Query AAN. Technische nota AbiFire5  Rapporten maken via ODBC AbiWare bvba/sprl   014/563.750  fax : 014/563.755


Stap 4:

Vul logon ID en password in:

Indien u geen toegang hebt dient u te controleren of : - Login ID en paswoord correct zijn - gebruiker is toegewezen aan een extern profiel - de ODBC-koppeling correct werkt - SQL Server : controleer of de optie “Use Trusted Connection” uit staat Stap 5:

Zoek in de linkerlijst met de beschikbare data de tabel en bepaal de kolommen van de tabel die u wenst op te vragen.

Stap 6:

Bepaal desgewenst een eerste filter op de gegevens die u wenst op te vragen.

Nadien kan u in Excel de gegevens steeds verder filteren en bewerken.



Stap 7:

Bepaal desgewenst de sortering van de gegevens die u wenst op te vragen

Nadien kan u in Excel de sortering van de gegevens steeds wijzigen. Stap 8:

U kan vervolgens de aangemaakte Query opslaan, verder bewerken of de gegevens opvragen:

Stap 9:

Indien u de gegevens weergeeft in Microsoft Excel kan u bepalen in welk werkblad ze worden geplaats. Bepaal desgewenst een andere plaats en klik op OK:

De gegevens worden nu live opgevraagd en weergegeven in Microsoft Excel. U kan deze gegevens verder bewerken in Microsoft Excel.



5.2 Opvragen van gegevens van één of meerdere tabellen met Microsoft Query Stap 1:

Open Microsoft Excel 2003/2007 en creëer een nieuw blad.

Stap 2:

Microsoft Excel 2003 Selecteer het menu Gegevens > Externe gegevens ophalen > Van MS Query… Engelstalige menu: Data > Import External Data > New Database Query…

Microsoft Excel 2007 Selecteer het menu Data > Externe gegevens importeren > Nieuwe databasequery… Engelstalige menu: Data > Import External Data > From Microsoft query…

Stap 3:

Selecteer en klik op OK:

Vink de optie Query’s maken/bewerken met behulp van de wizard Query UIT.



Stap 4:


Indien u geen toegang hebt dient u te controleren of : - Login ID en paswoord correct zijn - gebruiker is toegewezen aan een extern profiel - de ODBC-koppeling correct werkt - SQL Server : controleer of de optie “Use Trusted Connection” uit staat. Stap 5:

Selecteer telkens de tabel die u wenst op te vragen en klik op Toevoegen:

Nadat alle tabellen geselecteerd warden klikt u op Sluiten. Stap 6:

Indien u meerdere tabellen gebruikt dient u de relatie aan te duiden. In de documentatie van de databasestructuur worden de relaties in de omschrijvingen weergegeven door <(=veldnaam)>. Selecteer de relatievelden en leg de relatie vast. Sleep hiervoor het ene veld naar het andere:



Stap 7:

Zet in het menu Records de optie Automatische query af om te vermijden telkens gegevens op te halen bij iedere toevoeging van een veld, opzoekcriterium of sortering.

Stap 8:

Sleep de gewenste velden naar de tabel onderaan.

Stap 9:

Bepaal desgewenst opzoekcriteria via het menu Criteria > Criteria toevoegen. Nadien kan u in Excel de gegevens steeds verder filteren en bewerken.

Stap 10: Bepaal desgewenst de sortering van de gegevens via het menu Records > Sorteren…: Nadien kan u in Excel de sortering van de gegevens steeds wijzigen. Stap 11: Om te query uit te voeren (Automatisch query staat af) selecteert u in het menu Records de lijn Query nu uitvoeren. Stap 12: U kan vervolgens de aangemaakte Query verder bewerken en nadien desgewenst opslaan. Stap 13: Om de gegevens weer te geven in Microsoft Excel heeft u de volgende mogelijkheden: 1. Selecteer de gewenste rijen of kolommen, kopieer ze en plak ze vervolgens in Excel. 2. Selecteer het menu Bestand > Gegevens weergeven in Microsoft Office Excel. Opgelet: Microsoft Query wordt afgesloten zonder dat de gegevens bewaard worden. Stap 14: Indien u de gegevens weergeeft in Microsoft Excel kan u bepalen in welk werkblad ze worden geplaatst. Bepaal desgewenst een andere plaats en klik op OK:

De gegevens worden nu opgevraagd en weergegeven in Microsoft Excel. U kan deze gegevens verder bewerken in Microsoft Excel.

5.3 Opmerkingen Voor meer informatie verwijzen we naar de handleiding van Microsoft Excel en specifiek Microsoft Query.

De gegevens worden steeds éénmalig opgevraagd en weergegeven in Microsoft Excel. De gegevens die werden opgevraagd behoren tot het werkblad van Microsoft Excel en niet tot AbiFire.

Bij wijziging van de gegevens in Excel worden de gegevens in AbiFire niet gewijzigd. Bij wijziging van de gegevens in AbiFire worden de gegevens in Excel niet gewijzigd.

Om binnen een werkblad de gegevens nadien te actualiseren selecteert u het menu Data > Gegevens vernieuwen. Technische nota AbiFire5  Rapporten maken via ODBC AbiWare bvba/sprl   014/563.750  fax : 014/563.755


6

Microsoft Access 2003/2007 en ODBC Microsoft Access werkt op basis van zogeheten “Machine gegevensbronnen” (Machine Data Sources) en werkt steeds met live gegevens. Er worden dus geen gegevens naar Microsoft Access gekopieerd zoals dat wel het geval is bij Microsoft Excel.

Indien op uw PC een werkende versie van AbiFire5 of AbiDispatch5 staat geïnstalleerd, kan u gebruik maken van de bestaande connectiegegevens. Deze staan opgeslaan in een ODBC-gegevensbron en bieden u de mogelijkheid meteen tabellen te linken met het accesbestand (cfr. paragraaf 5.2). Indien dit niet het geval is, dient u op uw PC eerst een nieuw ODBC-gegevensbron aan te maken.

6.1 Opvragen van gegevens Stap 1:

Open Microsoft Access 2003/2007 en creëer een nieuw bestand.

Stap 2:

Microsoft Excel 2003 Selecteer het menu Bestand > Externe gegevens importeren > Tabellen koppelen… Engelstalige menu: File > Get External Data > Link Tables… Microsoft Excel 2007 Selecteer het menu Gegevens > Externe gegevens > Meer > ODBC Database... Engelstalige menu: Data > External Data > More > ODBC Database…



Stap 3:

Het ODBC-dialoogvenster verschijnt. Selecteer het tabblad Machine Data Source en selecteer de gegevensbron ABIDATA :

Stap 4:


Indien u geen toegang hebt dient u te controleren of : - Login ID en paswoord correct zijn - gebruiker is toegewezen aan een extern profiel - de ODBC-koppeling correct werkt - SQL Server : controleer of de optie “Use Trusted Connection” uit staat. Stap 5:

Bepaal de tabel(len) die u wenst op te vragen en klik op OK:

Voor sommige tabellen zal Microsoft Access de unieke recordidentificatie vragen. U kan dit negeren en op OK klikken. Stap 6:

U kan nu starten met het raadplegen van gegevens via queries, rapporten, etc.



6.2 Opmerkingen

Voor meer informatie verwijzen we naar de handleiding van Microsoft Access.

Microsoft Access werkt met live gegevens: de tabellen van de ABIDATA-database en uw Accessbestand zijn met elkaar gelinkt. De gegevens zijn enkel raadpleegbaar in Microsoft Access maar niet bewerkbaar.

Bij wijziging van de gegevens in AbiFire worden de gegevens automatisch geactualiseerd in Microsoft Access als men er de query opnieuw uitvoert.



Technische nota AbiFire5 Rapporten maken via ODBC

Recommend Documents