Příloha č. 1 ZD
Technické a funkční požadavky
Obsah 1. Klinická část – Onkologický informační systém M2 ........................................................................................ 2
2.
1.1.
Přístup a přihlášení do Onkologického informačního systému M 2 (OIS) .............................................. 2
1.2.
Kartotéka ................................................................................................................................................ 3
1.3.
Zobrazení seznamu chemoterapeutických pobytů (pacientů) ............................................................... 4
1.4.
Cytostatická žádanka .............................................................................................................................. 4
1.5.
Fronta chemoterapie ............................................................................................................................. 8
1.6.
Odeslání do software LESK na lékárně ................................................................................................... 8
1.7.
Odeslání do zdravotnické dokumentace ................................................................................................ 9
1.8.
Studiové medikace ................................................................................................................................. 9
1.9.
Předání na kliniku ................................................................................................................................. 10
1.10.
Vykazování – kdávky ............................................................................................................................ 10
Lékárenská část - software LESK ................................................................................................................... 10 2.1.
Přístup a přihlášení do software LESK na lékárně ................................................................................ 11
2.2.
Nastavení části přípravy ....................................................................................................................... 11
2.3.
Seznam objednávek na OPC ................................................................................................................. 11
2.4.
Sklad ..................................................................................................................................................... 11
2.5.
Průběh přípravy.................................................................................................................................... 12
2.6.
Objednávání externích žadatelů .......................................................................................................... 14
2.7.
Zbytkové hospodářství a přeplněné lahvičky ....................................................................................... 14
2.8.
Vracení cytostatik ................................................................................................................................. 14
2.9.
Exspirace/rozbití přípravků .................................................................................................................. 15
2.10.
Vykazování – recepty/kdávky ............................................................................................................... 15
2.11.
Odpisy .................................................................................................................................................. 16
3.
Historie léčby pacienta/statistiky ................................................................................................................. 17
4.
Školení .......................................................................................................................................................... 18
5.
Licence .......................................................................................................................................................... 19
6.
Specifikace podpory ..................................................................................................................................... 19
1
1. Klinická část – Onkologický informační systém M2 1.1. Přístup a přihlášení do Onkologického informačního systému M 2 (OIS) Uchazeč musí zajistit přístup do Onkologického informačního systému M2 od firmy Medoro přes url adresu: http://cytozadanky.vfn.cz/ pro 150 uživatelů zadavatele. Jednotlivé části a funkce Onkologického informačního systému M2 jsou popsány níže. 1.1.1 Ověření uživatele Ověření uživatele proběhne přes Active Directory. Uživatelé jsou ve VFN spravováni v rámci aplikace IDM a Onkologický informační systém musí aktualizovat oprávněné uživatele z tohoto systému (jedná se o tabulku v databázi MS SQL). 1.1.2 Přístup přes url adresu do Onkologického informačního systému Po přihlášení se uživateli zobrazí úvodní stránka se seznamem fronty chemoterapie jen střediska daného uživatele. 1.1.3
Přístup do Onkologického informačního systému z NIS
Onkologický informační systém musí poskytovat možnost spuštění (provolání) z jiného SW (např. NIS zadavatele (dále jen „NIS“)) s převzetím parametrů (identifikace pacienta) a otevření přímo formuláře „Základní informace o pacientovi pro plánování chemoterapie“, na kterém bude moci uživatel atributy pacienta upravit či doplnit (viz dále). Informace na kartě pacienta se budou aktualizovat při každém přístupu z NIS, předávány budou prostřednictvím webové služby, která bude uchazeči zpřístupněna. Předávané atributy budou shodné pro všechny kliniky VFN: -
Aktuální pojišťovna Rodné číslo (tj. číslo pojištěnce) Jméno Příjmení Titul před Titul za Aktuální adresa Hlavní diagnóza Výška Váha Pohlaví Datum narození Identifikace lůžkového oddělení (tj. středisko) – pacient se automaticky přiřazuje ke středisku, ze kterého ho do LESKu zadal lékař CAVE (alergie + jiná rizika) Číslo chorobopisu
V případě, že dojde v průběhu cyklu ke změně umístění pacienta (změně střediska), lékař uvidí objednávky z předchozího střediska, resp. i všechny předchozí chemoterapie zadané z ostatních středisek, a má možnost objednat další den aplikace. 1.1.4
Úrovně přístupových oprávnění
Onkologický informační systém musí přebírat přiřazení rolí ze systému IDM používaného zadavatelem. Oprávnění musí zahrnovat následující role: 1. administrátor
2
-
zakládání základních režimů, úprava číselníků, definování textů v poli premedikace a postmedikace, 2. vedení kliniky (přednosta/primář) a lékař možnost náhledu, editace a zadávání chemoterapie, zadávání nových zvláštních režimů 3. sestra zobrazení pouze ke čtení fronty chemoterapie pouze za střediska, ze kterého do systému LESK sestra přišla, bez možnosti potvrdit objednání do OPC možnost potvrdit závěr, že chemoterapie byla aplikována 4. uživatel z UHKT úroveň oprávnění jako „vedení kliniky“ navíc možnost zadat pacienta do kartotéky nebude do Onkologického informačního systému vstupovat přes NIS, omezení pouze na pacienty UHKT nebudou se v případě tohoto oprávnění odesílat data do zdravotnické dokumentace a nebude probíhat kontrola s Evidencí nákladných pacientů (dále jen „ENP“)
1.1.5
Automatické odhlášení ze systému
Systém zajistí automatický log out přihlášené osoby po určité době nečinnosti. Dobu nečinnosti bude moci nastavit administrátor pro každé středisko samostatně. Součástí onkologického informačního systému musí být následující moduly:
1.2. Kartotéka V kartotéce bude mít uživatel možnost upravovat údaje o pacientech. Údaje pacienta se budou aktualizovat z NIS při každém přístupu do Onkologického informačního systému z NIS. Pokud některé údaje nejsou v Onkologickém informačním systému uvedeny, uživatel je musí vyplnit ručně. V kartotéce se bude zobrazovat: ID pacienta (systém si bude tvořit sám, ID je pouze pro potřeby systému) Rodné číslo Příjmení Jméno Aktuální pojišťovna Přidán Změna (= kdy bylo změněno něco na kartě pacienta) Autor (= kdo pacienta do LESKu založil) Pro uživatelé z UHKT (externí žadatel) bude kartotéka obsahovat funkci „Přidat pacienta“. Tito uživatelé budou spravovat údaje svých pacientů výhradně ručně v Onkologickém informačním systému , žádné údaje se nebudou z NIS přenášet. Z NIS bude třeba přenášet následující informace: Aktuální pojišťovna Rodné číslo Číslo pojištěnce (přes to se budou aktualizovat údaje s NIS) Jméno Příjmení Titul před Titul za Aktuální adresa Hlavní diagnóza (dle kódování MKN, např. C83.3)
3
-
Výška Váha Pohlaví Datum narození Identifikace lůžkového oddělení (tj. středisko) – pacient se automaticky přiřazuje ke středisku, ze kterého ho do SW LESK zadal lékař CAVE (alergie + jiná rizika) Číslo chorobopisu
Pokud v NIS zadavatele údaje nebudou vyplněné, položky zůstanou v Onkologickém informačním systému prázdné. V takovém případě musí Onkologický informační systém umožnit lékaři ruční doplnění položek.
1.3.Zobrazení seznamu chemoterapeutických pobytů (pacientů) V seznamu chemoterapeutických pobytů (seznam pacientů) musí Onkologický informační systém zobrazovat pacienty dle nákladového střediska přihlášeného uživatele v následujícím rozsahu dat: -
ID pacienta (pouze pro potřeby systému) Rodné číslo Příjmení Jméno Aktuální pojišťovna Hlavní diagnóza Datum hospitace
1.4.Cytostatická žádanka Po výběru pacienta musí Onkologický informační systém uživateli na kartě „Základní info“ zobrazit série chemoterapie a umožnit mu aktualizovat následující základní údaje: -
Váha (kg) Výška (cm)
Údaje musí být možné zapisovat i s desetinnými místy. NA VŠECH FORMULÁŘÍCH PLÁNOVÁNÍ CHEMOTERAPIE MUSÍ BÝT PŘEHLEDNĚ UVEDENO JMÉNO PACIENTA. Onkologický informační systém musí umožňovat plánování chemoterapie: -
vytvořit cyklus manuálně ukončovat cyklus automaticky ukončovat cyklus v okamžiku odeslání žádanky do lékárny
1.4.1.
Přehled léčby
V přehledu musí být cykly řazeny od nejnovějšího po nejstarší (nejnovější cyklus je nahoře). Přehled musí obsahovat následující údaje: -
Stav série (= stav cyklu) Číslo cyklu Název (ID protokolu, tj. režim)
4
-
-
Zahájení Ukončení (možnost ukončit, případně termín) Datum + důvod ukončení – výběr z číselníku: Ukončeno nepřirozenou cestou – radio button s volbou předdefinovaných důvodů ukončení Alergická reakce Jiný nežádoucí účinek léčiv Změna terapie Jiný důvod Ukončeno přirozenou cestou (provede se automaticky po uplynutí posledního dne cyklu) Autor (= kdo chemoterapii založil)
V přehledu jsou zvýrazněny cykly, ve kterých došlo k úpravě dávky (např. vykřičníkem). Přehled musí být doplněn grafickým kalendářem, který barevně znázorní dny aplikace léčby pacienta. Po najetí kurzorem na den aplikace léčby bude zobrazen seznam léčiv a potvrzených dávek, které se mají aplikovat.
1.4.2.
Založení cyklu
Při zakládání cyklu bude třeba vyplnit: -
-
Pořadí cyklu Protokol (režim) - volba režimu z číselníku (funkce autocomplete – vyvolává se písmeny a čísly na klávesnici, zobrazí se jen režimy dané kliniky, aby nedošlo k záměně např. cyklů onkologických a cyklů hematologických) Premedikace (předvyplněné textové pole, které bude moci uživatel editovat) Postmedikace (předvyplněné textové pole, které bude moci uživatel editovat) Zahájení - volba data z kalendáře Diagnóza (z karty pacienta načtená z NIS) Kumulovaná dávka (více viz níže)
V případě, že v rámci režimu je definované léčivo se sledovanou kumulativní dávkou, bude uživatel 2 zadávat při prvním objednání součet již aplikovaného množství v mg / m . V případě překročení maximální kumulativní dávky musí aplikace lékaře na tuto skutečnost upozornit. Položka kumulovaná dávka musí obsahovat pro doplnění tyto údaje: -
-
Název sledovaného léčiva 2 Vstupní množství na pacienta v mg/m (defaultně bude 0, lékař vyplňuje ručně, pokud je pacient odjinud / pokud byl pacient jen ve VFN, vyplní se automaticky součet předešlého podaného množství) 2 Nové potřebné množství na pacienta v mg/m pro konkrétní cyklus
Onkologický informační systém v případě, že bude dávka překročena, uživatele upozorní, uživatel musí mít možnost volby „pokračovat ANO/NE“. V Onkologickém informačním systému musí být nastavena maximální dávka, přes kterou systém dál uživatele nepustí. Při každém prvním zadání pacienta do Onkologického informačního systému (při každém prvním přístupu přes NIS na daného pacienta) bude uživatel požádán o zadání vstupního množství dávky sledovaného léčiva. Při dalších zadání se již data musí sčítat ze systému z předchozích cyklů.
5
U všech kalendářů musí probíhat kontrola – při zadání data musí dojít k vyhodnocení, zda se: -
režimy (cykly) nepřekrývají nejedná o svátky nejedná o nelogická data (např. rok 2999)
V takových případech musí vždy dojít k upozornění uživatele, zda cyklus skutečně chce založit – ANO/NE. Po založení cyklu musí hned dojít k otevření „Aplikačního listu cyklu“. Na první záložce „Info o cyklu“ musí být základní informace o léčbě včetně jednotlivých přípravků, které by měly být v jednotlivých dnech pacientovi aplikovány, včetně dalšího kalendáře, který znázorňuje aplikace jen ve vybraném cyklu. Na druhé záložce „Aplikačního listu cyklu“ musí být rozpis jednotlivých aplikací s vypočteným datem dle vybraného režimu. V přehledu musí být např. vykřičníkem zvýrazněny dny cyklu, ve kterých došlo k úpravě dávky. Tisk umožní vytisknout dokument dle popisu v bodě 1.7 Odeslání do zdravotnické dokumentace.
1.4.3.
Výpočet dávky chemoterapie
U každého konkrétního režimu a dne musí být zobrazeny tyto údaje . Údaje, které nelze měnit: -
Váha pacienta Výška pacienta BMI (vypočítává se automaticky BSA (automaticky se podle zvoleného povrchu vypočte povrch těla dle rovnice DuBios: BSA 0.425 0.725 (hmotnost x výška ) x 0.007184) Věk pacienta Pohlaví
Údaje, které lze měnit: -
-
-
Identifikace lůžkového oddělení (defaultně bude vyplněno středisko, ze kterého ho do Onkologického informačního systému zadal uživatel, bude však možné středisko změnit, pokud dojde ke změně, na OPC bude odeslána informace o tomto NS, stejně jako zpráva do zdravotnické dokumentace půjde na pacienta tohoto NS) Metoda stanovení SK (volba z číselníku) Sérový kreatinin [µmol/l] pokud je u režimu uvedeno, že musí, doplní se číslo (LESK nyní počítá clerence kreatininu podle způsobu stanovení sérového kreatininu, vychází z Rigorózní práce pana doktora Klimeše, přidá se možnost výpočtu i podle Cockcroft-Gaultova vzorce) Datum aplikace (volba z kalendáře) Zahájení (čas aplikace) – informace pro farmaceuta OPC, do dokumentace se bude přenášet informace „po dodání z OPC“
Zde musí mít uživatel možnost konkrétně upravit dávky přípravků, které se odesílají do lékárny. V této tabulce se vztažné dávky (mg/kg, mg/m^2, AUC) přepočítají automaticky po zadání vztažné hodnoty (váha, výška, kreatinin, …): Přípravek - možno skrze checkbox vypustit z cyklu tím, že se checkbox odškrtne
6
-
-
Předpis - předepsané standardní množství (nesmí být možné ručně měnit) Dávka o Procento - obsahuje možnost procentního snížení/zvýšení dávky v rozsahu 100% - 0%, kdy 100% je základní dávka, rozmezí možnost snížení/zvýšení po 5% o Vypočtená dávka (nesmí být možné ručně měnit) – v případě, že lékárna to u daného přípravku nastaví, budou uživatelé nuceni dávku upravit na použitelné množství – systém nabídne nejbližší možnou použitelnou dávku Forma podání - obsahuje typy balení (tableta, infuze, bolus atd.), která se použijí v definici režimu Roztok Rychlost podání
U každého přípravku musí mít uživatel možnost provést změnu přípravku. Onkologický informační systém uživateli musí nabídnout vždy nejdříve přípravek, který je na prvním pořadí produktoskupiny ve skladovém modulu systému LESK. Uživatel může zvolit jiný přípravek z dané produktoskupiny. Zároveň musí probíhat kontrola se skladovým hospodářstvím na OPC – uživatel nesmí mít možnost vybrat přípravek, který není na skladě. Každá změna snížení/zvýšení dávky musí být v každém přehledu zvýrazněna a promítne se i do následujících dnů cyklu. Pro opakování cyklu uživatel zaškrtne checkbox pro založení nového cyklu. V takovém případě se po potvrzení aplikace musí uživateli otevřít okno s možností nastavení cyklu. Uživatel bude muset znovu vyplnit hodnoty v případech Sérového kreatininu, nebo Cílové AUC. Po potvrzení aplikace přípravku Onkologický informační systém provede kontrolu pacienta s ENP. V případě problému při kontrole nesmí být objednávka do software LESK na lékárně odeslána a musí dojít k upozornění uživatele, že v ENP není schváleno, ale uživatel přesto musí mít možnost chemoterapii zadat. Provázání s ENP bude řešeno distribuovanou aplikací WCF.
1.4.4.
Založení režimu
Základní režimy budou definovány administrátory, uživatelé nebudou mít možnost přednastavené režimy editovat. Uživatel musí mít možnost definovat nový zvláštní režim (mimořádnou chemoterapii). Založení nového protokolu (režimu) - obsahuje: -
ID protokolu (textové pole) Kód protokolu (textové pole) Interval mezi dávkami (počet dní) Účinná látka produktoskupina 2 dávka (množství v mg/m nebo kg nebo dle AUC) AUC Maximální dávka (v mg) Forma podání Možnost přidat pravidlo pro rychlost Dny podání (nepravidelné dávkování) Upřesnění aplikace nad rámec protokolu – přidat pravidlo
7
-
Nastavení přípravy Poznámka Pauza po aplikaci (minut) Premedikace Postmedikace
Předepsané texty v poli premedikace a postmedikace budou definovány administrátory. Uživatel musí mít možnost předepsané texty editovat.
1.5.Fronta chemoterapie Ve frontě chemoterapie se musí každému uživateli zobrazit pouze seznam pacientů střediska, ze kterého do Onkologického informačního systému daný uživatel vstoupil. Fronta chemoterapie musí obsahovat tyto údaje: -
Datum Hodina Rodné číslo – přes RČ si lékař může zobrazit kartu ZÁKLADNÍ INFO Jméno Příjmení Identifikace lůžkového oddělení (tj. středisko) – informace o středisku, ze kterého je pacient potvrzený Stav: o tlačítko Odeslat do lékárny = tj. čeká se, až dorazí pacient, poté se tímto tlačítkem objednávka potvrdí a odešle do OPC o nebo tlačítko Zrušit (možné pouze před odeslání objednávky na OPC) – v takovém případě musí uživatel uvést důvod – volba z možností: zhoršení klinického stavu pacienta nepřítomnost pacienta (nepřišel, vyšetření nebo zákrok na jiné klinice) nutná změna dávky o Potvrzeno = tj. odesláno na OPC (pacient dorazil a je potvrzeno klinikou) o Ředí se = tj. lékárna objednávku převzala a připravuje ji o Naředěno + datum a čas kdy bylo naředěno = tj. informace o tom, že lékárna objednávku zpracovala o tlačítko Aplikováno = tj. tímto tlačítkem se uzavře celý proces daného dne a odešlou se poslední informace do zdravotnické dokumentace
Seznam musí být možno filtrovat: -
podle data podle stavu
1.6.Odeslání do software LESK zadavatele Odeslání objednávky do software LESK proběhne prostřednictvím tlačítka „Odeslat do lékárny“ ve frontě chemoterapie. Každá odeslaná konkrétní objednávka do lékárny musí obsahovat: -
údaje o pacientovi medikační část
8
-
informace o sníženém/zvýšeném množství dávky včetně zdůvodnění
Informace odesílané do software LESK musí být následující: -
pravděpodobně bude potřeba naředit potvrzená příprava (pacient dorazil a je potvrzeno klinikou) zrušená plánovaná příprava (zrušená příprava klinikou)
Každá objednávka musí obsahovat informaci, kolikátá je to příprava pro dotyčného pacienta v cyklu – aktuální režim + cyklus (např. 3 den z 15).
1.7.Odeslání do zdravotnické dokumentace Odeslání do zdravotnické dokumentace musí proběhnout zároveň s odesláním potvrzené objednávky z Onkologického informačního systému do software LESK. Onkologický informační systém s NIS bude komunikovat pomocí protokolu DASTA. Zpráva musí obsahovat následující údaje: -
Jméno a příjmení Číslo pojištěnce Kód pojišťovny Číslo chorobopisu Povrch těla BMI Výška Váha Zapsal Premedikace Cyklus + režim + konkrétní den cyklu Datum + hodina podání ve formátu „po dodání z OPC“ Konkrétní přípravky + dávky (množství v miligramech) + příprava + zvýrazněnou informaci o procentuálním snížení/zvýšení dávky Postmedikace Zkontroloval: …………………. (ručně se podepíše podávající atestovaný lékař)
1.8.Studiové medikace Studiové medikace musí být řešeny v Onkologickém informačním systému jako chemoterapeutický režim s příznakem studie. V případě studiové medikace musí být zrušen tisk receptu a použitý materiál musí být účtován na nákladové středisko studie. Nezbytná je přítomnost textového pole pro poznámku pro doplnění čísel požadované studiové medikace. Pokud bude mít studie jiný systém přípravy, lékárna vytvoří pro studii novou produktoskupinu s novým návodem.
9
1.9.Předání na kliniku V okamžiku potvrzení dokončení přípravy přípravku v software LESK na lékárně, musí být do Onkologického informačního systému odeslána do fronty chemoterapie informace „Naředěno“ + informace datum a čas kdy bylo naředěno. Zaškrtnutím tlačítka „Aplikováno“ uzavře uživatel celý proces. Do zdravotnické dokumentace se ve stejném okamžiku musí odeslat druhá zpráva do NIS prostřednictvím protokolu DASTA. Druhá zpráva obsahuje následující informace: -
Jméno a příjmení Číslo pojištěnce Kód pojišťovny Číslo chorobopisu Povrch těla BMI Výška Váha Premedikace Cyklus + režim + konkrétní den cyklu Datum + hodina podání ve formátu „po dodání z OPC“ Konkrétní naředěné přípravky + množství + šarže (množství v miligramech) Postmedikace Podal: …………………. (ručně se podepíše podávající atestovaný lékař)
1.10.
Vykazování – kdávky
Pro možnost vykazování výkonů zajistí uchazeč přípravu pro přenos informací do NIS, avšak tato funkce NEBUDE SPUŠTĚNA společně se spuštěním Onkologického informačního systému. Do NIS se musí přenášet údaje ve chvíli potvrzení „Aplikováno“ uživatelem. Přenášet se budou následující informace: -
Konkrétní přípravek Dávka daného přípravku Nákupní cena daného přípravku
V Onkologickém informačním systému musí mít uživatel možnost v protokolech chemoterapie k jednotlivým položkám protokolu zadat také výkony, které se s aplikací přípravku vykazují. Tyto výkony a léky (ZUMy) musí být možné automaticky poslat do NIS, nebo vygenerovat kdávku, popřípadě vygenerovat libovolný požadovaný formát.
2. Lékárenská část - software LESK Zadavatel požaduje rozšíření stávajícího software LESK zadavatele o časově neomezená užívací práva (multilicenci) k modulu Ředění. Dále zadavatel požaduje nahradit výraz „Ředění“ za výraz „Příprava“.
10
2.1.Přístup a přihlášení do software LESK na lékárně Software LESK na lékárně musí přebírat přiřazení rolí ze systému IDM používaného zadavatelem.
2.2.Nastavení části přípravy Software LESK musí umožnit nastavení produktoskupiny pro jednotlivé skupiny přípravků, které bude uživatel mít možnost zaměňovat. Pro vybrané produktoskupiny musí být možnost stanovit maximální kumulativní dávku. Tato maximální dávka by měla být zadána při definici chemoterapeutického režimu. V software musí být nastavena i maximální dávka, kterou uživatel nebude moci při objednávání překročit.
2.3.Seznam objednávek na OPC Uživateli na lékárně se musí v software LESK zobrazit připravené, ale neschválené/neodeslané žádanky z Onkologického informačního systému. Defaultně bude v náhledu zobrazen aktuální den s možností výběru náhledu na jiné dny. Seznam musí obsahovat: -
-
Rodné číslo Jméno a příjmení Jméno předepisujícího lékaře Identifikace lůžkového oddělení (tj. středisko, ze kterého je pacient potvrzený) Datum a čas podání Aktuální režim + cyklus (každá objednávka obsahuje informaci, kolikátá je to příprava pro dotyčného pacienta v cyklu, např. 3 den z 15) Požadavek na přípravu (co se má připravit) Systémové zobrazení o změně (zvýšení/snížení dávky) + poznámka ze strany doktora k této změně (v případě, že uživatel v Onkologickém informačním systému z nějakého důvodu snížil nebo zvýšil množství oproti předchozí přípravě) Stav (může mít 3 režimy): o pravděpodobně bude potřeba naředit (tzv. předobjednávka) – nejde na ní kliknout (uživatel na lékárně však musí mít možnost objednávku potvrdit) o potvrzená příprava (pacient dorazil a je potvrzeno uživatelem v Onkologickém informačním systému ) o zrušená plánovaná příprava (zrušená příprava uživatelem v Onkologickém o informačním systému ) - POZOR: možné pouze před odeslání objednávky na OPC – nejde na ní kliknout
Seznam musí být možné filtrovat/řadit: -
podle stavu podle data podle lůžkového oddělení
2.4.Sklad Zadavatel disponuje na lékárně skladovým modulem SW LESK.
11
Zadavatel požaduje rozšíření stávajícího software LESK o časově neomezená užívací práva (multilicence) k modulu Komunikace s distributory. Výdej přípravků ze skladu musí proběhnout načtením čárových kódů přípravků = vyskladnění. Vydávat (odepisovat) se musí reálné množství spotřeby, např. 0,8 ks, zaokrouhleno na jedno desetinné místo.
2.5.Průběh přípravy 2.4.1.
Převzetí objednávky
Uživatel převezme v software LESK objednávku do zpracování, dle seznamu vezme přípravky a načtením kódu je v potřebném množství vyskladní ze skladového systému. 2.4.2.
Přepočet dávky
Přepočet dávky se musí zobrazit na vyžádání uživatelem software LESK, tj. po převzetí ze seznamu objednávek do zpracování. V případě přípravy prachu (např. endoxan), tedy rozpuštění pevné substance, ve kterých se neevidují přebytky, a počítá se s celými lahvičkami, musí software LESK návod sám rozdělit do přípravy po lahvičkách (lze nastavit tak, že rozdělovat po lahvičkách nebude, ale ve výchozím nastavení musí prachy rozdělovat). V případě koncentrátu (např. Irinotecanu), u kterého rozdělení po lahvičkách zde není, kvůli přebytkům v lahvičkách software LESK striktní rozdělení koncentrátu na přípravu po lahvičkách nebude vynucovat, nechá na farmaceutovi, jak objem rozdělí pro snazší přípravu (rozdělení lahviček po X ml). Bude-li výsledný objem příliš velký, musí software LESK umožnit rozdělit objem do libovolně velkých kroků, a tím přegenerovat postup přípravy. Po potvrzení přepočtu dávky musí software LESK vytisknout na tiskárně menší štítek na lahvičku s těmito informacemi: -
Jméno pacienta Číslo pojištěnce (stejné jako na receptu) Čárový kód Obchodní název přípravku Dávka
2.4.3.
Příprava cytostatik krok za krokem
Software LESK musí obsahovat průvodce přípravy, kterého si jednotlivá zařízení mohou nadefinovat na základě svého zavedeného workflow. Po načtení kódu na lahvičce s novým štítkem musí software umět zobrazit na monitoru návod na přípravu a umožnit uživateli software LESK podle něj postupovat.
12
2.4.4.
Pozastavení přípravy
V izolátoru musí mít uživatel software LESK možnost v případě technologické prodlevy zpracovávat dva požadavky najednou. Pro možnost přípravy dvou přípravků najednou bude možné přerušit přípravu. Při načtení nového čárového kódu dojde k pozastavení probíhající přípravy a započetí přípravy nové. Načtením předchozího čárového kódu by opět došlo k aktivaci postupu předchozí přípravy a k možnosti v přípravě pokračovat.
2.4.5.
Dokončení přípravy
Po potvrzení dokončení přípravy v izolátoru uživatelem software LESK odejde do fronty chemoterapie do Onkologického informačního systému informace, že je připraveno + informace datum a čas kdy bylo naředěno.
2.4.6.
Tisk štítku
Zadání tisku finálního štítku na lahvičku bude probíhat v dalším kroku na štítkové tiskárně již mimo izolátor. Štítek bude obsahovat: -
Jméno a příjmení pacienta Číslo pojištěnce Čárový kód Oddělení, na které je přípravek určený Nemocniční lékárna VFN, Odd. přípravy cytostatik, Karlovo nám. 32, 128 08 Praha 2 Tel: 224966286, 6290 Obchodní název přípravku Připraveno: datum + čas Použitelnost: datum + čas (datum exspirace počíná běžet od času, kdy software LESK potvrdil „dokončeno“) Poznámka k uchovávání: uchovávat v chladu, chraňte před světlem atd. Účinné látky Celkový objem Připravil
2.4.7.
Tisk protokolu
Tisk protokolu bude probíhat mimo izolátor. Software LESK musí umožnit tisknout na A4 soupis všeho, co bylo v rámci přípravy provedeno: -
Veškeré údaje ze žádanky Veškeré kroky provedené uživatelem software LESK (přípravky na přípravu, postup atd.) Kdo přípravek připravil
13
2.6.Objednávání externích žadatelů Jedná se o Ústav hematologie a krevní transfuze, dále jen „ÚHKT“. Na ÚHKT budou mít uživatelé stejný přístup (zobrazení) jako uživatelé VFN, tedy budou přistupovat a objednávat (chemoterapii i studiové medikace) přes Onkologický informační systém . V seznamech bude Onkologický informační systém uživatelům z ÚHKT zobrazovat jen pacienty dle nákladového střediska uživatele – tedy z ÚHKT. Onkologický informační systém však v tomto případě nebude odesílat údaje do zdravotnické dokumentace při zakládání žádanky a nebude probíhat kontrola s ENP.
2.7.Zbytkové hospodářství a přeplněné lahvičky Odepisovat se musí reálné množství na 1 desetinné místo, např. 0,8 kusu. Tj. zbytek musí být evidovaný jako 0,2 ks. Software LESK musí umět při výdeji nabídnout primárně zbytek, případně nabídnout více zbytků daného přípravku. Po nabídnutí zbytku bude moci uživatel software LESK zvolit zbytek, případně krok přeskočit a vybrat ze skladu nové balení. Při odpisu léků ze skladu uživatel software LESK musí mít možnost zadat, zda chce po ukončení přípravy detailně evidovat zbytek. Pokud uživatel software LESK na lékárně vybere detailní evidenci zbytku, po ukončení přípravy uživatel software LESK vybere lahvičku (seznam s lahvičkami podle šarže a př. exspirace, na konkrétní lahvičku klikne), ve které zbytek vznikl, v tomto momentu software LESK musí vytvořit záznam o zbytku (podle lahvičky pozná šarži a podle údajů o přeplnění objem). V momentě, kdy se tisknou signatury na výsledný naředěný přípravek, se musí zároveň vytisknout nový štítek pro lahvičku se zbytkem (stejný formát štítku jako na signatury). Nadále se se zbytkem bude pracovat jako s nově naskladněným lékem. Štítek pro lahvičky se zbytky bude obsahovat tyto údaje: -
šarže množství zbytku datum exspirace otevřeného přípravku (exspirace se vypočítá od doby ukončení přípravy a tisku štítku, a přičtením doby použitelnosti, která je uvedená u každé produktoskupiny)
Vykazování bude podle toho, co bylo použito, tedy naskladňovat se musí zbytky (z přeplněných lahviček) s cenou. Zbytky, které se nepoužijí, se musí odepisovat do spotřeby. Zbytky, které vzniknou z přeplněných lahviček, se nesmí počítat do nákladů na oddělení – budou s 0 Kč. Software LESK musí umět udělat sestavu zbytků (stejně jako např. sestavu exspirovaných přípravků). Lékárna musí mít možnost u přípravků, u kterých bude třeba evidovat detailní zbytky, zadat údaje o přeplňování lahviček (ml, mg, %).
2.8.Vracení cytostatik Software LESK na lékárně musí umožnit změnu pacienta a střediska (identifikace lůžkového oddělení) v Přípravě cytostatik – Výdej ze skladu. V případě potřeby musí mít uživatel software LESK možnost něco přidat (odepsat ještě něco ze skladu), případně část roztoku odebrat.
14
2.9.Exspirace/rozbití přípravků Software LESK na lékárně musí umožnit zobrazit (vyfiltrovat) přípravky po exspiraci. Software LESK na lékárně musí umět vytvořit sestavu s přípravky s blízkou dobou exspirace a tuto sestavu pravidelně zasílat na konkrétní emailovou adresu. Uživatel software LESK načtením čárového kódu přípravku s uplynulou dobou exspirace musí nabídnout software LESK na lékárně pouze typ výdeje: EXSPIRACE LIKVIDACE. Přípravek s uplynulým datem exspirace nesmí software LESK na lékárně umožnit ze skladu vydat. Uživatel software LESK má možnost přesunout do ztrát přípravek: -
Rozbitý Exspirovaný
V případě exspirace zbytku se přípravek likviduje stejným způsobem, jako celý exspirovaný přípravek.
2.10.
Vykazování – recepty/kdávky
Zadavatel požaduje rozšíření stávajícího software LESK zadavatele o Modul vykazování přípravků za ředění, který musí umožňovat: -
-
vykazovat jednotlivé výdeje léků na pacienta (ZULP) a v případě nastavení části modulu detailní přípravy cytostatik i recepty s výkony hradící náklady na přípravu naředěného přípravku generovat libovolný datový soubor se seznam ZULPů (zvlášť účtované léčebné prostředky), soubor musí být možné individuálně upravovat pro potřeby konkrétní instalace kdykoliv vygenerovat a vytisknout pro jednotlivé pojišťovny soubor kdávky společně s PDF dokumentem s papírovými recepty jednotlivé recepty snáze editovat po úpravách vygenerovat novou, popřípadě opravnou, dávku pro pojišťovnu, nebo přidat úpravu do souhrnných úprav a následně vygenerovat novou/opravnou dávku ze všech provedených úprav v receptech vytvořit vlastní seznam kódů příprav
V případě, že byla objednávka stornována, software LESK nesmí recept tisknout. Tisk receptu – obsah a podoba dle obrázku:
15
Software LESK musí umožňovat vratky receptů: 1.
2. 3.
Je nutná oprava receptu z důvodu změny obsahu – záznamu na receptu musí být upraven a odeslán znovu (recept musí být v dané číselné řadě vyjmut a vložen nakonec, na původním místě zůstane záznam, kód receptu zůstává stejný) Je nutná oprava receptu z důvodu změny pojišťovny – musí být vytvořen nový recept, u starého/“smazaného“ receptu bude vidět STORNO Nebude uhrazeno – musí dojít ke „smazání“ starého receptu a vytvoření nového, který bude vystavený na fiktivní pojišťovnu (např. kód 444) a následně vložen do ztrát
2.11.
Odpisy
Software LESK musí umožňovat odpisy přípravků.
16
3. Historie léčby pacienta/statistiky Software LESK na lékárně i Onkologický informační systém musí umožňovat zobrazení historie léčby pacienta. Případné sestavy musí uchazeč umožnit dodělat kdykoliv v budoucnu, v rámci smlouvy o podpoře. 3.1. -
3.2.
Požadavky na zobrazení – klinická část - Onkologický informační systém (vše pro jednotlivá pracoviště) počty všech pacientů s objednávkou do lékárny za volitelný časový úsek s minimem 1den počty pacientů s daným chemoterapeutickým režimem za volitelný časový úsek s jejich seznamem, včetně filtrování podle diagnózy u konkrétního pacienta dodržení dávkové intenzity režimů (podle jednotlivých cytostatik) počet pacientů a počet cyklů dle režimu s vybranou látkou za volitelné období (např. všichni pacienti s režimem s Rituximabem, R-CHOP, R-ESAP, R-FC atd.) výpis přehledu historie léčby u konkrétního pacienta (např. Novák Pavel 1.c. R-CHOP 1.2.2016, 2.c. R-CHOP 22.2.2016, 3.c. R-ESAP 14.3.2016 atd.)
Požadavky na zobrazení – lékárenská část - Software LESK
Software LESK musí umožňovat zobrazovat sestavy jako doposud. Navíc uchazeč zajistí zobrazení kompletní historie léčby konkrétního pacienta.
17
4. Školení Uchazeč musí dodat podrobnou školící příručku pro jednotlivé role uživatelů v systému. V rámci implementace musí být realizována následující školení: 1.
2.
3.
4.
5.
školení pro testující uživatele, kteří budou Onkologický informační systém testovat (akceptační test) školení proběhne v prostorách VFN, termín školení bude koordinován se zadavatelem školení včetně materiálů připraví uchazeč. počet osob: max. 10 školení pro testující uživatele software LESK, kteří budou software LESK testovat (akceptační test) školení proběhne v prostorách VFN, termín školení bude koordinován se zadavatelem školení včetně materiálů připraví uchazeč. počet osob: max. 5 školení pro klíčové uživatele z kliniky, která povede pilotní provoz Onkologického informačního systému školení proběhne v prostorách VFN, termín školení bude koordinován se zadavatelem školení včetně materiálů připraví uchazeč. počet termínů/osob na termín: 3/max. 12 školení pro uživatele software LESK pro pilotní provoz i ostrý provoz školení proběhne v prostorách VFN, termín školení bude koordinován se zadavatelem školení včetně materiálů připraví uchazeč počet termínů/osob na termín: 2/max. 12 školení pro další uživatele Onkologického informačního systému (po akceptačním testu a pilotním provozu) školení proběhne v prostorách VFN, termíny školení budou koordinovány se zadavatelem (v průběhu cca 1 měsíce) školení včetně materiálů připraví uchazeč počet termínů/osob na termín: 15/max. 12
18
5. Licence Stávající moduly software LESK zadavatele: -
5.1.
Sklad Příprava cytostatik Výdej/Distribuce Statistika
Budoucí dokup plovoucích licencí Onkologického informačního systému
Uchazeč uvede podmínky budoucího dokupu licencí pro klinickou část, které budou součástí licenční smlouvy. Podmínky pro dokup licence uvede uchazeč pro 1 uživatele, 5, 10, 50 a 100 uživatelů.
6. Specifikace podpory 6.1.
Podpora dostupnosti systému 24x7
Podpora běhu SW aplikace, databáze a OS, instalace nových verzí, aktualizací, patchů a hotfixů. Zajištění dostupnosti 24x7 - SLA 99,93% Odstávky systému nutno plánovat s uživateli zadavatele. Max. doba neplánované odstávky: 2 hodiny Cena vyjádřená paušální částkou / měsíc. Není omezeno počtem odpracovaných hodin. 6.2. Uživatelská podpora Hlášení závad, chyb, provozních problémů a požadavků: hotline – telefonicky v pracovní dny 7:00 – 18:00 hod helpdesk (elektronické zadání) – 24x7, primární evidence bude probíhat v helpdesku zadavatele, ke kterému uchazeč dostane přístup reakční doba je definována jen v pracovní době, např. při nahlášení chyby v 17:00 prvního dne, reakční doba se počítá od počátku pracovní doby následujícího dne Úroveň / závažnost závady
Max. reakční doba
Havárie Chyba
1 hodina 24 hodin
Max. doba odstranění závady 2 hodiny 4 pracovní dny
Havárie: stav, kdy dodané řešení není funkční, tzn. v procesu ředění cytostatik nelze pokračovat následující operací v posloupnosti nebo jej dokončit a SW neumožňuje náhradní ani dočasné řešení. Chyba: stav, kdy SW produkt neplní některou dílčí funkci deklarovanou v zadávací dokumentaci, v procesu ředění cytostatik lze pokračovat následující operací v posloupnosti nebo jej lze dokončit s využitím dočasného nebo náhradního řešení. Max. doba na odstranění závady se počítá od okamžiku zadání hlášení závady do systému Helpdesk VFN. Do doby na odstranění závady se nezapočítává doba, po kterou jsou dodávány doplňující či upřesňující informace nutné pro řešení.
19
Cena vyjádřena paušální částkou / měsíc. Řešení havárií, chyb není omezeno počtem hodin / měsíc. 6.3. Konzultace nad rámec podpory Cena za 1 hodinu konzultací nebo řešení rozvojových požadavků a prací nad rámec podpory.
20
