TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI. PŘÍRUČKA ADMINISTRATIVNÍHO PRACOVNÍKA nejen v textilním průmyslu. Ludmila FRIDRICHOVÁ

TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI

PŘÍRUČKA ADMINISTRATIVNÍHO PRACOVNÍKA nejen v textilním průmyslu Ludmila FRIDRICHOVÁ

LIBEREC 2006

© Ing. Ludmila Fridrichová, Ph.D. 2006

ISBN 80-7083-XXX-X

ÚVOD

7

Semestrální práce

8

1 Podnikatelský záměr

9

1.1 Dokument – podnikatelský záměr

9

1.1.1 Jak sestavit dokument PZ

10

1.1.2 Příklady a náměty pro tvorbu PZ

12

1.1.3 Jak vytvořit dokument PZ

14

2 Základy tvorby písemností

23

2.1 Norma

23

2.2 Typografické zásady

29

2.3 Personální písemnosti

35

2.4 Obchodní písemnosti

37

2.5 Písemnosti při organizování a řízení

62

3 Literatura

68

Poděkování: Elektronická podoba skript vznikla díky podpoře získané z grantu FRVŠ 3102/2006.

ÚVOD Vážení čtenáři, dostávají se vám do ruky skripta s neobvyklým názvem Příručka administrativního pracovníka nejen v textilním průmyslu, která jsou určena pro studenty oboru Textilní marketing. Předmět uvedeného oboru se jmenuje Administrativa na počítači, proto bude každé téma obohaceno o příklady použití vhodného softwaru. Skripta budou v průběhu semestru aktualizována a doplňována. Současně se skripty jsou k dispozici přednášky v elektronické podobě, které budou pro distanční studenty obohaceny zvukovým záznamem výkladu pedagoga, proto je třeba sladit obsah informací v obou dokumentech tak, aby nedocházelo k jejich zdvojení. Skripta jsou určena pro studenty oboru Textilní marketing, věřím však, že budou užívána i širší veřejností. Mnoho úspěchů ve studiu vám přeje

Příručka administrativního pracovníka © Fridrichová

Autorka

7

Semestrální práce Cílem oboru Textilní marketing je vychovat ekonomické odborníky pro textilní průmysl, nikoliv ekonomy pracující převážně v jiném odvětví. Proto si studenti pro svou semestrální práci vytvoří fiktivní firmu podnikající v textilním oboru, zpracují dokument podnikatelský záměr a vyhotoví další firemní písemnosti. Při hodnocení semestrální práce klade pedagog důraz na tvořivý přístup studenta, oceňuje náměty a nápady, nové myšlenky a způsob formálního zpracování dokumentů.

8


1 Podnikatelský záměr Cíl výuky: • Seznámíte se s náležitostmi dokumentu podnikatelský záměr. • Z uvedených příkladů se poučíte, jaké postupy - při vypracování dokumentu podnikatelský záměr - jsou správné a jaké chybné. • Dozvíte se základní pravidla a postupy, které využijete při sestavování a tvorbě dotazníku. • Naučíte se zpracovávat firemní data, z nichž některá budou požadována v dokumentu podnikatelský záměr. • Objasníte si pojem corporate identity. ----------------------------------------------------------------------------1.1

Dokument – podnikatelský záměr

Vytvořit dokument podnikatelský záměr (plán) je mnohem složitější, než zde bude ve zkratce uvedeno. Studenti budou seznámeni pouze se základními informacemi, které budou potřebné pro zpracování semestrální práce. Všechny informace, které je třeba znát o zakládání malé a střední firmy se studenti dozvědí v ekonomických předmětech nebo si je mohou sami prostudovat v doporučené literatuře. Dokument podnikatelský záměr (PZ) se vytváří při novém zakládání firmy a slouží jako nástroj pro získání a přesvědčení investora. Dokument je sestavován také v okamžiku, kdy chceme stávající firmu významně rozšířit či změnit předmět podnikání. Dokument se stane vizí a zároveň plánem v podnikání, čímž je rovněž umožněno sledovat stanovené cíle. Při jeho sestavování a tvorbě projdete třemi etapami.


9

• Úvaha o podnikání • Vyhledávání informací • Tvorba dokumentu 1.1.1 Jak sestavit dokument PZ Uvažujete-li o podnikání, chaoticky vás napadá mnoho otázek, na které hledáte odpovědi. Jaké otázky to mohou být? Proč chci podnikat? Co umím? Je můj nápad pro podnikání nosný? Jakou formu podnikání zvolím? Bude můj produkt na trhu žádaný? Existuje v mém oboru podnikání konkurence? Mám šanci uspět proti konkurenci?Jaké mám finanční možnosti? Budu podnikat sám nebo se společníky? Jak velké budu potřebovat prostory? Mám je nebo je musím pronajmout? Jaké poradenství budu potřebovat - právní, ekonomické, odborné? A mnoho dalších otázek. Je třeba zvážit, zda budete schopni informace shromažďovat sami nebo zda budete potřebovat poradce či společníka. Například budete prodávat oblečení pro cyklisty. Zvažujete zda rozumíte problematice ze tří hledisek. Z hlediska odborného, například uvažujete zda sami umíte posoudit vlastnosti prodávaných výrobků, jejich kvalitu, zda správně vyberete dodavatele, atd. Z hlediska ekonomického posuzujete, zda znáte všechny úkony, které musíte provést při zakládání firmy, zda víte jaké daně budete odvádět, zda umíte vést účetnictví atd. Z hlediska právního vedete úvahy zda znáte zákony, které s vaší prací souvisejí, zda umíte sestavit potřebné smlouvy (kupní, nájemní…) a další.

10


Kde hledat informace? • V poradenských centrech pro malé a střední podnikání • V odborných časopisech • V monografiích • Prostřednictvím podnikatelských sdružení • Na internetu • Na výstavách a veletrzích

Náležitosti dokumentu - podnikatelský záměr Provedli jste úvahy o projektu podnikání a dostáváte se do další etapy, tj. tvorby dokumentu jehož struktura je. • Titulní strana • Obsah (volitelný) • Sumarizace • Hlavní část Co by měl dokument obsahovat můžete nastudovat z různých příruček a literatury pro tvorbu dokumentu [1], [2], norma k této problematice není. Titulní strana Nepleťme si titulní stranu dokumentu s jeho obalem, tj. první stránkou, která může být zajímavě graficky zpracována, může obsahovat logo firmy, její název a slogan. Dokument má většinou strohý vzhled, a proto jako první stránka poslouží strana titulní. Obsahuje všechny nejdůležitější údaje o projektu: • Název firmy • Sídlo firmy-kontakt • Osoby spojené s projektem: zakladatel, společníci • Datum vytvoření Po titulní straně může následovat obsah a sumarizace.


11

Sumarizace Tato část je shrnutím nejdůležitějších informací z hlavní části, proto převážně kopíruje i strukturu hlavní části. V tomto oddíle se má čtenář možnost rychle zorientovat v problematice. Hlavní část Text hlavní části se dělí do oddílů, přičemž není přesně definováno, jaké to mají být. Záleží na tvůrci a jeho schopnostech co nejvýstižněji vyjádřit své myšlenky, náměty a cíle. Náležitosti hlavní části dokumentu: • • • • • • • • •

Předmět podnikání Cílová skupina zákazníků Dodavatelé Popis podniku a lokality – prostory pro podnikání Vybavení (zařízení) firmy Personální politika (pokud máte zaměstnance) Právní aspekty firmy Reklama a podpora prodeje Finanční rozvaha a plán (náklady, plánované příjmy, zdroje finančních prostředků, včetně výpočtu návratnosti nákladů) • Časový harmonogram podnikání

1.1.2 Příklady a náměty pro tvorbu PZ Následující kapitola má být praktická, to znamená předložené příklady vám mají posloužit jako inspirace pro vaši semestrální práci. Autorka čerpala ze starších studentských prací. Námětů pro podnikání nalezli studenti velmi mnoho, uveďme některé příklady názvu firmy a předmětu podnikání. 12


Jedna semestrální práce předkládá PZ pro firmu studio InterMóda, předmětem podnikání je vybavení interiéru textiliemi, počínaje záclonami, dekoračními textiliemi, přes služby ušití polštářků, potahů, čalounění nábytku, atd. Jiná práce popisovala firmu prodávající luxusní spodní prádlo. Vyskytovaly se i práce, kterým lze vytknout některé nedostatky. Jako je definice předmětu podnikání, název firmy, slogan. Jiná semestrální práce obsahovala předmět podnikání prodej metráže na kostýmky. To není nejšťastnější a nejvhodnější definice předmětu podnikání je příliš obecná a nepřesně definovaná, což si studenti ujasní až v předmětu textilní zbožíznalství (odborná zdatnost podnikatele je velmi důležitá). Další chybou byl název firmy - Charlotte (nevystihovalo předmět podnikání, nebylo jménem zakladatelky). Slogan by mohl být vylepšen následovně „Být krásná pro nás znamená cítit se ve své kůži“, který by musel projít několika úpravami. Sloužil by firmě, která prodává výhradně kožené oblečení a kožené doplňky, dále by se pozměnil jeho text. Po úpravě zněl: „Být krásná znamená cítit se ve své kůži“. Jaký vztah k firmě a k zákazníkovi ve sloganu můžeme nalézt? být krásná – s našimi výrobky budete krásná, naše výrobky vás obohatí, udělají vás ještě přitažlivější cítit se ve své kůži – předmět podnikání kožené zboží, cítit se ve své kůži – ráda nakupujete naše výrobky, je vám dobře v našich výrobcích berete je za svou nepostradatelnou součást, jako vlastní kůži. Tvoříte-li podnikatelský záměr je důležité vymyslet, najít vhodný název firmy, popřípadě slogan. Více o této problematice se pojednává v přednášce Corporate identity. Příručka administrativního pracovníka © Fridrichová

13

1.1.3 Jak vytvořit dokument PZ Předložené příklady byly vytvořeny v programu MS Word 2003. Nashromáždili jste potřebná data a zjistili jakou strukturou má dokument mít. Zbývá vytvořit jeho v elektronickou a tištěnou podobu. Při tvorbě dokumentu použijete následující funkce: • Konec nebo zalomení • Ohraničení a stínování • Zápatí stránky, číslování • Tvorba osnovy dokumentu • Rejstříky a seznamy Konec zalomení stránky dokumentu

obr. 1 Příklad obálky a titulní strany PZ

Obsahuje-li dokument obálku či titulní stranu nebo obojí, jak je patrné z obr. 1. Obálka, popřípadě titulní strana, mají většinou jiné formátování, například nemají číslované stránky, obsahují vložená textová pole a vložené obrázky, a proto se pro 14


další tvorbu dokumentu používá nový oddíl. Vytvoříte jej pomocí funkce KONEC NEBO ZALOMENÍ, viz. postup na obrázku.

1

5

6

3

4

Ohraničení a stínování stránky První stránka (obálka) bude obsahovat rámeček. Ten lze vytvořit funkcí KRESLIT – objekt OBDÉLNÍK


15

Oddíly umožní samostatné formátování

2

Vhodnější je však funkce OHRANIČENÍ A STÍNOVÁNÍ. Kurzor umístíte na první stránku a vyberete nabídky, viz obrázek.

1 2 3

4

5 6 7 Zápatí stránky, číslování U delších dokumentů je vhodné vložit číslování stánek, popřípadě doplňující text, postup je stejný vkládáte-li údaje do záhlaví stránky nebo do jeho zápatí. Při práci využijete oddíly a zalomení. První dvě stany dokumentu, které jsou součástí prvního oddílu nebudou číslované, avšak následující oddíly číslované budou. Povšimněte si v otevřeném okně programu, že v levém spodním rohu je označení stránky a oddílu.

16


Aby se při tvorbě zápatí neobjevilo číslování také v prvním oddílu, musíme správně nastavit funkci ODKAZ NA PŘEDCHOZÍ.

První oddíl však číslování a text v zápatí nemá mít, proto tuto funkci (Stejné pomocí ikony ODKAZ NA PŘEDCHOZÍ jako minulé) zrušíte, jak je patrné z následujícího obrázku zápatí. Nyní bez obav vložte text a ikonu číslo stránky.

Nyní můžete napsat do zápatí text, nastavit tabelační zarážku na zarovnání čísla stránky vpravo, kliknutím na příslušnou ikonu vložit číslo stránky.


17

Ukážete-li kurzorem na ikonu objeví se nápověda

Jste-li kurzorem na třetí straně dokumentu, ve druhém oddíle, stavový řádek vám ukazuje . Pro vložení zápatí zvolte funkci ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ, postup vidíte 1 na obrázku. Objeví se zápatí, všimněte si, že se v pravé horní části záhlaví objevil nápis STEJNÉ JAKO MINULÉ Pokud 2 byste do zápatí vložili text a číslo nyní, zobrazilo by se vše i v zápatí prvního oddílu.

Tvorba osnovy dokumentu Základ dokumentu máte hotový. Podnikatelský záměr má svou osnovu, viz. teorie v oddíle 1.1.1 na straně 11 a 12. Při spuštění programu MS Word se okno s dokumentem nastaví do režimu ZOBRAZIT-ROZLOŽENÍ PŘI TISKU, viz. na obrázku označení (a). Uvedené zobrazení poznáte i podle nastaveného stylu písma, které se zobrazuje jako STYL – NORMÁLNÍ, viz. na obrázku označení (b). Později až budete tvořit OBSAH potřebujete, aby názvy vašich kapitol měly nastavený STYL–NADPISX, kde místo X jsou v názvu čísla 1,2,3,…, která značí úroveň nadpisů, jejich důležitost. Například hlavní nadpis má č. 1, tj. NADPIS 1, nižší úroveň č. 2, atd. Styly můžete měnit i v zobrazení OSNOVA (c) pomocí roletové nabídky, postup viz obrázek. Styl NORMÁLNÍ (d) změníte na styl NADPIS 1 (e). Pak už jen vložíte text vaší osnovy, viz na obrázku dále (f).

c

1 b

2

d

a

e

3 4

18


5

f

Chcete-li vytvořit nadpis nižší úrovně, například druhé, změníte styl NADPIS 1 na NADPIS 2. Zvolíte příslušný text, v našem případě Předmět podnikání (5), a to tak, že na text kliknete nebo jej označíme blokem. Pak zvolíte příslušný styl, jak je předvedeno na následujícím obrázku, styl se změnil (g).

g

6 7

Po zapsání osnovy a nastavení úrovní, můžete očíslovat nadpisy. Kurzor umístěte do nadpisu první úrovně, a zvolte příslušnou funkci, jak ukazuje obrázek.

10

8

h

9 11 12 Příručka administrativního pracovníka © Fridrichová

19

Tlačítko Obnovit

Vaše nadpisy jsou tímto očíslovány, jak ukazuje obrázek.

Okno funkce ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ (h), může mít někdy nesprávně nastavené parametry. Někdo před vámi mohl upravovat formátování odrážek. O tom, že jsou vaše odrážky správně nastaveny se přesvědčíte tlačítkem OBNOVIT, viz. (ch). Jsou-li odrážky správně formátované, je tlačítko OBNOVIT nefunkční, byly-li odrážky nějakým způsobem měněny, je tlačítko funkční (i) a kliknutím na něj se odrážky obnoví do správné funkce.

ch

i

Rejstříky a seznamy Vytvořit obsah pomocí funkce Rejstříky a seznamy je pro vás již jednoduchá záležitost. Vrátíte se do zobrazení Rozložení při tisku, pod jednotlivé nadpisy doplníte text. Kurzor umístíte na stránku a pozici kam chcete obsah vložit. Může to být na konci textu nebo na začátku, před 20


kapitolou Úvod. Nezapomeňte, že Obsah není nadpis kapitoly, a proto musí mít styl NORMÁLNÍ. Dále už jen provedete následující operace, viz obrázek.

1 2 3 4

a 5

b 7

6 c

Vodící znaky (a) v obsahu (c) se nastaví dle zvolené šablony. Úroveň (b) označuje počet podnadpisů, které se v obsahu objeví, tři úrovně jsou dostačující, tzn. nadpisy by se zobrazily například pro první kapitolu až do nadpisu číslované úrovně 1.1.1. až 1.x.x.


21

2 Základy tvorby písemností Cíl výuky • Zjistíte, že k psaní písemností je třeba znát normu ČSN 019610. Úprava písemností … • Oživíte si vědomosti o typografii. • Naučíte se některé funkce z programu MS Word, které využijete při psaní písemností. • Získáte informace o písemnostech personálních, obchodních, právních a organizačních ----------------------------------------------------------------------------2.1

Norma

ČSN 019610. Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovým editorem je základním studijním materiálem pro každého administrativního pracovníka. V kapitole norma budou zmíněny pouze některé její části.

Členící (interpunkční znaménka) jako jsou, tečka, čárka, dvojtečka, středník, vykřičník, otazník se připojují k předcházejícímu slovu, zkratce, značce nebo číslu bez mezery. Za každé členící znaménko patří mezera. Existují výjimky, které naleznete v normě na straně 17. Jmenujme některé výjimky: • • • •

Číslování kapitol (2.1.3.) Čárka vyznačující desetinná místa (22,4) Čárka za vědeckou hodností (Ing. Malý, Ph.D., Louny) Před a za spojovníkem (česko-slovenská, e-mail)


23

Příklady textů budou psány jiným řezem písma kurzivou

• Norma stanoví pravidla pro grafickou úpravu textů. • Norma stanoví zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. Pravopisná stránka textů se řídí Pravidly českého pravopisu.

Tři tečky (výpustek), vynechaný text nebo pokračování výčtu se zapíše pomocí výpustku, tj. tři tečky za sebou. Tato norma stanoví pravidla pro … V programu MS Word výpustek provedete pomocí funkce: VLOŽIT- SYMBOL- SPECIÁLNÍ ZNAKY-VÝPUSTEK Spojovník spojuje dvě části slova krátkou pomlčkou bez mezer, končí-li řádek spojovníkem, opakuje se spojovník na novém řádku. anglicko–český, anglicko-český. VLOŽIT- SYMBOL- SPECIÁLNÍ ZNAKY-KRÁTKÁ POMLČKA VLOŽIT- SYMBOL- SPECIÁLNÍ ZNAKY-PEVNÁ POMLČKA použijete-li jako spojovník PEVNOU POMLČKU, pak se na konci řádku spojené slovo nerozdělí. Nevýhodnou jsou však dlouhá spojení a jiná grafika, jak ukazuje příklad Pomlčka může nahrazovat výrazy „až“, „až do“ nebo „proti“ je používána, je-li do věty vložen výraz nebo věta. Je od slov z obou stran oddělena mezerami. Nepíše se na konec řádku ani na začátek nového řádku. Kontrolní dny se uskuteční 1. – 5. února 2002. Jelikož je před a za pomlčkou mezera, docházelo by při zarovnání do bloku ke zvětšení mezery mezi pomlčkou a slovem. Proto je vhodné před a za mezeru použít funkci Pevná mezera. VLOŽIT-SYMBOL-SPECIÁLNÍ ZNAKY-PEVNÁ MEZERA. Závorky a uvozovky přiléhají k výrazu bez mezer. V dalším odstavci upozorníme na odsuvník (apostrof). Apostrof se používá za vynechané písmeno. Leh’ si; psal se rok ’99. 24


Zkratka na konci věty platí jako tečka za větou a proto se nepíší na konci této věty dvě tečky. Nabízíme dámskou konfekci velikostí 36, 38, atd. Za zkratkami tvořenými začátkem slova se píše tečka. p. (pan) Za zkratkami tvořenými začátkem a koncem slova se tečky nepíšou. pí (paní), fy (firmy) Uvnitř zkratek patří za každou tečkou mezera (použijeme pevnou mezeru). s. r. o. Za iniciálovými zkratkami (jsou tvořeny počátečními písmeny) se tečka nepíše. ČEDOK; ČD Značky jednotek se od číselné hodnoty oddělují mezerou (pevnou). V textu se značky jednotek, pokud nejsou použity s číslem, vypisují 5 %; 10 kg; 10 km až 15 km Budete potřebovat několik metrů geotextilie, Vyjadřují-li přídavné jméno, píší se hned za číslo. 5% sleva (pětiprocentní) Značky měn. V sestavách se značky měn píšou před peněžní částku. Hodnota s desetinným číslem je většinou uváděna s měnou před číslem, bez desetinného čísla je uváděna měna za číslo. Kč 12,50 12 Kč


25

Rozměry a tolerance 60 mm x 20 mm; 20 mm ± 2 mm; (20 ± 2) mm Měřítko čísla od dvojtečky jsou oddělena mezerami (pevnými). 1 : 100 Exponenty indexy se připojují přímo k číslici či písmenu. 150 m2; H2SO4 Při psaní indexu si můžete pomoci funkcí horká klávesa. Horní index nastavíte kombinací kláves CTRL+SHIFT+ ROVNÁ SE opakovanou volbou vrátíte písmo na původní velikost Dolní index nastavíte kombinací kláves CTRL+ROVNÁ SE opakovanou volbou vrátíte písmo na původní velikost Paragraf. U více paragrafů se značka píše pouze jednou. § 45; dle paragrafů § 45, 50, 55. Stejnítka nahrazují opakování výrazu. 100 m plátna barvy červené 80 m ” ” modré Kč ”

925 1.145

Kalendářní data je možné psát sestupně i vzestupně způsob je odlišen pomlčkou a tečkou mezi číslicemi. 1999-12-08; 99-12-08; 2006-12-08; 08.12.2006.

26


Časové údaje se píšou sestupně, tj. hodiny, minuty vteřiny a oddělují se dvojtečkou. Desetiny sekundy se oddělují čárkou 08:55; 12:20:45; 08:55,12; zlepšil výkon o 0,25 s. Členění textů Norma [4] na str. 14 definuje členění textů a označování jejich částí. Formátování textu odstavce pro běžnou obchodní a úřední korespondenci: • Jednoduché řádkování, • zarovnání textu k levé svislici, • mezi odstavci se řádkuje dvakrát (v editoru to znamená nastavit velikost mezery odpovídající velikosti písma nebo mírně vyšší, např. pro písmo vel. 16b. nastavíme mezeru 18b.

Formátování odstavce textu osobních dopisů a písemností zvláštního charakteru

Pro odsazení prvního řádku nepoužíváme klávesu Tab, ale funkci FORMÁT-ODSTAVEC-ODSAZENÍ A MEZERY- SPECIÁLNÍ-PRVNÍ ŘÁDEK Příručka administrativního pracovníka © Fridrichová

27

Pro mezery mezi odstavci nepoužíváme klávesu Enter, ale funkci FORMÁT-ODSTAVEC-ODSAZENÍ A MEZERYMEZERA ZA ODSTAVCEM (MEZERA PŘED ODSTAVCEM).

Výčty • Před začátkem a koncem výčtu je prázdný řádek, • jednotlivé body výčtu obsahující více řádek se oddělují prázdným řádkem, • členící znaménka se do textu nepíší, jsou-li výčty dostatečně graficky odlišeny, např. výrazné posunutí textu odrážek. Nyní se podívejte na příklad, který ukazuje formátování textu dle uvedených pravidel. Skryté znaky (a), viz. ikona vlevo, ukazují, jak byl text formátován v programu MS Word.

a

Ukázka členění pro odstavce s obsáhlejším textem

Nadpisy Nadpisy nemají tečku. Tečka je pouze za dílčím nadpisem, který je v textu zvýrazněn. Jako je uvedeno v tomto odstavci, který slouží zároveň jako příklad. 28


Velikost papíru a okraje a velikost písma, řádkování Pro obchodní a úřední písemnosti se používá formát papíru A4. Hromadné zprávy (např. zápisy ze schůze) se rozesílají pouze s adresou a odvolacími údaji na papíru formátu 1/3 A4. Levý a pravý okraj písemnosti je stejně široký (2,5 cm nebo 2 cm). Velikost písma – minimálně 10 b, řádkování jednoduché. 2.2

Typografické zásady

Vynález knihtisku (Johannese Gutenberga) odstartoval tvorbu velkého množství textů. Postupem času vznikla potřeba stanovit pravidla pro sazbu a tisk, těmto pravidlům říkáme typografické zásady, jejich znalost a dodržování umožní vytvořit profesionální vzhled textů. Než začneme tvořit písemnosti, ujasněme si některé zásady typografické úpravy. • Patkové písmo (Times New Roman) se užívá většinou pro dlouhé texty, je lépe čitelné, méně unavuje oči. • Bezpatkové (Arial) se pro svou jednoduchost často používá v odborných textech technického charakteru. • Najednou se používají maximálně tři typy písma. • Nadpisy se odlišují jinou velikostí písma. • Pojmy, na které chceme upozornit se vyznačují jiným řezem písma, kurzíva, tučné (používá se spíše v učebnicích). • Způsoby zvýraznění textu naleznete v normě ČSN 019610 na straně 13. • Za sebou by neměly následovat více jak tři řádky s rozdělovníkem.


29

Zajímavý je pojem normovaná stránka, vztahuje se k posuzování objemu práce, nikoliv k počtu vytištěných listů. Z historického hlediska jde o počet stránek rukopisu, který se psal psacím strojem na speciální předtištěné formuláře při dodržení průměrné délky řádku 60 znaků a při 30 řádcích a řádkování dvě na stránku rukopisu. Jedna normovaná stránka obsahuje 60*30 = 1800 znaků. Vybrané funkce programu MS Word Symboly Postup vložení symbolu a vysvětlení dalších pojmů.

1 2

3 a

d

4

b

c

e 5

30


Okno Symboly – Speciální znaky ukazuje: a) b) c) d) e)

Název značky Popis operace Klávesová zkratka (horká klávesa) Přidat text do Automatických oprav Přiřadit značku Klávesovou zkratku

Proložené (prostrkované) znaky Neprostrkovaný prostrkovaný

1

2

3

4

5

6


31

Formáty písma Do nabídky písmo jsme se dostali v předchozí ukázce, nyní si vyzkoušejte jaké písmo vytvoříte při volbě různého stylu. S ohledem na typografické zásady mnohá písma nevyužijete. Na textu Měníme písmo jsou předvedeny postupně jednotlivé druhy písma. Zajímavé je snad písmo skryte, protože při tisku se opravdu tento text neobjeví. a) Měníme písmo b) Měníme písmo c)

Měníme písmo

d)

Měníme písmo

gg)) hh)) i) J)

M Měěnníím mee ppííssm moo M Měěnníím mee ppííssm moo MĚNÍME PÍSMO MĚNÍME PÍSMO

e) Měníme písmo

Hodí se znát i rychlé kopírování formátu stylu. K tomu vám poslouží nástroj .

32


Odrážky Vkládat odrážky není nic složité. Důležité je znát nadstandardní vlastnosti tohoto nástroje. Zejména víceúrovňové. Použijeme při psaní jednoduchých textů s více úrovněmi (c), ale i k psaní číslovaných nadpisů (f). Vyzkoušejte si jednoduchý víceúrovňový text, STYL odstavce musí být Normální, nikoliv NadpisX, viz. příklad Administrativní úkoly 1) Elektronická pošta a) výuka i) Havlátová - kombinované studium ii) Adamec - zadání BP 2) Vytvořit zprávy a) Hospodaření pracoviště za rok 2006 b) Inventární majetek

1 2 3 4

c

c

c

a

b 4


33

Napíše se text, buď celý nebo první řádka, označí se blokem a zvolí víceúrovňové odrážky. Další řádek víceúrovňového textu přizpůsobíte tak, že jeho úroveň pomocí ikony (d) zvětšíte (paradoxně to znamená že v úrovních jdete hlouběji a hlouběji) nebo ji zmenšíte (e), tj. čímž dostáváte s textem směrem vlevo k hlavní úrovní.

e

d

Chcete-li v číslování odrážek pokračovat za dalším odstavcem textu použijete funkci NAVÁZAT NA PŘEDCHOZÍ (b), chcete-li mít číslování nové od začátku, zvolíte ČÍSLOVAT OD ZAČÁTKU (a). Pokud chcete číslovat nadpisy, vložíte kurzor do odstavce se Stylem NadpisX a potom volíte funkci víceúrovňové odrážky, postup byl popsán výše, které obsahují styly NadpisX (f).

f

a

34

b


2.3

Personální písemnosti

Do této skupiny řadíme písemnosti potřebné pro přijetí, průběh a ukončení pracovního poměru. Mají formu individuálně stylizovaných písemností nebo formu vyplněných tiskopisů. Studenti by měli umět sestavit následující písemnosti: • • • •

Motivační dopis Životopis Reference a doporučení Hodnocení pracovníka

Motivační dopis, žádost o místo Písemná žádost o místo, která je doplněná životopisem a doklady o vzdělání. Žádost by měla být promyšleně stylizovaná bez pravopisných chyb. Někdy mají firmy požadavek na ručně psanou žádost. Žádost o místo není opakováním životopisu. Žádost se píše na kancelářský papír velikosti A4, přílohy – kopie dokladů, mají stejnou velikost A4. Dopis má obvykle následující strukturu: • • • • • •

Adresa žadatele Adresa budoucího zaměstnavatele Místo a datum Věc Odkaz na nabídku Důvod žádosti -proč vybrané místo- termín možného nástupu • Pozdrav • Místo, datum vyhotovení, podpis • Přílohy (např. vysokoškolský diplom)


35

Životopis Základní personální písemností je životopis, nebo-li curriculum vitae (CV), či méně používané biography. Existuje množství návodů a postupů, jak životopis tvořit. Jednoduše je můžeme rozdělit na dva druhy. Vyprávěcí, volnou formou zaznamenané důležité informace o životě. Blokový, tj. stručný, shrnutý informací do bodů. Struktura životopisu bývá předepisována budoucím zaměstnavatelem, proto je dobré, před vyhotovením životopisu, tyto požadavky zjistit. Obvykle životopis obsahuje následující informace: osobní údaje, údaje o vzdělání, jazykové a odborné znalosti, popřípadě další znalosti, popis průběhu zaměstnání (dosažená praxe), doporučení a reference, informace o zdravotním stavu, popřípadě zájmy záliby. • • • • • • •

Osobní údaje Vzdělání Jazykové znalosti Zaměstnání - dosažená praxe, ocenění, stáže Reference, doporučení Ostatní - zdravotní stav, zájmy, záliby Místo, datum vyhotovení, podpis

Další písemnosti, jako je pracovní smlouva, dohody o provedení práce, atd. jsou podrobněji zmíněny v přednáškách – právní písemnosti.

36


2.4

Obchodní písemnosti

Autorka Kuldová zmiňuje ve své práci [7] čtyři zásady, které uplatníte při psaní soukromé i úřední korespondence. 1. Dopis je vizitkou pisatele (dopisem je i elektronická pošta). 2. Jeden dopis by se měl věnovat jedné problematice. 3. Na individuálně napsaný dopis odpovídáme v každém případě (kladně nebo záporně). 4. Odpovídáme ihned. Korespondencí a písemným projevem reprezentujete firmu. Pozornost je třeba věnovat úpravě jazykové, estetické a typografické i věcné. Základem firemních písemností je hlavičkový (dopisní) papír. Lze na něm představit firmu novému zákazníkovi nebo napsat žádost, upomínku atd. Kvalitu a způsob předtisku dopisního papíru pro obchodní a úřední korespondenci stanovuje již dříve zmíněná norma ČSN 019610. Úprava písemností … Formu, umístění a přesné rozměry předtištěných značek určuje norma ČSN 886101 Dopisní papíry pro hospodářskou a úřední korespondenci. Úřední dopis by měl být psán na kvalitním papíru, obsahuje tyto náležitosti: • • • • • • •

Hlavička dopisu Adresa adresáta Odvolací údaje Datum Věc Oslovení Text dopisu


37

• • • • • •

Pozdrav Razítko Podpis Parafování Přílohy Rozdělovník

Hlavička dopisu Obsahuje přesný název firmy, právní formu, firemní znak (logo), úplnou adresu včetně PSČ. Úpravu hlavičky norma nestanoví. V záhlaví dopisů mohou kromě telefonního a faxového čísla být další údaje, jako jsou: identifikačních čísla firmy, internetová nebo e-mailová adresa, popřípadě slogan firmy. Záhlaví by však mělo zůstat přehledné. Adresa Rozměry, umístění a obsah jsou stanoveny normou ČSN ISO 11180 Poštovní adresování. V normě Úprava písemností … se k adresám vztahují následující údaje: Adresa se píše k levé svislici jako text pokud není dopis vkládán do okénkové obálky, pak se píše vpravo. Na dopisy s předtiskem píšeme adresu rovněž vpravo. Další údaje se nesmějí uvádět v pásmu-10 mm nad adresovým polem a v pásmu 13 mm pod adresovým polem. V adrese uvádíme jednoznačné označení adresáta dopisu a úplné místní údaje. Pro úpravu adres platí tyto zásady: • adresa začíná velkým písmenem, • údaje se píší v 1. pádě, • řádky adresy jsou zarovnány k levé svislici,

38


• používá se jednoduché řádkování, řádkuje se rovnoměrně (nikde se nevynechává řádek), • adresy na dopisech, které budou vloženy do okénkové obálky, se píšou stojatým, nezdobným písmem o velikosti 2,5 mm, • název adresní pošty se zvýrazní velkými písmeny • v adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, tučným písmem ani proložením; název firmy lze napsat velkými písmeny, neproloženě, • adresa musí být psaná latinkou, čitelně bez přepisování • musí být použita dostatečně kontrastní černá barva, adresa nesmí být psána červenou barvou, tužkou, luminiscenční barvou nebo průpisem. Poštovní směrovací číslo a název adresní pošty se uvádějí takto: • poslední řádek adresy musí obsahovat PSČ a název adresní pošty, PSČ se píše vždy k levé svislici, • PSČ se píše do stejného řádku jako název adresní pošty, mezi PSČ a názvem adresní pošty jsou umístěny dvě mezery, • název okresu se v adrese neuvádí Odvolací údaje Obchodní a úřední dopisy lze opatřit odvolacími údaji: Vaše značka, Váš dopis značky, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, Linka, Fax, E-mail, Datum. Podnik si vybere údaje, které jsou pro jeho vyřizování účelné. Úprava odvolacích údajů může být sloupcová (vlevo nebo vpravo od adresového pole) nebo řádková, výběr opět záleží na firmě. Oba typy nesmí zasáhnout do adresového pole a člení se do skupin prázdným řádkem.


39

Příklad sloupcových odvolacích údajů: VÁŠ DOPIS ZN.: ZE DNE: NAŠE ZN.: VYŘIZUJE: TELEFON: INTERNET: DATUM:

IO/115 2001-11-26 Ov/No/159/01 Ing. Ovečka 048/23 24 25 26 oveč[email protected] 2006-12-01

Příklad řádkových odvolacích údajů: VÁŠ DOPIS ZN./ZE DNE: IO/115, 2006-12-01

NAŠE ZN: VYŘIZUJE:/TELEFON: LOUNY Ov/No/159/06Ing. Ovečka/+420 482 324 25 26

Značka slouží pro lepší orientaci v množství přijaté pošty. Většinou obsahuje následující údaje: Naše značka: Ov/No/159/06 Vyhotovil (vedoucí)

Je-li v datumu mezi číslicemi mezera, používáme pevnou Ctrl+Shift+Mezerník

Ovečka

Pořadové číslo Datum dopisu (Kniha (většinou odeslané zkrácené Napsal pošty) 06) Nová 159 2006

Datum V obchodních a úředních dopisech se datum vyjadřuje dvoumístně arabskými číslicemi sestupně pokud mezi údaje klademe spojovník , vzestupně, pokud jsou údaje odděleny tečkou. 2007-05-01 ( rok-měsíc-den) 01.05.2007 (den.měsíc.rok) Vyjadřujete-li v souvislém textu měsíc číslicí, píše se datum vzestupně, den a měsíc jednomístnou číslicí, včetně mezery mezi číslicemi. Navštívili nás 1. 5. 2007

40


Datum, kde je měsíc vypsán slovem, se píše vzestupně.

Datum by mělo být psáno dva až tři řádky pod předchozím textem. Věc Vynecháte dva řádky pod odvolacími údaji a napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu - věc. Začíná velkým písmenem a nekončí tečkou. Nezačíná slovem Věc:, pouze se zvýrazní (podtržení nebo tučné písmo). Představení nového výrobku firmy Ovečka. Chybou je, když heslovité vyjádření začíná slovem Věc: Věc: Představení nového výrobku firmy Ovečka. Oslovení Za heslovitým vyjádřením dopisu (věc) se vynechávají dva řádky a napíše se oslovení, které začíná vždy od levé svislice a končí čárkou. Oslovení se píše do každého dopisu. Úřad, podnik, firma se oslovují: Vážení, Vážené dámy a pánové, Vážené paní a pánové Vážení zákazníci, Vážení klienti, Muži se oslovují pátým pádem. Vážený pane ministře, Vážený pane inženýre, Vážený pane Krbče, Vážený pane Krbec, Vážený pan Krbec, Příručka administrativního pracovníka © Fridrichová

41

Mezi místem odeslání a datumem se čárka nepíše

Liberec 1. května 2007 V Liberci 1. května 2007

(neoslovuje se zároveň titulem a jménem) Vážený pane inženýre Nováku, Ženy se oslovují přechýleným tvarem: Vážená paní inženýrko, Vážená paní docentko, Vážená paní Nováková, Text Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Text začíná malým písmenem, protože je za oslovením čárka. Přehlednost textu se zajistí jeho členěním do odstavců (co odstavec, to téma), formátování odstavce, viz výše str. 27. Pravý okraj textu se automaticky zarovnává nebo se píše nezarovnaně (na praporek). Při úpravě na praporek nesmějí být rozdíly v délce řádků větší než pěr úhozů. Pozdrav Od posledního řádku textu je oddělen jedním prázdným řádkem, považuje se za další odstavec, začíná od stejné svislice jako předcházející text. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem Razítko Razítko firmy, podniku se otiskne nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulaté razítko se otiskne doprostřed pod textový sloupec. Podpis Pod podpisy odpovědných pracovníků se vytiskne jejich titul, jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě) a jejich funkce. Vždy se uvádí nejprve jméno a pak příjmení.

42


Nad strojem napsaným nebo vytištěným jménem a příjmením musí zůstat místo potřebné pro vlastnoruční podpis popřípadě razítko. Při použití blokové úpravy se podpis umístí podle svislice, která byla použita (levá nebo pravá svislice zarovnání). Avšak při použití pravé svislice se pod jméno a příjmení pracovní funkce zarovnává na střed. Příklad razítko a podpis pro levou svislici

Příklad razítko a podpis pro pravou svislici

Jsou-li na písemnosti dva podpisy, je vlevo umístěn podpis pracovníka funkčně vyššího. Jsou-li pracovníci na stejné funkční úrovni, určí se pořadí dle abecedy. Je-li na písemnosti více podpisů, umísťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Lichý podpis se umístí samostatně doprostřed pod poslední dvojici. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila.


43

Parafování Parafují se neodesílané kopie na levém dolním okraji písemnosti. Parafuje se písemnost, pokud ji koncipuje někdo jiný než ten, kdo ji podepisuje, pokud písemnost kontroluje podnikový právník, překladatel, apod. Přílohy Dva až čtyři řádky pod podpisem se k levé svislici umístí upozornění na přílohy. Za nadpisem Přílohy není členící znaménko. Přílohy se mohou: • uvést počtem, zmíníte-li je v dopise, • při malém počtu vyjmenovat (zvýrazní se), • vyjmenovat pod zvýrazněný nadpis Přílohy.

44


Rozdělovník Je upozornění, že byla kopie zaslána ještě někomu dalšímu. Pod přílohami se vynechají dva řádky a vepíše se nadpis Na vědomí, popřípadě Rozdělovník nebo Kopie, pod něj se napíše výčet adresátů. Nadpis se zvýrazní. Členící znaménko se za nadpis nepíše.

Při nedostatku místa se rozdělovník píše do pravé dolní čtvrtiny písemnosti. Doplňující údaje Do zápatí vkládáme identifikační údaje instituce: bankovní spojení, IČ, DIČ, sídlo instituce, účet v bance, telefony, fax, e-mail, web adresu. Obchodní zákoník č. 501/2001 stanoví jaké údaje je subjekt povinen na obchodních písemnostech uvádět.


45

Hlavičkový papír - příklad Na příkladech studentských praci si zopakujme náležitosti hlavičkového papíru. a) V záhlaví přesný název firmy, úplná adresa (chybí právní forma - většinou se s ní v záhlaví nesetkáte) b) Odvolací údaje c) Mezera za odvolacími údaji. Je třeba dbát, aby text hlavní části dopisu nepřekrýval záhlaví. Nesmí být ani příliš blízko záhlaví či blízko odvolacích údajů. d) Nejdůležitější údaje v zápatí – bankovní spojení, IČ, DIČ, telefon, web adresa. Údaje jsou správně zarovnány pomocí tabelačních zarážek vlevo . e) Úplná adresa by měla být obráceně, nejprve ulice, pak město

46


E-mail E-mail v sobě zahrnuje tři prvky komunikace: dopis, fax, telefon; což má výhody a nevýhody. Porovnejme e-mail s těmito médii. Výhody: Je rychlý jako telefon. Pošta doručí dopis nejdříve za jeden den, e-mail je doručen během několika minut, v horším případě hodin. Pokud je adresát připojen k internetu může si zprávu přečíst co nejdříve. Pomocí e-mailu se můžete lépe a precizněji vyjádřit, než prostřednictvím telefonu, tj. můžete k mailu přiložit obrázky, grafy i video. E-mail je méně formální než fax, protože faxem zasíláme tištěné dokumenty, dbáme proto na jejich úpravu více. Nevyrušuje, jako telefon, přečtete si jej v době, kterou sami uznáte za vhodnou. Pomocí emailu se lépe sdělují špatné zprávy, i když to není moc etické. E-mail slouží zároveň jako doklad, tj. v telefonním styku mohou být některé informace přeslechnuty nebo zapřeny. E-mail má také několik nevýhod. Pokud na e-mail neodpovíte, chybí odesilateli zpětná vazba. E-mail si mnoho lidí plete s telefonem, možná proto, že se jedná o komunikaci rychlým médiem, a textech e-mailu se pak objevují prvky telefonování, tj.: respondenti nepoužijí oslovení nebo oslovují nesprávně pozdravem - Dobrý den. Stává se, že přijde e-poštou dopis, který obsahuje pouze přílohu a dokonce z e-adresy ani nelze rozpoznat adresáta. Nevhodně je rovněž používáno hromadné rozesílání dopisů, tj. ne vždy je vhodné, vidět adresy dalších respondentů. Velkou nepříjemností e-mailové komunikace jsou nevyžádané zprávy, tzv. SPAMy. Důležité je dodržovat jistou e-mailovou hygienu, tj.:


47

• nezapojovat se do řetězců „e-mailerů“, kteří rozesílají různé vtípky stažené z internetu, • nerozesílat tyto soubory, či odkazy na adresy, které dorazily v podobě hromadné pošty, • nenavštěvovat „choulostivé“ stránky, na které se pak váží reklamy o prodeji různých léčiv, • pravidelně používat antivirový program a hlavně jej aktualizovat. E-mail používaný jako obchodní dopis, úřední písemnost, musí obsahovat stejné náležitosti, jako písemnost tištěná. Údaje, jako odesilatel, adresát, datum a čas odeslání, není třeba do textové části e-mailu znovu vypisovat, jsou součástí hlavičky. Každá adresa odesilatele by měla být jasně identifikovatelná, tj. jméno příjmení, organizace a pokud tak není, měl by si tyto údaje do adresy doplnit, popis viz. níže. V úředním e-mailu je třeba dodržet stejnou strukturu jako v tištěném úředním dopisu: • odvolací údaje (nevyplňují se, jsou v záhlaví), • oslovení, • hlavní část textu, • pozdrav, • podpis. Obsahuje-li dopis přílohu, může mít tato následující charakter: • lze v ní provádět veškeré úpravy aniž by se vizuálně projevilo, že byl dokument upravován, • lze v ní provádět korektury, které se zřetelně vyznačí, • lze ji pouze číst, pro úpravy je uzamčena. Postupy oprav a korektur naleznete v kapitole Opravy dokumentu. Pokud si vyměníte několik e-mailů za sebou, není již nutné povinné údaje psát (ale je to zdvořilé). 48


Programy elektronické pošty Účelem této kapitoly není vysvětlovat použití programu elektronická pošta. Pouze zde bude poukázáno na některé funkce, které by mohly být pro uživatele zajímavé. Ukázky budou předvedeny na programech Outlook Expres (nepleťme si jej s programem MS Office Outlook) a Mozilla Thunderbird. V ukázkách se dozvíte o následujících funkcích: • Skrytí adresáti, rozesílání kopie • Skupinový adresář • Zakázat přílohy • Potvrzení o čtení dopisu • Podpis, vizitka • Mazat SPAMy Outlook Expres Skrytí adresáti, kopie. Funkce skrytí adresáti se téměř neužívá, a přitom je tak důležitá. Není totiž příjemné, když se vaše elektronická adresa šíří éterem bez vašeho vědomí a svolení. Pak se můžete stát obětí nevyžádané pošty a virů. Pro rozesílání hromadné pošty bychom se měli řídit následujícími pravidly: • Pošta je rozesílána dle příslušného rozdělovníku. Pak se většinou adresy umístí do kolonky Komu:, viz. obrázek níže (a). Rozesílat hromadně poštu dle rozdělovníku znamená, že adresáti se znají nebo mohou znát, jejich adresy nejsou utajené. Pošta je rozeslána v rámci pracovních vztahů, nebo je zaslána skupině, kde se všichni vzájemně znají. • Pošta je poslána dalšímu adresátovi jako kopie, viz obrázek níže (b). Zde nastává jiný problém u tištěné písemnosti okamžitě poznáte, zda byl dopis adresován vám nebo někomu jinému a vám byl zaslán Příručka administrativního pracovníka © Fridrichová

49

jen jako kopie. Avšak čtete-li elektronickou poštu, lehce tento důležitý údaj, že byla písemnost adresována někomu jinému, přehlédnete a divíte se co vám to přišlo za dopis. Proto je vhodné hned v prvním řádku informovat, že byl dopis také zaslán někomu dalšímu v kopii, předejdete tím různým překvapením.

• Pokud rozesíláte poštu hromadně, například blahopřání k Novému roku, a adresáti se vzájemně neznají, není vhodné vkládat adresy do kolonky Komu:, ale je dobré adresy skrýt, tj. vložit je do kolonky Skryté adresy.

50


Jak vkládat adresáty kopií a skryté adresáty

1

2

4

[email protected]

3

a b c

5

Skupinový adresář Pokud je ve skupině mnoho členů (např. dvacet) ušetří vám funkce NOVÁ SKUPINA mnoho práce. Jak vytvoříte skupinový adresář vám přibližují obrázky. Novou 1 skupinou je A-kht. Do skupiny vložíte členy, pak jen zvolíte funkci nová pošta a do kolonky komu vepíšete adresu skupiny, 2 v našem případě A-kht.

3


51

4 Vepíšete název skupiny A-kht

5

6

6

Vyberete jména členů skupiny

7

6

Vloží se jména členů skupiny

8

Skupina je vepsaná

1

2 Zapíšete skupinu

52


Zakázat přílohy Jistě se vám stalo, že jste nemohli přečíst přílohu, přitom za to může jedno nevinné tlačítko (d).

1

2 3

4

d

5 Zrušíte-li funkci ZAKÁZAT UKLÁDÁNÍ A OTEVÍRÁNÍ…, pak bez problémů otevřete všechny přiložené soubory.


53

Potvrzení o čtení dopisu. Je funkce na první pohled užitečná, neznamená však, že jejím potvrzením bude dopis přečten. Neznamená to ani, vám adresát na dopis odpoví. Funkci najdete v okně MOŽNOSTI, viz. obrázek níže (e). Nechcete-li se nechat někým řídit, zda máte odpovědět či nikoliv, použijete funkci opačnou, to znamená funkci POTVRZENÍ O PŘEČTENÍ neodesílat (f).

3

e

4 f

Proč není příjemná funkce potvrzení o přečtení zprávy? Adresát by měl dodržovat pravidla e-mailování, a proto by mělo být samozřejmostí na dopis odpovědět. Podpis

3

4

Zadáte název podpisu, ten se vepíše do nabídky

PODPISY

4

Do nabídky

5 6 54

TEXT vepíšete obsah podpisu

5


V dopisu pak na závěr zvolíte druh podpisu (3) a na konci textu se objeví obsah podpisu (a), který jste si sami vytvořili. Funkce podpis však nemusí sloužit pouze původnímu účelu, ale můžete ji využít i pro vkládání části textu, který se neustále opakuje. Například odpovídá-li se čtyřiceti studentům: „semestrální práce dorazila a je vpořádku“.

1 2

3

a


55

Informace o uživateli Když přijímáte poštu, objeví se v kolonce ODESILATEL vaše jméno, bez titulu nebo s titulem podle toho jak vyplníte informace o účtu uživatele.

1

2 3 4 a

b

5

Označení (a) Označení (b)

56


Vizitka Má obdobný význam jako podpis, pomocí vizitky se zašle více informací o adresátovi. Vizitka obsahuje údaje, které si může příjemce přidat do kontaktů. Vytvoříte si vlastní vizitku (a) tím, že sami sebe vložíte jako nový kontakt, otevřete se okno MOŽNOSTI (viz. str. 53) zvolíte PSANÍ A VIZITKY, viz obrázek. Uživateli dojde text s vizitkou (b)

3

a 5

4 6 Vyberete své jméno

b


57

Motzilla Thunderbird Výbornou funkcí tohoto programu, je mazání SPAMů. Naučíte svého pošťáka rozeznávat SPAM. Přijde-li nežádoucí pošta, označíte ji jako nevyžádanou. Pak už jen stačí SMAZAT NEVYŽÁDANOU POŠTU VE SLOŽCE.

Závadnou poštu označíte kliknutím pravého tlačítka, aniž byste poštu otevřeli.

1

.

2 3 4 5 Program se naučí rozeznávat dle vašich instrukcí závadnou poštu a vy už jen použijete znovu krok (4) a (5).

58


Informace o uživateli Informace o uživateli naleznete v nabídce NASTAVENÍ ÚČTU a zároveň s touto nabídkou najdete i odkaz na volbu VIZITKY.

1

2

Vyplníte údaje o uživateli, které jsou důležité hlavně tehdy, máte-li podivnou e-mailovou adresu

3

4


59

Vizitka V nastavené účtu zaškrtnete volbu KE ZPRÁVĚ PŘIPOJOVAT VIZITKU (1) a pak vizitku upravíte.

2 1 Doplníte potřebné údaje

3

V adresáři pak vypadají informace následovně

60



61

2.5

Písemnosti při organizování a řízení

Při řízení velkých podniků se neobejdeme bez organizačních písemností, tj. příkazů, směrnic, oběžníků a pokynů, které nadřízení směrují svým podřízeným. Opačným směrem putují zprávy a hlášení. Při přípravě porad se tvoří pozvánky, prezenční listiny a zápisy. Začněme tvorbou pozvánek. Pozvánka by měla obsahovat informace: • • • • • • • •

datum, hodina konání místo (popis místa, plánek, možnosti spojení) konání možnost stravování možnost ubytování financování akce účastníkem (pokud vše nehradí firma) doplňkový program (sportovní, kulturní, společenský) Program (přibližná doba trvání) Informace o organizující firmě – kontaktní osoba, adresa Pozvánku vytvoříme v programu MS Word pomocí funkce HROMADNÁ KORESPONDENCE. Korespondence se skládá ze tří dokum Sloučený dokument entů, Pozvánka sloučený.doc jak ukazuje Hlavní dokument násled Pozvánka.doc ující schém a. Datový Pozvánka dresy.doc Sloučením dat vzniknou 4 dopisy

62


1 Nejprve vyplníme data pozvánky: První řádek musí obsahovat obecné názvy, tzv. jména polí Oslovení, jméno, příjmení… Další řádky pak obsahují konkrétní údaje Dokument uložíme v našem příkladě pod názvem HOTOVÁ POZVÁNKA-VSTUPNÍ DATA.DOC ZAŘEME JEJ.

2 Vytvoříme dokument pozvánky, která obsahuje veškeré údaje deklarované potřebné pro organizování výstavy, semináře atd. Hotový dokument uložíme v našem příkladě pod názvem POZVÁNKA.DOC

3

4


5

63

6

7 8 Protože, jsme si dokument POZVÁNKA.DOC vytvořili, použijeme volbu aktuální dokument

9

10 Vybereme již dříve uložený datový dokument

11

64


12

Bodem (12) potvrdíte propojení dat s pozvánkou a můžete vybírat pole slučování, protože má svá vlastní data a nepoužívali jste pro tvorbu těchto dat vzorovou tabulku Wordu, je třeba vložit nabídku Další položky


13

14

65

14 Do textového pole pak vkládáte tzv. slučovací pole (oslovení, jméno, …)

15

Výsledkem je připravená pozvánka pro sloučení

16

66


Posledním krokem je sloučení datového dokumentu s pozvánkou. Vznikne poslední (třetí), dokument- sloučený, který obsahuje tolik stránek, kolik bylo sloučeno adres.

17 17

Zvolíte-li panel Hromadná korespondence (ZOBRAZIT-PANELY NÁSTROJŮ) pak můžete jednotlivé funkce (předvedené výše pomocí průvodce) zadávat přímo. a) ikona OTEVŘÍT ZDROJ DAT, viz. výše bod (9-10) b) ikona PŘÍJEMCI HROMADNÉ KORESPONDENCE. Slouží pro filtrování dat. Například chceme poslat pozvánky pouze lidem z Loun, tak si zvolíme u pole Město pomocí filtru Louny. c) VLOŽIT SLOUČENÉ POLE, viz. bod (14-15) d) ZOBRAZIT SLUČOVANÁ DATA, funkce umožní doplnění konkrétních údajů první řádky datové tabulky. V záznamech se lze posouvat pomocí ikony DALŠÍ ZÁZNAM (d). e) SLOUČIT DOKUMENTY, funkce umožní sloučit data s pozvánkou a vznikne soubor s pozvánkami pro všechny respondenty.

a

b

d

c d1

e


67

3 Literatura [1] Hingston, P.: Začněte podnikat. Praha: Euromedia Group, 2002. ISBN 80-2420838-5. [2] Veber, J.: Podnikání malé a střední firmy. Praha: Grada Publishing, 2005. ISBN 80-247-1069-2. [3] Roubal, P.: MS Word 2000 jednoduše, Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-331-5. [4] ČSN 019610. Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovým editorem. Praha: Český normalizační institut, 2002. 34 stran. [5] Typografické minimum http://jan.gfxs.cz/prace/ typograf.htm [cit. 18.6.2006] [6] Užitečné rady pro psaní odborného textu http://www.fmmi.vsb.cz/632/studium/DP/ psani_textu.html . [cit. 13.6.2002] [7] Kuldová, O.: Jak psát obchodní dopisy. Praha: Fortuna,1995. ISBN 80-7168-192-X V práci byly jako příklady použity semestrální práce studentů a studentek prvního ročníku, kteří absolvovali v roce 2006 předmět APC. Protože je poukazováno na některé nedostatky prací, nejsou studenti jmenovitě uváděni.

68


TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI. PŘÍRUČKA ADMINISTRATIVNÍHO PRACOVNÍKA nejen v textilním průmyslu. Ludmila FRIDRICHOVÁ

Recommend Documents