Příloha č. 1 zadávací dokumentace
veřejné zakázky „Systém na sledování dotací Plzeňského kraje“
Technická dokumentace
1.
Předmět plnění veřejné zakázky
Předmětem zadávacího řízení je vytvoření systému pro správu dotačních titulů vyhlašovaných Plzeňském krajem a pro sběr ţádostí v rámci těchto dotačních titulů včetně ţádostí o dotace mimoprogramové. Dodavatel zajistí realizaci následujících kroků: -
Koordinaci doplnění analýzy IS souvisejících s implementací IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem. Koordinaci doplnění dalších vstupů pro potřeby vytvoření architektury IS (struktura dat, struktura šablon, reportů atp.). Zpracování implementačního dokumentu s cílem popsat konečnou technickou specifikaci řešení. Implementaci systému pro správu dotací Plzeňského kraje. Vytvoření uţivatelské příručky pro ţadatele a zpracování videopříručky pro vyplnění ţádosti o dotaci. Vytvoření videokurzu a e-learningového kurzu pro uţivatele informačního systému v členění na role Vytvoření uţivatelské příručky pro administrátora a správce dotací (dotační tituly i mimoprogramové dotace). Proškolení administrátorů IS pro správu dotací Plzeňského kraje - 3 osoby z řad zaměstnanců Plzeňského kraje. Proškolení správců IS pro správu dotací Plzeňského kraje – 40 osob na straně poskytovatele. Koordinaci pilotního testování IS pro správu dotací Plzeňského kraje včetně jeho evaluace. Aktivně se účastní na předvedení systému na celkem 10 seminářích pro různé další cílové skupiny. Aktualizace IS pro správu dotací Plzeňského kraje.
1.1 Harmonogram realizace veřejné zakázky Činnosti Termín dokončení Implementace systému pro správu dotací poskytnutých z rozpočtu Plzeňského kraje. 15. 11. 2011 Vytvoření uţivatelské příručky pro ţadatele. Vytvoření uţivatelské příručky pro administrátora a správce dotace. Vytvoření videokurzu a e-learningového kurzu pro uţivatele
30. 11. 2011 30. 11. 2011 30.11.2011
Proškolení administrátorů IS pro správu dotací Plzeňského kraje - 3 osoby z řad zaměstnanců Plzeňského kraje. 30. 11. 2011 Proškolení správců IS pro správu dotací Plzeňského kraje – 40 osob na straně poskytovatele 30. 11. 2011 Koordinaci pilotního testování IS pro správu dotací Plzeňského kraje včetně jeho evaluace. 30. 11. 2011 Aktualizace IS pro správu dotací Plzeňského kraje.
15. 12. 2011
1.2 Cíle a důvody pro implementaci SW na správu dotačních titulů Mezi cíle implementace IS pro správu dotací patří eliminace následujících nedostatků: Duplicita zadávání dat – existence více systémů, kam se zadávají informace (spisová sluţba, evidence usnesení, evidence smluv, ekonomický SW, datový sklad, KEVIS – ten pouze dočasně a interní databáze odborů).
Není přehled o struktuře a výši dotací napříč – i přes skutečnost, ţe jsou ţádosti a následně poskytnuté dotace zadávány do minimálně čtyř systémů, neexistuje přehled, který by viděli ti, co jej potřebují. Nedostatečný přehled se promítá primárně do těchto úrovní: o Finanční – moţnost překročení limitu v rámci zákona o krajích a kompetencích rada/zastupitelstvo (kompetence - rada schvaluje do 200 000,- Kč, zastupitelstvo schvaluje nad 200 000,- Kč). o Finanční – vazba na schvalování – ţádosti o dotace v některých dotačních titulech jsou hodnoceny dle výše a četnosti přidělení dotace mezi lety (spravedlivé rozdělení dle výše finančních prostředku poskytnutých jednomu ţadateli). Toto však je hodnoceno izolovaně pouze v rámci jednoho dotačního titulu, coţ je zavádějící, a nabourává tak stanovování priorit. o Finanční – neexistuje přehled pro plánování rozpočtových výdajů. o Finanční – neexistuje průběţné řízení výdajů a sledování čerpání rozpočtu a zároveň je velmi upozaděna statistická úroveň. o Duplicita – duplicita tematického zaměření ţádosti od jednoho ţadatele. Zde by mohlo dojít ke schválení stejné nebo podobné investiční/neinvestiční akce jednoho ţadatele z více zdrojů. o De-minimis – struktura veřejné podpory a výjimek – není moţné efektivně dohledat, jestli ţadatel jiţ někdy podobnou podporu z kraje obdrţel. o De-minimis – statistická úroveň – není moţné vést operativně a stále aktuálně databáze, proto pomůţe jednotná a centrální evidence. Nesystémovost – neprovázanost s dalšími systémy, a to jak procesními, tak IT. Zde se jedná primárně o sledování finanční náročnosti systému a identifikaci odpovědnosti. Neexistence centrálních evidencí: o ţadatelé – není nikde přehled o všech ţadatelích, coţ ovlivňuje komplexnost systému a strukturu základních informací pro hodnocení ţádostí a pro další statistiky pro potřeby řízení systému, o příjemci – mnohdy není patrné kdo, kolik a kdy obdrţel. Toto ztěţuje systém v mnoha oblastech. Potřeba cílení rozvoje krajských organizací – odbory, které se podílejí na výkonu zřizovatelské funkce (dále také zřizovatelské odbory) nemají vţdy přehled o dotacích, které jsou poskytovány zřizovaným organizacím ve fázi jejich příslibu. Mnohdy není moţnost ovlivnit jejich cílení v souladu se strategií rozvoje oblasti. Veřejnosprávní kontrola – ve vazbě na kapacity, plánování a komplexnost. Zároveň dochází ke kompetenčním problémům. Vymezení personálních a dalších nákladů na řízení systému poskytování dotací – není jasně stanovena výše úvaZPKu zaměstnance na systém poskytování dotací. Stejně tak absentuje moţnost sledovat další související výdaje, které jdou na systém poskytování dotací Plzeňského kraje. Nejednotnost propagace dotačních moţností – stejně jako nejsou nastavena pravidla pro potřeby vypisování dotačních titulů, tak není dostatečně ukotven proces jejich komunikace směrem k cílové skupině. Chyby v administraci dotací – neexistuje moţnost penalizovat nebo ovlivňovat ty příjemce, kteří se opakovaně dopouštějí chyb při administraci dotace napříč dotacemi a dotačními tituly. Neustálé opakování jednorázových zjišťování i několikrát ročně – problémem je, ţe dochází k neustálému opakování sběru dat napříč odbory, coţ zabírá čas jednotlivým zaměstnancům. Kaţdá drobnější akce dle zvyklostí zabere cca 3 dny a mnohdy maskuje nečinnost v jiných oblastech. Klíčové je eliminovat tuto skutečnost ve vazbě na zvýšení produktivity práce. Jedná se především o data o poskytnutých dotacích ve struktuře informací, které jsou v rámci systému plánovány jako povinné poloţky. Existence systému pro ţádání o dotace v oblasti lesnictví a doplňkově včelařství – existuje jiţ systém, který je vhodně upraven pro oblast administrace dotací se zaměřením na
lesnictví. Bez jeho existence by mohlo dojít k zesloţitění procesu sběru ţádostí v této oblasti – příliš náročný systém. Je otáZPKou, zda jej nepouţívat jako přílohu ke standardizované ţádosti. Systém umí generovat i celou řadu šablon pro administraci dotací. Problémem je, ţe není on-line, ale instaluje se a exporty se zasílají jako ţádosti – technicky je zastaralý. Potřeba propojení systému s evidencí ÚOHS – podpora de-minimis. Nedostatky v oblasti interní kontroly – mimo špatně řízenou veřejnosprávní kontrolu mohou stávající nedostatky v systému způsobit i porušení interních kontrolních mechanizmů a hlavně můţe dojít k porušení právních předpisů, proto je potřeba posílit bezpečnost systému i ve vazbě na jeho průběţné vyhodnocování.
1.3 Interní dokumentace na straně kraje Na straně zadavatele existují v současné době následující interní dokumenty upravující problematiku poskytování dotací z rozpočtu Plzeňského kraje: SMĚRNICE S – 5/2010 O KONTROLNÍ ČINNOSTI – upravuje všechny druhy kontroly zaměřené primárně na hospodaření s prostředky Plzeňského kraje. Jednací řád Rady Plzeňského kraje – upravuje schvalovací procesy a způsob komunikace. Jednací řád zastupitelstva kraje a výborů zastupitelstva kraje – upravuje schvalovací procesy a způsob komunikace. Plán kontrolní a metodické činnosti prováděné na obecních a městských úřadech v 1. pololetí roku 2011 – definuje kontrolované subjekty, předmět kontroly, časové období provádění kontrol a určuje kontrolovaný odbor PRAVIDLA ZVEŘEJŇOVÁNÍ DOKUMENTŮ NA PORTÁLU PLZEŇSKÉHO KRAJE. SMĚRNICE S – 2/2010 o poskytování veřejných podpor a podpor de minimis. Směrnice S – 1/2004 o tvorbě vnitřních předpisů Krajského úřadu Plzeňského kraje. Směrnice S – 2/2011 Oběh účetních dokladů. Organizační řád Krajského úřadu Plzeňského kraje Ř – 1/2011 – vymezuje působnost jednotlivých odborů při administraci dotací. Výše uvedené dokumenty dostane dodavatel k dispozici.
1.4 Druhy poskytovaných dotací Forma podávání ţádostí o dotaci: Dotace programové – jsou vázány na jmenovitý dotační titul a jsou pro ně stanovena jasná pravidla, a co je důleţité, i finanční limit. Je k nim stanoven jasný garant atp. Dotace mimoprogramové – jedná se o mimořádné dotace, které jsou poskytovány rovněţ z rozpočtu Plzeňského kraje. Nemají jasný finanční limit – pouze vazba na celkovou strukturu rozpočtu. Jsou poskytovány na základě jakékoli formy ţádosti, postup není nikterak standardizován. Vzhledem ke skutečnosti, ţe mnohdy není u tohoto druhu dotací zpracována ţádost s předstihem, je nutné umoţnit v systému manuální editaci zadání informace o podání ţádosti a realizaci kroků zpětně z úrovně administrátora dotace. Dotace mimoprogramové opakované – jedná se o dotace, které jsou poskytovány opakovaně stejnému ţadateli za podobných podmínek jako běţné mimoprogramové dotace. Mimoprogramové dotace budou v systému zařazeny pod programem - mimoprogramové dotace jednou kolonkou. Dotace mimoprogramové bez ţádosti o dotaci – jedná se o dotace, které jsou poskytnuty bez ţádosti jako takové a to pouze na základě schválení částky v rozpočtu, nebo přímým schválením ZPK/RPK. Tyto dotace budou do systému případně dodávány manuálně. Více informací ke struktuře poskytovaných dotací je uvedeno v příloze č. XX zadávací dokumentace „Analýza stávajícího rozsahu a způsobu poskytování a sledování dotací, grantů a darů Plzeňským krajem“.
1.5 Struktura odborů vstupujících do administrace dotací Cílem této kapitoly je popsat strukturu odborů, které se podílí na poskytování dotací Plzeňského kraje a identifikace počtu osob, které se systémem přichází do styku. Tabulka: Struktura odborů vstupujících do administrace dotací: Doplňkový Hlavní podíl dotace dotace
Odbor
podíl Zapojení
Odbory administrující dotace mimoprogramové dotace mimoprogramové dotace
Odbor kanceláře hejtmana
Odbor krizového řízení Koordinátor projektu Bezpečný kraj programové dotace Odbor regionálního rozvoje programové dotace Odbor kultury, památkové péče a cestovního ruchu programové dotace Odbor sociálních věcí
programové dotace
Odbor školství
programové dotace mimoprogramové dotace
Odbor zdravotnictví Odbor ţivotního prostředí
x
Administrace
programové dotace
Administrace
x mimoprogramové dotace mimoprogramové dotace mimoprogramové dotace mimoprogramové dotace
Administrace
programové dotace mimoprogramové dotace
Administrace
Administrace Administrace Administrace Administrace
Odbor dopravy
programové dotace mimoprogramové dotace
Administrace
programové dotace
Administrace
Odbor informatiky
programové dotace
x
Administrace
Odbor ekonomický
x
x
Odbor kanceláře hejtmana
x
x
Finanční řízení Vedení některých podpůrných registrů
Odbor informatiky
x
x
x
x
Odbory podpůrné
Odbor kontroly, stíţností
dozoru
Podpora v rámci IS Spolupráce při veřejnosprávních kontrolách
a
Obrázek: Organizační uspořádání jednotlivých článků systému řízení dotací Tým pro řízení vize
Organizační jednotka - Řízení strategie a rozvoj kraje, součást Dotační tituly
Volené orgány v čele s hejtmanem kraje
Odbor administrující dotace
Odbor administrující dotace
Odbor ekonomický
Odbor kontroly, dozoru a stíţností
Odbor administrující dotace
Odbor informatiky
Podpůrný tým
Výkonný tým
Výše uvedené schéma znázorňuje velmi jednoduše skutečnost, ţe cílem nastavení systému musí být jedna koordinační jednotka, která bude mít na starosti nejen metodickou podporu jednotlivým zaměstnancům administrujícím dotace (tato koordinační jednotka je alokována na úrovni odboru ekonomického), ale i úroveň statistickou a rozvojovou, kdy musí reportovat směrem k vedení kraje o
průběhu naplňování cílů stanovených pro oblast dotační politiky. Pro tyto účely potřebuje přímo komunikovat s podpůrnými odbory, které mají toto koordinačně v kompetenci. Odvětvové odbory mající v současné době na starosti administraci dotací neztratí svou roli pro oblast řízení poskytování konkrétních dotačních titulů, odbor ekonomický posílí důraz na finanční řízení dotací a tvorbu střednědobých koncepcí, odbor informatiky zajistí provoz a správu implementovaného IS, odbor kontroly zvýší úroveň spolupráce při veřejnoprávních kontrolách.
1.6 Struktura práv v rámci informačního systému pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem Správce – Odbor informatiky (část podpůrného týmu): -
Správa aplikace – podpora uţivatele Práva k IS – doplňování a úprava poloţek a jednotlivých částí systému
Analytik/Metodik – Řízení strategie a dotací -
-
Analytická role o Generování sestav – moţnost komplexního filtrování Kontrolní role o Kontrola komplexnosti dat o Nastavení vzájemných kontrolních mechanismů – vazba na zajištění prevence pochybení systému (správa seznamu „hříšníků“) Metodická role o Jednotná metodika řízení dotačních programů o Správa poţadavků na funkčnost systému
Poskytovatel dotace – odvětvový odbor: -
-
Vyhlášení dotačního titulu Ţádost Administrace Vyúčtování Komunikace o HelpDesk – mail o FAQ dle dotačních titulů Reporty k dotačním titulům ve správě Kontrolní mechanismus Přístup do přehledu všech ţadatelů a příjemců v ostatních dotačních titulech – moţnost generovat dle filtru sestavy ve vazbě na poţadovanou informaci, bez moţnosti editace.
Další subjekty zapojené v rámci administrace ţádosti o dotaci (např. Hasičský záchranný sbor) -
Administrace Ţádost Vyúčtování Komunikace o HelpDesk – mail o FAQ dle dotačních titulů
Ţadatel/Příjemce: -
Ţádost Vyúčtování Komunikace – HelpDesk Hlášení stavu – ţadatel vidí co se s jeho ţádostí aktuálně děje.
1.7 Struktura plánovaných informací v IS pro poskytování a správu dotací a darů poskytovaných Plzeňským krajem Ukazatel
Popis
Zdroj pořízení dat
Závaznost/účel informací
OBECNÉ
Sídlo/adresa trvalého bydliště
Obsahem by mělo být číslo dotačního titulu, pořadí žádosti a znak pro dotaci Číselník dotací se natahuje z rozpočtu. Struktura číselníku: Dotační titul Pořadí žádosti Znak v rozpočtu Druhy číslování: Dotace řádné Dotace mimořádné Název žadatele u právnické osoby dle ARES u fyzické osoby jméno a příjmení. U právnické osoby bude načteno z ARES. Systém rovněž umožní ruční vstup na změnu názvu, když nesouhlasí s ARESem (neaktuálnost ARESU) Provázání na katastr (památkáři), dotace mají vazbu na nemovitost a je potřeba vědět všechny majitele dané nemovitosti, musí být i všichni vyjmenováni v usnesení, dotace potom bude poskytnuta jen na jeden BÚ (ve smlouvě hlavní žadatel + spoluvlastníci) Vzhledem ke skutečnosti, že dochází k poskytování dotací i subjektům, které nemají sídlo nebo bydliště na území PK ani ČR, je nutné počítat i s tímto identifikátorem. Tento identifikátor bude zadáván manuálně. Pouze u právnické osoby a OSVČ Další identifikátory – pro forestu, sociální služby… Načtení čísla účtu ze seznamu smluvních partnerů, možnost ruční editace při chybném zadání, nebo při neregistrovaném uživateli Fyzická osoba, je klíčové zajistit soulad s ochranou osobních údajů Sídlo u právnické osoby a adresa u fyzické osoby. U právnické osoby bude načteno z ARES.
Adresa pro doručení
Vyplňuje se pouze v případě odlišné adresy od adresy sídla/bydliště
Pořadové číslo vazba na rozpočet a číselníky
Ţadatel
Katastr
Identifikátor zahraničního subjektu IČ
Číslo bankovního účtu Rodné číslo
Kontaktní osoba ţadatele Jméno statutárního zástupce
Povinné/Ţádost
Systém Povinné/Registrace
Systém/Ţadatel Nepovinné/Ţádost
Systém/Ţadatel Nepovinné/Ţádost
Poskytovatel Nepovinné/Registra ce Ţadatel Povinné/Registrace Systém/Ţadatel Nepovinné/Ţádost Ţadatel Povinné/Registrace Systém/ţadatel Nepovinné/Ţádost Nepovinné/Ţádost
Jméno, Příjmení, e-mail, mobil Povinné/Registrace Jméno Příjmení, e-mail, mobil Nepovinné/Ţádost
Další kontakty na ţadatele
telefon, fax, číslo datové schránky
Typ organizace
Výběr dle právní subjektivity - bude načteno z RES
Plátce DPH (uplatňuje odpočet)
V případě není-li DPH uznatelným výdajem - výběr v menu
Povinné/Registrace Systém Ţadatel
Nepovinné/Registra ce Povinné/Ţádost
Název akce Typ dotace
Vyplňuje se název projektu Investiční/neinvestiční/kombinace Rozlišení u kombinovaných podle objemu
Ţadatel Povinné/Ţádost Ţadatel
Ukazatel
Popis financí Poskytovatel zvolí, které typy se žadateli nabídnou k zaškrtnutí (inv,neinv.kombi) Název dotačního titulu - výběr z menu. Mimoprogramové dotace budou vedeny jako dotační titul – mimoprogramové dotace
Dotační titul Podprogramy
Zdroj pořízení dat
Závaznost/účel informací
Povinné/Ţádost Systém
Členění dotačního titulu na podprogramy – výběr z menu
Nepovinné/Ţádost Systém
Místo dopadu Rejstříkové číslo, jiná identifikace
Místo realizace projektu Nepovinná položka Povinnost vyplnit definuje vyhlašovatel Problém u sledová např. putovních akcí. Rozdělení dopadů provede po ověření administrátor podle potřeby Vazba 1/n Lokalita, kam má projekt dopad - kraj, region atp. Natahovat z katastru nemovitostí/Natahovat z programu památky.
ORP
Území ORP, kde bude projekt realizován, dle místa realizace
Okres
Území okresu, kde bude projekt realizován, dle místa realizace
Místo, místo konání Vazba na část obce
Číslo jednací
Přenos dat ze spisové služby Složení komise s kontakty
Navrhovací komise
Nepovinné/Ţádost
Ţadatel Nepovinné/Ţádost Ţadatel Poskytovatel/Ţadat Nepovinné/Ţádost el Nepovinné/Registra ce Systém Povinné/Registrace Systém Poskytovatel
Povinné/Ţádost Poskytovatel
Přenos dat z evidence usnesení Automatické generování čísla vyhlášeného dotačního programu Provázání na číslo usnesení. Číslo usnesení RPK/ZPK Kontaktní osoba za dotační titul Účel dotace – popis projektu Cílová skupina
Povinné/Ţádost
Povinné/Ţádost
Systém Vazba na evidenci zaměstnanců Informace se tahají ze systému KÚ zvolí se jen jméno nebo jiný identifikátor zbytek kontaktu se natáhne automaticky.
Povinné/Ţádost Poskytovatel/Systé m Nepovinné/Ţádost
Podrobný popis projektu Popis osob/subjektů pro něž je projekt určen. Definovaný číselník skupin, ze kterého si žadatel vybere.
Ţadatel Nepovinné/Ţádost Ţadatel
TERMÍNY Povinné/Ţádost Datum/období sběru ţádostí Datum doručení ţádosti Datum doporučení v komisi Datum schválení v RPK/ZPK
Informace pro žadatele od kdy do kdy bude probíhat odevzdávání žádostí Přenos dat ze spisové služby, nebo automaticky načtený údaj při přenosu ze systému - vazba na přímé podání prostřednictvím zaváděného IS.
Poskytovatel Povinné/Ţádost Systém Nepovinné/Ţádost
Zápis
Poskytovatel
Přenos informace z evidence usnesení
Poskytovatel
Povinné/Ţádost
REALIZACE
Ţadatel
Začátek - plán
Ţadatel
Konec - plán
Ţadatel
Začátek - skutečnost
Poskytovatel
Povinné/Ţádost Povinné/Ţádost Nepovinné/Ţádost
Ukazatel
Popis
Konec - skutečnost
Etapy
Termíny vyúčtování
Zdroj pořízení dat Poskytovatel
Pouze u etapových a víceletých dotací, kdy je potřeba evidovat primárně náklady a vyúčtování ve více obdobích. Termíny, kdy má žadatel podat vyúčtování systém bude generovat upozornění na žadatele a na poskytovatele o nutnosti provedení vyúčtování v předstihu cca 1 měsíc. Systém bude umožňovat nastavení různého časového rozptylu tj. stanovení více termínů. Možnost nastavit kolik dní předem poslat různé k jednotlivým žádostem Možnost dopsat k upozornění žadatele poznámku poskytovatele.
Závaznost/účel informací Nepovinné/Ţádost Nepovinné/Ţádost
Ţadatel Povinné/Smlouva
Poskytovatel
ROZPOČET
Ţadatel Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z Celkové náklady – úrovně žadatele. Pro administrátora bude poloţkový - Plán, v průběhu administrace nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, což bude třeba prodiskutovat, co ţádosti se mění, v ţádosti rozpočtované je tím myšleno. Na souvislé akce jedna částka, pokud na více různých věcí potom náklady, ke smlouvě položky. skutečné vysoutěţené Ţadatel Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z Celkové náklady – poloţkový - Skutečnost, úrovně žadatele. Pro administrátora bude v průběhu administrace nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, což bude třeba prodiskutovat, co ţádosti se mění, v ţádosti rozpočtované je tím myšleno. Na souvislé akce jedna částka, pokud na více různých věcí potom náklady, ke smlouvě položky. skutečné vysoutěţené Poskytovatel
Poţadovaná výše dotace - celková
Částka schválená v RPK/ZPK – celková
Konečná výše dotace Datum podpisu smlouvy
Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu a s uznatelnými náklady. Musí být možnost procentuálního přepočtu dle dotačního titulu. Systém/ţadatel Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, znamená to v této fázi vygenerování rozpočtového opatření (v současnosti zpracovává OE) nebo žádosti o rozpočtové opatření či rozpočtovou změnu (v současnosti zpracovává SOR). Musí být možnost plošného přepočtu dle případného krácení dotace. Poskytovatel Vzhledem ke skutečnosti, že v průběhu čerpání dotace dochází k průběžným změnám rozpočtu, tak je klíčové zajistit, aby v systému byla zohledněna konečná částka dotace. Poskytovatel
Povinné/Smlouva
Povinné/Ţádost
Povinné/Ţádost
Povinné/Smlouva
Povinné/Smlouva Poskytovatel
Datum splatnosti Datum vyplacení dotace
Povinné/Ţádost
poskytovatel Vazba na ekonomický systém – na základě pokynu od referenta automaticky ze systému
Povinné/Smlouva Povinné/Platební poukaz
Systém
Ukazatel Vyplacená částka Skutečně čerpaná částka
Popis
Vratka dotace Vyúčtování dotace poţadováno Vyúčtování dotace skutečné –
Poskytovatel Žadatel pošle avízo, kdy pošle vratku na KU Příjemce Bude přenesena informace ze strany ekonomického IS Poskytovatel
Povinné/Ţádost
Zde budou uvedeny jiné veřejné zdroje požadované na projekt
Nepovinné/Ţádost Poskytovatel Nepovinné/Ţádost Ţadatel
o
zdroj
Ţadatel
o
výše
Ţadatel
o účel Výše veřejné podpory dle reţimu De-minimis nárokovaná Výše veřejné podpory dle reţimu De-minimis poskytnutá Výše veřejné podpory dle reţimu De-minimis jiţ poskytnutá (v jiném titulu, jiný poskytovatel atp.)
Ţadatel
Platební poukaz Oznámení o schválení Poţadavek na doplnění ţádosti
Nepovinné/Ţádost Nepovinné/Ţádost Nepovinné/Ţádost Nepovinné/Ţádost
Poskytovatel/Systé m Nepovinné/Ţádost
Ţadatel Poskytovatel/Ţadat Nepovinné/Ţádost el Interní aplikace pro řízení kontrol s možností Nepovinné/Ţádost upozornění a generování oznámení o Systém/Poskytovat kontrole. el Zavedení záznamu o provedené kontrole s Nepovinné/Ţádost možností generovat kontrolní protokol Generování záznamu o kontrole – struktura ve vazbě na Směrnici o kontrolní činnosti. Poskytovatel Nepovinné/Ţádost Zavedení záznamu o provedených opravných opatřeních s možností generovat zprávu o provedených opatřeních Příjemce
PŘÍLOHY
Usnesení
Nepovinné/Ţádost
Poskytovatel/systé m
Poznámka APLIKACE PRO ŘÍZENÍ KONTROL:
EXPORT ŠABLON Kontrolní list schvalování
Povinné/Ţádost
Poskytovatel
Jiné zdroje financování na projekt
Plnění opatření
Povinné/Ţádost
Povinné/Ţádost
Moţnosti získání jiných
Záznam
Povinné/Smlouva
Poskytovatel Cílem je identifikace možnosti čerpání finančních prostředků na dotčenou akci z jiných zdrojů, než jsou zdroje v rámci dotčeného titulu, v kterém žádá.
Plán
Závaznost/účel informací Povinné/Ekonomick ý systém
Poskytovatel
Částka vratky - celkem Datum vratky
Zdroj pořízení dat
Všechny vstupní šablony budou totožné pro veškeré dotační tituly s možností editace přímo v systému (vazba na specifika konkrétního dotačního titulu), aby mohlo docházet k jejich plošnému generování dle jednotlivých žadatelů.
Systém Systém Systém Systém Systém
Smlouva
Systém
Oznámení o kontrole
Systém
Ukazatel
Popis
Zdroj pořízení dat
Pověření ke kontrole
Systém
Kontrolní list – veřejnosprávní kontrola
Systém
Závaznost/účel informací
1.8 Vazba integrace IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem na ostatní informační systémy Ověření: ePusa, SSO, EOS Sw zpracování dotací Rozpočet PK iUsnesení
Schválení, vypsání programu Portál PK
Evidence smluvních partnerů
Vyplnění ţádosti
Odeslání ţádosti
ARES (Centrální rejstříky)
Spisová sluţba (Athena)
Deminimis Vyhodnocení ţádosti
Datové trţiště
CEDR
Příloha k iUsnesení
Schválení ţádosti
iUsnesení
Fo re st a
Athena Info o schválení dotace
Vytvoření smluv Evidence smluv Agendio
Podepsání smluv
Vyplacení dotace
Platební poukazy
ERP
Deminimis
Číselníky
Kontrola, vypořádání
PAMÁTKY (REJSTŘÍKOVÉ ČÍSLA PAM)
Registr poskytovatelů MPSV
Spisová sluţba (Athena)
EOS Údaje o pracovnících
Katastr nemovitostí
Krok
Vazba na IS
Zavedení administrátora dotačního titulu
EOS - údaje o pracovnících
Správa přístupů na úrovni administrátora
EOS - údaje o pracovnících
Poznámka Je nutné umoţnit vyuţití přístupových práv nastavených na úrovni krajského úřadu, aby nemusel mít zaměstnanec další přihlašovací Přístupová práva k IS pro údaje v novém zaměstnance úřadu systému. Zavedení nového zaměstnance do systému, nebo aktualizace při ztrátě hesla atp.
Zavedení dotačního titulu
Šablony pro dotační tituly
Unifikovaný formát dotačního titulu, který si uzpůsobí konkrétní administrátor svým potřebám
Zaloţení účtu ţadatele (zavedení uţivatele) právnická osoba
ARES, Evidence smluvních partnerů, ePusa, Virtuos
Registrovaný ţadatel
Zaloţení účtu ţadatele (zavedení uţivatele) - fyzická osoba
Evidence smluvních partnerů, Virtuos
ARES, Evidence smluvních partnerů, ePusa, Zaloţení ţádosti o dotaci Virtuos Systém pro Ověření uţivatele (ztráta hesla poskytování atp.) dotací ARES, Evidence smluvních partnerů, ePusa, Vyplnění ţádosti Virtuos ARES, Evidence smluvních Odeslání ţádosti - ověření partnerů, ePusa, ţadatele Virtuos
Výstup
Cílem je, aby se skladovaly šablony a daly se aktualizovat dle potřeby. Základní sada však musí být stejná. Cílem je, aby se ţadatel zaregistroval pouze jednou a následně pouze aktualizoval údaje. Nebude se týkat všech fyzických osob, ale pouze těch registrovaných.
Registrovaný uţivatel Zaloţená ţádost ověřenému ţadateli. U ověřeného ţadatele bude moţné kopírovat jednotlivé ţádosti. U neregistrovaného to Cílem je opětovně nepůjde a kaţdý bude ověřit aktuálnost muset vyplňovat znovu. údajů pro registraci. Musí se jednat o funkčnost samotného Aktualizovaný účet IS. Načtené základní údaje o ţadateli Ţadatel registrovaný v systému
Krok
Odeslání ţádosti - forma odeslání Načtení dokladu o právní subjektivitě
Hodnocení přijatelnosti
Vazba na IS
Spisová sluţba ARES, Evidence smluvních partnerů, ePusa, Virtuos
Registr deminimis
Výstup
Ţádost zaregistrovaná prostřednictvím spisové sluţby Doklad o právní subjektivitě v systému pro hodnocení ţádosti Ověření skutečnosti, zda ţadatel nečerpal deminimis přes stanovený limit.
Datový sklad, registr v rámci IS správa dotací
Ověřený a „solidní“ ţadatel
Hlášení de-minimis
IS Správa dotací
Přenos schválené výše veřejné podpory do národního registru
Komunikace s ţadatelem/příjemcem
Spisová sluţba
Vyrozumění ţadatele o schválení ţádosti
Ověření dotační historie ţadatele na úrovni PK
Příprava smluv Evidence smluv
IS Správa dotací Evidence smluv Agendio
Poznámka Ţádost bude zaregistrována po odeslání ze systému pro správu dotací v uzlu spisové sluţby. Je nutné vnímat skutečnost, ţe forma odeslání můţe být rovněţ přímá prostřednictvím administrátora dotačního titulu, tedy neprojde přímo spisovou sluţbou, ale bude nutné tam ţádost zaregistrovat.
Generování elektronické smlouvy Zaevidovaná smlouva Zpracované usnesení a zaevidování formuláře do systému
Tvorba usnesení
I-usnesení
Evidence usnesení
I-usnesení
Zaúčtování dotace
Ekonomika
Přenos čísla usnesení do IS Správa dotací Zaúčtovaný nárok na dotaci
Proplacení dotace
Platební poukazy
Proplacená záloha na dotaci/Proplacená dotace
Publicita dotačního titulu
Přenesená informace o vyhlášení dotačního titulu Vazba na web PK na web kraje
Cílem je zamezit poskytování dotací nesvědomitým ţadatelům, kteří nezvládají administraci.
Krok
Vazba na IS
Výstup
Poznámka
Přenesená informace o schválení ţádostí na web Publicita schválených projektů Vazba na web PK kraje Komunikace prostřednictvím IS Správa dotací zaevidovaná ve spisové sluţbě. Systém musí umoţnit přiřadit kaţdému dokumentu Korespondence s příjemci spisový a skartační znak řízená Spisová sluţba dle jeho charakteru. Upozorňování příjemců na termíny, úkoly, změny stavu projektů atp. Tato upozornění na základě předdefinovaných Korespondence s příjemci poloţek generuje sám automatická E-mail systém. Katastr Cílem je ověřit nemovitostí, Ověřená nemovitost dle relevanci zadaného Generování čísla nemovitosti Památky rejstříku čísla nemovitosti.
Aplikace Evidence organizační struktury
Funkcionalita aplikace evidence organizační struktury, uţivatelů a jejich oprávnění
Poţadovaná součinnost předání informací o uţivatelích mající nastaven přístup do aplikace, jejich pracovní zařazení a kontaktní údaje
ePusa.cz
portál územních samospráv
aktuální evidence územních samospráv, samospráva jejich statutární zástupce, kontakty a seznam osob mající přístup do systému
WS
ověření, autorizace
eVIRTUOS .cz
systém, který poskytuje sluţby zajištující větší kvalitu komunikace občanů s úřady samosprávy a to jak v oblasti čistě samosprávné, tak i v oblasti přeneseného výkonu státní správy.
ověřené informace o subjektu či občanovi, kontakty
WS
ověření, autorizace
Modul, který je poţadován v jednorázové přihlášení bez ověřování bez součinnosti rámci dodávky umoţní podat ţádost, informace o stavu podání obdrţí na email s příslušným bezpečnostním kódem, který bude vţdy vyţadován pro zjištění stavu podání. Bezpečnostní kód se vţdy vztahuje pouze k jednomu podání. Pokud ţadatel podá dvě či více podání, musí se na kaţdé podání zeptat zvlášť a zadat pokaţdé vygenerovaný bezpečnostní kód
Určení uţivatelé domény plzenskykraj
registrovaný ţadatel
Rozhraní Uţití WS ověření, autorizace
neregistrovaný ţadatel
ověření
Rozpočet PK
systém, spravující finanční rozpočet PK
vazba na jednotlivé finanční kapitoly, čerpání zadavatel a disponibilitu
WS
cashflow
Portál PK www.plzenskykraj.cz
portál Plzeňského kraje
přenos informací o vyhlášení dotace a jeho stavu
WS
informace o dotačních titulech
zadavatel, ţadatel
Aplikace Evidence smluvních partnerů
Funkcionalita aplikace centrální databáze všech subjektů, s kterými PK má jakýkoli vztah
Poţadovaná součinnost Určení přebírání stávajících záznamů, aktualizace a systém zakládání nových subjektů
Rozhraní Uţití WS databáze ţadatelů
Spisová sluţba (AtehanA)
elektronická spisová sluţba
přenos veškeré komunikace do spisové sluţby včetně dokumentů
systém
WS
iUsnesení
elektronické zpracování usnesení PK
vazba na všechna usnesení mající vztah k jednotlivým dotačním programům, tvorba příloh k usnesením
systém, zadavatel
URL, WS vazba dotace usnesení
ARES - Administrativní registr ekonomických subjektů
systém, který umoţňuje vyhledávání nad ekonomickými subjekty registrovanými v České republice. Zprostředkovává zobrazení údajů vedených v jednotlivých registrech státní správy, ze kterých čerpá data (tzv. zdrojové registry).
ověřování a převzetí údajů ţadatele
systém
WS
kontrola dat
Centrální registr podpor malého rozsahu (de minimis)
zrychlení administrace poskytování podpory malého rozsahu, neboť odpadnou dosavadní formální kroky předcházející samotnému poskytnutí podpory de minimis konkrétnímu příjemci. Zásadně se také zvýší právní informovanost a právní jistota poskytovatelů i příjemců podpory de minimis
předávání a převzetí dat dle platné legislativy http://eagri.cz/public/eagri/farmar/registrpodpor-de-minimis/webove-sluzby/
systém
WS
přenos dat
Evidence smluv (Agendio)
evidence smluv a všech jejich náleţitostí
zadání, auktualizaci a přenos dokumentů. Vazba na uzavřené smlouvy
systém, zadavatel
WS
přenos dat, vytvoření smluv
evidence spisů k dané problematice
Aplikace Platební poukazy
Funkcionalita aplikace systém pro elektronické zpracování platebních poukazů s vazbou na rozpočet a ERP
Poţadovaná součinnost po schválení ţádosti vytvoření platebního poukazu, evidence stavu poukazu a datum úhrady či vratky
Určení systém, zadavatel
Datové trţiště
systém umoţňující různé pohledy nad uloţenými daty
přenos dat o všech ţádostech o dotaci aţ po systém jejich uzavření
IS CEDR (Centrální evidence dotací z rozpočtu)
je komplexem informačních systémů a předávání a převzetí dat dle platné slouţí jako podpůrný nástroj pro legislativy http://www.asdsledování, evidenci, vyhodnocení a software.cz/index.php?ID=132 kontrolu dotací a návratných finančních výpomocí (NFV) poskytovaných ze státního rozpočtu (SR), prostředků EU a dalších finančních mechanismů. Skládá se z několika částí, které jsou podle svého určení provozovány u poskytovatelů dotací a NFV (resorty, agentury), v centru zpracování na Ministerstvu financí (MF) a na Ústředním finančním a daňovém ředitelství (ÚFDŘ), finančních ředitelstvích a okresních finančních úřadech
systém
Rozhraní Uţití WS, URL zaloţení PP a informace o jeho stavu WS, DB
přenos dat
WS
přenos dat
Aplikace Funkcionalita aplikace Poţadovaná součinnost Určení Registr poskytovatelů MPSV Na základě zákona č.108/2006 Sb., o evidovat "Identifikátor" dotace, který přiděluje systém sociálních sluţbách, s účinností od systém MPSV 1.1.2007 je zřízen Registr poskytovatelů sociálních sluţeb. Smyslem tohoto zákona je chránit práva a oprávněné zájmy lidí, kteří jsou oslabeni v jejich prosazování, a to z různých důvodů jako je věk, zdravotní postiţení, nedostatečně podnětné sociální prostředí, krizová ţivotní situace a mnoho dalších příčin. Zákon vymezuje vedle práv a povinností jednotlivců také práva a povinnosti obcí, krajů, státu a samozřejmě také poskytovatelů sociálních sluţeb. V zákoně je také upravena oblast týkající se podmínek výkonu sociální práce, a to ve všech společenských systémech, kde sociální pracovníci působí.
Rozhraní Uţití ??? přenos dat
Památky
WS
systém evidující památky, zóny, území vazba na rejstříková čísla památek či pásma. Součástí jsou veškerá dokumentace, fotodokumentace, dotace , zápisy atd.
systém
vazba dotace památka
Aplikace Katastr nemovitostí
Funkcionalita aplikace Poţadovaná součinnost údaje týkající se vlastnictví parcel, vazba na jednotlivé parcely, byty, stavby staveb a jednotek (bytů nebo atd., ke kterým se ţádost o dotaci vztahuje nebytových prostor), evidovaných v katastru nemovitostí a dále informace o stavu řízení zaloţených na katastrálním pracovišti pro účely zápisu vlastnických a jiných práv oprávněných subjektů k nemovitostem v České republice
Foresta - Dotace, Informační systém dotací MZe
prostředek pro podporu realizace dotační (subvenční) politiky Ministerstva zemědělství ČR, zahrnující kompletní administraci ţádostí od okamţiku jejich přijetí na příslušném pracovišti, přes podporu celého rozhodovacího procesu včetně mnohostranných podpůrných a kontrolních procesů, aţ po kompletní realizaci finančních toků včetně závěrečného zúčtování vůči státnímu rozpočtu
Určení ţadatel, zadavatel, systém
vazba mezi systémem pro zpracování dotací systém, a systémem Foresta Dotace, ve kterém se zadavatel díky přílohám zpracovávají sloţitým výpočtem jednotlivé ţádosti
Rozhraní Uţití WS, URL vazba dotace - KN
WS
podpůrné informace pro vypořádání ţádosti o datace
1.9 Vymezení odpovědnosti v rámci procesu správy dotací Činnost
Odpovědnost
Zpracování koncepce dotačního titulu nebo aktualizace stávajícího
odvětvový odbor
Schválení koncepce dotačního titulu nebo aktualizace stávajícího
rada kraje
Zpracování podkladů pro přípravu/aktualizaci dotačního titulu odvětvový odbor Konečná kontrola dotačního titulu po formální stránce – náleţitosti dle interní dokumentace + kontrola ISO koordinátor pro poskytování dotací Schválení dotačního titulu/schválení aktualizace
rada kraje
Vypsání dotačního titulu - uveřejnění na web kraje
odvětvový odbor
Příjem ţádostí do dotačního titulu
odvětvový odbor
Konzultační podpora pro ţadatele
odvětvový odbor
Ukončení příjmu ţádostí o dotaci
odvětvový odbor
Přijatá ţádost o dotaci včetně registrace v systému
odvětvový odbor
Hodnocení přijatelnosti podané ţádosti
odvětvový odbor
Věcné hodnocení podané ţádosti
odvětvový odbor
Vyřazení nepřijatelné ţádosti Vytvoření seznamu přijatelných ţádostí
odvětvový odbor odvětvový odbor
Zpracování podkladů pro rozhodnutí o schválení ţádostí odvětvový odbor Jednání Komise dotačního programu zpracování podkladů pro jednání RPK Komise Rozhodnutí volených orgánů o přidělení dotací (RPK, ZPK) Volené orgány kraje Vytvoření seznamu schválených dotací Publikace seznamu schválených dotací na web kraje: příjemce dotace, výše dotace, název akce
odvětvový odbor systém
Zpracování oznámení o schválení dotace včetně případné výzvy k doplnění podkladů
odvětvový odbor
Doplnění podkladů k ţádosti
odvětvový odbor
Příprava smlouvy s příjemcem
odvětvový odbor
Podpis smlouvy s příjemcem
Usnesením RPK/ZPK pověřená osoba
Zaevidování smlouvy s příjemcem odvětvový odbor V případě podpory De minimis - Sken podepsané smlouvy poskytovatelem předán na OKDS k zápisu do Centrálního registru odvětvový odbor + OKDS Vydání poukazu
odvětvový odbor
Proplacení dotace
finanční odbor
Vytvoření oznámení o kontrole
odvětvový odbor
Činnost
Odpovědnost
Vytvoření pověření ke kontrole
odvětvový odbor, OKDS
Realizace místního šetření
odvětvový odbor
Realizace finanční kontroly
odvětvový odbor
Realizace následné kontroly
odbor kontroly
Evidence výstupů z kontroly
odvětvový odbor
Doručení vyúčtování dotace
podatelna
Evidence nápravných opatření
odvětvový odbor
Vyúčtování dotace Proplacení dotace/Proplacení zbytku dotace
odvětvový odbor odvětvový odbor
Řízení o vrácení dotace
odvětvový odbor
Nařízení odvodu
odvětvový odbor
Vyměření penále Vratka dotace (vrácení neoprávněně čerpané dotace)
odvětvový odbor
Informace o vrácení dotace (nebo části)
OE
Vytvoření plánu kontrol
odvětvový odbor + OKDS
Provedení kontroly dotace
odvětvový odbor
Vytvoření oznámení o kontrole
odvětvový odbor
Evidence výstupů z kontroly
odvětvový odbor
Evidence nápravných opatření
odvětvový odbor
Řízení o vrácení dotace
odvětvový odbor
Nařízení odvodu
odvětvový odbor
Vyměření penále
odvětvový odbor
Ţádost o odpuštění penále/odvodu
ţadatel
Schválení odpuštění penále/odvodu
rada kraje
Schválení odvodu a penále
rada kraje
Řízení o prominutí odvodu a penále
odvětvový odbor
Vrácení neoprávněně čerpané dotace
odvětvový odbor
Vymáhání pohledávek
ekonomický odbor
odvětvový odbor
2.0 Struktura sítě a serverů, které je nutno dodrţet Systém aplikace informačního systému bude rozdělen na dva fyzické servery. Na prvním serveru bude nainstalovaná aplikační vrstva. Na druhém serveru bude databáze, v které budou uloţena všechna data včetně všech dokumentů a příloh (tedy veškerá data budou uloţena v databázi). Databáze bude provozována na MS SQL 2005/2008 (nejprve na 2005 a v budoucnu se bude přecházet na 2008, na kterém by řešení tedy mělo být plně funkční). Aplikační server je zapojen přes propojovací prvky do sítě krajského úřadu tak, aby byl viditelný z ostatních serverů a pracovních stanic. Oba servery poběţí na Windows serveru 2008, které poběţí na VMware ESX serveru. Serverům bude v rámci VMware ESX serveru přidělena minimálně (tedy buď přesně uvedená konfigurace nebo lepší) tato garantovaná virtuální konfigurace: aplikační server: 2x 3GHz cpu (2 jádra), 4GB RAM, 200GB diskové prostoru databázový server: 4x 3GHz cpu (2 jádra), 8GB RAM, 500GB diskového prostoru
