TEAMMANAGEMENT (bron: Vacature.com) Goede teamleaders halen uit hun teamleden wat eruit te halen valt. Een waarheid als een koe maar geen vanzelfsprekende waarheid. Het leiden van een team loopt immers niet altijd over rozen. Al was het maar omdat binnen een team de menselijke factor van doorslaggevend belang is.
Om je een betere kijk te geven op team management hebben wij een hele berg tips verzameld. Op het eerste gezicht zijn het allemaal evidente do's en don'ts waar je mits wat gezond verstand zelf ook wel opkomt. Voeg je echter alles samen, dan word je geconfronteerd met een geheel dat toch wel wat meer inspanning vraagt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Levensloop van een team Teamspirit Teamvergadering Het team als bron van ideeën Weg met vastgeroeste opvattingen Do's en dont's voor de teamleader Ontdek het professionele profiel van je teamgenoten
Levensloop van een team Een team is geen statisch gegeven. Integendeel, een goed team is een dynamische, voortdurend veranderend geheel dat verschillende fasen doorloopt. Afhankelijk van de fase waarin jouw team zich bevindt zal je op een andere manier moeten ingrijpen en/of bijsturen. Fase 1: Verkenning Mensen worden ingedeeld bij een bepaald team en gaan op zoek naar elkaars functie en verantwoordelijkheden, naar de te behalen objectieven en verwachtingen. Fase 2: Tekeergaan De onzekerheid die met de verkenningsfase gepaard gaat, kan leiden tot botsingen tussen doelstellingen en persoonlijkheden. Op dat moment bevindt het team zich in de tweede fase, de fase van het tekeergaan. Er kunnen conflicten ontstaan tussen • •
de leider en de individuele teamleden de leider en het hele team
•
de teamleden onderling.
Vaak spelen op zo'n moment emotionele argumenten mee. Het is belangrijk om die te beantwoorden en te weerleggen met rationele argumenten en objectieve feiten. Fase 3: Regelvorming De derde fase kondigt zich aan wanneer de manier van werken zich systematiseert. De mensen kennen elkaar en de manier van werken. Op dit moment is er sprake van een zekere regelvorming. Het gevaar bestaat dat routine zijn eerste stapjes zet binnen jouw team. Fase 4: Presteren Tijdens de vierde fase tenslotte staat het presteren bovenaan. Dit is de fase waarin het team creatief en productief samenwerkt en objectieven probeert te verwezenlijken. Teamspirit Het woord alleen al doet denken aan enthousiaste en levenslustige collega's die 'en bloque' achter een project staan, zich onvermoeibaar op hun werk storten en daarbovenop nog als de beste vrienden door het leven gaan. De werkelijkheid is anders want waar er mensen samen zijn, rijzen er automatisch problemen. Toch is het mogelijk om, mits enkele eenvoudige ingrepen, de teamgeest te bevorderen: • •
•
• •
•
De teamleden moeten weten waarom ze werden gekozen. Zo leren ze zichzelf én elkaar respecteren binnen de groep. Zowel gezamenlijke als specifieke doelstellingen zijn belangrijk. De gezamenlijke doelstellingen geven het team een gezamenlijk eindpunt om naartoe te werken. De specifieke doelstellingen vermijden dat het individu compleet opgaat binnen het team. Een team kan maar resultaat boeken als er ook gecommuniceerd wordt. De beste communicatie vloeit voor uit de persoonlijke contacten. Het is belangrijk om dit soort contacten te stimuleren. Wanneer een team het goed doet, mag dat hardop gezegd worden. Het kan alleen maar de sfeer en de motivatie ten goede komen. Teamgeest wordt versterkt door een gevoel van wederzijds vertrouwen en door open communicatie. Het team moet het gevoel krijgen dat het belangrijk is wat het doet en het moet weten dat je luistert wanneer het rapporteert of informeert. Om een team beter te laten samenwerken worden er vaak teambuildings georganiseerd. Een teambuilding geeft de teamleden de gelegenheid om elkaar buiten de bedrijfsmuren te leren kennen. Na een teambuilding
verbetert de sfeer en spelen de teamleden onderling nog sterker op elkaar in. Teamvergaderingen
Vergaderen is in vele bedrijven één van de populairste bezigheden. Toch zijn veel vergaderingen allesbehalve efficiënt. Sommige meetings zijn zelfs ronduit overbodig.
Een goede vergadering kan nochtans heel wat vruchten afwerpen. We geven hier alvast enkele tips om je volgende meetings in goede banen te leiden: •
•
•
•
Weet wat je wil. De ene keer gaan mensen samenzitten om te brainstormen, de andere keer zien ze het liefst de bestaande problemen opgelost en nog een andere keer is de bedoeling louter informatief. Je bepaalt en verdeelt de agenda best op voorhand. Zo vermijd je bijvoorbeeld dat je medeteamleden enthousiast ideeën beginnen spuien terwijl je eigenlijk zit te wachten op een belangrijke beslissing. Regelmatig vergaderen is geen luxe, zeker niet als het gaat om projecten met strikte deadlines. Toch is het zinloos om uit gewoonte te vergaderen als er weinig of niets te zeggen valt. Zulke vergaderingen zullen snel veranderen in een extra koffiepauze of een ontspannend moment. Bovendien vergen zo'n gewoontevergaderingen kostbare tijd van de deelnemers. Daarom: als er niets te vertellen of te beslissen valt, doe je er beter aan om de meeting te annuleren. Te lang vergaderen is nergens goed voor. Na 75 minuten verdwijnt de concentratie van de deelnemers dan ook als sneeuw voor de zon. Mocht je toch vast komen te zitten in een marathonmeeting, probeer er dan voor te zorgen dat er voldoende pauzes worden ingelast. Vergader op tempo. Werk systematisch en gecontroleerd de punten van de agenda af. Niets is zo frustrerend als een overvolle agenda waarvan maar 2 punten besproken worden omdat er te veel wordt uitgewijd. Het is jouw taak om dit onder controle te houden.
Het team als bron van ideeën Heel veel successen hangen af van een goed idee. Het is belangrijk dat ideeën binnen je team de vrije loop krijgen. Elk teamlid moet aangespoord worden om mee ideeën te spuien. Iedereen is tenslotte in staat om nieuwe ideeën te ontwikkelen. Op die manier wordt elk teamlid betrokken en kan het teamgevoel hechte worden. Toch zijn er een aantal dingen die je zeker niet uit het oog mag verliezen. •
Kritiek doodt creativiteit. Wanneer je tijdens een brainstormingsessie meteen de ideeën gaat bekritiseren gaan de mensen zich geremd en ontmoedigd voelen. Het is beter om de ideeën volop te laten komen en
•
•
•
pas achteraf of tijdens een volgende sessie de haalbare ideeën te selecteren.. Noteren. Het is belangrijk dat elk idee, hoe vreemd of hoe extravagant ook, genoteerd wordt. Zo krijgt elk teamlid het gevoel dat zijn bijdrage meetelt. Dwaas is niet noodzakelijk slecht. Sommige ideeën die er gewoon uitgeflapt worden of op het eerste zich niet echt briljant of zelfs ronduit onhaalbaar lijken kunnen, eventueel mits wat bijsturing, toch nog mooie resultaten opleveren. Het voordeel van een gezamenlijke ideeënsessie is dat de inbreng altijd groter is dan die van de individuen afzonderlijk. Het ene idee genereert tenslotte het andere.
Weg met vastgeroeste opvattingen Wanneer een team aan de slag gaat, gaat het meestal uit van een aantal vooronderstellingen. Die vooronderstellingen zijn niet altijd even correct. Het loont dan ook de moeite om verder te kijken dan de gemiddelde neus lang is. Enkele voorbeelden: •
•
•
•
•
"Door het symptoom aan te pakken, geneest men de ziekte." Dit kan misschien kloppen voor sommige medische situaties maar in het bedrijfsleven gaat het alvast niet op. Zeker niet in grotere bedrijven waar 'symptomen' vaak een uiting zijn van meer structurele problemen. Het probleem bij de wortel aanpakken is dus de boodschap. "Kwaliteit is duur" Dat klopt inderdaad maar vaak is het aangeraden om de dure oplossing te verkiezen boven de rechtstreekse en onrechtstreekse kosten van minder dure én minder geslaagde oplossingen. "Kwaliteit slaat enkel op producten." De tijd dat een firma enkel werd beoordeeld op een product is al lang voorbij. Toenemende concurrentie en uitbreiding van het aanbod hebben ervoor gezorgd dat de diensten van het bedrijf minstens even belangrijk zijn geworden. "Problemen en hun oplossingen zijn gemakkelijk te onderscheiden." In sommige gevallen is dit waar maar vaak gebeurt het dat een oplossing positieve primaire gevolgen genereert maar dat de secundaire gevolgen heel wat minder mooi zijn. Een globaal overzicht blijft dus geboden. "Verandering is nergens goed voor" Het is verleidelijk om zo te gaan denken wanneer de routine zich inzet. Nochtans is er niets beter dan een frisse aanpak om uw team te blijven uitdagen.
Teamleader do's & don'ts •
•
Pas je stijl van leidinggeven aan aan de noden van het team. Sommige teams zijn gewend om heel zelfstandig te werken. In zo'n geval heeft het geen zin om plots als schoolmeester/-juffrouw te gaan optreden. Steun je team. Als teamleader vertegenwoordigt je je team. Het is belangrijk dat je voor de teamleden opkomt en hun inspanningen steunt.
• • • •
•
• • •
•
•
•
• •
•
• •
•
Blijf geloven in de capaciteiten van je team. Niets is zo demotiverend als een teamleider die het zelf niet ziet zitten. Communiceer met je team, laat hen weten dat ze bij jou terecht kunnen en dat je naar hen luistert. Creëer een open sfeer waarin mensen elkaar beter kunnen leren kennen en zich op hun gemak kunnen voelen. Waardeer de inspanningen van je team(leden). Wanneer mensen het gevoel krijgen dat ze het goed doen, zullen ze nog meer gemotiveerd worden. Mensen die elkaar van haar noch pluimen kennen, werken moeilijker samen. Het is dan ook aangeraden om teams binnen de werkuren veel tijd met elkaar te laten doorbrengen. Op die manier kunnen ze hun terughoudendheid sneller overwinnen, wat de samenwerking alleen maar ten goede komt. Stimuleer nieuwe initiatieven en creatieve ideeën Een team vaart er wel bij wanneer zowel de afzonderlijke leden als het team in haar geheel de kans krijgt om bij te leren. Laat van in het begin je gezag voelen. Dat kan zeker ook op een niet autoritaire manier. Zo vermijd je dat de teamleden je gezag zouden ondermijnen. Het heeft geen zin om mensen taken te laten uitvoeren waarin ze zich niet goed voelen. 'De juiste persoon op de juiste plaats' geldt zeker ook binnen jouw team. Conflicten en problemen zijn zelfs in de beste teams onvermijdelijk. Belangrijk is om er positief mee om te gaan. Op het moment zelf is het waarschijnlijk geen aangename situatie maar uit de meeste problemen kunnen jij en je team veel leren. Bovendien kan je de situatie beschouwen als een aanleiding voor verandering Wacht niet om in te grijpen wanneer je tekenen van negatief gedrag, strubbelingen of moeilijkheden binnen de groep opmerkt. Belangrijk is het om zeker op die momenten stevig de teugels in handen te houden anders ontspoort de situatie voor je er erg in hebt. Durf toegeven wanneer je zelf in de fout bent gegaan. Wees recht door zee. Een open en heldere communicatie speelt zeker in je voordeel. Dat betekent niet dat je je zelfbeheersing mag verliezen. Hoe moeilijk het soms ook is om rustig te blijven, alleen zo blijft je leiderspositie geloofwaardig. De ene dag is de andere niet en het zal al eens gebeuren dat de teamleden of het team in haar geheel negatief gestemd is. Dan is het oppassen geblazen want een negatieve stemming is heel nefast voor nieuwe initiatieven. Het is dan ook beter om belangrijke beslissingen uit te stellen. Pak problemen aan, niet de mensen! Kritiek levert je best op een constructieve manier. Fouten gebeuren en moeilijke situaties zullen zich voordoen maar als teamleider ben je er om bij te sturen waar nodig. Soms kan het niet anders en moet je kordaat optreden.
Overzicht van de verschillende profielen leidend
meegaand
kritisch
eisend
expert
administrator
documentalist
controleur
rechter
uitvoerder
realisator
afwerker
corrector
bewaker
gangmaker
gangmaker
enthousiast teamlid
hofnar
menner
ontwikkelaar
professor
onderzoeker
filosoof
goeroe
adviseur
gids
verslaggever
consultant
prediker
doordrijver
ondernemer
doorzetter
activist
lefgozer
.Overzicht van de denkstijlen • analytisch • planmatig • creatief • mensgericht .Overzicht van de interactiestijlen • leidend • meegaand • kritisch • eisend .Overzicht van de eigenschappen • eerder verzoenend dan confronterend • eerder confronterend dan verzoenend • eerder perfectionist dan initiator • eerder initiator dan perfectionist • eerder specialist dan generalist • eerder generalist dan specialist • eerder overtuigend dan ontvankelijk • eerder ontvankelijk dan overtuigend • eerder actief dan gereserveerd • eerder gereserveerd dan actief • eerder holistisch dan individualistisch • eerder individualistisch dan holistisch
