Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék Bevezetés A leltározási szabályzat célja és tartalma A leltározás alapfogalmai

Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék ............................................................................................................. 1 1. Bevezetés ...................................................................................................................... 3 2. A leltározási szabályzat célja és tartalma ................................................................. 4 3. A leltározás alapfogalmai ........................................................................................... 5 3.1. A leltározás célja .................................................................................................... 5 3.2. A leltározás fogalma .............................................................................................. 5 3.3. A leltár fogalma ..................................................................................................... 5 4. Leltárkészítés és leltározás ......................................................................................... 6 4.1. A mérlegtételek alátámasztása leltárral ................................................................. 6 4.1.2. A leltár és mérleg kapcsolata .............................................................................. 6 4.2. A leltár ................................................................................................................... 7 4.2.1. A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények ..................................... 7 4.2.2. A leltár tartalma .................................................................................................. 9 4.2.3. A leltározás módja .............................................................................................. 9 4.2.3.1. Mennyiségi felvétel.......................................................................................... 9 4.2.3.1. Egyeztetés ...................................................................................................... 10 4.3. A letár időpontja .................................................................................................. 11 4.3.1. Folyamatos leltározás ....................................................................................... 11 4.3.2. Fordulónapi leltározás....................................................................................... 12 5. A leltár előkészítése ................................................................................................... 13 5.1.A leltározás előkészítésének feladata ................................................................... 13 5.2. A tárgyi eszközök rendezése az előkészítő munka során .................................... 13 5.3. Készletekkel kapcsolatos feladatok ..................................................................... 14 5.4. A leltározás előtti selejtezés ................................................................................. 14 5.5. Átminősítés .......................................................................................................... 15 5.6. Leértékelés ........................................................................................................... 15 5.7. Leltározási utasítás ............................................................................................... 16 5.8. Leltározási körzet, leltárfelvételi egység ............................................................. 16 5.9. Leltározási ütemterv ........................................................................................... 18 6. A leltározás tárgyi feltételei ..................................................................................... 19 6.1. A leltár ügyviteli előkészítése .............................................................................. 19 6.2. A leltározási bizonylati rend érvényesítése ......................................................... 19 6.3. Ajánlott nyomtatványok ...................................................................................... 20 7. A leltározás személyi feltételei ................................................................................. 20 7.1 A leltárban közreműködők feladata és felelőssége ............................................... 21 7.1.1. A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója ............................... 21 7.1.2. A leltározás vezetője ......................................................................................... 22 7.1.3. A leltározási körzet felelőse .............................................................................. 22 7.1.4. A leltárfelelős .................................................................................................... 23 7.1.5. Leltározók ......................................................................................................... 23 7.1.6. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást vezetők feladata................................ 23 7.1.7. Leltárellenőr ...................................................................................................... 24 7.2. A leltározásban résztvevők felkészítése .............................................................. 24 8.A leltározás végrehajtása .......................................................................................... 25 8.1. A leltározás végrehajtásának folyamata .............................................................. 25 8.2. Mérlegtételek ....................................................................................................... 27 1

8.2.1. Befektetett eszközök ........................................................................................ 27 8.2.1.1. Immateriális javak.......................................................................................... 27 8.2.1.2. Tárgyi eszközök ............................................................................................. 27 8.2.1.3. Ingatlanok ...................................................................................................... 28 8.2.1.4. Gépek, berendezések, felszerelések ............................................................... 29 8.2.2. Forgóeszközök .................................................................................................. 29 8.2.2.1. Készletek ........................................................................................................ 29 8.2.2.2. Követelések .................................................................................................... 30 8.2.2.3. Pénzeszközök ................................................................................................. 30 8.2.3. Aktív pénzügyi elszámolások ........................................................................... 31 8.2.4. Források leltározása .......................................................................................... 31 8.2.4.1. Saját tőke leltározása ..................................................................................... 31 8.2.4.2. Rövid lejáratú kötelezettségek ....................................................................... 31 8.2.4.3. Kötelezettségek áruszállításból és szolgáltatásból ......................................... 32 8.2.5. Passzív pénzügyi elszámolások ........................................................................ 32 8.3. Mérlegtételek értékelése ...................................................................................... 32 8.4. Leltáreltérések rendezése ..................................................................................... 32 9. A leltározás ellenőrzése ............................................................................................ 34 9.1. A leltár előkészítésének ellenőrzése .................................................................... 34 9.2. A leltározás végrehajtásának ellenőrzése ............................................................ 34 9.3. Leltárfeldolgozás ellenőrzése .............................................................................. 34 9.4. Leltárértékelés ellenőrzése ................................................................................... 35 9.5. A leltári bizonylatok megőrzése .......................................................................... 35 10. Mellékletek .............................................................................................................. 36 1. számú melléklet (körzetek) ..................................................................................... 36 2. számú melléklet (ütemterv) .................................................................................... 37 3. számú melléklet (utasítás) ....................................................................................... 39 4. számú melléklet (megbízás).................................................................................... 40 5. számú melléklet (nyilatkozat) ................................................................................. 41 6. számú melléklet (leltárkezdés jegyzőkönyv) .......................................................... 42 7. számú melléklet (leltár befejezés jegyzőkönyv) ..................................................... 43 8. számú melléklet (pénzeszköz leltár jegyzőkönyv) ................................................. 44 9. számú melléklet (jelentés) ...................................................................................... 47 10. számú melléklet (Helyiségleltár, leltárfelvételi ív) ............................................... 48 11. Záró rendelkezések ................................................................................................. 49 12. Megismerési nyilatkozat ......................................................................................... 50

2

1. Bevezetés A könyvek év végi zárásához, a beszámoló készítéshez a többször módosított számvitelről szóló 2000 C. Törvény, valamint a 249/2000. (XII. 24.), a 36/2013. (IX.

13.)

NGM

rendelet

az

államháztartás

számvitelének

2014.

évi

megváltozásával kapcsolatos feladatokról, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) kormányrendelet előírásai szerint olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközök és források mennyiségi és értékadatait.

A jogszabályok a költségvetési szervek számára csupán a leltár összeállításának kötelezettségét írják elő, de a leltározás idejét, módját, annak tételes szabályait nem tartalmazzák. A szabályokat a költségvetési szervnek kell kialakítani, melyben össze van foglalva minden teendő, a felelősek köre, a leltározás módszerei, a leltározandó eszközök köre. E szabályzatnak tartalmazni kell a leltárak szervezésével, előkészítésével, a végrehajtásával és az ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat. A fenti rendeletnek megfelelően elkészített Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat, a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ, mint önállóan működő és gazdálkodó intézmény és a hozzá tartozó önállóan működő intézmények és a működtetési körébe tartozó oktatási intézmények területén rendelkezésre álló eszközök, és azok forrásaira kiterjedő leltározási tevékenység. Egységes irányelvek

szerinti

biztosítja,

az

intézményi

tulajdon

védelmét

és

a

mérlegvalódiság feltételeit, a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ közreműködésével.

3

2. A leltározási szabályzat célja és tartalma A leltározási szabályzat célja, hogy az intézményeknél a leltározási kötelezettség egységes elvek alapján kerüljenek végrehajtásra. A hivatkozott rendelet szerint a leltározási szabályzatban a következő főbb szempontok szerepelnek. A szabályzat tartalma:  a leltározás célja, fogalma  a leltározási ütemterv  a leltározási utasítás  a leltári körzetek, leltárfelvételi egységek  a leltárral szemben támasztott alaki és tartalmi követelmények  a leltározás módja, időpontja  a leltározásban közreműködők feladata és felelőssége  a leltározás végrehajtásának előkészítése  a leltározás végrehajtása  a leltározás technikai feltételei és eszközei  a befektetett eszközök leltározása  forgóeszközök leltározása  források leltározása  a leltárak összesítése, feldolgozása, a leltár ellenőrzése  a mérlegtételek értékelése  a leltár és a könyvviteli adatok egyeztetésének módja  leltárkülönbözetek  leltározási bizonylatok használatának szabályai  az értékelés ellenőrzése, a mérlegvalódiság vizsgálata  mellékletek

4

3. A leltározás alapfogalmai 3.1. A leltározás célja A leltározás célja a Józsefvárosi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal és intézményei vagyonának számbavétele. A leltárnak lehetővé kell tenni:  az éves beszámoló tételeinek alátámasztását  a mérleg valódiságának biztosítását  a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzését, a bizonylati fegyelem elősegítését  az eltérések kimutatását, a nyilvántartásoknak a tényleges vagyoni helyzetnek megfelelő rendezését  a vagyon védelmét, az anyagi felelősök elszámoltatását  a csökkent értékű, valamint a használaton kívüli eszközök feltárását.

3.2. A leltározás fogalma A leltározás a költségvetési szerv kezelésébe, vagy tartós használatába adott befektetett és forgóeszközök valamint azok forrásainak, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának (mennyiségének) megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet (hiány-többlet) megállapítása és rendezése.

3.3. A leltár fogalma A leltár olyan tételes kimutatás, melyet a költségvetési szerv eszközeinek és forrásainak valóságban is meglévő állományát (mennyiségét, értékét) egy meghatározott időpontra tartalmazza. A jelen szabályzatban meghatározott esetekben, illetve feltételek mellett leltárnak tekinthető a szabályszerűen ellenőrzött és szükség szerint helyesbített a főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartás is. 5

4. Leltárkészítés és leltározás 4.1. A mérlegtételek alátámasztása leltárral A leltárral történő alátámasztás a következőket jelenti:  a mérlegben kimutatott eszközök, és kötelezettségek értékét leltárral kell alátámasztani. A leltár alapján készített leltárnak tartalmaznia kell tételesen a költségvetés alapján gazdálkodó szerv eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.  Az eszközök leltározását mennyiségi felvétellel a követelések, és kötelezettségek leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani.  Amennyiben a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint az eszközökről és azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatos részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben, akkor a leltározás elvégzését igazoló leltárt helyettesítheti a részletező nyilvántartás.  A leltározás és selejtezés szabályait a költségvetési szerv saját hatáskörben állapítja meg.  A mérlegben nem szereplő használt készleteket a költségvetési szerv saját döntése alapján meghatározott módon leltározza.

4.1.2. A leltár és mérleg kapcsolata A leltár a mérleg alapja. A mérleg teljessége érdekében szükséges, hogy a leltár is teljes legyen, azaz tartalmazza a gazdálkodás összes eszközét:  bérelt vagy kölcsön vett  eladott, de el nem szállított  az intézménynél tárolt idegen tulajdonú eszközöket. A leltárnak nem csak mennyiségileg, hanem tulajdonviszonyok, továbbá az eszközállapot minősítése szempontjából is a valódiságot kell tükröznie, ezért nem szerepelhet csökkent értékű eszközt teljes értékűként.

6

4.2. A leltár A felvétel teljessége, célja, és időpontja szerint a következő leltárfajtákat különböztetünk meg:  évközi leltározás (speciális leltárak)  átadás-átvételi leltárt kell készíteni felelős beosztásban bekövetkezett változás időpontjában, amely mind az átadó mind az átvevő elszámoltatásának illetve anyagi felelősségének alapokmánya. A leltározás módja mennyiségi felvétel analitikus nyilvántartástól független. A leltározást a leltározási bizottság végzi, melynek további tagjai az átadó és átvevő. A végrehajtásra a szabályzatban foglaltakat kell figyelembe venni.  elszámoltató leltár  fordulónapi leltár a teljes leltár az önkormányzat valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideérve a leltárfelvétel időpontjában a birtokában lévő idegen tulajdonú, kölcsönbe vett, javításra átvett eszközöket is.

4.2.1. A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények A pontosan felvett és helyesen értékelt leltárak lényegében a mérleg valódiságának alapokmányai. Ilyennek azonban csak akkor tekinthető, ha maradéktalanul megfelelnek a tartalmi és alaki követelményeknek. A leltárnak biztosítani kell:  a teljes körűséget  a valós állapot bemutatását  az áttekinthetőséget  ellenőrizhetőség követelményét. A teljes körűség azt jelenti, hogy az intézménynek valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, függetlenül attól, hogy a leltározás időpontjában, az intézmény birtokában van-e, vagy idegen helyen tárolnak. 7

A leltározás időpontjában az intézménynél lévő, de nem a tulajdonukat képező eszközöket a leltárban érték nélkül kell kimutatni. Ezek leltárát a tulajdonosnak meg kell küldeni abból a célból, hogy a saját leltárakkal egyeztetni tudja. A leltár valódiságát úgy kell biztosítani, hogy a leltározás, egyeztetés során a ténylegesen fellelt mennyiségi és értékadatokat kell mutatnia. Ennek megfelelően mindazon eszközöket, amelyeket méréssel, számolással, számítással lehet számba venni, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. A tényleges felvétellel számba nem vehető eszközöket, forrásokat, hitelt érdemlő egyeztetett analitikus nyilvántartások és főkönyvi számlák alapján kell leltározni. Az áttekinthetőség céljából a leltárnak az eszközöket leltározási helyek szerint kell tartalmazni, hogy a helyes számbavétel és értékelés lehetősége biztosítva legyen. A leltárnak tartalmazni kell a mérleg fordulónapján meglévő eszköz és forrásállományt legalább a főkönyvi számlák szerinti csoportosításban. Az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltárral kapcsolatban készült okmányokon javítást csak szabályszerűen a hibás bejegyzés áthúzásával és fölé írással szabad alkalmazni, és a javítást végző személynek a „javította” jelzéssel és kézjegyével kell a javítást igazolnia. A javítást minden esetben úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat, feljegyzés is olvasható, utólag ellenőrizhető legyen. A könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez a leltárt úgy kell összeállítani, hogy az tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a költségvetési szervnek a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit forrásait mennyiségben és értékben. A leltárkészítés során a hitelesség biztosítása érdekében gondoskodni kell a bizonylatok, továbbá az egyéb dokumentációk egyértelmű és hiánytalan kitöltéséről a szükséges záradékok és aláírások meglétéről.

8

4.2.2. A leltár tartalma Az analitikával való egyeztetés után leltárösszesítőt kell készíteni minden eszközről, melynek tartalmaznia kell:  a szerv megnevezését, leltár megjelölését  leltározási helyet, körzetet  a leltározás kezdetének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját  a leltározott eszközök megnevezését  az eszközök tényleges mennyiségét, értékét  leltárkülönbözetek kimutatását  a leltárfelelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását A leltárösszesítő adatait egyeztetni kell a főkönyvi számlákkal.

4.2.3. A leltározás módja A meghatározás azt jelenti, hogy a leltározást milyen módon kell végrehajtani. A leltározás történhet:  mennyiségi felvétellel Ezen belül:

- nyilvántartástól függetlenül - nyilvántartással utólagosan összehasonlítva - nyilvántartás alapján a felvételkor összehasonlítva

 egyeztetéssel

4.2.3.1. Mennyiségi felvétel A mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást jelent:  meg kell állapítani számlálással az eszközök mennyiségét  a kettős felvétel vagy kihagyás érdekében a leltározott eszközöket meg kell jelölni, festék, zsírkréta vagy egyéb módon  ellenőrizni kell, hogy a leltározott eszköz teljes értékű-e

9

4.2.3.1. Egyeztetés Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés

helyességét

igazoló

egyéb

okmányokkal

való

egybevetést,

összehasonlítást jelent. A leltározásnak ez a módja akkor választható, ha a tényleges állapot megállapítása az analitikus nyilvántartások egyeztetésével is biztosítható. A leltár okmányain a leltározás módját rögzíteni kell. A leltározás történhet:  egyeztető levéllel  személyes egyeztetéssel  speciális egyeztetéssel A leltározás két munkafolyamatból áll:  az eszközök mennyiségének természetes mértékegységekben történő megállapításából  a leltározott mennyiségek értékeléséből A leltárba a könyv szerinti adatok alapján felvett eszközökre és forrásokra kötelezően előírt egyeztetésnek az alábbi típusai lehetségesek:  adósokkal, vevőkkel egyeztetőlevél  eszközök, mennyiségi és értékbeli egyeztetése  készpénz, számlálással Mivel a leltárnak a mérlegadatokat kell alátámasztani, a mérleget pedig a szabályszerűen

vezetett

kettős

könyvvitel

alapján

kell

készíteni,

elengedhetetlenül szükséges, hogy a mérleg készítését megelőzően a leltár alapját képező analitikus nyilvántartásokat, valamint a mérleg alapját képező főkönyvi számlák adatainak egyezőségét biztosítsák.

10

4.3. A letár időpontja A számviteli törvény a leltár készítésére nem szab határidőt. A leltár időpontját ennek megfelelően az intézmény saját hatáskörében állapítja meg. A leltár elvégezhető: -

folyamatosan

-

fordulónappal

Mindkét esetben a leltározást a szabályzatban, illetve az éves leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani. Ezzel egyidejűleg meg kell figyelni, és fel kell tárni a feleslegessé vált eszközöket és a tárolásuk helyességét. Az intézmények eszközeinek és forrásainak fordulónapi leltározása december 31.-i fordulónappal történik, de pontos időpontját a tárgyévre vonatkozó leltározási utasítás valamint ütemterv tartalmazza.

4.3.1. Folyamatos leltározás A folyamatos leltározás lényege, hogy a leltározási kötelezettség alá eső összes intézményben meghatározott időtartamon belül kell leltározni. A folyamatos leltározás előfeltétele, hogy:  Az intézménynél a számviteli törvény előírásainak megfelelő, naprakész,

a leltározás

időpontjában

a

könyvvitellel

egyező,

egyeztetett nyilvántartás vezetése, hogy annak alapján a hiányok és többletek azonnal megállapíthatók legyenek.  Az eszközök leltározását a költségvetési szerv egész területén illetve egy-egy különálló egységben előre meghatározott időpontban kell végrehajtani.  Biztosítani kell a leltározás ellenőrzését.

11

4.3.2. Fordulónapi leltározás Időpontját a leltárutasítás és a leltári ütemterv tartalmazza. A fordulónapi leltározást

előre

meghatározott naptári

napra

a leltár

fordulónapjára vonatkozóan kell elvégezni. A leltározás rendszerint a fordulónap előtt megkezdődik és folyamatos, de a fordulónap előtt befejeződik. A tényleges leltárfelvétel időpontja és a fordulónap közötti készletmozgást figyelembe kell venni, mind az analitikában, mind a könyvekben át kell vezetni. A Sáfár tárgyi eszköz-nyilvántartó programmal előállított záró nyilvántartás és a főkönyv egyezősége biztosítja a mérleg alátámasztását. Az intézményeknél fordulónapi leltározást végzünk. Fordulónappal kell leltározni az alábbi eszközök és források körét: -

pénzkészlet, bankszámla

-

adó elszámolások

-

adósok, munkavállalók tartozásai

-

vevők

-

függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások és bevételek tételeit.

A pénzkészletet számlálással kell leltározni és az utolsó pénztárzárás bizonylatával valamint a főkönyvvel való egyeztetést jelenti. Ez a mérleg alátámasztásának dokumentuma. A bankszámla leltározása egyeztetéssel, az év utolsó napján készült kivonat és főkönyv egyeztetését jelenti, mely a mérleg alátámasztásának dokumentuma.

12

5. A leltár előkészítése 5.1.A leltározás előkészítésének feladata A leltározás előkészítése, a feltételek megteremtése során:  fel kell mérni, és meg kell határozni az elvégzendő feladatokat  időben gondoskodni kell arról, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre állnak-e  ezeket úgy kell a feladat elvégzésének szolgálatába állítani, hogy a leltározás zavartalan és eredményes lebonyolítása kellő időben és pontosan végrehajtható legyen.

5.2. A tárgyi eszközök rendezése az előkészítő munka során Az eszközöknek megtekinthetőnek és hozzáférhetőnek kell lennie. Az előkészítő munkálatok során a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartásba felvett tartozékait is elő kell készíteni a leltározás idejére, valamint ellenőrizni kell a tartozékok nyilvántartását is és a nyilvántartási számok meglétét. A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe, javításra átadott vagy átvett eszközök állományát, melyet dokumentálni kell és a rendelkezésre álló bizonylatot a leltár mellé kell csatolni. Felül kell vizsgálni a használatból kivont, illetve a teljesen leírt eszközök állományát, szükség szerint intézkedni kell selejtezéséről esetleg az értékesítésről még a leltározás megkezdése előtt. Meg kell győződni róla, hogy a leltári számok olvashatók-e, amennyiben nem gondoskodni kell a pótlásról. A használaton kívüli vagy idegen tulajdonú eszközöket el kell különíteni. Ellenőrizni kell, hogy az eszközökön végzett felújítás értékével a bruttó érték módosítása megtörtént-e. A térítésmentesen átvett eszközök nyilvántartásba vétele az előírásoknak megfelelően megtörtént-e.

13

5.3. Készletekkel kapcsolatos feladatok Gondoskodni kell arról, hogy minden új készlet raktáron legyen és valamennyi raktárban tárolt készlet azonosítható legyen. Biztosítani kell a különböző cikkek elkülönített tárolását. Az előre csomagolt készleteknél vizsgálni kell, hogy a gyűjtőcsomagolás sértetlen-e. El kell különíteni a csökkent értékű készleteket, és gondoskodni kell a leértékelésről, illetve a selejtezésről. Idegen tulajdonú készleteket elkülönítetten kell tárolni. Gondoskodni kell az új és használt készletek elkülönítéséről, mivel a mérlegbe csak raktári új készlet tényleges állománya írható be. Készlettel a Katica Bölcsőde rendelkezik, melynek nyilvántartását, leltárát és selejtezését saját hatáskörben szabályozza. A készletváltozásról havonta kimutatást, fordulónappal leltárt készít, melyet megküld a Józsefvárosi Intézményműködtető Központnak.

5.4. A leltározás előtti selejtezés Az intézmény vezetői kötelesek minden évben a leltár előtt a selejtezni kívánt eszközökről jelentést vagy kérelmet küldeni a Józsefvárosi Intézményműködtető Központba. Az Önkormányzat által átadott vagyon tekintetében a köznevelési feladat ellátásához véglegesen feleslegessé vált vagyont, beleértve a rendeltetésszerű használat mellett elhasználódott vagy elavult eszközöket is, a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (továbbiakban KLIK) írásbeli javaslatára az Önkormányzat évente külön előre egyeztetett időpontban selejtezi. A KLIK közreműködik az éves leltározásban. A selejtes tárgyi eszközöket el kell különíteni, és a leltár előtt gondoskodni kell a selejtezési szabályzatban foglaltaknak megfelelő selejtezésről. A selejtezésről a selejtezési bizottság gondoskodik. A leltározás megkezdése előtt a leltározás vezetője köteles ellenőrizni, hogy a szükségessé vált selejtezés megtörtént-e. 14

5.5. Átminősítés Hatósági rendelkezések vagy téves nyilvántartás esetén szükségessé váló átminősítéseket a leltár megkezdése előtt kell végrehajtani.

5.6. Leértékelés A számviteli törvény előírja, hogy azokat a készleteket, amelyek az eredeti rendeltetésüknek nem felelnek meg az értékelés elvének betartása mellett a mérlegbe csak csökkentett értékben szabad felvenni. A leértékelés attól az időponttól kezdődően kötelező, amikor a csökkentértékűség bekövetkezett. A készletek leértékelésére vonatkozó javaslatot minden esetben az arra hivatott intézmény vezetője kezdeményezheti. A javaslatot minden esetben dokumentált indoklással kell ellátni, illetve alátámasztani. A leértékelési javaslatnak tartalmaznia kell:  megnevezés  azonosító adatok  indoklás, dokumentáció csatolása  nyilvántartási érték  árjavaslat  leértékelési veszteség értékét. A leértékeléshez az engedélyt az önállóan működő és gazdálkodó óvoda vezetője adhatja meg. A számvitelről szóló többször módosított 2000. C. törvény rendelkezik az eszközök értékcsökkenéséről, illetve értékvesztéséről. A vásárolt készletek beszerzési árát csökkentetten kell a mérlegben szerepeltetni, ha a készlet a vonatkozó előírásoknak, illetve az eredeti rendeltetésének nem felel meg, ha megrongálódott, ha a felhasználása, értékesítése kétségessé vagy feleslegessé vált. A leértékelésről a selejtezési bizottság jegyzőkönyvet köteles készíteni.

15

A leértékelési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:  a leértékelés kelte, helye  javaslattevő neve, a bizottság tagjainak neve  a készlet megnevezése, azonosító adatai  mennyiség, érték  leértékelési ára, leértékelés összértéke A leértékelési jegyzőkönyv három példányban készül, amit a bizottság tagjai aláírásukkal hitelesítenek. Az első példány a könyvelésé, a második az intézményé, a harmadikat a jegyzőkönyv és a dokumentáció mellett kell megőrizni.

5.7. Leltározási utasítás A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ a szabályzatnak megfelelően a tárgyévi leltározással kapcsolatban minden évben elkészíti, leltározás előtt, a leltározási utasítást és a leltározási ütemtervet. A leltározási ütemtervben megjelölt leltározási körzetekben a leltározást a kiadott leltározási utasításban kell elrendelni. A leltározási utasítást a leltározás megkezdése előtt legalább 30 nappal az érintettek részére át kell adni. A leltározási utasítást meg kell megküldeni:  a leltározási bizottságnak  a leltározási körzetfelelősnek  a leltárellenőrnek.

5.8. Leltározási körzet, leltárfelvételi egység A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója minden leltározási körzet élére vezetőt, leltározási körzetfelelőst jelöl ki, aki az önállóan működő intézmények esetén az intézmény vezetője, a működtetett oktatási intézmények esetén a gazdasági ügyintéző. A működtetett oktatási intézmények esetén a KLIK kijelöli azt a személyt, aki a használatba adott eszközök leltározása során a 16

leltározás folyamatában tevékenyen részt vesz és aláírásával hitelesíti a leltáríven felvett eszközök meglétét, hiányát, a felvétel helyességét. A leltározási körzeteket a leltározási ütemtervben kell meghatározni. A leltározási körzet egy sorszámmal megjelölt azonosítható terület, vagyis egy-egy intézmény. Minden leltározási körzetbe leltárfelelőst kell kijelölni, aki gondoskodik a környezetébe tartozó

eszközök

vagyonvédelméről.

Amennyiben

a

körzetbe

kiadott

eszközökben hiányt észlel köteles azt haladéktalanul jelezni a körzet felelősének. A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ nyilvántartása szerint kialakított leltározási körzetszámok a mellékletben találhatóak. A körzet fogalma az intézmény és minden hozzá tartozó objektumra illetve melléképületre kiterjed.

17

5.9. Leltározási ütemterv Az ütemterv összeállításának célja a leltározásra kerülő eszközök, illetve a közreműködő

intézmények

munkájának

összehangolása,

a

feldolgozás

folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása. Az ütemterv lényegében az évi leltározás munkaprogramja. A leltározási szabályzat alapján a leltározás megkezdése előtt 30 nappal az elkészített ütemtervet ki kell adni az érintettek részére. Az ütemterv tartalmazza a leltározás előkészítésével, a leltár felvételével és értékelésével, valamint ellenőrzésével

kapcsolatos

összes

munkafolyamat

megkezdésének

és

befejezésének tervezett időpontját, továbbá a munkafolyamatok elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyek megnevezését. A leltározási ütemterv körzetenként az alábbi adatokat tartalmazza: -

a leltározási bizottság elnökének, tagjainak és az ellenőr nevét

-

a leltározási körzet számát, megnevezését, körzetfelelős nevét

-

a leltározási körzet helyét, időpontját

-

a leltár fordulónapját

-

a leltár kezdetét és befejezését

-

a leltározandó eszközök megnevezését

-

a kiértékelés határidejét

18

6. A leltározás tárgyi feltételei A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételek biztosításáért a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója felelős, ennek keretében gondoskodnia kell a szükséges nyomtatványokról, eszközökről. Ennek hiány komoly zavarokat okozhat a felvételi munka során.

6.1. A leltár ügyviteli előkészítése A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója gondoskodik a szükséges

nyomtatványok

beszerzéséről

vagy

előállításáról,

illetve

az

érdekeltekhez való eljuttatásáról.

6.2. A leltározási bizonylati rend érvényesítése Bizonylatfajták:  leltárfelvételi ív  helységleltár  leltározási jegyzőkönyvek A leltári bizonylatokat folyamatos sorszámozással kell ellátni. Beszerzéséről, sorszámozásáról, előállításáról a rendelkezésre bocsájtott minták alapján az a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ gondoskodik. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon, úgy kell rögzíteni, hogy azok a megőrzési ideig olvashatók legyenek. A bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei:  a bizonylat megnevezése, sorszáma  a kiállító intézmény megnevezése  a felvételi körzet száma, neve  a leltárfelvétel és fordulónap időpontja  a leltározók, felelősök és ellenőr aláírása  a leltározott eszköz megnevezése, mennyiségi egysége, mennyisége, értéke, továbbá az igény szerinti adatok

19

A bizonylat formai követelményei:  a bizonylatokat számítógéppel előállított formában, ennek hiányában csak tintával lehet kitölteni  az üresen maradt rovatokat át kell húzni  gondoskodni kell az olvashatóságról  javítani csak áthúzással lehet és a javítást végző a javítás tényét aláírásával köteles igazolni  a leltározásban közreműködők a bizonylatokat aláírásukkal hitelesítik. A leltározás befejeztével a bizonylatokat a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ

Gazdasági

Igazgatóhelyettesének

kell

átadni,

megőrzéséről

a

Józsefvárosi Intézményműködtető Központ arra kijelölt dolgozója gondoskodik. Minden leltár alkalmával szabályosan kiállított, a mellékletben szereplő, jegyzőkönyveket kell készíteni.

6.3. Ajánlott nyomtatványok  Helységleltár (mely tartalmazza teljes körűen mind a kis, mind a nagy

értékű tárgyi eszközöket, valamint az immateriális jószágokat)  Tárgyi eszköz leltárfelvételi összesítő (mely tartalmazza teljes körűen

mind a kis, mind a nagy értékű tárgyi eszközöket, valamint az immateriális jószágokat a helységleltárak alapján főkönyvi számonként összesítve)

7. A leltározás személyi feltételei A leltározás előkészítése során fel kell mérni a munkaerő-szükségletet. A rendelkezésre álló munkaerőből kell kialakítani a leltározás személyi szervezetét. Ki kell alakítani a leltározási bizottságot. A bizottságnak legalább három főből kell állni, akik közül az egyiket a bizottság vezetésével kell megbízni.

20

A leltározási bizottság összetétele:  Körzetfelelős

(önállóan

működő

intézmény

esetén

az

Intézményvezető, működtetett oktatási intézmény esetén a gazdasági ügyintéző)  Leltárvezető (a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ részéről egy megbízott munkatárs)  Leltárfelelős (működtetett oktatási intézmény esetén a leltározási körzeten belül egy-egy területen kijelölt JIK munkatárs és a leltározási körzeten belül egy-egy területen vagy a körzetben kijelölt KLIK munkatárs)  Leltárfelelős (önállóan működő intézményben egy-egy területen az intézményvezető által kijelölt munkatárs)  Leltározó (a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ részéről egy megbízott munkatárs)  Leltárellenőr (a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ részéről egy megbízott munkatárs)

7.1 A leltárban közreműködők feladata és felelőssége 7.1.1. A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója Mint az önállóan működő és gazdálkodó intézmény vezetőjének a leltározás megkezdése előtt a hatáskörébe tartozik a következők meghatározása:  a leltározási ütemterv és utasítás jóváhagyása  a

leltározási

munkák

előkészítésének,

módjának

és

idejének

meghatározása  a leltározási bizottság összetételének jóváhagyása  a leltározási körzetfelelős kijelölése  a leltárellenőr kijelölése,  leltárvezető megbízása  a leltáreredmény ismeretében megtenni a szükséges intézkedéseket  leltárhiány esetén meghozni a szükséges intézkedéseket

21

 utasítást

adni

a

leltározás

során

tapasztalt

hiányosságok

kiküszöbölésére A fenti feladatokat a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Gazdasági Igazgatóhelyettesével együttesen végzi. A számviteli és tárgyi eszköznyilvántartó munkatárssal együtt mindhárman felelnek azért, hogy a leltározás során maradéktalanul érvényesüljenek az önkormányzati tulajdon védelmét szolgáló rendelkezések, és a vonatkozó számviteli és pénzügyi rendelkezések.

7.1.2. A leltározás vezetője A leltározás vezetőjének feladata: A leltározás szervezése, lebonyolítása a leltárvezető feladata. A leltározási vezető irányítja és ellenőrzi a leltározás folyamatát, feladata:  a leltározás és az ütemterv előkészítése, egyeztetése a körzetfelelőssel  a leltár technikai lebonyolítása, a közreműködők felkészítése  leltározás és a leltár szabályszerűségének biztosítása  értékelés

7.1.3. A leltározási körzet felelőse A leltározási bizottság élére kinevezett felelős, a körzet felelőse (önállóan működő intézmény esetén az Intézményvezető, működtetett oktatási intézmény esetén a gazdasági ügyintéző) A leltározási körzetek felelősének feladata, a saját körzetükre vonatkozóan, az eszközöket leltározásra előkészíteni, meggyőződni az egyedi azonosító számok meglétéről, pótolni az esetleges hiányukat, egyeztetni a helységleltárakat a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ által rendelkezésre bocsájtott analitikával és közreműködni a leltározás lebonyolításában. Az önállóan működő intézmény vezetője feladatát átruházhatja az általa írásban megbízott munkatársra, de felelőssége nem átruházható.

22

7.1.4. A leltárfelelős Leltárfelelős a működtetett oktatási intézmény esetén a leltározási körzeten belül egy-egy területen kijelölt JIK munkatárs és a leltározási körzeten belül egy-egy területen vagy a körzetben kijelölt KLIK munkatárs, önállóan működő intézményben egy-egy területen az intézményvezető által kijelölt munkatárs, aki aláírásával hitelesíti a leltáríven a felvétel helyességét. Önállóan működő intézmény esetén felel a helységleltár alapján rábízott eszközökért.

7.1.5. Leltározók A leltározás tényleges feladatát a megbízott leltározó végzi. Feladata és felelőssége: -

Elvégezni a leltározás feladatait,

-

felelőssége az alapbizonylatok szakszerű, valóságnak megfelelő kitöltése, értékelése,

-

az utasítások pontos betartása.

7.1.6. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást vezetők feladata A leltározás befejezését követően kerül sor a leltár adatainak értékelésére. A leltár adatainak értékelésével megbízott személyek feladata a leltározott eszközök és források számviteli törvényben meghatározott módon való értékelése. A tárgyi eszközök leltározásával kapcsolatosan felelős:  a leltározás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért,  az egyeztetésekért,  az éves mérlegadatok leltárral való alátámasztásáért,  a jegyzőkönyvekben szereplő rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért,  a könyv szerinti és leltár szerinti érték eltéréseinek rendezéséért, az analitikában és főkönyvben történő helyesbítéséért.

23

7.1.7. Leltárellenőr A leltárellenőr ellenőriz minden leltározással kapcsolatos munkafolyamatot. Feladata valamennyi leltározási tevékenységre és körzetre kiterjed. A leltározás során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, a szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedést, melyről jelentést készít a Gazdasági Igazgatóhelyettesnek. Feladata:  a leltározás előfeltételeinek ellenőrzése,  ellenőrzi a kijelölt személyek jelenlétét,  a leltárfelvétel után ellenőrzi a leltár teljes körűségét,  szúrópróbaszerűen ellenőrzi (5-10%) a felvétel helyességét,  a leltári tárgyak azonosíthatóságát,  a bizonylatok helyes kitöltését, szakszerűségét,  eltérés esetén értesíti az érintetteket és jegyzőkönyvezi azt,  a leltárfelvétel alatt bármikor elérhetőnek kell lennie a problémák zökkenőmentes rendezése érdekében.

7.2. A leltározásban résztvevők felkészítése A leltározás megkezdése előtt a Szabályzat előírásait figyelembe véve szükség szerint leltárértekezletet kell tartani, a leltárban résztvevőknek. Célja:  az ütemterv és a leltárutasítás ismertetése,  a felelősök neve, feladatának megbeszélése,  a leltározással kapcsolatos egyéb feladatok megbeszélése,  a leltárbizonylatokkal kapcsolatos előírások megbeszélése,

24

8.A leltározás végrehajtása 8.1. A leltározás végrehajtásának folyamata A leltározás végrehajtásának folyamata a leltározási ütemtervben foglaltak szerint a kijelölt időpontban, helyen és megbízottak részvételével kezdődik meg. Az eszközök leltározásának módja a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ nyilvántartásának és a ténylegesen fellelt eszközök egyeztetésén alapul, ami mindig mennyiségi felvétel, mely tételes megszámlálással történik. Az immateriális jószágok leltározása a nyilvántartás egyeztetésén alapul. Bank és készpénz, követelések, kötelezettségek, aktív és passzív elszámolások leltározása a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ kijelölt munkatársának a feladata, melyet a főkönyv és az analitikus nyilvántartások egyeztetésével, annak dokumentálásával lát el. A

szakmai

és

fogyóeszköz

nyilvántartásokban

szereplő

eszközöket,

felhasználásra átvett készleteket, anyagokat a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ által kiadott nyilvántartás alapján az önállóan működő és működtetett oktatási intézmény folyamatosan vezet. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a nyitókészleteket féleségenként, a kiadott és beszerzett eszközök mennyiségét, a felelősök aláírását. A tárgyévi lezárt nyilvántartást a vezetői ellenőrzés részének és egyben leltárnak kell tekinteni, aminek másolatát a december 31.-vel történő lezárását követően be kell küldeni a Józsefvárosi Intézményműködtető Központba. Az intézményen kívüli használatra kiadott eszközöket az intézménybe vissza kell szállítani és a leltározáskor be kell mutatni. Ezen fogyóeszközök köre:  tisztítószer  irodaszer  karbantartási anyag  textíliák  konyhai eszközök  szakmai anyagok, játékok, stb…

25

Mennyiségi felvétel során:  a helységleltáron feltüntetett folyamatos sorszám biztosítja a leltározás útvonalát, melyet a kihagyás érdekében úgy kell kialakítani, hogy egy logikus útvonalat biztosítson az intézmény minden helységén történő áthaladásra  meg kell számlálni a leltározott eszközök mennyiségét  a tényleges mennyiséget össze kell vetni a helységleltár adatával  egyezőség esetén a leltárvezető „pipával” látja el a tételt, eltérés esetén szabályosan javítja azt  a felelősök és leltározók a javításokat az aláírásukkal fogadják el, melynek alapján a leltárösszesítő adatait is módosítani kell  az értékelés a leltározást követően történik, melyet a leltárban résztvevők aláírásukkal hitelesítenek,  a tárgyi eszköz nyilvántartó programon való értékelés a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ feladata a hitelesített bizonylatok alapján  valamennyi elkészített bizonylat eredeti példányát a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ őrzi, a másolati példányok a leltározási körzetben

maradnak,

szükség

szerint

a

Józsefvárosi

Intézményműködtető Központ biztosít egy másolati példányt a KLIK részére. A mérlegben kimutatott tételeket az alábbi csoportosítás szerint kell leltározni: Mennyiségi felvétellel analitikától függetlenül, de azzal egyeztetve:  Ügyviteli és számítástechnikai berendezések  Működéshez szükséges gépek, berendezések, felszerelések  Szakmai gépek, berendezések, felszerelések  Készletek  Házipénztár

26

Egyeztetés analitikával:  Immateriális javak  Követelések, munkavállalókkal szembeni követelés, adósok, vevők  Bankszámla  Kötelezettségek, szállítók  Aktív és passzív pénzügyi elszámolások

8.2. Mérlegtételek 8.2.1. Befektetett eszközök A mérlegben csak olyan eszközt szabad kimutatni, amelynek az a rendeltetése, hogy az intézmény tevékenységét tartósan, éven túl szolgálja.

Csoportjai:  immateriális javak  tárgyi eszközök  pénzügyi eszközök

8.2.1.1. Immateriális javak Az immateriális javakat az analitikus nyilvántartások alapján a mérleg fordulónapja szerinti értéken kell a leltárban szerepeltetni. A felvétel során meg kell győződni arról, hogy az értékadatok minden esetben bizonylat alapján kerültek rögzítésre. Az immateriális javak közé a vagyoni értéket megtestesítő forgalomképes javak tartoznak. Itt kell kimutatni a vagyoni értékű jogokat, a szellemi terméket, és az egyéb immateriális javakat. A szellemi termékek között szerepelnek a szoftvertermék. A szellemi termékeknél vizsgálandó, hogy használatban van-e.

8.2.1.2. Tárgyi eszközök Tárgyi eszköznek minősül a földterület, telek, a területileg vagy műszakilag elhatárolható épület, az egyéb gép, berendezés, jármű, mely beépített vagy

27

összeszerelt alkatrészeivel és tartozékaival együtt alkalmas meghatározott feladat ellátására. Befektetett eszközként akkor mutatható ki, ha a gazdálkodás tevékenységét tartósan éven túl szolgálja. Kis értékű éven belül amortizálódó tárgyi eszközök: Az intézmények 100 000 Ft egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközöket folyó kiadásként, egy összegben számolják el a számviteli politikában foglaltak szerint. Az így elszámolt eszközöket csak mennyiségben kell nyilvántartani és évenként mennyiségi felvétellel leltározni. Minden 100.000.- Ft egyedi beszerzési, előállítási érték alatti tárgyi eszközt, kis értékű tárgyi eszköznek kell minősíteni. Így ezen eszközöket beszerzésekor folyó kiadásként kell elszámolni, megtartva azonban ezen eszközök tárgyi eszköz besorolását. Folyó kiadásként kell elszámolni az 100.000.- Ft egyedi beszerzési érték alatti szellemi termékeket is. A fogyóeszközről az intézmény helyi nyilvántartást köteles vezetni, amiből egyértelműen megállapítható a felelős személye, a nyilvántartott eszköz mennyisége annak változása. A leltározás alkalmával a nyilvántartás részét képezi az intézményi leltár dokumentumainak. Leltározásáért az önállóan működő intézmény vezetője és a működtetett oktatási intézmény gazdasági ügyintézője felel, annak módjáról ő rendelkezik. Tárgyi eszköz csoportjai:

8.2.1.3. Ingatlanok Ingatlanok, telkek, épületek, építmények nem szerepelnek a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ és az önállóan működő intézmények könyveiben, ezért ennek szabályozása nem indokolt.

28

8.2.1.4. Gépek, berendezések, felszerelések A leltározás mennyiségi felvétellel történik évente egyszer, december 31.-i fordulónappal. Ettől eltérni jelen szabályzatban megfogalmazottak alapján lehet. Leltározás során gondoskodni kell a tartozékok leltározásáról is. Eszközönként az alábbi csoportosításban kell kimutatni:  ügyviteli és számítástechnikai eszközök  működéssel kapcsolatos gép, berendezés, felszerelés  szakmai gép, berendezés, felszerelés A kis értékű tárgyi eszközöknél is ezt a csoportosítást kell alkalmazni.

Az analitikus nyilvántartásoknak a következőket kell tartalmazni:  megnevezés  azonosító száma  beszerzés ideje  használatba vétel ideje  beszerzési értéke  amortizáció mértéke, összege  nettó értéke  műszaki adatok

8.2.2. Forgóeszközök 8.2.2.1. Készletek A készletek a tevékenységet közvetve, vagy közvetlenül szolgáló olyan eszközök, amelyek rendszerint egy munkafolyamatban vesznek részt és a tevékenység folyamán eredeti alakjukat elveszítve értékük egy új termék, vagy szolgáltatás értékébe megy át. A mérlegben kimutatott készletértéket leltárral kell alátámasztani. A leltározást mennyiségi felvétellel kell készíteni.

29

Készlettel rendelkező intézmény a Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda, mint önállóan működő intézmény, melynek nyilvántartása a működéssel kapcsolatos feladatok miatt a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ könyveiben elkülönítetten, gyűjtőkódon szerepel. Készlete a saját konyhával rendelkező Bölcsőde, élelmezéshez felhasznált nyersanyaga. A készletek leltározását saját hatáskörben végzi, negyedévente, melynek bizonylatait, a megállapított zárókészlettel együtt megküldi a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ részére.

8.2.2.2. Követelések A követelések főkönyvi számlái alapján, év elején analitikus nyilvántartást kell felfektetni, amibe idősorosan be kell vezetni az adósokkal, vevőkkel szembeni és egyéb

követelést,

annak

kiegyenlítését.

A

leltári

érték

megállapítása

egyeztetéssel történik. A leltárt úgy kell összeállítani, hogy az tételesen tartalmazza a követelések értékét. Adósok: -

Működéssel, szolgáltatásnyújtással kapcsolatos követelések, mint például az intézményi ellátási díj, alkalmazottak térítése, bérleti díj.

Munkavállalókkal szembeni követelés: -

Itt kell elszámolni a kártérítést, munkabér előleget.

Egyéb követelések: -

Mindazokat a követeléseket tartalmazza, amelyek az előzőekben nem kerültek felsorolásra.

8.2.2.3. Pénzeszközök A számviteli törvény értelmében minden év december 31.-én könyv szerinti értéken az utolsó bankkivonat és pénztárzárás záró egyenlegén kell a leltárban szerepeltetni, és egyeztetéssel, megszámlálással kell leltározni az alábbi pénzeszközöket:  házi pénztárban található pénzkészlet és értékcikk  pénzkezelő helyen található pénzkészlet és értékcikk  elszámolási számlán található pénzkészlet 30

A házipénztár és pénzkezelő hely év végi pénzállományáról címletenkénti felsorolásban jegyzőkönyvet kell készíteni.

8.2.3. Aktív pénzügyi elszámolások A leltározás előtt meg kell győződni arról, hogy az elszámolások rendezésre kerültek-e. Beazonosíthatatlan tétel a záró állományban nem szerepelhet, ezért az analitikus

nyilvántartással

megbízott

munkatárs

felelős.

Ezt

követően

egyeztetéssel kell a leltározást elvégezni. Az aktív pénzügyi elszámolások körébe tartozik:  függő kiadások  átfutó kiadások  kiegyenlítő kiadások

8.2.4. Források leltározása A számviteli törvény értelmében a gazdálkodás forrásainak leltározása során az egyeztetés módszere a mérvadó a könyv szerinti értékek figyelembevételével. A mérlegben kimutatott források az eszközök eredetét származását jelenítik meg. A saját tőke a saját forrást, a kötelezettségek az idegen forrást jelenítik meg.

8.2.4.1. Saját tőke leltározása A saját tőke értékét könyv szerinti értéken kell szerepeltetni. A leltározás egyeztetéssel történik, meg kell vizsgálni a mérlegtételek közötti összefüggéseket, egyezőségeket.

8.2.4.2. Rövid lejáratú kötelezettségek Azokat a kötelezettségeket, amelyek éven belül esedékessé válnak rövidlejáratú kötelezettségnek, nevezzük. Ezek a szállítók vagy ideiglenesen átvett pénzeszközök. A mérlegben csak leltárral alátámasztott kötelezettséget lehet kimutatni. A leltározást egyeztetéssel kell elvégezni.

31

8.2.4.3. Kötelezettségek áruszállításból és szolgáltatásból Azok az általunk ismert kötelezettségek, amit december 31.-ig nem fizettünk meg. Leltározását egyeztetéssel kell biztosítani, ami a vonatkozó számlákkal történő egyeztetést jelenti.

8.2.5. Passzív pénzügyi elszámolások A gazdálkodás során felmerülő pénzforgalmat érintő esemény, ami csak technikai jellegű, átmenetileg tisztázatlan bevétel. A pénzmaradvány elszámolás szempontjából két csoportra osztjuk: -

költségvetési

-

költségvetésen kívüli

Akkor használjuk, ha az első gazdasági esemény bevétel jellegű, rendeltetése tisztázatlan,

és

mindaddig

forrásként

működik,

míg

nem

rendeződik.

Beazonosíthatatlan tétel a záró állományban nem szerepelhet, ezért az analitikus nyilvántartással megbízott munkatárs felelős. Leltározása egyeztetéssel történik.

8.3. Mérlegtételek értékelése Az értékelés során a költségvetési szerv kezelésében, tartós használatában lévő eszközök, és források értékének meghatározását kell elvégezni. A mérlegtételek, valamint a leltározott eszközök, és források értékelése során be kell tartani a számvitelről szóló többször módosított 2000. C. törvényt, valamint a 249/2000/XII. 24. kormányrendeletet. A leltárfelvétel befejezésétől számított legkésőbb 30 napon belül a leltár adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal egyeztetni kell és jegyzőkönyvileg meg kell határozni az esetleges eltéréseket, hiányt vagy többletet.

8.4. Leltáreltérések rendezése A leltárban szereplő adatokat egyeztetni kell az analitikával. Az egyeztetés során feltárt eltéréseket a leltározási bizottság közli a leltárfelelőssel, aki az értesítést követő 3 napon belül köteles gondoskodni az eltérések okainak kivizsgálásáról.

32

A vizsgálat után jegyzőkönyvet kell felvenni, amiben rögzíteni kell:  a leltárkülönbözet értékét, mennyiségét  a különbözet okát  a felelősség megállapítását  a felelős személy nyilatkozatát A fentiek megállapításánál jelen kell lennie:  a körzetfelelősnek  a leltárvezetőnek  a leltárellenőrnek A jegyzőkönyv egy példányát meg kell küldeni a Gazdasági Igazgatóhelyettes részére.

33

9. A leltározás ellenőrzése A leltározással kapcsolatos ellenőrzési feladat intenzív helyszíni munkát jelent:  a leltár előkészítés ellenőrzése  a leltározás végrehajtásának ellenőrzése  a leltárfeldolgozás ellenőrzése, a leltárértékelés ellenőrzése

9.1. A leltár előkészítésének ellenőrzése A leltárellenőrnek a leltár előkészítő szakaszában az alábbiakat kell vizsgálni:  az eszközök helyes tárolása, idegen és saját eszközök elkülönítése  selejtezés megtörtént-e  az eszközöknek van-e egyedi nyilvántartási számuk  dolgozóknál lévő eszközök bemutatása megtörtént-e  rendelkezésre állnak-e a nyomtatványok és azok sorszámozása megtörtént-e  a folyamatos kihagyásmentes haladási irány kijelölése megtörtént-e.

9.2. A leltározás végrehajtásának ellenőrzése A leltározás teljes szakaszában szúrópróbaszerű ellenőrzést kell végezni:  a leltári ütemtervet betartották-e, a leltárbizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek  ellenőrizni kell a leltárfelvétel helyességét  ha jelentős eltérést tapasztal, akkor elrendelheti az újraleltározást

9.3. Leltárfeldolgozás ellenőrzése A leltárellenőrnek meg kell győződni arról, hogy:  a leltár teljes körű és szabályos volt-e  elkészültek-e a leltárösszesítők  a leltáreltéréseket helyesen állapították-e meg  a leltáreltérésekért, a felelősségre vonásra, történt-e intézkedés

34

9.4. Leltárértékelés ellenőrzése E feladat elvégzése során meg kell győződni arról:  hogy az értékelési eljárásnak megfelelően jártak-e el  a leértékelés vagy értékvesztés elszámolása megtörtént-e  követelések elismerése megtörtént-e  elkülönítették-e a kétes vagy behajthatatlan követeléseket

9.5. A leltári bizonylatok megőrzése A leltározás lezárása után a leltárhoz kapcsolódó valamennyi bizonylatot irattárazni kell és azokat legalább 8 évig meg kell őrizni.

35

10. Mellékletek 1. számú melléklet (körzetek) Leltározási körzetek Önállóan működő intézmények 20. 40. 50. 60. 70. 80. 90. 100. 101. 110. 120. 121. 130. 131. 150. 160.

1084 Bp. Tolnai Lajos u. 7.-9. Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda 1086 Bp. Csobánc u. 5. Várunk Rád Napközi Otthonos Óvoda 1088 Bp. Rákóczi u. 15. Józsefvárosi Intézményműködtető Központ 1086 Bp. Dankó u. 31. Napsugár Napközi Otthonos Óvoda 1086 Bp. Szűz u. 2. Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda 1086 Bp. Koszorú u. 14.-16. Koszorú Napközi Otthonos Óvoda 1081 Bp. Kun u. 3. Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda 1083 Bp. Szigony u. 18. Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda 1083 Bp. Tömő u. 2. Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda 1085 Bp. Somogyi Béla u. 9.-15. Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda 1082 Bp. Baross u. 111. Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda 1082 Bp. Baross u. 93. Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda 1089 Bp. Vajda Péter u. 37. Katica Napközi Otthonos Óvoda 1089 Bp. Vajda Péter u. 37. Katica Bölcsőde 1089 Bp. Bláthy Ottó u.14. Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda 1087 Bp. Százados u. 14. Pitypang Napközi Otthonos Óvoda

Működtetett oktatási intézmények 001. 1084 Bp. Német u. 14. Németh László Általános Iskola 002. 1085 Bp. Somogyi B. u. 9-15. Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola 003. 1081 Bp. II. János Pál pápa tér 4. Deák Diák Általános Iskola 004. 1083 Bp. Losonci tér 1. Losonci Téri Általános Iskola 005. 1089 Bp. Vajda P. u. 25-31. Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola 007. 1086 Bp. Bauer S. u. 6-8. Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium 008. 1082 Bp. Nap u. 33. Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola 009. 1084 Bp. Tolnai L. u. 11-15. Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola 010. 1081 Bp. II. János Pál pápa tér 4. Józsefvárosi Pedagógiai Szakszolgálat és Pedagógiai Intézet Központ 999. 1082 Bp. Baross u. 84. Józsefvárosi Intézményműködtető Központ

36

2. számú melléklet (ütemterv)

Leltározási ütemterv 20 . évre

A leltározást 20 . év ………………….. hó ………. napján kell megkezdeni és 20 . év ……………………… hó ……... napján kell befejezni. A leltározás a körzetben lévő valamennyi vagyontárgyra kiterjed. A leltár kiértékelésének határideje 20 . év január hó 20. nap, a jegyzőkönyvet 20 . év január hó 20. napig kell elkészíteni. A leltározás során jelentkező eltéréseket a könyvelésben legkésőbb 20

. év

január hó 20. napig kell átvezetni. Leltárfelelős Leltárvezető Leltárellenőr

37

A leltározást a következő leltározási körzetekben kell elvégezni a leltárfelelősök közreműködésével: Körzet

Megnevezés

Körzetfelelős

Időpont

………………………………………….

Budapest, 20

. év ……………….. hó ……….. nap

38

3. számú melléklet (utasítás)

Leltározási utasítás Értesítem, hogy a 20

.évi leltározási ütemtervben foglaltaknak megfelelően a

…………számú…………………………………………………………………… ……………….leltározási

körzetben,

…………………………………………………...körzetfelelős közreműködésével 20 év……………………………..hó…………naptól, 20 év……………………………..hó………....napjáig leltározást tartunk.

A leltározást Horváth Szilvia leltárvezető vezeti.

Kérem, hogy a leltározás zavartalan lebonyolítása érdekében a szükséges intézkedéseket

a

leltározási

szabályzatban

foglalt

előírásoknak

alapján

szíveskedjék elvégezni.

………………………………………………..

Budapest, 20

.év………………………………….hó………nap

39

4. számú melléklet (megbízás) Megbízólevél

Horváth Szilvia leltárvezető részére. Megbízom, hogy a 001.-999. számú körzetekben a leltározással kapcsolatos feladatokat elvégezze. A leltározást a Leltározási szabályzat, valamint a leltározási utasítás és ütemterv szerint kell végrehajtani. A leltározás kezdete: 20

év……………………………………………hó……nap

A leltározás vége: 20

év……………………………………………hó……nap

Sáfrány József megbízó

Budapest, 20

Horváth Szilvia megbízott

.év……………………………………………hó……nap

40

5. számú melléklet (nyilatkozat)

Nyilatkozat

Alulírott, anyagi és fegyelmi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a ……….számú leltározási körzetben 20

.év……………………………………hó……………..napján megtartott

leltározáskor valamennyi leltári tárgyat bemutattam.

………………………………. leltározási körzetfelelős

Budapest, 20

év…………………………..hó……….nap

41

6. számú melléklet (leltárkezdés jegyzőkönyv) Jegyzőkönyv a leltározás megkezdéséről Készült

20

.év………………………………..hó…………..nap

…………………számú körzet leltározása előtt. Jelen vannak: Körzetfelelős:…………………………………………………………….. Leltárvezető: Leltárellenőr: ……………………………………………………………………. Leltárfelelős:…………………………………………………………………….. Leltározó:………………………………………………………………………… A leltár a leltározási utasítás szerinti kezdete: ………………………… A leltározás tényleges kezdete: ………………….………… A leltárfelvétel módja: tételes megszámlálás A leltározásban résztvevők kijelentik, hogy a leltározás megkezdése előtt a Leltározási Szabályzatot megismerték. A leltározáshoz szükséges eszközök, bizonylatok rendelkezésre állnak. Egyéb megállapítások: ……………………………………………….

…………………………

………………………….

körzetfelelős

leltárvezető

……………………… …………………………… ellenőr

leltárfelelős

………………………. leltározó

k.m.f. 42

7. számú melléklet (leltár befejezés jegyzőkönyv) Jegyzőkönyv a leltározás befejezéséről Készült 20 .év………………………………..hó…………..nap …………………számú körzetben végrehajtott leltározás befejezése alkalmából. Jelen vannak: Körzetfelelős:…………………………………………………………….. Leltárvezető: Leltárellenőr: ……………………………………………………………………. Leltárfelelős:…………………………………………………………………….. Leltározó:………………………………………………………………………… A leltározás tényleges kezdete: ………………………………… A leltározás befejezése: ………………………………… A leltározásban résztvevők kijelentik, hogy a leltár a valóságos és tényleges helyzetnek megfelelően, az előírt utasítások betartásával készült. Felhasznált bizonylatok: Helységleltár, leltárfelvételi ív

……..sorszámtól

- ig

Leltárfelvételi ív, összesítő

……..sorszámtól

- ig

Egyéb megállapítások: …………………………………………….

…………………………

………………………….

körzetfelelős

leltárvezető

……………………… …………………………… ellenőr

leltárfelelős

………………………. leltározó

k.m.f.

43

8. számú melléklet (pénzeszköz leltár jegyzőkönyv)

Jegyzőkönyv Pénzeszközök és egyéb értékpapírok leltározásáról Készült a …………………………………………………………………… 20…………………év………………………hónap………………..napon a házipénztárban/pénzkezelő helyen tartott leltározás során. Tárgy: fordulónapi leltár Jelen vannak: pénztáros/pénzkezelő…………….…………………………………………. leltárvezető: leltárellenőr: Jelen lévők megállapítják, hogy a pénztárzárást követően a pénztárban a következő címletű és összegű készpénz és értékcikkek voltak. Értékpapírok: megnevezés:………………………………………… ………………………….sorszámtól……………sorszámig…………………… …………………………….db…………………..Ft

44

Készpénz: 20 000

db………………….Ft

10 000

db………………….Ft

5 000

db………………….Ft

2 000

db………………….Ft

1 000

db………………….Ft

500

db………………….Ft

200

db………………….Ft

100

db………………….Ft

50

db………………….Ft

20

db………………….Ft

10

db………………….Ft

5

db………………….Ft

Összesen:……………………………….Ft A pénztárjelentés szerinti készpénzkészlet…………………………….. Ft A leltározás során talált készpénzkészlet……………………………… Ft Eltérés (hiány-többlet)………………………………………………

Ft

Értékpapírok nyilvántartás szerinti értéke…………………….

Ft

A leltározás során talált értékpapírok értéke……..…………………... Ft Eltérés (hiány-többlet)… ……….……………………………………

Ft

45

Egyéb megállapítások:…………………………………………….…………… ………………………………………………………………………………….… ………………………………………………………………………………….… ………………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………….……………………………………. Pénztáros/pénzkezelő kijelenti, hogy a leltározás során talált eltérésekről írásbeli magyarázattal tartozik, s azt a jegyzőkönyv felvételétől számított 3 napon belül a leltárellenőrnek köteles megküldeni.

………………………………..

………………………………

leltározó

pénztáros/pénzkezelő ………………………………. leltárellenőr

K.m.f.

46

9. számú melléklet (jelentés)

Jelentés a leltárellenőr által végzett ellenőrzésekről

……………………….. leltárellenőr a …………….számú körzetben felvett leltár ellenőrzéséről. Ellenőrzött tételek:

Eltérések:

Egyéb megállapítások:

……………………………… leltárellenőr

Budapest, 20

.év……………………………….hónap……………nap

47

10. számú melléklet (Helyiségleltár, leltárfelvételi ív)

Helyiségleltár, leltárfelvételi ív Fordulónap: 2013. december 31. Körzet megnevezése, címe:

Sorszám: Leltározási körzet száma: Helyiség megnevezése: Leltárfelvétel időpontja:

Eszköz Sorszáma

Kis értékű azonosító szám

Nagy értékű azonosító szám

Eszköz megnevezése

Mennyisége Megjegyzés (db)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Hitelesítő aláírások: Körzetfelelős

Leltárvezető

Leltárfelelős

Javította

Leltárfelelős Leltározó

Ellenőrizte

48

12. Megismerési nyilatkozat Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy az Leltározási és Leltárkészítési Szabályzatban foglaltak rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ban kell megőrizni. A Leltározási és Leltárkészítési Szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani.

Név

Beosztás

Kelt

Aláírás

50