Tartalomjegyzék. EGYÉB DOKUMENTUMOK ÉS FÁJLOK... 0 manuális hivatkozások készítése

iOffice – az iNTERWARE irodai és együttmőködési modulja

ADATLAP

Tartalomjegyzék 1.

ELİKÉSZÍTİ LÉPÉSEK ............................................................................................................... 0

1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Egy, a teljes cégen belül használt „szótár” megadása ........................................................................ 0 Egy mappastruktúra definiálása .......................................................................................................... 0 A dokumentumok leírási szabályainak megadása .............................................................................. 0 A program-paraméterek szükséges beállításai ................................................................................... 0

2.

DOKUMENTUM- ÉS INFORMÁCIÓ-MENEDZSMENT FUNKCIÓK (DIM)........................ 0

2.1. 2.2.

A dokumentumok-képernyı................................................................................................................. 0 Dokumentumok szőrése ...................................................................................................................... 0

2.2.1. 2.2.2. 2.2.3.

SZŐRÉS DOKUMENTUM-, VAGY MAPPATÍPUS ALAPJÁN................................................................... 0 SZŐRÉS TELJES SZÖVEG ALAPJÁN ................................................................................................... 0 KERESÉS FİTULAJDONSÁGOK SZERINT ........................................................................................... 0

2.3. 2.4.

Többlépcsıs ORACLE lekérdezés ...................................................................................................... 0 Dokumentumok létrehozása ................................................................................................................ 0

2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.4.5. 3. 4. 5. 6.

WORD DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSÁRA .................................................................................... 0 EXCEL DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA ........................................................................................ 0 FAX- ÉS SZKENNELT DOKUMENTUMOK ........................................................................................... 0 EGYÉB DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA ........................................................................................ 0 E-MAILEK LÉTREHOZÁSA ................................................................................................................ 0 DOKUMENTUM KÉPERNYİ ....................................................................................................... 0 DOKUMENTUMOK TOVÁBBÍTÁSA .......................................................................................... 0 BIZTONSÁG ÉS HITELESSÉG ..................................................................................................... 0 TEVÉKENYSÉG-DOKUMENTÁCIÓ ........................................................................................... 0

6.1. 6.2.

Tapasztalat-dokumentáció a megjegyzés mezıkön keresztül ............................................................ 0 Tevékenység-dokumentáció a tényidık táblában ............................................................................... 0

6.2.1. 6.2.2. 7.

TEVÉKENYSÉG-DOKUMENTÁCIÓ A PARTNER-, PROJEKT KÉPERNYİBİL ........................................ 0 TÉNYIDİ RÖGZÍTÉS A NAPTÁR FUNKCIÓN KERESZTÜL. .................................................................. 0 AUTOMATIKUS, ÉS MANUÁLISAN BİVÍTHETİ HIVATKOZÁSOK (INTERLINKING) 0

7.1.

Automatikus hivatkozások a dokumentum-menedzserben ................................................................. 0

7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.2.

7.2.1.

AZ INTERWARE ÁLTAL GENERÁLT NYOMTATVÁNYOK ............................................................... 0 BEJÖVİ E-MAILEK........................................................................................................................... 0 AZ INTERWARE ÁLTAL GENERÁLT KIMENİ E-MAILEK ............................................................... 0 EGYÉB DOKUMENTUMOK ÉS FÁJLOK .............................................................................................. 0 manuális hivatkozások készítése ........................................................................................................ 0

MANUÁLIS HIVATKOZÁSOK KÉSZÍTÉSE A DOKUMENTUM-MENEDZSER KÉPERNYİBEN ................. 0

7.3.

Interlinking............................................................................................................................................ 0

8.

RÉSZLETES INFORMÁCIÓK KERESÉSE („RETRIEVAL”) ................................................. 0

8.1.

Partner-specifikus információk............................................................................................................. 0

9.

ÜZENETEK, JEGYZETEK, IDİPONTOK.................................................................................. 0

9.1.

IDİPONTOK ....................................................................................................................................... 0

9.1.1. 9.1.2.

KITÉRİ: HATÁRIDİ-ÁTTEKINTÉS.................................................................................................... 0 HATÁRIDİNAPLÓ MINDEN FELHASZNÁLÓNAK ............................................................................... 0

9.2. 9.3.

ÜZENETEK.......................................................................................................................................... 0 JEGYZETEK ........................................................................................................................................ 0

10.

FELADATOK.................................................................................................................................... 0

10.1. 10.2.

QuickTask – gyorsfeladatok ................................................................................................................ 0 Saját feladatok ..................................................................................................................................... 0

11. 12. 13.

EMLÉKEZTETİK........................................................................................................................... 0 MUNKAFOLYAMAT-FUNKCIÓK (WORKFLOW) .................................................................. 0 KÖLTSÉG-KONTROLLING.......................................................................................................... 0

13.1. 13.2. 13.3.

A felelısségek ábrázolása / leképezése ............................................................................................. 0 A kiadás- költségkategóriák megadása ............................................................................................... 0 Költség-kontrolling folyamat................................................................................................................. 0

DB21

0/31


ADATLAP

1. Elıkészítı lépések 1.1. Egy, a teljes cégen belül használt „szótár” megadása A legtöbb vállalat esetében fennáll, hogy az alkalmazottak egy adott fogalomra különbözı szavakat használnak, vagy legalábbis más módon keresik meg az adott fogalomra leginkább illı kifejezést (például: autó, gépjármő, személygépkocsi stb.). Ezért az iNTERWARE egy olyan „szótárat/fogalomtárat” biztosít, amelynek segítségével a cégen belül minden fontos, és a cég mőködésének szempontjából releváns fogalomra ugyanazt a kifejezést van lehetıségünk használni. Ezeket a definíciókat a „Témák, keresınevek, kérdések” tábla tartalmazza. Ezt a képernyıt a következıképpen érhetjük el: TB(menü) – alapadatok – egyéb alapadatok – „Témák, kérdések” menüpontra a következı képernyıt jeleníti meg a rendszer:

Egy új keresendı kifejezés megadása / bevitele: A TB(+) gombbal egy új sort hozhatunk létre, amely az aktív (=sárga) sor után kerül beszúrásra és készen áll a további szerkesztésre. A TB(kilépés) gomb megnyomásával történı kilépés esetén a bejegyzés mentésre kerül. A Windows-x gombot használva (jobb felsı sarok) csak a megjelenı üzenetablak OK gombjának megnyomása után kerülnek a bevitt adatok rögzítésre. Egy keresınév törlése: A törölni kívánt sort a kurzor megfelelı elhelyezésével kell aktiválnunk (= sárga). A TB(x) gombbal a sor csak ideiglenesen törlıdik – véglegesen csak a TB(kilépés) megnyomása után lesz a törlés végrehajtva. A Windows-x gombot használva (jobb felsı sarok) csak a megjelenı üzenetablak OK gombjának megnyomása után lesz a törlés véglegesítve.

1.2. Egy mappastruktúra definiálása Hasonlóan az Outlook-hoz, az iNTERWARE-ben is lehetıség van MINDEN dokumentum, fájl, és információhordozó MAPPÁKBA történı virtuális elhelyezésére. Az iNTERWARE már tartalmaz egy mappastruktúrát, amit a következı táblázat mutat be:

Az iNTERWARE mappastruktúrája 1-6 DB21

Az iBizz generálta rendelések 0/31


ADATLAP

(vevık + szállítók), számlák, jóváírások, szállítólevelek, ajánlatok (vevık), ajánlatkérések (szállítók), rendelés-visszaigazolások (vevık), proforma-számlák 10

BE-dokumentumok, fájlok (nem iNTERWARE által generált)

11

iNTERWARE által generált E-mail-be

12

iNTERWARE által generált E-mail-ki

13

iNTERWARE által generált Word-dokumentumok

14

iNTERWARE által generált Excel-dokumentumok

15

iNTERWARE által generált SMS-be

16

iNTERWARE által generált SMS-ki

17

iNTERWARE-ben rögzített FAX-be

18

iNTERWARE-ben rögzített Scan-be

19

EGYÉB NEM- iNTERWARE

28

Szerzıdések

29

EGYÉB

31

Eszközök – általános

35

Eszközök – szolgáltatások elszámolásainak részletei

36

Felszólítások

A fent felsorolt mappákon túl, több mint 100 saját igény szerinti mappát hozhatunk létre (Erre csak az adatbázis-adminisztrátornak van jogosultsága (DBA). Elérhetı a következı képpen: TB(menü) – alapadatok – paraméterek – domainek – D_DocuType).

1.3. A dokumentumok leírási szabályainak megadása Mivel az iNTERWARE rendszerben MINDEN DOKUMENTUM, FÁJL stb. egy tartalmi táblázatban (=dokumentumok tábla) adatbázis-szinten kerül tárolásra (úgynevezett mellékletekként – attachments – akár 4GB-os úgynevezett BLOB-mezıkben) a tartalmi tábla szabadon felhasználható leírási mezıire vonatkozóan általános szabályokat javallott definiálni és alkalmazni, annak érdekében, hogy ezek a mezıtartalmak a kereséseket a leghatékonyabban segítsék.

1.4. A program-paraméterek szükséges beállításai A bejövı E-mailek felhasználókra szabott integrációja (úgynevezett „E-mail fiókok” az alkalmazottak táblában) és a levelezımotor installációja. Az egyes részlegekhez igazított inbox hozzárendelése a részleg táblában a bejövı faxok és beszkennelt dokumentumok számára.

DB21

0/31


ADATLAP

2. Dokumentum- és információ-menedzsment funkciók (DIM) A dokumentumok és információk kezelésének hatékony biztosítása volt az egyik legfontosabb tervezési és kivitelezési kritérium az iNTERWARE rendszer elkészítésénél. Csak akkor lehetséges a tények, tapasztalatok, felismerések stb. (egyszóval a tudás) kielégítı mértékő rögzítése, ha többé-kevésbé a kommunikációs- és üzletviteli tevékenység lépéseinek rögzítése már a tervezés, illetve a bekövetkezés idıpontjában rögzíthetı, illetve a rögzítés lehetısége biztosítva van. Ezeknek az – egy tudásalapú vállalat szempontjából – fontos kritériumoknak a megvalósításához az iNTERWARE a következı tulajdonságokkal rendelkezik: • • • • •

Minden bejövı E-mail és FAX automatikus adatbázisszintő rögzítése. Minden kimenı E-mail és az MS Office, illetve Star Office segítségével készített dokumentum, FAX, levél, Excel-dokumentum automatikus adatbázisszintő rögzítése. Telefonbeszélgetések, és más projekt és / vagy partnerekkel kapcsolatos tevékenység dokumentálásának állandó, gyors elérhetısége. Minden adatbázis-tábla rendelkezik nagy mérető mezıkkel a megjegyzések tárolására. A CÍMEK, TERMÉKEK, és mindenekelıtt a DOKU táblák szabadon definiálható mezıkkel vannak kiegészítve, az információk igény szerinti rögzítésének, és az igény szerinti osztályozás biztosítására. Lehetıség van minden dokumentumot, illetve minden adat-fájlt minden hivatkozástípusból (= táblák) bármennyi hivatkozással (a dokumentumban megtalálható tartalom, kifejezés) ellátni, és ez a lehetıség teszi a rendszeren keresztül történı dokumentumkezelést a valóságoshoz közelivé. 1 levelet, 1 újságcikket, 1 Excel-számítást általában több hivatkozással is azonosíthatunk!

A rögzítésnél a következı megkülönböztetéseket kell tennünk: • •

A dokumentum, fájl, információtartalom tényének bevitele a DOKU-táblába (= Doku-képernyı), pontos, és körültekintı osztályozással, és átfogó hivatkozás-készítéssel, ami az információk, és az ismeret könnyő fellelhetıségének, és az egyszerő kezelésnek az alapja. Magának a dokumentumnak a tárolása az úgynevezett attachment táblában (~ mellékletek, csatolások) (dokumentum részletek képernyı, vagy mail kliens képernyı), mégpedig BLOBként tárolva (Binary Large Objet – akár több Gigabájt mérető is lehet) a központi adatbázisban; tehát nincs szükség meghajtókon történı keresésre, illetve elérési utak megjegyzésére; nincsenek nyitott adatbiztonsági kérdések stb.

Ez a következıket jelenti: Egyrészt dokumentumokat, információs tartalmakat „informatikai tárolás” nélkül csak fizikai tárolással vagy URL-hivatkozásokkal is készíthetünk, tárolhatunk, és osztályozhatunk, Más részrıl, egy elmentett dokumentum vagy fájl tartalmához a dokumentum-részletek képernyıbıl a B(>|) gombbal 2 lépésben hozzáférhetünk.

2.1. A dokumentumok-képernyı Ez a képernyı a központi dokumentum-menedzsment képernyı a dokumentumok, fájlok bármely típusának elkészítéséhez, rögzítéséhez, szerkesztéséhez, kereséséhez és megjelenítéséhez. Annak függvényében, hogy a dokumentum-menedzsert honnan indítjuk el, a következık kerülnek kilistázásra: • • • •

DB21

A PARTNEREK képernyıbıl történı indítás esetén minden dokumentum, amely a partnerrel kapcsolatos (linkelt) A PROJEKTEK képernyıbıl történı indítás esetén minden dokumentum, amely a projekttel kapcsolatos (linkelt) A RENDELÉSEK képernyıbıl vagy az iServ szolgáltatáskezelés képernyıbıl történı indítás esetén minden olyan dokumentum, amely a rendeléssel kapcsolatos. A TB(DIM) eszköztár-ikon megnyomásával történı indítás esetében minden dokumentum megjelenítésre kerül, korlátozások nélkül.

0/31


ADATLAP

A dokumentumok tábla a következıket tartalmazza: • • • • •

Automatikusan minden beérkezett E-mailt és faxot1 (megfelelı FAX szoftver esetén) Automatikusan minden kimenı E-mailt és faxot (megfelelı FAX-szoftver esetén) és az MS Office és Star Office segítségével generált dokumentumot, faxot, levelet, Excel munkafüzetet. Automatikusan minden írott anyagot (ajánlatok, számlák, fontos jelentések, felszólítások stb.) amelyeket az iNTERWARE iBizz (árugazdálkodás) moduljában készítettünk. Automatikusan minden Word- és Excel-fájlt, amelyet iNTERWARE-ben a B(új dokumentum) gombbal készítettünk. Minden más dokumentumra, információs tartalomra vonatkozóan (beérkezett levelek, irodalomhivatkozások, URL-hivatkozások stb.), illetve az alkalmazottakra vonatkozó információs tartalmak (például: úti jelentéseket, telefonbeszélgetéseket stb.) esetében történı kézi rögzítést az iNTERWARE-ben alapvetıen más funkciók látnak el (részletesen lásd késıbb) és ezek az úgynevezett tényidık/dones táblában kerülnek rögzítésre, de természetesen lehetıség van ezeknek a tartalmaknak a dokumentumok táblába történı bejegyzésére is.

A DOKUMENTUMOK képernyı 2 regiszteroldalból áll: • •

Elsı regiszteroldal a legfontosabb keresési kifejezések mezıivel. Második regiszteroldal egyéb, mindenek elıtt a felhasználó által szabadon definiálható keresési- és osztályozási mezıkkel.

A B(>|) gomb segítségével, típustól függıen a dokumentum részletek, vagy a mail kliens képernyıbe juthatunk, hogy a fájltartalmat megjeleníthessük, illetve szabadon szerkeszthessük – lásd késıbb. Új dokumentum bejegyzéseket, amennyiben azokat nem a rendszer generálja, a B(új doku) gombbal hozhatunk létre (a típus kiválasztása után, amelyet a „lefelé nyíl” gombbal tehetünk meg). Minden bejegyzést a dokumentumok képernyıben a B(küldés) gombbal azonnal E-mail csatolásként továbbküldhetünk, vagy egy alkalmazott üzenetei közé tehetünk (például a kívánt további munkálatok megjegyzés mezıbe történı bejegyzésével). A dokumentumáramlást (az egyik alkalmazottól a másikhoz) a B(Dokumentum folyam) gomb megnyomásával kísérhetjük nyomon. Egy dokumentum MAPPÁVÁ válhat, amelynek következtében ehhez a dokumentumhoz csatolásként (mellékletként) bármennyi további dokumentumot hozzákapcsolhatunk. Így dokumentumokat csatolhatunk

1

A dokumentumok táblában

DB21

0/31


ADATLAP

az adatbázisból, vagy egy tetszés szerinti hálózati-elérési útból, mint csatolás – ezek után minden hozzárendelt dokumentum csak ebbe az „aktába” kerül tárolásra. A keresési- és tárolási funkció (beleértve a többdimenziós hivatkozások készítését az interlinking segítségével – lásd késıbb) többszörösen – és többé vagy kevésbé korlátlanul – testreszabható a felhasználói igényekhez igazítottan. A B(Összes) gombbal kikapcsolhatjuk az éppen aktív keresési szőrıt. Az ebbe a képernyıbe történı belépéskor, a kiindulási dokumentum kivételével, a multimailek nem kerülnek megjelenítésre; a B(Multimailek) gombbal ezeket megjeleníthetjük, és a B(Multimail törlése) gombbal törölhetjük azokat. A B(mind kijelöl / vissza) kijelölhetjük a kívánt dokumentumokat, illetve feloldhatjuk a kijelölést, majd a B(kijelöltek törlése) gombokkal, a megfelelı jogokkal rendelkezı felhasználó a már nem szükséges dokumentumokat törölheti a dokumentumok táblából mellékletekkel együtt.

2.2. Dokumentumok szőrése 2.2.1.

Szőrés dokumentum-, vagy mappatípus alapján

A B(lefelé nyíl) gombbal, az F(Típus/mappa) mezı mellett elindíthatjuk a kijelölési képernyıt. Egy tárolómappa típusának kiválasztása után már csak ezek a dokumentumok jelennek meg ebbıl a mappából. Ezek után lehetıség van arra, hogy az ORACLE-query (lekérdezés) már csak ebben a behatárolt listában kerüljön végrehajtásra, a további keresés érdekében. 2.2.2.

Szőrés teljes szöveg alapján

Ez az Oracle F9-LOV-keresését jelenti, amellyel nagyon gyorsan hajthatunk végre keresést minden mezıben egy adott, teljes szöveg után. A megtalált adatsor átvehetjük / kiválaszthatjuk dupla klikkeléssel, vagy ENTERREL, illetve B(OK) gombbal, vagy az ESC billentyővel, illetve a B(megszakít) gombbal a szőrésbıl kiléphetünk. A keresés elindításához az F(Szöveg-keresés) mezı melletti „lefelé-nyíl” gombot kell megnyomnunk. Ekkor a rendszer egy újabb képernyıt nyit meg, amelyben megadhatjuk a megkeresni kívánt kifejezést. Itt is alkalmazható az ORACLE-keresıjoker, a „%”-jel, amellyel bármilyen karaktert, vagy karaktersort helyettesíthetünk a keresés során. Nagyon nagy adatmennyiségek esetén ez a keresési funkció túl lassú lehet, ekkor alternatívaként a többlépcsıs Oracle-lekérdezés funkciót is alkalmazhatjuk (lásd késıbb). 2.2.3.

Keresés fıtulajdonságok szerint

A cím (partner), projekt, rendelés (order), szerzı tulajdonságok a 4 fıtulajdonság, amelyek alapján automatikus hivatkozásokat is készít a rendszer.

2.3. Többlépcsıs ORACLE lekérdezés Ahogy minden egyéb képernyı esetében, a dokumentumok képernyıben is rendelkezésre áll az Oraclequery funkció, amelyet vagy az eszköztár „lámpa” ikonjával, vagy az F7 billentyő megnyomásával indíthatunk el. A keresés elindítása után (pl. F7 gomb) a táblázat beviteli mezıbie megadhatunk bármilyen karaktersorozatot, akár egyszerre az összes mezıben is, majd végrehajthatjuk a keresést (pl. F8 gomb megnyomásával). Az Oracle esetében a „%”-jel az úgynevezett keresı-joker – a keresett kifejezésen belül bármely helyen alkalmazhatjuk. Dolgozhatunk a „<” illetve „>” operátorokkal is. Ha a keresendı kifejezésnek csak az elejét adjuk meg, a kifejezés további részét a %-jellel kell helyettesítenünk, mégpedig ez esetben a keresett kifejezés végére írva; amennyiben a keresett kifejezés a mezıkön belül bárhol megtalálható lehet, mind a bevitt szövegrész elejére, mind a végére %-jelet kell tennünk. A lekérdezés mindig kizárólag a már korábban kijelölt adatsorokra vonatkozik! A B(összes) gombbal a szőrıt kikapcsolhatjuk, és újra az összes dokumentum megjelenítésre kerül.

2.4. Dokumentumok létrehozása

DB21

0/31


ADATLAP

Minden, az iBizz segítségével létrehozott dokumentum (nyomtatványok, szállítólevelek, számlák, fontos jelentések, felszólítások stb.) automatikusan a dokumentum-menedzserbe, és egyúttal mellékletként az adatbázisba kerül, PDF-formátumban. A többi elkészítendı dokumentumot és fájlt a dokumentum-menedzseren keresztül kell létrehoznunk: • • • •

E-mailek WORD dokumentumok Excel dokumentumok Egyéb

Ahhoz, hogy ki tudjuk használni az automatikus hivatkozások kínálta lehetıségeket (partner – rendelés – projekt), javasolt a dokumentumok létrehozását a dokumentum-menedzser megfelelı részébıl elvégezni: A PARTNER-, RENDELÉS, vagy a PROJEKTEK képernyıbıl a DIM gomb segítségével; vagy ha a dokumentum-menedzsert az eszköztáron keresztül indítottuk el, egy olyan aktív (= sárga) dokumentumsorból, amely megfelelt a fı kritériumoknak. 2.4.1.

Word dokumentumok létrehozására

A B(új doku) gombbal az MS Word típust kiáválasztva a „tárgy” lekérdezése után egy új Word dokumentumot hoz létre a rendszer „brief.dot” néven, majd ez felveszi a dokumenum-kezelésbe (tárolja, és automatikus hivatkozásokat készít). A Word dokumentum ez után megnyílik, a további feldolgozáshoz; a cím, tárgy és dátum már adott ekkor. 2.4.2.

Excel dokumentumok létrehozása

B(Új doku) gombbal MS Excel típust kiválasztva hasonlóan, mint Word dokumentumok esetében. 2.4.3.

Fax- és szkennelt dokumentumok

B(új doku) gombbal FAX, szkennelt típust kiválasztva.

A megjelenı üzenet-ablak megerısítésével (B(OK) gomb) manuálisan jóváhagyjuk, hogy a részlegektáblában definiált elérési út alapján, a fax- illetve scan-szoftver által ide mentett dokumentumokat a rendszer az alkalmazott, hogy a részlegek-táblában definiált elérési út által megadott, inboxába másolja át. Ezt a feladatot általában a Windows-feladatkezelıben, mint automatikus tevékenység állíthatjuk be, ezért ezt a funkciót alapvetıen nem kell használni. 2.4.4.

Egyéb dokumentumok létrehozása

A B(új doku- egyéb) gomb megnyomásával a következı képernyı jelenik meg:

DB21

0/31


ADATLAP

Ez a képernyı elsısorban a következık rögzítését szolgálja: 1. BEJÖVİ POSTA, és dokumentumok rögzítése szkenneléssel vagy a nélkül. 2. Egy új MAPPA felvétele – amelyhez az hozzátartozó dokumentumokat ezek után csatolhatjuk a dokumentumok képernyıben. (lásd lentebb) 3. Bármilyen típusú információs- és tudásanyag rögzítése és hivatkozása szkenneléssel vagy a nélkül. F(referenciák, leírások, megjegyzések) Szabad szövegbevitel. F(tárolási hely) A fizikai mappa-elérési út megadása, amelyben a létrehozott dokumentum tárolásra kerül. Ezt a program a megjegyzés mezı elejére szúrja majd be. A B(OK) gombbal egy Windows ablak jelenik meg, amelyben megkereshetjük a kívánt adatállományt, amelyet ez után ehhez a DOKU bejegyzéshez csatolhatunk, és mellékletként elmenthetünk. 2.4.5.

E-mailek létrehozása

A B(új doku- E-mail) gomb megnyomásával a következı képernyı jelenik meg (ez egy saját iNTERWARE mail-kliens – levelezı szoftver – tehát az iNTERWARE-nek nincs szüksége egyéb, más levelezı szoftverre):

DB21

0/31


ADATLAP

A baloldali blokkban található meg maga az E-mailt üzenet – a B(mentés) gombbal az E-mailt küldés nélkül tárolhatjuk ideiglenesen a tényleges elküldésig. A B(küldés) gomb megnyomásával a küldés azonnal megtörténik (amennyiben az E-mail kliens mőködik). A sikeres küldést a dokumentum-menedzser képernyıben a „Flag” oszlopban egy „S” („sent”) betővel jelöli a rendszer. Multimailing: Ennek a feltétele, hogy korábban címeket kapcsoltunk egy CRM tevékenységhez (az iNTERWARE-lightban, a TB(Partn) – B(CRM light) pontokon keresztül, lásd errıl az iCRM modult). Ha a levelezı kliensben az F(multimailing) mezıt bejelöljük, akkor a címzett mezıben a B(címzett) gombbal kiválaszthatunk egy CRM-projektet, amelyre a multimailinget végre kívánjuk hajtani. A B(küldés) gombbal az adott E-mail a CRM-projekthez rendelt minden címzett részére elküldésre kerül. A levelek személyessé tételéhez a következı helyırzıket használhatjuk (NAGYBETŐ!!!): $SALUTE

Megszólítás (Úr / Asszony / üres) – üres = Cég

$LETTERFORMULA

Levél-megszólítás (pl. igen tisztelt)

$TITLE

Cím (pl. „Dr.”)

$NAME2

Vezetéknév (amennyiben nincs megadva, „Cégvezetıség”)

$FRISTNAME

Keresztvén (VIGYÁZAT!!! Nem FIRSTNAME, hanem FRISTNAME)

$LOCATION

A felhasználó települése a RÉSZLEGEK tábla szerint

$COMPANY

Cég

$TODAY

Rendszeridı

$ATTACHMENTS

Csatolt dokumentumok, mellékletek

$SUBJECT

Tárgy

A jobb oldali blokkban kiválaszthatjuk az E-mail csatolásokat – tetszés szerinti számban csatolhatunk mellékleteket az E-mailhez, amelyeket a rendszer az adatbázisban ehhez a levélhez (E-mailhez) kapcsolódóan szintén tárol. A B(Megnyitás) gombbal megnyithatjuk a mellékleteket, adott esetben módosíthatjuk azokat. A B(Melléklet - Imp) gomb segítségével bármely elérési útról egyéb, nem az adatbázisban tárolt fájlokat is csatolhatunk az E-mailhez mellékletként. A B(Melléklet - iW) gombbal az iNTERWARE-ben már tárolt fájlokat kereshetünk meg, és csatolhatunk. DB21

0/31


ADATLAP

A felsı blokkban az F(szőrés) mezı mellett lefelé nyíl gombbal, és egy többszintő Oracle lekérdezéssel könnyen megtalálhatjuk, és kiválaszthatjuk a csatolandó fájlokat. A B(Melléklet hozzáadása) gombbal a fenti blokkból a kiválasztott dokumentumot az alsó blokkba másolhatunk. A képernyı bezárázával minden, az alsó blokkban megjelenített fájl – adatsor – csatolva lesz az E-mailhez (más esetben az adott dokumentumhoz, mappához), vagy az eredeti dokumentumba kerül átvételre. Ez utóbbi azért lehetséges, mert a mellékleteket nem csak egyetlen E-mailhez csatolhatjuk, hanem minden egyéb, más dokumentumba is „bevihetjük” = egy mappa, vagy dosszié létrehozása.

DB21

0/31


ADATLAP

3. Dokumentum képernyı A levelezı-kliens használatához hasonlóan a dokumentum (más néven dokumentum-részletek) képernyıben is – a dokumentumok képernyıbıl a B(>|) gombbal indítható – lehetıség van csatolt fájlok kezelésére a B(Melléklet importálása), B(Melléklet másol), B(Melléklet megjelenítése) gombokkal. Ha így járunk el a dokumentumok kezelésénél, az egyes verziók továbbra is megmaradnak, és mentésre kerülnek, addig amíg ezeket manuálisan ki nem töröljük a B(Melléklet törlése) gombbal.

4. Dokumentumok továbbítása VISSZA a dokumentumok képernyıhöz: A sárgával jelölt doku sorhoz tartozó dokumentált fájlt a B(küldés) gombbal azonnal közvetlenül is továbbküldhetjük, csatolt fájlként – a gomb feletti legördülı listából ki kell választani a küldés típusát B(küldés) Ezzel a gombbal, a sárgával jelölt doku-bejegyzést mellékletekkel együtt közvetlenül elküldhetjük maximum 5 alkalmazottnak (munkatársnak) – a gomb feletti legördülı listából ki kell választani a küldés típusát B(lefelé nyíl) – 1 inboxba, 5 inboxba TIPP: így lehetıség van a doku-bejegyzések emlékeztetınkénti alkalmazására, olyan módon, hogy azokat a saját üzeneteink közé továbbítjuk. Minden egyes inboxba történı küldés a dokumentum-folyamban dokumentálásra kerül.

5. Biztonság és hitelesség A létrehozott dokumentumok biztonságát, és hitelességét a dokumentumok képernyı 2. regiszteroldalán megtalálható funkciók biztosítják: • •

A dokumentumok verzionálása (verziószámokkal történı ellátása) lehetıséget ad arra, hogy nyomon kövessük a dokumentum változásának egyes szakaszait. Egy dokumentum-bejegyzés besorolása a „privát” csoportba csak a dokumentum készítıjének ad lehetıséget a dokumentum elérésére. A „listás” besorolás lehetıvé teszi a dokumentum létrehozójának, hogy megadja azoknak az alkalmazottaknak, munkatársaknak a névsorát (listáját) akiknek engedélyezi a hozzáférést.

Bárki, aki jogosult a dokumentumhoz hozzáférni, a szerkesztés idejére zárolhatja a dokumentumot. Ekkor a rendszer megtagadja a hozzáférést az adott dokumentumhoz a többi felhasználó oldaláról.

6. Tevékenység-dokumentáció 6.1. Tapasztalat-dokumentáció a megjegyzés mezıkön keresztül DB21

0/31


ADATLAP

Mivel a legtöbb vállalati tevékenység többé-kevésbé vevıi- és szállítói rendelésekhez, üzleti folyamatokhoz és különbözı projektekhez kötıdik, fontos, hogy ezeket minden vállalat számára egyértelmő számokkal azonosíthatóvá és ez által könnyen elérhetıvé tegyük. Ezért többek között ebben a két adatstruktúrában is és a TÉNYIDİ rögzítésben a szerkezeti adatmezıkön túl (például: céldátum, terv-mennyiségek stb.) egy F(belsı-megjegyzés) mezı is beépítésre került, mégpedig projektlépésenként (projektfázisokként) vagy rendelésenként 4 KB-os mérettel, ami így elegendı helyet biztosít minden tervezett és effektív tevékenység projekt- és / vagy rendelés-specifikus rögzítésére és lehetıséget nyújt minden releváns alkalmazottnak ezek elérésére. Ha tehát minden tevékenység, kapcsolat, ötlet, javaslat, munka, felismerés, útmutatás stb. MINDEN alkalmazott által ebbe a „tudástárba” kerül rögzítésre, akkor van biztosítva a lehetıség a tapasztalatok folyamatos és hiánytalan dokumentálására. (A rögzítés folyamata: az F9 megnyomásával egyszerően megnyitható egy editor és az új bejegyzés a dátum és idı bevitele után – fent az F5 segítségével – hozzáadható, majd minden eddigi bejegyzés (= tapasztalat) megtekinthetıvé válik és azok feldolgozottságának (munkafázisuk) jelenlegi szintje is látható lesz.).

6.2. Tevékenység-dokumentáció a tényidık táblában Általában minden írásos tevékenység a DIM rendszerben automatikusan dokumentálásra és idıarányosan rögzítésre kerül partnerekre, illetve projektekre vonatkozóan. Minden nem-írásos kapcsolat (például: megbeszélések során készített jegyzetek, telefonbeszélgetések, úti jelentések stb.) szintén automatikusan dokumentálható és idıarányosan rögzíthetı partnerekre illetve projektekre vonatkozóan az úgynevezett TÉNYIDİK táblában. A tevékenységek és tapasztalatok rögzítésére több lehetıség is kínálkozik. A következıkben ezeket tekintjük át. 6.2.1.

Tevékenység-dokumentáció a partner-, projekt képernyıbıl

B(Tevékenység-dokumentáció) gombbal amennyiben ezt a partner vagy projekt képernyıbıl indítjuk el. Emlékeztetıként: az egyedi partner-képernyıt a TB(partnerek) – B(>|) gombokkal jeleníthetjük meg). Ekkor a következı beviteli képernyı jelenik meg:

6.2.2.

Tényidı rögzítés a naptár funkción keresztül.

A belépıképernyı Idıpontok blokkjában, a naptár-funkció segítségével lehetıségünk van a B(±), majd a B(Elvégzett) gombbal egy idıpont azonnali tevékenységenkénti dokumentálására, és a TÉNYIDİK táblában történı tárolására. Ezen felül elláthatjuk automatikus hivatkozásokkal is – lásd késıbb. A TÉNYIDİ-RÖGZÍTÉST az adott mezıbe (teljesítmények / díjak) történı dupla klikkeléssel kívánt számú, részéletes teljesítmény- és díjpozícióval egészíthetjük ki.

DB21

0/31


ADATLAP

A nem közvetlen TÉNYIDİ-RÖGZÍTÉS (például: kézzel írott munkajelentések formájában) lehetısége is nyitva áll, átfogó jellemzési lehetıségekkel egy saját rögzítési képernyın keresztül, ahol minimálisan a partnerre történı hivatkozás megadása kötelezı.

DB21

0/31


ADATLAP

7. Automatikus, és manuálisan bıvíthetı hivatkozások (interlinking) 7.1. Automatikus hivatkozások a dokumentum-menedzserben 7.1.1.

Az iNTERWARE által generált nyomtatványok

Ide tartoznak az ajánlatkérések, ajánlatok, rendelések, szállítólevelek, retúr-szállítólevelek, számlák, jóváírások. Minden az iBizz modul által generált vevıi, szállítói ajánlat és rendelés illetve másik oldalról számlák és szállítólevelek automatikusan PDF-fájlként úgynevezett mellékletekként (attachment) az adatbázisba integrálódnak és a dokumentum táblába is bekerülnek. A tárolással a négy fıkritériumnak megfelelı hivatkozások is létrejönnek, mégpedig nemcsak a dokumentum tábla mezıibe történı közvetlen bejegyzéssel, hanem az interlinkeken keresztül is. Ez azt jelenti, hogy ezek a nyomtatványok csakúgy a partnercímekhez, mint adott esetben a vevı- illetve szállítói fıcímekhez hozzá lesznek rendelve. Ezzel a módszerrel biztosított, hogy a partnerek képernyıbıl történı lekérdezésnél csak annak dokumentumai kerülnek megjelenítésre. Megjegyzés: ezeket a dokumentumokat többszörösen, és különbözı tartalmakkal is kinyomtathatjuk, illetve elmenthetjük. A rendezési kifejezés „rendelés-szám” és hivatkozások azonban változatlanok maradnak (kivéve dátum). Amennyiben a szolgáltatási idıket egy rendelésbe vezetjük át (több idıbejegyzés EGY rendelési sorrá válik), akkor az idırészletek és a felmerült díjak (költségek) is a „mellékletek” mappába lesznek elmentve PDF fájlként, és a dokumentumok táblába is bejegyzésre kerülnek. A felszólítások is automatikusan a dokumentumok táblába kerülnek, a megfelelı vevıre történı hivatkozással. A partner és rendelések képernyıbıl ugyanúgy, mint a projektek képernyıbıl lehetıségünk van különbözı tevékenységek (akciók) felvételére és szisztematikus dokumentálására, amelyek esetében egy automatikus hivatkozás-készítés (interlinking) zajlik le, ahogy a fentiekben (partnercímek és adott esetben vevı- vagy szállítói-fıcímek) és adott esetben EZEN FELÜL projektszám és rendelésszám. 7.1.2.

Bejövı E-mailek

Azok a bejövı E-mailek, amelyek az ALKALMAZOTTAK táblában megadott E-mail fiókokon keresztül érkeznek be, szintén automatikusan mentésre, és dokumentálásra kerülnek a dokumentumok táblába, és amennyiben a küldı E-mail cím a címjegyzékben szerepel, a rendszer a hivatkozásokat is azonnal elkészíti (majd ez után a megfelelı alkalmazott inboxába helyezi a levelet). 7.1.3.

Az iNTERWARE által generált kimenı E-mailek

A dokumentum-menedzseren keresztül küldött E-mailek szintén automatikusan a dokumentumok táblába kerülnek, és ezekhez a hivatkozásokat is elkészíti a rendszer. 7.1.4.

Egyéb dokumentumok és fájlok

Függetlenül attól, hogy az ilyen típusú dokumentumok, fájlok stb. szkenneléssel, vagy számítógépen készítve jöttek létre, illetve ezek csak fizikai formában (például papíron) jelennek meg, lehetıség van e dokumentumok tartalmának teljes beépítésére az iNTERWARE dokumentum-menedzsmentjébe. Ha a FAX-, scan-szoftver a részlegek-táblának megfelelı elérési út alapján van beállítva, akkor ezeket a dokumentumok is az illetékes felhasználó inboxába kerülnek Windows-feladatkezelın keresztül. Ott az adott feladatot ellátó munkatárshoz történı továbbítás elıtt legalább a PARTNERRE vonatkozó hivatkozás elkészítése kötelezı! A DOKU menedzser képernyıben e dokumentumok elkészítését, és a hivatkozások létrehozását a B(új – egyéb) gomb segítségével végezhetjük el – lásd fent.

7.2. manuális hivatkozások készítése Kézileg is készíthetünk interlinkeket, illetve hivatkozásokat. 7.2.1.

Manuális hivatkozások készítése a dokumentum-menedzser képernyıben

Ehhez a feladathoz a leírás, és megjegyzés mezıkön túl elsısorban az F(dátum 1, 2, 3), F(érték 1, 2, 3), és F(szöveg 1, 2, 3) mezık nyújtanak segítséget a 2. regiszteroldalon. Ezeket a felhasználók igény szerint DB21

0/31


ADATLAP

alkalmazhatják a hivatkozások készítésénél és a további információk tárolásánál (a mezıfeliratokat igény szerint). Ezen túl nagyon fontos az a lehetıség, hogy minden dokumentum-bejegyzés, minden tényidı-bejegyzés stb. esetén az interlinking segítségével többdimenziósan is létrehozhatunk hivatkozásokat. A legtöbb dokumentum, tevékenység, stb. a legtöbb esetben egyszerre több témához, termékhez, rendeléshez, stb. is kapcsolódhat. (Megjegyzés: ezt a kapcsolatot nevezzük hivatkozásnak)

7.3. Interlinking Az interlinking biztosítja a teljes adatbázis információs tartalmaira többdimenziós hivatkozások elkészítését – engedélyezi az n:n kapcsolatokat az iNTERWARE rendszer minden adatsora között. A lehetıség, hogy bármely információt multidimenzionálisan (akárhányszor) bármely más információhoz kapcsolhatunk, biztos, hogy az iNTERWARE egyik leginnovatívabb eleme. Ez által az interlinking funkció az egyik legfontosabb feltétele egy hatékony tudás- és dokumentum-menedzsmentnek, és minden szervezetnek biztosítja a lehetıséget, hogy a rendszert rugalmasan és igény szerint alkalmazzák. PÉLDÁUL TUDÁS- illetve TÉMAORIENTÁLT HIVATKOZÁSOK készítése az egyes dokumentumokhoz (illetve dokumentum-részekhez) és a tényidı-jelentésekhez az intelinking segítségével nagyon jól megoldható egy, az adott cégre egységes rendszerben (=szóhasználat) amelyet a TÉMÁK táblában saját igényeink szerint definiálhatunk. A legátfogóbb lehetıségek azonban biztos, hogy a legtöbb esetben csak konkrét példákon, feladatokon keresztül érthetjük meg. Néhány példa az interlinking funkció alkalmazására: • • • • •

Biztosítani szeretnénk, hogy egy vevıvel történı következı megbeszélés alkalmával, akárki is vesz részt ezen a saját cég részérıl, bizonyos iratokat magával vigyen. Egy projekt büdzséjének tervezésekor emlékeztetni szeretnénk magunkat, hogy bizonyos dokumentumokat, adatokat stb. figyelembe vegyünk. Egy projektnél rögzíteni szeretnénk, hogy mely cégek érintettek abban. Mielıtt egy vevınknek egy adott szoftvert installálunk, szeretnénk megnézni, hogy ezzel kapcsolatban milyen külsı- és belsı tapasztalatok érhetıek el. Stb. stb.

Annak érdekében, hogy ezeket az információ-kapcsolásokat (hivatkozásokat) egyszerően létrehozhassuk, illetve a kapcsolatokat lekérdezhessük, az interlinking egy eszköztár funkcióként került beépítésre (mindenkor, és bárhonnan elindítható anélkül, hogy az adott képernyıt el kéne hagyni). Ezt az ikont, TB(IntLink), megnyomva a következı képernyı jelenik meg:

DB21

0/31


F(Tábla) F(Sor-link)

F(leírás) F(megjegyzés)

ADATLAP

A kapcsolt / kapcsolni kívánt táblákat jeleníti meg (új bevitele F9 segítségével!) A kapcsolt / kapcsolni kívánt sorok azonosítóját jeleníti meg a fent kiválasztott táblából; erre az adatsorra dupla klikkeléssel hivatkozhatunk, hogy megtekintsük a részleteket, vagy engedélyezzünk egy kifejezést. Új bevitele F9 segítségével! A fent megadott tábla kapcsolt, vagy kapcsolni kívánt sorának tartalmát jeleníti meg. Szabad bevitel az interlink kommentálásához.

Megjegyzés: Az „interlinkelendı” adatsort a kiválasztási sorokat tartalmazó képernyıbe az eszköztáron lévı TB(Interlink) segítségével (balról a harmadik) át kell venni. Lehetıség van kereszthivatkozások (~ a táblának önmagára való hivatkozása) létrehozására! Például alternatív termékek megadásához. Az interlinkek készítése és keresése egy képernyıbıl végezhetı el = eszköztár „IntLink” -ikon. A B(interlink-keresés) gombbal elindíthatunk egy keresést, amelyben 2 LOV-képernyı jelenik meg egymást követıen és a megfelelı kiválasztást meg kell tenni. A kiválasztott keresendı kifejezések ez után szőrésre kerülnek, és a rendszer kilistázza ıket:

Az F(Kapcsolt adat) mezıben a dupla klikkeléssel például dokumentumok esetén a DOKU tábla megfelelı bejegyzésére hivatkozhatunk, és az ott tárolt dokumentumokat megjeleníthetjük, megnyithatjuk. DB21

0/31


ADATLAP

Az interlink használata rugalmasságával és az információs tartalmak adatbázis szintő linkelésével, a többi iNTERWARE kínálta funkcióval együtt az alkalmazási lehetıségek széles körét nyitja meg, amelyeket igény szerint, és a felhasználók tapasztalatainak megfelelıen formálhatunk meg.

DB21

0/31


ADATLAP

8. Részletes információk keresése („retrieval”) A fájl- és dokumentumorientált részletes információkon túl, amelyekkel kapcsolatban a keresés, és a hozzáférés a DOKU-menedzserben széleskörően biztosítva van (lásd fent), az iNTERWARE biztosítja a keresést, és a további részletes információkhoz való hozzáférést is, egyéb információs tartalmakból a következık által: • •

Partner-specifikus információk Tevékenységi áttekintések, és Know-How-interlinkek

8.1. Partner-specifikus információk Egy CRM-orientált rendszerben nagyon fontos a partnerekre vonatkozó információkhoz történı nagyon gyors hozzáférés. Ezért a PARTNER képernyıbıl (vevı, vagy szállító) nem csak a forgalomra és fedezeti értékekre vonatkozó információs tartalmakat találhatjuk meg a teljes cégre vonatkozóan (= minden részleg), hanem a megfelelı gombokkal a következıket is azonnal elérhetjük:

DB21

RÉSZLEG:

A RÉSZLEG SZEMÉLYEK)

RÉSZLEG:

PARTNER-FUNKCIÓK A CÉGEN BELÜL

RÉSZLEG:

PARTNER-FUNKCIÓK MÁS CÉGEKBEN

RÉSZLEG:

ÜZLETÁGAKHOZ VALÓ TARTOZÁS

TELJES CÉG:

TERMÉK(CSOPORT)-ÉRDEKELTSÉGEK

TELJES CÉG:

RÉSZVÉTELEK CRM-AKCIÓKBAN

TELJES CÉG:

VÁLASZOK PROFIL-KÉRDÉSEKRE

TELJES CÉG:

KONKURENCIA-ADATOK

TELJES CÉG:

A PARTNER KONKURENS-E EGY ADOTT TERÜLETEN

TELJES CÉG:

EDDIGI TÉNYIDİK

TELJES CÉG:

EDDIGI RENDELÉSEK

DOLGOZÓI

(=

KAPCSOLATTARTÓ

0/31


DB21

TELJES CÉG:

PROJEKT-BEVÉTELEK

TELJES CÉG:

NYITOTT INBOX-BEJEGYZÉSEK

TELJES CÉG:

EDDIGI KÖNYVVITELI-ALKALMAZÁSOK

TELJES CÉG:

INTERLINKEK

ADATLAP

0/31


ADATLAP

9. ÜZENETEK, JEGYZETEK, IDİPONTOK Az iNTERWARE rendszerben adott a lehetıség, hogy minden egyes felhasználó részére, munkafolyamat-orientált belépıképernyıt és egyedi eszköztár-funkciókat definiáljunk. Az Outlook-hoz hasonlóan az iNTERWARE belépıképernyı is minden egyes belépett felhasználó a következı adatokat láthatja a képernyın: • • •

Idıpontjait Üzeneteit Jegyzeteit

A „Feladatok” regiszter oldalon a következıket listázza ki a rendszer: • •

projekt feladatait fıfeladatait

A „Tényidık” regiszteroldalon a felhasználó az általa teljesített tényidıket és díjakat rögzítheti.

Az Outlook-kal ellentétben azonban az összes felhasználó adatai EGY adatbázisban vannak (nincsenek redundáns adatok: nem szükséges szinkronizáció, nincsenek adatcsere- és adatbiztonsági problémák) és mindenek elıtt nem szükséges költséges Exchange-szerver üzemeltetése, ami lehetıvé válna az adatok folyamatos elérése az összes felhasználó számára. Ezen felül ez a belépı-képernyı, anélkül, hogy az éppen használt képernyıt valóban el kéne hagynunk, mindig elérhetı az eszköztár TB(iMgr) ikonnal. Az adatbázis-központú megoldás lehetıvé teszi, hogy minden tevékenység azonnal elérhetı legyen egy olyan munkafázisból, amelyhez az adott funkció szökséges lehet. (például a partnerek képernyıbıl egyetlen gombnyomással minden alkalmazott, ehhez a partnerhez köthetı minden nyitott idıpontját (határidejét, feladatát) elérhetjük és módosíthatjuk.) A munkalépések, munkafázisok, dokumentumok, és bármilyen fájl workflow-ját nagyon sokféleképpen tervezhetjük, és nyomon követhetjük, a dokumentumon, a projekten, határidıkön, tényidıkön, belsı gyorsfeladatokon (QuickTask) stb. keresztül.

DB21

0/31


ADATLAP

9.1. IDİPONTOK Egy optimális felasználónkénti határidı- és idımenedzsmenthez, és az optimális belsı együttmőködéshez a több alkalmazottra vonatkozó határidık áttekintésén, és a egyedi határidınaplókön túl szükség lehet egy határidı áttekintésre minden alkalmazott naptári bejegyzéseire vonatkozóan. 9.1.1.

Kitérı: Határidı-áttekintés

Elindítható a TB(NAP) eszköztár ikonnal, illetve közvetlenül elérhetı más képernyıkbıl is. Az elindítás után a felhasználó részlegének az elsı 7 felhasználója, illetve forrásai (konferenciaterem, kivetítı stb.) kerülnek megjelenítésre:

A B(lefelé nyíl) gombbal a felhasználó mezı mellett további felhasználókat vonhatunk be az áttekintésbe. Az F(dátum -tól) mezı melletti B(lefelé nyíl) gombbal egy új kezdı dátum bevitele után a megjelenített idıszak megváltoztatható. A délelıtt- vagy délután mezıkbe történı dupla klikkeléssel az adott felhasználó naptárja nyitható meg, hogy ott elvégezhessük a megfelelı bevitelt. 9.1.2.

DB21

Határidınapló minden felhasználónak

0/31


ADATLAP

Itt lehetıségünk van egy havi áttekintést is elindítani, vagy a B(ismétel) gombbal egy adott bejegyzést ismétlıdıvé tehetünk. Innen elérhetjük egy másik felhasználó naptárát (lefelé nyíl a felhasználó mezı mellett). A B(elvégzett) gombbal egy elvégzett feladat / határidı dokumentálható. Ehhez a következı lekérdezı-képernyı nyújt segítséget:

A B(OK) gomb megnyomása után eldönthetjük, hogy kívánunk-e anyagokat, díjakat és / vagy teljesítményeket rögzíteni az adott idıponthoz. Amennyiben igen, a következı képernyıt nyitja meg a rendszer:

DB21

0/31


ADATLAP

Feltételek a „teljesítmény” oszlophoz: A TERMÉKEK estében a terméktípus=600 értékkel teljesítmény-kódokat rögzíthetünk (például: elkönyvelt könyvelési sorokat, bérszámfejtések számát, munkaleírásokat egy átalánydíjas számla kiállításához stb.). Az F(anyagok – díjak) oszlopot minden egyéb terméktípushoz használhatjuk (termékkódok); olyan kiadásokat, mint TAXI, útiköltségek stb. termékként, 40-es terméktípussal célszerő definiálnunk (1:1 továbbelszámolás) Az ebben a képernyıben rögzített adatok a TÉNYIDİK táblába ugyanúgy elmentésre kerülnek, mint a fent rögzített tevékenységi dokumentációk. A B(+-) gombbal a „IDİPONTOK” blokkban, a belépı-képernyıben a saját naptárunkat kezelhetjük: új határidıket, feladatokat adhatunk hozzá, elmaradó idıpontokat törölhetünk, az elvégzett feladatokat „elvégzett”-ként dokumentálhatjuk. Bármelyik mezıbe történı dupla klikkeléssel tudjuk megnyitni a „valódi” naptár-képernyıt:

DB21

0/31


ADATLAP

9.2. ÜZENETEK A bejelentkezési képernyı „ÜZENETEK” blokkjában felhasználó-specifikusan a következık kerülnek kilistázásra: • • •

Bejövı posta (levelek, E-mailek, FAX-ok) Gyorsfeladatok (QuickTasks) Minden egyéb információs tartalom, amelyeket vagy saját magunk helyeztünk oda emlékeztetınek, illetve további használatra, vagy olyan fájlok, amelyeket mások helyeztek üzeneteink közé.

Bármely mezıbe történı dupla klikkeléssel megnyithatjuk az üzenetek képernyıt:

Minden felhasználó üzenetei között megtalálható feladatok, E-mailek, FAX-ok és fájlok, amelyeket itt feldolgozhatunk és / vagy továbbküldhetünk. A B(|>) gombbal – ha ez értelmezhetı – a mindenkori fájlt (DOC, PDF, kép stb.) nyithatjuk meg – ezek elıtt minden inbox-bejegyzést legalább egy partnerhez hozzá kell rendelnünk (F9)! A SPAM probléma és / vagy a multimailing alkalmazásának kapcsán felvetıdik annak a szükségessége, hogy egyszerre az üzenetek nagy tömegét dolgozzuk fel. Ezért az E-mailek kezelésénél lehetıség van többszörös-feldolgozásra (egyszerre több bejegyzés feldolgozása) a kijelölı-négyzetek és a fölöttük megtalálható 4 gomb segítségével: • A B(törlés) gomb a kijelölt E-mailek esetében a teljes folyamatot törli (a DOKU, mellékletek, inbox táblákba történı bejegyzéseket). • A B(elvégzett) gomb törli a bejegyzést az üzenetek közül (nem-mailek esetén is!). • A B(leiratkozás) gomb az egy partnerhez rendelt levelet a 93=unsubscribe mappába teszi át; „991”-et ír a levelezési fiók elé a alapcímekben és a „keresınév” mezı elejére beszúrja a „$NO991$”-t. Ezzel van biztosítva, hogy ez a partner nem kap több multimailt; ezen túl a hozzá tartozó CRM-bejegyzés is törlésre kerül. • Amennyiben a partnert nem tudja a rendszer hozzárendelni, az E-mail a 94=unsubscribe (nem található) mappába teszi, majd ez után törli a bejegyzést az üzenetek közül. • A B(kézbesítetlen) gombbal az E-mail a 92=undelivered mappába kerül és az üzenetek közül törlıdik. Az üzenetek egyenkénti feldolgozása igény szerint a következıképpen történhet: • DB21

Az F(partner) vagy F(DIM-link) mezıkbe történı dupla klikkeléssel a hivatkozáson keresztül elvégezhetıek a PARTNER képernyıkben, illetve a DIM képernyıben a szükséges változtatások. 0/31

iOffice – az iNTERWARE irodai és együttmőködési modulja • • • •

ADATLAP

Az F(mappa) mezıbe F9 segítségével az inbox-bejegyzést (általában egy E-mailt) hozzárendelhetünk egy mappához (alapbeállítás = bejövı E-mail) A B(telefonbeszélgetés) gombbal az aktuális partner hozzárendelésével elvégezhetjük egy telefonbeszélgetés dokumentációját a TÉNYIDİK táblában. A B(elvégzett) nyomógomb segítségével a jelölı-négyzet kijelölése UTÁN törölhetı a bejegyzés. A fenti három gomb segítségével az inbox-bejegyzést vagy: o A B(továbbítás) gombbal vagy „1 munkatársnak”, vagy „több munkatársnak” (max. 5) vagy „E-mailben” továbbíthatjuk – ezzel a bejegyzés is törlésre kerül. o A B(E-mail-válasz) gombbal válaszolhatunk az E-mailre o A B(CRM frissítése) gombbal arra az esetre, ha a levél elıször egy partnerhez és egy CRM tevékenységhez kerül hozzárendelésre, amely a partnernek ezt a válaszát eredményezte, megadhatjuk a következı lépést, például B(elvégzett).

Ezeket az aktivitásokat a program az F(eddigi tevékenységek) mezıben dokumentálja. A DIM-link hivatkozásokhoz: Az elvégzendı feladatok F(aktuális lépés) mezıben történı rövid leírása után (például: E-mailben történı ajánlattétel az ajánlatkérésként kapott E-mail alapján) az F(DIM-link) mezıbe történı dupla klikkeléssel nem csak a dokumentum menedzser inbox dokumentumához juthatunk el a hivatkozáson keresztül, hanem ezzel egy automatikus tényidı-rögzítés is elindul, amelynél korábban meg kell adni, hogy az elszámolt idı számlázható-e vagy, sem. A üzenetek képernyıben egy fontos feladat a faxok és beszkennelt fájlok elosztása, amennyiben ezek központilag kerülnek rögzítésre (például egy FAX-szoftver segítségével), részlegenként lehetıség van egy felhasználó megadására, akinek az üzenetei közé a faxokat és a beszkennelt dokumentumokat a rendszer helyezze, mégpedig a következı célokból: • •

Hivatkozáskészítés (dupla klikkelés az F(DIM-link) mezıbe a dokumentum menedzserben) Továbbítás. Az F(most) kiválasztásával ezeket a fájlokat a minimálisan megkövetelt hivatkozásokkal történı ellátás után (= partner) egy gombnyomással maximum másik 5 felhasználó inboxába továbbíthatjuk további feldolgozásra, amikor is egy saját dokumentum továbbítása lesz dokumentálva (Doku-flow).

9.3. JEGYZETEK A következı megkülönböztetéseket tesszük: • •

DB21

Magánjellegő jegyzetek (privát), amelyeket csak az a felhasználó tekinthet meg, és szerkeszthet, aki ezeket készítette. Általános jegyzetek, amelyeket minden felhasználó megtekintheti, és azokon dolgozhat (ehhez az F(4ALL) mezıt az elkészítésnél ki kell jelölni)

0/31


ADATLAP

10. FELADATOK A felhsználók feladatait három alapvetı módon tervezhetjük, és adhatjuk meg: 1. Gyors és nem strukturált feladatokat gyorsfeladatként, elérhetı a TB(Quick) menüponttal 2. Folyamatos fıfeladatokként 3. Projektre vagy rendelésre vonatkozó feladatokként a saját feladatok között – lásd iProject. A gyorsfeladatokat minden felhasználó az üzenetei között találhatja meg.

10.1. QuickTask – gyorsfeladatok

Ezt a képernyıt a TB(Quick) menüpontból érhetjük el. Itt egy partnerre (kötelezı bevitel) és egy projektre (nem kötelezı megadás) vonatkozóan definiálhatunk egy feladatot egy kívánt alkalmazottnak, munkatársnak (ezzel egy kívánt fájlt is linkelhetünk). A gyorsfeladat elkészítése után a rendszer azt az adott munkatárs üzenetei közé helyezi el. Saját részre is készíthetıek emlékeztetık ilyen formában, és helyezhetıek a saját üzeneteink közé. Egy QuickTask-ot csak az eredeti elkészítı sorolhat be „elvégzett”nek.

10.2. Saját feladatok A többi rendszerezett feladatot a belépı képernyı „Feladatok” regiszteroldalán találhatjuk meg. Ezek ugyancsak egyben kerülnek megjelenítésre, és a megfelelı mezıbe történı dupla klikkeléssel további lépéseket tehetünk.

DB21

0/31


ADATLAP

A „FİFELADATOK” blokkba történı dupla klikkeléssel vagy a projekt képernyıben, vagy a partnerek képernyıben vagy a rendelések képernyıben a mindenkori feladat képernyıhöz juthatunk anélkül, hogy azon kellene gondolkoznunk, hogy melyik menüpontot válasszuk ki (az iNTERWARE-light esetében nem).

11. Emlékeztetık Minden aktív adatsort (rendeléssor, jegyzet, idıpont, dokumentum, cím stb.) a TB(Remd) gombbal emlékeztetıként egy felhasználóhoz továbbíthatunk. Az emlékeztetı az üzenetek között jelenik meg. A TB(Remd) gombbal a következı képernyı nyitható meg:

A B(OK) gombbal az emlékeztetı a kiválasztott felhasználó inboxába helyezhetı, majd ez után az emlékeztetı képernyı jelenik meg ellenırzés céljából. Ez a képernyı a B(>) gombbal is elérhetı az üzenetek közül (típus = emlékeztetı):

A B(>) gombbal lehetıségünk van a hivatkozott adatsor megtekintésére, míg a B(törlés) gombbal törölhetjük az emlékeztetıt.

DB21

0/31


ADATLAP

12. Munkafolyamat-funkciók (workflow) A Munkafolyamat-funkciók összefoglalása: •

• • •

• • • •

DB21

Ugyanúgy a gyorsfeladat-, mint az üzenet-feldolgozás esetén, ahogy a dokumentum-menedzser képernyıben is minden munkafeladat, vagy minden feldolgozandó dokumentum egy vagy több alkalmazott részére továbbítható a B(küldés, válasz stb.) gombok segítségével úgy, hogy ez az új feladat, ez az új információ azonnal megjelenik a TODO képernyıben. Minden feladat és minden projekt felosztható a projekt feldolgozása során kívánt számú feladatrészekre egyenként különbözı felelısökhöz és ezután azonnal megjelenik az adott alkalmazott belépı képernyıjében (az iNTERWARE-light esetében ez a funkció nem él). Minden tevékenység, minden projekt-részfeladat, minden gyorsfeladat, minden üzenet-feldolgozási lépés ellátható egy linkkel a feldolgozandó dokumentumhoz, egy programlépéshez (idegen szoftverekhez is). (az iNTERWARE-light esetében ez nem elérhetı) Minden dokumentum, minden feladat egészen a rendeléssorig stb. rendelkezik egy 4 KB nagyságú „megjegyzés / tevékenység-leírás” mezıvel, amelyben a nem a partnerekre vagy projektekre vonatkozó tevékenységi lépések kerülnek dokumentálásra, és amelyek minden alkalmazott számára elérhetıek. Minden dokumentum és / vagy üzenet továbbítása egy külön fájlba (DOCFLOW) kerül regisztrálásra, és ez által nyomon követhetı. A dokumentumok képernyıbıl lehetıség van MINDEN dokumentum esetében a DOKUMENTUMállapot és -hely lekérdezésére a B(FLOW) gomb megnyomásával. Az iServices-modul és az iCRM-modul telemarketing-funkciója speciálisan a munkalépések definiálását és használatát célzottak elısegíteni. (lásd ott) Minden alkalmazottra bevezethetı a naptár-funkció saját emlékeztetıvel stb.

0/31


ADATLAP

13. Költség-kontrolling Ez a funkció lehetıvé teszi a hatékony költség-kontrollingot nagyobb cégek esetében.

13.1. A felelısségek ábrázolása / leképezése Az iNTERWARE költséghely-rendszerben 5 hierarchiaszint létezik: • • • • •

Költséghely Fı-költséghely Részleg Osztály Teljes cég

Ezeket a TB(menü ) – alapadat-kezelés menüpontban kell definiálni.

13.2. A kiadás- költségkategóriák megadása A TB(menü) – kontrolling – költség-kontrolling – költségtípusok menüpontban elindíthatunk egy feldolgozási képernyıt, amelyben akár több nyelven is megadhatjuk a költségtípusokat.

13.3. Költség-kontrolling folyamat EGY képernyın (4 regiszteroldallal) keresztül van lehetıség a felhasználóknak (a példában: IM_AT_0) felhasználó-specifikus adatokat rendelkezésére bocsátani a további feldolgozás, vagy informálás céljából.

Az „ÖSSZES” regiszterben a felhasználó minden költséghelyre vonatkozóan, amelyekért ı a felelıs egy összegben láthatja a költséghelyzetet. Amennyiben a felhasználó csoportvezetı, a B(teljes cég) gombbal megtekintheti az összes csoport együttes helyzetét. A „RENDELÉSEK (nyitott)” regiszterben a felhasználó minden költséghelyre vonatkozóan, amelyekért ı a felelıs láthatja a még nyitott rendeléseket és azok állapotát az engedélyezésre és rendelési fázisra vonatkozóan, és egy új rendelést is felvehet. A „szürke” mezıket a felhasználó nem változtathatja meg; ezeket vagy a fınök (engedélyezés az B(ok / nem) gombbal ) vagy a beszerzési részleg (szállítói rendelések) dolgozza fel:

DB21

0/31


ADATLAP

A „TÉNYADATOK” regiszteroldalon a felhasználó azokra a költséghelyekre vonatkozóan, amelyekért ı a felelıs, megtekintheti a számvitelben elszámolt (elkönyvelt) ráfordításokat. Itt a felhasználó kizárólag az F(megjegyzés) mezıbe vihet be észrevételeket.

A „BÜDZSÉKÉSZíTÉS” regiszterben a felhasználó azokra a költséghelyekre vonatkozóan, amelyekért ı a felelıs, beletekinthet az aktuális büdzsébe és a „fehér” mezıkben költségigényeket tehet.

DB21

0/31


ADATLAP

Amennyiben egy rendelés (rendelési kérelem) minden engedélyezési lépcsıt bejárt, megjelenik a beszerzési részleg feldolgozói képernyıjén, amely elintézheti a megfelelı rendelést (iNTERWAREáltalános képernyı). Ideális esetben a bejövı számlák rögzítése is az iNTERWARE-ben történik, hogy ez által a nyitott rendelésekkel egy automatikus összehasonlítás könnyen biztosítható legyen.

DB21

0/31

Tartalomjegyzék. EGYÉB DOKUMENTUMOK ÉS FÁJLOK... 0 manuális hivatkozások készítése

Recommend Documents