Törökbálint Nagyközség Jegyzője 2045 Törökbálint Munkácsy M. u. 79. Tel: 06-23-335-021, Fax: 06-23-336-039 e-mail:
[email protected] www.torokbalint.hu
Tárgy: Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2006. évi munkájáról, a munkavégzés feltételeiről Tisztelt Képviselő-testület! Bevezetés Törökbálint Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 35. § (2) c.) pontja és a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 44/A § (1), 46. § (5) felhatalmazása alapján megalkotta a Polgármesteri Hivatal működési rendjéről, vezetői pótlékról és illetménykiegészítésről szóló 15/2006.(IV. 12.) számú rendeletét, melyben meghatározta a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti tagozódását az alábbiak szerint: 1.) Szervezési Iroda - Szervezési Csoport - Ügyvitelellátó Csoport 2.) Igazgatási Iroda - Általános Igazgatási Csoport - Ügyfélszolgálati Iroda 3.) Népjóléti Iroda - Egészségügyi és Szociális Csoport - Szociális Gondozó Csoport 4.) Közgazdasági Iroda - Költségvetési Csoport - Könyvelési Csoport - Adóügyi Csoport 5.) Műszaki Iroda - Építési Csoport - Közmű Csoport 6.) Beruházási Iroda A Polgármesteri Hivatal több telephelyen, széttagoltan működik, így: - A Munkácsy Mihály utca 79. szám alatt, a központi épületben található a polgármester, jegyző, a Szervezési Iroda, az Igazgatási Iroda Általános Igazgatási Csoportja, a Közgazdasági Iroda, valamint a közoktatási referens és személyügyi referens - A Munkácsy Mihály utca 72. szám alatt két épületben működik a Műszaki Iroda, főépítész, informatikus és a Népjóléti Iroda - A Munkácsy Mihály utca 74. szám alatt található a Beruházási Iroda - A Bajcsy Zs. utca 8. szám alatt működik a Közgazdasági Iroda Adóügyi Csoportja és az Ügyfélszolgálati Iroda.
A hatásköri jegyzék szerint a jegyzőnek több mint háromezer hatásköre van. Ezek közül – terjedelmi okok miatt - csak azokat jelenítem meg a beszámolóban (ügymenet leírása nélkül), amelyekkel kapcsolatban ügyirat keletkezett ez évben. 1.) Szervezési Iroda – Alapfeladata a Polgármesteri Hivatal, a Képviselő-testület és bizottságai kiszolgálása. Létszáma 10 fő: két titkárnő, négy szervezési ügyintéző, két ügyvitel ellátó egy telefonközpont kezelő és egy gépkocsivezető. Egy munkatárs december végén nyugdíjba vonul. 1.1. A Szervezési Csoport legfontosabb feladatai a képviselő-testület és bizottságok, valamint a kisebbségi önkormányzatok működéséhez kapcsolódnak. Tevékenysége a teljesség igénye nélkül az alábbiakban foglalható össze: Az ülések előkészítésével kapcsolatos feladatok: - meghívó tervezetek elkészítése, - az ülések helyének időpontjának az egyeztetése, - az ülések lebonyolításához szükséges technikai és személyi feltételek biztosítása, - az előterjesztések összegyűjtése, - az előterjesztések formai szempontból történő ellenőrzése szükség szerint fedlap elkészítése, - az előterjesztések szükséges számban történő sokszorosítása, - az előterjesztések az érintettek részére való továbbítása, - a jogszabály szerint kötelezően meghívottakon kívül az eseti meghívottak értesítése, - az előterjesztések honlapra történő megküldése, - a bizottsági jegyzőkönyvek összegyűjtése stb. Az ülések lebonyolításával kapcsolatos feladatok: - hangfelvétel elkészítése, - a szavazatszámláló gép kezelése, ennek meghibásodása esetén a szavazatszámlálás, - jelenléti ív vezetése stb. Az ülést követően - a jegyzőkönyv (nyílt és zárt ülésről) elkészítése, - a hozott döntések kivonatának elkészítése, - a jegyzőkönyvi kivonatok az érintettek részére történő megküldése, - a hozott döntések nyilvántartása, végrehajtásának figyelemmel kísérése, - a jelenléti íveknek a Közgazdasági Iroda részére való továbbítása, - a jegyzőkönyvek SzMSz szerinti megküldése, - korábbi időszak határozataiból jegyzőkönyvi kivonat készítése kérelemre, - a hanganyagok kezelése, - rendeletek kihirdetése, záradékolása, - rendeletek nyilvántartása, - rendeletek Honlapra történő továbbítása, - rendeletek egységes szerkezetbe foglalása, - szerződés-nyilvántartás vezetése, Egyéb feladatok - iskolatej program teljes körű szervezése az előterjesztés készítéstől a szerződéskötésen át a támogatás visszaigényléséig. - segítséget nyújt a költségvetési rendeletek, azok módosítása, a beszámolók, költségvetési koncepciók elkészítéséhez a Közgazdasági Irodának.
2
-
-
-
a kifizetett szociális- és gyermekvédelmi támogatásokhoz az állami normatíva visszaigénylése. ellátja három bizottság és a CKÖ jegyzőkönyvvezetői feladatait. egyéb leíró feladatok teljesítése. Törökbálint jelképei (név, címer, zászló) használata engedélyezésének előkészítése. az önkormányzat által adományozható díjak, kitüntetések benyújtására az érintettektől javaslatok bekérése. az adományozott díjakkal, kitüntetésekkel járó tárgyak beszerzése, oklevelek elkészíttetése, nyilvántartásba vétele. továbbítja az érintett irodáknak, intézményeknek, alapítványoknak a KSH-tól, minisztériumoktól, közigazgatási hivataltól stb. érkezett adatszolgáltatásról szóló nyomtatványokat és figyelemmel kíséri azok kitöltését. helyi autóbusz közlekedéssel kapcsolatos panaszokat, menetrend-módosítási javaslatokat megküldi a szolgáltatóknak.
2006. október 1-ig 17 képviselő-testületi ülés és 1 közmeghallgatás volt. Ebből 6 esetben volt rendkívüli testületi ülés. Ez időszakban a képviselő-testület 29 db. rendeletet alkotott és 426 db határozatot hozott. 2006. október 1-ig összesen: 75 alkalommal került sor bizottsági ülésre, ebből 3 esetben volt összevont bizottsági ülés. A bizottságok ebben az évben összesen 862 db határozatot hoztak. E csoport végzi az országgyűlési és helyhatósági választások, népszavazások előkészítésével, lebonyolításával, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat is. 2006. évben három (országgyűlési I. és II. forduló, és az önkormányzati) választásra és egy helyi népszavazásra került sor. A választásokkal kapcsolatos feladatok (szervezési, nyomtatványkészítési, képzési, közzétételi, nyilvántartási, ellenőrzési határidők betartása stb.) a választások kitűzését követően folyamatos (munkanapoktól független) teendőket jelentenek. 1.2. Az Ügyvitelellátó Csoport felbontja és érkeztető bélyegzővel látja el a Hivatalba érkezett beadványokat. Ezt követően továbbítja a jegyző felé szignálás céljából, majd pedig az iratokat számítógépen fő- és alszámos rendszer szerint ügyintézőkre iktatja. E feladatokat 2 fő végzi, egyikük tanulmányi szerződés szerint tanulmányokat folytat. Az iktató jelenlegi kapacitásával nem tudja tartani a beérkező iratok 1 napon belül történő iktatását. 2006. november 9-ig összesen 40.640 irat került iktatásra. Az Ügyvitelellátó Csoport munkatársa az elintézett ügyiratokat átveszi az ügyintézőktől és azokat az ügyirat kezelési szabályzat szerint az iktató programban kivezeti (e munkához az irodán belül rendszeresen segítséget kell adni), az ügyiraton ellenőrzi az irattári jel feltüntetését, majd az irattári jelnek megfelelően irattárba helyezi. 2006. januárjában – a képviselő-testület által jóváhagyott külső szakcég - elvégezte 2003-ig a selejtezhető iratok selejtezését és februárban a Pest Megyei Levéltár átvette az 1900-as évek elejétől őrzött, nem selejtezhető, történelmi értéket képező iratokat. Mindezek ellenére a felszabadult helyekre az irodákban addig tárolt és elintézett iratok irattárba helyezésével ismét megtelt az irattár. Az Adócsoport és a Beruházási Iroda az elintézett iratait (irattári hely hiányában) helyiségeikben kénytelenek tartani. A Műszaki Iroda is az építési engedélyes iratait a használatba vételi engedély kiadásáig az irodán tartja.
3
Jelenleg nem oldható meg az iktatóban az iratok határidős rendszerben való kezelése, mert nincs rá hely és ügykezelői kapacitás sem. E csoport végzi a Hivatalba érkező és innen kimenő postázással kapcsolatos teendőket. A hatósági ügyekben hozott határozatokat, végzéseket a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályai szerint csak tértivevényes küldeményként lehet kézbesíttetni. A tértivevényes, ajánlott küldeményre küldeményenként ragszámot kell ragasztani és azt egyenként postakönyvbe kell beírni, ez eddig 15.425 db volt. Az adófizetési határidők (március 15., május 31. és szeptember 15.) előtt történő postázáshoz más munkaterületről is kell dolgozói segítséget kérni. Egy munkatárs ún. kihelyezett ügyfélszolgálati teendőket is ellát, hiszen az ügyfelet a központi épületből tájékoztatás kérése vagy irat leadása miatt nem lehet a Bajcsy Zs. u. 8. szám alatt működő Ügyfélszolgálatra elküldeni A jegyzői és polgármesteri titkárság feladatait 2 fő titkárnő látja el. Vezetik, nyilvántartják, irattározzák a jegyzőre és polgármesterre iktatott iratokat. Vezetik a fogadóórákra való bejelentkezéseket, telefonokat, elvégzik a rájuk bízott dokumentumok, levelek szövegszerkesztését stb. Megrendelik – a jegyző megbízása alapján – az irodaszereket, fénymásolópapírt. 1.3. A Szervezési Iroda munkakörülményei nagyon rosszak. Az irodahelyiségek zsúfoltak, a világítás nem megfelelő. Az iratok elhelyezésére nincs elég hely sem a Szervezési Csoport, sem az Ügyvitelellátó Csoport helyiségében. A tárolásra néhány rogyadozó hát- és oldallap nélküli beépített szekrény szolgál, melyek mögött a vakolat is hagy kívánnivalót maga után. A fénymásoló szoba kicsi, a szellőzése nem megfelelő, a levegő cseréjéről gondoskodni kell (télen megfagynak, nyáron megsülnek). 2.) Igazgatási Iroda Általános Igazgatási Csoportja a központi épületben, az Ügyfélszolgálati Iroda a Bajcsy Zs. u. 8. szám alatti épületben működik. Az iroda létszáma: 9 fő. Az iroda ellátja a jogszabályok által a hatáskörébe utalt államigazgatási, önkormányzati hatósági és egyéb feladatokat. Feladatköre igen sokrétű, minden olyan ügy hozzájuk tartozik, ami más irodákhoz nem. . 2.1. Ügyfélszolgálati Iroda: Létszáma négy fő. Elhelyezése megfelelő. Az épületrész padlóburkolat cseréje szükséges. Feladataik a klasszikus ügyfélszolgálaton túl folyamatos ügyfélfogadási rendben az alábbiak (az eljárások leírása nélkül): - Méhészeti nyilvántartásba vétel 2 - Marhalevél kiadása 4 - Eboltással kapcsolatos ügyek 98 - Külföldi állampolgár nyilvántartásba vétele 37 - Tűzesettel kapcsolatos hatósági bizonyítványok kiadása 22 - Hirdetmények közzététele, záradékolása 99 - Alanyi jogú és normatív közgyógy igazolványok kiadása 456 - Lakcímbejelentés 920 - Tüdőszűrő értesítések kiküldése 8136 - Adategyeztetés (népességnyilvántartás) 45 - Utca és házszám igazolások kiadása 82 - Családi állapot igazolás kiadása 68 - Lakcím fiktívvé nyilvánítása 49
4
-
-
-
-
-
-
Kisebbségi névjegyzékre vétel határozatban 284 Választási értesítők, igazolások 315 Kettős személyazonosító szám rendezése 1 Hatósági bizonyítvány kiadása 7 Hagyatéki ügyek 284 Közterület foglalás engedélyezése 221 Hazai anyakönyvezés előkészítése, felterjesztése 29 Születések anyakönyvezése 1 Házasságkötések száma 41 Halálesetek anyakönyvezése 394 Értesítés halálesetről (utólagos bejegyzésre érkezett) 359 Értesítés halálesetről (törökbálinti halálesetről a születési hely, ill. házasságkötés helye szerinti aktő értesítése) 564 Anyakönyvi kivonat kérése 69 Állampolg. igazolás kérése 5 Honosítási ügyek 28 Adategyeztetés (anyakönyvi) 8 Külföldi haláleset és javítás 11 Házassági és születési név javítása 2 BM és házassági név javítás 11 Külföldi házasság felbontás 5 BM felé anyakönyvi kivonat elszámolása (alkalom) 2 Határozat felmentésről 1
2.2. Az Általános Igazgatási Csoport államigazgatási, önkormányzati hatósági és egyéb feladatai: ellátja: 1 fő irodavezető, 1 fő szabálysértési ügyintéző, 1 fő vállalkozási ügyintéző, 2 fő igazgatási helyszínelő - Birtokháborítás 433 - Szabálysértés 976 - Igazolás kiadása fegyvertartási engedélyhez 87 - Állattartási ügyek 84 - Lakáskérelmek 82 - Gyepmesteri telep ügy 2 - Eb oltás 3 - Állatorvosok ügyeleti beosztása 6 - Ebzárlat 3 - Rókák szájon át történő immunizálása 2 - Játékterem engedélyezés 29 - Ingatlan ügy 38 - Ingatlannal kapcsolatos előterjesztés véleményezése 2 - Hozzájárulás külföldi állampolgár ingatlan szerzéséhez 3 - Visszavásárlási jog törlése 4 - Igazolás kiadása 54 - Tűzvédelmi bírság 8 - Mezőgazdasági ügyek 18 - Gyapjas lepkék elleni védekezés 1 - Bérleti díj emelés 4 - Talált tárgy 1 - Tűzijáték rendezéshez hozzájárulás kérése 7 - Hatósági bizonyítvány 4
5
-
-
-
-
-
-
-
-
Befogadás iránti kérelem 2 Egyéb 60 Parlagfű elleni védekezés 20 Működési engedélyezési eljárásban szakhatósági állásfoglalás kérése 193 ügyben (alszám 503) Tolmácsigazolvánnyal kapcsolatos ügyek 3 Telepengedélyezési eljárásban szakhatósági állásfoglalás beszerzése, helyszíni szemle 6 db (102 alszám) Adatszolgáltatás (KSH, APEH, VPOP, stb.) 16 magánszálláshely engedélyezése 4 Vásárlók könyve hitelesítése 84 Engedély nélküli közterület foglalás felderítése 13 Reklámhordozók felderítése 11 Szabálysértés kezdeményezés 48 Zöldhulladékkal kapcsolatos ügyek 36 Veszélyes ágakkal kapcsolatos ügyek 4 Veszélyes ebekkel kapcsolatos ügyek 12 Gyom és parlagfű felderítés belterületen 94 Külterületi Gyom és parlagfű bejelentés áttétele 14 Közterületen található veszélyes tárgyakkal kapcsolatos ügyek 3 Roncs gépjárművel kapcsolatos ügyek 4 Fa kivágás engedélyezése 32 Szemét elhelyezéssel kapcsolatos ügyek 13 Útszennyezéssel kapcsolatos ügyek 12 Égetéssel kapcsolatos ügyek 12 Engedély nélküli állattartás 7 Vegyszeres gyomirtás 4 Szúnyogirtás 1 Hasznosítási kötelezettség 37 Zajártalom ellenőrzése 4
2.3. Igazgatási helyszínelői feladatok: - engedély nélküli közterület foglalások felderítése - reklámhordozók ellenőrzése - az engedély nélkül kihelyezett reklámok időszakos eltávolítása a Falugazda Csoport munkatársai közreműködésével – mindenkori vezetői döntés alapján – ennek jegyzőkönyvezése, - a helyi rendeletek be nem tartása esetén szabálysértési eljárás kezdeményezése, - a zöld nyesedék rendeletben meghatározott időn túli kihelyezése esetén felszólítás, annak eredménytelensége esetén szabálysértési eljárás kezdeményezése, - a közterületre kihajló ágak eltávolítására való szóbeli/írásbeli felszólítás, - a közterületre kiharapó kutyák gazdájának szóbeli/írásbeli felszólítása, eredménytelenség esetén szabálysértési eljárás kezdeményezése, - a közterületen, illetve a belterületi ingatlanokon a gyom és parlagfű fertőzöttség ellenőrzése hivatalból és bejelentésre egyaránt, - külterületi ingatlanok esetén gyom és parlagfű fertőzöttség bejelentések áttétele a Földhivatalhoz, - a helyi parlagfű „forró drót” lehallgatását követően a bejelentések ellenőrzése, szükség esetén felszólítás, egyéb intézkedések kezdeményezése,
6
a közterületen elhelyezett veszélyes tárgyak esetében azonnali/szóbeli – vagy írásbeli intézkedés, - kóbor, valamint elhullott/elgázolt állatok esetén a gyepmester felé intézkedés, - működésképtelen és rendszám nélküli gépjárművek közterületi tárolása esetén a tulajdonos felderítése, az elszállíttatásra rábírása, ismeretlen tulajdonos esetén a szolgáltató céggel az elszállítás megrendelése, jegyzőkönyvezése, - fa kivágási kérelmek helyszíni szemléje, döntés után a pótlások ellenőrzése, - kullancs és rágcsáló irtás – testületi döntés utáni – megrendelése, a munka ellenőrzése, - együttműködés a mezőőrökkel, - állattartási ügyek helyszíni szemléje, jegyzőkönyvezése, - birtokvédelmi ügyek helyszíni ellenőrzése, jegyzőkönyvezése, - balesetveszély azonnali elhárítása pl.: működő keverőgép a közterületen, - hiányzó KRESZ és irányító táblák jelzése, - síkosság mentesítés ellenőrzése, - egyedi hatósági ügyekben, illetve társhatóság megkeresésére helyszínelési feladatok ellátása, - ad hoc jellegű, (ez éves átlagban 450-500 eset) sokrétű ügyek, általában lakossági jelzés alapján, pl.: égetés belterületen, olajszennyezés, stb.) 2.4. Az Általános Igazgatási Csoport munkakörülményei igen mostohák. Tárolásra itt is hátés oldalfal nélküli roskadozó beépített szekrények szolgálnak. -
3.) Népjóléti Iroda 3.1. A Népjóléti Iroda Egészségügyi és Szociális Csoportja négy főből áll. A Népjóléti Iroda Egészségügyi és Szociális Csoportja tevékenysége, feladatköre igen sokrétű és szerteágazó, nagy számú ügyfél és ügyiratforgalmat bonyolít le. − Egyszeri átmeneti segélyek 720 − Temetési segélyek 60 − Köztemetés 12 − Tüzelő támogatás 111 − Az 50 %-os munkaképesség csökkenést kapott ügyfelek ügyinek intézése, a rehabilitációs bizottság összehívása, igazolás kiadása 18 − Közgyógyellátás 340 − aktív korú nem foglalkoztatott (havonta változó létszám) 15 − időskorúak rendszeres szociális segély 6 − rendszeres szociális segély (egészségkárosodott) 2 − Lakásfenntartási támogatás 3 − Ápolási díj 68 − Családi jogállás rendezése (apai elismerő nyilatkozat ) 31 − Bölcsődei felvételi kérelmek 113 − Mozgáskorlátozottak ügyei 90 − Gyermekes családok esetében rendkívüli gyermekvédelmi támogatás 430 − Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény 111 − Étkezési hozzájárulás 330 − Kamatmentes kölcsön 34 − BURSA Hungarica ösztöndíj támogatás 26 − Szakápolás - az idén még nem volt kérelem − Szociális étkezés 66 − Házi segítségnyújtás (gondozás ) 20 − Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás (2006.óta működik ) 10
7
− −
-
-
közlekedési támogatás 210 gázártámogatás 122 Statisztika készítés Rendelet-tervezet előkészítése Bizottsági, Képviselő-testületi ülésekre előterjesztések készítése Bizottsági, Képviselő-testületi üléseken való részvétel, bizottsági jegyzőkönyvek készítése Környezettanulmányok készítése a határozatok meghozatalával kapcsolatban vagy társhatóság, egyéb szerv megkeresésére 50 Karácsonyi csomag elkészítése, kiszállítása az érintetteknek időseknek 350 gyermekes családok 350
3.2. Szociális Gondozó Csoport feladatait öt szociális gondozó látja el. - A szociális gondozók gondoskodnak azokról az időskorú személyekről, akik otthonukban önmaguk ellátására saját erőből nem képesek és róluk nem gondoskodnak. A szociális gondozók jelenleg 20 főt gondoznak, ez a létszám változó. (kórházba kerülés, haláleset vagy csak egyszerűen nem kérik már a gondozást) Tevékenységük: a gondozottak részére bevásárlás, gyógyszerkiváltás, hivatalos és egyéb ügyek intézése, ház körüli munkák elvégzése, fürdetés, mosás, tüzelő behordás, begyújtás. Megpróbálják az egyedül élő idős emberek lelki egyensúlyát biztosítani azzal is, hogy meghallgatják gondjaikat, problémáikat. - Az étkeztetés keretében azoknak a szociálisan rászorultaknak a legalább napi egyszeri meleg étkeztetéséről kell gondoskodni, akik azt önmaguk, illetve eltartottjaik részére tartósan vagy átmeneti jelleggel nem képesek biztosítani. Jelenleg 66 fő részére szállítják házhoz az ebédet, ez a létszám változó, az elmúlt évben meghaladta a napi 100 adagot. (kórházba kerülés, haláleset vagy csak egyszerűen nem kérik már az ebédet) A felsorolt feladatok nagyvonalakban tükrözik az Iroda tevékenységét, de természetesen ezeken belül számos ún. ad-hoc feladat is van. A Népjóléti Iroda ügyiratforgalma október hónappal bezárólag : 6540 db December hónapban jelentős lesz mind a felnőtt, mind a gyermekes családok segély kérelme, valamint ekkor kerül sor a karácsonyi csomag tartalmának megvásárlására, a csomag elkészítésére, az érintettekhez történő kiszállításra. 3.3. A Népjóléti Iroda kilenc munkatársa kb. 8 éve dolgozik a jelenlegi, egy légterű irodában. Tevékenységüknek nem megfelelő ez az elhelyezés, mivel nem lehet biztosítani azt az intimitást, amit feladatkörük megkövetel, valamint alkalmatlan az elmélyült munkavégzésre, amikor minden kolléga az irodában tartózkodik, dolgozik, ügyfelekkel foglalkozik vagy telefonon ad felvilágosítást (pl. előterjesztés készítés, rendelet-tervezet készítés, döntés előkészítés). Nyolc éve kerültek megvásárlásra a jelenlegi bútorok melyek „gyerekbútorok”, nem irodába valók, de az akkor rendelkezésre álló keretből ezt lehetett vásárolni. A rakodó felület kevés, a polc kevés, a régi épületből áthozott bútorok viszont mostanra teljesen elhasználódtak, elkorhadtak, a hátlapjuk leesett. A nem megfelelő munkafeltételekhez tartozik, hogy egy WC van, nincs külön férfi - női, külön az ügyfeleknek.
8
A nyomtató illetve a fénymásoló is használt, más irodától „örökölték” őket. 3.4.Az Iroda tevékenységéből adódóan szoros kapcsolatban van a Családsegítő és Gyermekjóléti Szolgálattal, a Bölcsődével, az óvodákkal , iskolákkal, a védőnőkkel, gyermek és háziorvosokkal és fogorvosokkal. Szintén jó és szoros a kapcsolat a településen működő „ Jóakarat kör”-rel, a Caritas civil szervezettel, a Nyugdíjas Klubbal, a „Sorsunk és Jövőnk „ Családok Átmeneti Otthonával. 4.) Közgazdasági Iroda Az iroda 17 fővel végzi munkáját, melyből 1 irodavezető, egy irodavezető helyettes, egy adócsoport és egy könyvelési csoportvezető lát el közép szintű vezetői feladatot. Feladata: az önkormányzat költségvetésének végrehajtása, a bevételek beszedése, kiadások teljesítése, a pénzügyi és számviteli feladatok ellátása. Az iroda évről évre kb 5 milliárdos költségvetésből gazdálkodik. Végzi a Polgármesteri Hivatal, mint önálló költségvetési szerv, valamint 8 részben önálló költségvetési szerv gazdálkodását, és koordinálja további 3 önálló intézmény gazdálkodását. 4.1. Költségvetési Csoport: - Segíti a Képviselő-testület munkáját és előkészíti a Képviselő-testület, illetve a bizottságok elé kerülő előterjesztéseket. - Gondoskodik a folyamatos gazdálkodási feltételekről, elkészíti a Polgármesteri Hivatal és a hozzá tartozó intézmények, kisebbségi önkormányzatok szabályzatait. - Kapcsolatot tart a számlavezető hitelintézettel, a folyamatos likviditás biztosítása érdekében intézi a hitel igénybevételt. - Részt vesz a szerződések előkészítésében. - A különféle ellenőrzések végrehajtását segíti: ÁSZ, APEH, stb. - Részt vesz a belső ellenőrzés+kistérség+banki kapcsolat+hitel - Kapcsolatot tart a szakterületébe vágó kérdésekben a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulásával. - A költségvetési rendelet kiadásainak és bevételeinek kimunkálása, ezen belül a Polgármesteri Hivatal részletes költségvetésének elkészítése, a képviselő-testületi döntések és központi költségvetési módosítások átvezetése, rendelet-módosítások elkészítése. - Elkészíti költségvetés állásáról szóló féléves és háromnegyedéves beszámoló számszaki részét a képviselő-testület felé, előterjeszti a zárszámadást. - Elkészíti az állami támogatás igénylését, elszámolását, felméri a mutatószámokat és feladatmutatókat. - A társadalmi szervek pályázaton elnyert pénzeszköz átadását előkészíti. - Ellátja a részben önálló költségvetési szervek ellenjegyzési feladatait. - Bérgazdálkodás keretében ellenőrzési a PH és a hozzá tartozó intézmények személyi juttatás előirányzatának teljesítési adatait, meghatározza a bérmegtakarítás terhére adható jutalmak összegét. 4.2. Könyvelési csoport - elkészíti a Polgármesteri Hivatal, az önkormányzat negyedéves, féléves költségvetési jelentéseit, évvégén elvégzi a zárlati munkálatokat, összeállítja a beszámolót és a mérleget, amelyet a Magyar Államkincstár felé kell leadni. - A legfőbb feladatokon túl ellát érvényesítési, ellenjegyzési, házi pénztár ellenőrzési feladatokat,
9
-
-
-
-
-
-
− − − − − − − −
-
-
könyveli a ”0” számlaosztályt, az elszámolási számla pénzellátással kapcsolatos alszámláit, adóbeszedési alszámláit és egyéb alszámlákat, valamint a MÁK nettó finanszírozás körébe tartozó tételeket. Információt és adatot szolgáltat vezetői döntésekhez és külső szervezetek részére. a pénztári forgalom főkönyvi könyvelését (kb. 10000 tétel éves szinten) bedolgozik a mérlegjelentés elkészítésébe és a zárlati munkálatokba végzi a beruházások aktiválásával kapcsolatos könyvelési és nyilvántartási feladatokat, vezeti a befejezetlen beruházások analitikáját Rendezi a függő tételeket és negyedévente beruházási statisztikai jelentést készít. Ellát érvényesítési feladatokat. végzi a banki forgalom és a bér főkönyvi könyvelését (kb. 13000 tétel éves szinten), vezeti a vevő és szállító analitikus nyilvántartást Elkészíti a különböző adónemekben keletkező bevallásokat és továbbítja ügyfélkapun keresztül. Rögzíti a tárgyi eszközök változásait az un. Befesz programban, értékcsökkenések számítását elvégzi és egyeztet a főkönyvi könyveléssel. a vevő-szállító analitika gépi rögzítését és vezeti a kötelezettség-vállalások nyilvántartását (kb. 11000 tétel évente). vezeti a tárgyi eszköz kartonokat. kezeli a banki terminált, a Spectra rendszeren keresztül végzi a banki átutalásokat. Az átutalások teljesítése előtt érvényesítési feladatokat végez, a számlákat felszereli, ellenőrzi, teljesítést igazoltat, utalványozásra, ellenjegyzésre előkészíti. A beérkező számlákat nyilvántartásba veszi. Naprakész információkat szolgáltat a vezetés részére a bankszámlák egyenlegéről, a bevételek és kiadások pénzforgalmáról. Teljesíti a készpénzes kifizetéseket és bevételezi a befizetéseket (kb. 6000 tétel évente). Gondoskodik a megfelelő mennyiségű és címletezésű készpénz biztosításáról. Kezeli a kisebbségek és a részben önálló költségvetési szervek készpénzeit is, ellátmányt fizet ki, elszámolásokat fogad. A készpénzforgalomhoz kapcsolódóan analitikus nyilvántartásokat vezet, számlát állít ki (kb. 300 db évente). Az un. AN analitikus nyilvántartó program kezelése Ezen a programon tartják nyilván a lakbéreket, a nem lakás célú helyiségek bérleti díjait, az önkormányzati lakások törlesztő részleteit, a munkáltatói és lakásvásárlási kölcsönöket. pénztári és banki befizetések rögzítése ügyfelek tartozásainak előírása/kivetése csekkek küldése tartozásokról értesítés küldés/felszólítás lejárt kölcsönök ügyfélszámláinak lezárása új kölcsönök esetén ügyfélszámla nyitása a nyilvántartó rendszerben számlák kiállítása AN nyilvántartó program programozójával kapcsolattartás. Év végi leltározás végrehajtása, számlázási feladatok (kb. 700 db számla évente). Szerződések előkészítése Igazolások kiadása Földhivatali bejegyzések kezdeményezése. A Polgármesteri Hivatal és a hozzátartozó intézmények nyugdíj- és egészségpénztári
10
feladatai Önkéntes nyugdíjpénztár − havi bevallások elkészítése − új belépők felvétele − kilépő dolgozók törlése a rendszerből − bérváltozások rögzítése a rendszerben − cafeteriából nyugdíjpénztári befizetést választó dolgozók nyilvántartásának létrehozása, nyilvántartás vezetése, havi bevallás elkészítése küldése Patika egészségpénztár − cafeteriából egészségpénztári befizetést választó dolgozók nyilvántartásának létrehozása, nyilvántartás vezetése, havi bevallás elkészítése, küldése Megszűnt Anna-hegyi Viziközmű Társulat ügyeinek intézése − bankszámlák könyvelése − kényszertársulók tartozásainak kimutatása, megküldése adócsoport felé − különbözeti összegekről csekkek küldése az LTP tagok részére − levelezések − igazolás kiállítása − negyedéves beszámolók készítése - Az átvett Viziközmű Társulat iratanyagai rendszerezésének kialakítása, az iratanyagok ügyfelenként történő nyilvántartásának elkészítése. - A társulati tagok tartozásának nyilvántartására szolgáló VIZCSAP program kezelése. - Az analitikus nyilvántartási rendszer befizetéseinek, és tartozásainak az önkormányzat előírásainak megfelelő átalakítása, az ennek megfelelő nyilvántartás kialakítása, a költségvetési csoport előírásait szolgáló analitikával történő alátámasztása. − OTP LTP-vel kapcsolattartás, az LTP-vel rendelkező társulati tagok hiányos megtakarításainak figyelemmel kísérése − OTP LTP-vel történő levelezések − VIZCSAP nyilvántartó rendszer rendszergazdájával történő kapcsolattartás, a programfrissítések megrendelése, egyedi igények megfogalmazása, kivitelezésére történő megbeszélések lebonyolítás Munkaügyi feladatok: a Polgármesteri Hivatalhoz tartozó részben önálló intézmények (Bölcsőde, négy óvoda, Családsegítő Szolgálat, Művelődési Ház, Könyvtár) dolgozóinak, ill. a Hivatal köztisztviselőinek, valamint a hozzá tartozó közalkalmazottak (Házi Segítségnyújtás, Parkfenntartás, Köztisztaság, Védőnői, Háziorvosi Szolgálat és Egyéb Kulturális tevékenység) dolgozóinak a különböző nem rendszeres juttatások, ill. kifizetések számfejtése, feladása, pl.: - bérlet, - étkezési hozzájárulás, - önkéntes nyugdíjpénztári -, Patika egészségpénztári befizetés, - szakirodalom vásárlási támogatás, - jutalmak, céljutalmak, - saját gépjárművel történő munkába járás, ill. gépkocsi költségtérítés, - üdülési hozzájárulás, - ruházati költségtérítés, - albérleti hozzájárulás, - munkáltató által adott szociális segély,
11
-
-
-
-
-
-
-
temetési segély, iskolakezdési támogatás, a Cafetéria rendszeren belüli elemek – ajándékutalvány, o üdülési csekk, o internet, o önkéntes nyugdíjpénztári - és egészségpénztári befizetések -, minden egyes dolgozóra és az általuk megjelölt hozzátartozókra egyaránt) éves szinten ez mintegy 253 dolgozó esetében rendszeres feladatot jelent (kb 12000 tétel rögzítése éves szinten). Előzőekben felsorolt munkavállalói körben munkáltatói igazolás kiadása. feladata a változó bérek (szabadidő megváltás, túlóra, eseti helyettesítési díj, délutáni pótlék) a fent említett intézmények és a Hivatal dolgozói esetében határidőre történő lejelentése, listák elkészítése, valamint továbbítása megadott határidőben a MÁK felé. A képviselők ( 17 fő) és a külső bizottsági tagok részére nyilatkozatok készítése és kiküldése, majd a beérkezett adatok, ill. igazolások alapján nyilvántartás felvezetése, ezek alapján a havi elszámolások (kifizetések) felvitele (IMI rendszeren), engedélyeztetése, utalásra előkészítés, nyilvántartás havi aktualizálása. Ugyanez vonatkozik a havi rendszeres megbízási díjjal dolgozók esetében is Az eseti megbízási szerződések lejelentése, engedélyeztetése, majd átadás kifizetése, ill. utalásra (a fent említett intézmények esetében is). A Népjóléti Iroda által készített lista alapján az ápolási díjban részesülők (68 fő) külsősök adatainak rögzítése, majd a havi rendszerességgel történő kifizetések felvitele, kinyomtatása, lista készítése a felvitelről, majd aktualizálása az utaláshoz. Nyilvántartás vezetése. Havi zárások elkészítése és határidőre történő eljuttatása a MÁK felé. A személyi jövedelemadóval kapcsolatos év végi igazolások elkészítése (képviselők, bizottsági tagok, ápolási díjasok, megbízási díjban részesülök), leigazoltatása és határidőben történő kiküldése az adott személyek részére.
A Közgazdasági Iroda munka mennyisége nem mérhető le az iktatott ügyiratok számával hiszen a végrehajtandó feladatok más jellegűek. Mégis az iroda ügyiratforgalma ebben az évben közel 1700 volt. A technikai feltételek korszerűsítése a munka minőségének javításához elengedhetetlen. Elsősorban új analitikus nyilvántartó rendszerek beállítása szükséges, illetve megfogalmazódik az igény egy integrált rendszer bevezetésére is. A munkát jelentősen nehezíti, hogy több részben önálló költségvetési szerv és ezen kívül más különféle szakfeladat működtetését is itt kell végezni. Ez szerteágazó munkát és ismereteket és megfelelően kialakított számviteli rendszert igényel. A Közgazdasági Iroda Költségvetési és Könyvelési Csoportjából három munkatárs december végén nyugdíjba vonul, ez óriási terheket ró a Hivatal vezetésére. 4.3. Adóügyi csoport Az Adóügyi Csoport hatósági tevékenységét szervezeti egységként a Közgazdasági Iroda keretében végzi. Az adócsoport létszáma 6 fő, ebből egy fő felmentési idejét tölti nyugdíjba vonulása miatt. Egy másik munkatárs december végén kíván nyugdíjba vonulni. Általános feladatok az adóztatásban: - Az adók beszedése és nyilvántartása.
12
-
-
Az adókötelezettségek ellenőrzése és hatósági eljárások lefolytatása. Az adószámlák kezelése (könyvelés, átvezetés, visszautalás). 13 folyószámlát kezelése Egyenleg értesítők kiküldése, adómérték változás esetén határozatok kiadása.
Önadózás keretében megállapított adónemek a helyi iparűzési adó, a talajterhelési díj, a luxusadó és az idegenforgalmi adó és a földbérbeadásról származó jövedelem esetén: - Adóbevallások feldolgozása, rögzítése - fizetési meghagyások kibocsátása. - a hibás bevallásokról javító határozatok elkészítése, - hiánypótlások elrendelése. - az iratok rendezése, a jogerőre emelkedés meghatározása (tértivevények, ill. kézbesítési vélelem megállapítása. - Az adószámlán belül átvezetés, rendezés az adózó rendelkezése alapján. - Felszólítás adatközlésre ill. fizetésre. - A hátralékok figyelemmel követése, szükséges intézkedések megtétele. Kivetéses adónemek az építményadó, a telekadó és a gépjárműadó - Adóbevallások feldolgozása, rögzítése - kivetési határozatok kibocsátása. - a hibás bevallásokról javító határozatok elkészítése, - hiánypótlások elrendelése. - az iratok rendezése, a jogerőre emelkedés meghatározása (tértivevények, ill. kézbesítési vélelem megállapítása. - az adószámlán belül átvezetés, rendezés az adózó rendelkezése alapján. - Felszólítás adatközlésre ill. fizetésre. - a hátralékok figyelemmel követése, szükséges intézkedések megtétele. A gépjárműadó esetében a Központi Adatnyilvántartó adatai alapján történik a kivetés, javítás és törlés. Egyéb feladatok - adó és értékbizonyítványok (helyszíni szemle alapján), adóigazolások kiállítása. - Átvezetési és visszautalási kérelmek elbírálása. - A fizetési könnyítések (fizetési halasztás, részletfizetés, adómérséklés) engedélyezése. Az idegen helyről ill. más irodák által kimutatott hátralékok behajtása. - Az illetékkötelezettségek nyomon követése és a szükséges intézkedések megtétele. - Egyedi ügyek elbírálása. - A fellebbezések és bírósági felülvizsgálatra szóló beadványok felterjesztése. Az adóhatóság negyedévente a MÁK utasításai szerint zárja az adónemeket és a szükséges kimutatásokat kinyomtatja ill. adatrögzítőn átadásra kerül. A Közgazdasági Iroda felé negyedévente a MÁK utasítása alapján a következő adatok kerülnek átadásra: a zárás összesítő, a mérleg lista analitikus kimutatása, a 12/c. tábla floppyn, az adókövetelések értékelése, a magánszemélyek befizetése, az adóerő képesség. A 2006. szeptember 30-án, a III. negyedévi zárás alapján a következők állapíthatók meg adónemenként:
13
-
Építményadó: az adózók száma: 518 (mentes az adó alól 861), a bejelentett terület nagysága: 366.836.500 m2 Telekadó: az adózók száma: 52, az adóköteles terület nagysága: 2.472.384 m2. Idegenforgalmi adó: az adózók száma: 12. Helyi iparűzési adó: az adózók száma 1355, adóelőleg kivetési alapja 75.260.672.371 Ft. Gépjármű adó: az adózók száma: 4806, az összes gépjármű száma 8737. Luxusadó: az adózók száma 1 Talajterhelési díj: az adózók száma: 123, a kivetés alapja 7.968 m3.
2006. évi ügyiratforgalom: - 83 db adóigazolás - 117 db adó és értékbizonyítvány - helyi iparűzési adó 1845 db ügyirat - építményadó 1379 db ügyirat, - telekadóban 142 db ügyirat, - gépjárműadó közel 10.000 db (minden gépjárműről egyedi határozatot kell hozni és havonta 150 db adat változás kerül átadásra, - átvezetési és visszautalási kérelmek 248 db, - méltányossági kérelmek 110 db, - talajterhelési ügyiratok 275 db, - luxusadó bevallások 3 db, - idegen behajtás 510 db, - adatkérések és egyedi ügyek 260 db. A nyilvántartott adózók száma 10658 db. Évente az egyenlegértesítőt minden adózónak ki kell küldeni. A csoport létszáma és elhelyezése nem teszi lehetővé a megfelelő hatósági munkát, az adótitok megőrzését. Szükséges a megfelelő informatikai háttér megteremtése (szerver stb). A számviteli munka nagysága miatt egy személyt a könyvelés kezelésére alkalmazni kell. 5.) Műszaki Iroda 5.1. A Műszaki Iroda Építési Csoportja három fő építési előadóból áll (ebbe beletartozik a műszaki irodavezető is, aki vezetői, irányítói feladatain kívül ügyintézői feladatokat is ellát), jelenleg egy státusz betöltetlen. Munkájukat egy fő adminisztratív ügyintéző segíti. A Műszaki Iroda vezetője 2006. június 30-ával bejelentette nyugdíjba vonulási szándékát, december 31-ig felmentési idejét tölti. A vezetői feladatokkal Kovács Béla urat bíztam meg. Egy kisegítő munkatárs is nyugdíjba vonult, így egy fő építész látta el a feladatokat. Az építéshatósági munkakört megpályáztattam, három pályázat érkezett, melyek közül egy pályázat volt elfogadható, a másik két jelentkező képesítése nem felelt meg a vonatkozó kormányrendeletben foglaltaknak. Az új munkatárs kinevezése július második felében megtörtént, betanítása folyamatban van, mert óriási a tervezői tapasztalata, de hatósági ügyintézői gyakorlata nincs. A fennmaradó építéshatósági ügyintézői státusz meghirdetésre került. A Pest Megyei Közigazgatási Hivatal 2006. 05. 11-i, a - Polgármesteri Hivatalban 2006. március 21-én és 23-án megtartott komplex ellenőrzése után készült - jelentésében megjegyezte, „az ügyiratok számát tekintve a személyi állomány jelenlegi létszámával az építéshatósági el-
14
járások megfelelő színvonalon végzése nem biztosítható.” A csoport hatékony működéséhez elengedhetetlen a létszám + 1 fővel történő emelése. Az Építési Csoport - Ellátja első fokon az az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény (Étv.) 52. § (2) bekezdésében foglaltak értelmében a jegyzői jogkörbe utalt építésügyi hatósági feladatokat, az ezzel a tevékenységekkel kapcsolatos jogszabályok (pl.: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, az egyes építményekkel, építési munkákkal és építési tevékenységekkel kapcsolatos engedélyezési eljárásokról szóló 46/1997. (XII. 29.) KTM rendelet, a telekalakításról szóló 85/2000. (XI. 8.) FVM rendelet, az építésügyi bírságról szóló 43/1997. (XII. 29.) KTM rendelet, stb.) teljes körű betartásával. - Munkakörével kapcsolatban helyszíni szemléket tart, az ügyfeleket hiánypótlásra szólítja fel, szakhatósági igazolásokat szerez be, vizsgálatokat végez, szükség szerint személyes tárgyalásokat tart. - Döntésre előkészíti a (elvi, végleges) telekmegosztási, az elvi építési, építési, átalakítási, bővítési, bontási, használatbavételi, fennmaradási engedélyezési eljárásokkal kapcsolatos ügyeket, ill. első fokú hatósági jogkörben – a törvényben előírt 60 napos ügyintézési határidő betartásával – határozatot hoz, az építési tervdokumentációt és a határozatot annak jogerőre emelkedésekor keltezéssel, aláírással, jogerősítő bélyegzőlenyomattal látja el. - Az első fokú döntés ellen esetleg érkező fellebbezéseket 8 napon belül továbbítja a Pest Megyei Közigazgatási Hivatal felé. - Az Önkormányzat rendeleteiben foglaltak alapján előkészíti az építési tilalmak elrendeléséről, ill. megszüntetéséről szóló döntéseket. - Ellenőrzi az építmények helyének kitűzését, az építési munkák végzését, a telek és az építmények állapotát, felderíti az engedély nélkül, és engedélytől eltérő módon végzett építési munkákat, építésrendészeti eljárást folytat le a feltárt engedély nélküli, ill. engedélytől eltérő építkezésekkel kapcsolatban. Ennek keretében – szükség szerint – a helyszínen intézkedik az építési (bontási) munkálatok leállításáról, azok folytatásának lehetőségéről, amennyiben jogszabály úgy rendelkezik, építésügyi bírságot szab ki. - Tűz, elemi csapás, vagy avulás miatt részbeni, vagy teljes megsemmisülés esetén kezdeményezi a műszaki beavatkozások elrendelését. - Közvetlen életveszély elhárítása esetén kezdeményezi a lakók kiköltöztetésének elrendelését, valamint javaslatot tesz a kártalanítás módjával kapcsolatban. - Előkészíti az épületek jó karbantartására vonatkozó kötelezések kiadását. - Döntésre előkészíti a felvonók építési és használatbavételi engedélyét. - Hatósági bizonyítványokat ad ki – kérelemre – a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény 84.- 85. §-ban meghatározott ügyekben. - Műszaki és államigazgatási ügyekben előterjesztéseket készít a szakbizottságok, illetve a Képviselő-testület részére. - Döntésre előkészti az építési engedélyhez kötött közterületi létesítmények engedélyezésével kapcsolatos kérelmeket. - Ellátja a Tervtanács működésével kapcsolatos feladatokat 5.2. A Műszaki Iroda Közmű Csoportja két fő előadóból és egy fő adminisztrátorból áll. Általános feladatok: - vízellátási közművek − gázellátási közművek
15
− − −
−
csatornázási közművek felszíni vízelvezetés útépítés létesítményeinek felújítása, fejlesztése, korszerűsítése során szakhatósági, a kivitelezés során közútkezelőként történő együttműködés egyebek, pl.: burkolt és földutak, felszíni vízelvezető rendszerek javítása, helyreállítása, lakossági panaszok kivizsgálása, lehetőség szerinti rendezése, megoldása.
A Közmű Csoport - Szakhatóságként közreműködik az Önkormányzat illetékességi területén valamennyi közterületi – nem az Önkormányzat engedélyezési hatáskörébe tartozó – közmű, út és egyéb tervezési munkában. - Kiadja a közterületi bontási engedélyeket, meghatározza a munkavégzés feltételeit, és ellenőrzi a helyreállítás módját és minőségét. - Előkészíti a súlykorlátozás engedélyezésével kapcsolatos eljárást. - Az utólagosan gázbevezetést kérők részére adatot szolgáltat megvalósulási dokumentációk alapján gázcsonk elhelyezéséről, s megadja a szükséges felvilágosításokat, ugyanis újabban a TIGÁZ Rt-nek kell fizetni a közműfejlesztési díjat. - Kezeli a belterületen megépített közművek átadási dokumentációját, és ezekkel kapcsolatban a szükséges információkat megadja a szakhatóságoknak és a lakosságnak. - Műszaki és államigazgatási ügyekben előterjesztéseket készít a szakbizottságok, illetve a Képviselő-testület részére. - Részt vesz a különböző szakhatóságok által meghirdetett bejárásokon, tárgyalásokon és megteszi észrevételeit a község érdekeinek megfelelően. - Gondoskodik bizonyos közművek állapotának megóvásáról, és igyekszik a részére biztosított keretből megoldani azok karbantartását és javítását. - Elvégezteti bizonyos közművek terveztetését és felügyeli annak kivitelezését. - Kivizsgálja a lakossági bejelentéseket, és megoldást dolgoz ki a problémák rendezésére. Általában igen szerteágazó ügyekben szükséges valamilyen döntést hozni, és a személyes panaszok okainak kivizsgálása sok időt vesz igénybe. - Előkészíti és felügyeli az út- és járdaépítési/javítási programot. - Időszakosan és évenkénti rendszerességgel szervezi a gallyazást, veszélyes fák kivágását. - Szakterületére eső veszélyhelyzetek kialakulása idején megteszi a szükséges intézkedést a veszély elhárítására, a kialakult állapot kezelésére (támfal omlása, építése, földcsuszamlás, stb.) 5.3. A Műszaki Iroda 2006. évi ügyiratforgalma (2006. október 25-ig): Az építéshatósági engedélyezési eljárással kapcsolatos ügyiratforgalom az alábbiak szerint alakult: - építési engedély, ill. módosított építési engedély, 1204 - használatbavételi engedély 703 - bontási engedély 45 - fennmaradási engedély, építésügyi bírság 160 - bontási, átalakítási kötelezés, 130 - rendeltetési mód-változtatási engedély, 30 - végrehajtási bírság, 46 - hatósági bizonyítvány, ill. egyéb közbenső intézkedés. 235
16
5.4. A Műszaki Iroda munkatársai három irodahelyiségben dolgoznak, megosztva azokat a főépítésszel és az informatikussal, munkakörülményeik igen mostohák.: - nincs helyiség, ahol étkezni lehet, - csak egy WC van, nők férfiak számára, nincs külön ügyfél WC, - a bútorok régiek, rossz állapotúak, ahány db, annyiféle, méretben, típusban egyaránt különböző - az egyik görgős szekrényajtót nem lehet elhúzni, mert kiesik, a másik vaspánttal lett megerősítve, az ajtók rendszeresen leesnek, a harmadik szekrény hátsó fala ismét levált - nincs olyan méretű asztal, amelyen nagy méretű térképet (A1, A0) meg lehetne tekinteni., illetve az építtetőkkel a terveket egyeztetni. Szükség lenne egy helyiségre, amit a főépítész, illetve az építészek tárgyalóként, valamint ügyfélfogadásra használhatnának. 6.) Beruházási Iroda A Beruházási Iroda végzi a nagyközség területén az építési, felújítási és karbantartási munkák előkészítését, szervezését, lebonyolítását. Ezen belül a - pályázati lehetőségeket felkutatja és elkészíti a pályázatokat, - sikeres pályázat esetén a végrehajtást előkészíti majd a pénzügyi elszámolást elvégzi a támogatást nyújtó felé - közbeszerzési eljárásokat előkészíti és lefolytatja - a lebonyolítókkal elvégezteti - a pénzügyi fedezetek biztosításához a szükséges előterjesztéseket elkészíti (2006. évben összesen: 259 előterjesztés) - a fedezetbiztosítást követően a szerződéseket előkészíti és nyilvántartja. - A munkák folyamatos műszaki ellenőrzését elvégzi illetve elvégezteti. - A munka befejezését követően a szükséges pénzügyi és technikai-műszaki lezárást elvégzi. - Folyamatosan végzi az önkormányzati ingatlanok és lakások veszély elhárítási és karbantartói munkálatait. - Beszámolókon keresztül folyamatosan tájékoztatja a Hivatal vezetését és a Képviselőtestületet a munkák helyzetéről. - Az önkormányzat ingatlanvagyonával kapcsolatos vagyongazdai teendőket ellátja - állami tulajdon önkormányzati tulajdonba igénylése - ingatlanok vételével, eladásával, bérbeadásával kapcsolatos ügyintézés - földhivatali ügyintézések - ingatlanrendezések, telekösszevonások, -megosztások, művelés alóli kivonások - tulajdonosi hozzájárulások beszerzése - vagyoni értékű jogok ügyintézése - az Iroda által előkészített szerződések nyilvántartása Fenti feladatokon túl az Iroda végzi az energetikusi feladatok egy részét, ezen belül - a közüzemi feladatokat ellátó cégekkel szükséges kapcsolattartás, szerződéskötés, szerződésmódosítás - beruházási, felújítási, korszerűsítési feladatok egyeztetése, előkészítésben való részvétel valamint a végrehajtásban közreműködés - számlák igazolása, szúrópróbaszerű ellenőrzése
17
Az Iroda feladata a vezetékes és mobiltelefonokkal kapcsolatos szerződéskötések előkészítése, nyilvántartása és a szükséges javítások elvégeztetése és igazolása valamint a megküldött számlák ellenőrzése, intézményekre történő lebontása. A pénzügyi kerettáblázatok nyilvántartását szintén a Beruházási Iroda végzi. A Beruházási Iroda feladatkörébe tartozik a költségvetési rendelet előkészítéséhez az áthúzódó beruházási kötelezettségek nyilvántartása, valamint az intézmények és képviselők részéről megfogalmazott beruházási igények alapján az éves beruházási, felújítási terv elkészítése. Az Iroda munkatársai rész vesznek a Beruházási és Fejlesztési Bizottság ülésein, elkészítik a jegyzőkönyvet az SZMSZ által megkövetelt formátumban. A fentieken túlmenően az Iroda intézi a tervezett önkormányzati programokhoz szükséges közműellátás biztosítását. A feladatokkal összefüggésben valamennyi irányító- és főhatósággal valamint szakhatóságokkal a szükséges egyeztetéseket lefolytatjuk. Az elmúlt években egyre nagyobb számban folytatott le közbeszerzési eljárásokat, 2006-ben összesen 19-et, melyből 15-öt már eredményesen lezártunk. Közreműködünk valamennyi – a Hivatalt érintő – központi ellenőrzési eljárásban. Jelenleg a fenti igen sokrétű és szerteágazó feladatot 5 fő teljes munkaidőben, 1 fő előadó 6 órás részmunkaidőben végzi. A 2006. évi munkálatok volumenét figyelembe véve további 1 fő adminisztrátor és 1 fő kamarai tagsággal rendelkező műszaki ellenőr alkalmazása lenne szükséges. Természetesen szükséges még ehhez az infrastruktúra megfelelő kiépítettsége is valamint helyiség biztosítása. Az Iroda ügyiratforgalma a következő: Név Ügyiratok száma Pákozdy Dénes 650 + 25 db jegyzőtől ill. polgármestertől átvett ügy irodavezető Molnár Tibor 109 + a jegyzőtől ill. polgármestertől átvett ügyek Szakali József beruházási előadó. közbeszerzési referens Lehoczkiné Németh Éva pályázati referens Erdélyi Hajnalka beruházási előadó Varga Gábor vagyongazda
878 + a jegyzőtől ill. polgármestertől átvett ügyek 470 + a jegyzőtől ill. polgármestertől átvett ügyek 49 285 + a jegyzőtől ill. polgármestertől átvett ügyek
18
7.) Közvetlenül a jegyző alá rendelt munkakörök: 7.1. Közoktatási referens egy személyben, közvetlen a Jegyző irányításával látja el a Hatásköri Jegyzékben és a munkaköri leírásában szereplő munkaterületeket, valamint a kapott plusz feladatokat. (2000-től az Országos szakértői névjegyzékben szereplő közoktatási szakértő. Ajánlók: prof. Zsolnai József, Dr. Halász Gábor. Szakterülete: tanügyigazgatás.) A közoktatási intézményrendszer helyi szakmai irányításán kívül hozzá tartoznak „a kulturális intézményekkel” kapcsolatos általános ügyek, vezetői pályáztatások, szakmai előterjesztések, egyéb alkalmi PR feladatok ellátása. Ügyiratszáma 2006-ban 124, mely nem ad teljes képet a munkavégzés mennyiségéről. Önállóan vagy az intézményvezetőkkel koordinálva készíti az előterjesztéseket. A jogszabályi előírások teljesítésére vonatkozó előterjesztéseken kívül az egész helyi szakterületet érintő elemző, önálló szellemi alkotást igénylő anyagokat készít. Irányításával az intézményi alapdokumentum rendszer Törökbálinton az eljárási jog betartásával fenntartói szinten jóváhagyásra, elfogadásra kerültek. Az intézményvezetői pályáztatásokat (közoktatás, közművelődés, könyvtár) egyedül vitte végig 2005. októberétől 2006. áprilisig, májusig. Emellett minden közoktatást vagy valamelyik intézményt érintő „aprómunka”hozzá tartozik. 2006-ban elkészítette a 6 csoportos óvoda szakmai pályázati anyagát és egyik hivatali munkatársával, valamint az intézményhálózattal együttműködve a települési közoktatási esélyegyenlőségi programot. A megyéhez csatlakozva részpályázatot készített Törökbálint részvételéhez a megyei szakképzésről készítendő szakmai anyaghoz. A pályázatot (10 millió Ft értékben ) a megye megnyerte. Az OKB hivatali szakreferense, jól együttműködik a fenntartói szakmai irányítással. Rendszeresen tart intézményvezetői értekezleteket. Az intézményvezetőkkel kapcsolata élő, segítő jellegű. Koordináló szerepet tölt be a Polgármesteri Hivatal, a szakbizottság és az intézményvezetők között. A Budaörsi Kistérségi Társulásban a hivatal delegáltjaként a közoktatási munkacsoport aktív tagja, közreműködött a kistérségi közoktatási intézkedési terv elkészítésében, a szakfeladatellátás kistérségi ellátásában, törökbálinti megszervezésében. 2006 szeptemberében a kistérség óvodavezetőinek előadást és gyakorlati megbeszélést tartott a tanév feladatairól. 7.2. Személyügyi referens személyében 2006. szeptember 1. óta változás történt. A jelenlegi munkatárs a személyügyi-, munkaügyi feladatok mellett a jegyzői hatáskörbe tartozó gyámhatósági ügyintézői feladatokat is ellátja. A jegyző hatáskörébe utalt gyámhatósági feladatok: - kiskorú gyermek veszélyeztetése esetén védelembe vételi eljárás lefolytatása, szükség esetén védelembe vétel - életveszély, illetve a kiskorú súlyos veszélyeztetése esetén a gyermek ideiglenes hatályú elhelyezése, a jogszabályok alapján a gyermek számára legmegfelelőbb gondozási hely megválasztása - A gyermekjóléti szolgálattal, valamint a gyámhivatallal való szoros együttműködés A személy- és munkaügyi feladatok: - vezeti a központi jogszabályok alapján elrendelt személyi nyilvántartást, melyből évente a Közigazgatási Hivatalnak adatot szolgáltat
19
-
-
-
a jegyző közvetlen irányításával intézi a munka- és bérügyeket, elkészíti a kinevezés, átsorolás, munkaviszony megszűnésére, stb. vonatkozó okmányokat, melyet megküld a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságának. intézi a Polgármesteri Hivatallal munkaviszonyban állók családi pótlék igényléseit ellátja a GYED-, és GYES-igénylések munkáltatót terhelő feladatait havonta jelentést készít a munkából való távolmaradásokról, és azt a MÁK ügyintézője felé továbbítja havonta elkészíti a Munkaügyi Központnak a kiközvetített közhasznú munkásokkal kapcsolatos jelentéseket, intézi a közhasznú munkások munkaviszonyával kapcsolatos teendőket elkészíti a hatályos jogszabályok, szabályzatok szerint előírt munkaügyi statisztikákat elvégzi a büntetés-végrehajtás által kötelezett munkavégzőkkel kapcsolatos feladatokat, jelentéseket készít a bíróságoknak
7.3. Informatikus - Figyelemmel kíséri és nyilvántartja a Hivatal számítógép állományát - Nyilvántartja az alkalmazott szoftvereket. - Elvégzi az előírt mentéseket, illetve figyelemmel kíséri azokat - Segíti a Hivatal munkatársait - A MAPINFO térinformatikai rendszer kezelése - Szavazó rendszer összeállítása 8.) Összegzés 8.1. Személyi feltételek: - A Polgármesteri Hivatal dolgozói közül 2006. évben nyolc munkatárs jelentette be nyugdíjba vonulási szándékát, ketten már felmentési idejüket töltik, hatan december második felétől kezdik meg felmentési idejük letöltését. Ez rendkívül komoly terheket ró a Hivatalra és annak vezetésére, hiszen pótlásuk megfelelő munkaerővel nem megy egyik napról a másikra, valamint számolni kell a betanítási idővel is. Kérem a Tisztelt Képviselő-testület egyetértését a tekintetben, hogy a felmentési időt megkezdő munkatársak pótlására mielőbb sor kerüljön. -
Az Építéshatósági Szakmai Kollégium állásfoglalása szerint „a kiemelt hatáskörű elsőfokú építéshatósági feladatokat ellátó települési önkormányzatoknak legalább olyan ügyintézői létszámot kell biztosítania, amellyel az egy év alatt a főszámon iktatott ügyiratok egy ügyintézőre jutó átlagos száma nem haladja meg a 200 db/fő értéket, különben nem várható el az építési hatósági dolgozóktól, hogy valamennyi szükséges és előírt feladatot megfelelő színvonalon és kellő időben elvégezzék”. Mint a beszámolóban látható, a Műszaki Iroda ügyiratforgalma jócskán meghaladja a fenti átlagot, így működésének javítása csak létszám biztosításával érhető el.
-
A Törökbálinton működtetett adónemek és az adóalanyok száma indokolttá teszik az Adóügyi Csoport megerősítését.
-
Az ügyiratforgalom emelkedése (1996-ban 16.806, 2003-ban 25.412, 2004-ben 37.970, 2005-ben 57.582, 2006. november 9-én 40.640) szükségessé teszi az ügyvitelellátó Csoport létszámának megerősítését, mert a jelenlegi két fő nem tudja biztosítani az egy napon belüli iktatást, két-három napos lemaradásban vannak, nem beszélve a kivezetésről és az iratok lerakásáról. Ez különös gondot okoz a hatósági munkában is,
20
hiszen a Ket. szerint az érintetteket az irat beérkezését (nem az iktatását) követő öt napon belül értesíteni kell az eljárás megindulásáról. -
Nagy szükség van egy településüzemeltetőre közvetlenül a polgármester alá rendelve, aki elláthatná az energetikusi feladatokat is, (hiszen e munkát, sajnos a teljesség igénye nélkül a Beruházási Iroda és a Közmű Csoport próbálja megoldani), valamint a Falugazda Csoport működésének irányítását.
8.2. Tárgyi feltételek: - A Polgármesteri Hivatal elhelyezése széttagolt, így a hivatal sokkal rosszabb hatékonysággal tud működni. Problémák adódnak ügyviteli kérdésekben, a vezetői ellenőrzés, a kapcsolattartás, az információáramlás nehézkes. -
Az irodák zsúfoltak, korszerűtlenek, a világítás több irodában nem megfelelő, sok helyen a burkolat balesetveszélyes. Az irodabútorok szedett-vedettek, régiek, rossz állapotúak, gyakran szétesnek.
-
A központi épület négy irodájában (szervezés, igazgatás, személyügy, iktató) a hát és oldallap nélküli roskatag beépített szekrényeket el kell bontani, helyettük új, az iratok tárolására alkalmas bútorzatról kell gondoskodni.
-
A központi épületben a még meglévő lambériát el kell bontani – ez segíthet a még fel nem fedezett egér fészkek felderítésében.
-
Az irattározás nem megoldott, az idei selejtezés ellenére már az ez évi ügyiratok sem férnek el az irattárban. Nagyon sok ügyirat marad az ügyintézőnél. A Művelődési Ház alagsorában, egy megfelelő helyiség irattárrá alakítása átmeneti megoldás lehet. Szükség van – célszerűség szempontjából a selejtezést ez évben elvégző szakcéggel átalánydíjas szerződést kötni az irattár évenkénti selejtezésére.
-
A Műszaki Irodán a műszaki nyilvántartás (tervtár) helyhiány miatt megoldatlan, a tervek az irattárban találhatók.
-
A dolgozók étkeztetése nem megoldott, de még egy olyan helyiség sincs, ahol ebédjüket elfogyaszthatnák, ez csak az íróasztalon, az iratok közt megoldható.
-
Az egészségügyi helyiségek száma nem megfelelő.
8.3. Polgármester úr javaslata, miszerint a Művelődési Ház tetőterében nyerjen elhelyezést a hivatal egy része, több területen javulást eredményezne. Alapos megfontolást igényel a dolog, hiszen egymással szorosan összefüggő munkaterületek nem helyezhetők külön épületbe. Amennyiben a Képviselő-testület egyetért a Művelődési Ház tetőterének a Polgármesteri Hivatal számára történő igénybevételével és a támogatási szerződés ezt engedi, javaslatom a következő: - A Művelődési Ház tetőterébe költözzön az Adóügyi Csoport és a vállalkozói ügyeket intéző munkatárs, így kultúrált körülmények között, az adótitok megőrzésének lehetővé tételével fogadhatnák ügyfeleiket. - Az anyakönyvvezető kapjon elhelyezést a Művelődési Ház első emeletén található, a házasságkötések előkészítésére tervezett kis irodában.
21
-
-
Az Adóügyi Csoport, vállalkozói ügyintéző és az anyakönyvvezető irodáit kapja meg a Népjóléti Iroda, így számukra a jelenleginél kultúráltabb, a szükséges intimitás biztosítását közelítő körülmények alakulnak ki. A Népjóléti Iroda jelenlegi helyiségét térelválasztóval leválasztva megkapja a Beruházási és a Műszaki Iroda tárgyalások, egyeztetések lefolytatására. A főépítész is a jelenleginél jobb körülmények között folytathatná egyeztetéseit, ügyfélfogadását.
Határozati javaslat A Képviselő-testület - egyetért azzal, hogy a nyugdíjba vonuló munkatársak álláshelye haladéktalanul (a felmentési idő lejárta előtt) kerüljön betöltésre. Felkéri a jegyzőt, hogy a költségvetésbe a szükséges összeget tervezze be. -
a Polgármesteri Hivatal létszámát 4 fővel megemeli január 1-től. Felkéri a jegyzőt, hogy a 2007 évi költségvetésbe a szükséges összeget tervezze be.
-
tulajdonosi hozzájárulását adja ahhoz, hogy a Művelődési Ház tetőterét (4 iroda) a Polgármesteri Hivatal az Adóügyi Csoport, a vállalkozási ügyintéző, a közoktatási referens számára igénybe vegye.
-
Felkéri a jegyzőt, hogy készíttessen költségbecslést (a központi épület négy irodájában) a beépített szekrények elbontására, alkalmas tároló szekrények beszerzésére, a meglévő lambéria eltávolítására és a fal rendbetételére vonatkozóan. E témára következő ülésén tér vissza.
Határidő: folyamatos Felelős: polgármester Törökbálint, 2006. november 13.
Dorka Ágnes jegyző
22
