Tandartspraktijk Swinkels & de Jong Arnhemseweg 507 7361 CJ Beekbergen
Samenvatting Dit rapport is een samenvatting van de visitatie die is afgenomen bij tandartspraktijk Swinkels & de Jong. In de praktijk werkt één tandarts, mw. E de Jong. Dit visitatierapport heeft betrekking op mw. E. de Jong. De visitatie heeft plaatsgevonden op 24 juni 2014 bij tandartspraktijk Swinkels & de Jong te Beekbergen. De praktijk is door J.G. van Zijp-Vlaar en G.B.J.M. Oonk bezocht. De visiteurs verklaren dat E. de Jong met goed gevolg de visitatie heeft doorlopen.
Opgesteld 26 juni 2014 Inleiding De praktijk is gelegen in Beekbergen, is goed bereikbaar en beschikt over voldoende parkeerruimte. De praktijk is 5 dagen per week geopend en telefonisch goed bereikbaar. De website is overzichtelijk en geeft alle benodigde informatie. In de praktijk zijn één tandarts, één mondhygiëniste, twee preventieassistentes, één assistente en twee baliemedewerksters werkzaam. Scores De scores van de praktijk zijn gebaseerd op de scores per domein. Sommige instrumenten hebben betrekking op meerdere domeinen (bijvoorbeeld evaluatie van zorg). In dit geval geldt de gemiddelde score als eindscore. Evaluatie van zorg Instrument Visitatievragenlijst
Score
4 = de patiënt wordt betrokken bij het behandelproces en dit wordt altijd gedocumenteerd. De patiënt wordt gewezen op verschillende behandelopties en eventueel een second opinion Dossieronderzoek 3 = dossiers voldoen ten dele aan de NMT richtlijn patiëntendossier Patiëntenperspectief Patiëntenenquête 3 = Resultaten zijn besproken, prioriteiten zijn gesteld en vervolg/verbeteracties zijn gepland
Praktijkfunctioneren Visitatievragenlijst
4 = Er wordt volgens de (actuele) richtlijnen/protocollen gewerkt en er worden specifieke werkinstructies gemaakt RI&E 4 = RIE is uitgevoerd en verbeterplan geëvalueerd Professionele ontwikkeling Visitatievragenlijst 4 = De afspraken gemaakt in de praktijk worden aantoonbaar nageleefd en geëvalueerd
De algemene indruk van de praktijk is dat het een nette, schone en goed georganiseerde praktijk is. Het ruime, moderne en kleurrijk ingerichte gebouw wordt gedeeld met een tweede tandartspraktijk, Tandheelkundig Centrum Beekbergen. De praktijk is met hulp goed rolstoeltoegankelijk en door de permanent bezette balie is deze hulp altijd beschikbaar. Aan de balie is voldoende privacy, er is een aparte kantoorruimte en een goed geoutilleerde personeelsruimte. In de praktijkruimte zijn vijf behandelkamers aanwezig waarvan twee in gebruik bij mw. De Jong. De wat kleine, maar duidelijk en modern ingerichte sterilisatieruimte wordt door beide praktijken gezamenlijk gebruikt. Een kamer wordt gebruikt als OPG/OPT ruimte, techniekruimte en opslag van techniekwerk. Werkinstructies zijn in alle ruimtes aanwezig en duidelijk opgehangen. De wachtruimtes voor de patiënten zijn ruim en voorzien van de benodigde informatie. De routing en kamernummers zijn duidelijk aangegeven. De medewerkers zijn enthousiast en geïnteresseerd. De samenwerking met de andere praktijk verloopt goed.
Verslagen gesprekken Gesprekken zijn gevoerd met mw. K. Klein Bleumink, mondhygiëniste en praktijkmanager, Mw. B. Bijsterbosch, preventieassistente en mw. M. Keizer, preventieassistente. Allen zijn ervaren medewerkers en al langere tijd in deze praktijk werkzaam. Ze zijn unaniem positief over de werksfeer en de patiëntenzorg. De taakdelegatie van zorgtaken aan de medewerkers is duidelijk en verloopt goed, zij zijn aantoonbaar bevoegd en bekwaam. Conclusies •
Evaluatie van zorg De patientendossiers worden grotendeels opgebouwd volgens de richtlijnen van de NMT. Indicatie voor, en bevindingen naar aanleiding van, röntgenfoto’s worden niet altijd genoteerd. Het is niet geheel duidelijk of medische anamnese en medicijnenoverzicht actueel zijn. Bij gebruik van anaesthesie worden naam en dosis niet vermeld.
•
Patiëntenperspectief De patient krijgt voldoende uitleg en informatie over praktijkfunctioneren, behandelplan en kostenbegroting. De website is alhoewel nog in ontwikkeling duidelijk en informatief. De wachtruimte is ruim en licht en er is voldoende informatie aanwezig.
•
Organisatie van de praktijk De praktijk is goed georganiseerd, de taakverdeling is duidelijk, de processen zijn goed gedocumenteerd en bij alle medewerkers bekend. Regelmatig onderhoud van apparatuur is volgens contracten geregeld en wordt aantoonbaar uitgevoerd. Ontwikkelingen op het gebied van wet-en regelgeving en nieuwe ontwikkelingen die relevant
zijn voor de mondzorg worden bijgehouden. Er is regelmatig werkoverleg, dit wordt vastgelegd in notulen die voor allen beschikbaar zijn. •
Professionele ontwikkeling De tandarts volgt regelmatig bij-en nascholing, staat ingeschreven bij het KRT en neemt deel aan gestructureerd intercollegiaal overleg. De medewerkers zijn aantoonbaar bekwaam en bevoegd en worden jaarlijks bijgeschoold. De praktijk is een Calibris-gecertificeerd leerbedrijf en plaatst regelmatig stagiaires. Hierdoor dragen zij bij aan de professionele ontwikkeling van de tandheelkunde in Nederland.
Conclusie Naar het oordeel van de visiteurs voldoet de praktijk aan de redelijkerwijze te stellen criteria van professionaliteit.
Aanbevelingen De in de praktijk aanwezige protocollen voorzien van datum van actualisering. De protocollen voor delegatie door medewerkers laten tekenen als zijnde bekend. Patientendossiers duidelijk voorzien van actuele medische anamnese, medicijnoverzicht en dpsi-score. Vastleggen van plaquescores teneinde veranderingen in de mondhygiëne te registreren. Opslag van gevaarlijke stoffen en met name alcoholtanks duidelijk aangeven door middel van een sticker ‘explosiegevaar’ , dit met het oog op eventuele calamiteiten. Verbeteren van de informatie bij de voordeur van de praktijk ( telefoonnummers, website). Actualiseren van de web-site. Behandelplannen, begrotingen en afspraken hierover vastleggen in het dossier en toezenden aan patiënten via e-mail. Begrotingen voor akkoord laten tekenen.
Vervolg De aanbevelingen zijn deels al in gang gezet en kunnen zonder controle uitgevoerd worden. De volgende visitatie kan over 5 jaar plaatsvinden.
Bijlage Format verslag Doel en achtergrond visitatie Elke tandarts dient verantwoorde zorg te leveren en een kwalitatief goede praktijk voeren. Hiervoor is het van belang dat de kwaliteit van de geleverde zorg inzichtelijk wordt, deze op peil gehouden wordt en getoetst wordt. Een instrument dat hiervoor goed gebruikt kan worden is visitatie. Visitatie is een intercollegiale doorlichting van de organisatie van het zorgverleningsproces op locatie. De nadruk ligt op de evaluatie van de geboden zorg en het professioneel functioneren (KNMG). Met de implementatie van een visitatiesystematiek wordt de kwaliteit van de beroepsgroep door middel van objectieve toetsing verbeterd. Het doel van visitatie is: 1. Beoordelen of de tandartsenpraktijk voldoet aan de eisen van een ‘professionele praktijk’. 2. Stimuleren tot verbetering van de tandartsenpraktijk. Dit gebeurt vanuit de domeinen 1) de evaluatie van zorg, 2) patiëntenperspectief, 3) praktijkfunctioneren en 4) professioneel handelen. Domeinen De visitatie is gebaseerd op vier domeinen: evaluatie van zorg, patiëntenperspectief, praktijkfunctioneren en professionele ontwikkeling. Evaluatie van zorg De evaluatie van de uitkomsten van zorg staan centraal bij de visitatie. Door middel van een zelfevaluatie formulier kan vooraf een beeld geschetst worden van de zorg die geleverd is. Dit is de input voor de daadwerkelijke visitatie en wordt opgestuurd aan de visiteurs. Er zijn verschillende mogelijkheden om tijdens de visitatie de zorg te evalueren: het doornemen van patiëntendossiers van ‘open’ dossiers en ‘afgesloten’ dossiers. Ook kan, afhankelijk van de dag van visitatie, tijdens een behandeling van een patiënt meegekeken worden. Hierbij is het wel van belang dat toestemming van de patiënt verkregen is. Daarnaast kunnen de zorgprocessen in kaart worden gebracht. Informatie over de contacten met verwijzers (huisartsen, kaakchirurgen, orthodontisten) kunnen door middel van (digitale) interviews of vragenlijsten verkregen worden. Patiëntenperspectief In het visitatietraject wordt ook het patiëntenperspectief meegenomen. Het doel is om te kijken op welke manier de patiënt (actief) bij het zorgproces betrokken is. De meest voor de hand liggende mogelijkheid is door gebruik te maken van een patiëntenenquête. Tijdens de visitatie worden de uitkomsten besproken: Wanneer is de patiëntenenquête afgenomen, bij hoeveel patiënten? Door wie is de patiëntenenquête opgesteld? Wat is er met de resultaten gebeurd? Een ander onderdeel met betrekking tot het patiëntenperspectief is de afhandeling van klachten van patiënten. Hoe ziet de klachtenregeling van de praktijk eruit? Worden klachten jaarlijks geëvalueerd? Zijn er naar aanleiding van een klacht verbeteringen in de praktijk doorgevoerd? Zo ja, welke? Praktijkfunctioneren/samenwerking in de praktijk In elke praktijk wordt samengewerkt. Dit kan zijn door een tandarts met 1-2 assistenten of in grotere praktijken waar meerdere tandartsen en assistenten samenwerken. 60 procent van de tandartsen werkt in een solopraktijk. Om het zorgproces voor de patiënt zo goed mogelijk te laten verlopen is het van belang dat de samenwerking in de praktijk, onafhankelijk van de grootte, goed verloopt en dat de praktijk als geheel behoorlijk functioneert. Zijn processen goed beschreven? Onderdelen die bij dit onderwerp zouden kunnen horen zijn: procedure omschrijvingen (bijvoorbeeld inkoop van goederen, inwerken nieuw personeel), veilig incidenten melden, protocollen en richtlijnen in de praktijk, evaluatiegesprekken met personeel, risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E). Vaak is dit een onderdeel van certificering. Professioneel/individueel handelen
Van een academicus wordt steeds meer verwacht dat hij zich blijft ontwikkelen. Ook binnen de tandheelkunde is het fenomeen life-long-learning niet nieuw. Tijdens de visitatie wordt aandacht geschonken aan de professionele ontwikkeling van de tandarts en het personeel. De tandarts kan zijn kennis en vaardigheden op peil houden op verschillende manieren. Dit kan door intercollegiaal overleg, theoretische en praktische cursussen of digitale bij- en nascholing. Daarnaast kunnen bijvoorbeeld congressen bezocht worden. De verschillende mogelijkheden worden tijdens de visitatie besproken. Ook de deskundigheid van de overige personeelsleden valt hieronder. Instrumenten Voor de visitatie wordt gebruik gemaakt van een aantal instrumenten. • Visitatie vragenlijst Ter voorbereiding wordt door de gevisiteerde tandartsen (zie eerdere opmerking) een vragenlijst over de praktijk ingevuld. De vragenlijst bestaat uit vragen die betrekking hebben op vier domeinen: evaluatie van zorg, patiëntenperspectief, praktijkfunctioneren en professionele ontwikkeling. • Interviews Tijdens de visitatie kunnen interviews gehouden worden met medewerkers in de praktijk zoals een assistente, mondhygiëniste, preventie-assistente, etc. Ook kunnen interviews gehouden worden met tandtechnici, verwijspraktijk, kaakchirurg of orthodontist. • Dossieronderzoek Daarnaast kan een aantal instrumenten gebruikt worden ter ondersteuning van de visitatie indien deze door de praktijk zijn beschreven of uitgevoerd. • • • • •
Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RIE) De RIE heeft betrekking op de ARBO-omstandigheden in de praktijk. Patiëntervaringen Patiëntervaringen kunnen door de praktijk in bijvoorbeeld een enquête zijn onderzocht. Mogelijke verbeterpunten die daaruit gekomen zijn, worden besproken. Richtlijnen Werkinstructies/protocollen Arbeidsovereenkomsten
Tijdens de visitatie zijn de uitkomsten van het dossieronderzoek en de visitatievragenlijst getoetst en besproken.
