Tamási Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 7090 Tamási, Szabadság u. 46.
ÜGYREND a Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezetének gazdálkodással összefüggı feladataira
Érvényes: 2010. augusztus 25. napjától
Jóváhagyta: jegyzı
ÜGYREND A Tamási Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala gazdasági szervezetének feladatait az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás mőködési rendjérıl szóló többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet alapján - a Szervezeti és Mőködési Szabályzat elıírásait figyelembe véve - a következık szerint határozom meg. 1. Az ügyrend célja, tartalma Az ügyrend célja, hogy részletesen meghatározza a gazdasági szervezet feladatait, a szervezethez tartozó vezetık és beosztottak gazdálkodással összefüggı feladat-, hatás- és jogköreit. Az ügyrend a gazdasági szervezet által ellátandó következı feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz elıírásokat, szabályokat: − az éves költségvetés tervezése, − az elıirányzat módosítás, − az üzemeltetés, fenntartás, mőködtetés, beruházás, − a vagyon használat, hasznosítás, − a munkaerı-gazdálkodás, − a pénzkezelés, − a pénzellátás, − a könyvvezetés, − a beszámolási kötelezettség, valamint − az adatszolgáltatás. A gazdálkodással összefüggı egyes tevékenységek végrehajtásának részletes helyi elıírásait a következı szabályzatok rögzítik: − számviteli politika, − a számlarend, − eszközök és források értékelési szabályzata, − leltárkészítési és leltározási szabályzat, − a bizonylati szabályzat, − pénzkezelési szabályzat, − önköltségszámítási szabályzat, − felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. − 2. A költségvetés tervezésével összefüggı feladatok 2.1. A költségvetési koncepció Az éves költségvetés összeállítását megelızıen, annak elıkészítéseként el kell készíteni az önkormányzat költségvetési koncepcióját. A koncepció elkészítéséhez az érvényben lévı központi és képviselı-testületi döntések figyelembe vételével − át kell tekinteni az önkormányzat, illetve az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következı költségvetési évre vonatkozó feladatait, valamint − az önkormányzat bevételi forrásait. A költségvetési szervektıl beszerzett, valamint a polgármesteri hivatalban meglévı információk alapján ki kell alakítani a költségvetési koncepciót. 2
A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni − az önkormányzatnál mőködı bizottságok - szakterületüket érintı - valamint − a pénzügyi bizottság egész koncepcióval kapcsolatos véleményét. A bizottságok véleményét csatolni kell a testületi elıterjesztéshez. A költségvetési koncepció határidıre történı elkészítéséért a jegyzı felelıs. A koncepció összeállításában a pénzügyi osztályvezetı mőködik közre. A következı évre vonatkozó költségvetési koncepciót az ÁHT 70.§.-a alapján november 30-ig - a helyi önkormányzati képviselı-testület tagjai általános választásának évében legkésıbb december 15-ig - kell a képviselı-testületnek, közgyőlésnek benyújtani. 2.2. Az Önkormányzat elızetes költségvetési javaslatának elkészítése Az elızetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás mőködési rendjérıl szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet elıírásait, valamint az önkormányzat költségvetési koncepciójában foglaltakat. A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy külön-külön tartalmazza − az alap-elıirányzatot, − az elıirányzati többletet. Alap-elıirányzat tartalma Az alap-elıirányzat a tervévet megelızı év eredeti elıirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következıket: − a megszőnı feladatok elıirányzatainak éves szintő törlését, − a tervévet megelızı évben az önkormányzat által az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegő - elıirányzatok összegét és az automatikus többleteket, − a feladat átadás-átvételébıl, illetve megszüntetésébıl, az intézmény korszerősítésébıl adódó elıirányzat-változtatásokat, − a bevételi elıirányzat felemelése miatti elıirányzat növekedést, − a kiemelt elıirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthetı szerkezeti változásnak az az elıirányzat változtatás, amelyet − az önkormányzat egyszeri jellegőnek minısített az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor, − egyszeri jelleggel engedélyezett az önkormányzat az elızı évi pénzmaradványa terhére. Szintrehozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelızı évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi elıirányzatának megfelelı összegő kiegészítését. Elıirányzati kiadási, bevételi többlet tartalma Az elıirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkezı többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minıségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet 3
− egyszeri jellegő vagy − a következı év költségvetésébe beépülı. Az alap-elıirányzat elıirányzati többlettel növelt összege a javasolt elıirányzat, melyet a következık szerint kell levezetni: Elızı évi eredeti elıirányzat Szerkezeti változások Bázis elıirányzat Szintrehozás Alap-elıirányzat Elıirányzat többlet Tárgyévi javasolt elıirányzat
+ ± + ± + + +
A javasolt elıirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következı évi költségvetést illetıen kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt elıirányzatok következı két évre várható kihatását. Az Önkormányzat (Polgármesteri Hivatal) költségvetési javaslatának összeállításáért - a jegyzı felügyelete mellett – a pénzügyi osztályvezetı felelıs. Az önkormányzat bevételi forrását képezı normatív állami hozzájárulás alapját képezı mutatószámoknak az intézményektıl - írásban, az intézményvezetı által aláírt formában - történı begyőjtéséért, valamint felülvizsgálat után a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósághoz (továbbiakban: Igazgatóság) határidıre történı továbbításáért a jegyzı a felelıs. 2.3. A költségvetési rendelettervezet összeállítása A költségvetési rendelet tervezetet a következı szerkezetben kell elkészíteni: a) az önkormányzat és az önállóan, illetve a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként – a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített fıbb jogcím – csoportonkénti részletezettségben; b) a mőködési, fenntartási elıirányzatok önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt elıirányzatonként részletezve; − a személyi jellegő juttatásokat, − a munkaadót terhelı járulékokat (társadalombiztosítási járulék + munkaadói járulék) − a dologi jellegő kiadásokat, − az ellátottak pénzbeli juttatásait, − a speciális célú támogatásokat. c) a felújítási elıirányzatok célonként; d) a felhalmozási kiadások feladatonként; e) az önkormányzati hivatal (önkormányzat) költségvetése feladatonként, valamint külön tételben 1. az általános, és 2. a céltartalék; f) éves létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként; g) a többéves kihatással járó feladatok elıirányzatai éves bontásban; h) a mőködési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási elıirányzatokat tájékoztató jelleggel mérlegszerően, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási mőveleteket is figyelembe véve - együttesen egyensúlyban a rendelet mellékletében be kell mutatni; i) elkülönítetten is a helyi kisebbségi önkormányzat(ok) költségvetése; 4
j) az év várható bevételi és kiadási elıirányzatainak teljesülésérıl elıirányzat-felhasználási ütemterv; k) elkülönítetten az európai uniós támogatásával megvalósuló projektek bevételei, kiadásai, valamint az önkormányzaton kívüli ilyen projektekhez történı hozzájárulások. A költségvetési rendeletnek mindezt − a helyi önkormányzatra és költségvetési szerveire, valamint − a helyi kisebbségi önkormányzatra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve együttesen is tartalmaznia kell. A költségvetési rendelet tervezet elkészítéséért a jegyzı felelıs. A rendelettervezet összeállításában közremőködik: a pénzügyi osztályvezetı. 2.4. A költségvetési rendelet megküldése a költségvetési szervek részére A képviselı-testület által elfogadott költségvetési rendeletben foglalt és a költségvetési szervek számára kötelezıen betartandó elıirányzatokról, valamint a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályokról - a rendelet (vagy kivonatának) megküldésével - tájékoztatni kell az intézményeket. A tájékoztatást, a rendelet elfogadását követı 15 napon belül végre kell hajtani, melynek teljesítéséért a jegyzı felelıs. 2.5. Végleges (részletes) költségvetés tervezése A tervezés második szakaszában az önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott - kiemelt elıirányzatok és szabályok szerint el kell készíteni az önkormányzati hivatal elemi költségvetését. Az államháztartás információs rendszere számára továbbítandó, részletes költségvetési elıirányzatokat tartalmazó költségvetést a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott „B./ Önkormányzati költségvetés” megnevezéső nyomtatványgarnitúra őrlapjainak kitöltésével kell elkészíteni. A nyomtatványgarnitúra kitöltéséért és a költségvetési szervek információs füzeteivel együtt – a Magyar Államkincstár Tolna Megyei Igazgatósága részére - határidıre történı leadásáért a jegyzı felelıs. 3. Elıirányzat módosítás A testület által a költségvetési rendeletben eredeti elıirányzatként jóváhagyott elıirányzatok között elıirányzat átcsoportosításokat, illetve elıirányzat módosításokat az önkormányzat jegyzıjénél kell kezdeményezni. Az elıirányzat átcsoportosításra illetve módosításra vonatkozó javaslat elkészítéséért a pénzügyi osztályvezetı felelıs. Az elıirányzat módosításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyért a pénzügyi osztályvezetı és a költségvetési csoportvezetı felelıs. 4. A Polgármesteri Hivatal üzemeltetési, fenntartási és mőködési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok Az éves költségvetésben tervezett, a hivatal mőködését szolgáló eszközök, berendezések beszerzéséért, valamint a szükségessé vált karbantartási munkák elıkészítéséért, végrehajtásáért a jegyzı által kijelölt személy felelıs.
5
5. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 5.1. Vagyonnyilvántartás, vagyonleltár Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, valamint azok kezelésével összefüggı alapvetı szabályokat az önkormányzat rendelete tartalmazza. A rendelet végrehajtásával kapcsolatos feladatok és eljárások a következık. Az önkormányzat vagyonának folyamatos, naprakész nyilvántartását a számviteli tevékenység keretében a pénzügyi elıadó végzi. Az önkormányzati vagyon részét képezı törzsvagyont a többi vagyontól elkülönítetten kell nyilvántartani. A törzsvagyont − a forgalomképtelen és − a korlátozottan forgalomképes vagyonként kell nyilvántartani. Ezek körét a többször módosított 1990. évi LXV. törvény (önkormányzati törvény), valamint az önkormányzat vagyongazdálkodásról szóló rendelete határozza meg. A befektetett eszközökrıl befektetési formánként külön nyilvántartást kell vezetni. A vagyonnal kapcsolatos teljes körő, részletes nyilvántartási rendszer kialakításáért és folyamatos, naprakész vezetéséért a költségvetési csoportvezetı és a pénzügyi elıadó felelıs. A vagyonállapotot az éves zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatásban be kell mutatni. A vagyonkimutatásban szerepeltetni kell a./ az önkormányzat és intézményei (polgármesteri hivatal, intézmény kezelésében lévı) saját vagyonának adatait (eszközeit és kötelezettségeit, b./ összevont értékben a könyvviteli mérlegnek megfelelı tagolásban eszköz és forráscsoportonként részletezve, c./ a tárgyi eszközök és befektetett pénzügyi eszközcsoportok esetében az önkormányzat vagyonát törzsvagyon (forgalom képtelen és korlátozottan forgalomképes), illetve egyéb vagyon bontásban, d./ a mérlegben kimutatott eszközökön és kötelezettségeken kívül - a „0”-ra leírt, de használatban lévı, illetve használaton kívüli eszközök állományát, - az önkormányzat tulajdonában lévı, a külön jogszabály alapján érték nélkül nyilvántartott eszközök állományát mennyiségben felsorolva (győjtemény, képzımővészeti alkotás, hangarchívum, könyvtári kötetek száma, stb.) - a mérlegben értékkel nem szereplı kötelezettségeket, ideértve a kezességvállalással- , illetve garanciavállalással kapcsolatos függı kötelezettségeket. A zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatás elkészítéséért a pénzügyi elıadó felelıs. Az önkormányzatnál értékben nyilvántartott vagyontárgyakban bekövetkezett bárminemő változást a vagyonkezelési, nyilvántartási feladatokat ellátó pénzügyi elıadó köteles a könyvviteli nyilvántartásokban feljegyezni. 5.2. Ingatlanvagyon nyilvántartás és adatszolgáltatás A Polgármesteri Hivatalnak az önkormányzatok tulajdonában levı ingatlanvagyon nyilvántartási és adatszolgáltatási rendjérıl szóló 48/2001. (III.27.) Kormányrendelettel módosított 147/1992. (XI.6.) Kormányrendelet és annak melléklete szerinti ingatlanvagyon katasztert kell felfektetni, és folyamatosan vezetni. 6
Az ingatlan kataszter − felfektetése, − folyamatos vezetése, valamint − a változások átvezetése és − az adatszolgáltatás teljesítése az ezzel megbízott külsı szervezet feladata. Az adatszolgáltatás csak a jegyzı aláírásával teljesíthetı. 6. Munkaerı és bérgazdálkodás A Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi tekintetében a jegyzı gyakorolja a munkáltatói jogokat. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos elıkészítı munkálatokat (kinevezés, munkaszerzıdés, átsorolás, munkaviszony megszüntetı határozat stb. elkészítése) a titkársági tanácsos végzi. A Polgármesteri Hivatal és a MÁK Igazgatósága közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó folyamatos munkakapcsolatot a titkársági tanácsos és a pénzügyi elıadó biztosítja, mint jelentıfelelıs. A felelıs továbbítja az Igazgatósághoz mindazokat a − rendelkezéseket, − jelentéseket, − okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A munkaviszony létesítésére, megszőnésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket 24 órán belül kell a Igazgatósághoz megküldeni. A jutalom kifizetésének megtörténte után 48 órán belül kell − a kifizetett jutalmakat, − a levont nyugdíjjárulékot és személyi jövedelemadó elıleget az Igazgatósághoz bejelenteni. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a Igazgatósághoz minden esetben be kell jelenteni. A jelentı-felelısnek − az itt nem érintett kérdésekben az Igazgatóság által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, − az adatközlés, változásjelentés során az Igazgatóság által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia. A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentı-felelıs vezeti. Az Igazgatóság részére történı jelentések határidıre való teljesítéséhez a vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentı-felelıs részére abban az esetben, ha azokat nem ı kezeli, illetve nem ı készíti elı.
7
7. A költségvetés végrehajtásával összefüggı feladatok 7.1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása A kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés, szakmai teljesítés igazolásával kapcsolatos gazdálkodási jogkörök meghatározását külön szabályzat tartalmazza. 7.2. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, utalványozó, ellenjegyzı, érvényesítı) feladatai Kötelezettségvállalás A Polgármesteri Hivatal anyagi eszközeinek felhasználását maga után vonó intézkedés, amelynek következményeit, ha a feltétel (pl. munkavégzés, anyag-, áruszállítás, szolgáltatás) bekövetkezett, viselni kell. A kötelezettségvállalás elıtt meg kell gyızıdni arról, hogy a jóváhagyott (módosított) költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási elıirányzata biztosítja-e a fedezetet. Kötelezettségvállalás csak írásban és az arra jogosult személy ellenjegyzése után történhet. A kötelezettségvállalás dokumentuma lehet: − alkalmazási okirat, − szerzıdés, − megállapodás, − visszaigazolt megrendelés, − a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerzıdéssel alátámasztott és a Kincstárnak az adott évben december 20-áig bejelentett – az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 72. §-ában szereplı – Engedélyokirat, illetve Alapokmány, − a pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, Érvényesítés A számla beérkezését követı, de az elvégzett munka, a szállított anyag, áru, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetıleg a bevételek beszedését megelızı ellenırzı tevékenység. Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. Az érvényesítési feladattal megbízott személy e feladat keretében köteles meggyızıdni arról, hogy − a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelıen történt-e meg, − jogszabály szerint jogos-e a követelés, − a számla megfelel-e az alaki követelményeknek (kibocsátó, aláírás, bélyegzı), − a számla számszakilag helyes-e, − a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, − az elvégzett munka, a szolgáltatás, a megrendelı által történı átvétele megtörtént-e. Az érvényesítést az okmányra vezetett záradékban kell rögzíteni. Utalványozás Az érvényesítést követı gazdasági tevékenység, ami − a kiadások teljesítésének − a bevételek beszedésének – külön szabályzatban megjelölt erre jogosult személyek által történı - elrendelését jelenti. 8
Az utalványozás utalványrendelettel történik. Az utalványrendelet külön írásbeli rendelkezés, amely tartalmazza: − az utalvány megnevezését, − az önkormányzat nevét és a terhelendı számlaszámát, − a könyvelés módját, − a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát, − a kifizetés vagy bevétel jogcímét, − a fizetés idıpontját és módját, − a kedvezményezett megnevezését, címét, − az érintett szakfeladat, illetve a fıkönyvi számla számát, megnevezését, − az utalványozás keltét, valamint az utalványozó, ellenjegyzı aláírását, − a könyvelés keltét, a könyvelı aláírását. Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésbıl, szolgáltatásból - számla, egyszerősített számla, számlát helyettesítı okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. Ellenjegyzés A kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódik. Az ellenjegyzési feladattal megbízott személy köteles meggyızıdni arról, hogy − a kötelezettségvállalók és az utalványozók az arra jogosult személyek voltak-e, − a jogszabályokat, a képviselı-testület rendeleteit, határozatait, valamint a belsı szabályzatokat betartották-e, − a kiadások teljesítéséhez a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e. Amennyiben az ellenjegyzı szabálytalanságot állapít meg, köteles arról a kötelezettségvállalót, utalványozót tájékoztatni, aki az intézkedését korrigálhatja, visszavonhatja. Ha ez nem történik meg, az ellenjegyzésre jogosultnak a kötelezettségvállalást jelentı okmányt, ha nem ért vele egyet „a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátnia, és errıl az önkormányzat képviselı-testületét 8 napon belül értesíteni kell. A kötelezettségvállalás, utalványozás ellenjegyzés, érvényesítés részletes szabályait a kötelezettségvállalás, utalványozás ellenjegyzés, érvényesítés rendjére vonatkozó külön szabályzat rögzíti. 7.3. Pénzeszközök kezelése Az önkormányzat költségvetésének végrehajtása során jelentkezı bevételeket és teljesítendı kiadásokat az önkormányzat által meghatározott belföldi pénzintézetnél vezetett bankszámlán és a házipénztárban kell kezelni. Az önkormányzat csak − egy pénzintézetnél nyithat költségvetési számlát, illetve költségvetési alszámlát, − egy elszámolási számlával rendelkezhet. A költségvetési gazdálkodással és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat ezen a számlán kell lebonyolítani. 9
A költségvetési elszámolási számlán levı szabad pénzeszközök - a központi költségvetésbıl származó hozzájárulások és támogatások kivételével - bármely pénzintézetnél elhelyezhetık. A bankszámlákon kezelt pénzeszközök felett a rendelkezési jogot a pénzkezelési szabályzatban meghatározott személyek gyakorolják. A bankszámla pénzforgalmának bonyolítása során a számláról kiadást csak az érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylatok alapján lehet teljesíteni. Bizonylat nélkül „átutalási megbízás” a bankba nem küldhetı, beszedési megbízás nem fogadható. A pénzforgalom bonyolításáról a bankkal bankszámlaszerzıdést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentın kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A készpénzforgalom elsısorban a Polgármesteri Hivatal és a helyi kisebbségi önkormányzatok házipénztárában bonyolódik. Ennek szabályait a külön készített pénzkezelési szabályzat tartalmazza. A készpénzen kívüli pénzforgalom (átutalás, ügyfélterminál, beszedési megbízás) a számlák, szerzıdések, megállapodások és egyéb okmányok alapján a Polgármesteri Hivatal és a kisebbségi önkormányzatok költségvetési elszámolási számláján (alszámláján) bonyolódik. 7.4. Cél- és címzett támogatások igénybevétele A cél- és címzett támogatások igénybejelentése, igénybevétele és elszámolása során a többször módosított 1992. évi LXXXIX. számú törvény és a 9/1998.(I.23.) Korm. számú rendeletben foglaltak figyelembevételével a következık szerint kell eljárni. Cél- és címzett támogatásokra vonatkozó igény csak a képviselı-testület tárggyal kapcsolatos döntése alapján nyújtható be. Az igénybejelentések összeállításáért a jegyzı felelıs. A pályázat kedvezı elbírálása esetén megkötendı finanszírozási szerzıdést a jegyzı készíti elı, amit a polgármester és a jegyzı ír alá. A beruházásokkal kapcsolatos számlákat a kijelölt mőszaki ellenır kollaudálja. A kollaudált számla pénzintézethez történı benyújtásáról a városüzemeltetési referens gondoskodik. A beruházással kapcsolatos pénzügyi felhasználásokról -beruházásonként- nyilvántartást kell vezetni, melynek a következı adatokat kell tartalmaznia: − beruházás megnevezése, − beruházással kapcsolatos kiadások tervezett összege, − a támogatás mértéke, összege, − a kivitelezıi számla = benyújtásának idıpontja, = eredeti összege, = kollaudált összege, − a beruházással kapcsolatban igénybe vett = saját forrás, = támogatás. A nyilvántartás vezetésérıl a városüzemeltetési referens gondoskodik. A nyilvántartás vezetıjének feladata a beruházás befejezésekor a Belügyminisztérium részére - az Igazgatóságon keresztül - küldendı elszámolás elkészítése is.
10
8. Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvényben és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) kormányrendeletben meghatározott alapelveket. Minden gazdasági eseményrıl, mely az önkormányzat eszközeinek, illetve forrásainak állományát, vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerően kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat idıtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelezı megırzési határidıig olvashatók legyenek. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni azokat a bizonylatokat, nyomtatványokat − amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, − amelyért nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplı névértéknek megfelelı ellenértéket kell fizetni, továbbá − a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat. Az e körbe tartozó nyomtatványok készletérıl és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelybıl a beszerzett és felhasznált mennyiség sorszám szerint, továbbá a készletváltozások idıpontjai egyértelmően megállapíthatók. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal - beleértve a rontott példányokat is - elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes elıírásokat a számlarend és a bizonylati szabályzat tartalmaz. 9. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok 9.1. Adatszolgáltatás a tartozásállomány alakulásáról Az önkormányzat felügyelete alá tartozó gazdálkodó költségvetési szervek az elismert tartozásállományukról - nemleges adat esetén is - havonta, a tárgyhót követı 15-ig az államháztartás mőködési rendjérıl szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet szerint adatszolgáltatást kötelesek teljesíteni. Az adatok összegyőjtéséért, valamint azoknak polgármester és jegyzı részére történı átadásáért a pénzügyi osztályvezetı felelıs. 9.2. Idıközi költségvetési jelentés Az önkormányzat a költségvetési gazdálkodásának alakulásáról - a költségvetési szerveket is magában foglaló - idıközi költségvetési jelentést köteles összeállítani. Az idıközi költségvetési jelentést az államháztartás mőködési rendjérıl szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendeletben meghatározott módon kell összeállítani. Az önkormányzati szintre összesített adatokat a tárgyév − I-III. hónapjáról április 20. napjáig, − I-VI. hónapjáról július 20. napjáig, míg − I-IX. hónapjáról október 20. napjáig − I-XII. hónapjáról a tárgyévet követı január 20. napjáig kell megküldeni az Igazgatósághoz. Az önkormányzati szintő idıközi költségvetési jelentés összeállításáért és az Igazgatósághoz történı továbbításáért a költségvetési csoportvezetı felelıs.
11
9.3. Idıközi mérlegjelentés Az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknek, valamint az önkormányzati hivatalnak az eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a fıkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból összeállított mérlegjelentést kell készítenie az államháztartás mőködési rendjérıl szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 12. számú melléklete szerint. Az évközi mérlegjelentést az elsı és a harmadik negyedévre vonatkozóan a tárgynegyedévet követı hónap 20 napjáig, a második negyedévre vonatkozóan július 20-ig, a negyedik negyedévre vonatkozóan pedig az éves beszámoló benyújtásának határidejével megegyezıen kell az Igazgatósághoz benyújtani. A Polgármesteri Hivatal idıközi mérlegjelentésének összeállításáért, valamint annak, az intézményi idıközi mérlegjelentésekkel együtt az Igazgatósághoz történı továbbításáért a költségvetési csoportvezetı felelıs. 9.4. A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok A Polgármesteri Hivatal az elıirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásról a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségérıl szóló Kormányrendelet elıírásai szerint féléves és éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót az önkormányzat által meghatározott határidıre és tartalommal kell elkészíteni, a Pénzügyminisztériumnak a zárszámadásra vonatkozó tájékoztató figyelembe vételével. A beszámolót a gazdasági szervezet állítja össze a beszámoló füzet őrlapjainak kitöltésével. A féléves beszámoló tartalma, a beszámoló készítés feladata A féléves beszámoló csak a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az a könyvviteli mérleget, pénzmaradvány-kimutatást és eredmény-kimutatást nem tartalmazza. A féléves beszámoló − pénzforgalmi jelentést és − az éves költségvetési beszámoló kiegészítı mellékletébıl a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza. A Hivatalnak a féléves beszámolási kötelezettsége során a Pénzügyminisztérium által összeállított „Önkormányzati költségvetési beszámoló” (féléves) nyomtatvány-garnitúra őrlapjainak kitöltésével kell eleget tennie. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben - tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási elıirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül fıbb jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó pénzkészlet (pénztárak és betétkönyvek, költségvetési bankszámlák, elıirányzat-felhasználási keretszámlák) állományából kiindulva a pénzforgalom változását, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni. A féléves beszámolót a naptári év elsı félévérıl június 30.-i fordulónappal kell elkészíteni és, azt a megjelölt idıpontig kell benyújtani az Igazgatósághoz. A féléves beszámoló összeállításáért és az Igazgatósághoz határidıre történı továbbításáért a gazdálkodási elıadó felelıs. Az éves beszámoló tartalma, beszámoló készítéssel kapcsolatos feladatok 12
Az éves költségvetési beszámoló részei: − könyvviteli mérleg, − pénzforgalmi jelentés, − pénzmaradvány-kimutatás, − eredmény-kimutatás, − kiegészítı melléklet. Az önkormányzat az éves beszámolási kötelezettségének a Pénzügyminisztérium által összeállított „Önkormányzati Költségvetési Beszámoló” -val tesz eleget. Az éves beszámolót a fıkönyvi kivonat adataiból - év végi, december 31.-i fordulónapot figyelembe véve - kell elkészíteni. A fıkönyvi kivonat összeállítása elıtt a következıket kell biztosítani: − leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, − az elıirányzatok egyeztetése a felügyeleti szervvel a kiemelt elıirányzatokra, az irányítószervi és saját hatáskörő átcsoportosításokra vonatkozóan, − év végi zárlati munkák elkészítése, − a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák során a következıket kell elvégezni: − a bankszámlák egyenlegének egyeztetését a december havi utolsó bankszámla-kivonat adataival, − a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetését a fıkönyvi pénztárszámla adatával, − a decemberben kifizetett bérek elszámolását feladás alapján, − a bevételek és kiadások könyvelését december 31-ig szakfeladatonként, − a leltárral megállapított készletek, követelések (adósok, vevık, egyéb követelések) és kötelezettségek(szállítók) állomány-változásának elszámolását a tıkeváltozással szemben, − a pénzforgalmi jelentés elkészítését követıen az állományi és forgalmi számlák átvezetését az állományi számlákra a tıke-változással egyidejőleg történı elszámolással, − az értékcsökkenések elszámolását, − a felhalmozási célú átutalások és bevételek átvezetését a Költségvetési bevételek és kiadások számlára, − a Költségvetési bevételek és kiadások számla átvezetését a Költségvetési tartalék számlára. Az éves beszámoló összeállításáért és az Igazgatósághoz határidıre történı továbbításáért a költségvetési csoportvezetı felelıs. A beszámoló részét képezi − a normatív állami hozzájárulásokkal valamint − a címzett- és céltámogatásokkal történı elszámolás.
13
A normatív állami hozzájárulással való elszámolás érdekében a tényleges mutatószámoknak az intézményektıl - írásban, az intézményvezetı által aláírt formában - történı begyőjtéséért a pénzügyi elıadó felelıs. A tényleges mutatószámokra vonatkozó adatszolgáltatás határidejét úgy kell kialakítani, hogy annak ellenırzése a beszámoló elkészítéséig megtörténhessen. Az intézmények által szolgáltatott adatokat a beszámoló végleges összeállítása, az Igazgatóság részére történı leadása elıtt ellenırizni kell. A mutatószámok ellenırzéséért a jegyzı felelıs. Az állami költségvetéssel történı elszámolás pénzügyi teljesítéséért a költségvetési csoportvezetı felelıs. Az éves beszámoló keretében információt kell szolgáltatni, továbbá az igénybevett − cél és − címzett támogatásokról. A beszámoló összeállításához szükséges adatokat a támogatási formákkal kapcsolatos nyilvántartást vezetı személy köteles biztosítani. 9.5. Zárszámadás A zárszámadási rendelettervezet elkészítéséért a jegyzı felelıs. A zárszámadást az összehasonlíthatóság érdekében a költségvetési rendelettel azonos szerkezetben kell összeállítani, azzal az eltéréssel, hogy az tartalmazza a vagyonkimutatást és kiegészítı mellékletet is. A rendelettervezetet április 30.-ig kell a képviselı testületnek megtárgyalni. A testületi ülést megelızıen 10 nappal a rendelettervezetet el kell készíteni. Az önkormányzat zárszámadásának összeállításával kapcsolatban az intézményeknek adatszolgáltatási kötelezettségük van. A szükséges információk tartalmát és az adatszolgáltatásra vonatkozó határidıt a jegyzı évenként kiadásra kerülı - zárszámadással és beszámoló készítésével kapcsolatos rendelkezése szabályozza. 10. Folyamatba épített ellenırzés Folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (FEUVE) Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. §-ban, az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 145/B. §-ban, valamint a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) Kormányrendeletben foglalt elıírásokat figyelembe véve gondoskodni kell a gazdasági szervezetnél a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (FEUVE) maradéktalan megvalósításáról. A FEUVE keretében biztosítani kell: − a belsı tartalékok feltárását, − a költségvetési szervnél jelentkezı feladatok minél magasabb színvonalon való ellátását, − a szakmai, gazdálkodási és egyéb feladatok legésszerőbb, legkisebb ráfordítással való ellátását, a rendelkezésre álló élı- és holtmunka ráfordításának hatékony felhasználását, − a szabályszerő, fegyelmezett munka megvalósításának feltételrendszerét, − a racionális kezdeményezéseket, kellı idıben mutasson rá a költségvetési szerv mőködése során felmerült megalapozatlan vagy helytelennek minısülı intézkedésekre, hiányosságokra, 14
− a mőködés és gazdálkodás szervezettségének elemzésével és vizsgálatával, a gazdálkodással összefüggı jelenségek okainak feltárásával segítse elı a vezetés megfelelı tájékoztatását, a helyes vezetıi döntések meghozatalát, a vezetıi utasítások végrehajtását, − járuljon hozzá a hibák, hiányosságok, szabálytalanságok megelızéséhez, a gazdálkodási fegyelem megszilárdításához. A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerzıdések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) az elızetes és utólagos pénzügyi ellenırzést, a pénzügyi döntések szabályszerőségi és szabályozottsági szempontból történı jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelı könyvvezetés és beszámolás). A gazdasági szervezeten belül a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszerek kiépítésének, mőködésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfeleléséért a jegyzı felelıs. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 97. § (2) bekezdésében elıírt kötelezettség teljesítéséhez a gazdasági részlegre vonatkozó folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzések, valamint belsı ellenırzések mőködtetésérıl szóló beszámoló összeállításáért a jegyzı felelıs. Ellenırzési nyomvonal A hivatal gazdasági szervezete köteles elkészíteni a gazdálkodás folyamatához kapcsolódó ellenırzési nyomvonalát, amely a hivatal tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírását tartalmazza. Az egységes és részletes ellenırzési nyomvonal az önkormányzat szervezeti és mőködési szabályzatának mellékletét képezi. Kockázatkezelés A gazdasági szervezet vezetıje a saját területére vonatkozóan köteles a kockázati tényezık figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert mőködtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlı kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A FEUVE rendszerben rejlı kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján. 11. A gazdálkodás rendjét meghatározó belsı szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó elıírások Az Önkormányzatnál a gazdálkodás viteléhez a következı szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: − számviteli politika, − a számlarend, − eszközök és források értékelési szabályzata, − leltárkészítési és leltározási szabályzat, − a bizonylati szabályzat, − pénzkezelési szabályzat, 15
− önköltségszámítási szabályzat, − felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. A szabályzatokat, a jogszabályi változásokat, valamint az intézmény feladatában bekövetkezett változásokat követı 90 napon belül aktualizálni kell. A szabályzatok elkészítéséért és aktualizálásáért a jegyzı felelıs. 12. A vezetık és a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelıs alkalmazottak feladat- és hatásköre, valamint a helyettesítés rendje: a) Pénzügyi osztályvezetı feladatai: - Az osztály vezetıjeként gondoskodik az osztály által végzett költségvetési és adóügyi feladatok jogszerő és színvonalas szakmai ellátásáról. Ellenırzi és irányítja az irányítása alá tartozó köztisztviselık munkáját. - A polgármesternek és a jegyzınek a vonatkozó együttes utasítása szerint gyakorolja az aláírási és utalványozási jogosultságot. - Részt vesz a testület, az ágazatilag illetékes bizottság(ok),- szükség esetén a kisebbségi önkormányzatok - ülésein, elıkészíti a költségvetési, pénzügyi anyagokat, - Szervezi és irányítja az önkormányzat és a hivatal operatív gazdálkodását, számviteli munkáját. - Folyamatosan figyelemmel kíséri a költségvetés bevételi és kiadási oldalának alakulását, ellenırzi a költségvetési elıirányzatok teljesítését. - Figyelemmel kíséri az ágazati jogszabályokat, szükséges esetben jelez vagy intézkedést kezdeményez. - Folyamatosan ellenırzi és irányítja az adóhatóság munkáját. Ellenırzi az adóbevételek alakulását, a behajtási tevékenységet, döntést készít elı, javaslatot tesz, intézkedést kezdeményez a tárgyban. - A polgármester, valamint a jegyzı utasítása alapján részt vesz az önkormányzat feladatkörébe tartozó ügyek intézésében, döntések elıkészítésében, kiadmányozza a hatáskörébe utalt ügyiratokat. - Önkormányzatot érintı pályázatok figyelemmel kísérése, a pályázatok elıkészítésében, megírásában, összeállításában közremőködés, szerzıdéskötés, elszámolások lebonyolítása - A polgármesteri hivatal ÁFA-bevallásainak és éves adó-bevallásainak elkészítése - Az önkormányzat vagyonbiztosításával kapcsolatos ügyintézés, kárbejelentés, kapcsolattartás a biztosítóval és az intézményekkel - Munkaköréhez kapcsolódó adat- és információszolgáltatás. A pénzügyi osztályvezetı helyettesítését a pénzügyi osztályvezetı-helyettes látja el. b) Pénzügyi osztályvezetı-helyettes feladatai: -
16
Feladatköre általános jelleggel kiterjed az osztály költségvetéssel és adózással összefüggı feladatainak irányításában, szervezésében, ellenırzésében való közremőködésre. Elıkészíti a költségvetéssel beszámolókkal kapcsolatos a képviselı-testület elé kerülı pénzügyi anyagokat. Közremőködik az információs jelentések elıkészítésében, összeállításában. Közremőködik az önkormányzat operatív gazdálkodásának, számviteli munkájának szervezésében és irányításában. Folyamatosan figyelemmel kíséri a költségvetés alakulását mind bevételi, mind kiadási oldalról.
-
A polgármester, valamint a jegyzı utasítása alapján részt vesz az önkormányzat feladatkörébe tartozó ügyek intézésében, döntések elıkészítésében Ellenırzi a költségvetési elıirányzatok alakulását, teljesítését Az osztályvezetıt távolléte esetén helyettesíti.
A pénzügyi osztályvezetı-helyettest az illetékes csoportvezetı helyettesíti. c) A költségvetési csoport vezetıje: -
-
-
-
Feladatköre általános jelleggel kiterjed a költségvetési csoport költségvetéssel összefüggı feladatainak intézésére, ezzel kapcsolatosan a csoport munkájának irányítására, szervezésére, ellenırzésére. Részt vesz az éves költségvetések, beszámolók elıkészítésében, ennek keretében közremőködik a polgármesteri hivatal költségvetésének és beszámolójának összeállításában, az intézmények ezen munkáinak irányításában. Adatokat, információkat szolgáltat, elkészíti az államháztartási törvényben elıírt beszámolókat, információs jelentéseket és továbbítja azt a MÁK felé. Irányítja, koordinálja a polgármesteri hivatal, mint költségvetési szerv operatív gazdálkodási feladataival kapcsolatos munkákat, a számviteli törvényben és a vonatkozó jogszabályokban elıírt pénzügyi-számviteli feladatokat. Irányítja, szervezi az operatív gazdálkodás, tervezés és beszámolás számítógépes feldolgozását. Ellátja a központi állami támogatások igénylésével, elszámolásával kapcsolatos feladatokat. Külön intézkedésre, indokolt esetben és meghatározott feltételekkel átmenetileg köteles munkakörébe nem tartozó feladatokat ellátni. Ellenırzi a költségvetési csoport feladatkörébe tartozó munkák szabályszerő és határidıben történı elvégzését, Ellenırzi a könyvelési bizonylatok kontírozását, a könyvelés helyességét, Ellenırzi az önkormányzati és intézményi költségvetések végrehajtását, az intézmények által összeállított terv és beszámoló garnitúrákat, részben önálló intézményeknél a házipénztárokat.
Akadályoztatása, távolléte esetén - különösen szabadsága idején - a helyettesítését ellátó személy kijelölésérıl a pénzügyi osztályvezetı gondoskodik. d) Költségvetési ügyintézık - Ellátják a polgármesteri hivatal, és a hozzá kapcsolódó kisebbségi önkormányzatok, valamint a tőzoltóparancsnokság, mint részben önálló intézmény számlakivonatainak feldolgozását, számítógépes fıkönyvi könyvelését - a CT-ECOSTAT integrált programmal. - A fıkönyvi könyveléshez kapcsolódóan elvégzik a hó végi zárásokat, - Közremőködnek az éves költségvetés, beszámoló és információs jelentések elıkészítésében, összeállításában. - A polgármesteri hivatalhoz beérkezett nem készpénzes számlák feldolgozása, iktatása, kontírozása, a banki ügyfélterminálon utalásra elıkészítése, utalása, valamint a bérek, segélyek utalása - a CT-ECOSTAT integrált programmal - a megfelelı alapbizonylatok alapján. - Bruttó állami támogatások feldolgozása, könyvelésre elıkészítése (bevételek, kiadások kontírozása). - A gépi könyvelés ellenırzése, a szükséges javítások feladása. - Analitikus nyilvántartások vezetése, különösen a hitelek, intézményi finanszírozás, vonatkozásában. 17
-
-
-
-
Folyamatosan figyelemmel kísérik a kintlévıségeket, intézkednek a késedelmes fizetés esetén. A rendszeres segélyek a postai feladása, illetve vezetik az ehhez szükséges analitikus nyilvántartást. A kiegészítı családi pótlék – a megállapító határozatok szerinti esetben – intézményhez történı utalásáról gondoskodik az ehhez szükséges lista átadásával az utalást végzı részére. A segélyekkel kapcsolatos állami támogatás igényléséhez szükséges adatlapok kitöltése, és az elıírt határidıre megküldése a kincstár részére. A jogosulatlanul felvett segélyekrıl és azok megtérülésérıl analitikus nyilvántartást vezet. A mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásával kapcsolatos pénzügyi feladatokat ellátja. A járulékköteles segélyekrıl elkészíti a könyvelési bizonylatot és megküldi a kincstár részére. A képviselı-testület által megállapított lakásépítés, vásárlás, felújítás helyi pénzbeli támogatással kapcsolatos adminisztrációs feladatokat ellátja (szerzıdések elıkészítése, jelzálogjog bejegyeztetés), vezeti ezen kölcsönök analitikus nyilvántartását, gondoskodik a hátralékosok felszólításáról. Eseti segélyek (nevelési segély, gyógyszertámogatás) kiutalása. Az állami gondozási díjak analitikus nyilvántartását vezeti, elvégzi az ezzel kapcsolatos negyedévenkénti utalásokat. Számfejti és jelenti a kincstár felé a helyben számfejtendı és kifizetendı személyi jellegő juttatásokat. A kincstár által készített kimutatás alapján elıkészíti - a CT-ECOSTAT integrált számítógépes programmal - a bérek könyvelését, kontírozást, egyeztetést végez. Ellátja a vevık felé történı gépi számlázást (bérleti díjak, közvetített szolgáltatások, stb.), fizetési felszólítást készít. A banki ügyfélterminálon utalásokat indít. Ellátja az egészségügyi alapellátáshoz (védınıi szolgálat, iskola egészségügy) kapcsolódó feladatokat, így különösen: • elıkészíti a MEP-pel kötendı finanszírozási szerzıdéseket, • elkészíti a különbözı statisztikai jelentéseket, • a MEP-hez továbbítja a havi jelentéseket, • koordinálja az egészségügyi alapellátásban a beszerzéseket, ellátja, illetve segíti a pénzügyi vonatkozású adminisztrációs feladatokat. Számfejti és jelenti a részben önálló intézményekre vonatkozóan a kincstár felé a helyben számfejtendı és kifizetendı személyi jellegő juttatásokat. Ellátja a részben önálló intézmények (Városi Bölcsıde, Városi Mővelıdési Központ, Könynyő László Városi Könyvtár és Helytörténeti Győjtemény) banki ügyfélterminálon történı utalások indítását, számítógépes fıkönyvi könyvelését - a CT-ECOSTAT programmal. A fıkönyvi könyveléshez kapcsolódóan elvégzi a hó végi zárásokat, kiíratja a szükséges dokumentumokat. Ellátja a befektetett eszközökkel kapcsolatos nyilvántartási feladatokat, így különösen az analítikus nyilvántartásban a változások feladását a Városi Bölcsıde, a Városi Mővelıdési Központ, a Könnyő László Városi Könyvtár és Helytörténeti Győjtemény, valamint a Tolna Megyei TISZK Vályi Péter Szakképzı Iskola Tagintézménye intézményekre vonatkozóan
Akadályoztatása, távolléte esetén - különösen szabadsága idején - a helyettesítését ellátó személy kijelölésérıl a pénzügyi osztályvezetıvel egyetértésben a költségvetési csoportvezetı gondoskodik.
18
e) Pénztáros -
A polgármesteri hivatal és a kisebbségi önkormányzatok pénztári teendıinek ellátása, figyelemmel a pénzkezelési szabályzatban foglaltakra, a készpénzes okmányok (bevételek, kiadások) kontírozása, könyvelése - a CT-ECOSTAT integrált programmal. Ellátja az illetményelılegek, ellátmányok, segélykölcsönök nyilvántartásának vezetését. Közremőködik az éves költségvetés, beszámoló és információs jelentések elıkészítésében, összeállításában. Vezeti a kisértékő tárgyieszközök nyilvántartását, elvégzi a leltározással kapcsolatos feladatokat. Ellenırzi: valamennyi készpénzes bevétel, kiadás dokumentumának tartalmi és formai helyességét, illetıleg annak jogosságát. a készpénzes okmányok gépi könyvelését, a szükséges javításokat feladja,
f) Az adócsoport vezetıjének feladatai - Feladatköre általános jelleggel kiterjed az csoport adóügyekkel összefüggı feladatainak a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban körülírt adóügyek intézésére, ezzel kapcsolatosan a csoport munkájának irányítása, szervezése, ellenırzése. - A csoportvezetı munkavégzése során köteles az adózás rendjérıl szóló törvény, a helyi adókról szóló törvény, valamint az utóbbira épülı helyi önkormányzati rendeletben elıírtak és az államigazgatási eljárás általános szabályiban foglaltak szerint munkáját végezni. A törvény betartása érdekében a fentiekben említett törvények és rendeletek változásait figyelemmel követni és naprakészen alkalmazni. - Folyamatosan közvetlen felettesén keresztül tájékozódik a jogszabályi változásokról, illetve önkormányzati rendelet módosulásáról és intézkedik annak továbbításáról és alkalmazásáról a csoport dolgozói felé. - Folyamatosan figyelemmel kíséri a helyi adó rendeletek gyakorlati alkalmazhatóságát és a gyakorlati tapasztalatok alapján módosító javaslatokat továbbít az osztályvezetı felé. - Irányítja az önkormányzat illetékességi területén az adóalanyok által fizetendı adókés adó jellegő kötelezettségek megállapításával, kivetésével, beszedésével, nyilvántartásával és könyvelésével kapcsolatos hatósági és egyéb adóigazgatási feladatokat. - Ütemezi és irányítja az adóügyi csoport dolgozóinak munkáját a folyamatos lakossági tájékoztatás, információszolgálat és a hatósági ügyintézés zavartalan lebonyolítását. - A beérkezı és kimenı posta felülvizsgálatával folyamatosan ellenırzi a csoport munkáját, a határidık betartását. - Szervezi és ütemezi a csoport ellenırzési munkáját, utasítás esetén egyedi ellenırzést végeztet. - Nyomatékosan felügyel a számítógépes feldolgozásra és a MÁK által meghatározott feldolgozási ütemterv betartására és betartására. - Évente a gépi feladások elkészülte, illetve a zárási összesítık elkészülte után rendszeres tájékoztatást nyújt az adóelıírások és bevételek alakulásáról. - Az adóbetételi tervek teljesítése érdekében intézkedik az adóelıírások beszedésérıl, a hátralékosok folyamatos figyelemmel kísérésérıl a behajtási intézkedések megtételérıl. - Tájékoztatásul adatgyőjtést végez, illetve információt szolgáltat az adózókról meghatározott körben, döntések meghozatala végett. - Rendszeresen kapcsolatot tart koordináló jelleggel az adóztatáshoz szükséges információk, alapadatok beszerzése eges adatok ellenırzése céljából a hivatal egyéb szakterülető dolgozóival.
19
-
A vonatkozó törvények illetve egyes adóigazgatási eljárásjogi kérdések értelmezése, együttmőködı szakmai kapcsolatot tart fenn a MÁK, valamint más önkormányzatok szakmailag illetékes dolgozóival.
Távolléte, akadályoztatása esetén a helyettesítése az osztályvezetı utasítása szerint történik. g) Az adócsoport ügyintézıje: - Az elektronikus feldolgozású könyvelési program szerint ellátja az adókönyvelést a határidıkhöz kapcsolódó ütemezés szerint, illetve folyamatosan. - Vezeti a könyveléssel összefüggı nyilvántartásokat, kimutatásokat. - A munkafolyamatba épített belsı ellenırzés során biztosítja a könyvelési anyagok és a lekönyvelt anyagok egyezıségét. Egyezıség hiányában feltárja a számszaki hibákat és gondoskodik a kijavításukról. - Felelıs a lakosság adóügyekkel kapcsolatos panaszainak, bejelentéseinek a jogszabályi elıírásoknak megfelelı intézéséért, információ szolgáltatásért. 13. Kiadmányozás és helyettesítés A kiadmányozás és a helyettesítés rendjét a Hivatal Kiadmányozási szabályzata, valamint az egyes ügyintézık egymás közötti helyettesítését a munkaköri leírások tartalmazzák. 14. Kapcsolattartás Az SZMSZ-ben szereplı szervezeti egységek és a szakigazgatási szervek dolgozói tevékenységük során horizontális együttmőködésre kötelezettek. A feladatkörükbe tartozó, de más szervezeti egységet, szakigazgatási szervet is érintı ügyekben az érdekeltek egymást folyamatosan tájékoztatva és egyeztetve kötelesek eljárni. A kapcsolattartást az SZMSZ és a kiadmányozási és helyettesítési szabályzat részletesen tartalmazza.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Az Ügyrend 2010. augusztus 25. napján lép hatályba.
Tamási, 2010. augusztus 25.
Gulyásné dr. Könye Katalin jegyzı
20
