tajemník Úřadu MČ Praha 7 tajemníka č. 4 z

tajemník Úřadu MČ Praha 7

tajemníka č. 4 z 21.09.2012

Září 2012

Přílohy: 1.

Seznam spisových uzlů (str. 23)

2.

Seznam dokumentů nepodléhajících spisové evidenci (str.25)

3.

Spisový a skartační plán (str. 27)

4.

Označení ukládací jednotky (str. 57)

5.

Protokol o předání dokumentů do spisovny (str. 58)

6.

Žádanka o zapůjčení spisu (str. 59)

7.

Metodická příručka (str. 60)

8.

Zásady oddělené evidence dokumentů živnostenského odboru prostřednictvím spisové služby Registru živnostenského podnikání (str. 64)

2

ČÁST PRVNÍ SPISOVÝ ŘÁD ........................................................................................... 4 Článek 1 Úvodní ustanovení ...................................................................................... 4 Článek 2 Základní zásady ........................................................................................... 5 Článek 3 Datová schránka...........................................................................................5 Článek 4 Doručení, kontrola ......................................................................................6 Článek 5 Elektronická podatelna ................................................................................ 7 Článek 6 Škodlivý kód zprávy ................................................................................... 8 Článek 7 Evidování datové zprávy ............................................................................. 8 Článek 8 Odeslání potvrzení ....................................................................................... 8 Článek 9 Datové nosiče............................................................................................... 8 Článek 10 Třídění .........................................................................................................8 Článek 11 Evidování dokumentů.................................................................................. 9 Článek 12 Konverze dokumentu................................................................................. 10 Článek 13 Otevírání zásilek ........................................................................................ 10 Článek 14 Příjem hodnot ............................................................................................ 11 Článek 15 Dobírka ..................................................................................................... 11 Článek 16 Dodejky ..................................................................................................... 11 Článek 17 Veřejné zakázky ........................................................................................ 12 Článek 18 Přidělení dokumentů spisovým uzlům ...................................................... 12 Článek 19 Postoupení dokumentu nebo spisu ........................................................... 13 Článek 20 Vyřízení dokumentu .................................................................................. 13 Článek 21 Ukládací znaky ..........................................................................................14 Článek 22 Náležitosti dokumentu ...............................................................................14 Článek 23 Podepisování dokumentů a užívání razítek ............................................... 14 Článek 24 Doručení dokumentu adresátu ................................................................... 14 Článek 25 Vedení spisu............................................................................................... 16 Článek 26 Uzavření spisu .......................................................................................... 16 Článek 27 Opisy a výpisy ..........................................................................................16 Článek 28 Spisová rozluka ........................................................................................16 Článek 29 Příruční registratura ...................................................................................17 Článek 30 Zápůjčka spisu z příruční registratury .......................................................17 Článek 31 Spisovna .................................................................................................. 17 Článek 32 Péče o spisy .............................................................................................. 18 Článek 33 Rekonstrukce spisu ................................................................................... 18 Článek 34 Ochrana osobních údajů ........................................................................... 19 Článek 35 Ochrana utajovaných informací ............................................................... 19 Článek 36 Ochrana zvláštních skutečností ............................................................... 19 ČÁST DRUHÁ SKARTAČNÍ ŘÁD................................................................................ 19 Článek 37 Vyřazování dokumentů a spisů................................................................. 19 Článek 38 Skartační řízení......................................................................................... 20 Článek 39 Skartace ................................................................................................... 21 Článek 40 Zvláštní způsob zacházení ....................................................................... 21 Článek 41 Dohled a kontrola na úseku spisové služby.............................................. 21 ČÁST TŘETÍ USTANOVENÍ SPOLEČNÁ ..... ............................................................ 21 Článek 42 Příručky .................... ... ....... ..... ............................................................ 21 Článek 43 Určení kompetencí..... ... ....... ..... ............................................................ 21 ČÁST ČTVRTÁ USTANOVENÍ ZÁVĚREČNÁ ........................................................... 22 Článek 44 Přechodná ustanovení ............................................................................... 22 Článek 45 Ruší se ...................................................................................................... 22 Článek 46 Účinnost.................................................................................................... 22

3

Městská část Praha 7 Úřad Městské části Spisový a skartační řád V souladu s ustanovením § 81 odst. 5 písm. d) a dále § 103, zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů a k provedení ustanovení § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vydává Tajemník Úřadu Městské části Praha 7 tento Spisový a skartační řád:

ČÁST PRVNÍ SPISOVÝ ŘÁD

Článek 1

Úvodní ustanovení 1. Tento řád upravuje výkon spisové služby Úřadu Městské části Praha 7 ( dále jen „Úřad“). Pravidla a pracovní postupy stanovené tímto řádem jsou v souladu se zákonem č. 499/2004Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví“), s vyhláškou č.191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška o spisové službě“), a se zákonem č. 500/2004 Sb., správním řádem, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“). 2. Pro účely tohoto řádu se rozumí a) archivem Státní oblastní archiv v Praze se sídlem Archivní 4, Praha 4 – Chodovec PSČ 149 00, b) boxem místo v prostorách podatelny, určené k přenechání dokumentu ve fyzické podobě přiděleného spisovému uzlu, c) dodejkou (i doručenkou) služba držitele poštovní licence k doručení zásilky adresátu a vrácení odesílateli potvrzeného dokladu o převzetí, v elektronické podobě potvrzení o doručení datové zprávy do datové schránky adresáta, d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti Úřadu nebo mu byl doručen,

záznam,

ať

již

e) identifikátorem datové zprávy doručené Úřadu prostřednictvím elektronické podatelny nebo datové schránky její označení mající charakter podacího razítka, f) identifikátorem doručeného dokumentu je čárový kód uvedený na štítku nebo v tištěné formě na vlastním dokumentu, který obsahuje povinné údaje pro identifikaci dokumentu: zkratku Úřadu, číslo jednací, počet listů a počet příloh, datum doručení. Nahrazuje podací razítko, g) iniciačním dokumentem dokument, kterým byl spis založen,

4

h) osobním podáním dokumentu doručení dokumentu Úřadu fyzickou nebo právnickou osobou prostřednictvím podatelny Úřadu nebo ve výjimečných případech přímo zaměstnanci. i)

podacím deníkem Úřadu je evidenční seznam Úřadu došlých nebo z činnosti Úřadu vzešlých dokumentů,

j)

reprezentantem spisového uzlu zaměstnanec spisového uzlu pověřený výkonem činností spisového uzlu,

k) spisovým uzlem administrativní jednotka odboru nebo útvaru Úřadu vykonávající soubor činností spisové služby, l)

vedoucím spisového uzlu člen zastupitelstva, tajemník Úřadu MČ Praha 7, vedoucí odboru,

m) výkonem spisové služby zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti, Úřadu zahrnující jejich řádný příjem, třídění, evidenci, označování, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností, n) zpracovatelem zaměstnanec vyhotovující nebo vyřizující dokument, o) e-spisem elektronická aplikace sloužící k výkonu spisové služby, p) datovou zprávou e-mail, dokumenty Úřadu doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči Úřadu prostřednictvím datové schránky, Článek 2 Základní zásady 1. Manipulaci s dokumenty Úřadu provádějí podatelna, výpravna, spisovna a spisové uzly. Seznam spisových uzlů je uveden v příloze č. 1. 2. Dokumenty doručené Úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti podléhají zápisu do spisové evidence v chronologickém pořadí podle doručení nebo podle jejich vzniku a do věcného a jmenného rejstříku; seznam dokumentů nepodléhajících spisové evidenci je uveden v příloze č. 2. 3. Spisová služba je zajišťována elektronickou formou za použití výpočetní techniky v programové aplikaci e-spis. Zápisy do spisové evidence provádějí pracovníci podatelny (výpravny, spisovny), spisové uzly a zpracovatelé. 4. Zásilky doručené Úřadu do 12 hodin je povinna podatelna předat spisovým uzlům ještě týž den. Pošta doručená po 12. hodině se předává spisovým uzlům následující den. 5. Pokud zaměstnanci podatelny, adresát, popřípadě jeho sekretariát, zaměstnanec určený k otevření zásilky apod. zjistí, že zásilka obsahuje další obálku označenou stupněm utajení „VYHRAZENÉ“ (zkráceně „V“), „DŮVĚRNÉ“ (zkráceně „D“), „TAJNÉ“ (zkráceně „T“) nebo „PŘÍSNĚ TAJNÉ“ (zkráceně „PT“), tuto další obálku neotevírá, o zásilce neprodleně informuje Bezpečnostního ředitele Úřadu MČ P7 a postupuje viz. nařízení Tajemníka Úřadu MČ P7 č.5/2012 k zajištění ochrany utajovaných informací. Článek 3 Datová schránka 1. Datová schránka je elektronické úložiště určené k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. 2. Pokud má adresát zřízenu datovou schránku, je referent povinen ji pro doručení použít.1 Dokumenty doručované a vypravované prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy. 1

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 5

3. Datová schránka se nepoužije : a) adresát nemá zřízenou datovou schránku nebo Ministerstvo vnitra oznámilo odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, je znepřístupněna, b) povaha dokumentu to neumožňuje (např. dokument obsahuje utajované informace, dokument nelze zkonvertovat z listinné podoby do datové zprávy, z důvodů většího formátu než A4, velikost zprávy přesahuje 10 MB, jedná se o dokument v papírové podobě, který má obsahovat podpisy dvou nebo více subjektů, c) při doručení veřejnou vyhláškou, d) při doručení na místě, e) při zavedení jiné formy elektronické komunikace mezi orgány veřejné moci z bezpečnostních důvodů f) při předávání spisu odvolacímu orgánu (předává se vždy originál), g) v případě, že se postupuje spis v listinné podobě pro nepříslušnost (postupuje se vždy originál doručeného spisu) h) při osobní korespondenci, která nemá úřední povahu i)

u uzavíraných smluv

j)

při odmítnutí podání (žadateli se vrací vždy originál)

4. K přístupu do datové schránky Úřadu jsou oprávněni starosta, administrátoři a pověřené osoby. Administrátoři datové schránky jsou starostou určené osoby, které určují pověřené osoby a určují rozsah jejich oprávnění. Pověřenými osobami jsou zaměstnanci podatelny. 5. Podatelna se přihlašuje do datové schránky několikrát denně, nejméně však třikrát za den, poslední přihlášení 1 hodinu před koncem pracovní doby. 6. Datovou zprávu doručenou prostřednictvím datové schránky podatelna zaeviduje v e-spisu a připojí ve formě elektronického dokumentu a přiděluje příslušnému spisovému uzlu. Jestliže obsahuje datová zpráva elektronický podpis, elektronickou značku nebo časové razítko, je automaticky provedeno ověření jeho platnosti a výsledek ověření je připojen k datové zprávě. Jestliže datová zpráva neobsahuje elektronický podpis, elektronickou značku nebo časové razítko, je zpráva automaticky opatřena kvalifikovaným časovým razítkem. Článek 4 Doručení, kontrola 1. Dokumenty doručované Úřadu jsou zpravidla přijímány v podatelně a dále na externích informačních centrech. 2. Pracovník podatelny je povinen u došlých zásilek a) při jejich převzetí na poště nebo od doručitele zkontrolovat I. správnost adresy příjemce uvedené na zásilce, II. neporušenost obalu zásilky,

6

III. počet doručených zásilek s evidencí na soupisce doručené pošty, IV. zjistí-li pracovník u přebírajícího dokumentu závady, je povinen je ihned u doručitele reklamovat, V. omylem došlé dokumenty ihned vrátit doručiteli, VI. potvrdit příjem doporučené a cenné zásilky, b) při jejich otevírání zkontrolovat, zda je obsah zásilky určen Úřadu. Pracovník podatelny provede ve spisové evidenci zápis o zjištěné závadě, kterou následně vyjasní zpracovatel s odesílatelem dokumentu. Článek 5 Elektronická podatelna 1. Elektronická podatelna je pracoviště určené pro příjem datových zpráv ve formě e-mailů, opatřených zaručeným elektronickým podpisem, doručovaných Úřadu a pro odesílání datových zpráv Úřadu, opatřených zaručeným elektronickým podpisem. Datovou zprávu podatelna zaeviduje v e-spisu a připojí ve formě elektronického dokumentu a i zajistí listinnou podobu. V případě, že je zpracovateli zasláno podání, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, na jeho služební elektronickou adresu, je povinen kontaktovat odesílatele, aby podání poslal na adresu elektronické podatelny. 2. Dokument může být doručen i podáním přímo do elektronické podatelny Živnostenského rejstříku ( dále jen EP ŽR) . Aplikace k vytvoření a odeslání podání ve formátu Jednotného registračního formuláře (JRF) je k dispozici zdarma na veřejném webu Živnostenského rejstříku na adrese: www.rzp.cz. Reprezentant spisového uzlu odboru kontroluje schránku EP ŽR 1 x denně , a to na počátku pracovní doby. Po zjištění nového podání provede kontrolu elektronického podpisu a podání zaeviduje do podacího deníku. Následně provede tisk podání včetně příloh a protokolu o ověření elektronického podpisu. 3. Doručení datové zprávy, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, podatelna odesílateli potvrzuje, pokud je možné z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele. Součástí zprávy o potvrzení je c) zaručený elektronický podpis nebo zaručená elektronická značka Úřadu, d) datum a čas, kdy byla datová zpráva doručena, e) identifikátor datové zprávy (dokumentu) přidělený elektronickou podatelnou. 4. Adresa elektronické podatelny je: [email protected]

7

Článek 6 Škodlivý kód zprávy Podle vyhlášky MVČR 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, § 4 odst. 3 a 4, datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, (chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení), není zpracovávána. Pokud z přijaté datové zprávy lze zjistit elektronickou adresu odesílatele, je na tuto adresu podatelnou automaticky zasláno sdělení o zjištění škodlivého kódu. Článek 7

Evidování datové zprávy 1. Údaje o datové zprávě, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, jsou automaticky převedeny do spisové evidence e-spisu. 2. Datová zpráva (tzv. e-mail), jež není opatřena zaručeným elektronickým podpisem, je po dohodě s odborem, kterému věcně náleží, vytištěna a po zaevidování opatřena identifikátorem.

Článek 8 Odeslání potvrzení Přijetí datové zprávy je od jejího doručení potvrzeno nejpozději v úředních hodinách v pracovních dnech do 6 hodin a v mimoúředních hodinách v pracovních dnech max. 18 hodin. Datové zprávy, doručené ve dnech pracovního klidu jsou potvrzeny následující pracovní den v průběhu úředních hodin, nejpozději však do 6 hodin od jejich začátku. Přijetí datové zprávy, jež není opatřena zaručeným elektronickým podpisem, není potvrzováno. Článek 9 Datové nosiče Podatelna slouží i pro osobní a poštovní přijímání dokumentu na datovém nosiči. Podatelna zaeviduje datový nosič jako dokument. Podatelna všechny soubory, umístěné na datovém nosiči, uloží jako elektronické přílohy zaevidovaného dokumentu k záznamu dokumentu v e-spisu a předá dokument i v listinné podobě. Článek 10 Třídění 1. Podatelna vyčlení z došlé pošty dokumenty, které nepodléhají evidenci a bez jejich zaevidování ve spisové evidenci je předá na příslušný spisový uzel. 2. Podatelna vyčlení z došlé pošta stížnosti, které přímo předá ÚKIA. 3. Podatelna roztřídí a zaeviduje došlé dokumenty podle spisových uzlů.

8

Článek 11 Evidování dokumentů 1. Prvotní evidenci dokumentu provádí podatelna. Úplnou evidenci provádí zpracovatel u dokumentů, které mu byly přiděleny k vyřízení nebo u dokumentů vlastních. 2. Živnostenský odbor vede oddělenou evidenci dokumentů. Pro vedení oddělené evidence dokumentů agendy živnostenského podnikání (dokumenty došlé nebo vzniklé z činnosti odboru na úseku výkonu státní správy v rozsahu zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů) je využíván informační systém Registru živnostenského podnikání. Zásady oddělené evidence dokumentů jsou uvedeny v příloze č. 8.

3. Odbor sociální a zdravotnictví kromě e-spisu využívá k evidenci a vyhodnocování svojí dokumentace rovněž systém OK a systém Ginis. 4. Faktury jsou pouze evidovány v e-spisu a zpracovány dále v systému Ginis.

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

5. Prvotní evidencí dokumentu se rozumí: zaznamenání dokumentu ve spisové evidenci, opatření dokumentu identifikátorem, naskenování (do formátu A4) (nejde-li o dokument podléhající příslušnému stupni utajení nebo o typ dokumentu, který vyřizující odbor nepožaduje skenovat). Dokumentace v přílohách např. pro OVT, ODO či OŽP bude skenována po dohodě s příslušným odborem. Do spisové evidence pracovník podatelny uvede údaje týkající se doručení: datum doručení, údaje o odesílateli, způsob doručení (poštou, osobně, kurýrem, atd.), způsob zacházení (dodejka, doporučeně, obyčejně, atd.) počet listů, počet příloh, věc, druh zásilky, č.j. odesílatele, pošta, kurýr, atd. spisový uzel (v aplikaci e-spis kód OJ – organizační jednotka), kterému byl dokument předán k vyřízení.

6. Příjem zaevidovaného dokumentu je podatelnou potvrzen jeho označením identifikátorem v den, kdy byl dokument doručen Úřadu. 7. Zápisem dokumentu do spisové evidence je dokumentu automaticky přiděleno číslo jednací. Číslo jednací je tvořeno jednou vzestupnou souvislou řadou čísel pro celý Úřad lomenou kalendářním rokem lomenou zkratkou odboru (oddělení) lomeno zkratkou zpracovatele (MC P7/000000/RRRR/ODD/REF. Číselná řada jednacích čísel počíná 1. lednem kalendářního roku a uzavírá se 31. prosince kalendářního roku. Pro případ, že není elektronická spisová služba z důvodu mimořádné situace v provozu, je v podatelně vedena kniha náhradních evidenčních čísel ve tvaru MC P7/0000/RRRR/ODD/REF/Náhr, která podatelna na vyžádání přidělí příslušnému odboru. 8. Evidenci dokumentů v režimu zákona č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, zabezpečuje Bezpečnostní ředitel Úřadu MČ P7 (viz. nařízení Tajemníka Úřadu MČ P7 č.5/2012 k zajištění ochrany utajovaných informací). 9. Identifikátor se umísťuje zpravidla v pravém horním rohu, případně na jiném volném místě dokumentu. Pokud by identifikátorem došlo k porušení textu dokumentu umístí se identifikátor na rubovou stranu dokumentu, příp. se k němu pevně připne nebo jiným způsobem připojí čistý list, který se opatří identifikátorem. 10. Zaevidováním dokumentu do spisové evidence se daný dokument stává součástí spisové služby.

9

11. Při zaslání jednoho dokumentu jednomu spisovému uzlu s uvedením položky „na vědomí“ a vypsáním dalších spisových uzlů, je ponecháno na zvážení hlavního adresáta, jakým způsobem bude ostatní adresáty informovat (tj. neřeší podatelna). 12. Při osobním podání zpracovatel nebo reprezentant předá dokument k zajištění prvotní evidence podatelně. Ve výjimečných případech zpracovatel může provést prvotní evidenci sám; při evidování postupuje podle čl. 2 odst. 2 a čl. 11

Článek 12 Konverze dokumentu 1. Autorizovanou konverzí je a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření

shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. 2. Autorizovaná konverze na žádost se provádí na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT zřízeného ve všech informačních centrech odboru Informační centrum. Autorizovanou konverzi z moci úřední provádějí určení zaměstnanci Úřadu. Vedoucí odboru určí konverzní pracoviště a pověří příslušného zaměstnance, který bude konverzi provádět. Konverze z moci úřední se provádějí prostřednictvím Czech POINT @office 3.

Při autorizované konverzi do listinné podoby zaměstnanec provádějící konverzi ověří shodu výstupu a vstupu a připojí ověřovací doložku.

4. Při autorizované konverzi do dokumentu obsaženého v datové zprávě opatří zaměstnanec provádějící konverzi výstup svým zaručeným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem a připojí ověřovací doložku.

5. Zaměstnanec pověřený prováděním autorizované konverze vede evidenci provedených konverzí.2 v listinné nebo elektronické podobě.

Článek 13 Otevírání zásilek 1. Všechny zásilky došlé Úřadu se otevírají v podatelně s výjimkou zásilek adresovaných: a) Starostovi, jeho zástupcům či radním. b) Tajemníkovi. c) Příjemci, jehož jméno je uvedeno na prvním místě; za soukromé se nepovažují zásilky Úřad MČ P7 s doložkou „ k rukám“ určitého zaměstnance. 2

Zákon č. 300/2008 Sb. ,o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.

10

adresně znějící na

d) e) f) g) h) i) j)

Odboru Sociálnímu a zdravotnictví. ÚKIA Personálnímu oddělení Kanceláře tajemníka. Oddělení krizovému. Finančnímu odboru – oddělení místních daní a poplatků, výpisy z bankovních účtů. Oddělení matrik odboru správních agend. Přihláška k veřejné obchodní soutěži, opatřená heslem či názvem soutěže.

k) Oddělení dokladů a evidence obyvatel odboru správních agend, obsahující občanský průkaz či cestovní pas nebo kopie matričních dokladů. 2. Zásilky uvedené v odst. 1 písm. a) až i) tohoto článku podatelna eviduje ve spisové evidenci zúženým prvotním zápisem, tzn. vyjma údajů uvedených v čl. 13 odst. 1 písm. e) – k). Zpracovatel je povinen po otevření předané zásilky dokončit bez zbytečného odkladu evidenci jejího obsahu. 3. Obálka se ponechává jako součást dokumentu, a) není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené, na dokumentu s datem poštovního razítka, b) není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa odesílatele, c) má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, d) u zásilek zasílaných doporučeně, e) je-li identifikátor připojen pouze na obálce, f) u stížností a petic, g) je-li adresa odesílatele pouze na obálce; v ostatních případech zpracovatel obálku vyřadí bez skartačního řízení. Článek 14 Příjem hodnot Zásilky, jejichž součástí jsou hotové peníze (ceniny, kolky, příp. jiné hodnoty), zaeviduje podatelna jako jiné dokumenty došlé nebo podané s uvedením těchto hodnot ve spisové evidenci, opatří identifikátorem a předá příslušnému spisovému uzlu. Článek 15 Dobírka Zásilky zaslané Úřadu na dobírku podatelna přijímá a platí pouze do výše cenového limitu stanoveného tajemníkem Úřadu a za předpokladu, že objednání takovéto zásilky bude podatelně příjemcem předem oznámeno. Článek 16 Dodejky Zpracovatel zaznamená ve spisové evidenci k vypravenému dokumentu výsledek doručení. Vrácené doručenky a nedoručené zásilky založí k příslušnému dokumentu.

11

Článek 17 Veřejné zakázky a poptávková řízení 1. Pověřený zaměstnanec zadavatele veřejné zakázky nebo poptávkového řízení, vyhlášené Úřadem, uvědomí písemně o zadání veřejné zakázky nebo poptávkového řízení podatelnu s uvedením jejích názvu a popř.čísla přiděleného Centrální adresou, pod kterými jsou veřejná zakázka nebo poptávkové řízení vyhlášeny, přesného data a hodiny ukončení příjmu nabídek. 2. Zásilka týkající se veřejné zakázky nebo poptávkového řízení, která je označená na obálce "název veřejné zakázky………." (Neotevírat!), se zásadně eviduje v podatelně. Pokud je zásilka předána Úřadu jinou cestou, je nutné ji neotevřenou neprodleně doručit do podatelny. 3. Každou zásilku nebo podání, týkající se veřejné zakázky nebo poptávkového řízení, zapíše podatelna do spisové evidence a označí identifikátorem. Zároveň podatelna provede zápis došlé zásilky, kterým je určeno pořadové číslo doručení, na zvláštní evidenční arch . Dále se na arch i na obálku doplní přesný časový údaj (datum, hodina, minuta), opíše se číslo jednací ze spisové evidence a zpáteční adresa s názvem firmy . Na obálku zásilky či podání, nad identifikátor zapíše pracovník podatelny čas doručení a pořadové číslo doručení této zásilky. 4. Při osobním doručení nabídky veřejné zakázky nebo poptávkového řízení podatelna vystaví doručiteli na požádání potvrzení o přijetí, s uvedením pořadového čísla a přesného časového údaje (datum, hodina, minuta) Pracovníci podatelny neposkytují informace o doručených nabídkách veřejných zakázek nebo poptávkových řízení a jejich odesílatelích. 5. Po uplynutí lhůty pro podávání nabídek předá podatelna najednou všechny takto označené došlé zásilky s řádně vyplněným evidenčním archem pověřenému zaměstnanci zadavatele veřejné zakázky nebo poptávkového řízení. 6. Zakládání spisu s ukončenou veřejnou zakázkou nebo poptávkovým řízením do spisovny je v kompetenci zadavatele veřejné zakázky nebo poptávkového řízení.

Článek 18 Přidělení dokumentů spisovým uzlům 1. Podatelna přiděluje došlé dokumenty v listinné podobě podle označení spisového uzlu na zásilce nebo dokumentu. 2. Dokumenty adresované Úřadu bez bližšího označení spisového uzlu přiděluje podatelna podle obsahu dokumentu s ohledem na organizační řád Úřadu a v případě nejasností je přidělí Odboru kancelář tajemníka. 3. Dokumenty adresované Zastupitelstvu Městské části Praha 7 nebo jeho výborům, Radě Městské části Praha 7 nebo jejím komisím, a dokumenty jmenovitě adresované členům zastupitelstva nebo členům komisí a výborů, podatelna přidělí příslušným spisovým uzlům. 4. Zaevidované a identifikátory označené dokumenty podatelna ukládá do boxů jednotlivých spisových uzlů, odkud si je reprezentanti spisových uzlů přebírají i s obálkami k vyřízení. 5. Reprezentant spisového uzlu zkontroluje, prostřednictvím aplikace e-spis přístupné ze samostatného PC pracoviště umístěného za tím účelem v podatelně, správnost zaevidovaných došlých dokumentů a potvrdí jejich převzetí sejmutím čárového kódu čtečkou, jde-li o doručený dokument v listinné podobě. Doručený dokument prostřednictvím datové schránky převezme reprezentant spisového uzlu prostřednictvím aplikace e-spis. 6. Převzetí dokumentů došlých v listinné podobě nebo prostřednictvím datové schránky může reprezentant spisového uzlu ve spisové evidenci odmítnout, jen pokud je dokument adresován, příp. určen jinému spisovému

12

uzlu nebo pokud není spisový uzel příslušný k jeho vyřízení. Odmítnutím se dokument dostává zpět podatelně ve spisové evidenci i ve fyzické podobě. Pokud nejsou důvody pro odmítnutí dokumentu, reprezentant spisového uzlu dokument přijme. 7. Dokumenty, které podatelna převezme a nepřísluší žádnému spisovému uzlu, vrací zpět adresátovi. Dokumenty, které reprezentant spisového uzlu převezme a následně zjistí, že mu nepřísluší, nevrací podatelně, ale předá je příslušnému spisovému uzlu nebo vrací adresátovi. Článek 19 Postoupení dokumentu nebo spisu Dokument nebo spis je spisovým uzlem v písemné podobě postoupen jinému spisovému uzlu fyzickým přímým předáním tomuto spisovému uzlu nebo předáním prostřednictvím boxu v podatelně, ve spisové evidenci je postoupen přímo spisovému uzlu. Postoupení probíhá prostřednictvím reprezentantů spisových uzlů. Článek 20 Vyřízení dokumentu 1. Došlé dokumenty předkládá reprezentant spisového uzlu vedoucímu spisového uzlu k jejich rozdělení zpracovatelům. Vedoucí spisového uzlu přidělí dokumenty vedoucím oddělení k rozdělení nebo přímo zpracovatelům k vyřízení a nebo reprezentantovi odboru k předání jednotlivým zpracovatelům. V případě, že byly dokumenty přiděleny vedoucím oddělení k vyřízení, vedoucí oddělení dokumenty přidělí zpracovatelům. 2. Zpracovatel je oprávněn dokument ve spisové evidenci odmítnout, jen pokud je dokument adresován, příp. určen jinému zpracovateli či jinému spisovému uzlu, pokud není příslušný k jeho vyřízení a pokud mu se záznamem ve spisové evidenci nebyl bez zbytečného odkladu předán dokument ve fyzické podobě. Odmítnutím se dokument dostává zpět reprezentantovi spisového uzlu. O dalším předání odmítnutého dokumentu rozhodne vedoucí spisového uzlu. 3. Pokud nejsou důvody pro odmítnutí dokumentu, zpracovatel dokument přijme. Zpracovatel je při přijetí dokumentu povinen provést úplnou evidenci: dokument označí ve spisové evidenci typem dokumentu, povinně doplní značku zkratka spisového uzlu v rozsahu minimálně 3 písmen/zkratka zpracovatele v rozsahu tří písmen ODB/ZPR3), příp. upraví věc, uvede způsob vyřízení, místo fyzického umístění, vytvoří spis nebo zařadí dokument do již existujícího spisu vedeného v dané věci. Zpracovatel může uvést agendové číslo (např. smlouva č. 1). V případě potřeby zpracovatel vrátí dokument ve fyzické podobě podatelně k provedení doskenování celého dokumentu. 4. Ve spisové evidenci všechny dokumenty související s iniciačním dokumentem spisu automaticky přebírají jeho spisovou značku. Konečná odpověď na iniciační dokument je evidována pod stejným číslem jednacím i spisovou značkou iniciačního dokumentu. 5. Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokumentu a ve spisové evidenci. 6. Zpracovatel je povinen uvádět značku (zkratka spisového uzlu v rozsahu minimálně 3 písmen/zkratka zpracovatele v rozsahu tří písmen - ODB/ZPR) i u vlastního dokumentu. 7. U dokumentu podléhajícímu spisové evidenci zpracovatel při přímém vyvěšení na úřední desku zadá v e-spisu na záložce Vypravení datum vyvěšení, dobu vyvěšení, původce dokumentu, připojí elektronický dokument (popř. označí v seznamu el. dokumentů), uzamkne ho, v profilu dokumentu zadá typ dokumentu – výběr sekce elektronické úřední desky a předá celý dokument správci úřední desky. Správce úřední desky dokument převezme a vyvěsí. Po sejmutí z úřední desky vrátí dokument zpracovateli. Za správnost a úplnost zadání vyvěšení dokumentu v e-spisu (datum vyvěšení, doba vyvěšení, připojení el. dokumentu, sekce – typ dokumentu) a

3

zkratka spisového uzlu dle přílohy č. 1 13

uzamčení elektronického dokumentu odpovídá zpracovatel. Správce úřední desky přijímá dokument k vyvěšení na úřední desku nejpozději den před dnem vyvěšení. Článek 21 Ukládací znaky Každý spisový uzel používá ukládací znaky v závislosti na věcném obsahu dokumentu tak, aby měl přehled o veškerých svých dokumentech a mohl dokumenty, s kterými aktuálně pracuje, jednoduše zakládat i vyhledávat. Ukládací znaky věcného obsahu dokumentů konkretizují ukládací znaky spisového a skartačního plánu (spisové znaky) v příloze č. 3. Článek 22 Náležitosti dokumentu 1. Každý dokument musí být evidován ve spisové evidenci a označen číslem jednacím, nejde-li o dokument, který nepodléhá spisové evidenci dle článku 2 odst. 2. Reprezentant spisového uzlu není povinen přijmout dokument neoznačený číslem jednacím, nejde-li o dokument, který nepodléhá spisové evidenci nebo který je doručen při osobním podání. 2. Vzniká-li dokument z vlastního podnětu Úřadu, zpracovatel jej zaeviduje a připojí ve formě elektronického dokumentu do spisové evidence (vyjma dokumentů daňového/poplatkového řízení).

Článek 23 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Podepisování dokumentů se řídí Podpisovým řádem Městské části Praha 7 a Úřadu Městské části Praha 7 který nabyl účinnosti dne 22.12.2009. 2. Užívání razítek se řídí Nařízením tajemníka č. 8/2009 k používání razítek

Článek 24 Doručení dokumentu adresátu 1. Po podepsání dokumentu oprávněnou osobou k němu zpracovatel připojí potřebné přílohy a vhodně zajistí jeho doručení adresátovi. Dokument lze doručit prostřednictvím datové schránky, podatelny, pošty, vyvěšením na úřední desku, osobně, kurýrem, faxem a elektronicky. 2. Při vypravení prostřednictvím datové schránky je zpracovatel povinen ověřit existenci datové schránky adresáta. Dokument převede zpracovatel do výstupního formátu pdf, dokument elektronicky podepíše, příp. zajistí podepsání oprávněnou osobou a připojí elektronický dokument k vypravení. Poté vypravení předá v e-spisu výpravně, která dokument vypraví a nebo předá REPREZ svého odboru, který pak všechny dokumenty svého odboru najednou předá výpravně a ta dokumenty vypraví. Zpracovatel je povinen ve spisové evidenci řádně označit

a) způsob zacházení

14

„obyčejná“ – je to taková zásilka, kterou může z datové schránky vyzvednout jakákoliv osoba, která má umožněn přístup do datové schránky, „dodejka, do vlastních rukou výhradně adresáta“ – je to taková zásilka, kterou může z datové schránky vyzvednout pouze a výhradně statutární zástupce uvedeného subjektu. b) adresáta dokumentu (subjekt) 3. Při poštovním doručení připraví zpracovatel nebo jiný pracovník odboru určený k této činnosti zásilku k odeslání tak, že vyhotoví obálku dokumentu, kterou opatří údaji o adresátovi, číslem jednacím, spisovou značkou, je-li dokument zařazen ve spise, značkou a čárovým kódem. Zpracovatel nebo jiný pracovník odboru určený k této činnosti je povinen ve spisové evidenci řádně označit a) adresáta dokumentu (subjekt), b) druh zásilky, c) způsob vypravení, d) způsob zacházení. 4. Při vypravení dokumentu poštou jej zpracovatel nebo jiný pracovník odboru určený k této činnosti vloží, včetně příp. příloh, do obálky, kterou zalepenou předá reprezentantovi spisového uzlu. Reprezentant spisového uzlu předá připravené zásilky výpravně. Výpravna převezme zásilky. V případě, že údaje týkající se vypravované zásilky, uvedené ve spisové evidenci zpracovatelem (zejména údaje dle odst. 2 tohoto článku) nesouhlasí s předanou zásilkou, výpravna vrátí reprezentantovi spisového uzlu zásilku ke zjednání nápravy a stornuje vypravení ve spisové evidenci. Pokyny výpravny ve věci přípravy zásilky k vypravení jsou pro reprezentanta spisového uzlu a zpracovatele závazné. Výpravna zásilky ofrankuje a vytiskne poštovní podací arch. Ofrankované zásilky včetně poštovního podacího archu předává poště. 5. Zásilky výpravna odešle v den předání, jsou-li jí předány v pondělí až čtvrtek nejpozději do 11:00 hodin, v pátek nejpozději do 10:00 hodin. Výpravna v odůvodněných případech odešle zásilky v den předání, převzaté k vypravení i mimo uvedenou dobu. 6. Při doručení dokumentu vyvěšením na úřední desku zpracovatel připraví jeho vyvěšení prostřednictvím spisové evidence, kdy do záložky Vypravení zadá datum vyvěšení a počet dní, na který má být dokument vyvěšen, údaje o adresátu, připojí elektronický dokument (popř. označí v seznamu el. dokumentů), uzamkne ho, v profilu dokumentu zadá typ dokumentu – sekci elektronické úřední desky a předá jej správci úřední desky k vyvěšení. Za správnost a úplnost zadání vyvěšení na úřední desku v e-spisu (datum vyvěšení, doba vyvěšení, připojení el. dokumentu, sekce – typ dokumentu) a za uzamčení elektronického dokumentu odpovídá zpracovatel. Správce úřední desky přijímá dokument k vyvěšení na úřední desku nejpozději den před datem vyvěšení na úřední desku. 7. Dokument v podobě datové zprávy, který nepodléhá evidenci a nemusí být označen zaručenou elektronickou značkou nebo zaručeným elektronickým podpisem, doručuje zpracovatel adresátu prostřednictvím emailu (MS Outlook). 8. K dokumentu v podobě datové zprávy, který podléhá evidenci a má být opatřen nejen zaručenou elektronickou značkou úřadu, ale i zaručeným elektronickým podpisem, připojí zpracovatel svůj zaručený elektronický podpis v MS Word a nebo zajistí zaručený elektronický podpis zodpovědné osoby (vedoucího odboru atd.) a odesílá jej prostřednictvím e-spisu (elektronickou značku přiřadí e-spis automaticky). Dokument musí být ve spisové evidenci připojen jako elektronický dokument. 9.Osobní nebo kurýrní doručení adresátovi zpracovatel je povinen zaevidovat do spisové evidence. V případě potřeby zajistí potvrzení převzetí.

15

Článek 25 Vedení spisu 1. Zpracovatel vede v každé konkrétní věci soubor dokumentů - spis. Spis je veden v listinné a v elektronické podobě. Dokumenty v elektronické podobě jsou uloženy ve spisové evidenci (vyjma dokumentů daňového/poplatkového řízení); elektronické dokumenty, uložené na datových nosičích, jsou vloženy v této formě do fyzické podoby spisu. U dokumentů, které jsou pouze v listinné podobě, zajistí zpracovatel jejich skenování, je-li nutné pro řízení a pokud listinný dokument skenování umožňuje (velikost, rozsah do A4). Naskenovaný ekvivalent dokumentu zpracovatel uloží do spisové evidence. 2. Dokumenty obsažené ve spise jsou řazeny chronologicky, vzestupně dle data jednotlivých podání či provedených úkonů, (tj. od zahájení řízení, ústního jednání až po rozhodnutí ve věci), ukončeny sběrným archem spisu. Jednotlivé dokumenty jsou očíslovány. 3. Číslo jednací iniciačního dokumentu vztahujícího se k dané věci ve správním řízení, lomené pořadovým číslem dokumentu uloženého ve spisu, tvoří spolu s písmeny „SZ“ spisovou značku spisu (SZ MC P7 0000000/RRRR/0). Spisová značka je zaznamenána na spisové obálce a zůstává společná pro všechny dokumenty vložené do spisu. Dokumenty, které jsou součástí spisu, jsou však i nadále označeny původním číslem jednacím, pod nímž byly evidovány ve spisové evidenci. 4. Pokud jsou do spisu vloženy dokumenty s odlišnými skartačními znaky a lhůtami, spis přebírá skartační znak dokumentu s nejvyšším skartačním znakem a skartační lhůtu dokumentu s nejdelší skartační lhůtou. Článek 26 Uzavření spisu 1. Po vyřízení věci zpracovatel uspořádaný listinný spisový materiál ve fyzické do příruční registratury. Spis nebo dokument lze uzavřít pouze v případě předání do spisovny.

podobě

uloží

2. Uzavřený spis je oprávněn otevřít zpracovatel a vedoucí spisového uzlu. Článek 27 Opisy a výpisy Zpracovatel může z dokumentů tvořících obsah spisu vydávat stejnopisy, opisy nebo výpisy, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak. Článek 28 Spisová rozluka 1. Před ukončením činnosti spisového uzlu reprezentant spisového uzlu a) předá všechny uzavřené dokumenty do spisovny, b) zhotoví u neuzavřených dokumentů jejich soupis a připraví je k protokolárnímu předání přebírajícímu spisovému uzlu. Soupis je součástí předávacího protokolu a obsahuje označení předmětu dokumentů, jejich časový rozsah a množství. 2. Přebírající spisový uzel pečuje o převzaté dokumenty až do jejich uzavření a ukládá je do spisovny.

16

Článek 29 Příruční registratura Každý zpracovatel vede příruční registraturu obsahující všechny jím vyřizované dokumenty a spisy a jím vyřízené dokumenty a spisy, jež jsou zde uloženy po dobu jednoho roku. Výjimku mají dokumenty zpracované Odborem finančním, Oddělením personálním a mzdovým (Odbor kancelář tajemníka), které jsou uloženy v příruční registratuře do doby provedení kontroly orgány veřejné správy (zpravidla 3 roky, v případě dokumentů odboru finančního až 20 let) a odborem výstavby a územního rozvoje, kde jsou uloženy všechny neukončené akce. Výjimka platí i pro oddělenou evidenci dokumentů živnostenského odboru vedenou ve spisové službě Registru živnostenského podnikání. Vyřizované a vyřízené spisy ukládá zpracovatel v chronologickém pořadí a dle skupin Spisového a skartačního plánu do ukládacích jednotek (šanony, krabice, tuby, mapovnice apod.). Příruční registratura je prostorem sloužícím k úschově dokumentů a spisů (např. uzamykatelná skříň) a je součástí kanceláře zpracovatele nebo součástí jiné kanceláře téhož spisového uzlu k tomuto účelu určené. Článek 30 Zápůjčka spisu z příruční registratury 1. Spis lze zapůjčit pro potřeby jiného orgánu veřejné správy. O žádosti jiného orgánu veřejné správy rozhoduje vedoucí spisového uzlu. O zapůjčení uvede zpracovatel záznam ve spisové evidenci. Zpracovatel uloží žádost v příruční registratuře místo spisu. Článek 31 Spisovna 1. Spisovna slouží k uložení vyřízených a uzavřených spisů a jiných dokumentů po dobu trvání skartační lhůty, k jejich vyhledávání a předkládání pro potřebu úřadu jiných orgánů a k provádění skartačního řízení. 2. Do spisovny předá reprezentant spisového uzlu všechny již vyřízené a uzavřené spisy a dokumenty z příručních registratur (tuto skutečnost reprezentant spisového uzlu poznamená do spisové evidence). Je-li z důvodu naléhavé potřeby nutno ponechat některé dokumenty, které měly být předmětem předání do spisovny v příruční registratuře spisového uzlu, provede pracovník pověřený vyhotovením předávacího protokolu záznam o této skutečnosti do protokolu. Uvede důvod ponechání a termín, kdy budou dokumenty do spisovny předány s výjimkou utajovaných dokumentů (zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů). 3. Reprezentant spisového uzlu je povinen před předáním do spisovny dokumenty vytřídit dle spisů, tj. dle věcného obsahu a Spisového a skartačního plánu, a dle data vyřízení. Dokumenty musí být zbaveny všech duplikátů a konceptů. Takto ošetřené dokumenty jsou uloženy do ukládacích jednotek. Reprezentant spisového uzlu pak ukládací jednotky (archivní krabice) označí štítkem dle přílohy č. 4 a vyplní předávací protokol – příloha č. 5. ve dvojím vyhotovení (dle zákona o spisové službě). Protokol podepíše vedoucí spisového uzlu, příp. jím pověřený zástupce nebo reprezentant spisového uzlu nebo pracovník pověřený správou příruční registratury. Převzetí dokumentů potvrdí pracovník spisovny do předávacího protokolu. Jedno vyhotovení vrátí příslušnému spisovému uzlu a druhé založí jako základní evidenční pomůcku spisovny. Zaměstnanec spisovny prověří, zda ukládané dokumenty souhlasí s předávacím seznamem. O uložených dokumentech vede evidenci. Pokyny udělené pracovníkem spisovny vztahující se k uložení dokumentů jsou pro reprezentanta spisového uzlu závazné. O předání dokumentů do spisovny učiní reprezentant spisového uzlu záznam ve spisové evidenci. 4. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem4; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. 4

§ 38 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 17

5. O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní dokumentaci (zápůjční lístek), který pracovník spisovny vypisuje dvojmo. Originál zakládá do pořadače evidence zápůjček, kopie do svazku, z něhož byly písemnosti vyňaty. Spisy vyžádané ze spisovny je bezpodmínečně nutné uchovat v původních obalech a v tom pořádku, jak byly ze spisovny vydány. Po vrácení písemnosti pracovník spisovny kopii zápůjčního lístku skartuje. 6. Spisy vyžádané a určené k soudnímu a správnímu řízení se zásadně zapůjčují na útvar k vytvoření ověřené kopie. Originál dokumentace se vrací zpět na původní místo ve spisovně. Vrácená ověřená dokumentace se ukládá jako součást původního spisu. Udělení výjimky z těchto zásad je oprávněn udělit pouze tajemník Úřadu a to podpisem na oficiální žádosti. 7. Za přítomnosti pracovníka spisovny nebo jeho pověřeného zástupce mohou do spisovny vstupovat: a) zaměstnanci archivu, b) zaměstnanci Úřadu, kteří za účelem plnění pracovních povinností mohou nahlížet pouze do dokumentů svého spisového uzlu. Potřebuje-li zaměstnanec nahlédnout do dokumentů jiného spisového uzlu, je povinen prokázat se pracovníkovi spisovny písemným souhlasem vedoucího spisového uzlu, do jehož dokumentů bude nahlížet, c) osoby pověřené tajemníkem Úřadu MČ P7 , které se prokáží jeho písemným souhlasem, d) pracovníci útvaru kontroly a interního auditu, kteří mají přístup bez omezení do všech uložených písemností. e) osoby a organizace, které prokáží odůvodněnost svého požadavku nahlížet do stavební dokumentace 8. Ve spisovně se dokumenty ukládají do doby uplynutí skartačních lhůt. Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou se stávají předmětem skartačního řízení.

Článek 32 Péče o spisy 1. Převzaté dokumenty jsou ve spisovně uloženy v archivních krabicích do regálů podle organizační struktury Úřadu a ukládacích znaků. 2. Spisovna chrání dokumenty proti zcizení, požáru a dalším negativním jevům pomocí řady technických a provozních opatření. Článek 33 Rekonstrukce spisu 1. Spisy a dokumenty, které byly zcela nebo zčásti zničeny nebo se ztratily, rekonstruuje ten, kdo si spis zapůjčil za využití pracovníka spisového uzlu, z jehož činnosti původní spisy a dokumenty vzešly, příp. pracovník, v jehož funkční nebo pracovní náplni tato činnost v době rekonstrukce je. O ztrátě nebo zničení musí být sepsán protokol o ztrátě nebo zničení s uvedením důvodu. Protokol s průvodním dopisem, podepsaným vedoucím odboru, kde ke ztrátě došlo se předá do archivu.

§ 23 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů 18

2. Při rekonstrukci spisů a dokumentů se vychází ze všech zachovaných a dostupných písemných materiálů, popř. z dokumentů jiných orgánů veřejné správy a organizací, které s rekonstruovanými spisy a dokumenty souvisí a z nichž lze obsah rekonstruovaných spisů a dokumentů spolehlivě odvodit . 3. Ten kdo rekonstruuje spis, pořídí ověřené opisy stejnopisů vyhotovení rozhodnutí, které má sám nebo které si vyžádá od jiného orgánu veřejné správy, příp. od účastníka řízení; na ověřených opisech stejnopisů připojí doložku, že opis nastupuje na místo zničené nebo ztracené listiny. Výjimečně lze rekonstruovat i na základě písemného sdělení osob, pokud nejsou pochybnosti o jejich nestrannosti. 4. Rekonstruovaný spis a dokument se v záhlaví výrazně označí slovem "Rekonstrukce" a současně se uvede, na základě jakých dokumentů, popř. sdělení k rekonstrukci došlo, kdo rekonstrukci provedl a kdy byla ukončena. O provedení rekonstrukce se provede záznam ve spisové evidenci.

Článek 34 Ochrana osobních údajů Zpracovatel je oprávněn zpracovávat či jinak nakládat s osobními údaji uvedenými v dokumentech pouze v rozsahu jeho zákonného oprávnění5. Článek 35 Ochrana utajovaných informací Zpracovatel je povinen při nakládání s dokumenty obsahujícími utajované informace postupovat podle zvláštních právních předpisů.6 Článek 36 Ochrana zvláštních skutečností

Zpracovatel je povinen při nakládání s dokumenty obsahujícími zvláštní skutečnosti postupovat podle zvláštních právních předpisů.7

ČÁST DRUHÁ SKARTAČNÍ ŘÁD

Článek 37 Vyřazování dokumentů a spisů 1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení.

5

zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů , ve znění pozdějších předpisů zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška NBÚ č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů 7 zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 462/2000 Sb., k provedení § 27 odst. 8 a § 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb. , o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů 6

19

2. Při skartačním řízení se spisy, navržené k vyřazení, posoudí podle Spisového a skartačního plánu ÚMČ P7. Spisový a skartační řád stanoví: a. hlavní spisové ukládací znaky a podznaky, kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a spisů ve věcném členění podle hesel jednotlivých agend b. skartační znaky a skartační lhůty 3. Skartační lhůtou se rozumí doba, po kterou spisy zůstávají pro úřední potřebu uloženy ve spisovně. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření spisu. 4. Skartační znak (A, S, V) vyjadřuje, jak má být po uplynutí skartačních lhůt se spisy naloženo. a) Znak "A" označuje spisy trvalé dokumentární, historické nebo kulturní hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty převezme příslušný archiv. b) Znak "S" označuje spisy, které po uplynutí skartační lhůty mohou být skartovány, tj. zničeny, avšak teprve poté, co příslušný archiv vydá skartační povolení. c) Znak "V" označuje spisy, u nichž nelze v době vzniku určit, zda mají trvalou dokumentární hodnotu, a až po uplynutí skartační lhůty se ve skartačním řízení posoudí, zda je převezme do trvalé úschovy příslušný archiv, nebo zda budou po vydání skartačního povolení skartovány. 5. Za správnost a úplnost označení dokumentů skartačními znaky a lhůtami odpovídá zpracovatel, který dokument nebo spis vyřizuje. 6. Dokumenty, které jsou spisovým uzlům zasílány pouze na vědomí nebo se jedná o multiplicitní dokumenty lze vyřadit ihned, mimo skartační řízení. Článek 38 Skartační řízení 1. Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, a to na základě skartačního návrhu.Ve skartačním řízení se vyřazují spisy, které jsou nadále nepotřebné pro činnosti úřadu. Ve spisovnách je vyřazování spisů a písemností prováděno zpravidla jednorázově po schválení skartačních návrhů archivářem hlavního města Prahy, do jehož působnosti spisovna náleží. Seznam dokumentů ke skartačnímu řízení zašle pracovník spisovny spisovému uzlu, v němž byly dokumenty zpracovány spolu se žádostí o posouzení jejich potřebnosti. U znaku „V“ vedoucí odboru rozhodne, zda bude dokument zařazen do skupiny „A“ nebo „S“. 2. Skartační návrh, ve kterém jsou dokumenty uvedeny zvlášť za skupinu „A“ a zvlášť za skupinu „S“ připraví spisovna ve dvojím vyhotovení. Pracovník zodpovědný za skartační řízení přikládá k tomuto návrhu průvodní dopis, kterým odůvodňuje vyřazení dokumentů s odvoláním na příslušné předpisy. Skartační návrh společně s průvodním dopisem je zaslán archivu k posouzení. 3. Na žádost archivu připraví spisovna dokumenty vyřazené ve skartačním řízení k odborné archivní prohlídce. Příslušný archiv posoudí, zda dokumenty „A“ odpovídají kriteriím stanoveným zákonem, zda dokumenty „S“ nemají trvalou dokumentární hodnotu a zda dokumenty označené „V“ byly správně zařazeny do skupiny „A“ a „S“. Po písemném vyjádření archivu o výsledku prohlídky a jeho souhlasu k provedení skartace lze dokumenty označené „S“ zničit a dokumenty označené „A“ předat v předem stanoveném termínu archivu k trvalému uložení. 4. Skartační řízení v případě dokumentů evidovaných v automatizovaném systému SSL lze provádět pouze prostřednictvím programového modulu „Spisovna“. Dokumenty, které nejsou do modulu Spisovna převedeny, nelze do skartačního řízení zahrnout.

20

5. Evidenční pomůcky SSL v tiskových výstupech pro trvalé uložení (podací deník, přehled dokumentů a spisů odboru, doručovací knihy, soupis uložených spisů atd.) se odevzdávají do příslušného archivu po uplynutí uschovacích lhůt stanovených Spisovým a skartačním plánem Úřadu MČP7. 6. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají u určeného původce a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy. Ve spisové evidenci u předaných dokumentů, spisovna uvede poznámku „archiv“ s uvedením data předání a nebo „skart“ s datem zničení. Článek 39 Skartace Listinné dokumenty, dokumenty uložené na datových nosičích a vyřazená razítka, určené ke skartaci, jsou znehodnoceny způsobem znemožňujícím jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. Provedení skartace je spisovna povinna zajistit u subjektu se zabezpečenou ochranou proti zneužití dokumentů. Při skartování je preferována recyklace. Článek 40 Zvláštní způsob zacházení 1. Účetní a daňové doklady budou skartovány po uplynutí jejich skartačních lhůt podle zákona o účetnictví (z. č. 563/1991 Sb.), ve znění pozdějších předpisů, zákona o dani z přidané hodnoty (z. č. 235/2004 Sb.), ve znění pozdějších předpisů a zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (z. č. 499/2004 Sb.), ve znění pozdějších předpisů 2. Spisovna přebírá k uložení dokumenty ze zrušených nebo zaniklých organizací kraje, u nichž dosud neuplynula skartační lhůta. Článek 41 Dohled a kontrola na úseku spisové služby 1. Na výkon spisové služby v Úřadu dohlíží v rozsahu stanovením zákonem odbor Archiv hlavního města Prahy. 2. Státní kontrolu dodržování povinností na úseku spisové služby vykonává podle zvláštního právního předpisu (zák. č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů) příslušný státní archiv, který je k provádění kontroly oprávněn zvláštním právním předpisem (zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,ve znění pozdějších předpisů, § 71. státní kontrolou v oblasti spisové služby MHMP není pověřen Archiv hl. m. Prahy).

ČÁST TŘETÍ USTANOVENÍ SPOLEČNÁ Článek 42 Příručky 1. Součástí tohoto řádu je metodická příručka, která podrobně popisuje postup při oběhu dokumentů v programové aplikaci spisové služby e-spis. Příručka je uvedena v příloze č. 7. Článek 43 Určení kompetencí 1. Správu aplikace spisové služby e-spis zajišťuje oddělení informatiky Odboru kancelář tajemníka.

21

2. Správu aplikace elektronické podatelny zajišťuje oddělení informatiky Odboru kancelář tajemníka, provoz elektronické podatelny zajišťuje podatelna. 3. Spisovou službu v podatelně zajišťuje Odbor informační centrum. Spisovou službu ve spisovně zajišťuje Odbor kancelář tajemníka, oddělení archivní. 4. Za spisovou službu ve spisovém uzlu odpovídá vedoucí spisového uzlu. Vedoucí spisového uzlu průběžně kontroluje vyřizování dokumentů, projednává se zpracovateli zjištěné závady a určuje způsob a termín jejich odstranění. 5. Za skartační řízení odpovídá Odbor kancelář tajemníka, oddělení archivní.

ČÁST ČTVRTÁ USTANOVENÍ ZÁVĚREČNÁ

Článek 44 Přechodná ustanovení 1.

Pokračování vedení spisu z období před spuštěním evidence v e-spis, respektive jeho vyřízení bude vedeno pod číslem jednacím z e-spis a zároveň se doplní původní číslo jednací do položky „Záložka“.

Článek 45 Ruší se:

Nařízení tajemníka Úřadu MČ Praha 7 č. 2 ze dne 27.03.2011. Článek 46 Účinnost

Toto nařízení (Spisový a skartační řád) nabývá účinnosti dnem 21.09.2012.

V Praze dne 21.09.2012

………………………… Ing. Josef D U Š E K tajemník Úřadu MČ Praha 7

22

Příloha č. 1

SEZNAM SPISOVÝCH UZLŮ KOD KS URAD KS-OVV KS-OKŘ KS-OrO KT KT-OPP KT-OVS KT-OIF KT-OA ÚKIA ODO OŽP OVT OAP OST OV OÚR OSA OVV ODEO OM OMA OOM OE OIVZ ORZ OŽV OK OPRV OFI OÚ OROZ OMP OŠK OP OIC IC-OP OSZ OPD ODP OSAA OBNP OBN

NAZEV odbor Kancelář starosty Úřad Městské části Praha 7 oddělení vnějších vztahů oddělení krizového řízení oddělení organizační odbor Kancelář tajemníka oddělení personální oddělení vnitřní správy oddělení informatiky oddělení archivní útvar kontroly a interního auditu odbor dopravy odbor životního prostředí odbor výstavby a územního rozhodování oddělení administrativně-právní oddělení stavební oddělení vodohospodářské oddělení územního rozhodování odbor správních agend oddělení vnitřních věcí oddělení dokladů a evidence obyvatel oddělení matrik odbor majetku oddělení obecního majetku oddělení ekonomické odbor investic a veřejných zakázek odbor rozvoje odbor živnostenský oddělení kontrolní oddělení provozní odbor finanční oddělení účetnictví oddělení rozpočtu oddělení místních poplatků odbor školství odbor právní odbor informační centrum oddělení podatelna odbor sociální a zdravotnictví oddělení péče o rodinu a děti oddělení doplňkové péče oddělení samosprávných a administrativních agend odbor bytů a nebytových prostor oddělení bytů a nebytových prostor

23

NADRIZENA_OJ TAJ URAD KS KS KS TAJ KT KT KT KT TAJ TAJ TAJ TAJ OVT OVT OVT OVT TAJ OSA OSA OSA TAJ OMA OMA TAJ TAJ TAJ OŽV OŽV TAJ OFI OFI OFI TAJ TAJ TAJ OIC TAJ OSZ OSZ OSZ TAJ OBNP

REPREZENTUJE KS_REPREZ OIC_OP_VED KS_OVV_VED KS_OKŘ_VED KS_OrO_VED

TAJ_ASIST1 KT_OPP_REF2 KT_OVS_REF2 KT_OIF_VED KT_OA_VED UKIA_REF2 ODO_VED OŽP_REF3 OVT_VED OVT_REPREZ OVT_VED_OST OVT_VED_OV OVT_OUR_VED OSA_VED OSA_OVV_REF3 OSA_ODE_VED OSA_OM_VED

OMA_VED OMA_OOM_REF2 OMA_OE_REF1 OIVZ_REF3 ORZ_SPIS1 OŽV_VED OŽV_OK_VED

OŽV_OPRV_SPIS1 OFI_VED OFI_OÚ_VED OFI_OROZ_VED OFI_OMP_VED

OŠK_VED OP_ASIST1 OIC-VED OIC_OP_VED

OSZ_ADM1 OSZ_OPD_VED OSZ_ODP_VED OSZ_OSAA_VED

OBNP_VED OBN_VED

Opr STA RAD1 RAD2 RAD3 RAD4 RAD5 RAD6 TAJ PŘED1 PŘED2 PŘED4 RMČ

oddělení privatizace starosta/sekretariát starosty zástupce starosty/sekretariát zástupce starosty/sekretariát radní/sekretariát zástupce starosty/sekretariát radní/sekretariát radní/sekretariát tajemník úřadu/sekretariát předseda kontrolního výboru Z předseda finančního výboru Z předseda výboru pro výchovu a vzdělávání Z rada MČ

24

OBNP URAD STA STA STA STA STA STA STA STA STA STA STA

OBNP_Opr_VED

KS_REPREZ KS_ASIST5 KS_ASIST7 KS_ASIST4 KS_ASIST10 KS_ASIST12 KS_ASIST13 TAJ_ASIST1 KS_ASIST3A KS_ASIST3B

Příloha č. 2

SEZNAM DOKUMENTŮ NEPODLÉHAJÍCÍCH SPISOVÉ EVIDENCI a) tiskoviny:            

bulletiny brožury ceníky časopisy knihy kulturní programy noviny pozvánky na kulturní a sportovní akce a na veřejná shromáždění (mimo pozvánek z ústředních orgánů, Úřadu vlády a Parlamentu ČR a Kanceláře prezidenta republiky) propagační a reklamní tiskoviny, letáky a nabídky pour féliciter zpravodaje pozvánky a nabídky vzdělávacích akcí

b) formuláře a tiskopisy pracovněprávního charakteru (propustky, evidenční listy apod.) c) dokumenty založené v osobním spisu zaměstnance (pracovní smlouvy, platové výměry apod.) d) dokumenty a formuláře provozního charakteru (žádanka o přepravu, objednávky, žádost o opravu, nákup apod.) e) evidence obyvatel, občanské průkazy, cestovní doklady, matriky (formuláře a tiskopisy, jejichž režim evidence a způsobu zpracování je upraven zvláštními právními předpisy) f) interní formuláře a tiskopisy ÚKIA na úseku vyřizování stížností

g) zápisy z jednání komisí a výborů RMČ P7 a ZMČ P7 h) účetní písemnosti:          

peněžní deníky poukazy pokladní služby, pokladní stvrzenky dodací listy (součást faktur) cestovní příkazy účetní výkazy bankovní regulace účetní jednorázové pokyny účetní příkazy k předpisům, opravám apod. hlášení Pošty o neuhrazených platbách odborná stanoviska vyžádaná pro jednorázové vysvětlení problematiky účtárnou



cenné papíry

i) ostatní:

25

            

podpisové vzory pozvánky (pokud nejsou součástí správního či soudního řízení) sbírka zákonů a Sbírka mezinárodních smluv věstníky Evropských společenství věstník vlády ČR pro orgány obcí a orgány krajů ústřední věstník ČR nařízení MHMP a vyhlášky MHMP informační ceníky a nabídky propagační a reklamní dokumenty blahopřání, kondolence interní komunikace prostřednictvím e-mailu spam vstupenky

Příloha č. 3 26

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny znaků

ukládací znaky od - do

Znaky všeobecné

51–99

Organizace činnosti

101–108

Agenda kontroly

111–113

Personální práce

117–123

Finance

176–181

Životní prostředí

201–250

Místní hospodářství, živnosti

251–260

Doprava a silniční hospodářství

276–281

Obchod

302–306

Územní plánování a stavební řád

326–341

Kultura

401–411

Záležitosti církví a náboženských společností

431–432

Školství

451–457

Zdravotnictví

526–537

Sociální péče

552–559

Požární ochrana

581–585

Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku

602–633

27

Znaky spisového a skartačního plánu Ukládací znak

Heslo

Skartační znak/lhůta(podznak)

ZNAKY VŠEOBECNÉ 51 Dokumenty vedoucích útvarů 51.1 Dokumenty starosty (primátora)

V/10

51.2 Dokumenty místostarosty (náměstků)

V/10

51.3 Dokumenty tajemníka

V/10

51.4 Dokumenty vedoucích odborů

V/10

52 Spolupráce se státními orgány a jinými organizacemi 52.1 Součinnost s ústředními správními úřady

V/5

52.2 Součinnost s ostatními organizacemi

V/5

52.3 Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod.

V/5

52.4 Poslanecké dny

V/5

52.5 Mikroregiony, přeshraniční spolupráce

V/5

53 Organizace členění a působnost úřadu 53.1 Systemizace úřadu

A/5

53.2 Interní akty řízení a další řídící předpisy

A/5

54 Kontrola a metodická činnost 54.1 Kontrolní činnost u Úřadů městských částí

V/5

54.2 Kontrolní činnost u organizací, jichž je městská část zřizovatelem

V5

54.3 Metodické materiály: 54.3.1 vlastní

V/5

54.3.2 ostatní

V/5

55 Rehabilitace

A/10

56 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) 56.1 hospodářské

V/51)

56.2 nájemní

S/51)

56.3 majetkoprávní

A/5

56.4 kolektivní

V/5

28

V/51)

56.5 ostatní 57 Statistika, výkaznictví

2)

57.1 Časové řady ukazatelů

S/5

57.2 Roční výkazy

A/5

57.3 Výkazy s kratší než roční periodicitou

S/5

57.4 Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů

V/53)

57.5 Jednorázové soupisy

V/53)

57.6 Podkladový materiál k výkazům

S3)

58 Automatizace, výpočetní technika

V/5

59 Petiční právo

V/10

60 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.1 Všeobecné dokumenty

V/5

60.2 Hodnocení, rozbory, evidence

A/5

60.3 Konkrétní případy

V/5

61 Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení 61.1 Ochrana obyvatelstva

V/51)

61.2 Integrovaný záchranný systém

V/51)

61.3 Krizové řízení

V/51)

61.4 Hospodářská opatření pro krizové stavy

V/51)

62 Zahraniční styky a cesty

V/5

63 Referendum, místní referendum 63.1 Zápis o průběhu a výsledku hlasování referenda

A/10

63.2. Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování

A/10

63.3 Ostatní dokumentace

V/5

63.4 Použité hlasovací lístky a úřední obálky

S5)

64 Živelní pohromy a mimořádné události

A/5

65 Plány, koncepce, programy rozvoje obce

A/10

65.1 Dotační programy

V/10

66 Pokutování ve správě

S/5

29

67 Přestupky, správní delikty 67.1 Rozbory, hodnocení

A/5

67.2 Evidence přestupků

V/5

67.3 Konkrétní případy

V/5

68 Ochrana státního a služebního tajemství

V/5

69 Fotografování, filmování (povolení aj.)

S/5

70 Spisová služba 70.1 Skartační řízení

trvale uloženo u úřadu

A/50

70.2 Podací deník

A/5

70.3 Rejstříky

A/57)

70.4 Jiná pomocná evidence

V/58)

72 Hospodaření a správa majetku 72.1 Evidence majetku

A/10

72.2 Inventarizace majetku

V/5

72.3 Nabývání majetku obce

A/10

72.4 Vyřazování majetku

S/5

72.5 Rekonstrukce a modernizace majetku

V/5

72.6 Opravy a údržba majetku

S/5

72.7 Zatížení (dluhy, věcná břemena) majetku

S/5

72.8 Majetkové restituce

A/10

72.9 Výběrové řízení o zadávání veřejných zakázek

V/10

73 Privatizace

A/10

74 Vyznamenání, ceny města, čestné občanství

A/5

75 Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů

S/5

76 Propagační činnost 76.1 Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí

A/5

(v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) 76.2 Výstřižková služba o činnosti úřadu

A/5

77 Volby do zastupitelských sborů 77.1 Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce

30

k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci

A/10

77.2 Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci

A/10

77.3 Organizačně technické zabezpečení voleb

S/5

77.4 Ostatní volební materiály

V/5

77.5 Seznamy voličů

S/59)

77.6 Použité hlasovací lístky a volební obálky

S10)

78 Volby přísedících u soudu

A/5

79 Konference, porady, konzultace

V/5

82 Reklama 82.1 Vlastní

V/51)

82.2 Cizí

S/51)

83 Obecně prospěšné práce 83.1 Obecně prospěšné práce

V/5

83.2 Obecně prospěšné práce podle soudního rozhodnutí

V/5

84 Informace podle zákona č. 106/1999 Sb. 84.1 Poskytování informací 84.2 Vyhodnocení

S/5 A/5

85 Předběžná ochrana orgánem státní správy

V/5

87 Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu 87.1 Dokumenty na vědomí

S/1

87.2 Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti

S/1

88 Dotace, grantová podpora 88.1 Dotace, grantová podpora

V/10

88.2 Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím

V/5

31

89 Právní předpisy 89.3 Návrhy zákonů

V/5

89.4 Stanoviska k návrhům právních předpisů

V/5

91 Veřejné zakázky, výběrové řízení 91.1 Veřejné zakázky

V/51)

91.2 Výběrové řízení

V/5

93 Předběžná ochrana orgánem státní správy

V/5

95 Ukládání sankcí

V/5

96 Vymáhání pohledávek

S/15

97 Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů

S/5

99 Nadace, nadační fondy

A/5

ORGANIZACE ČINNOSTI 101 Zasedání zastupitelstva, rady a komisí Doporučujeme, nahlížet na tyto dokumenty jakou soubory po celých volebních obdobích tzn. skartační lhůta začíná 1. lednem následujícího roku, po skončení volebního období pro všechny dokumenty tohoto volebního období. V takovém případě by bylo možné zkrátit lhůtu na 5 let. 101.1 Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu) 101.1.1 zastupitelstva

V/10

101.1.2 rady

V/10

101.1.3 výborů a komisí

V/10

101.2 Zápisy z jednání včetně programu, usnesení a příloh 101.2.1 zastupitelstva

A/10

101.2.2 rady

A/10

101.2.3 výborů a komisí

A/10

101.3 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí 101.4 Interpelace členů zastupitelstva

A/5 V/5

32

102 Zvláštní orgány obce 102.1 Činnost zvláštních orgánů obce

V/5

102.2 Bezpečnostní rada obce

V/5

102.3 Krizový štáb obce

V/5

104 Vyhlášky a nařízení obce 104.1 Obecně závazné vyhlášky obce

A/102)

104.2 Nařízení obce

V/102)

105 Zastupování obce a obecního úřadu 105.1 Řízení podle správního řádu soudního

A/10

105.2 Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby)

A/10

105.3 Právní zastupování ve finančních záležitostech

V/5

107 Regionální rozvoj

A/10

108 Evropská unie 108.1 Region soudržnosti

A/10

108.2 Národní rozvojový plán

V/10

108.3 Operační programy

V/10

108.4 Regionální rada

A/10

AGENDA KONTROLY 111 Plány kontrolní činnosti: 111.1 krátkodobé

S/5

111.2 dlouhodobé

A/10

111.3 kontrolní řád

A/5

112 Kontroly 112.1 Kontroly plánované vlastní

V/5

112.2 Kontroly ve spolupráci s jinými orgány

V/5

112.3 Neplánované kontroly

V/5

112.4 Rozbory a vyhodnocení

A/5

33

113 Kontrola plnění usnesení: 113.2 – zastupitelstva

A/10

113.3 – rady

A/10

113.4 – výborů a komisí

A/10

PERSONÁLNÍ PRÁCE 117 Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: 117.1 Kvalifikace a vzdělávání

V/5

117.2 Hmotné zabezpečení

S/5

118 Pracovní poměr 118.1 Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí 118.1.1 Dokumenty potřebné pro účely důchodového pojištění 118.1.2 ostatní

S/5022) S/10

118.2 Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas)

S/5

118.3 Snížení pracovního úvazku

S/5

118.4 Vedlejší činnost

S/5

118.5 Náhrada škody

S/5

118.6 Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků

S/10

118.7 Zdravotní pojištění 118.8 Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování, akreditace, zmocnění apod. 118.9 Postihy podle zákoníku práce 118.10 Výběrová řízení na obsazení pracovních míst

S/10 S/5 S/5 S/5

119 Záležitosti pracovně právní 119.1 Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu

S/5

119.2 Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce

S/5

119.3 Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.)

A/5

119.4 Odměny z prostředků úřadu

S/5

120 Záležitosti členů městského zastupitelstva, členů komisí a výborů

S/5

120.1 Pracovně právní vztahy a odměňování

S/5

120.2 Záležitosti důchodového zabezpečení

S/5

120.3 Jednorázové odměny z prostředků obce

S/5

120.4 Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů)

S/5

34

120.5 Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů

S/515)

121 Příjmy z pracovního poměru 121.1 Platový řád

S/52)

121.2 Katalog funkcí a mzdových tarifů

S/52)

121.3 Odměňování

S/5

121.4 Náhrady za dovolenou

S/5

121.5 Věcná plnění

S/5

121.6 Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti

S/5

121.7 Mzdové listy

S/50

121.8 Daň z příjmu

S/10

121.9 Vedlejší činnost

S/5

121.10 Výplatní lístky

S/5

121.11 Půjčky zaměstnancům

S/5

122 Péče o pracovníky 122.1 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: 122.1.1 smrtelné a těžké

A/10

122.1.2 ostatní

S/5

122.2 Pracovní podmínky žen

S/5

122.3 Pracovní podmínky mladistvých

S/5

122.4 Osoby se změněnou pracovní schopností

S/5

122.5 Závodní stravování

S/5

122.6 Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy

S/5

123 Korespondence 123.1 Korespondence všeobecná (věcně nespadají do žádné kategorie)

V/5

123.2 Kniha došlé a odeslané pošty

V/5

FINANCE 176 Rozpočty 176.1 Rozpočtový výhled, tabulková a textová část

35

A/10

176.2 Roční rozpočty, tabulková a textová část

A/10

176.3 Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření

A/10

176.4 Ostatní dokumenty finančního hospodaření

V/10

177 Finanční plány hospodářských organizací a rozpočty příspěvkových organizací všeobecně 177.1 Dlouhodobé finanční plány a rozpočtové výhledy

A/10

177.2 Roční finanční plány a rozpočty organizací

A/10

177.3 Rozbory hospodaření organizací

A/10

177.4 Ostatní dokumenty o finančním hospodaření řízených organizací

V/10

178 Daně, dávky, poplatky všeobecně 178.1 Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí

S/5

178.2 Jiné příjmy (s výjimkou uvedených v položkách 3 až 6)

S/5

178.3 Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků

V/5

178.4 Místní daně a poplatky

S/5

178.5 Katastr domovní daně

V/5

178.6 Pasporty

V/5

178.7 Daň z přidané hodnoty

S/10

179 Právní zastupování obce ve finančních záležitostech

V/5

180 Konfiskační záležitosti, propadnutí majetku

A/10

180.1 Konfiskační záležitosti

A/10

180.2 Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a zákon č. 71/1959 Sb.) A/20 180.3 Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 61/1986 Sb.)

A/20

181 Účetnictví23) 181.1 Roční účetní výkazy, roční uzávěrky a výroční zprávy, audit 181.2 Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti

A/10 S/5

181.3 Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních dokumentů je nahrazujících)

S/5

181.4 Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek

S/511)

181.5 Účetní doklady a jiné účetní dokumenty týkající se daňového

36

řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního V/52)

řízení nebo jiného řízení 181.6 Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných

S/52)

závazků 181.7 Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní dokumenty vzniklé z přímého styku s cizinou před 1. lednem 1949 a účetní závěrka vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedené podle zákona

S12)

č. 92/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů 181.8 Účetní doklady týkající se pohybu majetku

V/20

181.9 Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí

S/5

181.10 Cenné papíry

V/10

181.11 Ostatní účetní dokumenty (přezkum hospodaření, rating aj.)

S/10

181.12 Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní a jiné techniky

V/54)

181.13 Výherní hrací přístroje (vyúčtování)

S/5

181.14 Faktura – účetní doklad

S/5

ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201 Půdní fond 201.1 Vynětí ze zemědělského půdního fondu a rekultivace

A/15

201.1.1 Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu

A/15

201.2 Ochrana využití zemědělského půdního fondu

V/5

201.3 Změny kultur a využití půdního fondu

V/10

201.4 Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků

A/5

201.5 Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku

S/5

201.6 Pokuty ukládané při ochraně zemědělského půdního fondu

S/5

202 Pozemkové úpravy, stanoviska k územně plánovací dokumentaci

V/5

203 Zemědělská výroba 203.1 Užívání půdy a jiného zemědělského majetku

37

V/5

203.1.1 Osvědčení o zápisu do evidence soukromě hospodařících rolníků, rozhodnutí o jeho zrušení

V/10

203.2 Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům

S/5

203.3 Kácení ovocných stromů a klučení vinic

V/5

203.4 Veterinární opatření

V/5

203.5 Plemenitba

S/5

203.6 Včelařství

V/5

203.7 Chov a ochrana zvířat

V/5

205 Zemědělské organizace a podniky

V/5

206 Myslivost 206.1 Uznání honiteb

A/5

206.2 Nájemní smlouvy

V/5

206.3 Myslivecké plánování a statistika

V/5

206.4 Oblasti pro chov zvěře

V/5

206.5 Lovecké lístky (evidence)

S/5

206.6 Náhrada škod

V/5

206.7 Myslivecký hospodář, myslivecká stráž

V/5

206.8 Evidence honebních společenstev

V/10

206.9 Pokuty ukládané fyzickým a právnickým osobám

S/5

207 Rybářství 207.1 Rybářské revíry

A/5

207.2 Rybníky rybníkářsky neobhospodařované

A/5

207.3 Plánování a rybářské hospodaření

V/5

207.4 Rybářský hospodář a rybářská stráž

V/5

207.5 Evidence rybářských lístků

S/5

207.6 Náhrady škod

V/5

221 Lesní hospodářství: 221.1 Pozemky určené k plnění funkcí lesa: 221.1.1 Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa

A/5

221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech

A/5

221.1.3 Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí A/5

38

221.1.4 Dělení lesních pozemků

A/5

221.1.5 Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa

A/5

221.1.6 Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa

A/10

221.2 Užívání lesů: 221.2.1 Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů

V/5

221.2.2 Výjimka ze zákazu některých činností v lese

V/5

221.2.3 Stanovení podmínek sportovní akce

V/5

221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku

V/10

221.3. Hospodářská úprava lesů: 221.3.1 Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských osnov

V/5

221.4. Hospodaření v lesích: 221.4.1 Uznání výběrových stromů a lesních porostů pro sběr semen

A/10

221.4.2 Uložení opatření v případech mimořádných okolností

V/5

221.4.3 Výjimka z velikosti či šíře holé seče

V/5

221.4.4 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur

V/10

221.4.5 Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy

V/5

221.4.6 Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku

V/10

221.4.7 Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích

V/5

221.4.8 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře

A/10

221.4.9 Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře

A/10

221.4.10 Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů

V/5

221.5 Ochrana lesů 221.5.1 Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí

V/5

221.5.2 Opatření proti rozšíření škůdců

V/5

221.5.3 Ustanovení a zrušení lesní stráže

V/10

221.6. Státní správa lesů a sankce: 221.6.1. Opatření k odstranění zjištěných nedostatků

V/10

221.6.2. Pokuty za přestupek

V/5

221.6.3. Pokuty za správní delikt

V/5

230 Vodohospodářské plánování

A/5

231 Vodní hospodářství

39

231.1 Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů

V/5

231.2 Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných A/2014

rozhodnutí 231.3 Pokuty

S/5

231.4 Opravné prostředky proti rozhodnutí

S/5

231.5.1 Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod

V/20

231.5.2 Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o povolení kolaudace, revize)

V/20

231.6 Vodní stráž

V/5

231.7 Vodohospodářský dozor

A/10

231.8 Vodohospodářská evidence (včetně vodních toků)

A/50

231.9 Protipovodňová ochrana

V/10

231.9.1 Povodňový plán obce

A/5

231.10 Zátopová území

V/10

231.11 Revitalizace vodních toků

A/20

233 Vodovody a kanalizace 233.1 Plán rozvoje vodovodů a kanalizací

A/10

233.2 Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací

A/10

233.3 Evidence vodovodů a kanalizací: 233.3.1 majetková

A/10

233.3.2 provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády) 233.4 Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok 233.4.1 Výjimky z ochranných pásem

V/10 A/10 A/10

233.5 Vodné a stočné

S/5

233.6 Čistírny odpadních vod a kanalizace

V/20

233.7 Technický audit vodovodů a kanalizací

A/5

233.8 Sankce, pokuty

S/5

245 Ochrana ovzduší 245.1 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší

40

A/5

245.2 Poplatky za znečištění ovzduší

S/5

245.3 Pokuty

S/5

245.4 Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší

S/5

245.5 Evidence stacionárních zdrojů

V/5

245.6 Snižování emisí, stanovení emisních limitů

S/5

245.7 Dozor nad ochranou ovzduší

S/5

246 Ochrana přírody 246.1 Realizace vyhlášky o chráněných částech území

A/5

246.2 Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody

A/5

246.3 Stanovisko k chráněným částem přírody

V/5

246.4 Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných prvků

A/5

246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody

A/5

246.6 Vyjádření ke stavbám pro územní řízení

V/5

246.7 Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA)

A/5

246.8 Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin (CITES)

V/5

246.9 Geografické nepůvodní druhy

V/5

246.10 Kácení dřevin rostoucích mimo les

V/5

246.11 Stráž ochrany přírody

V/5

246.12 Rozhodnutí o přestupcích podle zákona č. 114/1992 Sb.

V/5

249 Odpadové hospodářství 249.1 Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství

A/51)

249.2 Ukládání pokut

S/5

249.4 Evidence skládek odpadu

A/513)

249.5 Nepovolené skládky odpadu

S/5

249.6 Dozor na obecní skládce odpadu

S/5

249.7 Příprava a likvidace odpadu

V/5

250 Geologie 250.1 Rozhodnutí a osvědčení o výhradním ložisku

A/10

250.2 Dobývání výhradního ložiska

A/10

250.4 Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových územích

A/10

41

MÍSTNÍ HOSPODÁŘSTVÍ, ŽIVNOSTI 251 Organizace a zařízení 251.1 Zřizování, rušení a změny organizací a zařízení

A/10

253 Živnostenské podnikání: 253.1 Živnostenský úřad: 253.1 1 Metodické a organizační pokyny a stanoviska

V/10

253.1.2 Statistiky, rozbory

V/10

253.1.3 Organizační záležitosti

V/10

253.1.4 Řízení o mimořádných opravných prostředcích

V/10

253.2 Živnostenská oprávnění: 253.2.1 Ohlášení živnosti nebo žádosti

S/1025

253.2.2 Ohlášení změn, informační povinnost

S/1025

253.2.3 Změny a řízení z moci úřední

S/1025

253.2.4 Nevzniklá živnostenská oprávnění

S/5

253.3 Živnostenský rejstřík: 253.3.1 Úřední výpis, opis, potvrzení

V/5

253.4 Ostatní dokumenty

S/5

253.5 Sankce a kontrolní činnost : 253.5.1 Kontrolní činnost

V/10

253.5.2 Sankční řízení (pokuty, zrušení, pozastavení)

V/25

254 Bytový majetek 254.1 Bytový majetek obce

V/10

254.4 Příspěvky na bytovou výstavbu

S/10

254.5 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů)

S/10

254.6 Modernizace a adaptace bytů

S/5

254.7 Nájemné

S/5

255 Nebytové prostory 255.1 Přidělování

S/10

255.2 Nájemné

S/5

255.3 Odvolací řízení

S/10

42

256 Veřejné osvětlení

S/5

257 Majetková účast obce

V/10

260 Pohřebnictví, evidence hrobů 260.1 Pohřebnictví

V/5

260.2 Evidence hrobů

A/515)

260.3 Evidence válečných hrobů

A/515)

DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 276 Doprava 276.1 Koordinace různých druhů dopravy

S/5

276.2 Jízdní řády

S/5

276.3 Mechanizace nakládky a vykládky

S/5

276.4 Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště

V/5

276.5 Bezpečnost silničního provozu

S/5

276.6 Rozvoj motorismu

S/5

277 Silniční doprava 277.1 Nákladní přeprava

S/5

277.2 Přeprava osob

S/5

277.3 Taxislužba

S/5

277.4 Nemotorová doprava

S/5

277.5 Dopravní průzkumy

V/5

277.6 Závady a nedostatky

S/5

278 Technika silniční dopravy 278.1 Stavby, přestavby a rušení vozidel

S/5

278.2 Stanice technické kontroly, měření emisí

S/5

278.3 Hospodárnost provozu vozidel

S/5

279 Městská doprava 279.1 Městská hromadná doprava

S/5 43

279.2 Provoz městské hromadné dopravy

S/5

279.3 Technika městské hromadné dopravy

S/5

279.4 Dopravní inženýrství

S/5

279.5 Bezpečnost provozu městské hromadné dopravy

S/5

279.6 Parkovací prostory

S/5

279.7 Parkovací karty

S/3

280 Silniční hospodářství 280.1 Investiční stavby

A/10

280.2 Příprava plánů investic a velkých oprav

A/5

280.3 Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na pozemní komunikaci

S/5

280.4 Zvláštní užívání pozemních komunikací

S/5

280.5 Stroje a zařízení pro silniční práce

S/5

280.6 Běžná údržba silnic a mostů

S/5

280.7 Zimní údržba pozemních komunikací

S/5

280.8 Uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí

S/5

280.9 Místní komunikace: 280.9.1 Velké opravy

V/5

280.9.2 Údržba

S/5

280.10 Stanovení dopravního značení

S/5

281 Ostatní obory dopravy 281.1 Železniční doprava

V/5

281.2 Letecká doprava

V/5

281.3 Vodní doprava

V/5

281.4 Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.)

V/5

OBCHOD 302 Tržní agenda

S/5

303 Síť podniků, prodejen,, provozoven, skladů a trhů

V/5

306 Cestovní ruch

V/5

306.1 Koncepce rozvoje cestovního ruchu (plány rozvoje, rozbory) ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD

44

A/5

326 Územně plánovací dokumentace

A/10

326.1 Územně plánovací dokumentace – územní plán, regulační plán 327 Územně plánovací podklady 327.1 Územně plánovací podklady – územní studie aj.

V/10

328 Územní rozhodnutí a územní souhlas

A/2014)

328.1 328.2 328.3 328.4 328.5 328.6

rozhodnutí o umístění stavby § 79 rozhodnutí o změně využití území § 80 rozhodnutí o změně stavby a o změně vlivu stavby na využití území §81 rozhodnutí o dělení a scelování pozemků § 82 rozhodnutí o ochranném pásmu § 83 územní souhlas A/2014)

329 Územně plánovací informace 329.1 329.2 329.3 329.4

o podmínkách využití území o podmínkách vydání regulačního plánu o podmínkách vydání územního souhlasu o podmínkách provedení jednoduchých staveb A/2014)

330 Ostatní doklady a vyjádření 330.1 vyjádření k EIA 330.2 vyjádření pro pozemkový fond 330.3 souhlas s ÚR § 15

A/2014)

331 Stavební a kolaudační řízení

331.1 stavební povolení a další spisy týkající se stavby (změna stavby, změna v užívání stavby, odstranění stavby, kolaudace) 331.2 ohlášení 331.3 ověřená projektová dokumentace 331.3.1 neuskutečněné projekty 331.4 doklady o vlastnictví, geometrické plány, souhlasy majitelů sousedních objektů 331.5 ostatní doklady, stanoviska a vyjádření dotčených orgánů státní správy 332 Odvolání – řádné opravné prostředky A/2014) 333 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení A/2014) 334 Státní dozor stavebního úřadu ve věcech územního plánování a stavebního řádu A/2014) 335 Stavební úřady A/2014) 336 Vstup na cizí pozemky, opatření na sousedních nemovitostech A/2014) 337 Souhlas s vydáním stavebního povolení pro speciální stavby A/2014) 338 Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů 338.1 dopravní stavby 45

A/2014)

338.2 vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí 338.2.1 vodohospodářský dozor A/2014)

339 Sankce podle stavebního zákona 339.1 rozhodnutí 339.2 písemnosti spojené s platbami sankcí

340 Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky A/2014) 341 Informace podle zákona 106/1999 Sb., A/2014) 342 Problematika radonu A/2014) 343 Různá sdělení, informace a výkazy A/2014) 344 Výjimky z OTP A/2014) 345 Autorizovaní inspektoři A/2014) 346 Osvědčení a ověření existence staveb A/2014) 347 Rozvoj V/3 347.1 stanovisko ke studii či projektové dokumentaci stavby 347.2 stanovisko k úpravě či změně územního plánu 347.3 stanovisko k pořizovanému územně plánovacímu podkladu či dokumentaci 347.4 stanovisko k územnímu či jinému druhu správního řízení 347.5 stanovisko k majetkové záležitosti 347.6 (strategický) plán rozvoje 347.7 návrh smluvního vztahu 347.8 informace o rozvoji 347.9 ostatní

KULTURA 401 Kultura 401.1 Péče o občanské záležitosti

S/5

401.2 Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce

V/5

401.3 Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce

V/5

402 Organizační záležitosti kulturních zařízení

V/5

403 Kulturní instituce a zařízení: 403.1 Divadla

V/5

403.2 Knihovny

V/5

403.3 Muzea a galerie

V/5

403.4 Ostatní

V/5

46

405 Autorský zákon (odvolací řízení)

V/5

406 Neziskový sektor (neprůřezové činnosti)

V/10

407 Povolování veřejné produkce

V/5

408 Tisk, rozhlas, televize a film

V/5

409 Zájmová umělecká činnost

V/5

410 Kroniky

A/108)

411 Péče o kulturní památky 411.1 Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence

V/10

411.2 Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné pásmo

A/30

411.3 Evidence kulturních památek

A/1015)

411.4 Trvalé přemístění movité kulturní památky z veřejně přístupného místa

A/5

411.5 Užívání kulturních památek a národních kulturních památek 411.6 Archeologické výzkumy

A/10 V/5

411.7 Příspěvky vlastníkům památek

V/10

ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 431 Věci církví a náboženských společností

V/10

432 Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření)

A/202)

ŠKOLSTVÍ 451 Školy a školská zařízení 451.1 Školy a školská zařízení zřízená obcí

V/5

451.2 Zřizovací listiny škol a školských zařízení

A/10

451.3 Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí

V/5

452 Soukromé a církevní školy

V/5

453 Školský rejstřík 453.1 Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí

V/5

453.2 Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole

S/5

47

453.3 Výkazy škol a školských zařízení

V/5

453.4 Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec

A/5

455 Pasportizace škol

A/10

456 Česká školní inspekce 456.1 Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení

V/5

456.2 Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČŠI u škol a školských zařízení

S/10

457 Mládež, sport 457.1 Rozvoj sportu a aktivit dětí a mládeže

S/10

457.2 Provozování zařízení sloužících dětem a mládeži

S/10

ZDRAVOTNICTVÍ 526 Léčebně preventivní péče 526.1 Nestátní zdravotnická zařízení

V/5

526.2 Nemocnice s poliklinikou

V/5

526.3 Polikliniky

V/5

526.4 Léčebné ústavy

V/5

526.5 Zvláštní dětská zařízení

V/5

526.6 Závodní zdravotnická zařízení

V/5

526.7 Nemoci z povolání

V/5

526.7.1 Rozbory

A/5

526.11 Alkoholismus a jiné toxikomanie

V/10

526.12 Evidence dětí a mladistvých postižených na zdraví

V/5

15)

527 Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví

A/5

528 Hygienická služba

V/5

528.1 Sankce za porušování předpisů na úseku hygieny

V/5

529 Lékárenská služba

V/5

530 Regresní náhrady

S/10

531 Léčiva, návykové a omamné látky 531.1 Evidence nakládání s návykovými látkami

S/5

48

531.2 Návykové látky (alkoholismus, tabakismus, drogy)

V/10

531.3 Omamné látky

V/10

532 Záchranná služba

V/5

533 Územní znalecká komise

V/10

534 Zdravotnická dokumentace převzatá od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců

S/100

535 Ambulantní karty převzaté od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců

S/10

536 Očkování (kalmetizace aj.)

V/10

537 Odvolání proti lékařským posudkům

S/5

SOCIÁLNÍ PÉČE 552 Mimoústavní sociální péče 552.1 Výkon opatrovnictví

S/5

552.2 Dávky zdravotně postiženým a starým občanům

S/10

552.3 Mimořádné výhody pro občany těžce postižené na zdraví

S/10

553 Sociální služby : ústavní sociální péče o občany těžce postižené na zdraví a staré občany, zařízení sociálně právní ochrany a služby v ostatních zařízeních sociální péče – všeobecně 553.1 Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb

V/10

553.2 Zařízení sociálních služeb 553.2.1 Zřizování

A/5

553.2.2 Školení zaměstnanců

S/5

553.2.3 Organizační a provozní záležitosti, metodika

S/5

553.2.4 Přijímání osob do zařízení sociálních služeb

S/5

555 Péče o rodinu 555.1 Sociální péče v rodinách s nezaopatřenými dětmi a u těhotných žen

V/1016)

555.2 Sociálně právní ochrana dětí a mládeže: 555.2.1 dokumentace se spisovou značkou Om

V/1016)

555.2.2 dokumentace se spisovou značkou Nom

V/102)

49

555.2.3 dokumentace se spisovou značkou Pon 555.3 Osvojení a svěření dítěte do pěstounské péče

V/1016) S/1016)

555.4 Dávky sociální péče nezaopatřeným dětem,jejich rodičům a těhotným ženám

S/5

555.5 Pečovatelská služba pro rodiny s dětmi

S/5

555.6 Předmanželské a manželské poradenství

V/5

555.7 Domovy pro matky s dětmi

V/5

555.8 Příspěvek na výživu dítěte

S/5

556 Péče o společensky nepřizpůsobivé občany

V/5

557 Záležitosti národnostních menšin

V/5

558 Posudková služba sociálního zabezpečení

S/5

559 Dávky sociální péče 559.1 Odvolání proti rozhodnutí na úseku dávek sociální péče

S/10

559.2 Dávky při nedostatečném příjmu

S/10

POŽÁRNÍ OCHRANA 581 Organizace požární ochrany 581.1 Organizace požární ochrany a požárních jednotek

A/5

581.2 Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.)

S/5

582 Činnost požární ochrany: 582.1 Požáry (požární zásahy, rozbory aj.)

V/5

582.2 Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně

S/5

582.3 Prevence požární ochrany

S/5

582.4 Bezpečnostní a jiná opatření

S/5

583 Jednotky požární ochrany 583.1 Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak 330 583.2 Odborná příprava jednotek požární ochrany

50

S/5

583.3 Výzbroj jednotek požární ochrany

S/5

585 Všeobecné prostředky požární ochrany

S/5

VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU 602 Shromažďování

V/5

603 Záležitosti vojenskosprávní 603.1 Odvodní řízení

S/5

603.2 Vojenské újezdy

A/5

603.3 Příprava občanů k obraně státu

V/5

604 Územní členění obce 604.1 Konkrétní územní změny

A/10

604.2 Městské obvody, městské části

A/10

604.3 Slučování a rozdělování obcí

A/10

605 Evidence obyvatel 605.1 Evidence obyvatel: 605.1.1 Hlášení evidence obyvatel

V/515)

605.1.2 Evidenční listy obyvatel

A/515)

605.2 Národnostní menšiny

V/5

605.3 Uprchlíci

V/5

605.4 Rozhodování o zrušení trvalého pobytu

V/5

605.5 Přihlašovací lístek k trvalému pobytu

S/50

605.6 Potvrzení o změně místa trvalého pobytu

S/1

605.7 Občanské průkazy 605.7.1 Rozhodování v oblasti občanských průkazů

V/5

605.7.2 Žádost o vydání občanského průkazu

S/1517)

605.7.3 Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu

S/1

605.7.4 Evidenční listy odcizených, ztracených občanských průkazů a vydaných potvrzení o občanských průkazech

S/5

605.7.5 Protokol o ukončení platnosti občanských průkazů

S/1

605.7.6 Vstupní protokol, výstupní protokol

S/5

605.7.7 Zpráva vstupní dávky

S/5

51

605.7.8 Potvrzení o změně trvalého bydliště, o změně stavu sňatkem

S/1

606 Státní občanství (stanoviska a vyjádření)

V/10

606.1 Složení státoobčanského slibu

V/10

606.2 Čestné prohlášení o státním občanství

V/100

607 Matriční záležitosti 607.1 Matriky a sbírky listin: 607.1.1 Knihy narození

A/1008)

607.1.2 Knihy manželství

A/758)

607.1.3 Knihy úmrtí

A/758)

607.1.4 Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik 607.1.5 Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik

S/3 S/3

607.2 Matriční doklady do ciziny

S/3

607.3 Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství

S/3

607.4 Rozhodování v matričních věcech

V/5

607.5 Dozor a kontrola vedení matrik

V/5

607.6 Záležitosti matrikářů a matriční obvody

V/5

608 Změna jména a příjmení

V/20

609 Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha)

S/10

610 Archivy a archivnictví 611 Hospodářsko-provozní záležitosti

V/5

611.1 Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů

S/5

611.2 Kancelářská technika

S/5

611.3 Vozový park

S/51)

611.4 Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti

S/5

612 Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství

A/5

613 Číslování domů 613.1 Číslování domů

A/5

613.2 Informace o číslování domů

S/3

614 Ochrana veřejného pořádku 614.1 Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých

52

úsecích

V/5

614.2 Obecní policie 614.2.1 Kniha fonogramů a protokolů událostí

A/10

614.2.2 Úřední záznamy o výkonu městské policie

S/10

614.3 Součinnost s jinými orgány a organizacemi

S/5

615 Záležitosti bezpečnostně správní

S/5

616 Zprávy a informace o občanech

S/5

616.1 Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.)

S/5

617 Státní, místní znaky a symboly 617.1 Používání státních znaků a symbolů

V/5

617.2 Znaky, barvy a prapory obce

A/5

617.3 Pečetidla a razítka:

A/518)

617.3.1 Pečetidla

A/524)

617.3.2 Razítka

V/524)

619 Sbírky 619.1 Veřejné sbírky

V/5

619.2 Sbírky pořádané obcí

V/5

620 Ztráty a nálezy

S/3

622 Cestovní doklady 622.1 Všeobecná agenda

V/5

622.2 Rozhodování v oblasti cestovních dokladů

V/5

622.3 Žádost o vydání cestovního dokladu

S/1519)

622.4 Změny údajů v cestovních dokladech

S/1519)

622.5 Vstupní protokol, výstupní protokol (pasy)

S/5

622.6 Zpráva vstupní dávky (pasy)

S/5

624 Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce

S/1

631 Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel: 631.1 Registrace k provozování autoškoly, její změny a odnětí

V/5

631.2 Schvalování výcvikového vozidla pro použití k výcviku v autoškole a změny v jeho užívání

S/5

53

632

631.3 Zařazení žadatelů o řidičské oprávnění k závěrečným zkouškám

S/5

631.4 Osvědčení profesní způsobilosti řidiče

S/5

631.5 Protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění

S 20

631.6 Pokuty za porušení povinností stanovených zákonem

S/5

631.7 Státní dozor ve věcech upravených zákonem

V/5

Provoz na pozemních komunikacích: 632.1 Místní a přechodné úpravy provozu na silnici a místní komunikaci

S/5

632.2 Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel

S/5

632.3 Udělení, podmínění, omezení, odnětí a vrácení řidičského oprávnění, zrušení jeho podmínění nebo omezení

S/5

632.4 Přezkoumání zdravotní způsobilosti držitele řidičského oprávnění

S/5

632.5 Přezkoušení držitele řidičského oprávnění z odborné způsobilosti

S/5

632.6 Registr řidičů a vydávání dat z registru řidičů

S/20

632.7 Přestupky proti bezpečnosti a plynulosti silničního provozu podle přestupkového zákona

S/5

632.8 Prevence v oblasti bezpečnosti provozu na pozemních komunikacích

V/5

632.9 Pokuty ukládané provozovatelům vozidla při porušení povinností uložených zákonem 632.10 Neplatné řidičské průkazy

S/5 S/1

633 Evidence motorových vozidel: 633.1 Evidenční karty odhlášených a vyřazených motorových vozidel

S/520)

633.2 Seznam vydaných technických průkazů motorových a přípojných vozidel

S/15

633.3 Záznamník schvalování technické způsobilosti a přidělování úředních čísel

S/15

633.4 Schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených, přestavěných nebo jednotlivě dovezených vozidel

S/10

633.5 Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích

V/5

Poznámky: 1) Skartační lhůta začíná plynout po ukončení platnosti dokumentu. 2) Skartační lhůta začíná plynout po ztrátě platnosti dokumentu. 3) Skartační lhůta začíná plynout po vyhodnocení dokumenty. 4) Skartační lhůta začíná běžet po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita.

54

5) Skartační lhůta začíná plynout po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 6) Skartační lhůta začíná plynout po uplynutí dvacetidenní lhůty po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu 7) Skartační lhůta začíná plynout po dopsání knihy, u automatizované evidence po uzavření roku. 8) Skartační lhůta začíná plynout po uzavření svazku. 9) Skartační lhůta začíná plynout po vyhlášení výsledků voleb. 10) Skartační lhůta začíná plynout po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 11) Skartační lhůta začíná plynout po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity. 12) Dokumenty se zařadí do skartačního řízení poté, kdy Ministerstvo financí vydá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k jejich vyřazení. 13) Skartační lhůta začíná plynout po zrušení zařízení. 14) Skartační lhůta začíná plynout po odstranění objektu. 15) Skartační lhůta začíná plynout po pořízení nové evidence. 16) Skartační lhůta začíná plynout po dovršení plnoletosti dítěte. 17) Skartační lhůta začíná plynout od vydání občanského průkazu. 18) Skartační lhůta začíná plynout po ukončení platnosti. Skartační znak A se vztahuje vždy na jeden exemplář razítka v případě, že existuje více exemplářů téhož razítka. 19) Skartační lhůta začíná plynout od vydání cestovního dokladu 20) Skartační lhůta začíná plynout po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly údaje z evidenčních karet použity. 21) Vzhledem k tomu, že dokumenty spojené se skartačním řízením jsou ve stejnopise v Archivu již uloženy a exempláře uložené u úřadu mají sloužit k prokázání naložení s dokumenty, měly by být dokumenty skartačního řízení uloženy buď trvale nebo dlouhodobě u úřadu. 22) V případě úmrtí nebo odchodu do důchodu možno S/5 23) Dle §1 odst. 3 vyhlášky č. 646/2004 se na tyto dokumenty vztahuje zvláštní právní předpis: zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví kde se uchovávání účetních záznamů týkají §§ 31 a 32: 24) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení platnosti starých. 25) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po zániku podnikatele

§ 31

55

(1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy. 28) (2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak, a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. (3) Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů, jakož i povinnosti podle § 33 odst. 3 přecházejí u účetních jednotek uvedených v a) § 1 odst. 2 písm. a) až c) na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či správce konkursní podstaty nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů, b) § 1 odst. 2 písm. d) v případě úmrtí na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty, náležející k účetní jednotce; připadne-li dědictví nebo jeho část zahrnující věci, práva či jiné majetkové hodnoty, které náleží k účetní jednotce, státu, přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv. (4) V případech, které nejsou uvedeny v odstavci 3, je povinna účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. a) a c) před svým zánikem a účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. b), d) až h) před zánikem povinnosti vést účetnictví zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění § 32 (1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně. (2) Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví, nejde-li o případ podle odstavce 1. (3) Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízeních, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají; účetní dokumenty, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění. (4) Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní dokumenty, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky, dokud ministerstvo financí (dále jen "ministerstvo") nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto do

56

Příloha č. 4

OZNAČENÍ UKLÁDACÍ JEDNOTKY ÚŘAD M.Č. Praha 7 Ukládací znak

TEXT

Rok předání do centr.spisovny Rok pořízení Skartační znak a lhůta Rok vyřazení Poznámky spisovny

57

Příloha č. 5 PROTOKOL O PŘEDÁNÍ DOKUMENTŮ DO SPISOVNY

Městská část Praha 7 Úřad městské části

Předávací seznam písemností do centrální spisovny ………………………………………….. odbor (oddělení)

……………………………………… datum

…………………………………………… jméno a příjmení předávajícího pracovníka

……………………………………… telefon

Poř. čísl.

Název (druh) písemnosti

Rok pořízení

Skartační znak

Předal ……………………………….

Ukládací znak

Počet krabic

Poznámka spisovny

Převzal …………………………….

58

Příloha č. 6 ŽÁDANKA O ZAPŮJČENÍ SPISU

Zápůjční lístek Název písemnosti:

……………………………………………………………

Ukládací znak:

……………………………………………………………

Pořadové číslo:

……………………………………………………………

Rok pořízení:

…………………………………………………………..

Skartační znak a lhůta: ………………………………………………………….. Odbor/oddělení:

………………………………………………………….

Datum zápůjčky:

….…………………….

Datum vrácení: …………………….

Jméno:

……………………….

Jméno:

59

……………………..

Příloha č. 7

METODICKÁ PŘÍRUČKA Úvod Tato metodická příručka určuje způsob organizace spisové služby a postupu při vyřazování (skartaci) dokumentů na Úřadu MČ Praha 7. Tato metodická příručka je přílohou Spisového a skartačního řádu. Spisový a skartační řád definuje použité pojmy a činnosti a jejich vztah k zákonným ustanovením. Detailní popis postupů používaných v systému Spisové služby jsou v uživatelské příručce. Zodpovědnost jednotlivých pracovníků Držitel Uživatel, která má dokument/spis ve fyzickém vlastnictví (na pracovním stole). Zpracovatel Uživatel, který je pověřen (nese odpovědnost) vyřízením dokumentu/spisu. Zpracovatel může, ale nemusí být současně i držitelem, to znamená, že nese odpovědnost za vyřízení i v případě, kdy dokument/spis má fyzicky jiný uživatel. V případě více účastníků vyřizování je nutné určit zpracovatele (garanta za vyřízení), který má právo dokument vyřídit. Účastníci se mohou vyjadřovat postupně, nebo je nutné vytvořit kopie původního dokumentu a ty rozeslat účastníkům. Jednotlivá stanoviska pak shromažďuje zpracovatel. Administrátor Udržuje aplikaci ve funkčním stavu, zajišťuje soulad organizační struktury, obsahu číselníků a nastavení aplikace s potřebami Úřadu podle požadavků vedoucích odborů. Administrátor správy subjektů udržuje číselník subjektů podle působnosti své organizační jednotky. Metodik Řeší problémy u uživatelů, v případě, kdy problém nelze vyřešit metodickou radou, spolupracuje s administrátorem, případně pomocí HelpDesk s dodavatelem programu spisová služba e- spis. Vedoucí odboru Předává administrátorovi přímo nebo prostřednictvím určeného pracovníka požadavky na změny organizační struktury, reprezentanta organizační jednotky, dále požadavky na obsah číselníků (zejména klíčových slov), definice obálek a avíza upozorňující na probíhající akce v rámci spisové služby. Příjem dokumentů Příjem dokumentů provádí podatelna. Příjem na hlavní podatelně Pracovník podatelny po kontrole zásilky zaeviduje základní údaje o zásilce a odesílateli (provede prvotní evidenci) a zásilku označí štítkem s čárovým kódem a s číslem jednacím. V rámci prvotní evidence určí organizační jednotku úřadu (popř. funkční místo), jemuž je podání přiděleno k vyřízení. Příjem mimo hlavní podatelnu Dokumenty lze výjimečně také přijímat na jednotlivých spisových uzlech. Pokud zpracovatel přijme osobní podání, není nutné předávat ho k provedení prvotní evidence podatelně. Zpracovatel je povinen provést úplnou evidenci dle SSŘ čl. 11 odst. 2. a čl. 20 odst. 3.

60

Evidence dokumentu Evidence dokumentů je prováděna prostřednictvím aplikace spisové služby do elektronického podacího deníku úřadu. Zaevidovanému dokumentu je systémem přidělen jednoznačný identifikátor a jednací číslo z centrální číselné řady úřadu. Evidenci vlastních dokumentů může provést každý uživatel v rámci svých kompetencí. Prvotní evidence je u doručených dokumentů doplněna zpracovatelem dokumentu o úplnou evidenci– upřesnění věci, doplnění značky (zkratka útvaru/zkratka referenta) a určení typu dokumentu, případně doplnění dalších údajů. Pokud existuje elektronická verze evidovaného dokumentu, připojí ji pracovník k dokumentu prostřednictvím Spisové služby jako elektronický dokument. Evidenční údaje lze během vyřizování měnit. Změny jsou zaznamenávány v historii dokumentů. Pokud se předpokládá, že k zaevidovanému dokumentu se budou vztahovat další dokumenty, je nutné založit spis. Pokud zaevidovaný dokument souvisí s již existujícím spisem, je do tohoto spisu vložen. Oběh dokumentů Oběh dokumentů je realizován předáváním dokumentů k dalšímu vyřízení. Oběh dokumentů musí být v souladu s postupem vyřizování spisu. Jeho jednotlivé kroky musí být evidovány prostředky automatizované spisové služby s možností sledování jmenovité zodpovědnosti v historii. Převzetí dokumentů z podatelny Reprezentant provede převzetí nebo odmítnutí (s uvedením důvodu) dokumentů v aplikaci spisové služby. Odmítnuté dokumenty pracovník podatelny převezme a předá příslušnému odboru (v případě omylu) nebo Odboru Kancelář ředitele (v případě nejasnosti určení zpracovatele). Přidělování dokumentů Dokumenty převzaté spisovým uzlem z podatelny se předávají vedoucímu pracovníkovi (fyzicky), který rozhodne o způsobu a termínu jejich vyřizování, o založení/vzniku spisu a o jeho přidělení příslušnému zpracovateli. Přidělení (předání k vyřízení) dokumentu zaeviduje reprezentant (sekretariát) v aplikaci spisové služby. Předání a převzetí Předávající předává dokument/spis na funkční místo, popř. organizační jednotku. Při předávání může připojit instrukci, termín a způsob předání. Přebírající se převzetím stává novým držitelem dokumentu/spisu. Přebírající může dokument/spis odmítnout se sdělením důvodu odmítnutí, v tomto případě je dokument/spis systémem vrácen zpět předávajícímu. Informace o oběhu dokumentu/spis je možné zjistit z referátníku dokumentu. Spis lze předávat pouze jako celek. Nelze předat jednotlivé dokumenty vložené ve spisu. Způsoby předání V aplikace spisové služby jsou rozlišovány následující způsoby předání:  k vyřízení – pro přidělení dokumentu k vyřízení, mění se odpovědnost za vyřízení,  k posouzení – pro požadavek na posudek, stanovisko nebo vyjádření,  ke schválení – pro požadavek schválení vyřízení, návrhu; používá se při schvalování dokumentu,  na vědomí – pro informaci.  oběhová kopie – pro informaci. Oběhová kopie se předá pracovníkovi uvedenému ve spodní části předávacího formuláře. Oběhová kopie se příjemci zobrazuje kurzívou. Vypravování a odesílání dokumentů Příprava vypravení Elektronickou evidenci vypravení na jednotlivé adresy, včetně záznamu o způsobu vypravení provádí zpracovatel dokumentu. U vypravovaného (odesílaného) dokumentu zpracovatel zkontroluje, byla-li vyhotovena všechna požadovaná vyřízení a jsou-li připojeny všechny přílohy určené k vypravení. Zjistí-li závady, zařídí jejich odstranění. Zpracovatel vytiskne obálku. Zpracovatel je povinen při zadání vypravení vyhledat adresáta v číselníku. Vytvořit nový subjekt může zpracovatel pouze v případě, že se adresát v číselníku nevyskytuje. 61

Předání a převzetí vypravení Pracovník sekretariátu organizační jednotky shromáždí a zkontroluje připravená vypravení od jednotlivých referentů. Připravená vypravení odboru předá výpravně. Výpravna provede převzetí vypravení. Vypravení Pro předání zásilek (vypravení) na poštovní úřad pracovník výpravny vytiskne poštovní podací arch. Po expedici zásilek (vypravení) pracovník výpravny vyznačí u jednotlivých vypravení datum vypravení (expedice), popř. u doporučených zásilek přidělené číslo doporučené zásilky. Zápis doručení Informaci o doručení, popř. nedoručení, zaznamená zpracovatel u příslušného dokumentu. Vyřizování Při vyřízení spisu aplikace Spisová služba označí automaticky všechny dokumenty ve spise jako vyřízené. Vyřizování dokumentu a spisu Dokument (spis) nelze vyřídit, pokud nemá vyplněn spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. Pro vyřízení doručeného dokumentu pod původním číslem jednacím je v aplikaci Spisová služba určena činnost Založit odpověď na dokument. Při vyřizování mohou z hlediska spisové služby nastat následující případy:  Jedná-li se o doručený dokument, který je součástí již založeného spisu, je vložením do spisu považován za vyřízený (nejedná se o věcné vyřízení).  Jedná-li se o nový doručený dokument: o a předpokládá se, že se budou ke věci vztahovat další dokumenty (např. odpověď na dokument), je nutné založit spis. o a předpokládá se samostatné vyřízení, vyznačí se vyřízení dokumentu v aplikaci spisové služby.  Jedná-li se o dokument (spis) postoupený k vyjádření (posouzení, schválení), je nedílnou součástí vyřizování vyjádření (posouzení, schválení) a připojení znění vyjádření (posouzení, schválení) k záznamu dokumentu.  Spis je považován za vyřízený vyřizujícím dokumentem (např. rozhodnutí, usnesení apod.) a za uzavřený po uplynutí odvolacích lhůt. Uzavření dokumentu - v případě předání do spisovny viz čl. 26 odst.1. SSŘ Uzavření spisu Konečným aktem vyřízení věci je uzavření dokumentu (spisu). Ukládání uzavřených dokumentů a spisů Reprezentant spisového uzlu vloží uzavřené dokumenty (spisy) určené k uložení do spisovny do ukládacích jednotek a tyto ukládací jednotky předá spisovně. Pracovník spisovny ukládací jednotku po kontrole převezme. Skartace Ukládacím jednotkám, kterým uplynula skartační lhůta, připraví pracovník spisovny skartační návrh. Ještě před zařazením ukládací jednotky se skartačním znakem V je třeba změnit hodnotu V na A (archivace) nebo S (skartace). Kompletní skartační návrh pracovník spisovny nejprve potvrdí a předá archivu. Po provedeném skartačním řízení předá archiválie pracovník spisovny archivu a pro dokumenty určené ke skartaci zajistí jejich zničení u specializované společnosti. Ostatní Vyhledávání Každý pracovník může vyhledat všechny dokumenty a spisy, které měl na svém pracovním stole. Dokumenty lze vyhledat podle atributů popisujících dokument, jeho oběh a stav vyřizování. Uživatel může provést rychlé hledání podle základních atributů nebo použít rozšířené hledání podle dalších vlastností.

62

V zobrazeném seznamu vyhledaných dokumentů lze provádět další zpracování dokumentu v závislosti na přístupových právech pracovníka k dokumentu.

63

Příloha č. 8 ZÁSADY ODDĚLENÉ EVIDENCE DOKUMENTŮ ŽIVNOSTENSKÉHO ODBORU PROSTŘEDNICTVÍM SPISOVÉ SLUŽBY REGISTRU ŽIVNOSTENSKÉHO PODNIKÁNÍ 1. Příjem dokumentů Dokumenty, pro něž je předepsána zvláštní evidence, se evidují v příslušném podacím deníku zvláštní evidence. Určené podací místo – podatelna úřadu opatří všechny došlé dokumenty v den doručení do úřadu otiskem podacího razítka nebo identifikátorem. Následně jsou základní údaje došlého dokumentu zapsány do „úložiště nezařazených dokumentů “ v informačním systému Registru živnostenského podnikání, a to reprezentantem spisového uzlu. Zpracovatel (referent odboru) po obdržení dokumentu zaeviduje tento dokument ve spisové službě Registru živnostenského podnikání (dále jen SPIS RŽP), kde bude přiděleno č.j. z podacího deníku SPIS RŽP ( nebo čj. z již existujícího spisu) a přenese údaj o identifikátoru dokumentu (PID) do SPIS RŽP a zahájí vyřizování dokumentu. 2. Evidenční pomůcky oddělené evidence dokumentů jsou: - podací deník OŽV vedený v elektronické formě s možností tisku, sběrné archy spisů, rejstřík dle podnikatelských subjektů vedený v elektronické podobě, rejstřík zeměpisný vedený v elektronické podobě, soupis odeslaných dokumentů ŽÚ (poštovní podací arch). Podací deník ŽÚ se po uzavření kalendářního roku uloží do datového souboru umožňujícího tisk.Datový soubor podacího deníku ŽÚ se předá podatelně úřadu, která zajistí jeho vytištění a uložení datového souboru. Číselná řada v podacím deníku živnostenského odboru začíná vždy k prvnímu dni kalendářního roku číslem 1 a končí dnem 31. prosince. 3. Všechny dokumenty evidované v IS RŽP jsou zařazovány do spisů. Spisy jsou vytvářeny pomocí sběrného archu. Spisová značka je vždy tvořena těmito položkami oddělenými vzájemně lomítkem : zkratkou OŽV, pořadovým číslem z elektronického podacího deníku IS RŽP, čtyřmístným číslem označujícím aktuální kalendářní rok a zkratka referenta. Číslo jednací iniciačního dokumentuje je vždy rovno spisové značce lomené jednou (/l). Čísla jednací ostatních dokumentů spisu jsou tvořena spisovou značkou lomenou pořadovým číslem dokumentu na sběrném archu spisu. 4. Podací deník živnostenského odboru obsahuje: • pořadové číslo dokumentu • datum doručení dokumentu; jedná-1 i se o dokument vzniklý z vlastní činnosti ŽÚ, datum jeho vzniku • identifikaci odesílatele nebo text „Vlastní", jde-li o dokument vytvořený z vlastní činnosti ZU • číslo jednací odesilatele • počet listů dokumentu, počet příloh • věc (stručný obsah iniciačního dokumentu) • způsob vyřízení; způsob vyřízení je „Sběrný arch" • označení zpracovatele • • •

datum odeslání, jde-li o dokument vytvořený z vlastní činnosti ŽÚ spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním řízení poznámku

5. Sběrný arch obsahuje: • pořadové číslo dokumentu na sběrném archu • datum doručení dokumentu; jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti ŽÚ, datum jeho vzniku • identifikace odesílatele nebo text „Vlastní", jde-li o dokument vytvořený z vlastní činnosti ŽÚ • číslo jednací odesílatele • počet listů dokumentu, počet příloh • stručný obsah dokumentu

64

• • •

spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním řízení poznámku

Hlavička sběrného archu obsahuje: • spisovou značku • stručný obsah iniciačního dokumentu 6. Vyřizování dokumentů Podání předané živnostenskému odboru je zpracovatelem zařazeno do příslušného spisu. Dokumentu se přidělí číslo jednací na základě spisové značky spisu a pořadí na sběrném archu. Podání, které již bylo zaevidované v evidenci dokumentů úřadu nebo jiné oddělené evidenci, ve které má přiděleno číslo jednací, se při předání k vyřízení do jiné oddělené evidence dokumentů přidělí nové číslo jednací. 7. Vypravení dokumentu Písemnosti odesílané poštou se v IS RŽP se zařadí do fronty pro vypravení. Určený pracovník ŽÚ má možnost s frontou pracovat a před stanovením ceny a váhy jednotlivých zásilek a jejich předáním na podatelnu úřadu k odeslání a doručení vygenerovat jako operativní výstup poštovní podací arch ve formě tabulky nebo ve formě datového souboru. Další činnosti spojené s vypravováním písemností se řídí ustanoveními spisového řádu Úřadu. 8. Příjem,vypravení dokumentů přes datovou schránku Úřadu Na základě jednostranného rozhraní mezi IS RŽP a e-spisem Úřadu : - většina procesů se odehrává ve SPIS RŽP, včetně zjištění existence datové schránky adresáta a jejího identifikátoru -umožnění načtení externího dokumentu v elektronické podobě ( PDF formátu), které mají být vypraveny spolu s dalšími dokumenty vytvořenými v IS RŽP -podání z datové schránky obsahující JRF je předáváno na živnostenský odbor podatelnou ručně -elektronické dokumenty evidované v IS RŽP se podepisují uznávaným elektronickým podpisem oprávněné úřední osoby přímo v systému IS RŽP -dokumenty z IS RŽP jsou vypravovány prostřednictvím e-spisu úřadu -datové zprávy vypravované z IS RŽP do informačního systému datových schránek jsou vypravované prostřednictvím e-spisu Úřadu

65