TAHAPAN REKRUTMEN PETUGAS KESEHATAN HAJI INDONESIA (PKHI) TAHUN 2017 Tahapan rekrutmen PKHI tahun 2017 menggunakan aplikasi online agar lengkap, praktis dan memudahkan semua pihak. Pendaftar akan melalui 16 (enam belas) tahapan rekrutmen, meliputi: 1. Pembuatan akun. 2. Pengambilan Nomor Formulir (NF). 3. Kelengkapan data elektronik. 4. Tes potensi peminat PKHI. 5. Pengambilan Nomor Registrasi (NR). 6. Seleksi data elektronik. 7. Pemberkasan dan Medical Check Up (MCU) 8. Seleksi berkas 9. Tes psikometri 10. Nominasi peserta latih 11. Pelatihan kompetensi 12. Pembekalan integrasi 13. Penetapan PKHI 14. Penempatan PKHI 15. Pemberangkatan dan Pemulangan PKHI 16. Penugasan PKHI Masing-masing tahapan dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut : 1. PEMBUATAN AKUN Akun Pendaftar adalah tahapan pertama untuk melakukan proses pendaftaran sebagai PKHI. Setiap pendaftar diharuskan memilikinya dan hanya dibolehkan memiliki SATU AKUN. Setiap akun memiliki nomor unik yang berguna sebagai login pengguna (user log in). Akun berisi data dasar pendaftar yang akan menjadi sumber data untuk tahapan selanjutnya. Pendaftar diharuskan mengisi data secara lengkap, benar dan mutakhir. Pendaftar dapat melakukan edit/pembaruan melalui akun. Ketidaksesuaian data isian dengan hasil seleksi data elektronik (verifikasi online) akan menyebabkan diskualifikasi. Pembuatan akun dapat dilakukan sepanjang tahun. Untuk dapat memperoleh akun, lakukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Persiapkan akses internet untuk membuat akun secara online. b. Masuklah ke situs website dengan alamat: http://puskeshaji.depkes.go.id/ rekrutmen/ c. Selanjutnya akan masuk ke laman pembuatan akun, ikutilah petunjuk pengisian data. d. Anda akan mendapatkan konfirmasi telah menyelesaikan pembuatan akun melalui email yang dicantumkan dalam isian.
2. PENGAMBILAN NOMOR FORMULIR (NF) Setiap pendaftar harus memiliki NF untuk pemilihan tahun tugas. Pengumuman rentang waktu pelaksanaan tahapan ini ditayangkan di website Pusat Kesehatan Haji. Untuk dapat memperoleh NF, lakukan langkah-langkah sebagai berikut : a. Persiapkan akses internet untuk pengambilan NF secara online. b. Pengambilan NF dilakukan melalui akses AKUN. Setelah login AKUN, tersedia ikon/tombol pada MENU “DAFTAR SEBAGAI PKHI 2017/2018/2019” untuk memilih tahun tugas dan mendapatkan NF. c. Tersedia pilihan tahun tugas 2017, 2018 dan 2019. Pendaftar hanya memilih 2 (dua) kesempatan dari 3 (tiga) tahun pilihan penugasan. Pada setiap kesempatan tahun tugas, pendaftar diharuskan memilih satu jenis tugas tertentu. d. Pemilihan tahun tugas menjadi dasar penerbitan NF secara otomatis oleh SYSTEM, setelah dilakukan SUBMIT. e. Pilihan tahun tugas (setelah SUBMIT) tidak dapat diubah/diedit. f. Pilihan jenis tugas dan tenaga pada pilihan tahun tugas tertentu dapat diubah sebanyak 1 (satu) kali. g. Jenis tugas disesuaikan berdasarkan kualifikasi kompetensi dan pengalaman kerja masing-masing pendaftar. h. Pasangan SUAMI-ISTRI tidak dibenarkan memilih tahun tugas yang sama dan akan dikendalikan dengan aplikasi.
3. KELENGKAPAN DATA ELEKTRONIK Pendaftar wajib melengkapi dan mengunggah (e-filling) seluruh data isian yang diminta secara lengkap, benar dan mutakhir, data tersebut akan digunakan sebagai sumber data dalam pengisian Nomor Formulir untuk registrasi. 4. TES POTENSI PEMINAT PKHI Pendaftar diberi kesempatan melakukan tes potensi sebanyak 5 (lima) kali dengan waktu 100 (seratus) menit persesinya. Tes potensi masuk dalam penilaian untuk tahapan seleksi elektronik. Pengumuman rentang waktu pelaksanaan tahapan ini ditayangkan di website Pusat Kesehatan Haji. Dalam Langkah-langkah Tes Potensi sebagai berikut: Persiapkan akses internet untuk melakukan tes potensi secara online. Pendaftar yang telah memiliki NF1438XXXXXXX wajib mengikuti tes potensi melalui akses AKUN. Simak seluruh petunjuk dan ketentuannya. Masuklah ke Akun, pada “HOME”. Klik pada bagian (link/ikon) sesuai petunjuk. Lakukan dengan tertib sesuai instruksi yang tersedia pada setiap tahapan. Nilai tes potensi diambil nilai terbesar dari kesempatan yang diambil oleh pendaftar. Cetak hasil tes potensi dapat dilakukan bersamaan cetak hasil Formulir Registrasi online.
5. PENGAMBILAN NOMOR REGISTRASI (NR) Pengambilan NR merupakan salah satu tahapan sebelum dilakukan seleksi data elektronik PKHI. Sehingga data isian dan unggahan harus sudah lengkap. NR ini akan digunakan untuk administrasi tahapan rekrutmen pada tahun berjalan, antara lain: pemberkasan, presensi elektronik, recall data, nominasi peserta latih, pengumuman, dan sebagainya. Hal – hal yang perlu dipahami oleh pendaftar terkait NR, adalah:
Pendaftar yang belum menyelesaikan Tes Potensi tidak dapat melakukan pengambilan NR; Data mutakhir yang diisikan dalam AKUN akan digunakan sebagai data dalam NR; Seluruh data yang direkam dalam NR tidak dapat diubah; NR hanya dapat diperoleh SATU kali;
6. SELEKSI DATA ELEKTRONIK Pada tahun ini seleksi data elektronik merupakan tahapan baru. Tahapan ini akan menyaring pendaftar melalui seleksi data elektronik. Pendaftar yang lulus seleksi data elektronik akan diumumkan melalui AKUN masing-masing pendaftar dan pendaftar dapat mengikuti tahapan selanjutnya. 7. PEMBERKASAN DAN MEDICAL CHECK UP (MCU) Pendaftar yang lulus seleksi data elektronik dapat melakukan pemberkasan dan pemeriksaan kesehatan. Pemberkasan dilengkapi dengan print out form registrasi online dan persyaratan kelengkapan berkas lainnya yang dikirim ke PO BOX yang telah ditentukan. Alamat pengiriman PO BOX dan formulir – formulir tertentu disediakan oleh sistem, yang dapat diperoleh bersama dengan cetak NR. Berkas pendaftar dikirimkan perorangan, tidak dibenarkan pengiriman secara kolektif atau dikirimkan ke alamat lain. Ketentuan penting yang terkait, yaitu: Kelengkapan berkas persyaratan administrasi PKHI 2017, disampaikan dengan dokumen tersendiri. Ketentuan pengiriman berkas ke PO BOX, disediakan petunjuknya dengan dokumen tersendiri. 8. SELEKSI BERKAS Seleksi berkas meliputi : pengagendaan, verifikasi, validasi dan pengarsipan dilakukan terhadap berkas yang diterima oleh Tim Rekrutmen. Pengagendaan adalah pencatatan seluruh berkas masuk yang diterima melalui PO BOX. Pengagendaan berkas pendaftar PKHI dilakukan secara online dan dapat diketahui/dimonitor oleh pendaftar melalui email dan/atau inbox akun pendaftar. Berkas yang tidak sesuai (un-match) dengan data dalam sistem, dinyatakan berkas TIDAK SESUAI (un-match). Berkas yang sesuai (match) dengan data dalam sistem dinyatakan SESUAI dan dilanjutkan ke proses VERIFIKASI. VERIFIKASI adalah pemeriksaan KELENGKAPAN berkas. Proses verifikasi dilakukan menggunakan aplikasi online. Pendaftar dapat mengetahui status kelengkapan berkas (hasil verifikasi) melalui pesan inbox akun dan/atau email. Adapun berkas tidak lengkap dinyatakan GUGUR. Berkas yang telah dilengkapi sesuai ketentuan, dinyatakan sebagai LENGKAP (complete). Berkas yang dinyatakan LENGKAP oleh proses verifikasi, dilanjutkan ke tahapan VALIDASI. VALIDASI adalah pemeriksaan KEABSAHAN berkas. Proses administrasi validasi dilakukan menggunakan menggunakan aplikasi online. Berkas yang dinyatakan tidak absah oleh proses validasi, dinyatakan INVALID. Berkas yang dinyatakan absah oleh proses validasi, dinyatakan sebagai berkas VALID. Berkas yang telah diverifikasi dan validasi kemudian diarsipkan. Berkas yang diterima melampaui batas waktu tetap dilakukan peng-agenda-an dan diarsipkan. Berkas dimaksud dinyatakan sebagai TERLAMBAT, dan tidak dilakukan proses Verifikasi dan Validasi. Pendaftar dapat memperoleh informasi setelah proses rekrutmen dinyatakan SELESAI. Pendaftar yang berkasnya dinyatakan lengkap dan valid dapat mengikuti pemeriksaan kemapuan fisik dan mental 9. TES PSIKOMETRI Untuk menjamin kemampuan mental petugas kesehatan haji, maka dipersyaratkan setiap petugas untuk memiliki derajat kesehatan mental yang baik. Setiap petugas dipersyaratkan untuk mengikuti pemeriksaan mental (evaluasi psikiatri). Pemeriksaan kemampuan mental
diatur menurut standar dan prosedur yang berlaku. Pendaftar yang mengikuti pemeriksaan kemampuan mental adalah seluruh pendaftar yang berkasnya dinyatakan VALID. 10. NOMINASI PESERTA LATIH Hasil dari data pendaftar yang memliki kriteria kemampuan fisik dan mental yang baik, sebagai acuan untuk daftar pilih nominasi peserta latih. Jumlah nominasi peserta akan ditentukan oleh Tim Rekrutmen. Proses nominasi peserta latih juga mempertimbangkan hasil penilaian di masing-masing tahapan seleksi dan diurutkan peringkatnya oleh sistem. Pendaftar yang terpilih sebagai peserta latih akan diinformasikan melalui akun dan / atau saluran / media informasi resmi, yang telah ditetapkan terlebih dahulu melalui Surat Keputusan Kepala Pusat Kesehatan Haji. 11. PELATIHAN KOMPETENSI Sebelum masuk dalam proses pelatihan, calon peserta latih diminta untuk daftar ulang secara online. Pelatihan ini dikhususkan untuk calon petugas kesehatan untuk mengetahui dan mengukur kemampuan teknis pelayanan kesehatan. Pelatihan ditujukan untuk mengembangkan kemampuan teknis operasional dengan materi kompetensi spesifik dalam pelayanan kesehatan haji. Setiap peserta latih wajib mengikuti sepenuhnya. Proses pelatihan dilakukan secara disiplin dan peserta dapat dinyatakan GUGUR/TIDAK LULUS berdasarkan penilaian selama pelatihan. 12. PEMBEKALAN INTEGRASI Sebelum masuk dalam proses pembekalan, calon peserta latih diminta untuk daftar ulang secara online. Pelatihan ini merupakan INTEGRASI dengan seluruh calon petugas haji, baik kesehatan dan non-kesehatan. Pelatihan ditujukan untuk mengembangkan kemampuan koordinasi operasional dengan materi manasik ibadah haji, layanan umum dan layanan terpadu perhajian. Setiap peserta latih wajib mengikuti sepenuhnya. Proses pelatihan dilakukan secara disiplin dan peserta dapat dinyatakan GUGUR/TIDAK LULUS berdasarkan penilaian selama pembekalan. 13. PENETAPAN PKHI Penetapan sebagai petugas melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI. Penetapan dilakukan terhadap sejumlah petugas sesuai kebutuhan penyelenggaraan layanan kesehatan haji tahun berjalan. 14. PENEMPATAN PKHI a. Penempatan TKHI porsi daerah dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan Provinsi berkoordinasi dengan Kementerian Agama setempat. b. Penempatan PPIH dan TKHI porsi pusat dilaksanakan oleh Pusat Kesehatan Haji. 15. PEMBERANGKATAN DAN PEMULANAGAN PKHI a. Pemberangkatan dan pemulangan TKHI sesuai jadwal kloter yang ditetapkan oleh Kementerian Agama. b. Pemberangkatan dan pemulangan PPIH sesuai jadwal yang ditapkan oleh Kementerian Kesehatan. 16. PENUGASAN PKHI a. Tim Kesehatan Haji Indonesia ( TKHI ) 1) Dokter 2) Perawat b. Panitia Penyelenggara Ibadah Haji ( PPIH ) 1) Tim Promotif & Preventif 2) Tim Kuratif & Rehabilitatif : a) Pelayanan Klinik b) Pelayanan Sanitasi dan Surveilans c) Pelayanan Informasi Kesehatan
d) Pelayanan Gizi e) Pelayanan Farmasi & Perbekkes f) Pelayanan Laboratorium g) Pelayanan Radiologi h) Pelayanan Gigi dan Mulut i) Pelayanan ambulans j) Pelayanan Penunjang Kesehatan Lainnya. 3) Tim Gerak Cepat (Emergency Response Team)
