BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Penelitian Terdahulu Tabel 2.1 Tabel Penelitian Terdahulu No
Nama Penulis
Thn
1
Assidah 2011 Fil-Haq
Judul
Isi
Perbandingan dengan Penelitian ini
Penanganan Krisis Public Relations Melalui Media Relations PT. PLN (Persero) APJ Banten Utara
Krisis pada suatu perusahaan kadangkadang dianggap sebagai titik balik untuk mencapai kondisi yang lebih baik. Salah satu hal yang perlu di perhatikan dalam penyerahan krisis di PT. PLN (persero) ini adalah media. Media memiliki peran sebagai unsur yang memberikan informasi dari perusahaan kepada masyarakat. Dalam menangani krisis ini, PR pada PT.PLN (Persero) Banten Utara melakukan kegiatan bersama media, seperti makan siang bersama sampai konferensi pers. Teknik komunikasi dilakukan dengan pendekatan pribadi dan komunikasi informal terhadap
Dalam mengatasi krisis ini, Humas PT. PLN (Persero) melakukan sosialisasi melalui media, seperti cetak, elektronik, atau baliho, spanduk. Humas PT.PLN (Persero) juga menjalin kontrak iklan terhadap media. Sedangkan pada peluncuran Optimus G Mobile, PR LGEIN lebih terfokus pada media cetak dan online saja, karena PR LGEIN fokus terhadap tujuan utamanya yaitu publikasi di media. Selain itu dalam menjalankan kegiatannya, PR LGEIN berusaha memenuhi kebutuhan media melalui kegiatan seperti press conference, product review, serta media
9
10
media, untuk interview. meningkatkan kesadaran dan pemahaman masyarakat tentang krisis yang terjadi 2
Anastas 2012 ia Yuni Widyan ingrum
Strategi Media Relations Perusahaan Multinasional; di Tingkat Lokal (Strategi Media Relations Hotel Sheraton Surabaya Terhadap Media Lokal di Surabaya)
Berbagai daerah mulai bermunculan media lokal, baik media cetak, elektronik dan online. Penting bagi PR Hotel Sheraton Surabaya untuk dapat mensinergikan strategi media relations-nya dengan kehadiran media di tingkat local. Salah satu hal yang dilakukan oleh PR adalah meningkatkan hubungan dengan komunitas, seperti melaksanakan nonton bareng di Sheraton Hotel dengan mengundang liputan media. Kerjasama dengan media tidak saja dengan media dalam skala nasional, namun sangat penting untuk bekerjasama dengan media lokal.
Strategi media relations yang diberlakukan oleh Sheraton Hotel turut melibatkan audience atau investor secara langsung. Sedangkan pada peluncuran Optimus G Mobile ini, PR LGEIN lebih mengfokuskan seluruh kegiatan untuk para media, misalnya mengadakan press conference, product review untuk media. Bahkan untuk membangun hubungan personal yang lebih baik lagi, PR LGEIN juga mngadakan makan bersama media atau nonton film bersama media.
11
2.2 Teori Umum 2.2.1 Definisi Komunikasi Komunikasi menurut kamus bahasa Indonesia adalah suatu pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Kata komunikasi atau communication dalam bahasa inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “sama”, communico, communication, atau communicare yang berarti membuat sama (Mulyana 2010: 46). Pada buku yang berjudul Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar dari Deddy M, terdapat pendapat menurut Tubbs dan Moss (2010: 65) yang mengatakan bahwa Komunikasi sebagai proses penciptaan makna antara dua orang (komunikator 1 dan komunikator 2) atau lebih. Sedangkan Rogers (2010: 69) turut mengungkapkan bahwa “Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”. Komunikasi bukan hanya sebuah percakapan yang terjadi antara seseorang dengan orang lain, tetapi komunikasi disini dimaksudkan sebagai sebuah proses pengiriman pesan dari sender (pengirim pesan) kepada receiver (penerima pesan). Melalui komunikasi seseorang ingin menyampaikan pesan dengan maksud supaya pesan tersebut dapat dimengerti oleh penerima dan tujuan dari isi pesan tersebut pun tersampaikan dengan baik. Dalam menyampaikan komunikasi, baik langsung maupun tidak langsung, biasanya setiap orang mempunyai maksud dan tujuannya masing-masing. Cassata dan Asante dalam Mulyana (2010: 69) mengungkapkan bahwa “Komunikasi adalah transmisi informasi dengan tujuan mempengaruhi khalayak”.
12
Berdasarkan pengertian dan pemahaman yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli diatas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa komunikasi merupakan suatu aktivitas yang dilakukan oleh setiap orang dan komunikasi disini bukan suatu aktivitas komunikasi biasa melainkan mempunyai maksud dan tujuan yang jelas. Pada dasarnya komponen komunikasi yang paling dasar terdiri dari komunikator, pesan, media, komunikan dan efek. Menurut Lasswell (Mulyana, 2010: 68) “(Cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut). Who says What in Which Channel To Whom With What Effect?”
Who Says (sender)
With What Effect (efek)
What In (message)
Which Channel (media)
To Whom (receiver)
Gambar 2.1: Komponen Komunikasi Harold Lasswell Sumber: Deddy Mulyana (2010: 68) 1. Who Says ( Pengirim Pesan ) Pengirim pesan merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi,
biasanya
berupa
individu,
kelompok,
organisasi,
perusahaan bahkan suatu Negara. Kebutuhan yang dimiliki oleh pengirim pesan beraneka ragam, dari menyampaikan pesan, mendidik, menghibur, membangun hubungan, dan lain sebagainya.
13
2. What In ( Isi Pesan) Isi pesan merupakan apa yang dikomunikasikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pada umumnya pesan yang disampaikan berupa seperangkat simbol verbal dan nonverbal, dimana simbol-simbol tersebut mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud dari sumber. 3. Which Channel ( Media yang Digunakan) Dalam menyampaikan pesan, pengirim pesan (sender) menggunakan media sebagai perantara dalam menyalurkan pesan kepada penerima pesan (receiver). Media dapat merujuk pada cara penyajian pesan yaitu langsung (face to face) dan tidak langsung (media cetak, elektronik, internet). 4. To Whom ( Penerima Pesan) Penerima pesan merupakan individu atau subyek yang menerima pesan dari sumber atau sender. 5. With What Effect ( Efek dari Komunikasi) Efek merupakan apa yang terjadi atau dirasakan oleh penerima setelah menerima isi pesan tersebut, misalnya menambah pengetahuan, mengalami perubahan sikap (dari tidak setuju menjadi setuju), kesediaan atau tidak terhadap sesuatu hal, dan lain sebagainya. Berdasarkan komponen yang dikemukakan oleh Lasswell (Mulyana, 2010: 68) tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa komponen komunikasi tersebut sesuai dengan proses komunikasi yang telah dibangun oleh Public Relations LG dalam menjalankan kegiatan media relations. Dalam hal ini penerima pesan yang dimaksud oleh peneliti adalah praktisi media. Setiap komunikasi yang dilakukan oleh Public Relation pada praktisi media biasanya menyertakan sebuah key message. Proses
14
penyampaian pesan pun dapat melalui berbagai macam cara, seperti email, telepon, SMS (Short Message Service), dan lain sebagainya. Melalui teknologi komunikasi, diharapkan dapat membantu pekerjaan seorang PR dalam menjalankan strategi kegiatan media relations, terutama untuk melayani kebutuhan medianya. Tujuan utamanya adalah keberhasilan dalam penyampaian informasi perusahaan kepada masyarakat luas.
2.2.2 Komunikasi Massa 2.2.2.1 Definisi Komunikasi Massa Pengertian komunikasi massa adalah proses penyampaian pesan yang dilakukan melalui perantara media secara serempak yang ditujukan ke sejumlah orang banyak yang terpisah (Nurudin, 2007: 11). Dalam komunikasi massa, target yang dituju itu seperti penonton, pendengar atau pembaca. Secara rinci dijelaskan massa dalam arti komunikasi massa ini ditujukan pada penerimaan pesan melalui media massa. Sehingga secara tidak langsung sikap, perilaku, kebutuhan dan keinginan khalayak yang dituju berkaitan dengan peran media massa. Definisi komunikasi massa yang dikemukakan oleh Michael W.Gamble dan Gamble (Nurudin, 2007: 8) mencakup beberapa hal, antara lain sebagai berikut : 1. Dalam menyampaikan pesan kepada khalayak luas, komunikator dalam komunikasi massa mengandalkan peralatan modern untuk menyebarkan atau memancarkan pesan
15
2. Komunikator dalam komunikasi massa dalam menyebarkan pesanpesannya bertujuan untuk berbagi pengertian dengan jutaan orang yang tidak saling kenal (anonim) atau tidak saling mengetahui satu sama lain 3. Pesan adalah milik public, artinya pesan ini didapatkan dan diterima oleh banyak orang. 4. Sebagai sumber, komunikator massa biasanya organisasi formal seperti jaringan, ikatan atau perkumpulan 5. Komunikasi massa dikontrol oleh gatekeeper (penapis informasi). Berbagai pesan yang disebarkan atau dipancarkan dikontrol oleh sejumlah individu dalam lembaga tersebut sebelum disiarkan lewat media massa kepada publik 6. Umpan balik dalam komunikasi massa bersifat tertunda. Dari keenam poin di atas telah memperlihatkan bagaimana sifat dan ciri dari komunikasi massa. Komunikasi massa yaitu komunikasi yang berjalan satu arah dan tidak secara langsung dalam setiap penyampaian pesannya karena disalurkan melalui perantara media. Hal ini turut menggambarkan peran Public Relations dalam menyampaikan setiap pesan kepada audience, dimana PR LG tidak melakukan komunikasi langsung dengan audience melainkan melalui perantara media massa. Definisi lain mengenai komunikasi massa turut dikemukakan oleh Black dan Whitney (Nurudin, 2007: 12) yaitu “Mass communication is a process whereby mass-produced message are transmitted to large, anonymous, and heterogeneous masses of receivers (Komunikasi massa adalah proses di mana pesan-pesan yang di produksi secara massal atau tidak sedikit itu
16
disebarkan kepada massa penerima pesan yang luas, anonim dan heterogen)”. Komunikasi massa ini dimaksudkan bahwa, setiap pesan yang disampaikan oleh Public Relations LGEIN tentunya melibatkan media massa sebagai perantara atau alat untuk menjangkau masyarakat. Melalui medialah, informasi terkait peluncuran Optimus G Mobile dapat tersalurkan pada target sasarannya yaitu publik sebagai konsumen potensial LGEIN. Publik ini tersebar di seluruh wilayah, tidak saling mengenal satu sama lain (anonim) bahkan memiliki status, pekerjaan, jabatan yang berbeda (heterogen) sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat. 2.2.2.2 Karakteristik Komunikasi Massa Karakteristik komunikasi massa dalam paradigma yang baru, penggunaan media telah menjadi lebih ringkas dari paradigma sebelumnya. Media yang dimaksud adalah sebagai berikut (Nurudin, 2007: 13): Televisi Tabloid
Surat kabar
Majalah Alat komunikasi massa
Internet
Radio
Gambar 2.2 : Media Massa Sumber: Nurudin (2007: 13)
17
2.2.2.3 Fungsi Komunikasi Massa Pada buku yang berjudul Pengantar Komunikasi Massa dari Nurudin, menurut Tan (2007: 65) terdapat empat hal fungsi komunikasi yaitu: 1. Memberi Informasi Mempelajari ancaman dan peluang, memahami lingkungan, menguji kenyataan, meraih keputusan 2. Mendidik Memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang berguna memfungsikan dirinya secara efektif dalam masyarakatnya, mempelajari nilai, tingkah laku yang cocok agar diterima dalam masyarakatnya 3. Mempersuasi Memberi keputusan, mengadopsi nilai, tingkah laku, dan aturan yang cocok agar diterima dalam masyarakatnya 4. Menyenangkan, memuaskan kebutuhan komunikan Menggembirakan, mengedorkan urat saraf, menghibur, dan mengalihkan perhatian dari masalah yang dihadapi. Terkait dengan penelitian ini, dari keempat fungsi komunikasi diatas telah menggambarkan bagaimana bentuk penyampaian informasi oleh Public Relations LGEIN kepada media. Dimana nantinya media akan mengolah informasi tersebut menjadi sebuah berita yang akan dikonsumsi oleh publik. Dalam hal ini pesan yang disampaikan oleh PR LG adalah mengenai kegiatan peluncuran produk baru yaitu Home Appliance Biggest Capacity dan Optimus G Mobile.
18
2.2.3 Public Relations 2.2.3.1 Definisi Public Relations Public Relations dalam Bahasa Indonesia yang disebut sebagai hubungan masyarakat merupakan salah satu fungsi manajemen perusahaan yang fokus pada komunikasi yaitu terhadap publik internal maupun eksternal. Setiap perusahaan baik swasta atau milik Negara, lembaga pemerintah dan lain sebagainya pasti memiliki publiknya masing-masing. Sehingga pada posisi ini sebuah perusahaan membutuhkan peran PR dalam membangun hubungan yang erat dengan publik secara luas. Terdapat beberapa pengertian mengenai Public Relations menurut para ahli, masing-masing dari ahli tersebut memiliki pandangannya tersendiri terhadap peran Public Relations. Menurut buku Effective Public Relations yang ditulis oleh Bromm G (2006: 6) menyebutkan bahwa “Public Relations adalah fungsi management yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan tata cara
seseorang atau organisasi demi kepentingan publik serta
merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik”. Grunig & Hunt (Kriyantono, 2008: 5) mengungkapkan bahwa “Public Relations adalah manajemen komunikasi antar organisasi dengan publiknya”. Selain itu definisi menurut Jefkins (Kriyantono, 2008: 5), “Public Relations is a system of communication to create a goodwill” Berdasarkan definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Public Relations merupakan fungsi manajemen yang mempunyai peran sangat penting dalam membangun hubungan antara perusahaan atau organisasi dengan
19
publiknya baik internal maupun eksternal. Terkait dengan penelitian ini, Public Relations LGEIN mempunyai peran yang besar terhadap hubungan yang terjalin dengan beberapa pihak, khususnya pada pihak eksternal yaitu para media. Membangun dan menjalin hubungan dengan media (praktisi media) telah menjadi tanggungjawab seorang Public Relations LGEIN. Karena hubungan yang saling berkaitan satu sama lain dapat mensinergikan kepentingan masing-masing pihak, baik dari sisi perusahaan maupun publik secara luas.
2.2.3.2 Proses Public Relations Pengumpulan Data
Definisi Permasalahan
Perencanaan dan Program
Aksi dan Komunikasi
Evaluasi
Gambar 2.3: Proses Public Relations Sumber: Iriantara (2011: 9)
20
Proses yang dikemukakan oleh Cutlip dan Center (2011: 9) diatas menyebutkan bahwa proses tersebut terdiri dari pengumpulan fakta, definisi permasalahan, perencanaan dan program, aksi dan komunikasi serta evaluasi. A. Pengumpulan Fakta Seorang PR mengumpulkan data-data atau fakta sebelum melakukan suatu tindakan. Pengumpulan fakta ini penting bagi PR karena sebelum menjalankan kegiatan perusahaan, seorang PR harus mengetahui bagaimana kondisi atau keadaan publik dengan jelas. B. Perencanaan Berdasarkan fakta atau data yang telah dikumpulkan, seorang PR harus membuat rencana mengenai apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai kegiatan C. Komunikasi Berdasarkan hasil dari pengumpulan data dan pembuatan rencana, kemudian semua hal itu dikomunikasikan dalam bentuk pelaksanaan suatu kegiatan D. Evaluasi Mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan, apakah tujuan dari kegiatan tersebut telah tercapai atau belum. Hasil dari evaluasi dapat dijadikan seorang PR sebagai dasar pada kegiatan berikutnya (Soemirat dan Ardianto, 2010: 90) Pada peluncuran produk Optimus G Mobile, Public Relations LG Indonesia menjalankan beberapa tahap untuk mencapai tujuan utamanya yaitu publikasi media
21
melalui suatu kegiatan. Proses Public Relations yang dikemukakan oleh Iriantara, merupakan tahap-tahap yang turut dijalankan oleh Public Relations LG Indonesia. Sebelum menentukan dan menjalankan suatu kegiatan terkait dengan peluncuran produk Optimus G Mobile, PR LG Indonesia melakukan pengumpulan data serta menentukan inti dari masalah yang berhubungan dengan peluncuran produk tersebut. Setelah itu PR LG Indonesia akan membuat rencana berupa kegiatan dan nantinya PR LG akan mengkomunikasikan rencana tersebut dalam bentuk pelaksaaan kegiatan. Serta akhir dari pelaksanaan itu, PR LG Indonesia akan melakukan cross check atau mengevaluasi keseluruhan kegiatan melalui hasil yang diperoleh dari publikasi media. 2.2.3.3 Kegiatan Public Relations Seorang Public Relations mempunyai tugas-tugas yang harus dikerjakan selama menjalani kegiatan di suatu perusahaan. Kegiatan yang biasanya dilakukan oleh Public Relations adalah sebagai berikut: A. Media Relations Media relations menurut Lesly yang dikutip oleh Darmastuti (2012: 42) merupakan salah satu kegiatan Public Relations yang berhubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespons kepentingan media terhadap organisasi. Kegiatan ini dijalankan oleh PR dengan maksud untuk membina hubungan baik dengan kalangan media, baik media cetak (surat kabar, majalah, tabloid), media elektronik (radio,televisi) maupun media internet.
22
B. Publisitas Dalam Baus (Kriyantono, 2008: 41) mendefinisikan bahwa publisitas merupakan pesan yang direncanakan, dieksekusi & didistribusikan melalui media tertentu untuk memenuhi kepentingan publik tanpa membayar pada media. Berdasarkan definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa publisitas merupakan salah satu kegiatan Public Relations yang berkaitan dengan media dalam menyalurkan pesan kepada publik. Berbeda halnya dengan iklan yang sama-sama menyampaikan pesan namun menggunakan biaya. Biasanya perusahaan mengadakan publisitas dengan mengundang media massa, aktivitas yang dilakukan seperti peluncuran produk baru, peningkatan kinerja perusahaan, resensi film atau buku, dan lain sebagainya. Kegiatan Public Relations LG Indonesia adalah berhubungan dengan media komunikasi. Dalam menyampaikan informasi terkait dengan peluncuran Optimus G Mobile kepada masyarakat luas, PR LG Indonesia membutuhkan peran media sebagai alat penyampai informasi kepada masyarakat yang menjadi target konsumen potensialnya. Dalam hal ini Public Relations LG Indonesia perlu menjalankan kegiatan media relations dan berhubungan baik dengan media komunikasi. Tujuannya agar publikasi mengenai peluncuran produk baru LG yaitu Optimus G Mobile dapat tersalurkan dengan baik ke publik sesuai dengan key message yang ada.
23
2.3 Teori Khusus 2.3.1 Media Relations Penyampaian informasi kepada publik dalam hal ini masyarakat, pastinya membutuhkan peran media massa sebagai media yang menjembatani antara perusahaan dengan publik. Melalui media, informasi perusahaan dapat tersebar secara serentak dan tujuan perusahaan untuk menggapai publik pun dapat tercapaikan. LifeTips dalam Khodarahmi (2009: 535), menjelaskan dua istilah penting untuk memahami masing-masing peran pada “public relations” dan “media relations”. Media Relations merupakan hubungan yang dibangun oleh perusahaan dengan wartawan, editor dan analisis, sedangkan Public Relations bertugas untuk memperluas hubungan yang lebih lanjut kepada masyarakat umum. Sehingga keberadaan media relations dan public relations saling berkaitan satu sama lain. Selain itu Yeomans menambahkan bahwa media relations harus “act as a service”, bentuk pelayanan yang diberikan PR merupakan satu-satunya cara yang dapat membantu fungsi daripada media. Selanjutnya hubungan yang terjalin harus jujur, straight forward dan mempunyai hubungan interpersonal yang baik dengan gatekeeper media yaitu wartawan atau editor (Ikpe, 2010: 64). Berdasarkan konsep Hunt dan Grunig (Widyaningrum, 2012: 70) terhadap media relations disebutkan bahwa “media relations merupakan posisi sentral bagi departemen PR karena media merupakan alat untuk menjangkau publik dan sebagai alat atau agent signifikan untuk dapat mengukur keberhasilan PR.” Proses komunikasi yang terjalin antar perusahaan dan pihak media perlu didukung dengan hubungan dan kerjasama yang baik. Hubungan ini dapat terwujudkan melalui adanya
24
strategi Public Relations dalam membangun dan menciptakan hubungan yang bersinergi dengan pihak media melalui Media Relations. Lesly (Darmastuti, 2012: 42) menjelaskan bahwa media relations merupakan kegiatan yang berhubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap organisasi. Lesly juga memberikan penekan dalam media relations lebih pada publisitas. Selain itu menurut Supa dan Zoch dalam Jurnal yang berjudul Maximizing Media Relations Through a Better Understanding of Public Relations (2009: 2) menjelaskan bahwa “media relations sebagai suatu sistem yang terencana untuk menjalin hubungan yang saling menguntungkan antara Public Relations dan jurnalis dengan tujuan untuk membangun kepercayaan, pengertian dan saling menghargai.” Media Relations merupakan bentuk strategi yang dilakukan PR terhadap pihak media melalui berbagai macam aktivitas. Tujuan dari strategi ini adalah untuk membangun dan meningkatkan hubungan baik dan berkesinambungan dengan media. Dalam menyalurkan informasi mengenai perusahaan, terdapat dua hal yang membedakan aktivitas PR menurut kegiatannya (Macnamara 2010: 348-352), antara lain: 1.Media Direct (MD) Media Direct merupakan aktivitas dimana PR memberikan informasi mengenai perusahaan secara langsung kepada media. Aktivitas ini dibagi menjadi dua bagian yaitu:
25
A. Formal Pada umumnya perusahaan mengadakan atau membentuk forum resmi untuk berhubungan dengan media massa. Berbagai kegiatan yang dilakukan secara formal (berkaitan dengan prosedur), seperti : a. Press Conference Press Conference merupakan kegiatan yang diadakan oleh suatu perusahaan dengan melibatkan peran media massa didalamnya. Menurut Oemi Abdurachman (Soleh Soemirat, 2010: 128) Konferensi Pers diselenggarakan bila ada peristiwa-peristiwa penting di suatu instansi atau perusahaan atau badan, atas inisiatif sendiri atau permintaan wakil-wakil pers. Selain itu Konferensi Pers juga merupakan
sarana
sederhana
yang
biasanya
digunakan
untuk
mengumpulkan sejumlah besar jurnalis, dalam rangka membuat suatu pengumuman, peluncuran kampanye atau penyebaran informasi (Butterick, 2012: 172). Press conference merupakan salah satu kegiatan media relations yang paling sering dilakukan oleh Public Relations. Kegiatan ini juga merupakan sebuah kesempatan yang dimiliki oleh Public Relations untuk menyampaikan kebenaran dari berita yang dapat disampaikan dalam bentuk laporan berita. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Public Relations dalam menjalankan suatu press conference, antara lain sebagai berikut (Darmastuti, 2012: 187-190): 1.
Kontak media Agar pesan yang disampaikan oleh Public Relations dapat cepat sampai ke para media, maka PR dapat menghubungi media melalui
26
email, SMS, atau telepon. Sekitar dua atau tiga hari sebelum press conference berlangsung, PR dapat menghubungi media-media tersebut
untuk
dapat
meng-cover
kegiatan
yang
akan
diselenggarakan dengan tujuan menjelaskan materi-materi yang akan disampaikan. 2. Format Format dalam suatu kegiatan press conference merupakan hal yang penting. Hal tersebut dilakukan dengan menyediakan tempat yang sangat nyaman dalam suatu press conference untuk mendukung topik dari press conference itu sendiri. Selain itu juga dapat mendukung kinerja media selama mengikuti press conference. 3. Visual Visual juga sangat membantu dalam kegiatan press conference. Hal ini diperhatikan oleh Public Relations dengan menetapkan logologo perusahaan pada lokasi seperti di atas podium, ditempatkan dekat mikrofon atau lokasi lainnya yang mendukung visualitas perusahaan 4. Waktu Menetapkan waktu pelaksanaan press conference juga merupakan hal yang perlu diperhatikan. Pada umumnya press conference diadakan antar pukul 10.00-11.00 siang atau antara pukul 13.3015.00. Jika Public Relations mengundang sebelum pukul 09.00 atau setelah pukul 15.00, akan beresiko terhadap kehadiran para media karena pada waktu-waktu itu adalah waktu deadline bagi para wartawan.
27
5. Pembicara Public Relations yang memiliki topik dalam press conference, harus dapat menggunakan narasumber yang representative untuk dijadikan sebagai pembicara. Dalam press conference, pernyataan pembukaan harus menarik dan ramah serta singkat. Menurut M. Djen Amar (Soleh Soemirat, 2010: 137) menyebutkan pejabatan dan swasta yang menyelenggarakn konferensi pers biasanya sudah mempersiapkan diri dengan pernyataan lisan maupun tulisan. Biasanya pembukaan tidak lebih dari 15 menit. Selain itu pada saat sesi Q&A, PR juga harus dapat membatasi jumlah pembicara supaya wartawan memiliki waktu yang cukup untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. 6. Pres Kit Press kit biasanya terdiri dari alat-alat yang dibutuhkan dalam konferensi pers yang meliputi berita atau pesan-pesan yang ingin disampaikan. Misalnya seperti brosure 7. Follow Up Dalam melakukan follow up, terdapat beberapa hal yang harus dimiliki oleh seorang Public Relations. PR harus memiliki lembar tanda tangan dari para wartawan yang datang dalam press conference, dari situ PR dapat melakukan cross check pada daftar identitas wartawan dan media yang tidak tertarik pada press conference tersebut
28
8. Evaluasi Evaluasi dilakukan untk mengetahui apakah press conference tersebut telah berjalan dengan baik dan bermafaat atau belum. Sesi evaluasi ini dapat dijadikan sebagai satu kesempatan untuk melihat cara yang efektif seperti apa yang cocok digunakan untuk press conference berikutnya. b. Press Release Press Release merupakan siaran pers yang dikirimkan oleh perusahaan kepada media massa. Kedekatan antara media dan perusahaan dapat dilihat dari bagaimana seorang PR mengolah tulisan yang baik, memikat dan mempunyai nilai berita bagi masyarakat. Keberhasilan PR dalam publisitas dan usaha untuk menarik perhatian media massa, sangat ditentukan oleh komunikatif atau tidaknya release yang mereka buat. Selain itu press release yang baik juga menggunakan fakta, statistik dan kutipan untuk mendukung sebuah cerita yang ditampilkan (Darmastuti, 2012: 212). Lebih penting lagi sebuah press release harus mengandung informasi yang baru bagi seorang wartawan, editor dan audiens. Jangan membuat release yang terlalu panjang, usahakan satu lembar atau sekitar 400-500 kata (Kriyantono, 2008: 152). Biasakan menulis release yang singkat, padat, jelas dan informatif. Apabila seorang wartawan
membutuhkan
informasi
tambahan,
biasanya
akan
menghubungi pihak Public Relations. Informasi tambahan dapat berupa tambahan data atau ingin meminta exclusive interview. Seorang PR dapat menulis release yang lebih panjang dan detail bila menggunakan
29
media website. Dengan kapasitas lebih luas maka PR dapat menulis dengan detail dan panjang tanpa harus memikirkan banyaknya halaman. Pada buku Media Relations dari Rini Darmastuti menjelaskan bahwa dalam release harus dapat menjawab beberapa pertanyaan yang tersirat dalam 5W (Who, What, Where, When dan Why). Berikut akan dijelaskan beberapa aturan yang perlu kita perhatikan dalam membuat suatu press release itu: 1. Judul Judul pada release harus pendek, menarik dan mudah diterima, dari judul harus informative 2. Paragraf pertama Pada paragraf pertama berisi fakta-fakta yang penting untuk diinformasikan dan tentunya signifikan. Pada paragraf pertama ini merupakan kesempatan Public Relations untuk menuntun pembaca ke dalam berita atau cerita yang ingin dilaporkan 3. Isi dari release Press release juga menyajikan informasi tambahan dan catatan yang dapat mendukung cerita di dalam paragraf pertama, press release tidak memiliki cukup fakta dan statistik sehingga sangat penting dengan turut menyertakan fakta-fakta yang dibuat agak berlebih 4. Format Format pada press release biasanya berupa tanggal release, contact person, judul dan identifikasi pada organisasi (misalnya kop surat)
30
5. Distribusi Press release tidak hanya dinilai berdasarkan penulisannya yang baik, tetapi juga pada saat pengirimannya. Penentuan waktu pengiriman release perlu diperhatikan supaya dapat sampai ke reporter atau para media yang tepat dan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Menurut Bivins sebagaimana dikutip Kriyantono (2008: 146-147), press release dibagi menjadi tiga jenis, yaitu: 1. Basic Publicity Release Topik dalam press release ini adalah informasi yang dinilai mengandung nilai berita bagi media massa, seorang Public realtions harus pandai dalam “membuat berita”. Misalnya informasi mengenai memberi sumbangan kepada korban bencana, hal ini merupakan salah satu bentuk informasi CSR (Corporate Social Responsibility) 2. Product Release Jenis press release ini berisikan informasi mengenai produk perusahaan, misalnya peluncuran produk baru, perubahan nama produk dan lain sebagainya. Berbeda halnya dengan basic publicity release, jenis release ini lebih tertuju pada media-media ekonomi bisnis 3. Financial Release Tidak semua perusahaan menganggap jenis release ini menjadi suatu hal yang penting, karena informasi mengenai keuangan perusahaan sering kali dianggap tabu untuk dikonsumsi secara
31
umum. Namun sekarang tidak hanya pemegang saham yang berhak dengan informasi ini, publik luas pun berhak disodori informasi keuangan. Pengetahuan publik tersebut nantinya akan menjadi penilaian pubik terhadap kredibilitas suatu perusahaan.
c. Product Launching Product
Launching
merupakan
kegiatan
yang
dilakukan
oleh
perusahaan dalam memperkenalkan produk baru kepada masyarakat. Biasanya kegiatan ini merupakan perpanjangan dari press conference, hanya saja ditambah dengan event product launching (Macnamara, 2010: 349)
B. Informal Pada umumnya perusahaan mengundang wartawan untuk melakukan pertemuan dalam situasi tidak formal (informal). Tipe pertemuan ini cenderung lebih santai dan tidak menjadi sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan. Terdapat beberapa aktivitas yang berkaitan dengan hal ini, antara lain : 1.
Media Gathering Media Gathering merupakan forum semi formal yang dijalankan oleh perusahaan dengan mengundang beberapa media massa (segmented) sesuai dengan informasi yang akan diberikan perusahaan. Biasanya aktivitas ini dilakukan untuk menerangkan latar belakang satu persoalan yang berkaitan dengan perusahaan dan public
32
2. Test Drive Test Drive atau biasa disebut sebagai review product merupakan aktivitas dimana perusahaan mengundang pihak media untuk secara langsung menguji atau melakukan percobaan terhadap produk yang sedang diluncurkan. Pengujian produk dapat dilakukan dengan memberikan kombinasi event, hal ini dapat membuat pihak media merasa lebih nyaman dalam proses pengujian produk. Rasa nyaman yang timbul tersebut dapat mempengaruhi cara penulisan hasil produk.
2.
Media Indirect (MI) Media Indirect adalah suatu aktivitas yang dijalankan oleh Public Relations tanpa memiliki keterkaitan secara langsung dengan media, melainkan menggunakan kredibilitas orang ketiga sebagai penyampai informasi. Aktivitas yang dimaksud disini adalah event pihak ketiga. Dimana pihak perusahaan membantu pihak ketiga untuk membentuk sebuah event. Misalnya PR LGEIN dijadikan sebagai salah satu pembicara pada suatu event yang bertema teknologi. Biasanya hal ini dapat memberi dampak yang kuat terhadap pemberitaan di media.
Menurut Sarah Silver (Darmastuti, 2012: 180-185) kegiatan media relations terbagi menjadi dua bagian yaitu acara dan tulisan. Beberapa kegiatan media relations dalam bentuk acara-acara media relations (event) adalah sebagai berikut:
33
1. Konferensi Pers Konferensi pers merupakan sebuah petemuan para jurnalistik yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan topiktopik yang sedang hangat dibicarakan 2. Press Calls Kegiatan yang dilakukan Public Relations untuk menyampaikan suatu informasi atau berita kepada pekerja media dengan menggunakan telepon 3. Media Briefing Kegiatan yang dilakukan oleh Public Relations untuk memberikan penjelasan singkat kepada para jurnalis sebelum suatu kegiatan dilakukan. Tujuannya, supaya wartawan atau jurnalis yang terlibat dalam kegiatan dapat mengetahui tata cara dan aturan-aturan yang berlaku selama acara berlangsung. 4. Radio, Television, Newspaper, and Magazine Interviews Terdapat beberapa acara pers yang biasa dilakukan oleh Public Relations sebagai kegiatan media relations. Acara tersebut seperti interview di radio, televisi, koran maupun majalah. Maksudnya disini adalah media melakukan interview terhadap narasumber (dari perusahaan) tentang suatu topik yang sedang hangat pada saat ini 5. Meeting with Editors Bertemu dengan editor menjadi satu hal yang penting, ada banyak keuntungan ketika Public Relations menyediakan waktunya untuk bertemu dengan editor. Misalnya Public Relations memahami tema dan topik yang sedang dibahas di media massa tersebut, PR tahu tentang aturan menulis dan “selera” menulis di media massa, selain itu dapat menciptakan hubungan yang lebih dekat antara
34
Public Relations dengan editor dan institusi media tempat editor tersebut bekerja, dst. Sedangkan menurut Sarah Silver (Darmastuti, 2012: 180-185) kegiatan media relations dalam tulisan adalah sebagai berikut: 1. Press release Press release adalah bentuk komunikasi yang diterima antara institusi dan reporter. Release ini menjadi satu kesempatan untuk menyalurkan fakta dan pandangan dari sebuah organisasi terhadap suatu permasalahan 2. Electronics Communications Perkembangan teknologi komunikasi menjadi peluang bagi seorang Public Relations dalam melakukan kegiatan media relations. Komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan mobile phone, email, media internet, dll. Misalnya seperti, melakukan komunikasi melalui media sosial, dst. Terkait dengan peluncuran produk baru Optimus G Mobile, Public Relations LG Indonesia menjalankan beberapa kegiatan media relations dalam bentuk tulisan dan acara. Dalam menyampaikan informasi mengenai produk Optimus G Mobile, PR LG Indonesia membuat press release yang lengkap untuk media. Isi dari release disesuaikan dengan key message dan disesuaikan dengan kebutuhan para media. Selain itu PR LG Indonesia turut menjalankan kegiatan seperti press conference untuk launching product, melakukan product review, media interview serta menjalankan komunikasi dengan para media melalui berbagai alat komunikasi seperti mobile phone, email, dan lain sebagainya.
35
2.3.1.1 Arus Komunikasi dalam Media Relations Dalam menyampaikan informasi kepada publik, suatu perusahaan atau organisasi membutuhkan dukungan dari media massa. Hal ini menjadikan media massa sebagai saluran penting bagi perusahaan dalam mendekati publik.
MEDIA MASSA
ORGANISASI
PUBLIK
Gambar 2.4: Arus Komunikasi dalam Media Relation Sumber: Iriantara (2011: 16)
Berdasarkan gambar di atas menunjukkan bahwa perusahan LG Indonesia melalui Public Relations menyampaikan pesan terkait peluncuran produk Optimus G Mobile kepada publik dengan perantara media massa. Seperti yang diketahui suatu perusahaan akan sulit menggapai publiknya karena kapasitas publik sangatlah besar. Sehingga aktivitas media relations dinilai sebagai eksternal PR dalam membangun, membina, dan menjalin hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara perusahaan atau organisasi dan publiknya. Hal ini menjadi sesuatu yang penting dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut.
36
2.3.2 Interpesonal Communication Theory Pada umumnya kegiatan PR selalu berhubungan dengan komunikasi massa. Dalam menyampaikan informasi perusahaan, PR membutuhkan perantara media untuk menyalurkan informasi tersebut pada publik. Hal ini menjadikan pewarta media sebagai bagian yang penting dalam setiap aktivitas PR. Biasanya PR menempatkan perhatian yang besar pada aktivitas publikasi dan menjalin hubungan terhadap media. Publikasi merupakan penyampaian informasi mengenai aktivitas perusahaan melalui media yang ditujukan untuk publik secara luas tanpa harus mengeluarkan biaya. Dimana tujuan dari kegiatan itu adalah untuk keberhasilan suatu program PR. Dalam menjalankan aktivitas publikasi, secara bersamaan PR turut melakukan aktivitas lain yaitu menjalin hubungan terhadap media melalui komunikasi antarpersona. Komunikasi ini lebih mendalam daripada komunikasi pada umumnya karena PR secara langsung melakukan interaksi dengan media. Menurut Heath (Ardianto, 2011: 114-115) “Walaupun secara bersamaan, PR menggunakan komunikasi antarpersona dalam melakukan penelitian dan fungsi perencanaan, serta menetukan strategi, taktik dan proses evaluasi, dalam penelitian, praktisi PR dapat menggunakan teori dan teknik-teknik komunikasi antarpesona”. Teori ini menjelaskan bahwa peran PR dalam menjalankan segala aktivitasnya membutuhkan komunikasi yang baik dengan pewarta media. Karena setiap kali berkomunikasi, kita tidak hanya berfokus pada penyampaian informasi saja melainkan turut mementingkan relationship yang terjadi antar satu orang atau sekelompok orang dengan lainnya. Menurut Pawito (Ardianto, 2011: 115) “Jalinan
37
hubungan merupakan seperangkat harapan yang ada pada partisipan yang dengan itu mereka menunjukkan perilaku tertentu di dalam berkomunikasi”. Dalam penelitian terhadap media relations ini, penulis menggunakan Interpersonal Communication Theory guna mengetahui bagaiamana Public Relations LGEIN membangun hubungan baik dengan media melalui komunikasi antarpesona. 2.3.3 Reciprocity Model Reciprocity model merupakan suatu hubungan yang terjalin antar satu orang dengan orang lain, hubungan ini saling menguntungkan dalam nuansa altruism. Altruism yaitu semangat untuk membantu dan mementingkan kepentingan orang lain. Hasil dari rasa semangat tersebut nantinya akan memberi dampak pada hubungan yang terjalin antar dua pihak atau lebih dalam menjalankan suatu aktivitas. Berdasarkan pemahaman di atas menurut A.S. Hornby, Oxford advanced Learner’s Dictionary (Darmastuti, 2012: 170), Reciprocity merupakan “A situation in which two people, countries, etc. provide the same help or advantages to each other”. Terdapat pemahaman lain menurut Luigino Bruni mengenai reciprocity, beliau mengungkapkan bahwa reciprocity merupakan suatu hubungan yang dilakukan secara sukarela (Darmastuti, 2012: 170). Masing-masing orang memperlakukan seseorang seperti orang lain memperlakukan mereka (hubungan timbal balik). Pernyataan tersebut berlaku dalam kegiatan media relations di LGEIN. Pihak yang terkait saling memenuhi kebutuhannya melalui berbagai aktivitas yang diselenggarakan oleh perusahaan. Luigino turut menambahkan, “Reciprocity as a set of motivationally interrelated or favour has been considered and studied by a long and rich tradition in social science”. Dimana pemahaman ini bermaksud ingin menyampaikan bahwa
38
hubungan yang terjalin (reciprocity) antar pihak tersebut mempunyai rasa saling ingin memotivasi satu sama lain. Bentuk motivasi tersebut dapat meningkatkan dan memperkuat hubungan yang berlangsung sehingga keterkaitan antara satu pihak dengan pihak lain yang bersangkutan dapat berjalan sesuai harapan bersama. Penelitian terhadap strategi media relations dapat dilakukan dengan menggunakan konsep reciprocity. Peneliti dapat melihat bagaimana strategi media relations yang dilakukan oleh Public Relations LGEIN dalam merencanakan serta menjalankan strategi dan menjangkau, memahami serta melayani media melalui berbagai macam strategi yang dilakukan. Menurut Elvinaro Ardianto (Darmastuti, 2012: 156) terdapat beberapa strategi PR dengan media antara lain: 1. By serving the media Seorang Public Relations dituntut untuk selalu siap dalam memberikan setiap pelayanan kepada media massa guna memenuhi kebutuhan mereka. Pelayanan yang diberikan seperti menyiapkan jawaban maupun informasi yang berhubungan dengan perusahaan atau memberikan press release. 2. By supplying good copy Strategi by supplying good copy merupakan strategi dengan memasok naskah informasi yang baik. Pada umumnya Public Relations membuat naskah informasi dengan menyertakan data-data yang sebenarnya atau gambar atau foto. Selain itu Public Relations juga melakukan pengiriman press release yang baik. Tujuannya supaya press release tersebut dapat sesuai dengan “selera” media dan akhirnya dimuat di media massa.
39
3. By coorperations in providing material Strategi by coorperations in providing material merupakan strategi yang dilakukan dengan menerapkan kerjasama yang baik dalam menyediakan informasi. Public Relations dituntut untuk menghargai media dengan menyediakan waktu yang tepat dan menghargai kedatangan mereka. 4. By providing verification facilities Menyediakan fasilitas untuk praktisi media merupakan hal penting yang harus diperhatikan oleh seorang Public Relations. Tujuannya adalah agar pekerja media merasa nyaman dalam bekerja, terutama saat praktisi media melakukan liputan terhadap perusahaan tempat Public Relations tersebut berada. Salah satu fasilitas yang dimaksud seperti koneksi internet. 5. By building personal relationship with the media Membangun hubungan personal yang baik dengan praktisi media merupakan hal yang harus dilakukan oleh seorang Public Relations. Tujuan dari strategi ini adalah untuk mewujudkan rasa saling pengertian, memahami dan menghormati antar profesi PR dengan media. Hal ini dijadikan sebagai salah satu kunci keberhasilan yang dilakukan oleh PR dalam menjalankan kegiatan media relations. Beberapa strategi yang disebutkan di atas merupakan hal yang turut diberlakukan oleh Public Relations LG Indonesia, yaitu membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dengan para media. Public Relations LG Indonesia berusaha selalu dapat memahami dan memenuhi kebutuhan para media dengan baik.
40
Melalui berbagai pelayanan seperti memberikan data yang lengkap terkait dengan produk Optimus G Mobile, memberikan fasilitas yang dibutuhkan oleh media selama proses kerja media berlangsung. Misalnya memberikan jaringan internet saat kegiatan press conference berlangsung dan lain sebagainya.
41
2.4
Kerangka Teori
DEFINISI
KOMUNIKASI
DEFINISI TEORI UMUM
KOMUNIKASI MASSA
KARAKTEIRISTIK FUNGSI
DEFINISI Public Relations
PROSES KEGIATAN
MEDIA RELATIONS
Media Indirect
Media Direct
TEORI KHUSUS
Interpersonal Communication Theory
RECIPROCITY MODEL
Arus Komunikasi dalam Media Relations
42
2.5
Kerangka Berpikir
Rumusan Masalah 1. Bagaimana strategi Public Relations PT LG Electronics Indonesia dalam menjalankan kegiatan media relations terkait dengan peluncuran produk Optimus G Mobile? 2. Bagaimana Public Relations PT LG Electronics Indonesia membangun hubungan dengan media?
Strategi Public Relations LGEIN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Press Release Press Conference Special Event (Launching) Review Product Media Interview Electronics Communication
Metodelogi Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Deskriptif-Kualitatif. Metode ini menitikberatkan pada observasi dan suasana ilmiah (natural setting). Peneliti terjun langsung ke lapangan, mengamati gejala dan mencatatnya dalam buku observasi.
Pengumpulan Data 1.Primer Peneliti melakukan observasi secara partisipatif di PT. LG Electronics Indonesia dan wawancara secara semiterstruktur terhadap sumber data. 2.Sekunder Data yang diperoleh peneliti adalah data internal perusahaan LGEIN, misalnya seperti company profile, press release, foto, PR plan, daftar kontak media, dan lain sebagainya.
Membangun Hubungan Personal
Media Massa A Media Cetak 1. Surat Kabar 2. Majalah 3. Tabloid B.Media Online
