TAAKVERDELING en PLANNING WERKZAAMHEDEN SECRETARIAAT in STAPPEN

TAAKVERDELING en PLANNING WERKZAAMHEDEN SECRETARIAAT in STAPPEN stap

activiteit

1

opmaak/uitdraai van het AWerkbestand@ voor het komend cursusjaar

2

verdeling van de opleidingen uit het AWerkbestand@ over de secretaresses

3

overzicht maken: Werkbestand + verantwoordelijke secretaresse per opleiding

4

invoeren van opleidingen (naam en code) per secretaresse in ATaakverdeling Secretariaat@, plus de daarbij behorende (geschatte) aantallen groepen en de op basis van de ADraaiboeken@ toegewezen secretariële uren per opleiding per opleidingsgroep

5

inventariseren overige taken en projecten van secretaresses

6

invoeren overige taken en projecten en de daarbij behorende (geschatte) uren (o.a. in projectopdrachten) in ATaakverdeling Secretariaat@

7

berekenen van werkbare en ingeplande uren; beoordelen of herverdeling van opleidingen, overige taken en projecten nodig is

8

herverdelen van taken, zo nodig na besluitvorming door directie

9

bepalen van de nog beschikbare ruimte in uren voor secretariaat als geheel en voor afzonderlijke secretaresses, in verband met niet-geplande en onvoorziene opleidingen en projecten

10

voorleggen van de nog beschikbare secretariele capaciteit aan directie en de gezamenlijke clustercoordinatoren, zodat er rekening mee wordt gehouden bij het opstellen van projecten op organisatie-niveau en bij cluster-activiteitenplannen

11

besluitvorming over beschikbare en noodzakelijke secretariele capaciteit voor het komend cursusjaar

12

invoer van de verantwoordelijke secretaresse per opleiding in het model ALesdagenplanning@

13

per secretaresse een overzicht uitdraaien (vanuit ALesdagenplanning@) van opleidingen en lesdagen waarvoor zij verantwoordelijk is

14

een oordeel vellen over de spreiding van opleidingen en daarmee van het opleidingsgebonden secretarieel werk

15

als aanpassingen nodig of gewenst zijn: overleg met de clustercoordinatoren over een andere spreiding van opleidingen

16

als andere spreiding niet mogelijk is, herverdeling van opleidingen over de secretaresses

17

planning van het werk in DE tijd, per afzonderlijke secretaresse

18

overzicht maken van taakverdeling en planning van het secretariaat ten behoeve van het overige personeel van ACADE

door wie

voor wanneer

_______________________________________________________________________________________ BROUWER Onderzoek, Ontwikkeling & Advies

Groningen

Draaiboek opleidingsgebonden secretarieel werk: VERVOLGOPLEIDINGEN & CURSUSSEN aard der werkzaamheden

aanleveren of verwerken door

tijdstip gereed en bijzonderheden

tijdstip aanlevering

geschatte tijd

vervolgopl. & cur.

VOORBEREIDING Studenten: inschrijving student en verzending bevestiging van inschrijving

studentenadministratie

direct na ontvangst van het inschrijfformulier

10 min. per inschrijving

kopie inschrijvingsformulier naar opleidingsfunctionaris standaardbrief m.b.t. introductie c.q. start van de opl./cursus

opl.secr.

30 minuten

30

brieven printen brieven versturen

opl.secr. opl.secr.

10 minuten 30 minuten

10 30

3 maanden voor start

1 uur

60

bij sommige opleidingen, inclusief antwoordstrook

2 à 3 uur

150

2 uur

120

Docenten: concept roosters uittypen opl.secr.

3 maanden voor start scholingsactiviteit

concept roosters kopiëren opl.secr. en versturen aan docenten Studiegids: tekst aanpassen

opleidingsfunctionaris

lay-out aanpassen + controle kopiëren studiegids

opl.secr.

Modules: tekst aanpassen lay-out aanpassen + controle

kopiëren modules POB: tekst aanpassen lay-out aanpassen + controle kopiëren POB Docenten (vervolg) definitieve lesroosters uittypen


repro

3 weken voor introductie

opleidingsfunctionaris opl.secr.

3 maanden voor start module

repro

6 weken voor start module



1 week voor introductie 1 dagdeel


repro


bij introductie


1 uur 4 weken voor introductie 2 weken voor introductie

1 dagdeel

2 maanden voor start/lesdatum

1 uur per module (gemiddeld 8)

480

1 dagdeel

240

definitieve lesroosters opl.secr. versturen aan docenten verzenden bijlagen uit module: * moduleorganisatie

opl.secr.


afhankelijk van (gem. 8 nieuwe of bestaande mod. a module: 3,5 uur) 1 à 2 uur 3 à 4 uur 1680 5 à 6 uur

240

1à 2 dagdelen


^

* studieactiviteiten * leerdoelen * reader gedeelte

25-09-2003

Page 1

Draaiboek SECR VERV-CUR.xls

aard der werkzaamheden Bij nieuwe docenten: (hele) module toesturen

aanleveren of verwerken door opl.secr.

docenteninformatie registratieformulier uurdocenten Samenstellen klassenboek (logboek) uitdraaien urenregistratie- financiële formulier administratie uitdraaien namenlijst uitdraaien presentielijst uitdraaien cijferlijst evt. uitdraaien telefoonlijst samenstellen fotolijst uitdraaien definitief lesrooster

studentenadministratie studentenadministratie studentenadministratie studentenadministratie studentenadministratie studentenadministratie




geschatte tijd


vervolgopl. & cur. ^ ^ ^

2 weken voor start

2 weken voor start

1 week voor start

1 uur

2 weken voor start

1 week voor start

½ uur

START OPLEIDING Gegevens studentenaanmeldingsformulieren administratie controleren aan de hand van controle strookjes

eerste lesdag

bij de introductie of op de eerste lesdag

Verwerken van controlestrookjes Uitdraaien def.namenlijst + moduleoverzicht t.b.v. financiële adm.

bij introductie of op eerste lesdag na eerste lesdag

bij introductie of op eerste lesdag

studentenadministratie studentenadministratie

1 dagdeel

TIJDENS DE OPLEIDING Modules aanpassen: tekst aanpassen lay-out aanpassen + controle kopiëren modules Toetsen: uitwerken toetsen/hertoetsen

antwoordvellen maken (MC-toets) kopiëren van toetsen toetsen verzenden aan docenten

25-09-2003


3 maanden voor uitreiking 8 weken voor uitreiking 1 dagdeel

repro

6 weken voor uitreiking

uurdocent/opl.fun 2 weken voor ct.; verwerking toetsdatum door opl.secr.

week van aanlevering, ½ à 1 uur per toets uiterlijk 1 dag van te (gem. 8 ) voren

240

360

½ uur

opl.secr.

30 ^

opl.secr.

15

Page 2


aard der werkzaamheden

aanleveren of verwerken door



Roosters eindexamen, presentatie, afronding

AFRONDING/EINDEXAMEN/EINDPRESENTATIE opleidings1 maand voor functionaris examendatum

uittypen

opl.secr.

3 weken voor examendatum 3 weken voor examendatum

versturen aan: opl.secr. * studenten * evt. hoofd afdeling ziekenhuis * kopie opleidingscoördinator zhs. Rooster + opl.secr. examenstukken versturen aan:

geschatte tijd

vervolgopl. & cur.

1 à 2 uur

90

1 à 2 uur

90

360

1 à 2 dagdelen

* examinatoren * deskundigen * gespreksleiders * gecommitteerde(n) * overzicht naar deelnemers en deskundigen Overzicht titels presentaties, onderzoeksverslagen of scripties uittypen

^

opl.secr.

zodra gegevens bekend

Uitnodigingen diploma- opleidingsfunctionaris; uitreiking versturen: *hoofd afdeling opl.secr ziekenhuis *evt.opleidings coordinator zkh. Examen-/cijferlijsten op naam maken t.b.v. studenten

opl.secr.

Evaluatie- en/of beoordelingsformulier afronding maken op naam Diploma’s / certificaten uitdraaien

opl.secr.

zodra bekend

1 uur

60

1 à 2 uur

90

1 dag voor examens

30

1 dagdeel


240

1 dag voor de examens 1 uur 1 dagdeel

Bericht geslaagd opl.secr. versturen aan: * opleidingscoördinatoren ziekenhuis

240

* hoofd afdeling ziekenhuis (evt. in kopie) * beroepsvereniging * evt. tijdschrift ter publicatie Geslaagde studenten studentenregistreren in studentenadministratie administratie

zodra bekend, uiterlijk 1 1 dagdeel dag erna totaal in minuten totaal in uren

25-09-2003

Page 3

4885 81


N.B.: De meeste werkzaamheden worden aangeleverd door de opleidingsfunctionaris(sen); in mindere mate door de opleidingscoördinator of directeur. Soms worden werkzaamheden aangeleverd door docenten van buitenaf. Van afgehandelde werkzaamheden gaat een kopie naar de opdrachtgever. Fase

Studenten: - bevestiging aanmelding versturen aan student - standaardbrief en adressen samenvoegen - brieven printen - brieven versturen Docenten: - concept roosters uittypen

Aanleveren/verwerken Tijdstip aanlevering door VOORBEREIDING

Tijdstip gereed Bijzonderheden

Tijd


direct na invoering gegevens student

10 min. per inschrijving

op basis van ontvangst inschrijfformulier

kopie inschrijfformulier naar opleidingsfunctionaris secretariaat

concept roosters kopiëren en versturen aan docenten Studiegids - tekst aanpassen opleidingsfunctionaris


-

- lay-out aanpassen + controle - kopiëren studiegids Modules: - tekst aanpassen - lay-out aanpassen + controle

opleidingsfunctionaris secretariaat

kopiëren modules

repro

POB: - tekst aanpassen - lay-out aanpassen + controle - kopiëren POB Alleen initieel: Theoriewerkplan - tekst aanpassen R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT - 04-10-1999

secretariaat repro


1 uur

bij sommige opleidingen, inclusief antwoordstrook 2 maanden voor start scholingsactiviteit

bij introductie


1 week voor introductie

2 uur 1 dagdeel

3 maanden voor start module 8 weken voor start module

afhankelijk van nieuwe of bestaande module: 1 à 2 uur 3 à 4 uur 5 à 6 uur


opleidingsfunctionaris secretariaat repro



4 weken voor start

4 weken voor introductie 2 weken voor introductie

1 dagdeel 1à 2 dagdelen

1

Fase

Aanleveren/verwerken Tijdstip aanlevering door


- lay-out aanpassen + controle - kopiëren theoriewerkplan Alle opleidingen: Docenten (vervolg) - definitieve lesroosters uittypen

secretariaat repro

2 weken voor start 1 week voor start

definitieve lesroosters versturen aan docenten - verzenden bijlagen uit module: * moduleorganisatie * studieactiviteiten * leerdoelen * reader gedeelte Bij nieuwe docenten: - (hele) module toesturen - docenteninformatie - registratieformulier uurdocenten Samenstellen klassenboek (logboek) - uitdraaien urenregistratieformulier - uitdraaien namenlijst - uitdraaien presentielijst - uitdraaien cijferlijst - evt. uitdraaien telefoonlijst - samenstellen fotolijst - uitdraaien definitief lesrooster




-

Alleen initieel: Operatie-/Anesthesie-assistent - Studenten aanmelden bij NVZ: * aanmeldingsformulier invullen * opstellen begeleidende brief * kopiëren diploma’s + uittreksels geboorteregister * versturen van brief + bijlagen

R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT - 04-10-1999

Tijd

1 uur 1 dagdeel

secretariaat



1 à 2 dagdelen

secretariaat



1 à 2 dagdelen

financiële administratie

2 weken voor start 2 weken voor start

1 week voor start

1 uur

secretariaat

2 weken voor start

1 week voor start

½ uur


START OPLEIDING z.s.m. na start 1 maand na start

1 dag

secretariaat (repro)

2

Fase


Alle opleidingen: Gegevens aanmeldingsformulieren studentenadministratie controleren aan de hand van controle strookjes Verwerken van controlestrookjes studentenadministratie Uitdraaien definitieve namenlijst + studentenadministratie moduleoverzicht t.b.v. financiële adm.

eerste lesdag


Tijd

bij de introductie of op de eerste lesdag

1 dagdeel

bij introductie of op eerste lesdag na eerste lesdag TIJDENS DE OPLEIDING

Modules aanpassen: - tekst aanpassen - lay-out aanpassen + controle - kopiëren modules Toetsen: - uitwerken toetsen/hertoetsen - kopiëren van toetsen - antwoordvellen maken (MC-toets) - toetsen verzenden aan docenten Lesroosters: *) - concept rooster uittypen kopiëren en versturen aan docenten (evt. aan studenten) - definitief rooster uittypen - kopiëren en versturen aan docenten (evt. aan studenten) *) voor BVP en BBP I t/m V

opleidingsfunctionaris secretariaat repro

3 maanden voor uitreiking

uurdocent/opl.funct. verwerking: secretariaat

2 weken voor toetsdatum

secretariaat

3 maanden voor lesdag

8 weken voor uitreiking 6 weken voor uitreiking

1 dagdeel

week van aanlevering uiterlijk 1 dag van tevoren

½ à 1 uur

1 uur à 1 dagdeel

-

Alleen initieel: Operatie- Anesthesie-assistent Bericht overgang van BVP naar BBP: - cijferlijst studenten maken - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP I naar BBP II R:\ALGEMEEN\DRAAIBOEK SECRETARIAAT - 04-10-1999

secretariaat

2 maanden voor lesdag


zodra bekend


zodra bekend

direct

1 dagdeel

3

Fase



Tijd

- cijferlijst studenten maken - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP II naar BBP III - cijferlijst studenten maken - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP III naar BBP IV - cijferlijst studenten maken - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie Bericht overgang BBP IV naar BBP V - cijferlijst studenten maken - brief aan studenten - brief aan ziekenhuizen - verwerking door studenten-administratie

secretariaat

direct

1 dagdeel

direct

1 dagdeel

direct

1 dagdeel

direct

1 dagdeel

secretariaat

direct

1 à 1½ dagdeel

secretariaat

zodra bekend


zodra bekend


zodra bekend


zodra bekend

AFRONDING/EINDEXAMEN/EINDPRESENTATIE Alleen initieel: Operatie-/Anesthesie-assistent Aanvraag mondeling examen naar NVZ: - praktijkboekjes controleren - formulier invullen - begeleidende brief uitwerken - stukken versturen aan NVZ - brief aan studenten over toelating tot mondeling examen Alle opleidingen: Roosters eindexamen/presentatie/ afronding - uittypen - versturen aan * studenten * evt. hoofd afdeling ziekenhuis * kopie opleidingscoördinator zhs.



opleidingsfunctionaris secretariaat secretariaat

uiterlijk 6 weken voor datum examens

1 maand voor examendatum 3 weken voor examendatum 3 weken voor examendatum

1 à 2 uur 1 à 2 uur

4

Fase

Rooster + examenstukken versturen aan: * examinatoren * deskundigen * gespreksleiders * gecommitteerde(n) * overzicht deelnemers en deskundigen examens uittypen Overzicht titels presentaties, onderzoeksverslagen, scripties uittypen Uitnodigingen diploma-uitreiking versturen aan: - hoofd afdeling ziekenhuis - evt. opleidingscoördinator ziekenhuis Examen-/cijferlijsten op naam maken t.b.v. studenten Evaluatie- en/of beoordelingsformulier afronding maken op naam Diploma’s / certificaten uitdraaien Bericht geslaagd versturen aan: - opleidingscoördinatoren ziekenhuis - hoofd afdeling ziekenhuis (evt. in kopie) - beroepsvereniging - evt. tijdschrift ter publicatie Geslaagde studenten registreren in studentenadministratie



secretariaat


Tijd

3 weken voor examendatum

1 à 2 dagdelen

1 dag voor examens

1 dagdeel

zodra gegevens bekend


secretariaat

zodra bekend

secretariaat

1 dagdeel


1 dag voor de examens

1 uur


zodra bekend/1 dag erna

1 dagdeel

5

naam functionaris M

aanst.%

Opleidingen/cursussen waarvoor functionaris in cursusjaar 2001-2002 opleidingsgebonden secretarieel werk verricht

90,00 OA/AA BVP + 1.2.1.4. (instroom BVP) OA BBP I OA BBP II OA BBP III OA BBP IV OA BBP V AA BBP I AA BBP II AA BBP III AA BBP IV AA BBP V Brandwonden Ziekenhuishygiene Nascholing Ziekenhuishygiene Post Operatieve Zorg en Bewaking POZB Incompany ? Bij- en Nasch.project Recovery-medew. ? Incompany Recovery MZ Praktijkbegeleiding

werkbare uren

25-09-2003 11:31

CODE overige secretariele taken, uren in uren in uren volgens aantal commissies, werkgroepen, projecten per per per jaar basis- groepen groep jaar etc. bestand 1.2.1.1. 1.2.1.2. 1.2.2.3. 1.2.3.3. 1.2.4.1. 1.2.5.1. 1.2.1.3. 1.2.2.4. 1.2.3.4. 1.2.4.2. 1.2.5.2. 2.6 2.12 3.24 3.7 3.72 3.98 3.14 2.10

3 2 3 2 2 2 2 1 2 1 2 2 1 6 1 1 1 1 1

40 25 25 25 25 50 25 25 25 25 50 81 81 14 81 14 14 14 81

1.438 totaal

1

120 50 75 50 50 100 50 25 50 25 100 162 81 84 81 14 14 14 81 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1.226

Leerplanherziening OA (1.2) Project Herz.Leerplan ZHH (2.12) Personeelsvereniging Werkgroep Huisstijl Raad van Toezicht Planning afspraken directeur Overige werkz.h. directeur Clusteractiviteitenplannen Standaardisering

totaal

50 45 10 10 32 30 70 16 40

andere functies, taken en overleg receptie (telefoon'dienst') archieftaken bibliotheek Overleg Ondersteunende Dienst onderling werkoverleg secr. Secr.Overleg met clustercoord. overleg met individuele opl.funct. niet-functiegebonden act.

303 totaal

in uren per jaar 199 30 0 40 40 10 30 203

nog niet ingepland 552 -643

TAAKVERD SECR 2001-2002 bewerkt.xls

MEDEWERKERS

aanstelling

75,00 100,00 90,00 60,00 0,00 0,00

B L M S …… …… TOTAAL SECR/ADM

verdeling totaal der uren Secretariele en administratieve formatie opleidingsgebonden overige secretariele taken in te plannen werkbare telefoondienst-uren andere functies (o.a. bibliotheek, archief) nog niet ingepland

verdeling telefoondiensturen B L M S …… …… totaal

3,25

in uren 5.289 4.140 1.737 720 1.451 -2.759

werkbare uren

1.231 1.627 1.438 993 0 0

830 1.648 1.226 436 0 0

458 600 303 376 0

5.289

4.140

1.737

niet ingepland

485 717 552 418 0 0

1.773 2.965 2.081 1.230 0 0

-542 -1.338 -643 -237 0 0

2.171

8.048

-2.759

0

^^^

tel.dienst

getallen uit "VERLOF"

bibliotheek

< < < < < <

blauwe cellen invullen

archief etc.

proc. 100,0 78,3 32,8 13,6 27,4 -52,2

aanst. TEL.DNST 75,00 332 100,00 443 90,00 399 60,00 266 0,00 0 0,00 0 325,00

ingeplande overige secr. andere functies uren taken

opleidingsgebonden

1440

in dagdelen à 3,6 uur in 40 weken

in te roosteren uren per week

92 123 111 74 0 0

8,3 11,1 10,0 6,6 0,0 0,0

400

36

in te plannen werkbare uren per jaar

166 222 199 133 0 0 720 ^^

totaal tel.bezettingsuren (40 weken a 36 uur)

25-09-2003 11:31

1440

de helft van de tel.diensturen 1

TAAKVERD SECR 2001-2002 bewerkt.xls

Planner opleidingsgebonden secretarieel werk:vervolgopleidingen en cursussen

OPLEIDINGSCODE ………………….. weeknummer > 1 datum lesdag > VOORBEREIDING Studenten: inschrijving student en verzending bevestiging van inschrijving kopie inschrijvings-formulier naar opleidingsfunctionaris standaardbrief m.b.t. introductie c.q. start van de opl./cursus brieven printen brieven versturen Docenten: concept roosters uittypen concept roosters kopiëren en versturen aan docenten Studiegids: tekst aanpassen lay-out aanpassen + controle kopiëren studiegids Modules: tekst aanpassen lay-out aanpassen + controle kopiëren modules POB: tekst aanpassen lay-out aanpassen + controle kopiëren POB Docenten (vervolg) definitieve lesroosters uittypen definitieve lesroosters versturen aan docenten verzenden bijlagen uit module: mod.org; studieact; leerdoelen etc. Bij nieuwe docenten: (hele) module toesturen, doc.info.en registratieformulier uurdoc. Samenstellen klassenboek (logboek) uitdraaien urenregistratie-formulier uitdraaien namenlijst uitdraaien presentielijst uitdraaien cijferlijst evt. uitdraaien telefoonlijst samenstellen fotolijst uitdraaien definitief lesrooster START OPLEIDING Gegevens aanmeldingsformulieren controleren adhv. controlestrookjes Verwerken van controlestrookjes Uitdraaien def.namenlijst + moduleoverzicht tbv.fin.adm. TIJDENS DE OPLEIDING Modules aanpassen: tekst aanpassen lay-out aanpassen + controle kopiëren modules Toetsen: uitwerken toetsen/hertoetsen antwoordvellen maken (MC-toets) kopiëren van toetsen toetsen verzenden aan docenten AFRONDING/EINDEXAMEN/EINDPRESENTATIE: Roosters eindexamen, presentatie, afronding uittypen versturen aan studenten, hfd. afd. zkh., opl.coord. Zkh Rooster/ex.stukken versturen n. examinatoren, gecommitteerden etc. Overzicht naar deelnemers en deskundigen Overzicht titels presentaties, onderzoeksverslagen of scripties uittypen Uitnodigingen dipl.uitreiking versturen: hfd.afd.zkh en opl.coord.zkh. Examen-/cijferlijsten op naam maken t.b.v. studenten Evaluatie- en/of beoordelingsformulier Afronding maken op naam Diploma’s / certificaten uitdraaien Bericht geslaagd versturen aan: opl.coord.zkh, hfd.afd.zkh, ber.ver. etc Geslaagde studenten registreren in studenten-administratie

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

TAAKVERDELING en PLANNING WERKZAAMHEDEN SECRETARIAAT in STAPPEN

Recommend Documents