T-Connect Handleiding
Versie 1.7 © 2000-2011 Takeaway.com
T-Connect Handleiding Inhoudsopgave 1. Introductie 1.1 Woord vooraf 3 1.2 T-Connect zelf downloaden 3 1.3 T-Connect via Food Terminal met touchscreen 4 1.4 Installatie 4
2. Bestellingen (bestellingen overzicht) 2.1 Klantgegevens 5 2.2 Bestelling 6 2.3 Wijzigingen aanbrengen 6 2.4 De overzichtsknoppen & Food Tracker™ 7 2.5 Bezorgtijd wijzigen 8
3. Kassa (bestelling invoeren) 3.1 Klantgegevens 9 3.2 Categorieën 9 3.3 Producten 10 3.5 Menukaart herladen 11 3.5 Afronden 11 3.6 Routekaart afdrukken 12
4. Klanten (klantbeheer)
12
5. Beheer (T-Connect instellingen) 5.1 Pincode wijzigen 13 5.2 Beheer -> Overzicht 13 5.3 Beheer -> Productenbeheer 13 5.4 Beheer -> Openingstijden 15 5.5 Beheer -> Bezorgers 15 5.6 Beheer -> Omzet 17 5.7 Beheer -> Printer -> formaat afdruk 17
6. Problemen verhelpen 6.1 Pincode en T-Connect ID 18 6.2 Verversen en herstarten 18 6.3 Restaurant sluiten 18 2
T-Connect Handleiding 1. Introductie 1.1 Woord vooraf Voor u ligt de handleiding van T-Connect, de software van Thuisbezorgd.nl. De software is beschikbaar in verschillende talen, in het Nederlands, Duits, Engels en Frans. Bestellingen die via Thuisbezorgd.nl worden geplaatst, worden direct door onze servers in het programma T-Connect geplaatst. Binnen 4 seconden nadat de klant een bestelling heeft geplaatst, ontvangt u de bestelling in T-Connect. Uw menu zoals dat op Thuisbezorgd.nl staat vermeld, wordt automatisch in de software geladen. U hoeft hier dus niets voor te doen. Ook maakt het systeem automatisch back-ups van uw gegevens. De T-Connect verbinding is de meest betrouwbare en snelste verbinding die wij aanbieden. Het voordeel voor uw klanten is, dat zij hun bestelling precies kunnen volgen tot het moment dat uw bezorger bij uw restaurant vertrekt. Op pagina 9 vindt u hier meer informatie over. T-Connect is een software die u zelf kan downloaden via uw restaurantpagina (restaurants.thuisbezorgd.nl). Hier worden uw inloggegevens gevraagd. Deze staan vermeld op uw factuur. * Indien u voor een huurkassa (Food Terminal) heeft gekozen, is de software reeds geïnstalleerd en kunt u de paragrafen 1.2 t/m 1.4 overslaan. De T-Connect software wordt gebruikt om de bestellingen die u ontvangt via Thuisbezorgd.nl te verwerken. Echter kunt u deze software ook gebruiken om uw eigen bestellingen in te voeren. * Voor alle duidelijkheid, over bestellingen die u zelf invoert wordt uiteraard GEEN provisie gerekend. In de volgende hoofstukken wordt alles stap voor stap uitgelegd.
1.2 T-Connect zelf downloaden Via de restaurantpagina kunt u T-Connect downloaden: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Zoek uw gebruikers naam en wachtwoord (deze staan vermeldt op uw facturen) Ga naar restaurants.thuisbezorgd.nl (Let op: geen “www” ervoor) Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in (Afb. 1) Klik op het tabblad software Klik op downloaden T-Connect Kies ´Ja´ voor het starten van de download Kies uw taal (Afb. 2) Dit geldt alleen voor de installatie. De taal van T-Connect wordt automatisch omgezet in de taal van het restaurant.
Afb. 1: Loginscherm
Afb. 2: Selectie taal
3
T-Connect Handleiding 1.3 T-Connect via Food Terminal met touchscreen Indien u ervoor heeft gekozen om een Food Terminal te huren, dan wordt de kassa door een vertegenwoordiger bij u geïnstalleerd. De software is dan al op de Food Terminal met touchscreen geïnstalleerd. De vertegenwoordiger zal zorgen dat alles werkt voordat uw restaurant wordt verlaten.
Afb. 3: Food Terminal
1.4 Installatie Nadat u de software heeft gedownload en op ‘’ uitvoeren’’ heeft geklikt, zal het volgende scherm verschijnen. In het zwarte veld zal een activatienummer staan (Afb. 4). * Let op: In sommige gevallen zal de software zichzelf installeren zonder dat er een nummer verschijnt. In dat geval moet u ons alsnog bellen om T-Connect als hoofdverbinding in te stellen. 1) Belt u zodra u activatienummer in beeld ziet naar: +31 (0)53 4805860
Afb. 4: Activatie T-Connect
Dit kan dagelijks van 10.00 – 23.00 2) Geef uw restaurantnaam op en geef door dat u T-Connect wilt gaan gebruiken. 3) T-Connect zal worden geactiveerd door het callcenter als hoofdverbinding voor het ontvangen van bestellingen.
4
T-Connect Handleiding 2. Bestellingen (bestellingen overzicht) 2.1 Klantgegevens Alle bestellingen die worden geplaatst bij uw restaurant via Thuisbezorgd.nl, ontvangt u direct in T-Connect. Zelf hoeft u hier niets voor te doen. Zodra de bestelling binnen komt, ziet u het scherm in Afb. 5. Met de “-“ en de “+” kunt u de bezorgtijden aanpassen.
Afb. 5: Klant wenst bezorging op bepaalde tijd
Het voorbeeld in Afb. 5 geldt voor klanten die vooruit bestellen en de bestelling op een bepaald tijdstip willen hebben. Als een klant zo spoedig mogelijk wil bestellen verschijnt een bericht waarin u kunt aangeven wat de verwachte bezorgtijd is, bijvoorbeeld 45 minuten.
Afb. 6: Klant wenst de bezorging zo spoedig mogelijk
5
T-Connect Handleiding 2.2 Bestelling De bestelling zal verschijnen, zoals in Afb. 7 te zien is. Door op de bestelling te klikken, wordt deze geopend en kunt u de klantgegevens en de bestellen bekijken. Aan het plaatje kunt u zien waar de bestelling zich bevindt.
Geeft aan dat de bestelling nog gemaakt dient te worden
Geeft aan dat de bestelling in de keuken wordt bereid
Afb. 7: Voorbeeld pictogrammen
Geeft aan dat de bestelling onderweg is naar de klant. Op dat moment wordt de bestelling grijs weergegeven in het overzicht en wordt vervolgens onderaan in de lijst geplaatst. Dit dient u zelf aan te passen door op de desbetreffende knop te klikken. Deze wordt groen zodra de status van de bestelling is veranderd.
Afb. 8: Bestellingen overzicht
De ‘’M’’ die wordt weergeven naast de tab ‘’ Bezorger ‘’ geeft aan dat de bestelling is geplaatst via de mobile website van thuisbezorgd.nl.
2.3 Wijzigingen aanbrengen Het is niet mogelijk om op de automatische bestellingen die u ontvangt, wijzigingen aan te brengen. U kunt daarentegen wel de bezorgtijd aanpassen of de bestelling verwijderen. Echter dient u hier de klant hierover zelf te informeren. Het verwijderen van een bestelling (die u van Thuisbezorgd.nl heeft ontvangen) uit T-Connect betekent overigens niet dat hierover geen provisie in rekening wordt gebracht.
6
T-Connect Handleiding 2.4 De overzichtsknoppen & Food Tracker™ Bovenaan het bestelscherm vindt u de knoppen: ‘’ nieuw’’ , ‘’ keuken’’ en ‘’ onderweg’’. Wanneer er een bestelling binnenkomt staat deze standaard op ‘’nieuw’’. Zodra de bestelling in de keuken wordt verwerkt of door de bezorger wordt bezorgd, drukt u op 1 van de 2 knoppen. Deze beide knoppen zijn gekoppeld aan het systeem van Thuisbezorgd.nl. Deze gegevens zijn door te klant in te zien, zodat zij op de hoogte zijn van de status van hun bestelling. In het bestellingsoverzicht kunt u aan het plaatje zien in welke status de bestelling zich bevindt.
In de onderstaande afbeelding wordt een voorbeeld weergeven. Het laat zien waar de bestelling van de klant op dat moment is. Dit met behulp van de Food Tracker™.
Afb. 9: Foodtracker
7
T-Connect Handleiding
* Let op : Het is dus van groot belang dat u aangeeft wanneer een bestelling de keuken in gaat en tevens wanneer de bezorger vertrekt. Anders denkt de klant dat het niet goed gaat met de bestelling aangezien de bestelling dan altijd op bevestigd blijft staan. Over het algemeen zal het zo zijn dat een bestelling direct bezorgd moet worden. In de meeste gevallen kunt u dus direct nadat u op de bevestiging heeft gedrukt de bestelling ook op “keuken” zetten. Het geschatte bezorgtijdstip loopt anders onnodig op. De software schat wanneer de bestelling op keuken of onderweg moet staan. De bestelling gaat piepen als u te lang wacht met het veranderen van de status, tevens wordt de bestelling rood. Zodra u de bestelling op ‘’onderweg’’ zet, sturen wij namens uw restaurant een gratis sms’je naar de klant. Hierin vertellen wij dat de bestelling onderweg is en wordt er een geschatte aankomsttijd genoemd. Voor deze dienst hoeft u niets te betalen.
2.5 Bezorgtijd wijzigen Door in de bestelling op “bezorgtijd wijzigen” te klikken zal onderstaand scherm verschijnen. U kunt hier door middel van de “-“ en “+” de gewenste bezorgtijd aanpassen. *Let op: De klant moet hier van op de hoogte gesteld worden, deze ontvangt hier namelijk geen automatisch bericht van. Als de bestelling wordt veranderd terwijl deze eigenlijk in de “ keuken” of “onderweg” zou moeten zijn, dan krijgt u een waarschuwing te zien. Afb. 10: Bezorgtijd wijzigen
8
T-Connect Handleiding 3. Kassa (bestelling invoeren) U kunt, naast de bestellingen die u van Thuisbezorgd.nl ontvangt, de software ook gebruiken voor het invoeren van uw eigen bestellingen. Uiteraard wordt hierover ook geen provisie gerekend. Dit is voordelig voor u, aangezien alle bestellingen dan overzichtelijk op 1 plaats staan en het gemakkelijk terug te halen is. U kunt bijvoorbeeld de omzet per dag/week/maand/jaar terug zien in de grafieken. Het is ook mogelijk om deze gegevens naar Excel te exporteren via het e-mailadres dat bij ons bekend is. Over deze zaken wordt in hoofdstuk 5.5 meer uitgelegd.
3.1 Klantgegevens Door op elk balkje te klikken kunt u de juiste gegevens van uw klant invoeren. De ‘’enter-knop’’ werkt in dit geval het zelfde als de ‘’ok’’ knop. Om een naar een nieuwe regel te gaan, dient u niet op ‘’enter’’ te drukken, maar op het balkje eronder. De velden zijn niet verplicht. Bij afhaalklanten kunt u deze overslaan of alleen een naam vermelden. Door het vermelden van de naam, kunt u de bestelling eenvoudig terug vinden in het overzicht. Afb. 11 laat zien hoe u (nieuwe) klanten toevoegt. Afb. 11: Klanten toevoegen
3.2 Categorieën Nadat u de klantgegevens heeft ingevoerd kunt u de bestelling gaan invoeren. In het voorbeeld is er dus keuze uit onder andere de categorieën ‘’Pizza’s 35 cm’’ en ‘’pasta’s’’. In uw geval zullen hier uiteraard gewoon uw eigen productcategorieën staan vermeld zoals die bij ons bekend zijn.
Afb. 12: Categorie kiezen
9
T-Connect Handleiding 3.3 Producten Door op een categorie te klikken kunt u de keuze verder uitbreiden, bijvoorbeeld “Pizza Hawaii” in Afb. 13.
Afb. 13: Uitbreiden keuze binnen categorie
Met de knop “aantal” kunt u aangeven hoeveel pizza’s u in dit voorbeeld wilt invoeren. In Afb. 14 voeren we dus 1 keer ‘’Pizza Hawaii’’ in.
Afb. 14: Aantal invoeren
10
T-Connect Handleiding 3.4 Menukaart herladen Het is mogelijk om de menukaart te herladen wanneer de menukaart onjuiste tarieven bevat of wanneer de tarieven nog niet zijn aangepast.
Afb. 15: Menukaart herladen
3.5 Afronden Nadat u de bestelling heeft ingevoerd krijgt u een afrondscherm te zien. Eerst wordt de hele bestelling in een overzicht getoond. Hier kunt u de bezorgtijd aanpassen, de eventuele bezorgkosten toevoegen en/of een opmerking plaatsen, in dit geval ‘’Graag lekker warm‘’. Ook kunt u kiezen voor de optie bezorgen of afhalen. Nadat u de bestelling heeft gecontroleerd, kunt u op ‘’ bestelling plaatsen’’ klikken. U krijgt dan de mogelijkheid om de bestelling op te slaan op uw computer en de optie om de bestelling af te drukken. Als u naar bestellingen overzicht gaat, ziet u dat de bestelling in het overzicht staat. Wanneer de bestelling geplaatst is via Thuisbezorgd.nl, is dit al verwerkt.
Afb. 16: Afrondscherm
11
T-Connect Handleiding 3.6 Routekaart afdrukken Het is mogelijk om de routekaart vanaf het restaurant naar het bezorgadres af te drukken. Klik op de bestelling en kies vervolgens de tab ‘’routeplanner’’. Onderin het scherm staat de optie ‘’ Afdrukken’’. De routekaart wordt opgeslagen in uw bestanden. U kunt vervolgens via uw documenten de routekaart uitprinten.
Afb. 17a: Kaart afdrukken
Afb. 17b: Kaart afdrukken
4. Klanten (klantbeheer) Onder het tabblad klanten kunt u gegevens van uw klanten beheren. U kunt zoeken op telefoonnummer, achternaam, postcode of bedrijfsnaam en deze gegevens wijzigen.
Afb. 18: Klantbeheer
12
T-Connect Handleiding 5. Beheer (T‐Connect instellingen) 5.1 Pincode wijzigen De standaard pincode van het tabblad “beheer” is ingesteld op “0000”. Bij het eerste gebruik wordt u automatisch gevraagd om deze pincode te wijzigen. Zonder pincode kunt u geen aanpassingen maken.
Afb. 19: Pincode wijzigen
5.2 Beheer -> Overzicht In het overzichtsscherm ziet u de volgende zaken: - Uw logo met adresgegevens - Uw printergegevens (T-Connect herkent deze automatisch) - Het papierformaat (die kunt u dus ook aanpassen) - De optie om aan te geven hoe u bezorgt (met auto’s of brommers i.v.m. de te kiezen route) - De optie om automatisch afdrukken in of uit te schakelen (bijvoorbeeld 1 voor uw administratie en 1 voor de klant of de bezorger) - De optie om BTW op uw bon af te drukken - De optie om adresgegevens van uw restaurant op uw bonnen af te drukken - Geluid (piepje) in of uitschakelen rechtsonderin de taakbalk. Klik met de rechtermuisknop op het mes en vork logo van thuisbezorgd.nl. Hier kunt u ervoor kiezen om het geluid in- of uit te schakelen of een andere toon in te stellen. Het scherm “status” geeft weer welke versie van T-Connect u gebruikt. Hier kan naar worden gevraagd door ons callcenter of onze technische afdeling als u contact met ons heeft. Het systeem voert automatisch updates uit, hier hoeft u dus niets voor te doen.
5.3 Beheer -> Productenbeheer Onderin het tabblad beheer ziet u de optie “productbeheer” staan. Hier kunt u de bezorgprijzen van producten wijzigen. Daarnaast kunt u aangeven als een product tijdelijk is uitverkocht. Binnen enkele minuten worden deze gegevens dan ook aangepast op de Thuisbezorgd.nl website.
13
T-Connect Handleiding Onderin het tabblad beheer ziet u de optie “productbeheer” staan. Hier kunt u de bezorgprijzen van producten wijzigen. Daarnaast kunt u aangeven als een product tijdelijk is uitverkocht. Binnen enkele minuten worden deze gegevens dan ook aangepast op de Thuisbezorgd.nl website. In dit gedeelte kunt u ook aangeven of prijzen bij afhalen anders zijn. *Let op: deze functie staat niet in de verbinding met Thuisbezorgd.nl, verandering van afhaalprijzen en/ of BTW heeft geen gevolgen voor uw menu op Thuisbezorgd.nl. Dit is puur voor uw eigen interne werkwijze. Wanneer u het BTW tarief wilt laten afdrukken op de bon, kunt u contact opnemen met de klantenservice (
[email protected]). Zij kunnen dit voor u inschakelen.
Afb. 20: Productenbeheer
6% BTW: eetwaren en niet-alcoholhoudende dranken 19% BTW: Alcoholhoudende dranken
5.4 Beheer -> Openingstijden voor bezorgen Onder het tabblad openingstijden kunt u een overzicht vinden van de openingstijden voor bezorgen. Let op! Op Thuisbezorgd.nl worden geen openingstijden vermeld voor afhalen! Indien u in dit scherm uw openingstijden wijzigt, dan zult u ook op onze site als geopend voor bezorgen verschijnen.
Afb:21 Openingstijden voor bezorgen
Afb:22 Bezorgtijden aanpassen
14
T-Connect Handleiding Altijd dicht op 1 dag Het kan zo zijn dat u altijd op 1 dag dicht wenst te zijn, terwijl dit niet zo op Thuisbezorgd.nl staat vermeld. Deze wijziging kunt u ook zelf doorgeven maar let er op dit geldt dan voor elke dag en niet als uitzondering. U kunt dit als volgt instellen. 1) Ga naar het tabblad “beheer“ 2) Vul uw pincode in 3) Klik op het tabblad “bezorgtijden“ 4) Klik op de knop “wijzigen” onder de dag dat u dicht wilt 5) Klik opnieuw op de knop “wijzigen” 6) Klik op de knop “verwijderen” 7) Klik op de knop “opslaan en sluiten”
5.5 Beheer -> Bezorgers ( Tijdelijk niet beschikbaar) In dit onderdeel kunt u de namen en telefoonnummers van uw bezorgers invoeren. U kunt bij Thuisbezorgd.nl GPS-trackers aanschaffen. Deze GPS-trackers kunt u dan meegeven aan uw bezorger zodat u precies ziet waar hij/zij zich bevindt. U kunt de bezorgers met GPS-tracker ook aan bestellingen koppelen. Klanten die dan bij u hebben besteld zien de bezorger (plaatje van een brommer) dan zelfs live tot aan hun deur rijden.
Afb. 23: Bezorgers beheren
Afb:24 Foodtracker
15
T-Connect Handleiding Bezorger invoeren Het is mogelijk om al uw bezorgers in te voeren in T-Connect. Zo kunt u de bestelling koppelen aan een bezorger en vervolgens kunt u bij de export zien welke bezorger, welke bestelling heeft bezorgd. 1) Bezorgers: Ga naar ‘’ Beheer, Beheer uw T-Connect’’ en voer uw pincode in. Klik vervolgens op de knop ‘’Bezorging’’ rechts onder. Dit is het overzicht waar de bezorgers die u invoert in komen te staan . 2) Bezorger invoeren: Hier kunt de naam van de bezorger invoeren en het telefoonnummer waarop de bezorger beschikbaar is. Wanneer u op “opslaan” klikt ziet u in uw bezorgers overzicht de invoerde bezorger verschijnen.
3) Kies de bezorger bij de bestelling: Wanneer de bestelling binnen komt in T-Connect, kunt u gelijk aangeven welke bezorger de bestelling mag afleveren. Dit doet u door op de bestelling te klikken in uw ‘’Bestellingen overzicht’’. Vervolgens klikt u rechts bovenin op ‘’Bezorger’’. Hier kunt u aanklikken welke bezorger de bestelling gaat wegbrengen. Wanneer u de gegevens van T-Connect exporteert (meer informatie over exporteren in paragraaf 5.6) kunt u zien welke bezorger, welke bestelling heeft weggebracht.
Afb. 25 - Afb. 28: Bezorger invoeren
16
T-Connect Handleiding 5.6 Beheer ‐> Omzet Onder het tabblad “beheer” kunt u uw omzet per dag, week, maand en jaar zien. Als u meerdere bezorgrestaurants heeft kunt u rechts bovenin boven het tabblad “beheer” klikken op de naam van het andere bezorgrestaurant. Indien u meerdere filialen heeft gekoppeld, zal het andere filiaal verschijnen. Met de functie ‘exporteren’ kunt u uw omzet exporteren naar een Excel-bestand. Dit bestand wordt dan per e-mail verstuurd naar het e-mailadres dat bekend is bij ons. Indien wij geen e-mailadres van u hebben is deze functie uitgeschakeld. U kunt uw e-mailadres doorgeven via
[email protected], geeft u dan alstublieft ook aan dat u dit adres wilt gebruiken voor exportfunctie binnen T-Connect.
Afb. 29: Selectie omzetperiode
5.7 Beheer -> Printer -> formaat afdruk Indien u het formaat wilt wijzigen waarop uw bonnen worden afgedrukt, dan kunt u dit als volgt doen: * Let op: uw printerinstellingen dient u zelf aan te passen! 1) Ga naar het tabblad “beheer“ 2) Vul uw pincode in 3) Klik op de knop “selecteer formaat” 4) Selecteer het formaat 5) Klik opnieuw op de knop “venster sluiten”
Afb. 30: Instellen printformaat
17
T-Connect Handleiding 6 Problemen verhelpen 6.1 Pincode en T-Connect ID Indien u uw pincode bent vergeten, dan kunt u deze opvragen bij het callcenter. Het callcenter zal u enkele controlevragen stellen om vast te stellen dat u de eigenaar bent. Het ID van uw exemplaar van T-Connect kunt u zien door in de software linksboven op het logo te klikken. Onderin beeld verschijnt dan uw nummer/ID.
6.2 Verversen en opnieuw starten Via verversen en opnieuw starten worden de meeste aanpassingen in uw T-Connect opgelost. Door te verversen en opnieuw starten worden alle gegevens namelijk opnieuw geladen.
6.3 Restaurant sluiten Wanneer u het restaurant direct wilt sluiten, kunt u op de knop in het bestellingen overzicht ‘Restaurant sluiten’ klikken. U ontvangt nu geen bestellingen meer die geplaatst worden via Thuisbezorgd.nl. Wel dient u alle bestellingen die zijn binnen gekomen te bezorgen. Indien dit niet mogelijk is, dient u contact op te nemen met de klant met de mededeling dat de geplaatste bestelling wordt geannuleerd. Wanneer u op ‘Vandaag sluiten’ klikt, wordt het restaurant voor 1 dag gesloten. Achter de naam van u restaurant ( in dit geval T-Connect Handleiding) staat dat u gesloten bent. Wanneer u het restaurant weer wilt openen klikt u op de knop ‘Vandaag openen’. U bent weer open wanneer de openingstijden van de dag verschijnen naast de naam van het restaurant.
Afb. 31: Restaurant sluiten
Mocht u nog onduidelijkheden ervaren bij het gebruik van T-Connect bij zaken die niet in deze handleidingstaan vermeld, dan kunt u ons via onderstaande gegevens bereiken. Per mail: Per telefoon: Per fax:
[email protected] 053 480 58 60 053 480 58 61
Wij wensen u nog veel bestellingen toe!
Team Thuisbezorgd.nl
18
