t a u f i q u r r a c h m a n. w e b l o g. e s a u n g g u l. a c. i d

TIN420 - Sistem Manajemen Kualitas

#12 - Pengendalian Dokumen


1

6623 - Taufiqur Rachman

h t t p://ta ufiqurrach man.webl og.e sa unggu l.ac.id

Materi #12 TIN420 – Sistem Manajemen Kualitas

Pengertian http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id

2


Dokumen • Semua tulisan/pernyataan terdokumentasi yang memuat ketentuan-ketentuan, petunjuk umum dan/atau khusus, prosedur, instruksi, dan referensireferensi, yang dibuat sebelum pelaksanaan prosesproses dan digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses-proses.

Rekaman • Semua catatan-catatan atau data yang diperoleh dari hasil pelaksanaan proses-proses. TIN420 - Sistem Manajemen Kualitas


Materi #12

1



Dokumen VS Rekaman http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


3

Dokumen

Rekaman

Diatur oleh: ISO-9001:2008 Klausul 4.2.3

Diatur oleh: ISO-9001:2008 Klausul 4.2.4

Menginformasikan apa yang harus dikerjakan, kapan dan bagaimana.

Menginformasikan apa yang sudah dikerjakan.

Dokumen

Proses

Rekaman

Input

Output


Materi #12

Tipe dan Volume Dokumen http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


4

Kebijakan

Gambar/spesifikasi

Sasaran

Katalog

Manual Prosedur

Instruksi Kerja Rencana Mutu

Notulen rapat, email, memo, dokumen supplier.

Model/contoh

dll.



Peraturan perundangundangan

Materi #12

2



Jangkauan Dokumentasi http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id

5


Dokumen Apa Yang Perlu Dikontrol/Tidak ? • • • •

Apakah diminta oleh legal Apakah diminta dalam kontrak Apakah penting dalam pelaksanaan bisnis Apakah bahayanya jika tidak dikendalikan

Tingkatan Kontrol • Seberapa besar ruang lingkupnya (1 kantor atau 100 kantor yang tersebar dalam satu area) Tingkatan Kewenangan • Berapa banyak level dokumen yang disetujui oleh top manajemen TIN420 - Sistem Manajemen Kualitas

Materi #12

Media Dokumen http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id

6


Hard Copy

Soft Copy (Hati-hati dengan keamanan data)



Materi #12

3



#4.2.3 – ISO 9001:2008 Pengendalian Dokumen … (1) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id

7


Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: a) Menyetujui dokumen untuk kecukupannya sebelum diterbitkan b) Meninjau dan update seperlunya dan menyetujui ulang dokumen c) Menjamin bahwa perubahan-perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi d) Menjamin bahwa versi-versi yang relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di titik-titik penggunaan TIN420 - Sistem Manajemen Kualitas

Materi #12

#4.2.3 – ISO 9001:2008 Pengendalian Dokumen … (2) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


8

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: e) Menjamin bahwa dokumen masih bisa terbaca dan segera dapat teridentifikasi f) Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan, dan g) Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun. TIN420 - Sistem Manajemen Kualitas


Materi #12

4



#4.2.3 (a) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


9

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: a) Menyetujui dokumen untuk kecukupannya sebelum diterbitkan Document

Prepare

Review

Administer

Quality Manual

QMR / Dept. Head

QMR

Doc. Controller

Procedure

QMR / Dept. Exe

QMR / Dept. Head

Doc. Controller

Work Instruction

QMR / Dept. Exe

QMR / Dept. Head

Dept. Head


Materi #12

#4.2.3 (b) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


10

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: b) Meninjau dan update seperlunya dan menyetujui ulang dokumen Hal yang harus diperhatikan:  Apakah perubahan/pengusulan dokumen baru ada kemungkinan dampak positifnya ? 



Apakah usulan perubahan/pengusulan dokumen baru ada dampak terhadap proses yang lain ? Apakah ada added value-nya ?



Materi #12

5



#4.2.3 (c) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


11

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: c) Menjamin bahwa perubahan-perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi Diperlukan: 

Form Perubahan Dokumen



Masterlist/Daftar Induk Dokumen



Form Sejarah Perubahan Dokumen


Materi #12

#4.2.3 (d) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id

12


Organisasi harus menetapkan, memelihara prosedur untuk:

menerapkan

dan

d) Menjamin bahwa versi-versi yang relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di titik-titik penggunaan Diperlukan:  Dokumen tanda terima dokumen 

Master list dokumen



Materi #12

6



#4.2.3 (e) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


13

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: e) Menjamin bahwa dokumen masih bisa terbaca dan segera dapat teridentifikasi Diperlukan:  Pastikan dokumen tidak rusak dan dapat terbaca  Identifikasi dapat dibuat dalam bentuk numbering


Materi #12

#4.2.3 (f) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


14

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: f) Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan

Diperlukan:  Siapkan  Identifikasimasterlist penerima salinannya TIN420 - Sistem Manajemen Kualitas


Materi #12

7



#4.2.3 (g) http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id


15

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: g) Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun. Diperlukan: 

Hard copy : biasanya menggunakan stamp (obsolete /



kadaluarsa) Soft file : siapkan folder obsolete/kadaluarsa.


Materi #12


h t t p://ta ufiqurrach man.webl og.e sa unggu l.ac.id

16



Materi #12

8

t a u f i q u r r a c h m a n. w e b l o g. e s a u n g g u l. a c. i d

Recommend Documents